ЕС Европейской комиссии

Актуально на 04.11.2026.

Как цитировать: Статья 4. Имплементационное решение N 2013/115/ЕС Европейской комиссии. 2013/115/ЕС. https://bukva.ai/docs/reshenie-2013115es/statya-4

Настоящее Решение адресовано Королевству Бельгия, Республике Болгария, Чешской Республике, Королевству Дания, Федеративной Республике Германия, Республике Эстония, Ирландии, Греческой Республике, Королевству Испания, Французской Республике, Итальянской Республике, Республике Кипр, Республике Латвия, Республике Литва, Великому Герцогству Люксембург, Венгрии, Республике Мальта, Королевству Нидерланды, Республике Австрия, Республике Польша, Португальской Республике, Румынии, Республике Словения, Словацкой Республике, Республике Финляндия, Королевству Швеция и Соединенному Королевству Великобритании и Северной Ирландии.

Совершено в Брюсселе 26 февраля 2013 г.

От имени Европейской Комиссии
Член Европейской Комиссии
CECILIA MALMSTRÖM

Приложение

РУКОВОДСТВО «SIRENE» И ДРУГИЕ ИМПЛЕМЕНТАЦИОННЫЕ МЕРЫ ДЛЯ ШЕНГЕНСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ВТОРОГО ПОКОЛЕНИЯ (SIS II)

Четырнадцатого июня 1985 г. в небольшом городе Шенген (Люксембург) правительства Королевства Бельгия, Федеративной Республики Германии, Французской Республики, Великого Герцогства Люксембург и Королевства Нидерланды подписали соглашение с целью предоставления возможности «... всем гражданам государств-членов ЕС свободно пересекать внутренние границы...» и обеспечения условий на «свободное обращение товаров и услуг».

Девятнадцатого июня 1990 г. пять стран-основателей подписали Конвенцию, имплементирующую Шенгенское соглашение <*>, к которой присоединились: 27 ноября 1990 г. — Итальянская Республика, 25 июня 1991 г. — Королевство Испания и Португальская Республика, 6 ноября 1992 г. — Греческая Республика, 28 апреля 1995 г. — Республика Австрия и 19 декабря 1996 г. — Королевство Дания, Республика Финляндия и Королевство Швеция.

<*> ОЖ № L 239, 22.09.2000, стр. 19.

Впоследствии с 26 марта 1995 г. Шенгенские достижения стали полностью применяться в Бельгии, Германии, Испании, Франции, Люксембурге, Нидерландах и Португалии <1>. С 31 марта 1998 г. Шенгенские достижения стали полностью применяться в Италии и Австрии <2>, с 26 марта 2000 г. — в Греции <3> и в заключение с 25 марта 2001 г. — в Дании, Финляндии, Исландии, Норвегии и Швеции <4>.

<1> Решение Исполнительного комитета от 22 декабря 1994 г. о введении в действие Имплементационной Конвенции (SCH/Com-ex (94)29 rev. 2) (ОЖ № L 239, 22.09.2000, стр. 130).

<2> Решения Исполнительного комитета от 7 октября 1997 г. (SCH/com-ex 97(27) rev. 4) в отношении Италии и (SCH/com-ex 97(28)rev. 4) в отношении Австрии.

<3> Решение 1999/848/ЕС Совета ЕС от 13 декабря 1999 г. о полном применении Шенгенских достижений в Греции (ОЖ № L 327, 21.12.1999, p. 58).

<4> Решение 2000/777/ЕС Совета ЕС от 1 декабря 2000 г. о применении Шенгенских достижений в Дании, Финляндии и Швеции, в Исландии и Норвегии (ОЖ № L 309, 09.12.2000, стр. 24).

Соединенное Королевство и Ирландия участвуют только в некоторых положениях Шенгенских достижений в соответствии с Решениями 2000/365/ЕС и 2002/192/ЕС соответственно.

В отношении Соединенного Королевства положения, в которых Соединенное Королевство хотело участвовать (за исключением SIS), применяются с 1 января 2005 г. <*>

<*> Решение 2004/926/ЕС Совета ЕС от 22 декабря 2004 г. о введении в действие частей Шенгенских достижений Соединенным Королевством Великобритании и Северной Ирландии (ОЖ № L 395, 31.12.2004, стр. 70).

В 1999 г. Шенгенские достижения были инкорпорированы в правовую базу Европейского Союза посредством протоколов, прилагаемых к Амстердамскому Договору <*>. 12 мая 1999 г. было принято Решение Совета ЕС, определяющее законное основание каждого положения или решения, образующего Шенгенские достижения в соответствии с определенными положениями Договора об учреждении Европейского Сообщества и Договора о Европейском Союзе.

<*> ОЖ № C 340, 10.11.1997, стр. 92.

С 1 мая 2004 г. Шенгенские достижения, интегрированные в рамки Европейского Союза посредством Протокола, приложенного к Договору о Европейском Союзе и Договору об учреждении Европейского Сообщества (в дальнейшем именуемого «Шенгенский Протокол»), и акты, основывающиеся на них или иным образом связанные с ними, имеют обязательную силу для Чешской Республики, Республики Эстония, Республики Латвия, Республики Литва, Венгрии, Республики Мальта, Республики Польша, Республики Словения и Словацкой Республики. Указанные государства-члены ЕС стали полноправными членами Шенгенской зоны 21 декабря 2007 г.

Республика Кипр является участником Конвенции, имплементирующей Шенгенское соглашение, но пользуется частичным отступлением согласно Акту о присоединении 2003 г.

Республика Болгария и Румыния вступили в Европейский Союз 1 января 2007 г., с этого дня Шенгенские достижения и акты, основывающиеся на них и иным образом связанные с ними, имеют для них обязательную силу с частичным отступлением согласно Акту о присоединении 2005 г.

Республика Хорватия вступила в Европейский Союз 1 июля 2013 г. и применяет Шенгенские достижения с частичным отступлением согласно Акту о присоединении 2011 г.

Некоторые положения Шенгенских достижений применяются при вступлении в ЕС новых государств-членов. Другие положения должны применяться только в указанных государствах-членах ЕС согласно соответствующему Решению Совета ЕС. В заключение Совет ЕС принимает решение о прекращении пограничных проверок после подтверждения выполнения в указанном государстве-члене ЕС необходимых условий для применения всех частей соответствующих достижений согласно действующим Шенгенским оценочным процедурам и после консультаций с Европейским Парламентом.

Некоторые другие Европейские страны присоединились к Шенгенской зоне. Для присоединения к Шенгенской Конвенции 18 мая 1999 г. Республика Исландия и Королевство Норвегия заключили Соглашение об ассоциации с государствами-членами ЕС <*>.

<*> Соглашение с Республикой Исландия и Королевством Норвегия об ассоциации этих стран с процессом имплементации, применения и развития Шенгенских достижений (ОЖ № L 176, 10.07.1999, стр. 36).

В 2004 г. Швейцарская Конфедерация подписала соглашение с Европейским Союзом и Европейским Сообществом о ее ассоциации с процессом имплементации, применения и развития Шенгенских достижений <*>, на основании которого она 12 декабря 2008 г. стала членом Шенгенской зоны.

<*> ОЖ № L 370, 17.12.2004, стр. 78.

В 2008 г. Княжество Лихтенштейн подписало Протокол между Европейским Союзом, Европейским Сообществом, Швейцарской Конфедерацией и Княжеством Лихтенштейн о присоединении Княжества Лихтенштейн к Соглашению между Европейским Союзом, Европейским Сообществом и Швейцарской Конфедерацией об ассоциации Швейцарской Конфедерации с процессом имплементации, применения и развития Шенгенских достижений <*>, на основании которого оно 19 декабря 2011 г. стало членом Шенгенской зоны.

<*> ОЖ № L 160, 18.06.2011, стр. 3.

SIS II, созданная в соответствии с Регламентом (ЕС) 1987/2006 Европейского Парламента и Совета ЕС (Регламент по SIS II) и Решением 2007/533/ПВД Совета ЕС (Решение по SIS II) об учреждении, функционировании и использовании Шенгенской информационной системы второго поколения (SIS II) (вместе: правовые акты по SIS II), а также Регламентом (ЕС) 1986/2006 Европейского Парламента и Совета ЕС <*> представляет собой единую информационную систему, позволяющую компетентным органам в государствах-членах ЕС сотрудничать при обмене информацией, и является специальным инструментом для применения положений Шенгенских достижений, интегрированных в рамки Европейского Союза. Указанные акты от 9 апреля 2013 г. при применении, отменяют Раздел IV Конвенции, имплементирующей Шенгенское соглашение. SIS II заменяет Шенгенскую информационную систему первого поколения, введенную в эксплуатацию в 1995 г. и продленную в 2005 г. и 2007 г.

<*> Регламент (ЕС) 1986/2006 Европейского Парламента и Совета ЕС от 20 декабря 2006 г. о доступе служб государств-членов ЕС, ответственных за выдачу свидетельств о регистрации транспортного средства, к Шенгенской информационной системе второго поколения (SIS II) (ОЖ № L 381, 28.12.2006, стр. 1.)

Ее целью, установленной в Статье 1 указанных выше правовых актов, является «... обеспечение высокого уровня безопасности в рамках пространства свободы, безопасности и правосудия Европейского Союза, включая поддержание общественной безопасности и общественного порядка и обеспечение безопасности на территории государств-членов ЕС, а также обеспечение применения положений Раздела IV Части третьей Договора о Европейском Союзе (в дальнейшем именуемого „Договор ЕС“) относительно передвижения лиц на их территориях с помощью информации, переданной через указанную систему».

В соответствии с правовыми актами по SIS II посредством автоматизированной процедуры консультаций SIS II должна обеспечить доступ к предупреждениям по лицам и предметам для:

(a) органов, ответственных за пограничный контроль, в соответствии с Регламентом (ЕС) 562/2006 Европейского Парламента и Совета ЕС <*>;

<*> Регламент (ЕС) 562/2006 Европейского Парламента и Совета ЕС от 15 марта 2006 г., устанавливающий Кодекс Сообщества о режиме пересечения границ физическими лицами (Шенгенский кодекс о границах) (ОЖ № L 105, 13.04.2006, стр. 1).

(b) органов, осуществляющих и координирующих иные полицейские и таможенные проверки в пределах страны;

(d) органов, ответственных за выдачу виз; центральных органов, ответственных за проверку прошений о выдаче виз; органов, ответственных за выдачу разрешений на жительство и за применение законодательства о гражданах третьей страны в контексте применения законодательства Союза в отношении передвижения лиц;

(e) органов, ответственных за выдачу свидетельств о регистрации транспортного средства (в соответствии с Регламентом (ЕС) 1986/2006).

В соответствии с Решением по SIS II Европол и Евроюст также имеют доступ к отдельным категориям предупреждений.

SIS II состоит из следующих компонентов:

(1) центральная система (Центральная SIS II), состоящая из:

(a) функции технической поддержки (CS-SIS), содержащей в себе базу данных (база данных SIS II);

(b) универсального национального интерфейса (NI-SIS);

(2) национальная система (N.SIS II) в каждом государстве-члене ЕС, состоящая из национальных систем данных, которые взаимодействуют с Центральной SIS II. N.SIS II может содержать в себе файл данных (национальная копия), включающий полную или частичную копию базы данных SIS II;

(3) инфраструктура связи между CS-SIS и NI-SIS, которая обеспечивает кодированную виртуальную сеть, предназначенную для данных SIS II и для обмена данными между Бюро Sirene, в соответствии с приводимым ниже определением.

SIS II содержит только необходимую информацию (т.е. данные по предупреждениям), позволяющую идентифицировать человека или предмет и принять необходимые меры. В дополнение к этому в соответствии с правовыми актами по SIS II государства-члены ЕС должны обмениваться дополнительной информацией, связанной с предупреждением, на двусторонней или многосторонней основе, что является необходимым для имплементации отдельных положений, предусмотренных в соответствии с правовыми актами по SIS II, и для надлежащего функционирования SIS II.

Указанной структуре, созданной для обмена дополнительной информацией, присвоено имя «Sirene», являющееся аббревиатурой определения данной структуры на английском языке — Supplementary Information Request at the National Entries (Запрос дополнительной информации при национальном вводе данных).

Национальное Бюро Sirene должно быть создано каждым государством-членом ЕС в соответствии с общей Статьей 7(2) правовых актов по SIS II. Оно должно выполнять функцию единого пункта связи для государств-членов ЕС, находиться в рабочем состоянии 24 часа в сутки/7 дней в неделю и осуществлять обмен дополнительной информацией в связи с вводом предупреждений, на основании которых должны быть приняты соответствующие меры в тех случаях, когда люди или предметы были внесены в SIS II и обнаружены в результате совпадения. Основной задачей Бюро Sirene является <*> обеспечение обмена всей дополнительной информацией в соответствии с требованиями настоящего Руководства «Sirene», как установлено в общей Статье 8 правовых актов по SIS II, в следующих целях:

<*> Без ущерба другим задачам, возложенным на Бюро Sirene на основе соответствующего законодательства в рамках полицейского сотрудничества, например, при применении Рамочного Решения 2006/960/ПВД Совета ЕС (ОЖ № L 386, 29.12.2006, стр. 89).

(a) для предоставления государствам-членам ЕС возможности консультировать или информировать друг друга во время ввода в систему предупреждения (например, при вводе предупреждений об аресте);

(b) для принятия соответствующей меры при обнаружении совпадения (например, установление соответствия с предупреждением);

(d) в случае если речь идет о качестве данных SIS II (например, если данные введены незаконно или являются неточными в плане фактического содержания), в том числе в случае проверки исходящих предупреждений и подтверждения достоверности входящих предупреждений, если это предусмотрено национальным законодательством;

(e) в случае если идет речь о совместимости и приоритетности предупреждений (например, при проверке неоднократных предупреждений);

(f) в случае если идет речь о правах субъектов данных, в частности, о праве доступа к данным.

Государства-члены ЕС могут создать национальные органы, ответственные за международное полицейское сотрудничество, включая Бюро Sirene, структурированные таким образом, чтобы предотвратить коллизии полномочий и выполнение двойной работы.

Руководство «Sirene» является набором инструкций, подробно описывающих правила и процедуры, регулирующие двусторонний или многосторонний обмен дополнительной информацией.

В силу того, что отдельные технические правила непосредственно влияют на работу пользователей в государствах-членах ЕС, включая Бюро Sirene, целесообразно включить такие правила в Руководство «Sirene». Вследствие этого в Дополнениях к настоящему Руководству необходимо указать, inter alia, правила транслитерации, таблицы кодов, формы для передачи дополнительной информации и другие технические имплементационные меры для обработки данных.

В каталоге содержатся не имеющие обязательной силы рекомендации и передовые методики для государств-членов ЕС с учетом накопленных знаний. Он также служит справочным руководством для оценки правильной имплементации правовых актов по SIS II. Исходя из этого, необходимо соблюдать его, насколько это возможно.

Обмен дополнительной информацией должен осуществляться без ущерба задачам, возложенным национальным законодательством, имплементирующим другие правовые акты Европейского Союза, на Бюро Sirene в области международного полицейского сотрудничества.

Дополнительные задачи могут быть возложены на Бюро Sirene, в частности, национальным законодательством, имплементирующим Рамочное Решение 2006/960/ПВД, Статьи 39 и 46 Шенгенской конвенции, в случае если они не заменены Рамочным Решением 2006/960/ПВД, Статьями 40 или 41 Шенгенской конвенции или если обмен информацией осуществляется в рамках оказания взаимной правовой помощи.

Если Бюро Sirene получает от другого Бюро Sirene запрос, не относящийся к его компетенции согласно национальному законодательству, оно должно незамедлительно направить его компетентному органу и проинформировать об этом направляющее запрос Бюро Sirene. При необходимости оно должно оказать направляющему запрос Бюро Sirene поддержку для содействия передачи информации.

1.5.1. Передача данных SIS II и дополнительной информации третьим странам или международным организациям

В соответствии со Статьей 39 Регламента по SIS II и Статьей 54 Решения по SIS II данные, обработанные в SIS II при применении указанных правовых актов, не должны передаваться или предоставляться в распоряжение третьим странам или международным организациям. Этот запрет распространяется также на передачу дополнительной информации третьим странам или международным организациям. Статья 55 Решения по SIS II предусматривает отступление от настоящего общего правила относительно обмена данными с Интерполом по поводу украденных, неправомерно присвоенных, утерянных или недействительных паспортов при соблюдении условий, установленных в настоящей Статье.

В соответствии со Статьями 26, 36 и 38 Решения по SIS II Европол имеет право на доступ и на прямой поиск данных, введенных в SIS II. В соответствии с положениями Решения о создании Европола <*> Европол может запрашивать дальнейшую информацию у соответствующих государств-членов ЕС. В соответствии с национальным законодательством настоятельно рекомендуется установить сотрудничество с Национальным подразделением Европола (ENU) для того, чтобы обеспечить информированность Бюро Sirene о любом обмене дополнительной информацией между Европолом и ENU в отношении предупреждений в SIS II. В тех исключительных случаях, когда на национальном уровне передача данных по предупреждениям SIS II осуществляется ENU, все участники данного взаимодействия, особенно Бюро Sirene, должны быть ознакомлены с указанным фактом во избежание путаницы.

<*> Решение 2009/371/ПВД Совета ЕС от 6 апреля 2009 г. о создании Европейского полицейского ведомства (Европол) (ОЖ № L 121, 15.05.2009, стр. 37).

В соответствии со Статьями 26, 32, 34 и 38 Решения по SIS II национальные члены Евроюста и их помощники имеют право на доступ и на прямой поиск данных, занесенных в SIS II. В соответствии с национальным законодательством необходимо установить с ними сотрудничество для того, чтобы обеспечить бесперебойный обмен информацией в случае обнаружения совпадения. В частности, Бюро Sirene должно стать пунктом связи для национальных членов Евроюста и их помощников по передаче дополнительной информации в отношении предупреждений в SIS II.

<*> См. также Шенгенский каталог, рекомендации и передовые методики.

Роль SIS II не заменяет и не дублирует роль Интерпола. Несмотря на то, что задачи могут совпадать, основные принципы работы и взаимодействия между государствами-членами ЕС в составе Шенгена значительно отличаются от принципов Интерпола. Исходя из этого, необходимо установить правила сотрудничества между Бюро Sirene и Национальными Центральными Бюро (NCBs) на национальном уровне.

Должны применяться следующие принципы:

1.8.1. Приоритет предупреждений SIS II перед предупреждениями Интерпола

При наличии предупреждений, выданных государствами-членами ЕС, предупреждения в SIS II и обмен всей информацией по указанным предупреждениям всегда должны иметь приоритет перед предупреждениями и информацией, переданной через Интерпол. Это имеет особое значение, если предупреждения противоречат друг другу.

1.8.2. Выбор канала связи

Необходимо соблюдать принцип приоритета Шенгенских предупреждений перед предупреждениями Интерпола, выданных государствами-членами ЕС; также необходимо обеспечить соблюдение указанного принципа Национальными Центральными Бюро (NCBs) государств-членов ЕС. Как только предупреждение введено в SIS II, Бюро Sirene должно обеспечить информационный обмен, связанный с предупреждением, целью его создания и с выполнением необходимых мер. Если государство-член ЕС хочет поменять каналы связи, другие участники должны быть проинформированы об этом заранее. Изменение канала связи возможно только в отдельных случаях.

1.8.3. Использование и распределение циркуляров Интерпола в государствах-участниках Шенгенского соглашения

Принимая во внимание приоритет предупреждений SIS II перед предупреждениями Интерпола, использование предупреждений Интерпола необходимо ограничить исключительными случаями (т.е. в случае если ни в Конвенции, ни в специальных терминах нет положения для ввода предупреждения в SIS II или если не вся необходимая информация доступна для составления предупреждения SIS II). Следует избегать сходных предупреждений, введенных в SIS II и переданных через Интерпол внутри Шенгенской зоны. Предупреждения, которые распределяются по каналам Интерпола и которые также распространяются на Шенгенскую зону или ее части, должны содержать следующую информацию: «за исключением государств-участников Шенгенского соглашения».

1.8.4. Совпадение и удаление предупреждения

Для того чтобы Бюро Sirene могло выполнять свою роль по координации проведения проверки качества информации, введенной в SIS II, государства-члены ЕС должны гарантировать, что Бюро Sirene и Национальные Центральные Бюро (NCBs) проинформируют друг друга об обнаружении совпадений и удалении предупреждений.

1.8.5. Улучшение сотрудничества между Бюро Sirene и Национальными Центральными Бюро (NCBs) Интерпола

В соответствии с национальным законодательством каждое государство-член ЕС должно принять все надлежащие меры для обеспечения эффективного обмена информацией на национальном уровне между его Бюро Sirene и Национальными Центральными Бюро (NCBs).

В основе сотрудничества, осуществляемого через Бюро Sirene, лежат следующие принципы:

1.9.1. Эксплуатационная готовность

Каждое Бюро Sirene должно находиться в рабочем состоянии 24 часа в сутки/7 дней в неделю для обеспечения реагирования в течение срока, указанного в Разделе 1.13. Помимо этого 24 часа в сутки/7 дней в неделю оно должно быть доступно для проведения технического и правового анализа, для оказания содействия и решения проблем.

1.9.2. Непрерывность

Каждое Бюро Sirene должно создать внутреннюю структуру, которая гарантирует непрерывность в управлении, в работе технической инфраструктуры и преемственность сотрудников.

1.9.3. Конфиденциальность

Согласно общей Статье 11 правовых актов по SIS II соответствующие национальные правила в отношении профессиональной тайны или других аналогичных обязательств о неразглашении конфиденциальной информации распространяются на сотрудников Sirene. Эта обязанность продолжает действовать после прекращения исполнения указанными лицами своих полномочий или увольнения.

1.9.4. Доступность

Для выполнения требований по предоставлению дополнительной информации, сотрудники Sirene должны иметь прямой или косвенный доступ ко всей соответствующей национальной информации; они также должны иметь возможность обратиться за советом к экспертам.

1.10.1. Язык общения

Для достижения максимальной эффективности двустороннее общение между Бюро Sirene должно осуществляться на языке, который знают обе стороны.

1.10.2. Обмен данными между Бюро Sirene

Технические требования, связанные с обменом информацией между Бюро Sirene, установлены в документе: «Обмен данными между Бюро Sirene (DEBS)». Необходимо соблюдать указанные предписания.

1.10.3. Сеть, сообщения и «почтовые ящики»

Бюро Sirene использует зашифрованную виртуальную сеть, предназначенную исключительно для данных SIS II и для обмена дополнительной информацией между Бюро Sirene, как отмечено в общей Статье 4(1)(c) и Статье 8(1) правовых актов по SIS II. Только в том случае, если указанный канал связи недоступен, могут использоваться другие соответствующие требованиям средства связи, безопасность которых обеспечена надлежащим образом. Возможность выбора канала связи означает, что он определяется в каждом конкретном случае в соответствии с техническими возможностями и требованиями к безопасности и уровню качества, которым должно отвечать информационное общение.

Письменные сообщения необходимо разделить на две категории: незашифрованные сообщения и стандартные формы. В Дополнении 3 описываются формы, которые передаются через Бюро Sirene; в нем также содержатся рекомендации по заполнению соответствующих полей, в том числе с указанием того, являются ли они обязательными для заполнения.

Необходимо наличие четырех различных «почтовых ящиков» в вышеназванной сети для передачи незашифрованных сообщений и форм Sirene.

«Почтовый ящик»	Адрес абонента электронной почты	Назначение
Действующий	oper@xx.sirenemail2.eu	Служит для обмена формами и приложениями между Бюро Sirene
Технический	tech@xx.sirenemail2.eu	Служит для обмена электронной почтой между сотрудниками технической поддержки Бюро Sirene
Руководитель Sirene	director@xx.sirenemail2.eu	Служит для обмена электронной почтой с Руководителями Бюро Sirene
Электронная почта	message@xx.sirenemail2.eu	Служит для обмена незашифрованными сообщениями между Бюро Sirene

В целях тестирования существует второй домен <*> (testxx.sirenemail2.eu), в котором любой из «почтовых ящиков», указанных в таблице, может быть продублирован в целях тестирования без помех для обмена сообщениями и совместной работы.

<*> Указанный второй домен существует в технической «подготовительной рабочей среде».

Должны применяться детально прописанные правила, касающиеся «почтовых ящиков» Sirene и передачи форм Sirene, указанных в DEBS.

Система потока операций Sirene (см. Раздел 1.12) должна контролировать действующий «почтовый ящик» и «почтовый ящик» электронной почты («oper» и «message») для обнаружения входящих форм, соответствующей электронной почты и приложений. Срочные сообщения должны направляться только на действующий «почтовый ящик».

1.10.4. Информационное общение в исключительных обстоятельствах

В случае если обычные каналы связи недоступны и существует, например, необходимость направить стандартные формы по факсу, должна применяться процедура, указанная в DEBS.

Контактные данные Бюро Sirene и соответствующая информация для совместного информационного общения и сотрудничества собраны и представлены в Адресной книге Sirene (SAB). Процесс обновления SAB осуществляется Европейской Комиссией. Обновленная SAB должна издаваться Европейской Комиссией как минимум два раза в год. Каждое Бюро Sirene должно гарантировать, что:

(a) информация, представленная в SAB, не предоставляется третьим сторонам;

(b) сотрудники Sirene осведомлены о SAB и используют ее в работе;

Каждое Бюро Sirene, имеющее автоматизированную систему управления (система потока операций), которая обеспечивает большую автоматическую работу по управлению ежедневными потоками операций, может достигнуть эффективного управления рабочей нагрузкой Бюро Sirene.

Бюро Sirene может иметь резервную компьютерную систему и систему баз данных для потока операций на дополнительном сайте в серьезном непредвиденном случае в Бюро Sirene. Она должна включать в себя соответствующее резервное энергоснабжение и резервную связь.

Для обеспечения высокой эксплуатационной готовности необходимо предусмотреть соответствующую информационно-техническую поддержку для потока операций Sirene.

Бюро Sirene в максимально короткий срок должно ответить на все запросы, сделанные другими государствами-членами ЕС через свои Бюро Sirene, о предоставлении информации по предупреждениям и процедурам при обнаружении совпадения. В любом случае ответ должен быть дан в течение 12 часов (см. также Раздел 1.13.1 об указании срочности в формах Sirene).

Приоритетность в повседневной деятельности основывается на категории предупреждения и важности дела.

1.13.1. Указание срочности в формах Sirene, в том числе срочное сообщение об обнаружении совпадения

Формы Sirene, которым направившее запрос Бюро Sirene предоставляет наивысший приоритет, могут быть обозначены словом «СРОЧНО» («URGENT») в поле 311 («Important Notice» — «Важная информация») с указанием причины срочности. Если требуется срочный ответ, сообщение может быть передано по телефону.

Если того требуют обстоятельства, связанные с совпадением по предупреждению, например, в случае подлинной срочности или особой важности, Бюро Sirene государства-члена ЕС, в котором найдено соответствие указанному предупреждению, должно при необходимости проинформировать Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС об обнаружении совпадения по телефону после отправления формы G.

Определения и правила транслитерации и транскрипции указаны в Дополнении 1. Их необходимо учитывать в процессе информационного общения между Бюро Sirene (см. также Раздел 2.10 о вводе имен собственных).

В соответствии со Статьей 7(2) правовых актов по SIS II Бюро Sirene должны координировать проверку качества информации, введенной в SIS II. Бюро Sirene должны иметь необходимые национальные полномочия на осуществление указанной функции. Следовательно, необходимо предусмотреть соответствующую форму национальной проверки качества данных, включая проверку коэффициента предупреждений/совпадений и проверку содержания данных.

Для того чтобы Бюро Sirene могло исполнять роль координатора проверок качества данных, в системах необходимо наличие информационно-технической поддержки и соответствующих прав.

В сотрудничестве с национальным Бюро Sirene следует установить национальные стандарты по обучению пользователей принципам качества данных и методам работы. Государства-члены ЕС могут предложить сотрудникам Бюро Sirene принять участие в обучении, предпринятом для всех органов, вводящих предупреждения, где особое внимание уделяется качеству данных и максимизации использования SIS II.

(a) Каждое государство-член ЕС должно создать условия для хранения информации.

(b) Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС должно хранить всю информацию по их собственным предупреждениям таким образом, чтобы она была доступна для других государств-членов ЕС, в том числе содержать ссылку на решение, послужившее основанием для предупреждения.

(c) К соответствующей информации, хранящейся в архивах каждого Бюро Sirene, должен быть предоставлен быстрый доступ для того, чтобы информация была передана в максимально короткий срок.

