Инструкция по делопроизводству в отделе (бюро) загса исполнительного комитета районного, городского, районного в городе Совета народных депутатов
Актуально на 09.11.2026.
Как цитировать: "Инструкция по делопроизводству в отделе (бюро) загса исполнительного комитета районного, городского, районного в городе Совета народных депутатов". 14. https://bukva.ai/docs/instruktsiya-14-minyust-rsfsr-ministerstvo
(одобрена решением Коллегии Минюста РСФСР от 08.07.1980, протокол № 14, п. 3)
Внимание
Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минюста РФ от 19.02.2002 № 52.
(протокол № 14, п. 3)
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОТДЕЛЕ (БЮРО) ЗАГСА ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА РАЙОННОГО, ГОРОДСКОГО, РАЙОННОГО В ГОРОДЕ
СОВЕТА НАРОДНЫХ ДЕПУТАТОВ <1>
<1> Настоящая инструкция не регулирует делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в отделах (бюро) загса.
1. Общие положения
Правильная постановка делопроизводства в отделе (бюро) <2> загса исполкома районного, городского, районного в городе Совета народных депутатов является одним из основных условий четкой организации работы отдела и способствует своевременному и правильному оформлению документов, а также повышению культуры обслуживания граждан и улучшению работы отдела загса в целом.
<2> В дальнейшем именуются «отделы».
1.1. Делопроизводство в отделе загса ведется в соответствии с настоящей Инструкцией, определяющей единый порядок организации и ведения делопроизводства в отделах загса исполкомов районных, городских, районных в городах Советов народных депутатов <3>.
<3> Наряду с настоящей Инструкцией при ведении делопроизводства необходимо руководствоваться: Условиями хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах загса, а также порядком передачи этих книг в государственный архив на хранение, утвержденными Министерством юстиции СССР 27.02.78; Перечнем документов органов загса с указанием сроков их хранения; Инструкцией по учету, хранению и отчетности о расходовании бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния; Инструкцией о порядке выдачи свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, предназначенных для использования за границей; Инструкцией по статистической отчетности органов записи актов гражданского состояния, утвержденной Министерством юстиции СССР 29.12.72.
1.2. В отделе загса с одним работником делопроизводство ведется заведующим отделом. В отделе загса, где имеется несколько работников, ведение делопроизводства возлагается на одного из сотрудников отдела, назначенного заведующим, либо распределяется заведующим между сотрудниками отдела.
1.3. Ответственность за надлежащую организацию и состояние делопроизводства в отделе, за сохранность книг регистрации актов гражданского состояния, бланков свидетельств и всех других документов возлагается на заведующего отделом загса.
1.4. При увольнении или переводе на другую работу лица, на которое возложено ведение делопроизводства, документы, находящиеся в делопроизводстве, и архивные дела передаются вновь назначенному лицу, о чем составляется акт приема-передачи.
2. Правила составления и оформления документов
2.1. Все служебные документы составляются на соответствующих бланках, отпечатанных типографским или иным способом. При отсутствии бланков на письмах в левом верхнем углу первого листа проставляется угловой штамп отдела загса.
2.2. Препроводительные письма к документам составляются лишь в тех случаях, когда в них содержатся какие-либо дополнительные данные, просьбы или рекомендации.
2.3. Документы, составляемые на основании и во исполнение законов СССР, РСФСР и автономных республик, указов Президиума Верховного Совета СССР, Президиумов Верховных Советов РСФСР и автономных республик, постановлений и распоряжений Совета Министров СССР, Советов Министров РСФСР и автономных республик, приказов и инструкций Министерства юстиции СССР, Министерства юстиции РСФСР, решений местных Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов, а также актов, издаваемых другими органами государственной власти и органами государственного управления в пределах их компетенции, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его номера, даты и заголовка.
2.4. Записи актов гражданского состояния и свидетельства о регистрации актов гражданского состояния должны составляться с соблюдением правил, изложенных в Инструкции о порядке регистрации актов гражданского состояния в РСФСР, утвержденной постановлением Совета Министров РСФСР от 17 октября 1969 г. № 592.
2.5. При снятии копии документа полностью воспроизводится текст подлинника. На первом листе копии документа (в правом верхнем углу) ставится отметка «копия» (или «выписка», если воспроизводится часть текста).
Заверительная надпись состоит из слова «верно», наименования должности, подписи лица, заверившего копию, расшифровки его подписи (фамилии, инициалы) и даты заверения копии, например:
Верно: старший инспектор А.И. Петрова 20.05.80. (подпись)
Копии должны быть удостоверены печатью.
