Статья 33. СертификацияПриказ Минтранса России от 11.01.2021 № 1

ПРИКАЗ

В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, пунктами 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный № 57023) приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации.

2. Заместителям Министра, директорам департаментов, начальнику Специального отдела обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми работниками Министерства.

3. Признать утратившим силу приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 10 марта 2011 г. № 77 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве транспорта Российской Федерации».

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Инструкция) разработана во исполнение пункта 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, и в соответствии с пунктами 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, Положением о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. № 395, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 24 декабря 2020 г. № 199, Регламентом Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденным приказом Минтранса России от 17 августа 2020 г. № 310 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 января 2021 г., регистрационный № 62048).

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Министерство) документов, совершенствования делопроизводства Министерства и повышения его эффективности.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (далее — СЭД), применяемая в Министерстве, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми Министром.

1.6. Положения настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к их передаче на архивное хранение.

1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства (далее — департаменты) осуществляет Административный департамент.

1.8. Функции, задачи, права и ответственность Административного департамента регламентируются приказом Министерства от 9 апреля 2018 г. № 134 «Об утверждении Положения об Административном департаменте Министерства транспорта Российской Федерации», должностные обязанности работников Административного департамента и работников, ответственных за организацию работы с документами в департаментах, устанавливаются должностными регламентами.

1.9. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в департаментах, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на директоров департаментов.

1.10. Непосредственная работа по документационному обеспечению в департаментах осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах.

1.11 На работников, ответственных за делопроизводство в департаментах, возлагаются следующие функции:

прием и регистрация поступающих в департамент документов;

регистрация исходящих из департамента документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в департаменте;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства департамента сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников департамента;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

контроль за возвратом правительственных документов;

разработка номенклатуры дел департамента;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

проведение для вновь принятых в департамент работников инструктажа по вопросам основ делопроизводства.

1.12. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для работников Министерства. При подготовке работниками федеральной службы и федеральных агентств, организаций, находящихся в ведении Министерства (далее — федеральная служба и федеральные агентства), проектов документов, представляемых на подпись Министру или заместителям Министра (далее — руководство Министерства), необходимо руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.

1.13. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Министерства работникам сторонних организаций допускается по согласованию с Административным департаментом на основании письменного запроса, а документов (копий документов) департаментов — на основании решения руководства департаментов.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов документов сторонним организациям допускается только по решению (с разрешения) соответствующих руководителей.

1.14. Передача служебной информации или документов Министерства представителям средств массовой информации осуществляется Административным департаментом, а в отдельных случаях — по разрешению (поручению) руководства Министерства иными департаментами Министерства.

Нормативный правовой акт, признанный Министерством юстиции Российской Федерации не нуждающимся в государственной регистрации, подлежит размещению (опубликованию) на «Официальном интернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru). Порядок вступления нормативного правового акта в силу определяется федеральным органом исполнительной власти, издавшим его.

Передача актов Министерства, признанных Министерством юстиции Российской Федерации не нуждающимися в государственной регистрации, для опубликования в газете «Транспорт России» осуществляется Административным департаментом.

1.15. Переписка между отделами (работниками) внутри департамента, как правило, не допускается.

1.16. Работники Министерства персонально отвечают за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них на рассмотрении документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

В случае утраты документа работником немедленно докладывается об этом директору департамента и сообщается в Административный департамент, если документ зарегистрирован в отделе документационного обеспечения Административного департамента. По решению заместителя Министра (директора департамента) проводится служебное расследование, о результатах которого информируется директор Административного департамента, а в необходимых случаях, с учетом важности содержащейся в документах служебной информации — руководство Министерства (в соответствии с распределением обязанностей).

1.17. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в департаменте, или другому работнику по указанию руководства департамента.

При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел может осуществляться по акту приема-передачи дел.

1.18. Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в департаменте, обязаны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти в отделе документационного обеспечения Административного департамента инструктаж по ведению делопроизводства.

1.19. Изменения, вносимые в настоящую Инструкцию, утверждаются приказом Министерства после согласования с Росархивом.

2. Основные понятия и термины

Термины, включаемые в настоящую Инструкцию, подразделяются на:

• термины, обозначающие общие понятия (документ, дело, регистрация документа, номенклатура дел и др.);
• термины, обозначающие единичные понятия (номенклатурные названия), то есть понятия, относящиеся только к одному объекту и выступающие, как правило, его наименованием (Департамент международного сотрудничества, Общественный совет Министерства, Центральная экспертная комиссия и др.).

Основные делопроизводственные понятия и их определения приведены ниже:

«дело» — документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

«делопроизводство» — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Министерстве;

«документ» — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

«документирование» — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«документооборот» — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«копия документа» — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«межведомственный электронный документооборот» — взаимодействие информационных СЭД федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации (далее — МЭДО);

«номенклатура дел» — систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

«подлинник документа» — первый или единственный экземпляр документа;

«регистрация документа» — присвоение документу регистрационного номера, внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (регистрационную карточку) (далее — РК);

«реквизит документа» — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

«служба делопроизводства» — структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

«система электронного документооборота» — автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

«экспертиза ценности документов» — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

«электронная копия документа» — копия документа, созданная в электронной форме;

«электронная подпись» — информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ (далее — ЭП);

«электронный документ» — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

«электронный документооборот» — документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Иные понятия, используемые в Инструкции, используются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013.

3. Документирование управленческой деятельности

3.1. Документы Министерства

Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (пункт 2.1), утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный № 57023) установлено, что состав документов, образующихся в деятельности Министерства, определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

Устанавливается также (пункт 2.2 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления — далее Правила делопроизводства), что в Министерстве создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

При создании электронных документов (пункт 2.8 Правил делопроизводства) используются электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

В СЭД Министерства или иной информационной системе, в которой создаются и в которую включаются электронные документы, при визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для определенного вида документа.

3.2. Бланки документов

3.2.1. Бланки Министерства изготавливаются типографским способом или с помощью компьютерной техники.

Согласно пункту 2.6 Правил делопроизводства бланки Министерства разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016, и утверждаются в составе Инструкции или приказом Министерства.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге.

3.2.2. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

3.2.3. При разработке и изготовлении бланков документов руководствуются Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу».

3.2.4. Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» установлено, что на бланках Министерства помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

3.2.5. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказу Министерства.

3.2.6. Бланки без изображения Государственного герба Российской Федерации могут изготавливаться на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах.

3.2.7 В Министерстве используются следующие виды бланков:

бланк письма Министерства (приложение № 1 к настоящей Инструкции);

бланк письма Министра (приложение № 2 к настоящей Инструкции);

бланк письма первого заместителя Министра (приложение № 3 к настоящей Инструкции);

бланк письма статс-секретаря — заместителя Министра (приложение № 4 к настоящей Инструкции);

бланк письма заместителя Министра (приложение № 5 к настоящей Инструкции);

бланк приказа Министерства (приложение № 6 к настоящей Инструкции);

бланк распоряжения Министерства (приложение № 7 к настоящей Инструкции);

бланк поручения (приложение № 8 к настоящей Инструкции);

бланк постановления расширенного заседания коллегии Министерства (приложение № 9 к настоящей Инструкции);

бланк постановления заседания коллегии Министерства (приложение № 10 к настоящей Инструкции);

бланк служебного (делового) письма Министерства зарубежным адресатам (приложение № 11 к настоящей Инструкции).

3.2.8. Бланки Министерства разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются сверху в левом углу документа, при продольном — посередине листа вдоль верхнего поля документа.

3.2.9 Состав реквизитов для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства;

наименование вида документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа.

3.2.10 Состав реквизитов для бланка письма Министерства:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства;

справочные данные о Министерстве, отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

3.2.11 Состав реквизитов для бланка письма должностного лица (Министра, заместителя Министра):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Министерстве;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

3.2.12. В целях обеспечения порядка использования бланков документов Министерства, изготовленных типографским способом, Административный департамент осуществляет их учет и хранение.

3.2.13. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и т.п.), а также переписка между департаментами оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 с соблюдением расположения реквизитов согласно установленному стандарту.

3.2.14. Документы, издаваемые Министерством совместно с другими органами государственной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.

3.3. Общие требования к созданию документов

3.3.1. Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

При подготовке электронных документов в Министерстве используются электронные шаблоны бланков документов.

3.3.2. Размеры полей документов, оформленных на бланках Министерства: верхнее, нижнее и левое — 2 см, правое — 1 см (если не оговорено иное, см. пункт 3.7.21 настоящей Инструкции).

3.3.3. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Абзацный отступ текста документа — 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центруются по ширине листа.

Абзацный отступ используется только при оформлении текста документа.

Заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля. Интервал между словами — один пробел.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено, что для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров № 12, 13, 14 <1>. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля.

<1> Стандарт не называет конкретных гарнитур шрифтов, используемых при создании документов, в том числе шрифтов, входящих в стандартный пакет MS Office, в связи с тем, что постановлением Правительства Российской Федерации от 16 ноября 2015 г. № 1236 введен запрет на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, а распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 июля 2016 г. № 1588-р утвержден план перехода федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения. В связи с этим рекомендовать использование конкретных гарнитур шрифтов можно будет только тогда, когда большинством государственных органов, органов местного самоуправления, организаций будет использоваться свободное программное обеспечение для офисных работников.

При составлении таблиц могут использоваться шрифты № 10 — 12.

3.3.4. Документы должны иметь установленные составы реквизитов, их расположение и оформление. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов — не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов — не более 12 см.

3.3.5. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа.

При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3.6. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: — 3 -) или слов «с», «стр.» (страница).

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа.

3.3.7. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Министерства.

Состав электронных документов, создаваемых в Министерстве, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Министерства, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства, и утверждается приказом Министерства по согласованию с Федеральным архивным агентством.

3.3.8. При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов (унифицированные формы документов).

Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, создаваемых в СЭД Министерства, утверждаются Министром.

3.3.9. Электронные документы Министерства должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, их пригодность для использования.

3.3.10. Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 23 марта 2017 г. № 325 «Об утверждении дополнительных требований к программам для электронных вычислительных машин и базам данных, сведения о которых включены в реестр российского программного обеспечения, и внесении изменений в правила формирования и ведения Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных», должно обеспечивать:

создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи (в случае их формирования), передаваемых посредством МЭДО, должны иметь формат PDF/A-1 <2>.

<2> Раздел III Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации № 186 и Федеральной службы охраны Российской Федерации № 258 от 27 мая 2015 г. (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный № 38956; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 24 сентября 2015 г.).

3.3.11. Электронные документы, создаваемые в Министерстве, состоят из контента (содержания) и метаданных <3>.

<3> Метаданные — данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и процессов управления ими во времени (ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь». — М.: Стандартинформ, 2016).

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в РК документа.

3.4. Оформление реквизитов документов

3.4.1 Документы, создаваемые Министерством, имеют следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. эмблема Министерства;

3. наименование Министерства;

4. наименование структурного подразделения Министерства;

5. наименование должности;

6. справочные данные о Министерстве;

7. наименование вида документа;

8. дата документа;

9. регистрационный номер документа;

10. ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

11. место составления (издания) документа;

12. гриф ограничения доступа к документу;

13. адресат;

14. гриф утверждения документа;

15. резолюция;

16. заголовок к тексту;

17. текст документа;

18. отметка о контроле;

19. отметка о приложении;

20. подпись;

21. отметка об электронной подписи;

22. гриф согласования документа;

23. виза;

24. печать;

25. отметка о заверении копии;

26. отметка об исполнителе;

27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28. отметка о поступлении документа;

29. ссылка на документ.

3.4.2. Кроме перечисленных в пункте 3.4.1 настоящей Инструкции реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Министерство; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

3.4.3. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизита размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или фланговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).

