Приказ Росархива от 03.09.1998 № 58

(ред. от 12.10.2006)

«Об уточнении отдельных форм Системы планово-отчетной документации архивных учреждений и сроков их представления»

(вместе с <письмом> Росархива от 04.09.1998 № 2/718-К)

ПРИКАЗ

В соответствии с решением коллегии Росархива от 26 августа 1998 г. «О предложениях архивных органов субъектов Российской Федерации по уточнению Системы планово-отчетной документации архивных учреждений и проекте указаний Росархива о планировании работы архивных учреждений на 1999 год и отчетности за 1998 год» приказываю:

1. Внести уточнения в отдельные формы Системы планово-отчетной документации учреждений системы Федеральной архивной службы России, утвержденной Приказом Роскомархива от 21.11.91 № 146, с учетом обоснований, данных в записке управления организационной, правовой и кадровой работы Росархива «О предложениях по уточнению Системы планово-отчетной документации архивных учреждений» (Приложение 1).

«Показателей „Основных направлений развития архивного дела в Российской Федерации на 19__ год“ (Приложение 2); (Приложение 2 утратило силу. - Приказ Росархива от 12.10.2006 № 59)»

«Показателей выполнения „Основных направлений развития архивного дела за 19__ год“ (Приложение 3); (Приложение 3 утратило силу. - Приказ Росархива от 12.10.2006 № 59)»

«Сведений о сети архивных учреждений субъекта Российской Федерации» (Приложение 4).

3. Утратил силу. - Приказ Росархива от 11.09.2001 № 71.

4. Направить архивным органам субъектов Российской Федерации и федеральным архивным учреждениям указания о планировании работы архивных учреждений на 1999 год и отчетности за 1998 год (Приложение 5).

Установить, что в дальнейшем указания по планированию и отчетности должны направляться Росархивом ежегодно не позднее 15 сентября.

5. Управлению организационной, правовой и кадровой работы (Пономарева В.И.) совместно с Управлением комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства (Мещерина Т.А), отделом обеспечения сохранности и государственного учета (Шабанова Т.Е.), другими структурными подразделениями Росархива:

5.1. С учетом предложений архивных органов субъектов Российской Федерации и федеральных архивных учреждений продолжить работу по совершенствованию планирования и отчетности архивных учреждений; конкретные мероприятия, направленные на переработку Системы планово-отчетной документации, определять в планах своей работы и предложениях к плану основных мероприятий Росархива.

5.2. Направить соответствующим архивным органам субъектов Российской Федерации и федеральным архивным учреждениям ответы на конкретные вопросы по формам планово-отчетной документации.

6. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на Первого заместителя Руководителя Росархива Тюнеева В.А.

7. Приказы Росархива от 21.11.91 № 146, от 07.09.92 № 181 в части утверждения статистических форм № 1 и 4; формы «Показатели „Основных направлений развития архивного дела в Российской Федерации на ____ год“ считать утратившими силу.»

Управление организационной, правовой и кадровой работы совместно с другими подразделениями Росархива проанализировало поступившие в соответствии с указаниями Росархива от 20.10.97 № 1/752-К «О планировании работы архивных учреждений на 1998 год и отчетности за 1997 год» предложения архивных органов субъектов Российской Федерации и федеральных архивных учреждений по совершенствованию Системы планово-отчетной документации учреждений системы Федеральной архивной службы России, утвержденной Приказом Роскомархива от 21.11.91 № 146, дополненной и уточненной Приказами Росархива от 07.09.92 № 181, от 05.08.93 № 67, от 11.03.94 № 21, от 11.03.97 № 11.

Поступившие в Росархив предложения направлены на повышение роли Системы планово-отчетной документации в совершенствовании деятельности архивных учреждений, их функционирования как единой самостоятельной отрасли.

С этой целью предлагается:

уточнить схему плана и отчета государственного архива и отдельные показатели его работы, расширить рекомендации по составлению пояснительной записки к ним (РГВА, РГВИ, Нижегородская, Новосибирская, Смоленская области и др.);

дать разъяснения по некоторым плановым и отчетным показателям, единицам их измерения (Смоленская, Новгородская, Новосибирская области и др.);

упростить расчетную часть к планам и отчетам государственных архивов (Владимирская область);

внести уточнения в формы статистической отчетности, в первую очередь в форму № 1 «Показатели выполнения „Основных направлений развития архивного дела за 19__ год“:»

уточнить:

показатель «Согласование описей документов по личному составу ЭПК» (Смоленская область);

показатель «Выдача дел исследователям» (РГВИА);

показатель «Улучшение физического состояния дел» (РГВА, Нижегородская, Смоленская области).

