Условия хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах ЗАГСа, а также порядок передачи этих книг в государственный архив на хранение
Актуально на 04.11.2026.
Как цитировать: "Условия хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах ЗАГСа, а также порядок передачи этих книг в государственный архив на хранение". К-3-120. https://bukva.ai/docs/usloviya-k-3-120
(утв. Минюстом СССР 27.02.1978 № К-3-120)
Внимание
Документ утратил силу на территории Российской Федерации в связи с изданием Приказа Минюста России от 30.04.2020 № 112. В соответствии с п. 4.9 данный документ вступил в силу с 01.01.1979. ИЗМЕНЕН следующим документом Приказ Росархива № 38, Минюста РФ № 230 от 02.08.1999
УСЛОВИЯ
ХРАНЕНИЯ КНИГ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ В ОРГАНАХ ЗАГСА, А ТАКЖЕ ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ЭТИХ КНИГ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ НА ХРАНЕНИЕ
I. Место хранения и учет книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах ЗАГСа
1.1. Записи актов гражданского состояния подбираются и брошюруются в книги в хронологическом порядке тем органом ЗАГСа, на хранении которого находятся эти записи, по районам (городам), а внутри района в алфавитном порядке — по сельским и поселковым Советам народных депутатов.
Книги регистрации актов гражданского состояния составляются в двух экземплярах, в одном из которых помещаются первые экземпляры, а в другом — вторые экземпляры записей актов гражданского состояния.
В каждой из книг сосредоточиваются от 250 до 300 листов записи одного вида актов гражданского состояния в пределах календарного года. Если в течение года записей одного вида окажется мало, допускается объединение книг регистрации актов за несколько лет.
1.2. Первые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния, составленных на территории данного района (города), в том числе исполнительными комитетами сельских (поселковых) Советов народных депутатов, а также и метрических книг, хранятся в архиве отдела (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета народных депутатов.
Вторые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, составленных на территории данной республики, края, области, города (городов республиканского подчинения) хранятся в республиканском, краевом, областном, городском (городов республиканского подчинения) архиве ЗАГСа.
Метрические книги систематизируются и раскладываются в хранилищах архива по видам записей в хронологическом порядке по бывшим учреждениям религиозного культа.
1.3. Первые экземпляры записей актов гражданского состояния вместе с документами, послужившими основанием для регистрации, поступившие из Министерства иностранных дел СССР, хранятся в архиве отдела ЗАГСа исполнительного комитета Московского городского Совета народных депутатов, а вторые экземпляры — в архиве отдела ЗАГСа исполнительного комитета Московского областного Совета народных депутатов.
1.4. Метрические книги бывших русских консульских учреждений за границей (до 1916 г.) хранятся в архиве отдела ЗАГСа исполнительного комитета Ленинградского городского Совета народных депутатов.
Метрические книги и книги регистрации актов гражданского состояния, составленные до установления советской власти консульскими учреждениями буржуазных Латвии, Литвы и Эстонии, хранятся в архиве соответствующего республиканского управления ЗАГСа при Министерстве юстиции союзной республики.
Метрические книги русских церквей в Манчжурии за период с 1901 по 1921 год хранятся в архиве отдела ЗАГСа исполнительного Комитета Приморского краевого Совета народных депутатов.
Метрические книги армянских церквей Карской области и Сурмалинского уезда дореволюционной России хранятся в архиве Республиканского управления ЗАГСа при Министерстве юстиции Армянской ССР.
Первые экземпляры метрических книг полковых церквей, кирх, костелов, мечетей и синагог, составленных на территории данного района (города), хранятся в архиве отдела (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета народных депутатов, вторые экземпляры — в республиканском, краевом, областном, городском (городов республиканского подчинения) архиве ЗАГСа.
1.5. Книги регистрации актов гражданского состояния в обязательном порядке переплетаются и пронумеровываются простым черным карандашом.
Каждая книга регистрации актов гражданского состояния начинается соответствующим заглавным листом по утвержденной форме <1>.
<1> Форма заглавного листа прилагается - Приложение № 1.
После заглавного листа оформляется оглавление книги согласно Приложению <2>. В оглавлении в алфавитном порядке указываются наименования районов, городов, сельских, поселковых Советов, по которым составлены записи актов гражданского состояния, и номера листов книги, где находятся записи, составленные органами ЗАГСа этих районов, городов, исполкомами сельских, поселковых Советов.
<2> Форма оглавления книги прилагается - Приложение № 2.
На корешке книги вверху указывается условный знак вида записи акта гражданского состояния <3>, начальные и конечные даты составления записей, номер книги по порядку в соответствии с описью, наименование районов (городов), по которым составлены записи.
