Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию

(утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 20.05.1987 № 327/17-42)

УКРУПНЕННЫЕ НОРМАТИВЫ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ

Нормативы времени утверждены Постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42.

Срок действия нормативов — до 1993 г.

Нормативы разработаны Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам совместно с Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Главного архивного управления при Совете Министров СССР. Предназначены для нормирования труда заведующих канцелярией, старших инспекторов, инспекторов, секретарей-машинисток, экспедиторов, делопроизводителей, заведующих архивом, архивариусов в организациях, учреждениях и на предприятиях народного хозяйства.

1.1. Укрупненные нормативы времени предназначены для расчета норм времени на работы, выполняемые работниками службы документации, установления им нормируемых заданий, определения их численности и рекомендуются для применения в организациях, учреждениях и на предприятиях народного хозяйства <*>.

---

<*> В дальнейшем — «организации».

1.2. В соответствии с Единой государственной системой делопроизводства служба документации включает следующие подразделения: секретариат, группу учета и регистрации, группу контроля, группу рационализации работы с документами, группу писем (жалоб), экспедицию, копировально-множительное бюро, машбюро <*> и архив организации.

---

<*> При нормировании труда работников службы документации необходимо также использовать межотраслевые типовые или единые нормы времени: Типовые нормы времени (выработки) на стенографические работы. М.: НИИ труда, 1977; Типовые нормы времени на работы по копированию и размножению документов. М.: Экономика, 1986; Единые нормы времени и расценки на проектные работы. Ч. 23. Подсобно-производственные работы. М.: НИИ труда, 1979; Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. М.: Экономика, 1988.

1.3. В основу разработки нормативов времени положены материалы изучения организации труда и передового опыта работников службы документации, фотографии рабочего дня, данные оперативного учета и отчетности.

1.4. Сборник содержит нормативы оперативного времени в человеко-часах на принятую единицу измерения объема работы.

1.5. Нормативы времени установлены на работы, выполняемые работниками делопроизводственной службы и работниками архива организации.

1.6 При подготовке сборника использованы следующие материалы:

Положение об организации нормирования труда в народном хозяйстве. Утверждено Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. № 226/П-6;

Положение о порядке разработки нормативных материалов для нормирования труда (М.: Госкомтруд СССР, 1968);

Нормирование труда служащих. Методические рекомендации (М.: НИИ труда, 1979);

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Вып. 1 (М.: Экономика, 1986).

1.7. Обработка исходных данных осуществлена графоаналитическим методом.

1.8. Норма времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по нормативу оперативного времени и определяется по формуле:

Н = Н x К, вр

где:

Н — затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вр вида работы, ч;

Н — норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, ч;

К — коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, % оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий и самофотографий рабочего времени работников К принимается равным 1,1.

1.9. Если планируемые объемы работ выполняются в полном соответствии с нормативными документами меньшим количеством работников по сравнению с рассчитанным на основе нормативов настоящего сборника, то данные нормативы не являются основанием для изменения фактической численности.

1.10. В таблицах нормативной части сборника приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормативы времени.

1.11. Состав документов, правила их разработки и оформления для службы документации устанавливаются в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства, Основных правил работы ведомственных архивов и другими нормативно-методическими документами. Список нормативно-методической литературы см. Приложение 2.

1.12. Под единицей измерения «дело» подразумевается дело в объеме 150 листов размером 297 x 210 мм (формат A4). Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.

1.13. Работы с машинограммами в делопроизводственной службе нормируются по таблице 3.1.2 (нормативы 3.1.2.1, 3.1.2.2).

1.14. За единицу измерения объема работы — один печатный лист — принимается материал, содержащий 40 тыс. печатных знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, содержащих каждая 2450 знаков <*>.

---

<*> ГОСТ 7.3-77. Оригиналы текстовые авторские и издательские; Методические указания по выпуску министерствами, комитетами, ведомствами и организациями печатной продукции. М.: Госкомиздат СССР, 1981.

1.15. Приведенные в нормативных таблицах числовые значения с указанием «до» следует понимать включительно.

1.16. Нормативы 3.2.6.1, 3.2.6.2, 3.2.9.1, 3.2.9.2, 3.2.9.3 применимы для выполняющих эти работы во всех подразделениях, входящих в состав службы документации.