В связи с проводимой архивными учреждениями работой по внедрению Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации высказан ряд замечаний и предложений по заполнению предусмотренных Регламентом форм учета документов, а также Инструкции о порядке заполнения паспорта архива, введенной в действие Приказом Росархива № 61 от 17.11.97.

Предлагается, в частности, в паспорте архива:

• выделить из общего количества фондов и дел количество дореволюционных фондов и дел (Ставропольский край);
• раздел 1, гр. 3 дополнить «книги учета и описания» (Костромская область);
• подраздел 3.1 дополнить «картотеки» (Костромская область).

В сведениях о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования государственных, районных, городских архивов:

определить порядок представления сведений о количестве негосударственных организаций — строки 102, 104, 106 (Ставропольский край);

разъяснить порядок отнесения организаций муниципальной собственности к соответствующим строкам (Ставропольский край);

в разделе 2, строки 202, 204, 206, сведения о государственной и негосударственной частях Архивного фонда Российской Федерации указать раздельно (Костромская область).

Наибольшее число поступивших предложений касается уточнения сроков представления планово-отчетной документации. Многие из них носят противоречивый характер.

Так, вместо установленного срока представления в Росархив «Основных направлений развития архивного дела в субъектах Российской Федерации на год» до 5 января Нижегородская область предлагает представлять их в ноябре, Тверская область — к 25 декабря, Тамбовская область (ЦДНИ) — к 20 января, Удмуртская Республика — к 15 февраля.

Значительно разнятся и предложения по срокам представления в Росархив отчета о выполнении «Основных направлений развития архивного дела за год». Вместо установленного срока к 20 января Тамбовская область (ЦДНИ) предлагает 5 января, Астраханская и Курская области — 25 января, Удмуртская Республика, Ставропольский край, Костромская, Нижегородская, Новосибирская, Смоленская, Тамбовская, Тверская области — 1 февраля, Приморский край, Камчатская область — 10 февраля, Владимирская область (с учетом предложений органов местного самоуправления) — 15 февраля, Тамбовская область (Уваровский район) — 20 февраля.

Разноречивы и предложения Владимирской, Курской, Новосибирской областей по срокам представления информации о выполнении основных направлений развития архивного дела в субъекте Российской Федерации за первое полугодие (установленный срок — 10 июля). Астраханская область предлагает вообще отказаться от представления этого отчета в Росархив. При этом не учитывается, в частности, то, что данные полугодовых отчетов используются Росархивом не только для контроля за деятельностью архивных учреждений, но и для информирования президентских и правительственных структур о ходе реализации подпрограммы «Развитие архивного дела» Президентской федеральной целевой программы «Сохранение и развитие культуры и искусства (1997 — 1999 гг.)», обоснования необходимости принятия правительственных решений по вопросам деятельности архивных учреждений. Без этой отчетности, учитывая резко сократившиеся по известным причинам командировки работников Росархива в регионы, трудно будет разрабатывать и указания по планированию и отчетности.

Поступили предложения установить конкретный срок направления Росархивом указаний по планированию и отчетности — к 1 ноября (Ростовская область) — или направлять указания раздельно: по планированию — к 1 сентября, по отчетам — к 1 октября (Костромская область).

В некоторых случаях предлагается дать разъяснение по, казалось бы, очевидным вопросам, ответы на которые можно найти, внимательно изучив ту или иную форму планово-отчетной документации или обратившись к действующим нормативно-методическим документам.

В целом предложения архивных органов субъектов Российской Федерации и федеральных архивных учреждений по вопросам совершенствования Системы планово-отчетной документации заслуживают самого пристального внимания, многие должны быть учтены Росархивом.

По мнению Управления организационной, правовой и кадровой работы, их реализацию следует вести поэтапно.

В настоящее время можно принять решение об уточнении отдельных форм Системы планово-отчетной документации, сроков их представления, а также подготовке управлениями и отделами Росархива и направлении на места разъяснений по конкретным вопросам архивных органов.