(d) В соответствии со Статьей 12(4) правовых актов по SIS II личные данные, содержащиеся в файлах Бюро Sirene как результат обмена информацией, должны храниться в течение такого времени, которое необходимо для достижения целей, ради которых они были переданы. Как правило, указанная информация должна незамедлительно удаляться после того, как из SIS II было удалено соответствующее предупреждение, и в любом случае не позднее одного года с этого момента. Однако данные по конкретному предупреждению, которое ввело государство-член ЕС, или по предупреждению, в связи с которым на его территории были приняты определенные меры, могут храниться более длительный срок в соответствии с национальным законодательством.

(e) Дополнительная информация, переданная другими государствами-членами ЕС, должна храниться в соответствии с национальным законодательством о защите данных государства-члена ЕС, получившего ее. Также применяются общая Статья 12 правовых актов по SIS II, Директива 95/46/ЕС и Рамочное Решение 2008/977/ПВД.

(f) Информация о незаконно использованных идентификационных данных должна быть удалена после удаления соответствующего предупреждения.

(g) Доступ к архивам необходимо регистрировать, контролировать и ограничить для штатных сотрудников.

Чем выше уровень подготовки сотрудников, тем успешнее они могут осуществлять свою деятельность самостоятельно и работать эффективно. Для этого необходима низкая текучесть кадров, которая требует определенной поддержки управления для создания автономной рабочей среды. Государства-члены ЕС могут принимать соответствующие меры для того, чтобы избежать снижения уровня квалифицированности и опытности сотрудников, вызванного текучестью кадров.

1.17.1. Руководители Бюро Sirene

Руководители Бюро Sirene должны как минимум дважды в год встречаться для того, чтобы оценить качество сотрудничества между их службами, обсудить необходимые технические и организационные меры в случае возникновения любых трудностей и при необходимости уточнить процедуры. Встреча руководителей Бюро Sirene организуется государством-членом ЕС, председательствующим в Совете ЕС.

1.17.2. Контактное лицо Sirene (SIRCoP)

В тех случаях, когда стандартных процедур недостаточно, Контактное лицо Sirene (SIRCoP) может заниматься файлами, обработка которых является сложной, затруднительной или конфиденциальной, и для разрешения проблемы может потребоваться гарантия качества и/или длительный контакт с другим Бюро Sirene. SIRCoP не отвечает за случаи, когда, как правило, 24 часа в сутки/7 дней в неделю используется центральная панель.

SIRCoP может сформулировать предложения по повышению качества и указать варианты разрешения таких проблем в долгосрочной перспективе.

По общему правилу Контактное лицо Sirene (SIRCoP) может быть доступно для другого SIRCoP только в рабочее время.

Необходимо проводить ежегодную оценку в рамках годового статистического отчета, как указано в Дополнении 5, на основе следующих показателей:

(a) количество вмешательств SIRCoP в одном государстве-члене ЕС;

(b) причина контакта;

1.17.3. Познания

Сотрудники Бюро Sirene должны обладать лингвистическими познаниями, а именно знать как можно больше иностранных языков; в служебное время они должны уметь общаться с сотрудниками всех других Бюро Sirene.

Они должны обладать необходимыми знаниями в области:

национального, Европейского и международного правового аспекта;
их национальных правоохранительных органов;
национальных и Европейских судебных и иммиграционных административных систем.

Они должны обладать полномочиями независимо вести любые входящие дела.

Сотрудники, находящиеся на рабочем месте в нерабочее время, должны обладать той же компетенцией, знаниями и полномочиями; они также должны иметь возможность связаться по телефону с экспертами.

В Бюро Sirene должна осуществляться правовая экспертиза в отношении обычных и исключительных дел. В зависимости от дела она может быть проведена любым сотрудником с необходимым юридическим обоснованием или экспертами из органов юстиции.

1.17.4. Профессиональная подготовка

Национальный уровень

На национальном уровне надлежащая профессиональная подготовка гарантирует, что сотрудники отвечают требуемым стандартам, установленным в настоящем Руководстве. До получения права на обработку данных, хранящихся в SIS II, сотрудники должны, в частности, пройти соответствующее обучение в отношении правил безопасности и защиты данных и должны быть проинформированы о соответствующих уголовных преступлениях и наказаниях.

Европейский уровень

Как минимум один раз в год должны быть организованы курсы по обучению специалистов общего профиля для того, чтобы улучшить взаимодействие между Бюро Sirene посредством организации встреч их сотрудников, где они смогут делиться информацией о национальных методах работы и создавать соответствующий и равнозначный уровень знаний. При этом сотрудники будут ознакомлены с важностью их работы и необходимостью взаимной ответственности в связи с коллективной безопасностью государств-членов ЕС.

Процесс обучения должен соответствовать Руководству для преподавателей Sirene.

<*> ОЖ № L 286, 01.11.2011, стр. 1.

1.17.5. Обмен сотрудниками

По мере возможности, как минимум один раз в год, Бюро Sirene должны также осуществлять обмен сотрудниками с другими Бюро Sirene. Такой обмен должен способствовать повышению знаний сотрудников о методах работы, продемонстрировать организацию работы других Бюро Sirene и установить личные контакты с коллегами в других государствах-членах ЕС.

Указанные ниже процедуры применимы ко всем категориям предупреждений. Процедуры, характерные для каждой категории предупреждений, содержатся в соответствующей части настоящего Руководства.

«выдающее государство-член ЕС»: государство-член ЕС, которое ввело предупреждение в SIS II;

«исполняющее государство-член ЕС»: государство-член ЕС, которое принимает необходимые меры после обнаружения совпадения;

«предоставляющее Бюро Sirene»: Бюро Sirene государства-члена ЕС, в котором имеются отпечатки пальцев или изображение человека, в отношении которого другое государство-член ЕС ввело предупреждение.

«Совпадение»: совпадение имеет место в SIS II, когда:

(a) поиск осуществляется пользователем;

(b) во время поиска выясняется, что в SIS II содержится иностранное предупреждение;

(d) при обнаружении совпадения требуется проведение дальнейших мер;

«Специальный значок»: приостановление действия на национальном уровне; он может быть добавлен к предупреждениям об аресте, предупреждениям в отношении лиц, пропавших без вести, и к предупреждениям о проверках в том случае, если государство-член ЕС полагает, что исполнение предупреждения несовместимо с их национальным законодательством, международными обязательствами или важными национальными интересами. Если предупреждение отмечено «специальным значком», запрашиваемая на основании предупреждения мера не должна приниматься на территории указанного государства-члена ЕС.

Только одно предупреждение от каждого государства-члена ЕС может быть введено в SIS II по поводу любого одного лица или предмета.

Вследствие этого по мере возможности и необходимости, второе и последующие предупреждения в отношении одного и того же лица или предмета должны иметься в наличии на национальном уровне, чтобы можно было использовать их, когда срок действия первого предупреждения прекращается или оно удаляется.

Несколько предупреждений могут вводиться в систему разными государствами-членами ЕС по поводу одного и того же лица или предмета. Необходимо, чтобы это не вызывало замешательства у пользователей и чтобы им было понятно, какие меры должны быть приняты при вводе предупреждения и какая процедура должна последовать при обнаружении совпадения. Необходимо установить процедуры по обнаружению неоднократных предупреждений, а также установить механизм выбора по приоритету для их ввода в SIS II.

Для этого требуются:

проверки, осуществляемые до ввода предупреждения для того, чтобы определить, внесены ли в SIS II указанное лицо или предмет;
консультации с другими государствами-членами ЕС, если ввод предупреждения ведет к неоднократным предупреждениям, являющимся несовместимыми.

2.2.1. Совместимость предупреждений

Некоторые государства-члены ЕС могут ввести предупреждение в отношении одного и того же лица или предмета, если предупреждения являются совместимыми.

Таблица совместимости предупреждений в отношении лиц

Степень важности	Предупреждение об аресте	Предупреждение в отношении отказа во въезде	Предупреждение в отношении лица, пропавшего без вести (для защиты)	Предупреждение в отношении специальной проверки — немедленное принятие мер	Предупреждение в отношении специальной проверки	Предупреждение в отношении скрытой проверки — немедленное принятие мер	Предупреждение в отношении скрытой проверки	Предупреждение в отношении лица, пропавшего без вести (место нахождения)	Предупреждение для судебной процедуры
Предупреждение об аресте	да	да	да	нет	нет	нет	нет	да	да
Предупреждение в отношении отказа во въезде	да	да	нет	нет	нет	нет	нет	нет	нет
Предупреждение в отношении лица, пропавшего без вести (для защиты)	да	нет	да	нет	нет	нет	нет	да	да
Предупреждение в отношении специальной проверки — немедленное принятие мер	нет	нет	нет	да	да	нет	нет	нет	нет
Предупреждение в отношении специальной проверки	нет	нет	нет	да	да	нет	нет	нет	нет
Предупреждение в отношении скрытой проверки — немедленное принятие мер	нет	нет	нет	нет	нет	да	да	нет	нет
Предупреждение в отношении скрытой проверки	нет	нет	нет	нет	нет	да	да	нет	нет
Предупреждение в отношении лица, пропавшего без вести (место нахождения)	да	нет	да	нет	нет	нет	нет	да	да
Предупреждение для судебной процедуры	да	нет	да	нет	нет	нет	нет	да	да

Таблица совместимости предупреждений в отношении предметов

Степень важности	Предупреждение в отношении использования в качестве доказательства	Документ, недействительный для целей путешествия	Предупреждение об аресте	Предупреждение в отношении специальной проверки — немедленное принятие мер	Предупреждение в отношении специальной проверки	Предупреждение в отношении скрытой проверки — немедленное принятие мер	Предупреждение в отношении скрытой проверки
Предупреждение в отношении использования в качестве доказательства	да	да	да	нет	нет	нет	нет
Документ, недействительный для целей путешествия	да	да	да	нет	нет	нет	нет
Предупреждение об аресте	да	да	да	нет	нет	нет	нет
Предупреждение в отношении специальной проверки — немедленное принятие мер	нет	нет	нет	да	да	нет	нет
Предупреждение в отношении специальной проверки	нет	нет	нет	да	да	нет	нет
Предупреждение в отношении скрытой проверки — немедленное принятие мер	нет	нет	нет	нет	нет	да	да
Предупреждение в отношении скрытой проверки	нет	нет	нет	нет	нет	да	да

2.2.2. Очередность предупреждений

В случае несовместимости предупреждений устанавливается следующая очередность предупреждений в отношении лиц:

арест в целях передачи или экстрадиции (Статья 26 Решения);
отказ во въезде и пребывании на Шенгенской территории (Статья 24 Регламента);
размещение под защитой (Статья 32 Решения);
специальная проверка — немедленное принятие мер (Статья 36 Решения);
специальная проверка (Статья 36 Решения),
скрытая проверка- немедленное принятие мер (Статья 36 Решения);
скрытая проверка (Статья 36 Решения);
сообщение о местонахождении (Статьи 32 и 34 Решения).

Устанавливается следующая очередность предупреждений в отношении предметов:

использование в качестве доказательства (Статья 38 Решения);
арест документа, недействительного для целей путешествия (Статья 38 Решения);
арест (Статья 38 Решения);
специальная проверка — немедленное принятие мер (Статья 36 Решения);
специальная проверка (Статья 36 Решения);
скрытая проверка — немедленное принятие мер (Статья 36 Решения);
скрытая проверка (Статья 36 Решения).

Отступления от указанного порядка могут быть сделаны только после консультаций между государствами-членами ЕС в том случае, если затронуты важные национальные интересы.

2.2.3. Проверка на несовместимость и ввод неоднократных предупреждений

Для того чтобы избежать несовместимых неоднократных предупреждений, важно провести строгое различие между лицами или предметами, имеющими сходные характеристики. Неотъемлемой частью этого являются консультации и сотрудничество между Бюро Sirene. Каждое государство-член ЕС устанавливает соответствующие технические процедуры для определения таких случаев до ввода предупреждения в SIS II.

Бюро Sirene гарантирует, что в SIS II имеется только одно предупреждение в соответствии с национальной процедурой, если запрос о предупреждении противоречит предупреждению, введенному в систему тем же государством-членом ЕС.

Для проверки наличия неоднократных предупреждений в отношении одного и того же лица или предмета должна применяться следующая процедура:

(a) при установлении наличия неоднократных предупреждений должны сравниваться обязательные идентификационные элементы описания:

(i) в отношении человека:

фамилия;
имя;
дата рождения;
пол;

(ii) в отношении транспортного средства:

идентификационный номер транспортного средства;
регистрационный номер и страна регистрации;
марка;
модель;

(iii) в отношении воздушного судна:

категория воздушного судна;
регистрационный номер Международной организации гражданской авиации (ICAO);

(iv) в отношении водного транспорта:

категория водного транспорта;
количество корпусов;
внешний идентификационный номер средства (необязательно, но может быть использован);

(v) в отношении контейнера:

код Международного бюро по контейнерам (BIC) <*>;

<*> Определенные транспортные компании используют другие регистрационные номера. В SIS II имеется возможность вводить серийные номера, отличные от BIC.

(b) при вводе нового предупреждения в отношении транспортного средства или другого предмета с идентификационным номером транспортного средства или с регистрационным номером необходимо соблюдать процедуры, указанные в Разделе 8.2.1;

(c) для других предметов самыми подходящими полями для идентификации неоднократных предупреждений являются поля обязательного ввода, которые система использует для автоматического сравнения.

В случае если обнаруживается, что два схожих предмета имеют один и тот же серийный номер, то для установления различия между другими категориями предметов в SIS II должны использоваться процедуры, описанные в Разделе 8.2.1 (проверка на наличие неоднократных предупреждений в отношении транспортного средства).

Если в результате проверки выясняется, что данные относятся к двум разным людям или предметам, Бюро Sirene утверждает запрос на ввод нового предупреждения <*>.

<*> В связи с отсутствием стандартизации в серийных номерах для предметов, например, две единицы разного огнестрельного оружия разных марок, могут иметь одинаковый серийный номер. Также возможно, что один предмет имеет одинаковый серийный номер с совершенно другим предметом, например, выданный документ и одна единица промышленного оборудования. В случае если выясняется, что серийные номера идентичны, но предметы, очевидно, не являются одинаковыми, консультация между Бюро Sirene не требуется. Пользователям должна быть разъяснена возможность возникновения подобной ситуации. Кроме этого, может произойти так, что предмет, например, паспорт или машина, был украден, и об этом было заявлено в одной стране, а впоследствии заявлено в стране происхождения. Это может привести к двум предупреждениям в отношении одного и того же предмета. Если указанная проблема обнаружена, она может быть разрешена соответствующими Бюро Sirene.

Если в ходе проверки на наличие неоднократных предупреждений выясняется, что данные идентичны и относятся к одному и тому же лицу или предмету, Бюро Sirene государства-члена ЕС, которое намерено ввести новое предупреждение, должно проконсультироваться с Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС в случае несовместимости предупреждений.

Для проверки совместимости предупреждений применяются следующие процедуры:

(a) прежде чем вводить предупреждение, необходимо провести проверку для того, чтобы удостовериться в отсутствии несовместимых предупреждений;

(b) при наличии другого совместимого предупреждения консультации между Бюро Sirene не требуются. Однако если необходимо выяснить, относится ли предупреждение к одному и тому же лицу, Бюро Sirene должно проконсультироваться с Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС посредством формы L;

(c) если предупреждения являются несовместимыми, Бюро Sirene должны проконсультироваться друг с другом посредством формы E с тем, чтобы в конечном итоге только одно предупреждение было введено в систему;

(d) предупреждения об аресте должны вводиться в систему незамедлительно, не дожидаясь результатов консультации с государствами-членами ЕС;

(e) если по результатам консультации предупреждению, которое является несовместимым с существующими предупреждениями, предоставляется приоритет, государства-члены ЕС, которые ввели в систему другие предупреждения, должны удалить их при вводе нового предупреждения. Любые споры разрешаются государствами-членами ЕС через Бюро Sirene;

(f) государства-члены ЕС, которые не смогли ввести предупреждение, могут быть уведомлены об удалении предупреждения через CS-SIS;

(g) Бюро Sirene государства-члена ЕС, которое не смогло ввести предупреждение, может запросить Бюро Sirene государства-члена ЕС, которое ввело предупреждение, проинформировать его о совпадении по указанному предупреждению.

2.2.4. Особое положение Соединенного королевства и Ирландии

Соединенное Королевство и Ирландия не участвуют в Регламенте по SIS II и поэтому не имеют доступа к предупреждениям об отказе во въезде и пребывании (Статьи 24 и 26 Регламента по SIS II). Тем не менее, на них распространяются правила о совместимости предупреждений, как указано в Разделе 2.2, и, в частности, они применяют процедуру, указанную в Разделе 2.2.3.

Применяется следующая процедура:

(a) При введении Соединенным Королевством или Ирландией предупреждения, возможно несовместимого с существующим предупреждением об отказе во въезде или пребывании в соответствии с Разделом 2.2.1 Центральная SIS II уведомляет эти государства-члены ЕС о возможной несовместимости, сообщая только номер Шенгенского идентификатора для существующего предупреждения.

(b) Если в отношении предупреждения, введенного Соединенным Королевством или Ирландией, было уведомление о возможной несовместимости с предупреждением об отказе во въезде или пребывании, введенном другим государством-членом ЕС, Бюро Sirene Соединенного Королевства или Ирландии инициирует консультацию с выдающим предупреждение государством-членом ЕС с использованием незашифрованного сообщения и удаляет возможно несовместимое предупреждение во время консультации.

(c) В зависимости от результата консультации Соединенное Королевство или Ирландия могут повторно ввести предупреждение, являющееся совместимым.

В случае если после обнаружения совпадения пользователю необходима дополнительная информация, Бюро Sirene должно незамедлительно связаться с Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС и запросить необходимую информацию. При необходимости Бюро Sirene выступают в качестве посредников между национальными органами власти и предоставляют дополнительную информацию, связанную с указанным предупреждением, и осуществляют обмен такой информацией.

Если не установлено иное, выдающее предупреждение государство-член ЕС должно быть проинформировано о совпадении и о его результатах (см. также Раздел 1.13.1 об указании срочности).

Применяется следующая процедура:

(a) без ущерба действию Раздела 2.4 настоящего Руководства одно совпадение в отношении человека или предмета, относительно которых вводилось предупреждение, должно быть доведено до сведения Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС посредством формы G;

(b) при уведомлении выдающего предупреждение государства-члена ЕС о совпадении в поле 090 формы G должна быть указана соответствующая статья правовых актов по SIS II, в том числе и дополнительные данные, если необходимо (например, «MINOR» («НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНИЙ»).

В форме G, в поле 088, необходимо предоставить по возможности максимальное количество информации по совпадению, в том числе и по принятым мерам. Дополнительная информация может быть запрошена выдающим предупреждение государством-членом ЕС в поле 089;

(c) в случае если Бюро Sirene исполняющего государства-члена ЕС намерено предоставить дальнейшую информацию после того, как форма G была отправлена, оно должно использовать форму M;

(d) при необходимости Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС должно направить соответствующую конкретную информацию и указать конкретные меры, о принятии которых оно запрашивает Бюро Sirene исполняющего государства-члена ЕС.

Порядок предоставления сведений по совпадениям, полученным через системы автоматического распознавания номерных знаков (ANPR), указан в Разделе 9.

В соответствии со Статьей 48 Решения по SIS II и Статьей 33 Регламента по SIS II должна применяться следующая процедура:

(a) государство-член ЕС, которое не может выполнить процедуру, должно незамедлительно проинформировать выдающее предупреждение государство-член ЕС через свое Бюро Sirene о том, что оно не может принять запрошенные меры, и предоставить объяснения этому в поле 083 формы H;

(b) соответствующие государства-члены ЕС могут договориться о принятии мер согласно их национальному законодательству и правовым актами по SIS II.

Данные, содержащиеся в SIS II, могут обрабатываться только в целях, установленных для каждой категории предупреждений.

Однако если от выдающего предупреждение государства-члена ЕС было получено предварительное разрешение, данные могут быть обработаны в целях, отличных от тех целей, для которых они были введены, для предотвращения непосредственной серьезной угрозы национальным интересам и безопасности по причинам национальной безопасности и в целях предотвращения совершения серьезного уголовного преступления.

Если государство-член ЕС намерено обрабатывать данные в SIS II в целях, отличных от целей, для которых они были введены, обмен информацией должен осуществляться в соответствии со следующими правилами:

(a) государство-член ЕС, которое намерено использовать данные в других целях, через свое Бюро Sirene должно проинформировать государство-член ЕС, которое ввело предупреждение, об основаниях для обработки данных для другой цели посредством формы I;

(b) в максимально короткий срок выдающее предупреждение государство-член ЕС должно проверить, может ли быть удовлетворен указанный запрос, и проинформировать другое государство-член ЕС через свое Бюро Sirene с использованием формы M о своем решении;

(c) в случае необходимости государство-член ЕС, которое ввело предупреждение, может на определенных условиях дать разрешение на использование данных. Такое разрешение отправляется с использованием формы M.

После согласия государства-члена ЕС, которое ввело предупреждение, другое государство-член ЕС должно использовать данные только в целях, для которых было получено разрешение. Оно должно принять во внимание любые условия, определенные выдающим предупреждение государством-членом ЕС.

2.6.1. Введение

(a) Статья 24 Решения по SIS II предусматривает следующие случаи, когда государство-член ЕС может запросить добавление специального значка:

(i) в том случае, если государство-член ЕС полагает, что исполнение предупреждения, внесенного в соответствии со Статьями 26, 32 или 36 Решения по SIS II, несовместимо с его национальным законодательством, его международными обязательствами или важными национальными интересами, оно может впоследствии потребовать добавить специальный значок к предупреждению с тем, чтобы меры, которые должны быть приняты на основе предупреждения, не были приняты на его территории. Специальный значок добавляет Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС;

(ii) для предоставления государствам-членам ЕС возможности потребовать добавления специального значка к предупреждению, выданному в соответствии со Статьей 26, все государства-члены ЕС автоматически должны уведомляться о любом новом предупреждении указанной категории при обмене дополнительной информацией;

(iii) если в особо важных и серьезных случаях государство-член ЕС, выдающее предупреждение, запрашивает выполнение мер, государство-член ЕС, исполняющее предупреждение, должно проверить, может ли оно разрешить снять добавленный по его распоряжению специальный значок. Если государство-член ЕС, исполняющее предупреждение, имеет возможность это сделать, оно должно предпринять все необходимые шаги для того, чтобы гарантировать незамедлительное осуществление соответствующих мер.

(b) Альтернативная процедура имеет место только в отношении предупреждений об аресте (см. Раздел 3.6).

(c) Если специальный значок добавляется к предупреждениям в отношении лиц, пропавших без вести, и к предупреждениям в отношении скрытых или специальных проверок, предупреждение не отображается на экране при запросах пользователя.

(d) Без ущерба действию Раздела 3.6.1. государство-член ЕС не должно запрашивать добавление специального значка только на том основании, что данное государство-член ЕС является выдающим предупреждение государством. Запросы на добавление специального значка осуществляются с учетом каждого конкретного случая.

2.6.2. Консультация государств-членов ЕС по поводу добавления специального значка

Специальный значок должен добавляться только по запросу или при согласии другого государства-члена ЕС.

Применяется следующая процедура:

(a) если государство-член ЕС просит разрешение на добавление специального значка, оно должно запросить разрешение на это у выдающего предупреждение государства-члена ЕС посредством формы F с указанием причин добавления специального значка. Для этого необходимо использовать поле 071; в поле 080 должны быть указаны причины для добавления специального значка. Другая дополнительная информация по предупреждению должна указываться в поле 083;

(b) государство-член ЕС, которое ввело предупреждение, должно незамедлительно добавить запрашиваемый специальный значок;

(c) после обмена информацией в предупреждение на основании информации, предоставленной в процессе консультации государством-членом ЕС, запрашивающим добавление специального значка, может быть внесено изменение или оно может быть удалено, или запрос может быть отозван, а предупреждение оставлено без изменений.

2.6.3. Запрос на удаление специального значка

Государства-члены ЕС должны потребовать удалить ранее запрошенный специальный значок, как только причина, по которой он был добавлен, больше не является уважительной. Это может произойти, в частности, в том случае, если национальное законодательство изменилось или если обмен дальнейшей информацией по делу показывает, что обстоятельства, указанные в Статье 24(1) или Статье 25 Решения по SIS II, больше не существуют.

Применяется следующая процедура:

(a) Бюро Sirene, которое ранее затребовало добавление специального значка, должно потребовать посредством формы F от Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС удалить значок. Для этого необходимо использовать поле 075 <*>. Для более подробной информации по национальному законодательству должно использоваться поле 080, и при необходимости для дополнительной информации, объясняющей причину удаления специального значка, а также для другой информации по предупреждению необходимо использовать поле 083;

<*> Для технической имплементации ознакомьтесь с документом «Обмен данными между Бюро Sirene», указанным в Разделе 1.10.2.

(b) Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС должно незамедлительно удалить специальный значок.

Если данные оказываются неточными в плане фактического содержания или если они незаконно хранились в SIS II, тогда обмен дополнительной информацией должен осуществляться согласно правилам, установленным в Статье 34(2) Регламента по SIS II и в Статье 49(2) Решения по SIS II, которые предусматривают, что только государство-член ЕС, которое выдало предупреждение, может изменить, добавить, исправить, обновить или удалить данные.

Государство-член ЕС, которое обнаружило, что в данных содержится ошибка или что они хранились незаконно, должно проинформировать выдающее предупреждение государство-член ЕС через свое Бюро Sirene при первой возможности и не позднее 10 календарных дней после обнаружения им возможной ошибки. Обмен информацией должен осуществляться посредством формы J.

(a) По результатам консультаций выдающее предупреждение государство-член ЕС должно удалить или исправить данные в соответствии со своими национальными процедурами по решению указанной проблемы.

(b) Если в течение двух месяцев не было достигнуто согласие, Бюро Sirene государства-члена ЕС, которое обнаружило ошибку или незаконное хранение данных, должно проконсультироваться с ответственным органом власти на территории своей страны для того, чтобы направить дело Европейскому инспектору по защите данных, который совместно с национальными надзорными органами выполняет функцию посредника.

2.8.1. Запросы на доступ к данным или на их исправление

Без ущерба действию национального законодательства, если национальные органы должны быть проинформированы о запросе на доступ к данным или их исправление, обмен информацией будет осуществляться в соответствии со следующими правилами:

(a) каждое Бюро Sirene применяет свое национальное законодательство о праве на доступ к личной информации. В зависимости от обстоятельств дела и в соответствии с действующим законодательством Бюро Sirene либо направляют любые запросы о доступе к данным или об их исправлении компетентным национальным органам, либо принимают решение по указанным запросам в пределах своих обязанностей;

(b) если компетентные национальные органы того требуют, Бюро Sirene соответствующих государств-членов ЕС должно в соответствии со своим национальным законодательством направить им информацию о реализации права на доступ к данным.

2.8.2. Обмен информацией по запросам на предоставление доступа к предупреждениям, выданным другими государствами-членами ЕС

Обмен информацией по запросам на предоставление доступа к предупреждениям, введенным в SIS II другим государством-членом ЕС, должен осуществляться через национальные Бюро Sirene посредством формы K в отношении людей, и формы M в отношении предметов.

Применяется следующая процедура:

(a) запрос на предоставление допуска должен быть направлен в Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС в кратчайший срок с тем, чтобы оно могло дать заключение по указанному вопросу;

(b) Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС должно проинформировать Бюро Sirene государства-члена ЕС, получившего запрос, о своем заключении;

(c) в ответе Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС необходимо учесть крайние сроки для обработки запроса, установленные Бюро Sirene государства-члена ЕС, получившего запрос на предоставление доступа;

(d) Бюро Sirene государства-члена ЕС, получающего запрос от отдельного лица на предоставление доступа, на исправление или удаление, должно принять все необходимые меры для того, чтобы дать ответ в указанный срок.

В случае если Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС направляет свое заключение Бюро Sirene государства-члена ЕС, получившего запрос на предоставление допуска, Бюро Sirene в соответствии со своим национальным законодательством и в пределах своих полномочий должно или вынести решение в отношении запроса, или гарантировать, что заключение направлено компетентному органу для вынесения решения по данному запросу в максимально короткие сроки.

2.8.3. Обмен информацией по запросам на исправление или удаление данных, введенных другими государствами-членами ЕС

Если отдельное лицо запрашивает удаление или исправление его или ее данных, это может сделать только государство-член ЕС, которое ввело предупреждение в систему. Если лицо обращается в государство-член ЕС, не вводившее предупреждение, Бюро Sirene государства-члена ЕС, направившего запрос, должно проинформировать Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС посредством формы K, при этом применяется процедура, описанная в 2.8.2.

Предупреждения, введенные в SIS II, должны храниться в течение срока, необходимого для достижения целей, ради которых они были предоставлены.