1.17. До введения настоящих нормативов времени необходимо привести организационно-технические условия в подразделениях и на рабочих местах в соответствие с запроектированными в нормативах.

1.18. На работы, не предусмотренные настоящим сборником, устанавливаются методом технического нормирования местные нормативы времени.

1.19. На основе Укрупненных нормативов времени производится расчет явочной численности работников, занятых делопроизводственным обслуживанием.

1.19.1 С этой целью определяется годовая трудоемкость

нормируемых работ (Т ) в часах с учетом объема каждого вида н выполняемых работ по формуле:

                      Т  = SUM Н   x V ,
                       н        вр    i

где:

Н — затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вр вида работы, ч;

V — объем конкретного вида работы, выполняемый за год. i

1.19.2 Годовая трудоемкость ненормируемых работ Т в часах

                                                  н.н

определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполненных работ по формуле:

                        Т    = Т     x V ,
                         н.н    jн.н    j

где:

Т — годовая трудоемкость ненормируемой работы конкретного jн.н вида;

V — годовой объем ненормируемых видов работ. j

1.19.3 Общая годовая трудоемкость Т работ рассчитывается по

                                    о

формуле:

                          Т  = Т  + Т   .
                           о    н    н.н

1.19.4 Явочная численность работников Ч определяется по

                                           яв

формуле:

                             Т  + Т      Т
                              н    н.н    о
                       Ч   = --------- = --,
                        яв      Ф        Ф
                                 п        п

    где Ф  - полезный фонд рабочего времени  одного  работника  за

     п

год, ч (принимается в среднем равным 1910 чел.-ч).

Пример расчета численности работников делопроизводственной службы приведен в Приложении 1.

Служба документации может действовать на правах самостоятельного подразделения или выполняться одним лицом в зависимости от величины документооборота организации.

Функции работников службы документации регламентируются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих и утвержденными руководителем организации.

Наименования должностей работников службы документации устанавливаются в соответствии с Единой номенклатурой должностей служащих (М.: НИИ труда, 1972).

В функции делопроизводственной службы входят:

организационно-методическое обеспечение работ с документами в структурных подразделениях организации и подведомственных учреждениях;

внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;

прием документов;

обработка документов и учетно-справочная работа;

контроль исполнения документов;

оформление и рассылка документов;

формирование, хранение дел и их использование;

подготовка и передача дел в архив организации.

В функции архива организации входят:

комплектование документами структурных подразделений организации;

учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

фондирование принятых в архив документов;

составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве, оказание методической помощи в проведении этой работы в делопроизводстве организации;

подготовка и передача документов на государственное хранение;

представление в государственный архив сведений о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве организации;

использование документов, хранящихся в архиве;

проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации;

участие в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и делопроизводственной службы организации.

Организационно-техническими условиями, принятыми в сборнике, предусматриваются:

рациональная организация рабочих мест;

своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа;

соблюдение рационального режима труда и отдыха;

обеспечение установленных санитарных норм.

Рабочие места работников службы документации оборудуются однотумбовым столом (с приставкой), обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола — хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей.

Ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждом ящике укреплялась карточка с перечнем находящихся в нем папок.

Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф.

Типовые рабочие места работников службы документации показаны на рис. 1 — 5 <*>.

---

<*> Рисунки не приводятся.

Работники службы документации обеспечиваются необходимыми справочными материалами (в том числе: инструкциями по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами, справочниками по действующему законодательству, справочниками по административно-территориальному делению СССР, орфографическим и терминологическим словарями, справочниками по написанию отдельных наименований слов, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью данной организации, картотеками-указателями к сборникам постановлений и приказов вышестоящего органа и другими).

Режим труда и отдыха работников, занятых документационным обеспечением управления, устанавливается исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая устойчивая трудоспособность. Наряду с этим необходимо проведение физкультурных пауз продолжительностью 5 — 10 мин. за 1 — 1,5 ч до обеда и за 1 — 1,5 ч до окончания работы.

3.1 Затраты времени на работы делопроизводственной

3.1.1 Составление и ведение номенклатур дел

Исполнитель — старший инспектор, инспектор.

