Статья 33. СертификацияПриказ Росавтодора от 27.06.2022 № 98
Актуально на 10.11.2026.
Как цитировать: Статья 33. Сертификация. Приказ Росавтодора от 27.06.2022 N 98. 98. 27.06.2022. https://bukva.ai/docs/prikaz-98-2022-rosavtodor-federalnoe/statya-33
ПРИКАЗ
от 27 июня 2022 г. № 98
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ ДОРОЖНОМ АГЕНТСТВЕ
В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, пунктами 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (зарегистрирован Минюстом России 27 декабря 2019 г., регистрационный № 57023), приказом Федерального архивного агентства от 24 декабря 2020 г. № 199 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления» приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральном дорожном агентстве (далее — Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством.
2. Заместителям руководителя Федерального дорожного агентства, начальникам структурных подразделений обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми работниками Федерального дорожного агентства.
приказ Федерального дорожного агентства от 12 августа 2013 г. № 203 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном дорожном агентстве»;
пункт 1 приказа Федерального дорожного агентства от 21 октября 2014 г. № 339 «О внесении изменений в приказы Федерального дорожного агентства от 12 августа 2013 г. № 203, от 17 марта 2014 г. № 78, от 19 августа 2014 г. № 271».
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федерального дорожного агентства В.В. Тимофеева.
Р. В. Новиков
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральном дорожном агентстве (далее — Инструкция) разработана во исполнение пункта 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, в соответствии с пунктами 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71, Положением о Федеральном дорожном агентстве, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 23 июля 2004 г. № 374 (далее — Положение Росавтодора), Регламентом организации электронного документооборота в Федеральном дорожном агентстве, утвержденным приказом Федерального дорожного агентства от 25 июня 2021 г. № 136, и с учетом положений Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 24 декабря 2020 г. № 199.
1.2. Настоящая Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федерального дорожного агентства (далее — Росавтодор) документов, совершенствования делопроизводства Росавтодора и повышения его эффективности.
1.3. Делопроизводство в Росавтодоре организуется с использованием прикладной системы «Система электронного документооборота и делопроизводства» Корпоративной информационной системы управления Федерального дорожного агентства» (далее — СЭДД), предназначенной для учета, сканирования, подготовки, обработки, хранения и использования документов независимо от вида носителя, в том числе и электронных документов, доведения электронных копий документов и указаний по их исполнению до исполнителей.
1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.
1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).
1.6. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233, и регламентируется Временным регламентом обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральном дорожном агентстве, утвержденным приказом Росавтодора от 28 июля 2021 г. № 153.
1.7. Работа с обращениями граждан, личный прием граждан проводится в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
1.8. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки этих документов к передаче на архивное хранение.
1.9. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Росавтодора осуществляет Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения.
1.10. Функции, задачи, права и ответственность Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения регламентируются положением о нем. Должностные обязанности работников Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения и работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, устанавливаются соответствующими должностными регламентами.
1.11. Ответственность за организацию ведения делопроизводства в структурных подразделениях, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также сохранность документов возлагается на начальников структурных подразделений.
1.12. Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.
1.13. На работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции:
прием и регистрация поступающих в структурное подразделение документов;
регистрация исходящих из структурного подразделения внутренних документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
контроль за прохождением документов в структурном подразделении;
выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, направленных в структурное подразделение;
подготовка сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;
ввод в СЭДД информации о ходе и результатах исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников структурного подразделения;
контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
контроль за возвратом правительственных документов;
разработка номенклатуры дел структурного подразделения;
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
проведение для вновь принятых в структурное подразделение работников инструктажа по вопросам основ делопроизводства.
1.14. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для работников Росавтодора.
При подготовке работниками Росавтодора проектов документов, представляемых на подпись руководителю Росавтодора (далее — Руководитель) или заместителям руководителя Росавтодора (далее — заместитель Руководителя), необходимо руководствоваться требованиями настоящей Инструкции, а при подготовке проектов документов, представляемых на подпись Министру транспорта Российской Федерации (далее — Министр) или заместителям Министра транспорта Российской Федерации (далее — заместители Министра), — требованиями Инструкции по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 11 января 2021 г. № 1.
1.15. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Росавтодора работникам сторонних организаций допускается по согласованию с Управлением административно-кадровой работы и правового обеспечения на основании письменного запроса, а документов (копий документов) структурных подразделений — на основании решения начальника структурного подразделения или его заместителя.
1.16. Передача служебной информации или документов Росавтодора представителям средств массовой информации осуществляется Управлением административно-кадровой и работы и правового обеспечения, а в отдельных случаях — по разрешению (поручению) Руководителя или заместителя Руководителя (далее — руководство Росавтодора) иными структурными подразделениями Росавтодора.
Передача приказов и распоряжений Росавтодора, признанных Минюстом России не нуждающимися в государственной регистрации, для опубликования в системах правовых ресурсов (например, «Консультант Плюс» или «Кодекс») осуществляется Управлением административно-кадровой работы и правового обеспечения в порядке, определяемом соответствующими заключенными договорами между Росавтодором и указанными системами.
1.17. Переписка между отделами (работниками) внутри структурного подразделения не допускается.
1.18. Работники Росавтодора персонально отвечают за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них на рассмотрении документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
В случае утраты документа работник обязан немедленно доложить об этом начальнику соответствующего структурного подразделения и сообщить в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения, если утерянный документ зарегистрирован в отделе делопроизводства, контроля и протокола Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения (далее — Отдел делопроизводства).
По решению начальника структурного подразделения проводится служебное расследование, о результатах которого информируется начальник Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения, а в необходимых случаях с учетом важности содержащейся в документах служебной информации — Руководитель или заместитель Руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
1.19. На период временного отсутствия (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность) и в случаях перемещения по службе, увольнения работник обязан передать все находящиеся у него документы работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, или другому работнику по указанию начальника структурного подразделения.
1.20. Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в структурном подразделении, обязаны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти инструктаж в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения.
1.21. Изменения, вносимые в настоящую Инструкцию, утверждаются приказом Росавтодора после согласования с Федеральным архивным агентством (за исключением изменений технического характера).
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа — организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
вид документа — классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
дело — документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документирование — запись информации на носителе по установленным правилам;
документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
электронная копия документа — копия документа, созданная в электронной форме;
межведомственный электронный документооборот — взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации (далее — МЭДО);
номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;
объем документооборота — количество документов, поступивших в Росавтодор и созданных им за определенный период;
оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов;
подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
реквизит документа — элемент оформления документа;
формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел;
экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный документооборот — документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);
юридическая сила документа — свойство официального документа вызывать правовые последствия;
обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
Иные понятия, используемые в Инструкции, используются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 и другими правовыми актами.
3. Создание документов в Росавтодоре
3.1. Бланки документов. Организация работы по их изготовлению и учету
3.1.1. Документы, создаваемые в Росавтодоре, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав обязательных реквизитов, их расположение и оформление.
3.1.2 В Росавтодоре используются следующие виды бланков документов:
а) на основе углового варианта расположения реквизитов, которые располагаются в верхнем левом углу:
бланк письма Росавтодора (Приложение № 1);
бланк письма Руководителя (Приложение № 2);
бланк письма заместителя Руководителя (приложение № 3);
б) на основе продольного варианта расположения реквизитов, которые располагаются посередине листа вдоль верхнего поля:
бланк приказа Росавтодора (Приложение № 4);
бланк распоряжения Росавтодора (Приложение № 5);
бланк поручения Росавтодора (Приложение № 6).
3.1.3. Бланки Росавтодора изготавливаются типографским способом или с помощью компьютерной техники. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу Росавтодора. Бланки без изображения Государственного герба Российской Федерации могут изготавливаться на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах.
3.1.4. Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения составляет заявки на изготовление бланков документов, а также при необходимости оформляет их образцы (макеты).
Структурное подразделение, ответственное за материально-техническое и хозяйственное обеспечение Росавтодора, оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии.
Учет поступивших бланков и учет их выдачи возлагается на Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения и ведется раздельно по видам бланков в журналах учета (Приложение № 7).
3.1.5. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, бланки нумеруются типографским способом или нумератором в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.
3.1.6. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Бланки выдаются работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.
В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах. Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения.
Ответственность за обеспечение сохранности бланков, правильность их учета и использования несут работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении, и их руководители.
3.1.7. Отчет о количестве использованных бланков Росавтодора (Приложение № 8) представляется каждым структурным подразделением ежеквартально, не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения.
3.1.8. При создании электронных документов в СЭДД используются электронные шаблоны документов.
3.1.9. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и т.п.), а также переписка между структурными подразделениями оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 с соблюдением расположения реквизитов согласно установленному стандарту.
3.1.10. Документы, издаваемые Росавтодором совместно с другими органами государственной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.
3.2. Оформление реквизитов документов
3.2.1 Документы, создаваемые Росавтодором, имеют следующий состав реквизитов:
3.2.2. Кроме перечисленных в пункте 3.2.1 настоящей Инструкции реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Росавтодор; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
3.2.3. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизита размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или фланговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).
3.2.4. Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичных документов на бумажных носителях.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. При создании документа необходимо руководствоваться Правилами оформления реквизитов документов (Приложение № 9).
3.3. Подготовка проектов законодательных актов, актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации
3.3.1. Росавтодор представляет в Министерство транспорта Российской Федерации (далее — Министерство) для последующего представления в Правительство Российской Федерации проекты:
законодательных актов Российской Федерации;
указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.
Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется Росавтодором в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (Приложения № 10 - 12).
3.3.2. Подготовка проектов федеральных законов (далее — законопроекты), проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации, проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации осуществляется структурными подразделениями, к сфере ведения которых относятся затрагиваемые проектами актов вопросы и (или) которые определены как основные исполнители в плане законопроектной деятельности Министерства, плане Министерства по подготовке проектов актов Правительства Российской Федерации на соответствующий год и (или) которые определены как основные исполнители по поручению руководства Министерства.
3.3.3. При подготовке к внесению в Правительство Российской Федерации законопроекта основной исполнитель также разрабатывает следующие материалы:
проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении проекта федерального закона в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении проекта федерального закона палатами Федерального Собрания Российской Федерации;
пояснительную записку, содержащую изложение предмета законодательного регулирования и основной идеи законопроекта;
финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (представляется при необходимости, а также в случае внесения проекта федерального закона, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);
перечень федеральных законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным проектом федерального закона;
перечень нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным проектом федерального закона.
3.3.4. При наличии у сотрудника Росавтодора, визирующего проект акта, особого мнения (замечаний) он делает отметку при визировании. Особое мнение (замечания) по проекту акта, как правило, излагается на отдельном листе бумаги и прилагается к проекту акта.
