Приказ Минздрава СССР от 17.11.1983 № 1325

(ред. от 20.07.1994)

«Об утверждении Инструкции по ведению первичного учета и составлению отчетности в аптеках, состоящих на централизованном учете»

В целях совершенствования учета и отчетности, обеспечения сохранности государственных средств в хозрасчетных аптечных учреждениях, утверждаю:

Согласованную с Управлением бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов СССР «Инструкцию по ведению первичного учета и составлению отчетности в аптеках, состоящих на централизированном учете».

Приказываю:

1. Министрам здравоохранения союзных и автономных республик, начальникам главных аптечных управлений минздравов союзных республик, начальникам краевых, областных, АССР, городских аптечных управлений:

1.1. Довести утвержденную настоящим приказом Инструкцию до каждого аптечного учреждения и установить строгий контроль за выполнением изложенного в ней порядка ведения первичного учета и составления отчетности в аптеках, состоящих на централизованном учете.

1.2. Организовать изучение Инструкции работниками централизованных бухгалтерий и бухгалтерий, ведущих учет самостоятельно, а также работниками аптечных учреждений, на которых возложены обязанности документального оформления производимых финансово-хозяйственных операций в аптеках.

1.3. При проведении документальных ревизий деятельности хозрасчетных аптек строго контролировать соблюдение порядка, предусмотренного Инструкцией по ведению первичного учета и составлению отчетности в аптеках, состоящих на централизованном учете.

1.4 Разрешается размножить приказ в необходимом количестве.

2. С введением в действие настоящего приказа считать утратившей силу Инструкцию по ведению первичного учета и составлению отчета в аптеках, состоящих на централизированном учете, утвержденную Министерством здравоохранения СССР 12 июня 1961 г.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на Главное аптечное управление Министерства здравоохранения СССР (тов. Клюев М.А.).

Заместитель Министра

Общие положения

Первичный учет в аптеках содействует проведению и укреплению хозяйственного расчета, осуществлению контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей, обеспечению составления и представления в установленные сроки периодических отчетов и балансов по утвержденным формам, определению результатов социалистического соревнования и росту производительности труда работников аптек.

В аптеках, где коллективная (бригадная) материальная ответственность не введена, на заведующего аптекой и других материально ответственных лиц возлагается полная материальная ответственность за доверенные им материальные ценности и с ними заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В хозрасчетных аптеках учету подлежат: денежные средства, товары, тара, основные средства, малоценный и быстроизнашивающийся инвентарь, строительные материалы и другие ценности, взаимные расчеты, затраты труда и расчеты по заработной плате, личный состав и трудовые книжки и др. Все документы в аптеках хранятся в специально выделенных шкафах и столах под замком.

Ответственность за постановку и ведение первичного учета в аптеке и за сроки представления отчетности в централизованные бухгалтерии вышестоящих аптечных учреждений возлагается на заведующего аптекой. В аптеках с раздельной материальной ответственностью она возлагается:

а) за товары, тару, вспомогательные материалы — на заведующего аптекой, его заместителей, на заведующих отделами и их заместителей;

б) за оборудование, инвентарь, спецодежду, топливо, горючее, строительные материалы и другие основные средства и ценности — на заведующего аптекой и заведующих отделами;

в) за наличные деньги — на кассиров или лиц, уполномоченных заведующим аптекой в приеме денег от покупателей за проданные товары;

г) за наличные деньги, товары, тару, инвентарь и другие ценности — на заведующих киосками, аптечными пунктами.

Оформление первичных документов заведующий аптекой осуществляет в точном соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете предприятий и хозрасчетных организаций, утвержденным Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105, а также инструктивными указаниями Министерства здравоохранения СССР и Главного аптечного управления Минздрава СССР.

Обязательным условием ведения и получения документов в аптеках являются:

• своевременное оформление их до начала или в момент совершения хозяйственных операций;
• наличие обязательных реквизитов: название (акт, приемная квитанция, требование, приказ и др.), дата составления, содержание документа и его основание, измерители в количественном и суммарном выражении, должности и подписи лиц, ответственных за правильное оформление документов, необходимое количество экземпляров.

При комплексной механизации первичного учета документы должны быть приспособлены к требованиям машиносчетных станций и вычислительных центров. При этом необходимо использовать Методические указания об организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники, разработанные и утвержденные Министерством финансов СССР и ЦСУ СССР 20 февраля 1981 г. за № 35/34-Р/426.

Организация бухгалтерского учета в аптеках осуществляется по единым типовым специализированным формам первичного учета для хозрасчетных аптек, утвержденным приказом Минздрава СССР от 20 октября 1982 г. № 1031 и другими нормативными документами.

I. Учет денежных средств

1.2. Ведение кассовых операций поручается кассиру. В тех аптеках, где должность кассира не предусмотрена, прием, выдачу и хранение наличных денег производит работник, на которого по письменному приказу заведующего аптекой возлагается ведение кассовых операций.

С изданием приказа о назначении кассира (работника, исполняющего его обязанности) он должен быть ознакомлен с Положением о ведении кассовых операций. После чего кассир или лицо, выполняющее его обязанности, подписывает договор о полной материальной ответственности и обязательство кассира по форме № 26-АП.

На работников бухгалтерской службы (бухгалтеров и других счетных работников) не могут быть возложены обязанности кассира.

1.3. Прием наличных денег от населения в аптеках, где имеются кассиры, производится через кассу, либо с помощью механического кассового аппарата по пронумерованным чекам (талонам), выписываемым кассиром.

В аптеках, где отсутствуют должности кассиров и механические кассовые аппараты, прием выручки производится заведующим аптекой, его заместителем или лицом, уполномоченным исполнять обязанности кассира.

1.4. Из отделов товары отпускаются после оплаты их стоимости. Прием наличных денег от населения, где имеется кассовый аппарат, производится через кассу. Порядок работы на кассовых аппаратах регламентируется Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых аппаратов в предприятиях торговли и общественного питания, утвержденными приказом Государственного комитета Совета Министров СССР по торговле от 24 августа 1964 г. № 88. Правилами предусмотрено обязательное применение контрольной ленты.

1.5. Перед началом рабочего дня (смены) старший кассир, заведующий аптекой или лицо, им уполномоченное, совместно с кассиром заполняют начало кассовой ленты с указанием номера кассового аппарата, даты, часа начала работы, показаний контрольного и суммирующих счетчиков на начало смены.

В конце рабочего дня (смены) эти же работники проверяют показания контрольного счетчика и снимают показания суммирующих счетчиков аппарата. Эти данные также записывают в контрольную кассовую ленту и подтверждают своими подписями.

1.6. Записи, произведенные в кассовой ленте, одновременно заносят в книгу кассира-операциониста по форме № 28-АП, заверенной в вышестоящей организации, которая является контрольно-регистрационным журналом показаний, суммирующих показания денежных и контрольных счетчиков кассового аппарата.

Сумму денежной выручки за день (смену) определяют как разность показаний счетчиков кассового аппарата на конец и на начало рабочего дня (смены) и затем записывают в соответствующих графах книги кассира-операциониста.

1.7.-1.9. Не действуют на территории Российской Федерации. — Приказ Минздравмедпрома России от 20.07.1994 № 148.

1.10. Контрольные кассовые ленты в опечатанном виде хранятся в бухгалтерии или у заведующего аптекой и уничтожаются через 15 дней после подведения результатов последней инвентаризации. При обнаружении недостачи контрольные кассовые ленты хранятся до окончания разбора дела о недостаче.

(в ред. Приказа Минздравмедпрома России от 20.07.1994 № 148)

1.11. При ежедневном и ежесменном снятии показаний суммирующего счетчика аппарат на нули не переводится.

Перевод показаний счетчика на нули производится по письменному распоряжению руководителя вышестоящей организации и с участием ее представителя при вводе нового кассового аппарата и в случаях их ремонта, а также по распоряжению представителя инвентаризационной комиссии в момент проведения инвентаризации (внезапной, годовой или при смене материально ответственных лиц). При этом составляется акт о переводе показаний суммирующих счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков кассового аппарата по форме № 31-АП. Акт составляется в 2 экземплярах: первый представляется в централизованную бухгалтерию, второй хранится в аптеке.

При наличии кассовых аппаратов, которые производят автоматический сброс показаний счетчика, акт составляется с участием представителя вышестоящей организации.

1.12. Ключи от контрольно-кассовых аппаратов, за исключением ключей для перевода суммирующих счетчиков на нули, хранятся у заведующего аптекой (в его отсутствие у другого уполномоченного лица) или провизора-технолога (фармацевта) — члена бригады материально ответственных лиц.

1.13. Ключи для перевода суммирующих счетчиков на нули хранятся в централизованной бухгалтерии вышестоящей организации у главного бухгалтера или его заместителя и выдаются представителю комиссии под расписку в книге регистрации выдачи ключей.

При ремонте контрольно-кассовых аппаратов непосредственно в аптеках или при сдаче их в ремонт составляют акт о снятии показаний контрольных и денежных счетчиков при сдаче контрольно-кассового аппарата в ремонт и при возвращении его из ремонта по форме № 30-АП в 2 экземплярах в присутствии работника бухгалтерской службы.