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени, чел.-ч
1. Составление и ведение номенклатуры дел структурного подразделения <*>	Изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, функций данного структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, составление, систематизация заголовков дел, визирование руководителем структурного подразделения, контроль за правильностью формирования дел	Количество позиций в номенклатуре дел: до 10 11 — 25 26 — 50 51 — 75 76 — 100	11,0 24,8 46,8 66,0 82,5
2. Составление и ведение номенклатуры дел организации <**>	Изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, номенклатур дел структурных подразделений, функций организации, особенностей делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, разработка классификационной схемы номенклатуры дел, унификация, общее редактирование текста всех разделов номенклатуры дел, выявление документов, не вошедших в номенклатуры дел структурных подразделений, составление номенклатуры дел (с оглавлением, предисловием, списком сокращений), согласование с ведомственным архивом, рассмотрение на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации, согласование с архивным учреждением (государственным архивом), оформление и утверждение номенклатуры дел; контроль за правильностью формирования дел в течение года, внесение уточнений в номенклатуру дел, составление итоговой записи к номенклатуре дел, передача итоговых сведений в ведомственный архив по установленной форме	Количество позиций в номенклатуре дел: до 100 101 — 200 201 — 300	180 230 270

---

<*> Работа по контролю за формированием дел в делопроизводстве ведется в течение года.

<**> Данный норматив применим также при определении затрат времени на составление и ведение номенклатуры дел крупного структурного подразделения (главного управления, управления и т.д.).

3.1.2 Обработка и регистрация документов

Исполнитель — заведующий канцелярией, инспектор, секретарь-машинистка, экспедитор, делопроизводитель.

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени, чел.-ч
1. Обработка получаемых документов	Прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, составление регистрационно-контрольных карточек (РКК), простановка, заполнение регистрационных штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю организации для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения, передача документов на исполнение <*>	10 документов	0,78
2. Обработка отправляемых документов	Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документов, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту	10 документов	0,80
3. Обработка телеграмм	Получение текста от телетайпистки, подклейка текста на бланк телеграммы, составление РКК, простановка и заполнение регистрационных штампов, передача телеграммы руководству на резолюцию, получение телеграммы, запись текста резолюции в РКК, передача телеграммы и РКК исполнителю	1 телеграмма	0,11
4. Обработка телефонограмм	Прием (передача) телефонограммы, регистрация, запись текста в журнале, информатирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, контроль за соблюдением срока исполнения	1 телефонограмма	0,17
5. Оформление командировочных удостоверений	Оформление удостоверения по установленной форме, простановка отметки о прибытии (убытии) работника	1 командировочное удостоверение	0,15

---

<*> В случае выполнения работ по подготовке к размножению РКК и документов для исполнителей норматив увеличивается на 0,45 чел.-ч.

3.1.3 Работы по контролю исполнения документов

Исполнитель — заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка.

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени, чел.-ч
Контроль исполнения документов	Составление РКК, если она не передается из службы регистрации, проставление пометки «К» на документе и на РКК, расположение первого экземпляра РКК в картотеку, направление второго экземпляра РКК вместе с документом в структурное подразделение исполнителю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения, получение сведений о результатах исполнения, запись сведений в РКК, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля. Составление сводки документов, не исполненных в установленный срок, составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю, обобщение результатов исполнения документов в структурном подразделении, анализ состояния исполнения документов в организации	10 документов	0,70

3.1.4 Создание и ведение картотек

Исполнитель — заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка.

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени, чел.-ч
1. Составление и ведение контрольносправочной картотеки	Систематизация, расстановка РКК в картотеке в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки; внесение в карточки изменений (запись сведений об исполнителе, переносе срока исполнения и т.п.); отбор карточек на документы, сроки исполнения которых истекают (для информирования исполнителей), перестановка РКК на исполненные документы в соответствующий раздел картотеки; отбор РКК на документы с истекшими сроками исполнения (для информирования руководства)	1 регистрационно-контрольная карточка	0,15
2. Составление и ведение картотеки по предложениям и жалобам граждан	Систематизация, расстановка РКК в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки, расстановка новых карточек, внесение необходимых изменений в карточки	1 регистрационно-контрольная карточка	0,18
3. Составление и ведение тематических картотек к ведомственным нормативам, приказам, решениям	Систематизация, расстановка тематических карточек в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки, расстановка новых карточек, внесение необходимых изменений в карточки	1 тематическая карточка	0,24

3.1.5 Формирование и оформление дел в структурных

Исполнитель — заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка.

