Письмо Росархива от 07.09.2016 № 4/1977-А

«О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2017 г. и их отчетности за 2016 г.»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПИСЬМО

от 7 сентября 2016 г. № 4/1977-А

О ПЛАНИРОВАНИИ РАБОТЫ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА 2017 Г. И ИХ ОТЧЕТНОСТИ ЗА 2016 Г.

Наделение Росархива полномочиями по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства создает в среднесрочной перспективе благоприятные условия для совершенствования деятельности архивной отрасли, продолжения реализации планов мероприятий («дорожных карт») повышения эффективности архивного дела. Вместе с тем, сохраняющиеся ограничения бюджетного финансирования обуславливают необходимость принятия дополнительных мер экономии бюджетных средств и энергетических ресурсов, оптимизации производственных процессов и, при необходимости, организационных структур. С учетом этого в целях получения максимальных результатов считаем целесообразным при планировании работы архивных учреждений всех уровней на 2017 г. предусмотреть:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

продолжение осуществления мероприятий по повышению безопасности архивных фондов, обеспечению строгого соблюдения охранного и противопожарного режимов;

меры по усилению контроля за сохранностью архивных документов в читальных залах в свете решения Верховного Суда Российской Федерации от 28.03.2016, разрешающего самостоятельное копирование архивных документов пользователями;

незамедлительное информирование Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);

продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (в бумажном и электронном форматах) и региональных реестров;

оперативное представление материалов о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);

в сфере комплектования:

участие в реализации постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20.07.2016 № 26/252-7 «О Порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва, и Порядке уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва»;

продолжение внедрения в практику работы архивных учреждений и организаций — источников их комплектования Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;

использование в практике работы архивных учреждений и кредитных организаций Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (после утверждения в установленном порядке);

изыскание возможностей по приему на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях — источниках комплектования государственных и муниципальных архивов сверх установленного срока;

своевременное проведение мероприятий по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов государственной власти и органов местного самоуправления, подведомственных им организаций;

в сфере использования архивных документов:

внедрение новой редакции «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (после утверждения в установленном порядке);

участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению юбилейных мероприятий, посвященных 100-летию Великой российской революции 1917 года, 100-летию Первой мировой войны, 200-летию со дня рождения И.С. Тургенева, 100-летию со дня рождения А.И. Солженицына;

участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016 — 2020 годы» и соответствующий План Росархива (только федеральные архивы);

организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2016 — 2020 годы, планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;

пополнение Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов и Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу;

ведение Межархивной автоматизированной системы регистрации, учета и контроля за исполнением запросов (только федеральные архивы);

подготовку сборников документов: «Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (июнь 1941 — 1945)», Т. 5 (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГАНИ, филиал РГАНТД в г. Самаре), «Российско-китайские культурные связи в 1949 — 1961 гг.» (РГАЛИ, ГАРФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД), «Советская модель экономики: союзный Центр и республики Прибалтики. Т. 3. Апрель 1965 — 1975 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ), «Прибалтийские националистические организации в годы Второй мировой войны» (РГАСПИ, ГАРФ, РГВА, РГАКФД), «Кавказский фронт Первой мировой войны. Август 1914 — декабрь 1917 гг.» (РГВИА, РГАВМФ, РГАКФД), «А.В. Колчак. Документы и материалы» (РГАВМФ, ГАРФ, РГВА, РГАКФД, РГВИА, РГИА ДВ, архивные учреждения субъектов Российской Федерации), «Россия и независимость Финляндии. 1899 — 1920 гг.» (РГАСПИ, ГАРФ, РГАВМФ, РГВИА, РГИА, РГАЭ, РГВА), «И.С. Тургенев: к 200-летию со дня рождения» (РГАЛИ), «Кронштадтский совет в 1917 году. Протоколы и постановления» (Т. 2. Июль — октябрь 1917 г.) (РГАВМФ), «Материалы Правительственной комиссии по изучению вопросов, связанных с исследованием и перезахоронением останков российского императора Николая II и членов его семьи» (ГАРФ), «Жизнь и творчество А.И. Солженицына в архивных документах» (РГАЛИ, ГАРФ, РГАНИ, РГАКФД);

подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов (по специальному плану), в том числе: «Великий шелковый путь: встреча цивилизаций. XVII — XXI вв.» (РГАЭ, РГАДА, РГИА, РГАВМФ), «Россия и Ватикан в XV — середине XVIII вв.» (ГАРФ, РГАДА, РГИА, РГВИА, РГАВМФ, РГАСПИ, РГАКФД), «Ленин» в серии «Лидеры советской эпохи» (РГАСПИ, ГАРФ, РГАКФД);