Правила оформления реквизитов документов указаны в приложении № 12 к настоящей Инструкции.

3.4.4. Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичных документов на бумажных носителях.

3.5. Процедура подготовки документа

3.5.1. В соответствии с пунктом 2.9 Правил делопроизводства проекты документов, подготовленных Министерством, подлежат согласованию. Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением — исполнителем.

Согласование проекта документа в Министерстве оформляется грифом согласования (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).

Гриф согласования оформляется в соответствии с пунктом 21, а виза — в соответствии с пунктом 22 приложения № 12 к настоящей Инструкции.

Решение о согласовании проекта документа, созданного в Министерстве с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указывается наименование государственного органа, органа местного самоуправления, координационного или совещательного органа, согласовавшего проект документа, дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.

При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем согласовании отметки о согласовании (грифы согласования, визы) могут быть оформлены на листе согласования.

Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть.

3.5.2. Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) Министром или иным уполномоченным им должностным лицом. В установленных законодательством случаях подпись должностного лица на документе заверяется печатью Министерства.

В соответствии с пунктом 2.10 Правил делопроизводства документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью Министра или иного уполномоченного должностного лица. Собственноручная подпись должностного лица на документе оформляется в соответствии с пунктом 19 приложения № 12 к настоящей Инструкции.

Электронные документы подписываются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации <4>.

<4> Федеральный закон от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; пункты 5, 6 постановления Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи»; от 25 июня 2012 г. № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг; от 25 августа 2012 г. № 852 „Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг“; постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. № 1494 „Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия“.»

3.5.3. На документах, получающих юридическую силу в результате утверждения, в соответствии с пунктом 2.11 Правил делопроизводства оформляется гриф утверждения. Утверждению подлежат нормативные правовые акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), внутренние нормативные акты Министерства, а также документы длительного действия (планы, программы, отчеты об их выполнении и некоторые другие документы). Документы утверждаются правовым актом (постановлением, указом, приказом, распоряжением), Министром или иным уполномоченным им должностным лицом посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения в соответствии с пунктом 13 приложения № 12 к настоящей Инструкции.

3.6. Состав документов, образующихся в деятельности Министерства

3.6.1. Порядок подготовки и оформления отдельных видов документов в Министерстве может устанавливаться регламентом Министерства, правилами подготовки нормативных правовых актов, иными нормативными документами.

3.6.2. В целях регулирования деятельности Министерства, организации выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, управления государственным имуществом и решения иных задач, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, определяющими деятельность Министерства, в пределах его компетенции издаются:

правовые акты в форме постановлений, приказов, распоряжений, поручений, правил, положений, инструкций, регламентов, административных регламентов, должностных регламентов, порядков и др.;

протоколы заседаний (координационных, совещательных, методических, экспертных и других органов);

информационно-аналитические документы в форме актов, аналитических и информационных справок, докладных и служебных записок, деловой (служебной) переписки и др.

В зависимости от конкретных задач управления деятельностью Министерства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

3.6.3. В установленных законодательством случаях Министерство может издавать документы совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение, деловое письмо и др.).

3.7. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

3.7.1 Министерство представляет в Правительство Российской Федерации проекты:

законодательных актов Российской Федерации;

указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляются Министерством в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

Правила подготовки и представления в Правительство Российской Федерации законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации указаны в приложениях № 14 - 16 к настоящей Инструкции.

3.7.2. Подготовка проектов федеральных законов (далее — законопроекты), проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации, проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации осуществляется департаментами, к сфере ведения которых относятся затрагиваемые проектами актов вопросы и (или) которые определены как головные исполнители в плане законопроектной деятельности Министерства, плане Министерства по подготовке проектов актов Правительства Российской Федерации на соответствующий год, и (или) которые определены как головные исполнители по поручению руководства Министерства.

3.7.3. При подготовке к внесению в Правительство Российской Федерации законопроекта головной исполнитель разрабатывает к нему следующие материалы:

проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении проекта федерального закона в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении проекта федерального закона палатами Федерального Собрания Российской Федерации;

пояснительную записку, содержащую изложение предмета законодательного регулирования и основной идеи законопроекта;

финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (представляется при необходимости, а также в случае внесения проекта федерального закона, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

перечень федеральных законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным проектом федерального закона;

перечень нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным проектом федерального закона.

Перечень нормативных правовых актов, необходимых для реализации федерального закона, включает в себя наименования проектов нормативных правовых актов, обоснование необходимости их подготовки, срок подготовки, а также сведения о федеральных органах исполнительной власти либо организациях — головном исполнителе и соисполнителях по разработке проектов указанных актов.

Порядок согласования перечней актов аналогичен порядку согласования законопроектов. Согласованные с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти перечни актов представляются в Правительство Российской Федерации вместе с законопроектами.

Необходимость разработки и представления концепции и проекта технического задания на разработку проекта федерального закона определяется Комиссией Правительства Российской Федерации по законопроектной деятельности либо руководителем федерального органа исполнительной власти — головного исполнителя.

3.7.4. Проекты указов (распоряжений) Президента Российской Федерации, проекты постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации (далее — проекты актов) вносятся в Правительство Российской Федерации с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.

3.7.5. При внесении в Правительство Российской Федерации или направлении в Министерство юстиции Российской Федерации на заключение весь пакет документов, включая проект акта с пояснительной запиской, перечнем актов, а также сопроводительное письмо, визируется исполнителем, директором департамента-исполнителя, руководством департаментов-соисполнителей, руководством федеральной службы и федеральных агентств (при необходимости), директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности или лицом, его замещающим (за исключением пояснительной записки), заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей), статс-секретарем — заместителем Министра. Проекты нормативных правовых актов требуют обязательного согласования с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности. При направлении на согласование в заинтересованные федеральные органы исполнительной власти проектов актов, не имеющих нормативного характера (акты, имеющие оперативный, порученческий, распорядительный характер и т.д.), согласования Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности не требуется.

3.7.6. При наличии у сотрудника Министерства, визирующего проект акта, особого мнения (замечаний), он делает отметку при визировании. Особое мнение (замечания) по проекту акта, как правило, излагается на отдельном листе бумаги и прилагается к проекту акта.

Если в процессе согласования в Министерстве в проект акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его концепции.

3.7.7. Законопроекты о согласии на обязательность для Российской Федерации международных договоров, предусматривающие временное применение договора или его части, представляются в Правительство Российской Федерации в срок не более пяти месяцев с даты начала временного применения таких международных договоров, с учетом срока, необходимого для согласования с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

3.7.8. Проекты актов до их внесения в Правительство Российской Федерации подлежат обязательному согласованию с заинтересованными органами государственной власти и организациями в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации. За организацию проведения согласования и согласительных процедур отвечает департамент — головной исполнитель.

3.7.9. Головной исполнитель — разработчик проектов актов в течение рабочего дня, соответствующего дню направления указанных проектов на согласование в государственные органы и организации, размещает проекты на сайте regulation.gov.ru в сети Интернет с указанием согласованных с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы, общественного обсуждения, а также оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов. Головной исполнитель одновременно с направлением проекта акта на согласование направляет информационное письмо в Административный департамент о размещении соответствующего документа на сайте regulation.gov.ru в сети Интернет. По размещении на официальном сайте regulation.gov.ru в сети Интернет актов, разрабатываемых в плановом порядке, головной исполнитель информирует также Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности.

3.7.10. Направление на согласование в заинтересованные органы государственной власти и организации проектов актов, имеющих нормативный характер, осуществляется с сопроводительным письмом за подписью Министра (заместителя Министра) только после их согласования с соответствующими департаментами, в том числе с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности. Срок согласования проекта акта департаментами-соисполнителями не может превышать одного месяца. Согласование документа может быть в письменной форме или визированием (для визирования обязательно наличие виз департамента — головного исполнителя). При этом весь пакет документов визируется на последнем листе каждого документа.

3.7.11. В сопроводительном письме в Правительство Российской Федерации к проекту акта указываются основания его внесения, сведения о его содержании и согласовании с заинтересованными органами государственной власти и организациями и другая информация (при необходимости). При внесении документов в Правительство Российской Федерации головной исполнитель указывает даты отправки соисполнителями соответствующих предложений.

Сопроводительное письмо подписывается Министром или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта и приложения к нему визируются лицом, вносящим проект акта.

3.7.12. Законопроекты и проекты указов Президента Российской Федерации нормативного характера и проекты постановлений Правительства Российской Федерации после их согласования в установленном порядке и до внесения в Правительство Российской Федерации направляются Министром или заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) на заключение в Министерство юстиции Российской Федерации.

3.7.13. В случаях, установленных Регламентом Правительства Российской Федерации, проекты актов направляются на заключения в Министерство финансов Российской Федерации, Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Министерство экономического развития Российской Федерации.

3.7.14. При внесении в Правительство Российской Федерации законопроекта по нему должно быть получено заключение Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации.

3.7.15. Если в тексте проекта акта упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6).

3.7.16. Подготавливаемый проект акта может носить комплексный характер и предусматривать внесение изменений в несколько нормативных актов одного уровня. При внесении изменений в разноуровневые нормативные акты соответствующие изменения оформляются как проекты отдельных актов (например, проектом постановления Правительства Российской Федерации нельзя внести изменения в акт Президента Российской Федерации).

3.7.17. Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

3.7.18. Если проекты актов содержат поручения, в них должны быть указаны сроки их исполнения.

3.7.19. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

3.7.20. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования государственных органов и организаций, в проектах распоряжений Правительства Российской Федерации — их сокращенные официальные наименования.

3.7.21. Проекты актов печатаются на стандартных листах бумаги формата A4. Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см, левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более листах верхнее поле второго и последующих листов составляет не менее 2,5 см.

3.7.22. Проекты актов, поступившие на рассмотрение в Министерство, должны быть рассмотрены департаментом — головным исполнителем в течение 10 календарных дней, следующих за днем их поступления в Министерство.

Для департаментов-соисполнителей срок исполнения документа истекает в течение первой половины контрольного срока. Руководством Министерства может быть установлен иной срок исполнения.

В случае если замечания и предложения от департаментов-соисполнителей не получены в установленный срок, головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение (или заместителя Министра, курирующего исполнение поручения), для принятия решения о дальнейшем исполнении поручения.

3.7.23. Согласование проектов актов оформляется визой руководителя федерального органа исполнительной власти (лица, его замещающего), которая включает личную подпись визирующего, при необходимости наименование его должности, инициалы, фамилию и дату.

3.7.24. Возражения (замечания) по проектам актов, поступивших на согласование в Министерство, оформляются в соответствии с требованиями Регламента Правительства Российской Федерации.

При оформлении протокола согласительного совещания следует руководствоваться пунктом 3.9.4 настоящей Инструкции.

3.7.25. На законопроект, поступивший в Министерство как головному исполнителю для подготовки заключения или отзыва Правительства Российской Федерации, должны быть получены предложения согласно резолюции Аппарата Правительства Российской Федерации от соответствующих федеральных министерств, иных федеральных органов исполнительной власти в установленный срок. Проекты заключений, предусмотренных частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации, согласовываются в порядке, установленном для согласования актов Правительства Российской Федерации.

Головной исполнитель в 20-дневный срок с даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации обеспечивает подготовку проекта заключения или официального отзыва, его согласование и представление в Правительство Российской Федерации, а при невозможности представления заключения в указанный срок согласовывает с субъектом права законодательной инициативы продление срока и письменно информирует Правительство Российской Федерации о достигнутом согласии.

3.7.26. Подготовка проектов заключений, поправок и официальных отзывов Правительства Российской Федерации осуществляется с соблюдением требований по согласованию, установленных для проектов актов, и сроков представления материалов соисполнителями, как правило, в 20-дневный срок с даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации. Если Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации согласованы с Правительством Российской Федерации более сжатые сроки, головной исполнитель организовывает оперативную подготовку соответствующих проектов.

