Приказ ФНС России от 30.07.2014 № ММВ-7-14/394@

«Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц»

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ

от 30 июля 2014 г. № ММВ-7-14/394@

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ ПРИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ, ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, УЧЕТЕ ОРГАНИЗАЦИЙ И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

В целях организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц в условиях централизованного архивного хранения приказываю:

1. Утвердить Порядок организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц (далее — Порядок) согласно приложению к настоящему приказу.

2. Управлению информационных технологий (Т.В. Матвеева) организовать в установленном порядке доработку и размещение в ФАП ФНС России программного обеспечения (в случае необходимости).

3. Управлению регистрации и учета налогоплательщиков (В.Г. Колесников) обеспечить методологическое сопровождение применения Порядка.

4. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, Межрегиональным инспекциям ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам и ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России (Р.В. Филимошин) обеспечить централизованное хранение документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц в условиях централизованного архивного хранения согласно Порядку.

5. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации довести настоящий приказ до нижестоящих налоговых органов и обеспечить его применение.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителей руководителя Федеральной налоговой службы Н.С. Завилову и А.С. Петрушина (в части вопросов информатизации).

ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ ПРИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ, ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, УЧЕТЕ ОРГАНИЗАЦИЙ И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

1. Основные термины и понятия

Для целей настоящего порядка применяются следующие термины и понятия:

Архивная тара — тара, предназначенная для размещения объектов хранения.

Владелец документов — Инспекция, МИ ФНС России по КН, передавшая документ на хранение, или налоговый орган по месту государственной регистрации юридического лица (индивидуального предпринимателя), учета организации и физического лица.

Документы — документы на бумажном носителе, представленные в Инспекцию, МИ ФНС России по КН при государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя, учете организаций и физических лиц, а также документы, включенные в государственные реестры.

Инспекция — инспекция ФНС России по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция ФНС России межрайонного (межрегионального) уровня, осуществляющая функции по государственной регистрации, по учету организаций и физических лиц.

МИ ФНС России по КН — Межрегиональная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам.

Пачка — совокупность документов на бумажных носителях в отношении юридического лица (индивидуального предпринимателя), организации (физического лица) и сопроводительный лист.

План-график — график передачи документов, подлежащих передаче, от Инспекции в Филиал Учреждения.

Регистрационное дело — дело, в которое в порядке поступления включаются документы, представленные при государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя, документы, включенные в государственные реестры.

Сопроводительные документы — сопроводительные документы, используемые при приеме-передаче документов между Сторонами.

Стороны — Инспекция, МИ ФНС России по КН и Филиал Учреждения.

Уполномоченный сотрудник — сотрудник Стороны, ответственный за осуществление определенных функций (доставка, прием-передача документов между Сторонами, хранение).

Управление — управление ФНС России по субъекту Российской Федерации.

Учетное дело — дело, в которое в порядке поступления включаются документы, представленные при учете организации, физического лица, а также копии документов, образующихся при осуществлении их учета.

Филиал Учреждения — филиал ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России в субъекте Российской Федерации.

ФКУ — Федеральное казенное учреждение «Налог-Сервис» Федеральной налоговой службы (г. Москва).

Хранилище документов — специально оборудованное помещение для хранения документов.

Централизованное хранение документов — длительное хранение документов в специально организованных хранилищах.

2. Общие положения

2.1. Настоящий Порядок определяет принципы и процедуры взаимодействия сторон при централизованном хранении документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических ли, и регламент взаимодействия сторон при передаче, учете, хранении, предоставлении доступа, проверке наличия и уничтожении таких документов.

2.2. Перечень Управлений, в отношении которых Филиал Учреждения реализует функцию централизованного хранения документов, определяется ФНС России.

2.3. Координацию и контроль работ, проводимых Инспекцией, осуществляет Управление. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалом Учреждения, осуществляет ФКУ. Филиал Учреждения может осуществлять централизованное хранение документов нескольких субъектов Российской Федерации.

