Письмо Росархива от 12.09.2014 № 4/1722-А

«О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2015 г. и их отчетности за 2014 г.»

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПИСЬМО от 12 сентября 2014 г. № 4/1722-А

О ПЛАНИРОВАНИИ РАБОТЫ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

При планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2015 г. Федеральное архивное агентство считает необходимым руководствоваться действующими документами стратегического планирования, касающимися сферы культуры и архивного дела, в том числе Указом Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики», Государственной программой Российской Федерации «Развитие культуры и туризма» на 2013 — 2020 годы, проектом Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года, а также принятыми в установленном порядке планами мероприятий («дорожными картами») по повышению эффективности архивного дела.

При этом полагаем целесообразным при формировании планов работы на 2015 г. предусмотреть в них мероприятия, обеспечивающие:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

соблюдение нормативных режимов хранения документов, прежде всего противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического;

обеспечение нормативных требований по организации хранения и учету документов, в том числе организации выдачи документов из хранилищ;

по мере возможности увеличение объемов работ по реставрации и страховому копированию уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, изготовлению цифровых копий фонда пользования;

соблюдение сроков цикличной проверки наличия и состояния документов; незамедлительное информирование территориальных органов Минкультуры России, Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела обо всех случаях необнаружения документов (предположительно по причине хищения);

оперативное представление материалов о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);

продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и региональных реестров;

в сфере комплектования:

организацию внедрения в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях после вступления в силу приказа Минкультуры России;

продолжение работы по внедрению «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.09.2011), с учетом изменений, которые предполагается внести в Правительство Российской Федерации до конца 2014 г. (после принятия соответствующего постановления Правительства Российской Федерации);

продолжение работы по приему на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивах органов и организаций — источников комплектования сверх установленного срока;

осуществление комплекса работ по обеспечению сохранности и приему на постоянное и временное хранение архивных документов ликвидированных органов и организаций;

в сфере использования архивных документов:

участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению юбилейных мероприятий, посвященных 70-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941 — 1945 гг. и окончанию Второй мировой войны в 1945 г., 100-летию Первой мировой войны, а также комплекса мер по восстановлению исторической справедливости, политическому, социальному и духовному возрождению армянского, болгарского, греческого, крымско-татарского и немецкого народов, подвергшихся незаконной депортации и политическим репрессиям по национальному и иным признакам;

участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011 — 2015 годы» и соответствующую подпрограмму Росархива; подготовку предложений к проекту государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016 — 2020 годы»;

участие в реализации соглашения между Росархивом и Россотрудничеством; мероприятий, предусмотренных планами (программами) совместных действий с архивистами Белоруссии, Франции, Монголии и Китая;

организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2011 — 2015 годы, планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;

участие в подготовке Плана деятельности МВК на 2016 — 2020 годы (только федеральные архивы);

пополнение Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов и Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу; внедрение Межархивной автоматизированной системы регистрации, учета и контроля за исполнением запросов (только федеральные архивы);

расширение доступа к документам Архивного фонда Российской Федерации через сеть Интернет путем размещения на сайтах архивов электронных описей и образов документов;

подготовку сборников документов: «Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (1941 — 1945)», т. 5 (серия «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР. 1900 — 1963») (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ, филиал РГАНТД в г. Самаре); «Российско-китайские культурные связи в 1949 — 1960 гг.» (РГАЛИ, ГАРФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД); «Советская модель экономики: взаимоотношения союзного центра с прибалтийскими республиками. Т. 3. Март 1965 — 1968 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ), других документальных сборников по планам публикационной деятельности федеральных архивов;

подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов (по специальному плану), подготовку выставок: «По пути преодоления последствий войны: от конфронтации к примирению. Документы из архивов России и Германии» (2015 г., Москва, Берлин; ГАРФ, РГВА, РГАСПИ, РГАКФД, РГАНИ, РГАЭ, РГАЛИ); «Народы Крыма в истории России» (2015 — 2016 гг., Симферополь, Севастополь, Москва; федеральные архивы, Совет Министров Республики Крым, Правительство г. Севастополя); «Манчжурская операция советских войск 1945 г. К 70-летию окончания Второй мировой войны» (2015 г., КНР; РГАСПИ, РГАКФД, РГВА, Государственная архивная служба КНР);

увеличение доли архивных документов и информационно-поисковых систем к ним, переведенных в электронный формат и доступных в режиме удаленного доступа;

содействие в реализации интернет-проектов и сборников документов и выставок, подготовка которых будет осуществляться в рамках ФЦП «Культура России (2012 — 2018 годы)» и/или с привлечением других источников финансирования (только федеральные архивы);

продолжение работы по организации деятельности Справочно-информационного центра федеральных архивов (РГАНТД, федеральные архивы, расположенные в г. Москве);

участие в реализации Указа Президента Российской Федерации от 06.08.2014 № 551 «О внесении изменений в Положение о порядке рассмотрения вопросов гражданства Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 14 ноября 2002 г. № 1325»;

приведение нормативно-методических документов архивных учреждений в соответствие с «Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах», утвержденным Приказом Минкультуры России от 03.06.2013 № 635 и зарегистрированным в Минюсте России 14.11.2013, регистрационный № 30386 (http://archives.ru/documents/order-use-archival-documents-russian-federation.shtml);

возобновление практики направления в Научную библиотеку ГАРФ одного экземпляра всех видов печатной продукции архивных учреждений (сборники документов, справочники, каталоги выставок, материалы конференций и т.д.);

участие в реализации планов мероприятий Российского исторического общества и Российского военно-исторического общества;

в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

выполнение Приказа Росархива от 26.03.2013 № 22 «О мерах по реализации Плана мероприятий („дорожной карты“) „Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела“, обратив особое внимание на пп. 2, 3 и 6.3 (http://archives.ru/documents/prik22_13.shtml);»