Министерство юстиции Российской Федерации проводит антикоррупционную экспертизу проектов официальных отзывов и заключений на проекты федеральных законов при проведении их правовой экспертизы.

Подготовка проектов заключений, поправок и официальных отзывов Правительства Российской Федерации осуществляется с учетом необходимости согласования предполагаемых сроков вступления в силу соответствующего федерального закона и сроков подготовки проектов нормативных правовых актов, необходимых для реализации федерального закона.

Размещение на официальном сайте regulation.gov.ru проектов официальных отзывов и заключений на проекты федеральных законов для проведения независимой антикоррупционной экспертизы осуществляется в порядке, установленном пунктом 3.7.9 настоящей Инструкции.

3.8. Подготовка нормативных правовых актов Министерства

Нормативные правовые акты Министерства издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, по инициативе Министерства в пределах компетенции.

Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм <5>.

<5> В соответствии с пунктом 2 приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 23.04.2020 № 105 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» при подготовке нормативных правовых актов рекомендуется руководствоваться пунктом 2 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 25 декабря 2018 г. № 50 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов и актов, содержащих разъяснения законодательства и обладающих нормативными свойствами», согласно которому признаками, характеризующими нормативный правовой акт, являются в совокупности: издание акта в установленном порядке уполномоченным органом государственной власти, органом местного самоуправления, иным органом, уполномоченной организацией или должностным лицом; наличие в акте правовых норм (правил поведения), обязательных для неопределенного круга лиц, рассчитанных на неоднократное применение, направленных на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений.

В свою очередь под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

Нормативные правовые акты Министерства издаются в виде правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых приказами Министерства.

Нормативные правовые акты Министерства подлежат государственной регистрации, если они:

а) содержат правовые нормы, затрагивающие:

гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;

гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;

механизм реализации прав, свобод и обязанностей;

б) устанавливают статус организаций — типовые, примерные положения (уставы) об органах (например, территориальных), организациях, подведомственных соответствующим федеральным органам исполнительной власти, а также устанавливают статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;

в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему федерального органа исполнительной власти, издавшего (двух или более федеральных органов исполнительной власти, совместно издавших) нормативный правовой акт.

Подготовка нормативных правовых актов в Министерстве осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009, (далее — Правила подготовки нормативных правовых актов). Проекты нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти подлежат антикоррупционной экспертизе.

Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти и иных органов (организаций).

3.9. Оформление отдельных видов документов в Министерстве

3.9.1. Состав документов Министерства

Управленческая деятельность Министерства в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивается системой взаимосвязанных организационно-распорядительных документов Министерства, издаваемых в пределах его компетенции, в том числе совместно с другими федеральными органами исполнительной власти (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, акты, служебные (деловые) письма, телеграммы и другие служебные документы), и составляющих документационную базу Министерства.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в постановлениях коллегии Министерства, протоколах заседаний координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Министерства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Министерства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

Документы организационного и информационно-аналитического характера (протоколы, доклады, справки, служебные (деловые) письма и т.п.) издаются Министерством и департаментами в пределах их компетенции (полномочий) и сфер ведения, предусмотренных в соответствии с положениями о них.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Министерстве могут издаваться совместно с другими органами государственной власти акты по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:

придание документу юридической силы (свойство официального документа, который соответствует законодательству Российской Федерации, компетенции издавшего его органа и установленному порядку оформления);

использование документа в качестве источника информации;

возможность оперативного поиска документа и контроля за его исполнением.

Документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими департаментами и должностными лицами, а также оформлены согласно настоящей Инструкции.

Состав электронных документов, создаваемых в Министерстве, устанавливается в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. № 583-р и на основе перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Министерства, утверждаемого, в соответствии с пунктом 39 Правил делопроизводства Министром и согласуемого с Федеральным архивным агентством.

Инструкция устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

3.9.2. Приказ и распоряжение Министерства

3.9.2.1. Решения нормативного и (или) правового характера, а также решения по кадровым вопросам оформляются в виде приказа Министерства.

По оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы Министерства издаются распоряжения Министерства.

Проекты приказов и распоряжений Министерства готовят и вносят на подписание (утверждение) руководству Министерства департаменты на основании поручений Министра, заместителей Министра либо в инициативном порядке в пределах компетенции Министерства.

Проекты приказов Министерства по кадровым и наградным вопросам готовит Административный департамент на основании соответствующих представлений.

3.9.2.2. Приказы и распоряжения Министерства по основной деятельности подписываются (утверждаются) Министром или лицом, исполняющим его обязанности.

Проекты приказов Министерства по кадровым вопросам подписываются (утверждаются) Министром в соответствии с установленным порядком и регистрируются в Административном департаменте.

Проекты распоряжений Министерства подписываются (утверждаются) Министром или лицом, исполняющим его обязанности. Заместители Министра подписывают распоряжения Министерства по вопросам, входящим в их компетенцию.

Контроль правильности оформления приказов и распоряжений Министерства осуществляет отдел документационного обеспечения Административного департамента при регистрации.

Порядок подготовки и оформления проектов приказов и распоряжений Министерства указан в приложении № 17 к настоящей Инструкции.

В случае представления на согласование в Министерство федеральной службой или федеральными агентствами проекта нормативного правового акта, директор департамента, записанный в резолюции первым (головной исполнитель), осуществляет организацию согласования документа в Министерстве.

3.9.3. Положение, правила, инструкция

3.9.3.1. Положение (правила) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) являются приложением к приказу или распоряжению Министерства, утверждение которых оформляется путем издания соответствующего документа.

3.9.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Проект положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата A4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) является глава «Общие положения», в которой указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.

Основная часть положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь наименования.

Департаменты (должностные лица), до сведения которых доводится положение (правила, инструкция), перечисляются в указателе рассылки служебных документов, который исполнитель документа готовит вместе с проектом положения (правил, инструкции).

3.9.4. Протокол заседания (совещания)

3.9.4.1. Протокол заседания (совещания) — документ, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов.

Решения коллегии Министерства оформляются в виде постановления, решения других коллегиальных органов Министерства (Научно-технический совет, Экспертный совет по государственно-частному партнерству и т.п.) — в виде протокола.

Проекты протоколов совещаний, проводимых Министром или заместителями Министра, составляются департаментами, ответственными за подготовку материалов к данному совещанию.

Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний) указан в приложении № 18 к настоящей Инструкции.

3.9.4.2. Проект протокола представляется на подпись Министру (заместителю Министра), как правило, в течение суток после окончания совещания.

Проект протокола визируется исполнителем документа и директором департамента, ответственного за подготовку материалов к совещанию.

Проект протокола совещания, проводимого Министром, визируется заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей и ответственным должностным лицом Административного департамента.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

Протокол подписывается председательствовавшим на совещании собственноручной подписью.

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.

Визирование проекта постановления коллегии Министерства осуществляется аналогично визированию протоколов.

3.9.4.3. После подписания руководством Министерства протокол (и его электронная версия) незамедлительно представляется на регистрацию:

за подписью Министра — в Административный департамент;

за подписью заместителя Министра — в соответствующий секретариат заместителя Министра;

за подписью руководства Министерства (как председателей советов, комиссий) — в секретариаты советов, комиссий;

за подписью руководства департамента — в секретариат департамента.

3.9.4.4. После регистрации протокол доводится до участников совещания, подключенных к СЭД, в электронном виде.

Департамент, ответственный за проведение совещания и подготовивший протокол, осуществляет рассылку копий документа на бумажных носителях участникам совещания, а также заинтересованным организациям и должностным лицам, не подключенным к СЭД.

К протоколу совещания составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем документа и директором департамента, ответственного за подготовку совещания.

Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений — незамедлительно.

После рассылки копий протокола совещания, проведенного Министром, указатель рассылки (копия) представляется в Административный департамент.

Рассылку копии постановления коллегии Министерства всем ее членам осуществляет Административный департамент.

Рассылка копий постановления коллегии Министерства осуществляется в пятидневный срок с момента его подписания.

3.9.4.5. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляются отметка о конфиденциальности «Для служебного пользования» и номер экземпляра.

3.9.4.6. Подлинники протоколов совещаний, проведенных Министром, а также постановлений коллегии Министерства хранятся в Административном департаменте, заместителями Министра — в соответствующих секретариатах заместителей Министра.

Подлинники протоколов совещаний, проведенных руководством Министерства как председателями советов, комиссий, хранятся в секретариатах советов, комиссий.

Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Министерства, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются положениями об этих органах и должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.

3.9.4.7. Постановления коллегии Министерства и протоколы печатаются на бланках установленной формы размером шрифта № 14.

3.9.4.8. Протоколы совместных с другими федеральными органами исполнительной власти совещаний, заседаний печатаются на стандартных листах бумаги формата A4.

Протоколы совместных заседаний, подписанные руководителями нескольких органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (подлинниках). При этом если Министр указан первым, после подписи на подлинниках ставятся регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Административном департаменте, а подлинники направляются исполнителем документа в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам очередного номера (либо нескольких номеров) исполнитель документа возвращает в Административный департамент один подлинник протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные подлинники остаются в соответствующих ведомствах). Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель документа несет персональную ответственность.

3.9.5. Поручения Министра (заместителя Министра)

3.9.5.1. Указания Министра и заместителей Министра, не носящие нормативного характера (не требующие правовой оценки), по оперативным и информационно-методическим вопросам, а также в целях организации исполнения отдельных поручений руководства Министерства оформляются в виде поручений.

Проекты поручений печатаются на бланках установленной формы, подписываются Министром или заместителями Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

3.9.5.2. Проекты поручений, подготовленные на подпись Министру или лицу, исполняющему его обязанности, визируются в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект поручения;

директором департамента-исполнителя, подготовившего проект поручения;

заместителем Министра, курирующим работу департамента-исполнителя;

директором Административного департамента.

3.9.5.3 Проекты поручений, подготовленные на подпись заместителю Министра, визируются в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект поручения;

директором департамента-исполнителя, подготовившего проект поручения;

помощником заместителя Министра.

В отдельных случаях возможно визирование документа иными должностными лицами в соответствии с указанием Министра или заместителя Министра.

3.9.5.4. Визы проставляются на подлиннике проекта поручения на оборотной стороне последнего листа документа в нижней его части.

Проекты поручений, подготовленные на подпись Министру или лицу, исполняющему его обязанности, должны представляться через заместителя директора Административного департамента, курирующего делопроизводство (или лицо, исполняющее его обязанности), на подпись заместителю Министра — через секретариат (помощника) заместителя Министра.

3.9.5.5 Поручения регистрируются:

подписанные Министром — в отделе документационного обеспечения Административного департамента;

подписанные заместителями Министра — в секретариатах заместителей Министра.

Датой поручения является дата его подписания руководством Министерства.

Поручения нумеруются в пределах календарного года.

Подлинники поручений хранятся по месту их регистрации.

Поручения доводятся до исполнителей с использованием СЭД либо департаментом, ответственным за подготовку проекта поручения, копии поручений на бумажных носителях направляются адресатам.

3.9.5.6 Поручение имеет следующие реквизиты:

эмблема Министерства;

наименование Министерства — Министерство транспорта Российской Федерации (Минтранс России) — печатается в две строки центрованным способом от границы верхнего поля документа прописными буквами жирным шрифтом размером шрифта № 14. Сокращенное наименование Министерства печатается после полного наименования через 1 межстрочный интервал;

наименование вида документа — поручение — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами вразрядку жирным шрифтом размером шрифта № 17 и выравнивается по центру документа;

дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 7 марта 2019 г.;

номер состоит из знака «N», индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя, подписавшего поручение, через тире — номер дела по номенклатуре, через косую черту — порядковый номер, например: № ВС-17/38.