2.4. Централизованному хранению документов подлежат следующие виды документов, прошедшие и не прошедшие централизованную обработку, а также не подлежащие централизованной обработке:

документы на бумажном носителе, представленные при государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя;

документы на бумажном носителе, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц;

документы на бумажном носителе, содержащиеся в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей;

документы на бумажном носителе, образующиеся при осуществлении государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

документы на бумажном носителе, представленные в целях учета организаций и физических лиц в налоговых органах;

копии документов, образующихся при осуществлении учета организаций и физических лиц в налоговых органах;

документы, представленные в целях ведения Реестра дисквалифицированных лиц.

2.5. Срок хранения документов определяет приказ ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@ «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения» (с изменениями и дополнениями).

2.6. Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами системы электронного документооборота (СЭД).

2.7. Транспортировка документов между Инспекцией и Филиалом Учреждения осуществляется по взаимному соглашению.

3. Подготовительные и организационные мероприятия

3.1. Определение координаторов по взаимодействию между Инспекциями, МИ ФНС России по КН и Филиалами Учреждения.

Филиал Учреждения, МИ ФНС России по КН и Управление назначают координаторов взаимодействия и ответственных лиц, непосредственно участвующих во взаимодействии, и обмениваются информацией о них (Приложение № 1) не позднее 1 (одного) рабочего дня до начала взаимодействия и не позднее 1 (одного) рабочего дня после изменения сведений о назначенных координаторах взаимодействия и об ответственных лицах.

3.2. Определение способа транспортировки документов в Филиалы Учреждения.

Транспортировка документов между Инспекцией, МИ ФНС России по КН и Филиалом Учреждения осуществляется по взаимному соглашению в соответствии с утвержденным Планом-графиком.

4. Разработка и корректировка Плана-графика

План-график утверждается Филиалом Учреждения по согласованию с МИ ФНС России по КН, Управлением (Приложение № 2, № 3).

5. Подготовка документов для передачи на централизованное хранение

5.1. Передаче на хранение подлежат документы в отношении действующих юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, документы в отношении ликвидированных (исключенных) юридических лиц и прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей, документы в отношении действующих и прекративших деятельность организаций, документы в отношении физических лиц.

5.2. Подготовка документов для передачи на централизованное хранение осуществляется с учетом приказа ФНС России от 08.07.2014 № ММВ-7-12/361@.

5.3. Документы на централизованное хранение передаются с приложением сопроводительных документов.

Сопроводительные документы формируются с применением программного обеспечения, используемого Инспекцией, МИ ФНС России по КН или Филиалом Учреждения.

К сопроводительным документам, указанным в пунктах 5.6, 6.3, относятся:

• сопроводительный лист пачки (при использовании программного обеспечения ПК «ЕЦР», СОЕЦР/СОАРД);
• акт приема-передачи архивных папок (при использовании программного обеспечения ПК «ЕЦР», СОЕЦР/СОАРД);
• сопроводительный лист тары (при использовании программного обеспечения АИС «Налог-3»);
• акт приема-передачи документов (при использовании программного обеспечения АИС «Налог-3»).

Сопроводительные документы формируются в двух экземплярах. Один экземпляр Сопроводительного документа хранится в Инспекции, МИ ФНС России по КН, второй — в Филиале Учреждения.

5.4. Документы, предназначенные для передачи на хранение на бумажных носителях, комплектуются в пачки.

5.5 Пачка может быть сформирована:

из документов, включенных в регистрационное дело юридического лица (индивидуального предпринимателя);

из комплекта документов, представленных при государственной регистрации юридического лица (индивидуального предпринимателя), после осуществления государственной регистрации;

из документов, включенных в учетное дело организации (физического лица);

из комплекта документов, представленных при постановке на учет (снятии с учета) организации (физического лица).

5.6 Для каждой пачки формируется сопроводительный лист.

5.7 Пачки размещаются в архивную тару.

5.8 В архивную тару может быть размещено несколько пачек.

5.9. Пачки в отношении юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, организаций и физических лиц размещаются в разные архивные тары.

5.10. В одну архивную тару размещаются документы с одним и тем же сроком хранения. Включение листов одного документа в разные архивные тары не допускается.