3.3.5. Если в тексте проекта акта упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например:
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 14, ст. 2062)
3.3.6. Подготавливаемый проект акта может носить комплексный характер и предусматривать внесение изменений в несколько нормативных актов одного уровня. При внесении изменений в разноуровневые нормативные акты соответствующие изменения оформляются проектами отдельных актов (например, проектом постановления Правительства Российской Федерации нельзя внести изменения в акт Президента Российской Федерации).
3.3.7. Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
3.3.8. Если проекты актов содержат поручения, в них должен быть указан срок их исполнения.
3.3.9. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.
3.3.10. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования государственных органов и организаций, в проектах распоряжений Правительства Российской Федерации — их сокращенные официальные наименования.
3.3.11. Проекты актов печатаются на стандартных листах бумаги формата A4. Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см, левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — 2,0 см. При оформлении проекта акта на двух и более листах верхнее поле второго и последующих листов составляет не менее 2,5 см.
3.4. Оформление отдельных видов документов в Росавтодоре
3.4.1. Состав документов Росавтодора
Управленческая деятельность Росавтодора в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивается системой взаимоувязанных организационно-распорядительных документов Росавтодора, издаваемых в пределах его компетенции, в том числе совместно с другими федеральными органами исполнительной власти (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, акты, служебные (деловые) письма, телеграммы и др.), и составляющих документационную базу Росавтодора.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в постановлениях коллегии Росавтодора, протоколах координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства Росавтодора с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов. Порядок подготовки, согласования и заключения государственных контрактов, соглашений и иных гражданско-правовых договоров регулируется также отдельными нормативными правовыми и правовыми актами Росавтодора.
В зависимости от конкретных задач структурного подразделения в деятельности Росавтодора создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
Документы организационного, информационно-аналитического характера (протоколы, доклады, справки, служебные (деловые) письма и т.п.), положения (правила, инструкции) издаются Росавтодором и структурными подразделениями в пределах их компетенции (полномочий) и сферы ведения вопросов, предусмотренных в соответствии с положениями о них.
В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Росавтодоре могут издаваться акты совместно с другими органами государственной власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:
придание документу юридической силы;
использование документа в качестве источника информации;
реальность исполнения документа;
возможность оперативного поиска документа и контроля за его исполнением.
Документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими структурными подразделениями и должностными лицами, а также оформлены согласно требованиям настоящей Инструкции.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров № 12, 13, 14. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля.
При составлении таблиц могут использоваться шрифты № 10 — 12.
Каждый лист документа, оформленный как на бланках Росавтодора, так и на стандартном листе бумаги, имеет следующий размер полей: верхнее, нижнее и левое — 2 см, правое — 1 см, если не оговорено иное (см. пункт 3.3.11 настоящей Инструкции).
Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Абзацный отступ текста документа — 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центруются по ширине листа.
Абзацный отступ используется только при оформлении текста документа.
Заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля. Интервал между словами — один пробел.
3.4.2. Приказ, распоряжение
3.4.2.1. Приказами оформляются решения нормативного и (или) правового характера (приказы Росавтодора по основной деятельности), а также решения по кадровым вопросам (приказы Росавтодора по кадровым вопросам).
По оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы Росавтодора издаются распоряжения.
3.4.2.2. Проекты приказов (распоряжений) готовятся на основании поручений руководства Росавтодора либо в инициативном порядке в пределах компетенции Росавтодора.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) возлагается на начальников структурных подразделений, которые готовят и вносят на утверждение руководству Росавтодора проект приказа (распоряжения). Контроль правильности оформления проектов приказов и распоряжений Росавтодора осуществляет Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения.
3.4.2.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках установленной формы. Реквизиты приказа (распоряжения) оформляются в соответствии с пунктом 3.2 настоящей Инструкции.
Образец оформления проекта приказа Росавтодора приводится в Приложении № 13.
3.4.2.4. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Распоряжение преамбулы может не иметь.
В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Чаще всего эта часть приказа начинается словами «в целях», «во исполнение» и др.
Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в преамбуле указывается наименование этого документа, наименование органа, его издавшего, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной части двумя межстрочными интервалами и завершается словом «приказываю», которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть приказа (распоряжения) содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения, ссылку (при наличии) на прилагаемое приложение. Содержание, как правило, делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Если приказ (распоряжение) отменяет или изменяет (дополняет) ранее изданный документ (отдельные его положения), то в распорядительную часть приказа включают соответствующий пункт, который начинается словами «Признать утратившим силу...», «Дополнить...», «Внести в... следующие изменения: ...» с указанием пунктов (подпунктов, абзацев), даты, номера и заголовка отменяемого или изменяемого документа. Этот пункт помещают, как правило, в конце распорядительной части приказа. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице Росавтодора, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
В случае если ранее изданный приказ (распоряжение) не реализован по объективным причинам, необходимо издавать приказ (распоряжение) об отмене его действия как нереализованного.
В приказ (распоряжение) не следует включать пункт «Приказ (распоряжение) довести до сведения...». Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).
В приказах (распоряжениях) употребляются только официальные наименования органов государственной власти (организаций), полные наименования структурных подразделений, при этом в приложениях могут использоваться их сокращенные наименования.
3.4.2.5. Оформленные на бланке проекты приказов (распоряжений) до подписания руководством Росавтодора подлежат согласованию, которое оформляется визами на обороте последнего листа документа (Приложение № 14) и в порядке, установленном Правилами оформления реквизитов документов (Приложение № 9).
Отметка корректора проставляется на обороте каждого листа проекта приказа (распоряжения).
Проекты приказов (распоряжений) представляются на визирование со всеми документами, необходимыми для их полного и всестороннего рассмотрения.
3.4.2.6. К проекту приказа (распоряжения), предусматривающего отмену ранее изданного приказа (распоряжения), а также к проекту приказа (распоряжения), издаваемого взамен действующего, в случае необходимости прилагается краткая справка, которая готовится и подписывается начальником структурного подразделения — исполнителя.
основания издания приказа (распоряжения): сведения об актах законодательства Российской Федерации (наименование, дата и номер), на основании которых Росавтодору поручается разработать приказ (распоряжение), а также дата и номер поручения или указания Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Росавтодора (копия поручения прилагается к справке);
перечень актов законодательства Российской Федерации, использованных при разработке приказа (распоряжения);
сведения об актах Росавтодора, в том числе отмененных данным приказом (распоряжением), актах иных органов государственной власти (организаций), изданных по данному вопросу;
сведения о согласовании приказа (распоряжения) со структурными подразделениями и, при необходимости, с органами государственной власти (организациями).
3.4.2.7. В случае представления подведомственными организациями на согласование проекта приказа (распоряжения) в Росавтодор начальник структурного подразделения, записанный в указаниях по исполнению документа первым (головной исполнитель), осуществляет организацию согласования документа в Росавтодоре.
3.4.2.8. Структурные подразделения рассматривают проекты приказов (распоряжений) в срок до 3 рабочих дней, если иной срок не установлен руководством Росавтодора.
Проекты приказов, требующие последующей государственной регистрации, рассматриваются Управлением административно-кадровой работы и правового обеспечения в срок до 5 рабочих дней, а значительные по объему (более 50 листов) — в срок до 10 дней, если иной срок не установлен руководством Росавтодора.
3.4.2.9. Проекты приказов по основной деятельности подписываются Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности, и регистрируются в Отделе делопроизводства.
Проекты приказов Росавтодора по кадровым вопросам подписываются Руководителем. Эти приказы имеют свою отдельную регистрацию в отделе кадров и государственной службы Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения и буквенное обозначение «К» после порядкового номера.
Проекты распоряжений Росавтодора подписываются Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности. Заместители Руководителя подписывают проекты распоряжений Росавтодора по вопросам, входящим в их компетенцию.
Подлинники приказов (распоряжений) хранятся по месту их регистрации.
3.4.2.10. Если приказ независимо от срока его действия затрагивает права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливает правовой статус организаций или имеет межведомственный характер, а также содержит сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, он подлежит государственной регистрации.
Государственная регистрация актов осуществляется Минюстом России в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
Правовую экспертизу и отбор приказов, издаваемых в Росавтодоре, для представления на государственную регистрацию осуществляет структурное подразделение, отвечающее за правовую экспертизу.
На приказе, содержащем правовые нормы, структурное подразделение, отвечающее за правовую экспертизу, проставляет отметку о необходимости представления конкретного нормативного правового акта на государственную регистрацию.
3.4.3. Поручение Руководителя (заместителя Руководителя)
3.4.3.1. Поручениями оформляются указания Руководителя и заместителей Руководителя, не носящие нормативного характера (не требующие правовой оценки), издаваемые по оперативным и информационно-методическим вопросам, а также в целях организации исполнения отдельных поручений руководства Росавтодора.
Проекты поручений печатаются на бланках установленной формы, подписываются Руководителем или заместителями Руководителя (в соответствии с распределением обязанностей). Реквизиты оформляются в соответствии с пунктом 3.2 настоящей Инструкции.
3.4.3.2. Проекты поручений, подготовленные на подпись Руководителю или лицу, исполняющему его обязанности, визируются в порядке, установленном Правилами оформления реквизитов документов (Приложение № 9).
3.4.3.3 Проекты поручений, подготовленные на подпись заместителю Руководителя, визируются в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект поручения;
начальником структурного подразделения — исполнителя, подготовившего проект поручения.
В отдельных случаях возможно визирование документа иными должностными лицами в соответствии с указанием Руководителя или заместителя Руководителя.
3.4.3.4 Поручения регистрируются:
подписанные Руководителем (лицом, его замещающим) — в Отделе делопроизводства;
подписанные заместителями Руководителя — в секретариатах заместителей Руководителя.
Регистрационный номер состоит из знака «N», индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя, подписавшего поручение, через тире — порядковый номер, например: № ЕТ-7.
Подлинники поручений хранятся по месту их регистрации.
Копии поручения Руководителя направляются адресатам Управлением административно-кадровой работы и правового обеспечения, а копии поручения заместителей Руководителя направляются адресатам структурным подразделением, ответственным за подготовку проекта поручения.
3.4.4. Положение, правила, инструкция
3.4.4.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Росавтодора.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для исполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
3.4.4.2. Положения (правила, инструкции) являются приложением к приказу или распоряжению Росавтодора, утверждение которых оформляется путем издания соответствующего документа.
3.4.4.3. Проект положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата A4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок к тексту отвечает на вопрос «О чем?».
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) является глава «Общие положения», в которой указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Основная часть положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь наименования.
3.4.4.4. Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится положение (правила, инструкция), перечисляются в указателе рассылки служебных документов, который исполнитель документа готовит вместе с проектом положения (правил, инструкции).
3.4.5. Протокол заседания (совещания)
3.4.5.1. Протокол заседания (совещания) — документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаниях.
Решения коллегии Росавтодора оформляются в виде постановления, решения других коллегиальных органов Росавтодора (Научно-технический совет и т.п.) — в виде протокола.