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени, чел.-ч
1. Формирование дел постоянного хранения, составление заголовков, оформление дел (управленческая документация)	Группировка исполненных документов в дела, проверка соответствия содержания документов заголовкам дел по номенклатуре дел, правильности оформления и полноты (комплектности) документов, нумерация листов в деле и составление заверительной надписи, составление и уточнение заголовков дел, описание дел на обложках	1 дело	0,75
2. Формирование дел по личному составу организации, составление заголовков, оформление дел	То же	1 дело	0,73
3. Формирование дел временного (свыше	То же	1 дело	0,56
10 лет) хранения, составление заголовков, оформление дел
4. Фомирование дел временного (до 10 лет) хранения, составление заголовков, оформление дел	Группировка исполненных документов в дела, проверка соответствия содержания документов заголовкам дел по но-	1 дело	0,43
(управленческая документация)	менклатуре дел, правильности оформления и полноты (комплектности) документов, составление и уточнение заголовков дел, описание дел на обложках
5. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению	Изучение состава и содержания документов, определение их научноисторической и практической значимости, полистный просмотр дел, отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению, составление акта на дела, выделенные к уничтожению, рассмотрение акта на заседании ЭК (ЦЭК), утверждение акта	1 дело	1,00
6. Составление годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше	Составление годового раздела описи на дела, прошедшие экспертизу ценности, рассмотрение	10 описательных статей описи	1,12
10 лет) хранения, подлежавших передаче в архив организации	подготовленного раздела на заседании ЭК (ЦЭК), доработка по замечаниям, оформление, утверждение в установленном порядке, проверка качества формирования и оформления дел, соответствия количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел; простановка временных шифров (карандашом) на обложках дел
7. Передача дел в архив организации из структурного подразделения	Передача дел поединично по описям и номенклатурам дел, передача экземпляров описей, номенклатур дел, контрольно-справочных и тематических карточек согласно графику, оформление передачи по установленной форме	10 дел	3,20

3.2 Затраты времени на работы архива организации

3.2.1 Методическая работа

Исполнитель — заведующий архивом.

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени, чел.-ч
			разрабатывается вновь	перерабатывается
Разработка нормативно-методических пособий (инструкций, рекомендаций, положений)	Составление библиографии, изучение научно-методической литературы и документов по теме, выявление и сбор материалов, их анализ, составление плана и схемы пособия, систематизация сведений, написание текста, редактирование, обсуждение, доработка по замечаниям	1 печатный лист	138	72,5

3.2.2 Создание научно-справочного аппарата

Исполнитель — заведующий архивом, архивариус.

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени, чел.-ч
1. Составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения	Написание, оформление описи (годового раздела сводной описи) по установленной форме, рассмотрение на заседании ЭК (ЦЭК), представление описи на утверждение Экспертнопроверочной комиссии государственного архива, обсуждение, доработка по замечаниям, утверждение руководителем организации	10 описательных статей описи	1,00
2. Составление сводных описей дел по личному составу	Написание, оформление описи (годового раздела сводной описи) по установленной форме, рассмотрение на заседании ЭК (ЦЭК), представление описи на согласование с ЭПК государственного архива, обсуждение, доработка по замечаниям, утверждение руководителем организации	10 описательных статей описи	0,90
3. Составление предисловий к описям архивных фондов	Изучение законодательной и научно-справочной литературы, истории фонда и его документов с целью определения дат образования, реорганизации, переименования, ликвидации фондообразователя, выяснение его подведомственности, функций, структуры, изучение системы делопроизводства, характера и состояния документов, сбор сведений о наличии научно-справочного аппарата к фонду, об особенностях обработки и систематизации документов, написание текста предисловия, обсуждение, доработка по замечаниям	1 печатный лист	159
4. Составление исторических справок на архивные фонды организаций, учреждений и предприятий	Сбор данных по истории фонда на основании сведений, выявленных при составлении предисловий к описям дел за этот период, написание текста справки, обсуждение, доработка по замечаниям	1 печатный лист	90,8
5. Составление предметных, географических, именных указателей к законченным описям дел	Просмотр описи, выявление данных, написание карточек (с вынесением на каждую карточку одного понятия), составление указателя	10 карточек указателя	1,40

3.2.3 Каталогизация документов

Исполнитель — заведующий архивом, архивариус.

