Распоряжение ОАО «РЖД» от 01.06.2021 № 1205/р

«Об утверждении Технологии контроля качества формирования комплекта первичных документов в ЕАСАПР СФТО, необходимых для рассмотрения претензий, и передачи аналитической информации в ЕАСАПР РЖД»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

В целях обеспечения перехода на цифровую модель обслуживания пользователей услуг железнодорожного транспорта, автоматизации входящей претензионной работы и обеспечения контроля за качеством формирования комплекта документов, необходимых для рассмотрения входящих претензий с использованием автоматизированных систем ОАО «РЖД»:

1. Утвердить прилагаемую Технологию контроля качества формирования комплекта первичных документов в ЕАСАПР СФТО, необходимых для рассмотрения претензий, и передачи аналитической информации в ЕАСАПР РЖД (далее — Технология).

2. Руководителям причастных структурных подразделений, филиалов, начальникам территориальных центров фирменного транспортного обслуживания обеспечить изучение и исполнение настоящего распоряжения причастными работниками.

3. Начальнику управления технологии и автоматизации грузовой и коммерческой работы Центра фирменного транспортного обслуживания Литвиновой Т.В. направить установленным порядком в департамент информатизации заявку в Программу цифровизации ОАО «РЖД» на 2022 год на доработку программного обеспечения в рамках реализации прилагаемой Технологии.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя начальника Центра фирменного транспортного обслуживания Колесникова С.М.

ТЕХНОЛОГИЯ КОНТРОЛЯ КАЧЕСТВА ФОРМИРОВАНИЯ КОМПЛЕКТА ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ЕАСАПР СФТО, НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ РАССМОТРЕНИЯ ПРЕТЕНЗИЙ, И ПЕРЕДАЧИ АНАЛИТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ В ЕАСАПР РЖД

1. Общие положения.

1.1. Технология контроля качества формирования комплекта первичных документов в ЕАСАПР СФТО, необходимых для рассмотрения претензий, и передачи аналитической информации в ЕАСАПР РЖД (далее — Технология), разработана в рамках автоматизации входящей претензионной работы в целях обеспечения контроля за качеством формирования комплекта документов, необходимых для рассмотрения входящих претензий с использованием автоматизированных систем.

1.2 В настоящей Технологии использованы следующие сокращения:

ОАО «РЖД» — открытое акционерное общество «Российские железные дороги»;

ЕАСАПР РЖД — единая автоматизированная система рекламационно-претензионной работы ОАО «РЖД»;

ЕАСАПР СФТО — единая автоматизированная система претензионной работы;

пользователь — работник ОАО «РЖД», авторизованный в автоматизированных системах ОАО «РЖД» (ЕАСАПР СФТО, ЕАСАПР РЖД);

ТЦФТО — территориальный центр фирменного транспортного обслуживания;

ЭП — электронная подпись.

1.3 Настоящая Технология подготовлена на основании следующих документов:

федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

распоряжение ОАО «РЖД» от 14 ноября 2018 г. № 2404/р «Об утверждении Технологии приема претензий в электронном виде»;

распоряжение ОАО «РЖД» от 13 сентября 2019 г. № 2032/р «Об утверждении Технологии рассмотрения ОАО „РЖД“ входящих претензий пользователей услуг железнодорожного транспорта в сфере грузовых перевозок с использованием автоматизированных систем»;

распоряжение ОАО «РЖД» от 23 сентября 2020 г. № 2063/р «Об утверждении Порядка учета первичных документов, отсутствующих в электронном виде, в ЕАСАПР СФТО»;

распоряжение ОАО «РЖД» от 29 сентября 2020 г. № 2132/р «Об утверждении Порядка рассмотрения входящих претензий пользователей услуг железнодорожного транспорта в сфере грузовых перевозок в Единой автоматизированной системе претензионной работы системы фирменного транспортного обслуживания»;

распоряжение ОАО «РЖД» от 30 сентября 2020 г. № 2142/р «Об утверждении альбома шаблонов форм входящих претензий».

2. Общие принципы контроля за формированием комплекта первичных документов, необходимых для рассмотрения претензии.

2.1. Контроль за полнотой и качеством формируемого комплекта документов осуществляется при автоматическом формировании электронного дела в ЕАСАПР СФТО к зарегистрированной претензии и рассмотрении претензии в ручном режиме.

2.2 Контроль осуществляется по следующим параметрам:

наличие в автоматизированных системах ОАО «РЖД» первичных документов, необходимых для рассмотрения претензии;

сроки предоставления документов по запросу ЕАСАПР СФТО;

качество первичной документации (при рассмотрении претензии в ручном режиме).

