Методические рекомендации по внедрению и ведению Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) в организациях, учреждениях и на предприятиях

(утв. Главархивом СССР 17.12.1980)

Методические рекомендации по внедрению и ведению УСОРД являются составной частью комплекса инструктивно-методических материалов по внедрению и ведению унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, которые предназначены для оказания практической помощи организациям, учреждениям и предприятиям страны. Они включают общие вопросы организации внедрения и ведения УСОРД как в АСУ, так и в условиях традиционных методов обработки документов, технологические процессы внедрения и ведения унифицированных форм и используются на всех уровнях управления.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации разработана ВНИИДАД на основании правительственного постановления, согласована с Госстандартом и утверждена Главархивом СССР в 1979 г. Основные направления, состав и содержание УСОРД одобрены министерствами (ведомствами) СССР и союзных республик <1>. Основаниями для разработки методических рекомендаций являются:

----------------------

<1> Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М., 1980 (Далее — УСОРД).

Постановление Совета Министров СССР от 04.04.80 № 274 «Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР» <2>;

----------------------

<2> СПП СССР, № 10, 1980.

Программа работ по решению научно-технической проблемы 0.80.02 «Создать и ввести в эксплуатацию государственные автоматизированные системы управления верхнего уровня как основные звенья общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для управления планирования и управления народным хозяйством (ОГАС)» на 1976 — 1980 гг., утвержденная постановлением Государственного комитета СМ СССР по науке и технике от 26.11.76 № 430;

Решение коллегии Главархива СССР от 28.02.78 «Об унифицированной системе организационно-распорядительной документации»;

План организационно-технических мероприятий по внедрению УСОРД, утвержденный Госстандартом и Главархивом СССР.

При разработке рекомендаций были учтены требования:

Положения о системе ведения УСОРД в Главархиве СССР (М., 1977);

Единой государственной системы делопроизводства (Основные положения). М., 1974;

Положения о системе ведения Общесоюзного классификатора управленческой документации (ОКУД) (РДП 112-78);

Типового положения о системе ведения (СВ) унифицированных систем документации (РДТП 70-76);

Общих методических указаний по внедрению унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, используемых в АСУ (РДМУ 61-75);

Временных методических указаний по внедрению и ведению УСОРД в базовых организациях (Главных архивных (архивных) управлениях союзных республик). М., 1980.

Основной целью разработки УСОРД явилось создание взаимоувязанных комплексов документов, обеспечивающих реализацию управленческих функций в организациях, учреждениях и на предприятиях. Унифицированные формы пригодны для обработки традиционными методами и средствами организационной и электронно-вычислительной техники.

В основу создания УСОРД положен ГОСТ 6.10.1-75 «Унифицированные системы документации, используемые в АСУ. Общие положения», который устанавливает общие требования к унифицированным системам документации (УСД).

В систему входят:

1. ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения»; ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец»;

2. Унифицированные формы документов, распределенные по подсистемам, обеспечивающие документирование управленческих задач по созданию, реорганизации и ликвидации организаций, учреждений и предприятий; приему, переводу, предоставлению отпусков, увольнению, поощрению, наложению дисциплинарных взысканий на рабочих и служащих; функционированию автоматизированного контроля исполнения документов (АКИД) и инструкции по применению этих форм;

3. Методические рекомендации по унификации текстов организационно-распорядительной документации;

4. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и инструкция по его применению.

В УСОРД включены 73 формы. Указания (инструкции) по применению форм следуют после приведенных форм. Унифицированные формы включены отдельным классом (0200000) в Общесоюзный классификатор управленческой документации.

Определение состава документов подсистем проводилось на основании действующего законодательства, нормативных актов, обобщения и анализа теории и практики документирования управленческой деятельности в учреждениях страны.

Унифицированные формы рекомендуются для использования на всех уровнях управления. Внедрение УСОРД в министерствах и ведомствах должно осуществляться в соответствии с Общими методическими указаниями по внедрению унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, используемых в АСУ (РДМУ 61-75).