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени, чел.-ч
1. Составление карточек и ведение предметной (предметно-тематической) картотеки	Изучение описи с целью отбора дел для каталогизации документов, полистный просмотр дел, выявление документов, подлежащих каталогизации, аннотирование содержания выявленных документов, написание карточек по установленной форме, простановка штампа о каталогизации на обложках дел; группировка карточек по алфавиту предметных понятий, далее по схеме, принятой для данной картотеки; расположение карточек в картотеке в соответствии с принятой схемой систематизации	1 карточка	0,38
2. Составление карточек и ведение именной картотеки	Изучение описи с целью отбора дел для каталогизации документов,	1 карточка	0,23
(на государственных, общественных, творческих деятелей)	полистный просмотр дел, выявление документов, подлежащих каталогизации, изучение содержания выявленных документов, написание карточек по установленной форме, группировка карточек по фамилиям, именам и отчествам в алфавитном порядке, далее по схеме, принятой для данной картотеки; расположение карточек в картотеке в соответствии с принятой схемой систематизации
3. Составление карточек и ведение картотеки по личному составу организации	То же	1 карточка	0,15

3.2.4 Использование документов

Исполнитель — заведующий архивом, архивариус.

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени, чел.-ч
1. Исполнение тематических запросов	Ознакомление с запросом, изучение научносправочного аппарата и документов архива, выявление сведений по теме запроса, написание текста ответа	1 запрос	24,1
2. Тематическое выявление и подготовка информационного документа	Просмотр дел, выявление сведений по теме, составление текста информационного документа (тематического перечня, информационного письма)	1 печатный лист	127
3. Выдача дел во временное пользование	Ознакомление с запросом, определение по топографическим указателям местонахождения дел, выемка дел, размещение карт-заместителей, проверка соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в описи (номенклатуре дел), проверка нумерации листов и физического состояния дел, оформление акта о выдаче дел во временное пользование, выдача дел	10 дел	2,90
4. Прием посетителя с целью консультации	Консультирование по вопросам состава и содержания документов по теме запроса, информирование о наличии в архиве документов для получения справки о работе, службе, учебе	1 посетитель	0,86
5. Исполнение запросов социальноправового характера	Ознакомление с запросом (заявлением), изучение научно-справочного аппарата и документов архива, выявление сведений биографического характера, написание текста архивной справки	1 запрос	2,42
6. Прием и выдача невостребованных трудовых книжек	Прием трудовых книжек на хранение, оформление приема, размещение трудовых книжек в ящике картотеки по алфавиту, выдача трудовых книжек владельцам	10 трудовых книжек	4,70

3.2.5 Проведение комплексной (тематической) проверки

Исполнитель — заведующий архивом, архивариус.

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени, чел.-ч
Проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения (участие в проверке совместно с работниками государственного архива)	Изучение условий хранения, состояния учета и научно-справочного аппарата, эффективности использования документов, проверка готовности документов к передаче на государственное и ведомственное хранение, правильности проведения экспертизы ценности, оформления дел, информирование руководства организации о результатах проверки, обсуждение итогов проверки в архиве подведомственного учреждения, составление справки по результатам проверки	1 комплексная (тематическая) проверка	26,7

3.2.6 Контроль за организацией документов

Исполнитель — заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, заведующий архивом, архивариус.

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени, чел.-ч
1. Проведение проверки организации документов в структурных подразделениях ведомства в учреждениях его системы (совместно с работниками дело-	Изучение основных заач и функций учреждения в целом и его структурных подразделений, составление плана проверки, изучение работы с документами на обследуемом	1 проверка одного структурного подразделения (учреждения), номенклатура дел которого включает до	19,6
производственной службы)	объекте, информирование руководства учреждения (структурного подразделения) о результатах проверки, обсуждение итогов проверки в учреждении (структурном подразделении), составление справки по итогам проверки	100 позиций
2. Контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений учреждения (совместно с работниками делопроизводственной службы)	Проверка правильности формирования и описания дел, обеспечения сохранности документов в делопроизводстве, составления описей, подготовки дел к передаче в ведомственный архив; подготовка предложений о совершенствовании работы с документами	1 проверка работы с документами одного структурного подразделения, номенклатура дел которого включает до 100 позиций	7,10
3. Консультирование работников организации	Консультирование по вопросам формирования дел, составления номенклатур дел, описей, проведения экспертизы ценности, отбора документов на государственное хранение, практического применения методических пособий	1 консультация	1,20

3.2.7 Обеспечение сохранности документов

Исполнитель — заведующий архивом, архивариус.