При получении денег от населения непосредственно материально ответственными лицами — кассиром или лицом, исполняющим его обязанности, в аптеках, где имеется один отдел, о выручке за день (смену) составляется заявление-справка по форме № 2-торговля по материально ответственному лицу. В аптеках, где кассиры получают деньги от населения, при отсутствии кассовых аппаратов и наличии двух и более отделов в аптеке, ежедневно (за смену) составляется справка кассира-операциониста по форме № 21, утвержденной приказом Министерства торговли СССР 14 июня 1972 г. № 134.

1.14. Прием выручки от мелкорозничной сети (филиалы аптек, аптечные пункты, киоски и т.д.) оформляется выпиской приходного кассового ордера по форме КО-1 кассиром, а в аптеках, где не имеется кассира, — материально ответственным лицом (заведующим аптекой), как правило, ежедневно.

1.15. Приходный кассовый ордер подписывает кассир, в аптеках без кассира — материально ответственное лицо (заведующий аптекой) и при сдаче отчета в централизованную бухгалтерию — главный бухгалтер. Документы, приложенные к ордеру, погашаются штампом или надписью «Получено» с указанием даты (год, месяц, число). Лицу, сдавшему деньги, в подтверждение приемки денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру.

При приемке денег (выручки) аптеками, магазинами, операции которых учитываются в централизованной бухгалтерии, применяют квитанции на прием выручки по форме № 3-торговля, утвержденной письмом Министерства торговли СССР 10 октября 1974 г. № 0194-75. Эти же квитанции используются при приеме денег (выручки) в вечерние часы, когда бухгалтерия уже не работает. Квитанции регистрируются в книге учета квитанций по форме № 6-торговля. На следующий день принятую таким образом выручку оформляют приходным кассовым ордером с приложением к нему копий квитанций по реестру.

Квитанцию выдают лицу, сдавшему выручку. Копию квитанции сдают вместе с кассовым отчетом по форме № 32-АП, корешок квитанции остается в книжке.

1.16. В конце рабочего дня (смены) в аптеках, не имеющих отделов, на выручку выписывается приходный кассовый ордер, а в аптеках, имеющих отделы, — по каждому отделу отдельно.

1.17. Выдача предметов санитарии, гигиены и физиотерапии по уходу за больными напрокат оформляется дачей обязательства по форме № 6-АП. С получателя предметов проката взимают только стоимость проката.

Стоимость проката пробивают по отдельному счетчику кассового аппарата или по счету отдела аптеки, выдавшей предметы ухода напрокат (в аптеках, не имеющих кассовых аппаратов). Получателю выдается чек, который вместе с подписанным в аптеке обязательством хранится в отделе. При отпуске предметов напрокат в аптеке ведется книга учета выдачи предметов проката по форме № 7-АП.

1.18. Провизор-технолог (фармацевт), принимающий рецепты на изготовление лекарственных средств, производит таксировку их по ценам прейскуранта розничных цен и определяет стоимость (включая стоимость медикаментов, рецептурной посуды, коробок и др.), которая отмечается на рецепте.

1.19. Для учета стоимости и количества лекарственных средств, изготовленных аптекой по рецептам, поступившим от населения (экстемпоральная рецептура), провизор-технолог (фармацевт), принимающий рецепты, записывает заказы в книжку квитанций на заказанное лекарство по форме № 59-АП.

Книжка состоит из корешка и отрывной квитанции (талона), обозначенных одним порядковым номером. Корешки квитанций служат для учета лекарственных средств, изготовленных по индивидуальным рецептам (экстемпоре). Подсчитанная за день (смену) по корешкам квитанций сумма заказов указывается на обороте последнего корешка, ставится дата и подпись материально ответственного лица.

1.20. Для учета индивидуально изготовленных лекарственных средств без квитанций принятые заказы регистрируются в рецептурном журнале по форме № 65-АП.

Сумма выручки по индивидуально изготовленным лекарственным средствам без квитанций определяется путем подсчета чеков, которые накапливаются отдельно от чеков за готовые лекарственные средства. В конце рабочего дня (смены) подсчитывается итог по рецептурному журналу, который подписывается провизором-технологом и используется для последующего учета.

1.21. На основании подсчета корешков квитанций на заказанные лекарства, итогов рецептурного журнала по форме № 65-АП и кассовых чеков (талонов) на готовые лекарственные средства в конце рабочего дня (смены) в журнал учета рецептуры по форме № 71-АП записываются одной строкой данные о количествах и суммах экстемпоральных рецептов и готовых лекарственных форм, изготовленных и отпущенных по рецептам.

Сделанные в течение месяца записи в журнале учета рецептуры по форме № 71-АП подсчитываются за месяц и скрепляются подписями заведующего аптекой и работника учетно-контрольной группы (сектора) централизованной бухгалтерии.

1.22. Лекарственные средства, изготовленные в аптеках по индивидуальным рецептам, не полученные больными и не потерявшие своих качеств (этиловый спирт любых концентраций в чистом виде, мази и порошки заводского изготовления, расфасованные в аптечную упаковку без смешивания и др.) после установленного срока хранения на месте выдачи лекарственных средств должны быть возвращены в материальную комнату или отдел запасов и использованы в дальнейшем по назначению.

Стоимость этих лекарственных средств переводится в запасы и приходуется на счет прочих прибылей, а в отчете аптеки показывается отдельной строкой.

На оприходование этих лекарств составляется акт о приемке товара по форме № 3-АП, в котором указывается их наименование и стоимость по розничным ценам. Акт утверждается заведующим аптекой и прилагается к отчету.

1.23. Выручка от продажи товаров ежедневно сдается аптеками для зачисления на субрасчетный счет центральной районной аптеки или расчетный счет вышестоящей организации непосредственно в банк, либо путем перевода через отделение связи или сберегательные кассы. Аптеки района могут сдавать выручку в кассу центральной районной аптеки.

В банк может сдаваться для зачисления на счет вышестоящей организации заработная плата, не полученная работниками аптеки в трехдневный срок, и неизрасходованная сумма, оставленная аптекой из выручки на неотложные нужды и размен денег.

1.24. Лимит остатка кассы устанавливается аптеке отделением Госбанка по расчету, представленному вышестоящей организацией по каждой аптеке в отдельности. Выплаченная заработная плата, премия, стоимость за полученную стеклянную посуду и лекарственное растительное сырье в этот расчет не включаются. Командировочные расходы получаются из Госбанка или от вышестоящей организации в соответствии с выделенными лимитами.

1.25. Сдача денежной выручки в Госбанк через его инкассатора оформляется комплектом документов, состоящим из препроводительной ведомости, накладной и копии препроводительной ведомости по форме № 27-АП.

При сдаче денег через отделение связи выписывается квитанция, в которой наряду с суммой указывается стоимость перевода. Квитанция служит основанием для списания денег по кассе.

1.26. При сдаче выручки непосредственно в отделения Госбанка, в сберегательные кассы сдавшему выручку выдается квитанция, которая прикладывается к кассовому отчету.

1.27. Оплата за принятую стеклянную аптекарскую посуду, бывшую в употреблении, производится в соответствии с Инструкцией о порядке приема использованной аптекарской посуды, утвержденной приказом Минздрава СССР 1 июля 1980 г. № 690.

Прием аптеками от населения стеклянной аптекарской посуды, бывшей в употреблении, производится по ведомости покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении, по форме № 8-АП. Оплата ее производится из денег, полученных в подотчет из кассы. Стоимость купленной стеклянной аптекарской посуды по розничным ценам за месяц указывается в товарном отчете отдельной строкой по форме № 25-АП. По этой же строке указывается стоимость посуды по закупочным ценам.

Прием стеклянной аптекарской посуды, бывшей в употреблении, от лечебно-профилактических учреждений оформляется накладной по форме № М-15 с указанием вместимости и количества посуды. Накладная выписывается лечебно-профилактическим учреждением в 3 экземплярах. Два экземпляра с посудой передаются аптеке, а один экземпляр с распиской работника о получении возвращается лечебно-профилактическому учреждению.

Работник аптеки, принявший посуду, расписывается в 2 экземплярах накладной в приеме посуды, один из которых с отчетом передается в бухгалтерию, что служит основанием для расчетов с лечебно-профилактическим учреждением, а второй остается у материально ответственного лица.

1.28. На каждом документе (счете, товарном чеке), послужившем основанием для выдачи денег из кассы аптеки за купленные ценности или оказанные услуги, отмечается, что ценности в аптеку поступили, а работа выполнена и принята.

1.29. Выдача наличных денег из кассы производится по надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, счетам, квитанциям и др.) с выпиской расходного кассового ордера по форме КО-2. Приложенные к расходным кассовым ордерам документы погашаются кассиром штампом «Оплачено» с указанием даты (год, месяц, число).

1.30. Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров производится в аптеке с начала года в журнале регистрации по форме КО-3 раздельно лицом, выполняющим обязанности кассира, кассиром или старшим кассиром.

В тех случаях, когда данные о целевом поступлении и расходовании денег получают в виде табуляграмм при обработке приходных и расходных кассовых документов на машиносчетных станциях, вместо журнала по форме КО-3 может применяться один журнал по форме КО-3а для одновременной регистрации приходных и расходных кассовых документов без указания целевого назначения поступивших (израсходованных) сумм.

