Инструкция по учету, хранению и отчетности о расходовании бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния
Актуально на 10.11.2026.
Как цитировать: "Инструкция по учету, хранению и отчетности о расходовании бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния". https://bukva.ai/docs/instruktsiya-po-uchetu-hraneniyu-i-otchetnosti
(утв. Минюстом РСФСР 26.08.1975)
Внимание
Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минюста РФ от 19.02.2002 № 52.
26 августа 1975 года
ИНСТРУКЦИЯ ПО УЧЕТУ, ХРАНЕНИЮ И ОТЧЕТНОСТИ О РАСХОДОВАНИИ БЛАНКОВ
СВИДЕТЕЛЬСТВ О РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ
1. При регистрации актов гражданского состояния органами загса выдаются свидетельства о рождении, заключении брака, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении (удочерении), перемене фамилии, имени, отчества, смерти — на бланках, изготовленных типографией Гознака по единому для всей страны образцу, утвержденному Советом Министров СССР.
Повторные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния выдаются (высылаются) на таких же бланках утвержденного Советом Министров СССР образца.
Использование бланков свидетельств других образцов запрещается.
2. Бланки свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, являющиеся документами строгой отчетности, хранятся исполнительными комитетами сельских, поселковых, районных, городских Советов народных депутатов, отделами (бюро) записи актов гражданского состояния исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов, архивами органов загса, отделами загса Советов Министров АССР, исполнительных комитетов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов народных депутатов — в сейфах, несгораемых шкафах или железных ящиках, а в случае необходимости — в специально оборудованных помещениях.
В нерабочее время сейфы, несгораемые шкафы и железные ящики с бланками свидетельств, а также специально оборудованные для хранения бланков помещения должны быть опечатаны.
Доступ к бланкам свидетельств имеют лица, ответственные за хранение, и в их присутствии вышестоящие начальники этих лиц, а также должностные лица, имеющие права проверки их деятельности.
3. Ответственными за хранение бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния являются:
а) в исполнительных комитетах сельских, поселковых, районных и городских Советов народных депутатов — должностные лица, на которых возложена эта обязанность распоряжением исполнительного комитета соответствующего Совета народных депутатов;
б) в отделах (бюро) загса исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов — заведующие отделами (бюро) загса либо другие должностные лица, на которых возложена ответственность за хранение бланков свидетельств распоряжением исполнительного комитета районного (городского) Совета народных депутатов;
в) в отделах загса Советов Министров АССР, исполнительных комитетов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов народных депутатов — заведующие отделами загса либо другие должностные лица, на которых возложена ответственность за хранение бланков свидетельств распоряжением Совета Министров АССР, исполнительного комитета краевого, областного, Московского и Ленинградского городских Советов народных депутатов;
г) в республиканских (АССР), краевых, областных, Московском и Ленинградском городских архивах органов загса — заведующие архивами или другие должностные лица, на которых возложена ответственность за хранение бланков свидетельств распоряжением Совета Министров АССР, исполнительного комитета краевого, областного, Московского и Ленинградского городских Советов народных депутатов.
На время отсутствия лиц, ответственных за хранение бланков свидетельств (отпуск, командировка, болезнь и т.д.), бланки свидетельств (или необходимое количество бланков) должны передаваться по акту лицам, временно исполняющим их обязанности.
4. При смене должностного лица органа загса, ответственного за хранение бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, прием-передача бланков свидетельств и учетной документации по ним в обязательном порядке производится:
а) в отделах загса Советов Министров АССР, исполнительных комитетов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов народных депутатов — в присутствии представителя данного Совета Министров АССР, исполнительного комитета краевого, областного, городского Совета народных депутатов;
б) в исполнительных комитетах районных (городских) Советов народных депутатов, республиканских (АССР), краевых, областных, Московском и Ленинградском городских архивах органов загса — в присутствии представителя отдела загса Совета Министров АССР, исполнительного комитета краевого, областного, городского Совета народных депутатов;
в) в отделах (бюро) загса исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов — в присутствии представителя исполнительного комитета соответствующего районного (городского) Совета народных депутатов или отдела загса Совета Министров АССР, исполнительного комитета краевого, областного, Московского и Ленинградского городских Советов народных депутатов;
г) в исполнительных комитетах сельских, поселковых Советов народных депутатов — в присутствии представителя исполнительного комитета соответствующего районного (городского) Совета народных депутатов или заведующего отделом (бюро) загса исполнительного комитета районного (городского) Совета народных депутатов.