5.11. Подготовка для передачи на централизованное хранение документов, подлежащих централизованной обработке, осуществляется с учетом следующего.

5.11.1. Подготовка документов, прошедших централизованную обработку, осуществляется Инспекцией или Филиалом Учреждения, в которых хранятся документы.

5.11.2. Подготовка документов, не прошедших централизованную обработку, осуществляется Инспекцией.

5.11.3. Для каждой архивной тары с применением программного обеспечения, используемого Инспекцией или Филиалом Учреждения, формируется опись вложения (форма приведена в Приложении № 4).

Опись вложения на бумажном носителе оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр помещается в архивную тару.

Опись вложения в электронном виде передается в Филиал Учреждения.

5.12. Подготовка для передачи на централизованное хранение документов, не подлежащих централизованной обработке, осуществляется с учетом следующего.

5.12.1. Подготовка документов, не подлежащих централизованной обработке, осуществляется Инспекцией, МИ ФНС России по КН.

5.12.2. На каждую архивную тару с применением программного обеспечения, используемого Инспекцией, МИ ФНС России по КН формируется опись вложения (форма приведена в Приложении № 4).

Опись вложения на бумажном носителе оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр помещается в архивную тару.

Опись вложения в электронном виде передается в Филиал Учреждения.

5.13. Ответственность за соответствие количества и содержания предаваемых тар описям вложения и Сопроводительным документам несет передающая Сторона.

6. Прием-передача документов на хранение

6.1. Прием-передача документов на хранение между Инспекцией, МИ ФНС России по КН и Филиалом Учреждения осуществляется в соответствии с Планом-графиком.

6.2. Транспортировка документов, подлежащих передаче на хранение, между Инспекцией, МИ ФНС России по КН и Филиалом Учреждения осуществляется в сопровождении уполномоченного лица одной из Сторон.

6.3. Прием-передача документов, указанных в пункте 5.11 настоящего Порядка, осуществляется с приложением соответствующих Сопроводительных документов.

6.4. Прием-передача документов, указанных в пункте 5.12 настоящего Порядка, осуществляется по сопроводительным документам, оформленным в форме акта приема-передачи согласно Приложению № 5. Акт приема-передачи формируется в формате MS Excel и на бумажном носителе (в двух экземплярах). Инспекция направляет акт приема-передачи в Филиал Учреждения с сопроводительным письмом по системе электронного документооборота не позднее дня передачи документов, указанных в пункте 5.12 настоящего Порядка.

6.5. Прием-передача архивных тар осуществляется путем сопоставления Сопроводительных документов и наличия тары. При выявлении расхождений в Сопроводительных документах делаются соответствующие отметки. Проверка соответствия количества пачек и листов в передаваемой архивной таре Сопроводительным документам не проводится.

6.6. Сопроводительные документы подписываются сотрудником Филиала Учреждения при приеме архивной тары.

6.7. Один экземпляр Сопроводительных документов хранится в Филиале Учреждения, второй — в Инспекции, МИ ФНС России по КН. Сопроводительные документы подлежат хранению в течение срока хранения передаваемых по ним документов.

7. Централизованное хранение документов

7.1 Филиал Учреждения в рамках настоящего порядка выполняет следующие функции:

7.1.1. осуществляет прием на централизованное хранение объектов хранения;

7.1.2. осуществляет топографирование хранилища, упорядоченное размещение документов и формирование топографических указателей на места хранения документов;

7.1.3. обеспечивает учет и сохранность объектов хранения в пределах установленных сроков хранения;

7.1.4. осуществляет выдачу объектов хранения;

7.1.5. принимает и размещает на централизованное хранение ранее выданные объекты хранения;

7.1.6. осуществляет проверку наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение;

7.1.7. осуществляет подготовку и передачу документов, размещенных на централизованное хранение и относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение;

7.1.8. организует уничтожение документов с истекшими сроками хранения по Акту о выделении документов на уничтожение, утвержденному руководителем Владельца документов.

7.2. Хранение документов осуществляется на основе единых методологических принципов.