Проекты протоколов совещаний, проводимых Руководителем или заместителями Руководителя, составляются структурными подразделениями, ответственными за подготовку материалов к данному совещанию.
3.4.5.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
В Росавтодоре протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса, а фиксируется только принятое по нему решение.
3.4.5.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части от границы левого поля указываются инициалы, фамилии председательствующего, секретаря, а также слово «присутствовали», которое подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Справа перечисляются инициалы, фамилии лиц, присутствующих на заседании (совещании) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание), последние буквы фамилии ограничиваются правым полем. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
| Присутствовали: | 25 человек (список прилагается). |
|---|
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих на заседании (совещании) печатаются через один межстрочный интервал, например:
| Присутствовали: | |||
| Заместитель Министра транспорта Российской Федерации | И.О. Фамилия | ||
| Заместитель руководителя Росавтодора | И.О. Фамилия | ||
Наименования должностей могут указываться обобщенно по группам должностей в алфавитном порядке.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.
Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: «За — ..., против — ..., воздержалось — ...».
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
3.4.5.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего, секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса в порядке их выступления. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
3.4.5.5. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 или на общем бланке Росавтодора и имеют следующие реквизиты:
наименование федерального органа исполнительной власти — указываются полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа государственной власти;
наименование вида документа — если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом, размером шрифта № 17 и выравнивается по центру документа;
вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал и выравнивается по центру документа;
место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания» и выравнивается по центру;
дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста протокола 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от границы левого поля документа через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем документа.
Образцы оформления протоколов представлены в Приложениях № 15 - 16.
3.4.5.6. Проект протокола визируется исполнителем документа и начальником структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов к совещанию.
Проект протокола совещания, проводимого Руководителем, визируется заместителем Руководителя в соответствии с распределением обязанностей и ответственным должностным лицом Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения.
Визы проставляются на листе согласования, прилагаемого к проекту протокола.
Визирование проекта постановления коллегии осуществляется аналогично визированию протоколов.
3.4.5.7. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем, протокол совещания — лицом, проводившим совещание. Датой протокола является дата заседания (совещания).
3.4.5.8. Проект протокола представляется на подпись руководству Росавтодора, как правило, в течение трех суток после окончания совещания.
3.4.5.9. После подписания руководством Росавтодора протокол (его электронная версия) незамедлительно представляется на регистрацию:
за подписью Руководителя — в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения;
за подписью заместителя Руководителя — в соответствующий секретариат заместителя Руководителя;
за подписью руководства Росавтодора (как председателей советов, комиссий, рабочих групп и др.) — в секретариаты советов, комиссий, рабочих групп и др.;
за подписью начальника структурного подразделения — в секретариат соответствующего структурного подразделения.
3.4.5.10. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: постановления заседаний коллегии Росавтодора, протоколы оперативных совещаний, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Росавтодоре.
3.4.5.11. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности «Для служебного пользования» и номер экземпляра.
3.4.5.12. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем документа и начальником структурного подразделения, ответственного за подготовку совещания.
Если на заседании (совещании) было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола (Приложение № 17), которые оформляются без воспроизведения подписи председательствовавшего (лица, проводившего совещание) и заверяются печатью.
После регистрации протокола структурное подразделение, ответственное за проведение совещания и подготовившее протокол, осуществляет рассылку копий протокола (выписок из протокола) структурным подразделениям Росавтодора, подведомственным организациям, принимавшим участие в заседании (совещании), а также заинтересованным организациям и должностным лицам. Рассылка осуществляется в течение суток после регистрации протокола, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений — незамедлительно.
После рассылки копий протокола (выписок из протокола) совещания, проводимого Руководителем, указатель рассылки (копия) представляется в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения.
Рассылку постановления коллегии всем членам коллегии Росавтодора осуществляет секретарь коллегии в пятидневный срок с момента его подписания.
3.4.5.13. Подлинники протоколов совещаний, проводимых Руководителем, хранятся в Отделе делопроизводства.
Подлинники протоколов совещаний, проводимых заместителями Руководителя, хранятся в соответствующем секретариате заместителя Руководителя.
Подлинники постановлений коллегии хранятся у секретаря коллегии.
Подлинники протоколов совещаний, проводимых руководством Росавтодора как председателями советов, комиссий, хранятся в секретариатах советов, комиссий.
3.4.5.14. Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Росавтодора, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются соответствующими положениями об этих органах. Правила их оформления должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.
3.4.5.15. Протоколы совместных заседаний, подписанные несколькими руководителями органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (подлинниках). При этом если Руководитель указан первым, после подписи на подлинниках ставится регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения, а подлинники направляются исполнителем документа в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам очередного номера (либо нескольких номеров) исполнитель документа возвращает в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения один подлинник протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные подлинники остаются в соответствующих ведомствах). Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель документа несет персональную ответственность.
3.4.6. Служебное (деловое) письмо
Служебные (деловые) письма Росавтодора готовятся:
как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росавтодора;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;
как доклады о выполнении поручений Министра и заместителей Министра;
как исполнение поручений Министра и заместителей Министра по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росавтодора;
как ответы на запросы организаций, предприятий и частных лиц;
Служебные (деловые) письма печатаются на бланках установленной формы (см. п. 3.1.2 настоящей Инструкции).
Правила оформления реквизитов документов отражены в приложении № 9 настоящей Инструкции.
Служебные (деловые) письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Росавтодора, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
Служебные (деловые) письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4, при этом наименования органов государственной власти — авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица».
инициативных писем определяется начальниками структурных подразделений;
ответных писем устанавливается нормативными правовыми актами или указаниями Руководителя по исполнению документа.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документа.
На проектах служебных (деловых) писем оформляется реквизит «Заголовок к тексту документа», в котором в краткой форме формируется тема письма.
В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый...!» — в начале письма, печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения, и «С уважением» в заключительной части письма перед реквизитом «Подпись». Этикетные фразы печатаются исполнителем документа при подготовке проекта письма.
Служебные (деловые) письма излагаются:
от первого лица множественного числа (Просим предоставить информацию..., Направляем на заключение проект... и др.);
от третьего лица единственного числа (Федеральное дорожное агентство не считает возможным..., Финансово-экономическое управление Федерального дорожного агентства предлагает рассмотреть возможность...);
на бланках должностного лица — от первого лица единственного числа (Прошу Вас предоставить данные о..., Считаю возможным принять участие в...).
Служебные (деловые) письма проходят процедуру визирования документа заинтересованными должностными лицами Росавтодора. Служебное (деловое) письмо Руководителя визируется в установленном настоящей Инструкцией порядке (см. п. «Виза согласования» приложения № 9).
Служебные (деловые) письма подписываются Руководителем, заместителем Руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) или начальником структурного подразделения (лицом, его замещающим) в случае соответствующего поручения руководства Росавтодора.
Текст служебного (делового) письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны, и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Начальник Спецотдела имеет право вносить предложения руководству Росавтодора и вести служебную переписку по вопросам, находящимся в его компетенции.
3.4.7. Телеграмма — документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.
Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.
Телеграммы категории «ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ» подписываются Руководителем или заместителями Руководителя.
Телеграммы должны оформляться на бланках установленной формы и иметь следующие обязательные реквизиты: отметка о категории (срочная, правительственная), адресат, текст, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.
Текст телеграммы печатается через 2 межстрочных интервала, прописными буквами размером шрифта № 14, без абзацев, переноса слов, союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы.
Текст телеграммы должен быть кратким и точным.
Подпись на телеграмме отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами. В реквизите «Подпись» указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указывается адрес отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата, инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя.
Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для оформления служебных (деловых) писем.
Телеграмма на подпись руководству Росавтодора готовится в двух экземплярах.
Если телеграмма содержит не более четырех адресатов, то подписывается каждый экземпляр телеграммы.
При направлении телеграммы более чем в четыре адреса исполнитель документа прилагает к подписанной руководством Росавтодора телеграмме необходимое количество копий телеграммы с указанием на каждой из них адресата.
Подписанные руководством Росавтодора телеграммы передаются для регистрации в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения. На подписанные телеграммы ставится печать, удостоверяющая подпись.
3.4.8. Телефонограмма — документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, если сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.). Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и не должен содержать трудно выговариваемые слова.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководством Росавтодора или начальником структурного подразделения.
Телефонограммы за подписью Руководителя, переданные и поступающие на его имя, принимаются и передаются секретариатом Руководителя, а регистрацию проходят в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения.
Телефонограммы за подписью заместителей Руководителя, переданные и поступающие на их имя, принимаются и регистрируются соответствующими секретариатами. Телефонограммы, подписанные начальниками структурных подразделений, передаются и принимаются на их имя, регистрируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.
После сверки текста телефонограммы с принимающей стороной передающий телефонограмму работник в журнале учета (или в регистрационной карточке СЭДД) заполняет справочные реквизиты:
в графе «принял» указываются наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;
в графе «передал» указываются наименование должности, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.
На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.
Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена соответствующему руководителю в возможно короткий срок.
Передача телефонограмм внутри Росавтодора не допускается.
3.4.9. Записка (докладная, аналитическая, служебная, объяснительная)
Служебная переписка между структурными подразделениями, докладные записки в адрес Руководителя и заместителей Руководителя, другие аналогичные внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.
Обязательные реквизиты записки:
наименование структурного подразделения — автора документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту документа, если текст более 4 — 5 строк;
адресат (должностное лицо Росавтодора);
До представления соответствующему должностному лицу записки при необходимости она визируется заинтересованными должностными лицами.
К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение руководству Росавтодора и требующему его подписи (визирования), прикладывается сопроводительная служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.
3.4.10. Гражданско-правовой договор
Договор — это соглашение двух или нескольких лиц (одной из сторон которых является Росавтодор) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Проекты договоров печатаются на стандартных листах бумаги формата A4, подписываются Руководителем или заместителями Руководителя (в соответствии с переданными на основании доверенности полномочиями).
Проект договора, подготовленный на подпись Руководителю или лицу, исполняющему его обязанности, визируется в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект договора;
начальником структурного подразделения — исполнителя, подготовившего проект договора;
начальником Финансово-экономического управления;
начальником структурного подразделения, отвечающего за правовую экспертизу;
заместителем Руководителя, курирующим работу структурного подразделения — исполнителя.
Проект договора, подготовленный на подпись заместителю Руководителя, визируется в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект договора;
начальником структурного подразделения — исполнителя, подготовившего проект договора;
начальником Финансово-экономического управления;
начальником структурного подразделения, отвечающего за правовую экспертизу.
Проект договора, подготовленный на подпись начальнику Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения, визируется в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект договора;
заместителем начальника Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения, курирующим направление исполнителя;
начальником Финансово-экономического управления.
В отдельных случаях возможно визирование проекта договора иными должностными лицами в соответствии с указанием Руководителя или заместителя Руководителя.
Визы проставляются на подписном экземпляре проекта договора на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.