После окончания приема-сдачи бланков свидетельств присутствующий при этом представитель обязан дать вновь назначенному лицу соответствующий инструктаж о порядке учета, хранения, правильного расходования и отчетности по бланкам свидетельств.
5. Отделы загса Советов Министров АССР, исполнительных комитетов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов народных депутатов раз в год не позднее 1 марта представляют в Республиканское специализированное управление «Росзапчасть» Главснабсбыта при Совете Министров РСФСР заявки на изготовление бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния на следующий год, на основании которых Республиканское специализированное управление «Росзапчасть» ежегодно дает Гознаку соответствующую заявку на изготовление бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, указывая в ней конкретно число и наименование бланков, требующееся для каждой автономной республики, края, области, городов Москвы и Ленинграда. Изготовленные бланки по указанию Республиканского специализированного управления «Росзапчасть» направляются Гознаком непосредственно в отделы загса Советов Министров АССР, исполнительных комитетов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов народных депутатов.
6. Исполнительные комитеты районных (городских) Советов народных депутатов, республиканские (АССР), краевые, областные, Московский и Ленинградский городские архивы органов загса получают бланки свидетельств по соответствующим заявкам от отделов загса Советов Министров АССР, исполнительных комитетов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов народных депутатов.
Исполнительные комитеты сельских, поселковых Советов народных депутатов и отделы (бюро) загса исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов получают бланки свидетельств по соответствующим заявкам от исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов.
Бланки свидетельств о регистрации актов гражданского состояния выдаются по доверенностям под расписку или направляются спецсвязью либо ценным письмом с соответствующим препроводительным документом после представления отчета об израсходовании бланков за соответствующий период.
7. Отделы загса Советов Министров АССР, исполнительных комитетов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов народных депутатов должны иметь двух-трехгодичный запас бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния.
В исполнительные комитеты районных (городских) Советов народных депутатов бланки свидетельств направляются из расчета годовой потребности в них, в республиканские (АССР), краевые, областные, Московский и Ленинградский городские архивы органов загса и отделы (бюро) загса исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов — 6-месячной, а в исполнительные комитеты сельских и поселковых Советов народных депутатов — 3-месячной потребности в бланках.
8. В отделах загса Советов Министров АССР, исполнительных комитетов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов народных депутатов для приема бланков свидетельств распоряжением Совета Министров АССР, исполнительного комитета соответствующего Совета народных депутатов создаются комиссии, которые проверяют соответствие полученных от Гознака бланков свидетельств препроводительным документам. В комиссию включаются представители отдела загса, финансовых органов и общественности.
О результатах приема бланков свидетельств составляется акт в одном экземпляре, который должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке, заверен печатью, а также утвержден одним из руководителей Совета Министров АССР, исполнительного комитета краевого, областного Совета народных депутатов не позднее чем на следующий день после составления акта. Акт хранится в данном органе загса.
В случае обнаружения недостачи бланков составляется акт в двух экземплярах, один из которых не позднее чем в 10-дневный срок направляется в Республиканское специализированное управление «Росзапчасть». К акту должны быть приложены копии сопроводительных документов, упаковочные ярлыки, пломбы, шпагат и другие материалы, могущие свидетельствовать о причинах возникновения недостачи.
