Приказ ФНС России от 17.10.2016 № ММВ-7-10/564@

(ред. от 01.09.2017)

«Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц»

В целях организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, в условиях централизованного хранения приказываю:

1. Утвердить Порядок организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц (далее — Порядок), согласно приложению к настоящему приказу.

2. Административно-контрольному управлению (И.В. Акунова) и Управлению регистрации и учета налогоплательщиков (В.Г. Колесников) обеспечить методологическое сопровождение применения Порядка.

3. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, межрегиональным инспекциям ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам и ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России (Р.В. Филимошин) обеспечить учет, хранение и уничтожение документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, в условиях централизованного хранения согласно Порядку.

4. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации довести настоящий приказ до нижестоящих налоговых органов и обеспечить его исполнение.

5. Признать утратившим силу приказ ФНС России от 30.07.2014 № ММВ-7-14/394@ «Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц».

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить согласно компетенции на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего организацию работы с архивными документами, — в части пунктов 1, 2, 3, 4; на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего вопросы государственной регистрации и учета юридических и физических лиц, а также иностранных организаций и граждан, — в части пунктов 2, 3, 4; на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России, кроме вопросов информатизации ФНС России и модернизации налоговых органов, — в части пункта 3 настоящего приказа.

2.1. Настоящий Порядок определяет принципы и процедуры централизованного хранения Документов по регистрации, Документов по учету и регламент взаимодействия Сторон при передаче, учете, хранении, проверке наличия и уничтожении объектов хранения.

2.2. Перечень УФНС, МИ ФНС России по КН, в отношении которых Филиал ФКУ реализует функцию централизованного хранения объектов хранения, определяется ФНС России. Филиал ФКУ может осуществлять централизованное хранение объектов хранения НО, МИ ФНС России по КН и Филиалов ФКУ нескольких субъектов Российской Федерации.

2.3. Координацию и контроль работ, проводимых НО, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалом ФКУ, осуществляет ЦА ФКУ.

2.4 Централизованному хранению подлежат:

2.4.1. Документы по регистрации, прошедшие централизованную обработку, и Документы по регистрации, не прошедшие централизованную обработку.

2.4.2. Документы по учету, документы, представленные в целях ведения Реестра дисквалифицированных лиц.

2.5. Срок хранения документов определяется в соответствии с Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@ (с изменениями и дополнениями).

2.6. Все объекты хранения передаются на централизованное хранение с Сопроводительными документами, которые формируются в отдельные дела в хронологической последовательности в соответствии с номенклатурой дел.

2.7. Информационное взаимодействие Сторон осуществляется средствами СЭД.

2.8. Транспортировка к месту централизованного хранения объектов хранения, прошедших централизованную обработку и находящихся в Филиале ФКУ, осуществляется силами ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России (согласно утвержденному Плану-графику). Транспортировка к месту централизованного хранения объектов хранения, находящихся в НО, МИ ФНС России по КН, осуществляется НО, МИ ФНС России по КН (согласно утвержденному Плану-графику).

По согласованию Сторон может быть определен иной способ транспортировки объектов хранения, который утверждается НО, МИ ФНС России по КН и Филиалом ФКУ (согласно утвержденному Плану-графику).

2.9. Обязанность по хранению объектов хранения, не включенных в План-график, возлагается на соответствующие НО, МИ ФНС России по КН.

3.1. НО, МИ ФНС России по КН и Филиал ФКУ назначают координаторов взаимодействия и ответственных лиц, непосредственно участвующих во взаимодействии.

НО, подведомственные УФНС, направляют списки назначенных координаторов взаимодействия и ответственных лиц в УФНС.

МИ ФНС России по КН направляет списки назначенных координаторов взаимодействия и ответственных лиц в Филиал ФКУ.

Филиал ФКУ направляет списки назначенных координаторов взаимодействия и ответственных лиц соответственно в УФНС и МИ ФНС России по КН.

УФНС направляет в НО и Филиал ФКУ обобщенный список координаторов взаимодействия и ответственных лиц, назначенных в НО и Филиале ФКУ.

Обмен информацией о назначенных лицах осуществляется по форме, приведенной в приложении № 1 к настоящему Порядку, не позднее 1 (одного) рабочего дня до начала взаимодействия или изменения сведений о назначенных координаторах взаимодействия и ответственных лицах.

3.2. ЦА ФКУ назначает ответственного, осуществляющего контроль исполнения Филиалами ФКУ положений настоящего Порядка.

