«Применение формуляра — образца Организации Объединенных Наций. Руководящие принципы и примеры» (trade/CEFACT/2001/16) [рус., англ.]
Актуально на 04.11.2026.
Как цитировать: "Применение формуляра - образца Организации Объединенных Наций. Руководящие принципы и примеры" (trade/CEFACT/2001/16) [рус., англ.]. TRADE/CEFACT/2001/16. https://bukva.ai/docs/printsipy-tradecefact200116
(Вместе с «Определениями и описаниями названий документов»)
(Приняты 26.03.2001 — 29.03.2001 на 7-ой сессии Центром по упрощению процедур торговли и электронным деловым операциям)
ЕВРОПЕЙСКАЯ ЭКОНОМИЧЕСКАЯ КОМИССИЯ ООН
ИНФОРМАЦИОННОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ К РЕКОМЕНДАЦИИ № 1
ПРИМЕНЕНИЕ ФОРМУЛЯРА — ОБРАЗЦА ОРГАНИЗАЦИИ ОБЪЕДИНЕННЫХ НАЦИЙ
РУКОВОДЯЩИЕ ПРИНЦИПЫ И ПРИМЕРЫ
ВВЕДЕНИЕ
1. В ноябре 1984 года Рабочая группа по упрощению процедур торговли ЕЭК ООН опубликовала «Руководящие принципы для применения формуляра — образца Организации Объединенных Наций при подготовке торговых документов» в качестве документа TRADE/WP.4/INF.93. Данные Руководящие принципы являлись результатом обстоятельных обсуждений в рамках Рабочей группы и учитывали все известные торговые документы, которые на тот момент были согласованы с формуляром — образцом. В них указывался официальный статус различных документов, а также используемые в них элементы данных. При этом давались практические рекомендации по конкретным характеристикам и проблемам, связанным с разработкой формуляров в рамках унифицированной серии торговых документов.
2. Статус руководящих принципов был избран исходя из того, что их содержание не подходило для официальной рекомендации, охватывая ряд документов, которые уже являлись объектом отдельных рекомендаций (Рекомендация № 6 «Формуляр — образец унифицированного счета», Рекомендация № 11 «Форма документа на опасные грузы при смешанных перевозках» и Рекомендация № 22 «Стандартный формуляр — образец для инструкций по отгрузке») или международных соглашений (коносамент, железнодорожные и автодорожные транспортные накладные, авиагрузовая накладная и т.д.).
3. В рамках текущей работы по пересмотру всех рекомендаций ЕЭК ООН/ФАЛ было предложено пересмотреть Рекомендацию № 1 «Формуляр — образец Организации Объединенных Наций для внешнеторговых документов» с целью включения в нее различных вышеупомянутых унифицированных документов, а также образцов для некоторых торговых документов (запрос, оферта, заказ, извещение об отправке и т.д.). Предложения по таким бланкам были разработаны делегацией Румынии.
4. Однако после обсуждения, проведенного в рамках РГПМТ, было принято решение провести пересмотр «Руководящих принципов» и переиздать их в качестве приложения к Рекомендации № 1, расширив их содержание путем включения вышеупомянутых торговых документов. Было также принято решение включить примеры унифицированных бланков и ссылки на эквивалентные электронные документы.
5. [Выработанный в результате документ был согласован в рамках РГПМТ... и одобрен СЕФАКТ на его... сессии...].
I. ФОРМУЛЯР — ОБРАЗЕЦ ОРГАНИЗАЦИИ ОБЪЕДИНЕННЫХ НАЦИЙ
1. Рекомендация № 1 «Формуляр — образец Организации Объединенных Наций для внешнеторговых документов», Приложением к которой является настоящий документ, была утверждена Рабочей группой по упрощению процедур международной торговли ЕЭК ООН в 1973 году. Подробная история разработки Формуляра — образца (ниже именуемого «ФОООН») содержится в тексте Рекомендации и может быть кратко изложена следующим образом:
2. В октябре 1963 года было принято решение о подготовке Рабочей группой образца бланка, который мог бы использоваться в качестве формуляра — образца для упрощения стандартизации документов, используемых при экспорте.
3. За период с 1963 по 1969 год рядом международных организаций, занимающихся банковскими операциями, таможенными вопросами и вопросами транспортно-экспедиторских и почтовых служб, а также перевозок морским, железнодорожным и автомобильным транспортом, были приняты решения и рекомендации об унификации различных принятых на международном уровне документов с ФОООН. В ряде стран — членов ЕЭК ООН были введены унифицированные серии бланков, основанные на ФОООН.
4. Прогресс в области автоматической обработки и передачи данных вызвал опасения, что ФОООН может оказаться непригодным для использования в этой сфере. Однако после проведения тщательного исследования было подтверждено, что ФОООН может использоваться как в этих случаях, так и в рамках традиционных процедур, и был сделан вывод о том, что было бы обоснованным и целесообразным рекомендовать его в качестве общей основы для составления внешнеторговых документов, независимо от того, будут ли они обрабатываться автоматизированными или традиционными неавтоматизированными методами.
5. С учетом этого Рабочая группа в 1973 году решила принять официальную рекомендацию, подтверждающую исходный формуляр — образец, принятый в 1963 году, и рекомендующую правительствам и заинтересованным организациям продолжить работу по стандартизации всех документов, используемых в международной торговле с применением этого формуляра — образца. В 1978 году Комитет по развитию торговли ЕЭК ООН с удовлетворением принял к сведению, «что формуляр — образец для внешнеторговых документов, согласованный экспертами ЕЭК в 1963 году и официально рекомендованный Рабочей группой по упрощению процедур международной торговли в 1973 году, получил мировое признание, в результате чего представляется возможным и желательным ссылаться на него как на формуляр — образец Организации Объединенных Наций для внешнеторговых документов». В 1979 году данная Рекомендация была издана в качестве публикации Организации Объединенных Наций для продажи.
II. ТЕРМИНОЛОГИЯ
6. Ниже приводятся определения некоторых терминов, используемых в Рекомендации № 1 и представляющих интерес с точки зрения настоящих руководящих принципов, с указанием источника определения в скобках. «ЕЭК» означает, что источником определения является ЕЭК ООН; «ISO» или «ISO DP» означает, что это определение было принято или предлагается для принятия в качестве международного стандарта; номер соответствует номеру соответствующего стандарта или проекта предлагаемого стандарта ИСО.
Бланк документа: носитель данных, предназначенный для видимой записи входных данных (ЕЭК; ISO DP 6760).
Верхнее поле: поле вдоль верхнего края бланка (ISO DP 6760).
Входные данные: данные, записанные на носитель данных (ЕЭК; ISO DP 6760).
Входные данные, кодированные: входные данные, выраженные при помощи кода (ЕЭК).
Входные данные, количественные: цифровые входные данные, которые могут использоваться в качестве величины при вычислениях (ЕЭК).
Входные данные, описательные: входные данные, выраженные на естественном языке полностью или в сокращенном виде (ISO DP 6760).
Входные данные, порядковые: входные данные, предназначенные для идентификации отдельного документа или позиции, или для классификации и сортировки, но не для использования в качестве величины при вычислениях (ЕЭК).
Данные: представление фактов, понятий или инструкций в формализованном виде, пригодном для передачи, интерпретации или обработки человеком или при помощи автоматических средств (ISO 2381/I-1974; 01.01.01).
Документ: носитель данных с зарегистрированными на нем данными, который обычно является постоянным и который может считываться человеком или машиной (ISO DP 6760).
Знак: компонент согласованного набора элементов, используемых для организации, управления или представления данных (ISO 2382/W-1974; 04.02.01).
Зона кода: зона в пределах поля данных, предназначенная для кодированных входных данных (ЕЭК; ISO DP 6760).
Идентификатор документа: текст или код, специфицирующий функцию документа (ЕЭК; ISO DP 6760).
Идентификатор поля данных: текст или код, указывающий на характер данных в определенном поле данных (ISO DP 6760).
Интервал между знаками («Шаг письма»): расстояние между соответствующими точками осевых линий двух смежных знаков, находящихся на одной строке (ISO DP 6760). Примечание: ширина шага в конторских машинах.
1. представление элемента данных в соответствии с принятым методом кодирования или представлением серии знаков с помощью набора кодированных знаков (ISO 2381/IV-1974; 04.02.10).
2. полный набор кодированных представлений, определяемый кодом или набором кодированных знаков (ISO 2382/IV-1974; 04.02.11).
Код документа: идентификатор документа, выраженный в виде кодового обозначения (ЕЭК; ISO DP 6760).
Код поля: идентификатор поля, выраженный в виде кодового обозначения (ЕЭК).
Колонка: поле, предназначенное для регистрации данных в вертикальной последовательности (ISO DP 6760).
Конструкционная сетка: лист с линейками и другими метками, расположенными в соответствии с характеристиками большинства знакопечатающих машин, используемых в канцелярской работе и при обработке данных (ЕЭК; ISO 3535-1977).
Межстрочный интервал: расстояние между двумя соседними базисными линиями шрифта (ЕЭК; ISO DP 6760).
Макетный лист: один из видов прикладного применения конструкционной сетки для облегчения нанесения линеек и других заранее печатаемых элементов при составлении бланков документов; при этом на ней имеются указатели величины полей, а нанесенные на нее горизонтальные и вертикальные линии определяют место расположения типографски печатаемых линеек (ЕЭК; ср. ISO 3535-1977).
Метод одного прохода: использование процесса воспроизведения для переноса всей или части информации, занесенной на эталонный документ, на один или более бланков, образующих унифицированную серию (ЕЭК; ISO DP 6760).
Наименование документа: обозначение документа, выраженное на естественном языке (ЕЭК; ISO DP 6760).
Наименование поля данных: идентификатор поля данных, выраженный на естественном языке полностью или в сокращенном виде (ЕЭК; ISO DP 6760).
Носитель данных: физическая среда, предназначенная для хранения и / или передачи данных (ISO DP 6760).
Основной документ: документ, подготовленный с целью создания других документов путем дублирования или копирования содержащихся в нем данных полностью или частично (ЕЭК).
Площадь изображения: заранее определенная площадь, в которую может вводиться информация для ее последующего воспроизведения, хранения или передачи (ISO DP 6760).
Поле: пространство между краем бланка и прилегающей площадью изображения (ISO DP 6760).
Поле адреса: площадь на бланке или конверте, зарезервированная для наименования и / или адреса (ISO DP 6760).
Поле данных: площадь, отведенная для специализированных входных данных (ЕЭК).
Форматы «A»: серия форматов обрезной бумаги, соответствующих международному стандарту ISO 216-1975 (ISO DP 6760). Примечание: речь идет о форматах бумаги, соотношение длины и ширины которых равно соотношению диагонали и стороны квадрата.
Форматы ИСО: форматы бумаги, специфицированные в международном стандарте ISO 216-1975 (ISO DP 6760; см. «форматы A»).
Формуляр — образец: проформа документа, используемая для указания мест, зарезервированных для определенных записей, вносимых в документы в соответствии с интегрированной системой (ЕЭК; ISO DP 6422).
Элемент данных: единица данных, которая в определенном контексте считается неделимой.
III. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ РАЗРАБОТКИ ФОРМУЛЯРА — ОБРАЗЦА ОРГАНИЗАЦИИ ОБЪЕДИНЕННЫХ НАЦИЙ
7. Формуляр — образец Организации Объединенных Наций (именуемый далее «ФОООН») предназначен в первую очередь для того, чтобы служить основой для разработки унифицированных серий бланков с использованием документа в процессе подготовки документов репрографическим методом одного прохода; его также можно применять для верстки визуальных отображений в прикладных системах электронной обработки данных.
8. Как правило, построение ФОООН опирается на принцип «выделения полей». Адрес получателя должен указываться в месте, соответствующем требованиям, предъявляемым почтовыми органами к корреспонденции с использованием конвертов с «окном». При размещении других элементов данных, включенных в ФОООН, учитывались соображения технического, правового, коммерческого, административного и практического характера, выдвинутые различными заинтересованными сторонами, с которыми проводились консультации. Зона, оставленная для «свободного использования» в нижней части листа, предназначена для удовлетворения более конкретных потребностей, связанных с индивидуальными видами применения.
9. При разработке бланков на основе ФОООН следует соблюдать определенные принципы. Элементы данных, оговоренные в ФОООН, должны размещаться в соответствующей зоне разрабатываемого бланка, тогда как элементы, не оговоренные в ФОООН, должны размещаться в зоне для «свободного использования».
10. Элементы данных, специфицированные в ФОООН, но не предусмотренные в разрабатываемом бланке, могут быть исключены, и соответствующая зона может быть использована для других целей аналогично использованию зоны для «свободного использования»; однако использование этой зоны может быть продиктовано конкретными требованиями схемы, если бланк предназначен для включения в унифицированную серию или для какого-либо другого одноразового применения.
11. До заключения любых «внутрифирменных» элементов данных в воспроизводимый эталон на уровне предприятия составитель должен учесть и разместить соответствующим образом все значимые элементы, содержащиеся в любом международном, секторальном или национальном формуляре — образце или стандартном бланке, которые будут применяться к разрабатываемой унифицированной серии. Только те примечания, штампы и аналогичные данные, которые вносятся после завершения однократного изготовления бланка, могут размещаться без учета вышеуказанных соображений.
12. Если любое свободное пространство используется для расширения других полей данных, следует иметь в виду, что это может создать трудности для торговых партнеров, автоматизированные процедуры документооборота которых основываются на унифицированных документах. Если они получают документы, в которых поля данных превышают размеры, установленные в ФОООН или в соответствующих стандартах данных, они могут оказаться не в состоянии обработать входные данные в своих собственных системах. В таком случае должны приниматься соответствующие меры по координации между заинтересованными торговыми партнерами.
13. Идентификаторы полей в ФОООН указывают на общий характер информации, которая должна содержаться в полях данных. Поля данных могут подвергаться дополнительной разбивке в соответствии с определенными правилами, которые были установлены при разработке различных международных документов.
IV. СИСТЕМА УНИФИЦИРОВАННЫХ ВНЕШНЕТОРГОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ ОБЪЕДИНЕННЫХ НАЦИЙ
14. В главе X Рекомендации о формуляре — образце ООН содержится информация о системе унифицированных внешнеторговых документов Организации Объединенных Наций, которая описывает, каким образом ФОООН служит основой для создания вспомогательных международных или национальных формуляров — образцов, принятых на международном или национальном уровне, стандартных бланков и, наконец, унифицированных эталонных документов или бланков, используемых на уровне компаний.
15. Эти основные понятия в области унифицирования документов были согласованы в рамках Рабочей группы, и такие термины, как «формуляр — образец», «эталонный документ» и «метод одного прохода», в настоящее время четко установлены и определены. Для описания этой системы принята следующая терминология (во всех случаях предполагается, что термины относятся к документам, которые содержат наименования полей данных в соответствии с ФОООН):
Международные специальные и секторальные формуляры — образцы: Межправительственные или неправительственные стандарты (часто факультативные), которые предусматривают размещение дополнительных элементов данных, общих для конкретных видов применения, или для отдельных секторов, для которых предназначен формуляр — образец. Они служат основой для разработки бланков, предназначенных для применения в системе одного прохода.
Унифицированные стандартные международные бланки: Принятые международные бланки (чаще всего обязательные), которые предусматривают размещение дополнительных элементов данных, требуемых соответствующими договорами, конвенциями, протоколами и аналогичными соглашениями. Эти бланки в принципе не допускают никаких отклонений от установленной формы. К этим соглашениям часто прилагаются образцы стандартных бланков, и им даются названия в соответствии с документарной функцией, которую они выполняют.
Национальные формуляры — образцы: Рекомендованные на национальном уровне (обязательные или факультативные) стандарты, которые с учетом соответствующих специальных или секторальных формуляров — образцов или стандартных бланков предусматривают размещение любых дополнительных элементов данных, требуемых на национальном уровне в целях разработки национальных серий унифицированных торговых документов.
Национальные эталонные документы: Рекомендованные на национальном уровне стандарты (обязательные или факультативные), которые, с учетом применимых специальных или секторальных формуляров — образцов и стандартных бланков, содержат дополнительные необходимые элементы данных. Они служат основой для согласованных серий торговых документов; копии этих эталонных документов могут использоваться непосредственно для производства документов. Такие копии называют «эталонные бланки».
Унифицированные стандартные национальные бланки: Стандартизованные на национальном уровне бланки, адаптированные к потребностям страны, в которой они применяются. Они зачастую основываются как на национальных формулярах — образцах / эталонных документах, так и на специализированных или отраслевых формулярах — образцах и предназначены для использования в рамках унифицированной серии торговых документов.
Унифицированные бланки и эталонные документы компаний: Эталонные документы, созданные отдельными компаниями, использующими метод однократного прохода для изготовления торговых документов, и все соответствующие бланки, необходимые для торговой операции (не являющиеся обязательными стандартными национальными и международными бланками), приспособленные к конкретным потребностям соответствующей компании с заранее напечатанным названием компании и логотипом и т.д.
16. Определенные выше «производные» формуляры — образцы, эталонные документы и бланки могут быть с успехом унифицированы лишь при соблюдении определенных правил с учетом иерархической структуры взаимозависимости и отношений на ряде уровней, графическое изображение которых приводится ниже. (На схеме пунктирной линией (---) изображены формуляры — образцы, которые служат основой для разработки бланков, но которые не могут сами по себе использоваться в качестве рабочих документов, тогда как сплошной линией обозначены национальные эталонные документы, предназначенные для изготовления бланков, и стандартные бланки или другие согласованные бланки для использования в качестве рабочих документов.)
17. В принципе нельзя разработать бланк без учета существующих формуляра — образца, эталонного документа или стандартного бланка на более высоком уровне; с другой стороны, компания может составить унифицированный бланк непосредственно на основе ФОООН, если обязательные для применения формуляры — образцы, эталонные документы или стандартные бланки отсутствуют на промежуточных уровнях.
Формуляр - образец
| Организации |
|---|
Объединенных Наций
МЕЖДУНАРОДНОЕ ПРИМЕНЕНИЕ:
Международный
| секторальный |
|---|
формуляр - образец
НАЦИОНАЛЬНОЕ ПРИМЕНЕНИЕ:
┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┐┌────────────┐
<pre class="legal-pre"> Национальный │Национальные│
│ формуляр - образец ││ эталонные │
│ документы │</pre>
└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┘└────────────┘
┌────────────┐
│Национальный│
│стандартный │
│ бланк │
└────────────┘
ПРИМЕНЕНИЕ НА УРОВНЕ КОМПАНИИ:
| Эталонные документы и бланки компании |
|---|
18. Одна из особенностей «производных» формуляров — образцов состоит в том, что они могут более подробно специфицировать элементы данных ФОООН или добавлять элементы данных, по-прежнему сохраняя возможность их гибкого применения. К этой категории также могут быть отнесены такие согласованные или рекомендованные образцы, которые специфицируют компоновку бланков, являющихся производными формуляров — образцов, и предлагают зоны и формулировки для любых элементов данных, добавленных к основному формуляру — образцу и необходимых для конкретной функции данного документа, но которые по-прежнему сохраняют определенную степень гибкости, что описывается в каждом конкретном случае.
19. Для стандартных или предписанных бланков точная компоновка и содержание данных оговариваются в международных соглашениях или конвенциях, причем изменения либо вообще не допускаются, либо допускаются весьма незначительные. Характерно, что в отдельных случаях эти бланки только после добавления некоторых заранее отпечатанных идентификационных элементов могут использоваться непосредственно для заполнения их входными данными.
V. ПРИМЕНЕНИЕ В КОНКРЕТНЫХ СЕКТОРАХ
20. В целях разработки секторальных руководящих принципов по унификации были определены следующие сектора или специализированные виды применения:
A. Сектор коммерческих сделок: документы, используемые участниками сделки на этапах производства, купли и продажи
B. Сектор платежей: документы, касающиеся банковских требований по обеспечению платежей
C. Перевозки и связанные с ними услуги: документы, относящиеся к физическим международным перевозкам товаров, включая страхование
C 1 Экспедиторские услуги и обработка грузов («Посреднические услуги»)
D. Официальный контроль: документы, требуемые правительственными органами для контроля международных товарных потоков
21. В случае каждого из этих секторов использована единая структура представления руководящих принципов: в начале дается краткое определение сектора и соответствующих документарных функций, затем уточняется, существуют ли международные секторальные формуляры — образцы или стандартные бланки, и приводится перечень элементов данных, содержащихся в этих документах, а также указывается, являются ли эти элементы идентичными или схожими с элементами данных ФОООН или же дополнительными в случае данного сектора. В соответствующих случаях элементы данных определяются путем ссылки на Справочник элементов внешнеторговых данных Организации Объединенных Наций (СЭВДООН) с использованием цифровых идентификаторов СЭВДООН (четырехзначные цифровые метки). Кроме того, отражаются любые конкретные соображения, связанные с унификацией, которые должны соблюдаться, а также встреченные проблемы. По мере необходимости и в порядке, согласованном в рамках Группы экспертов № 2 «Процедуры и документация» ЕЭК ООН, высказываются рекомендации по решению проблем.
A. Сектор коммерческих сделок
К этому сектору относятся все документы, которыми обмениваются участники международной торговли, начиная с рассылки приглашений на участие в конкурсных торгах, обмена информацией между оферентом (потенциальным продавцом) и лицом, которому делается предложение (потенциальным покупателем), и кончая подписанием контракта. Соответствующие идентифицированные документарные функции в этом секторе, как правило, подразделяются на две группы в зависимости от составителя документа, а именно — покупателя и продавца; договорные документы являются общими для обеих сторон, однако относятся к сфере продажи, поскольку во многих случаях они готовятся продавцом.
Коммерческий счет — фактура не включен в данный сектор, поскольку он не относится к договорной документации, а является последующим требованием произвести платеж на основании исполненного контракта. Коммерческий счет — фактура является важным документом не только с точки зрения его конкретной функции, но также и его роли в рамках других процедур, например процедуры определения таможенной стоимости. По этой причине, а также с учетом его широкого и самостоятельного использования независимо от договорной ситуации, коммерческий счет — фактура является предметом отдельной Рекомендации (N 6), которая приводится только в целях информации ниже, в разделе 2.
Соответствующие документарные функции могут быть классифицированы как относящиеся либо к покупке (запрос, заказ), либо к продаже (оферта / предложение; подтверждение заказа; счет — проформа), либо к обеим областям одновременно (контракт).