расширение взаимодействия государственных и муниципальных архивов с МФЦ и органами социальной защиты в электронном виде;

расширение спектра услуг, оказываемых пользователям в электронном виде;

содействие в подготовке Интернет-проектов, сборников документов и выставок, реализация которых будет осуществляться в рамках ФЦП «Культура России (2012 — 2018 годы)» и/или с привлечением других источников финансирования (только федеральные архивы);

участие в реализации планов мероприятий Российского исторического общества и Российского военно-исторического общества;

участие в реализации соглашения между Росархивом и Россотрудничеством и мероприятий, предусмотренных планами (программами) совместных действий с архивистами Белоруссии, Монголии и Китая;

в сфере информационных ресурсов и технологий:

формирование в ГИИС «Электронный бюджет» планов информатизации в соответствии с приказами Минкомсвязи России от 01.04.2013 № 71, 29.07.2014 № 231, 22.07.2016 № 333 (после получения от Минкомсвязи России авторизационных данных в ФГИС КИ) (только федеральные архивы);

ввод информации, предусмотренной временным порядком, в ПК «Архивный фонд»;

участие в пилотном проекте создания информационной системы «Единый электронный читальный зал федеральных архивов» (только федеральные архивы);

продолжение перевода в формат электронных баз данных описей архивных фондов и создания электронного фонда пользования на архивные документы;

в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

в рамках внедрения принципов «открытого правительства» организацию системной работы с референтными группами, включая активизацию взаимодействия с ними в различных формах и по различным каналам коммуникаций;

продолжение оказания организационно-методической и практической помощи архивным учреждениям Республики Крым и города федерального значения Севастополя;

продолжение работы по переводу работников на «эффективный контракт»;

участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве <*> и очередных заседаниях НМС архивных учреждений федеральных округов;

участие в очередных заседаниях Российско-Китайской рабочей группы по сотрудничеству в области архивов (РГАЛИ, РГАСПИ, РГИА ДВ, ВНИИДАД, Комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области), совместной Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (РГАСПИ, РГВА, РГАЭ, Министерство культуры Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области), встречах архивистов России и Белоруссии (федеральные архивы, ВНИИДАД), российских и армянских архивистов (федеральные архивы, ВНИИДАД) <*>;

участие в работе XVIII Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики) <*>;

<*> Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

участие в XXIV международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, 15 — 16 ноября).

При планировании деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов рекомендуем предусмотреть рассмотрение информации об итогах XVIII Международного конгресса архивов и деятельности на конгрессе российской делегации.

В текстовой части годовых отчетов об основной деятельности архивных учреждений просим более подробно отразить:

работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;

участие в реализации различных региональных программ развития, в том числе информатизации;

изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;

работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения (только уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела);

обобщенную информацию о выполнении Плана мероприятий Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2016 — 2020 годы (только федеральные архивы);

работу по переводу работников на «эффективный контракт».

Обращаем внимание на необходимость оперативного представления в Росархив информации о произошедших кадровых изменениях в руководстве архивных учреждений Российской Федерации, а также изменениях в контактной информации (адрес, телефон и электронная почта).

Просим учесть, что прием заявок на участие в реализации мероприятий ФЦП «Культура России (2012 — 2018 годы)» на 2018 г. будет осуществляться до 1 мая 2017 г. в порядке, установленном приказом Росархива от 30.03.2012 № 23 (http://archives.ru/programs/prik23_12.shtml), в электронном виде с помощью размещенного на официальном интернет-сайте Росархива сервиса (http://archives.ru/programs/fcp/query.shtml).

Напоминаем, что планово-отчетная документация представляется в сроки и виде согласно Приложению 1 - федеральные государственные архивы, Приложению 2 - уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, Приложению 3 - базовые органы НМС архивных учреждений федеральных округов. При этом следует иметь в виду, что возможность заполнить статистическую форму № 1 на сайте Росархива посредством электронного сервиса предоставляется до 31 декабря 2016 г. для плановых показателей и до 15 февраля 2017 г. — для отчетных показателей (только федеральные архивы).

Руководитель Федерального архивного агентства А. Н. Артизов

Приложение 1 к письму Росархива от 7 сентября 2016 г. № 4/1977-А

ТАБЛИЦА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫМИ АРХИВАМИ ПЛАНОВО-ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НА 2016/2017 ГОДЫ

Приложение 2 к письму Росархива от 7 сентября 2016 г. № 4/1977-А

ТАБЛИЦА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ УПОЛНОМОЧЕННЫМИ ОРГАНАМИ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ОБЛАСТИ АРХИВНОГО ДЕЛА ПЛАНОВО-ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НА 2016/2017 ГОДЫ

Приложение 3 к письму Росархива