4.1. НО ежегодно не позднее 1 ноября текущего календарного года направляет в УФНС сведения о планируемых на следующий календарный год объемах и сроках передачи архивных тар с объектами хранения на централизованное хранение по форме, приведенной в приложении № 2 к настоящему Порядку.

4.2. УФНС не позднее 15 ноября текущего календарного года направляет в Филиал ФКУ, выполняющий функцию централизованного хранения, сводные данные о планируемых на следующий календарный год объемах и сроках передачи архивных тар с объектами хранения.

4.3. МИ ФНС России по КН ежегодно не позднее 15 ноября текущего календарного года направляет в Филиал ФКУ сведения о планируемых на следующий календарный год объемах и сроках передачи архивных тар с объектами хранения на централизованное хранение.

4.4. Филиал ФКУ на основании сведений, указанных в пунктах 4.2 и 4.3 настоящего Порядка, разрабатывает для каждого УФНС, МИ ФНС России по КН План-график передачи объектов хранения на централизованное хранение на следующий календарный год (приложение № 3 к настоящему Порядку). Если в процессе разработки Плана-графика запрашиваемая потребность в централизованном хранении превышает технические возможности Филиала ФКУ, объем объектов хранения, соответствующий техническим возможностям Филиала ФКУ, распределяется пропорционально между УФНС, МИ ФНС России по КН, в интересах которых осуществляется централизованное хранение в данном Филиале ФКУ, если не достигнуты иные договоренности. Не позднее 30 ноября текущего года Филиал ФКУ направляет План-график на согласование соответственно в УФНС, МИ ФНС России по КН.

4.5. УФНС, МИ ФНС России по КН в срок не более 5 рабочих дней с даты получения Плана-графика от Филиала ФКУ, направляет в Филиал ФКУ согласованный План-график либо предложения по его корректировке.

4.6. Филиал ФКУ в срок не более 3 рабочих дней с даты получения предложений по корректировке Плана-графика вносит корректировки либо формирует протокол разногласий, который направляет в ЦА ФКУ для принятия решения.

4.7. ЦА ФКУ, получив протокол разногласий от Филиала ФКУ, в срок не более 2 рабочих дней принимает решения по возникающим разногласиям. В случае неурегулированных разногласий при утверждении Плана-графика ЦА ФКУ направляет запрос для принятия решения в ФНС России.

4.8. ЦА ФКУ, получив ответ ФНС России, в срок не более 2 рабочих дней корректирует План-график либо оставляет его без изменений и направляет его в Филиал ФКУ.

4.9. Филиал ФКУ совместно с УФНС, МИ ФНС России по КН не позднее 15 декабря текущего года обеспечивает подписание Плана-графика и доводит утвержденный План-график до НО, МИ ФНС России по КН.

4.10. Филиал ФКУ в срок не более 1 рабочего дня с момента утверждения Плана-графика направляет его в ЦА ФКУ.

4.11. ЦА ФКУ не позднее 20 декабря текущего года направляет в ФНС России сводный План-график на предстоящий календарный год.

4.12. При необходимости внесения изменений в утвержденный План-график, инициатор изменений УФНС, МИ ФНС России по КН или Филиал ФКУ направляет запрос на согласование изменений Плана-графика координатору взаимодействия противоположной стороны.

4.13. Координатор взаимодействия в срок не более 2 рабочих дней с даты получения запроса направляет координатору взаимодействия противоположной стороны согласованные изменения в План-график либо сформированный протокол разногласий.

4.14. Все решения об изменении Плана-графика в течение 1 рабочего дня с даты утверждения доводятся до Сторон.

5.1. Передаче на централизованное хранение подлежат объекты хранения, указанные в пункте 2.4 настоящего Порядка.

5.2. Типоразмеры архивных тар, в которые могут комплектоваться объекты хранения для размещения на хранение, должны быть — 75 мм (стандартная тара), 100, 150 или 300 мм (шириной 250 мм, высотой 260 мм). Минимальное количество листов документов для комплектования в тары 75 мм — 475 листов, 100 мм — 640 листов, 150 мм — 975 листов, 300 мм — 1470 листов.

5.3. Документы в отношении одного юридического лица (организации) или индивидуального предпринимателя (физического лица) могут храниться в разных архивных тарах. Включение листов одного документа в разные архивные тары не допускается.

5.4. Подготовка для передачи на централизованное хранение документов по регистрации, прошедших централизованную обработку, осуществляется НО или Филиалом ФКУ, в котором находятся объекты хранения, в соответствии с пунктами 3.15.1, 8.2.5 Порядка централизованной обработки с соответствующими сопроводительными документами.