2.3. По результатам контроля за формированием комплекта первичных документов по каждой зарегистрированной претензии автоматически формируется отчет. На основании сформированных отчетов за отчетный период (месяц, квартал, год) формируется аналитическая отчетность.

2.4. Перечень документов, необходимых для рассмотрения входящих претензий с использованием автоматизированных систем, содержится в Технологии рассмотрения ОАО «РЖД» входящих претензий пользователей услуг железнодорожного транспорта в сфере грузовых перевозок с использованием автоматизированных систем, утвержденной распоряжением ОАО «РЖД» от 13.09.2019 № 2032/р.

3. Контроль наличия в автоматизированных системах ОАО «РЖД» первичных документов, необходимых для рассмотрения претензии.

3.1. Контроль наличия в автоматизированных системах ОАО «РЖД» первичных документов, необходимых для рассмотрения претензии, осуществляется при автоматическом формировании электронного дела в отношении:

электронных документов, формируемых в автоматизированных системах ОАО «РЖД» и подписываемых ЭП;

сканированных копий документов.

3.2. Контроль наличия в автоматизированных системах ОАО «РЖД» электронных документов осуществляется в автоматическом режиме при формировании электронного дела в ЕАСАПР СФТО.

ЕАСАПР СФТО автоматически проверяет определенный комплект документов в зависимости от категории претензии на наличие в автоматизированных системах ОАО «РЖД» электронного документа, подписанного ЭП.

В случае отсутствия в автоматизированных системах ОАО «РЖД» электронного документа, подписываемого ЭП, или отсутствия ЭП в электронном документе, поступившем из системы-источника в ЕАСАПР СФТО, в ЕАСАПР СФТО автоматически формируется отчет по претензионному делу в форме аналитической справки в составе следующих полей:

дорога;

номер претензионного дела;

номер и дата входящей претензии;

категория претензионного дела;

наименование отсутствующего электронного документа с ЭП;

наименование электронного документа, не подписанного ЭП;

наименование подразделения ОАО «РЖД», ответственного за формирование и подписание электронного документа.

Контроль наличия вложений по первичным документам, отсутствующим в автоматизированных системах ОАО «РЖД» в электронном виде, осуществляется в автоматическом режиме при формировании электронного дела.

Автоматический подбор первичных документов, отсутствующих в автоматизированных системах ОАО «РЖД» в электронном виде, осуществляется из Модуля учета первичных документов системы ЕАСАПР СФТО в соответствии с Порядком учета первичных документов, отсутствующих в электронном виде, в ЕАСАПР СФТО, утвержденным распоряжением ОАО «РЖД» от 23 сентября 2020 г. № 2063/р (далее — Порядок учета первичных документов).

В зависимости от типа первичного документа различаются два вида регистрации документов в Модуле учета первичных документов системы ЕАСАПР СФТО: по факту составления (поступления документа от сторонней организации) и по запросу ЕАСАПР СФТО.

3.3. В случае отсутствия в Модуле учета первичных документов системы ЕАСАПР СФТО вложений по первичным документам, отсутствующим в автоматизированных системах ОАО «РЖД» в электронном виде, прикрепляемых по факту составления или их неприкрепления в установленные сроки по запросу ЕАСАПР СФТО, автоматически формируется отчет по претензионному делу в форме аналитической справки в составе следующих полей:

дорога;

номер претензионного дела;

номер и дата входящей претензии;

категория претензионного дела;

вид регистрации первичного документа;

наименование отсутствующего первичного документа;

наименование подразделения ОАО «РЖД», ответственного за прикрепление сканированной копии первичного документа.

4. Автоматический контроль сроков предоставления документов по запросу ЕАСАПР СФТО.

4.1. ЕАСАПР СФТО осуществляет автоматический контроль за соблюдением причастными подразделениями ОАО «РЖД» сроков прикрепления в автоматизированные системы ОАО «РЖД» сканированных копий следующих документов, предоставляемых по запросу ЕАСАПР СФТО при формировании электронного дела:

электронных документов, не подписанных ЭП;

первичных документов, отсутствующих в автоматизированных системах ОАО «РЖД» в электронном виде.

4.2. Сроки прикрепления сканированных копий документов по запросу ЕАСАПР СФТО, указанных в п. 4.1 настоящей Технологии, установлены в Порядке учета первичных документов и Порядке рассмотрения входящих претензий.

4.3. Отчетность по нарушенным срокам предоставления формируется в виде аналитической справки в табличной форме в составе следующих полей:

дорога;

номер претензии;

категория претензии;

номер и дата входящей претензии;

количество отправленных запросов;

количество отвеченных запросов по претензии;

количество неотвеченных запросов;

ответственное за предоставление документа подразделение ОАО «РЖД»;

данные о сроках предоставления ответа на запрос документов: менее 3 дней до окончания срока; менее 1 дня до окончания срока; просроченные (количество дней просрочки).