2. Существующие международные секторальные формуляры — образцы
Формуляр — образец для коммерческих счетов — фактур (Рекомендация № 6 ЕЭК ООН/ФАЛ)
Формуляр — образец, рекомендованный ЕЭК и согласованный с ФОООН
3. Существующие международные стандартные бланки
Отсутствуют. Однако были разработаны и приводятся в качестве примера в разделе 6 образцы некоторых наиболее широко используемых бланков, согласованных с ФОООН. К ним относятся:
210 Запрос / Запрос о предложении / Запрос оферты
320 (Подтверждение заказа счет — проформа)
По практическим соображениям элементы данных в вышеперечисленных документах указывается в трех отдельных колонках: покупка (P), продажа (S) и контракты (C). Знак «x» указывает на то, что указанный элемент данных обычно требуется в конкретной категории документов; при заключении в скобки он означает, что этот элемент данных может быть указан. Между документами данной категории могут существовать индивидуальные различия; более подробную информацию об использовании и статусе элементов данных см. в разделе 7 Справочника элементов внешнеторговых данных.
4.1 Идентичны элементам данных ФОООН
Дата составления документа 2006 x x x Грузополучатель 3132 x x x Адрес поставки 3144 (x) (x) (x) Подробные данные о транспортировке 8012 x x x
Покупатель (если он не является
грузополучателем) 3002 x x Страна происхождения товара 3238 x x Страна назначения товара 3216 x x x Место составления документа 3410 x x x Условия поставки 4052 x x x Условия платежа 4276 x x x Удостоверение подлинности 4426 x x x Отгрузочная маркировка 7102 x x x Количество грузовых мест 7224 x x Описание товара 7002 x x Род упаковок 7064 x x Товарный номер 7357 (x) (x) (x)
4.2 Синонимичны элементам данных ФОООН
Номер контракта 1296 (x) (x) (x) Дата контракта 2326 (x) (x) (x) Продавец 3346 x x
4.3 Дополнительные элементы данных по сравнению с ФОООН
Номер заказа 1022 x Дата заказа 2010 x Время поставки 2138 x Сумма заказа 5060 x Цена единицы товара 5110 x x x Сумма предложения 5210 x Сумма контракта 5390 x Количество x x x Удостоверение покупателя x x Удостоверение продавца x x Данные об общих условиях x
5. Конкретные соображения или проблемы, связанные с унификацией
Заключение контрактов в международной торговле предполагает обмен документами, подготовленными в различных странах, где как в отношении экспорта, так и импорта могут быть приняты национальные эталонные документы или формуляры — образцы, в которых при сопоставлении унифицированных документов экспортной серии одной страны с унифицированными документами импортной серии другой страны могут быть выявлены различия в компоновке.
В соответствии с общепринятой практикой, которая также поощряется в рамках ИСО, имя составителя документа указывается в верхнем левом углу соответствующего документа. На первоначальном этапе торговой сделки сторона (потенциальный продавец) обращается к одной или нескольким другим сторонам (потенциальным продавцам) с просьбой сообщить цены. Во многих случаях это делается в виде письма, однако для этой конкретной цели может быть разработан специальный бланк.
Хотя внедрение системы одного прохода на этом предварительном этапе торговой сделки может оказаться невозможным или даже неоправданным, унификация бланков, связанных с офертами, создает большие выгоды общего характера, такие как упрощение сопоставления тех документов, которые были согласованы с одним и тем же основным образцом.
Однако строгое соблюдение требований ФОООН с включением наименований сторон на этапе, предшествующем заключению контрактов, может привести к нежелательным отклонениям от общепринятых стандартов документации или практики, применяемых в соответствующей стране. Иллюстрацией этого служит замена наименований сторон, таких как «Составитель приглашения на участие в конкурсных торгах», «Оферент» и «Поставщик» в соответствующих местах формуляра — образца.
Поэтому, по-видимому, следует согласиться с тем, что в зависимости от функции документа наименование одной и той же стороны может указываться в различных местах документов, составляемых до заключения контракта либо в виде отдельного документа, либо в виде документа подтверждения заказа. Исключением является наименование грузоотправителя, которое должно всегда указываться в присвоенном ему формуляре — образце поле.
6. Примеры бланков, упоминаемых в настоящем разделе
(см. документ TRADE/CEFACT/2001/16/Add.1)
Формуляр — образец для коммерческих счетов — фактур (Рекомендация № 6 ЕЭК ООН/ФАЛ)
210 Запрос / Запрос о предложении / Запрос оферты
320 (Подтверждение заказа / счет — проформа)
B. Сектор платежей
К этому сектору относятся документы, которыми обмениваются партнеры в международной торговле и их банки, а также банки в отношении платежей, связанных с коммерческими сделками. Основные документарные функции могут быть разбиты на следующие категории:
- Инструкции (или заявки) клиентов банка, касающиеся платежа, который должен быть произведен: инструкции по банковскому переводу; заявка на банковскую тратту; заявка на банковскую гарантию; платежное требование; заявка на товарный аккредитив; форма представления документов.
- Извещение или информация от банков клиентам или бенефициарам: извещение о платеже инкассо; платеж по товарному аккредитиву, извещения об акцепте или негоциации; товарный аккредитив; банковская гарантия.
Обмен информацией между банками
Следует иметь в виду, что унификация (для включения документов в согласованные серии и завершения использования систем однократной записи) представляет интерес главным образом в отношении тех документов, которые подготавливаются клиентом банка и относятся к определенной отгрузке.
2. Существующие международные секторальные формуляры — образцы
Формуляры — образцы, рекомендованные МТП и согласованные с формуляром — образцом Организации Объединенных Наций.
Заявка на товарный аккредитив (МТП)
Формуляр — образец, рекомендованный МТП и согласованный с формуляром — образцом Организации Объединенных Наций.
Формуляр — образец, рекомендованный МТП и согласованный соответствующим образом с формуляром — образцом Организации Объединенных Наций; следует иметь в виду, что товарные аккредитивы не открываются торговыми партнерами и поэтому они не включены в системы одного прохода.
3. Существующие международные стандартные бланки
(A = Заявка на товарный аккредитив; C = Товарный аккредитив; O = Платежное требование)
4.1 Идентичные элементам данных ФОООН
Метка СЭВДООН A C O Дата документа 2006 x Место выдачи 3410 x Сведения относительно транспортировки 8012 x
4.2 Синонимичные элементам данных ФОООН
Номер 1172 x Справочный номер банка - уведомителя x Заявитель 3132/3002 x x Бенефициар 3336/3030 x x Комитент 3336/3030 x Ссылка, комитент 1471 x Трассат / грузополучатель 3132 x Трассат, иной, чем грузополучатель 3002 x
Товар (краткое описание без излишних
подробностей) 7002 x Товар (= Описание товаров 7002) x ф.о.б./к.а.ф./с.и.ф./другие условия 2138 x
Имя, печать и удостоверенная подпись заявителя 4426 x Место, дата и удостоверенная подпись комитента 3410/4426 x
4.3 Дополнительные по отношению к элементам данные ФОООН
Документация, ссылки
Документы, представляемые бенефициаром x Документы x
Даты
Дата данной заявки x Дата и место истечения срока (аккредитива) 2210/3212 x x
Стороны, адреса, местонахождение
Название банка - эмитента 3320 x x Банк - уведомитель 3190 x Банк, производящий платеж x Банк, производящий инкассовые платежи x Тратты, выставленные на x x
Аккредитив, который должен быть
открыт (название банка) x Аккредитив, открытый (название банка) 3242 x Домицилий x
Отгрузка / отправка / принято к
перевозке от / в 3214 x x Для транспортировки в 3258 x x
Условия, инструкции
Срок 4302 x Переводной аккредитив 4340 x Инструкции по платежу инкассо x Подтверждение, требуемое / нетребуемое 4320 x
Частичные отгрузки разрешаются / не
разрешаются 4360 x x Перегрузка разрешается / не разрешается 4380 x x Аккредитивы, разрешающие x x
платеж / подтверждение о принятии платежа / подтверждение о принятии документов Аккредитивы, разрешающие платеж x x против представления документов ... и вашей тратты / тратты бенефициара Отгрузка / отправка / принятие к x перевозке не позднее чем
Документы, представляемые бенефициаром x Документы, представляемые в x x
течение ... дней
Дополнительные условия x
Дополнительные инструкции x
Страхование, произведенное нами 4210 x
Сумма 5450 x x x
5. Конкретные соображения или проблемы, связанные с унификацией
Документы, относящиеся к первой упомянутой выше категории, являются очевидными кандидатами для включения их в системы одного прохода. Несмотря на то что большинство банков использует свои собственные (неунифицированные) бланки для банковских инструкций, торговые партнеры часто разрабатывают унифицированные варианты для своих собственных систем одного прохода, включающих инструкции по их использованию. Однако банки обычно передают эти инструкции своим корреспондентам в виде платежных требований и в отдельных случаях просто передают документ, полученный от клиента, после внесения в него конкретных дополнительных пометок. Это является еще одним аргументом в пользу унификации платежных требований, выставляемых одним банком другому, и введения стандартных бланков, пригодных для включения их в национальные серии унифицированных торговых документов; это основной довод в пользу проекта МТП, связанного с рекомендуемым им использованием формуляров — образцов для этой цели. Аналогичные доводы касаются заявки на товарный аккредитив, для которого МТП уже рекомендовала формуляр — образец.
Только немногие из элементов данных ФОООН требуются для заполнения этих бланков, которые включают значительное число дополнительных элементов данных, касающихся платежа. Это означает, что в большинстве случаев требуется ввод дополнительных элементов данных после первоначального процесса репродуцирования. В значительной степени эти дополнительные элементы данных принимают форму множественных вариантов для пометки.
В ходе согласования некоторых документов, находящихся в обращении между банками, в частности, таких, которые были разработаны на основе унифицированных документов, полученных от клиентов, могут возникать противоречия в компоновке.
По-видимому, было бы логичным строго придерживаться ФОООН, например, при разработке бланков для товарных аккредитивов на основе согласованного бланка заявки на товарный аккредитив.
Это, однако, могло бы привести к тому, что в том месте, где в соответствии с общей практикой банк — эмитент должен был бы напечатать свое собственное название, будет указано имя бенефициара, в связи с чем было выражено беспокойство по поводу того, что это может вызвать неразбериху в отношениях между банками, где преобладает такая общая практика. Кроме того, имя заявителя может появляться и в других местах, в зависимости от того, является ли покупатель также и грузополучателем или нет.
С накоплением практического опыта возможно придется вернуться к рассмотрению этих проблем; пока же составители должны отдавать себе отчет в том, какие последствия данные расхождения могут иметь для унифицированных серий.
6. Примеры бланков, упоминаемых в настоящем разделе
(см. документ TRADE/CEFACT/2001/16(Add./1)
Заявка на товарный аккредитив (МТП)
C. Перевозки и связанные с ними услуги
C.1 Экспедиторские услуги и обработка грузов («Промежуточные услуги»)
К этому сектору относятся документы, необходимые для процедур, связанных с транспортными операциями и взаимодействием между торговыми партнерами и перевозчиками, т.е. документы, относящиеся к экспедиторским и транспортно-грузовым операциям в области международной торговли, включая операции на терминалах, на складах и в портах, а также платежи за подобные посреднические услуги. Наиболее важные документарные функции могут быть разбиты на следующие категории:
- инструкции заказчиков экспедиторам: инструкции экспедитору;
- расписки о получении товара: экспедиторский сертификат о получении груза; складская расписка экспедитора; доковая расписка; складская расписка / расписка депо;
- уведомляющие документы: извещение экспедитора агенту импортера; транспортное извещение экспортеру;
- полномочия и инструкции: ордер на выдачу товара; инструкция о транспортной обработке груза; пропуск на товар;
- документы административного характера: счет — фактура экспедитора; документы на портовые сборы.
В отдельных случаях несколько функций охватываются комбинированным документом, например извещением об отправке, выдаваемым грузоотправителем или его агентом перевозчику.
2. Существующие международные секторальные формуляры — образцы
Формуляр — образец для стандартных транспортных инструкций (Рекомендация № 22 ЕЭК ООН)
3. Существующие международные стандартные бланки
Транспортно-экспедиционные инструкции - FFI (ФИАТА)
Типовой бланк, разработанный ФИАТА и согласованный с формуляром — образцом ООН, на одном листе, голубой шрифт на белой бумаге, двухсторонний.
Экспедиторский сертификат о получении груза — FCR (ФИАТА)
Типовой бланк, разработанный ФИАТА и согласованный с формуляром — образцом ООН, на одном листе, черный шрифт на оранжевом фоне, двухсторонний.
Складская расписка экспедитора — FWR (ФИАТА)
Типовой бланк, разработанный ФИАТА и согласованный с формуляром — образцом ООН, формат A3L, в сложенном виде формат A4, черный шрифт на голубом фоне, двухсторонний.
4.1 Идентичные элементам данных ФОООН
Грузоотправитель 3336 Грузополучатель 3132 С уведомлением стороны 3180 Страна происхождения 3238 Страна назначения 3216 Условия поставки 4052 Количество мест 7224 Описание товара 7002 Род упаковки 7064 Вес брутто 6292 Вес нетто 6160 Объем 6322 Место выдачи 3430 Дата выдачи 2006 Удостоверение подлинности 4426
4.2 Синонимичные элементам данных ФОООН
Поставщик, грузоотправитель, отправитель 3336/3030 Отправленный приказу 3132
Справочный номер экспортера; регистрационный номер; номер счета порта Ссылки 2006/1472
4.3 Дополнительные по отношению к элементам данные ФОООН
Документы
Перечень приложений 1346 Номер оригинала коносамента 1067
Даты
Дата получения 2126 Дата поставки 2138
Стороны, местонахождение
Экспедитор, транспортный агент; агент по импорту 3170 Лицо, сдавшее товар на склад 3004 Управляющий складом; оператор депо; оператор причала; 3022
оператор терминала; организация, обрабатывающая груз; администрация порта
Перевозчик 3126 Транспортные налоги и сборы, уплачиваемые за 3274 использование причала, дока, депо и склада 3156 Место принятия груза 3348 Место получения груза 3302 Место / порт погрузки 3230 Место / порт выгрузки 3414 Место поставки 3246 Пункт перегрузки 3424
Подробные данные в отношении транспортировки
Вид транспорта 8212 Информация, касающаяся перевозки 8012
Подробные данные в отношении грузов
Подробные данные в отношении опасных грузов 7254
Суммы и сборы
Сумма 5082 Застрахованная стоимость 5011
Особые оговорки, условия, инструкции
Инструкции о платеже
Принятие грузов 4432 Инструкции грузоотправителя, формальности, подлежащие 4284
выполнению, номер и характер документов, которые должны быть представлены, и т.д. Условия складирования 4352
5. Конкретные соображения или проблемы, связанные с унификацией
Экспедиторы грузов часто создают свои собственные унифицированные системы одного прохода, которые могут привести к противоречиям с системами, используемыми их комитентами. Например, экспедиторы иногда разрабатывают транспортно-экспедиторские инструкции в виде репродуцируемых эталонных документов, которые предлагаются комитентам для заполнения, после чего экспедиторы, внеся в них дополнительные элементы данных, используют их в своей собственной системе одного прохода для репродуцирования необходимых документов.
Помимо процедурных аспектов этой практики серьезную проблему может представлять разработка бланков, учитывая тот факт, что обычно ряд экспедиторов занимаются индивидуальным обслуживанием большого числа различных заказчиков. Поэтому экспедиторам было бы целесообразно согласовать единый формуляр, соответствующие характеристики которого могли бы быть отражены в национальном формуляре — образце или эталонном документе.
Аналогичные соображения применимы и к другим документам, используемым для посреднических услуг. Во многих случаях представляется возможным включить эти документы в унифицированные серии, используемые экспортерами и импортерами, и сочетать их функции в комплектах бланков, составные части которых служат различным целям в рамках процедур, касающихся обработки грузов, таможенной очистки грузов в порту, принятия грузов к перевозке и т.д. В большинстве случаев местные условия бывают настолько различными, что любые формуляры — образцы или стандартные бланки необходимо разрабатывать на местной или, возможно, национальной основе.
Указания грузоотправителей эквивалентны транспортно — экспедиторским инструкциям; в тех случаях, когда используются разные бланки, они должны быть согласованы друг с другом.
В ФОООН не предусмотрено места для наименования экспедитора. В некоторых заявках, в которых достаточно указать имя (и местонахождение) экспедитора, оно указывается в нижней части поля, отведенного для грузоотправителя (экспортера). В противном случае может быть использовано место, отведенное с правой стороны для указания адреса, поскольку наименование покупателя не представляет интереса для экспедитора, и поэтому это пространство не используется в транспортно-экспедиторских документах.
В большинстве транспортно-экспедиторских инструкций содержатся указания на различные документы, прилагаемые к инструкции, такие как таможенные декларации, свидетельства о происхождении, коммерческие счета — фактуры, транспортные документы и т.д. Они часто помещаются в нижней левой части поля, отведенного в ФОООН для свободного заполнения; это поле обычно предусматривается в виде таблицы, в колонках которой указываются типы документов, а по горизонтали указываются получатели и количество копий, направляемых каждому из них.
6. Примеры бланков, упоминаемых в настоящем разделе
(см. документ TRADE/CEFACT/2001/16/Add.1)
Формуляр — образец для стандартных транспортных инструкций (Рекомендация № 22 ЕЭК ООН/ФАЛ)
Транспортно-экспедиционные инструкции ФИАТА — FFI (ФИАТА)
Экспедиторский сертификат о получении груза — FCR (ФИАТА)
Складская расписка экспедитора — FWR (ФИАТА)
К этому сектору относятся документы, связанные с транспортировкой товаров в рамках внешнеторговых операций; те документы, которые относятся к внутренним перевозкам (автотранспортным перевозкам), а также услугам, связанным с такими перевозками, рассматриваются отдельно. Документарные функции в области транспортировки могут быть разбиты на следующие категории:
- контрактные документы, составляющие договор перевозки или свидетельствующие о нем, такие как универсальные (многоцелевые) транспортные документы, морская накладная (морская линейная накладная, океанская накладная, речная накладная), коносамент, железнодорожная накладная — накладная автодорожной перевозки, авиагрузовая накладная, сопроводительный адрес для почтовых посылок, транспортные документы смешанной перевозки, сквозной коносамент;
- документы о получении, подтверждающие принятие груза к перевозке: штурманская расписка, свидетельство о принятии к перевозке (по внутренним водным путям), дубликат железнодорожной накладной, дубликат накладной автодорожной перевозки; транспортное свидетельство;
- документы, касающиеся содержания грузовых мест, в которых перечисляются товары, содержащиеся в укрупненных грузовых единицах, предъявляемых к перевозке, или в средствах транспорта: грузовой и фрахтовый манифесты, бордеро, контейнерный манифест (упаковочный лист на каждое место);
- документы административного и правового характера: путевой лист; ведомость о сдаче груза, фрахтовый счет; гарантийное письмо;
- уведомляющие документы: подтверждение на фрахтование тоннажа, заявление — требование об отправке, извещение о прибытии, извещение о возникновении препятствий для поставки, извещение о возникновении препятствий для перевозки, извещение о поставке.
2. Существующие международные секторальные формуляры — образцы
Типовой коносамент (Международная палата судоходства)
Формуляр — образец, рекомендованный МПС и применяемый для прямого и сквозного коносамента и морских накладных, а также для коносаментов смешанной перевозки (хотя следует отметить, что последний отличается от ФОООН и не может использоваться в системах одного прохода грузоотправителей).
Типовые грузовые и фрахтовые манифесты (Международная палата судоходства)
Формуляры — образцы, рекомендованные МПС, формат ISO A3L, применяемые для грузовых и фрахтовых манифестов, включающие площадь изображения и формуляр Декларации о грузе ИМО (формат ISO A4) и частично согласованные с типовым коносаментом.
3. Существующие международные стандартные бланки
Международная железнодорожная накладная [Международная конвенция о перевозке грузов по железным дорогам (МГК)]
Обязательная форма, согласованная с ФОООН, в виде комбинированного комплекта двухсторонних бланков, при этом пять экземпляров отпечатаны синим шрифтом с наложенным сверху красным оттиском и скреплены по верхнему краю корешками с перфорационной линией отрыва.
Международная автодорожная накладная [Конвенция о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ)]
Рекомендованная форма, согласованная с ФОООН, в виде комбинированного комплекта двухсторонних бланков, при этом четыре экземпляра отпечатаны шрифтом различных цветов (красным, синим, зеленым, черным).
Единая авиагрузовая накладная (ИАТА)
Обязательная форма, принятая ИАТА, согласованная с ФОООН и представляющая собой комбинированный комплект бланков, отпечатанных в девяти экземплярах шрифтом синего, белого, зеленого, розового и желтого цветов.
Сопроводительный адрес для почтовых посылок (Всемирная почтовая конвенция)
Обязательная форма, установленная Всемирной почтовой конвенцией, согласованная с ФОООН, формат ИСО A5L, двухсторонняя, зеленый шрифт.
Оборотный коносамент смешанной перевозки (FBL ФИАТА)
Стандартная форма, установленная ФИАТА и согласованная с ФОООН, отпечатанная черным шрифтом на голубом фоне, двухсторонняя.
Необоротный коносамент / необоротная накладная смешанной перевозки ФИАТА (FWB ФИАТА)
Стандартная форма, установленная ФИАТА и согласованная с ФОООН, отпечатанная черным шрифтом на белом фоне с голубыми полями.
Транспортный сертификат экспедитора (FCT ФИАТА)
Стандартная форма, установленная ФИАТА и согласованная с ФОООН, отпечатанная черным шрифтом на желтом фоне, двухсторонняя.
Весовой сертификат грузоотправителя для смешанной перевозки (SIC ФИАТА)
Стандартная форма, установленная ФИАТА и согласованная с ФОООН, напечатанная черным шрифтом на белой бумаге с зелеными полями.