5.5. Утратил силу. - Приказ ФНС России от 01.09.2017 № ММВ-7-10/707@.

6.1. Объекты хранения доставляются на централизованное хранение в соответствии с утвержденным Планом-графиком.

6.2. Прием-передача на централизованное хранение объектов хранения, прошедших централизованную обработку, осуществляется в соответствии с пунктом 3.15.2 Порядка централизованной обработки с соответствующими сопроводительными документами.

6.3. Утратил силу. - Приказ ФНС России от 01.09.2017 № ММВ-7-10/707@.

6.4. Архивные тары с объектами хранения не подлежат приему на централизованное хранение и возвращаются в НО, МИ ФНС России по КН в случаях, если:

• архивная тара не соответствует требованиям, указанным в пункте 5.2 настоящего Порядка;
• архивная тара находится в состоянии, не позволяющем обеспечивать сохранность размещенных в ней документов в течение всего срока хранения.

6.5. Филиал ФКУ на этапе приема проводит выборочную предварительную проверку выполнения требований пункта 6.4 настоящего Порядка. При выявлении нарушений в ходе выборочной предварительной проверки процесс разгрузки и приема архивных тар прекращается, а архивные тары подлежат возврату в НО, МИ ФНС России по КН.

6.6. Уполномоченный сотрудник Филиала ФКУ осуществляет сверку количества поступивших архивных тар, содержащих Документы по регистрации, не прошедшие централизованную обработку, и документы, указанные в пункте 2.4.2 настоящего Порядка, с количеством архивных тар, указанным в Передаточной описи объектов хранения. При выявлении расхождений в Передаточной описи объектов хранения делаются соответствующие отметки.

Уполномоченный сотрудник Филиала ФКУ подписывает Передаточную опись объектов хранения, один экземпляр передает в НО, МИ ФНС России по КН, а второй размещает в Филиале ФКУ.

6.7. В течение 3 рабочих дней с даты приема объектов хранения Филиал ФКУ осуществляет проверку соответствия объектов хранения, содержащих Документы по регистрации, не прошедшие централизованную обработку, и документы, указанные в пункте 2.4.2 настоящего Порядка, Передаточной описи объектов хранения. По результатам проверки архивных тар, количества дел, находящихся в архивных тарах, Филиал ФКУ с использованием ПО формирует Акт приема/возврата архивных тар (приложение № 5 к настоящему Порядку) и размещает архивные тары на места хранения. Акт приема/возврата архивных тар печатается в двух экземплярах, подписывается уполномоченным сотрудником Филиала ФКУ и передается на подпись передающей Стороне. Один экземпляр подписанного Сторонами Акта приема/возврата архивных тар хранится в НО, МИ ФНС России по КН, второй — в Филиале ФКУ.

6.8. Утратил силу. - Приказ ФНС России от 01.09.2017 № ММВ-7-10/707@.

Для обеспечения сохранности документов Филиал ФКУ должен осуществлять весь комплекс мероприятий по созданию условий и надлежащей организации хранения объектов хранения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного управления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, регистрационный номер 38830) и Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Право доступа в помещение хранилища документов имеют должностные лица Филиала ФКУ, уполномоченные на доступ в соответствующее хранилище документов, а в отдельных случаях — другие лица в их сопровождении.

Хранение осуществляется в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения и утраты, искажения, подделки документов, размещенных на централизованное хранение, и утраты содержащейся в них информации.

Объекты хранения располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск.

7.1 Функции филиала ФКУ при осуществлении централизованного хранения объектов хранения

7.1.1. Прием и размещение на централизованное хранение объектов хранения.

7.1.2. Обеспечение сохранности переданных на централизованное хранение объектов хранения в течение сроков их хранения.

7.1.3. Топографирование архива, упорядоченное размещение объектов хранения и формирование топографических указателей на места хранения.

7.1.4. Выдача объектов хранения по запросу Владельца объектов хранения.

7.1.5. Прием и размещение на централизованное хранение ранее выданных объектов хранения.

7.1.6. Осуществление учета, проверки наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение с использованием ПО.

7.1.7. Организация уничтожения объектов хранения на бумажных носителях, технологических данных с истекшими сроками хранения.

7.2 Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение

7.2.1. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, проводится в целях установления фактического наличия объектов хранения и соответствия их количеству, числящемуся в ПО.

В ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, находящихся на централизованном хранении:

• проверяется соответствие фактического наличия объектов хранения в архивной таре и учетной информации в ПО;
• выявляются и устраняются недостатки в учете объектов хранения;
• выявляются отсутствующие объекты хранения и организуется их розыск.

7.2.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения на бумажных носителях проводится комиссией в составе не менее двух сотрудников Филиала ФКУ не реже одного раза в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния объектов хранения проводятся:

• после перемещения объектов хранения в другое помещение;
• после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с объектами хранения, размещенными на централизованное хранение, посторонних лиц;
• при реорганизации или ликвидации Филиала ФКУ, осуществляющего централизованное хранение.

7.2.3. Физическое состояние объектов хранения определяется путем визуального просмотра объектов хранения.

7.2.4. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения в архивной таре выявлены объекты хранения, не числящиеся в ней, то сотрудник Филиала ФКУ средствами ПО определяет номер архивной тары, в которой они зарегистрированы, и размещает их в соответствии с местом хранения.

7.2.5. В случаях выявления объектов хранения, не учтенных в ПО, Филиал ФКУ возвращает неучтенный объект хранения Владельцу объектов хранения.

7.2.6. В ПО должны отображаться даты и номера Актов выдачи объектов хранения, которыми подтверждается отсутствие объекта хранения, и результаты проверки («есть в наличии», «отсутствует»).

По завершении обработки всех заданий и проверки наличия документов в ПО выполняется автоматическое формирование Сличительной ведомости результатов проверки наличия и состояния объектов хранения (приложение № 6 к настоящему Порядку).

7.2.7. По результатам проверки объектов хранения составляется Акт проверки, наличия и состояния объектов хранения (приложение № 7 к настоящему Порядку). Акт проверки наличия и состояния объектов хранения подписывается сотрудниками Филиала ФКУ, осуществляющими проверку наличия объектов хранения, и утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем, курирующим организацию централизованного хранения. К Акту проверки наличия и состояния объектов хранения прилагается Сличительная ведомость результатов проверки наличия и состояния объектов хранения.

7.2.8. Если проверкой обнаружена недостача объектов хранения, то Филиалом ФКУ организуется их розыск.

7.2.9. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, уполномоченный сотрудник Филиала ФКУ готовит докладную записку на имя директора Филиала ФКУ с указанием реквизитов отсутствующего объекта хранения.

Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная проверка.

Розыск объектов хранения, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года.

7.2.10. На объекты хранения, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния, с использованием ПО составляется Акт о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 8 к настоящему Порядку).

Акт о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны, утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.

Реквизиты Акта о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны, заносятся в ПО.

7.2.11. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения все объекты хранения имеются в наличии, то они считаются прошедшими проверку, в ПО фиксируется дата и номер Акта проверки наличия и состояния объектов хранения.

7.2.12. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, осуществляется после реализации ее в ПО.

8.1. Выдачу и возврат объектов хранения, прошедших централизованную обработку, Филиал ФКУ осуществляет в соответствии с разделом 7 Порядка централизованной обработки.

8.2. Утратил силу. - Приказ ФНС России от 01.09.2017 № ММВ-7-10/707@.

8.3. Прием возвращаемых объектов хранения осуществляется по Акту выдачи/возврата объектов хранения (приложение № 9 к настоящему Порядку), сформированному Владельцем объектов хранения, в двух экземплярах с использованием ПО. Один экземпляр Акта остается в Филиале ФКУ, второй — передается Владельцу объектов хранения.

9.1. Выделение к уничтожению объектов хранения, находящихся на централизованном хранении в Филиале ФКУ, осуществляется Владельцем объектов хранения один раз в год после утверждения уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела описей дел постоянного хранения за тот же период. Уничтожению подлежат только объекты хранения с истекшими сроками хранения.

9.2. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение ЭК НО, на основании которого Руководителем НО, МИ ФНС России по КН утверждается и направляется в Филиал ФКУ Акт о выделении к уничтожению объектов хранения (приложение № 10 к настоящему Порядку).

9.3. С целью достоверного отражения информации об объектах хранения, находящихся на централизованном хранении, Филиал ФКУ ежегодно до 1 декабря года, предшествующего году уничтожения объектов хранения, направляет Владельцу объектов хранения средствами СЭД список выданных объектов хранения, с истекшим сроком хранения, оригиналы которых были выданы по запросу Владельцу объектов хранения и не возвращены на централизованное хранение (далее — Выданные объекты хранения).