Министерства и ведомства могут создавать отраслевые методические указания по применению отдельных подсистем УСОРД. В соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 04.04.80 № 274 «Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР» отраслевые методические указания подлежат согласованию с Главархивом СССР.

Ведение <3> УСОРД осуществляется в соответствии с Положением о системе ведения Унифицированной системы организационно-распорядительной документации в Главархиве СССР и Временными методическими указаниями по внедрению и ведению УСОРД в базовых организациях (Главных архивных (архивных) управлениях союзных республик).

<3> Ведение — комплекс организационно-методических мероприятий, обеспечивающих функционирование системы в процессе ее эксплуатации.

Методические рекомендации по внедрению и ведению УСОРД разработаны ВНИИДАД с целью оказания организациям, учреждениям и предприятиям <4> страны практической помощи при внедрении и ведении унифицированных форм ОРД и являются составной частью комплекса инструктивно-методических материалов по внедрению и ведению УСД и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ).

<4> Далее — организации.

Организационно-методическую работу по внедрению и ведению УСОРД проводят головные организации (ГО) по УСД и ОКТЭИ в отраслях, головные организации по координации работ по УСД и ОКТЭИ в республиках и базовые организации по внедрению и ведению УСОРД в республиках, которыми являются Главные архивные управления республик. Методическую помощь по внедрению и ведению системы оказывают органы Госстандарта и головная организация по разработке УСОРД — ВНИИДАД Главархива СССР.

Ответственность за внедрение и ведение УСОРД несут руководители организаций, проводящих внедрение, и головные организации по УСД и ОКТЭИ в отраслях и республиках.

Внедрение унифицированных форм проводится в АСУ и в условиях традиционных методов обработки документов. Для проведения работ по внедрению и ведению УСОРД министерство (ведомство) издает нормативный акт, в котором указываются:

перечень организаций, проводящих внедрение и ведение УСОРД;

организация (или структурное подразделение), ответственная за внедрение и ведение УСОРД в министерстве (ведомстве);

сроки внедрения УСОРД;

состав комиссии по приему результатов внедрения.

Для проведения подготовительных работ приказом руководителя в организации создается рабочая группа во главе с заместителем руководителя организации, курирующим вопросы документации и АСУ. В рабочую группу целесообразно включать специалистов в области документации и АСУ, работников подразделений, непосредственно связанных с составлением и оформлением ОРД (канцелярия, ВЦ, отдел кадров, юридический отдел, отдел НОТ, архив), а также специалистов, которые после внедрения УСОРД будут осуществлять работу по ведению системы. Группа разрабатывает план организационно-технических мероприятий по внедрению и ведению УСОРД, утверждает его у руководителя, контролирует выполнение и готовит приказ по внедрению и ведению УСОРД.

В плане организационно-технических мероприятий (прил. 1) должны быть предусмотрены разделы:

1. Организационные вопросы внедрения и ведения УСОРД.

1.1. Определение структурного подразделения (канцелярия, ВЦ и др.), ответственного за внедрение УСОРД.

1.2 Проведение инструктажа по вопросам внедрения УСОРД.

1.3 Подготовка предложений по созданию группы ведения УСОРД.

2. Подготовка материалов для внедрения и ведения УСОРД.

2.1. Создание контрольного массива УСОРД и распечатка инструкций по применению унифицированных форм.

2.2. Проектирование и тиражирование бланков в соответствии с формами УСОРД.

2.3. Внесение изменений в нормативно-методические материалы, касающиеся вопросов документации и АСУ (инструкции, ОСТы, стандарты предприятий и др.) в соответствии с требованиями УСОРД.

2.4. Изготовление схем, плакатов и других наглядных пособий для проведения семинарских занятий с работниками организаций.

3. Организация изучения УСОРД.

3.1. Подготовка программы семинаров для обучения работе с унифицированными формами УСОРД (прил. 2).