4.1 Идентичные элементам данных ФОООН
Метка Морем По Автомобильным Воздушным По Смешанные СЭВДООН железной транспортом транспортом почте перевозки
дороге
Грузополучатель 3132 x x x x x x Адрес уведомления 3180 x x Отгрузочная маркировка; номер 7102 x x
контейнера
Число мест 7224 x x x x x Род упаковки 7064 x x x x x Описание товара 7002 x x x x x x Вес брутто 6292 x x x x x x Место выдачи 3420 x x x x x Дата документа 2416 x x x x Удостоверение подлинности 4426 x x x x x
4.2 Синонимичные элементам данных ФОООН
Отгружено приказу x Грузоотправитель, отправитель 3336 x x x x x x N K/C, справочный номер 1472 x x x x x х
отправителя
Место поставки товара 3246 x x Маркировочные знаки и номера 7102 (x) x x Информация в отношении обработки 7102 x
груза Размеры, кубатура, объем 6322 x x x x
4.3 Дополнительные по отношению к элементам данных ФОООН
Подробные данные, касающиеся транспортировки
Наименование перевозчика 3126 x x Идентификация перевозчика 3127 x Место получения груза 3302 x
предшествующим перевозчиком
Порт погрузки 3230 x Аэропорт отправления 3214 x Порт выгрузки 3414 x Место поставки данным 3358 x
перевозчиком
Требуемый маршрут 3074 x x Станция назначения 3048 x Аэропорт назначения 3258 x Кем произведена предшествующая 8428 x
перевозка Судно 8122 x
Подробные данные в отношении фрахта и сборов
Фрахт из 3090 x Фрахт в 3102 x Запрошенные тарифы и маршруты 4120 x Фрахтовая ставка 5126 x Применяемый тариф 5430 x Товарный номер 7108 x Оплачиваемый вес, кг 6030 x Тарифное расстояние, км 6110 x Валютный курс 5402 x Инструкции, касающиеся оплаты 4350 x
перевозки
Кем производится оплата 3472 x Стоимость перевозки, 5202 x
грузополучатель Стоимость перевозки, 5176 x грузоотправитель
Удержания 5254 x x Удержания, грузоотправитель 5312 x Дополнительные расходы, 5120 x
грузополучатель Дополнительные расходы, 5002 x грузоотправитель
Другие расходы, в сумме 5208 x Другие расходы, подлежащие оплате 5410 x Другие расходы, грузополучатель 5246 x Другие расходы, уплаченные заранее 5158 x Другие расходы, грузоотправитель 5322 x Валюта 6344 x x Оплата наличными по доставке 5017 x x
5. Конкретные соображения или проблемы, связанные с унификацией
Среди транспортных документов коносамент является первым документом, согласованным с ФОООН; типовой коносамент МПС был введен в 1963 году, одновременно с первым формуляром — образцом ЕЭК. Типовой коносамент был разработан с целью обеспечения возможности включения бланков коносаментов в систему одного прохода, используемого комитентами / грузоотправителями. Проблемы возникают главным образом в тех случаях, когда судоходные компании допускают отклонения от крайне точной спецификации печати, содержащейся в рекомендации МПС.
Тем не менее обращает на себя внимание тот факт, что вариант Рекомендации МПС 1978 года содержит формуляр — образец для «Коносамента смешанной перевозки», применение которого приводит к возникновению проблем при использовании систем, базирующихся на данных комитента, из-за того что относительно большие поля отведены для реквизитов «Место принятия груза» и «Место поставки» в том месте, которое в большинстве унифицированных серий используется для других целей.
Транспортные документы включают в себя относительно мало элементов данных ФОООН, но содержат значительное число дополнительных элементов данных, большинство из которых относятся к калькуляции фрахтовых расходов. Однако практика калькуляции стоимости фрахта на документе существенным образом затрудняет рационализацию этих документов, поскольку методы калькуляции различаются в зависимости от вида транспорта. (Данная проблема главным образом касается документов для воздушных, железнодорожных и автодорожных перевозок, поскольку в морских перевозках эта практика в основном исчезла, и калькуляция стоимости фрахта и расчеты за него производятся на отдельных документах.)
Возможности включения транспортных документов, за исключением тех, которые относятся к морскому транспорту, в системы одного прохода ограничиваются существованием сложных международных стандартных бланков, представляющих собой комплекты бланков, которые не могут быть разделены на заключительной стадии их заполнения.
Отдельные конкретные проблемы, которые могут возникнуть при разработке бланков, были выявлены при согласовании транспортных документов с ФОООН. Одним из примеров может служить коносамент, в котором поле для подробных данных, касающихся транспортировки, расположено ниже поля аналогичных данных ФОООН, поскольку верхняя четвертая часть ФОООН отводится для данных о внутренней наземной перевозке. Вместо того чтобы оставить в рамке пустое место, в типовом коносаменте в поле «Адрес уведомления» не проведена черта снизу. Это не было сделано главным образом по эстетическим соображениям, хотя грузоотправители, которые не пользуются системами одного прохода, основанными на эталонном документе, очевидно, могли бы воспользоваться «дополнительным» пространством для расширения поля «Адрес уведомления».
Расположение полей данных, касающихся транспортировки, может быть различным в зависимости от вида транспорта. Коносамент содержит элементы данных, необходимых для определения ответственности в соответствии с условиями перевозки, такие как порты погрузки и выгрузки, название судна и т.д. В авианакладных указываются аэропорты отправления и назначения, номера рейсов и даты и т.д. В результате этого проблема унификации транспортных документов не имеет общего решения, которое позволило бы составлять эти документы на основе эталонного документа. Это имеет последствия также для документов в других секторах, где требуются данные, относящиеся к перевозке. Данная проблема, однако, должна быть решена до того, как будет введен универсальный транспортный документ, и варианты возможного ее решения в настоящее время изучаются и проверяются посредством практического применения в некоторых странах.
6. Примеры бланков, упоминаемых в настоящем разделе
(см. документ TRADE/CEFACT/2001/16/Add.1)
Типовой коносамент (Международная плата судоходства)
Международная железнодорожная накладная (Конвенция МГК)
Международная автодорожная накладная (Конвенция КДПГ)
Единая авиагрузовая накладная (ИАТА)
Оборотный коносамент смешанной перевозки ФИАТА (FBL ФИАТА)
Необоротная накладная смешанной перевозки ФИАТА (FWB ФИАТА)
Транспортный сертификат экспедитора (FCT ФИАТА)
Весовой сертификат грузоотправителя для смешанной перевозки (SIC ФИАТА)
К этому сектору относятся документы, необходимые для страхования товаров в рамках внешнеторговых операций, включая выплату страховых премий. Основные документарные функции могут быть разбиты на следующие категории:
- Соглашения о страховании: договор о страховании; страховой полис; страховой сертификат;
- Уведомляющие документы: уведомление о страховании; ковернот; и
- Документы административного характера: уведомление о страховой премии, счет — фактура страховщика.
Наиболее важным из них является страховой сертификат, представляющий собой документ, выдаваемый страхователю и удостоверяющий факт осуществления страхования и выдачи страхового полиса. Такой сертификат используется прежде всего в тех случаях, когда товары застрахованы на условиях генерального или открытого полиса; он, как правило, не имеет юридической силы в суде без самого полиса. Страховой сертификат широко используется для экономии времени и трудозатрат; его часто составляет сам страхователь с согласия страховщика, и, как правило, сертификат имеет юридическую силу даже без заверяющей подписи страховщика.
2. Существующие международные секторальные формуляры — образцы
3. Существующие международные стандартные бланки
4.1 Идентичные элементам данных ФОООН
Сведения о транспортировке 8012 Отгрузочная маркировка 7102 Количество грузовых мест 7224 Род упаковки 7064 Описание товара 7002 Вес брутто 6292 Дата выдачи 2006 Место выдачи 3410 Удостоверение подлинности 4426
4.2 Синонимичные элементам данных ФОООН
Метка СЭВДООН
Страхователь 3136 Ссылки 1004/1472
4.3 Дополнительные по отношению к элементам данных ФОООН
Страховщик 3070 Застрахованная стоимость (прописью) 5010 Застрахованная стоимость (цифрами) 5011 Условия страхования 4112 Агент в месте назначения 3430 Диспашер 3360
Другие конкретные данные
5. Конкретные соображения или проблемы, связанные с унификацией
Как правило, но не всегда, грузоотправитель / экспортер является страхователем; поэтому в соответствии с существующей практикой в поле «Грузоотправитель / экспортер» ФОООН следует указывать более общий термин «Страхователь».
Номер, обычно присваиваемый страховым сертификатам, должен указываться под поле «Ссылки» формуляра — образца.
Для указания касающихся транспортировки данных, требуемых страхователем, в соответствии с формуляром — образцом в бланке должно быть отведено поле «Сведения о транспортировке». Они охватывают следующие данные: средства перевозки, дата отправки и дата начала ответственности страхователя, перегрузка, место погрузки и место доставки. Если предусматривается дополнительная разбивка этого поля, то компоновка должна основываться на соответствующем транспортном документе, например типовом коносаменте МПС.
«Застрахованная стоимость» должна предпочтительно указываться в нижней части поля, отведенного для «Условий» в ФОООН, а именно — в зоне L 23/24, P 45-80. Если «Застрахованную стоимость» требуется также указать прописью, то она может быть проставлена непосредственно над цифрами стоимости. Однако по желанию «Застрахованная стоимость» может быть указана в нижней части поля, отведенного для описания груза.
Что касается данных поля «Маркировка», то желательно указывать вид укрупненной грузовой единицы и упаковку, поскольку эти данные могут потребоваться для целей страхования. Они должны быть размещены в соответствии с ФОООН.
Помимо «Веса брутто» в некоторых случаях необходимо знать объем застрахованного груза, особенно в случае жидкостей (например, вина). При использовании соответствующих единиц измерения (литры, куб. м и т.д.) эти сведения могут быть указаны в поле «Вес брутто».
Большинство применяемых в настоящее время страховых сертификатов содержат информацию об «Условиях страхования», «Агенте в месте назначения» и «Диспашере». Для указания этих сведений и других данных в формуляре — образце отведено поле свободного использования.
Что касается «Условий страхования», то должна быть дана только краткая ссылка на общие условия контракта, в соответствии с которым выдается сертификат, или сформулированы конкретные условия, касающиеся данной сделки. С учетом этого воспроизводить в сертификате все условия страхового полиса не обязательно.
Два указателя адреса «Агент в месте назначения» и «Диспашер» могут размещаться либо один над другим, либо один за другим, в зависимости от требуемой площади для указания условий страхования или в зависимости от необходимости указывать другие сведения.
Место, отведенное в формуляре — образце ООН для полей «Грузополучатель» или «Адрес уведомления», может быть использовано либо для указания этих сведений, если они требуются, либо для указания имени бенефициара страхования, если им не является страхователь.
6. Примеры бланков, упоминаемых в настоящем разделе
D. Сектор официального контроля
К этому сектору относятся документы, необходимые для контроля товаров в рамках внешнеторговых операций, осуществляемого различными официальными органами в экспортирующих, импортирующих и транзитных странах. Осуществление контроля необходимо в целях, которые могут быть сгруппированы следующим образом:
- Сбор таможенных пошлин и налогов, обеспечение поступлений: экспортной декларации товаров, таможенные декларации товаров для личного потребления, складирование, транзит и т.д.; единые административные документы; грузовая декларация; декларация стоимости товара; таможенная фактура; декларация для налога на добавленную стоимость и т.д.; транзитное гарантийное свидетельство;
- Количественные ограничения по экспорту и импорту: заявка на выдачу экспортной или импортной лицензии; экспортные и импортные лицензии;
- Контроль и ограничения, касающиеся обмена валюты: декларация для валютного контроля; заявка на квотирование иностранной валюты; валютное разрешение;
- Санитарный, ветеринарный и фитосанитарный контроль: фитосанитарные, санитарные и ветеринарные свидетельства и заявки на выдачу таких свидетельств;
- Контроль за качеством товаров и соответствием товаров стандартам: контроль за товарами и акты осмотра и заявки на выдачу таких актов; сертификаты, подтверждающие региональные наименования;
- Предоставление преференциального режима для товаров определенного происхождения: сертификаты о происхождении и заявки на выдачу таких сертификатов; сертификат ВСП; декларация о происхождении;
- Ограничения, вводимые с целью обеспечения общественной безопасности, охраны культурного наследия и т.д.: декларация об опасных грузах;
- Сбор статистических данных о внешней торговле: статистические документы по экспорту и импорту.
В некоторых странах по-прежнему требуются консульские фактуры; в некоторых случаях утверждается, что они относятся к одной из вышеупомянутых категорий документов.
2. Существующие международные секторальные формуляры — образцы
Декларация товаров для внутреннего потребления (Киотская конвенция)
Формуляр — образец, разработанный Советом таможенного сотрудничества и содержащийся в добавлении к приложению B1 к Киотской конвенции.
Экспортная декларация товаров (Киотская конвенция)
Формуляр — образец, разработанный Советом таможенного сотрудничества и содержащийся в добавлении к приложению C1 к Киотской конвенции.
Декларация на транзитные грузы (Киотская конвенция)
Формуляр — образец, разработанный Советом таможенного сотрудничества и содержащийся в добавлении к приложению E1 к Киотской конвенции; он содержится также в добавлении к приложению I к Конвенции Организации Объединенных Наций о международных смешанных перевозках грузов (Женева, 1980 год).
Фитосанитарное свидетельство (Конвенция по защите растений)
Типовой бланк, установленный в Международной конвенции по защите растений (Париж, 1951 год).
Свидетельство о происхождении (Киотская конвенция)
Формуляр — образец, разработанный Советом таможенного сотрудничества и содержащийся в добавлении к приложению D2 к Киотской конвенции.
Декларация об опасных грузах (Рекомендация № 11 ЕЭК ООН/ФАЛ)
Рекомендованный ЕЭК формуляр — образец, согласованный с ФОООН.
3. Существующие международные стандартные бланки
Грузовая декларация (Конвенция ИМО/ФАЛ)
Типовой бланк, рекомендованный ИМО для применения в соответствии со стандартом 2.3 Конвенции ИМО по облегчению международного морского судоходства (Лондон, 1965 год).
Обязательный бланк, установленный в рамках Всеобщей системы преференций ЮНКТАД, черный шрифт на плотной (гильошированной) бумаге, двухсторонний, комплекты из двух экземпляров, соединенных поверху сложенным пополам корешком с перфорированной линией отрыва.
Единый административный документ (SAD)
Документ, используемый в рамках Европейского Союза для экспортных, импортных и транзитных процедур.
(Э/И = экспортные и импортные данные; Тр = данные о транзите; Пр = сертификаты о происхождении; ВСП = сертификаты ВСП; ФАО = фитосанитарные свидетельства; ИМО = грузовые декларации ИМО).
4.1 Идентичные элементам данных ФОООН
Метка Э/И Тр Пр ВСП ФАО ИМО СЭВДООН
Справочный номер 1472 x x x x x x Грузоотправитель / экспортер 3336 x x x x x x Грузополучатель 3132 x x x Адрес назначения 3246 x Страна отправления 3220 x x Страна происхождения 3238 x x Страна назначения 3216 x x Количество мест 7224 x x x x x x Род упаковки 7064 x x x x x x Описание товаров 7002 x x x x x Товарный номер 7357 x Вес брутто 6292 x x x x x Таможенная стоимость 5032 x Место выдачи 3410 x x x x x Дата выдачи 2416 x x x x x Удостоверение подлинности 4426 x x x x x
4.2 Синонимичные элементам данных ФОООН
Импортер; товары,
отправленные ... 3132 x x Место происхождения 3238 x Маркировочные знаки и номера 7102 x x x x x Особые маркировочные знаки 7102 x Наименование продукции 7002 x Тарифная группа 7357 x Вес нетто; количество; 6160 x x
заявленное количество Габариты 6322 x
4.3 Дополнительные по отношению к элементам данных ФОООН
Документы, ссылки
Приложенные документы 1346 x Номер лицензии на импорт 1106 x Номер лицензии на экспорт 1208 x Номер манифеста 1188 x Номер транспортного документа 1188 x Дата счета - фактуры 2376 x x Номер счета - фактуры 1334 x x
Стороны
Заявитель 3140 x x Банк x Официальный орган, выдающий x x
документы
Подробные данные, касающиеся транспортировки
Маршрут 3050 x Виды транспорта 8212 x x Судно 8122 x
5. Конкретные соображения или проблемы, связанные с унификацией
Компетентные органы часто требуют подавать заявки на выдачу лицензий и сертификатов. Иногда лицензии и сертификаты выдаются просто путем наложения резолюции на заявку, которая затем выполняет роль официальной лицензии или сертификата. В других случаях компетентный орган выдает отдельный официальный документ на основе данных, содержащихся в заявке. Заявка или один экземпляр бланка заявки, выполняющей двойную функцию, всегда остается у компетентного органа и подшивается им к делам.
Значительная экономия времени и расходов может быть обеспечена в том случае, если компетентный орган готов принимать и подписывать отдельные бланки лицензий и сертификатов, заполняемых заявителем.
С учетом того что требуются по меньшей мере два экземпляра, а также при условии согласования бланков заявок и бланков лицензий / сертификатов, использование отдельных бланков для заявки и для лицензии / сертификата создает несомненные преимущества. Во-первых, статус официального документа повышается, если он именуется «лицензией» или «сертификатом», а не «заявкой на...».
Во-вторых, в бланке заявки отведено место для официального текста заявки, а также для данных, предназначенных для использования компетентным органом при ее рассмотрении; было бы нецелесообразным указывать эти данные также и в официальном документе. Освободившееся таким образом в официальном документе место может быть использовано для других целей, например для официального засвидетельствования, в результате чего оно будет совпадать с соответствующим местом в бланке заявки.
6. Примеры бланков, упоминаемых в настоящем разделе (см. документ TRADE/CEFACT/2001/16/Add. 1)
Декларация об опасных грузах (Рекомендация № 11 ЕЭК ООН/ФАЛ)
Декларация товаров для внутреннего потребления (Киотская конвенция)
Экспортная декларация товаров (Киотская конвенция)
Свидетельство о происхождении (Киотская конвенция)
Единый административный документ (SAD)
VI. ПРИМЕР УНИФИЦИРОВАННОЙ СЕРИИ ВНЕШНЕТОРГОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Серия унифицированных экспортных документов содержит примеры (см. документ TRADE/CEFACT/2001/16/Add. 1):
Транспортно-экспедиторских инструкций
VII. ПРИМЕНЕНИЕ В ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТАХ
ФОООН является одним из предварительных условий разработки унифицированных серий внешнеторговых документов. Он позволяет применять новые методы обработки документов, таких как система одного прохода, что позволяет сэкономить операционные расходы и время. Даже если бумага является по-прежнему наиболее широко используемым носителем для торговых документов, электронные торговые документы в настоящее время находят все более широкое применение. В связи с этим возникает вопрос о том, какова связь между бумажными и электронными документами.
Разработка ФОООН началась с изучения потребностей в данных в сфере торговли, которые могли быть определены на основе традиционных бумажных документов. Потребности в данных, как правило, удовлетворялись путем записи текста в поля под соответствующими заголовками. На основе изучения ряда репрезентативных документов был согласован перечень наиболее широко используемых «полей», которые были размещены на листе формата A-4 в соответствии с определенными правилами компоновки.
Разработанный таким образом формуляр — образец содержал серию стандартных элементов данных в соответствующем изображении и со стандартной последовательностью представления. В то время единственным возможным способом передачи этих данных являлась отправка бумажных документов по почте.
Когда в 70-е годы началось использование компьютеров и методов электронной передачи данных, стандартизация данных на основе ФОООН велась путем разработки согласованных стандартов данных, публикуемых в Справочнике элементов внешнеторговых данных и Справочнике по обмену внешнеторговыми данными.
Принятые впоследствии стандарты электронного обмена данными, такие как ЭДИФАКТ ООН, являются стабильными протоколами, пригодными для описания семантического содержания внешнеторговых документов. Коммуникационная и информационная технология все более широко используется для управления цепочкой поставок. Кроме того, разрабатываются и получают все большую поддержку такие новые концепции описания электронных документов, как XML.
Электронные внешнеторговые документы могут отчасти восполнять недостатки традиционных бумажных документов и открывают новые возможности для участников торговли. Они могут быть интегрированы в системы электронной обработки данных, облегчить распространение документов и содействовать внедрению новых методов удостоверения подлинности и кодирования. В совокупности с соответствующим программным обеспечением они обеспечивают встроенную поддержку перечней кодов, обеспечивают проверку полноты и непротиворечивости данных и облегчают перевод документов. С появлением мобильных средств связи они позволят разрабатывать новые, гибкие и децентрализованные концепции управления операциями по перевозке и хранению товаров и контроля за такими операциями.
Несмотря на все эти преимущества, использование электронных внешнеторговых документов по-прежнему носит ограниченный характер. Основной причиной этого является отсутствие надлежащего стандарта электронного документа. Предварительным условием налаживания обмена электронными документами ЭДИФАКТ ООН является заблаговременное согласование всеми сторонами — получателями точной конфигурации сообщения и установка и конфигурация программного обеспечения обработки сообщений ЭДИФАКТ ООН. В случае документов XML не существует международно согласованного стандарта сообщения. Такая ситуация идет вразрез с реалиями международных систем поставок, требующими взаимодействия между многочисленными участниками, многие из которых никогда не вступают между собой в прямой контакт. В результате этого в настоящее время обмен электронными документами ведется главным образом в рамках одной и той же организационной единицы или между торговыми партнерами, тесно связанными между собой. Еще одним ограничительным фактором является отсутствие международного соглашения о наилучшей практике использования электронных документов. Особо следует упоминать о том, что во многих случаях регламентирующие органы не могут дать четкого ответа на вопрос о том, удовлетворяет ли электронный документ требуемым документарным функциям и в чем заключаются обязательства сторон, участвующих в обмене.
ФОООН, предназначенный для унификации бумажных документов, не может непосредственно применяться к электронным документам. Однако он может служить руководством для решения вопросов, связанных с содержанием и компоновкой. Элементы данных электронных документов должны разрабатываться на основе СЭВДООН или другого широко доступного справочника и быть снабжены опознавательными метками. Семантическое описание элементов данных в электронных документах носит более точный и, следовательно, более ограничительный характер по сравнению с бумажными документами. В сочетании с вынужденными проверками целостности это приведет к ограничению коммерческих сценариев, в которых могут применяться электронные документы. Следовательно, разработчики электронных внешнеторговых документов должны искать компромисс между уровнем семантического содержания электронного документа и требованием обеспечения широкой сферы его применения. Хотя точные требования по форматированию, определенные в ISO 3535 носят не обязательный характер, при переходе на новые средства хранения и визуализации необходимо обеспечить по мере возможности сохранение исходного вида бумажного документа, в том числе последовательности и группировки его полей.