<3> Условные знаки прилагаются — приложение № 3 (не приводится).
В конце книги на отдельном чистом листе делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов книги.
Заверительная надпись должна быть подписана заведующим отделом (бюро) ЗАГСа или заведующим архивом ЗАГСа и скреплена печатью. После окончательного оформления книги ее заносят в журнал учета книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг <4>.
<4> Журнал учета книг прилагается — приложение № 4 (не приводится).
1.6. Отделы (бюро) ЗАГСа исполкомов районных (городских) Советов народных депутатов, а также исполнительные комитеты сельских, поселковых Советов народных депутатов, составив запись акта гражданского состояния о рождении, о смерти, о регистрации брака и о расторжении брака, в обязательном порядке заполняют на каждую запись карточку в двух экземплярах <5>.
<5> Формы карточек прилагаются — приложения № 5, 6, 7, 8 (не приводятся).
Один экземпляр карточки хранится в отделе (бюро) ЗАГСа исполкома районного (городского) Совета народных депутатов, а другой передается в республиканский, краевой, областной, городской (городов республиканского подчинения) архив ЗАГСа вместе со вторыми экземплярами актовых записей.
Карточки используются для составления алфавитной картотеки в целом по району, городу, области, краю, республике.
На записи актов гражданского состояния об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства, о перемене фамилии, имени и отчества в отделе (бюро) ЗАГСа исполкома районного (городского) Совета народных депутатов и в республиканских, краевых, областных, городских (городов республиканского подчинения) архивах ЗАГСа ведутся алфавитные книги <1>.
<1> В алфавитной книге указывается фамилия, имя и отчество лица (лиц), на которого составлена актовая запись, номер актовой записи и дата регистрации.
1.7. В целях обеспечения сохранности книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг может производиться их микрофильмирование.
II. Сроки хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, а также порядок их передачи в государственный архив
2.1. Книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги хранятся в отделах (бюро) ЗАГСа исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов и архивах ЗАГСа в течение 75 лет со времени их составления.
По истечении 75 лет первые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг отделами (бюро) записи актов гражданского состояния исполнительного комитета районного (городского) Совета народных депутатов передаются в республиканский, краевой, областной, городской (городов республиканского подчинения) архив ЗАГСа.
Архив ЗАГСа дополняет книги недостающими записями, а также заменяет неисправимо поврежденные записи из книг, имеющихся в архиве ЗАГСа, и после оформления книг согласно основным положениям Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) передает их на хранение в государственный архив.
2.2. Республиканские, краевые, областные, городские (городов республиканского подчинения) архивы ЗАГСа сдают в государственный архив книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги по описи утвержденной формы <2> и оформляют сдачу актом по утвержденной форме <3>.
<2> Форма описи прилагается — приложение № 9 (не приводится).
<3> Форма акта сдачи книг прилагается — приложение № 10 (не приводится).
Опись документальных материалов постоянного хранения составляется в четырех экземплярах и утверждается председателем экспертно-проверочной комиссии.
Акт о сдаче материалов в государственный архив составляется в двух экземплярах.
Три экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, четвертый экземпляр описи вместе со вторым экземпляром акта возвращаются в архив ЗАГСа.
Книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги должны быть доставлены в государственный архив средствами архива ЗАГСа.
2.3. После передачи книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в государственный архив оставшиеся вторые экземпляры указанных книг в архивах ЗАГСа подлежат уничтожению. Акт о выделении к уничтожению книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг утверждается заведующим республиканским управлением ЗАГСа, заведующим отделом ЗАГСа Совета Министров АССР, исполкома краевого, областного, городского (городов республиканского подчинения) Совета народных депутатов.
2.4. При обращении граждан в архив ЗАГСа по вопросу выдачи повторного свидетельства в тех случаях, когда запись акта гражданского состояния уже передана на хранение в государственный архив, архив ЗАГСа запрашивает из государственного архива соответствующую копию записи акта гражданского состояния, на основании которой выписывается свидетельство и выдается заявителю.
2.5. Внесение изменений, дополнений и исправлений в записи актов гражданского состояния, находящиеся на хранении в государственном архиве, производится архивом ЗАГСа в соответствии с Основными положениями, определяющими порядок изменения, восстановления и аннулирования записей актов гражданского состояния, порядок и сроки хранения актовых книг, утвержденными Постановлением Совета Министров СССР от 10 декабря 1976 г. № 1006.
III. Оборудование архивов органов ЗАГСа
3.1. Для обеспечения сохранности книг регистрации актов гражданского состояния, а также метрических книг и создания необходимых условий для работы над ними архиву ЗАГСа предоставляется специально оборудованное для этого помещение.