3.2. Разработка графика проведения семинарских занятий (состав групп, сроки проведения, состав лекторов и т.д.).

3.3 Проведение практических занятий по заполнению форм.

После подготовки рабочей группой плана организационно-технических мероприятий руководитель организации издает приказ о внедрении и ведении УСОРД (прил. 3), который должен соответствовать нормативному акту ведомства и может включать дополнительные пункты, способствующие проведению конкретных мероприятий по внедрению и ведению УСОРД.

Завершение работ оформляется актом комиссии по приему результатов внедрения УСОРД (прил. 4). В состав комиссии входят заместитель руководителя организации, представители рабочей группы и структурных подразделений, в которых проводится внедрение. Комиссия, созданная в ведомстве, контролирует работу комиссий по внедрению и ведению системы в организациях.

Внедрение унифицированных форм следует проводить во всех организациях как в условиях АСУ, так и в условиях традиционных методов обработки документов. Наиболее эффективно проводить внедрение УСОРД при разработке новых автоматизированных систем управления или вторых очередей действующих систем.

Внедрение УСОРД проводится в различных объемах: полный комплекс форм УСОРД; комплекс форм отдельной подсистемы; комплекс форм по одной или нескольким задачам; отдельные формы документов.

Внедрение УСОРД заключается также в замене неунифицированных или частично унифицированных форм на унифицированные.

Организация (структурное подразделение), внедряющая УСОРД, определяет перечень внедряемых форм и проектирует их бланки на основе унифицированных форм системы. Постоянная часть текста документа заранее отпечатывается в типографии (или средствами оперативной полиграфии), а переменная информация вносится в процессе составления конкретных документов. Следует иметь в виду, что реквизиты и показатели, заключенные в унифицированных формах УСОРД в круглые скобки, подлежат конкретизации при изготовлении бланков документов или вносятся в формы при их заполнении.

Одновременно проводится работа по определению тиража каждой внедряемой формы в зависимости от частоты и периодичности ее составления.

При заполнении форм УСОРД в АСУ используется комплекс следующих ОКТЭИ:

1. Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД).

2. Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО).

3. Система обозначений объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов (СОАТО).

4. Общесоюзный классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

5. Общесоюзный классификатор стран мира и территорий (ОКСМТ).

6. Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

7. Общесоюзный классификатор информации по кадрам (ОКИК).

Обязательными кодами для каждой формы являются код формы по ОКУД и код организации по ОКПО.

ОКУД, ОКПО, СОАТО предназначены для кодирования реквизитов формы документа: наименования унифицированной формы документа, наименования организации, места издания документа.

ОКПДТР, ОКСМТ, ОКСО, ОКИК применяются при кодировании показателей, содержащихся в текстах ОРД.

В отдельных случаях ОКТЭИ могут быть дополнены отраслевыми классификаторами.

Коды унифицированных форм ОРД проставляются в соответствии с «Инструкцией по применению классификатора унифицированных форм ОРД» <5>.

<5> См. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М., 1980.

При тиражировании унифицированных форм можно предусмотреть типографское проставление кодов ОКТЭИ, в частности, кодов по ОКПО, ОКУД, СОАТО. При этом необходимо предусмотреть кодовые зоны, которые следует располагать в соответствии с унифицированными формами УСОРД. Запись информации с унифицированных форм УСОРД на машинные носители может проводиться без дополнительного ее кодирования.

Внедрение подсистемы унифицированных форм документов «Создание, реорганизация и ликвидация организаций, учреждений и предприятий» проводится, как правило, в условиях традиционных методов обработки документов.

Документы подсистемы должны оформляться на общих бланках формата A4 с угловым расположением реквизитов.

При разработке текстов положений, уставов, должностных инструкций, правил внутреннего трудового распорядка используется указанная в унифицированных формах подсистемы структура текста этих документов.

При разработке структуры и штатной численности, штатного расписания <6> используется табличная форма текста. Количество, расположение и название граф таблицы должно полностью соответствовать унифицированным формам этих документов в подсистеме.