внедрение и расширение применения в деятельности архивных учреждений принципов открытости;

соблюдение общих требований к формированию, ведению и утверждению перечней государственных (муниципальных) услуг и работ в области архивного дела, оказываемых и выполняемых государственными учреждениями субъектов Российской Федерации (муниципальными учреждениями) в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.02.2014 № 151 (http://archives.ru/documents/order_gov151_2014.shtml);

продолжение оказания организационно-методической помощи архивным учреждениям Республики Крым и города федерального значения Севастополя в их адаптации к новым условиям деятельности;

мониторинг потребностей архивов всех уровней в научно-методическом обеспечении основных направлений деятельности с целью представления заявок на проведение научно-исследовательских работ;

развитие кадрового потенциала архивов, создание действенных механизмов оценки работы архивистов и соответствия уровня оплаты труда его качеству;

участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве <1>;

участие в организации и проведении заседаний совместной Российско-Китайской рабочей группы по сотрудничеству в области архивов (КНР, РГАЛИ, РГАСПИ, РГИА ДВ, ВНИИДАД, Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области), Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Монголия, РГАСПИ, РГВА, Управление по делам архивов Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области), встречи российских и армянских архивистов «Архивное дело России и Армении на современном этапе» (Россия, федеральные архивы, ВНИИДАД), а также участие во встрече архивистов России и Белоруссии (Белоруссия, федеральные архивы, ВНИИДАД, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики) <1>;

участие в XVI Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (второе полугодие, ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики) <2>;

участие в XXII международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, четвертый квартал);

участие в научно-практической конференции «Информационные технологии в архивном деле» на базе Государственного архива Пермского края (г. Пермь, второй квартал);

участие в отраслевом конкурсе профессионального мастерства «Лучший архивист России-2015/16»;

участие в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2012 — 2014 гг.;

продолжение работы по созданию и развитию архивных сайтов, регулярное предоставление информации для размещения на портале «Архивы России».

---

<1> Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

<2> Точное место проведения будет сообщено дополнительно.

При планировании деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов просим предусмотреть выдвижение на отраслевой конкурс научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2012 — 2014 гг., а также обсуждение и выдвижение претендентов для участия в третьем туре отраслевого конкурса профессионального мастерства «Лучший архивист России-2015/16».

Напоминаем, что в Росархив представляются:

планово-отчетные документы в сроки, определенные Приказом Росархива от 12.10.2006 № 59 (http://www.rusarchives.ru/news/prik59_06.shtml), при этом план работы федерального архива представляется с приложением к нему расчетной части;

статистические отчеты по формам № 1 (раздельно по государственным и муниципальным архивам) и № 4 (направляются в электронном виде посредством электронного сервиса на сайте Росархива); отчет по форме 1-к (направляется на бумажном носителе и в электронном виде посредством электронного сервиса на сайте Росархива) — в сроки, определенные Приказом Росархива от 08.04.2014 № 32 (http://archives.ru/documents/prik32_2014.shtml), с учетом внесенных изменений в раздел 3 «Образовательный уровень руководителей и специалистов, состоящих в списочном составе»;

копия формы государственного статистического наблюдения «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала» (форма № ЗП-культура) — в сроки, установленные Приказом Росстата от 30.10.2012 № 574; в случае отсутствия данной статистической формы в отчетности — информация о средней заработной плате работников государственных архивов;

по одному экземпляру вышедших из печати за отчетный период сборников документов и справочно-информационных изданий, а также их библиографические описания и аннотации;

планы работы НМС архивных учреждений федеральных округов — к 1 декабря т.г., отчеты о работе НМС в 2014 г. — к 15 января 2015 г.;

заявочные карты на разработку научных тем в 2015 г. — в сроки, установленные Приказом Росархива от 22.08.2011 № 64 (http://archives.ru/documents/prik64_2011.shtml).

Для сведения просим представить данные о заявках на получение грантов российских и международных фондов и информацию о полученных грантах по установленной форме (название архива, название проекта, тип проекта (исследовательский, издательский, научные мероприятия, создание информационных ресурсов, материально-техническое обеспечение), грантодатель, исполнители, соисполнители, годы осуществления проекта, запрашиваемая (полученная) сумма, наименование и характер создаваемого продукта (справочно-информационное издание, база данных, электронный ресурс в сети Интернет и т.п.), владелец продукта, виды и условия использования продукта (только федеральные архивы)).

В связи с размещением Центрального фондового каталога в сети Интернет представить в срок до 1 февраля 2015 г. копии массивов данных в формате БД «Фондовый каталог». Копии передаются в Росархив путем загрузки на ftp-сервер.

В годовых отчетах об основной деятельности архивных учреждений просим по возможности более подробно отразить:

работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;

участие в реализации региональных программ развития культуры и/или архивного дела, информатизации;

изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;

работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения.

Обращаем внимание, что прием заявок на участие в реализации мероприятий ФЦП «Культура России (2012 — 2018 годы)» в 2015 г. будет осуществляться до 1 октября т.г. в порядке, установленном Приказом Росархива от 30.03.2012 № 23 (http://archives.ru/documents/prik23_12.shtml), в электронном виде с помощью размещенного на сайте Росархива сервиса.

Просим также направить в Росархив предложения к «Плану командировок Федерального архивного агентства и подведомственных федеральных архивных учреждений на 2015 год» — до 1 ноября т.г. (только федеральные архивные учреждения); информацию о расходах регионального бюджета на содержание государственных архивов, утвержденных на 2015 г., с разбивкой по статьям экономической классификации — до 1 марта 2015 г.

---