1.31. Все поступления и выдачи наличных денег аптека учитывает в кассовой книге по форме № 32-АП, которая должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена (опечатана) сургучной печатью, а также заверена подписями заведующего аптекой и главного бухгалтера централизованной бухгалтерии или вышестоящего органа.

1.32. Порядок ведения кассовой книги осуществляется в соответствии с Положением о ведении кассовых операций государственными, кооперативными и общественными предприятиями, организациями и учреждениями.

1.33. Ежедневно в конце рабочего дня (смены) кассир (старший кассир) или лицо, выполняющее обязанности кассира (заведующий аптекой), подсчитывает итоги за день (смену), выводит остаток денег в кассе на следующее число или смену, включает в отчет и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге по форме № 32-АП.

Если в аптеке имеется несколько кассиров, то ведется книга учета принятых и выданных кассиром денег по форме КО-5. Эта книга открывается отдельно на каждого кассира.

По окончании рабочего дня старший кассир или лицо, выполняющее обязанности кассира (заведующий аптекой), оставшиеся несданные наличные деньги хранит в специально выделенном сейфе или его отделении.

1.34. Внезапная инвентаризация кассы с полистным пересчетом всех наличных денег и проверка ценностей, находящихся в кассе, должна проводиться не реже одного раза в месяц. Для проведения инвентаризации создается комиссия, которая составляет акт по результатам проверки в 2 экземплярах по форме № 29-АП.

1.35. Бланки строгой отчетности регистрируются в журнале учета выдачи по форме № 40-АП.

II. Учет безналичных расчетов

2.1 Учет расчетов с лечебно-профилактическими и

2.1.1. Оптовый отпуск лечебно-профилактическим учреждениям и прочим организациям лекарственных средств и других аптечных товаров аптека производит по розничной цене по накладной (требованию) по форме № 434-мех или по форме № 16-АП, утвержденной приказом МЗ СССР от 20.10.82 г. № 1031, которые выписываются учреждениями за подписями распорядителей кредитов и заверяются печатью учреждения.

Накладные (требования) в хозрасчетной аптеке нумеруются заведующим аптекой или его заместителями порядковыми номерами с начала каждого года.

2.1.2. В накладных (требованиях) обязательно указывается на латинском языке наименование ядовитых и наркотических лекарственных средств и этилового спирта и на русском — полное наименование других медикаментов, перевязочных средств и прочих товаров, ценностей, их размеры, фасовка, лекарственная форма, дозировка, упаковка и количество.

2.1.3. В тех случаях, когда в накладной (требовании) не указаны полные данные на выписанные лекарственные средства, заведующий аптекой, его заместитель или другое материально ответственное лицо, отпускающее товар, обязано при выполнении заказа дописать во всех экземплярах необходимые данные или внести соответствующие исправления, согласовав эти данные с покупателем. Исправления должны быть оговорены и подписаны материально ответственными лицами.

2.1.4. Категорически запрещается исправление количества в сторону увеличения. При изменении фасовки или дозировки общее количество отпущенного препарата не должно превышать выписанного количества. Дописывание лекарственных средств в накладной (требовании) запрещается. Пропущенные медикаменты должны выписываться в новой накладной (требовании).

2.1.5. На поступивших накладных (требованиях) заведующий аптекой или его заместители проставляют количество и цены товаров по розничной цене, подлежащих отпуску, а затем их таксируют до полной копейки по каждому наименованию.

Оформленная накладная (требование), протаксированная и подсчитанная по розничным ценам, записывается заведующим или членом бригады, производившим отпуск товара, в книгу учета мелкооптового отпуска и расчетов с покупателями по форме № 22-АП.

В этой книге каждому покупателю, с которым аптека имеет постоянную связь, открывается отдельный лицевой счет.

Для учета мелких операций по отпуску товаров, при которых не образуется сальдо ни в пользу покупателя, ни в пользу аптеки, в книге может быть открыт коллективный счет. Отпуск товара таким покупателям производится после поступления денег на расчетный счет аптеки за предназначенный к отпуску товар.

2.1.6. При получении лекарственных средств из хозрасчетной аптеки работник учреждения предъявляет доверенность (разовую или постоянную) по форме М-2а.

Постоянная доверенность на получение ценностей может выдаваться на определенный срок, но не более как на текущий квартал и должна храниться в аптеке.

На получение медикаментов, содержащих ядовитые и наркотические средства, выписывается доверенность сроком до одного месяца.

2.1.7. Получение лекарственных средств из хозрасчетной аптеки представитель учреждения подтверждает распиской на всех экземплярах накладной (требования). В случаях расхождения отпуска лекарственных средств по накладным (требованиям) сразу же производится исправление количества по фактическому получению. Работник аптеки расписывается в выдаче товаров и правильности таксировки накладных (требований).

2.1.8. Отражение в бухгалтерском учете отпуска больным лекарственных средств бесплатно и со скидкой производится в соответствии с Инструкцией Министерства здравоохранения СССР о порядке организации и учета бесплатного отпуска медикаментов при амбулаторном лечении некоторых категорий больных и дополнениями и изменениями к ней. Лекарственные средства, отпускаемые больным по рецептам лечебно-профилактических учреждений бесплатно и со скидкой 80%, отражаются на счете реализации по мере их отпуска и подлежат учету в розничном товарообороте в размере полной розничной стоимости.

2.1.9. Рецепты на отпуск лекарств бесплатно или на льготных условиях выписываются в 2 экземплярах. В этом случае рецепт и копия заверяются подписью и печатью врача, а также печатью лечебно-профилактического учреждения «Для рецептов», после чего выдаются больному.

Заведующий аптекой или его заместители осуществляют контроль за полнотой поступления средств от лечебно-профилактических учреждений за проданные медицинские товары.

2.1.10. Расчеты на отпуск лекарственных средств по бесплатным и льготным рецептам производятся по счетам, представляемым хозрасчетными аптеками, которые должны выписываться аптекой отдельно от счетов за прочие отпущенные по требованию лечебно-профилактического учреждения медикаменты.

К счетам прикладываются реестры рецептов на льготный отпуск медикаментов по форме № 9-АП и копии рецептов, по которым отпущены лекарства. Первый экземпляр рецепта и другие расходные документы вместе с отчетом передаются в централизованную бухгалтерию.

Реестр рецептов на льготный отпуск медикаментов составляется отдельно по бесплатным и по льготным рецептам.

2.1.11. На основании выписанных за определенный период (неделю, декаду, полмесяца) накладных (требований) по розничной цене, по которым были отпущены товары, хозрасчетная аптека предъявляет учреждению счет по форме № 37-АП с приложенными к нему накладными (требованиями), в которых указывается дата, номер и сумма каждой накладной (требования), а также общая сумма по счету.

На основании выписанных счетов лечебно-профилактическим учреждениям и другим покупателям составляется реестр выписанных покупателям счетов по отпущенным им из аптеки товарам по форме № 18-АП и производятся записи в оборотную ведомость по форме № 23-АП по мере выписки счетов.

2.1.12. Ввиду того, что расчеты между лечебно-профилактическими учреждениями и хозрасчетной аптекой носят систематический характер, оплата стоимости полученных лекарственных средств должна производиться на основе плановых платежей (авансов) с заключением договора (соглашения) на год.

2.1.13. Лечебно-профилактические учреждения перечисляют денежные суммы, необходимые для оплаты стоимости медикаментов, перевязочных средств и других изделий медицинского назначения, согласно договору (соглашению) на ближайшие две недели или декаду.

2.1.14. Ежемесячно производится уточнение расчетов в оборотной ведомости по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам по форме № 23-АП. Не реже одного раза в квартал составляется акт выверки взаимных расчетов. Недоплаченную сумму учреждение должно перечислить на субрасчетный счет аптеки или на расчетный счет вышестоящей организации до наступления очередного месяца (квартала), но не позднее чем за 3 дня до окончания месяца (квартала). В этот же срок излишне выплаченные суммы должны быть возвращены аптекой по требованию учреждения на его субрасчетный (текущий) счет или засчитаны в счет дальнейшего отпуска товаров.

Отпуск товара лечебно-профилактическим учреждениям производится при наличии авансов или соответствующей недоиспользованной суммы, а прочим покупателям — после предварительной оплаты счета. Предварительно оплаченные товары должны быть получены (вывезены) в течение трех дней после поступления предварительного платежа или сумма платежа полностью (частично) возвращается плательщику.

При этом дебиторская и кредиторская задолженности на начало следующего месяца в целом по аптеке не должны превышать суммы однодневной реализации.

2.2 Учет труда и заработной платы

2.2.1. Для учета использования рабочего времени работников аптеки заведующий аптекой или уполномоченное им лицо ведет табель учета использования рабочего времени по типовой форме Т-13.

Табель составляется за каждую половину месяца и служит основанием для начисления зарплаты. Табель подписывается только заведующим аптекой. Срок представления табеля в бухгалтерию устанавливает главный бухгалтер централизованной бухгалтерии.

