Приказ Росархива от 23.10.2000 № 64

«Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах»

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

ПРИКАЗ

от 23 октября 2000 г. № 64

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОГО ПОРЯДКА АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ХРАНЯЩИХСЯ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ

В настоящее время государственные и муниципальные архивы, органы управления архивным делом, располагающие компьютерной техникой, активно используют информационные технологии в целях автоматизированной поддержки учета архивных документов. Широко внедряется программный комплекс «Архивный фонд», ставший общеотраслевой технологией учета. В ряде органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации программный комплекс «Фондовый каталог» применяется для работы с данными как государственных, так и муниципальных архивов. В Росархиве действует первая версия программного обеспечения для ведения автоматизированного ЦФК. В соответствии с письмами Росархива № 2719-К от 04.09.98 и № 2766-К от 07.09.99 государственные и муниципальные архивы передали в Росархив информационные массивы, введенные или конвертированные в БД «Архивный фонд». Массивы передали 12 федеральных архивов, 59 государственных и 142 муниципальных архива субъектов Российской Федерации. В БД экспериментальной версии автоматизированного ЦФК сосредоточены данные о 132 тыс. фондов. В архивной отрасли сложились условия для начала поэтапного внедрения системы автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ. В целях проведения первого экспериментального этапа по внедрению и ведению системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.

2. Отделу организации научно — исследовательской работы и внедрения автоматизированных архивных технологий (И.Н. Киселев):

2.1. Совместно с отделом обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Т.Е. Шабанова) организовать внедрение Временного порядка в федеральных архивах.

2.2. Совместно с Центром информационных технологий (С.В. Салтыков) оказывать государственным и муниципальным архивам консультационно — методическую помощь в работе с ПК «Архивный фонд» и «Фондовый каталог».

3. Органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации организовать внедрение Временного порядка в государственных и муниципальных архивах.

4. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителей Руководителя Росархива В.А. Еремченко и В.П. Тарасова.

Руководитель В. П. Козлов

Приложение к Приказу Росархива от 23 октября 2000 г. № 64

ВРЕМЕННЫЙ ПОРЯДОК АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ХРАНЯЩИХСЯ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ

Настоящий Временный порядок разработан в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации», Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В нем определяются основные принципы и требования к ведению в автоматизированном режиме государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Временный порядок вводится с целью отработки и дальнейшего нормативного закрепления методов, процедур и средств автоматизированного ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.

1.2. Временный порядок соответствует принципам и положениям Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, системе государственного учета, закрепленной в Регламенте, учитывает практический опыт передачи учетных сведений в электронном формате государственными и муниципальными архивами в органы управления архивным делом, а также основывается на следующих принципах:

• преемственность традиционной и автоматизированной систем учета документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с п. п. 1.8 и 2.3 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и п. 3 Приказа Росархива № 11 от 11.03.97;
• унификация методического и программного обеспечения автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на основе программных комплексов, рекомендуемых Росархивом.

1.3. Настоящий Временный порядок, доработанный с учетом опыта, накопленного в течение его действия, станет основой для дополнения к Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в части ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме.

2. Основные требования

2.1. Федеральная архивная служба России предоставляет всем государственным архивам и их филиалам, муниципальным архивам, органам управления архивным делом субъектов Федерации программное обеспечение для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме.

2.2. В целях осуществления автоматизированного государственного учета в государственных и муниципальных архивах используется программный комплекс «Архивный фонд», в органах управления архивным делом — программный комплекс «Фондовый каталог», в Росархиве — программный комплекс «Автоматизированный ЦФК». Все последующие версии перечисленных программ обеспечивают их функциональную преемственность и полную конвертацию накопленных массивов данных в новые версии.

2.3. Государственные архивы и их филиалы, муниципальные архивы постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД «Архивный фонд», необходимых для ведения государственного учета.

2.4. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД «Фондовый каталог», необходимых для ведения государственного учета.

2.5. Федеральная архивная служба России постоянно осуществляет пополнение и обновление сведений БД «Автоматизированный ЦФК», необходимых для ведения государственного учета.

2.6 Обязательному заполнению подлежат следующие поля БД «Архивный фонд»:

• в режиме Архивист: поля экранов 1 — 3 раздела ФОНД, поля раздела ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ, поля раздела ФОНДОВЫЕ ВКЛЮЧЕНИЯ, поля раздела НЕЗАДОКУМЕНТИРОВАННЫЕ ПЕРИОДЫ, поля раздела ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ;
• в режиме Администратор: поля раздела ПАСПОРТ АРХИВА.