Текст поручения отделяется от адресата 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал размером шрифта № 14 от границы левого поля документа с абзацного отступа и выравнивается по границам левого и правого полей документа.

Требования к оформлению реквизитов «Адресат», «Отметка о наличии приложений», «Подпись», «Отметка об исполнителе» аналогичны требованиям оформления служебных (деловых) писем.

3.9.6. Служебная переписка

3.9.6.1. Виды официальных документов информационно-справочного характера.

Служебная переписка — это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия — деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) — сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Деловое (служебное) письмо — документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телеграмма — документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданная по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма — документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) — документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

3.9.6.2. Служебное (деловое) письмо

Служебные (деловые) письма Министерства готовятся:

как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение Министру, заместителю Министра и требующему их подписи (визирования), прикладывается сопроводительная служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.

Срок подготовки инициативных писем определяется директорами департаментов.

При оформлении служебных (деловых) писем используются реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

должность лица — автора документа;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту документа;

ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;

текст документа;

отметка о приложении;

виза согласования документа;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе документа.

Служебные (деловые) письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит «Гриф ограничения доступа к документу».

Служебные (деловые) письма печатаются на бланках установленной формы, служебные (деловые) письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4, при этом наименования органов государственной власти — авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица».

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюциями руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются директорами департаментов.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.

На проектах служебных (деловых) писем оформляется реквизит «Заголовок к тексту документа», в котором в краткой форме формируется тема письма.

В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый...!» — в начале письма и «С уважением» в заключительной части письма перед реквизитом «Подпись». Этикетные фразы печатаются исполнителем документа при подготовке проекта письма.

Служебные (деловые) письма излагаются: от первого лица множественного числа (Просим предоставить информацию..., Направляем на заключение проект... и др.), от третьего лица единственного числа (Министерство не считает возможным..., Министерство предлагает рассмотреть возможность...), на бланках должностных лиц — от первого лица единственного числа (Прошу Вас предоставить данные о..., Считаю возможным принять участие в...).

Служебные (деловые) письма в установленном настоящей Инструкцией порядке проходят процедуру визирования документа заинтересованными должностными лицами Министерства.

Служебные (деловые) письма подписываются Министром, заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) или директором департамента.

Служебная переписка между департаментами, докладные записки в адрес Министра и заместителей Министра и другие аналогичные внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.

Текст служебного (делового) письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации — адресата.

Начальник Специального отдела имеет право вести служебную переписку по вопросам, находящимся в его компетенции.

3.9.6.3. Телеграмма

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи».

Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.

Телеграммы категории «ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ» подписываются Министром или заместителями Министра.

Телеграммы должны оформляться на бланках установленной формы и иметь следующие обязательные реквизиты: отметка о категории (срочная, правительственная), адресат, текст, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.

Текст телеграммы печатается через 2 межстрочных интервала, прописными буквами размером шрифта № 14, без абзацев, переноса слов, союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы.

Текст телеграммы должен быть кратким и точным.

Подпись на телеграмме отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами. В реквизите «Подпись» указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указывается адрес отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата, инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя.

Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для оформления служебных (деловых) писем.

Телеграмма на подпись Министру и заместителю Министра готовится в одном экземпляре.

Если телеграмма содержит не более четырех адресатов, то подписывается каждый экземпляр телеграммы.

При направлении телеграммы более чем в четыре адреса исполнитель документа прилагает к подписанной руководством Министерства телеграмме список рассылки с указанием адресатов.

Подписанные руководством Министерства телеграммы передаются в отдел документационного обеспечения Административного департамента для регистрации. На подписанные телеграммы ставится печать, удостоверяющая подпись.

Образец оформления телеграммы категории «Правительственная» приведен в приложении № 19 к настоящей Инструкции.

3.9.6.4. Телефонограмма

Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях если сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководством Министерства или департаментов.

Телефонограммы за подписью Министра и заместителей Министра передаются и поступающие на их имя принимаются соответствующими секретариатами. Телефонограммы, подписанные руководителями департаментов, передаются и поступающие на их имя принимаются работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах.

Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и содержать трудно выговариваемые слова.

После сверки текста телефонограммы с принимающим телефонограмму работником передающий телефонограмму работник заполняет справочные реквизиты:

в графе «принял» указывается наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;

в графе «передал» указывается наименование должности, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена руководителю в возможно короткий срок.

Передача телефонограмм внутри Министерства не допускается.

3.9.6.5. Записка (докладная, аналитическая, служебная, объяснительная)

Обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование департамента — автора документа;

наименование вида документа;

дата документа,

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту документа, если текст более 4 — 5 строк;

адресат (должностное лицо Министерства);

подпись.

До представления соответствующему должностному лицу записки (докладной, аналитической, служебной, объяснительной) при необходимости она визируется заинтересованными должностными лицами.

3.9.7. Подготовка проектов гражданско-правовых договоров

3.9.7.1. Договор — это соглашение двух или нескольких лиц (одним из которых является Министерство) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

3.9.7.2. Проекты договоров печатаются на стандартных листах бумаги формата A4, подписываются Министром или заместителями Министра (в соответствии с переданными на основании доверенности полномочиями).

3.9.7.3. Проект договора, подготовленный на подпись Министру или лицу, исполняющему его обязанности, визируется в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект договора;

директором департамента-исполнителя, подготовившего проект договора;

директором Департамента экономики и финансов;

директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности;

заместителем Министра, курирующим работу департамента-исполнителя.

3.9.7.4 Проект договора, подготовленный на подпись заместителю Министра, визируется в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект договора;

директором департамента-исполнителя, подготовившего проект договора;

директором Департамента экономики и финансов;

директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности.

В отдельных случаях возможно визирование проекта договора иными должностными лицами в соответствии с указанием Министра или заместителя Министра.

Визы проставляются на подписном экземпляре проекта договора на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.

3.9.7.5. Проведение правовой экспертизы гражданско-правового договора Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности осуществляется в срок не менее семи рабочих дней, если иной срок не установлен Министром или заместителем Министра.

4. Организация документооборота

4.1. Принципы организации документооборота

4.1.1. В соответствии с пунктом 3.1 Правил делопроизводства в процессе документооборота обеспечиваются:

прием и первичная обработка входящих документов;

предварительное рассмотрение входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством;

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих документов.

При организации документооборота в Министерстве требуется исходить из следующих принципов:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключения возвратов документа, не обусловленных необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Документооборот Министерства организовывается с использованием СЭД и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными видами документов.

В соответствии с пунктом 3.2 Правил делопроизводства информационные системы Министерства, обеспечивающие работу с отдельными видами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив Министерства и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

В соответствии с пунктом 3.3 Правил делопроизводства отдел документационного обеспечения Административного департамента, делопроизводители структурных подразделений, а также работники Министерства в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов, сведений о документах, сведений о рассмотрении и исполнении документов и результатах их исполнения (заполнение полей РК).

Организация движения документов и доступа к документам в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с регламентированными маршрутами, разрабатываемыми отделом делопроизводства и учитывающими условия и особенности технологической обработки документов с применением СЭД. Маршруты документопотоков должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратов, не обусловленных необходимостью.

4.1.2. В документообороте Министерства в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей документации выделяются правительственные документы, неправительственные документы, обращения граждан.

4.1.3 В составе входящей документации в соответствии с особенностями технологической обработки и маршрута выделяются:

документы, поступившие от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, правительственных комиссий, Совета Безопасности Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, сенаторов Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, межгосударственных советов, Интеграционного комитета, Межпарламентского комитета, Союза Беларуси и России;

документы, поступившие из межгосударственных органов, федеральных органов исполнительной власти, судебной власти (Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации), Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, средств массовой информации, организаций стран Содружества независимых государств и иностранных государств и др.;

обращения граждан.

4.1.3. В Министерстве доставку и отправку документов средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, телеграфной связи, с использованием системы МЭДО обеспечивает Административный департамент.

4.1.4. Отправка документов (писем) с использованием факсимильной связи, электронной почты осуществляется исполнителями документов по решению руководителя департамента.

4.1.5. Документ в Министерстве организовывается с использованием СЭД, в которую включаются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов, поступающие в Министерство, а также внутренние электронные документы и электронные копии документов.

4.1.6. В процессе подготовки документов в СЭД должны соблюдаться общие требования к оформлению служебных документов и требования настоящей Инструкции.

4.1.7. В СЭД создаются, обрабатываются, хранятся документы (электронные копии документов), составляющие бумажный и электронный документооборот.

4.1.8. Документ в электронном виде должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

4.1.9. Для документов, имеющих гриф ограничения доступа и содержащих персональные данные или иную информацию, предполагающую ограниченный доступ, в СЭД заполняется РК документа с регистрационными данными и ставится пометка «ДСП», при этом электронная копия документа к РК не прикрепляется. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК документа в соответствии с резолюциями на бумажном носителе.

4.1.10. При обмене документами в электронном виде участникам электронного документооборота поступает на рассмотрение (согласование, подписание) РК с прикрепленным документом в электронном виде, подписанным ЭП, или прикрепленной отсканированной электронной копией документа.

4.1.11. Документы в электронном виде создаются в СЭД с использованием ЭП. Электронной подписью обладают должностные лица, которые имеют право подписи.

4.1.12. Если документ в электронном виде, подписанный ЭП, должен быть оформлен на бумажном носителе, то он распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность документа в электронном виде и аналога на бумажном носителе. Для подтверждения соответствия бумажного экземпляра документу в электронном виде при необходимости распечатывает лист согласования, в котором указано использование ЭП.

4.1.13. Документы в электронном виде группируются в СЭД в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

4.1.14. Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных в номенклатуре дел. Хранение документов в электронном виде должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП.

4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

4.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, телеграфной связи, в электронном виде по каналам МЭДО, электронной почтой.

С помощью почтовой связи в Министерство доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

По каналам электрической связи поступают факсограммы (получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи), телефонограммы, электронные сообщения.

4.2.2. Прием всех поступающих в Министерство документов на бумажных носителях осуществляется централизованно в отделе документационного обеспечения Административного департамента группой экспедиционной обработки документов (далее — Экспедиция).

Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти, принимаются в отделе документационного обеспечения Административного департамента.

Поступающие правительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время — работником отдела документационного обеспечения Административного департамента, в вечернее время и в выходные дни — ответственным дежурным по Министерству.

4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб).

Принятые Экспедицией конверты (пакеты) с документами вскрываются, проверяется наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.

Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные должностным лицам Министерства с пометкой «Лично», департаментам.

При обнаружении повреждения, отсутствия в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа, об этом сообщается отправителю документа и при необходимости составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в Экспедиции, второй посылается отправителю документа.

Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю документа с сопроводительным письмом.

4.2.4. Конверты после проверки уничтожаются в установленном порядке. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или, когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются.

Конверты с предложениями, заявлениями и обращениями граждан, а также с материалами, направляемыми в Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности, сохраняются во всех случаях.

4.2.5. Все документы и обращения граждан на бумажных носителях, доставленные в Министерство ФГУП «Почта России», фельдсвязью, курьерами, поступают в Экспедицию, где сканируются (за исключением адресованных в департаменты) в целях последующего прикрепления электронных копий к РК.

4.2.6. Документы, имеющие гриф ограничения доступа, приложения нестандартных размеров, сброшюрованные, а также наградные, визовые и т.п. направляются в отдел документационного обеспечения Административного департамента для регистрации в СЭД без сканирования.

4.2.7. Обращения граждан, адресованные Министру, в Министерство (без указания должностного лица), без сканирования помещаются работниками Экспедиции в ячейку контрольного отдела Административного департамента, откуда обращения забираются для регистрации в СЭД, последующего рассмотрения и доведения по принадлежности.

4.2.8. Обращения граждан, адресованные заместителям Министра, сканируются работниками Экспедиции в папку «Заместителям Министра» и передаются регистраторам отдела документационного обеспечения Административного департамента.

4.2.9. Документы, адресованные в департаменты, передаются работникам департаментов, ответственным за делопроизводство в департаментах, два раза в день по установленному графику. Работники департаментов получают документы в Экспедиции.

4.2.10. Письма (факсограммы) на иностранном языке (без перевода), адресованные в Министерство (без указания должностного лица), Министру, после регистрации в отделе документационного обеспечения Административного департамента передаются в Департамент международного сотрудничества для организации перевода. Дальнейший порядок исполнения письма (факсограммы) на иностранном языке определяется директором Департамента международного сотрудничества.

4.2.11. Поступившая в Министерство на имя руководства Министерства срочная корреспонденция с пометками «Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно» и телеграммы доставляются по назначению немедленно.

О поступлении срочной корреспонденции, адресованной департаментам, сообщается работникам, ответственным за делопроизводство в департаментах.

4.2.12. Поступившие телеграммы принимаются в Экспедиции под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и служебные (деловые) письма, а затем передаются на рассмотрение руководству Министерства для направления на исполнение.

4.2.13. Прием электронных документов, поступивших по каналам МЭДО из других органов власти и организаций, осуществляется отделом документационного обеспечения Административного департамента в случае, если они адресованы Министру, заместителям Министра, в Министерство (без указания должностного лица), департаментами, если письмо адресовано директору департамента либо в департамент.

4.3. Предварительное рассмотрение документов

4.3.1. Отделом документационного обеспечения Административного департамента производится предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Министерства. Поступившие в Министерство документы по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются непосредственно в департаменты. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресация документа соответствующему должностному лицу.

4.3.2. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа Министру или заместителям Министра в соответствии с установленным в Министерстве распределением обязанностей между Министром, заместителями Министра и иными должностными лицами для подготовки резолюции.

Все входящие документы должны быть рассмотрены в день поступления.

В первую очередь обрабатываются документы с пометками о срочности их исполнения или доставки.

4.3.3. Документы, поступающие в адрес Министерства (без указания должностного лица) и Министра, передаются советникам отдела документационного обеспечения Административного департамента.

Министру докладываются документы Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти, центральных учреждений Российской Федерации, а также другие документы по наиболее важным вопросам деятельности Министерства.

4.3.4. Документы, не требующие рассмотрения Министром, направляются директором Административного департамента или лицом, исполняющим его обязанности, для рассмотрения и исполнения заместителям Министра (в соответствии с распределением обязанностей) или директорам департаментов согласно их компетенции.

Документы доводятся до исполнителя документа в департаменте немедленно после их рассмотрения руководством департамента.

4.3.5. Директора департаментов или лица, исполняющие их обязанности, рассматривают документы по мере их поступления.

Документы, содержащие срочные поручения, а также документы, поступившие для согласования (визирования), — немедленно.

4.3.6. При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться Положением о Министерстве, распределением обязанностей между Министром и заместителями Министра, положениями о департаментах и т.д.

4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Основой построения СЭД в Министерстве является регистрация документов — запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

Соответствующие сведения о поступающем документе вносятся в заводимую в СЭД РК документа.

При регистрации документов, поступивших по каналам МЭДО, необходима проверка действительности усиленной квалифицированной ЭП электронных документов.

В случае признания ЭП недействительной регистратором по каналам МЭДО направляется уведомление отправителю письма об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикладываются к поступившему документу справочные данные из СЭД.

4.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые документы — внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.4.3 В отделе документационного обеспечения Административного департамента регистрируются следующие документы:

документы, поступающие из органов государственной власти, а также документы, адресованные в Министерство (без указания должностного лица), Министру и заместителям Министра, и исходящие документы за подписью Министра или заместителей Министра;

внутренние документы, подготовленные для доклада заместителям Министра, — как входящие документы;

внутренние документы за подписью заместителей Министра, подготовленные для доклада Министру, — как входящие документы;

приказы и распоряжения Министерства по основной деятельности Министерства, поручения.

4.4.4 Документы, не подлежащие регистрации в отделе документационного обеспечения Административного департамента:

бухгалтерские документы (расчетно-платежные);

документы без подписи;

кадровые приказы Министерства;

доверенности;

государственные контракты, договоры, соглашения;

планы, ведомости;

командировочные удостоверения;

заявления работников Министерства;

справки, копии документов, направляемые для сведения;

научные отчеты;

книги, периодические издания, статьи из них;

письма граждан (за исключением поступающих в адрес заместителей Министра);

приглашения на встречи, приемы и выставки;

поздравления, соболезнования;

рекламные проспекты, информационно-справочные материалы;

технические задания на зарубежные командировки;

формы отчетности (годовые, квартальные), представляемые на основании запросов.

Письма граждан регистрируются в контрольном отделе Административного департамента и формируются в дела отдельно от других документов Министерства в соответствии с Регламентом по работе с обращениями граждан, утвержденным Министром.

4.4.5. Входящие документы, адресованные департаментам, и исходящие документы за подписью руководства департаментов регистрируются в департаментах работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах.

4.4.6. Входящие документы регистрируются в день их поступления, до рассмотрения соответствующими должностными лицами.

Внутренние документы, подготовленные для доклада Министру, регистрируются после визирования руководством Административного департамента.

4.4.7. На входящих документах на бумажных носителях, подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения Административного департамента, на поле в правой нижней части первого листа документа ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписываются входящий номер и дата.

На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного департамента в другой он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в СЭД.

4.4.8 Электронные копии отсканированных в Экспедиции документов на бумажном носителе, адресованных Министру, в Министерство (без указания должностного лица), помещенные работниками Экспедиции в соответствующие папки, регистрируются в СЭД работниками отдела документационного обеспечения Административного департамента.

4.4.9. Пакеты с правительственными документами, доставленные фельдъегерской связью непосредственно в отдел документационного обеспечения Административного департамента, вскрываются, после чего документы сканируются и регистрируются в СЭД.

На полученном оригинале документа на бумажном носителе проставляется регистрационный номер.

Документы, поступившие в СЭД по каналам МЭДО, регистрируются работниками отдела документационного обеспечения Административного департамента непосредственно из системы.

Поступающие через факсимильную связь, а также по электронной почте служебные (деловые) письма рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.

При регистрации электронного сообщения в СЭД Министерства реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут быть использованы для заполнения полей РК поступившего электронного документа.

4.4.10. При получении бумажного оригинала документа работник отдела документационного обеспечения Административного департамента формирует в СЭД РК входящего документа. В РК указываются реквизиты документа, ссылки на связанные документы, выполняется регистрация документа в СЭД. Некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников, а остальные поля — вручную (с клавиатуры). Осуществляется проверка на повторность: если обращение повторное, то в РК указывается связка с первичным обращением.

Регистрация бумажных оригиналов включает в себя создание электронных копий документов, их прикрепление к РК. На бумажном оригинале проставляется регистрационный штамп с указанием даты и входящего регистрационного номера документа. Если документ получен по электронной почте, электронная копия документа из электронного письма распечатывается и обрабатывается как обращение, поступившее на бумажном носителе, при наличии вложенного файла в электронном сообщении файл также прикрепляется к РК.

4.4.11. В отделе документационного обеспечения Административного департамента регистрационный номер входящего документа состоит из буквенного индекса, через тире — номера дела по номенклатуре, через косую черту — порядкового номера, например: К-10/1476, где К — буквенный индекс, 10 — номер по номенклатуре, 1476 — порядковый номер.

Порядок проставления регистрационного номера на приказах и распоряжениях Министерства и протоколах указан соответственно в приложениях № 17, 18 к настоящей Инструкции.

4.5. Порядок рассмотрения документов руководством Министерства и доведения документов до исполнителей

4.5.1. Работа с правительственными и неправительственными документами, адресованными Министру и в Министерство (без указания должностного лица)

4.5.1.1. Движение документов происходит путем создания «направлений» и «резолюций». Зарегистрированные в СЭД документы при их передаче из одного структурного подразделения Министерства в другое повторно не регистрируются.

4.5.1.2. После регистрации документы, адресованные Министру, в электронном виде направляются советнику отдела документационного обеспечения Административного департамента, который готовит проекты указаний об их исполнении и направляет в контрольный отдел Административного департамента (для документов, требующих контроля). Из контрольного отдела Административного департамента документ направляется на мобильный офис директора Административного департамента. При необходимости проекты резолюций директора Административного департамента согласовываются в рабочем порядке с заместителем директора Административного департамента, курирующим делопроизводство.

4.5.1.3. После утверждения резолюции директором Административного департамента документы в электронном виде с указаниями об их исполнении направляются на мобильные офисы и автоматизированные рабочие места (далее — АРМ) перечисленных в резолюции заместителей Министра, директоров департаментов, помощников и советников Министра, а также других пользователей СЭД, указанных в резолюции.

При необходимости работники контрольного отдела Административного департамента Министерства рассматривают пришедшие от директора Административного департамента документы и корректируют контрольные сроки (контроль исполнителям). При закрытии вкладки «контроль» документы в электронном виде с установленными контрольными сроками (с внесенными изменениями) попадают на мобильные устройства (АРМ) руководителей (пользователей СЭД), перечисленных в резолюциях.

4.5.1.4. Указания директора Административного департамента (либо лица, исполняющего его обязанности) об участии в совещаниях, проводимых руководителями вышестоящих федеральных государственных органов, с участием руководства Министерства, направляются (независимо от адресации документа) заместителям Министра с учетом тематики совещания и положений приказа Министерства «О распределении обязанностей между Министром и заместителями Министра транспорта Российской Федерации».

Учет совещаний с участием заместителей Министра, проводимых руководителями вышестоящих федеральных государственных органов, осуществляется отделом секретариата Административного департамента.

Незарегистрированные документы, содержащие информацию об участии руководства Министерства в совещаниях, проводимых руководителями вышестоящих федеральных государственных органов (в т.ч. поступившие по электронной почте, факсом и т.п.), направляются в отдел документационного обеспечения Административного департамента для регистрации и подготовки резолюций.

4.5.2. Работа с правительственными и неправительственными документами, обращениями граждан, адресованными заместителям Министра

4.5.2.1. Входящая корреспонденция, адресованная заместителю Министра, поступает в его секретариат после регистрации в отделе документационного обеспечения Административного департамента.

4.5.2.2. Корреспонденция по мере поступления просматривается помощником заместителя Министра, который готовит проект указаний об исполнении документа, вносимого в СЭД секретариатом заместителя Министра.

4.5.2.3. После рассмотрения документы на бумажных носителях с указаниями об исполнении документа заместителя Министра передаются в отдел документационного обеспечения Административного департамента для направления в соответствующие департаменты.

4.5.2.4. Дальнейшее движение документов происходит путем создания «направлений» и «резолюций».

4.5.2.5. Документы со штампом «Подлежит возврату в Канцелярию» после исполнения (ознакомления) возвращаются в отдел документационного обеспечения Административного департамента.

4.5.3. Работа с наградными документами

4.5.3.1. Наградные документы, поступившие в Министерство, в Экспедиции после первичной обработки без сканирования помещаются в ячейку отдела наград Административного департамента.

Раз в сутки наградные документы по реестру передаются на регистрацию в отдел документационного обеспечения Административного департамента.

4.5.3.2. При регистрации сканируются и прикрепляются к РК только сопроводительные письма. На оригиналах документов на бумажных носителях проставляются регистрационные номера.

4.5.3.3. Зарегистрированные оригиналы наградных документов после подготовки проектов указаний по их исполнению направляются директору Административного департамента и после подписания указаний об исполнении документов — в группу переадресации отдела документационного обеспечения Административного департамента. Далее документы с указаниями об их исполнении направляются в Экспедицию и затем — в отдел наград Административного департамента. Оригиналы наградных документов хранятся в отделе наград Административного департамента до сдачи в архив Министерства.