<6> Текст штатного расписания может обрабатываться средствами ЭВТ.

При разработке приказов, актов по конкретным задачам подсистемы следует использовать трафаретные тексты, включенные в унифицированные формы подсистемы.

При проектировании документов подсистемы в конкретной организации следует руководствоваться действующим законодательством, нормативно-методическими актами и материалами, регламентирующими и определяющими работу аппарата управления: Конституцией СССР и союзных республик, кодексами законов о труде РСФСР и других союзных республик, Положением (о министерстве, о Всесоюзном (республиканском) промышленном объединении, производственном объединении (комбинате), о социалистическом государственном предприятии), тарифно-квалификационными справочниками, типовыми и отраслевыми правилами внутреннего трудового распорядка и т.д.

При внедрении подсистемы унифицированных форм документов «Обеспечение кадрами органов государственного управления» типографским способом изготовляются бланки анкеты, приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, поощрении, наложении дисциплинарного взыскания; заявлений о предоставлении отпуска, переводе, увольнении; дополнения к анкете, графика отпусков.

Приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, предоставлении отпуска (сводный), включенные в УСОРД, применяются в органах государственного управления.

На общем бланке организации или на стандартном листе бумаги формата A4 оформляются следующие документы подсистемы: представления о переводе на другую работу, поощрении, объяснительная и докладная записки о нарушении.

При оформлении документов на стандартном листе бумаги состав реквизитов и их расположение должны соответствовать общему бланку.

В документах, изготовленных на бумаге формата A4 и включающих текстовую часть в виде таблицы или анкеты (дополнение к анкете, заявление о предоставлении отпуска), допускается располагать реквизиты параллельно длинной стороне листа, а реквизиты «код организации», «код формы» и кодовая зона текста документа печатаются от девятого положения табулятора.

Для применения форм в АСУ в правой стороне унифицированных форм отведена зона кодирования текста документов, которая заполняется в соответствии с ОКТЭИ или локальными классификаторами. Эта кодовая зона спроектирована таким образом, что она может отделяться от традиционной части и служить вместо «отрывных талонов», применяемых в ряде подсистем «Кадры» АСУ.

В условиях традиционных методов обработки документов кодовое поле не выделяется, в формах заполняется только левая (традиционная) часть.

Представления о переводе на другую работу и поощрении, объяснительная и докладная записки о нарушении имеют примерный состав информации, не впечатывающийся заранее в бланк, который может быть конкретизирован и дополнен в документах организации. Формулировки показателей в переменной части текстов унифицированных форм подсистемы должны соответствовать формулировкам ОКТЭИ и КЗОТ.

Реквизиты унифицированных форм кодируются по КПО, ОКУД, СОАТО.

Подсистема унифицированных документов, обеспечивающих функционирование автоматизированного контроля исполнения документов (АКИД), способствует сокращению числа документов по контролю исполнения, их унификации, повышению качества контроля исполнения.

В подсистему АКИД входят следующие унифицированные документы: регистрационно-контрольная карточка (РКК), типовой формуляр выходного документа, принципиальная схема АКИД, а также инструкция по функционированию и приложения к ней.

Регистрационно-контрольная карточка подсистемы предназначена для регистрации и контроля исполнения документов в условиях АСУ. Регистрационно-контрольная карточка является одновременно учетной, регистрационной и контрольной формой для документов всех разновидностей. РКК обеспечивает также ввод информации о контролируемых документах в систему автоматизированного контроля исполнения, служит в системе бланком корректировки данных и снятия документов с контроля.

Для записи условных обозначений (кодов) некоторых данных о контролируемых документах в РКК может быть отведена кодовая зона. Кодами общесоюзных и локальных классификаторов могут записываться следующие реквизиты: корреспондент, вид документа, автор резолюции, исполнители, причина неисполнения в срок.