2.2.2 Для начисления зарплаты вместе с табелем в централизованную бухгалтерию представляются:

• табель учета использования рабочего времени совместителями, график выхода на работу совместителей, подписанный заведующим аптекой;
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (типовая форма Т-1);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (типовая форма Т-5);
• записка о предоставлении отпуска (типовая форма Т-6);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (типовая форма Т-8);
• оформленный в установленном порядке листок нетрудоспособности и другие документы для выплаты зарплаты.

Все документы о переводе, зачислении, увольнении, отпуске должны иметь визу главного бухгалтера.

На основании представленных документов бухгалтерия производит начисление заработной платы.

При увольнении работника из аптеки составляется расчет по заработной плате по типовой форме Т-8 (оборотная сторона).

2.2.3. При применении в учете табеля по форме Т-13 заработная плата начисляется в лицевом счете по форме Т-54 или по форме Т-54а и расчетно-платежной ведомости по форме Т-49.

Заработная плата заведующим аптечными пунктами II группы начисляется в ведомости по форме № 38-АП.

В расчетно-платежную ведомость включаются только те лица, которым произведено начисление.

Для выплаты пенсии работающим пенсионерам за счет средств государственного социального страхования используется ведомость, утвержденная письмом Министерства финансов СССР от 27 декабря 1973 г. № 373, а на выплату пособий на детей малообеспеченным семьям — ведомость, утвержденная совместным письмом ВЦСПС и Минфина СССР от 1 октября 1974 г. № 233/14.

2.2.4. При выплате из кассы заработной платы авансом применяется платежная ведомость по форме Т-53, которая выписывается на каждую аптеку и выдается заведующему аптекой или лицу, на то уполномоченному, под расписку. Ведомость на выплату аванса нумеруется отдельно.

В конце каждой ведомости подсчитываются итоги и делаются подписи распорядителей кредитов (руководитель аптечного учреждения и главный бухгалтер) и бухгалтера, производившего расчет заработной платы.

2.2.5. В платежной ведомости против фамилий лиц, у которых зарплата, пособия по временной нетрудоспособности, пенсии и премия остались неполученными, делается отметка от руки или ставится штамп «Депонировано».

На сумму невыплаченной заработной платы составляется реестр депонированных сумм по типовой форме № 24 в двух экземплярах: первый прикладывается к отчету кассира и является основанием для перечисления сумм на балансовый счет № 76-3 «Расчеты с депонентами», а второй передается в централизованную бухгалтерию и используется для расчетов по депонентам.

Депонированные суммы сдаются в Госбанк или сберегательные кассы. На сданные суммы составляется квитанция, которая прилагается к кассовому отчету.

2.2.6. В конце ведомости делается надпись о фактически выплаченных суммах и о недополученных суммах, сверяются суммы с общим итогом по платежной ведомости, ставится подпись кассира. Ведомости со всеми прилагаемыми документами и кассовым отчетом сдаются в централизованную бухгалтерию вместе с отчетом аптеки по форме № 72-АП.

2.2.7. Начисление премии работникам аптеки производится по специальному расчету — разрешению на ее выплату по форме № 39-АП.

Аптечные учреждения, перешедшие на новую систему планирования и экономического стимулирования, начисление премии работникам аптеки производят по форме № 67-АП и по расчету на премию из фонда материального поощрения по форме № 66-АП в соответствии с распределением фактически начисленного фонда материального поощрения и фонда социально-культурных мероприятий по форме № 68-АП. Выплата премии производится при получении распоряжения (приказа) по форме № 69-АП.

2.2.8. Оплата разовых работ, не входящих в круг обязанностей штатного персонала, и работ, выполнение которых не может быть осуществлено государственными организациями, производится за счет нештатного (несписочного) фонда заработной платы по форме № 35-АП, при оплате работ (услуг) до 10 руб. без составления трудового соглашения, от 10 руб. и выше — с заключением трудового соглашения по форме № 34-АП.

На оплаченные работы по счету за мелкие работы (услуги) ведомости не составляются. Данный счет служит одновременно и расходным кассовым ордером, который регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов по форме КО-3 и КО-3а и записывается в кассовый отчет по расходу.

2.3 Учет прочих расчетов

2.3.1. К операциям по безналичным расчетам относятся: самостоятельная закупка аптекой некоторых товаров (материалов), услуги, оказанные аптеке разными организациями; взносы сумм, удержанных из зачтенных из зарплаты работников аптеки, и др.

Все операции по безналичным расчетам производятся через централизованную бухгалтерию.

Учет по вышеуказанным операциям ведется в ведомостях и специальных регистрах бухгалтерского учета в соответствии с действующими указаниями по каждому виду расчетов.

2.3.2. Расчеты с подотчетными лицами, круг которых должен быть определен приказом руководителя аптечного учреждения, осуществляются по авансовым отчетам по формам № 36-АП и 36-АП-мех.

Авансы на хозяйственные нужды и операционные расходы выдаются на срок:

• производимые на месте расположения аптеки — в размере не более 2-дневной потребности и на срок не более 3 дней;
• производимые вне места расположения аптеки — в размере не более 10-дневной потребности и на срок не более 15 дней.

Авансовые отчеты по расходам на командировки подотчетными лицами должны сдаваться в бухгалтерию не позднее 3 дней после возвращения из командировки.

III. Учет мелкорозничной сети

3.1. Товар, передаваемый аптекой мелкорозничным учреждениям с самостоятельной материальной ответственностью для реализации, не исключается из общих запасов аптеки.

С каждым материально ответственным лицом, возглавляющим мелкорозничное учреждение, заведующий аптекой заключает договор о материальной ответственности независимо от того, состоит ли это лицо в штате аптеки или нет.

Прием, смена, увольнение и предоставление отпуска подотчетным аптеке материально ответственным лицам производится по согласованию с главным бухгалтером и с обязательным проведением инвентаризации находящихся у них под отчетом ценностей.

3.2. Отпуск товара в подотчет материально ответственному лицу, возглавляющему мелкорозничное учреждение, отделы аптеки оформляют выпиской накладной (требования) по форме № 16-АП, а при выездах работников аптек на промышленные предприятия, в учреждения и организации — по расходно-приходной накладной по форме № 17-АП, выписываемой в 2 экземплярах. В накладной указывается: кому и кем отпущен товар, наименование, единица измерения, количество, цена и сумма стоимости отпущенного товара (по продажной стоимости). Общая сумма стоимости отпущенного товара повторяется прописью и скрепляется подписями отпустившего и получившего товар. Ответственность за наличие ассортимента в мелкорозничной сети несут заведующий аптекой и его заместители, а также заведующий мелкорозничным учреждением. Дописывание в накладную пропущенных лекарственных средств запрещено. Для этого выписывается новая накладная.

Первый экземпляр накладной передается получателю товара, второй остается у отпустившего товар и передается в централизованную бухгалтерию с отчетом аптеки.

3.3. Учет товарно-материальных ценностей, отпущенных мелкорозничной сети, и сданной ею выручки ведется в аптеке раздельно по материально ответственным лицам. Основанием для такого учета являются соответствующим образом оформленные приходно-расходные документы, а также представляемые материально ответственными лицами товарные отчеты по форме № 24-АП по графику, разработанному главным бухгалтером централизованной бухгалтерии и утвержденному вышестоящей организацией.

3.4. Товарные отчеты составляются подотчетными аптеке материально ответственными лицами в 2 экземплярах не реже одного раза в месяц. Периодичность и сроки сдачи отчетов устанавливаются заведующим аптекой.

3.5. В приходной части товарного отчета перечисляются в хронологическом порядке все расходно-приходные накладные аптеки, на основании которых материально ответственными лицами были оприходованы товары (тара).

3.6. В расходной части товарного отчета показываются суммы выручки от продажи товаров, поступившие в аптеку или переведенные на спецссудный счет в течение соответствующего периода, либо перечисляются расходные накладные и другие документы, по которым отпущен товар.

3.7. Товарный отчет вместе с приходными и расходными накладными, послужившими основанием для записей в отчете, утверждается заведующим аптекой или в его отсутствие заместителем.

В исключительных случаях по распоряжению вышестоящей организации допускается пересылка товарного отчета мелкорозничной сетью.

Представленный отчет тщательно проверяется по приложенным к нему документам работниками учетно-контрольной группы (сектора) по записям в книгах и по документам, имеющимся в аптеке (кассовые книги, копии накладных и др.).

3.8. В случае обнаружения ошибок в товарный отчет вносятся необходимые исправления и соответственно уточняется остаток товаров в присутствии материально ответственных лиц с их письменного согласия.

Один экземпляр (копия) товарного отчета с записью о проведенной проверке возвращается материально ответственному лицу.

3.9. Аптечные пункты, отпускающие лекарства по рецептам врача, ведут у себя рецептурный журнал по форме № 71-АП. В представляемом товарном отчете аптечные пункты отмечают также (на оборотной стороне отчета) соответствующие данные по видам продажи (стоимость рецептуры, количество рецептов и т.п.).

3.10. Материально ответственные лица, подотчетные аптеке, подтверждают своей распиской в товарном отчете остатки на конец месяца сумм и товаров, числящихся за ними.

