Статья 18. Прочие расходы. Необходимо проверить правильность расходования средств на проведение экскурсий, смотров художественной самодеятельности, трудоустройство воспитанников детских домов и школ-интернатов.Письмо Минфина СССР от 26.01.1981 № 11

При проверке расходов на культурно-просветительные мероприятия надо иметь в виду, что оплата расходов по организации концертов, спектаклей и киносеансов за счет бюджетных ассигнований запрещается.

Дотация из бюджета на содержание общежитий предусматривается только в тех случаях, когда расходы по содержанию общежитий не покрываются доходами. Ревизор должен выяснить, полностью ли поступают доходы от эксплуатации общежитий (квартирная плата, плата за коммунальные услуги и др.).

В лечебных учреждениях по этой статье финансируется проведение культурно-просветительных мероприятий среди больных, направление больных на лечение в другие местности, протезирование, патронирование детей до 3 лет.

В республиканских (АССР), краевых, областных больницах, при которых функционируют санитарно-авиационные станции, а также в санитарно-авиационных станциях, функционирующих самостоятельно, по ст. 18 оплачиваются летные часы санитарной авиации, а в психиатрических больницах — расходы по патронированию больных.

При проверке счетов на оплату летных часов санитарной авиации выясняется, действительно ли они были использованы для оказания срочной помощи больным.

В отношении патронирования психически больных проверяется правильность оплаты патронажа в соответствии с инструкцией Минздрава СССР и Минфина СССР от 15 февраля 1961 г. № 04-17 (письмо МФ СССР от 23 февраля 1961 г. № 85).

При ревизии специальных и других внебюджетных средств ревизор должен установить:

правильность образования и расходования специальных средств; не допускается ли образование специальных и внебюджетных средств, не предусмотренных постановлениями правительств союзных республик и Министерством финансов СССР;

наличие утвержденных приходно-расходных смет по каждому виду специальных средств и по каждому учреждению, обслуживаемому централизованной бухгалтерией;

соблюдение установленного порядка поступления доходов и приема наличных денег по квитанциям ф. № 315 (К-3), учета доходов и расходов специальных средств в книге ф. № 297-б. В условиях механизации бухгалтерского учета указанная проверка на ПВМ производится по табуляграммам «Ведомость учета финансово-расчетных операций» и «Ведомость учета кассовых и фактических расходов», или на ПВК М-5000 по табуляграммам «Ведомость аналитического учета по счету 400», «Ведомость оборотов по синтетическим счетам» и «Ведомость оборотов по аналитическому учету по счету 111»;

не используются ли специальные средства на покрытие расходов по основной деятельности, не допускается ли передвижение сметных назначений из одного вида специальных средств в смету другого вида;

нет ли случаев зачисления на текущий счет по специальным средствам сумм, подлежащих перечислению в доход бюджета.

При ревизии подсобного предприятия необходимо проверить соответствие его деятельности нуждам учреждения, при котором оно организовано, а также выполнение предприятием показателей производственно-финансового плана.

При ревизии производственных мастерских особое внимание следует обращать на проверку правильности приобретения сырья и материалов, а также расходования и правильности их списания. Правильность утверждения норм расхода сырья и материалов и как они соблюдаются. В случае значительных отклонений расходов от утвержденных норм следует произвести контрольный запуск сырья и материалов в производство. Необходимо проверить, нет ли излишеств в оплате труда рабочих, а также случаев, когда труд воспитанников или учащихся школ, затраченный на изготовление изделий, включался в заработок рабочих.

В подсобных сельскохозяйственных предприятиях следует проверять выполнение плана реализации продукции для нужд обслуживаемого учреждения и на сторону, а также правильность применяемых цен на реализуемую продукцию. По расходам на откорм животных проверяется правильность ведения ведомости ф. № 397 на расходы кормов и фуража для кормления рабочего скота и других животных; правильность определения стоимости приплода молодняка животных, стоимости месячного привеса, списания стоимости забитых животных, сопоставляя выход с действующими нормами, определяется полнота оприходования мяса, сала и субпродуктов, полученных при забое.

По подсобным сельским хозяйствам при бюджетных учреждениях следует также проверить правильность использования и погашения долгосрочных кредитов на затраты по организации и расширению материально-технической базы, предоставляемых учреждениями Госбанка СССР и Стройбанка СССР в соответствии с Постановлением ЦК КПСС и Совета Министров СССР от 4 декабря 1978 г. № 985 (изложено в письме Министерства финансов СССР от 21 февраля 1979 г. № 21).