В кодовой зоне проставляется также цифровая информация (даты и индексы документов, сроки исполнения, даты контроля, номера пунктов, приложений документов и т.п.) и информация, вводимая в ЭВМ без дополнительного ее кодирования (краткое содержание, резолюция).

Кодовая зона РКК может использоваться как «отрывной талон». В этом случае реквизиты «Краткое содержание» (8) и «Резолюция» (11) записываются в зоне «отрывного талона» условными кодами внутрисистемных классификаторов. Талон используется для передачи закодированной информации на ИВЦ.

На лицевой и оборотной стороне РКК отводится рабочее поле для служебных отметок (о передаче, получении, возврате, повторном поступлении РКК на ИВЦ, о записи данных на машинный носитель, подпись оператора) в течение всего цикла исполнения документа. На первой строчке пишется название организации, где внедряется РКК, и код этой организации по ОКПО.

В условиях традиционного делопроизводства и контроля исполнения унифицированная форма регистрационно-контрольной карточки используется при регистрации и контроле исполнения документов с применением картотечного оборудования. Основные реквизиты РКК повторяют графы табличной формы единой регистрационной формы ЕГСД, но расположены они в виде анкеты. Анкетное построение карточки более эффективно по сравнению с табличным, так как экономит время ее заполнения. Хронометраж, проведенный в канцелярии ВНИИДАД, показал, что за одно и то же время в РКК были заполнены дополнительные реквизиты: вид документа, пункт документа, название приложения, которые необходимы при постановке на контроль.

Выходной документ подсистемы контроля исполнения отражает информацию, введенную в ЭВМ с РКК и сгруппированную в соответствии с программой или запросом. Входной документ с типовым набором показателей (граф) обеспечивает реализацию следующих задач: напоминание исполнителям о контролируемых документах и сроках исполнения, предупреждение об истечении части или всего срока исполнения, а также осуществление связи между руководителем, контролирующим подразделением, ответственными исполнителями и исполнителями.

В соответствии с инструктивным письмом Госарбитража СССР от 29.06.79 № И-1-4 «Об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью ЭВМ» <7> на документах, изготовленных ЭВМ, должно быть указано, какой вычислительный центр и когда их изготовил, они должны иметь надлежащие подписи, соответствующие надписи, наименования столбцов, строк и т.п.

<7> Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств, 1980, № 1, с. 43 — 44.

Схема АКИД при внедрении подсистемы должна быть конкретизирована путем введения названий соответствующих структурных подразделений и их взаимосвязей в процессе контроля исполнения. Уточняются пути прохождения РКК и выходных документов подсистемы.

При внедрении подсистемы АКИД уточняются и дополняются положения и должностные инструкции подразделений работников, участвующих в АКИД.

Рекомендуется составить специальную инструкцию о требованиях к тексту и оформлению контролируемых документов, используя приложение 1 подсистемы АКИД «Требования к тексту контролируемых документов».

Процесс ведения УСОРД осуществляет группа (или выделяется ответственный исполнитель) по ведению унифицированной системы ОРД. Группа выполняет следующие функции:

1. Создает сеть абонентов. Абонентами являются структурные подразделения, осуществляющие внедрение унифицированных форм документов;

2. Ведет контроль за обеспечением организации бланками, идентичными унифицированным формам УСОРД;

3. Создает и ведет контрольный массив УСОРД в целом (или части системы) идентично ее эталонному массиву, хранящемуся во ВНИИДАД.

При ведении УСОРД в целом, а также подсистемы унифицированных документов по созданию, реорганизации и ликвидации организаций, учреждений и предприятий и подсистем унифицированных документов по обеспечению кадрами органов государственного управления, в состав контрольного массива входят: титульный лист комплекта УФД (прил. 5); информационный лист УСОРД (прил. 6); комплект УФД (каждая форма имеет индекс в соответствии с перечнем наименования УФД) с инструкциями по заполнению УФД; перечень наименований унифицированных форм документов (прил. 7).