В таком же порядке оформляются копии записей актов гражданского состояния, которые выдаются (высылаются) органом загса в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации актов гражданского состояния в РСФСР.
Повторные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния оформляются так же, как первичные и выдаются гражданам в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации актов гражданского состояния в РСФСР. Сведения, указанные в повторных свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, должны точно соответствовать данным, имеющимся в актовой записи. В правом верхнем углу повторного свидетельства ставится штамп (производится запись) «повторное».
2.6. Оформление документов, предназначенных для использования за границей, производится в соответствии с Инструкцией о порядке выдачи свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, предназначенных для использования за границей.
2.7. Статистические, финансовые и другие отчеты составляются по утвержденным формам в установленные сроки.
2.8. На каждом документе (за исключением письма) должно быть указано его наименование: «Справка», «Отчет», «Докладная записка», «Объяснительная записка» и т.д.
2.9. Заголовок составляется к служебному документу, оформленному на бланке формата А4 (210 x 297 мм), независимо от его назначения.
Заголовок должен в краткой, лаконичной форме отражать содержание документа, его рекомендуется формулировать, отвечая на вопрос «о чем»: «О соблюдении сроков регистрации рождений», «Об исполнении...».
Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно. Он пишется без кавычек и скобок в левой части первой страницы документа перед текстом.
Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях, а также на документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (348 x 210 мм).
2.10. Документы адресуются учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу.
Наименование учреждения указывается в именительном падеже, например:
Отдел загса исполнительного комитета Вяземского районного Совета народных депутатов Смоленской области
Если документ адресован руководителю учреждения, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата, например:
Заведующему отделом загса исполнительного комитета Вяземского районного Совета народных депутатов Смоленской области Сидорову Н.А.
Почтовый адрес корреспондента указывается полностью (почтовый индекс, республика, край, область, город, улица, номер дома) после названия учреждения, которому направляется документ.
2.11. Приложения к документу перечисляются ниже текста документа, до подписи, с указанием приложения и количества листов в каждом приложении.
Если документ имеет приложение, упомянутое в тексте, то следует указать лишь количество прилагаемых листов.
2.12. Документы, исходящие из отдела загса, подписываются заведующим отделом или лицом, исполняющим его обязанности. Копии отправленных документов, остающиеся в отделе загса, должны быть завизированы исполнителем.
В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, его подпись и расшифровка подписи (фамилия и инициалы). Например:
Заведующая отделом Н.А. Сидорова (подпись)
При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).
2.13. В случае необходимости утверждения документа гриф утверждения помещается перед текстом документа, в правом верхнем углу на первой странице документа. Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утвердившего документ, подписи, ее расшифровки и даты, например:
УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя исполнительного комитета Вяземского районного Совета народных депутатов Смоленской области
(расшифровка
(подпись) подписи)
20.05.80
печать
Утверждение документа может производиться также изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, решения, распоряжения, приказа), например:
УТВЕРЖДЕНО распоряжением исполнительного комитета Вяземского районного Совета народных депутатов Смоленской области
от 20.05.80 N 35
печать
2.14. Письма, подлежащие подписанию должностными лицами двух или более учреждений, печатаются не на бланках. В этом случае на верхнем поле первого листа проставляются названия этих учреждений.
2.15. Все служебные документы, как правило, печатаются на пишущей машинке. Недопустимо составление документов карандашом.
2.16. В документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются.
2.17. Каждый исходящий документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе. Отметка состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, проставляемых в нижнем левом углу оборотной или лицевой стороны последнего листа документа. Если документ исполнялся лицом, подписывающим его, отметка об исполнителе не производится.
2.18. В письмах-ответах должна содержаться ссылка на исходящий номер и дату письма-запроса.
Дата является обязательным реквизитом каждого документа. Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ.
При проставлении даты используются только арабские цифры, которыми обозначается число, порядковый номер месяца, две последние цифры года. Если порядковый номер месяца или число состоят из одной цифры, то перед ними проставляется «О». Например: 6 марта 1980 года следует писать 06.03.80.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
2.19. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Ее следует проставлять перед реквизитом «подпись» таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.
2.20. Телеграммы направляются только по вопросам, требующим срочного решения. Телеграммы должны излагаться кратко, без союзов и предлогов, если это не искажает содержания. Телеграммы пишутся без переноса слов и без исправления, подпись ставится с новой строки в правом нижнем углу.
3. Порядок прохождения документов
Порядок прохождения и регистрации входящих документов
3.1. Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, либо время отправления и получения материала. Такие конверты прилагаются к поступившим документам.