Если условия хранения предупреждения больше не выполняются, выдавшее предупреждение государство-член ЕС удаляет предупреждение незамедлительно. Если прошла дата истечения, предупреждение удаляется автоматически в CS-SIS. В случае обнаружения совпадения применяются отдельные процедуры, указанные в Разделах 3.11, 4.10, 5.7, 6.5, 7.7 и 8.4.

Сообщение об удалении CS-SIS должно быть автоматически обработано N.SIS II.

Государства-члены ЕС могут подписаться на получение автоматического уведомления об удалении предупреждения.

В пределах ограничения, предусмотренного национальными системами для ввода данных и доступа к ним, имена собственные (имена и фамилии) должны вводиться в SIS II в формате (шрифт и правописание), который используется на официальных проездных документах в стандартах Международной организации гражданской авиации для въездных документов, которые также используются в функциональных возможностях Центральной SIS II в области транслитерации и транскрипции. При обмене дополнительной информацией Бюро Sirene должны использовать имена собственные в формате, введенном в SIS II. Пользователи и Бюро Sirene в выдающих предупреждение государствах-членах ЕС должны использовать по общему правилу латинский алфавит для ввода данных в SIS II без ущерба действию правил транслитерации и транскрипции, установленных в Дополнении 1.

При необходимости для обмена дополнительной информацией в отношении лица, не являющегося субъектом предупреждения, но имеющего к нему отношение (например, лицо, которое могло сопровождать пропавшего без вести несовершеннолетнего) при воспроизведении и правописании имени должны соблюдаться правила, установленные в Дополнении 1; имя должно быть указано латинскими буквами и в оригинальном формате, если государство-член ЕС, предоставляющее информацию, имеет возможность вводить любые буквы в оригинальном формате.

Подтвержденные идентификационные данные

Подтвержденные идентификационные данные означают, что данные подтверждены на основе подлинных документов, удостоверяющих личность, на основе паспорта или заявления компетентных органов.

Неподтвержденные идентификационные данные

Неподтвержденные идентификационные данные означают, что отсутствуют соответствующие документы, удостоверяющие личность.

Незаконно использованные идентификационные данные

Незаконно использованные идентификационные данные (фамилия, имя, дата рождения) имеют место, если лицо, введенное в SIS II, использует идентификационные данные другого человека. Это может произойти, например, если документ используется в ущерб фактическому владельцу.

Вымышленное имя

Вымышленное имя означает ложные идентификационные данные, которые использует лицо, имеющее другие идентификационные данные.

2.11.1. Незаконно использованные идентификационные данные (Статья 36 Регламента по SIS II и Статья 51 Решения по SIS II)

В связи со сложностью дел о незаконном использовании идентификационных данных при появлении сведений о том, что лицо, в отношении которого в SIS II имеется предупреждение, незаконно использует идентификационные данные другого лица, выдающее предупреждение государство-член ЕС должно убедиться в необходимости сохранения незаконно использованных данных в предупреждении SIS II.

С непосредственного согласия лица и по мере установления незаконного использования идентификационных данных к предупреждению в SIS II необходимо добавить дополнительные данные для того, чтобы избежать негативных последствий ошибочной идентификации. Лицо, чьи идентификационные данные были незаконно использованы, может в соответствии с национальными процедурами предоставить компетентному органу сведения, указанные в Статье 36(3) Регламента по SIS II и Статье 51(3) Решения по SIS II. У любого лица, чьи идентификационные данные были незаконно использованы, есть право отказаться от обработки информации.

Выдающее предупреждение государство-член ЕС отвечает за внесение примечания «незаконно использованные идентификационные данные» («misused identity») в предупреждение и за ввод дополнительных данных о жертве незаконного использования идентификационных данных, таких как фотографии, отпечатки пальцев и информация о действительных документах, удостоверяющих личность.

Если государство-член ЕС обнаруживает, что предупреждение в отношении лица, введенное в систему другим государством-членом ЕС, относится к случаю незаконного использования идентификационных данных и незаконное использование идентификационных данных лица было установлено, оно должно проинформировать Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС посредством формы Q для того, чтобы данные могли быть добавлены к предупреждению в SIS II.

С учетом цели ввода указанных данных, имеющиеся в наличии фотографии и отпечатки пальцев лица, чьи идентификационные данные были незаконно использованы, должны быть добавлены к предупреждению. Незаконное использование идентификационных данных имеет место тогда, когда данные невиновного лица совпадают с существующими в предупреждении идентификационными данными. В форме Q должны быть указаны личные данные из предупреждения, в том числе количество вымышленных имен, для того, чтобы выдающее предупреждение государство-член ЕС могло установить, к каким идентификационным данным в предупреждении относится указанная форма. Обязательные поля для заполнения формы Q в таких случаях указаны в Дополнении 3.

Идентификационные данные указанных лиц, которые были незаконно использованы, должны быть доступны только в целях, необходимых для установления личности проверяемого лица, и не должны использоваться в других целях. Информация о незаконно используемых данных, в том числе любые отпечатки пальцев и фотографии, должны быть удалены одновременно с предупреждением или ранее, если об этом запрашивает заинтересованное лицо.

2.11.2. Ввод вымышленного имени

Для того чтобы избежать несовместимости предупреждений любой категории в связи с вводом вымышленного имени, чтобы избежать проблем для жертв обмана и гарантировать соответствующее качество данных, государства-члены ЕС в максимально короткие сроки информируют друг друга о вымышленных именах и обмениваются всей необходимой информацией по подлинным данным разыскиваемого субъекта.

Государство-член ЕС, которое ввело предупреждение в систему, отвечает за добавление любых вымышленных имен. Если другое государство-член ЕС обнаруживает вымышленное имя, оно посредством формы M информирует об этом государство-член ЕС, которое ввело предупреждение.

2.11.3 Дальнейшая информация для установления идентификационных данных человека

Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС в случае, если данные в SIS II являются недостаточными, может предоставить дальнейшую информацию после консультации по собственной инициативе или по запросу другого государства-члена ЕС для уточнения персональных данных личности. Для этой цели используется форма L (и приложения). Указанная информация должна, в частности, охватывать следующее:

происхождение паспорта или документа, удостоверяющего личность, находящегося в распоряжении разыскиваемого лица;
номер, дата выдачи, место и орган, выдавший паспорт или документ, удостоверяющий личность, а также дата истечения срока действия;
описание разыскиваемого лица;

фамилия и имя матери и отца разыскиваемого лица;
другое возможное написание фамилии и имен разыскиваемого лица;
фотографии и отпечатки пальцев при наличии таковых;
последний известный адрес.

По мере возможности указанная информация должна иметься в Бюро Sirene или должна постоянно быть доступной для быстрой передачи.

Общая цель состоит в том, чтобы свести к минимуму риск ошибочного задержания лица, чьи персональные данные схожи с данными человека, в отношении которого выдавалось предупреждение.

Каждое связующее звено создает возможность для установления связи как минимум между двумя предупреждениями.

Государство-член ЕС может создать связующее звено между предупреждениями, которые оно вводит в SIS II, и только указанное государство-член ЕС может изменить и удалить данное звено. Связующие звенья должны быть видимы для пользователей, у которых есть соответствующие права доступа, согласно которым как минимум два предупреждения в связующем звене должны быть видимыми. Государства-члены ЕС должны гарантировать возможность только санкционированного доступа к связующим звеньям.

2.12.1. Операционные правила

Наличие связующих звеньев между предупреждениями не предусматривает специальных процедур для обмена дополнительной информацией. Однако необходимо соблюдать следующие принципы:

в случае если обнаружено совпадение по каждому из двух или более связанных предупреждений, Бюро Sirene исполняющего предупреждение государства-члена ЕС направляет форму G по каждому из них, указав в поле 086, что будут направлены другие формы G по связанным предупреждениям;

не высылаются формы по предупреждениям, которые хотя и связаны с предупреждением, по которому обнаружено совпадение, но не относятся к предмету совпадения. Однако если существует связанное предупреждение о передаче/экстрадиции или в отношении лица, пропавшего без вести (в интересах их собственной защиты или для предотвращения опасности), сообщение об этом должно осуществляться посредством формы M, при необходимости и при наличии информации.

В соответствии со Статьей 23(2) Решения по SIS II фотографии и отпечатки пальцев человека должны добавляться к предупреждению по мере доступности.

Бюро Sirene могут обмениваться отпечатками пальцев и изображениями в целях дополнения предупреждения и/или для выполнения требуемых мер. Если у государства-члена ЕС имеются изображение или отпечатки пальцев человека, в отношении которого другим государством-членом ЕС было выдано предупреждение, оно может передать изображения и отпечатки пальцев для того, чтобы государство-член ЕС могло дополнить выдаваемое им предупреждение.

Указанный обмен осуществляется без ущерба обмену, совершаемому в рамках полицейского сотрудничества при применении Рамочного Решения 2006/960/ПВД.

2.13.1. Дальнейшее использование и архивация данных, полученных в результате обмена

Ограничения по использованию данных, предусмотренных в предупреждениях в SIS II, изложены в правовых актах по SIS II. Любое дальнейшее использование изображений или отпечатков пальцев, в том числе их архивация, должно соответствовать определенным положениям правовых актов по SIS II, действующим национальным положениям о защите данных в соответствии с Директивой 95/46/ЕС, Рамочным Решением 2008/977/ПВД.

Любое хранение отпечатков пальцев на национальном уровне должно полностью соответствовать правилам SIS II о защите данных. Государство-член ЕС хранит данные об отпечатках пальцев, загруженных из CS-SIS, отдельно от национальных баз данных об отпечатках пальцев, и такие данные должны быть удалены одновременно с соответствующими предупреждениями и дополнительной информацией.

2.13.2. Обмен отпечатками пальцев и фотографиями

Применяется следующая процедура:

(a) предоставляющее Бюро Sirene обычным электронным способом направляет форму L и в поле 083 формы L указывает, что отпечатки пальцев и изображения направляются для дополнения предупреждения в SIS II;

(b) Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС добавляет отпечатки пальцев или изображения к предупреждению в SIS II или направляет их компетентному органу для окончательного оформления предупреждения.

2.13.3. Технические требования

Отпечатки пальцев и изображения должны быть собраны и переданы в соответствии со стандартами, указанными в имплементационных правилах для ввода биометрических данных в SIS II.

Каждое Бюро Sirene должно соблюдать эти технические стандарты.

2.13.4. Формат и качество биометрических данных

Все биометрические данные, введенные в систему, должны быть предметом специальной проверки качества для того, чтобы обеспечить общий для всех пользователей SIS II минимальный стандарт качества.

До ввода данных на национальном уровне необходимо провести проверки для гарантии того, что:

(a) данные по отпечаткам пальцев соответствуют специальному формату ANSI/NIST — ITL 1-2000, имплементированного в целях Интерпола и адаптированного для SIS II;

(b) фотографии, которые должны использоваться исключительно для установления личности человека, который был обнаружен в результате буквенно-цифрового поиска в SIS II, соответствуют следующим требованиям: соотношение сторон изображения лица по возможности должно равняться 3:4 или 4:5. По мере доступности разрешение составляет как минимум 460 x 600 пикселей, глубина цвета — 24 бита. Если изображение необходимо получить посредством сканера, размер изображения по мере возможности не должен превышать 200 килобайт.

2.14.1. Географически ограниченный поиск

Географически ограниченный поиск — поиск, проведенный в ситуации, когда у государства-члена ЕС имеется убедительное доказательство местонахождения лица или предмета, в отношении которых введено предупреждение, в пределах ограниченного географического региона.

Географически ограниченный поиск в Шенгенской зоне проводится на основе предупреждения в SIS II. В тех случаях, когда местонахождение лица или предмета известны, в поле 311 («Important Notice» — «Важная информация») может быть указан географический регион и выбраны соответствующие страны. Кроме того, если выдается предупреждение об аресте и местонахождение известно, в поле 061 формы A необходимо указать информацию о местонахождении лица, объявленного в розыск. Во всех других случаях, в том числе и для сообщения о местонахождении предметов, используется форма M (поле 083). Предупреждение в отношении лица, объявленного в розыск, должно вводиться в SIS II для того, чтобы обеспечить немедленное исполнение запроса о принятии мер (Статья 9(3) Рамочного Решения 2002/584/ПВД Совета ЕС <*>).

<*> Рамочное Решение 2002/584/ПВД Совета ЕС от 13 июня 2002 г. о Европейском ордере на арест и процедурах передачи лиц между государствами-членами ЕС (ОЖ № L 190, 18.07.2002, стр. 1).

Если объект географического поиска находятся в месте, отличном от места, указанного в географическом поиске, Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС должно сообщить об этом посредством формы M государству-члену ЕС/государствам-членам ЕС, участвующим в географическом поиске, для того, чтобы прекратить любую сходную деятельность.

2.14.2. Поиск с участием специальных подразделений полиции, осуществляющих целенаправленный поиск (FAST)

Услуги, предоставленные специальными подразделениями, которые осуществляют целенаправленный поиск (FAST), должны использоваться в соответствующих случаях Бюро Sirene в направляющих запрос государствах-членах ЕС. Предупреждение в SIS II не должно заменяться международным сотрудничеством вышеуказанных подразделений полиции. Такое сотрудничество не должно пересекаться с функцией Бюро Sirene как центрального звена в поисках с использованием SIS II.

В соответствующих случаях необходимо установить сотрудничество для обеспечения того, что Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС проинформировано национальным подразделением FAST о любой текущей деятельности, связанной с предупреждением, введенном в SIS II. При необходимости указанное Бюро Sirene должно предоставить указанную информацию другому Бюро Sirene. О любой координированной деятельности Enfast (Европейская сеть подразделений, которые осуществляют целенаправленный поиск) в сотрудничестве с Бюро Sirene должно быть сообщено заблаговременно в Бюро Sirene.

Бюро Sirene должны гарантировать быструю передачу дополнительной информации, в том числе и информации о совпадении, в национальное подразделение FAST, если последнее участвует в поиске.

К большинству предупреждений об аресте прилагается Европейский ордер на арест (EAW). Однако на основании предупреждения об аресте также возможен предварительный арест до получения запроса об экстрадиции (ER) в соответствии со Статьей 16 Европейской Конвенции об экстрадиции.

Европейский ордер на арест (EAW)/запрос об экстрадиции (ER) выдаются компетентным судебным органом в выдающем предупреждение государстве-члене ЕС.

При вводе предупреждения об аресте в целях передачи лица копия оригинала Европейского ордера на арест (EAW) должна также вводиться в SIS II. В систему может быть введена переведенная на один или более официальных языков Союза копия Европейского ордера на арест (EAW).

В дополнение к этому по мере доступности к предупреждению должны быть добавлены фотографии и отпечатки пальцев человека.

При вводе предупреждения в распоряжении Бюро Sirene должна находиться соответствующая информация, в том числе Европейский ордер на арест (EAW) или запрос об экстрадиции (ER), предоставленные в отношении лиц, объявленных в розыск, в целях ареста для передачи или экстрадиции. Необходимо проверить, является ли информация полной и точной.

Государства-члены ЕС могут вводить более одного Европейского ордера на арест (EAW) на одно предупреждение об аресте. Выдающее предупреждение государство-член ЕС отвечает за удаление утратившего силу Европейского ордера на арест (EAW), за проверку наличия любых других Европейских ордеров на арест (EAW), добавленных к предупреждению и при необходимости за продление срока действия предупреждения.

В дополнение к Европейскому ордеру на арест (EAW), который государство-член ЕС добавило к предупреждению об аресте, оно также может добавить переводы ордеров при необходимости в отдельных двоичных файлах.

Для сканированных документов, которые необходимо добавить к предупреждениям, по мере возможности используется минимальное разрешение в 150 точек на дюйм.

Общие процедуры указаны в Разделе 2.2.

В дополнение к этому применяются следующие правила:

несколько государств-членов ЕС могут ввести предупреждение об аресте в отношении одного и того же лица. Если два или более государства-члена ЕС выдали предупреждение в отношении одного и того же лица, решение о том, какой ордер необходимо исполнить в случае ареста, принимается исполняющим судебным органом того государства-члена ЕС, в котором производится арест. Бюро Sirene исполняющего предупреждение государства-члена ЕС направляет форму G каждому заинтересованному государству-члену ЕС.

Общая процедура указана в Разделе 2.11.1.

Общая процедура указана в Разделе 2.11.2.

В случае предупреждений об аресте Бюро Sirene использует поле 011 формы A <*> (в момент ввода предупреждения) или в дальнейшем форму M для того, чтобы сообщить другим государствам-членам ЕС о вымышленных именах по предупреждению об аресте, если указанная информация имеется в распоряжении Бюро Sirene.

<*> Для технической имплементации ознакомьтесь с документом «Обмен Данными между Бюро Sirene», указанным в Разделе 1.10.2.

При вводе предупреждения дополнительная информация по предупреждению должна направляться всем государствам-членам ЕС.

Информация, указанная в Разделе 3.5.1., должна направляться другим Бюро Sirene посредством формы A в момент ввода предупреждения. Любая дальнейшая информация, необходимая для идентификации, направляется после консультации и/или по запросу другого государства-члена ЕС.

При наличии нескольких Европейских ордеров на арест (EAW) или запросов об экстрадиции (ER) в отношении одного и того же лица отдельные формы A заполняются по каждому ордеру (EAW) и запросу (ER).

В Европейском ордере на арест/в запросе об экстрадиции и в форме A должны содержаться подробные сведения (в частности, Европейский ордер на арест, Раздел (e): «описание обстоятельств совершения преступления/преступлений, в том числе время и место»; форма A, поля 042, 043, 044, 045: «описание обстоятельств») для того, чтобы другие Бюро Sirene могли проверить предупреждение. В Дополнении 3 указана необходимая информация и ее соотношение с полями Европейского ордера на арест.

В случае если EAW заменен или отменен, об этом делается отметка в поле 267 формы A (Статья 26 Решения по SIS II) или в поле 044 формы A (Запрос об экстрадиции/Перемещенные предупреждения) с использованием следующего текста: «Настоящая форма заменяет форму (номер), в отношении EAW (номер), выданный (дата)».

3.5.1. Передача дополнительной информации о предварительном аресте

3.5.1.1 Ввод предупреждения, основанного и на Европейском ордере на арест и на запросе об экстрадиции

При вводе предупреждения об аресте в целях экстрадиции дополнительная информация направляется всем государствам-членам ЕС посредством формы A. Если данных в предупреждении и дополнительной информации, направленных в государства-члены ЕС в отношении Европейского ордера на арест (EAW), недостаточно для экстрадиции, необходимо предоставить дополнительные сведения.

В поле 239 необходимо указать, что форма относится и к Европейскому ордеру на арест (EAW) и к запросу об экстрадиции (ER).

3.5.1.2 Ввод предупреждения, основанного только на запросе об экстрадиции (ER)

При вводе предупреждения об аресте в целях экстрадиции дополнительная информация направляется всем государствам-членам ЕС посредством формы A.

В поле 239 необходимо указать, что форма относится к запросу об экстрадиции (ER).

Общие правила указаны в Разделе 2.6.

Если как минимум один из Европейских ордеров на арест, добавленных к предупреждению, можно исполнить, предупреждение не должно отмечаться специальным значком.

Если в EAW указано несколько преступлений и если передача может быть осуществлена как минимум в отношении одного из них, предупреждение не должно отмечаться специальным значком.

Как указано в Разделе 2.6, отмеченное специальным значком предупреждение согласно Статье 26 Решения по SIS II на период действия специального значка считается введенным в систему в целях сообщения местонахождения лица, в отношении которого оно было вынесено.

3.6.1. Систематический запрос о добавлении специального значка к предупреждениям в отношении лиц, объявленных в розыск, для их ареста в целях экстрадиции в случае, если не применяется Рамочное Решение 2002/584/ПВД

Необходимо применять следующую процедуру:

(a) в том, что касается предупреждений в отношении лиц, объявленных в розыск, для их ареста в целях экстрадиции, если не применяется Рамочное Решение 2002/584/ПВД, Бюро Sirene может попросить другое/другие Бюро Sirene о систематическом добавлении специального значка к предупреждениям, введенным согласно Статье 26 Решения по SIS II, в отношении своих граждан;

(b) любое Бюро Sirene, имеющее намерение сделать это, должно направить письменный запрос другому/другим Бюро Sirene;

(c) любые Бюро Sirene, которым адресован такой запрос, должны добавить специальный значок для заинтересованного государства-члена ЕС сразу после ввода предупреждения;

(d) специальный значок должен сохраняться до тех пор, пока направляющее запрос Бюро Sirene не попросит удалить его.

Если Бюро Sirene получает форму A, оно в кратчайшие сроки должно изучить все существующие источники для того, чтобы определить местонахождение человека. Если информации, предоставленной выдающим предупреждение государством-членом ЕС, недостаточно для получающего ее государства-члена ЕС, это не является поводом для прекращения поисков. Получающие государства-члены ЕС должны провести поиск в рамках, установленных национальным законодательством.

Если предупреждение об аресте проверено, а человек обнаружен или арестован в государстве-члене ЕС, информация, содержащаяся в форме A, может быть направлена получающим Бюро Sirene компетентному органу государства-члена ЕС, которое исполняет Европейский ордер на арест (EAW) или запрос об экстрадиции (ER). Если запрашивается оригинал Европейского ордера на арест (EAW) или запроса об экстрадиции (ER), выдающий судебный орган может передать его непосредственно исполняющему судебному органу (если выдающее и/или исполняющее государство-член ЕС не достигли иных договоренностей).

Общая процедура указана в Разделе 2.3.

В дополнение к этому применяется следующая процедура:

(a) о совпадении по отдельному человеку, в отношении которого было выдано предупреждение об аресте, должно всегда незамедлительно сообщаться в Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС. Кроме того после отправки формы G Бюро Sirene исполняющего государства-члена ЕС должно также сообщить о совпадении Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС по телефону при необходимости;

(b) в случае необходимости Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС должно направить всю соответствующую информацию по определенным мерам, которые должны быть приняты Бюро Sirene исполняющего государства-члена ЕС;

(c) в поле 091 формы G необходимо указать: орган, отвечающий за получение Европейского ордера на арест (EAW) или запроса об экстрадиции (ER), его контактные данные (почтовый адрес, номер телефона и при наличии номер факса и электронный адрес), номер для ссылок (при наличии), компетентное лицо (при наличии), запрашиваемый язык, время и способ передачи;

(d) в дополнение к этому Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС должно проинформировать другие Бюро Sirene о совпадении посредством формы M, если на основе фактов из дела и дальнейших поисков была установлена четкая связь с определенными государствами-членами ЕС;

(e) Бюро Sirene могут передавать дальнейшую информацию по предупреждениям в соответствии со Статьей 26 Решения по SIS II; они при этом могут действовать от имени судебных органов в случае, если указанная информация направляется в рамках оказания взаимной помощи в судебных вопросах.

Если компетентные судебные органы предоставляют Бюро Sirene исполняющего государства-члена ЕС информацию о том, возможна ли передача или экстрадиция лица, в отношении которого было выдано предупреждение об аресте, указанное Бюро Sirene должно незамедлительно предоставить информацию Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС посредством формы M с пометкой в поле 083 «ПЕРЕДАЧА» («SURRENDER») или «ЭКСТРАДИЦИЯ» («EXTRADITION») <*>. В случае необходимости детали передачи или экстрадиции должны быть переданы через Бюро Sirene в максимально короткие сроки.

<*> Ознакомьтесь также с Разделом 1.13.1. об указании срочности в формах Sirene.

Если необходим транзит лица, Бюро Sirene государства-члена ЕС, через территорию которого провозится данное лицо, должно предоставить необходимую информацию и помощь в ответ на запрос Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС или компетентного судебного органа, переданный через Бюро Sirene посредством формы M с пометкой «ТРАНЗИТ» («TRANSIT»), указанной в начале поля 083.

Удаление предупреждений об аресте в целях передачи или экстрадиции осуществляется после того, как лицо было передано или выдано компетентным органам выдающего предупреждение государства-члена ЕС; указанное предупреждение может быть также удалено, если судебное решение, на основании которого было выдано предупреждение, было отменено компетентным судебным органом в соответствии с национальным законодательством.

Обмен информацией о гражданах третьей страны, в отношении которых было выдано предупреждение, согласно Статье 24 Регламента по SIS II позволяет государствам-членам ЕС принимать решения в случае прошения на въезд или выдачи визы. Если человек уже находится на территории государства-члена ЕС, его национальные органы могут принимать соответствующие меры для выдачи разрешений на жительство, виз долгосрочного пребывания или высылки. В этом разделе ссылки на визы касаются виз долгосрочного пребывания, если не указано иное (например, повторная въездная виза).

Осуществление информационных процедур, установленных согласно Статье 5(4) Шенгенского кодекса о границах и процедур консультаций, установленных согласно Статье 25 Шенгенской Конвенции, входит в компетенцию органов, ответственных за пограничный контроль и выдающих разрешения на жительство или визы. В принципе Бюро Sirene должны принимать участие в указанных процедурах только для того, чтобы передавать дополнительную информацию, непосредственно связанную с предупреждениями (например, уведомление о совпадении, идентификации личности), или чтобы удалять предупреждения.

Однако Бюро Sirene могут принимать участие в передаче дополнительной информации, необходимой для высылки гражданина третьей страны или для отказа ему во въезде; они также могут участвовать в передаче любой дополнительной информации, появившейся в результате указанных действий.

Директива 2004/38/ЕС Европейского Парламента и Совета ЕС <*> не применяется в Швейцарии. Вследствие этого в случае обнаружения совпадения в отношении гражданина третьей страны, который пользуется правом на свободное передвижение, необходимо провести обычные консультации между Швейцарией, выдающим предупреждение государством-членом ЕС и любым другим государством-членом ЕС, которое может располагать существенной информацией о праве гражданина третьей страны на свободу передвижения.

<*> Директива 2004/38/ЕС Европейского Парламента и Совета ЕС от 29 апреля 2004 г. о праве граждан Союза и членов их семей свободно передвигаться и проживать на территории государств-членов ЕС (ОЖ № L 158, 30.04.2004, стр. 77).

В соответствии со Статьей 25 Регламента по SIS II специальные правила распространяются на граждан третьей страны, пользующихся правом на свободное передвижение в значении Директивы 2004/38/ЕС. Бюро Sirene по мере возможности должно предоставить любую информацию, использованную для установления того, было ли введено предупреждение об отказе во въезде или пребывании в отношении лица, пользующегося правом на свободное передвижение <*>. В исключительном случае при вводе предупреждения в отношении гражданина третьей страны, пользующегося правом на свободное передвижение, Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС должно на основе информации, предоставленной органом, который ввел в систему предупреждение, направить форму M всем другим государствам-членам ЕС (см. Раздел 4.6. и 4.7.).

<*> Статья 30 Директивы 2004/38/ЕС предусматривает, что лицо, получившее отказ во въезде, должно быть уведомлено об этом в письменной форме и проинформировано обо всех основаниях, на которых было принято решение, если это не противоречит интересам безопасности государства.

В дополнение к этому Статья 26 Регламента по SIS II предусматривает, что с учетом определенных условий должны также вводиться предупреждения, касающиеся граждан третьей страны, в отношении которых приняты ограничительные меры, предназначенные для недопущения въезда или проезда через территорию государств-членов ЕС, принятые в соответствии со Статьей 29 Договора о Европейском Союзе <*>. Предупреждения должны вводиться компетентным органом государства-члена ЕС, который председательствует в Совете ЕС в момент принятия мер. Если указанное государство-член ЕС не имеет доступа к SIS II или к предупреждениям, то согласно Статье 24 Регламента по SIS II данная обязанность должна быть возложена на государство-член ЕС, которое будет председательствовать следующим и имеет доступ к SIS II или предупреждениям согласно Статье 24 Регламента по SIS II.

<*> Статья 26 Регламента по SIS II отсылает к Статье 15 Договора о Европейском Союзе. Однако в результате вступления в силу Лиссабонского Договора указанная Статья 15 стала Статьей 29 в сводной редакции Договора о Европейском Союзе.

Государства-члены ЕС должны установить необходимые процедуры для ввода, обновления и удаления таких предупреждений.

Общая процедура указана в Разделе 2.2.

Общая процедура указана в Разделе 2.11.1.

Проблемы могут возникнуть, если гражданин третьей страны, в отношении которого выдано предупреждение об отказе во въезде или пребывании, незаконно использует идентификационные данные гражданина Европейского Союза для того, чтобы попытаться въехать в страну. Если обнаружена такая ситуация, компетентные органы в государствах-членах ЕС могут быть поставлены в известность о надлежащем использовании функции SIS II в отношении незаконно использованных идентификационных данных. Предупреждения в отношении отказа во въезде не выдаются при установлении личности граждан Европейского Союза.

Общая процедура указана в Разделе 2.11.2.