Введение
В 1982 году Рабочая группа ЕЭК ООН по упрощению процедур международной торговли утвердила перечень названий торговых документов с цифровыми идентификаторами и описаниями их функций. Этот перечень был опубликован под условным обозначением TRADE/WP.4/INF.84 в серии информационных документов по вопросам упрощения процедур торговли, издаваемых совместно ЕЭК ООН и ЮНКТАД.
История разработки данного перечня восходит к 1966 году, когда он был впервые опубликован в качестве части «Руководства ЕЭК по упрощению и стандартизации внешнеторговых документов». Затем он пересматривался в 1981 году перед окончательным принятием в 1982 году.
В целях включения названий документов в перечень использовались следующие принципы: документы должны использоваться в текущей практике международной торговли; они должны использоваться в торговле товарами, а не в сфере услуг, и они должны относиться к отдельным партиям товаров, а не являться сводными документами, охватывающими весь груз целиком или весь груз, находящийся на транспортном средстве.
Еще одним принципом являлось использование кодовых, а не конкретных названий для представления функций документов, за исключением таких конкретных документов, которые имеют всеобщее или весьма широко распространенное применение, оправдывающие их однозначное включение в перечень. Более подробные пояснения приводятся в документе TRADE/WP.4/INF.84.
Перечни документов сгруппированы по следующим девяти областям применения:
-
Производство (Группа A в Рекомендации № 18)
-
Закупка (Группа A в Рекомендации № 18)
-
Продажа (Группа A в Рекомендации № 18)
-
Платежи — банковские операции (Группа B в Рекомендации № 18)
-
Страхование (Группа C в Рекомендации № 18)
-
-
Посреднические услуги (Группа C в Рекомендации № 18)
-
Транспорт (Группа C в Рекомендации № 18)
-
Правила вывоза (Группа D в Рекомендации № 18)
-
Правила ввоза и транзита (Группа D в Рекомендации № 18)
-
Документы были классифицированы по различным категориям с учетом места и времени их выдачи или легализации, а не места или обстоятельств их использования или применения.
Для обозначения функций каждого документа, включенного в перечень, разработан трехзначный цифровой код (метка), причем первая цифра обозначает категорию, к которой относится документ. Для конкретных режимов применения была добавлена справочная ссылка (например, 720-CIM для железнодорожных накладных, разработанных в рамках Конвенции МГК).
Описания функций документов были либо согласованы в рамках Рабочей группы, либо получены из других источников, которые указаны в ссылке на соответствующую Конвенцию (или аналогичный документ) или на автора описания. Ссылка «ЕЭК ООН/ФАЛ», таким образом, указывает на то, что описание было официально принято в рамках органов ЕЭК по упрощению процедур торговли.
В случае отсутствия полной ссылки в качестве указателей источников используются следующие коды:
БММС Балтийский и международный морской совет СТС Совет таможенного сотрудничества (в настоящее
время Всемирная таможенная организация)
Глоссарий СТС Глоссарий Совета таможенного сотрудничества
ФИАТА Международная федерация транспортно -
экспедиторских ассоциаций
ГВТ Глоссарий Комитета по внутреннему транспорту
ЕЭК (ME/TRANS/D.40)
ИАТА Международная ассоциация воздушного транспорта
МТП Международная торговая палата
ИМО Международная морская организация
ИМО-ФАЛ Конвенция по облегчению международного морского судоходства 1965 года ЮНКТАД Конференция Организации Объединенных Наций по торговле и развитию ВПС Всемирный почтовый союз
Названия и описания документов
К бланкам, упоминаемым в Руководящих принципах, применяются следующие описания документов.
1. Производство
105 Поручение на покупку: документ, выдаваемый на предприятии для покупки изделий или материалов, необходимых для производства или изготовления товаров, которые будут предложены для продажи или иным образом поставлены клиентам (ЕЭК ООН/ФАЛ).
110 Инструкция по изготовлению: документ, выдаваемый на предприятии для изготовления товаров, которые будут предложены для продажи или иным образом поставлены клиентам (ЕЭК ООН/ФАЛ).
120 Наряд на вывоз со склада: документ, выдаваемый на предприятии и содержащий указание отпустить со склада товары, заказанные клиентом (ЕЭК ООН/ФАЛ).
130 Таблица фактурирования: документ, выдаваемый на предприятии, содержащий сведения о проданных товарах и используемый в качестве основы для составления коммерческого счета (ЕЭК ООН/ФАЛ).
140 Инструкция по упаковке: документ, выдаваемый на предприятии и содержащий инструкции относительно того, как следует упаковывать товары (ЕЭК ООН/ФАЛ).
141 Упаковочный лист: документ, в котором указывается распределение товаров в различных грузовых местах (ЕЭК ООН/ФАЛ).
150 Наряд на внутреннюю транспортировку: документ, содержащий инструкции в отношении транспортировки товаров на предприятии (ЕЭК ООН/ФАЛ).
190 Статистические и другие внутренние административные документы: документы, выдаваемые на предприятии с целью сбора статистических данных о производстве и других внутренних статистических данных, а также в других административных целях (ЕЭК ООН/ФАЛ).
2. Закупка
210 Запрос: документ, выдаваемый стороной, заинтересованной в покупке оговоренных в нем товаров, уточняющий некоторые желательные условия, касающиеся поставки и т.д., и адресуемый будущему поставщику с целью получения предложения (ЕЭК ООН/ФАЛ).
215 Письмо о намерениях: документ, при помощи которого покупатель информирует продавца о принятии в принципе предложения и намерении начать переговоры по заключению контракта (ЕЭК ООН/ФАЛ).
220 Заказ: документ, посредством которого покупатель вступает с продавцом в сделку, предполагающую поставку оговоренных товаров в соответствии с условиями, изложенными в предложении или известными покупателю каким-либо иным образом (ЕЭК ООН/ФАЛ).
240 Инструкции по поставке: документ, выдаваемый покупателем и содержащий инструкции в отношении условий поставки заказанных товаров (ЕЭК ООН/ФАЛ).
245 Разрешение на поставку: выдаваемый покупателем документ, разрешающий отправку товаров после получения от продавца извещения о готовности товара к отгрузке (ЕЭК ООН/ФАЛ).
3. Продажа
310 Предложение / оферта: документ, в котором с целью заключения контракта излагаются условия, на которых предлагаются товары (ЕЭК ООН/ФАЛ).
315 Контракт: документ, свидетельствующий о соглашении между продавцом и покупателем на поставку товаров; его действие аналогично действию заказа, за которым следует подтверждение заказа (ЕЭК ООН/ФАЛ).
320 Подтверждение заказа: документ, подтверждающий обязательно выполнить заказ, а также условия или принятие условий (ЕЭК ООН/ФАЛ).
325 Счет — проформа: документ, служащий в качестве предварительного счета и содержащий в целом ту же информацию, что и окончательный счет, но не являющийся основой для оплаты (ЕЭК ООН/ФАЛ).
330 Запрос инструкций по поставке: документ, выдаваемый поставщиком, с просьбой к покупателю сообщить инструкции в отношении условий поставки заказанных товаров (ЕЭК ООН/ФАЛ).
335 Заявка на фрахтование: документ, в котором поставщик просит перевозчика зарезервировать место для определенной отправки и указывает желательное средство транспорта, время отправки и т.д. (ЕЭК ООН/ФАЛ).
340 Инструкция по отправке: документ, содержащий подробные сведения о грузе и требованиях экспортера в связи с его перевозкой (ЕЭК ООН/ФАЛ).
343 Ордер на перевозку (местные перевозки): документ, содержащий инструкции в отношении местной перевозки товаров, например со склада предприятия на склад перевозчика, осуществляющего дальнейшую перевозку (ЕЭК ООН/ФАЛ).
345 Извещение о готовности к отправке: документ, выдаваемый поставщиком и уведомляющий покупателя о том, что заказанные товары готовы к отправке (ЕЭК ООН/ФАЛ).
350 Ордер на отправку: документ, выдаваемый поставщиком, отправляющим товары покупателю (грузополучателю) (ЕЭК ООН/ФАЛ).
351 Извещение об отправке: документ, посредством которого продавец или грузоотправитель информирует грузополучателя об отправке товаров (ЕЭК ООН/ФАЛ).
370 Извещение о распределении документов: документ, в котором сторона, ответственная за выписку комплекта торговых документов, указывает различных получателей оригиналов и копий этих документов, а также число экземпляров, отправляемых каждому из них (ЕЭК ООН/ФАЛ).
380 Коммерческий счет: документ, служащий основой для оплаты товаров, которые поставляются на условиях, согласованных между продавцом и покупателем (ЕЭК ООН/ФАЛ).
4. Платежи — банковские операции
409 Инструкции по банковскому переводу: документ, в котором клиент поручает своему банку произвести выплату определенной суммы в указанной валюте названной стороне, находящейся в другой стране, либо оговоренным способом (например, по телеграфу, авиапочтой), либо способом, оставленным на усмотрение банка (ЕЭК ООН/ФАЛ).
447 Инкассовое поручение: документ, посредством которого банку даются инструкции (или поручение) обработать финансовые и / или коммерческие документы с целью получения акцепта и / или платежа или предъявить документы на других условиях, которые могут быть в нем указаны (Единообразные правила МТП по инкассовым платежам).
450 Платежное поручение: документ, содержащий информацию, необходимую для произведения платежа. Может охватывать финансовые расчеты по одной или нескольким коммерческим торговым сделкам. Платежное поручение представляет собой указание уполномоченному банку обеспечить выплату оговоренной суммы бенефициару (ЕЭК ООН/ФАЛ).
460 Заявка на товарный аккредитив: документ, посредством которого банку поручается открыть товарный аккредитив на условиях, указанных в этом документе (ЕЭК ООН/ФАЛ).
465 Товарный аккредитив: документ, в котором банк подтверждает, что он открыл товарный аккредитив, по которому бенефициар должен получить платеж, акцепт или учет тратт в соответствии с определенными условиями и против представления обусловленных документов, а также тратт, если это оговорено в документе. Аккредитив может быть подтвержденным или не подтвержденным другим банком (ЕЭК ООН/ФАЛ).
5. Страхование
520 Страховой сертификат: документ, выдаваемый страхователю, удостоверяющий, что страхование было произведено и что был выдан полис. Такой сертификат на конкретный груз используется в основном в том случае, если товары застрахованы в соответствии с условиями генерального или невалютированного полиса; по требованию страхователя он может обмениваться на полис (ЕЭК ООН/ФАЛ).
530 Страховой полис: выдаваемый страховщиком документ, подтверждающий договор страхования и содержащий условия заключенного договора, в котором страховщик обязуется за конкретную плату возместить страхователю убытки, связанные с рисками и несчастными случаями, указанными в договоре (ЕЭК ООН/ФАЛ).
575 Счет страховщика: документ, выдаваемый страховщиком с указанием суммы произведенного страхования и с требованием оплаты этой суммы (ЕЭК ООН/ФАЛ).
580 Ковернот: документ, выдаваемый страховщиком (страховым маклером, агентом и т.п.) для извещения страхователя о том, что его инструкции по страхованию выполнены (ЕЭК ООН/ФАЛ).
6. Посреднические услуги
610 Транспортно-экспедиционные инструкции: документ, выдаваемый грузоотправителем экспедитору и содержащий инструкции относительно мер, которые он должен принять для экспедирования указанных в нем товаров (ЕЭК ООН/ФАЛ).
621 Извещение экспедитором агента импортера: документ, выдаваемый экспедитором в стране — экспортере и извещающий экспедитора в стране — импортере об экспедировании указанных в нем грузов (ЕЭК ООН/ФАЛ).
622 Извещение экспедитором экспортера: документ, выдаваемый экспедитором и извещающий экспортера о мерах, принятых во исполнение полученных инструкций (ЕЭК ООН/ФАЛ).
623 Счет экспедитора: счет, выписываемый экспедитором с указанием оказанных услуг и их стоимости и с требованием их оплаты (ЕЭК ООН/ФАЛ).
624 Экспедиторский сертификат о получении груза (FCR ФИАТА): необоротный документ, выдаваемый экспедитором с целью подтверждения того, что он взял на себя ответственность за конкретную партию груза при наличии безотзывных инструкций отправить ее получателю, указанному в документе, или хранить ее в его распоряжении (ЕЭК ООН/ФАЛ).
630 Извещение об отправке: документ, выдаваемый грузоотправителем или его агентом перевозчику, оператору смешанных перевозок, властям терминала или другому получателю, содержащий информацию об экспортных грузах, представленных к отправке, и включающий необходимые расписки и заявления об ответственности. (Речь идет иногда о многоцелевом документе об обработке груза, который выполняет также функции документов 632, 633, 650 и 655.) (ЕЭК ООН/ФАЛ).
631 Складская расписка экспедитора (FWR ФИАТА): документ, выписываемый экспедитором, выступающим в качестве управляющего складом, в котором подтверждается получение складируемого товара и указываются условия хранения товара на складе и его выдачи или содержится ссылка на эти условия. В документе содержатся подробные положения, касающиеся прав держателей документа, получивших его по передаточной надписи, передачи права собственности и т.д. (ЕЭК ООН/ФАЛ).
632 Расписка в получении товаров: документ, выдаваемый портом, складом / депо или оператором терминала, подтверждающий получение указанных в нем товаров на условиях, указанных в данном документе, или на условиях, на которые в нем делается ссылка (ЕЭК ООН/ФАЛ).
633 Документы на портовые сборы: документы, в которых указывается стоимость оказанных услуг, хранения и обработки грузов, плата за простой судна и другие сборы с владельца указанных в них товаров (ЕЭК ООН/ФАЛ).
640 Ордер на выдачу товара: документ, который выдается стороной, имеющей право давать распоряжения о выдаче указанных в нем товаров поименованному грузополучателю, и который передается хранителю товаров (ЕЭК ООН/ФАЛ).
650 Ордер на обработку грузов: документ, выдаваемый организацией, занимающейся обработкой грузов (портовыми властями, оператором терминала и т.д.), для перевозки или другой обработки грузов, за которые они несут ответственность (ЕЭК ООН/ФАЛ).
655 Пропуск на товар: документ, дающий право на вывоз указанных в нем товаров с охраняемой территории порта или конечного пункта (ЕЭК ООН/ФАЛ).
7. Транспорт
701 Универсальный (многоцелевой) транспортный документ: транспортный документ, подтверждающий наличие договора перевозки любым видом или несколькими видами транспорта по территории одной или нескольких стран в соответствии с любой применимой международной конвенцией или национальным законодательством и в соответствии с условиями перевозки, при которых любой перевозчик или транспортный оператор осуществляет или обеспечивает осуществление перевозки, упомянутой в данном документе (ЕЭК ООН/ФАЛ).
702 Расписка в получении груза, доставка: документ, выдаваемый перевозчиком или агентом перевозчика и подтверждающий получение для перевозки грузов, поименованных в нем, на условиях, указанных в документе или на которые дается ссылка в документе, и позволяющий перевозчику выписать транспортный документ (ЕЭК ООН/ФАЛ).
710 Морская накладная: необоротный документ, который подтверждает наличие договора перевозки груза морским путем и принятие груза перевозчиком и по которому перевозчик обязуется доставить груз грузополучателю, указанному в документе (ЕЭК ООН/ФАЛ).
Примечание. Этот документ аналогичен «именному» или «необоротному» коносаменту, используемому в некоторых странах, например в Канаде и Соединенных Штатах Америки.
710 Речная накладная: транспортный документ, выдаваемый перевозчиком отправителю груза, перевозимого по реке, подтверждающий принятие груза к перевозке и обязывающий перевозчика передать груз грузополучателю в порту назначения (ЕЭК ООН/ФАЛ).
711 Коносамент: документ, который подтверждает наличие договора перевозки груза морским путем и принятие или погрузку груза перевозчиком и по которому перевозчик обязуется доставить груз против представления документа. Подобным обязательством является наличие в документе положения о том, что груз должен быть доставлен по приказу указанного лица, или по приказу, или предъявителю (Конференция Организации Объединенных Наций по морским перевозкам).
Примечание. В некоторых странах, например в Канаде и Соединенных Штатах Америки, термин «коносамент» используется для обозначения понятия «оборотный коносамент».
711 Коносамент (внутренние водные пути): оборотный транспортный документ, выписанный на имя определенного лица, приказу или на предъявителя, подписанный перевозчиком и переданный отправителю после принятия груза (ЕЭК ООН/ФАЛ).
713 Штурманская расписка: документ, выписываемый помощником капитана в подтверждение получения конкретной партии на борт судна и описывающий видимое состояние товаров, а также позволяющий перевозчику выдать коносамент (ЕЭК ООН/ФАЛ).
720 Железнодорожная накладная (общий термин): транспортный документ, которым оформляется договор перевозки груза между грузоотправителем, с одной стороны, и перевозчиком (железной дорогой) — с другой стороны. Для международных железнодорожных перевозок этот документ должен соответствовать образцу, предусмотренному международными конвенциями о перевозке грузов по железным дорогам, например Конвенцией МГК и Конвенцией СМГС.
Примечание. Для международных железнодорожных перевозок этот документ должен соответствовать образцу, предусмотренному международными конвенциями о перевозке грузов по железным дорогам, например Конвенцией МГК и Конвенцией СМГС (ГВТ).
730 Накладная автодорожной перевозки: транспортный документ, подтверждающий наличие договора между перевозчиком и отправителем об автодорожной перевозке грузов (общий термин).
Примечание. Для международных автодорожных перевозок этот документ должен содержать по крайней мере сведения, предписываемые Конвенцией о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ).
740 Авиагрузовая накладная: документ, выписываемый грузоотправителем или от его имени, который подтверждает наличие договора между грузоотправителем и перевозчиком (перевозчиками) о перевозке грузов по (авиа) линиям перевозчика (перевозчиком) и который идентифицируется с помощью кода авиакомпании, выписывающей документ, и серийного номера (ИАТА).
750 Сопроводительный адрес (почтовые посылки): документ, который в соответствии со статьей 106 «Соглашения, касающегося почтовых посылок», заключенного в соответствии с Конвенцией ВПС, должен сопровождать почтовые посылки (ВПС).
760 Документ смешанной / комбинированной перевозки (общий термин): транспортный документ, применяемый в случае использования для перевозки груза более одного вида транспорта. Он представляет собой контракт на перевозку и расписку в получении груза для смешанной перевозки. В нем указывается место, в котором транспортная компания, отвечающая за перевозку, принимает на себя ответственность за груз, и место, в котором ответственность транспортной компании по перевозке заканчивается, и виды транспорта, участвующие в перевозке (ЕЭК ООН/ФАЛ).
760-MTD Документ смешанной перевозки: документ, который подтверждает наличие договора смешанной перевозки, принятие груза оператором смешанной перевозки, а также его обязательство доставить груз в соответствии с условиями договора (Конвенция о международных смешанных перевозках грузов, еще не вступившая в силу).
760-BIMCO Коносамент смешанной перевозки (MULTIDOC 95): оборотный документ, подтверждающий наличие договора на осуществление и / или обеспечение осуществления смешанной перевозки и доставки груза, принятие груза оператором смешанной перевозки, а также его обязательство доставить груз в соответствии с условиями договора. Этот документ разработан Балтийским и международным морским советом с учетом Правил, касающихся документов смешанных перевозок ЮНКТАД/МТП (публикация № 481 МТП).
760-FBL Оборотный коносамент смешанной перевозки ФИАТА (FBL ФИАТА): документ, который подтверждает наличие договора смешанной перевозки, принятие груза оператором смешанной перевозки, а также его обязательство доставить груз в соответствии с условиями договора. Данный документ может также выписываться для перевозки только морским путем из порта в порт. Этот документ разработан ФИАТА с учетом Правил, касающихся документов смешанных перевозок ЮНКТАД/МТП, публикация № 481 МТП. (ФИАТА)
760-FWB Необоротная накладная смешанной перевозки ФИАТА (FWB ФИАТА): документ, который подтверждает наличие договора смешанной перевозки, принятие груза оператором смешанной перевозки, а также его обязательство доставить груз в соответствии с условиями договора. Данный может быть также подготовлен для перевозки только морским путем из порта в порт. Этот документ разработан ФИАТА с учетом Правил, касающихся документов смешанных перевозок ЮНКТАД/МТП, публикация № 481 МТП. (ФИАТА)
761 Сквозной коносамент: коносамент, который подтверждает наличие договора перевозки из одного места в другое отдельными этапами, из которых по крайней мере один этап представляет собой морской транзит, и в силу которого перевозчик, выдающий документ, принимает на себя ответственность за перевозку, оговоренную в сквозном коносаменте (ЕЭК ООН/ФАЛ).
763 Транспортный сертификат экспедитора (FCT ФИАТА): документ, выдаваемый экспедитором для удостоверения того, что он берет на себя ответственность за отправку и доставку конкретной партии в соответствии с инструкциями грузоотправителя, указанными в данном документе, и что он принимает на себя ответственность за доставку товара держателю данного документа через посредничество назначенного им транспортного агента. Данный документ является оборотным в случае его выписки «приказу». (ФИАТА)
770 Подтверждение на фрахтование тоннажа: документ, выдаваемый перевозчиком в подтверждение того, что для данной партии зарезервировано место на каком-либо транспортном средстве (ЕЭК ООН/ФАЛ).
775 Заявление — требование об отправке: поручение на отправку или поставку товара (ЕЭК ООН/ФАЛ).
780 Фрахтовый счет: документ, который выдается транспортным оператором и в котором указываются фрахтовые ставки и издержки на транспортировку, а также условия платежа (ЕЭК ООН/ФАЛ).
781 Извещение о прибытии (груза): уведомление перевозчиком грузополучателя в письменной форме, по телефону или при помощи каких-либо других средств (заказное письмо, сообщение, телеграмма и т.д.), извещающее его о том, что адресованная ему партия товара предоставляется или вскоре будет предоставлена в его распоряжение в определенном пункте места назначения (ГВТ).
782 Извещение о возникновении препятствий для поставки (груза): запрос перевозчика грузоотправителю или, в случае необходимости, грузополучателю для получения инструкций относительно того, что надлежит делать с партией груза в тех случаях, когда возникают препятствия, связанные с доставкой, а в транспортном документе не содержится инструкций грузоотправителя относительно возвращения товара (ГВТ).
783 Извещение о возникновении препятствий для перевозки (груза): запрос перевозчика грузоотправителю или, в случае необходимости, грузополучателю для получения инструкций относительно того, что надлежит делать с партией груза в тех случаях, когда возникают препятствия для перевозки до отправки или в пути после принятия данной партии груза (ГВТ).