9.4. Владелец объектов хранения, получив список Выданных объектов хранения, до 31 декабря текущего года осуществляет их возврат на централизованное хранение. В случае необходимости продления срока нахождения Выданных объектов хранения в НО, МИ ФНС России по КН информация о таких объектах хранения направляется в Филиал ФКУ.

9.5. Владелец объектов хранения по состоянию на 1 января текущего года осуществляет формирование Акта о выделении к уничтожению объектов хранения.

9.6. Акт о выделении к уничтожению объектов хранения составляется в двух экземплярах и рассматривается на заседании ЭК НО.

9.7. Не позднее 1 июня текущего года Владелец объектов хранения направляет в Филиал ФКУ второй экземпляр утвержденного Руководителем НО, МИ ФНС России по КН Акта о выделении к уничтожению объектов хранения с сопроводительным письмом.

9.8. Процесс уничтожения инициируется Филиалом ФКУ на основании представления НО, МИ ФНС России по КН Актов о выделении к уничтожению объектов хранения и включает в себя:

• выполнение проверки соответствия объектов хранения с указанными в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения;
• отбор объектов хранения с мест хранения;
• уничтожение технологических данных (электронных образов документов, xml-файлов, содержащих введенные данные документов, сведений о документах, содержащихся в ПО);
• уничтожение бумажных носителей объектов хранения. Факт уничтожения фиксируется в соответствующем документе (протоколе, акте, накладной);
• формирование по окончании проведения процесса уничтожения объектов хранения до 31 декабря текущего года сводного Акта об уничтожении объектов хранения, не подлежащих хранению (приложение № 11 к настоящему Порядку) и передача его электронной копии в НО, МИ ФНС России по КН по принадлежности.

Способ уничтожения объектов хранения выбирается Филиалом ФКУ самостоятельно, при условии, что его использование будет исключать возможность восстановления уничтоженных объектов хранения и обеспечивать фракцию измельчения не ниже 3 уровня секретности. Объекты хранения уничтожаются в присутствии уполномоченных сотрудников Филиала ФКУ или при условии проведения видеоконтроля.

9.9 Сведения о факте уничтожения объектов хранения отражаются в ПО.

9.10. Процесс уничтожения объектов хранения возможен только после реализации его в ПО.

Сведения о планируемых объемах и сроках передачи объектов хранения в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в _____________________ для централизованного хранения на ____ год

Руководитель УФНС/МИ ФНС России по КН ___________  _____________________
                                        подпись     расшифровка подписи

--------------------------------

<*> Количество архивных тар указывается из расчета архивной тары с типоразмером 75 мм.

при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, утвержденному приказом ФНС России от ______________ N ___________

    "СОГЛАСОВАНО"                        "УТВЕРЖДАЮ"

    Руководитель УФНС/МИ                 Директор филиала ФКУ
    ФНС России по КН ________________    "Налог-Сервис" ФНС России в ______
    ___________ _____________________    ___________ ______________________
      подпись    расшифровка подписи       подпись    расшифровка подписи

"__" ________ ____ г.                  "__" ________ ____ г.

--------------------------------<br>

Передал Должность уполномоченного сотрудника __________ _______ ___________________ подпись Расшифровка подписи

Принял Должность уполномоченного сотрудника __________ _______ ___________________ подпись Расшифровка подписи

Приложение № 5 к Порядку организации централизованного хранения документов, образующихся

юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, утвержденному приказом ФНС России от ______________ N ___________

АКТ приема/возврата архивных тар

от _________N ____________

Передаточная опись от _________________________________ N __________________ (основание передачи — дата и номер передаточной описи)

Отправитель

          наименование НО/МИ ФНС России по КН/Филиала ФКУ

Итого принято архивных тар - <> из <> представленных в передаточной описи от ________ N __________

Итого отказано в приеме архивных тар — <> из <> представленных в передаточной описи от _______ N ___________

Отправитель _________________                 Получатель __________________
                Должность                                    Должность
_____________________________                 _____________________________
подпись  расшифровка подписи                  подпись  расшифровка подписи

_________________ 20__ г.

Настоящий акт составлен в 2-х экземплярах

Формируется в ПО после реализации

централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, утвержденному приказом ФНС России от ______________ N ___________

Сличительная ведомость результатов проверки наличия и состояния объектов хранения ___________ N ____________

По состоянию на « » ______________ 20 г. проведена проверка фактического наличия объектов хранения, находящихся на централизованном хранении