Необходимо применять следующую процедуру:

(a) без ущерба действию специальной процедуры по обмену информацией, которая осуществляется в соответствии со Статьей 25 Шенгенской конвенции; а также без ущерба действию Раздела 4.8, в котором рассматривается обмен информации после обнаружения совпадения в отношении гражданина третьей страны, который пользуется правом на свободное передвижение (в этом случае обязательной является консультация Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС), исполняющее государство-член ЕС может проинформировать выдающее государство-член ЕС о том, что в ходе выполнения процедуры выдачи разрешения на жительство или визы было найдено совпадение по предупреждению в отношении отказа во въезде. При необходимости выдающее предупреждение государство-член ЕС может проинформировать другие государства-члены ЕС посредством формы M;

(b) при соответствующих запросах в соответствии с национальным законодательством Бюро Sirene заинтересованных государств-членов ЕС могут оказать содействие в передаче необходимой информации компетентным органам, ответственным за выдачу виз и разрешений на жительство.

Специальные процедуры, предусмотренные Статьей 25 Шенгенской конвенции

Процедура в соответствии со Статьей 25(1) Шенгенской конвенции

Если при рассмотрении вопроса о выдаче разрешения на жительство или визы государство-член ЕС обнаруживает, что в отношении соответствующего заявителя другим государством-членом ЕС выдано предупреждение об отказе во въезде или пребывании, оно должно обратиться за консультацией к выдающему предупреждение государству-члену ЕС через Бюро Sirene. Государство-член ЕС, рассматривающее вопрос о выдаче визы или разрешения на жительство, должно посредством формы № проинформировать выдающее предупреждение государство-член ЕС о решении выдавать или не выдавать визу или разрешение на жительство. Если государство-член ЕС решает выдать визу или разрешение на жительство, предупреждение необходимо удалить. При этом человек может быть занесен в национальный список предупреждений об отказе во въезде в выдающем предупреждение государстве-члене ЕС.

Процедура в соответствии со Статьей 25(2) Шенгенской конвенции

Если государство-член ЕС, которое ввело в систему предупреждение об отказе во въезде или пребывании, обнаруживает, что лицо, в отношении которого выдано предупреждение, получило визу или разрешение на жительство, оно должно инициировать процедуру проведения консультации с государством-членом ЕС, которое выдало визу или разрешение на жительство, через Бюро Sirene. Государство-член ЕС, выдавшее визу или разрешение на жительство, посредством формы O информирует выдающее предупреждение государство-член ЕС о решении аннулировать или не аннулировать разрешение на жительство или визу. Если указанное государство-член ЕС решает оставить в силе разрешение на жительство или визу, предупреждение необходимо удалить. При этом человек может быть занесен в национальный список предупреждений об отказе во въезде в государстве-члене ЕС.

Необходимо провести консультацию через Бюро Sirene посредством формы O, если государство-член ЕС, которое выдало разрешение на жительство или визу, обнаруживает, что в SIS II введено предупреждение об отказе во въезде или пребывании в отношении указанного лица <*>.

<*> В случае предупреждений об отказе во въезде, выданных в отношении членов семьи граждан ЕС, необходимо помнить, что в обычном порядке невозможно обратиться к SIS II до выдачи регистрационного сертификата такому человеку. Статья 10 Директивы 2004/38/ЕС указывает необходимые условия для приобретения права проживания на срок, превышающий 3 месяца, в принимающем государстве-члене ЕС членами семьи граждан Союза, являющимися гражданами третьей страны. Указанный перечень является исчерпывающим и не допускает обычного обращения к SIS II до получения регистрационного сертификата. Статья 27(3) указанной Директивы устанавливает, что государства-члены ЕС могут запросить, если они считают это необходимым, информацию у другого государства-члена ЕС только по поводу любых предыдущих записей в полиции (т.е. не всех данных SIS II). Такие запросы не должны делаться в обычном порядке.

Если третье государство-член ЕС (т.е. оно не является ни государством, выдавшим разрешение на жительство/визу, ни государством, выдавшим предупреждение) обнаруживает, что в систему введено предупреждение в отношении гражданина третьей страны, который имеет разрешение на жительство или визу от одного из государств-членов ЕС, оно должно уведомить и государство-член ЕС, выдавшее разрешение на жительство/визу, и выдающее предупреждение государство-член ЕС через Бюро Sirene посредством формы H.

Если в результате проведения процедуры, предусмотренной в соответствии со Статьей 25 Шенгенской конвенции, происходит удаление предупреждения об отказе во въезде или пребывании, Бюро Sirene с учетом их национального законодательства должны по запросу оказать соответствующую поддержку.

Специальные процедуры, предусмотренные Статьей 5(4)(a) и (c) Шенгенского кодекса о границах

4.5.1. Процедура, предусмотренная в случаях, подпадающих под действие Статьи 5(4)(a)

В соответствии со Статьей 5(4)(a) Шенгенского кодекса о границах гражданин третьей страны, в отношении которого выдано предупреждение об отказе во въезде или пребывании и который в то же самое время имеет разрешение на жительство, визу долгосрочного пребывания или повторную въездную визу, выданную одним из государств-членов ЕС, может въехать в транзитных целях в государство-член ЕС, которое выдало разрешение на жительство или повторную въездную визу, при пересечении границы третьего государства-члена ЕС. Во въезде может быть отказано, если указанное государство-член ЕС выдало национальное предупреждение об отказе во въезде. В обоих случаях по запросу компетентного органа Бюро Sirene государства-члена ЕС, на территорию которого лицо стремится въехать, должно отправить Бюро Sirene двух заинтересованных государств-членов ЕС сообщение (форма H, если транзит разрешен/форма G, если во въезде отказано), и проинформировать их о несоответствии и предложить проконсультироваться друг с другом или для того, чтобы удалить предупреждение в SIS II, или чтобы аннулировать разрешение на жительство или визу. Оно также может потребовать проинформировать его о результате всех консультаций.

Если гражданин третьей страны пытается въехать на территорию государства-члена ЕС, которое ввело в SIS II предупреждение, указанное государство может отказать ей/ему во въезде. Однако по запросу компетентного органа Бюро Sirene указанного государства-члена ЕС должно проконсультироваться с Бюро Sirene государства-члена ЕС, которое выдало разрешение на жительство или визу, для того, чтобы компетентный орган смог определить наличие достаточных оснований для аннулирования разрешения на жительство/визы. Государство-член ЕС, выдавшее визу или разрешение на жительство, посредством формы O информирует выдающее предупреждение государство-член ЕС о решении, аннулировать или не аннулировать разрешение на жительство или визу. Если указанное государство-член ЕС решает оставить в силе разрешение на жительство или визу, предупреждение необходимо удалить. При этом человек может быть занесен в национальный список предупреждений об отказе во въезде в государстве-члене ЕС.

Если лицо пытается въехать на территорию государства-члена ЕС, выдавшего разрешение на жительство или визу, ему/ей могут разрешить въехать на территорию, но Бюро Sirene указанного государства-члена ЕС по запросу компетентного органа должно проконсультироваться с Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС для того, чтобы соответствующий компетентный орган мог решить аннулировать разрешение на жительство/визу или удалить предупреждение. Государство-член ЕС, выдавшее разрешение на жительство или визу, посредством формы O информирует выдающее предупреждение государство-член ЕС о решении аннулировать или нет разрешение на жительство или визу. Если государство-член ЕС решает оставить в силе разрешение на жительство или визу, предупреждение необходимо удалить. При этом лицо может быть занесено в национальный список предупреждений об отказе во въезде в государстве-члене ЕС.

4.5.2. Процедура, предусмотренная в случаях, подпадающих под действие Статьи 5(4)(c)

В соответствии со Статьей 5(4)(c) государство-член ЕС может отступить от принципа, когда лицу, в отношении которого выдается предупреждение об отказе во въезде, отказано во въезде по гуманитарным соображениям, по соображениям национального интереса или из-за международных обязательств. По запросу компетентного органа Бюро Sirene государства-члена ЕС, разрешившего въезд, должно проинформировать Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС об указанной ситуации посредством формы H.

4.6. ОБЩИЕ ПРАВИЛА В ОТНОШЕНИИ ПРОЦЕДУР, УКАЗАННЫХ В РАЗДЕЛЕ 4.5.

(a) Бюро Sirene государства-члена ЕС, которое выдало или намерено выдать или оставить в силе разрешение на жительство или визу долгосрочного пребывания, во время процедуры консультации отправляет только одну форму № или форму O для информирования государства-члена ЕС, которое выдало или планирует выдать предупреждение об отказе во въезде, об окончательном решении о выдаче, оставлении в силе или аннулировании разрешения на жительство или визы.

(b) Процедура консультации проводится либо как процедура для целей Статьи 25(1) Шенгенской конвенции, либо как процедура для целей Статьи 25(2) Шенгенской конвенции.

(c) При отправлении форм M, G или H в контексте процедуры консультации, они помечаются ключевым словом «процедура консультации». (форма M: поле 083; форма G: поле 086; форма H: поле 083).

Без ущерба действию специальных процедур по обмену информацией, который осуществляется в соответствии со Статьей 5(4)(a) и (c) Шенгенского кодекса о границах; без ущерба действию Раздела 4.8 в отношении обмена информацией при обнаружении совпадения по гражданину третьей страны, который пользуется правом свободного передвижения (в этом случае обязательной является консультация выдающего предупреждение государства-члена ЕС через его Бюро Sirene), государство-член ЕС может запросить информацию о любых совпадениях по предупреждениям об отказе во въезде или пребывании, которые оно ввело в систему.

Бюро Sirene государств-членов ЕС, которые ввели предупреждения об отказе во въезде, необязательно информируются о любых совпадениях как само собой разумеющееся, но они могут быть проинформированы в исключительных обстоятельствах. В любом случае в зависимости от принятой меры могут быть отправлены форма G или форма H, если требуется дополнительная информация. Форма G всегда направляется, если обнаружено совпадение по человеку, пользующемуся правом свободного передвижения.

Несмотря на положения предыдущего параграфа, как указано в Разделе 10, все Бюро Sirene должны вести статистику по совпадениям по всем иностранным предупреждениям на их территории.

Необходимо применять следующую процедуру:

(a) государство-член ЕС может запросить информацию о любых совпадениях по выданным им предупреждениям об отказе во въезде или пребывании. Любое государство-член ЕС, желающее воспользоваться данной возможностью, должно в письменной форме запросить об этом другие государства-члены ЕС;

(b) исполняющее государство-член ЕС может проявить инициативу и проинформировать выдающее предупреждение государство-член ЕС о том, что по предупреждению найдено совпадение и что гражданину третьей страны не был разрешен въезд или он был выслан с Шенгенской территории;

(c) при принятии мер на основании совпадения Бюро Sirene исполняющего государства-члена ЕС отправляет форму G в Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС; форма G также отправляется в случае совпадения, если для применения мер требуется дополнительная информация.

(d) При получении от выдающего предупреждение государства-члена ЕС информации, указанной в пункте (c):

(i) при принятии мер исполняющее государство-член ЕС уведомляет Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС посредством формы M (а не другой формы G в отношении этого же совпадения),

(ii) если меры не применены, исполняющее государство-член ЕС уведомляет Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС посредством формы H, или

(iii) если требуется дальнейшая консультация, то она проводится посредством формы M,

(iv) в процедуре консультации окончательный обмен формами осуществляется посредством формы № или O.

(e) если на своей территории государство-член ЕС обнаруживает гражданина третьей страны, в отношении которого было выдано предупреждение, Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС по запросу направляет требуемую информацию для того, чтобы вернуть соответствующего гражданина. В зависимости от требований исполняющего государства-члена ЕС указанная информация, предоставленная в форме M, должна содержать:

вид и причину решения;
наименование органа, выдающего решение;
дату решения;
дату уведомления (дата, когда решение вручено);
дату вступления в силу;
дату окончания срока действия решения или срок действия;
информацию о том, осуждено ли лицо, и вид наказания.

Если лицо, в отношении которого было вынесено предупреждение, остановлено на границе, должны соблюдаться процедуры, установленные в Шенгенском кодексе о границах, и процедуры, установленные выдающим предупреждение государством-членом ЕС.

Может возникнуть острая необходимость в дополнительной информации, полученной в результате обмена через Бюро Sirene в особых случаях для достоверного установления личности человека.

В отношении гражданина третьей страны, который пользуется правом свободного передвижения в значении Директивы 2004/38/ЕС, должны применяться специальные правила <*>.

<*> В соответствии с Директивой 2004/38/EC лицу, пользующемуся правом свободного передвижения, может быть отказано во въезде или пребывании только исходя из соображений государственной безопасности или национальных интересов, если их личное поведение представляет собой реальную, настоящую и существенную угрозу для одного из основополагающих интересов общества и если соблюдены иные критерии, установленные в Статье 27(2) указанной Директивы. Статья 27(2) предусматривает: «Меры, принятые исходя из соображений государственной безопасности и национальных интересов, должны соответствовать принципу соразмерности юридической ответственности и должны основываться исключительно на личном поведении указанного лица. Предыдущие судимости сами по себе не должны являться основанием для принятия таких мер. Поведение указанного лица должно представлять собой реальную, настоящую и существенную угрозу для одного из основополагающих интересов общества. Не принимаются во внимание обстоятельства, не связанные с особенностями дела или основанные на соображениях общей превенции». Кроме того существуют дополнительные ограничения для лиц, пользующихся правом постоянного проживания, которым может быть отказано во въезде или пребывании исходя из серьезных соображений государственной безопасности и национальных интересов, как установлено в Статье 28(2) Директивы 2004/38/ЕС.

Если обнаружено совпадение по гражданину третьей страны, который пользуется правом свободного передвижения в значении Директивы 2004/38/ЕС, должны применяться специальные правила (но обратите внимание на введение к Разделу 4 о позиции Швейцарии). Необходимо применять следующую процедуру:

(a) по запросу компетентного органа Бюро Sirene исполняющего государства-члена ЕС должно незамедлительно связаться с Бюро Sirene выдающего государства-члена ЕС посредством формы G для получения информации, необходимой для немедленного принятия мер;

(b) после получения запроса о предоставлении информации Бюро Sirene выдающего государства-члена ЕС незамедлительно должно начать сбор необходимой информации и максимально быстро передать ее в Бюро Sirene исполняющего государства-члена ЕС;

(c) Бюро Sirene выдающего государства-члена ЕС должно выяснить у компетентного органа, может ли предупреждение храниться в соответствии с Директивой 2004/38/ЕС в случае, если указанной информации недостаточно. Если компетентный орган принимает решение о хранении предупреждения, Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС должно проинформировать об этом все другие Бюро Sirene посредством формы M;

(d) через свое Бюро Sirene исполняющее государство-член ЕС должно проинформировать Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС о том, были ли выполнены необходимые меры (посредством формы M) или нет (посредством формы H) <*>.

<*> В соответствии с Директивой 2004/38/EC исполняющее государство-член ЕС не может ограничить свободное передвижение граждан третьей страны, пользующихся правом свободного передвижения по причине того, что выдающее предупреждение государство-член ЕС сохраняет предупреждение, если не выполняются условия, указанные в предыдущей сноске.

В случае если при отсутствии совпадения государство-член ЕС обнаруживает предупреждение об отказе во въезде в отношении гражданина третьей страны, который пользуется правом свободного передвижения, Бюро Sirene указанного государства-члена ЕС должно по запросу компетентного органа проинформировать об этом посредством формы M Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС.

Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС должно выяснить у компетентного органа, может ли предупреждение храниться в соответствии с Директивой 2004/38/ЕС в случае, если указанной информации недостаточно. Если компетентный орган принимает решение о хранении предупреждения, Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС должно проинформировать об этом все другие Бюро Sirene посредством формы M.

Без ущерба действию специальных процедур, предусмотренных Статьей 25 Шенгенской конвенции и Статьей 5(4)(a) и (c) Шенгенского кодекса о границах, предупреждения об отказе во въезде или пребывании граждан третьей страны должны быть удалены:

(a) по истечении срока действия предупреждения;

(b) на основании решения компетентного органа выдающего предупреждение государства-члена ЕС;

(c) по истечении срока действия отказа во въезде, если компетентный орган выдающего предупреждение государства-члена ЕС установил срок действия своего решения; или

(d) после получения гражданства одного из государств-членов ЕС. Если смена гражданства привлекает внимание Бюро Sirene государства-члена ЕС, которое не выдавало предупреждение, оно должно проконсультироваться с Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС и при необходимости отправить форму J в соответствии с процедурой внесения поправок и удаления данных, оказавшихся недостоверными в плане юридического или фактического содержания (см. Раздел 2.7).

Общая процедура указана в Разделе 2.2.

Общая процедура указана в Разделе 2.11.1.

Общая процедура указана в Разделе 2.11.2.

Могут возникнуть определенные обстоятельства в случае, если обнаруживается совпадение по предупреждению в отношении лица, пропавшего без вести, и компетентные органы исполняющего государства-члена ЕС принимают решение о том, что необходимые меры не могут быть приняты и/или никаких дальнейших действий по предупреждению принято не будет. Указанное решение может быть принято даже, если компетентные органы выдающего предупреждение государства-члена ЕС принимают решение сохранить предупреждение в SIS II. В таких случаях исполняющее государство-член ЕС может запросить добавить специальный значок после обнаружения совпадения. При добавлении специального значка применяются общие процедуры, указанные в Разделе 2.6.

Альтернативных мер, которые необходимо принять по предупреждениям в отношении лиц, пропавших без вести, не существует.

Бюро Sirene должны иметь беспрепятственный доступ ко всей соответствующей дополнительной информации на национальном уровне по поводу предупреждений в отношении лица, пропавшего без вести, для того, чтобы Бюро Sirene могли принимать активное участие в достижении благоприятных результатов по делам, в содействии идентификации личности и предоставлении дополнительной информации в короткие сроки по вопросам, связанным с определенным делом. Соответствующая дополнительная информация может относиться, в частности, к национальным решениям по опеке над ребенком или инвалидом или к запросам по поводу использования механизмов «Предупреждений в отношении Ребенка» («Child Alert»).

Так как не все уязвимые лица, пропавшие без вести, будут пересекать национальные границы, решения о передаче дополнительной информации (об описательных сведениях) и ее получателях должны приниматься в каждом конкретном случае с учетом целого ряда обстоятельств. Во исполнение решения на национальном уровне о том, какое количество дополнительной информации необходимо передать, Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС, насколько это целесообразно, принимает одну из следующих мер:

(a) сохранить информацию для того, чтобы передать дополнительную информацию после получения запроса от другого государства-члена ЕС;

(b) передать форму M соответствующему Бюро Sirene, если конкретная информация указывает на вероятное место назначения лица, пропавшего без вести;

(c) передать форму M всем соответствующим Бюро Sirene с учетом обстоятельств исчезновения в целях передачи всех данных в отношении указанного лица за короткий промежуток времени.

В случае пропавшего без вести лица с высокой степенью вероятности совершения преступления поле 311 формы M должно начинаться словом «URGENT» («Срочно») и содержать объяснение причин срочности. (В случае если пропавший без вести несовершеннолетний не сопровождается <*>, то необходимо указать пояснение «Unaccompanied minor» («Несовершеннолетний без сопровождения»). Указанная срочность может быть подтверждена телефонным звонком, подчеркивающим важность формы M и ее срочный характер.

<*> Несовершеннолетние без сопровождения — это дети, как определено в Статье 1 Конвенции о правах ребенка от 20 ноября 1989 (CRC), которые разлучены с обоими родителями и другими родственниками и не находятся под присмотром взрослого, который в соответствии с законом или обычаем несет за это ответственность.

Необходимо использовать общий метод ввода структурированной дополнительной информации в согласованном порядке в отношении пропавшего без вести лица с высокой степенью вероятности совершения преступления <*>. Ввод информации осуществляется в поле 083 формы M.

<*> Данные об исчезновении:

(a) место, дата и время исчезновения;

(b) обстоятельства исчезновения.

Особенности внешности пропавшего без вести лица:

(d) рост;

(e) цвет кожи;

(f) цвет и форма волос;

(g) цвет глаз;

(h) иные физические особенности (т.е. пирсинг, деформации, ампутации, татуировки, шрамы, родимые пятна и т.д.);

(i) психологические особенности: склонность к самоубийству, психические заболевания, агрессивное поведение и т.д.;

(j) другие особенности: необходимая медицинская помощь и т.д.;

(k) одежда, которая была на нем в момент исчезновения;

(l) фотография: предоставлена или нет;

(m) предсмертная форма: доступна или нет.

Соответствующая информация:

(n) лицо/лица, которые могли сопровождать его или ее (и номер Шенгенского документа, удостоверяющего личность, при наличии такового);

(o) транспортное средство/средства, имеющие отношение к делу (номер Шенгенского документа при наличии такового);

(p) при наличии: номер мобильного телефона/последний «логин», последний контакт через социальные сети в интернете;

Названия различных подполей не вводятся в качестве части поля 083, это лишь рекомендательная буква. Если данные уже имеются в полях самого предупреждения, информация должна быть введена в предупреждение, в том числе отпечатки пальцев или фотографии.

Как только Бюро Sirene получило информацию, ее необходимо в целях увеличения возможностей по обнаружению местонахождения человека целенаправленно и мотивированно передать, насколько это целесообразно:

(a) соответствующим пограничным постам;

(b) компетентным административным и полицейским органам для обнаружения и защиты людей;

Общая процедура указана в Разделе 2.3.

В дополнение к этому необходимо применять следующие правила:

(a) по мере возможности Бюро Sirene должны передавать необходимую информацию медицинского характера в отношении соответствующего лица/лиц, пропавших без вести, в случае, если необходимо принять меры для их защиты.

Переданная информация должна храниться в течение надлежащего времени и использоваться только в целях лечения указанного лица;

(b) Бюро Sirene исполняющего государства-члена ЕС всегда должно сообщать о местонахождении лица Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС;

(c) в соответствии со Статьей 33(2) Решения по SIS II сообщение о местонахождении пропавшего без вести совершеннолетнего лица человеку, который заявил о его или ее отсутствии, должно осуществляться с согласия лица, пропавшего без вести <*>. Согласие должно быть оформлено в письменной форме или как минимум должен иметься письменный протокол. В тех случаях, когда согласие не дано, это в официальном порядке должно быть оформлено письменно или запротоколировано. Однако компетентные органы могут сообщить лицу, заявившему о его или ее отсутствии, о том, что предупреждение было удалено в результате обнаружения совпадения.

<*> Для ясности в отношении согласия в делах о защите граждан с учетом обработки персональных данных и о свободном обращении таких данных ознакомьтесь со Статьей 2(h) Директивы 95/46/ЕС.

В случае существенной задержки удаления предупреждения выдающим предупреждение государством-членом ЕС, об этом необходимо сообщить Бюро Sirene исполняющего государства-члена ЕС для добавления к предупреждению специального значка, как описано в Разделе 5.4 Руководства Sirene.

5.7.1. Несовершеннолетние

Предупреждение должно быть удалено в следующих случаях:

(a) решение по делу (например, несовершеннолетний репатриирован; компетентные органы исполняющего государства-члена ЕС принимают решение об уходе за ребенком);

(b) истечение срока предупреждения; или

5.7.2. Взрослые в случаях, не требующих защитных мер

Предупреждение должно быть удалено в следующих случаях:

(a) применение меры (местонахождение установлено исполняющим государством-членом ЕС);

(b) истечение срока действия предупреждения; или

5.7.3. Взрослые в случаях, требующих защитных мер

Предупреждение должно быть удалено в следующих случаях:

(a) применение меры (лицо помещено под защиту);

(b) истечение срока действия предупреждения; или

В соответствии с национальным законодательством, если лицо находится под официальной защитой, предупреждение может быть оставлено в силе до репатриации этого лица.

Общая процедура указана в Разделе 2.2.

Общая процедура указана в Разделе 2.11.1.

Общая процедура указана в Разделе 2.11.2.

Общая процедура указана в Разделе 2.3.

В дополнение к этому применяются следующие правила:

(a) для выяснения настоящего места проживания необходимо использовать все меры, допустимые национальным законодательством государства-члена ЕС, в котором было обнаружено указанное лицо;

(b) необходимо принять национальные процедуры в соответствующих случаях для того, чтобы гарантировать хранение предупреждений в SIS II в течение времени, необходимого для достижения целей, ради которых они были введены в систему.

Бюро Sirene могут передавать дальнейшую информацию по предупреждениям, введенным в систему в соответствии со Статьей 34 Решения по SIS II, и при этом действовать от имени судебных органов, если указанная информация предоставляется в рамках оказания взаимной помощи в судебных вопросах.

Предупреждение должно быть удалено в следующих случаях:

(a) сообщение о местонахождении лица компетентному органу выдающего предупреждение государства-члена ЕС. В случае если на основании переданной информации невозможно действовать (например, неправильный адрес или отсутствие постоянного местожительства) Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС информирует об этом Бюро Sirene исполняющего государства-члена ЕС в целях решения проблемы;

(b) истечение срока действия предупреждения; или

В случае если совпадение обнаружено в государстве-члене ЕС и подробные адресные данные были переданы выдающему предупреждение государству-члену ЕС, и последующее совпадение в этом государстве-члене ЕС показывает такие же адресные данные, совпадение должно быть записано в исполняющем государстве-члене ЕС, однако при этом ни адресные данные, ни форма G повторно не отправляются выдавшему предупреждение государству-члену ЕС. В таких случаях исполняющее государство-член ЕС сообщает исполняющему государству-члену ЕС о повторяющихся совпадениях, и выдающее предупреждение государство-член ЕС рассматривает необходимость в сохранении предупреждения.

Общая процедура указана в Разделе 2.2.

Общая процедура указана в Разделе 2.11.1.

Общая процедура указана в Разделе 2.11.2.

При вводе предупреждения Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС информирует об этом все другие Бюро Sirene посредством формы M в следующих случаях:

(a) предупреждение о скрытой или специальной проверке выдано с запросом о незамедлительном сообщении о совпадении выдающему предупреждение Бюро Sirene; в форме M указывается текст «СТАТЬЯ 36(2) Решения по SIS II — немедленное принятие мер» или «СТАТЬЯ 36(3) Решения по SIS II — немедленное принятие мер». Обоснование для немедленное принятие мер также указывается в поле 083 формы M; или

(b) орган, ответственный за национальную безопасность, запрашивает выдачу предупреждения в соответствии со Статьей 36(3) Решения по SIS II; в форме M указывается текст «СТАТЬЯ 36(3) Решения по SIS II».

Если предупреждение выдается в соответствии со Статьей 36(3) Решения по SIS II», в форме M в поле 080 необходимо указать наименование органа, запрашивающего ввод предупреждения, сначала на языке выдающего предупреждение государства-члена ЕС, затем также на английском языке, а в поле 081 — его контактную информацию в формате, не требующем перевода.

Конфиденциальность определенной информации должна быть гарантирована национальным законодательством. Также необходимо гарантировать то, что контакты между Бюро Sirene отделены от любых контактов между службами, ответственными за национальную безопасность.

Общая процедура указана в Разделе 2.6.

Альтернативных мер, которые необходимо принять по предупреждениям в отношении специальных или скрытых проверок, не существует.

В дополнение к этому, если орган, ответственный за национальную безопасность в исполняющем государстве-члене ЕС принимает решение о том, что к предупреждению необходимо добавить специальный значок, он должен связаться со своим национальным Бюро Sirene и проинформировать его о том, что запрашиваемые меры не могут быть выполнены. Бюро Sirene при этом должно запросить добавление специального значка, отправив форму F в Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС. Необходимо указать основания для добавления специального значка. Однако вопросы конфиденциального характера не раскрываются (см. Раздел 7.6.(b)).

Общая процедура указана в Разделе 2.3.

В дополнение к этому применяются следующие правила:

(a) при обнаружении совпадения по предупреждению, выданному согласно Статье 36(3) Решения по SIS II, Бюро Sirene исполняющего государства-члена ЕС должно проинформировать Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС о результатах (скрытой проверки или специальной проверки) посредством формы G. Вместе с этим Бюро Sirene исполняющего государства-члена ЕС должно проинформировать свой собственный орган, ответственный за национальную безопасность;

(b) для гарантии конфиденциальности информации требуется специальная процедура. Вследствие этого любые контакты между органами, ответственными за национальную безопасность, должны содержаться отдельно от контактов между Бюро Sirene. Поэтому основания для запроса о добавлении специального значка должны обсуждаться только между органами, ответственными за национальную безопасность, а не через Бюро Sirene.

(c) при обнаружении совпадения по предупреждению, в отношении которого имеется запрос о немедленном сообщении, необходимо безотлагательно отправить форму G в Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС.

Предупреждение должно быть удалено в случае:

(a) истечения срока предупреждения; или

(b) решения компетентного органа выдающего предупреждение государства-члена ЕС.

Системы автоматического распознавания номерных знаков (ANPR)

См. Раздел 9.

