Письмо Росархива от 30.08.2017 № 4/2282-А

«О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2018 г. и их отчетности за 2017 г.»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПИСЬМО

от 30 августа 2017 г. № 4/2282-А

О ПЛАНИРОВАНИИ РАБОТЫ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА 2018 Г. И ИХ ОТЧЕТНОСТИ ЗА 2017 Г.

Знаменательное событие в жизни архивной отрасли — 100-летие государственной архивной службы России — должно привлечь дополнительное внимание к историко-документальному наследию страны и нуждам отечественных архивов, способствовать решению наиболее насущных проблем их функционирования. В этой связи считаем необходимым увязать планы текущей работы на 2018 г. с разрабатываемыми в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 10.07.2017 № 314 региональными (внутриархивными) планами юбилейных мероприятий, а также с соответствующим общеотраслевым планом, утвержденным приказом Росархива от 19.07.2017 № 107.

По нашему мнению, большую часть юбилейных мероприятий целесообразно реализовать в период между мартом и июлем следующего года.

Напоминаем, что в рамках празднования состоятся торжественное заседание Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Москва, 1 июня) и международная научно-практическая конференция (г. Казань, апрель), будут проведены межархивная историко-документальная выставка «Сто раритетов российской государственности (к 100-летию государственной архивной службы России)» (март), Всероссийский конкурс «Архив XXI» (январь — март).

В целях достижения наилучших результатов деятельности рекомендуем при планировании на 2018 г. предусмотреть:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

• продолжение работ по повышению пожарной безопасности архивов, их технической укрепленности, обеспечению охранного режима;
• усиление контроля за сохранностью архивных документов в читальных залах в связи с их самостоятельным копированием пользователями;
• оперативное информирование Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);
• своевременное представление материалов о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);
• продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (в бумажном и электронном форматах) и региональных реестров;
• организацию и проведение паспортизации государственных и муниципальных архивов, рукописных отделов музеев и библиотек по состоянию на 01.01.2019 в порядке и по формам, определенным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11.03.97 № 11, зарегистрирован Минюстом России 08.07.97, регистрационный № 1344) (http://archives.ru/documents/prik11_1997.shtml);
• организацию и проведение мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2019 в соответствии с приказом Росархива от 30.05.2003 № 47 и письмом Росархива от 02.11.2006 № 5/2040-Т (только федеральные архивы);
• планомерное (не менее 5% ежегодно) сокращение объемов неописанных документов, поставленных на государственный учет (только федеральные архивы);
• обеспечение строительства (реконструкции) зданий государственных архивов республик Адыгея и Хакасия, Оренбургской области, лабораторного корпуса РГАКФД (Московская область, г. Красногорск);

в сфере комплектования:

• организацию и проведение паспортизации архивов организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2018;
• участие в работе по подготовке и передаче в государственные и муниципальные архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Президента Российской Федерации;
• продолжение внедрения в практику работы архивных учреждений и организаций — источников их комплектования Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;
• использование в практике работы архивных учреждений и кредитных организаций Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (после утверждения в установленном порядке);
• внедрение в практику работы архивных учреждений и организаций — источников комплектования Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения (после утверждения в установленном порядке);
• изыскание возможностей по приему на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях — источниках комплектования государственных и муниципальных архивов сверх установленного срока;
• проведение мероприятий по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов государственной власти, органов местного самоуправления, подведомственных им организаций;

в сфере использования архивных документов:

• внедрение в деятельность государственных и муниципальных архивов Российской Федерации новой редакции «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (после утверждения в установленном порядке);
• участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению юбилейных мероприятий, посвященных 100-летию окончания Первой мировой войны, 400-летию со дня рождения протопопа Аввакума, 200-летию со дня рождения И.С. Тургенева, Году русского балета и 200-летию со дня рождения М.И. Петипа, 100-летию со дня рождения А.И. Солженицына, 75-летию разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Сталинградской битве, 500-летию Тульского Кремля;
• участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016 — 2020 годы» и соответствующий План Росархива (только федеральные архивы);
• участие в реализации соглашения между Росархивом и Россотрудничеством; мероприятий, предусмотренных планами (программами) совместных действий с архивистами Белоруссии, Венгрии, Вьетнама, Китая и Монголии;
• организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2016 — 2020 годы, планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;
• пополнение БД рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов, БД о местах хранения архивных документов по личному составу и внедрение ее в работу государственных и муниципальных архивов Российской Федерации; совершенствование работы по оказанию государственных услуг, в том числе в электронном виде через ЕПГУ, ведение Межархивной автоматизированной системы регистрации, учета и контроля за исполнением запросов (только федеральные архивы);
• продолжение работы по пополнению электронного портала «Памяти героев Великой войны 1914 — 1917 годов» (РГВИА, ЦХСФ, ГАРФ, РГАВМФ, РГАКФД);
• подготовку сборников документов: «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР. 1900 — 1963» (Том 5. Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (Июнь 1941 — 1945 гг.) (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГА в г. Самаре); «Советский Союз и польское военно-политическое подполье. Апрель 1943 г. — декабрь 1945 г.» (Том 1. Апрель 1943 г. — июль 1944 г.) (ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАКФД); «Советская модель экономики: союзный Центр и республики Прибалтики. Апрель 1965 — 1975 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ); «Социально-политическая борьба народа Белоруссии в начале XVII — первой половине XVIII вв.» (Вып. 1. С начала XVII в. до 1667 г.) (РГАДА); «Переписка гетманов Левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом в 1654 — 1764 гг.» (Вып. 2. Гетманство И.О. Выговского и Ю.Б. Хмельницкого) (РГАДА); «Ставка Верховного главнокомандующего. 1914 — 1917» (РГВИА); «Секретариат ЦК КПСС. Протокольные записи» (Том 2. 1967 — 1969) (РГАНИ); «Чехословацкий корпус в России. 1914 — 1920» (Том 2. В борьбе с русской революцией. 1918 — 1920) (РГВА); «Колчак» (ГАРФ, РГАВМФ, РГВА, РГИА, РГИА ДВ, РГВИА, РГАКФД); «Россия и независимость Финляндии. 1899 — 1920» (РГАСПИ, РГИА, РГАВМФ, РГВА, РГВИА); «Жизнь и творчество А.И. Солженицына в архивных документах» (РГАЛИ, РГАСПИ, РГАНИ, ГАРФ, РГАКФД, РГВА, РГВИА); фотоальбом «Гражданская война и иностранная интервенция в России» (РГАКФД, ГАРФ, РГВА, РГАСПИ, РГАВМФ, РГВИА), других документальных сборников по планам публикационной деятельности федеральных архивов;
• подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов и на иных площадках (по специальному плану), а также выставок: «Солженицын, Твардовский и „Новый мир“ (РГАЛИ, ГАРФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД), „Россия и Китай: становление и развитие отношений. 1618 — 1727 гг.“ (РГАДА, РГАВМФ, РГВИА, ГАРФ), „Император Александр II и его эпоха. К 200-летию со дня рождения“ (РГИА, ГАРФ, РГВИА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД), „Эпоха М.И. Петипа в русском балете“ (РГИА, ГАРФ, РГАЛИ, РГАКФД);»
• содействие в подготовке Интернет-проектов, сборников документов и выставок, реализация которых будет осуществляться в рамках ФЦП «Культура России (2012 — 2018 годы)» и/или с привлечением других источников финансирования (только федеральные архивы);
• участие в реализации планов мероприятий Российского исторического общества и Российского военно-исторического общества;

в сфере информационных ресурсов и технологий:

• определение перечня мероприятий по информатизации и формирование в ГИИС «Электронный бюджет» и ФГИС «Координация информатизации» планов информатизации в соответствии с приказами Минкомсвязи России от 01.04.2013 № 71, 29.07.2014 № 231, 22.07.2016 № 333 (после получения от Минкомсвязи России авторизационных данных в ФГИС КИ) (только федеральные архивы);
• ввод информации, предусмотренной Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (утвержден приказом Росархива от 23.10.2000 № 64), в ПК «Архивный фонд»;
• продолжение перевода в формат электронных баз данных описей архивных фондов и создания электронного фонда пользования на архивные документы;
• участие в проекте создания информационной системы удаленного использования копий архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (только федеральные архивы);
• представление в Росархив электронных версий путеводителей, изданных в 2015 — 2017 гг., для включения в БД «Путеводители по российским архивам»;