Лицо, на которое возложено ведение делопроизводства, проверяет правильность доставки и целостность вложенной корреспонденции. В случае обнаружения повреждения, отсутствия документов или несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа необходимо сообщить об этом отправителю.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.
3.2. Входящая корреспонденция учитывается в регистрационных карточках (приложение № 1 — приложения не приводятся). В отделах загса с небольшим объемом документооборота (до 500 — 600 документов в год) регистрация входящих документов может производиться в журнале учета входящей корреспонденции (приложение № 2).
Не регистрируются газеты, журналы, бланки, брошюры, письма, поступившие в адрес общественных организаций, поздравительные открытки, документы с пометкой «лично» и другие документы, которые непосредственно не связаны с деятельностью отдела загса.
3.3. Бланки регистрационных карточек изготовляются на бумаге форма А5 (148 x 210 мм), допускается цветовое различие карточек.
3.4. Регистрационные карточки расставляются в картотеке по определенной схеме (разделам): по названиям корреспондентов или по вопросам и делятся на две части — на неисполненные и исполненные документы.
Карточки из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел второй части картотеки.
3.5. На всех входящих документах в правом нижнем углу первого листа ставится штамп или делается отметка с указанием входящего номера и даты поступления.
3.6. Зарегистрированная корреспонденция в день ее поступления передается для рассмотрения заведующему отделом.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются заведующему отделом загса вместе с поступившим документом.
3.7. Распределение поступившей корреспонденции должно быть произведено заведующим отделом загса, как правило, в день поступления документа. Резолюция должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документа, об исполнителе, а также о сроке исполнения. В отделе загса с одним работником резолюция на документах не ставится.
3.8. Если документ берется на контроль, в левом нижнем углу первого листа проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль».
3.9. Если поступивший документ не требует исполнения, то заведующий отделом загса делает на нем пометку об ознакомлении и списывает документ в дело.
3.10. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа и содержит следующие данные: краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слово «В дело» и номер дела, в которое должен быть подшит документ, дату направления документа в дело, подпись заведующего отделом загса или исполнителя. Отметка «В дело» проставляется лишь тогда, когда работа над документом полностью завершена.
Порядок прохождения и регистрация исходящих документов
3.11. Вся исходящая из отдела корреспонденция подлежит регистрации в журнале учета исходящей корреспонденции (приложение № 3).
3.12. На исходящих документах ставится номер, соответствующий порядковому номеру по журналу учета исходящей корреспонденции, и дата направления.
На копии исходящего документа также проставляется номер и дата направления, после чего она подшивается в дело, а в журнале учета исходящей корреспонденции делается соответствующая отметка.
3.13. Исходящий документ, подготовленный в ответ на документ, поступивший в отдел загса, не подлежит регистрации в журнале учета исходящей корреспонденции. На нем проставляется тот же регистрационный номер, который поставлен на входящем документе-запросе, и дата направления. В этом случае все отметки о движении исходящего документа производятся в соответствующих карточке или журнале, предусмотренных п. 3.2 настоящей Инструкции, после чего вся переписка по данному вопросу подшивается в дело.
3.14. Перед отправкой документов необходимо тщательно проверить правильность их оформления (точность адреса получателя, правильность даты отправления, наличие исходящего номера, подписи на документе, приложений, упоминаемых в документе).
3.15. Исходящая корреспонденция отправляется в день ее исполнения, а телеграммы и срочная переписка — немедленно.
Документы местным адресатам могут разноситься курьером и вручаться под расписку в разносной книге или направляются почтой.
3.16. Несколько документов, отправляемых одновременно одному и тому же адресату, должны быть вложены в один конверт.
4. Организация контроля за исполнением документов
4.1. Исполнение документов и содержащихся в них поручений должно постоянно контролироваться.
4.2 Обязательному контролю за исполнением подлежат:
постановления и распоряжения Совета Министров СССР, Совета Министров РСФСР и Совета Министров автономной республики, решения, распоряжения и поручения местных Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов;
запросы, предложения, письма депутатов по их депутатской деятельности;
предложения и критические замечания в адрес отдела загса, содержащиеся в центральной и местной печати;
поручения и указания Министерства юстиции СССР, Министерства юстиции РСФСР;
поручения и указания отдела загса Совета Министров АССР, исполнительного комитета вышестоящего Совета народных депутатов;
4.3. Осуществление контроля за своевременным и качественным исполнением поручений и других документов возлагается на заведующего отделом загса.
4.4. Поступившие в отдел загса поручения и задания исполняются в указанный в них срок. При отсутствии указания о сроке исполнения в документе, содержащем поручение, срок исполнения устанавливается заведующим отделом загса и одновременно решается вопрос, должен ли данный документ быть взят на контроль.