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени, чел.-ч
1. Прием дел в архив из структурного подразделения	Ознакомление с состоянием дел, проверка правильности оформления дел, прием дел по описи (поединично), прием контрольно-справочной картотеки к документам данного годового раздела описи, запись (в двух экземплярах описи) сведений о количестве фактически принятых дел, номеров отсутствующих дел, укладка дел на места хранения, отметка в топографических указателях о размещении дел, запись в книге учета поступления и выбытия документов	10 дел	3,60
2. Отбор, подготовка и передача документов для дезинфекции, дезинсекции, реставрации и переплета	Подбор дел по актам проверки наличия, картотеке (журналу) учета физического состояния документов, регистрация в книге выдачи дел из архивохранилища, оформление заказа по установленной форме, передача дел в лабораторию	10 дел	4,70
3. Выдача (прием) дел	Выдача дел: ознакомление с заказом, определение по топографическим указателям местонахождения дел, выемка дел, размещение картзаместителей, определение соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в описи (номенклатуре дел), проверка нумерации листов и физического состояния дел, отметка в книге выдачи дел из хранилища. Прием дел: визуальный осмотр дел, проверка нумерации листов и физического состояния дел, отметка о возвращении дел в книге выдачи, изъятие карт-заместителей, укладка дел на места хранения	10 дел, выданных из архива или принятых в архив	1,55
4. Картонирование дел	Размещение дел в коробке по порядку номеров, написание ярлыка, наклейка его на коробку	10 дел	0,52
5. Формирование связок дел, подлежащих хранению	Группировка дел по порядку номеров, написание ярлыка, прикрепление ярлыка к шпагату, перевязывание дел	10 дел	0,54
6. Составление топографических указателей	Заполнение граф карточки указателя по установленной форме, группировка карточек в последовательности расположения стеллажей, номеров фондов	10 карточек	2,85
7. Проверка наличия и состояния документов	Сверка фактического наличия дел на местах хранения и по описи (номенклатуре дел), описательной статьи описи (номенклатуры дел) с описанием на обложке дела, проверка физического состояния и технического оформления дел, заполнение листа проверки наличия с указанием в нем физического состояния дел, составление акта проверки наличия и состояния дел в фонде	10 дел	0,68
8. Передача архивом организации документов на государственное хранение	Подготовка и доставка дел, участие в передаче дел, оформление передачи документов по установленной форме, запись о выбытии в книге учета поступлений и выбытия документов	10 дел	1,00

3.2.8 Учет документов

Исполнитель — заведующий архивом, архивариус.

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени, чел.-ч
1. Составление и ведение учетных документов архива организации	Изучение источников по истории фондообразователя, составление и ведение списка фондов, количественный и пофондовый учет фондов и коллекций, составление листа фонда, выявление и запись сведений о составе и объеме фонда на основе соответствующих документов, составление карточки архивного фонда по установленной форме, представление карточки в учреждение государственной архивной службы	1 архивный фонд	2,50
2. Составление отчета о состоянии и объеме документов	Сбор и анализ сведений об архиве, написание отчета по установлен-	1 отчет	9,70
ГАФ СССР, находящихся на ведомственном хранении	ной форме на основании данных учетных документов

3.2.9 Техническое оформление работ

Исполнитель — инспектор, делопроизводитель, архивариус.

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени, чел.-ч
1. Подшивка документов в дело (управленческая документация)	Группировка (вложение) исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, прошивка на 3 — 4 прокола	1 дело	0,20
2. Ремонт дел	Просмотр дела, выявление поврежденных листов, подклейка корешков листов (наращивание до необходимого формата), обрезка края, просушивание, прессовка дела	1 дело	0,44
3. Сдача дел на утилизацию	Выемка дел, включенных в акт о выделении к уничтожению, со стеллажей, формирование, увязка связок, оформление заявки на транспорт, погрузка дел, сдача на утилизацию в установленном порядке	100 дел	6,00

А. Расчет численности работников по документационному обеспечению управления произведен исходя из плановой трудоемкости работ, выполняемых в течение года.