Общая процедура указана в Разделе 2.2.

8.2.1. Проверка неоднократных предупреждений по транспортному средству

Обязательные критерии идентификации для проверки неоднократных предупреждений по транспортному средству включают в себя:

(a) регистрационный/номерной знак; и/или

(b) идентификационный номер транспортного средства (VIN).

Оба номера могут находиться в SIS II.

Если при вводе нового предупреждения установлено, что тот же самый идентификационный номер транспортного средства (VIN) и/или регистрационный знак уже находятся в SIS II, предполагается, что новое предупреждение приведет к неоднократным предупреждениям в отношении того же транспортного средства. Однако указанный метод проверки эффективен только в том случае, если применяются те же самые критерии. Сопоставление вследствие этого не всегда возможно.

Бюро Sirene необходимо привлечь внимание пользователей к проблемам, которые могут возникнуть в случае, если сверялся только один из номеров, а также к проблемам с двойниками идентификационного номера транспортного средства и с повторным использованием номерного знака. Положительный ответ не означает автоматически, что найдено совпадение, а отрицательный ответ не означает, что по данному транспортному средству нет предупреждения.

Критерии идентификации, служащие для установления факта идентичности данных двух транспортных средств, указаны в разделе 2.2.3.

Процедуры проведения консультаций по проверкам неоднократных и несовместимых предупреждений, применяемые Бюро Sirene в отношении транспортных средств, должны быть такими же, как и в отношении людей. Общая процедура указана в Разделе 2.2.

Бюро Sirene государства-члена ЕС, выдающего предупреждение, должно сохранять записи о любых запросах на ввод нового предупреждения, которые после консультаций были отклонены в силу положений, указанных выше, до тех пор, пока предупреждение не будет удалено.

8.2.2. Двойники идентификационного номера транспортного средства

Двойник идентификационного номера транспортного средства относится к транспортному средству, введенному в SIS II, того же вида с тем же идентификационным номером транспортного средства (vehicle identification number — VIN), что и транспортное средство оригинального производства (например, трактор и мотоцикл с тем же самым идентификационным номером транспортного средства не подпадают под эту категорию). Во избежание негативных последствий повторного ареста транспортного средства оригинального производства с тем же идентификационным номером должна применяться следующая специальная процедура:

(a) если установлено возможное наличие двойника идентификационного номера транспортного средства, Бюро Sirene при необходимости должно:

(i) гарантировать, что в предупреждении SIS II нет ошибки, и что информация по предупреждению является исчерпывающей;

(ii) проверить обстоятельства дела, ставшие причиной ввода предупреждения в SIS II;

(iii) выяснить прошлое обоих транспортных средств, начиная от их производства;

(iv) потребовать провести тщательную проверку арестованного транспортного средства, в частности, его идентификационного номера, для того, чтобы выяснить, является ли транспортное средство оригинально произведенным.

Все соответствующие Бюро Sirene должны тесно взаимодействовать по вопросам принятия таких мер;

(b) в случае если наличие двойника идентификационного номера транспортного средства подтверждено, выдающее предупреждение государство-член ЕС должно рассмотреть возможность сохранения предупреждения в SIS II. Если государство-член ЕС решает сохранить предупреждение в SIS II, выдающее государство-член ЕС должно:

(i) добавить в предупреждение примечание в отношении транспортного средства «Подозрение в клонировании» («Suspicion of clone») <*>;

<*> «Suspicion of clone» («Подозрение в клонировании») относится к случаям, когда, например, паспорт транспортного средства украден и использован для перерегистрации другого транспортного средства той же марки, модели и цвета, которое также было украдено.

(ii) пригласить собственника транспортного средства оригинального производства при условии его прямого согласия и в соответствии с национальным законодательством предоставить Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС всю необходимую информацию во избежание негативных последствий ошибочной идентификации;

(iii) отправить через свое Бюро Sirene всем другим Бюро форму M, указав при необходимости особенности транспортного средства оригинального производства, отличающие его от транспортного средства, внесенного в SIS II. В форме M в поле 083 необходимо указать следующие слова «ORIGINAL MANUFACTURED VEHICLE» («ТРАНСПОРТНОЕ СРЕДСТВО ОРИГИНАЛЬНОГО ПРОИЗВОДСТВА»);

(c) если при запросе SIS II обнаружено примечание по транспортному средству «Suspicion of clone» («Подозрение в клонировании»), пользователь, проводящий проверку, должен обратиться к национальному Бюро Sirene для того, чтобы получить дополнительную информацию и уточнить, находится ли проверяемое транспортное средство в розыске или оно является транспортным средством оригинального производства;

(d) если во время проверки установлено, что информация, указанная в форме M, более не является актуальной, Бюро Sirene исполняющего государства-члена ЕС должно связаться с Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС, в целях проверки наличия действующего законного права собственности на транспортное средство. Последнее Бюро Sirene должно направить новую форму M, где в поле 083 необходимо указать следующие слова «ORIGINAL MANUFACTURED VEHICLE» («ТРАНСПОРТНОЕ СРЕДСТВО ОРИГИНАЛЬНОГО ПРОИЗВОДСТВА»).

Бюро Sirene могут передавать дальнейшую информацию по предупреждениям, введенным согласно Статье 38 Решения по SIS II, и при этом действовать от имени судебных органов, если указанная информация передается в рамках оказания взаимной помощи в судебных вопросах в соответствии с национальным законодательством.

Бюро Sirene должны в максимально короткий срок направить дополнительную информацию посредством формы P, если об этом был отправлен запрос в поле 089 формы G и если обнаружено совпадение по предупреждению в отношении ареста или использования в качестве доказательства, выданного по транспортному средству, воздушному судну, водному транспорту, производственному оборудованию или контейнеру в соответствии со Статьей 38 Решения по SIS II.

Если учесть, что запрос срочный и нет возможности вследствие этого незамедлительно подобрать всю информацию, необязательно заполнять все поля формы P. Однако необходимо приложить все усилия по подбору информации, относящейся к главным заголовкам: 041, 042, 043, 162, 164, 165, 166, 167 и 169.

В случае обнаружения совпадения в отношении идентифицируемого компонента предмета Бюро Sirene исполняющего государства-члена ЕС информирует бюро Sirene выдавшего предупреждение государства-члена ЕС об обстоятельствах обнаружения совпадения посредством формы G, поясняя в поле 090 (Дополнительная информация), что арестован не целый предмет, а его компонент(ы). В случае если несколько компонентов обнаружены одновременно, отправляется только одна форма G, так как они относятся к одному предупреждению. Предупреждение не должно быть удалено до выполнения условий, указанных в Разделе 8.4.

Предупреждение должно быть удалено в случае:

(a) ареста предмета или эквивалентной меры, с последующим обменом дополнительной информацией между Бюро Sirene, или если предмет подвергается другой административной или судебной процедуре (например, судебная процедура о добросовестном приобретении, спор о праве собственности или оказание правовой помощи по доказательствам);

(b) истечения срока предупреждения; или

Указанные системы важны для предупреждений в соответствии со Статьями 36 и 38 Решения по SIS II. Вследствие широкого применения ANPR в правоохранительных целях существует техническая возможность за короткое время получить многочисленные совпадения по транспортному средству или номерному знаку.

Поскольку некоторые системы автоматического распознавания номерных знаков (ANPR) являются неавтоматическими, существует вероятность того, что транспортное средство будет обнаружено и затребованные меры приняты. В этом случае до принятия любой меры пользователи системы ANPR должны проверить, было ли обнаружено совпадение в отношении предупреждения через систему ANPR согласно Статьям 36 или 38 Решения по SIS II.

Однако большинство стационарных систем ANPR часто являются автоматическими. Исходя из этого, запрашиваемые меры могут быть не приняты, несмотря на то, что техника зарегистрирует прохождение транспортного средства и будет обнаружено совпадение.

В случае если запрашиваемые меры не могли быть приняты, для предупреждений по Статье 36 и для предупреждений по Статье 38 применяется следующая общая процедура:

В случае первого совпадения направляется форма H. Если требуется больше информации по передвижению транспортного средства, Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС связывается с Бюро Sirene исполняющего предупреждение государства-члена ЕС для того, чтобы обсудить потребности в информации.

Для предупреждений согласно Статье 36 применяется следующая процедура:

(a) Бюро Sirene государства-члена ЕС, обнаружившего совпадение, должно проинформировать выдающее предупреждение Бюро Sirene об обстоятельствах обнаружения совпадения, посредством формы G, указав в поле 086 «ANPR». Если необходимо больше информации о передвижении транспортного средства, Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС связывается с Бюро Sirene исполняющего государства-члена ЕС;

(b) Бюро Sirene государства-члена ЕС, обнаружившего совпадение по предупреждению в отношении специальной проверки, при этом запрашиваемые меры не могли быть приняты, должно проинформировать выдающее предупреждение Бюро Sirene об обстоятельствах обнаружения совпадения посредством формы H, указав в поле 083 «ANPR» со словами следующего содержания: «Данное совпадение обнаружено с помощью ANPR. Пожалуйста, сообщите нам, если ваша страна желает получить информацию о последующих совпадениях, полученных через ANPR, в отношении указанного транспортного средства или номерного знака, если запрашиваемые меры не могут быть приняты»;

(c) выдающее предупреждение государство-член ЕС должно принять решение о том, достигло ли предупреждение своей цели, необходимо ли его удалить и нужно ли проводить двусторонние переговоры по вопросам, связанным с потребностью в информации.

Для предупреждений согласно Статье 38 применяется следующая процедура:

(a) в тех случаях, когда обнаружено совпадение и запрашиваемая мера была принята, Бюро Sirene государства-члена ЕС, обнаружившего совпадение, должно проинформировать выдающее предупреждение Бюро Sirene об обстоятельствах обнаружения совпадения посредством одной формы G;

(b) в тех случаях, когда обнаружено совпадение и запрашиваемая мера не была принята, Бюро Sirene государства-члена ЕС, обнаружившего совпадение, информирует Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС об обстоятельствах обнаружения совпадения посредством формы H, указав в поле 083 «ANPR» со словами следующего содержания: «Данное совпадение обнаружено с помощью ANPR. Пожалуйста, сообщите нам, если ваша страна желает получить информацию о последующих совпадениях, полученных через ANPR, в отношении указанного транспортного средства или номерного знака, если запрашиваемые меры не могут быть приняты»;

(c) при получении такой формы H Бюро Sirene выдающего предупреждение государства-члена ЕС должно проконсультироваться с компетентными органами, которые отвечают за принятие решения по поводу получения дальнейшей информации или форм H, переданных на двусторонней основе Бюро Sirene исполняющего предупреждение государства-члена ЕС.

Один раз в год Бюро Sirene должны предоставлять статистику, которую необходимо направлять в Агентство и Европейскую Комиссию. Статистику также необходимо направить после запроса Европейскому инспектору по защите данных и компетентным национальным органам по защите данных. Статистика включает в себя определенное количество форм каждого типа, переданное каждому государству-члену ЕС. В частности, статистика показывает количество совпадений и специальных значков. Между совпадениями, найденными по предупреждениям, выданным другим государством-членом ЕС, и совпадениям, найденным государством-членом ЕС по предупреждениям, выданным им самим, необходимо проводить различие.

Дополнение 5 устанавливает процедуры и формат для обеспечения статистики согласно указанному Разделу.

COMMISSION IMPLEMENTING DECISION No. 2013/115/EU ON THE SIRENE MANUAL AND OTHER IMPLEMENTING MEASURES FOR THE SECOND GENERATION SCHENGEN INFORMATION SYSTEM (SIS II)

(Brussels, 26.II.2013)

(notified under document C(2013) 1043)

(Only the Bulgarian, Czech, Danish, Dutch, English,
Estonian, Finnish, French, German, Greek, Hungarian,
Italian, Latvian, Lithuanian, Maltese, Polish, Portuguese,
Romanian, Slovak, Slovenian, Spanish and Swedish
texts are authentic)

(Amended by: Commission Implementing Decision 2015/219/EU
of 29 January 2015)

The European Commission,

Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,

Having regard to Regulation (EC) No 1987/2006 of the European Parliament and of the Council of 20 December 2006 on the establishment, operation and use of the second generation Schengen Information System (SIS II) <*>, and in particular Articles 8(4), 9(1) and 20(3), point (a) of Article 22 and Articles 36(4) and 37(7) thereof, and Council Decision 2007/533/JHA of 12 June 2007 on the establishment, operation and use of the second generation Schengen Information System (SIS II) <**>, and in particular Articles 8(4), 9(1) and 20(4), point (a) of Article 22 and Articles 51(4) and 52(7) thereof,

<*> OJ L 381, 28.12.2006, p. 4.

<**> OJ L 205, 7.8.2007, p. 63.

Having consulted the European Data Protection Supervisor,

Whereas:

(1) The second generation Schengen Information System (SIS II) will enter into operation in the first half of 2013. It will only contain the indispensable information allowing the identification of a person or an object and the necessary action to be taken. In addition, for SIS II to function properly, Member States will exchange supplementary information related to the alerts. This exchange of supplementary information is carried out by the Sirene Bureaux.

(2) To facilitate the work of the Sirene Bureaux and of users of SIS II involved in Sirene operations in their daily work, a Sirene Manual for SIS II was adopted in 2008 through a former first pillar legal instrument, Commission Decision 2008/333/EC <*>, as well as a former third pillar instrument, Commission Decision 2008/334/JHA <**>.

<*> OJ L 123, 8.5.2008, p. 1.

<**> OJ L 123, 8.5.2008, p. 39.

(3) Amendments to the Sirene Manual for SIS II are required now in order to better reflect the operational needs of users and staff involved in Sirene operations, to improve consistency of working procedures and to ensure that technical rules correspond to the state of the art.

(4) Member States have developed diverging rules about authorities having access to SIS II empowered to create, update or delete alerts. Furthermore, many Member States have integrated offices for international police cooperation including Europol, Interpol and Sirene matters in which staff carry out all necessary operations. It is therefore appropriate to extend the scope of the Sirene Manual to all users of SIS II and to all staff involved in Sirene operations.

(5) The provisions of the Sirene Manual need to be revised in order to reflect, inter alia, new technical capabilities for carrying out searches in SIS II; an updated description of the technical means of communication between Sirene Bureaux; clarification on procedures for alerts for refusal of entry; clarified procedures on management of SIS II alerts including the new categories of object introduced by Regulation (EC) No 1987/2006 and Decision 2007/533/JHA; procedures for exchanging supplementary information when it becomes clear that a SIS II alert concerns a vehicle that has been subject of criminal replication of vehicle details.

(6) To ensure the compliance of transcription and transliteration rules between SIS II and Sirene the rules on transcription and transliteration should be fully aligned with ICD 3.0 for SIS II, the latest version of the Interface Control Document referred to in Council Regulation (EC) No 189/2008 of 18 February 2008 on the tests of the second generation Schengen Information System (SIS II) <*>. Furthermore, the forms to be used by Sirene Bureaux for their exchanges of supplementary information should be aligned with the technical architecture set out in the document: «Data exchange between Sirene Bureaux (DEBS)». These forms should also use a more comprehensible, user-friendly format. It is moreover appropriate to set out an explanation of the procedures for gathering statistics on SIS II hits and on the exchange of supplementary information and to attach these explanations to the Manual as a new appendix.

<*> OJ L 57, 1.3.2008, p. 1.

(7) Due to the number of substantial changes made to the Sirene Manual for SIS II adopted in 2008 it is appropriate to adopt a new Sirene Manual. Therefore, Decisions 2008/333/EC and 2008/334/JHA should be repealed.

(8) Provisions on the protection of personal data and security of data in SIS II are set out in Regulation (EC) No 1987/2006 and Decision 2007/533/JHA. In the absence of specific provisions in Regulation (EC) No 1987/2006, Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council of 24 October 1995 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data <*> should apply to the exchange of supplementary information in relation to alerts based upon Article 24 of Regulation (EC) No 1987/2006. In the absence of specific provisions in Decision 2007/533/JHA, Council Framework Decision 2008/977/JHA of 27 November 2008 on the protection of personal data processed in the framework of police and judicial cooperation in criminal matters <**> should apply to the exchange of supplementary information relating to all other alerts.

<*> OJ L 281, 23.11.1995, p. 31.

<**> OJ L 350, 30.12.2008, p. 60.

(9) Given that Regulation (EC) No 1987/2006 builds upon the Schengen acquis, Denmark, in accordance with Article 5 of the Protocol on the position of Denmark annexed to the Treaty on European Union and the Treaty establishing the European Community, notified by letter of 15 June 2007 the transposition of this acquis into its national law. Denmark participates in Decision 2007/533/JHA. It is therefore bound to implement this Decision.

(10) The United Kingdom is taking part in this Decision to the extent that it does not concern the exchange of supplementary information in relation to Articles 24 and 25 of Regulation (EC) No 1987/2006, in accordance with Article 5 of the Protocol on the Schengen acquis integrated into the framework of the European Union annexed to the Treaty on European Union and the Treaty on the Functioning of the European Union, and Article 8(2) of Council Decision 2000/365/EC of 29 May 2000 concerning the request of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland to take part in some of the provisions of the Schengen acquis <*>.

<*> OJ L 131, 1.6.2000, p. 43.

(11) Ireland is taking part in this Decision to the extent that it does not concern the exchange of supplementary information in relation to Articles 24 and 25 of Regulation (EC) No 1987/2006, in accordance with Article 5 of the Protocol on the Schengen acquis integrated into the framework of the European Union annexed to the Treaty on European Union and the Treaty on the Functioning of the European Union, and Article 6(2) of Council Decision 2002/192/EC of 28 February 2002 concerning Ireland's request to take part in some of the provisions of the Schengen acquis <*>.

<*> OJ L 64, 7.3.2002, p. 20.

(12) As regards Cyprus, this Decision constitutes an act building upon the Schengen acquis or otherwise related to it within the meaning of Article 3(2) of the 2003 Act of Accession.

(13) As regards Iceland and Norway, this Decision constitutes a development of provisions of the Schengen acquis within the meaning of the Agreement concluded by the Council of the European Union and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the latters' association with the implementation, application and development of the Schengen acquis <*>, which fall within the area referred to in Article 1, point G of Council Decision 1999/437/EC <**> on certain arrangements for the application of that Agreement.

<*> OJ L 176, 10.7.1999, p. 36.

<**> OJ L 176, 10.7.1999, p. 31.

(14) As regards Switzerland, this Decision constitutes a development of provisions of the Schengen acquis within the meaning of the Agreement between the European Union, the European Community and the Swiss Confederation on the Swiss Confederation's association with the implementation, application and development of the Schengen acquis <*>, which falls within the area referred to in Article 1, point G of Decision 1999/437/EC read in conjunction with Article 4(1) of Council Decision 2004/860/EC <**>.

<*> OJ L 53, 27.2.2008, p. 52.

<**> OJ L 370, 17.12.2004, p. 78.

(15) As regards Liechtenstein, this Decision constitutes a development of provisions of the Schengen acquis within the meaning of the Protocol between the European Union, the European Community, the Swiss Confederation and the Principality of Liechtenstein on the accession of the Principality of Liechtenstein to the Agreement between the European Union, the European Community and the Swiss Confederation on the Swiss Confederation's association with the implementation, application and development of the Schengen acquis <*>, which fall within the area referred to in Article 1, point G, of Decision 1999/437/EC read in conjunction with Article 3 of Council Decision 2011/350/EU <**>.

<*> OJ L 160, 18.6.2011, p. 21.

<**> OJ L 160, 18.6.2011, p. 19.

(16) The measures provided for in this Decision are in accordance with the opinion of the Committee set up by Article 51 of Regulation (EC) No 1987/2006 and Article 67 of Decision 2007/533/JHA,

Has adopted this Decision:

The Sirene Manual and other implementing measures for the second generation Schengen Information System (SIS II) shall be as set out in the Annex and the Appendices thereof. They shall be applicable to staff involved in Sirene operations as well as to all users of SIS II.

Decisions 2008/333/EC and 2008/334/JHA are repealed.

This Decision shall take effect on the day of its notification.

It shall apply from the date to be fixed by the Council, acting by unanimity of its Members representing the governments of the Member States participating in SIS 1+ in accordance with Article 55(2) of Regulation (EC) No 1987/2006 and Article 71(2) of Decision 2007/533/JHA.

This Decision is addressed to the Kingdom of Belgium, the Republic of Bulgaria, the Czech Republic, the Kingdom of Denmark, the Federal Republic of Germany, the Republic of Estonia, Ireland, the Hellenic Republic, the Kingdom of Spain, the French Republic, the Italian Republic, the Republic of Cyprus, the Republic of Latvia, the Republic of Lithuania, the Grand Duchy of Luxembourg, Hungary, the Republic of Malta, the Kingdom of the Netherlands, the Republic of Austria, the Republic of Poland, the Portuguese Republic, Romania, the Republic of Slovenia, the Slovak Republic, the Republic of Finland, the Kingdom of Sweden and the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland.

Annex

THE SIRENE MANUAL AND OTHER IMPLEMENTING MEASURES FOR THE SECOND GENERATION SCHENGEN INFORMATION SYSTEM (SIS II)

On 14 June 1985, the Governments of the Kingdom of Belgium, the Federal Republic of Germany, the French Republic, the Grand Duchy of Luxembourg and the Kingdom of the Netherlands signed an agreement at Schengen, a small town in Luxembourg, with a view to enabling «(...) all nationals of the Member States to cross internal borders freely (...)» and to enable the «free circulation of goods and services».

The five founding countries signed the Convention implementing the Schengen Agreement <*> on 19 June 1990, and were later joined by the Italian Republic on 27 November 1990, the Kingdom of Spain and the Portuguese Republic on 25 June 1991, the Hellenic Republic on 6 November 1992, the Republic of Austria on 28 April 1995 and by the Kingdom of Denmark, the Kingdom of Sweden and the Republic of Finland on 19 December 1996.

<*> OJ L 239, 22.9.2000, p. 19.

Subsequently, as of 26 March 1995, the Schengen acquis was fully applied in Belgium, Germany, France, Luxembourg, Netherlands, Spain and Portugal <1>. As of 31 March 1998, in Austria and Italy <2>; as of 26 March 2000 in Greece <3> and finally, as of 25 March 2001, the Schengen acquis was applicable in full in Norway, Iceland, Sweden, Denmark and Finland <4>.

<1> Decision of the Executive Committee of 22 December 1994 on bringing into force the Convention implementing the Schengen Agreement of 19 June 1990 (SCH/Com-ex (94)29 rev. 2. (OJ L 239, 22.9.2000, p. 130).

<2> Decisions of the Executive Committee of 7 October 1997 (SCH/com-ex 97(27) rev. 4) for Italy and (SCH/com-ex 97(28)rev. 4) for Austria.

<3> Council Decision 1999/848/EC of 13 December 1999 on the full application of the Schengen acquis in Greece (OJ L 327, 21.12.1999, p. 58).

<4> Council Decision 2000/777/EC of 1 December 2000 on the application of the Schengen acquis in Denmark, Finland and Sweden, and in Iceland and Norway (OJ L 309, 9.12.2000, p. 24).

The United Kingdom (UK) and Ireland only take part in some of the provisions of the Schengen acquis, in accordance with Decision 2000/365/EC and Decision 2002/192/EC respectively.

In the case of the UK, the provisions in which the United Kingdom wished to take part (with exception of SIS) are applicable as of the 1 January 2005 <*>.

<*> Council Decision 2004/926/EC of 22 December 2004 on the putting into effect of parts of the Schengen acquis by the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland (OJ L 395, 31.12.2004, p. 70).

The Schengen acquis was incorporated into the legal framework of the European Union by means of protocols attached to the Treaty of Amsterdam <*> in 1999. A Council Decision was adopted on 12 May 1999, determining the legal basis for each of the provisions or decisions which constitute the Schengen acquis, in conformity with the relevant provisions of the Treaty establishing the European Community and the Treaty on European Union.

<*> OJ C 340, 10.11.1997.

From 1 May 2004, the Schengen acquis as integrated into the framework of the European Union by the Protocol annexed to the Treaty on European Union and to the Treaty establishing the European Community (hereinafter referred to as the Schengen Protocol), and the acts building upon it or otherwise related to it are binding on the Czech Republic, the Republic of Estonia, the Republic of Latvia, the Republic of Lithuania, Hungary, the Republic of Malta, the Republic of Poland, the Republic of Slovenia and the Slovak Republic. These Member States became full members of the Schengen area on 21 December 2007.

Cyprus is a signatory to the Convention implementing the Schengen Agreement but enjoys a derogation under its Act of Accession of 2003.

The Republic of Bulgaria and Romania acceded to the European Union on 1 January 2007; as from that date the Schengen acquis and the acts building upon it or otherwise related to it are binding upon them, with the derogation provided by their Act of Accession of 2005.

Croatia acceded to the European Union on 1 July 2013. It applies the Schengen acquis with the derogation provided by its Act of Accession of 2011.

Some of the provisions of the Schengen acquis apply upon accession of new Member States to the EU. Other provisions shall only apply in these Member States pursuant to a Council decision to that effect. Finally, the Council takes a decision on the lifting of border checks, after verification that the necessary conditions for the application of all parts of the acquis concerned have been met in the Member State in question, in accordance with the applicable Schengen evaluation procedures and after consultation of the European Parliament.

Certain other European countries joined the Schengen area. The Kingdom of Norway and the Republic of Iceland concluded an Association Agreement with the Member States on 18 May 1999 <*> in order to be associated to the Schengen Convention.

<*> Agreement concluded by the Council of the European Union and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the latter's association with the implementation, application and development of the Schengen acquis (OJ L 176, 10.7.1999, p. 36).

In 2004, the Swiss Confederation signed an agreement with the European Union and the European Community concerning its association with the implementation, application and development of the Schengen acquis <*>, based upon which it became a member of the Schengen area on 12 December 2008.

<*> OJ L 370, 17.12.2004, p. 78.

On the basis of the Protocol between the European Union, the European Community, the Swiss Confederation and the Principality of Liechtenstein on the accession of the Principality of Liechtenstein to the Agreement between the European Union, the European Community and the Swiss Confederation on the Swiss Confederation's association with the implementation, application and development of the Schengen acquis <*>, signed in 2008, the Principality of Liechtenstein became a member of the Schengen area on 19 December 2011.

<*> OJ L 160, 18.6.2011, p. 3.

SIS II, set up pursuant to the Regulation (EC) No 1987/2006 and Decision 2007/533/JHA (SIS II Decision) on the establishment, operation and use of the Second Generation Information System (SIS II) (together: the SIS II legal instruments) as well as Regulation (EC) No 1986/2006 of the European Parliament and of the Council <*> constitute a common information system allowing the competent authorities in the Member States to cooperate by exchanging information and is an essential tool for the application of the provisions of the Schengen acquis as integrated into the framework of the European Union. These instruments as of 9 April 2013 when in application, repealed Title IV of the Convention implementing the Schengen Agreement. SIS II replaces the first generation Schengen Information System that began operating in 1995 and was extended in 2005 and 2007.

<*> Regulation (EC) No 1986/2006 of the European Parliament and of the Council of 20 December 2006 regarding access to the Second Generation Schengen Information System (SIS II) by the services in the Member States responsible for issuing vehicle registration certificates (OJ L 381, 28.12.2006, p. 1).

The purpose of SIS II as laid down in Article 1 of the SIS II legal instruments is «(...) to ensure a high level of security within an area of freedom, security and justice of the European Union including the maintenance of public security and public policy and the safeguarding of security in the territories of the Member States, and to apply the provisions of Title IV of Part Three of the (EC) Treaty (hereinafter referred to as the EC Treaty) relating to the movement of persons in their territories, using information communicated via this system».

In accordance with the SIS II legal instruments, by means of an automated consultation procedure, SIS II shall provide access to alerts on persons and objects to the following authorities:

(a) authorities responsible for border controls, in accordance with Regulation (EC) No 562/2006 of the European Parliament and of the Council <*>;

<*> Regulation (EC) No 562/2006 of the European Parliament and the Council of 15 March 2006 establishing a Community Code on the rules governing the movement of persons across borders (Schengen Borders Code) (OJ L 105, 13.4.2006, p. 1).

(b) authorities carrying out and coordinating other police and customs checks within the country;

(d) authorities responsible for issuing visas, the central authorities responsible for examining visa applications, authorities responsible for issuing residence permits and for the administration of legislation on third-country nationals in the context of the application of the Union law relating to the movement of persons;

(e) authorities responsible for issuing vehicle registration certificates (in accordance with Regulation (EC) No 1986/2006).

In accordance with the SIS II Decision, Europol and Eurojust also have access to certain categories of alerts.