4.5.4. Работа с конфиденциальными документами

4.5.4.1. Конфиденциальные документы на бумажных носителях, адресованные Министру, заместителям Министра, в Министерство (без указания должностного лица), в Экспедиции после первичной обработки и сортировки без сканирования под роспись в книге учета передаются регистраторам отдела документационного обеспечения Административного департамента.

4.5.4.2. При регистрации документ не сканируется, заполняется РК документа, на оригинале документа проставляется регистрационный номер.

4.5.4.3. Оригиналы конфиденциальных документов на бумажных носителях направляются советникам отдела документационного обеспечения Административного департамента (работникам секретариатов заместителей Министра) для подготовки проектов указаний об их исполнении и затем — Министру или заместителям Министра.

4.5.4.4. После утверждения проектов резолюций Министром документы при необходимости ставятся на контроль. Размножение конфиденциальных документов согласно резолюциям Министра осуществляет группа переадресации отдела документационного обеспечения Административного департамента, которая рассылает оригиналы (головным исполнителям) и копии (соисполнителям и для сведения) через Экспедицию.

4.5.5. Работа с документами, имеющими приложения нестандартных размеров (в т.ч. брошюры, книги)

4.5.5.1. Документы, имеющие приложения нестандартных размеров (в т.ч. брошюры, книги), адресованные Министру, заместителям Министра, в Министерство (без указания должностного лица), после первичной обработки работниками Экспедиции без сканирования направляются на регистрацию в отдел документационного обеспечения.

4.5.5.2. При регистрации сканируются и прикрепляются к РК только сопроводительные письма. В РК документов устанавливается отметка «Для передачи вручную». На оригиналах документов на бумажных носителях проставляются регистрационные номера.

4.5.5.3. Оригиналы сопроводительных писем с приложениями вместе с указаниями об исполнении документа направляются через группу переадресации отдела документационного обеспечения Административного департамента и Экспедицию только головному исполнителю.

4.5.6. Работа с оригиналами финансовых документов, оригиналами документов, поступивших в Министерство для подписания или визирования

4.5.6.1. Оригиналы финансовых документов, а также оригиналы документов, поступивших в Министерство для подписания или визирования, после первичной обработки работниками Экспедиции без сканирования направляются на регистрацию в отдел документационного обеспечения Административного департамента.

4.5.6.2. При регистрации документы сканируются, заполняются РК документов, на оригиналах документов проставляются регистрационные номера и делаются копии документов с нанесенными регистрационными номерами.

4.5.6.3. Оригиналы финансовых документов, а также оригиналы документов, поступивших в Министерство для подписания или визирования, направляются через группу переадресации отдела документационного обеспечения Административного департамента и Экспедицию только головному исполнителю.

4.5.7. Работа с документами, адресованными в департамент, директору департамента, начальнику Специального отдела

4.5.7.1. Если руководители структурных подразделений Министерства указаны в РК документов в качестве адресатов или в утвержденных резолюциях исполнителями (головными или соисполнителями), документы поступают по СЭД непосредственно им либо должностным лицам, их замещающим (в приемные руководителей, помощникам руководителя), — в зависимости от индивидуальных настроек в СЭД.

4.5.7.2. Поступившие в Министерство документы на бумажных носителях, адресованные директорам департаментов (начальнику Специального отдела) и в департаменты (Специальный отдел), сканируются и регистрируются в департаментах (Специальный отделе).

Корреспонденция на бумажном носителе получается в Экспедиции работником, ответственным за делопроизводство в департаменте (отделе).

Работник, ответственный за делопроизводство в департаменте, просматривает поступившую корреспонденцию, сортирует ее по степени срочности, регистрирует и докладывает директору департамента.

Документы, прошедшие регистрацию в отделе документационного обеспечения Административного департамента, и направленные на исполнение в департамент, поступают в этот департамент с регистрационным штампом отдела документационного обеспечения Административного департамента. В департаменте эти документы не регистрируются.

Поступившие (в т.ч. по каналам МЭДО) в Министерство документы в электронном виде, адресованные директорам департаментов и в департаменты (начальнику Специального отдела), регистрируются в департаментах (Специальном отделе) без сканирования.

4.5.7.3. Порядок работы (в т.ч. сканирование, регистрация, доведение до исполнителей) с документами, адресованными в департамент и имеющими отметку о конфиденциальности, приложения нестандартных размеров, с брошюрами, книгами, оригиналами финансовых документов, оригиналами документов, поступивших в Министерство для подписания и визирования, аналогичен порядку, изложенному в пункте 4.5.4 настоящей Инструкции.

4.5.7.4. В каждом департаменте (Специальном отделе) должны быть определены работники, ответственные за регистрацию в СЭД входящих и исходящих документов.

4.5.7.5. Подписанные руководством департамента документы передаются работнику, ответственному за делопроизводство в департаменте, для регистрации и подготовки на отправку.

4.5.7.6. Регистрационные номера входящих документов департаментов состоят из Д — индекса департамента, номера департамента, после тире — порядкового номера документа, например: Д10-2322.

Регистрационные номера исходящих документов департаментов состоят из Д — индекса департамента, номера департамента, после косой черты — порядкового номера документа, например: Д10/2322-ис.

Регистрационные номера внутренних документов департаментов состоят из Д — индекса департамента, номера департамента, косой черты — порядкового номера документа, например: Д10/2322.

4.5.7.7. Работник, ответственный за делопроизводство в департаменте, регистрирует документ, заверяет его копии и производит соответствующие отметки в СЭД.

4.5.8. Организация исполнения документов

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководству Министерства или департамента, подготовку к пересылке адресату.

Директор департамента, указанный в резолюции документа первым (головной исполнитель), является ответственным за организацию исполнения поручения, и ему передается подлинник документа. Соисполнителям документа направляется копия документа.

Головной исполнитель документа песет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Соисполнители документа отвечают за своевременный и качественный анализ информации и представление головному исполнителю документа в установленные им сроки необходимых материалов.

Срок исполнения документов определяется в указаниях о его исполнении руководителем исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации (приложение № 20 к настоящей Инструкции), или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.

Департаменты — исполнители документов представляют предложения об исполнении правительственных документов с указаниями об исполнении документа Министра в зависимости от их содержания в виде:

докладов — ответов в вышестоящие органы государственной власти с проектами федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации;

докладов — ответов в вышестоящие органы государственной власти;

согласованных проектов приказов и распоряжений Министерства, поручений, докладных записок о выполнении поручений.

Предложения о выполнении указаний об исполнении документа Министра или заместителей Министра к неправительственным документам департаменты представляют в виде ответов корреспондентам либо докладных записок о выполнении поручений.

Подготовленный на подпись Министру (заместителю Министра) проект документа заместитель директора Административного департамента (помощник заместителя Министра) обязан проверить в присутствии исполнителя документа содержание документа, правильность его оформления и завизировать. Документ представляется на подпись вместе с подлинниками необходимых материалов.

При представлении в Административный департамент проекта документа на подпись Министру с копиями необходимых материалов при утере оригинала к пакету документов прилагается докладная записка на имя директора Административного департамента по факту утери оригиналов документов, подписанная директором департамента-исполнителя.

Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется в соответствии с содержанием документа), а также если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.

Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

Исполненные документы незамедлительно представляются головным исполнителем в контрольный отдел Административного департамента для снятия с контроля.

Правительственные документы с копиями ответов или других материалов, которыми исполнены документы, возвращаются в отдел документационного обеспечения Административного департамента для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Неправительственные документы хранятся в делах департамента, являющегося головным исполнителем документа.

После исполнения входящего документа на нем делается отметка об исполнении и его направлении в дело.

Об исполнении документа делается также отметка в СЭД.

4.5.9. Работа с проектами документов

4.5.9.1. Проекты документов готовятся исполнителями в структурных подразделениях Министерства для последующего согласования и подписания (пункт 22 приложения № 12, приложение № 13 к настоящей Инструкции).

При подготовке проектов докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации об исполнении поручений исполнителям необходимо руководствоваться требованиями, изложенными в приложении № 21 к настоящей Инструкции.

4.5.9.2. Проекты документов, которые создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, проходят согласование в электронном виде.

4.5.9.3. Исполнитель документа заполняет РК (в т.ч. ссылки на связанные документы) и электронный лист согласования, указывая перечень согласующих лиц, срок согласования, режим согласования: параллельный, последовательный, комбинированный. При необходимости изложения оснований, причин и целей разработки документа исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно в РК (в специальном поле «Комментарии» электронного листа согласования) либо в виде пояснительной записки, которая прикрепляется отдельным файлом к РК.

4.5.9.4. Проект документа автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным режимом согласования:

при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования; процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно — исполнителем;

при последовательном согласовании проект документа направляется участникам согласования по очереди; после того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т.д.; в этом случае срок указывается не для согласования в целом, а для каждого участника согласования (число дней, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом документа и поставить визу);

при комбинированном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть один участник или группа.

4.5.9.5. Проект документа в СЭД после отправки на согласование автоматически поступает лицам, указанным в электронном листе согласования, в соответствии с выбранным исполнителем документа режимом согласования.

4.5.9.6. Если для участника согласования в СЭД указаны замещающие лица, параллельно документ поступает замещающему лицу. Согласующий принимает решение по документу («Согласовано» или «Замечания»).

4.5.9.7. Если согласующим выбрано решение «Замечания», согласующий в обязательном порядке должен внести к своему решению комментарий, который будет отражен в листе согласования в СЭД.

4.5.9.8. Если замечания по документу предполагают внесение изменений непосредственно в текст документа, согласующий может скачать файл документа из РК, в котором может вносить изменения с последующим прикреплением к комментариям.

Согласующий (или замещающее его лицо) в СЭД имеет возможность до вынесения решения направить проект документа на дополнительное согласование (получение дополнительных виз).

4.5.9.9. Дополнительное согласование должно быть завершено в тот же срок, что и основное согласование.

4.5.9.10. Руководитель, уполномоченный на право подписи, подписывает и согласовывает документ ЭП.

4.5.9.11. Если по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза «Не согласовано», документ автоматически возвращается исполнителю, инициировавшему согласование в СЭД, на доработку. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РК в СЭД и отправляет на согласование по тому же листу согласования.

4.5.9.12. Если по проекту документа получены все визы «Согласовано», документ автоматически направляется по СЭД на подпись.

4.5.9.13. Если требуется собственноручная подпись документа, то при формировании электронного листа согласования исполнитель проставляет соответствующую пометку.

4.6. Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1. Документы отправляются из Министерства только после того, как им присвоены исходящие номера. Соответствующие данные вводятся в СЭД.

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Министерстве правилами, а также за согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) возлагается на департамент — исполнитель документа.

Проекты документов Министерства готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.6.2. До представления документа на подпись руководству Министерства исполнитель документа проверяет правильность оформления и адресации документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, готовит указатель рассылки документа.

4.6.3. Проекты документов визируются директором департамента (при необходимости — руководителями других структурных подразделений); визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования документа.

4.6.4. Проекты исходящих служебных (деловых) писем передаются на подпись заместителю Министра через его помощника.

4.6.5. Перед подписанием исходящего документа заместителем Министра помощник заместителя Министра обязан проверять правильность оформления письма, четкость и грамотность его редакции, отсутствие ошибок, наличие виз согласования документа и писем-согласований документа всех заинтересованных в исполнении документа и заверять своей подписью визовый экземпляр документа либо делать соответствующую отметку в РК документа.

4.6.6. Подписанный документ на бумажном носителе передается исполнителю документа для передачи на регистрацию и отправку в отдел документационного обеспечения Административного департамента. Вместе с подлинником документа представляется необходимое количество копий документа (одна копия с визами — для отдела документационного обеспечения Административного департамента, по одной копии — для секретариата заместителя Министра и департамента — исполнителя документа).