Помещение архива должно быть изолированным от других помещений и санитарно-технических коммуникаций, сухим и гарантированным от затопления.
Хранилища книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг отделяются от рабочих комнат архива. Окна первого этажа архивохранилища заделываются металлическими решетками.
Установка печей и дымоходов в помещениях архивохранилищ не допускается.
В качестве искусственного освещения разрешается только электрическое.
Помещения, отведенные под архивохранилища, должны отвечать действующим противопожарным нормам.
Использование в качестве архивохранилищ чердачных и неприспособленных для хранения архивных материалов подвальных помещений не разрешается.
При отсутствии специального помещения для архива отдела (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета народных депутатов книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги должны храниться в металлических шкафах.
3.2. Документы, покрытые плесенью, изолируются и направляются на дезинфекцию. Полки, на которых хранились пострадавшие материалы, и близкие к стеллажам площади стен промываются 3% раствором формалина и высушиваются.
3.3. Архивохранилища оборудуются металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 — 15 см от стен; если торцы стеллажей примыкают к стенам, устанавливаются ограничители, не допускающие укладку книг регистрации актов гражданского состояния вплотную к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно быть 10 — 15 см. Высота стеллажа — 2,2 метра, расстояние между полками — 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 — 1,2 м, остальных проходов — 70 — 80 см. Для уменьшения влияния света на архивные книги стеллажи рекомендуется устанавливать перпендикулярно стенам в простенках между оконными проемами.
Для экономии площади архивохранилищ рекомендуется применять передвижные металлические стеллажи.
IV. Режим хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в архивах органов ЗАГСа
4.1. В помещении архива устанавливается специальный режим хранения, т.е. определенные технические и санитарно-гигиенические условия, обеспечивающие наилучшую сохранность книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, а также необходимые условия работы с ними.
4.2. В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °C, относительную влажность воздуха от 50 до 60%.
Для контроля за температурой и влажностью воздуха в архивохранилище устанавливаются термометры и гигрометры или психрометры, согласно показаниям которых принимаются меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.
4.3 Для предохранения архивохранилищ от пыли необходимо:
а) обеспечить максимальную герметичность архивохранилищ и оборудовать вентиляционную систему противопыльными фильтрами;
б) регулярно обеспыливать материалы пылесосом и практиковать влажную уборку с применением 1% раствора формалина, производить влажную уборку пола не менее одного раза в неделю;
в) при проветривании архивохранилищ окна и форточки затягивать марлей, смоченной 50% раствором глицерина и тщательно отжатой;
г) для тщательной обработки помещения архива ежемесячно устанавливается один санитарный день.
4.4. В помещениях архива запрещено курение, применение нагревательных электроприборов и хранение посторонних предметов.
4.5. Дверь в архивохранилище в нерабочее время закрывается, опечатывается или пломбируется. Печать или пломбир хранится у заведующего архивом ЗАГСа или сотрудника, ответственного за архив; архив открывается и закрывается в их присутствии; в обязательном порядке обеспечивается внешняя охрана архива (сторож, сигнализация).
4.6. Вход в помещение архивохранилища и ознакомление с записями в книгах регистрации актов гражданского состояния и метрических книгах посторонним лицам запрещается.
4.7. В случае пожара, наводнения или другого стихийного бедствия, а также при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц составляется акт с участием представителей соответствующих органов (пожарной охраны, внутренних дел, технического надзора, государственного архива и т.д.) и принимаются меры к охране архивных материалов.
4.8. Обеспечение надлежащих условий хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в архивах отделов (бюро) ЗАГСа исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов, в краевых, областных, городских (городов республиканского подчинения) архивах ЗАГСа возлагается на исполнительные комитеты соответствующих Советов народных депутатов, в республиканских архивах ЗАГСа — на Советы Министров автономных республик, а в союзных республиках, не имеющих областного деления, — на министерства юстиции союзных республик.
4.9. Настоящие Условия хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах ЗАГСа, а также порядок передачи этих книг в государственный архив на хранение вступают в силу с 1 января 1979 г.
наименование
органа ЗАГСа
КНИГА регистрации актов о ________________________ за 19__ год
Начата "__" ______________ 19__ г.
Окончена "__" ______________ 19__ г.
Записи актов
с N ___________ по N __________
Количество листов ___________
Отсутствуют записи актов N _________
_____________________________
| № п/п | Наименование районов, городов, сельских, поселковых Советов народных депутатов в алфавитном порядке, по которым составлены записи актов гражданского состояния | Номера записей (с N _____ по N _____) | Номера листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |