Перечень документов органов загса с указанием сроков их хранения

(утв. Минюстом СССР, Главархивом СССР 09.07.1976)

ПЕРЕЧЕНЬ

УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Перечень документов составлен в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР и изданными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР перечнями типовых документов со сроками хранения и перечнями документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР.

1.2. Перечень является основным нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов (в том числе секретных и для служебного пользования), образующихся в процессе деятельности органов записи актов гражданского состояния.

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для всех органов загса.

1.3. Перечень служит целям рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечения их сохранности и отбора материалов на постоянное хранение и уничтожение. Перечень может быть использован в качестве пособия при классификации документов, формировании дел и для составления номенклатур дел в делопроизводстве.

1.4. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования видов документов и формулировки вопросов, которые при необходимости дополняются другими элементами. Например, материалы по смотру-конкурсу на лучший отдел загса.

В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел проставляются сроки хранения категорий документов и номера статей по Перечню.

1.5. Документы, срок хранения которым определен Перечнем «постоянно», подлежат государственному хранению и передаются по истечении 75 лет в соответствующие государственные архивы в порядке, предусмотренном Правилами, разрабатываемыми Министерством юстиции СССР и Главархивом СССР. Документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. При необходимости по решению экспертных комиссий сроки хранения отдельных дел могут быть продлены.

1.6. Сроки хранения категорий документов, выявившихся или образовавшихся после издания настоящего Перечня, устанавливаются Центральной экспертно-проверочной комиссией Главархива СССР по представлению Министерства юстиции СССР. Изменение сроков хранения всех категорий документов, предусмотренных Перечнем, производится по представлению Министерства юстиции СССР в соответствии с решением Главархива СССР.

2. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Перечень состоит из разделов, соответствующих основным вопросам деятельности органов загса.

2.2. Статьи в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов документов в их логической связи и последовательности.

Все акты государственной власти и государственного управления (законы, указы, постановления, решения, распоряжения и др.), руководящие и инструктивные документы (приказы, указания, инструкции, положения, протоколы, заключения и др.) Министерства юстиции СССР, Министерства юстиции союзной республики, советских и партийных органов, вышестоящих органов загса даны в 1 разделе. Документы по планированию, отчетности, соцсоревнованию, обобщению практики, организации обслуживания населения, доклады, переписка, документы по кадровому составу работников органов загса, в т.ч. по повышению их квалификации, отражены соответственно во 2 и 3 разделах Перечня.

Документы, относящиеся непосредственно к регистрации актов гражданского состояния, помещены в 4 разделе Перечня.

В 5 разделе даны документы, касающиеся вопросов делопроизводства и архива загса.

2.3. Сроки хранения документов в Перечне дифференцированы по трем звеньям (графы 3, 4, 5).

В первом звене (графа 3) отражены сроки хранения документов в отделе (секторе) загса Совета Министров автономной республики, исполкома областного (краевого) Совета депутатов трудящихся.

Временно, до разработки Министерством юстиции СССР ведомственного Перечня документов, республиканским управлениям (бюро) загса при министерствах юстиции союзных республик надлежит руководствоваться сроками хранения, указанными в первом звене (графа 3) настоящего Перечня.

Во втором звене (графа 4) перечислены документы с указанием сроков их хранения в республиканском (союзной и автономной республики), областном (краевом) архиве загса.

В третьем звене (графа 5) указаны сроки хранения документов в отделе (бюро) загса исполкома районного (городского) Совета депутатов трудящихся. К этой графе относятся также документы, хранящиеся во Дворцах и Домах бракосочетаний.

2.4. Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия), проставленная в Перечне к некоторым категориям документов с временными сроками хранения, означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на государственное хранение. В этом случае вопрос о сроке хранения решается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.

2.5. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, например, исчисление сроков хранения дел, законченных делопроизводством в 1976 году, начинается с 1 января 1977 года.

2.6. Для документов по личному составу, которым установлены сроки хранения «75 лет — В», исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека, обозначенного в Перечне буквой «В» к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после окончания его делопроизводством должна равняться разности «75 — В». Например, личное дело заведующего отделом загса, если оно окончено делопроизводством, когда заведующему было 55 лет, должно храниться в течение 20 лет (75 — 55 = 20).

3. Организация проведения экспертизы ценности документов

3.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение политического, научного, народно-хозяйственного и социально-культурного значения документов в целях отбора их для хранения и установления сроков хранения.

3.2. Для проведения экспертизы ценности документов в республиканских, областных (краевых) органах загса создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники органов загса, делопроизводственных служб и ведомственных архивов, а также представители соответствующих архивных учреждений.

Экспертные комиссии назначаются в составе 3 — 5 человек.

3.3 Экспертные комиссии осуществляют следующие функции:

• рассматривают проекты номенклатур дел органов загса;
• организуют ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
• рассматривают описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, и описи на дела по личному составу постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), выносят решения о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;
• рассматривают акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующим Перечнем, представляют эти предложения на рассмотрение архивных учреждений;
• участвуют в подготовке и рассмотрении проектов номенклатур дел и других методических пособий по делопроизводству и работе архивов органов загса;
• оказывают методическую и практическую помощь подведомственным учреждениям по вопросам рассмотрения и согласования номенклатур дел, описей, актов и методических пособий по организации, хранению и учету документов.

3.4. Отбор документов на хранение и уничтожение в органах загса, документация постоянного хранения которых подлежит приему в государственные архивы, должен производиться путем полистного просмотра дел, законченных делопроизводством. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел без просмотра самих документов.

3.5. Дела, отобранные в результате экспертизы на постоянное и долговременное хранение, оформляются и описываются (учитываются в соответствии с требованиями «Основных положений Единой государственной системы делопроизводства», М., 1974 г.).

3.6. Описи на дела, подлежащие сдаче на государственное хранение, составляются в 4-х экземплярах. Два экземпляра описей направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующих архивных учреждений.

Все описи, в том числе и на документы по личному составу долговременного хранения, подписываются председателем экспертной комиссии учреждения.

3.7. Документы по личному составу долговременного хранения (личные дела), в т.ч. с отметкой ЭПК, включаются в отдельные описи, которые составляются в двух экземплярах и одновременно с описями дел постоянного хранения за соответствующий период представляются на согласование ЭПК архивного учреждения.

Окончательный отбор на государственное хранение документов по личному составу с долговременными сроками хранения производится при передаче их в соответствующие государственные архивы.

На дела, отобранные для передачи в государственные архивы, составляются новые описи.

3.8. Уничтожение документов производится по акту, составленному в соответствии с Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (форма акта прилагается — не приводится).

3.9. Утвержденные к уничтожению документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается.

Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается количество включенных в акт дел и вес принятой партии документов.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ЗАГСА С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

<1> Во всех случаях, когда после сроков хранения стоит слово «ЭПК», вопрос о сроке дальнейшего хранения данного документа решается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК).

<2> 75 лет минус возраст.

<1> По истечении 75 лет передаются в госархив.

<2> По истечении 75 лет передаются в госархив.