4.6.7. Заместители Министра при исполнении ими обязанностей Министра в целях исключения срыва сроков исполнения поручений (указаний) Президента Российской Федерации и поручений Правительства Российской Федерации:

лично контролируют подготовку проектов писем на имя Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, в адрес Правительства Российской Федерации (с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации) с учетом сроков и статуса исполнения поручений (указаний);

рассматривают их в приоритетном порядке;

не допускают случаев возврата проектов документов незавизированными или неподписанными. Причины, по которым документы не были рассмотрены, завизированы или подписаны, должны быть изложены письменно и внесены в СЭД.

4.6.8. Помощники заместителей Министров несут персональную ответственность за проверку в процессе согласования (визирования) проектов документов, подлежащих представлению на подпись лицу, исполняющему обязанности Министра, четкости и грамотности редакции, смысловой нагрузки, наличия виз или писем-согласований, основания документа, ссылок на предыдущий доклад (при наличии).

4.6.9. При поступлении документов для согласования (визирования) или подписания помощники заместителей Министра не допускают задержек в их доведении до заместителей Министра, контролируют наличие и правильность заполнения исполнителем РК документов и листов согласования этих документов. При их отсутствии или неправильном заполнении возвращают документы исполнителю на доработку.

4.6.10. Заместителям Министра в целях сокращения сроков подготовки, согласования и подписания исходящих документов в соответствии с приказом Министерства «О распределении обязанностей между Министром и заместителями Министра транспорта Российской Федерации» подписывать:

письма, адресованные в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, главам субъектов Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных положениями федеральных законов Российской Федерации, иных регламентирующих документов;

инициативные письма, адресованные заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, кроме подготовленных по поручению Министра;

доклады в Правительство Российской Федерации, письма в Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, подготовленные в соответствии с протоколами оперативных совещаний (при отсутствии в протоколе записи «подготовить за подписью Министра»);

все телеграммы, кроме подготовленных по поручению Министра.

4.6.11 Статс-секретарю — заместителю Министра подписывать:

сопроводительные письма к проектам заключений, поправок и официальных отзывов Правительства Российской Федерации на проекты федеральных законов, вносимых на рассмотрение в Правительство Российской Федерации;

письма, оформленные на бланках служебного (делового) письма Министерства зарубежным адресатам.

4.6.12. Заместителям Министра при подготовке докладов об исполнении поручений Президента Российской Федерации по обращениям глав субъектов Российской Федерации, адресованным Президенту Российской Федерации, проекты докладов до их подписания согласовывать, в том числе по телефону, с главами субъектов Российской Федерации.

О предварительном согласовании позиции Министерства, изложенной в докладе Президенту Российской Федерации, с главой субъекта Российской Федерации указывать в докладе.

4.7. Подписание и регистрация отправляемых документов

4.7.1. После согласования в СЭД проекта документа он автоматически поступает подписывающему лицу.

Если в СЭД для подписывающего лица настроена работа с замещающими лицами (секретариатом руководителя), проект документа поступает параллельно замещающему лицу. Руководитель получает проект документа, подписывает его либо отклоняет (возвращает на доработку).

4.7.2. Если подписывающим лицом выбрано решение «Замечания», то в обязательном порядке должен быть внесен комментарий к этому решению. В этом случае проект документа автоматически направляется на доработку исполнителю.

4.7.3. Подписывающее лицо может внести замечания по проекту документа или организовать дополнительное согласование.

4.7.4. После подписания документа в электронном виде РК документа автоматически направляется на регистрацию.

4.7.5. Работник, передающий бумажный экземпляр документа на подпись руководителю (секретарь, помощник), проверяет наличие документа в СЭД и наличие ЭП на документе, сверяет бумажный экземпляр документа, передаваемого на подпись, с документом, подписанным в электронном виде.

4.7.6. До указания Министра о переходе на ЭП на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью все документы, подписываемые Министром.

4.7.7. До указания Министра о переходе на ЭП на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью руководителей Министерства организационно-распорядительные документы, доверенности, договоры, контракты, соглашения и т.п., а также исходящие документы, адресованные:

Президенту Российской Федерации;

в органы власти иностранных государств и международные организации;

юридическим и физическим лицам, не являющимся пользователями МЭДО (формат отправки документов 2.7).

4.7.8. При необходимости использования информации, содержащейся в документе в электронном виде, может быть сделана его бумажная копия.

При необходимости печать бумажной копии документа в электронном виде производится на бланке Министерства, после чего копия заверяется должностным лицом, обладающим полномочиями на заверение документов.

4.7.9. Исходящие документы, протоколы совещаний, проводимых директорами департаментов Министерства, перед подписанием директорами департаментов Министерства при необходимости могут распечатываться на бумажных носителях и после подписания регистрируются в департаментах Министерства.

4.7.10. В каждом департаменте (Специальном отделе) Министерства должны быть определены работники, ответственные за регистрацию в СЭД исходящих и внутренних документов, протоколов совещаний, проводимых директорами департаментов Министерства, которым они автоматически поступают в электронном виде на регистрацию после подписания.

4.7.11. Поступившим на регистрацию документам в электронном виде присваиваются регистрационные номера в РК.

4.7.12. Если документы после подписания направляются адресатам в организации, не подключенные к МЭДО (исходящие документы), регистрация исходящих документов осуществляется только после поступления подписанных оригиналов на бумажном носителе. После проверки идентичности бумажного документа и документа в электронном виде присваивается номер.

4.7.13 Проекты документов, подлежащих представлению на подпись Министру (рассмотрение, визирование) представляются:

• кадровые, наградные документы, докладные о премировании (субсидиях) и т.п. — директору Административного департамента;
• проекты докладов, писем, проекты организационно-распорядительных документов Министерства и иные документы, в том числе с пометкой «Для служебного пользования» — уполномоченному помощнику Министра, а также курирующему вопросы делопроизводства заместителю директора Административного департамента.

Корреспонденция, содержащая сведения, составляющие государственную тайну, докладывается начальником Специального отдела, а в его отсутствие заместителями начальника Специального отдела.

4.7.14. Уполномоченный помощник Министра, а также курирующий вопросы делопроизводства заместитель директора Административного департамента несут персональную ответственность за проверку в процессе согласования (визирования) проектов документов, подлежащих представлению Министру на подпись, за четкость и грамотность их редакции, их смысловую нагрузку, наличие виз или писем-согласований причастных, основания документа, предыдущего доклада (при наличии).

Не допускается прием документов для представления Министру на подпись отделом секретариата Министра.

4.7.15. Документы на бумажном носителе, подписанные Министром и заместителями Министра, передаются на регистрацию в отдел документационного обеспечения (документы, подписанные руководством департаментов, регистрируются в департаментах и передаются на отправку в Экспедицию).

4.7.16. Отдел документационного обеспечения Административного департамента осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю документа на доработку.

4.7.17. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в СЭД.

4.7.18. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Министерства.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного Министром или заместителем Министра, состоит из начальных букв его имени и фамилии, через дефис — идентификатора исполнителя, через дефис — номера по номенклатуре, через косую черту — порядкового номера, например: ВС-Д11-15/836.

4.7.19. Исходящие служебные (деловые) письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в Департаменте международного сотрудничества.

Экземпляры документов с визами остаются в отделе документационного обеспечения Административного департамента для формирования в соответствующие дела текущего архива. Одна заверенная копия документа выдается департаменту исполнителю документа, вторая заверенная копия документа передается в контрольный отдел Административного департамента (если исполненный документ находился на контроле), третья — в секретариат заместителя Министра (если документ подписан заместителем Министра).

4.8. Отправка документов

4.8.1. Отправку исходящих документов производит Экспедиция. Экспедиция проверяет комплектность исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

Корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается работнику, сдающему документ на отправку.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.8.2. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в Специальный отдел.

4.8.3. Документы, подписанные Министром или заместителями Министра, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее — высшие органы государственной власти), федеральные органы исполнительной власти отправляются фельдъегерской связью.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату копии документа на бумажном носителе по факсимильной связи или электронной почте принимает департамент — исполнитель документа.

4.8.4. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресацию (при направлении документа более чем в четыре адреса в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа) и передается на отправку в местное отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

4.8.5. На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается в Экспедицию с распиской работника почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

4.8.6. Передача документов по факсимильной связи осуществляется по решению руководителя структурного подразделения Министерства исполнителем документа.

4.8.7. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения Административного департамента в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, — в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.

4.8.8. Подготовка электронных документов для отправки по МЭДО осуществляется в соответствии с Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. № 1494, и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный № 38956).

4.8.9. После отправки электронного документа, заверенного квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

4.8.10. Организация передачи документов с использованием системы МЭДО изложена в главе 5 «Особенности работы с электронными документами» настоящей Инструкции.

4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.9.1. Регистрация документа — запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.9.2. Приказы и распоряжения Министерства по основной деятельности регистрируются и хранятся в отделе документационного обеспечения Административного департамента.

4.9.3. Приказы Министерства по личному составу регистрируются и хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента, приказы Министерства о награждениях — в отделе наград Административного департамента.

4.9.4. Постановления коллегии Министерства и протоколы заседаний и совещаний, проводимых Министром или лицом, его замещающим, регистрируются и хранятся в отделе документационного обеспечения Административного департамента.

4.9.5. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых заместителями Министра, регистрируются и хранятся в секретариатах заместителей Министра.

4.9.6. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых в департаментах Министерства, регистрируются и хранятся в департаментах.

4.9.7. Гражданско-правовые договоры регистрируются и хранятся в Административном департаменте.

4.9.8. Технические задания на зарубежные командировки регистрируются и хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента.

4.9.9. Протоколы заседаний Научно-технического совета, Центральной экспертной комиссии и иных органов регистрируются и хранятся в департаментах, координирующих работу этих органов.

4.9.10. Доверенности, выдаваемые от имени Министерства, оформляются на бланке письма Министерства (приложение № 1 к настоящей Инструкции) и регистрируются в Департаменте правового обеспечения и законопроектной деятельности.

4.9.11. Внутренние информационно-справочные документы (докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.), направляемые Министру, регистрируются в отделе документационного обеспечения Административного департамента.

4.9.12. Передача зарегистрированных документов между департаментами осуществляется через отдел документационного обеспечения Административного департамента.

4.9.13. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.

4.9.14. Внутренняя переписка (письма) в СЭД за подписью руководства департаментов (Специального отдела) Министерства создается и регистрируется в департаментах (Специальном отделе) Министерства. При регистрации внутренних документов, имеющих гриф ограничения доступа, электронная копия документа к РК не прикрепляется.

4.9.15. Внутренние документы в СЭД (служебные записки, докладные записки, объяснительные записки) за подписью заместителей Министра создаются в электронном виде и регистрируются в отделе документационного обеспечения Административного департамента.

4.9.16. Внутренние документы, подписанные помощниками и советниками Министра, регистрируются ими в СЭД самостоятельно (после предварительной настройки СЭД по заявке в службу поддержки) либо ответственными за ведение делопроизводства в департаментах Министерства.

4.9.17. Объяснительные записки по кадровым вопросам не создаются в электронной форме и хранятся в личных делах работников.

4.9.18. Передача зарегистрированных внутренних документов между департаментами Министерства осуществляется посредством СЭД. Далее документы направляются согласно резолюциям в РК.

4.9.19. Регистрация докладных записок на имя Министра, заместителя Министра.

4.9.19.1. Подготовленные и согласованные (порядок согласования изложен выше) докладные записки Министру визируются уполномоченным помощником Министра, а также курирующим делопроизводство заместителем директора Административного департамента и регистрируются в отделе документационного обеспечения Административного департамента.