SIS II is made up of the following components:

1. a central system (the Central SIS II) composed of:

(a) a technical support function (CS-SIS) containing a database (the SIS II database);

(b) a uniform national interface (NI-SIS);

2. a national system (N.SIS II) in each of the Member States, consisting of the national data systems which communicate with the Central SIS II. An N.SIS II may contain a data file (a national copy), containing a complete or partial copy of the SIS II database;

3. a communication infrastructure between the CS-SIS and the NI-SIS that provides an encrypted virtual network dedicated to SIS II data and the exchange of data between Sirene Bureaux as defined below.

SIS II only contains the indispensable information (i.e. alert data) allowing the identification of a person or an object and the necessary action to be taken. In addition, according to the SIS II legal instruments, Member States shall exchange supplementary information related to the alert which is required for implementing certain provisions foreseen under the SIS II legal instruments, and for SIS II to function properly, either on a bilateral or multilateral basis.

This structure, built to deal with the exchange of supplementary information, has been given the name «Sirene», which is an acronym of the definition of the structure in English: Supplementary Information Request at the National Entries.

A national «Sirene Bureau» shall be set up by each of the Member States in accordance with common Article 7(2) of the SIS II legal instruments. It shall serve as a single contact point for the Member States, fully operational on 24/7 basis, for the purpose of exchanging supplementary information in connection with the entry of alerts and for allowing the appropriate action to be taken in cases where persons and objects have been entered in SIS II and are found as a result of a hit. The Sirene Bureaux's main tasks include <*> ensuring the exchange of all supplementary information is in accordance with the requirements of this Sirene Manual, as provided in common Article 8 of the SIS II legal instruments for the following purposes:

<*> This is without prejudice to other tasks given to Sirene Bureaux based on respective legislation in the framework of police cooperation, e.g. in the application of the Council Framework Decision 2006/960/JHA of 18 December 2006 on simplifying the exchange of information and intelligence between law enforcement authorities of the Member States of the European Union (OJ L 386, 29.12.2006, p. 89).

(a) to allow Member States to consult or inform each other whilst entering an alert (e.g. when entering alerts for arrest);

(b) following a hit to allow the appropriate action to be taken (e.g. matching an alert);

(d) when dealing with the quality of SIS II data (e.g. when data has been unlawfully entered or is factually inaccurate), including the validation of outgoing alerts and the verification of incoming alerts, if it is provided for by national law;

(e) when dealing with the compatibility and priority of alerts (e.g. when checking for multiple alerts);

(f) when dealing with data subjects' rights, in particular the right of access to data.

Member States are encouraged to organise all national bodies responsible for international police cooperation, including Sirene Bureaux, in a structured way so as to prevent conflicts of competence and duplication of work.

The Sirene Manual is a set of instructions which describes in detail the rules and procedures governing the bilateral or multilateral exchange of supplementary information.

Since certain rules of a technical nature have a direct impact on the work of users in the Member States, including the Sirene Bureaux, it is appropriate to include such rules in the Sirene Manual. Therefore Appendices to this Manual set out, inter alia, rules on transliteration, code tables, forms for communication of supplementary information and other technical implementing measures for data processing.

The catalogue serves to provide legally non-binding recommendations and best practices for Member States in the light of experience. It also serves as a reference tool for evaluation of the correct implementation of the SIS II legal instruments. Accordingly, it should, as far as possible, be followed.

The exchange of supplementary information shall not prejudice the tasks entrusted to the Sirene Bureaux in the area of international police cooperation by national law implementing other legal instruments of the European Union.

Additional tasks may be entrusted to the Sirene Bureaux, in particular, by the national law implementing Framework Decision 2006/960/JHA, Articles 39 and 46 of the Schengen Convention, in as far as they are not replaced by Framework Decision 2006/960/JHA, Articles 40 or 41 of the Schengen Convention or if the information falls within the scope of mutual legal assistance.

If a Sirene Bureau receives, from another Sirene Bureau, a request falling outside its competence under national law it should immediately forward it to the competent authority and inform the requesting Sirene Bureau about this action. If necessary, it should provide support to the requesting Sirene Bureau to facilitate communication.

1.5.1. Transfer of SIS II data and supplementary information to third countries or international organisations

According to Article 39 of the SIS II Regulation and Article 54 of the SIS II Decision, data processed in SIS II in application of these two legal instruments shall not be transferred or made available to third countries or to international organisations. This prohibition shall apply to the transfer of supplementary information to third countries or international organisations. Article 55 of the SIS II Decision foresees derogation from this general rule regarding the exchange of data on stolen, misappropriated, lost or invalidated passports with Interpol, subject to the conditions laid down in this article.

Europol has the right to access and to directly search data entered in SIS II according to Articles 26, 36 and 38 of the SIS II Decision. Europol may request further information from the Member States concerned in accordance with the provisions of the Europol Decision <*>. In accordance with national law, it is strongly recommended that cooperation with the National Europol Unit (ENU) should be established in order to ensure that the Sirene Bureau is informed of any exchange of supplementary information between Europol and the ENU concerning alerts in SIS II. In exceptional cases where communication at national level concerning SIS II alerts is done by the ENU, all parties to the communication, especially the Sirene Bureau, should be made aware of this fact to avoid confusion.

<*> Council Decision 2009/371/JHA of 6 April 2009 establishing the European Police Office (Europol) (OJ L 121, 15.5.2009, p. 37).

The national members of Eurojust and their assistants have the right to access and to directly search data entered in SIS II according to Articles 26, 32, 34 and 38 of the SIS II Decision. In accordance with national law, cooperation with them should be established in order to ensure the smooth exchange of information in case of a hit. In particular, the Sirene Bureau should be the contact point for national members of Eurojust and their assistants for supplementary information related to alerts in SIS II.

<*> See also Schengen Catalogue, recommendations and best practices.

The role of the SIS II is neither to replace nor to replicate the role of Interpol. Although tasks may overlap, the governing principles for action and cooperation between the Member States under Schengen differ substantially from those under Interpol. It is therefore necessary to establish rules for cooperation between the Sirene Bureaux and the NCBs (National Central Bureaux) at the national level.

The following principles shall apply:

1.8.1. Priority of SIS II alerts over Interpol alerts

In case of alerts issued by Member States, SIS II alerts and the exchange of all information on these alerts shall always have priority over alerts and information exchanged via Interpol. This is of particular importance if the alerts conflict.

1.8.2. Choice of communication channel

The principle of Schengen alerts taking precedence over Interpol alerts issued by Member States shall be respected and it shall be ensured that the NCBs of Member States comply with this. Once the SIS II alert is created, all communication related to the alert and the purpose for its creation and execution of action to be taken shall be provided by Sirene Bureaux. If a Member State wants to change channels of communication, the other parties have to be consulted in advance. Such a change of channel is possible only in specific cases.

1.8.3. Use and distribution of Interpol diffusions in Schengen States

Given the priority of SIS II alerts over Interpol alerts, the use of Interpol alerts shall be restricted to exceptional cases (i.e. where there is no provision, either in the SIS II legal instruments or in technical terms, to enter the alert in the SIS II, or where not all the necessary information is available to form a SIS II alert). Parallel alerts in the SIS II and via Interpol within the Schengen area should be avoided. Alerts which are distributed via Interpol channels and which also cover the Schengen area or parts thereof shall bear the following indication: «except for the Schengen States».

1.8.4. Hit and deletion of an alert

In order to ensure the Sirene Bureau's role as a coordinator of the verification of the quality of the information entered in the SIS II Member States shall ensure that the Sirene Bureaux and the NCBs inform each other of hits and deletion of alerts.

1.8.5. Improvement of cooperation between the Sirene Bureaux and the Interpol NCBs

In accordance with national law, each Member State shall take all appropriate measures to provide for the effective exchange of information at the national level between its Sirene Bureau and the NCBs.

The standards that underpin the cooperation via Sirene Bureaux are the following:

1.9.1. Availability

Each Sirene Bureau shall be fully operational 24 hours a day, seven days a week in order to be able to react within the time limit as required in Section 1.13. Provision of technical and legal analysis, support and solutions shall also be available 24 hours a day, seven days a week.

1.9.2. Continuity

Each Sirene Bureau shall build an internal structure which guarantees the continuity of management, staff and technical infrastructure.

1.9.3. Confidentiality

Pursuant to common Article 11 of the SIS II legal instruments, relevant national rules of professional secrecy or other equivalent obligations of confidentiality shall apply to all Sirene staff. This obligation shall also apply after staff members leave office or employment.

1.9.4. Accessibility

In order to fulfil the requirement to provide supplementary information, the Sirene staff shall have direct or indirect access to all relevant national information and expert advice.

1.10.1. Language of communication

In order to achieve the utmost efficiency in bilateral communication between Sirene Bureaux, a language familiar to both parties shall be used.

1.10.2. Data exchange between Sirene Bureaux

The technical specifications concerning the exchange of information between Sirene Bureaux are laid down in the document: «Data exchange between Sirene Bureaux (DEBS)». These instructions shall be respected.

1.10.3. Network, messages and mailboxes

Sirene Bureaux shall use an encrypted virtual network exclusively dedicated to SIS II data and the exchange of supplementary information between Sirene Bureaux, as referred to in common Articles 4(1)(c) and 8(1) of the SIS II legal instruments. Only if this channel is not available, another adequately secured and appropriate means of communication may be used. The ability to choose the channel means that it shall be determined on a case-by-case basis, according to technical possibilities and the security and quality requirements that the communications have to meet.

Written messages shall be divided into two categories: free text and standard forms. Appendix 3 describes the forms exchanged between Sirene Bureaux and set out guidance on the expected content of the fields, including whether they are mandatory or not.

There shall be four different mailboxes within the abovementioned network for free text messages and Sirene forms.

Mailbox	Mailbox Address	Purpose
Operational	oper@xx.sirenemail2.eu	Used for the exchange of forms and attachments between Sirene Bureaux
Technical	tech@xx.sirenemail2.eu	Used for e-mail exchange between the technical support staff of the Sirene Bureaux
Head of Sirene	director@xx.sirenemail2.eu	Used for e-mail exchange with the Heads of the Sirene Bureaux
E-mail	message@xx.sirenemail2.eu	Used for free text message exchange between Sirene Bureaux

For testing purposes a second domain exists <*> (testxx.sirenemail2.eu) within which any of the mailboxes in the table above may be replicated for test purposes without interfering with the live message exchange and workflow environment.

<*> This second domain exists in the technical «pre-production environment».

The detailed rules on Sirene mailboxes and transmission of Sirene forms described in DEBS shall apply.

The Sirene workflow system (see Section 1.12) shall monitor the operational and e-mail mailboxes («oper» and «message») to detect incoming forms, related e-mails and attachments. Urgent messages shall only be sent to the operational mailbox.

1.10.4. Communication in exceptional circumstances

Where normal communication channels are not available and it is necessary to send standard forms by fax, for example, the procedure described in DEBS shall apply.

The contact details of the Sirene Bureaux and relevant information for mutual communication and cooperation are collected and provided in the Sirene Address Book (SAB). The Commission will update the SAB. The updated SAB shall be issued by the Commission at least twice per year. Each Sirene Bureau shall ensure that:

(a) information from the SAB is not disclosed to third parties;

(b) the SAB is known and used by the Sirene staff;

The effective management of the Sirene Bureaux' workload can be best achieved through each Sirene Bureau having a computerised management system (workflow system), which allows a great deal of automation in the management of the daily workflow.

The Sirene Bureau may have a back-up computer and database system for its workflow at a secondary site in case of a serious emergency at the Sirene Bureau. This should include sufficient back-up power and communication supply.

Appropriate IT support should be provided for Sirene workflow to ensure its high availability.

The Sirene Bureau shall answer all requests for information on alerts and hit procedures, made by the other Member States via their Sirene Bureaux, as soon as possible. In any event a response shall be given within 12 hours. (See also Section 1.13.1 on indication of urgency in Sirene forms.)

Priorities in daily work shall be based on the category of alert and the importance of the case.

1.13.1. Indication of urgency in Sirene forms including urgent reporting of a hit

Sirene forms to be dealt with by the requested Sirene Bureau with highest priority may be marked «URGENT», in field 311 («Important Notice»), followed by the reason for urgency. The reason for urgency shall be explained in the appropriate fields of the Sirene forms. Telephone communication or notification may also be used where an urgent response is required.

Where the circumstances of a hit on an alert dictate, such as a case of genuine urgency or significant importance, the Sirene Bureau of the Member State that matched the alert shall, where appropriate, inform the Sirene Bureau of the issuing Member State of the hit by telephone after sending a G form.

The transliteration and transcription definitions and rules are set out in Appendix 1. They shall be respected in the communication between Sirene Bureaux (see also Section 2.10 on entering proper names).

Pursuant to Article 7(2) of the SIS II legal instruments, Sirene Bureaux shall coordinate the verification of the quality of the information entered in the SIS II. Sirene Bureaux should have the necessary national competence to perform this role. Therefore, an adequate form of national data quality audit should be provided for, including a review of the rate of alerts/hits and of data content.

In order to allow each Sirene Bureau to perform its role of data quality verification coordinator, the necessary IT support and appropriate rights within the systems should be available.

National standards for training users on data quality principles and practice should be established in cooperation with the national Sirene Bureau. Member States may call upon the staff of the Sirene Bureaux to be involved in the training of all authorities entering alerts, stressing data quality and maximisation of the use of SIS II.

(a) Each Member State shall establish conditions for storing information.

(b) The Sirene Bureau of the issuing Member State shall keep all information on its own alerts available to the other Member States, including a reference to the decision giving rise to the alert.

(c) The archives of each Sirene Bureau shall allow swift access to the relevant information to meet the very short deadlines for transmitting information.

(d) In accordance with Article 12(4) of the SIS II legal instruments personal data, held in files by the Sirene Bureau as a result of exchanging information, shall be kept only for such time as may be required to achieve the purposes for which they were supplied. As a rule, this information shall be deleted immediately after the related alert has been deleted from SIS II, and in any event at the latest one year thereafter. However, data relating to a particular alert which a Member State has entered or to an alert in connection with which action has been taken on its territory may be stored for longer in accordance with national law.

(e) Supplementary information sent by other Member States shall be stored according to national data protection laws in the recipient Member State. Common Article 12 of the SIS II legal instruments, the Directive 95/46/EC and Framework Decision 2008/977/JHA also apply.

(f) Information on misused identity shall be deleted after the deletion of the relevant alert.

(g) Access to archives shall be recorded, controlled and restricted to designated staff.

A high level of experienced staff leads to a workforce able to function on their own initiative and thereby able to handle cases efficiently. Therefore a low turnover of personnel is desirable, which requires the unambiguous support of management to create a devolved working environment. Member States are encouraged to take appropriate measures to avoid loss of qualification and experience caused by staff turnover.

1.17.1. Heads of Sirene Bureaux

The Heads of Sirene Bureaux should meet at least twice a year to assess the quality of the cooperation between their services, to discuss necessary technical or organisational measures in the event of any difficulties and to clarify procedures where required. The meeting of the Heads of Sirene Bureaux is organised by the Member State holding the Presidency of the Council of the European Union.

1.17.2. Sirene Contact Person (SIRCoP)

In cases where standard procedures may be insufficient, the Sirene Contact Person (SIRCoP) may deal with files on which progress is complex, problematic or sensitive and a degree of quality assurance and/or longer term contact with another Sirene Bureau may be required in order to resolve the issue. The SIRCoP is not intended for urgent cases where the 24/7 front desk services shall in principle be used.

The SIRCoP may formulate proposals to enhance quality and describe options to resolve such issues in the longer term.

As a general rule SIRCoP are contactable by another SIRCoP only during office hours.

An annual assessment shall be carried out within the framework of the annual statistical reporting as it is set out in Appendix 5 based upon the following indicators:

(a) number of SIRCoP interventions per Member State;

(b) reason for contact;

1.17.3. Knowledge

Sirene Bureau staff shall have linguistic skills covering as wide a range of languages as possible and on-duty staff shall be able to communicate with all Sirene Bureaux.

They shall have the necessary knowledge on:

national, European and international legal aspects.
their national law enforcement authorities, and
national and European judiciary and immigration administration systems.

They need to have the authority to deal independently with any incoming case.

Operators on duty outside office hours shall have the same competence, knowledge and authority and it should be possible for them to refer to experts available on-call.

Legal expertise to cover both normal and exceptional cases should be available in the Sirene Bureau. Depending on the case, this may be provided by any personnel with the necessary legal background or experts from judicial authorities.

1.17.4. Training

National level

At the national level, sufficient training shall ensure that staff meet the required standards laid down in this Manual. Before being authorised to process data stored in the SIS II, staff shall in particular receive appropriate training about data security and data protection rules and shall be informed of any relevant criminal offences and penalties.

European level

Common training courses shall be organised at least once a year, to enhance cooperation between Sirene Bureaux by allowing staff to meet colleagues from other Sirene Bureaux, share information on national working methods and create a consistent and equivalent level of knowledge. It will furthermore make staff aware of the importance of their work and the need for mutual solidarity in view of the common security of Member States.

The delivery of training should be in compliance with the Sirene Trainers Manual.

Article 3 of Regulation (EU) No 1077/2011 of the European Parliament and of the Council <*> sets out that the European Agency for the operational management of large-scale IT systems in the area of freedom, security and justice (the Agency) shall perform tasks relating to training on the technical use of SIS II, in particular for Sirene staff.

<*> Regulation (EU) No 1077/2011 of 25 October 2011 of the European Parliament and of the Council establishing a European Agency for the operational management of large-scale IT systems in the area of freedom, security and justice (OJ L 286, 1.11.2011, p. 1).

1.17.5. Exchange of staff

As far as possible, Sirene Bureaux should also foresee setting up staff exchanges with other Sirene Bureaux at least once a year. These exchanges are intended to help improve staff knowledge of working methods, to show how other Sirene Bureaux are organised and to establish personal contacts with colleagues in other Member States.

The procedures described below are applicable to all categories of alerts. The procedures specific to each category of alert can be found in the relevant parts of this Manual.

«Issuing Member State»: Member State which entered the alert in SIS II;

«Executing Member State»: Member State which takes the required actions following a hit;

«Providing Sirene Bureau»: Sirene Bureau of a Member State which has fingerprints or pictures of the person for whom an alert was entered by another Member State.

«Hit»: a hit occurs in SIS II when:

(a) a search is conducted by a user,

(b) the search reveals a foreign alert in SIS II,

(d) further actions are requested as a result of the hit

«Flag»: a suspension of validity at the national level that may be added to alerts for arrest, alerts on missing persons and alerts for checks, where a Member State considers that to give effect to an alert is incompatible with its national law, its international obligations or essential national interests. When the alert is flagged, the requested action on the basis of the alert shall not be taken on the territory of this Member State.

Only one alert per Member State may be entered in SIS II for any one person or object.

Therefore, wherever possible and necessary, second and subsequent alerts on the same person or object shall be kept available at national level so that they can be introduced when the first alert expires or is deleted.

Several alerts may be entered by different Member States for the same subjects. It is essential that this does not cause confusion to users, and that it is clear to them what measures must be taken when seeking to enter an alert and which procedure shall be followed when a hit occurs. Procedures shall therefore be established for detecting multiple alerts, as shall a priority mechanism for entering them in SIS II.

This calls for:

checks before entering an alert, in order to determine whether the subject is already in SIS II,
consultation with the other Member States, when the entry of an alert causes multiple alerts that are incompatible.

2.2.1. Compatibility of alerts

Several Member States may enter an alert on the same person or object if the alerts are compatible.

Table of compatibility of alerts on persons

Order of importance	Alert for arrest	Alert for refusal of entry	Alert on missing person (protection)	Alert for specific check — immediate action	Alert for specific check	Alert for discreet check — immediate action	Alert for discreet check	Alert on missing person (whereabouts)	Alert for judicial procedure
Alert for arrest	yes	yes	yes	no	no	no	no	yes	yes
Alert for refusal of entry	yes	yes	no	no	no	no	no	no	no
Alert on missing person (protection)	yes	no	yes	no	no	no	no	yes	yes
Alert for specific check — immediate action	no	no	no	yes	yes	no	no	no	no
Alert for specific check	no	no	no	yes	yes	no	no	no	no
Alert for discreet check — immediate action	no	no	no	no	no	yes	yes	no	no
Alert for discreet check	no	no	no	no	no	yes	yes	no	no
Alert on missing person (whereabouts)	yes	no	yes	no	no	no	no	yes	yes
Alert for judicial procedure	yes	no	yes	no	no	no	no	yes	yes

Table of compatibility for alerts on objects

Order of importance	Alert for use as evidence	Document invalidated for travel purposes	Alert for seizure	Alert for specific check — immediate action	Alert for specific check	Alert for discreet check — immediate action	Alert for discreet check
Alert for use as evidence	yes	yes	yes	no	no	no	no
Document invalidated for travel purposes	yes	yes	yes	no	no	no	no
Alert for seizure	yes	yes	yes	no	no	no	no
Alert for specific check — immediate action	no	no	no	yes	yes	no	no
Alert for specific check	no	no	no	yes	yes	no	no
Alert for discreet check — immediate action	no	no	no	no	no	yes	yes
Alert for discreet check	no	no	no	no	no	yes	yes

2.2.2. Order of priority of alerts

In case of incompatible alerts the order of priority for alerts on persons shall be as follows:

arrest with a view to surrender or extradition (Article 26 of Decision),
refusing entry or stay in the Schengen territory (Article 24 of Regulation),
placing under protection (Article 32 of Decision),
specific check — immediate action (Article 36 of Decision),
specific check (Article 36 of Decision),
discreet check — immediate action (Article 36 of Decision),
discreet check (Article 36 of Decision),
communicating whereabouts (Articles 32 and 34 of the Decision).

The order of priority for alerts on objects shall be as follows:

use as evidence (Article 38 of Decision),
seizure of document invalidated for travel purposes (Article 38 of Decision),
seizure (Article 38 of Decision),
specific check — immediate action (Article 36 of Decision),
specific check (Article 36 of Decision),
discreet check — immediate action (Article 36 of Decision),
discreet check (Article 36 of Decision),

Departures from this order of priority may be made after consultation between the Member States if essential national interests are at stake.

2.2.3. Checking for incompatibility and entering multiple alerts

In order to avoid incompatible multiple alerts, it is important to distinguish accurately between persons or objects that have similar characteristics. Consultation and cooperation between the Sirene Bureaux is therefore essential, and each Member State shall establish appropriate technical procedures to detect such cases before an entry is made.

The Sirene Bureau shall ensure that only one alert exists in SIS II in accordance with national procedure if a request for an alert conflicts with an alert entered by the same Member State.

The following procedure shall apply in order to verify if multiple alerts exist on the same person or same object:

(a) The mandatory identity description elements shall be compared when establishing the existence of multiple alerts:

(i) on a person:

surname,
forename,
date of birth,
sex;

(ii) on a vehicle:

the VIN,
the registration number and country of registration,
the make,
the type;

(iii) on an aircraft:

category of aircraft,
ICAO registration number;

(iv) on a boat:

category of boat,
number of hulls,
boat external identification number (not mandatory but may be used);

(v) on a container:

BIC number <*>.

<*> Certain transportation companies use other reference numbers. SIS II has a provision for entering serial numbers other than the BIC.

(b) When entering a new alert on a vehicle or other object with a VIN or registration number see procedures in Section 8.2.1.

(c) For other objects, the most appropriate fields for identifying multiple alerts are the mandatory fields, all of which are to be used for automatic comparison by the system.

The procedures described in Section 8.2.1 (checking for multiple alerts on a vehicle) shall be used to distinguish between other categories of objects in SIS II when it becomes apparent that two similar objects have the same serial number.

If the outcome of the check is that the details relate to two different persons or objects, the Sirene Bureau shall approve the request for entering the new alert <*>.

<*> Due to the lack of standardisation in serial numbers for objects it is possible, for example, for two different firearms of different makes to have the same serial number. Equally it is possible for an object to have the same serial number as a very different object, for example, an issued document and a piece of industrial equipment. Where it is clear that the serial numbers are identical but the objects are clearly not the same no consultation between Sirene Bureaux is required. Users may be made aware that this situation can arise. Additionally, it is possible that an object, such as a passport or car, has been stolen and reported in one country and is subsequently reported in the country of origin. This could result in two alerts for the same object. If this matter comes to light it may be resolved by the Sirene Bureaux concerned.

If the check for multiple alerts reveals that the details are identical and relate to the same person or object, the Sirene Bureau of the Member State which intends to enter a new alert shall consult the Sirene Bureau of the issuing Member State if the alerts are incompatible.

The following procedure shall apply to verify the compatibility of alerts:

(a) prior to entering an alert it is mandatory to carry out a check to ensure that there are no incompatible alerts;

(b) if another alert exists which is compatible, the Sirene Bureaux do not need to consult one another. However, if there is a need to clarify whether the alert relates to the same person the Sirene Bureau shall consult the Sirene Bureau of the issuing Member State using the L form;

(c) if the alerts are incompatible, the Sirene Bureaux shall consult one another using an E form so that ultimately only one alert is entered;

(d) alerts for arrest shall be entered immediately without awaiting the result of any consultation with other Member States;

(e) if an alert that is incompatible with existing alerts is given priority as the outcome of consultation, the Member States that entered the other alerts shall delete them when the new alert is entered. Any disputes shall be settled by Member States via the Sirene Bureaux;

(f) Member States who were not able to enter an alert may subscribe to be notified by the CS-SIS about the deletion of the alert;

(g) the Sirene Bureau of the Member State that was not able to enter the alert may request that the Sirene Bureau of the Member State that entered the alert informs it of a hit on this alert.

2.2.4. Special situation of the United Kingdom and Ireland

The United Kingdom and Ireland do not take part in the SIS II Regulation therefore they cannot access the alerts on refusal of entry or stay (Articles 24 and 26 of the SIS II Regulation). They shall, nevertheless, be bound by the rules on compatibility of alerts as set out in Section 2.2 and in particular they shall apply the procedure referred in Section 2.2.3.

The following procedure shall apply:

(a) Should the United Kingdom or Ireland enter an alert which is potentially incompatible with an existing alert on refusal of entry or stay in accordance with Section 2.2.1 the Central SIS II notifies these two Member States on the potential incompatibility by communicating only the Schengen ID of the existing alert.

(b) Should an alert inserted by the United Kingdom or Ireland be notified of a potential incompatibility with an alert on refusal of entry or stay entered by another Member State, the Sirene Bureau of the United Kingdom or Ireland shall initiate a consultation with the issuing Member State by using free text message and shall delete the potentially incompatible alert during the consultation.

(c) Depending on the outcome of the consultation the United Kingdom or Ireland can reinsert an alert which has been shown to be compatible.

If the user requires supplementary information after a hit, the Sirene Bureau shall contact the Sirene Bureau of the issuing Member State without delay and request the necessary information. Where appropriate, the Sirene Bureaux shall act as intermediaries between the national authorities and shall provide and exchange supplementary information pertinent to the alert in question.

Unless stated otherwise, the issuing Member State shall be informed of the hit and its outcome (see also Section 1.13.1 on indication of urgency)

The following procedure shall apply:

(a) Without prejudice to Section 2.4 of this Manual, one hit on an individual or an object for which an alert has been entered, shall in principle be communicated to the Sirene Bureau of the issuing Member State using one G form.

(b) When notifying the issuing Member State of a hit, the applicable article of the SIS II legal instruments shall be indicated in field 090 of the G form, including additional information if necessary (e.g. MINOR).

The G form shall provide as much information as possible on the hit, including on the action taken in field 088. Provision of supplementary information may be requested from the issuing Member State in field 089.

(c) If the Sirene Bureau of the executing Member State intends to provide further information after a G form has been sent, it shall use an M form.

(d) If necessary, the Sirene Bureau of the issuing Member State shall then send any relevant, specific information and indicate any particular measures that it requests the Sirene Bureau of the executing Member State to take.

For the reporting procedure on hits achieved via Automatic Number Plate Recognition (ANPR) systems see Section 9.

In accordance with Article 48 of the SIS II Decision and Article 33 of the SIS II Regulation, the following procedure shall apply:

(a) the Member State, which is on the basis of all available information definitely unable to follow the procedure, shall inform the issuing Member State via its Sirene Bureau that it is not able to perform the requested action, and give the reasons in field 083 of an H form;

(b) the Member States concerned may agree on the action to be taken in line with their own national laws and the SIS II legal instruments.

The data contained in SIS II may only be processed for the purposes laid down for each category of alert.

However, if prior authorisation has been obtained from the issuing Member State, the data may be processed for a purpose other than that for which they were entered, in order to prevent an imminent serious threat to public policy and security, for serious reasons of national security or for the purposes of preventing a serious criminal offence.