9. Для приема бланков свидетельств в исполнительных комитетах сельских, поселковых, районных, городских Советов народных депутатов, отделах (бюро) загса исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов, республиканских (АССР), краевых, областных, Московском и Ленинградском городских архивах органов загса распоряжением Совета Министров АССР, исполнительного комитета соответствующего Совета народных депутатов создаются комиссии для проверки соответствия полученных бланков препроводительным документам.
При приеме бланков свидетельств каждый бланк просматривается комиссией в отдельности.
О результатах приема бланков свидетельств составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в данном органе загса, а другой направляется в исполнительный комитет районного (городского) Совета народных депутатов, отдел загса Совета Министров АССР, исполнительного комитета краевого, областного, Московского, Ленинградского городского Совета народных депутатов, от которого были получены бланки свидетельств.
В случае обнаружения дефектных бланков (отсутствие или повреждение защитной сетки, печатного текста, отсутствие серий или номеров на бланках, наличие дублированных номеров и т.д.), недостачи или несоответствия серий и номеров бланков наклейке Гознака на пачках дефектные бланки вместе с наклейкой Гознака прилагаются к высылаемому акту.
10. Полученные бланки свидетельств о регистрации актов гражданского состояния в тот же день на основании препроводительных документов должны быть оприходованы должностным лицом, ответственным за их хранение.
11. Для учета поступления и расходования бланков свидетельств ведутся:
в отделах загса Советов Министров АССР, исполнительных комитетов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов народных депутатов — книга по учету прихода и расхода бланков свидетельств и книга лицевых счетов по учету выдачи и расходования бланков свидетельств исполнительными комитетами районных (городских) Советов народных депутатов и соответствующим архивом органов загса;
в исполнительных комитетах районных (городских) Советов народных депутатов — книга по учету прихода и расхода бланков свидетельств и книга лицевых счетов по учету выдачи и расходования бланков свидетельств отделом (бюро) загса и исполнительными комитетами сельских и поселковых Советов народных депутатов;
в республиканских (АССР), краевых, областных, Московском и Ленинградском городских архивах органов загса и отделах (бюро) загса исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов — книга по учету прихода и расхода бланков свидетельств и книга выдачи (высылки) повторных свидетельств;
в исполнительных комитетах сельских, поселковых Советов народных депутатов — книга по учету прихода и расхода бланков свидетельств.
12. Книги по учету прихода и расхода бланков свидетельств, книги лицевых счетов по учету выдачи и расходования бланков, а также книги выдачи (высылки) повторных свидетельств должны заполняться чернилами, четким, разборчивым почерком. Подчистки в указанных выше книгах не допускаются. Каждое исправление должно быть оговорено и заверено печатью.
Книги должны быть прошнурованы, их листы пронумерованы. Общее число листов в книге заверяется подписью лица, ответственного за ведение книг, и печатью.
13. Книгами по учету прихода и расхода бланков, выдачи (высылки) повторных свидетельств, а также книгами лицевых счетов по учету выдачи и расходования бланков снабжаются:
исполнительные комитеты сельских, поселковых Советов народных депутатов, отделы (бюро) загса — исполнительными комитетами районных (городских) Советов народных депутатов;
исполнительные комитеты районных (городских) Советов народных депутатов, республиканские (АССР), краевые, областные, Московский и Ленинградский городские архивы органов загса — отделами загса Советов Министров АССР, исполнительных комитетов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов народных депутатов;
отделы загса Советов Министров АССР, исполнительных комитетов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов народных депутатов — Советами Министров АССР, исполнительными комитетами соответствующих Советов народных депутатов.
14. Исполнительные комитеты сельских, поселковых Советов народных депутатов и отделы (бюро) загса исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов отчитываются в использовании полученных бланков перед исполнительными комитетами соответствующих районных (городских) Советов народных депутатов ежеквартально, не позднее 10 числа следующего за отчетным кварталом месяца.
Исполнительные комитеты районных (городских) Советов народных депутатов ежеквартально, не позднее 13 числа следующего за отчетным кварталом месяца, составляют и направляют отчеты о расходовании полученных бланков свидетельств в соответствующий отдел загса Совета Министров АССР, исполнительного комитета краевого, областного, Московского, Ленинградского городского Совета народных депутатов.
Республиканские (АССР), краевые, областные, Московский и Ленинградский городские архивы органов загса отчитываются в использовании полученных бланков свидетельств ежеквартально, не позднее 10 числа следующего за кварталом месяца, непосредственно перед отделом загса Совета Министров АССР, исполнительного комитета краевого, областного, Московского и Ленинградского городского Совета народных депутатов.
Отделы загса Советов Министров АССР, исполнительных комитетов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов народных депутатов отчитываются в использовании полученных бланков свидетельств перед Республиканским специализированным управлением «Росзапчасть» один раз в год не позднее 1 марта следующего за отчетным годом.
Отчеты представляются по установленной форме (приложение).
15. Во всех органах записи актов гражданского состояния испорченные при заполнении бланки свидетельств, а также свидетельства найденные, изношенные, сданные для обмена на свидетельства, предназначенные для использования за границей, или в связи с внесением изменений в записи либо сданные в связи с аннулированием записей актов гражданского состояния, один раз в год уничтожаются комиссией, созданной для приема бланков свидетельств, по акту. Уничтожение производится путем сжигания.
Акт на уничтожение бланков свидетельств в республиканских (АССР), краевых, областных, Московском и Ленинградском городских архивах органов загса составляется в двух, а в отделах (бюро) загса исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов — в трех экземплярах. Один экземпляр акта хранится в делах органа загса, второй направляется в отдел загса Совета Министров АССР, исполнительного комитета краевого, областного, Московского, Ленинградского городского Совета народных депутатов, третий — в исполнительный комитет районного (городского) Совета народных депутатов.
Исполнительные комитеты сельских, поселковых Советов народных депутатов испорченные бланки свидетельств и свидетельства, подлежащие уничтожению, высылают непосредственно в отдел (бюро) загса с препроводительным письмом, копия которого направляется также в исполнительный комитет районного (городского) Совета народных депутатов.
В таком же порядке подлежат уничтожению по истечении одного года хранения повторные свидетельства, присланные другими органами загса и не полученные гражданами в течение этого срока.
16. В случае утраты или хищения бланков свидетельств исполнительный комитет сельского, поселкового Совета народных депутатов, орган записи актов гражданского состояния, обнаруживший утрату или хищение, обязан в тот же день сообщить об этом, конкретно указав виды, серии и номера утерянных или похищенных бланков, в исполнительный комитет соответствующего Совета народных депутатов, вышестоящий орган загса, а также в органы Министерства внутренних дел для принятия мер к их розыску.
Отдел загса Совета Министров АССР, исполнительного комитета краевого, областного, Московского, Ленинградского городского Совета народных депутатов обязан немедленно сообщить в Министерство юстиции РСФСР и Республиканское специализированное управление «Росзапчасть» о каждом случае утери или хищения бланков свидетельств, указав виды, серии и номера утерянных или похищенных бланков.
17. По каждому случаю утери или хищения бланков свидетельств исполнительным комитетом районного (городского) Совета народных депутатов, отделом загса Совета Министров АССР, исполнительного комитета краевого, областного, Московского и Ленинградского городских Советов народных депутатов должно быть проведено служебное расследование с целью установления лиц, виновных в утрате бланков, а также приняты все необходимые меры к обеспечению сохранности бланков.
В необходимых случаях в отношении лиц, виновных в утрате бланков свидетельств, материалы должны быть переданы в следственные органы.
18. При проверках работы органов загса и исполнительных комитетов сельских и поселковых Советов народных депутатов в обязательном порядке проверяется состояние учета, хранения и использования бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния.
Приложение
к пункту 14 Инструкции
о движении бланков свидетельств о регистрации
актов гражданского состояния
______________________________________________
за _________ г.