4.5. Сроки исполнения документа, как правило, не должны превышать 10 дней, если другие сроки не установлены действующим законодательством.
4.6. Срок исполнения документа исчисляется с момента его поступления в отдел загса.
4.7. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Контроль ведется с помощью специальной контрольной папки или картотеки. В качестве контрольных карточек используются дополнительные экземпляры регистрационных карточек, изготавливаемых при постановке документов на контроль.
Контроль за исполнением поручений, содержащихся в решениях и распоряжениях исполнительных комитетов местных Советов народных депутатов, осуществляется также с помощью карточек. Контрольные карточки могут заводиться и на поручения руководства соответствующего исполкома и вышестоящего органа загса, отданные в устной форме.
4.8. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу, после чего документ снимается с контроля заведующим отделом загса и на контрольной карточке проставляется отметка об исполнении.
4.9. Для учета прихода и расхода бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, выдачи (высылки) повторных свидетельств, почтовых расходов должны вестись соответствующие книги (приложения № 4 — 6).
5. Составление номенклатуры дел, порядок формирования документов в дела, сдача дел в архив
5.1. Номенклатура дел отдела загса разрабатывается заведующим отделом на основе Перечня документов органов загса с указанием сроков их хранения и согласовывается с общим отделом и архивом соответствующего исполнительного комитета, а также с вышестоящим органом загса и представляется руководителю исполкома на утверждение в установленном порядке.
5.2. В конце каждого года номенклатура дел отдела загса уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.
5.3. Все имеющиеся в отделе загса документы после их исполнения формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
5.4 При формировании дел необходимо:
проверить правильность отнесения документов в то или иное дело;
проверить правильность оформления документов (наличие подписи, даты, отметки об исполнении, резолюции «В дело» и т.д.);
группировать в дело документы одного года, за исключением дел, формирование которых продолжительностью более одного года вызывается ходом решения вопроса.
Годовые планы и отчеты должны помещаться в дело того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления (например, отчет о работе за 1979 год должен быть отнесен к делу 1979 года, хотя он и составлен в 1980 году).
Документы по каждому вопросу группируются в следующей последовательности:
документ, на основании которого возник вопрос (документ-запрос);
документ, которым решен данный вопрос (документ-ответ);
заключения, справки и другие документы, которые располагаются в хронологическом порядке по датам исполнения.
5.5. Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, проектов документов и копий имеющихся в деле документов.
Изъятие и выдача из дел каких-либо документов не разрешается. В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия или дознания) такое изъятие производится с разрешения заведующего отделом загса, с обязательным оставлением надлежащим образом удостоверенной копии документа и приобщением постановления указанных выше органов или запроса суда об изъятии документа.
5.6. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.
5.7 Каждое дело должно содержать не более 250 листов.
Приложение большого объема следует формировать в отдельные тома. Небольшие приложения присоединяются к документам, к которым они относятся.
При формировании дел не разрешается подшивать в них подлежащие возврату документы.
Листы дела нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым черным карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом. Если дело разделено на тома, то в каждом томе листы должны иметь отдельную нумерацию.
В конце дела на отдельном чистом листе делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. Заверительная надпись должна быть подписана заведующим отделом загса.
5.8. В начале года в отделе загса в соответствии с номенклатурой дел оформляются обложки каждого дела.
Даты начала и окончания дела и сведения о количестве листов проставляются на обложке и заверяются лицом, ответственным за делопроизводство.
Заголовок на обложку дела переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год образования дела в делопроизводстве отдела загса. Надписи на обложках дел постоянного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.
5.9. Порядок хранения книг регистрации актов гражданского состояния и передача этих книг на хранение в государственный архив производится в соответствии с Условиями хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах загса, а также порядком передачи этих книг в государственный архив на хранение.
5.10. Сроки хранения в отделе загса других документов и порядок передачи их в государственный архив определяются Перечнем документов органов загса с указанием сроков их хранения.
6. Обеспечение сохранности документов
6.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность документов. Дела с документами должны храниться в запирающихся шкафах, предохраняться от пыли, воздействия солнечного света и влаги. На корешках дел указываются их индексы (порядковый номер по номенклатуре дел).
6.2 Сотрудникам отдела загса запрещается:
оставлять по окончании работы документы в незакрытых на замок столах и шкафах;
оставлять документы на столах в помещениях, где ведется прием граждан.
6.3. Сотрудники отдела загса не должны допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов.
6.4. Вход в помещение, где находятся актовые книги, и ознакомление с записями актов гражданского состояния и метрическими книгами посторонним лицам запрещается.