If a Member State intends to process data in SIS II for a purpose other than that for which they were entered, the exchange of information shall take place according to the following rules:

(a) through its Sirene Bureau, the Member State that intends to use data for a different purpose shall explain to the Member State that entered the alert the grounds for having the data processed for another purpose, by using an I form;

(b) as soon as possible, the issuing Member State shall study whether this request can be met and inform the other Member State by using an M form, through its Sirene Bureau, of its decision;

(c) if need be, the Member State that entered the alert may grant authorisation subject to certain conditions on how the data are to be used This authorisation shall be sent by using an M form.

Once the Member State that entered the alert has agreed, the other Member State shall only use the data for the purpose for which it obtained authorisation. It shall take account of any conditions set by the issuing Member State.

2.6.1. Introduction

(a) Article 24 of the SIS II Decision provides for the following cases where a Member State may require a flag:

(i) Where a Member State considers that to give effect to an alert entered in accordance with Articles 26, 32 or 36 of the SIS II Decision is incompatible with its national law, its international obligations or essential national interests, it may subsequently require that a flag be added to the alert to the effect that the action to be taken on the basis of the alert will not be taken in its territory. The flag shall be added by the Sirene Bureau of the issuing Member State.

(ii) In order to enable Member States to require that a flag be added to an alert issued in accordance with Article 26, all Member States shall be notified automatically about any new alert of that category by the exchange of supplementary information.

(iii) If in particularly urgent and serious cases, a Member State issuing an alert requests the execution of the action, the Member State executing the alert shall examine whether it is able to allow the flag added at its behest to be withdrawn. If the Member State executing the alert is able to do so, it shall take the necessary steps to ensure that the action to be taken can be carried out immediately.

(b) An alternative procedure exists only for alerts for arrest (see Section 3.6).

(c) When a flag is added to alerts for missing persons and alerts for discreet or specific checks the alert does not appear on the screen when the user consults the system.

(d) Without prejudice to Section 3.6.1 a Member State shall not request a flag solely on the basis that a given Member State is the issuing Member State. Flags shall only be requested on a case-by-case basis.

2.6.2. Consulting the Member States with a view to adding a flag

A flag shall be added only at the request or agreement of another Member State.

The following procedure shall apply:

(a) If a Member State requests a flag to be added, it shall request the flag from the issuing Member State using an F form, explaining the reason for the flag. Field 071 shall be used for this purpose, explaining in field 080 the reason for the flag. For other supplementary information concerning the alert field 083 shall be used.

(b) The Member State that entered the alert shall add the requested flag immediately.

(c) Once information has been exchanged, based on the information provided for in the consultation process by the Member State requesting the flag, the alert may need to be amended or deleted or the request may be withdrawn, leaving the alert unchanged.

2.6.3. A request for deletion of a flag

Member States shall request the deletion of the previously requested flag as soon as the reason for the flag is no longer valid. This may be the case, in particular, if national legislation has changed or if further information exchange about the case reveals that the circumstances referred to in Article 24(1) or 25 of the SIS II Decision no longer exist.

The following procedure shall apply:

(a) The Sirene Bureau which previously requested the flag to be added shall request the Sirene Bureau of the issuing Member State to delete the flag, using an F form. Field 075 shall be used for this purpose <*>. For more details concerning national law field 080 shall be used and, where appropriate, for inserting supplementary information explaining the reason for the deletion of the flag and for other supplementary information concerning the alert field 083 shall be used.

<*> For the technical implementation see the Data Exchange between Sirenes document referred to in Section 1.10.2.

(b) The Sirene Bureau of the issuing Member State shall delete the flag immediately.

If data is found to be factually incorrect or has been unlawfully stored in the SIS II, then the exchange of supplementary information shall take place in line with the rules set out in Article 34(2) of the SIS II Regulation and Article 49(2) of the SIS II Decision, which provide that only the Member State that issued the alert may modify, add to, correct, update or delete data.

The Member State which found that data contains an error or that it has been unlawfully stored shall inform the issuing Member State via its Sirene Bureau at the earliest opportunity and not later than 10 calendar days after the evidence suggesting the error has come to its attention. The exchange of information should be carried out using a J form.

(a) following the result of consultations, the issuing Member State may have to delete or correct the data, in accordance with its national procedures for correcting the item in question;

(b) if there is no agreement within two months, the Sirene Bureau of the Member State that discovered the error or that the data has been unlawfully stored shall advise the authority responsible within its own country to refer the matter to the European Data Protection Supervisor, who shall, jointly with the national supervisory authorities concerned, act as mediator.

2.8.1. Requests for access to or rectification of data

Without prejudice to national law, when the national authorities need to be informed of a request to access or rectify data, then the exchange of information will take place according to the following rules:

(a) Each Sirene Bureau applies its national law on the right to access personal data. Depending on the circumstances of the case and in accordance with the applicable law, the Sirene Bureaux shall either forward any requests they receive for access to or for rectification of data to the competent national authorities, or they shall adjudicate upon these requests within the limits of their remit.

(b) If the competent national authorities so require, the Sirene Bureaux of the Member States concerned shall, in accordance with their national law, forward them information on exercising the right to access data.

2.8.2. Exchange of information on requests for access to alerts issued by other Member States

Information on requests for access to alerts entered in SIS II by another Member State shall be exchanged via the national Sirene Bureaux using a K form for persons or an M form for objects.

The following procedure shall apply:

(a) the request for access shall be forwarded to the Sirene Bureau of the issuing Member State as soon as possible, so that it can take a position on the question;

(b) the Sirene Bureau of the issuing Member State shall inform the Sirene Bureau of the Member State that received the request of access of its position;

(c) the response by the Sirene Bureau of the issuing Member State shall take into account any deadlines for processing the request set by the Sirene Bureau of the Member State that received the request for access;

(d) the Sirene Bureau of the Member State receiving an enquiry from an individual for access, correction or deletion shall take all the necessary measures to ensure a timely response.

If the Sirene Bureau of the issuing Member State sends its position to the Sirene Bureau of the Member State that received the request for access, the Sirene Bureau, according to national law and within the limits of its competence, shall either adjudicate upon the request or shall ensure that the position is forwarded to the authority responsible for adjudication of the request as soon as possible.

2.8.3. Exchange of information on requests to rectify or delete data entered by other Member States

When a person requests to have his or her data rectified or deleted, this may only be done by the Member State that entered the alert. If the person addresses a Member State other than the one that entered the alert, the Sirene Bureau of the requested Member State shall inform the Sirene Bureau of the issuing Member State by means of a K form and the procedure described in 2.8.2 shall apply.

Alerts entered in SIS II shall be kept only for the time required to meet the purposes for which they were entered.

As soon as the conditions for maintaining the alert are no longer fulfilled, the issuing Member State shall delete the alert without delay. When the alert has an expiry date, the deletion will occur automatically in the CS-SIS. In case of a hit, the particular procedures described in Sections 3.11, 4.10, 5.7, 6.5, 7.7 and 8.4 apply.

The CS-SIS deletion message shall be processed automatically by the N.SIS II.

Member States have the possibility to subscribe to an automatic notification of the deletion of an alert.

Within the constraints imposed by national systems for entry of data and availability of data, proper names (forenames and surnames) shall be entered in SIS II in a format (script and spelling) in the format used on official travel documents in accordance with the ICAO standards for travel documents, which are also used in the transliteration and transcription functionalities of Central SIS II. In the exchange of supplementary information, Sirene Bureaux shall use the proper names as they are entered in SIS II. Both users and Sirene Bureaux within the issuing Member States shall use, as a general rule, Latin characters for entering data in SIS II, without prejudice to transliteration and transcription rules laid down in Appendix 1.

Where it is necessary to exchange supplementary information on a person who is not subject of an alert but may be related to it (e.g. a person who may be accompanying a missing minor) then the presentation and spelling of the name shall follow the rules set out in Appendix 1 and be provided in Latin characters and original format, if the Member State providing the information has the capacity to also input any special characters in the original format.

Confirmed identity

A confirmed identity means that the identity has been confirmed on the basis of genuine ID documents, by passport or by statement from competent authorities.

Not confirmed identity

A not confirmed identity means that there is not sufficient proof of the identity.

Misused identity

A misused identity (surname, forename, date of birth) occurs if a person, entered in SIS II, uses the identity of another real person. This can happen, for example, when a document is used to the detriment of the real owner.

Alias

Alias means an assumed identity used by a person known under other identities.

2.11.1. Misused identity (Article 36 of the SIS II Regulation and Article 51 of the SIS II Decision)

Due to the complexity of misused identity cases, on becoming aware that a person for whom an alert exists in SIS II is misusing someone else's identity, the issuing Member State shall check whether it is necessary to maintain the misused identity in the SIS II alert.

Subject to the person's explicit consent, and as soon as it has been established that a person's identity has been misused, additional data shall be added to the alert in SIS II in order to avoid the negative consequences of misidentification. The person whose identity has been misused may, according to national procedures, provide the competent authority with the information specified in Article 36(3) of the SIS II Regulation and Article 51(3) of the SIS II Decision. Any person whose identity has been misused has the right to withdraw his/her consent for the information to be processed.

The issuing Member State is responsible for inserting the remark «misused identity» in the alert and for entering additional data of the victim of misused identity such as photos, fingerprints and information on any valid ID document(s).

When a Member State discovers that an alert on a person entered by another Member State relates to a case of misused identity, and it has been established that the person's identity is misused it shall inform the Sirene Bureau of the issuing Member State using a Q form, in order that the misused identity extension can be used in the SIS II alert.

Taking into account the purpose for entering data of this nature, where the photographs and fingerprints of the person whose identity has been misused are available, they shall be added to the alert. For there to be a case of misused identity an innocent person's details must match an existing identity in an alert. The Q form must contain the identity details, including alias number, from the alert so that the issuing Member State may ascertain to which identity in the alert the form refers. The mandatory fields for completion of a Q form in such cases are set out in Appendix 3.

The data of the person whose identity has been misused shall only be available for the purpose of establishing the identity of the person being checked and shall in no way be used for any other purpose. Information on misused identity, including any fingerprints and photographs, shall be deleted at the same time as the alert or earlier if the person concerned so requests.

2.11.2. Entering an alias

In order to avoid incompatible alerts of any category due to an alias to be entered, to avoid problems for innocent victims and to ensure sufficient data quality, Member States shall as far as possible inform each other about aliases and exchange all relevant information about the real identity of the sought subject.

The Member State that entered the alert shall be responsible for adding any aliases. If another Member State discovers an alias, it shall inform the issuing Member State using an M form.

2.11.3. Further information to establish a person's identity

The Sirene Bureau of the issuing Member State may also, if the data in SIS II is insufficient, provide further information after consultation, on its own initiative or at the request of another Member State, to help clarify a person's identity. An L Form (and attachments) shall be used for this purpose. This information shall, in particular, cover the following:

the origin of the passport or identity document in the possession of the person sought,
the passport or identity document's reference number, date of issue, place and authority as well as the expiry date,
description of the person sought,
surname and forename of the mother and father of the person sought,
other possible spellings of the surname and forenames of the person sought,
photographs and fingerprints if available,
last known address.

As far as possible, this information shall be available in the Sirene Bureaux, or immediately and permanently accessible to them for speedy transmission.

The common objective shall be to minimise the risk of wrongly stopping a person whose identity details are similar to those of the person on whom an alert has been issued.

Each link allows for the establishment of a relationship between at least two alerts.

A Member State may create a link between alerts that it enters in SIS II and only this Member State may modify and delete the link. Links shall only be visible to users when they have correct user access rights which permit at least two alerts in the link to be visible to them. Member States shall ensure that only authorised access to links is possible.

2.12.1. Operational rules

Links between alerts do not require special procedures for the exchange of supplementary information. Nevertheless the following principles shall be observed:

In case there is a hit on each of two or more interlinked alerts, the Sirene Bureau of the executing Member State shall send a G form for each of them indicating in field 086 that other G forms on the linked alerts will be forwarded.

No forms shall be sent on alerts which, although linked to an alert on which there was a hit, were not respectively the object of the hit. However, if there is a linked alert for surrender/extradition or for a missing person (for their own protection or in order to prevent threats) the communication of this discovery shall be carried out using an M form if appropriate and the information is available.

In accordance with Article 23(2) of the SIS II Decision, photographs and fingerprints of the person shall be added to the alert when available.

Sirene Bureaux shall be able to exchange fingerprints and pictures for the purpose of completing the alert and/or to support the execution of the requested action to be taken. When a Member State has a picture or fingerprints of a person for whom an alert has been issued by another Member State, it may send the pictures and fingerprints as an attachment in order to allow the issuing Member State to complete the alert.

This exchange takes place without prejudice to exchanges in the framework of police cooperation in application of the Framework Decision 2006/960/JHA.

2.13.1. Further use of the data exchanged, including archiving

Limitations on the use of data provided for alerts in SIS II are set out in the SIS II legal instruments. Any further use of pictures and fingerprints exchanged, including archiving, shall comply with the relevant provisions of the SIS II legal instruments, applicable national provisions on data protection, in accordance with Directive 95/46/EC and Framework Decision 2008/977/JHA.

Any storage of fingerprints at the national level shall fully respect the data protection rules of SIS II. Member State shall keep fingerprint data downloaded from CS-SIS separately from national fingerprint databases and such data shall be deleted at the same time as corresponding alerts and supplementary information.

2.13.2. Exchanging fingerprints and photographs

The following procedure shall apply:

(a) the providing Sirene Bureau shall send an L form through the usual electronic path and shall mention in field 083 of an L form that the fingerprints and pictures are being sent to complete an alert in SIS II;

(b) the Sirene Bureau of the issuing Member State shall add the fingerprints or pictures to the alert in SIS II or shall send them to the competent authority to complete the alert.

2.13.3. Technical requirements

Fingerprints and pictures shall be collected and transmitted in accordance with the standards to be defined in the implementing rules for entering biometric data in SIS II.

Every Sirene Bureau shall fulfil those technical standards.

2.13.4. Format and quality of biometric data

All biometric data entered in the system shall be subject of a specific quality check to ensure a minimum quality standard common to all SIS II users.

Before entry, checks shall be carried out at the national level to ensure that:

(a) fingerprint data is compliant with the ANSI/NIST — ITL 1-2000 specified format, as implemented for the purposes of Interpol and adapted for SIS II;

(b) photographs, that shall only be used to confirm the identity of a person who has been located as a result of an alphanumeric search made in SIS II, are compliant with the following requirements: full frontal face pictures aspect rate shall be, as far as possible, 3:4 or 4:5. When available, a resolution of at least 480 x 600 pixels with 24 bits of colour depth shall be used. If the image has to be acquired through a scanner, the image size shall be, as far as possible, less than about 200 KB.

2.14.1. Geographically targeted search

A geographically targeted search is a search carried out in a situation where a Member State has firm evidence of the whereabouts of a person or object, subject of an alert, within a restricted geographical area.

Geographically targeted searches in the Schengen area shall take place on the basis of an alert in SIS II. In circumstances where the whereabouts of a person or object are known, field 311 (Important Notice) may be completed indicating a geographical search and selecting the appropriate countries. Additionally, if the whereabouts are known when issuing an alert for arrest, field 061 of an A Form shall include the information on whereabouts of the wanted person. In all other cases, including for communicating the whereabouts of objects, an M form (field 083) shall be used. An alert for the wanted person shall be entered in SIS II to ensure that a request for action to be taken is immediately enforceable (Article 9(3) of the Council Framework Decision 2002/584/JHA <*>).

<*> Council Framework Decision 2002/584/JHA of 13 June 2002 on the European arrest warrant and the surrender procedures between Member States (OJ L 190, 18.7.2002. p. 1).

When the subject of a geographical search is located at a place other than that indicated in the geographical search the Sirene Bureau of the issuing Member State shall indicate this fact, using an M form, to the Member State(s) involved in the geographical search in order for any related work to be stopped.

2.14.2. Search with participation of special police units for targeted search (FAST)

The services provided by special units that conduct targeted searches (Fugitive, Active Search Teams, FAST) should also be used in suitable cases by Sirene Bureaux in the requested Member States. The alert in SIS II should not be replaced by international cooperation of the abovementioned police units. Such cooperation should not overlap the Sirene Bureau's role as a focal point for searches using SIS II.

Cooperation, as appropriate, should be established to ensure that the Sirene Bureau of the issuing Member State is informed by their national FAST about any ongoing operation relating to an alert entered in SIS II. Where appropriate this Sirene Bureau shall provide this information to other Sirene Bureaux. Any coordinated operation of Enfast (European Network of Fugitive Active Search Teams) which entails the cooperation of the Sirene Bureau shall be reported in advance to the Sirene Bureau.

The Sirene Bureaux shall ensure fast flow of supplementary information, including information on a hit, to the national FAST if the latter is involved in the search.

Most of the alerts for arrest are accompanied by a European Arrest Warrant (EAW). However, under an alert for arrest, a provisional arrest is also possible prior to obtaining a request for extradition (ER) according to Article 16 of the European Convention on Extradition.

The EAW/ER shall be issued by a competent judicial authority carrying out this function in the issuing Member State.

When entering an alert for arrest for surrender purposes, a copy of the original EAW shall be entered in SIS II. A translation of the EAW in one or more of the official languages of the institutions of the Union may be entered.

In addition, photographs and fingerprints of the person shall be added to the alert when available.

The relevant information including EAW or ER, provided with regard to persons wanted for arrest for surrender or extradition purposes, shall be available to the Sirene Bureau when the alert is entered. A check shall be made to ensure that the information is complete and correctly presented.

Member States shall be able to enter more than one EAW per alert for arrest. It is the responsibility of the issuing Member State to delete an EAW that loses its validity and to check if there are any other EAWs attached to the alert and extend the alert if needed.

In addition to an EAW which a Member State has attached to an alert for arrest it shall also be possible to attach translations of the EAW, if necessary in separate binary files.

For scanned documents that are to be attached to alerts, as far as possible, a minimum resolution of 150 DPI shall be used.

For general procedures see Section 2.2.

In addition, the following rules shall apply:

Several Member States may enter an alert for arrest on the same person. If two or more Member States have issued an alert for the same person, the decision on which warrant shall be executed in the event of an arrest shall be taken by the executing judicial authority in the Member State where the arrest occurs. The Sirene Bureau of the executing Member State shall send a G form to each Member State concerned.

See general procedure in Section 2.11.1.

See general procedure in Section 2.11.2.

In the case of alerts for arrest, the Sirene Bureau shall use field 011 of an A form <*> (at the time of entry of the alert) or subsequently an M form, when informing the other Member States of aliases regarding an alert for arrest, if this information is available to the Sirene Bureau.

<*> For the technical implementation see the Data Exchange between Sirenes document referred to in Section 1.10.2.

When entering the alert, supplementary information regarding the alert shall be sent to all Member States.

The information referred to in Section 3.5.1 shall be sent to the other Sirene Bureaux by A form, at the same time as entering the alert. Any further information required for identification purposes shall be sent after consultation and/or at the request of another Member State.

In the case where several EAWs or ERs exist for the same person, separate A forms shall be completed for each of the EAWs or ERs.

There shall be sufficient detail contained in the EAW/ER and in the A form (in particular, EAW Section (e): «description of the circumstances in which the offence(s) was (were) committed, including the time and place», fields 042, 043, 044, 045: «description of the circumstances») for other Sirene Bureaux to verify the alert. Appendix 3 sets out the information required and its relation to the fields on the EAW.

When an EAW is replaced or revoked this shall be indicated in field 267 of an A form (Article 26 SIS II Decision) or in field 044 of an A form (Extradition Request/Migrated alerts) by using the following text: «This form replaces the form (reference number) referring to EAW (reference number) issued on (date)».

3.5.1. Supplementary information to be sent with regard to provisional arrest

3.5.1.1 When entering an alert based on both an EAW and an extradition request (ER)

When entering the alert for arrest for extradition purposes, supplementary information shall be sent to all Member States using an A form. If the data in the alert and the supplementary information sent to Member States with regard to an EAW is not sufficient for extradition purposes, additional information shall be provided.

In field 239 it shall be indicated that the form relates to both an EAW and an ER.

3.5.1.2 When issuing an alert based on ER only

When entering the alert for arrest for extradition purposes, supplementary information shall be sent to all Member States using an A form.

In field 239 it shall be indicated that the form relates to an ER.

For general rules see Section 2.6.

If at least one of the EAWs attached to the alert can be executed, the alert shall not be flagged.

If an EAW contains more than one offence and if surrender can be carried out in respect of at least one of those offences, the alert shall not be flagged.

As highlighted in Section 2.6, a flagged alert under Article 26 of the SIS II Decision shall, for the period of duration of the flag, be regarded as being entered for the purposes of communicating the whereabouts of the person for whom it was issued.

3.6.1. Systematic request for a flag to be added to alerts on persons wanted for arrest for extradition purposes where Framework Decision 2002/584/JHA does not apply

The following procedure shall apply:

(a) in the case of alerts on persons wanted for arrest for extradition purposes, where Framework Decision 2002/584/JHA does not apply, a Sirene Bureau may ask other Sirene Bureau(x) to add a flag systematically to alerts entered under Article 26 of the SIS II Decision on its nationals;

(b) any Sirene Bureau wishing to do so shall send a written request to other Sirene Bureau(x);

(c) any Sirene Bureaux to whom such a request is addressed shall add a flag for the Member State in question immediately after the alert is issued;

(d) the flag shall remain until the requesting Sirene Bureau asks for its deletion.

When a Sirene Bureau receives an A form, it shall, as soon as possible, search all available sources to try to locate the subject. If the information provided by the issuing Member State is not sufficient for acceptance by the receiving Member State, this shall not prevent the searches being carried out. The receiving Member States shall carry out searches to the extent permissible under national law.

If the alert for arrest is verified and the subject is located or arrested in a Member State, then the information contained in an A form may be forwarded by the receiving Sirene Bureau to the competent authority of the Member State which executes the EAW or the ER. If the original EAW or ER is requested, the issuing judicial authority may transmit it directly to the executing judicial authority (unless alternative arrangements have been made by the issuing and/or executing Member State).

See general procedure in Section 2.3.

In addition, the following procedure shall apply:

(a) a hit on an individual for whom an alert for arrest has been issued shall always be communicated immediately to the Sirene Bureau of the issuing Member State. Moreover, after sending a G form the Sirene Bureau of the executing Member State shall also communicate the hit to the Sirene Bureau of the issuing Member State where appropriate by telephone;

(b) if necessary the Sirene Bureau of the issuing Member State shall then send any relevant, specific information on the particular measures that shall be taken by the Sirene Bureau of the executing Member State;

(c) the authority competent for receiving the EAW or ER, its full communication contacts (postal address, phone and, if available, fax and e-mail), reference number (if available), competent person (if available), requested language, time limit for and form of delivery shall be provided in field 091 of a G form;

(d) in addition, the Sirene Bureau of the issuing Member State shall inform other Sirene Bureaux of the hit, using an M form, where a clear link has been established with particular Member States from the facts of the case and further enquiries initiated;

(e) the Sirene Bureaux may transmit further information on alerts under Article 26 of the SIS II Decision, and in so doing may act on behalf of judicial authorities if this information falls within the scope of mutual judicial assistance.

When the competent judicial authorities provide information to the Sirene Bureau of the executing Member State on whether the surrender or extradition may take place of a person for whom an alert for arrest has been issued, that Sirene Bureau shall immediately provide that information to the Sirene Bureau of the issuing Member State by means of an M form, marked in field 083 with the words «SURRENDER» or «EXTRADITION» <*>. The detailed arrangements of the surrender or extradition shall, where appropriate, be communicated via the Sirene Bureaux as soon as possible.

<*> See also Section 1.13.1 on indication of urgency in Sirene forms.

If the transit of a person is necessary, the Sirene Bureau of the Member State through which the person is to be taken shall provide the necessary information and support, in response to a request by the Sirene Bureau of the issuing Member State or the competent judicial authority, sent by the Sirene Bureau, by means of an M form marked with the word «TRANSIT» written at the start of field 083.

Deletion of alerts for arrest for surrender or extradition purposes shall take place once the person has been surrendered or extradited to the competent authorities of the issuing Member State but may also occur when the judicial decision on which the alert was based has been revoked by the competent judicial authority according to national law.

The exchange of information on third-country nationals on whom an alert has been issued under Article 24 of the SIS II Regulation allows Member States to take decisions in the case of entry or visa application. If the individual is already on the territory of the Member State, it allows national authorities to take the appropriate action for issuing residence permits, long-stay visas or expulsion. In this section references to visas concern long-stay visas, unless otherwise clearly explained (e.g. re-entry visa).

Carrying out the information procedures laid down under Article 5(4) of the Schengen Borders Code and the consultation procedures laid down under Article 25 of the Schengen Convention, falls within the competence of the authorities responsible for border controls and issuing residence permits or visas. In principle, the Sirene Bureaux shall be involved in these procedures only in order to transmit supplementary information directly related to the alerts (e.g. notification of a hit, clarification of identity) or to delete alerts.

However, the Sirene Bureaux may also be involved in transmitting supplementary information necessary for the expulsion of, or for refusing entry to, a third-country national; and, may be involved in transmitting any supplementary information further generated by these actions.

Directive 2004/38/EC of the European Parliament and of the Council <*> is not applicable in Switzerland. Therefore in the case of hit on a third country national who is the beneficiary of the right of free movement, normal consultation procedures shall be undertaken between Switzerland, the issuing Member State and any other Member State which may hold relevant information on the third country national's right of free movement.

<*> Directive 2004/38/EC of the European Parliament and of the Council of 29 April 2004 on the right of citizens of the Union and their family members to move and reside freely within the territory of the Member States (OJ L 158, 30.4.2004, p. 77).

According to Article 25 of the SIS II Regulation, specific rules apply to third-country nationals who are beneficiaries of the right of free movement within the meaning of Directive 2004/38/EC. The Sirene Bureau shall, as far as possible, be able to make available any information that was used to assess whether an alert for refusal of entry or stay was entered for a beneficiary of the right of free movement <*>. In the exceptional case of entry of an alert on a third-country national enjoying the right of free movement, the Sirene Bureau of the issuing Member State shall send an M form to all the other Member States, based on the information provided by the authority that has entered the alert (see Sections 4.6 and 4.7)

<*> Article 30 of the Directive 2004/38/EC provides that the person refused entry shall be notified in writing thereof and informed in full on grounds on which the decision was taken unless it is contrary to the interests of State security.

In addition, Article 26 of the SIS II Regulation provides that, subject to certain specific conditions, alerts relating to third-country nationals who are the subject of a restrictive measure intended to prevent entry into or transit through the territory of Member States, taken in accordance with Article 29 of the Treaty on European Union <*>, shall also be entered. The alerts shall be entered and kept up-to-date by the competent authority of the Member State which holds the Presidency of the Council of the European Union at the time of the adoption of the measure. If that Member State does not have access to SIS II or alerts under Article 24 of the SIS II Regulation the responsibility shall be taken up by the Member State which will holds the subsequent Presidency and has access to SIS II, including access to the alerts under Article 24 of the SIS II Regulation.

<*> Article 26 of the SIS II Regulation refers to Article 15 of the Treaty on European Union. However, following the entry into force of the Lisbon Treaty this Article 15 became Article 29 in the consolidated version of the Treaty on European Union.

Member States shall put in place the necessary procedures for entering, updating and deleting such alerts.

See general procedure in Section 2.2.

See general procedure in Section 2.11.1.

Problems may occur when a third country national who is subject of an alert for refusal of entry or stay unlawfully uses the identity of a citizen of a Member State in order to seek to gain entry. If such a situation is discovered the competent authorities in the Member States may be made aware of the correct use of the misused identity function within SIS II. Alerts for refusal of entry shall not be issued in the main identity of a citizen of a Member State.

For general rules see Section 2.11.2.

The following procedure shall apply:

(a) without prejudice to the special procedure concerning the exchange of information, which takes place in accordance with Article 25 of the Schengen Convention; and without prejudice to Section 4.8, which concerns the exchange of information following a hit on a third-country national who is the beneficiary of the right of free movement (in which case the consultation of the Sirene of the issuing Member State is obligatory); the executing Member State may inform the issuing Member that the alert for refusal of entry has been matched in the course of the procedure for granting a residence permit or a visa. The issuing Member State may then inform other Member States using an M form if appropriate;

(b) if so requested, in accordance with national law, the Sirene Bureaux of the Member States concerned may assist in transmitting the necessary information to the appropriate authorities responsible for granting residence permits and visas.

Special procedures as provided for in Article 25 of the Schengen Convention

Procedure under Article 25(1) of the Schengen Convention

If a Member State that is considering granting a residence permit or visa discovers that the applicant concerned is the subject of an alert for refusal of entry or stay issued by another Member State, it shall consult the issuing Member State via the Sirene Bureaux. The Member State considering granting a residence permit or visa shall use an № form to inform the issuing Member State about the decision to grant the residence permit or visa. If the Member State decides to grant the residence permit or visa, the alert shall be deleted. The person may, nevertheless, be put on the issuing Member State's national list of alerts for refusal of entry.