784 Извещение о поставке (груза): письменное уведомление, высылаемое перевозчиком грузоотправителю по его просьбе с целью сообщения ему фактической даты поставки (ГВТ).
785 Грузовой манифест: документ, в котором перечисляются товары, составляющие груз, перевозимый на каком-либо транспортном средстве или транспортной единице. В грузовом манифесте указываются коммерческие данные о товаре такие как номера транспортных документов, наименования грузоотправителя и грузополучателя, маркировка, число и вид грузовых мест, а также описание и количество товара (Глоссарий СТС).
786 Фрахтовый манифест: документ, который содержит ту же информацию, что и грузовой манифест, а также дополнительные данные, касающиеся платы, взимаемой за провоз, расходов и т.д. (ЕЭК ООН/ФАЛ).
787 Бордеро: используемый при автодорожных перевозках документ, в котором перечисляются грузы, перевозимые автотранспортным средством, и который часто содержит ссылки на прилагаемые копии накладной автодорожной перевозки (ЕЭК ООН/ФАЛ).
788 Контейнерный манифест (упаковочный лист грузовых единиц): документ, в котором содержится перечисление содержимого конкретных грузовых контейнеров или других транспортных единиц и который подготовлен стороной, ответственной за погрузку этого груза в контейнер или транспортную единицу (ЕЭК ООН/ФАЛ).
789 Весовой сертификат грузоотправителя для смешанной перевозки (ФИАТА — СТС): документ, выдаваемый грузоотправителем экспедитору и удостоверяющий, что вес-брутто удовлетворяет правилам ограничения веса, действующим в некоторых странах (например, Закону США о безопасности контейнеров для смешанных перевозок 1992 года). (ФИАТА)
8. Правила вывоза
810 Заявка на выдачу экспортной лицензии: заявка на получение разрешения экспортировать определенные товары определенной стоимости в определенный пункт назначения (ЕЭК ООН/ФАЛ).
811 Экспортная лицензия: документ, содержащий разрешение на экспорт указанных товаров в течение определенного времени (ЕЭК ООН/ФАЛ).
812 Декларация валютного контроля, экспорт: документ, заполняемый экспортером / продавцом, с помощью которого компетентный орган может проконтролировать перевод в страну суммы в иностранной валюте, полученной в результате торговой сделки, в соответствии с условиями платежа и действующими правилами валютного контроля (ЕЭК ООН/ФАЛ).
830 Экспортная декларация товаров: документ, содержащий заявление для выполнения таможенной очистки при экспорте в соответствии с формуляром — образцом, содержащимся в дополнении I к приложению C.1, касающемуся окончательного вывоза, к Киотской конвенции (СТС).
833 Грузовая декларация: общий термин (иногда документ именуется фрахтовой декларацией), обозначающий документы, содержащие необходимые для таможни данные относительно груза (фрахта), перевозимого коммерческими средствами транспорта (Глоссарий СТС).
833-ИМО Грузовая декларация: особая грузовая декларация, разработанная в Конвенции по облегчению международного морского судоходства (Лондон, 1965 год) в качестве основного документа, содержащего информацию относительно груза, требуемую государственными органами при (прибытии или) отбытии судна (Конвенция ИМО-ФАЛ).
840 Заявка на свидетельство о контроле товаров: документ, направляемый компетентному органу заинтересованной стороной с просьбой выдать свидетельство о контроле товаров в соответствии с национальными или международными стандартами или с законодательством страны — импортера, или с условиями контракта (ЕЭК ООН/ФАЛ).
841 Свидетельство о контроле товаров: документ, выдаваемый компетентным органом и подтверждающий качество описанных в нем товаров в соответствии с национальными или международными стандартами или с законодательством страны — импортера, или с условиями контракта (ЕЭК ООН/ФАЛ).
850 Заявка на фитосанитарное свидетельство: документ, направляемый компетентному органу заинтересованной стороной с просьбой выдать фитосанитарное свидетельство (ЕЭК ООН/ФАЛ).
851 Фитосанитарное свидетельство: документ, выдаваемый компетентным органом страны — экспортера и удостоверяющий незараженность растений, плодов или овощей и пригодность их для потребления с указанием сведений относительно фумигации или другой обработки, которой они, возможно, подвергались (ЕЭК ООН/ФАЛ).
852 Санитарное свидетельство: документ, выдаваемый компетентным органом страны — экспортера и удостоверяющий, что пищевые продукты и продукты животноводства, включая мясопродукты, пригодны для потребления людьми, с указанием при необходимости сведений относительно проведенного контроля (ЕЭК ООН/ФАЛ).
853 Ветеринарное свидетельство: документ, выдаваемый компетентным органом страны — экспортера и удостоверяющий, что живой скот или птица не заражены паразитами и болезнями, а также содержащий сведения относительно их происхождения и вакцинации и другой обработки, которой они подвергались (ЕЭК ООН/ФАЛ).
855 Заявка на свидетельство об осмотре: документ, представляемый компетентному органу стороной, запрашивающей выдачу свидетельства об осмотре в соответствии с национальными или международными стандартами, или согласно законодательству страны, где требуется наличие этого документа, или если это предусмотрено в контракте (ЕЭК ООН/ФАЛ).
856 Свидетельство об осмотре: документ, выписываемый компетентным органом, подтверждающий, что описанные в нем товары были подвергнуты осмотру в соответствии с национальными или международными стандартами, согласно законодательству страны, где требуется проведение осмотра, или в соответствии с положениями контракта (ЕЭК ООН/ФАЛ).
860 Заявка на сертификат о происхождении товара: документ, направляемый компетентному органу заинтересованной стороной с просьбой выдать сертификат о происхождении товара в соответствии с надлежащими критериями и на основе имеющихся данных о происхождении товара (ЕЭК ООН/ФАЛ).
861 Сертификат о происхождении товара (общий термин): особый документ, который позволяет определить товары и в котором органы власти или орган, уполномоченный выдавать его, четко удостоверяют, что товары, к которым относится данный сертификат, происходят из конкретной страны. Термин «страна» может включать группу стран, регион или какую-либо часть страны. Этот сертификат может содержать также декларацию изготовителя, производителя, поставщика, экспортера или другого компетентного лица (Глоссарий СТС).
861-СТС Сертификат о происхождении товара: особая форма сертификата о происхождении товара, установленная в приложении D.2 (касающемся документального подтверждения происхождения товара) к Киотской конвенции (Глоссарий СТС).
861-ВСП Сертификат (ЮНКТАД): особый сертификат о происхождении товара для товаров, подпадающих под действие преференциального режима в рамках Всеобщей системы преференций (включает объединенный бланк декларации о происхождении и сертификата, бланк A) (ЕЭК ООН/ФАЛ).
862 Декларация о происхождении товара: соответствующее заявление относительно происхождения товара, включаемое при экспорте изготовителем, производителем, поставщиком, экспортером или другим компетентным лицом в коммерческий счет или любой другой документ, относящийся к товару (СТС, приложение D.2 к Киотской конвенции).
863 Свидетельство о районном наименовании: свидетельство, составляемое в соответствии с правилами, установленными органами власти или уполномоченным органом, и удостоверяющее, что указанный в нем товар соответствует конкретному наименованию, принятому в данном районе (например, шампанское, портвейн, сыр пармезан) (ЕЭК ООН/ФАЛ).
870 Консульская фактура: документ, подготовленный экспортером в своей стране и представляемый в дипломатическое представительство страны — импортера для утверждения и затем представляемый импортером в связи с ввозом указанного в фактуре товара (ЕЭК ООН/ФАЛ).
890 Декларация об опасных грузах: документ, выписываемый грузоотправителем в соответствии с применимыми конвенциями или правилами, в котором описываются для цели перевозки опасные товары или материалы и содержатся заявления о том, что последние упакованы и снабжены ярлыками в соответствии с положениями соответствующих конвенций или правил (ЕЭК ООН/ФАЛ).
895 Статистический документ, экспорт: документ, в котором экспортер сообщает о ввозимом товаре информацию, требуемую органом, ответственным за сбор статистических данных по международной торговле (ЕЭК ООН/ФАЛ).
9. Правила ввоза и транзита
910 Заявка на выдачу импортной лицензии: документ, в котором заинтересованная сторона просит компетентный орган разрешить импорт либо ограниченного количества товаров, подпадающих под импортные ограничения, либо неограниченного количества таких товаров в течение ограниченного периода времени, и конкретно указывает вид товаров, их происхождение и стоимость и т.д. (ЕЭК ООН/ФАЛ).
911 Импортная лицензия: документ, выдаваемый компетентным органом в соответствии с действующими правилами в отношении импорта, согласно которому названной стороне предоставляется разрешение ввезти либо ограниченное количество указанных товаров, либо неограниченное количество таких товаров в течение ограниченного периода времени на условиях, оговоренных в этом документе (ЕЭК ООН/ФАЛ).
925 Заявка на выделение валютных средств: документ, в котором импортер / покупатель просит компетентный орган выделить определенную сумму в иностранной валюте для ее перевода экспортеру / продавцу в уплату за товары (ЕЭК ООН/ФАЛ).
926 Валютная лицензия: выдаваемый компетентным органом документ, разрешающий импортеру / покупателю перевести определенную сумму в иностранной валюте экспортеру / продавцу в уплату за товары (ЕЭК ООН/ФАЛ).
927 Декларация валютного контроля (импорт): заполняемый импортером / покупателем документ, являющийся для компетентного органа средством контроля за осуществлением торговой сделки, на которую выделена иностранная валюта, и переводом денег в соответствии с условиями платежа и действующими правилами валютного контроля (ЕЭК ООН/ФАЛ).
930 Декларация товаров для внутреннего потребления: документ, содержащий сведения о товарах в целях импортной таможенной очистки в соответствии с приложением B.1 (касающимся очистки товаров для внутреннего потребления) к Киотской конвенции (СТС).
931 Декларация о немедленном таможенном высвобождении: документ, выдаваемый импортером, в котором таможенные органы извещаются о том, что товар разгружен с транспортного средства, осуществлявшего импорт товара, в помещении импортера согласно одобренному таможенными органами положению о немедленном высвобождении, или в котором содержится просьба разрешить произвести указанные действия (ЕЭК ООН/ФАЛ).
932 Таможенное извещение о поставке: документ, согласно которому таможенные власти выпускают товар с таможни и предоставляют его в распоряжение заинтересованной стороны. Синоним: таможенное высвобождение (ЕЭК ООН/ФАЛ).
933 Грузовая декларация (прибытие): общий термин (иногда документ именуется фрахтовой декларацией), обозначающий документы, содержащие необходимые для таможни данные относительно груза (фрахта), перевозимого коммерческими средствами транспорта (Глоссарий СТС).
933-ИМО Грузовая декларация (прибытие): особая грузовая декларация, разработанная в Конвенции по облегчению международного морского судоходства (Лондон, 1965 год) в качестве основного документа, содержащего информацию относительно груза, требуемую государственными органами при прибытии (или отбытии) судна (Конвенция ИМО-ФАЛ).
934 Декларация о стоимости: документ, в котором заявитель (импортер) указывает фактурную или иную цену (например, цену продажи, цену на идентичный товар) и расходы на фрахт, страхование, упаковку и т.д., условия поставки и платежа, какие-либо отношения с торговым партнером и т.д. в целях определения таможенной стоимости импортируемого товара (ЕЭК ООН/ФАЛ).
935 Таможенная фактура: документ, требуемый таможенными органами импортирующей страны, в котором экспортер указывает фактурную или иную цену (например, цену продажи, цену на идентичный товар) и расходы на фрахт, страхование, упаковку и т.д., условия поставки и платежа в целях определения таможенной стоимости в импортирующей стране товаров, отправленных в эту страну (ЕЭК ООН/ФАЛ).
936 Таможенная декларация (почтовые посылки): документ, который в соответствии со статьей 106 «Соглашения, касающегося почтовых посылок», заключенного в соответствии с Конвенцией ВПС, должен сопровождать почтовые посылки и в котором подробно перечисляется содержимое таких посылок (ЕЭК ООН/ФАЛ).
937 Налоговая декларация (налог на добавленную стоимость): документ, в котором импортер указывает соответствующие данные, необходимые компетентному органу для начисления налога на добавленную стоимость (ЕЭК ООН/ФАЛ).
950-СТС Декларация о товарах для таможенного транзита: документ, которым грузоотправитель сообщает сведения о товарах для таможенного транзита в соответствии с приложением E.1 (касающимся таможенного транзита) к Киотской конвенции (СТС).
950 Книжка МДП: международный документ таможенного транзита, который выдается предоставляющей гарантию ассоциацией, уполномоченной таможенными властями, и по которому перевозятся грузы, в большинстве случаев с таможенными печатями и пломбами, в автотранспортных средствах и / или контейнерах в соответствии с требованиями Таможенной конвенции о международной перевозке грузов с применением книжки МДП (Конвенция МДП).
955 Книжка АТА: международный таможенный документ (временный ввоз), выдаваемый в соответствии с условиями Конвенции АТА (1961 года), который содержит международную гарантию и может использоваться вместо национальных таможенных документов и как гарантия в отношении импортных пошлин и налогов для обеспечения временного ввоза товаров и, при необходимости, транзита. Он может быть использован для контроля временного вывоза и реимпорта, но в этом случае международная гарантия не применяется (Глоссарий СТС).
955 Транзитное гарантийное свидетельство: национальный таможенный документ, позволяющий провозить грузы таможенным транзитом без предварительной уплаты импортных пошлин и сборов и содержащий, как правило, все данные, необходимые для начисления, при необходимости, импортных пошлин и сборов, а также обязательство, обеспечиваемое гарантией, предъявлять грузы в таможне места назначения с неповрежденными печатями и пломбами (Глоссарий СТС).
995 Статистический документ, импорт: документ, в котором импортер сообщает о ввозимом товаре информацию, необходимую органу, ответственному за сбор статистических данных по международной торговле (ЕЭК ООН/ФАЛ).
INFORMATIVE ANNEX TO RECOMMENDATION No. 1
APPLICATION OF THE UNITED NATIONS LAYOUT KEY
GUIDELINES AND EXAMPLES
INTRODUCTION
1 In November 1984 the UN/ECE Working Party on Trade Facilitation issued «Guidelines for the application of the United Nations Layout Key when designing trade documents», as document TRADE/WP.4/INF.93. These Guidelines were the result of extensive deliberations within the Working Party and they took into account all known trade documents which at the time had been aligned to the Layout Key. The formal status of the various documents was referred to and the data elements used in them indicated. Practical advice was given regarding particular features and problems relevant for the designing of forms within the framework of an aligned series of trade documents.
2 The status of Guidelines was chosen because the contents were not suitable for a formal Recommendation, as they referred to several documents that were already subject of separate recommendations (Rec No 6 «Invoice Layout Key», Rec No 11 «Multimodal Dangerous Goods Form» and Rec No 22 «Standard Layout Key for Shipping Instructions) or international agreements (Bills of Lading, Rail and Road Consignment Notes, Air Waybill, etc).»
3 In the ongoing work on revising all UNECE/FAL Recommendations, it was suggested that Recommendation No 1 on the United Nations Layout Key for Trade Documents should be revised to incorporate the various aligned documents referred to above, and include models for some commercial documents (Enquiry, Offer, Order, Despatch Advice, etc). The delegation of Romania put forward proposals for such forms.
4 Following discussion within the ITPWG, however, it was agreed to re-design the «Guidelines» document and to re-issue it as an Annex to Recommendation No 1, expanding its contents to include the commercial documents mentioned above. It was also agreed to include illustrations of aligned forms and to refer to equivalent electronic applications.
5 [The resulting document was agreed within the ITPWG on... and approved by CEFACT at its... session on...].
1 Recommendation No 1 «United Nations Layout Key for Trade Documents», to which this document forms an Annex, was adopted by the UN/ECE Working Party on Facilitation of International Trade Procedures in 1973. A detailed account of the creation of the Layout Key (hereafter referred to as the «UNLK») is given in the text of the Recommendation and can be summarized as follows:
2 In October 1963, it was agreed that a model form prepared within the Working Party could be used as a layout key for the simplification and standardisation of documents used in export trade.
3 During the period 1963 to 1969, decisions or recommendations to align various internationally-established documents to the UNLK were taken by a number of international organisations responsible for banking, Customs, freight forwarding and postal services, and for transport by sea, rail and road. In several UN/ECE member countries aligned series of forms based on the UNLK were introduced.
4 Progress in the field of automatic data processing and data transmission had caused concern that the UNLK might not prove suitable for such applications. After thorough study it was confirmed, however, that it was indeed suitable for such applications as well as for more traditional methods, and it was felt that it would be both justified and appropriate to recommend it as a common basis for the presentation of documents for international trade, whether these documents were to be processed by automated or by traditional, non-automated methods.
5 In consequence, the Working Party in 1973 agreed to adopt a formal Recommendation, confirming the original Layout Key adopted in 1963 and recommending that Governments and interested organisations pursue their efforts to align all documents used in external trade with that Layout Key. In 1978, the UN/ECE Committee on the Development of Trade noted with satisfaction «that the Layout Key for trade documents agreed by ECE experts in 1963, and formally recommended by the Working Party on Facilitation of International Trade Procedures in 1973, had reached a level of world-wide acceptance that made it feasible and desirable to refer to it as the „United Nations Layout Key for Trade Documents“. In 1979 the Recommendation was issued as a United Nations sales publication.»
6. Some terms specified in Recommendation 1 and relevant for these guidelines are listed below, with the source of the definition indicated within brackets. «ECE» means that the definition originates within the UN/ECE; «ISO» or «ISO DP» means that it has been adopted or proposed for adoption as international standard; the number is that of the corresponding ISO Standard or Draft Proposal.
A sizes: a series of trimmed paper sizes as specified in ISO 216-1974 (ISO DP 6760). Note: These are paper sizes in which the relationship of the longer side to the shorter side of the trimmer paper is equal to the ratio between the diagonal and the side of a square.
Address field: an area on a form or envelope reserved for a name and/or address (ISO DP 6760).
Character: a member of a set of elements upon which agreement has been reached and that is used for the organization, control or representation of data (ISO 2382/W-1974; 04.02.01).
Character spacing («Pitch»): distance between corresponding points of the stroke center lines of adjacent characters on the same line (ISO DP 6760). Note: Width space for office machines.
1. the representation of an item of data established by a code or the representation of a character series established by a coded character set (ISO 2382/1V-1974; 04.02.10).
2. the complete set of coded representations defined by a code or by a coded character set (ISO 2382/1V-1974; 04.02.11).
Code box: an area, within a data field, designated for a coded data entry (ECE; ISO DP 6760).
Coded data entry: a data entry expressed in code (ECE).
Column: a field designed for the recording of data in vertical sequence (ISO DP 6760).
Data: a representation of facts, concepts or instructions in a formalized manner suitable for communication, interpretation, or processing by humans or automatic means (ISO 2382/I-1974; 01.01.01).
Data carrier: a data medium that is designed for storage and/or transportation of data (ISO DP 6760).
Data element: a unit of data that, in a certain context, is considered indivisible (ISO 2382/4).
Data entry: data entered on a data carrier (ECE; ISO DP 7670).
Data field: an area designated for a specified data entry (ECE).
Descriptive data entry: a data entry expressed in plain language or in an abbreviated manner (ISO DP 6760).
Document: a data carrier and the data recorded on it, that is generally permanent and that can be read by man or machine.
Document code: a document identifier expressed in code (ECE; ISO DP 6760).
Document identifier: a text or code that specifies the function of a document (ECE; ISO DP 6760).
Document name: the title of a document expressed in plain language (ECE; ISO DP 6760).
Field code: a field identifier expressed in code (ECE).
Field heading: a field identifier expressed in plain language, full or abbreviated (ECE; ISO DP 6760).
Field identifier: a text or code specifying the nature of the data in a data field (ISO DP 6760).
Form: a data carrier designed to carry a visible record of data entries (ECE; ISO DP 6760).
Forms design sheet: an application of a layout chart, intended as an aid for the placing of rules and other preprinted matter in the designing of forms containing margin indicators and a network of lines indicating the location of printed rules (ECE; cf. ISO 3535-1977).
Image area: a predetermined area within which information can be entered for subsequent reproduction, storage or transmission (ISO DP 6760).
ISO-sizes: paper sizes specified in ISO 216-1975 (ISO DP 6760; cf A-sizes).
Layout chart: a sheet provided with scales and other indicators conforming to the characteristics of the majority of character printing machines in general office and data processing use (ECE; ISO 3535-1977).
Layout key: a pro-forma document used for indicating spaces reserved for certain statements appearing in documents in an integrated system (ECE; ISO DP 6422).
Line spacing: the distance between two adjacent baselines (ECE; ISO DP 6760).
Margin: the space between an edge of the form and its adjacent image area (ISO DP 6760).
Master: a document prepared for the purpose of producing other documents, by duplicating or copying its data, completely or in relevant parts (ECE).
One run method: the use of a reproduction process to transfer all or part of the information recorded on a master on one or more forms constituting an aligned series (ECE; ISO DP 6760).
Ordinal data entry: data entry intended for identification of an individual document or an item, or for classification and sorting, but not as a quantity for calculation (ECE).
Quantitative data entry: numerical data entry which can be used as a quantity for calculation (ECE).
Top margin: a margin along the upper edge of the form (ISO DP 6760).
7 The United Nations Layout Key (UNLK) is intended specifically as a basis for the designing of aligned series of forms employing a master document in a reprographic one-run method of document preparation; it can also be applied for the layout of visual display presentations in electronic data applications.
8 Generally, the design of the UNLK is based on the «box design» principle. Care has been taken to place recipient addresses in an area acceptable to postal authorities for use with window envelopes. In placing the other data elements included in the UNLK, consideration has been given to arguments of a technical, legal, commercial, administrative and practical nature put forward by the various interested parties consulted. An area for «free disposal» in the lower part of the format is intended to cater for more particular needs in individual applications.
9 When designing forms on the basis of the UNLK, certain principles should be observed. Data elements specified in the UNLK should be placed in the corresponding space in the form under design, whereas such elements not specified in the UNLK should be placed in the «free disposal» area.
10 Data elements specified in the UNLK but not required in the form under design can be disregarded and the corresponding space used for other purposes in the same way as the «free disposal» area; however, the use of that area may be subject to particular design considerations if the form is to be included in a aligned series or otherwise used in a one-run application.