2.7. Федеральные архивы, ведущие БД «Архивный фонд», ежегодно передают в Росархив копию БД по состоянию на 01.01 текущего года вместе с годовым отчетом за прошедший год.

2.8. Государственные архивы объектов Российской Федерации и их филиалы, муниципальные архивы, ведущие БД «Архивный фонд»:

2.8.1. Ежегодно передают в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации в сроки, определяемые органом управления, копию БД «Архивный фонд» по состоянию на 01.01 текущего года.

2.8.2. Передают в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, не ведущий БД «Фондовый каталог», карточки фондов и сведения об изменении в составе и объеме фондов, как это предусмотрено Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.9 Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, ведущие БД «Фондовый каталог»:

2.9.1. Включают в БД «Фондовый каталог» переданные им архивами копии БД «Архивный Фонд».

2.9.2. Осуществляют контроль полноты и достоверности данных в переданных им копиях БД «Архивный фонд».

2.9.3. Ежегодно передают в Росархив копию БД «Фондовый каталог» по состоянию на 01.01 текущего года вместе с годовыми отчетами за прошедший год.

2.9.4. Могут освобождать архивы, заполнившие поля БД «Архивный фонд» в соответствии с п. 2.6 настоящего Временного порядка на все фонды, от передачи в орган управления карточек фондов и сведений об изменении в составе и объеме фондов.

2.9.5. Передают в Росархив экземпляры карточек фондов и сведения об изменении в составе и объеме фондов только по архивам, не ведущим БД «Архивный фонд» или не заполнившим поля БД «Архивный фонд» в соответствии с п. 2.6 настоящего Временного порядка на все фонды.

2.9.6. Используют БД «Фондовый каталог» для составления сводных паспортов, предусмотренных Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации <*>, для получения и анализа иных сведений о составе и содержании документов.

---

<*> Для составления сводных паспортов рекомендуется в органе управления архивным делом субъекта Российской Федерации вводить в БД «Архивный фонд» паспорта тех архивов, которые не ведут БД «Архивный фонд», и включать их в БД «Фондовый каталог».

2.10 Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, не ведущие БД «Фондовый каталог»:

2.10.1. Ежегодно передают в Росархив копии БД «Архивный фонд» по состоянию на 01.01 текущего года, переданные им государственными архивами и их филиалами, муниципальными архивами, вместе с годовыми отчетами за прошедший год.

2.10.2. Производят учет объема данных (в количестве записей), введенных в БД «Архивный фонд» в разделы ФОНД и ОПИСЬ, по каждому государственному архиву и его филиалу, муниципальному архиву.

2.11. Государственные архивы, их филиалы и муниципальные архивы, ведущие автоматизированный учет и не использующие «Архивный фонд», ежегодно конвертируют учетные данные в составе реквизитов, перечисленных в п. 2.6 настоящего Временного порядка, в формат соответствующих полей БД «Архивный фонд» и передают массив конвертированных данных по состоянию на 01.01 текущего года в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации для формирования БД «Фондовый каталог» и последующей передачи в Росархив массивов данных в соответствии с п. п. 2.9 и 2.10 настоящего Временного порядка.

2.12 Федеральная архивная служба России:

2.12.1. Включает копии БД «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», переданные из федеральных архивов и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, в БД «Автоматизированный ЦФК».

2.12.2. Осуществляет контроль полноты и достоверности показателей в переданных им копиях БД «Архивный фонд» федеральных архивов.

2.12.3. Использует сведения БД «Автоматизированный ЦФК» для анализа и составления сводных учетных данных по документам Архивного фонда Российской Федерации, хранящимся в государственных и муниципальных архивах.

2.12.4. Может освобождать федеральные архивы, заполнившие поля БД «Архивный фонд» в соответствии с п. 2.6 настоящего Временного порядка на все фонды, от передачи в Росархив карточек фондов и сведений об изменении в составе и объеме фондов.

2.13. Архивы, органы управления архивным делом обеспечивают сохранность, защиту от искажений и несанкционированного доступа БД «Архивный фонд», Фондовый каталог», «Автоматизированный ЦФК».

---