Приложение N 7 к Порядку организации

                                   Директор филиала ФКУ "Налог-Сервис"
                                   ФНС России в субъекте
                                   Российской Федерации

____________ N ________________        __________ _________________________
 проверки, наличия и состояния          (подпись)   (расшифровка подписи)

  объектов хранения
                                   Дата _______________

Помещение N ______________

Основание _________________________________________________________________ (плановая проверка, перемещение документов, стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией: Председатель комиссии _____________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы) Члены комиссии: ___________________________________________________________ (наименование должностей, фамилии, инициалы) Проверка проводилась с _____________________ по ___________________________

Проверкой установлено: объектов хранения,

1. Всего числится: ---------------------------------------------------- (цифрами и прописью) объектов хранения,

2. Всего не оказалось в наличии: -------------------------------------- (цифрами и прописью) объектов хранения,

3. Всего неучтенных в ПО: --------------------------------------------- (цифрами и прописью) объектов хранения,

4. Всего имеется в наличии: ------------------------------------------- (цифрами и прописью)

из них: объектов хранения,

4.1. требующих дезинфекции ---------------------------------------- (цифрами и прописью) объектов хранения,

4.2. неисправимо поврежденных ------------------------------------- (цифрами и прописью) объектов хранения.

4.3. выдано во временное пользование ------------------------------ (цифрами и прописью)

5. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Проверку проводили:

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

Дата ____________________

Формируется в Microsoft Word

АКТ УТВЕРЖДАЮ Директор филиала ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России в субъекте Российской Федерации

______________ N _________________     ___________
О необнаружении объектов хранения,       подпись     расшифровка подписи

пути розыска которых исчерпаны

    В  результате проверки наличия объектов хранения установлено отсутствие
перечисленных   ниже   объектов   хранения.   Предпринятые   Филиалом   ФКУ

всевозможные меры по розыску объектов хранения положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять их с учета.

Итого ___________________________________________________ объектов хранения (цифрами и прописью)

Наименование должности

лица, ответственного            _____________         _____________________
за централизованное хранение       подпись             расшифровка подписи

Дата

Формируется в ПО после реализации

АКТ выдачи/возврата объектов хранения

от ______________ N _______________

Отправитель

          наименование Филиала ФКУ/НО/МИ ФНС России по КН

Получатель

          наименование НО/МИ ФНС России по КН/Филиала ФКУ

Итого выдано/возвращено объектов хранения: _____________

Отправитель _________________ _____________________________________________ должность подпись расшифровка подписи

_________________ 20__ г.

Получатель __________________ _____________________________________________ должность подпись расшифровка подписи

_________________ 20__ г.

Формируется в ПО после реализации

УТВЕРЖДАЮ Руководитель НО/МИ ФНС России по КН

АКТ                                      __________________________________
_________________ N _______________       Подпись     Расшифровка подписи

                                     "__" _____________________ 20__ г.

О выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению

Приказ ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@

На основании -------------------------------------------------------------- (название и выходные данные перечня документов с указаниями сроков хранения)

(с изменениями и дополнениями)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы Фонда N __________ <1>

 (название фонда (наименование территориального налогового органа)

ИТОГО ________________________________________________ объектов хранения за (цифрами и прописью) _________________ годы

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _________N _____________________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата

--------------------------------

<1> Заполняется вручную, при наличии.

<2> Заполняется вручную.

<3> Заполняется вручную.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК НО ___________ N __________

Формируется в ПО после реализации

УТВЕРЖДАЮ Директор филиала ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России в субъекте Российской Федерации ___________ _______________________ Подпись Расшифровка подписи

                                            "__" ______________ 20__ г.

АКТ ____________________ N _________________

Об уничтожении объектов хранения, не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________ (реквизиты и место составления акта о выделении на уничтожение

                документов, не подлежащих хранению)

Объекты хранения в количестве <1> _________________________________________ (цифрами и прописью) Весом ____________ кг сданы в _____________________________________________ (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной (протоколу, акту) <2> от __________________ N ________

Наименование должности

работника, сдавшего документы   _______________   _________________________
                                    Подпись          Расшифровка подписи

Изменения в программное обеспечение внесены

Наименование должности работника, внесшего изменения в программное

обеспечение                     _______________   _________________________
                                    Подпись          Расшифровка подписи

Формируется в ПО после реализации

<1> Указываются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, поступивших в Филиал ФКУ за текущий год.

<2> При необходимости указывается несколько приемо-сдаточных накладных (протоколов, актов).