3.4.11. Выступление Руководителя
Подготовку и своевременное представление проектов выступлений к мероприятиям, в том числе выездным, предусмотренным рабочим графиком Руководителя, осуществляет структурное подразделение, к сфере ведения которого относятся затрагиваемые в тематике соответствующего мероприятия вопросы.
Не менее чем за 3 дня до даты мероприятия материалы содержательного характера и отражающие позицию Росавтодора по тематике организуемого мероприятия (в том числе справочные материалы, аналитические записки и предложения) соответствующим структурным подразделением передаются (в бумажном и электронном виде) в структурное подразделение, отвечающее за подготовку протокольных мероприятий, с последующей передачей Руководителю.
3.4.12. Поздравительные и приветственные письма (телеграммы) Руководителя
Подготовку специального Сводного плана поздравительных и приветственных писем и телеграмм (далее — Сводный план) осуществляет структурное подразделение, отвечающее за подготовку протокольных мероприятий.
На основании Сводного плана структурное подразделение, отвечающее за подготовку протокольных мероприятий, готовит проекты поздравительных и приветственных писем и телеграмм и передает их в установленном порядке на подпись Руководителю.
4. Организация документооборота
В процессе документооборота в Росавтодоре обеспечивается:
прием и первичная обработка входящих документов;
предварительное рассмотрение входящих документов;
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
рассмотрение документов руководством;
доведение документов до исполнителей;
подготовка проектов документов;
согласование проектов документов;
подписание проектов документов;
определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;
обработка и отправка исходящих документов.
При установлении требований к организации документооборота в Росавтодоре следует исходить из следующих принципов:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократность регистрации документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
Документооборот Росавтодора организовывается с использованием СЭДД и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными видами документов.
В документообороте Росавтодора в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей документации выделяются правительственные документы, неправительственные документы, обращения граждан.
В соответствии с пунктом 3.7 Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71, доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭДД, системы МЭДО, через сайт Росавтодора, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и (или) региональный портал государственных и муниципальных услуг.
Доставка и отправка электронных документов средствами МЭДО осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754, и Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. № 1264.
4.1. Прием и первичная обработка поступающих документов
4.1.1. Доставка документов в Росавтодор осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, телеграфной связи, в электронном виде по каналам МЭДО, электронной почтой.
С помощью почтовой связи в Росавтодор доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
По каналам электрической связи поступают факсограммы (получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи), телефонограммы, электронные сообщения.
4.1.2. Прием всех поступающих в Росавтодор документов на бумажных носителях осуществляется централизованно группой экспедиционной обработки документов (далее — Экспедиция).
Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти, принимаются в Отделе делопроизводства.
Поступающие правительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время — работником Отдела делопроизводств, в вечернее время и в выходные дни — ответственным дежурным по Росавтодору.
4.1.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб).
Принятые Экспедицией конверты (пакеты) с документами вскрываются (за исключением конвертов (пакетов) с пометкой «Лично»), проверяются правильность адресования, комплектность и целостность документов и приложений к ним, соответствие вложений отметкам на конверте.
При обнаружении повреждения, недостаче документов или приложений к ним, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается об этом отправителю документа и при необходимости составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в Экспедиции, второй посылается отправителю документа.
Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно отправителю документа с сопроводительным письмом.
4.1.4. Конверты после проверки уничтожаются в установленном порядке, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и доставки документа.
Конверты с запросами по разъяснению конкурсных процедур, предложениями, заявлениями и обращениями граждан, а также с судебными материалами сохраняются во всех случаях.
4.1.5. Документы, адресованные Росавтодору (без указания должностного лица), руководству Росавтодора, начальникам структурных подразделений, передаются в Отдел делопроизводства оперативно, по мере их поступления.
Документы, адресованные должностным лицам Росавтодора с пометкой «Лично», получают в Экспедиции работники соответствующих структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, минимум два раза в день. Письменные обращения граждан, адресованные Росавтодору (без указания должностного лица), Руководителю и заместителям Руководителя, срочная корреспонденция с пометками «Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно», телеграммы передаются в Отдел делопроизводства незамедлительно.
О поступлении срочной корреспонденции, адресованной структурным подразделениям, сообщается работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.
4.1.6. Письма на иностранном языке (без перевода), адресованные Росавтодору (без указания должностного лица), Руководителю, передаются в структурное подразделение, отвечающее за международную деятельность, для организации перевода. Дальнейший порядок исполнения письма (факсограммы) на иностранном языке определяется Руководителем.
4.1.7. Поступившие телеграммы принимаются в Экспедиции под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и служебные (деловые) письма, а затем передаются на рассмотрение руководству Росавтодора для направления на исполнение.
4.1.8. Поступившие в Росавтодор факсограммы передаются адресатам после регистрации, в день приема, срочные — немедленно.
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется исполнителю документа в соответствующее структурное подразделение.
Поступающие через факсимильную связь служебные (деловые) письма рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.
4.2. Предварительное рассмотрение документов
4.2.1. В целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Росавтодора, их предварительное рассмотрение производится Управлением административно-кадровой работы и правового обеспечения в день поступления. В первую очередь обрабатываются документы с пометками о срочности их исполнения или доставки.
При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться положением о Росавтодоре, распределением обязанностей между заместителями Руководителя, положениями о структурных подразделениях и т.д.
Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа Руководителю или заместителям Руководителя, иным должностным лицам для вынесения указаний по исполнению документа. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения о направлении документа является его содержание, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
4.2.2. Руководителю докладываются документы Президента Российской Федерации, Федерального собрания (Совет Федерации и Государственная Дума), Правительства Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, а также другие документы по наиболее важным вопросам деятельности Росавтодора.
4.2.3. Иные документы, в соответствии с их содержанием, направляются Управлением административно-кадровой работы и правового обеспечения для рассмотрения заместителям Руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) или непосредственно начальникам структурных подразделений согласно их компетенции.
4.2.4. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству Росавтодора подбираются и прикладываются к поступившему документу справочные данные из системы электронного документооборота.
4.3. Регистрация поступающих документов
4.3.1. После предварительного рассмотрения вся поступившая корреспонденция независимо от способа доставки (передачи, приема) подлежит регистрации до рассмотрения соответствующими должностными лицами.
4.3.2 Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в Отделе делопроизводства:
бухгалтерские документы (расчетно-платежные);
приказы Росавтодора по кадровым вопросам;
государственные контракты, договоры, соглашения;
командировочные удостоверения;
копии документов, присланные для сведения;
научные отчеты (без сопроводительного письма);
периодические издания, статьи из них;
письма информационно-справочного характера;
справки, копии документов, направляемые для сведения;
письма, факсы, телеграммы от руководителей предприятий транспортно-дорожного комплекса, содержащие поздравления с профессиональными и государственными праздниками;
приглашения на встречи, приемы и выставки;
технические задания на зарубежные командировки;
формы отчетности (годовые, квартальные), представляемые на основании запросов;
заявления работников центрального аппарата Росавтодора.
4.3.3. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализованно в местах регистрации документов в СЭДД. Соответствующие сведения о поступившем документе вносятся в заводимую в СЭДД регистрационную карточку документа.
Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.
При автоматизированной регистрации документов формируется банк регистрационных данных, которые используются при учете и поиске документов, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, подготовке и анализе информации и т.п.
4.3.4. Возможность доступа к базе данных Отдела делопроизводства в СЭДД определяется Управлением административно-кадровой работы и правового обеспечения.
4.3.5. На входящих документах, подлежащих регистрации в Отделе делопроизводства, на поле в правой нижней части первого листа документа проставляется регистрационный штамп установленного образца (штрих-код) с указанием входящего номера и даты.
На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое повторной регистрации он не подлежит. Все последующие отметки делаются в СЭДД.
4.3.6 В Росавтодоре регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера, например:
Регистрационный номер обращений граждан состоит из порядкового номера с буквенным обозначением, например: 139-г.
Регистрационными номерами документов, выпускаемых совместно двумя или более органами государственной власти или организациями, являются регистрационные номера этих органов или организаций, разделенные косой чертой. Порядок расположения регистрационных номеров документа должен соответствовать порядку расположения наименований должностей руководителей органов государственной власти или организаций, подписавших документ.
4.4. Порядок рассмотрения документов и организация их исполнения
4.4.1. Документы после рассмотрения Управлением административно-кадровой работы и правового обеспечения и далее Руководителем возвращаются в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения для отметки в СЭДД и направления документов на исполнение.
4.4.2. Документы с указаниями Руководителя по исполнению направляются головному исполнителю документа, а соисполнителям документа направляется регистрационная карточка документа.
4.4.3. Прохождение документов в секретариатах заместителей Руководителя.
Входящая корреспонденция, адресованная заместителю Руководителя, поступает в его секретариат после регистрации в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения.
Переадресация документов в процессе их исполнения от одного головного исполнителя другому осуществляется по договоренности между заместителями Руководителя с уведомлением Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения. Оформление переадресации (изменение головного исполнителя) осуществляется первичным головным исполнителем в течение трех дней с даты оформления поручения путем направления служебной записки с приложением подлинника документа и оригиналом поручения в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения. Служебная записка должна содержать причину переадресации документа (изменения головного исполнителя) и визу согласования нового исполнителя. Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения вносит изменение по головному исполнителю документа в СЭДД в течение двух рабочих часов с момента получения служебной записки и передает документ по назначению без переподписания резолюции Руководителем.
После рассмотрения документы с указаниями заместителя Руководителя по их исполнению передаются в курируемые структурные подразделения в соответствии с распределением обязанностей. Переадресация документов в другие структурные подразделения не допускается.
4.4.4 Прохождение документов в структурных подразделениях.
Вся корреспонденция, поступившая на исполнение в структурное подразделение, получается в Отделе делопроизводства работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, по реестру под личную подпись.
Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, просматривает поступившую корреспонденцию, сортирует ее по степени срочности, и докладывает начальнику структурного подразделения (лицу, его замещающему).
Начальник структурного подразделения (лицо, его замещающее), рассматривает:
документы по мере их поступления;
документы, содержащие срочные поручения, а также документы, поступившие для согласования (визирования), — немедленно.
После рассмотрения документов начальником структурного подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства, вносит указания по исполнению документа в СЭДД, делает отметку о направлении документа на исполнение в соответствующий отдел структурного подразделения (конкретному работнику) и передает документ исполнителю документа.
Передача документа одним исполнителем другому исполнителю внутри структурного подразделения осуществляется через работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, с отметкой в СЭДД.
4.4.5. Организация исполнения документов
Исполнение документа предусматривает:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Росавтодоре;
согласование проекта документа с заинтересованными лицами в установленном порядке;
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования документа;
подготовку указателя рассылки документа (при необходимости);
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Росавтодора или начальнику структурного подразделения;
подготовку к пересылке документа адресату;
определение места хранения документа путем проставления отметки в СЭДД с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
Исполнитель, установленный в указании по исполнению документа первым (головной исполнитель), является ответственным за организацию исполнения поручения и несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Соисполнители документа отвечают за своевременный и качественный анализ информации и представление головному исполнителю документа в установленные им сроки необходимых материалов.