11 Before any «in-house» documents can be included in a reproducible master at company level, the designer needs to take into account, and place in their proper locations, all relevant items appearing in any international, sectoral or national layout key or standard form which would apply to the aligned series under design. Only such annotations, stamps and similar entries, which are made after the initial one-run completion of the form, can be placed without these considerations.
12 If any free space is used for the expansion of other data fields, it should be borne in mind that this may create problems for trading partners whose automated office procedures are based on aligned documents. If they receive documents containing data fields larger than those set out in the UNLK or in related data standards, they may be unable to accommodate the corresponding data entries in their own systems; in that case, appropriate measures should be taken for coordination between trading partners concerned.
13 The field identifiers in the UNLK indicate the general nature of the information to be contained in the data fields. The data fields can be further sub-divided, observing certain practices which have emerged in the development of various international documents.
14 Part X of the recommendation on the UNLK contains an account of the United Nations System of Aligned Trade Documents which describes how the UNLK serves as the basis for the creation of subsidiary international and national layout keys, internationally or nationally established standard forms and — ultimately — aligned masters and forms used at company level.
15 These basic concepts in the field of alignment of documents were agreed upon within the Working Party and such terms as «layout key», «master» and «one-run method» are now well-established and defined (see paragraph 6). For the purpose of describing the system, the following terminology has been adopted (in all cases, it is assumed that the terms refer to documents which present field headings in accordance with the UNLK):
International specialized or sectoral layout keys: Intergovernmental or non-governmental standards (mainly optional) which direct the layout of further data elements common to the special application or sector for which the layout key is intended. They serve as the basis for the design suitable for use in a one-run system.
Aligned international standard forms: Internationally established forms (mostly mandatory) which direct the layout of further data elements required in relevant treaties, conventions, protocols and similar agreements. These forms do not, in principle, permit any deviation in design. Models of standard forms are often included in such agreements and are named in accordance with the documentary function which they fulfil.
National layout keys: Nationally recommended standards (mandatory or voluntary) which, taking into account relevant specialized and sectoral layout keys and standard forms, direct the layout of any further nationally required data elements with a view to establishing national aligned series of trade documents.
National masters: Nationally recommended standards (mandatory or voluntary) which, taking into account relevant specialized and sectoral layout keys and standard forms, include further required data elements. They serve as the basis for aligned series of trade documents; copies of masters can be used directly for the production of documents: such copies are called «master forms».
Aligned national standard forms: Nationally standardized forms, which are adapted to the needs of the relevant country. They are often based both on national layout keys/masters and on specialized or sectoral layout keys and are designed for use within an aligned series of trade documents.
Aligned company masters and forms: Masters established by individual companies using the one-run method for completion of trade documents, and all relevant forms needed for a trade transaction — other than mandatory international and national standard forms — adapted to the particular needs of the company concerned, with preprinted company names and logotype, etc.
16 The «derived» layout keys, masters and forms defined above can be successfully aligned only if certain rules are observed, taking into account a hierarchic structure of interdependence and relations on a number of levels, which are presented graphically in the illustration reproduced below. (In the illustration, interrupted lines (---) depict layout keys, which serve as the basis for the design of forms but cannot themselves be used as operational documents, whereas a full line indicates national masters, to be used for the completion of forms, and standard or other aligned forms to be used as operational documents.)
17 In principle, no form can be designed without taking into account the existence of a layout key, master or standard form at a higher level; conversely, it would be possible for a company to design an aligned form directly on the basis of the UNLK if there were no applicable mandatory layout keys, masters or standard forms at the intermediate levels.
United
| Nations |
|---|
Layout Key
INTERNATIONAL APPLICATIONS:
International
| Sectoral |
|---|
Layout Key
NATIONAL APPLICATIONS:
<pre class="legal-pre">┌─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ ┌───────────┐
│National Layout Key │National │
│ │Masters │
└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┘ └───────────┘</pre>
┌─────────────┐
│National │
│Standard Form│
└─────────────┘
APPLICATIONS AT COMPANY LEVEL:
| Company masters and forms |
|---|
18 A characteristic of «derived» layout keys is that they may specify data elements of the UNLK in greater detail or add data elements but still offer flexibility in their implementation. To this category would also belong such agreed or recommended layouts which specify forms' designs derived from layout keys, suggesting a location and wording for any data elements added to the basic layout key and required for the particular function which the document is intended to fulfil, but which still maintain certain flexibility, as described in each case.
19 For standard or prescribed forms, the exact layout and data content are laid down by international agreements or conventions, with little or no possibility for deviation. A characteristic feature is that these forms, in some cases only after adding some pre-printed identification details, can be used directly as they are for completion with data entries.
20 The following sectors or specialized application areas have been identified as being relevant for the establishment of sectoral alignment guidelines:
A Commercial transaction sector: Includes documents applied between commercial parties in the production, sale and purchase phases of a transaction;
B Payment sector: Includes documents related to the requirements of banks to ensure payment
C Transport and related services: Includes documents relevant to the physical international transport of goods, including insurance
C1 Forwarding and cargo handling («Intermediary services»)
D Official controls: Includes documents relevant to government authorities to control the international goods flows
21 A common layout of presentation of the guidelines is followed for each of these sectors, starting with a brief account defining the sector and the documentary functions concerned, specifying whether international sectoral layout keys or standard forms exist and listing the data elements appearing in these documents, with an indication as to whether they are identical to or common with those of the UNLK, or additional for the sector. Whenever relevant, the data elements are identified by reference to the United Nations Trade Data Elements Directory (UNTDED), using UNTDED numeric identifiers (four digit tags). An account is given of any particular alignment considerations that should be observed, and of problems encountered. Guidance on solutions is given, as appropriate, and as agreed within UN/ECE Group of Experts No. 2: Procedures and Documentation.
This sector includes all documents exchanged between partners in international trade for the invitation to tender, through the exchange between offeree (prospective seller) and offeree (prospective buyer) to the conclusion of a contract. The relevant identified documentary functions in this sector are usually separated into two areas related to the originators of the documents — namely, the buyer and the seller; contract documents are common to both but are referred to the sales area since they are often prepared by the seller.
The Commercial Invoice is not included since it is not part of the contractual documentation but, rather, a subsequent demand for payment on the basis of a fulfilled contract. The Commercial Invoice is important — not only in its function as defined but also in other procedures, e.g. the determination of Customs Value. For this reason, and also taking into account its widespread and independent use regardless of the contractual situation, the Commercial Invoice is the subject of a separate Recommendation (No. 6), listed under section 2 below, for reference only.
The relevant documentary functions can be categorized as being related either to purchase (Enquiry, Order), to sale (Offer / Quotation; Acknowledgement of order; Proforma invoice), or to both (Contract).
2 Existing international sectoral layout keys
Layout Key for commercial invoices (UN/ECE/FAL/Rec No 6)
Layout Key recommended by the ECE, aligned to the UNLK
3 Existing international standard forms
None. However, models for some of the most common forms, aligned with the UNLK, have been prepared and are illustrated in section 6. They include:
210 Enquiry/Request for quote/Offer invitation
320 (Acknowledgement of order/Pro forma invoice)
For practical reasons, the data elements in the documents referred to above appear in three separate columns: purchase (P), sale (S) and contracts (C). An «x» indicates that the data element is commonly required in the particular category of documents; when placed within brackets it means that the data element may be quoted. There may be individual variations between documents within the category, for detailed information regarding the occurrence and status of data elements, section 7 of the Trade Data Elements Directory should be consulted.
4.1 Identical with the UNLK
UNTDED tag P S C Document date 2006 x x x Consignee 3132 x x x Delivery address 3144 (x) (x) (x) Transport details 8012 x x x Buyer (if other than consignee) 3002 x x Country of origin 3238 x x Country of destination 3216 x x x Place of issue 3410 x x x Terms of delivery 4052 x x x Terms of payment 4276 x x x Authentication 4426 x x x Shipping marks 7102 x x x Number of packages 7224 x x Description of goods 7002 x x Type of packages 7064 x x Commodity No. 7357 (x) (x) (x)
4.2 Synonymous with the UNLK
Contract No. 1296 (x) (x) (x)
Contract date 2326 (x) (x) (x)
Seller 3346 x x
4.3 Additional to the UNLK
Order No. 1022 x
Order date 2010 x
Time of delivery 2138 x
Order amount 5060 x
Unit price 5110 x x x
Offer amount 5210 x
Contract amount 5390 x
Quantity x x x
Buyer's authentication x x
Seller's authentication x x
Statements as to general conditions x
5 Particular alignment consideration or problems
The establishment of a contract in international trade involves the exchange of documents created in different countries where national masters or layout keys may have been introduced for exports as well as for imports, and where a layout conflict may arise when aligned documents from one country's export series are confronted with those from another country's import series.
It is generally accepted practice, also put forward within the ISO, to place the name of the issuer of a document in the top left-hand corner of the document concerned. In the initial stage of a trade transaction, a party (prospective buyer) approaches one or more other parties (prospective sellers) asking for price quotations. This is often done by letter, but a form may have been designed for this specific purpose.
Although it may not be possible, or even justified, to introduce a one-run system at this preliminary stage of a trade transaction, alignment of the forms involved offers many benefits of a general nature, such as easier comparison of those documents which have been aligned to the same basic layout.
However, strict adherence to the UNLK by inserting names of parties at a stage before a contract has been concluded may create undesirable deviations from the general documentation standards of practices applied in the country concerned. The substitution of names of parties — such as «Issuer of tender invitation», «Offerer» and «Supplier» — in the corresponding places in the Layout Key illustrates this.
It may therefore have to be accepted that the documents issued prior to the establishment of a contract, either as a separate document or through the issue of Confirmation of Order, may show the name of the same party in different places, depending on the function of the document. The exception is the name of the consignee, which should always appear in its allotted place according to the Layout Key.
6 Illustrations of forms referred to in this section
(please see document TRADE/CEFACT/2001/16/Add.1)
Layout Key for commercial invoices (UN/ECE/FAL/Rec No 6)
210 Enquiry/Request for quote/Offer invitation
320 (Acknowledgement of order/Pro forma invoice)
B Payment sector
This sector includes documents exchanged between partner in international trade and their banks, and between banks, for payments related to commercial transactions. The main documentary functions can be categorized as follows:
- Instructions (or applications) from customers to banks concerning a payment to be effected: Instructions for bank transfer; Application for banker's draft; Application for banker's guarantee; Collection order; Documentary credit application; Documents presentation form.
- Advice or information from banks to customers or to beneficiaries of payments: Collection payment advice; Documentary credit payment, acceptance or negotiation advices; Documentary credit; Banker's guarantee.
Information exchange between banks.
It should be borne in mind that alignment (for inclusion of a document in an aligned series and completion using one-run systems) is of interest mainly for those documents that are prepared by a bank's customer and relate to a particular shipment.
2 Existing international sectoral layout keys
Layout keys recommended by the ICC, aligned to the UNLK
Documentary credit application (ICC)
Layout key recommended by the ICC, aligned to the UNLK
Layout key recommended by the ICC, aligned to the UNLK to the extent relevant; it should be borne in mind that Documentary credits are not issued by traders and are therefore not included in one-run systems.
3 Existing international standard forms
(A = Documentary credit application; C = Documentary credit; O = Collection Order)
4.1 Identical with the UNLK
UNTDED tag A C O Document date 2006 x Place of issue 3410 x Transport details 8012 x
4.2 Synonymous with the UNLK
Number 1172 x
Advising bank's reference number x
Applicant 3132/3002 x x
Beneficiary 3336/3030 x x
Principal 3336/3030 x
Reference, principal 1472 x
Drawee/Consignee 3132 x
Drawee if not consignee 3002 x
Goods (brief desc. Without
excessive detail) 7002 x
Goods (= 7002 Goods description) x
FOB/C&F/CIF/other terms 2138 x
Name, stamp and authorized
signature of applicant 4426 x
Place, date and authentication
of principal 3410/4426 x
4.3 Additional to the UNLK
Documentation, references
Documents to be presented by the beneficiary x
Documents x
Dates
Date of this application x
Date and Place of expiry (of the
credit) 2210/3212 x x
Parties, addresses, places
UNTDED tag A C O
Name of issuing bank 3320 x x
Advising bank 3190 x
Remitting bank x
Collecting bank to be issued x
Drafts drawn on x x
Credit to be available (with) x
Credit available with 3242 x
Domicile x
Shipment/dispatch/taking in
charge from/at 3214 x x
For transportation to 3258 x x
Conditions, instructions
Tenor 4302 x
Transferable credit 4340 x
Collection instructions x
Confirmation requested/not
requested 4320 x
Partial shipments allowed/not
allowed 4360 x x
Transhipment allowed/not allowed 4380 x x
Credit available for payment /
acceptance/negotiation x x
Credit available against /
presentation of documents...
and your/beneficiary's drafts x x
Shipment/dispatch/taking in
charge not later than x
Documents to be presented by the
Beneficiary x
Documents to be presented within
... days x x
Additional conditions x
Additiional instructions x
Insurance covered by us 4210 x
Amount 5450 x x x
5 Particular alignment considerations or problems
The documents belonging to the first category mentioned above are obvious candidates for inclusion in one-run systems. Although most banks provide their own (non-aligned) forms for banking instructions, traders frequently design aligned versions for their one-way systems, including instructions of their choice. However, banks usually transmit these instructions in the form of a Collection order, to their correspondents and in some cases the practice is merely to pass on the document received from a client with certain additional notations. This is an argument for alignment also of the bank-to-bank Collection orders, and for the introduction of standard forms suitable for inclusion in national aligned series of trade documents; it is the main reason behind the ICC project to recommend layout keys for the purpose. Similar reasoning applies to the Application for documentary credits for which the ICC has already recommended a layout key.
Only few of the UNLK data elements are required in these forms, which include a large number of payment-related additional data elements. This means that, in most cases, additional entries need to be made after the initial reproduction process. To a large extent, these additional entries take the form of validations of check-box alternatives.
An alignment conflict may arise with regard to some bank-to-bank documents, particularly those which are established on the basis of aligned documents received from clients.
It would seem logical to adhere strictly to the UNLK, e.g. in the designing of forms for Documentary credits, on the basis of the aligned form Documentary credit application.
However, this would result in the name of the beneficiary being shown where the issuing bank would expect to print its own name, in accordance with general practice, and concern has been expressed that this might cause confusion in inter-bank relations where this general practice prevails. Moreover, the applicant's name might appear in different positions, depending on whether he is buyer as well as consignee.
Experience may result in reconsideration of these anomalies; in the meantime, designers should be aware of the possible implications for their aligned series.
6 Illustrations of forms referred to in this section
(please see document TRADE/CEFACT/2001/16/Add.1)
Documentary credit application (ICC)
C 1 Forwarding and cargo-handling («Intermediary services»)
This sector covers documents required in the procedures incidental to the transport and related to the interface between trading partners and carriers, i.e. those related to forwarding and handling of goods moving in international trade, including activities in terminals, warehouses and ports and payment for such intermediary services. The most important documentary functions can be categorized as follows:
- instructions from customers to forwarders: Forwarding instructions;
- goods receipts: Forwarder's certificate of receipt; Forwarder's warehouse receipt; Dock receipt; Warehouse (shed) receipt;
- advice documents: Forwarder's advice to import agent; Forwarder's advice to exporter;
- authorizations and instructions: Delivery order; Handling order; Gate pass;
- administrative documents: Forwarder's invoice; Port charges documents.
In some cases, several functions are covered by a joint document set, e.g. a Shipping Note, provided by the consignor or his agent to the carrier.
2 Existing international sectoral layout keys
Layout Key for Standard Consignment Instructions (UN/ECE Rec 22)
3 Existing international standard forms
Forwarding instructions — FFI (FIATA)
Model form established by FIATA, aligned to the UNLK, single sheet with blue print on white paper, reverse print
Forwarder's certificate of receipt — FCR (FIATA)
Model form established by FIATA, aligned to UNLK, single sheet with black print on green background, reverse print.
Forwarder's warehouse receipt — FWR (FIATA)
Model form established by FIATA, aligned to UNLK, size A3L folded to A4 with black print on orange background, reverse print.
4.1 Identical to the UNLK
Consignor 3336
Consignee 3132
Notify party 3180
Country of origin 3238
Country of destination 3216
Terms of delivery 4052
Number of packages 7224
Description of goods 7002
Types of packages 7064
Gross weight 6292
Net weight 6160
Cube 6322
Place of issue 3430
Date of issue 2006
Authentication 4426
4.2 Synonymous with the UNLK
Supplier, Shipper, Sender 3336/3030
Consigned to order of 3132
Exporter's reference No.; Booking
reference; Port account No.;
References 2006/1472
4.3 Additional to the UNLK
Documentation
List of attachments 1346
Number of original Bills
of Lading 1067
Dates
Receiving date 2126
Date of delivery 2138
Parties, places
Forwarder, Forwarding agent;
Import Agent 3170
Warehouse depositor 3004
Warehouse keeper; Shed operator;
Berth operator;
Terminal operator;
Cargo handling organization;
Port administration 3022
Carrier 3126
Freight charges and costs
payable to 3274
Berth, Dock, Shed, Warehouse 3156
Place of acceptance 3348
Place of receipt 3302
Place/Port of loading 3230
Place/Port of discharge 3414
Place of delivery 3246
Place of transhipment 3424
Transport details
Identification of means of
transport 8212
Transport information 8012
Goods details
Dangerous goods details 7254
Amounts and charges
Amount 5082
Value insured 5011
Clauses, conditions, instructions
Payment instructions
Acceptance of goods 4432
Sender's instructions,
formalities to be completed,
number and nature of documents
to be supplied, etc. 4284
Conditions of warehousing 4352
5 Particular alignment considerations or problems
Freight forwarders often create their own aligned one-run systems, which may lead to conflicts with the systems used by their clients. For example, forwarders sometimes design Forwarding instructions as reproducible masters, which clients are asked to fill in and the forwarder, after completion with additional entries, uses in his own one-run system for reproduction of the documents required.
In addition to the procedural aspect of this practice, the design problem could be serious, bearing in mind that usually a number of forwarders are individually serving a large number of different clients. It would therefore be advisable for forwarders to agree on a common layout, the pertinent features of which could be reflected in a national layout key or master.
Similar considerations apply to other documents used for intermediary services. In many cases, it is possible to include these documents in the aligned series used by exporters and importers and to combine functions in sets of forms, of which integral parts serve various purposes in the procedures for cargo handling, port clearance, goods acceptance, etc. In most cases, local conditions vary to such an extent that any layout keys or standard forms need to be established on a local or, possibly, on a national basis.
Shipping instructions issued by consignors are equivalent to Forwarding instructions; when separate forms are used, they should be aligned to each other.
The UNLK provides no space for the name of the Freight forwarder. In some applications where it suffices to indicate name (and place) of the forwarder, this is placed in the lower part of the consignor (Exporter) field. Otherwise, the right-hand address field can be used, as the name of the Buyer is of no interest to the forwarder and the Buyer field is consequently not used in forwarding documents.
Most forwarding instructions include indications of the various documents which are appended to the instructions, such as Customs entries, certificates of origin, commercial invoices, transport documents, etc. These are often placed in a field in the lower left-hand part of the area for free disposal in the UNLK; it is usual to design this field in the form of a grid with columns indicating the types of documents and horizontal fields showing the recipients and how many copies are to be distributed to each of them.
6 Illustrations of forms referred to in this section
(please see document TRADE/CEFACT/2001/16/Add.1)
Layout Key for Standard Consignment Instructions (UN/ECE/FAL Rec 22)
FIATA Forwarding instructions — FFI (FIATA)
Forwarder's Certificate of Receipt — FCR (FIATA)
FIATA Warehouse Receipt — FWR (FIATA)
This sector includes documents required for the transport of goods moving in international trade; those which are related to local, transport (cartage) and services connected with transport are dealt with elsewhere. The documentary functions in the field of transport can be categorized as follows:
- contract documents, constituting or evidencing a contract of carriage, such as Universal (multipurpose) transport documents, Sea waybills (Liner waybills, Ocean waybills, River waybills), Bills of lading, Rail and Road consignment notes, Air waybills, Despatch notes for post parcels, Multimodal (combined) transport documents. Through bills of lading;
- receipt documents, acknowledging receipt of goods for carriage; Mate's receipt, Acceptance certificates (waterways), Duplicate rail and road consignment notes; Certificate of transport;
- contents documents, listing goods in transport units or means of transport; Cargo and Freight manifests, Bordereau, Container manifest (Unit packing list);
- administrative and legal documents: Road list; Discharge report, Freight invoice; Letter of indemnity;
- notification documents: Booking confirmation, Calling forward notice, Arrival notice, Notices of circumstances preventing delivery or transport, Delivery notice.
2 Existing international sectoral layout keys
Standard Bill of Lading (International Chamber of Shipping)
Layout key recommended by the ICS and applicable for direct and through bills of lading and sea waybills, and for combined transport bills of lading (although it should be noted that the latter deviate from UNLK and cannot be used in shipper-operated one-run systems).
Standard Cargo and Freight Manifests (International Chamber of Shipping)
Layout keys recommended by the ICS, size ISO A3L, applicable to cargo and freight manifests, incorporating the image area and layout of the IMO Cargo Declaration (size ISO A4), partly aligned with Standard Bill of Lading.
3 Existing international standard forms
International Rail Consignment Note (CIM Convention)
Mandatory form, aligned to the UNLK, in a multiform set with print on reverse, five copies printed in blue with red overprint, joined by top stub separated from the form by perforation.
International Road Consignment Note (CMR Convention)
Recommended form, aligned to the UNLK, multiform set with print on reverse, four copies in different print colours (red, blue, green, and black).
Mandatory form adopted by IATA, aligned to the UNLK, in multiform set, printed in nine copies in blue, white, green, pink, and yellow colours.
Despatch Note for post parcels (World Post Convention)
Mandatory form laid down in the World Post Convention, aligned to the UNLK, size ISO a5L, and with print on reverse, green print.
Negotiable FIATA Multimodal Transport Bill of Lading (FIATA-FBL)
Standard form established by FIATA, aligned to the UNLK, printed in black on light blue background, with reverse print.
Non-negotiable FIATA Multimodal Transport Way Bill (FIATA-FWB)
Standard form established by FIATA, aligned to the UNLK, printed in black on white background, with light blue borders.
Forwarders Certificate of Transport (FIATA — FCT)
Standard form established by FIATA, aligned to the UNLK, printed in black on yellow background, with reverse print.