IV. Учет товарно-материальных ценностей

4.1 Учет поступления товаров

4.1.1. Прием товаров и тары должен производиться в точном соответствии с ГОСТами, техническими условиями, Особыми условиями поставки, Инструкциями о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству, утвержденными постановлениями Государственного арбитража при Совете Министров СССР и изменениями и дополнениями к ним (по отечественным товарам в упаковке завода-изготовителя составляется претензионный акт в течение 3 дней, по импортным — в течение 7 дней), а также Положением о поставках продукции производственно-технического назначения и Положением о поставках товаров народного потребления, утвержденными постановлением Совета Министров СССР 10 февраля 1981 г. № 161.

4.1.2. Приемка товара со склада (базы) из центральной районной аптеки производится по количеству мест и массе брутто, о чем делается отметка на счете (накладной).

Приемка товара по количеству единиц и массе нетто осуществляется на месте (в аптеке) лицами, на то уполномоченными руководителями аптеки, с привлечением представителя поставщика или представителя от общественности, местных Советов народных депутатов (до вскрытия тары). При этом делается пометка о времени начала и окончания приемки товара.

4.1.3. При обнаружении расхождений между фактическим количеством и качеством поступивших ценностей и соответствующими данными, указанными в сопроводительных документах поставщика, заведующим аптекой, а при его отсутствии первым заместителем создается комиссия, которая составляет акт по форме № 2-АП, с участием сопроводителя груза, представителя общественности из аптеки или от местных Советов народных депутатов, которому выдается удостоверение на право участия в приемке товаров по форме № 33-АП.

4.1.4. При приемке товаров, доставленных централизованным снабжением или в порядке кольцевого завоза, навалом, материально ответственные лица на всех экземплярах накладной, возвращаемой шоферу или экспедитору, подтверждая факт приемки товаров, проставляют штамп по форме № 1-АП, заверяют своей подписью, при отсутствии штампа ставят печать аптеки.

При доставке поставщиком в аптеку товаров, упакованных в ящики, контейнеры, мешки или другие виды упаковки, опломбированные и опечатанные, материально ответственные лица на всех экземплярах накладных подтверждают фактический прием по количеству мест своими подписями и печатью. В случае расхождения (если оно имело место) между фактическим наличием товаров и данными накладных делается отметка о времени начала и окончания приема товара.

При доставке поставщиком товаров в аптеку кроме проверки массы брутто и количества мест представитель аптеки может потребовать вскрытия тары и проверки массы нетто и количества товарных единиц в каждом месте.

В случае обнаружения недостачи или повреждения груза, принимаемого аптекой на станции железной дороги, водной пристани или в аэропорту, приемщик груза должен потребовать от администрации транспортной организации составления коммерческого акта. При этом необходимо, как и в случаях возникновения сомнения в полноценности прибывшего груза (вследствие подмочки, длительного нахождения в пути и т.д.), вскрыть соответствующие товарные места груза для проверки его содержимого, выявить фактический размер ущерба и включить все отклонения, связанные с указанными случаями, в коммерческий акт.

4.1.5. В случаях, когда во время фактического поступления товара в аптеку отсутствуют документы поставщика, заведующий аптекой назначает комиссию с участием представителя незаинтересованной организации для составления акта о приеме товара (материала), поступившего без счета поставщика, по форме № 3-АП.

Акт составляется в 2 экземплярах, один из которых прилагается к отчету аптеки, а второй остается в аптеке. Одновременно с составлением акта заведующий аптекой или его заместители принимают меры к получению счета, накладной.

4.1.6. При централизованной доставке товаров автотранспортом аптечного склада (базы) накладные (требования) оформляются в 4 экземплярах, два из которых остаются в аптеке, два других — сопроводитель (шофер) грузов возвращает не позднее следующего дня в бухгалтерию склада (базы).

4.1.7. Все поступившие в аптеку товары приходуются по группам и регистрируются в журнале регистрации поступления товаров по группам по форме № 5-АП. По окончании месяца итоги журнала подсчитываются по двум ценам (розничным и оптовым).

4.1.8. Учет претензий, предъявленных поставщикам на недопоставку, брак, бой и порчу товара (тары), ведется заведующим аптекой или его заместителем на карточке учета претензий и недостач по типовой форме № 5, на оборотной стороне которой помещены разделы для сведений оперативно-справочного порядка, относящиеся к учтенной претензии. Графы в карточке предназначены для аналитического учета претензий в течение всего времени их возникновения, движения и погашения (списания).

4.1.9. Оприходование поступивших в аптеку товаров непосредственно отделом аптеки (например, отделом ручной продажи) может быть произведено только по документам, по которым указанные в них товары предназначены для реализации в данном отделе. По счетам и накладным склада (базы), включающим товары, предназначенные для реализации в разных самостоятельных отделах, прием и оприходование товара производится отделом запаса аптеки.

4.1.10. Учет движения товаров (включая рецептурную и материальную посуду, коробки) осуществляется в аптеке только в стоимостном выражении по продажной стоимости. Медикаменты, подлежащие в соответствии с указанием Министерства здравоохранения СССР предметно-количественному учету, учитываются обособленно в количественном выражении в журнале учета ядовитых, наркотических, дефицитных медикаментов и этилового спирта по форме № 10-АП.

Заведующий аптекой или руководитель бригады материально ответственных лиц ведет учет товаров в регистре (ведомости), который является одновременно и товарным отчетом по форме № 25-АП. Отчет составляется в 2 экземплярах.

4.1.11. Основным документом, служащим основанием для записей в приходной части отчета, является счет или накладная поставщика, по которым товары и другие ценности поступили в аптеку и приняты аптекой (отделами аптеки). Все графы приходной части отчета заполняются по каждому счету, накладной в отдельности.

Помимо учета в хронологическом порядке поступающих товаров, который осуществляется на основе счетов, накладных, в приходную часть отчета следует также записывать те суммы, которые в результате различных операций увеличивают стоимость товарных запасов аптеки.

Основанием для этого являются:

1. выявленные суммарные разницы (положительные) по лабораторно-фасовочным работам;

2. материальные ценности, проданные из аптеки (тара, вспомогательные материалы и др.);

3. учет стоимости дистиллированной воды, отпущенной за плату лечебно-профилактическим учреждениям и другим организациям;

4. излишки товаров, выявленные по актам инвентаризаций, и т.п.

4.1.12. Всякого рода наценки, транспортные расходы, а также отчисления, включенные поставщиком в счет сверх продажной стоимости товара, в сумму товара не включаются, а списываются на издержки обращения аптеки. Стоимость фактически полученного товара во всех случаях приходуется в полной сумме. Полученные материальные ценности, по которым составлен акт о бое, браке и его порче, приходуются за итогом отчета аптеки по форме № 72-АП на счете 004 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

В случаях, когда в счете, накладной имеется арифметическая ошибка в подсчете стоимости товара, допускается приходовать товар в исправленной сумме с уведомлением об этом поставщика.

4.2 Учет расхода товаров

4.2.1. Учет расхода товаров, а также оборотной тары, вспомогательных материалов и других ценностей (в общих суммах) осуществляется в расходной части товарного отчета по форме № 25-АП и отчета аптеки по форме № 72-АП.

4.2.2. В отличие от прихода товарно-материальных ценностей, учитываемого в хронологическом порядке по каждой операции, записи в расходной части отчета в основном производятся в целом за месяц.

4.2.3. Выбывшие товары, тара и другие материальные ценности записываются в расходной части отчета по каждому документу в отдельности. Причина выбытия указывается в текстовой части раздела. Так, при возврате товара поставщику или передаче его другой аптеке делается ссылка на номер и дату отчета, накладной, а также разрешение вышестоящей организации. Отпуск товаров в другие аптеки может быть разрешен только по письменному распоряжению вышестоящей организации и главного бухгалтера централизованной бухгалтерии.

4.2.4. По окончании всех записей в расходной части отчета аптеки подсчитываются итоги по товарам, таре и другим материальным ценностям, после чего выводятся их остатки на конец отчетного периода.

С суммой остатка товаров на конец месяца сопоставляется приводимый по итогам норматив товарных запасов, установленный в аптеке вышестоящей организацией.

Контроль за соблюдением норматива осуществляет заведующий аптекой и вышестоящая организация.

Категорически запрещается затоваривать аптеку сверх установленных нормативов.

При пользовании кредитами Госбанка под сезонные накопления товаров в аптеке на первое число каждого месяца производится проверка наличия лекарственных средств, прокредитованных Госбанком. Для этого комиссией в составе заведующего аптекой или его заместителя (материально ответственного лица, члена бригады) и работника учетно-контрольной группы (сектора) централизованной бухгалтерии производится опись кредитуемых лекарственных средств.

4.2.5. На стоимость товаров, пришедших в аптеке в негодность вследствие порчи, боя и т.п., в момент установления факта порчи составляется акт о порче товарно-материальных ценностей по форме № 20-АП. Стоимость этих товаров может быть списана в расход за счет аптеки только в том случае, когда доказано отсутствие вины материально ответственных и других должностных лиц в нанесенном ущербе. При этом следует руководствоваться Положением о бухгалтерских отчетах и балансах, утвержденным постановлением Совета Министров СССР 29 июня 1979 г. № 633.

Во всех других случаях стоимость брака, боя, порчи товара, допущенного вследствие небрежности или халатности работника аптеки, взыскивается с виновных лиц в установленном законодательством порядке.