№ п/п	Вид выполняемой работы	Номер норматива	Единица объема работы	Объем работ за год	Норматив времени на единицу объема работ, чел.-ч	Сумма затрат времени, чел.-ч
1	Составление и ведение номенклатуры дел организации	3.1.1.2	200 позиций	200	230	230
2	Обработка получаемых документов	3.1.2.1	10 документов	14400	0,78	1123,2
3	Обработка отправляемых документов	3.1.2.2	10 документов	10650	0,80	852,0
4	Контроль исполнения документов	3.1.3	10 документов	150	0,70	10,5
13	Передача дел в архив организации из структурного подразделения	3.1.5.7	10 дел	100	3,20	32,0
Итого 7377,4

Т — трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в н

сборнике   нормативам   времени  с  учетом  коэффициента  К = 1,1,
учитывающего   затраты   времени   на   организационно-техническое

обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности — 8115,1 чел.-ч;

Т — трудоемкость работ, не предусмотренных сборником, — н.н 114,2 чел.-ч (определена экспертным путем);

Ф — полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч п (принимается в среднем равным 1910 ч).

        Т  + Т
         н    н.н   8115,1 + 114,2

Ч = --------- = -------------- = 4,3 чел. Ф 1910 п

Б. Расчет численности работников архива организации произведен исходя из плановой трудоемкости работ, выполняемых в течение года.

№ п/п	Вид выполняемой работы	Номер норматива	Единица объема работы	Объем работ за год	Норматив времени на единицу объема работ, чел.-ч	Сумма затрат времени, чел.-ч
1	Разработка нормативно-методических пособий (инструкций, рекомендаций, положений)	3.2.1	1 печатный лист	0,5	138	69
2	Составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения	3.2.2.1	10 описательных статей описи	150	1	150
3	Составление сводных описей дел по личному составу	3.2.2.2	10 описательных статей	300	0,90	27
25	Составление отчета о состоянии и объеме документов ГАФ СССР, находящихся на ведомственном хранении	3.2.8.2	1 отчет	1	9,70	9,70
Итого 2136

Т — трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в н

сборнике   нормативам   времени  с  учетом  коэффициента  К = 1,1,
учитывающего   затраты   времени   на   организационно-техническое

обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности — 2349,8 чел.-ч;

Т — трудоемкость работ, не предусмотренных сборником, — н.н 50,3 чел.-ч (определена экспертным путем);

Ф — полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч п (принимается в среднем равным 1910 ч).

        Т  + Т
         н    н.н   2349,8 + 50,3

Ч = --------- = ------------- = 1,26 чел. Ф 1910 п

1. Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» // Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, № 44, ст. 628.

2. Постановление Верховного Совета СССР «О порядке введения в действие Закона СССР „Об охране и использовании памятников истории и культуры“ // Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, № 44, ст. 629.»

3. Указ Президиума Верховного Совета СССР «Об административной ответственности за нарушение правил охраны и использования памятников истории и культуры» // Ведомости Верховного Совета СССР, 1977, № 8, ст. 141.

4. Постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. № 274 «Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР» // СП СССР, 1980, № 10, ст. 71.

5. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. ГОСТ 6.38-72. Требования к оформлению документов и формуляр-образец. ГОСТ 6.39-72.

6. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования. ГОСТ 17914-72.

7. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83.

8. Хранение документов в фондах библиотек и органов научно-технической информации. Общие требования. ГОСТ 7.50-84.

9. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. ОСТ 55.6-85.

10. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.: Главархив СССР, 1981.

11. Методические рекомендации по внедрению и ведению унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) в организациях, учреждениях и на предприятиях. М.: Главархив СССР, 1982.

12. Основные правила работы ведомственных архивов. М.: Главархив СССР, 1986.

13. Типовое положение об архиве учреждения. М.: Главархив СССР, 1965.

14. Типовое положение об объединенном ведомственном архиве. М.: Главархив СССР, 1969.

15. Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственного и научно-производственного объединения. М.: Главархив СССР, 1977.

16. Типовые положения о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства). М.: Главархив СССР, 1988.

17. Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия. М.: Главархив СССР, 1988.

18. Типовое положение о центральном архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации. М.: Главархив СССР, 1983.

---