Procedure under Article 25(2) of the Schengen Convention

If a Member State that entered an alert for refusal of entry or stay finds out that the person who is the subject of the alert has been granted a residence permit or visa, it shall instigate a consultation procedure with the Member State that granted the residence permit or visa, via the Sirene Bureaux. The Member State which granted the residence permit or visa shall use an O form to inform the issuing Member State about the decision whether or not to withdraw the residence permit or visa. If this Member State decides to maintain the residence permit or visa, the alert shall be deleted. The person can, nevertheless, be put on a Member State's national list of alerts for refusal of entry.

The consultation via Sirene Bureaux using an O form shall also take place if the Member State that granted the residence permit or visa discovers later that there is an alert for refusal of entry or stay on that person entered in SIS II <*>.

<*> In the case of alerts for refusal of entry issued for the family members of EU citizens, it is necessary to recall that it is not possible as a matter of routine to consult SIS II prior to issuing a residence card for such a person. Article 10 of the Directive 2004/38/EC lists the necessary conditions for acquiring right of residence for more than three months in a host Member State by family members of Union citizens who are third-country nationals. This list, which is exhaustive, does not allow for routine consultation of the SIS prior to the issuing of residence cards. Article 27(3) of this Directive specifies that Member States may request, should they consider it essential, information from other Member State only regarding any previous police record (that is not all of the SIS II data). Such enquiries shall not be made as a matter of routine.

If a third Member State (i.e. neither that which granted the residence permit/visa nor that which issued the alert) discovers that there is an alert on a third-country national who holds a residence permit or visa from one of the Member States, it shall notify both the Member State which granted the permit/visa and the issuing Member State via Sirene Bureaux using an H form.

If the procedure foreseen under Article 25 of the Schengen Convention entails deleting an alert for refusal of entry or stay, the Sirene Bureaux shall, whilst respecting their national law, offer their support if so requested.

Special procedures as provided for in Article 5(4)(a) and (c) of the Schengen Borders Code

4.5.1. Procedure in cases falling under Article 5(4)(a)

According to Article 5(4)(a) of the Schengen Borders Code, a third-country national who is subject to an alert for refusal of entry or stay and, at the same time, has a residence permit, long stay visa or a re-entry visa granted by one of the Member States, shall be allowed entry for transit purposes to the Member State which granted the residence permit or re-entry visa, when crossing a border in a third Member State. The entry may be refused if this Member State has issued a national alert for refusal of entry. In both cases, at the request of the competent authority, the Sirene Bureau of the Member State that the person is seeking to enter shall send the Sirene Bureaux of the two Member States in question a message (an H form if the transit was allowed/a G form if the entry was refused) informing them of the contradiction and requesting that they consult each other in order to either delete the alert in SIS II or to withdraw the residence permit/visa. It may also request to be informed of the result of any consultation.

If the third-country national concerned tries to enter the Member State which has entered the alert in SIS II, his/her entry may be refused by this Member State. However, at the request of the competent authority, the Sirene Bureau of that Member State shall consult the Sirene Bureau of the Member State that granted the residence permit or visa in order to allow the competent authority to determine whether there are sufficient reasons for withdrawing the residence permit/visa. The Member State which granted the residence permit or visa shall use an O form to inform the issuing Member State about the decision whether or not to withdraw the residence permit or visa. If this Member State decides to maintain the residence permit or visa, the alert shall be deleted. The person can, nevertheless, be put on a Member State's national list of alerts for refusal of entry.

If this person tries to enter the Member State that issued the residence permit or visa, he/she shall be allowed entry into the territory but the Sirene Bureau of that Member State, at the request of the competent authority, shall consult the Sirene Bureau of the issuing Member State in order to enable the competent authorities concerned to decide on withdrawal of the residence permit or visa or deletion of the alert. The Member State which granted the residence permit or visa shall use an O form to inform the issuing Member State about the decision whether or not to withdraw the residence permit or visa. If this Member State decides to maintain the validity of the residence permit or visa, the alert shall be deleted. The person can, nevertheless, be put on a Member State's national list of alerts for refusal of entry.

4.5.2. Procedure in cases falling under Article 5(4)(c)

According to Article 5(4)(c) a Member State may derogate from the principle that a person for whom an alert for refusal of entry was issued shall be refused entry on humanitarian grounds, on grounds of national interest or because of international obligations. At the request of the competent authority, the Sirene Bureau of the Member State that allowed entry shall inform the Sirene Bureau of the issuing Member State of this situation using an H form.

(a) Only one № form or O form shall be sent per consultation procedure by the Sirene Bureau of the Member State which has granted or intends to grant or retain a residence permit or long-stay visa in order to inform the Member State which has issued or is planning to issue a refusal of entry alert about the final decision on granting, retaining or revoking the residence permit or visa.

(b) The consultation procedure shall be either a procedure for the purposes of Article 25(1) of the Schengen Convention or a procedure for the purposes of Article 25(2) of the Schengen Convention.

(c) When a M, G or H form is sent in the context of a consultation procedure, it may be marked with the keyword «consultation procedure». (M form: field 083; G form: field 086; H form: field 083).

Without prejudice to the special procedures concerning the exchange of information, which takes place in accordance with Article 5(4)(a) and (c) of the Schengen Borders Code; and without prejudice to Section 4.8 which concerns the exchange of information following a hit on a third-country national who is the beneficiary of the right of free movement (in which case the consultation of the issuing Member State via its Sirene Bureau is obligatory), a Member State may ask to be informed of any hits on alerts for refusal of entry or stay that it has entered.

The Sirene Bureaux of Member States that have entered alerts for refusal of entry shall not necessarily be informed of any hits as a matter of course, but may be informed in exceptional circumstances. A G form or an H form, depending on the action taken, may in any case be sent if, for example, supplementary information is required. A G form shall always be sent when there is a hit on a person benefiting from the right of free movement.

Notwithstanding the provisions of the paragraph above, as set out in Section 10 all Sirene Bureaux shall provide statistics on hits on all foreign alerts on their territory.

The following procedure shall apply:

(a) A Member State may ask to be informed of any hits on alerts for refusal of entry or stay that it has issued. Any Member State that wishes to take up this option shall ask the other Member States in writing.

(b) The executing Member State may take the initiative and inform the issuing Member State that the alert has been matched and that the third-country national has not been granted entry or has been expelled from the Schengen territory.

(c) Once an action has been taken on the basis of a hit the Sirene Bureau of the executing Member State shall send a G form to the Sirene Bureau of the issuing Member State; a G form shall also be sent in case of a hit, when more information is needed for the execution of the measure.

(d) Upon the receipt of the information referred to in point (c) from the issuing Member State:

(i) if the action is executed the executing Member State shall notify the Sirene Bureau of the issuing Member State using an M form (not another G form for the same hit),

(ii) if the action is not executed the executing Member State shall notify the Sirene Bureau of the issuing Member State using an H form, or

(iii) if further consultation is required this shall take place using an M form,

(iv) for the final form exchange in a consultation procedure an № or O form shall be used.

(e) If, on its territory, a Member State discovers a third-country national for whom an alert has been issued, the Sirene Bureau of the issuing Member State, upon request, shall forward the information required to return the person concerned. Depending on the needs of the executing Member State this information, given in an M form, shall include the following:

the type and reason for the decision,
the authority issuing the decision,
the date of the decision,
the date of service (the date on which the decision was served),
the date of enforcement,
the date on which the decision expires or the length of validity,
the information whether the person was convicted and the nature of the penalty.

If a person on whom an alert has been issued is intercepted at the border, the procedures set out in the Schengen Borders Code, and by the issuing Member State, shall be followed.

There may also be an urgent need for supplementary information to be exchanged via the Sirene Bureaux in specific cases in order to identify an individual with certainty.

Concerning a third-country national who is a beneficiary of the right of free movement within the meaning of Directive 2004/38/EC <*>.

<*> According to Directive 2004/38/EC, a person benefiting from the right of free movement may only be refused entry or stay on the grounds of public policy or public security when their personal conduct represents a genuine, immediate, and sufficiently serious threat affecting one of the fundamental interests of society and when the other criteria laid down in Article 27(2) of the said Directive are respected. Article 27(2) stipulates: «Measures taken on grounds of public policy or public security shall comply with the principle of proportionality and shall be based exclusively on the personal conduct of the individual concerned. Previous criminal convictions shall not in themselves constitute grounds for taking such measures. The personal conduct of the individual concerned must represent a genuine, present and sufficiently serious threat affecting one of the fundamental interests of society. Justifications that are isolated from the particulars of the case or that rely on considerations of general prevention shall not be accepted.» Moreover, there are additional limitations for persons enjoying the right of permanent residence who can only be refused entry or stay on serious grounds of public policy or public security as stated in Article 28(2) of Directive 2004/38/EC.

If there is a hit on a third-country national who is beneficiary of the right of free movement within the meaning of Directive 2004/38/EC special rules shall apply (but see the introduction to Section 4 on the position of Switzerland). The following procedure shall apply:

(a) at the request of the competent authority, the Sirene Bureau of the executing Member State shall immediately contact the Sirene Bureau of the issuing Member State using a G form in order to obtain the information necessary to decide, without delay, on the action to be taken;

(b) upon receipt of a request for information, the Sirene Bureau of the issuing Member State shall immediately start gathering the required information and send it as soon as possible to the Sirene Bureau of the executing Member State;

(c) the Sirene Bureau of the issuing Member State shall check with the competent authority, if this information is not yet available, whether the alert may be kept in accordance with Directive 2004/38/EC. If the competent authority decides to keep the alert, the Sirene Bureau of the issuing Member State shall inform all the other Sirene Bureaux thereof, by means of an M form;

(d) the executing Member State shall inform, via its Sirene Bureau, the Sirene Bureau of the issuing Member State whether the requested action to be taken was carried out (using an M form) or not (using an H form) <*>.

<*> In conformity with Directive 2004/38/EC the executing Member State cannot limit the free movement of third country nationals benefiting from the right of free movement on the sole ground that the issuing Member State maintains the alert unless the conditions referred to in footnote 28 are met.

If, in the absence a hit, a Member State discovers that there is an alert for refusal of entry for a third-country national who is a beneficiary of the right of free movement, the Sirene Bureau of this Member State shall, at the request of the competent authority, send an M form to the Sirene Bureau of the issuing Member State informing it about this.

The Sirene Bureau of the issuing Member State shall check with the competent authority, if this information is not yet available, whether the alert may be kept in accordance with Directive 2004/38/EC. If the competent authority decides to keep the alert, the Sirene Bureau of the issuing Member State shall inform all the other Sirene Bureaux thereof, by means of an M form.

Without prejudice to the special procedures provided for by Article 25 of the Schengen Convention and Article 5(4)(a) and (c) of the Schengen Borders Code the alerts for refusal of entry or stay on third country nationals shall be deleted upon:

(a) the expiry of the alert;

(b) the decision to delete by the competent authority of the issuing Member State;

(c) the expiry of the time limit on refusal of entry where the competent authority of the issuing Member State set an expiry date on its decision; or

(d) the acquisition of citizenship of one of the Member States. If the acquisition of citizenship comes to the attention of a Sirene Bureau of a Member State other than the issuing one, the former shall consult the Sirene Bureau of the issuing Member State and, if needed, send a J form, in accordance with the procedure for rectification and deletion of data found to be legally or factually inaccurate (see Section 2.7).

See general procedure in Section 2.2.

See general procedure in Section 2.11.1.

See general procedure in Section 2.11.2.

Circumstances may arise where a hit occurs on an alert on a missing person and the competent authorities within the executing Member State decide that the action requested may not be taken and/or that no further action will be taken on the alert. This decision may be taken even if the issuing Member State's competent authorities decide to retain the alert in SIS II. In such circumstances the executing Member State may request a flag after the hit has occurred. With a view to adding a flag, the general procedures as described in Section 2.6 shall be followed.

There is no alternative action to be taken for alerts for missing persons.

Sirene Bureaux shall have ready access to all relevant supplementary information at national level regarding missing person alerts in order for the Sirene Bureaux to be able to play a full role in reaching a successful outcome to cases, facilitating identification of the person and providing supplementary information promptly on matters linked to the case. Relevant supplementary information may cover, in particular, national decisions on the custody of a child or vulnerable person or requests for the use of «Child Alert» mechanisms.

As not all vulnerable missing persons will cross national borders, decisions on the provision of supplementary information (on descriptive details) and its recipients shall be taken on a case-by-case basis, covering the entire range of circumstances. Following a decision at national level on the extent of forwarding required for such supplementary information, the Sirene Bureau of the issuing Member State shall, as far as is appropriate, take one of the following measures:

(a) retain the information in order to be able to forward supplementary information upon the request of another Member State;

(b) forward an M form to the relevant Sirene Bureau if enquiries indicate a likely destination for the missing person;

(c) forward an M form to all the relevant Sirene Bureaux, based on the disappearance circumstances for the purpose of supplying all data concerning the person in a short period of time.

In the case of a high-risk missing person, field 311 of the M form shall begin with the word «URGENT» and an explanation of the reason for the urgency. (When the missing minor is unaccompanied <*>, the explanatory term «Unaccompanied minor» shall be indicated.) This urgency may be reinforced by a telephone call highlighting the importance of the M form and its urgent nature.

<*> Unaccompanied minors are children, as defined in Article 1 of the Convention on the Rights of the Child of 20 November 1989 (CRC), who have been separated from both parents and other relatives and are not being cared for by an adult who, by law or custom, is responsible for doing so.

A common method for entering structured supplementary information in an agreed order on a high-risk missing person shall be used <*>. This shall be entered in field 083 of the M form.

<*> Data of disappearance:

(a) Place, date and time of the disappearance.

(b) Circumstances of disappearance.

Details of the missing person:

(d) Height.

(e) Skin colour.

(f) Colour and shape of hair.

(g) Colour of eyes.

(h) Other physical details (i.e. piercings, deformations, amputations, tattoos, marks, scars, etc.).

(i) Psychological particulars: at risk of suicide, mental illness, aggressive behaviour, etc.

(j) Other details: necessary medical treatment, etc.

(k) Clothes worn at the time of the disappearance.

(l) Photograph: available or not.

(m) Ante-mortem form: available or not.

Related information:

(n) Person/s who could accompany him or her (and Schengen ID if available).

(o) Vehicle/s relating to the case (and Schengen ID if available).

(p) If available: number of mobile phone/last «log-in», contact via on-line social networks.

The titles of the different sub-fields themselves are not to be included as part of field 083, but just the reference letter. When details are already available in the fields of an alert the information shall be included in the alert, including fingerprints or photographs.

Once information has been received by a Sirene Bureau, it shall, in order to maximise the opportunities for locating the person in a targeted and reasoned fashion, be communicated, as far as is appropriate, to:

(a) relevant border posts;

(b) the competent administrative and police authorities for the location and protection of persons;

See general procedure in Section 2.3.

In addition the following rules shall apply:

(a) As far as it is possible, the Sirene Bureaux shall communicate the necessary medical details of the missing person(s) concerned if measures have to be taken for their protection.

The information transmitted shall be kept only as long as it is strictly necessary and shall be used exclusively for the purposes of medical treatment given to the person concerned.

(b) The Sirene Bureau of the executing Member State shall always communicate the whereabouts to the Sirene Bureau of the issuing Member State.

(c) In accordance with Article 33(2) of the SIS II Decision, the communication of the whereabouts of the missing person, who is of age, to the person who reported him/her missing shall be subject to the missing person's consent <*>. The consent shall be in writing or at least a written record shall be available. In cases where consent is refused, this shall be in writing or recorded officially. However, the competent authorities may communicate the fact that the alert has been deleted following a hit, to the person who reported him or her missing.

<*> For clarity on consent in matters of on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data see Article 2(h) Directive 95/46/EC.

If there is to be any significant delay in the deletion of the alert by the issuing Member State this delay shall be notified to the Sirene Bureau of the executing Member State in order for a flag to be placed on the alert as described in Section 5.4 of the Sirene Manual.

5.7.1. Minors

An alert shall be deleted upon:

(a) the resolution of the case (e.g. the minor is repatriated; the competent authorities in the executing Member State take a decision on the care of the child);

(b) the expiry of the alert; or

5.7.2. Adults where no protective measures are requested

An alert shall be deleted upon:

(a) the execution of the action to be taken (whereabouts ascertained by the executing Member State);

(b) the expiry of the alert; or

5.7.3. Adults, protective measures requested

An alert shall be deleted upon:

(a) carrying out of the action to be taken (person placed under protection);

(b) the expiry of the alert; or

Subject to national law, where a person is in official protective care an alert may be retained until that person has been repatriated.

See general procedure in Section 2.2.

See general procedure in Section 2.11.1.

See general procedure in Section 2.11.2.

See general procedure in Section 2.3.

In addition, the following rules shall apply:

(a) the real place of residence or domicile shall be obtained using all measures allowed by the national law of the Member State where the person was located;

(b) national procedures shall be in place, as appropriate, to ensure that alerts are only kept in SIS II for the time required to meet the purposes for which they were supplied.

The Sirene Bureaux may transmit further information on alerts entered under Article 34 of SIS II Decision, and in so doing may act on behalf of judicial authorities if this information falls within the scope of mutual judicial assistance.

An alert shall be deleted upon:

(a) the communication of the whereabouts of the person to the competent authority of the issuing Member State. Where the information forwarded cannot be acted upon (e.g. incorrect address or no fixed abode) the Sirene Bureau of the issuing Member State shall inform the Sirene Bureau of the executing Member State in order to resolve the problem;

(b) the expiry of the alert; or

Where a hit has been achieved in a Member State and the address details were forwarded to the issuing Member State and a subsequent hit in that Member State reveals the same address details the hit shall be recorded in the executing Member State but neither the address details nor a G form shall be re-sent to the issuing Member State. In such cases the executing Member State shall inform the issuing Member State on the repeated hits, and the issuing Member State shall consider the need to maintain the alert.

See general procedure in Section 2.2.

See general procedure in Section 2.11.1.

See general procedure in Section 2.11.2.

When issuing an alert the Sirene Bureau of the issuing Member State shall inform all the other Sirene Bureaux by using an M form in the following cases:

(a) an alert for discreet or specific check is issued with the request that hits are reported without any delay to the issuing Sirene Bureau; in the M form it shall use the text «ARTICLE 36(2) of the SIS II Decision — immediate action» or «ARTICLE 36(3) of the SIS II Decision — immediate action». Justification for the immediate action should also be set out in field 083 of an M form; or

(b) an authority responsible for national security requests the issuance of an alert in accordance with Article 36(3) of the SIS II Decision; in the M form it shall use the text «ARTICLE 36(3) of the SIS II Decision».

If the alert is issued under Article 36(3) of the SIS II Decision the M form shall contain, in field 080, the name of the authority requesting entry of the alert, first in the language of the issuing Member State and then also in English and its contact details in field 081 in a format not requiring translation.

The confidentiality of certain information shall be safeguarded in accordance with national law, including keeping contact between the Sirene Bureaux separate from any contact between the services responsible for national security.

See general procedure in Section 2.6.

There is no alternative action to be taken for alerts for discreet or specific checks.

In addition, if the authority responsible for national security in the executing Member State decides that the alert requires a flag, it shall contact its national Sirene Bureau and inform it that the required action to be taken cannot be carried out. The Sirene Bureau shall then request a flag by sending an F form to the Sirene Bureau of the issuing Member State. As with other flag requests a general reason shall be given. However, matters of a sensitive nature need not be disclosed (see also Section 7.6(b) below).

See general procedure in Section 2.3.

In addition the following rules shall apply:

(a) When a hit occurs on an alert issued pursuant to Article 36(3) of the SIS II Decision, the Sirene Bureau of the executing Member State shall inform the Sirene Bureau of the issuing Member State of the results (discreet check or specific check) via the G form. At the same time the Sirene Bureau of the executing Member State shall inform its own authority responsible for national security.

(b) A specific procedure is required to safeguard the confidentiality of information. Therefore, any contact between the authorities responsible for national security shall be kept separate from the contact between the Sirene Bureaux. Consequently, the detailed reasons for requesting a flag shall be discussed directly between authorities responsible for national security and not through Sirene Bureaux.

(c) When a hit occurs on an alert which requests the hit to be reported immediately a G Form should be sent without delay to the Sirene Bureau of the issuing Member State.

An alert shall be deleted upon:

(a) the expiry of the alert; or

(b) a decision to delete by the competent authority of the issuing Member State.

See Section 9.

See general procedure in Section 2.2.

8.2.1. Checking for multiple alerts on a vehicle

The mandatory identity description elements for checking for multiple alerts on a vehicle include:

(a) the registration/number plate, and/or

(b) the vehicle identification number (VIN).

Both numbers may feature in SIS II.

If, when entering a new alert, it is found that the same VIN and/or registration plate number already exist in SIS II, it is assumed that the new alert will result in multiple alerts on the same vehicle. However, this method of verification is effective only where the description elements used are the same. Comparison is therefore not always possible.

The Sirene Bureau shall draw the users' attention to the problems which may arise where only one of the numbers has been compared, VIN-twins and reuse of licence plates. A positive response does not mean automatically that there is a hit, and a negative response does not mean that there is no alert on the vehicle.

The identity description elements used for establishing whether two vehicle entries are identical are detailed in Section 2.2.3.

The consultation procedures for checking multiple and incompatible alerts to be applied by the Sirene Bureaux for vehicles shall be the same as for persons. For general procedures see Section 2.2.

The Sirene Bureau of the Member State issuing an alert shall maintain a record of any requests to enter a further alert which, after consultation, have been rejected by virtue of the provisions given above, until the alert is deleted.

8.2.2. VIN-twins

VIN-twin refers to a vehicle, entered in SIS II, of the same type with the same vehicle identification number (VIN) as an original manufactured vehicle (e.g. a tractor and a motorcycle with the same VIN do not fall into this category). The following specific procedure shall apply to avoid the negative consequences of a repeated seizure of the original manufactured vehicle with the same VIN:

(a) Where the possibility of a VIN-twin is established, the Sirene Bureau shall, as appropriate:

(i) ensure that there is no error in the SIS II alert and the alert information is as complete as possible;

(ii) check the circumstances of the case giving rise to an alert in SIS II;

(iii) find out the history of both vehicles from their production;

(iv) request a thorough check of the seized vehicle, in particular its VIN, to verify whether it is the original manufactured vehicle.

All Sirene Bureaux involved shall closely cooperate in taking such measures.

(b) Where the existence of a VIN-twin is confirmed, the issuing Member State shall consider whether it is necessary to maintain the alert in SIS II. If the Member State decides to maintain the alert in SIS II the issuing Member State shall:

(i) add a vehicle-related remark «Suspicion of clone» <*> in the alert;

<*> «suspicion of clone» relates to cases where, for example, the registration documents of a vehicle are stolen and used to re-register another vehicle of the same make, model and colour which has also been stolen.

(ii) invite the owner of the original manufactured vehicle to, subject to his explicit consent and according to national law, provide the Sirene Bureau of the issuing Member State with all relevant information required to avoid the negative consequences of misidentification.

(iii) Send out an M form via its Sirene Bureau to all other Bureaux including, as appropriate, the marks or features describing the original manufactured vehicle and distinguishing it from the vehicle entered in SIS II. The M form shall indicate words to the effect of «ORIGINAL MANUFACTURED VEHICLE» prominently in field 083.

(c) If, when SIS II is consulted, the vehicle-related remark, «Suspicion of clone» is found, the user conducting the check shall contact the national Sirene Bureau to obtain additional information in order to clarify whether the vehicle being checked is the vehicle sought or the original manufactured vehicle.

(d) If during the check, it is established that the information on the M form is no longer up-to-date the Sirene Bureau of the executing Member State shall contact the Sirene Bureau of the issuing Member State in order to verify the current legal ownership of the vehicle. The latter Sirene Bureau shall send a new M form accordingly, indicating words to the effect of «ORIGINAL MANUFACTURED VEHICLE» prominently in field 083.

The Sirene Bureaux may transmit further information on alerts entered under Article 38 of the SIS II Decision and in so doing may act on behalf of judicial authorities, if this information falls within the scope of mutual judicial assistance in accordance with national law.

The Sirene Bureaux shall send supplementary information as quickly as possible via a P form, if requested in field 089 of a G form, when a hit is achieved on an alert for seizure or use as evidence issued on a vehicle, aircraft, boat, industrial equipment or container pursuant to Article 38 of the SIS II Decision.

Given that the request is urgent and that it will not therefore be possible to collate all the information immediately, it shall not be necessary to fill all the fields of the P form. However, efforts shall be made to collate the information relating to the main headings: 041, 042, 043, 162, 164, 165, 166, 167 and 169.

Where a hit is achieved on an identifiable component of an object the Sirene Bureau of the executing Member State shall inform the Sirene Bureau of the issuing Member State of the circumstances of the hit using a G form, explaining in field 090 (Additional information) that the seizure is not of the complete object but of a component or components. Where several components are found at the same time, as they relate to one alert, only one G form will be sent. Any subsequent hits on the alert shall be notified to the Sirene Bureau of the issuing Member State by means of a G form. The alert shall not be deleted unless the conditions set out in Section 8.4 are met.

An alert shall be deleted upon:

(a) the seizure of the object or equivalent measure once the necessary follow-up exchange of supplementary information has taken place between Sirene Bureaux or the object becomes subject of another judicial or administrative procedure (e.g. judicial procedure on good faith purchase, disputed ownership or judicial cooperation on evidence);

(b) the expiry of the alert; or

These systems are relevant for alerts under Articles 36 and 38 of the SIS II Decision. Due to the widespread use of ANPR for law enforcement purposes there is the technical capability to achieve numerous hits on a vehicle or number plate over a short period of time.

Given that some ANPR sites are manned there is the possibility of a vehicle being detected and the requested action undertaken. In this case, before any action is undertaken, the users of the ANPR system shall verify whether the hit achieved through ANPR relates to an alert under Article 36 or 38 of the SIS II Decision.

However, many fixed ANPR sites are not constantly manned. Accordingly, although the technology will register the passage of the vehicle and a hit will be achieved, the requested action may not be undertaken.

For both Article 36 and Article 38 alerts where the requested action could not be taken the following general procedure shall apply:

One H form shall be sent for the first hit. If more information is required on the movement of the vehicle it is for the Sirene Bureau of the issuing Member State to contact the Sirene Bureau of the executing Member State bilaterally to discuss information needs.

For alerts under Article 36 the following procedure shall apply:

(a) the Sirene Bureau of the Member State achieving the hit shall inform the issuing Sirene Bureau of the circumstances of the hit using one G form, using the word «ANPR» in field 086. If more information is required on the movement of the vehicle, the Sirene Bureau of the issuing Member State shall contact the Sirene Bureau of the executing Member State;

(b) the Sirene Bureau of the Member State achieving a hit on an alert for a specific check whereby the requested action could not be taken, shall inform the issuing Sirene bureau of the circumstances of the hit using an H form, with the word «ANPR» in field 083, followed by words to the effect of: «This hit has been achieved by use of ANPR. Please inform us if your country wishes to be informed of further hits achieved through ANPR for this vehicle or number plate where the requested action could not be undertaken»;

(c) the issuing Member State shall decide whether the alert has achieved its purpose, shall be deleted or not and whether bilateral discussions should take place on information needs.

For alerts under Article 38 the following procedure shall apply:

(a) in circumstances where a hit occurs and the requested action has been taken the Sirene Bureau of the Member State achieving the hit shall inform the issuing Sirene Bureau of the circumstances of the hit using one G form;

(b) in circumstances where a hit occurs and the requested action has not been taken the Sirene Bureau of the Member State achieving the hit shall inform the Sirene Bureau of the issuing Member State of the circumstances of the hit using an H form and the word «ANPR» in field 083 followed by words to the effect of; «This hit has been achieved by the use of ANPR. Please inform us if your country wishes to be informed of further hits achieved through ANPR for this vehicle or number plate where the requested action could not be taken.»;

(c) when receiving such an H form, the Sirene Bureau of the issuing Member State shall consult the competent authorities, which shall have the responsibility of deciding on the necessity of receiving further H forms or information passed bilaterally from the Sirene Bureau of the executing Member State.

Once a year the Sirene Bureaux shall provide statistics, which have to be sent to the Agency and the Commission. The statistics shall also be sent, upon request, to the European Data Protection Supervisor and the competent national data protection authorities. The statistics shall comprise the number of forms of each type sent to each of the Member States. In particular, the statistics shall show the number of hits and flags. A distinction shall be made between hits found on alerts issued by another Member State and hits found by a Member State on alerts it issued.

Appendix 5 sets out the procedures and formats for the provision of statistics under this section.

Переход между статьями: Ctrl + ← / →