Структурные подразделения — исполнители документов представляют предложения по исполнению правительственных документов с указаниями по исполнению документа Руководителя в зависимости от их содержания в виде:
докладов-ответов в вышестоящие органы государственной власти с проектами федеральных законов, указов, решений Правительства Российской Федерации;
докладов-ответов в вышестоящие органы государственной власти;
согласованных проектов приказов и распоряжений Росавтодора, поручений, докладных записок о выполнении поручений.
Предложения по выполнению указаний по исполнению документа Руководителя и заместителей Руководителя к неправительственным документам структурные подразделения — исполнители представляют в виде ответов корреспондентам либо докладных записок о выполнении поручений.
4.4.6. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Росавтодоре правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Росавтодора (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение — исполнителя документа.
При направлении проекта документа на подпись Руководителю (заместителю Руководителя) лицо, отвечающее за почту Руководителя (заместителя Руководителя), обязано в присутствии исполнителя документа проверить содержание проекта документа, правильность его оформления. Проект документа представляется на подпись вместе с необходимыми материалами.
4.4.7. Сроки исполнения документов определяются, исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации (см. пункт 4.8.3 настоящей Инструкции).
4.4.8. При утере оригинала документа, требующего исполнения, к пакету документов прилагается докладная записка на имя начальника Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения по факту утери оригинала, подписанная начальником структурного подразделения — исполнителя.
4.4.9. Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа), а также, если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.
4.4.10. Подписанный документ направляется исполнителю документа для передачи на регистрацию и отправку в Отдел делопроизводства.
4.4.11. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по МЭДО или электронной почте принимает структурное подразделение — исполнитель документа.
4.5. Регистрация отправляемых документов
4.5.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется Отделом делопроизводства в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Сведения о регистрируемых документах вносятся в СЭДД.
4.5.2 Регистрация производится при представлении исполнителем следующего комплекта документов:
оригинал документа, подлежащего исполнению (требующего ответа), со всеми необходимыми указаниями по исполнению документа;
служебное письмо в 3х экземплярах:
первый экземпляр, отпечатанный на бланке, направляется адресату;
второй экземпляр с визами (визовой экземпляр) в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело;
третий — возвращается исполнителю.
Если письмо имеет приложение, отметка о его наличии оформляется под текстом письма с указанием количества листов и экземпляров. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты и согласовываться со всеми лицами, согласующими служебное письмо. Оригинал приложения сдается вместе с первым экземпляром письма, копии приложения приобщаются ко второму и третьему экземплярам.
4.5.3. Отдел делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю документа на доработку.
4.5.4. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копиях.
4.5.5. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса, через дефис — номера по номенклатуре, через косую черту — порядкового номера, например: 01-24/836.
4.5.6. Исходящие телеграммы регистрируются в Отделе делопроизводства и имеют регистрационный номер, состоящий из индекса, через тире — порядкового номера.
4.6. Отправка документов
4.6.1 Отправку исходящих документов производит Экспедиция.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, — в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.
4.6.2. Экспедиция проверяет комплектность исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
Корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается работнику, сдающему документ на отправку.
Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
4.6.3. Документы, предназначенные для отправки нарочно, передаются под роспись сотруднику структурного подразделения — исполнителя документа.
4.6.4. Документы, подписанные Руководителем или заместителями Руководителя, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, (далее — высшие органы государственной власти), отправляются могут отправляться нарочно сотрудниками Экспедиции.
4.6.5. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресацию (при направлении документа более чем в четыре адреса — в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), и передается на отправку в местное отделение связи.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается в Экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
4.7. Прохождение и регистрация внутренних документов
4.7.1. Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.
4.7.2 В Отделе делопроизводства регистрируются следующие внутренние документы:
приказы и распоряжения Росавтодора по основной деятельности, поручения Руководителя (лица, его замещающего);
протоколы заседаний и совещаний, проводимых Руководителем или лицом, его замещающим;
государственные контракты, договоры, соглашения, меморандумы;
доверенности, выдаваемые от имени Росавтодора.
4.7.3. Внутренние информационно-справочные документы (докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.), направляемые Руководителю, регистрируются в структурных подразделениях, подготовивших эти документы.
4.7.4. Передача внутренних зарегистрированных документов между структурными подразделениями осуществляется через работников, ответственных за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.
4.7.5. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, обязан вести количественный учет внутренней корреспонденции (служебные и докладные записки, информация для начальника структурного подразделения и т.п.).
4.8. Контроль исполнения документов
4.8.1. Контроль за состоянием исполнительской дисциплины в Росавтодоре возложен на начальника Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения.
В структурных подразделениях контроль за состоянием исполнительской дисциплины возложен на начальников и заместителей начальников.
правительственных поручений, поручений Министра транспорта, поручений Руководителя по неправительственной корреспонденции, обращений граждан, поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых Руководителем, Министром транспорта (или лицом, его замещающим), постановлений коллегии Министерства, обеспечивается работниками Отдела делопроизводства;
поручений заместителей Руководителя, в том числе содержащихся в протоколах совещаний, проводимых заместителями Руководителя, осуществляется соответствующими секретариатами заместителей Руководителя либо структурными подразделениями, подготовившими поручение (совещание);
поручений руководства Росавтодора, адресованных в подведомственные организации, осуществляется непосредственно руководителями этих организаций.
4.8.2 Порядок постановки документов на контроль.
Контроль исполнения документов включает постановку на контроль, регулирование хода исполнения, предупредительный контроль, снятие с контроля, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование о состоянии исполнения документов.
Постановка документов на контроль в Отделе делопроизводства включает в себя отметку о контроле в соответствии с Правилами оформления реквизитов документов (Приложение № 9) и внесение соответствующей информации в регистрационную форму СЭДД. Постановка протокола (постановления) на контроль представляет собой определение по каждому пункту документа головного исполнителя документа и установку контрольного срока исполнения документа с внесением соответствующей информации в регистрационную форму СЭДД.
Контроль исполнения документов может осуществляться по следующим группам входящей корреспонденции:
Президент Российской Федерации, Администрация Президента Российской Федерации, полномочные представители Президента Российской Федерации в федеральных округах, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Правительственные комиссии, Совет Безопасности Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, члены Совета Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, депутаты Государственной Думы, Межгосударственные Советы, Интеграционный комитет, Межпарламентский комитет, Союз Беларуси и России;
межгосударственные органы, Министерство транспорта Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, судебная власть (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации), Генеральная прокуратура Российской Федерации, Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, Счетная палата Российской Федерации, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, юридические лица и индивидуальные предприниматели, средства массовой информации, организации стран Содружества независимых государств и иностранных государств и др.;
обращения граждан (письменные заявления, предложения, жалобы и электронные сообщения (интернет-обращения).
По указанию руководства Росавтодора могут быть поставлены на контроль и другие документы.
Оперативный контроль исполнения поручений Руководителя и поручений, данных на совещаниях (заседаниях) с участием Руководителя, осуществляет Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения.
Оперативный контроль исполнения поручений заместителей Руководителя возлагается на структурное подразделение, подготовившее поручение (совещание).
Структурные подразделения, ответственные за исполнение и оперативный контроль, представляют информацию об исполнении (ходе исполнения):
поручений, указанных в протоколах совещаний у Руководителя или лица, его замещающего, — в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения;
поручений, указанных в постановлении коллегии Росавтодора, — секретарю коллегии Росавтодора.
4.8.3. Сроки исполнения документов
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти, а также внутренних документов — с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из федеральных органов исполнительной власти, других организаций — с даты их поступления;
по письменным обращениям граждан — с даты регистрации.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной (фиксированной) датой исполнения — в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку «весьма срочно» документ должен быть исполнен в течение одного-двух дней, «срочно» — в трехдневный срок, с пометкой «оперативно» — в 10-дневный срок.
Срок исполнения документов определяется исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации, или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.
Если срок исполнения документа не установлен, документ должен быть исполнен в срок не более 30 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
По протоколам совещаний у Руководителя или лица, его замещающего, контрольный срок исполнения устанавливает Отдел делопроизводства в соответствии с поручениями, данными на совещании. Если плановый срок не указан — 30 дней с даты проведения совещания.
4.8.4. Изменение сроков исполнения документа
В случае если по объективным причинам исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Министерства транспорта Российской Федерации в установленный срок невозможно (кроме срочных и оперативных), головной исполнитель представляет Руководителю в течение 10 дней с даты подписания поручения (указания) предложение о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения для последующего направления в соответствующий вышестоящий орган государственной власти, давший поручение (указание).
При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручений руководства Росавтодора в установленный срок, головной исполнитель документа не позднее трех дней до окончания контрольного срока обязан представить докладную записку на имя Руководителя (заместителя Руководителя, давшего поручение). В докладной записке должны быть указаны причины необходимости корректировки срока исполнения и предложения по установлению нового срока исполнения документа.
Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.
Головной исполнитель своевременно информирует Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения о принятом решении.
Уведомление об отсрочке представления запрашиваемой информации СМИ вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса об информации.
Объяснения, представленные Руководителю, визируются заместителем Руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).
4.8.5. Ответственность за исполнение документов и поручений
Контрольный срок исполнения документа является обязательным для головного исполнителя документа, который организует работу соисполнителей документа, определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.
Головной исполнитель несет персональную ответственность за:
обеспечение оперативного рассмотрения поручений и доведение их до непосредственных исполнителей в день поступления документов;
полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа;
выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение до подписания и направления ответа адресату.
Соисполнители документа несут ответственность за своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и представление их головному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. По срочным поручениям материалы предоставляются незамедлительно.
В случае непредставления (несвоевременного представления) замечаний и предложений соисполнителями документа головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение, и Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения.
В случае неисполнения документа в установленный срок головной исполнитель обязан в течение 3-х дней после истечения срока представить письменные объяснения на имя Руководителя (заместителя Руководителя, давшего поручение) о причинах его неисполнения в установленный срок с указанием виновных должностных лиц и предлагаемые меры ответственности в отношении работников, виновных в неисполнении поручения, с уведомлением Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения.
В случае если не исполнены в установленные сроки поручения и указания Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Министерства транспорта Российской Федерации и срок исполнения не продлен в установленном порядке, головной исполнитель обязан в течение 3-х дней после истечения срока представить Руководителю докладную записку о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения, с одновременным представлением проекта объяснения для направления соответствующей информации в вышестоящий орган государственной власти, давшей поручение (указание).
Головные исполнители документа и соисполнители документа обязаны по запросу работников Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения предоставлять информацию о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам.