Предлагается:

установить срок подготовки указаний Росархива по планированию работы архивных учреждений на год и отчетности за год до 15 сентября: сохранить сроки представления планов работы федеральных архивных учреждений — 1 декабря, основных направлений развития архивного дела в субъектах Российской Федерации — 5 января; срок представления отчетов о выполнении планов работы федеральных архивных учреждений и основных направлений развития архивного дела в субъектах Российской Федерации за год установить 25 января, информации за первое полугодие — 15 июля;

в форме «Показатели „Основных направлений развития архивного дела в Российской Федерации на 19__ год“ уточнить единицы измерения показателя „реставрация“ — тыс. ед. хр. — числитель, тыс. листов — знаменатель; дополнить п. п. 2 и 3 строкой „видеозаписи“ (в тыс. ед. хр.); изменить набор и систематизацию показателей в п. 3 „Создание информационно-поисковых систем“: вместо показателя „создание информационно-поисковых систем“ включить п. 3.1 „описание, усовершенствование, переработка“ (тыс. ед. хр., тыс. ед. уч.); п. 3.2 „каталогизация“ (тыс. ед. хр., тыс. ед. уч.); ввести п. 3.3 „ведение баз данных, в т.ч. учетных БД и тематических БД (Мб)“;»

форму № 1 «Показатели выполнения основных направлений развития архивного дела за год» дополнить примечанием к разделу 1, строка 101, гр. 7 «Создан фонд пользования» (тыс. ед. хр.), «Количество кадров» — для проведения анализа эффективности работы по созданию страхового фонда архивных документов; разделы 2 и 3 дополнить строками 204, 304 — «видеозаписи» (тыс. ед. хр.); в разделе 3 (показатели создания информационно-поисковых сметем) вместо графы «Информация о документах, включенных в базы данных» ввести графу «Ведение баз данных: учетных и тематических (Мб)» в связи с внедрением ПК «Архивный фонд» и уточнением единиц измерения; в разделе 4, строка 401: изменить редакцию гр. 1 «Предоставление документной информации заинтересованным организациям (по инициативе архива)» на «Подготовка информационных материалов» — так как в настоящее время архивные учреждения готовят информационные материалы преимущественно по согласованной тематике; ввести: гр. 11 «Выдача исследователям в читальном зале фонда пользования» (ед. хр.), гр. 12 «Изготовлено копий документов (кадров, листов) для потребителей информации всех категорий» — один из основных показателей информационного обслуживания пользователей; гр. 13, 14 — сведения об издании сборников документов — для количественного учета подготовленных изданий и их объема;

форму № 4 «Сведения о сети архивных учреждений субъекта Российской Федерации» дополнить строками 126 — 132 об архивных учреждениях муниципальных образований.

Вместе с тем должна быть продолжена работа по анализу Системы планово-отчетной документации на основе поступающих в Росархив материалов, внедрения Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, а также разработки новых основных правил работы государственных архивов и правил работы ведомственных архивов (архивов организаций).

С учетом мнения Комитета по управлению архивным делом Ростовской области полагаем, что углубленный анализ планирования и отчетности в архивных учреждениях позволит выработать предложения по улучшению организации работы архивных учреждений, определить оптимальный объем планово-отчетной документации, необходимый Росархиву и архивным органам субъектов Российской Федерации для принятия управленческих решений.

ПОКАЗАТЕЛИ выполнения Основных направлений развития архивного дела в _____________________________________________________ (работы государственного архива, центра документации, районного, городского архива) за 19__ год

Кому представляется ________________ Статистическая отчетность (наименование

____________________________________ Форма № 4 и адрес получателя)

Кем представляется _________________  Утверждена
                     (наименование    Приказом Росархива
____________________________________  от 3 сентября 1998 г. N 58
и адрес отчитывающейся организации)   Почтовая - годовая