По всем подсобным предприятиям следует проверить правильность отражения фактических затрат в учете и отчетности, правильность составления отчетных калькуляций на изделия и услуги производственных (учебных) мастерских и продукцию земледелия; выполнение плана прибыли и причины, вызвавшие отклонения, а также правильность использования прибыли предприятия.

Суммы превышения доходов над расходами, предусмотренные сметами специальных средств, вносятся в доход соответствующего бюджета, кроме случаев, когда внесение в бюджет сумм превышения доходов над расходами действующим законодательством не предусмотрено. Остатки специальных средств, не использованные к концу года, переносятся в доходную часть сметы по спецсредствам будущего года. Распоряжением Совета Министров СССР от 17 октября 1969 г. № 2231-р (письмо Министерства финансов СССР от 10 ноября 1969 г. № 291) предоставлено право направлять суммы превышения доходов над расходами по сметам специальных средств санитарно-противоэпидемических учреждений на строительство, капитальный ремонт и оборудование этих учреждений.

Основными задачами проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности являются соблюдение действующих правил ведения бухгалтерского учета и состояния отчетности по исполнению смет расходов, применение наиболее рациональных форм и методов учета, выполнение действующих инструкций, положений и указаний о ведении учета и составлении периодической и годовой отчетности. Ревизор должен выяснить, насколько состояние учета в централизованной бухгалтерии обеспечивает контроль за правильностью расходования и сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

Проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности в централизованных бухгалтериях производится в соответствии с Методическими указаниями Министерства финансов СССР о порядке проведения финансовыми органами проверок состояния бухгалтерского учета и отчетности об исполнении бюджетов автономных республик, местных бюджетов и смет расходов учреждений, состоящих на бюджете (приложение к письму Министерства финансов СССР от 31 января 1979 г. № 12), и осуществляется на всех этапах ревизии бюджетных учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями.

Ревизоры должны накапливать и систематизировать все нарушения установленного порядка ведения учета, применения установленных регистров и составления отчетности, выявленные при проверке документов и записей в регистрах бухгалтерского учета исполнения смет учреждений.

При проверке состояния учета и отчетности необходимо установить:

наличие утвержденных в установленном порядке индивидуальных или общих (по однотипным учреждениям) смет расходов и имеются ли основания для внесения изменений в эти сметы;

не возлагается ли на отдельных работников бухгалтерии, пользующихся правом подписи денежных документов (чеков, поручений, кассовых ордеров), выполнение обязанностей кассира;

установлен ли график представления соответствующими подразделениями, входящими в состав данного учреждения, или учреждениями, обслуживаемыми централизованной бухгалтерией, всех необходимых для бухгалтерского учета и контроля документов и сведений;

наличие подлинных документов, своевременность и правильность составления, оформления документов и соответствие их установленным формам; производится ли гашение денежных документов и приложений к ним штампом или надписью от руки «Получено» или «Погашено» с указанием даты;

составляются ли ежемесячно, а по основным средствам, малоценным и быстроизнашивающимся предметам один раз в квартал оборотные ведомости по счетам аналитического учета, соответствуют ли итоги этих ведомостей остаткам по счетам синтетического учета;

правильно ли ведется учет материальных ценностей (материально ответственными лицами и в бухгалтерии) и оформляются ли документы по приемке и выдаче этих ценностей со склада (кладовой); осуществляется ли контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе (кладовой), и сверяются ли записи по учету материалов с записями, ведущимися на складе (кладовой);

своевременно ли составляются и представляются централизованной бухгалтерией вышестоящей организации и финансовому органу месячные, квартальные и годовые отчеты и соответствуют ли они копиям отчетов, оставленным в централизованной бухгалтерии;

все ли установленные формами отчетности показатели заполняются; не имелось ли случаев представления неправильных, не соответствующих данным аналитического учета, отчетных данных.