7.3. Для обеспечения сохранности документов в хранилище документов должен осуществляться комплекс мероприятий по созданию условий и надлежащей организации хранения документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

7.4. Право доступа в помещение хранилища документов имеют должностные лица Филиала Учреждения, уполномоченные на доступ в соответствующее помещение архива, а в отдельных случаях — другие лица в их сопровождении.

7.5. Хранение осуществляется в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения и утраты, искажения, подделки документов, размещенных на централизованное хранение, и утраты содержащейся в них информации.

7.5.1. Объекты хранения располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск.

7.5.2. Документы в отношении одного юридического лица (организации) или индивидуального предпринимателя (физического лица) могут храниться в разных архивных тарах.

7.5.3 Листы одного документа размещаются в одну архивную тару.

7.6. Размещение архивной тары (объекта хранения) на место хранения осуществляется не позднее 10 рабочих дней со дня ее приема Филиалом Учреждения.

7.7 Проверка наличия и состояния объектов хранения.

7.7.1. Основной задачей проверки наличия и состояния объектов хранения является установление фактического наличия объектов хранения в хранилище документов.

7.7.2 Проверка наличия и состояния объектов хранения в хранилище документов проводится:

после перемещения объектов хранения в другое помещение. Проверяется наличие и состояние перемещенных объектов хранения;

при наличии иных обстоятельств, требующих проверки наличия и состояния объектов хранения.

7.7.3. Учет проведения проверки наличия и состояния объектов хранения осуществляется с использованием программного обеспечения, используемого Филиалом Учреждения.

7.7.4. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения выявлено отсутствие объекта хранения в хранилище документов в Филиале Учреждения проводится служебное расследование с целью установления причин отсутствия и виновных лиц.

7.7.5. Информация об утрате объекта хранения направляется Владельцу документов, в Управление и ФКУ.

8. Предоставление доступа к документам, находящимся на хранении

8.1 Филиал Учреждения осуществляет выдачу:

• документов во временное пользование;
• документов в безвозвратное пользование.

8.2. Выдача документов на бумажном носителе осуществляется по запросу Владельца документов, содержащему указание на необходимость получения документов на бумажном носителе, с приложением к запросу копии основания (при наличии).

Запрос на предоставление документов на бумажном носителе формируется с применением программного обеспечения, используемого Владельцем.

8.3. Подготовка документов к выдаче не должна превышать 5 рабочих дней со дня поступления запроса в Филиал Учреждения.

8.4. Подготовленные по запросу документы не позднее 10 рабочих дней со дня поступления запроса подлежат передаче по акту приема-передачи документов уполномоченному сотруднику Владельца по месту их централизованного хранения.

Акт приема-передачи документов формируется с применением программного обеспечения, используемого Филиалом Учреждения.

8.5. Выдача документов, подлежащих централизованной обработке, осуществляется с учетом приказа ФНС России от 08.07.2014 № ММВ-7-12/361@.

8.6. Выдача документов, не подлежащих централизованной обработке, осуществляется с учетом следующего.

8.6.1. Запрос на предоставление документов на бумажном носителе, сформированный с применением программного обеспечения, используемого Владельцем, с сопроводительным письмом направляется в Филиал Учреждения.

8.6.2. Срок подготовки документов к выдаче и передачи не должен превышать сроков, установленных пунктами соответственно 8.3 и 8.4 настоящего Порядка.

8.7. При необходимости продления срока возврата документов, полученных во временное пользование, Владелец направляет в Филиал Учреждения соответствующий запрос, сформированный с применением программного обеспечения, используемого Владельцем. Продление срока допускается не более двух раз. Временное нахождение объекта хранения у Владельца не должно превышать 90 дней.

В случае невозможности возврата объектов хранения по истечении 90 дней Владелец направляет в Филиал Учреждения письмо для изменения срока выдачи с временного на безвозвратный.

8.8 Возврат ранее выданных документов.

8.8.1. Возврат документов, прошедших централизованную обработку, осуществляется в соответствии с приказом ФНС России от 08.07.2014 № ММВ-7-12/361@.

8.8.2. Возврат документов, не подлежащих централизованной обработке, осуществляется с учетом следующего.