в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

• в рамках внедрения принципов «открытого правительства» продолжение работы с референтными группами, включая активизацию взаимодействия с ними в различных формах и по различным каналам коммуникаций;
• участие в организации и проведении очередных заседаний Российско-Китайской подкомиссии по сотрудничеству в области архивов (г. Хабаровск, РГАЛИ, РГИА ДВ, Комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области); Российско-Венгерской совместной комиссии по сотрудничеству в области архивов (г. Санкт-Петербург, РГИА, РГВИА, РГАЭ, РГАСПИ), встреч архивистов России и Белоруссии (Россия, федеральные архивы, ВНИИДАД), российских и армянских архивистов (Россия, федеральные архивы, ВНИИДАД), а также участие в совместной Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Монголия, РГАЭ, ВНИИДАД, Министерство культуры Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области) <1>;

<1> Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

• участие в XIX Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (Польша, г. Варшава, июнь, ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики) <2>;

<2> Точная дата будет сообщена дополнительно.

• участие в XXV международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, 22 — 23 ноября);
• участие в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2015 — 2017 гг.

При планировании деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов просим предусмотреть обсуждение и отбор государственных и муниципальных архивов в пределах соответствующего федерального округа для участия во Всероссийском конкурсе «Архив XXI» <3>, а также выдвижение на отраслевой конкурс научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2015 — 2017 гг.

<3> Положение о Всероссийском конкурсе «Архив XXI» будет размещено на сайте Росархива до 01.12.2017.

В текстовой части годовых отчетов об основной деятельности архивных учреждений просим более подробно отразить:

• работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;
• участие в реализации различных региональных программ развития, в том числе информатизации;
• изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;
• работу по подготовке к отправке в ЦХСФ микрофильмов страхового фонда во исполнение решения коллегии Росархива от 28.12.2016 (http://archives.ru/coordination/kollegia-reshenie-28-12-2016-pasportization-federal-archives.shtml) (ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГИА, РГАВМФ);
• работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения (только уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела);
• обобщенную информацию о выполнении Плана мероприятий Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2016 — 2020 годы (только федеральные архивы);
• результаты работы по переводу работников на «эффективный контракт».

Просим иметь в виду, что в связи с празднованием 100-летия государственной архивной службы России увеличивается квота представления к награждению работников архивных учреждений с 1 до 3 процентов от фактической численности.

Вновь обращаем внимание на необходимость оперативного представления в Росархив информации о произошедших кадровых изменениях в руководстве архивных учреждений Российской Федерации, а также изменениях в контактной информации (адрес, телефон и электронная почта).

Напоминаем, что планово-отчетная документация представляется в сроки и формах согласно Приложению 1 - федеральные государственные архивы, Приложению 2 - уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, Приложению 3 - базовые органы НМС архивных учреждений федеральных округов. При этом следует иметь в виду, что возможность заполнить статистическую форму № 1 на сайте Росархива посредством электронного сервиса предоставляется до 31 декабря 2017 г. для плановых показателей и до 15 февраля 2018 г. — для отчетных показателей (только федеральные архивы).

Руководитель Федерального архивного агентства А. Н. Артизов

Приложение 1 к письму Росархива от 30 августа 2017 г. № 4/2282-А

ТАБЛИЦА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫМИ АРХИВАМИ ПЛАНОВО-ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НА 2017/2018 ГОДЫ

Приложение 2 к письму Росархива от 30 августа 2017 г. № 4/2282-А

ТАБЛИЦА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ УПОЛНОМОЧЕННЫМИ ОРГАНАМИ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ОБЛАСТИ АРХИВНОГО ДЕЛА ПЛАНОВО-ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НА 2017/2018 ГОДЫ

Приложение 3 к письму Росархива от 30 августа 2017 г. № 4/2282-А