Кроме того, при проверке внедрения средств механизации бухгалтерского учета в централизованной бухгалтерии следует выяснить:

кем и когда утвержден план механизации бухгалтерского учета;

какое количество учреждений обслуживает централизованная бухгалтерия, и сколько учреждений охвачено механизированным учетом;

заключен ли договор с машиносчетной станцией (вычислительным центром) на выполнение работ, и как выполняются условия договора по срокам, качеству и стоимости. Предусматриваются ли в договорах взаимные штрафные санкции и применяются ли они в практике взаимоотношений централизованной бухгалтерии и вычислительной установки при невыполнении ими условий договора;

имеются ли типовые проекты комплексной механизации учетных работ, утвержденные Главным управлением вычислительных работ ЦСУ СССР, в централизованной бухгалтерии;

какие разделы учета (заработная плата, материалы, продукты питания, денежные средства, финансовые и расчетные операции, кассовые и фактические расходы, основные средства, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, расчеты за содержание детей в детских учреждениях) обрабатываются вычислительной установкой;

перечень механизированных разработок (табуляграмм), изготовляемых вычислительной установкой для централизованной бухгалтерии по каждому разделу учета. Соблюдается ли выпуск программных разработок, предусмотренных типовыми проектами комплексной механизации; качество составления и правильность оформления табуляграмм вычислительной установкой; ведется ли журнал регистрации ошибок, допускаемых вычислительной установкой;

причины, сдерживающие механизацию учетных работ, и принимаемые меры по их устранению. Имели ли место случаи отказа от обслуживания централизованной бухгалтерии вычислительной установкой и мотивы отказа.

По мере выявления нарушений государственной дисциплины и недостатков в финансово-хозяйственной деятельности централизованной бухгалтерии и финансируемых учреждений следует информировать об этом руководителя органа, при котором создана централизованная бухгалтерия, для принятия в ходе ревизии необходимых мер к устранению выявленных недостатков и нарушений, обеспечению сохранности государственных средств, предотвращению нарушений и злоупотреблений, возмещению причиненного ущерба.

Результаты ревизии оформляются актом. Записи в акте излагают на основе проверенных данных и фактов, вытекающих из имеющихся документов, материалов встречных проверок, инвентаризаций и других документальных данных. Не допускается включение в акт ревизии различного рода выводов, предположений и не подтвержденных документами данных о финансовой деятельности, а также данных из следственных материалов и ссылок на показания должностных лиц, данных ими следственным органам.

В акте ревизии необходимо указать, какие вопросы и хозяйственные операции подвергнуты сплошной проверке и какие частичной.

При изложении в акте выявленных ревизией фактов нарушений и злоупотреблений ревизующие обязаны указать фамилии, инициалы, должности виновных лиц, а также наименование закона, постановления правительства или инструкции, которые нарушены, соблюдая при этом строжайшую объективность и точность описания выявленных фактов и данных, исключающих двоякое толкование их смысла. В необходимых случаях записи в акте ревизии должны быть подкреплены копиями документов или выписками из них, относящихся к выявленным фактам нарушений и злоупотреблений (счетов, ведомостей, ордеров, поручений банку, чеков, требований на отпуск материальных ценностей, нарядов, актов, приказов и других документов), или справками, составленными на основании имеющихся документов.

В тех случаях, когда выявленное нарушение или злоупотребление может быть скрыто или по выявленным фактам необходимо принять срочные меры к устранению нарушений или привлечению к ответственности лиц, виновных в злоупотреблениях, в ходе ревизии, не ожидая ее окончания, составляется отдельный акт (промежуточный) и истребуются от должностных и других лиц необходимые объяснения по выявленным фактам. Данные промежуточных актов, в том числе проверки кассы, подотчетных сумм у должностных лиц учреждений, инвентаризаций, включаются в сводный акт в кратком изложении и только при наличии выявленных нарушений. Эти акты подписываются ревизующими и соответствующими должностными лицами, ответственными за сохранность денежных средств и материальных ценностей. Первый экземпляр акта приобщается к материалам ревизии, а второй и третий остаются в централизованной бухгалтерии и у должностного лица, подписавшего акт.

В начале акта следует кратко указать общие показатели деятельности централизованной бухгалтерии: объем смет обслуживаемых и финансируемых учреждений, их исполнение и другие. После этого излагаются выявленные ревизией нарушения и какие из них устранены в ходе ревизии. При этом усилия ревизоров должны быть направлены на максимально возможное устранение выявленных нарушений в процессе ревизии, а также на возмещение причиненного ущерба виновными лицами.