Представляют органы управления архивным делом субъектов РФ

Виды архивных учреждений	Код строки	Количество архивных учреждений
А	Б	1
Органы управления архивным делом республик	101
Органы управления архивным делом краев	102
Органы управления архивным делом областей	103
Органы управления архивным делом г.г. Москвы и Санкт-Петербурга	104
Органы управления архивным делом автономных областей, автономных округов	105
Федеральные государственные архивы, центры хранения документации	106
Филиалы федеральных государственных архивов	107
Государственные архивы, центры документации республик	108
Филиалы государственных архивов республик	109
Государственные архивы, центры документации краев	110
Филиалы государственных архивов краев	111
Государственные архивы, центры документации областей	112
Филиалы государственных архивов областей	113
Государственные архивы, центры документации г.г. Москвы и Санкт-Петербурга	114
Филиалы государственных архивов г.г. Москвы и Санкт-Петербурга	115
Государственные архивы автономных областей	116
Государственные архивы автономных округов	117
Государственные архивы документов по личному составу республик	118
Государственные архивы документов по личному составу краев	119
Государственные архивы документов по личному составу областей	120
Государственные архивы документов по личному составу автономных областей, автономных округов	121
Государственные архивы районов, городов	122
в т.ч.:
- выполняют функции органа управления архивным делом	123
- хранят документы по личному составу	124
Лаборатория по обеспечению сохранности	125
Органы управления архивным делом муниципальных образований	126
из них:
- выполняют функции муниципальных архивов	127
- выполняют функции муниципальных архивов, в т.ч. хранят документы по личному составу	128
Муниципальные архивы	129
в т.ч.:
- выполняют функции органов управления	130
- хранят документы по личному составу	131
Муниципальные архивы документов по личному составу	132

В строках 118 - 124 - указываются только архивы, которые входят в систему органа управления архивным делом субъектов Российской Федерации. Ведомственные и межведомственные архивы документов по личному составу не учитываются.

В примечании к стр. 122 следует указать наименование государственных архивов районов и городов, финансируемых из бюджета субъекта Российской Федерации.

Справочно необходимо указать наименование административно-территориальных образований, где не созданы архивные учреждения.

Руководитель архивного органа

«__» августа 1998 г.

Ф.И.О., телефон исполнителя

Коллегия Росархива, рассмотрев с учетом итогов деятельности архивных учреждений в первом полугодии 1998 г. вопрос о планировании их работы на 1999 год и отчетности за 1998 год, отметила, что в условиях реализации утвержденной Правительством Российской Федерации Программы экономии государственных расходов положение государственных архивов, особенно федерального уровня, еще более осложнилось.

Сокращение бюджетных ассигнований на текущее содержание архивных учреждений, снижение и без того ограниченных возможностей привлечения на эти цели внебюджетных средств привело к большой кредиторской задолженности архивов, следствием которой стали факты снятия охраны архивных зданий, отключения их электротепловодоснабжения, парализующие основную деятельность коллективов по обеспечению сохранности, комплектованию и использованию архивных фондов. Вынужденными стали меры по реструктуризации сети и структуры архивных учреждений, сокращению их штатной численности и фонда оплаты труда, переводу работников на неполную рабочую неделю, предоставление отпусков без сохранения содержания. Участились случаи длительных задержек выплаты заработной платы архивистам.

Все это повлекло за собой корректировку основных направлений развития архивного дела на 1998 г., сроков реализации мероприятий подпрограммы «Развитие архивного дела» Федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства (1997 — 1999 гг.)». Плановые задания архивными учреждениями Российской Федерации в целом выполняются. Вместе с тем число архивных учреждений, не справляющихся с ними, растет.

В соответствии с решением коллегии Росархива при планировании работы архивных учреждений следует исходить из режима строжайшей экономии бюджетных средств, необходимости максимального сокращения непервоочередных расходов. Принимая во внимание региональные и местные особенности, необходимо сосредоточить усилия на обеспечении режима хранения архивных документов; исполнении социально-правовых запросов граждан; контроле за состоянием архивов государственных учреждений, организаций и предприятий, негосударственных структур, работе по учету и описанию документов, отбору их на постоянное хранение; всемерном изыскании внебюджетных источников за счет максимально полного использования возможностей расширения платных услуг и договорных работ; преимущественном направлении дополнительных источников финансирования на обеспечение жизнедеятельности архивов, постоянной и целенаправленной работы с организациями топливно-энергетического комплекса по снижению тарифов на электротепловодоснабжение.

При планировании деятельности архивных учреждений рекомендуем предусмотреть:

предоставление в установленном порядке в законодательные органы проектов законов (положений) об архивном фонде и архивах, где они не приняты;

анализ состояния государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и представление соответствующих материалов в Росархив к 1 мая для обобщения (письмо Росархива об организации этой работы будет направлено в январе 1999 г.);

продолжение работы по введению данных в программный комплекс «Архивный фонд»;

участие во Всероссийском заочном семинаре по проблемам обеспечения сохранности документов (письмо Росархива от 29.06.98 № 5/550-Тр);

комплекс мероприятий по совершенствованию ведомственного хранения, учета, отбора и передачи на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на ведомственном хранении, в том числе аудиовизуальной документации;