4.2.6. Списание стоимости товаров, срок годности которых истек, производится в соответствии с Инструкцией о порядке возмещения потерь от списания лекарственных средств, срок годности которых истек, в хозрасчетных аптечных учреждениях, утвержденной приказом Минздрава СССР 26 ноября 1976 г. № 1119.

4.2.7. На возмещение потерь от списания лекарственных средств, срок годности которых истек, создается фонд за счет плановых накоплений в размере до 0,1% от общего товарооборота, предусмотренного планом.

4.2.8. Суммы потерь от списания лекарственных средств, срок годности которых истек, отражаются на счете 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» до решения вопроса о их списании или взыскании. При получении разрешения на их списание, после уничтожения эти потери относятся на счет 87-5 «Фонд возмещения потерь от списания лекарственных средств, срок годности которых истек», начисленного в отчетном периоде, а также за счет переходящего остатка этого фонда на начало года.

При недостаточности средств фонда на покрытие этих потерь, после предусмотренного инструкцией перераспределения средств фонда, разница между фактическими потерями и остатком фонда на возмещение потерь в конце отчетного года относится на издержки обращения (недостачи товарно-материальных ценностей сверх норм убыли и потери от порчи) аптек, в которых образовались эти потери.

На конец отчетного года в исключительных случаях могут оставаться потери от списания лекарственных средств, срок годности которых истек, в сумме фонда, подлежащего начислению от планового товарооборота следующего года.

4.2.9. Для определения потерь от списания лекарственных средств, срок годности которых истек, назначается комиссия.

Для аптечных учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, комиссия назначается организацией, при которой создана централизованная бухгалтерия.

Лекарственные средства, срок годности которых истек, должны также выявляться комиссиями при инвентаризациях товарно-материальных ценностей в аптечных учреждениях в натуре.

4.2.10. Акт о порче лекарственных средств, срок годности которых истек, составляется раздельно по каждому отделу, бригаде (материально ответственному лицу) аптечного учреждения в 3 экземплярах под копирку и подписывается всеми членами комиссии, производившими проверку наличия этих лекарственных средств.

Соответствующие отделы вышестоящей организации и работники централизованной бухгалтерии проверяют достоверность и правильность указанных в актах показателей таксировки, подсчета итогов и представляют их на утверждение руководителю организации.

Акт направляется: первый и второй экземпляры — в вышестоящую организацию (первый экземпляр после утверждения вышестоящей организацией вместе с разрешением на списание возвращается аптечному учреждению), третий остается у материально ответственного лица.

4.2.11. Наркотические и ядовитые лекарственные средства, срок годности которых истек, для списания и уничтожения передаются из аптеки на аптечный склад (базу) АССР, краевого, областного, городского или главных аптечных управлений. Списание и уничтожение наркотических лекарственных средств производится в соответствии с действующими нормативными документами (2 раза в год).

4.2.12. Вышестоящая организация после рассмотрения и утверждения акта на списание лекарственных средств, срок годности которых истек, дает разрешение на уничтожение и списание их с отчета аптеки за счет фонда на возмещение этих потерь.

4.2.13. Уничтожение разрешенных к списанию лекарственных средств, по которым истек срок годности, производится в присутствии комиссии с участием представителя вышестоящей организации или местных Советов народных депутатов с обязательным участием работника учетно-контрольной группы (сектора), о чем делается отметка в акте. Все члены комиссии, подписавшие акт, и должностные лица, его утвердившие, несут ответственность за достоверностью содержащихся в акте данных.

4.2.14. Списание естественной убыли товаров, возникшей в процессе их хранения, приготовления, внутриаптечной заготовки и фасовки, производится по данным инвентаризации на основании норм, установленных Минздравом СССР. Расчет суммы естественной убыли товаров, составляемой по форме № 47-АП, утверждается вышестоящей организацией.

4.2.15. Установленные недостачи товаров сверх норм естественной убыли списываются по акту со стоимости товара и относятся на счет 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» до выяснения конкретных виновников нанесенного ущерба с целью возмещения причиненного ущерба или решения о их списании за счет деятельности аптечного учреждения, если конкретные виновники не установлены.

4.2.16. Списание (увеличение) стоимости товаров в результате изменения цен (розничных и оптовых) производится в сумме, установленной по акту о переоценке товаров по форме № 21-АП, утвержденному вышестоящей организацией.

4.2.17. Стоимость товаров, израсходованных в течение месяца на хозяйственные нужды аптеки (мыло, сода, хлорамин, крахмал, нашатырный спирт, воск, парафин и т.п.), записывается в книгу учета расхода медицинских товаров по форме № 13-АП и по окончании месяца списывается в расход на основании справки об использовании товаров на хозяйственные нужды и оказание первой медицинской помощи по форме № 15-АП. В справке, составляемой в 2 экземплярах, указывается количество и стоимость (продажная и себестоимость) каждого предмета, отпущенного для стирки спецодежды, натирки и мытья полов, дезинфекции посуды и других хозяйственных нужд. Выдача товаров на эти цели производится по мере необходимости, но не выше установленных расчетных норм. Один экземпляр справки представляется в централизованную бухгалтерию вместе с отчетом.

По окончании месяца в книге учета расхода медицинских товаров на хозяйственные нужды ставится подпись работника учетно-контрольной группы (сектора) о проверке правильности и полноты списания в расход товаров на хозяйственные нужды в соответствии с данными справки по форме № 15-АП.

4.2.18. Списание в расход стоимости товаров, используемых в качестве вспомогательных материалов, малоценного имущества или ошибочно оприходованных ранее как товар ценностей (например, восковая бумага, весочки, ножницы и т.п.) производится по накладным на внутреннее перемещение по формам ОС-2, М-13. Накладная составляется материально ответственным лицом или бригадиром, как правило, один раз в месяц и прилагается к отчету аптеки. В ней указываются: наименование, количество, цена и стоимость (продажная и себестоимость) каждого предмета (товара), переведенного в другую учетную группу ценностей, а также номер и дата счета (накладной) поставщика, по которой данный предмет был аптекой ранее оприходован как товар.

4.2.19. Учет медицинских товаров, израсходованных для оказания первой медицинской помощи, производится в книге по форме № 14-АП. Записи в книге производятся сразу после оказания первой медицинской помощи. По окончании месяца на основании этих записей составляется справка об использованных товарах для оказания первой медицинской помощи по форме № 15-АП, на основании которой производится списание медицинских товаров.

4.2.20. Внутриаптечный отпуск товаров из одного отдела аптеки в другой (равно как и аптечными пунктами и киосками) может быть произведен только в исключительных случаях по письменному распоряжению заведующего аптекой по накладной (требованию) по форме № 16-АП.

Стоимость товаров, отпущенных из отдела, вносится в отчет данного отдела как расход товаров, а другим отделом (мелкорозничным учреждением), получившим этот товар, как приход.

4.3 Учет тары

4.3.1. Движение оборотной (возвратной) тары аптеки ведется по видам в денежном и количественном выражении на карточках складского учета по форме М-17 и в отчете отражается по твердым средне-учетным ценам, установленным вышестоящей организацией.

4.3.2. Для оформления приема и оприходования тары и упаковочных материалов, полученных при расфасовке товаров, когда они включены в цену товара или не показаны отдельной строкой в счетах поставщиков, используется акт об оприходовании тары по типовой форме № 6-торговля. Стоимость такой тары относится на уменьшение издержек обращения по статье «Расходы по таре».

Тара одноразового пользования (однооборотная) в аптеке не учитывается (не приходуется) независимо от того, что стоимость ее, наряду со стоимостью товара, включена в счет поставщика.

4.3.3. Постоянная тара, служащая для хранения товара, учитывается в акте как имущество. Стеклянная аптекарская посуда, включая материальную посуду, в которой готовятся или фасуются лекарственные средства в аптеке, учитывается как товар.

4.3.4. Оборотная тара, возвращенная поставщику или сданная тарособирающей организации, а также выбывшая по другим причинам, списывается в аптеке в расход в товарном отчете по среднеучетным ценам на основаниях, аналогичных порядку оформления и учета движения товаров.

4.3.5. Аптека сдает оборотную тару аптечному складу (базе) по среднеучетным ценам с одновременным выставлением счетов складу (базе). Продажа (сдача) другим организациям порожней оборотной тары может быть произведена аптекой (с разрешения вышестоящей организации) по ценам ниже среднеучетных цен. В этих случаях аптека в выписанных счетах (накладных) указывает наряду с продажной и среднеучетную стоимость тары. Один экземпляр счета (накладной) прилагается к товарному отчету.

Продажу населению оборотной тары, не подлежащей обязательному возврату, аптека может осуществлять лишь с предварительно полученного письменного разрешения вышестоящей организации. Это относится также к таре под товары, реализованные лечебно-профилактическим учреждениям.

Оприходованию как товар подлежит также реализованная тара однократного пользования, не числящаяся по данным учета.

4.3.6. Во всех случаях проданная (сданная) согласно счетам (накладным) тара списывается в расход по товарному отчету по среднеучетной стоимости (отдельными строками по каждому счету). Разница между стоимостью тары, вырученной от продажи, и среднеучетной ее стоимостью относится аптекой на издержки обращения в уменьшение расходов по таре.