4.8.6. Снятие документов и поручений с контроля
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения соответствующего поручения по существу, документированного подтверждения исполнения; сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
В случае направления ответа за подписью начальника структурного подразделения необходимо доложить об исполнении поручения (с приложением копии документа) курирующему заместителю Руководителя любым из следующих способов: докладная записка, визирование заместителем Руководителя копии документа. При наличии в указаниях по исполнению документа поручения о направлении документа за подписью начальника структурного подразделения доклад не требуется.
Если по представленным головным исполнителем проектам ответов руководство Росавтодора дает дополнительные поручения, то документ с контроля не снимается.
Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.
Снятие документа с контроля осуществляется Управлением административно-кадровой работы и правового обеспечения и оформляется отметкой об исполнении документа в регистрационной форме СЭДД: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, реквизиты исполнителя документа (Ф.И.О., номер телефона) или структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Основанием для снятия с контроля поручений, указанных в протоколах совещаний, проводимых Руководителем (постановлениях коллегии Росавтодора), является аргументированная информация головного исполнителя документа с представлением в Отдел делопроизводства и секретарю коллегии Росавтодора материалов, подтверждающих факт исполнения документа.
Решение о возможности снятия с контроля не выполненного поручения (в том числе потерявшего актуальность), указанного в протоколе совещания, проводимого Руководителем (постановлении коллегии Росавтодора), принимается Руководителем (исполняющим обязанности Руководителя). Головной исполнитель документа готовит соответствующую докладную записку на имя Руководителя. О принятом решении Руководителя головной исполнитель документа информирует Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения.
По правительственным и неправительственным документам решение принимается Руководителем или заместителем Руководителя, давшим поручение.
4.9. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
4.9.1. Входящая иностранная корреспонденция регистрируется в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения в установленном порядке.
4.9.2. Переписка Росавтодора с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями и частными лицами иностранных государств ведется за подписью Руководителя или заместителей Руководителя на бланках установленной формы (Приложения № 2 - 3).
4.9.3. Руководитель может делегировать право подписи служебных (деловых) писем зарубежным адресатам заместителям Руководителя по вопросам, находящимся в их компетенции. Данное право должно быть оговорено в поручении Руководителя.
Структурные подразделения не могут осуществлять переписку с зарубежными корреспондентами.
4.9.4. Служебные (деловые) письма зарубежным корреспондентам имеют установленные для служебных (деловых) писем реквизиты (см. пункт 3.4.6 настоящей Инструкции), которые оформляются согласно установленным правилам (Приложение № 9).
Служебные (деловые) письма зарубежным корреспондентам имеют ряд особенностей, оформление которых производится с учетом требований:
служебные (деловые) письма печатаются на русском языке с приложением текста неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода справа в верхнем углу документа обязательно указывается: «Неофициальный перевод»;
заголовок к тексту документа в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом;
текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение «мы» не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия «Уважаемые господа» или «Уважаемый г-н/г-жа Директор» без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая. Обращение «Глубокоуважаемый(ая)» допускается использовать лишь в письме к русскоговорящему адресату. Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся лично подписывающим письмо, например: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш»;
при наличии приложения к письму отметка о приложении делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных (деловых) писем;
реквизит «Отметка об исполнителе» на подлиннике письма не оформляется, а указывается на копии письма с визами, остающегося в деле.
4.9.5. Подписанные письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения при наличии визы начальника отдела, отвечающего за международную деятельность либо лица, исполняющего его обязанности. В случае если исполнитель документа не имеет точного и правильного адреса корреспондента на иностранном языке, он должен получить эти данные в отделе, отвечающем за международную деятельность.
Письма за подписью Руководителя или заместителя Руководителя направляются в адрес руководства органов исполнительной власти иностранных государств и международных организаций только через МИД России с сопроводительным письмом, которое готовится структурным подразделением — исполнителем с обязательным визированием в отделе, отвечающем за международную деятельность.
Отправка писем почтой производится через Экспедицию.
4.10. Учет и анализ объемов документооборота
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Росавтодор и создаваемых им, ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Управлением административно-кадровой работы и правового обеспечения и представляются Руководителю в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Росавтодор и созданных им за определенный период времени (месяц, квартал, год).
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
5. Документальный фонд Росавтодора
Документальный фонд Росавтодора — совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Росавтодора составляют документы, созданные в Росавтодоре и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Основой формирования документального фонда Росавтодора является номенклатура дел.
5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
5.1.1. Номенклатура дел — систематизированный оформленный в установленном порядке перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Росавтодоре, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, поиска документов по их содержанию и видам и является основой для составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Росавтодоре и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения; изучением и анализом документов, образующихся в деятельности Росавтодора, их видов, состава и содержания.
5.1.3. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив Росавтодора лежит на Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения.
5.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется по установленной форме работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, с участием члена экспертной комиссии структурного подразделения и согласовывается с работником архива Росавтодора, подписывается начальником структурного подразделения и представляется в Управление административно-кадровой и работы и правового обеспечения не позднее 15 ноября текущего года (Приложение № 18).
Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения.
5.1.5. Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений и при методической помощи Центральной экспертной комиссии Росавтодора (далее — ЦЭК) составляет сводную номенклатуру дел Росавтодора (далее — номенклатура дел) (Приложение № 19).
5.1.6. Номенклатура дел визируется работником архива, подписывается начальником Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения, согласовывается с ЦЭК, с Экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее — ГА РФ), в который документы передаются на постоянное хранение.
5.1.7. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности, и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
5.1.8. Согласование номенклатуры дел Росавтодора с ГА РФ происходит не реже одного раза в пять лет, если не было значительных изменений в функциях и структуре Росавтодора.
В случае изменения функций и структуры Росавтодора номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК ГА РФ.
5.1.9. Номенклатура дел Росавтодора готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения, второй — используется в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения как рабочий экземпляр, третий — передается в архив Росавтодора, четвертый — в ГА РФ.
5.1.10. После утверждения номенклатуры дел в структурные подразделения направляются выписки из соответствующих разделов для практического использования в работе.
5.1.11. Порядок заполнения граф номенклатуры дел
Названиями разделов номенклатуры дел Росавтодора являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии со штатным расписанием.
Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания, книги, брошюры.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Росавтодоре цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах данного структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где 01 — код структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел структурного подразделения. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, аналитические справки), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые статистические отчеты Управления эксплуатации автомобильных дорог о расходах на содержание автомобильных дорог федерального значения
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы Росавтодора по основной деятельности
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами администраций областей о транспортном обслуживании населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В ней указываются все тома, из которых состоит дело, с указанием крайних дат.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах («Переходящее, ведется с 2021 г.»), о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения, о не заведении дела («Дело не заводилось») и др.
Если в течение года возникают новые документированные участки работы, а дела не предусмотрены, они по решению ЦЭК дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
5.2. Формирование дел
5.2.1. Формирование дел — группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
5.2.2. Дела формируются централизованно в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения, децентрализованно — в структурных подразделениях силами работников, ответственных за ведение делопроизводства.
Контроль за формированием дел в Росавтодоре осуществляет Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения.
5.2.3 При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила:
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
в дело помещаются документы, правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 100 листов могут выделяться в отдельный том дела);
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
дело, включающее документы на бумажном носителе, по объему не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см); при превышении данного объема заводится второй и последующие тома; на каждом томе проставляются индекс и заголовок дела с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома.
5.2.4. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
5.2.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
5.2.6. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы Росавтодора по основной деятельности группируются отдельно от приказов Росавтодора по личному составу.
При формировании дел по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).
5.2.7. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
5.2.8. Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения (постановления) коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 250 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
5.2.9. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
5.2.10. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
5.3. Организация оперативного хранения документов
5.3.1. Дела со дня их заведения до передачи в архив Росавтодора или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
5.3.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
5.3.3. В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы (номера) по номенклатуре дел.
5.3.4. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Росавтодора отдельно от документов на бумажных носителях.
5.3.5. Сохранность документов и дел в структурных подразделениях обеспечивают начальники структурных подразделений и работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
5.3.6. Дела документального фонда Росавтодора, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Как правило, перед передачей в архив Росавтодора проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, перед передачей дел в архив Росавтодора, при смене начальника структурного подразделения, начальника Отдела делопроизводства, работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, при реорганизации и ликвидации Росавтодора или структурного подразделения.
Проверка наличия документов проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
5.3.7. Выдача дел структурным подразделениям производится с разрешения начальника Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным органам государственной власти и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Руководителя.
При необходимости выдача отдельных документов из дела текущего хранения производится работником, ответственным за ведение делопроизводства. На их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выданы документы.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения Руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
5.4. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
5.4.1. Порядок проведения экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов в Росавтодоре на стадии делопроизводства проводится:
при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче в архив Росавтодора.
Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению листа-заверителя дела.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются Центральная экспертная комиссия Росавтодора и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях (далее — ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых Руководителем и начальником структурного подразделения соответственно.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством работника архива Росавтодора с оформлением соответствующего протокола.
Экспертиза ценности документов производится путем полистного просмотра дел и тщательного ознакомления с содержанием и назначением подшитых в дело документов. Не допускается установление ценности и определение сроков хранения по заголовкам дел или документов.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Росавтодора, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Срок хранения дела определяется по максимальному сроку хранения документов, подшитых в него. Дело может быть выделено к уничтожению, если сроки хранения всех подшитых в него документов истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Росавтодора. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.
5.4.2. Порядок оформления дел к передаче на архивное хранение
По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Росавтодора подлежат оформлению к передаче на архивное хранение.
Оформление дел проводится работниками Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения и работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем работника архива Росавтодора.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, а также приказов всех видов; частичному — дела временного (до 10 лет) хранения.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
5.4.2.1. Обложка дела (титульный лист) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (Приложение № 20).
На обложке дела (титульном листе) указываются реквизиты: наименование Росавтодора (фондообразователя), наименование структурного подразделения, номер (индекс) дела (тома, части), заголовок дела, крайние даты дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
наименование Росавтодора — указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование. Наименование структурного подразделения — записывается его название в соответствии с утвержденной структурой. При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке под старым его наименованием указывается новое, а прежнее наименование заключается в скобки;
номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;
заголовок (наименование) дела — переносится из номенклатуры дел, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.);
датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в деле имеются отдельные документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под крайними датами дела с новой строчки делается оговорка: «Имеются документы за ____ год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом работника кадровой службы. Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела;
запись о сроке хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи перечеркиваются, и указываются новые данные. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»;
на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, и архивного шифра дела, который проставляется в архиве Росавтодора.
Если в деле имеется хотя бы один документ с пометкой ДСП, то отметка «Для служебного пользования» проставляется в правом верхнем углу при оформлении обложки.
Титульный лист обложки для дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения и для дел с приказами изготавливается на листе формата A4 в двух экземплярах. Первый экземпляр наклеивается непосредственно на обложку клеем ПВА, а второй подшивается в дело перед внутренней описью.