Для возврата документов на централизованное хранение Владелец направляет в Филиал Учреждения сопроводительное письмо с приложением запроса на возврат документов на бумажном носителе, сформированного с применением программного обеспечения, используемого Владельцем.

В течение 10 рабочих дней со дня направления сопроводительного письма Владелец доставляет документы, подлежащие возврату, в Филиал Учреждения.

Прием возвращаемых документов осуществляется по акту приема-передачи, формируемому Филиалом Учреждения с применением программного обеспечения, используемого Филиалом Учреждения, в двух экземплярах. Один экземпляр акта приема-передачи остается в Филиале Учреждения, второй — передается уполномоченному сотруднику Владельца.

Акт приема-передачи документов, возвращаемых на хранение, подлежит хранению в течение срока хранения передаваемых по нему документов.

8.9. Размещение возвращенного документа (объекта хранения) на место хранения осуществляется не позднее 10 рабочих дней со дня его приема Филиалом Учреждения.

9. Уничтожение документов

9.1. По истечении срока хранения документов, установленного приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@, находящиеся на централизованном хранении документы после проведения экспертизы их ценности передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

9.2. Документы, не подлежащие передаче на постоянное хранение в государственные архивы, подлежат уничтожению.

9.3. Уничтожение документов (объектов хранения), находящихся на централизованном хранении, проводится не реже одного раза в год. При этом к уничтожению отбираются только документы с истекшими сроками хранения.

9.4. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение экспертной комиссии Владельца документов, утвержденное соответствующим протоколом и предоставленное в Филиал Учреждения.

9.5. Филиал Учреждения производит отбор документов (объектов хранения) с истекшим сроком хранения по состоянию на 1 января текущего года. По результатам отбора до 1 марта текущего года направляет соответствующие перечни на утверждение Владельцу.

9.6. Владелец ежегодно до 15 апреля предоставляет в Филиал Учреждения согласованный перечень объектов хранения, выделенных к уничтожению.

9.7. Филиал Учреждения составляет акт о выделении к уничтожению документов и до 1 мая направляет Владельцу на утверждение.

Акт о выделении к уничтожению документов рассматривается и согласовывается экспертной комиссией Владельца документов и утверждается руководителем Владельца документов.

9.8 После получения от Владельца согласованного Акта о выделении к уничтожению документов Филиал Учреждения:

организует уничтожение документов на бумажном носителе.

9.9. Способ уничтожения документов выбирается Филиалом Учреждения самостоятельно, при условии, что его использование будет исключать возможность восстановления уничтоженных документов.

Сведения о планируемых объемах и сроках передачи документов (объектов хранения) в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России по __________________________________________ для централизованного хранения на ____ год

        "СОГЛАСОВАНО"                  "УТВЕРЖДАЮ"

    Руководитель УФНС по           Директор филиала

                               ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в ________

                         ФИО                                  ФИО
    "__" ________ ____ г.          "__" ________ ____ г.

График передачи в Филиал ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России по _________________ документов (объектов хранения) для централизованного хранения на ____ год

Приложение № 3 к Порядку организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации

        "СОГЛАСОВАНО"                  "УТВЕРЖДАЮ"

    Руководитель УФНС по           Директор филиала

                               ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в ________

                         ФИО                                  ФИО
    "__" ________ ____ г.          "__" ________ ____ г.

План-График передачи в Филиал ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России по _________________ документов (объектов хранения) для централизованного хранения на ____ год

Приложение № 4 к Порядку организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных

              ______________________________________<br>
                      наименование Инспекции

Приложение N 5 к Порядку организации централизованного

АКТ от ______________ N _________ приема-передачи архивной тары

Отправитель _______________________________________________________________ наименование Инспекции

Получатель ________________________________________________________________ наименование Филиала Учреждения

Итого принято архивных тар _______

Итого принято пачек ______________

Итого принято листов _____________

Отправитель ______________________      Получатель _______________________
                  Должность                               Должность

__________________________________      __________________________________
      подпись          ФИО                     подпись           ФИО

__________________________ 20__ г. дата

время _________ час. ________ мин.

Настоящий акт составлен в 2-х экземплярах