В целях наибольшей краткости изложения не следует загромождать акт подробной регистрацией однородных нарушений цифровыми данными и таблицами, имеющимися в отчетах ревизуемой централизованной бухгалтерии. В этих случаях достаточно привести в акте три-четыре примера и общий результат, а подробную опись нарушений приложить к акту. Эта опись подписывается ревизором и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии.

Перед подписанием акта руководитель ревизионной группы знакомит с его содержанием работников централизованной бухгалтерии и руководителей тех учреждений, в финансовой деятельности которых выявлены нарушения и недостатки в работе. При наличии обоснованных возражений вносятся необходимые исправления в акт до его подписания.

Акт ревизии подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем организации, при которой находится централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером этой бухгалтерии. Один экземпляр акта вручается под расписку руководителю учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, или главному бухгалтеру централизованной бухгалтерии.

При наличии возражений или объяснений по акту руководитель учреждения и главный бухгалтер или другие лица обязаны подписать акт, но одновременно сделать об этом оговорку перед своей подписью и представить письменные объяснения. По акту представляют объяснения также другие должностные лица ревизуемой организации, непосредственно виновные в установленных ревизией нарушениях. Правильность фактов, приведенных в объяснениях, должна быть проверена и по ним дано заключение ревизора.

Результаты ревизии предаются гласности, о них информируются общественные организации ревизуемой централизованной бухгалтерии, вносятся на обсуждение служебных совещаний работников централизованной бухгалтерии с приглашением руководителей тех бюджетных учреждений, в деятельности которых выявлены недостатки и нарушения финансовой дисциплины. При необходимости результаты ревизии докладываются соответствующим исполкомам Советов народных депутатов.

При выявлении фактов причинения должностными лицами ревизуемых учреждений материального ущерба взыскание его должно производиться в соответствии с Положением о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, утвержденным Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13 июля 1976 г. (письмо Минфина СССР от 6 сентября 1976 г. № 61П). При рассмотрении вопроса о возмещении ущерба, причиненного хищением, недостачей или утратой мяса и мясопродуктов, следует руководствоваться Постановлением Совета Министров СССР от 15 ноября 1979 г. № 1020 (письмо Минфина СССР от 16 мая 1980 г. № 88).

В тех случаях, когда принятыми в ходе ревизии мерами не обеспечивается полное устранение всех выявленных нарушений государственной дисциплины и недостатков в работе учреждений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, ревизующие разрабатывают и представляют руководителю организации, назначившему ревизию, проект указаний руководителю обревизованной централизованной бухгалтерии об устранении выявленных нарушений. Разработка на основе ревизионных материалов предложений и необходимых мероприятий по устранению причин неудовлетворительной работы централизованной бухгалтерии и улучшению ее деятельности осуществляется ревизующими совместно с работниками бухгалтерии, а в необходимых случаях и с участием работников вышестоящих ведомственных органов.

Руководитель учреждения, назначивший ревизию, не позднее чем в двухнедельный срок по ее окончании должен рассмотреть материалы ревизии и принять необходимое решение, направленное на улучшение финансово-хозяйственной деятельности централизованной бухгалтерии и обслуживаемых ею учреждений.

В необходимых случаях материалы ревизии в установленном порядке передаются органам народного контроля для производства денежных начетов (письмо Министерства финансов СССР от 11 сентября 1969 г. № 234).

При выявлении серьезных нарушений государственной финансовой дисциплины или хищений государственных средств и других злоупотреблений материалы ревизии передаются следственным органам и одновременно ставится перед руководством соответствующего органа вопрос об отстранении от работы виновных должностных лиц. Передача материалов следственным органам может производиться в необходимых случаях непосредственно руководителем ревизионной группы, при этом он может изъять необходимые подлинные документы для приобщения их к акту ревизии по согласованию со следственными органами либо самостоятельно, если такое право предоставлено органу, назначившему ревизию. Взамен изъятых документов в делах ревизуемой организации оставляются копии или описи изъятых документов, заверенные подписями ревизующего и главного бухгалтера или другого ответственного работника централизованной бухгалтерии. Документы изымаются таким образом, чтобы они не были повреждены и на них были сохранены все записи, надписи, отметки и т.д.

Контрольно-ревизионный аппарат и финансовые органы, проводившие ревизии, должны осуществлять контроль за выполнением указаний и принятых решений по результатам ревизий, организуя в необходимых случаях периодические проверки выполнения принятых решений и разработанных мероприятий непосредственно в централизованных бухгалтериях и бюджетных учреждениях.

---