Наименования фондообразователя и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
5.4.2.2. Все листы дела, кроме листа-заверителя, внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами простым карандашом в правом верхнем углу листа валовой нумерацией в возрастающем порядке номеров, начиная с первого, не задевая текста документов, их реквизитов, виз на них. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно римскими цифрами. Документ подшивается вместе с бланком указания по исполнению документа. Бланк указания по исполнению документа не нумеруется.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например:
«На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа»
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например:
«Лист 7 — карта-склейка из 10 листов»
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
5.4.2.3. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись, которая оформляется на отдельном листе-заверителе по установленной форме (Приложение № 21) и располагается в конце дела. Лист-заверитель вшивается в дело как отдельный лист. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, литерные номера листов и пропущенные номера, листов внутренней описи, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.). Лист-заверитель подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой заверительной надписью.
В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При этом старый номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов по согласованию с архивом Росавтодора.
В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
5.4.2.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела, которая подшивается в начале дела.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение № 22), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Во внутреннюю опись, помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к ним. Во внутренней описи документов составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений и количество листов в деле. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
5.4.2.5. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочными капроновыми нитками (шнуром) на расстоянии 1 — 2 см от корешка в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, их реквизитов, виз и резолюций на них. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах бумаги, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах бумаги, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.
5.4.2.6. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
5.4.2.7. В период подготовки дел структурных подразделений к передаче в архив Росавтодора работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Росавтодора. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, обязаны устранить.
5.4.3. Порядок составления описей дел
Учет документов в архиве ведется по единицам хранения — дел.
Архивная опись дел (далее — опись дел) — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
По результатам экспертизы ценности документов в каждом структурном подразделении ежегодно под методическим руководством работника архива Росавтодора составляются описи дел, которые представляются в архив Росавтодора не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Отдельная опись составляется по установленной форме (Приложение № 23) и представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (номер дела по номенклатуре дел);
крайние даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом Росавтодора;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи — валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие структурные подразделения (организации) со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения и утверждается начальником структурного подразделения — исполнителя. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована ЭК. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Росавтодора, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки архивом Росавтодора сводной описи дел Росавтодора, по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.
5.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
На дела, отобранные в ходе экспертизы к уничтожению, составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (Приложение № 24).
Акт о выделении архивных документов и дел к уничтожению (далее в п. 5.5 — Акт) рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел. Согласованный ЦЭК (ЭК) Акт утверждается Руководителем (заместителем Руководителя по направлению деятельности) только после утверждения ЭПК ГА РФ описей дел постоянного хранения. Регистрируется Акт в СЭДД как внутренний документ. Порядковые номера Актов учитываются нарастающим порядком, независимо от направления деятельности, в пределах календарного года.
На основании Акта дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
После уничтожения дел в Акте, описях дел, номенклатуре дел производится отметка об уничтожении («Уничтожено. См. акт от... N...») с указанием фамилии, личной подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
Акт помещается в дело согласно номенклатуре дел.
5.6. Передача дел на архивное хранение
Передача документов в архив Росавтодора производится по утвержденным описям дел.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Росавтодора не ранее чем через год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив Росавтодора, как правило, не подлежат, хранятся по месту формирования (в структурных подразделениях) и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Передача дел в архив Росавтодора осуществляется по графику, составленному работником архива Росавтодора и согласованному с начальниками структурных подразделений.
Прием дел производится работником архива Росавтодора в присутствии работника структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела. В конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также личной подписи работника архива Росавтодора и работника, передавшего дела.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).
При ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства в нем, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Росавтодора независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
6. Особенности работы с электронными документами
6.1 В Росавтодоре создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДД.
Электронный документ должен быть оформлен и согласован по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
6.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью автора документа в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
6.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭДД во внутреннем документообороте Росавтодора могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Росавтодоре, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
6.4. Состав электронных документов, обращающихся в СЭДД, определяется Руководителем на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов (далее — Перечень документов). Перечень документов утверждается Руководителем по согласованию с Федеральным архивным агентством.
6.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДД, которая должна соответствовать требованиям, утвержденным приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69 «Об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов».
6.6. Прием и регистрация входящих документов, регистрация и отправка электронных документов, подписанных Руководителем, заместителями Руководителя, осуществляются Управлением административно-кадровой работы и правового обеспечения.
6.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения осуществляет проверку наличия электронной подписи.
6.8. Документы, создаваемые в Росавтодоре и (или) поступившие в Росавтодор на бумажном носителе, заносятся в СЭДД после сканирования, создания электронных образов документов и их сравнения с подлинниками документов.
6.9. Порядок организации обмена электронными сообщениями между органами государственной власти Российской Федерации и Росавтодором с использованием системы МЭДО определен в Правилах обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. № 1264.
Пользователь автоматизированного рабочего места системы МЭДО принимает решение о необходимости регистрации (учета) поступившего электронного сообщения в системе электронного документооборота Росавтодора или распечатывает документ на бумажном носителе, регистрирует (учитывает) его и доводит до соответствующих должностных лиц в порядке, аналогичном порядку доведения корреспонденции, поступающей по почтовой или фельдъегерской связи.
Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, проходят регистрацию в СЭДД в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
При загрузке электронного сообщения в СЭДД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационной карточки поступившего документа в электронной форме.
6.10. В целях учета и поиска документов в СЭДД в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71, в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку в соответствии с нижеприведенной таблицей.
В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу и др.
6.11. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
6.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Росавтодора и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы
6.13. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Росавтодоре в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
6.14. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Росавтодора, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Росавтодоре программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела.
6.15. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Руководителем (заместителем Руководителя по направлению деятельности), указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
6.16. Поступившие из структурных подразделений в архив Росавтодора электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
6.17. Обработка документов (работа с образами и проектами документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения или иную информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, допускается только на защищенных автоматизированных рабочих местах, прошедших в установленном порядке аттестацию на соответствие требованиям безопасности информации.
7. Выполнение копировально-множительных работ
Выполнение копировально-множительных работ производится в копировальном центре и на копировальных аппаратах, установленных в Росавтодоре. Основанием для централизованного выполнения копировальных работ является служебная записка структурного подразделения.
Тираж размножаемых документов должен соответствовать действительной потребности. Ответственность за целесообразность размножения документов и использование полученных экземпляров документов несет должностное лицо Росавтодора, подписавшее служебную записку.
Ответственность за правильное использование копировальной техники в структурном подразделении несет начальник структурного подразделения, в котором установлены копировальные аппараты.
Запрещается копирование правительственных и иных документов, поступивших в Росавтодор с пометкой «Снятие копий запрещается», «Не для печати», «Конфиденциально» и т.п.
8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов
8.1. Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп — устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
8.2. Росавтодор в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.
Порядок использования и обеспечения надежного хранения печатей и штампов Федерального дорожного агентства изложен в приказе Росавтодора от 6 октября 2008 г. № 87 «Об осуществлении учета, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральном дорожном агентстве».
Печатью Федерального дорожного агентства с изображением Государственного герба Российской Федерации заверяются подписи Руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц Росавтодора, которым доверенностью или приказом Росавтодора предоставлены соответствующие полномочия.
8.3. Кроме печати Росавтодора с изображением Государственного герба Российской Федерации используются печати и штампы для отдельных категорий документов («Федеральное дорожное агентство», «Для пакетов», «Для командировочных удостоверений»), штампы для регистрации документов, для заявок, для заверения копий и т.п., а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
8.4. Учет имеющихся в Росавтодоре печатей и штампов ведется в журнале учета печатей и штампов (Приложение № 25) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются). Журнал включается в номенклатуру дел Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения.
Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.
Печати и штампы хранятся в запираемых шкафах.
Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Росавтодором, не допускается.
8.5. Работники, ответственные за использование и сохранность печатей и штампов в структурных подразделениях, назначаются начальниками структурных подразделений.
Работник, которому была выдана печать или штамп, при оставлении должности обязан ее (его) сдать.
Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник структурного подразделения и заместитель Руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).
8.6. Проверка наличия, использования и хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией Росавтодора.
О проведенных проверках делаются отметки в журналах после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства Росавтодора.
8.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Спецотдел и подлежат уничтожению по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. В актах на уничтожение должен быть проставлен оттиск указанных печатей и штампов.
8.8. В случае служебной необходимости по решению Руководителя допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих структурных подразделениях и передаются в структурное подразделение, на которое возложены функции материально-технического и хозяйственного обеспечения Росавтодора, для размещения заказа на предприятии — изготовителе печатей.
к п. 3.1.2
Приложение № 2
п. 3.1.2
Приложение № 3 п. 3.1.2
Приложение № 4
к п. 3.1.2
 | ||||
| МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ | ||||
| ФЕДЕРАЛЬНОЕ ДОРОЖНОЕ АГЕНТСТВО (РОСАВТОДОР) | ||||
| ПРИКАЗ | ||||
| N | ||||
| Москва | ||||
Приложение № 5
к п. 3.1.2
 | ||||
| МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ | ||||
| ФЕДЕРАЛЬНОЕ ДОРОЖНОЕ АГЕНТСТВО (РОСАВТОДОР) | ||||
| РАСПОРЯЖЕНИЕ | ||||
| N | ||||
| Москва | ||||
к п. 3.1.2
| МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ | ||||
| ФЕДЕРАЛЬНОЕ ДОРОЖНОЕ АГЕНТСТВО (РОСАВТОДОР) | ||||
| ПОРУЧЕНИЕ | ||||
| N | ||||
| Москва | ||||
Приложение № 7 к п. 3.1.4
Журнал учета поступления бланков
| Наименование вида бланка | Дата поступления | Дата и № сопроводительного документа | Наименование организации — поставщика бланков | Количество экземпляров бланков | Серия и номера бланков |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Журнал учета выдачи бланков структурным подразделениям
Форма журналов учета бланков документов
Приложение № 8 к п. 3.1.7
| Отчет о количестве использованных бланков Росавтодора | ||||
| (указать наименование структурного подразделения) | ||||
| за | ||||
| (указать период) | ||||
| Начальник структурного подразделения |
Подпись | И.О. Фамилия | ||
|---|---|---|---|---|
| Наименование должности работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении |
Подпись | И.О. Фамилия |
Приложение N 9
к п. 3.2
Государственный герб Российской Федерации на бланках документов Росавтодора изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите и помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Росавтодора".
Наименование Росавтодора (полное и сокращенное) - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о Росавтодоре.
Сокращенное наименование Росавтодора помещают в скобках под полным наименованием.
Над наименованием Росавтодора указывается полное наименование Министерства транспорта Российской Федерации.
Должность лица - автора документа указывается на бланке должностного лица Росавтодора (бланк Руководителя) под наименованием (полным, сокращенным) Росавтодора.
Справочные данные о Росавтодоре указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Росавтодора, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения.