4.4 Учет фасовочных и лабораторных работ

4.4.1. Для учета проводимых аптекой работ по расфасовке медикаментов, а также заготовке сложных стандартных лекарственных средств и возникающих при этом суммарных разниц в стоимости товара провизор-технолог (фармацевт) аптеки ведет раздельные книги учета фасовочных и лабораторных работ по форме № 11-АП. Указанные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписью руководителя центральной районной аптеки и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии (для подведомственных аптек) и руководителем аптечного управления (межрайонной конторы) — для центральных районных аптек.

В графе 15 формы № 11-АП показывается сумма расфасованных, изготовленных и сданных лекарственных средств по розничной стоимости, включая стоимость посуды.

4.4.2. В книге учета фасовочных работ медикаменты регистрируются по сериям и наименованиям, указывается количество единиц фасовки, их цена и стоимость изготовленной продукции. Произведенные записи в книгах подтверждаются подписями лиц, производившими и принявшими расфасованные медикаменты.

Одновременно с окончанием изготовления лекарственных средств в материальную комнату аптеки возвращается сырье, не использованное в процессе работы, что отмечается в книгах методом красного сторно.

Стоимость и количество спирта, отпущенного населению по рецептам в чистом виде, также записывается в лабораторную книгу на основании подсчитанных за день рецептов, по которым был отпущен чистый спирт.

4.4.3. В конце месяца работники, ответственные за изготовление и фасовку, производят в книгах лабораторных и фасовочных работ подсчет количества единиц жидкостей, сыпучих веществ, дозированных порошков, мазей, готовых лекарственных средств, таблеток, ампул, драже и т.п. и подписываются.

При подсчете итогов за месяц стоимость выполненных работ округляется до полной копейки (от 0,5 коп. и выше до 1 копейки, ниже 0,5 коп. — отбрасывается).

Выявленная суммарная разница между итогами граф 8 и 15 книг приходуется или списывается в расход по отчету на основании справки по форме № 12-АП как дооценка или уценка стоимости товарных запасов аптеки.

По окончании месяца при проверке справки на дооценку или уценку по лабораторно-фасовочным работам работник учетно-контрольной группы (сектора) расписывается в лабораторно-фасовочных книгах, подтверждая правильность выведения итогов.

4.5 Учет лекарственного растительного сырья

4.5.1. Лекарственное растительное сырье, принимаемое от населения, оформляется приемной квитанцией по форме № 4-АП, которая составляется в 3 экземплярах и является бланком строгой отчетности. Приемная квитанция и расходный кассовый ордер служат основанием для оприходования лекарственного растительного сырья по отчету материально ответственного лица.

4.5.2. Заготовленное лекарственное сырье может быть расфасовано, а затем с разрешения вышестоящей организации переведено в товар, на что составляется акт на перевод в товар лекарственного растительного сырья по форме № 19-АП, или реализовано аптекой по установленным розничным ценам.

4.5.3. Лекарственное растительное сырье, заготовленное аптекой, при наличии протокола анализа качества сырья контрольно-аналитической лаборатории и распоряжения вышестоящей организации сдается на аптечный склад (базу), фармацевтическую фабрику или в центральную районную аптеку. При этом расфасовка его аптекой не производится.

Передача аптекой лекарственного растительного сырья на аптечный склад (базу), фармацевтическую фабрику или в центральную районную аптеку осуществляется на основании счетов, накладных (требований), в которых указываются наименование сырья, его количество, цена, сумма и дата его передачи.

4.5.4. Испорченное в пути при доставке на аптечный склад (базу), фармацевтическую фабрику, в центральную районную аптеку лекарственное растительное сырье возвращается аптеке и учитывается в отчете аптеки по форме № 72-АП на счете 004 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Списание испорченного лекарственного растительного сырья производится по акту с разрешения вышестоящей организации с одновременным его уничтожением.

4.6 Учет вспомогательных материалов

4.6.1. Учет вспомогательных материалов (моющих, дезинфицирующих и прочих) в аптеке осуществляется на карточках складского учета материалов по форме М-17 и оборотных ведомостях, а их движение отражается в отчете аптеки по форме № 25-АП в стоимостном выражении по ценам приобретения.

4.6.2. Основанием для оприходования вспомогательных материалов служат счета, накладные аптечного склада (базы) или других поставщиков.

4.6.3. Выдача вспомогательных материалов для нужд, связанных с изготовлением, фасовкой и отпуском лекарственных средств и других товаров, а также на другие производственные и хозяйственные цели, производится заведующим аптекой по мере текущей необходимости в пределах установленных норм, утвержденных вышестоящей организацией.

4.6.4. Списание израсходованных вспомогательных материалов производится по справке о нормативном расходе вспомогательных материалов по форме № 53-АП. Стоимость израсходованных вспомогательных материалов по итогу (оборотная сторона формы) не должна превышать сумму «Всего» справки о нормативном расходе вспомогательных материалов (лицевая сторона формы).

4.6.5. В случае, если стоимость фактически израсходованных вспомогательных материалов в целом окажется больше установленного (утвержденного) лимита, заведующий аптекой представляет вышестоящей организации письменное объяснение о причинах перерасхода.

4.6.6. Вспомогательные материалы, использованные на обработку стеклянной аптекарской посуды, полученной от населения, стирку халатов, обработку рук и других операций по содержанию помещения и оборудования, списываются по акту о списании средств на хозяйственные нужды по форме № 57-АП.

4.6.7. При проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей в аптеке (не реже 2 раз в год) одновременно со снятием фактического наличия вспомогательных материалов уточняется стоимость израсходованных ценностей.

4.7 Учет прочих материальных ценностей

4.7.1. К прочим материальным ценностям, подлежащим отдельному учету в аптеке, относятся топливо (дрова, уголь, горючее), строительные материалы, запасные части, корма, фураж.

4.7.2. Движение указанных ценностей приводится в отчете аптеки по форме № 25-АП в суммовом выражении. Аналитический учет этих ценностей (по наименованиям, количеству, цене, сумме) осуществляется в аптеке на карточках складского учета материалов по форме М-17 и в оборотных ведомостях по форме М-20.

4.7.3. Топливо приходуется на основании счетов, накладных. Расход топлива в аптеке проверяется по техническим нормам, установленным в плановом порядке с учетом местных условий. Основанием для списания стоимости топлива в расход служит надлежаще оформленный акт (на топливо) по форме № 55-АП. Акт составляется комиссией, назначенной заведующим аптекой. В акте приводится расчет расхода топлива по норме и распределение его стоимости по характеру и месту расходования.

Стоимость топлива, израсходованного на подогрев перегонных кубов, контролируется выходом дистиллированной воды.

Стоимость топлива, израсходованного на отопление занимаемых работниками аптеки жилых помещений, принимается за счет аптеки в случаях, когда предоставление бесплатных коммунальных услуг предусмотрено законом.

4.7.4. Строительные материалы поступают в аптеку от поставщиков и приходуются на основании счетов, накладных. Их отпуск на проведение ремонта производится по требованию лица, ведущего работы (техника, прораба и т.п.), который предъявляет заведующему аптекой требование по форме М-11 на определенный вид строительных материалов. Производителю работ строительные материалы выдаются на производимую работу в количествах, не выше предусмотренных сметой.

Заведующий аптекой выписывает накладную по формам М-13 или М-15 на фактический объем работ, в которой расписываются материально ответственные лица, сдавшие и принявшие стройматериалы.

На основании выданной накладной выписывается счет для подрядной организации, который предъявляется к оплате, а использованные материалы списываются в расход с материально ответственного лица и относятся на расчеты с подрядчиком.

В случае проведения ремонтно-строительных работ хозяйственным способом израсходованные материалы согласно утвержденной смете списываются по акту о списании материалов на текущий ремонт по форме № 58-АП, подписанному заведующим аптекой, исполнителем работ, работником учетно-контрольной группы (сектора) централизованной бухгалтерии и представителем от общественности.

4.7.5. Первичным документом, служащим основанием для списания аптекой в расход горючего, является путевой лист грузового (легкового) автомобиля (типовые формы № 3, 4-с, 4-п).

Учет бланков путевых листов ведет заведующий аптекой в журнале учета движения путевых листов (типовая форма № 8). Нумерация путевых листов осуществляется в централизованной бухгалтерии до выдачи их руководителям аптек.

Данные об остатках топлива в баке и выдаче бензина по каждой машине ежедневно заносятся в накопительную ведомость. По окончании месяца ведомость подсчитывается, проверяется и подписывается заведующим аптекой.

Работа автомобилей допускается только при наличии исправных спидометров.

Стоимость израсходованного горючего списывается по фактическому пробегу автомашины, но не выше технических норм, установленных на пробег автомобиля данного типа.

Данные о пробеге автомобиля служат основанием для ведения карточки учета работы автомобильной шины (форма № 53). Карточка ведется для контроля за использованием шин, учета их пробега и служит основанием для предъявления рекламаций (премирования) водителям автомобилей за превышение (экономию) против установленных норм пробега.

4.7.6. Основанием для списания запасных частей на текущий ремонт служит акт о списании материалов на текущий ремонт по форме № 58-АП, для списания на капитальный ремонт — дефектная ведомость на капитальный ремонт или акт о капитальном ремонте автомобиля.