При ведении подсистемы унифицированных документов АКИД контрольный массив включает: титульный лист подсистемы АКИД (аналогично прил. 5); информационный лист подсистемы АКИД (аналогично прил. 6); РКК; типовой формуляр выходного документа; схему АКИД; инструкцию по применению подсистемы.

Контрольный массив корректируется не позднее чем через 15 дней после поступления утвержденных изменений и дополнений к УСОРД.

Для кодирования реквизитов и показателей унифицированных форм документов используются общесоюзные и отраслевые классификаторы. Корректировка общесоюзных классификаторов осуществляется в соответствии с полученными изменениями и дополнениями к ОКТЭИ по установленным правилам (прил. 8).

4. Группа по ведению УСОРД создает и поддерживает в достоверном состоянии поисковый аппарат к контрольному массиву УСОРД. Поисковый аппарат облегчает поиск необходимой формы при внесении изменений в УФД, при ответах на разовые запросы, при анализе вносимых предложений в УСОРД и т.д. Поисковый аппарат к контрольному массиву УСОРД включает: контрольную картотеку <8> регистрации утвержденных изменений и дополнений к УСОРД; экземпляр перечня наименований унифицированных форм документов, входящих в УСОРД (прил. 7); перечень задач по подсистемам УСОРД (прил. 9).

<8> Вместо контрольной картотеки можно использовать журнал регистрации изменений и дополнений к УСОРД (прил. 11, 12).

На каждую УФД заводится контрольная карточка (прил. 10). Каждая карточка имеет индекс, соответствующий индексу формы в перечне наименований УФД и в комплекте форм контрольного массива УСОРД.

Карточки в картотеке расставляются по подсистемам, внутри подсистем — по наименованиям форм (приказы, акты, положения и т.д.) и систематизируются в алфавитном порядке. Если УСОРД применяется частично, то карточки располагаются по наименованиям форм и систематизируются в алфавитном порядке. При внедрении подсистемы АКИД достаточно одной контрольной карточки на РКК.

Корректировка поискового аппарата к контрольному массиву УСОРД производится не позднее чем через 15 дней после поступления утвержденных изменений и дополнений к УСОРД. В случае аннулирования УФД старая форма и ее контрольная карточка перечеркивается и хранится отдельно в хронологической последовательности изъятия.

5. Группа по ведению УСОРД проводит также сбор, анализ и направление предложений по изменениям и дополнениям к УСОРД и ОКУД (прил. 15).

6. Информационное обслуживание абонентов заключается в оповещении их об изменениях и дополнениях к УСОРД <9> и в ответах на разовые запросы абонентов (прил. 13).

<9> ВНИИДАД рассылает извещения об изменениях и дополнениях к УСОРД:

• в ГО по координации работ по УСД и ОКТЭИ в республиках;
• в ГО по УСД и ОКТЭИ в отраслях (которые обязаны поставить в известность об этих изменениях подведомственные организации);
• в базовые организации (прил. 14) по ведению УСОРД (которые информируют республиканские и союзно-республиканские министерства и ведомства об утвержденных изменениях в УСОРД).

Возможны следующие варианты изменений и дополнений к УСОРД и ОКУД: изменение наименований одного или нескольких реквизитов; включение или исключение одного или нескольких реквизитов из формы документа; изменение размеров граф, строк для написания наименований реквизитов; изменение размеров кодовых полей реквизитов; изменение или присвоение новых кодов УФД или реквизитам УФД; изменение расположения реквизитов на форме документа; изменение формата бумаги с сохранением наименования формы и кода по ОКУД; изменение размеров кодовых зон; исключение отдельных форм документов; введение новых форм документов.

Обработка предложений по внесению изменений и дополнений должна производиться по мере их поступления, при этом анализируются: целесообразность внесения изменений и дополнений в УФД в соответствии с задачами управления; соответствие ГОСТ на ОРД предлагаемых изменений и дополнений; возможность внесения изменений и дополнений в существующие УФД без значительных изменений формы, необходимость замены бланка формы без изменений кода формы документа по ОКУД, необходимость замены бланка формы с изменением кода формы документа по ОКУД.