Вид документа - наименование издаваемого документа (приказ, распоряжение, поручение, протокол) включается в бланк соответствующего вида, за исключением служебных (деловых) писем.
Место составления (издания) документа (Москва) указывается на бланках документов Росавтодора, за исключением бланков писем.
Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Управлением административно-кадровой работы и правового обеспечения при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Если число и порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль (например: 27.03.2013; 03.12.2015). После написания даты цифровым способом буква "г" с точкой или просто точка не ставится.
Таким же образом датируются все служебные отметки о прохождении и исполнении документа.
При подготовке приказов, распоряжений и финансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой (например: 27 марта 2013 г., 3 декабря 2015 г.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Документ вступает в силу со дня его подписания (утверждения), если документом не предусмотрен иной срок вступления в силу.
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Росавтодоре.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа делается исполнителем документа при подготовке служебного (делового) письма-ответа.
На бланках для писем данный реквизит состоит из постоянной части в виде: "На N ____ от _______", в рамках которой проставляются номер и дата документа, ответом на который является оформленное письмо.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на проекте служебного (делового) письма указывается после заголовка к документу, который печатается от границы левого поля документа размером шрифта N 10 под чертой, например:
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 10. Точка в конце заголовка и ссылки на регистрационный номер и дату не ставится.
Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица, например:
| Руководителю Федерального архивного агентства | |
|---|---|
| Фамилия И.О. |
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:
| Федеральное архивное агентство | ||
| или | ||
| Росархив |
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения, например:
| Федеральное архивное агентство | |
|---|---|
| Отдел государственной службы, кадров и наград |
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы, например:
| АО "Профиль" | |
|---|---|
| Руководителю договорно-правового отдела | |
| Фамилия И.О. |
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина, например:
| г-ну Фамилия И.О. | ||
| или | ||
| г-же Фамилия И.О. |
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно, например:
| Руководителям дочерних обществ АО "Профиль" | ||
| или | ||
| Руководителям управлений Росархива |
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)", например:
| Руководителям дочерних обществ АО "Профиль" | |
|---|---|
| (по списку) |
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234, например:
| Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела | |
|---|---|
| Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 |
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес, например:
| Фамилия И.О. | |
|---|---|
| ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Люберцы, Московская обл., 301264 |
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:
| Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела | |
|---|---|
| mail@vniidad.ru |
Заголовок к тексту - краткое содержание документа, составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, например:
Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников агентства
Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту служебного письма оформляется под реквизитами бланка (угловым штампом) и может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.
В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
В заголовке допускается применять общепринятые сокращения слов и словосочетания, соответствующие установленным требованиям.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером N 10. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, четко, без сложных словосочетаний. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Рекомендуется составлять документы, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.
Текст документа может оформляться в виде связного текста (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкция, служебные (деловые) письма и т.п.), таблицы (цифровая или словесная информация о нескольких объектах по ряду признаков), анкеты или в сочетании этих видов.
Наименование таблицы, при ее наличии, следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в следующем формате: таблица, номер таблицы - наименование таблицы. Наименование таблицы приводят с прописной буквы без точки в конце.
Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы. Если таблица печатается более чем на одном листе, графы таблицы нумеруются, и на втором и последующих листах печатаются номера этих граф (либо наименование граф повторяется на каждой странице).
Таблица может быть оформлена приложением к документу.
Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) части - решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей части, служебные (деловые) письма - просьбу без пояснения).
Текст документов может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце.
В Росавтодоре документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;
3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет...; коллегия постановила...; Росавтодор не считает возможным...;
1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...
В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: "Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления; документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок к тексту документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";
"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2...".
Текст документа печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля и отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.
При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.
Не допускается в тексте документа разрыва дат, знака N и самого номера, фамилии и инициалов и перенос их на другую строку текста приказа.
При подготовке документов на двух и более страницах вторая и последующие нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова "страница (стр.)" на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа.
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
Слово "приложение" оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами. Независимо от количества прилагаемых документов всегда употребляется в единственном числе. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.
Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложенных документов перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого документа; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
| Приложение: | 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз. |
|---|---|
| 2. Справка о ... на 1 л. в 1 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается:
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
| Приложение: | письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз. |
|---|
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию ограниченного распространения, например с грифом "для служебного пользования", то отметка о приложении оформляется следующим образом:
| Приложение: | Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз. |
|---|
На приложениях справочного характера к распорядительному документу (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение, план, программа и др.) отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются: Приложение N 1, Приложение N 2. Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и регистрационный номер:
| Приложение N 2 | |
|---|---|
| к приказу Росавтодора от 28.03.2013 N 123 |
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
| Приложение N 1 УТВЕРЖДЕНО приказом Росавтодора от 01.04.2013 N 98 |
|---|
Подпись должностного лица
Документы подписываются должностными лицами Росавтодора в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Росавтодора.
В состав реквизита входят: наименование должности должностного лица, подписывающего документ (на бланках должностных лиц наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
| Начальник Управления строительства и эксплуатации автомобильных дорог |
подпись | И.О. Фамилия |
|---|
Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ. Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
| И.о. руководителя | подпись | И.О. Фамилия |
|---|---|---|
| или | ||
| Исполняющий обязанности руководителя | подпись | И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Реквизит "подпись должностного лица" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.
Гриф согласования
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование может проводиться как внутри Росавтодора, так и вне его.
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:
| СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра юстиции Российской Федерации | ||
| Подпись Дата | И.О. Фамилия | |
| или | ||
| СОГЛАСОВАНО Письмо Минкультуры России от 26.09.2021 N 01-18/115 | ||
Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись должностного лица" в левом нижнем поле документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими органами государственной власти в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
подведомственными организациями;
при необходимости, с общественными организациями.
При двух грифах согласования они располагаются рядом, на одном уровне, при трех и более грифах - рядом и на нескольких уровнях.
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами органов государственной власти;
с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе.
Виза согласования
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Росавтодора оформляется визой согласования, включающей в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
| Начальник Финансово-экономического Управления | |||
| Подпись Дата | И.О. Фамилия | ||
На проектах законодательных актов, кадровых приказах визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.
На документах, подлинники которых помещаются в дела Росавтодора, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения).
На проектах служебных (деловых) писем визы проставляются на лицевой стороне документа, помещаемого в дело Росавтодора (визовой вариант), или на оборотной стороне последнего листа подлинника документа, если служебное (деловое) письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника документа по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа под подписью ближе к нижнему полю документа.
Визирование производится до представления документа на подпись (утверждение).
Лица, визирующие документ, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.
Особое мнение, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте документа: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.
Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.
Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания. При этом визы, ранее оформленные на визовом варианте, прилагаются к оригиналу приказа, подписанного Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности, передаваемому в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения для последующей регистрации и хранения.
Проекты документов по вопросам финансового характера должны быть представлены на рассмотрение и визирование в Финансово-экономическое управление.
На проектах служебных (деловых) писем, на внутренних информационно-справочных документах (докладах, служебных, аналитических записках, справках и др.), кадровых приказах, визирование которых осуществляется на лицевой стороне последнего листа проекта документа, при отсутствии места для оформления виз на лицевой стороне допускается визирование на оборотной стороне последнего листа проекта документа.
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Утверждению подлежат локальные нормативные акты Росавтодора (положения, правила, инструкции, уставы, должностные регламенты, отчеты, структура, штатное расписание и т.д.).
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Каждая составная часть реквизита "Гриф утверждения документа" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.
При наличии нескольких грифов утверждения документа их располагают на одном уровне.
Реквизит "Гриф утверждения" на документах, которые утверждаются Руководителем и заместителями Руководителя (в соответствии с распределением обязанностей), состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование Росавтодора), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом), например:
| УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федерального дорожного агентства | |||
| И.О. Фамилия | |||
| (подпись) | |||
| "__" _____________ г. | |||
При утверждении документа распорядительным документом (приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слов "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕН"), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
| УТВЕРЖДЕНО приказом Росавтодора от 29.03.2013 N 127 |
|---|
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках), например:
| УТВЕРЖДЕНО Советом директоров АО "Профиль" (протокол от 12.12.2016 N 12) |
|---|
Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".
Отметка о заверении копии
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа), например:
| Верно: Начальник Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения | подпись | И.О. Фамилия | ||
| Дата | МП | |||
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, прошиваются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии _____ л." Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка о заверении копии документа удостоверяется оттиском печати Росавтодора.
Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева, например:
| Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист +7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru |
|---|
если не оговорено иное (см. пункт 4.9.4. настоящей Инструкции).
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
Отметка о поступлении документа в Росавтодор содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления).
Отметка о контроле документа может проставляться на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа с указанием даты исполнения документа.
Отметка об исполнении документа проставляется при направлении его в дело с указанием даты направления, номера дела, в котором будет храниться документ, в соответствии с номенклатурой дел.
Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке (образец прилагается) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указания относятся.
В состав указания по исполнению документа входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, подпись автора указаний по исполнению документа и дата. Содержание поручения должно быть конкретным, с указанием порядка и характера исполнения; при необходимости устанавливается срок.
В случаях когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым после заместителя Руководителя, либо лицо, чья фамилия выделена руководителем. Этим лицам предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
 | |||||||||
| РУКОВОДИТЕЛЬ ФЕДЕРАЛЬНОГО ДОРОЖНОГО АГЕНТСТВА | |||||||||
| к N | 3341 | от | 13.02.2022 | г. | |||||
| И.О. ФАМИЛИЯ исполнителя | |||||||||
| Прошу подготовить проект договора к 10.07.2022 | |||||||||
| И.О. Фамилия | |||||||||
| " | " | 2022 г. | |||||||
Образец оформления бланка указания по исполнению документа
Образец оформления бланка указания по исполнению документа
Приложение N 10
к п. 3.3
Проекты федеральных законов разрабатываются во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.
Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата A4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 22, выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем?" или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
О внесении изменений
в законодательные акты Российской Федерации
об административных правонарушениях в связи с принятием
Земельного кодекса Российской Федерации
О внесении изменений
в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской
Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римской цифрой с точкой, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами с точкой и имеют наименования, которые печатаются с прописной буквы полужирным шрифтом с абзацного отступа.
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются после принятия федерального закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.
Визы на законопроекте проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра документа в нижней части листа.
Оформление пояснительной записки к законопроекту. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа - пояснительная записка - печатается прописными буквами от границы верхнего поля документа на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
К проекту федерального закона "О внесении изменений
в статью 1 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге
с физических лиц"
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через межстрочный интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст пояснительной записки должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства Российской Федерации, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Образец оформления проекта федерального закона Президента Российской Федерации прилагается.
Вносится Правительством Российской Федерации /\
\/
24 пт
42 пт. │
│
│
\/
38 пт │
\/
О Московском государственном университете имени М.В. Ломоносова и Санкт-Петербургском государственном университете /\
24 пт │
\/
Переход между статьями: Ctrl + ← / →