5. Осуществление контроля за качеством формируемого комплекта первичных документов.

5.1. Контроль за качеством формируемого комплекта первичных документов осуществляется пользователем ТЦФТО в случае недостаточности информации для авторассмотрения и перехода ЕАСАПР СФТО в ручной режим.

5.2. Пользователь ТЦФТО после получения уведомления от ЕАСАПР СФТО о переходе на ручной режим рассмотрения претензии и перечня подобранных и отсутствующих документов проверяет полноту информации и правильность оформления автоматически подобранных ЕАСАПР СФТО первичных документов, а также предоставленных по дополнительному запросу причастными подразделениями ОАО «РЖД» документов.

5.3. В случае выявления некачественного оформления первичной документации пользователю ТЦФТО в претензионном деле в ЕАСПР СФТО доступны функция выбора из перечня имеющихся в претензионном материале документов тех документов, которые составлены с нарушениями, путем проставления напротив каждого документа галочки, и функция передачи выбранных документов в проект отчета в форме аналитической справки путем нажатия кнопки «Сформировать отчет».

5.4 Аналитическая справка формируется в табличной форме в составе следующих полей:

дорога;

номер претензионного дела;

номер и дата входящей претензии;

категория претензии;

наименование некачественно составленного документа;

содержание допущенных при составлении документа ошибок;

нарушенный нормативный документ (с указанием пункта);

подразделение ОАО «РЖД», допустившее нарушение.

5.5. Сведения в поля «дорога», «номер претензионного дела», «номер и дата входящей претензии», «категория претензии», «наименование некачественно составленного документа» вносятся автоматически на основании информации из соответствующих разделов претензионного дела и автоматизированных систем ОАО «РЖД». Сведения в поле «подразделение ОАО „РЖД“, допустившее нарушение» вносятся автоматически на основании информации из автоматизированных систем ОАО «РЖД» о подразделении — исполнителе документа, составленного с нарушением. В случае если такая информация в автоматизированных системах ОАО «РЖД» отсутствует, поле заполняется пользователем ТЦФТО в ручном режиме.

5.6. Поля «содержание допущенных при составлении документа ошибок», «нарушенный нормативный документ» заполняются пользователем ТЦФТО в ручном режиме.

5.7. Аналитическая справка о некачественном оформлении первичной документации заполняется пользователем ТЦФТО в срок не позднее семи дней, следующих за днем поступления претензионного дела для рассмотрения в ручном режиме.

6. Формирование отчетности по результатам контроля за формируемым комплектом первичных документов.

6.1. Формирование отчетности по результатам контроля за формируемым комплектом первичных документов, необходимых для рассмотрения входящих претензий, осуществляется автоматически в ЕАСАПР СФТО на основе базы аналитических справок, формируемых автоматически и в ручном режиме в ЕАСАПР СФТО по претензионным делам, поступившим на расследования в ТЦФТО. Отчетность формируется в табличной форме.

6.2. Формируемая отчетность по результатам контроля за комплектом первичных документов, необходимых для рассмотрения претензий, автоматически передается из ЕАСАПР СФТО в ЕАСАПР РЖД.

6.3. В зависимости от выбора пользователя отчетность должна формироваться по каждой железной дороге и в целом по сети за определенный календарный период (день, неделю, месяц, квартал, год) с возможностью выбора для просмотра и печати в разрезе следующих данных:

период формирования отчета;

дорога предъявления претензии (несколько дорог, РФ);

параметры контроля (наличие документов, сроки предоставления по запросу, качество);

категория претензии;

наименование первичного документа;

ответственное за нарушение подразделение ОАО «РЖД».

6.4. Формируемая отчетность предназначена для использования подразделениями ОАО «РЖД» на всех уровнях управления для подготовки справочно-аналитических материалов, отчетов к совещаниям и выработке по кругу ведения вопросов мероприятий, направленных на повышение эффективности основных видов деятельности железнодорожного транспорта.

Приложение № 3 к Технологии контроля качества формирования комплекта первичных документов в ЕАСАПР СФТО, необходимых для рассмотрения претензий, и передачи аналитической информации в ЕАСАПР РЖД

Аналитическая справка контроля сроков предоставления документов по запросу ЕАСАПР СФТО

Приложение № 4 к Технологии контроля качества формирования комплекта первичных

<2> Паспорта МОП публикуются после доработки программного обеспечения по отдельному распоряжению ОАО «РЖД».

первичных документов