Письмо Росархива от 11.09.2018 № 4/2175-А

«О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2019 г. и их отчетности за 2018 г.»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПИСЬМО

от 11 сентября 2018 г. № 4/2175-А

Исходя из положений Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2018 года № 204 «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года», предусматривающих обеспечение ускоренного внедрения цифровых технологий в экономике и социальной сфере, а также укрепление гражданской идентичности на основе духовно-нравственных и культурных ценностей народов Российской Федерации, и ранее принятых документов стратегического планирования, касающихся архивного дела, рекомендуем предусмотреть в планах на 2019 г.:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

продолжение работ по повышению пожарной безопасности архивов, их антитеррористической защищенности;

незамедлительное информирование Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);

оперативное представление материалов о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);

продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (в бумажном и электронном форматах) и региональных реестров;

организацию внедрения в практику работы архивных учреждений и организаций — источников комплектования:

• Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 43 и зарегистрированного в Минюсте России 15.06.2018, регистрационный № 51357 (http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-expert-comission.shtml),
• Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденного приказом Росархива от 13.06.2018 № 62 и зарегистрированного в Минюсте России 06.08.2018, регистрационный № 51795 (http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-federal-archive.shtml),
• Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденного приказом Росархива от 13.06.2018 № 63 и зарегистрированного в Минюсте России 06.08.2018, регистрационный № 51794 (http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-epk-oiv-subjet-rf.shtml),
• Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 42 и зарегистрированного в Минюсте России 15.08.2018, регистрационный № 51895 (http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-arhiv-organization.shtml),
• Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 и зарегистрированной в Минюсте России 17.08.2018, регистрационный № 51922 (http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo-organization.pdf),
• Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (после утверждения в установленном порядке);

продолжение работы по анализу состава электронных документов, образующихся в деятельности организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов, их учету и обеспечению сохранности в системах электронного документооборота и архивах организаций;

изыскание возможностей по приему на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях — источниках комплектования государственных и муниципальных архивов сверх установленного срока;

проведение мероприятий по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов государственной власти, органов местного самоуправления, подведомственных им организаций;

в сфере использования архивных документов:

внедрение в деятельность государственных и муниципальных архивов Российской Федерации «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации»;

подготовку и проведение мероприятий патриотической направленности, в том числе участие в реализации проектов, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016 — 2020 годы» и соответствующий План Росархива;

участие в реализации мероприятий, посвященных 75-летию Победы в Великой Отечественной войне, Году театра в России, 80-летию событий на р. Халхин-Гол, Году Антарктиды в России, 500-летию Тульского Кремля, 400-летию со дня рождения протопопа Аввакума, 800-летию со дня рождения Александра Невского, 200-летию со дня рождения Ф.М. Достоевского, 200-летию со дня рождения Н.А. Некрасова;

организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2016 — 2020 годы, планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;

пополнение Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов, Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу и внедрение ее в работу государственных и муниципальных архивов Российской Федерации;

совершенствование работы по оказанию государственных услуг в части исполнения запросов государственных органов и органов местного самоуправления, юридических и физических лиц, прежде всего связанных с социальной защитой граждан;

продолжение оцифровки и представления в свободном доступе в сети Интернет наиболее востребованных комплексов исторических источников для удовлетворения потребностей государства и общества в ретроспективной архивной информации, а также реализации прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации;

подготовку сборников документов: «Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (1941 — 1945)» (серия «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР. 1900 — 1963», т. 5) (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГА в г. Самаре); «Советский Союз и польское военно-политическое подполье. Апрель 1943 г. — декабрь 1945 г.» (Т. 1. Апрель 1943 г. — август 1944 г. (ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАКФД), «Советская модель экономики: союзный Центр и республики Прибалтики. Апрель 1965 — 1975 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ), «Социально-политическая борьба народа Белоруссии в начале XVII — первой половине XVIII вв.» (Вып. 1 — 2). (РГАДА), «Переписка гетманов Левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом в 1654 — 1764 гг.» (Вып. 2. Гетманство И.О. Выговского и Ю.Б. Хмельницкого) (РГАДА), других документальных сборников по планам публикационной деятельности федеральных архивов;

подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов и на иных площадках, посвященных 310-летию Полтавского сражения, 250-летию со дня основания ордена Святого Георгия Победоносца, 70-летию Китайской Народной Республики, воспитанию и образованию детей Дома Романовых, оперному искусству в русском театре, выставки «Маленков» из цикла «Лидеры советской эпохи»;