V. Учет основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и санспецодежды

5.1. Учет основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов осуществляется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету основных средств (фондов) государственных, кооперативных (кроме колхоза) и общественных предприятий и организаций (приложение к письму Министерства финансов СССР от 7 мая 1976 г. № 30) и Положением по бухгалтерскому учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов (приложение к письму Министерства финансов СССР от 18 октября 1979 г. № 165).

К основным средствам относятся здания, сооружения, передаточные устройства, машины и оборудование, транспортные средства, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, инструмент, производственный инвентарь и другие предметы стоимостью выше 100 рублей за единицу.

Не относятся к основным средствам и учитываются в составе средств в обороте предметы, служащие менее одного года, независимо от их стоимости, в т.ч. стеклянная мерная посуда, комплекты штанглазов, предметы стоимостью до 100 руб. за единицу, независимо от срока их службы, специальная одежда, специальная обувь и принадлежности, независимо от их стоимости и срока службы.

5.2. Оприходование основных средств, поступивших в аптеку, производится на основании счетов и накладных поставщиков, вышестоящей организации, акта на изготовление предмета и сдачи его в эксплуатацию.

В аптеке составляется акт приемки-передачи основных средств по форме ОС-1, который передается в бухгалтерию. В бухгалтерии на поступившие основные средства заполняются инвентарные карточки учета основных средств для зданий и сооружений по форме ОС-6, для машин, оборудования, инструмента, производственного и хозяйственного инвентаря — по форме ОС-7.

Для группового учета однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное значение, техническую характеристику и стоимость, ведется инвентарная карточка группового учета по форме ОС-9.

Учетная карточка ведется в бухгалтерии путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.

В целях контроля за сохранностью карточек в бухгалтерии в одном экземпляре составляется опись инвентарных карточек по учету основных средств по форме ОС-10.

При небольшом количестве инвентарных объектов в аптеке взамен карточек ОС-6, ОС-7 в централизованной бухгалтерии может вестись инвентарная книга учета основных средств по форме ОС-11 пообъектно и по материально ответственным лицам.

Для учета движения основных средств по квалификационным группам на основании данных инвентарных карточек (книг) соответствующих групп (видов) основных средств заполняется карточка учета движения основных средств по форме ОС-12. На основании итоговых данных этих карточек заполняются отчетные формы по движению основных средств.

В местах нахождения (эксплуатации) основных средств материально ответственные лица применяют инвентарный список основных средств по форме ОС-13.

Записи пообъектного учета основных средств должны быть тождественны записям в инвентарных карточках (книгах) учета основных средств, ведущихся в централизованных бухгалтериях.

5.3. Каждому предмету основных средств присваивается инвентарный номер, который обозначается на нем путем приклеивания металлического жетона, либо нанесения краской или каким-либо иным способом, но так, чтобы внешний вид объекта не был испорчен.

5.4. Основанием для внутреннего перемещения основных средств служит накладная на внутреннее перемещение основных средств по форме ОС-2, которая выписывается в двух экземплярах. Первый экземпляр с распиской получателя передается в бухгалтерию, где в инвентарной карточке (книге) учета основных средств делается запись о движении и перекладывается инвентарная карточка в соответствующее место картотеки. На основании второго экземпляра накладной в аптеке делаются соответствующие отметки в инвентарном списке основных средств о выбытии объекта (по месту нахождения, эксплуатации).

Для списания пришедших в негодность основных средств комиссией, назначенной руководителем учреждения, составляется акт по типовой форме ОС-4, на ликвидацию автотранспортных средств — по типовой форме ОС-4а.

Имущество, выбывшее вследствие полной изношенности или ввиду передачи по распоряжению вышестоящей организации другому учреждению, списывается в расход, о чем делается отметка в инвентарном списке основных средств (по месту их нахождения, эксплуатации) по типовой форме ОС-13.

При передаче или приемке отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств составляется акт по типовой форме ОС-3.

Имущество, переданное аптекой мелкорозничным учреждениям, в расход по учету основных средств в аптеке не списывается.

Передача аптекой части имущества материально ответственным лицам, возглавляющим подчиненные ей мелкорозничные учреждения, производится по описи, составляемой в 2 экземплярах. Один экземпляр с распиской о принятом имуществе остается в аптеке, другой хранится в подотчетном учреждении.

5.5. Расчет амортизационных отчислений по основным средствам производится ежемесячно по каждой аптеке работниками учетно-контрольной группы (сектора) централизованной бухгалтерии равными долями по форме № 54-АП.

5.6. Учет малоценного инвентаря осуществляется на карточках учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов по типовой форме МБ-2.

Санспецодежда, выдаваемая работникам аптеки бесплатно (халаты, колпаки), учитывается в ведомости учета приемки и возврата санспецодежды по типовой форме МБ-7. В ведомости указывается дата, фамилия, имя, отчество работника, занимаемая должность, наименование выданных предметов санспецодежды, их количество, срок выдачи, расписка в получении, отметка о возврате (дата).

На каждый предмет санспецодежды, выданный работнику аптеки, наносится несмываемой краской штамп, воспроизводящий номер аптеки, год и месяц выдачи.

5.7. При увольнении работник должен сдать числящуюся за ним санспецодежду, спецобувь и другие ценности материально ответственному лицу аптеки.

5.8. Выбытие и списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов, санспецодежды оформляется актами по типовым формам МБ-4 и МБ-8.

Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов по типовой форме МБ-4 составляется при их поломке и утере в одном экземпляре, а по вине работника аптеки — в 2 экземплярах. Один экземпляр акта передается в централизованную бухгалтерию к удержанию, а второй экземпляр остается в аптеке.

Для оформления списания морально устаревших, изношенных малоценных и быстроизнашивающихся предметов, санспецодежды, спецобуви применяется акт на списание по форме МБ-8, который составляется в одном экземпляре.

В акте при списании санспецодежды и спецобуви комиссия отмечает: подлежит ли данная одежда списанию в связи с ее полной изношенностью или устанавливается дополнительный срок носки. Если она списывается в связи с полной изношенностью, то в акте указывается дата выдачи ее в эксплуатацию. Списание санспецодежды следует производить равномерно, по истечении срока ее службы.

5.9. По окончании месяца (квартала) составляется отчет о движении основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов по форме № 56-АП, который представляется в централизованную бухгалтерию с отчетом аптеки.

В тех случаях, когда за отчетный период движения этих ценностей не имелось, отчеты в централизованную бухгалтерию не представляются.

VI. Порядок составления отчетности аптеки

6.1. По истечении месяца аптека представляет вышестоящей организации в установленный срок, но не реже одного раза в месяц, отчет аптеки по форме № 72-АП.

При этом в случаях проведения в аптеке инвентаризации на дату, не совпадающую со сроками составления отчета, составляется дополнительный отчет.

6.2 В отчет аптеки, кроме указанных в нем таблиц, включаются данные следующих форм:

а) реестр движения денежных средств и инкассации выручки по форме № 70-АП,

б) товарный отчет по форме № 25-АП,

в) оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей, других организаций и лиц по форме № 23-АП,

г) реестр выписанных покупателем счетов-фактур по отпущенным из аптеки товарам по форме № 18-АП с приложением счетов-фактур,

д) отчет о движении основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов по форме № 56-АП,

е) оборотные ведомости на лекарственное растительное сырье и прочие материальные ценности.

Кроме того, в конце отчета приводится перечень всех оправдательных кассовых и других документов, прилагаемых к отчету, на отпущенные покупателям товары, указанные в реестре по форме № 18-АП и товарные отчеты мелкорозничных учреждений по форме № 24-АП.

6.3. Прилагаемые к отчету аптеки и возвращенные документы централизованной бухгалтерией отмечаются в конце отчета.

Проверка отчета аптеки и приложенных к нему документов производится работником централизованной бухгалтерии в присутствии заведующего аптекой или его заместителя.

В исключительных случаях по распоряжению вышестоящей организации допускается пересылка отчета аптеки в централизованную бухгалтерию.

Представленный отчет аптеки тщательно проверяется в централизованной бухгалтерии по приложенным к нему документам, а работником учетно-контрольной группы (сектора) — по записям в книгах и по документам, имеющимся в аптеке (кассовые книги, выписки субрасчетного (текущего) счета, копии приходных и расходных документов, счета и др.).

Исправления отчетных данных вносятся в оба экземпляра поступившего отчета, о чем в конце его делается отметка работниками централизованной бухгалтерии.

В конце отчета аптеки лицо, проверявшее его, указывает необходимые замечания и предложения.

Один экземпляр отчета аптеки, проверенный и утвержденный руководителем вышестоящей организации, возвращается аптеке.

VII. Хранение документов

7.1. Хранение документов осуществляется в точном соответствии с приказом Минздрава СССР от 30 мая 1974 г. № 493 «Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения».

7.2. По истечении установленных Минздравом СССР сроков хранения документы временного хранения уничтожаются с составлением соответствующего акта, который утверждается вышестоящей организацией, а документы постоянного хранения передаются в Государственный или ведомственный архив, о чем составляется акт.

Утратил силу - приказ Минздрава СССР от 08.01.1988 № 14.

---