Решение группы по ведению УСОРД о принятии (или отклонении) предложения фиксируется на бланке этого предложения (прил. 15).

В случае, если группа ведения признает предложение рациональным, то в головную организацию направляются три экземпляра предложений по изменениям и дополнениям в УСОРД и ОКУД (адрес обязана сообщить вышестоящая организация — министерство, ведомство). Предложения оформляются по соответствующей форме (прил. 16, 17).

Организация — пользователь УСОРД взаимодействует с головными организациями по УСД и ОКТЭИ в отрасли и по координации работ по УСД и ОКТЭИ в республике, с вышестоящей организацией, с базовой организацией в республике по внедрению и ведению УСОРД по вопросам организационно-методического и информационного характера (прил. 18).

                                               УТВЕРЖДАЮ
                                               Руководитель организации
                                               ________________________
                                               подпись      расшифровка
                                                            подписи
                                               __________
                                               дата

ПЛАН организационно-технических мероприятий по внедрению Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)

Приложение 3

(Бланк организации)

ПРИКАЗ __________ N ________ (Место издания)

О внедрении и ведении УСОРД

На основании __________________________________________________________
                             (наименование нормативного

акта министерства (ведомства) ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести в действие Унифицированную систему организационно- распорядительной документации (УСОРД) с ___________________________________ (дата)

2. Составить перечень организаций, проводящих внедрение УСОРД:

      (наименование организации, структурного подразделения)

3. Ответственным за внедрение и ведение УСОРД назначить ___________________ (организация или

                    структурное подразделение)

4. Создать службу ведения УСОРД в составе:

                  (должность, фамилия, инициалы)

5. Срок окончания внедрения _______________________________________________ (дата)

6. Образовать комиссию по приему результатов внедрения и организации службы ведения УСОРД в составе: __________________________________________________________ — председатель (должность, фамилия, инициалы) комиссии

__________________________________________________________ — члены комиссии

7. Председателю комиссии __________________________________________________ (фамилия, инициалы) представить на утверждение акт внедрения УСОРД. Срок представления ____________________________ (дата)

8. Контроль за ходом внедрения и ведением УСОРД возложить на ______________

                  (должность, фамилия, инициалы)

Приложение: план организационно-технических мероприятий по внедрению и ведению УСОРД на _____________ л. в _____________ экз.

Руководитель             подпись                      расшифровка
организации                                           подписи

(Общий бланк организации) УТВЕРЖДАЮ ____________________________

АКТ должность, инициалы, фамилия __________ N ___________ (Место издания) Подпись Расшифровка подписи О завершении работ Дата по внедрению УСОРД

Основание: приказ ____________ от __________ N ____________ «О _______________________________________________________________________» Составлен комиссией: Председатель ______________________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) Члены комиссии: 1. _______________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы)

             2. _______________________________________________________
                        (должность, фамилия, инициалы)

В период с _____________ по ______________ комиссия провела проверку работы

        (наименование учреждения, организации, предприятия)

по внедрению УСОРД и считает, что мероприятия, намеченные планом организационно-технических мероприятий, выполнены полностью.

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр направлен ___________________________________________________ (наименование вышестоящего ведомства

             или головной организации по УСД и ОКТЭИ)

2-й экземпляр — во ВНИИДАД 3-й экземпляр — в дело

Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи

Члены комиссии Подписи Расшифровка подписей

РАЗРАБОТАНА Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Главного архивного управления при Совете Министров СССР. Научные редакторы: директор института А.П. Курантов, зам. директора института В.Н. Автократов. Руководитель темы А.Н. Сокова

ВНЕСЕНА     Главным архивным управлением при Совете Министров СССР

УТВЕРЖДЕНА  Начальником  Главного архивного управления при Совете Министров

        СССР Ф.И. Долгих 19.03.79

ВВЕДЕНА В ДЕЙСТВИЕ ___________________ Приказом (в организации) __________________________ (наименование организации) от № с

<*> Перечень целесообразно печатать через 3 интервала, наименования УФД по каждой задаче печатать на отдельных листах (для удобства внесения изменений и дополнений).