внедрение в практику работы Рекомендаций совещания о совершенствовании документационного обеспечения управления и организации ведомственного хранения документов в федеральных органах исполнительной власти (Москва, ноябрь 1998 г.);

участие в разработке «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, с указанием сроков хранения» (для соисполнителей);

информационное обеспечение органов государственной власти по согласованной тематике;

рассекречивание документов, созданных по 1968 г. включительно;

выявление сведений для подготовки поименной Книги Памяти воинов, погибших и пропавших без вести в войне с Финляндией и в период ведения других боевых действий с участием граждан Российской Федерации (РГВА, центры хранения документации субъектов Российской Федерации);

участие в организации и проведении мероприятий, связанных с празднованием юбилейных дат отечественной истории, подготовка которых осуществляется в соответствии с решениями Президента и Правительства Российской Федерации, 200-летия со дня рождения А.С. Пушкина, 150-летия со дня рождения С.Ю. Витте, 275-летия РАН, 300-летия учреждения в России Приказа Рудокопных дел, 200-летия Швейцарских походов А.В. Суворова, а также других знаменательных дат, в т.ч. 300-летия учреждения Андреевского флага, 125-летия со дня рождения В.Э. Мейерхольда, 125-летия со дня рождения Н.К. Рериха, 175-летия открытия Малого театра, и др. при условии финансирования;

участие в информационном обеспечении и подготовке мероприятий, вошедших в Федеральную программу военно-патриотического воспитания граждан Российской Федерации (будет разослана), программы празднования 2000-летия Рождества Христова и встречи третьего тысячелетия (рекомендации по конкретным мероприятиям будут направлены); в подготовке совместно с Политехническим музеем выставки документов «Возвращение на Родину» (зарубежная архивная Россика, поступившая в состав Архивного фонда Российской Федерации);

изучение состояния работы архивных учреждений по исполнению запросов социально-правового характера, поступающих от иностранных граждан, организаций и лиц без гражданства, предоставление итоговой информации в Росархив вместе с полугодовой информацией (вопросник будет направлен в январе 1999 г.);

обсуждение на заседаниях совещательных органов хода реализации договоров о сотрудничестве, в т.ч. международных, обеспечивающих поступление внебюджетных средств, а также полученных грантов отечественных и международных фондов; информацию об итогах обсуждения представить в Росархив;

внедрение в практику работы «Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации»;

реализацию Приказа Росархива от 24.07.98 № 55 «О внесении изменений и дополнений в „Номенклатуру платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями“;»

продолжение работы по подготовке документальных публикаций: «Катынское преступление. Документы и материалы», т. 3 (ГАРФ, РГВА, РЦХИДНИ, ЦХИДК); «Трагедия советской деревни. 1927 — 1939 гг.» (ГАРФ, РГАЭ, РГВА, РЦХИДНИ); «Советско-монгольские культурные и научно-технические связи. 1921 — 1991 гг.» (ГАРФ, РГАЭ, РЦХИДНИ, ЦХСД).

В порядке информации сообщаем, что в 1999 г. планируется:

провести в мае в г. Москве Всероссийскую научно-практическую конференцию по проблеме публикации документов по истории XX века (программа конференции будет направлена в ноябре с.г.);

продолжить работу курсов повышения квалификации во ВНИИДАД, «Архивной школы» историко-архивного института РГГУ;

вопрос о сроках проведения Круглого стола архивов по вопросам правоприменительной практики будет решен в зависимости от прохождения проекта Закона «О внесении изменений и дополнений в Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».

В соответствии с Приказом Росархива от 3 сентября 1998 г. № 58 «Об уточнении отдельных форм Системы планово-отчетной документации архивных учреждений и сроков их представления» планы работы федеральных архивных учреждений на 1999 г. представляются в Росархив к 1 декабря 1998 г., основные направления развития архивного дела в субъектах Российской Федерации — к 5 января; отчеты о выполнении планов работы федеральных архивных учреждений и основных направлений развития архивного дела в субъектах Российской Федерации за 1998 г. — к 25 января, информация о работе в первом полугодии — к 15 июля. Вместе с годовыми отчетами представляются статистические отчеты по форме № 1 (раздельно по государственным и муниципальным архивам).

Планы ЗНМС архивных учреждений представляются к 1 декабря 1998 г., отчеты о их работе — к 25 января, заявочные карты на разработку научных тем в 2000 г. — до 1 июля.

---