участие в подготовке межархивных Интернет-проектов «Победа. 1941 — 1945», «Архивы — школе» и других по специальному плану;

участие в реализации соглашения между Росархивом и Россотрудничеством; мероприятий совместно с Российским историческим обществом, предусмотренных планами (программами) совместных действий с архивистами Белоруссии, Венгрии, Вьетнама, Казахстана, Китая и Монголии;

в сфере информационных ресурсов и технологий:

проведение анализа готовности к интеграции информационных систем архивов с системами электронного документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления;

максимально возможную автоматизацию архивной деятельности, перевод оказываемых архивами государственных услуг, прежде всего в части исполнения социально-правовых запросов граждан, в электронный вид;

определение перечня мероприятий по информатизации и формирование в ГИИС «Электронный бюджет» и ФГИС «Координация информатизации» планов информатизации в соответствии с приказами Минкомсвязи России от 01.04.2013 № 71, 29.07.2014 № 231, 22.07.2016 № 333 (после получения от Минкомсвязи России авторизационных данных в ФГИС КИ) (только федеральные архивы);

ввод информации, предусмотренной Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (утвержден приказом Росархива от 23.10.2000 № 64), в ПК «Архивный фонд»;

участие в проекте создания информационной системы удаленного использования копий архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (РГАНИ, РГАНТД, РГИА ДВ);

представление в Росархив электронных версий путеводителей для включения в БД «Путеводители по российским архивам»;

в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (Республика Крым, первая половина октября) <*> и очередных заседаниях НМС архивных учреждений федеральных округов;

участие в организации и проведении очередных заседаний Российско-Китайской подкомиссии по сотрудничеству в области архивов (КНР; РГАЛИ, РГИА ДВ, Комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области); Российско-Венгерской совместной комиссии по сотрудничеству в области архивов (Венгрия, г. Печ; РГВИА, РГАЭ, РГАСПИ), Российско-Казахстанской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; ГАРФ, РГАЭ, Министерство культуры Омской области, Комитет по делам архивов Оренбургской области); совместной Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (г. Иркутск, июль; РГАЭ, ВНИИДАД, Министерство культуры Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области); встреч архивистов России и Белоруссии (Белоруссия; федеральные архивы, ВНИИДАД), российских и армянских архивистов (Армения; федеральные архивы, ВНИИДАД) <*>;

участие в XX Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (Киргизия; ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики) <*>;

участие в XXVI международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (Москва, ноябрь) <**>;

рассмотрение итогов участия в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2015 — 2017 гг.

<*> Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

<**> Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

В текстовой части годовых отчетов об основной деятельности архивных учреждений просим подробно отразить:

работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;

участие в реализации различных региональных программ развития, в том числе информатизации;

изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;

работу по подготовке к отправке в ЦХСФ микрофильмов страхового фонда во исполнение решения коллегии Росархива от 28.12.2016 (http://archives.ru/coordination/kollegia-reshenie-28-12-2016-pasportization-federal-archives.shtml) (ГАРФ, РГИА, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ);

работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения (только уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела);

обобщенную информацию о выполнении Плана мероприятий Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2016 — 2020 годы (только федеральные архивы).

Обращаем внимание на необходимость оперативного представления в Росархив информации о произошедших кадровых изменениях в руководстве архивных учреждений Российской Федерации, а также изменениях в контактной информации (адрес, телефон и электронная почта).

Напоминаем, что планово-отчетная документация представляется в сроки и формах согласно Приложению 1 - федеральные государственные архивы, Приложению 2 - уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, Приложению 3 - базовые органы НМС архивных учреждений федеральных округов. При этом следует иметь в виду, что возможность заполнить статистическую форму № 1 на сайте Росархива посредством электронного сервиса предоставляется до 31 декабря 2018 г. для плановых показателей и до 15 февраля 2019 г. — для отчетных показателей (только федеральные архивы).

Руководитель Федерального архивного агентства А. Н. Артизов

Приложение 1 к письму Росархива от 11 сентября 2018 г. № 4/2175-А

ТАБЛИЦА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫМИ АРХИВАМИ ПЛАНОВО-ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НА 2018/2019 ГОДЫ

Приложение 2 к письму Росархива от 11 сентября 2018 г. № 4/2175-А

ТАБЛИЦА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ УПОЛНОМОЧЕННЫМИ ОРГАНАМИ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В СФЕРЕ АРХИВНОГО ДЕЛА ПЛАНОВО-ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НА 2018/2019 ГОДЫ