Корректировка дубликата эталона ОКУД (ОКТЭИ) производится в срок не позднее чем через 15 дней после поступления утвержденных изменений и дополнений к УСОРД и ОКУД (ОКТЭИ).

Внесение изменений может производиться штампом, авторучкой шариковой или перьевой ручкой с черными чернилами. Всем изменениям, которым соответствует одна определенная директива обработки (включить, исключить, изменить), присваивают одну литеру:

"а" - включить,

"б" - исключить,

"в" - изменить.

Рядом с каждым изменением за пределами текста проставляют литеру изменения в кружке. Изменяемые слова, знаки, надписи и т.п. зачеркиваются \rightarrow тонкими линиями так, чтобы можно было легко прочитать зачеркнутое, а рядом проставляют новые данные. Внесенные буквы, цифры, знаки, слова и т.п. должны быть четкими и легко читаемыми.

В случае изменения содержания части текста и невозможности внесения изменения зачеркиванием и простановкой новых данных можно наклеить вкладыш на лист так, чтобы аннулированный текст был виден. Если для внесения изменений места недостаточно, выпускают новый лист с учетом вносимых изменений, которому присваивают номер предыдущего листа с добавлением очередной строчной буквы русского алфавита.

При аннулировании листа (страницы) на нем делают пометку: "Лист (страницу) ...аннулировать", а номера предыдущих листов сохраняются. Внесенные изменения заверяются подписью ответственного за ведение УСОРД в организации.

1. Подсистема унифицированных документов по созданию, реорганизации и ликвидации организаций, учреждений и предприятий

1.1 Создание министерства

1.2 Создание промышленного объединения

1.3 Создание производственного объединения

1.4 Создание предприятия

1.5 Реорганизация министерства

1.6 Реорганизация промышленного объединения

1.7 Реорганизация производственного объединения (комбината)

1.8 Реорганизация предприятия

1.9 Ликвидация организаций, учреждений и предприятий

1.10. ______________________________________________________

2. Подсистема унифицированных документов по обеспечению кадрами органов государственного управления

2.1 Прием на работу

2.2 Перевод на другую работу

2.3 Увольнение

2.4 Предоставление отпусков

2.5 Поощрение

2.6 Оформление дисциплинарных взысканий

2.7. _______________________________________________________

3. Подсистема унифицированных документов, обеспечивающих функционирование автоматизированного контроля исполнения документов (АКИД)

3.1 Автоматизированный контроль исполнения документов

3.2. _______________________________________________________

4. _________________________________________________________

Лицевая сторона

Приложение 13

(Запрос по ОКУД или ОКТЭИ)

Приложение 15

(Предложения о внесении изменений)

(Наименование структурного подразделения)

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ______________ N _________ О внесении изменений, дополнений в УФД, в ОКУД (о введении новой УФД или изъятии УФД)

Приложение: унифицированная форма документа с предлагаемыми изменениями и дополнениями (новая УФД).

(Должность и подпись лица, внесшего предложение)

Приложение 16

(Предложения о внесении изменений)

                                                    (АДРЕСАТ)

ПРЕДЛОЖЕНИЕ _________ N _________ О внесении изменений, дополнений в УФД (о введении новой УФД или изъятии УФД)

Приложение: унифицированная форма документа с предлагаемыми изменениями и дополнениями (новая УФД).

(Подпись руководителя организации, вносящей предложение)

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ В ОВД (ОКТЭИ)

	Организационно-методическое руководство; изменения и дополнения к УСОРД и ОКТЭИ
	Направление предложений и запросов по УСОРД, ОКУД (раздел УСОРД)
	Направление предложений и запросов по ОКТЭИ и УСД