Shippers Intermodal Weight Certificate (FIATA — SIC)
Standard form established by FIATA, aligned to the UNLK, printed in black on white paper with green borders.
4.1 Identical to the UNLK
UNTDED tag Sea Rail Road Air Post Mult
Consignee 3132 x x x x x x
Notify address 3180 x x
Shipping marks; container
number 7102 x x
Number of packages 7224 x x x x x
Type of packages 7064 x x x x x
Description of goods 7002 x x x x x x
Gross weight 6292 x x x x x x
Place of issue 3420 x x x x x
Document date 2416 x x x x
Authentication 4426 x x x x x
4.2 Synonymous with the UNLK
Consigned to order of x
Shipper, sender 3336 x x x x x x
B/L No. Sender's ref 1472 x x x x x x
Place of delivery of
goods 3246 x x
Marks and numbers 7102 (x) x x
Handling information 7102 x
Measurement, cubage,
volume 6322 x x x x
4.3 Additional to the UNLK
Transport details
Carrier name 3126 x x
Carrier identification 3127 x
Place of receipt by
pre-carrier 3302 x
Port of loading 3230 x
Airport of departure 3214 x
Port of discharge 3414 x
Place of delivery by
on-carrier 3358 x
Requested routing 3074 x x
Destination station 3048 x
Airport of destination 3258 x
Pre-carriage by 8428 x
Vessel 8122 x
Details of freight and charges
Freight from 3090 x
Freight to 3102 x
Tariffs and routes
requested 4120 x
Freight rate 5126 x
Tariff applied 5430 x
Commodity item No. 7108 x
Chargeable weight, kg 6030 x
Tariff distance, km 6110 x
Rate of exchange 5402 x
Instructions as to payment
for carriage 4350 x
To be paid by 3472 x
Carriage charges,
consignee 5202 x
Carriage charges, sender 5176 x
Deductions 5254 x x
Deductions, sender 5312 x
Supplementary charges,
consignee 5120 x
Supplementary charges,
sender 5002 x
Other charges, amount 5208 x
Other charges, collect 5410 x
Other charges, consignee 5246 x
Other charges, prepaid 5158 x
Other charges, sender 5322 x
Currency 6344 x x
Cash on delivery amount 5017 x x
5 Particular alignment considerations or problems
Among transport documents, the Bill of Lading was the first to be aligned to the UNLK; the ICS Standard Bill of lading was introduced at the same time as the original ECE Layout key, in 1963. The Standard Bill of lading was designed with a view to enabling inclusion of bill of lading forms in one-run systems operated by consignors/shippers. Problems in this respect arise mainly when shipping lines deviate from the very precise print specification given in the ICS Recommendation.
However, attention is drawn to the fact that the 1978 version of the ICS Recommendation contains a layout key for «Combined Transport Bill of Lading» which creates problems in consignor-based systems, owing to the relatively large fields set aside for «Place of acceptance» and «Place of delivery» in an area which in most aligned series is used for other purposes.
Transport documents carry relatively few UNLK elements but include a large number of additional data elements, most of them related to the calculation of freight charges. This practice of calculating freight costs on the document, however, effectively prevents the rationalization of these documents, since methods of calculation differ according to mode of transport.
(The problem mainly affects documents for air, rail and road transport, as in maritime transport this custom has largely disappeared and freights are calculated and accounted for on separate documents.)
The possibilities of including transport documents — other than those for maritime transport — in one-run systems are limited owing to the existence of complex international standard forms, made up as sets of forms, which may not be separated at the completion stage.
Some particular, potential design problems have been identified in aligning transport documents to the UNLK. One example relates to bills of lading where the field for transport details is lower than that of the UNLK, the reason being that the top quarter of the UNLK field is intended for domestic surface transport. Instead of leaving a framed-in, empty field in the Standard bill of lading, the lower limitation of the field for «Notify address» has been omitted. This is mainly for aesthetic reasons, although consignors who do not use master-based one-run systems obviously might use the «added» space as an extension of the «Notify address» field.
The breakdown of the field for transport details differs between modes of transport. Bills of lading specify the elements needed to determine the liability under the conditions of carriage, such as ports of loading and discharge, name of vessel, etc. Air waybills specify airport of departure and of destination, flight number and date, etc. The result is that there is no common solution for all transport documents which would make it possible to complete these documents from one master. This has consequences also for documents in other sectors where transport details are required. However, this problem will have to be solved before a Universal Transport Document can be introduced, and possible solutions are presently being studied and tested by practical application in some countries.
6 Illustrations of forms referred to in this section
(please see document TRADE/CEFACT/2001/16/Add.1)
Standard Bill of Lading (International Chamber of Shipping)
International Rail Consignment Note (CIM Convention)
International Road Consignment Note (CMR Convention)
Negotiable FIATA Multimodal Transport Bill of Lading (FIATA-FBL)
Non-negotiable FIATA Multimodal Transport Way Bill (FIATA-FWB)
Forwarders Certificate of Transport (FIATA — FCT)
Shippers Intermodal Weight Certificate (FIATA — SIC)
This sector includes the documents required for insurance of goods moving in international trade, including the payment of insurance premiums. The main documentary functions can be categorized as follows:
- Insurance agreements. Insurance contract; Insurance policy; Insurance certificate;
- Notification documents: Insurance notice; Cover note; and
- Administrative documents: Premium notice; Insurer's invoice.
The most important of these is the Insurance certificate, which is a document issued to the insured certifying that insurance has been effected and that a policy has been issued. Such a certificate is used primarily when goods are insured under the terms of a floating or an open policy; it is usually not considered to be valid in Court without the policy itself. The Insurance certificate is widely used to save time and labour; it is often prepared the insured, with the insurer's agreement, and is usually valid even without the insurer's endorsement.
2 Existing international sectoral layout keys
3 Existing international standard forms
4.1 Identical to the UNLK
Transport details 8012
Shipping marks 7102
Number of packages 7224
Type of packages 7064
Description of goods 7002
Gross weight 6292
Date of issue 2006
Place of issue 3410
Authentication 4426
4.2 Synonymous with the UNLK
Insured 3136
References 1004/1472
4.3 Additional to the UNLK
Insurer 3070
Value insured (in letters) 5010
Value insured (in figures) 5011
Insurance conditions 4112
Agent at destination 3430
Average adjuster 3360
Other particulars
Insurance conditions 4112
Agent at destination 3430
Average adjuster 3360
Other particulars
5 Particular alignment consider ations or problems
Usually, but not always, the consignor/exporter is the insured party; hence, according to current practice, the more general term «Insured» should be used in the field for Consignor/Exp orter of the UNLK.
The number usually given to I nsurance certificates should be placed in the reference field of the UNLK.
For facts regarding transport which are required by the insurer, a «Transport details» field can be provided in accordance with the UNLK. Examples are information on means of transport, date of shipment and the date when the insurer's responsibility commences, transhipment, loading and delivery points. If the space is t o be s ub-divided, the layout should be based on that of the transport document concerned, e.g. the ICS Standard Bill of Lading.
The «Value insured» should preferably be placed at the bottom of the field for «Terms and conditions» of the UNLK, i.e. in the space L 23/24, P 45-80. If the «Value insured» is re quired in letters also, this can be inserted in the space immediately a bove the value figures. If preferred, however, the «Value insured» can be placed at the bottom of the goods description area.
In conjunction with details about «Shipping marks», it is desirable to indicate the type of load unit and packaging, since such data are useful for insurance pur poses. They shou ld be placed in accordance with the UNLK.
In addition to «Gross weigh t», in certain cases, it is essential to know the volume of the goods i nsured, particularly in the case of liquids (e.g. wine). Provided that an ap propriate measure unit specifier is used (litres, cubic meters, etc.) this information can be given in the «Gross weight» field.
Most insurance certificates in current use include information on «Insurance conditions», «Agent at des tinat ion» and «Average adjuster». For these items, and for o ther particulars, opt ional space is available in the «Free disposal» area of the UNLK.
As regards «Insurance conditions», only very brief reference should be made to the general conditions of contract under which the Certificate has been issued or the wording of the specific conditions pertaining to the operation in question. It is therefore unnecessary to reproduce all the clauses of the in surance po licy on the Certificate.
The two address indications of «Agent of destination» and «Average adjuster» may be placed either under each other or side by side, depending on space requirements for the insurance conditions or the need for a field for other particulars.
The space which in the UNLK is reserved for «Consignee» and «Modify address» may be used, either for these particulars if required, or for the name of the beneficiary of the insurance if different from the insured. It may be headed «Other partic ulars».
6 Illustrations of forms referr ed to in this section
D Official controls sector
This sector includes documents required for the control of goods moving in international trade, conducted by various official bodies in exporting, importing and transit countries. These controls are required for a number of purposes, which can be categorized as follows:
- Collection of Customs duties and taxes, safeguarding of revenue: Customs Goods declarations for export, home use, warehousing, transit, etc.; Single Administrative Documents; Cargo declarations; Customs invoice; Tax declarations for value-added tax, etc.; Transit bond-notes.
- Quantitative restrictions on exports and imports: Applications for export or import licence; export and import licences.
- Controls and restrictions regarding exchange: Exchange control declaration; Application for exchange allocation; Foreign exchange permit.
- Sanitary, veterinary and plant controls: Phytosanitary, Sanitary and Veterinary certificates, and applications for such certificates.
- Controls of quality and product standards: Goods control and inspection certificates and applications for such certificates; Regional appellation certificates.
- Granting of preferential treatment for goods of certain origin: Certificates of origin and applications for such certificates; GSP Certificate; Declarations of origin.
- Restrictions imposed to safeguard public security, cultural heritage, etc.: Dangerous goods declaration.
- Collection of foreign trade statistics: Statistical documents for export and import.
Consular invoices are still required in some countries; it is sometimes asserted that they belong to one of the categories mentioned above.
2. Existing international sectoral layout keys
Goods declaration for home use (Kyoto Convention)
Layout key established by the Customs Co-operation Council and appended to Annex B1 of the Kyoto Convention.
Goods declaration for export (Kyoto Convention)
Layout key established by the Customs Co-operation Council and appended to Annex C1 of the Kyoto Convention.
Goods declaration for transit (Kyoto Convention)
Layout key established by the Customs Co-operation Council and appended to Annex E1 of the Kyoto Convention, also appended to Annex I to the Convention on International Multimodal Transport of Goods, Geneva 1980.
Phytosanitary certificate (Plant Protection Convention)
Model form laid down in the International Plant Protection Convention, Paris 1951.
Certificate of origin (Kyoto Convention)
Layout key established by the Customs Co-operation Council and appended to Annex D2 of the Kyoto Convention.
Dangerous goods declaration (UN/ECE/FAL Rec.11)
Layout key recommended by ECE, aligned to UNLK.
3 Existing international standard forms
Cargo declaration (IMO FAL Convention)
Model form recommended by IMO for use under Standard 2.3 of the IMO Convention on Facilitation of International Maritime Traffic (London, 1965).
Mandatory form established under the UNCTAD Generalized System of Preferences, black print on security (guilloche) paper, with reverse print, sets of two joined by perforated fold at upper edge.
Single Administrative Document (SAD)
Document used within the European Union for import, export, and transit procedures.
(E/I = Export and import entries; Tr = Transit entries; Or = Certificates of origin; GSP = GSP Certificates; FAO = Phytosanitary certificates; IMO = IMO Cargo declarations)
4.1 Identical to the UNLK
UNTDED tag E/I Tr Or GSP FAO IMO
Reference No. 1472 x x x x x x
Consignor/Exporter 3336 x x x x x x
Consignee 3132 x x x
Delivery address 3246 x
Country whence consigned 3220 x x
Country of origin 3238 x x
Country of destination 3216 x x
Number of packages 7224 x x x x x x
Type of packages 7064 x x x x x x
Description of goods 7002 x x x x x
Commodity number 7357 x
Gross weight 6292 x x x x x
Customs value 5032 x
Place of issue 3410 x x x x x
Date of issue 2416 x x x x x
Authentication 4426 x x x x x
4.2 Synonymous with the UNLK
Importer; Goods consigned
to 3132 x x
Place of origin 3238 x
Marks and numbers 7102 x x x x x
Distinguishing marks 7102 x
Name of produce 7002 x
Tariff heading 7357 x
Net weight; quantity;
quantity declared 6160 x x
Measurement 6322 x
4.3 Additional to the UNLK
Documentation, references
Documents attached 1346 x
Import licence No. 1106 x
Export licence No. 1208 x
Manifest No. 1188 x
Transport document No. 1188 x
Invoice date 2376 x x
Invoice number 1334 x x
Parties
Declarant 3140 x x
Bank x
Official issuing body x x
Transport details
Itinerary 3050 x
Identification of means
of transport 8212 x x
Vessel 8122 x
5 Particular alignment considerations or problems
Application forms are often required by the bodies competent to issue licences and certificates. Sometimes, the licences and certificates are issued simply by endorsement of the application form, which then assumes the function of the official licence or certificate document. In other cases, the competent body issues a separate, official document on the basis of the data contained in the application. The application, or one copy of a dual-function application form, is always retained and filed by the competent body.
Considerable time and cost saving is possible if the competent body is prepared to accept and endorse separate licence or certificate forms filled in by the applicants.
As at least two copies are needed, and provided that the application and licence/certificate forms are aligned, there are certain advantages in using separate forms for the Application and for the Licence/Certificate. First, the authority of the official document is enhanced if it carries the title Licence or Certificate rather than the title «Application for...».
Secondly, the application form has some space for the formal application text and for data intended for use by the competent body in evaluating the case; it would not be appropriate for these data to appear also in the official document. In consequence, the space made free in the official document can be used for other purposes, e.g. for the formal certification which will thus be superimposed on the corresponding field in the application form.
6 Illustrations of forms referred to in this section
(please see document TRADE/CEFACT/2001/16/Add.1)
Dangerous goods declaration (UN/ECE/FAL Rec.11)
Goods declaration for home use (Kyoto Convention)
Goods declaration for export (Kyoto Convention)
Goods declaration for transit (Kyoto Convention)
Certificate of origin (Kyoto Convention)
Single Administrative Document (SAD)
The series of aligned export documents includes illustrations of (please see document TRADE/CEFACT/2001/16/Add.1)
The UNLK was a prerequisite for the creation of aligned series of trade documents. It allowed the application of new document processing techniques as the one run system and this led to a reduction of transaction costs and time. Even if paper is still the most used medium for trade documents, electronic trade documents are now more and more common. What is then the link between paper and electronic documents?
The creation of the UNLK began with a study of the data requirements in trade, as they could be recorded from the traditional paper documents. Data requirements were normally satisfied through text entered into boxes with headings. On the basis of the study of a number of representative documents a list of the most common «boxes» was agreed upon and laid out on an A-4 size paper, following certain design rules.
The resulting Layout Key provided a series of what we now call standard data elements with related representations and a standard sequence for their presentation. At the time the only possible way to transmit these data was on paper by mail.
When, during the 1970s, computers and electronic transmission methods came into use, the data standardisation based on the UNLK could be applied through agreed data standards as issued in the Trade Data Elements and the Trade Data Interchange Directories.
More recent Electronic Data Interchange standards such as UN/EDIFACT provide stable protocols suitable to describe the semantic content of trade documents. Communication and Information Technology increasingly manages the supply chain. Moreover, new concepts for electronic document description, such as XML, are emerging and enjoy increasing support.
Electronic trade documents can reduce shortcomings of traditional, paper-based documents and offer new opportunities to the trading community. They can integrate into electronic data processing environments, facilitate the distribution of documents and allow new methods for authentication and encoding. With related software they provide build-in support of code lists, verify completeness and consistency of data and facilitate the translation of documents. In conjunction with mobile communication they will allow new, flexible and decentralized concepts in managing and controlling the transport and warehousing of goods.
Despite their advantages the use of electronic trade documents is still limited. The main reason is the lack of a suitable electronic document standard. Prerequisite for the exchange of electronic UN/EDIFACT documents is that all receiving parties have beforehand agreed on the exact configuration of the message and have installed and configured UN/EDIFACT processing software. As for XML documents, no international agreed message standard exists. This situation is not compatible with the reality of international supply chains, which require the collaboration of numerous actors, many of which never establish direct contact. Thus electronic documents currently are mainly exchanged within the same organizational unit or between closely linked trading partners. Another limiting factor is the lack of an international agreement on best practice when using electronic documents. Especially when interacting with regulatory authorities it is often unclear whether electronic document meet the required documentary functions and what are the obligations of the parties in the interchange.
The UNLK, intended to align paper documents, cannot be directly applied to electronic documents. But it can give guidance by addressing aspects of content and rendering. The data elements of electronic documents should be derived from the UNTDED or another, publicly accessible repository and should be provided with speaking tags. The semantic description of data elements in electronic documents is more precise and thus more restrictive than in the paper counterpart. In combination with enforced integrity checks this will restrict the business scenarios in which the electronic document is applicable. The designers of electronic trade documents will therefore have to trade off between the degree of semantic content of the electronic document and the requirement of a broad field of application. Although the precise formatting requirements defined in ISO 3535 are not mandatory, the adoption to new storage and display devices should preserve the original aspect of the paper document, including the sequence and the grouping of its boxes were possible.
DEFINITIONS AND DESCRIPTIONS OF DOCUMENT NAMES
Introduction
In 1982 the UN/ECE Working Party on Facilitation of International Trade Procedures adopted a list of names of trade documents, with numeric identifiers and descriptions of their functions. The list was published in document TRADE/WP.4/INF.84 in the series of Trade Facilitation Information documents issued jointly by UN/ECE and UNCTAD.
The background for this list goes back to 1966 when it was first issued as part of the «ECE Guide on Simplification and Standardization of External Trade Documents». It was revised in 1981 before final adoption in 1982.
The principles for inclusion of document names in the list were that the documents were in current use in international trade, that they were used for trade in goods rather than in services and that they were related to individual consignments rather than to consolidated documents covering entire cargoes or loads of means of transport.
Another principle was to use generic rather than specific names to represent document functions, with the exception of such specific documents with global or very widespread application which would justify explicit recognition in the list. More detailed explanations are given in document TRADE/WP.4/INF.84.
The documents in the list were grouped in the following nine application areas:
1 Production (Group A in Rec 18) 2 Purchase (Group A in Rec 18) 3 Sale (Group A in Rec 18) 4 Payment - Banking (Group B in Rec 18) 5 Insurance (Group C in Rec 18) 6 Intermediary services (Group C in Rec 18) 7 Transport (Group C in Rec 18) 8 Exit regulations (Group D in Rec 18) 9 Entry and transit regulations (Group D in Rec 18)
The documents were referred to the different areas taking into account the place or time of issue or validation rather than the place and occasion of their use or application.
For every document function included in the list, a three-digit numeric code (tag) was allocated, the first digit indicating the group to which the document had been referred. For specific application regimes a reference was added (e.g. 720-CIM for rail consignment notes established under the CIM Convention).
The descriptions of the functions of the documents either were agreed within the Working Party or were obtained from other sources which are indicated by reference to the relevant Convention (or similar) or the originator of the description. The reference «UN/ECE/FAL» thus indicates that the description has been formally adopted within the ECE facilitation bodies.
The following codes are used as source indications in cases when a full reference is not given:
BIMCO Baltic and International Maritime Council CCC Customs Co-operation Council (now World Customs
Organization)
CCC Glossary Customs Co-operation Council Glossary
FIATA International Federation of Freight Forwarders
Associations
GIT Glossary of the ECE Inland Transport Committee
(ME/TRANS/D.40)
IATA International Air Transport Association
ICC International Chamber of Commerce
IMO International Maritime Organisation
IMO-FAL Convention on Facilitation of International
Maritime Traffic 1965
UNCTAD United Nations Conference on Trade and
Development
UPU Universal Postal Union
Names and descriptions of documents
The following document descriptions apply to the forms referred to in the Guidelines.
105 Purchase order: Document issued within an enterprise to initiate the purchase of articles or materials required for the production or manufacture of goods to be offered for sale or otherwise supplied to customers. (UN/ECE/FAL)
110 Manufacturing instructions: Document issued within an enterprise to initiate the manufacture of goods to be offered for sale or otherwise supplied to customers. (UN/ECE/FAL)
120 Stores requisition: Document issued within an enterprise ordering the taking out of stock of goods ordered by a customer. (UN/ECE/FAL)
130 Invoicing data sheet: Document issued within an enterprise containing data about the goods sold, to be used as the basis for the preparation of a commercial invoice. (UN/ECE/FAL)
140 Packing instructions: Document issued within an enterprise giving instructions on how goods are to be packed. (UN/ECE/FAL)
141 Packing list: Document specifying the distribution of goods in individual packages. (UN/ECE/FAL)
150 Internal transport order: Document giving instructions about the transport of goods within an enterprise. (UN/ECE/FAL)
190 Statistical and other administrative internal documents: Documents issued within an enterprise for the purpose of collection of production and other internal statistics, and for other administrative purposes. (UN/ESE/FAL)
210 Enquiry: Document issued by a party interested in the purchase of goods specified therein and indicating particulars, desirable conditions regarding delivery terms, etc., addressed to a prospective supplier with a view to obtaining an offer. (UN/ECE/FAL)
215 Letter of intent: Document by means of which a buyer informs a seller that the buyer has accepted an offer in principle and intends to enter into contractual negotiations. (UN/ECE/FAL)
220 Order: Document by means of which a buyer initiates a transaction with a seller involving the supply of goods as specified, according to conditions set out in an offer, or otherwise known to the buyer. (UN/ECE/FAL)
240 Delivery instructions: Document issued by a buyer giving instructions regarding the details of the delivery of goods ordered. (UN/ECE/FAL)
245 Delivery release: Document issued by a buyer releasing the despatch of goods after receipt of a ready for despatch advise from the seller. (UN/ECE/FAL)
310 Offer/Quotation: Document which, with a view to concluding a contract, sets out the conditions under which the goods are offered. (UN/ECE/FAL)
315 Contract: Document evidencing an agreement between the seller and the buyer for the supply of goods; its effects are equivalent to those of an Order followed by an Acknowledgement of order. (UN/ECE/FAL)
320 Acknowledgement of order: Document acknowledging an undertakig to fulfil an order and confirming conditions or acceptance of conditions. (UN/ECE/FAL)
325 Proforma invoice: Document serving as a preliminary invoice, containing — on the whole — the same information as the final invoice, but not actually claiming payment. (UN/ECE/FAL)
330 Request for delivery instructions: Document issued by a supplier requesting instructions from the buyer regarding the details of the delivery of goods ordered. (UN/ECE/FAL)
335 Booking request: Document issued by a supplier to a carrier requesting space to be reserved for a specified consignment, indicating desirable conveyance, despatch time, etc. (UN/ECE/FAL)
340 Shipping instructions: Document advising details of cargo and experter's requirements for its physical movement. (UN/ECE/FAL)
343 Cartage order (local transport): Document giving instructions regarding local transport of goods, e.g. from the premises of an enterprise to those of a carrier undertaking further transport. (UN/ECE/FAL)
345 Ready for despatch advice: Document issued by a supplier informing a buyer that goods ordered are ready for despatch. (UN/ECE/FAL)
350 Despatch order: Document issued by a supplier initiating the despatch of goods to a buyer (consignee). (UN/ECE/FAL)
351 Despatch advice: Document by means of which the seller or consignor informs the consignee about the despatch of goods. (UN/ECE/FAL)
370 Advice of distribution of documents: Document in which the party responsible for the issue of a set of trade documents specifies the various recipients of originals and copies of these documents, with an indication of the number of copies distributed to each of them. (UN/ECE/FAL)
380 Commercial invoice: Document claiming payment for goods supplied under conditions agreed between seller and buyer. (UN/ECE/FAL)
409 Instructions for bank transfer: Document containing instructions from a customer to his bank to pay an amount in a specified currency to a nominated party in another country by a method either speicified (e.g. teletransmission, air mail) or left to the discretion of the bank. (UN/ECE/FAL)
447 Collection order: Document whereby a bank is instructed (or requested) to handle financial and/or commercial documents in order to obtain acceptance and/or payment, or to deliver documents on such other terms and conditions as may be specified. (ICC Unifom Rules for Collections)
450 Payment order: Document containing information needed to initiate the payment. It may cover the financial settlement for one or more commercial trade transactions. A payment order is an instruction to the ordered bank to arrange for the payment of one specified amount to the beneficiary. (UN/ECE/FAL)
460 Documentary credit application: Document whereby a bank is requested to issue a documentary credit. (UN/ECE/FAL)
465 Documentary credit: Document in which a bank states that it has issued a documentary credit under which the beneficiary is to obtain payment, acceptance or negotiation on compliance with certain terms and conditions and against presentation of stipulated documents and such drafts as may be specified. The credit may or may not be confirmed by another bank. (UN/ECE/FAL)
520 Insurance certificate: Document issued to the insured certifying that insurance has been effected and that a policy has been issued. Such a certificate for a particular cargo is primarily used when good are insured under the terms of a floating or an open policy; at the request of the insured it can be exchanged for a policy. (UN/ECE/FAL)
530 Insurance policy: Document issued by the insurer evidencing an agreement to insure and containing the conditions of the agreement concluded whereby the insurer undertakes for a specific fee to indemnify the insured for the losses arising out of the perils and accidents specified in the contract. (UN/ECE/FAL)
575 Insurer's invoice: Document issued by an insurer specifying the cost of an insurance which has been effected and claiming payment therefore. (UN/ECE/FAL)
580 Cover note: Document issued by an insurer (insurance broker, agent, etc.) to notify the insured that his insurance have been carried out. (UN/ECE/FAL)
610 Forwarding instructions (FIATA-FFI): Document issued by a consignor to a freight forwarder, giving instructions regarding the action to be taken by the freight forwarder for the forwarding of goods described therein. (UN/ECE/FAL)
621 Freight Forwarder's advice to import agent: Document issued by a freight forwarder in an exporting country advising his counterpart in an importing country about the forwarding of goods described therein. (UN/ECE/FAL)
622 Freight Forwarder's advice to exporter: Document issued by a freight forwarder informing an exporter of the action taken in fulfillment of instructions received. (UN/ECE/FAL)
623 Freight Forwarder's invoice: Invoice issued by a freight forwarder specifying services rendered and costs incurred and claiming payment therefore. (UN/ECE/FAL)
624 Forwarder's certificate of receipt (FIATA-FCR): Non-negotiable document issued by a freight forwarder to certify that he has assumed control of a specified consignment, with irrevocable instructions to send it to the consignee indicated in the document or to hold it at his disposal. (UN/ECE/FAL)
630 Shipping note: Document provided by the shipper or his agent to the carrier, multimodal transport operator, terminal or other receiving authority, giving information about export consignments offered for transport, and providing for the necessary receipts and declaratiopns of liability. (Sometimes a multipurpose cargo handling document also fulfilling the functions of documents 632, 633, 6540 and 655.) (UN/ECE/FAL)
631 Forwarder's warehouse receipt FIATA-FWR: Document issued by a freight forwarder acting as Warehouse Keeper acknowledging receipt of goods placed in a warehouse, and stating or referring to the conditions which govern the warehousing and the release of goods. The document contains detailed provisions regarding the rights of holders-by-endorsement, transfer of ownership, etc. (UN/ECE/FAL)
632 Goods receipt: Document issued by a port, warehouse/shed, or terminal operator acknowledging receipt of goods specified therein on conditions stated or referred to in the document. (UN/ECE/FAL)
633 Port charges documents: Documents specifying services rendered, storage and handling costs, demurrage and other charges due to the owner of goods described therein. (UN/ECE/FAL)
640 Delivery order: Document issued by a party entitled to authorize the release of goods specified therein to a named consignee, to be retained by the custodian of the goods. (UN/ECE/FAL)
650 Handling order: Document issued by a cargo handling organization (port administration, terminal operator, etc.) for the removal or other handling of goods under their care. (UN/ECE/FAL)
655 Gate pass: Document authorizing goods specified therein to be brought out of a fenced-in port or terminal area. (UN/ECE/FAL)
701 Universal (multipurpose) transport document: Document evidencing a contract of carriage covering the movement of goods by any mode of transport, or combination of modes, for national as well as international transport, under any applicable international convention or national law and under the conditions of carriage of any carrier or transport operator undertaking or arranging the transport referred to in the document. (UN/ECE/FAL)
702 Goods receipt, carriage: Document issued by a carrier or a carrier's agent, acknowledging receipt for carriage of goods specified therein on conditions stated or referred to in the document, enabling the carrier to issue a transport document. (UN/ECE/FAL)
710 Sea waybill: Non-negotiable document which evidences a contract for the carriage of goods by sea and the taking over of the goods by the carrier, and by which the carrier undertakes to deliver the goods to the consignee named in the document. (UN/ECE/FAL)
Remark: Synonymous with «straight» or «non-negotiable Bill of Lading» used in certain countries, e.g. Canada and the United States of America
710 River waybill: Transport document issued by the carrier to the shipper of goods carried by river which evidences receipt of the goods for carriage and binds the carrier to surrender the goods to the consignee at the port of destination. (UN/ECE/FAL)
711 Bill of Lading: Document which evidences a contract of carrier by sea and the taking over or loading of goods by the carrier, and by which the carrier undertakes to deliver the goods against surrender of the document. A provision in the document that the goods are to be delivered to the order of a named person, or to order, or to bearer, consitutes such an undertaking. (United Nations Conference of the Carriage of Goods by Sea)
Remark: In certain countries, e.g. Canada and the United States of America, the term «Bill of lading» is used to represent a «negotiable Bill of lading»
711 Inland waterways Bill of lading: Negotiable transport document made out to a named person, to order or to bearer, signed by the carrier and handed to the sender after receipt of the goods. (UN/ECE/FAL)
713 Mate's receipt: Document issued by a ship's officer to acknowledge that a specified consignment has been received on board a vessel, and the apparent condition of the goods; enabling the carrier to issue a Bill of lading. (UN/ECE/FAL)
720 Rail consignment note (generic term): Transport document constituting a contract for the carriage of goods between the sender and the carrier (the railway). For international rail traffic, this document must conform to the model prescribed by the international conventions concerning carriage of goods by rail, e.g. CIM Convention, SMGS Convention.
Remark: For international rail traffic, this document must conform to the model prescribed by the international conventions concerning carriage of goods by rail, e.g. CIM Convention, SMGS Convention. (GIT)
730 Road consignment note: Transport document which evidences a contract between a carrier and a sender for the carriage of goods by road (generic term).
Remark: For international road traffic, this document must contain at least the particulars prescribed by the convention on the contract for the international carriage of goods by road. (CMR)
740 Air waybill: Document made out by or on behalf of the shipper which evidences the contract between the shipper and carrier(s) for carriage of goods over routes of the carrier(s) and which is identified by the airline prefix issuing the document plus a serial. (IATA)
750 Despatch note (post parcels): Document which, according to Article 106 of the «Agreement concerning Postal Parcels» under the UPU convention, is to accompany post parcels. (UPU)
760 Multimodal/combined transport document (generic): A transport document used when more than one mode of transportation is involved in the movement of cargo. It is a contract of carriage and receipt of the cargo for a multimodal transport. It indicates the place where the responsible transport company in the move takes responsibility for the cargo, the place where the responsibility of this transport company in the move ends and the conveyances involved. (UN/ECE/FAL)
760-MTD Multimodal transport document: Document which evidences a multimodal transport contract, the taking in charge of the goods by the multimodal transport operator, and an undertaking by him to deliver the goods in accordance with the terms of the contract. (International Convention on Multimodal Transport of Goods, not yet in force)
760-BIMCO Multimodal Transport Bill of Lading (MULTIDOC 95): Negotiable document evidencing a contract for the performance and/or procurement of performance of multimodal transport and delivery of goods, the taking in charge of the goods by the multimodal transport operator and an undertaking by him to deliver the goods in accordance with the terms of the contract. The document is issued by the Baltic and International Maritime Council, subject to the UNCTAD/ICC Rules for Multimodal Transport Documents. (ICC Publication No 481)
760-FBL Negotiable FIATA Multimodal Transport Bill of Lading (FIATA-FBL): Document which evidences a multimodal transport contract, the taking in charge of the goods by the multimodal transport operator and an undertaking by him to deliver the goods in accordance with the terms of the contract. The document can also be issued for uni-modal sea transport from port to port. The document is issued by FIATA, subject to the UNCTAD/ICC Rules for Multimodal Transport Documents, ICC Publication No 481. (FIATA)
760-FWB Non-negotiable FIATA Multimodal Transport Way Bill (FIATA-FWB): Document which evidences a multimodal transport contract, the taking in charge of the goods by the multimodal transport operator, and an undertaking by him to deliver the goods in accordance with the terms of the contract. The document can also be issued for uni-modal sea transport from port to port. The document is issued by FIATA, subject to the UNCTAD/ICC Rules for Multimodal Transport Documents, ICC Publication No 481. (FIATA)
761 Through bill of lading: Bill of lading which evidences a contract of carriage from one place to another in separate stages of which at least one stage is a sea transit, and by which the issuing carrier accepts responsibility for the carriage as set forth in the through bill of lading. (UN/ECE/FAL)
763 Forwarder's certificate of transport (FIATA-FCT): Document issued by a freight forwarder to certify that he has taken charge of a specified consignment for despatch and delivery in accordance with the consignor's instructions, as indicated in the document, and that he accepts responsibility for delivery of the goods to the holder of the document through the intermediary of a delivery agent of his choice. The document is negotiable if issued «to order». (FIATA)
770 Booking confirmation: Document issued by a carrier to confirm that space has been reserved for a consignment in means of transport. (UN/ECE/FAL)
775 Calling forward notice: Instructions for release or delivery of goods. (UN/ECE/FAL)
780 Freight invoice: Document issued by a transport operation specifying freight costs and charges incurred for a transport operation and stating conditions of payment. (UN/ECE/FAL)
781 Arrival notice (goods): Notification from the carrier to the consignee in writing, by telephone or by any other means (express letter, message, telegram, etc.) informing him that a consignment addressed to him is being or will shortly be held at his disposal at a specified point in the place of destination. (GIT)
782 Notice of circumstances preventing delivery (goods): Request made by the carrier to the sender, or, as the case may be, the consignee, for instructions as to the disposal of the consignment when circumstances prevent delivery and the return of the goods has not been requested by the consignor in the transport document. (GIT)
783 Notice of circumstances preventing transport (goods): Request made by the carrier to the sender, or, the consignee as the case may be, for instructions as to the disposal of the goods when circumstances prevent transport before departure or en route, after acceptance of the consignment concerned. (GIT)
784 Delivery notice (goods): Notification in writing, sent by the carrier to the sender, to inform him at his request of the actual date of delivery of the goods. (GIT)
785 Cargo manifest: Listing of goods comprising the cargo carried in a means of transport or in a transport-unit. The cargo manifest gives the commercial particulars of the goods, such as transport document numbers, consignors, consignees, shipping marks, number and kind of packages and descriptions and quantities of the goods. (CCC Glossary)
786 Freight manifest: Document containing the same information as a cargo manifest, and additional details on freight amounts, charges, etc. (UN/ECE/FAL)
787 Bordereau: Document used in road transport, listing the cargo carried on a road vehicle, often referring to appended copies of Road consignment note. (UN/ECE/FAL)
788 Container manifest (unit packing list): Document specifying the contents of particular freight containers or other transport units, prepared by the party responsible for their loading into the container or unit. (UN/ECE/FAL)
789 Shippers Intermodal Weight Certification (FIATA-SIC): Document issued by a shipper to a freight forwarder for certification of the gross weight to comply with weight restriction regulations in certain countries (eg. in the USA the Intermodal Safe Container Act 1992). (FIATA)
810 Export licence application: Application for permission to export specified goods of a specified value to a specific destination. (UN/ECE/FAL)
811 Export licence: Document granting permission to export goods as detailed within a specific time. (UN/ECE/FAL)
812 Exchange control declaration, export: Document completed by an exporter/seller as a means whereby the competent body may control that the amount of foreign exchange accrued from a trade transaction is repatriated in accordance with the conditions of payment and exchange control regulations in force. (UN/ECE/FAL)
830 Goods declaration for exportation: Document by which goods are declared for export Customs clearance, conforming to the layout key set out in Appendix I to Annex C.1 to the Kyoto Convention, concerning outright exportation. (CCC)
833 Cargo declaration: Generic term, sometimes referred to as Freight declaration, applied to the documents providing the particulars required by the Customs concerning the cargo (freight) carried by commercial means of transport. (CCC Glossary)
833-IMO Cargo declaration: Specific cargo declaration established in the Convention on Facilitation of International Maritime Traffic (London 1965) to be the basic document providing information relating to the cargo required by public authorities on (arrical or) departure of vessels. (IMO-FAL)
840 Application for goods control certificate: Document submitted to a competent body by party requesting a Goods control certificate to be issued in accordance with national or international standards, or conforming to legislation in the importing country, or as specified in the contract. (UN/ECE/FAL)
841 Goods control certificate: Document issued by a competent body evidencing the quality of the goods described therein, in accordance with national or international standards, or conforming to legislation in the importing country, or as specified in the contract. (UN/ECE/FAL)
850 Application for phytosanitary certificate: Document submitted to a competent body by party requesting a Phytosanitary certificate to be issued. (UN/ECE/FAL)
851 Phytosanitary certificate: Document issued by the competent body in the exporting country evidencing that plants, fruit, or vegetables are free from disease and fit for consumption and giving details on fumigation or other treatment to which they may have been subjected. (UN/ECE/FAL)
852 Sanitary certificate: Document issued by the competent authority in the exporting country evidencing that alimentary and animal products, including dead animals, are fit for human consumption, and giving details, when relevant, of controls undertaken. (UN/ECE/FAL)
853 Veterinary certificate: Document issued by the competent authority in the exporting country evidencing that live animals or birds are not infested or infected with disease, and giving details regarding their provenance, and of vaccinations and other treatment to which they have been subjected. (UN/ECE/FAL)
855 Application for inspection certificate: Document submitted to a competent body by a party requesting an Inspection certificate to be issued in accordance with national or international standards, or conforming to legislation in the country in which it is required, or as specified in the contract. (UN/ECE/FAL)
856 Inspection certificate: Document issued by a competent body evidencing that the goods described therein have been inspected in accordance with national or international standards, in conformity with legislation in the country in which the inspection is required, or as specified in the contract. (UN/ECE/FAL)
860 Certificate of origin, application for: Document submitted to a competent body by an interested party requesting a Certificate of origin to be issued in accordance with relevant criteria, and on the basis of evidence of the origin of the goods. (UN/ECE/FAL)
861 Certificate of origin (generic term): A specific document identifying goods, in which the authority or body authorized to issue it certifies expressly that the goods to which the certificate relates originate in a specific country. The word «country» may include a group of countries, a region or a part of a country. This certificate may also include a declaration by the manufacturer, producer, supplier, exporter or other competent person. (CCC Glossary)
861-CCC Certificate of origin: Specific form for certificate of origin laid down in Annex D.2 (concerning documentary evidence of origin) to the Kyoto Convention. (CCC Glossary)
861-GSP Certificate (UNCTAD): Specific form for certificate of origin for goods qualifying for preferential treatment under the Generalized System of Preferences (includes a combined Declaration of Origin and Certificate, Form A).
862 Declaration of origin: Appropriate statement as to the origin of the goods, made in connection with their exportation by the manufacturer, producer, supplier, exporter or other competent person on the Commercial Invoice or any other document relating to the goods. (CCC, Annex D.2, Kyoto Convention)
863 Regional appellation certificate: Certificate drawn up in accordance with the rules laid down by an authority or approved body, certifying that the goods described therein qualify for a designation specific to the given region (e.g. champagne, port wine, Parmesan cheese). (UN/ECE/FAL)
870 Consular invoice: Document to be prepared by an exporter in his country and presented to a diplomatic representation of the importing country for endorsement and subsequently to be presented by the importer in connection with the import of the goods described therein. (UN/ECE/FAL)
890 Dangerous goods declaration: Document issued by a consignor in accordance with applicable conventions or regulations, describing hazardous goods or materials for transport purposes, and stating that the latter have been packed and labelled in accordance with the provisions of the relevant conventions or regulations. (UN/ECE/FAL)
895 Statistical document, export: Document in which an exporter provides information about exported goods required by the body responsible for the collection of international trade statistics. (UN/ECE/FAL)
9 Entry and Transit regulations
910 Import licence, application for: Document in which an interested party applies to the competent body for authorization to import either a limited quantity of articles subject to import restrictions, or an unlimited quantity of such articles during a limited period, and specifies the kind of articles, their origin and value, etc. (UN/ECE/FAL)
911 Import licence: Document issued by the competent body in accordance with import regulations in force, by which authorization is granted to a named party to import either a limited quantity of designated articles or an unlimited quantity of such articles during a limited period, under conditions specified in the document. (UN/ECE/FAL)
925 Application for exchange allocation: Document whereby an importer/buyer requests the competent body to allocate an amount of foreign exchange to be transferred to an exporter/seller in payment for goods. (UN/ECE/FAL)
926 Foreign exchange permit: Document issued by the competent body authorizing an importer/buyer to transfer an amount of foreign exchange to an exporter/seller in payment for goods. (UN/ECE/FAL)
927 Exchange control declaration (import): Document completed by an importer/buyer as a means for the competent body to control that a trade transaction for which foreign exchange has been allocated has been executed and that money has been transferred in accordance with the conditions of payment and the exchange control regulations in force. (UN/ECE/FAL)
930 Goods declaration for home use: Document by which goods are declared for import Customs clearance according to Annex B.1 (concerning clearance for home use) to the Kyoto convention. (CCC)
931 Customs immediate release declaration: Document issued by an importer notifying Customs that goods have been removed from an importing means of transport to the importer's premises under a Customs-approved arrangement for immediate release, or requesting authorization to do so. (UN/ECE/FAL)
932 Customs delivery note: Document whereby a Customs authority releases goods under its control to be placed at the disposal of the party concerned. Synonym: Customs release note. (UN/ECE/FAL)
933 Cargo declaration (arrival): Generic term, sometimes referred to as Freight declaration, applied to the documents providing the particulars required by the Customs concerning the cargo (freight) carried by commercial means of transport. (CCC Glossary)
933-IMO Cargo declaration (arrival): Specific cargo declaration established in the Convention on Facilitation of International Maritime Traffic (London 1965) to be the basic document providing information relating to the cargo required by public authorities on arrival (or departure) of vessels. (IMO-FAL)
934 Value declaration: Document in which a declarant (importer) states the invoice or other price (e.g. selling price, price of identical goods), and specifies costs for freight, insurance and packing, etc., terms of delivery and payment, any relationship with the trading partner etc., for the purpose of determining the Customs value of goods imported. (UN/ECE/FAL)
935 Customs invoice: Document required by the Customs in an importing country in which an exporter states the invoice or other price (e.g. selling price, price of identical goods), and specifies costs for freight, insurance and packing, etc., terms of delivery and payment, for the purpose of determining the Customs value in the importing country of goods consigned to that country. (UN/ECE/FAL)
936 Customs declaration (post parcels): Document which, according to Article 106 of the «Agreement concerning Postal Parcels» under the UPU Convention, must accompany post parcels and in which the contents of such parcels are specified. (UPU)
937 Tax declaration (value added tax): Document in which an importer states the pertinent information required by the competent body for assessment of value-added tax. (UN/ECE/FAL)
950-CCC Goods declaration for Customs transit: Document by which the sender declares goods for Customs transit according to Annex E.1 (concerning Customs transit) to the Kyoto Convention. (CCC)
950 TIR carnet: International Customs document (International Transit by Road), issued by a guaranteeing association approved by the Customs authorities, under the cover of which goods are carried, in most cases under Customs seal, in road vehicles and / or containers in compliance with the requirements of the Customs TIR Convention of the International Transport of Goods under cover of TIR Carnets. (TIR Convention)
955 ATA carnet: International Customs document (Admission Temporaire/Temporary Admission) which, issued under the terms of the ATA Convention (1961), incorporates an internationally valid guarantee and may be used, in lieu of national Customs documents and as security for import duties and taxes, to cover the temporary admission of goods and, where appropriate, the transit of goods. If accepted for controlling the temporary export and reimport of goods, international guarantee does not apply. (CCC Glossary)
955 Transit bond-note: National Customs document providing authority for goods to be conveyed in Customs transit without prior payment of import duties and taxes, generally containing all the particulars necessary for the assessment, where appropriate, of import duties and taxes, and an undertaking, covered by security, to produce the goods at the Customs office of destination with Customs seals intact. (CCC Glossary)
995 Statistical document, import: Document in which an importer provides information about imported goods required by the body responsible for the collection of international trade statistics. (UN/ECE/FAL)