Информация о контроле рассылается всем должностным лицам согласно резолюции.

4.9.19.2. Подготовленные и согласованные докладные записки заместителям Министра регистрируются в отделе документационного обеспечения Административного департамента и направляются заместителю Министра на мобильный офис. Далее, после рассмотрения докладных записок заместителем Министра, они при необходимости направляются в контрольный отдел Административного департамента.

4.9.19.3. Докладные записки на имя Министра подписываются только заместителями Министра и директором Административного департамента.

Объем докладной записки не должен превышать 1 — 2 страниц, записка должна содержать конкретные предложения и выводы, выделенные жирным шрифтом.

4.9.19.4. Докладные записки об изменении исполнителей поручений, содержащихся в протоколах проведенных Министром совещаний, а также об изменении головных исполнителей при отсутствии согласия директора департамента (руководителя федеральной службы или федерального агентства) или курирующего заместителя Министра для принятия решения направляются заместителю Министра, курирующему работу Административного департамента.

4.9.19.5. Регистрация докладных записок Министру при его нахождении в отпуске, командировке не производится. В случае крайней необходимости (срочности) докладные записки адресуются заместителю Министра, исполняющему обязанности Министра. В исключительных случаях указание о регистрации докладной записки дается директором Административного департамента.

4.9.19.6. Регистрация документов, не завизированных уполномоченным помощником Министра, а также курирующим вопросы делопроизводства заместителем директора Административного департамента, не производится. В исключительных случаях указание о регистрации документов дается директором Административного департамента.

4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

4.10.1. Входящая иностранная корреспонденция регистрируется в отделе документационного обеспечения в установленном порядке.

4.10.2. Переписка Министерства с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями и частными лицами иностранных государств ведется за подписью Министра или заместителей Министра на бланке установленной формы (приложение № 11 к настоящей Инструкции).

4.10.3. Министр может делегировать право подписи служебных (деловых) писем зарубежным адресатам руководителям федеральной службы и федеральных агентств — по вопросам, находящимся в их компетенции. Данное право должно быть оговорено в поручении Министра.

Департаменты могут осуществлять переписку с зарубежными корреспондентами по оперативным вопросам, находящимся в их компетенции.

4.10.4. Служебные (деловые) письма зарубежным корреспондентам печатаются на русском языке с приложением текста неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода справа в верхнем углу документа обязательно указывается: «Неофициальный перевод».

Письма печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр — подлинник письма, оформленный на бланке установленной формы, второй экземпляр — копия письма с визами.

Подготовленные письма обязательно визируются в Департаменте международного сотрудничества.

4.10.5 Оформление служебных (деловых) писем производится с учетом следующих требований:

реквизит «Адресат» включает инициал имени и фамилию;

наименование должности адресата;

наименование организации;

номер дома;

название улицы, населенного пункта;

почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута;

название страны.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности, наименование организации, затем почтовый адрес.

Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке письма. Дата оформляется словесно-цифровым способом.

Реквизит «Адресат» печатается слева в верхнем углу бланка письма через 3 межстрочных интервала ниже номера письма.

Заголовок к тексту документа в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение «мы» не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия «Уважаемые господа» или «Уважаемый г-н/г-жа Министр» без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.

Обращение «Глубокоуважаемый(ая)» допускается использовать лишь в письме к русскоговорящему адресату.

Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся подписывающим письмо лично, например: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш».

При наличии приложения к письму отметка о приложении делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных (деловых) писем.

Реквизит «Подпись» включает наименование должности лица, подписавшего письмо, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит «Подпись» печатается под текстом письма или под реквизитом «Отметка о наличии приложений».

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем документа.

Реквизит «Отметка об исполнителе» на подлиннике письма не оформляется, а указывается на копии письма с визами, остающегося в деле.

4.10.6. Подписанные письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в Департаменте международного сотрудничества при наличии визы директора Департамента международного сотрудничества либо лица, исполняющего его обязанности. В случае если исполнитель документа не имеет точного и правильного адреса корреспондента на иностранном языке, он должен получить эти данные в Департаменте международного сотрудничества.

Письма за подписью Министра или заместителя Министра направляются в адрес руководства органов исполнительной власти иностранных государств и международных организаций только через Министерство иностранных дел Российской Федерации с сопроводительным письмом, которое готовится Департаментом международного сотрудничества или департаментом-исполнителем с обязательным визированием в Департаменте международного сотрудничества.

Отправка писем почтой производится через Экспедицию.

4.11. Учет и анализ объемов документооборота

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Министерство и создаваемых им, ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Административным департаментом и представляются Министру в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Министерство и созданных им за определенный период времени (квартал, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

5. Управление документами в системе электронного документооборота

5.1. Доступ к работе в СЭД должны иметь только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации.

5.2. Внесение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей РК, оцифровки (сканирования) документа, если он создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к РК.

5.3. В процессе жизненного цикла документа (создание проекта документа, внесение созданного или полученного документа в СЭД, рассмотрение документа и вынесение резолюций (поручений) по документу, согласование проекта документа и др.) формируются сведения о документе, включаемые в СЭД.

5.4. Внесение сведений о документе (входящем, исходящем, внутреннем) и о процессах управления документами осуществляется посредством заполнения полей РК.

5.5 В РК вносятся следующие сведения о поступившем документе:

1. наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

2. наименование вида документа <6>;

<6> Здесь и далее: в соответствии со справочником (классификатором) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

3. дата документа;

4. регистрационный номер документа;

5. фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6. дата поступления документа;

7. входящий регистрационный номер;

8. способ доставки документа;

9. заголовок к тексту (краткое содержание документа);

10. количество листов основного документа;

11. отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12. сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13. резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14. срок исполнения документа;

15. индекс дела по номенклатуре дел;

16. сведения о переадресации документа;

17. отметка о контроле;

18. гриф ограничения доступа к документу;

19. сведения об электронной подписи;

20. результат проверки электронной подписи <7>;

<7> Здесь и далее: включается в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

21. электронный адрес корреспондента;
22. ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

5.6. Пунктом 4.5 Правил делопроизводства установлено, что в РК вносятся следующие сведения об отправляемых (исходящих) документах:

1. наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации — адресата;

2. фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3. наименование вида документа;

4. дата документа;

5. регистрационный номер документа;

6. заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7. сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

8. количество листов основного документа;

9. индекс дела по номенклатуре дел;

10. отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11. гриф ограничения доступа к документу;

12. подразделение — ответственный исполнитель документа;

13. сведения об электронной подписи;

14. ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

15. электронный адрес корреспондента;

16. способ доставки документа адресату.

5.7. При включении в СЭД внутренних документов в РК вносятся следующие сведения о документе (пункт 4.6 Правил делопроизводства):

1. наименование подразделения, подготовившего проект документа;

2. наименование вида документа;

3. дата документа;

4. регистрационный номер документа;

5. гриф ограничения доступа к документу;

6. фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

7. сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

8. заголовок к тексту (краткое содержание документа);

9. подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

10. количество листов основного документа;

11. отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12. индекс дела по номенклатуре дел;

13. резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

14. отметка о контроле;

15. ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Определяя состав сведений о внутренних документах, включаемых в СЭД, Правила делопроизводства отмечают, что в зависимости от вида регистрируемого документа состав сведений может быть конкретизирован.

5.8. Состав сведений, формируемых в СЭД при включении в систему обращений граждан, организаций и ответов на обращения:

1. фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

2. наименование организации — адресата;

3. дата обращения гражданина, организации;

4. регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

5. дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

6. дата поступления обращения гражданина, организации;

7. входящий регистрационный номер:

8. краткое содержание обращения гражданина, организации;

9. количество листов основного документа;

10. отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11. сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

12. резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

13. срок исполнения документа;

14. индекс дела по номенклатуре дел;

15. сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации;

16. отметка о контроле;

17. сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);

18. результат проверки электронной подписи;

19. электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

20. почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

21. вопрос по тематическому классификатору;

22. ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

В соответствии с Правилами делопроизводства (пункт 4.8) дополнительно к указанным сведениям в РК могут вноситься иные сведения.

5.9. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в РК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

5.10. В соответствии с Правилами делопроизводства (пункт 4.10) в целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы с документами, включенными в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:

классификаторы: корреспондентов (адресатов), видов документов, структурных подразделений, должностных лиц, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел;

справочники: сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами).

5.11. Использование ключей электронной подписи при работе с документами.

5.11.1. Руководители и работники Министерства, имеющие ключи ЭП, при рассмотрении, согласовании и подписании документов в электронном виде в СЭД должны использовать способы подтверждения действий при помощи ЭП.

Документы в электронном виде, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления по каналам МЭДО, подписываются усиленной квалифицированной ЭП должностного лица Министерства в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» только в случае, если СЭД адресатов поддерживают МЭДО (формат отправки документов 2.7).

При получении документов в электронном виде, подписанных ЭП, перед регистрацией должна осуществляться проверка ее подлинности.

5.11.2. При создании бумажной копии документа в электронном виде (подлежащего передаче по каналам МЭДО), подписанного ЭП и хранящегося в СЭД, на бумажной копии автоматически проставляется штамп со сведениями о сертификате ЭП.

5.11.3. Документ в электронном виде, подписанный ЭП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Если документ, подписанный ЭП, должен быть оформлен на бумажном носителе, то документ распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность электронного образа и аналога на бумажном носителе и при необходимости распечатывает лист согласования, в котором указано использование ЭП.

5.12. Простановка отметок об исполнении документов

5.12.1. Работник, являющийся исполнителем документа согласно резолюции руководителя, при его поступлении вносит информацию в СЭД о дальнейших действиях по его исполнению через отметку «промежуточный результат». После исполнения поручения работник отчитывается об исполнении через отметку «исполнение завершено».

5.12.2. После снятия документа с контроля РК списывается ответственным за делопроизводство в департаменте (Специальном отделе) в дело в соответствии с номенклатурой дел соответствующего структурного подразделения Министерства.

5.13 Разграничение доступа пользователей СЭД к документам

5.13.1. Пользователи СЭД разделяются на три группы: руководители, отдел документационного обеспечения Административного департамента, работники.

Каждая группа имеет набор прав. Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с руководителем структурного подразделения Министерства пользователя СЭД.

5.13.2. Руководители имеют доступ к просмотру РК и сканированных электронных копий всех документов, зарегистрированных и направленных в данное структурное подразделение Министерства. Руководитель имеет право создавать/утверждать резолюции, направлять документы своим подчиненным для исполнения, устанавливать контрольные сроки. Руководитель имеет право делегировать свои права другому пользователю СЭД (замещающему лицу). Лицо, которому делегированы права руководителя, получает доступ ко всем документам руководителя и возможность вносить резолюции и направлять документы как от своего имени, так и от имени руководителя. Факт передачи прав фиксируется в СЭД для каждого действия, совершаемого замещающим лицом.

5.13.3 Отдел документационного обеспечения Административного департамента имеет следующие права:

просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;

присвоение номера документу;

заполнение полей РК;

прикрепление электронных копий документов к регистрационной карточке документа;

внесение текста резолюции руководителя;

постановка документов на контроль с возможностью изменения сроков исполнения документов;

снятие документов с контроля;

создание отчетных форм.

5.13.4 Работники имеют следующие права:

просмотр РК и электронных копий документов, адресованных либо направленных им на исполнение/согласование, созданных ими, а также всех связанных с ними документов;

направление документов на исполнение подчиненным;

внесение данных об исполнении ими документа;

просмотр РК всех внутренних документов Министерства;

создание РК, листа согласования, прикрепление электронной копии документа.

Работник, являющийся исполнителем документа согласно резолюции, при его поступлении вносит информацию о дальнейших действиях по исполнению поручения.

Исполнителю по резолюции автоматически предоставляется доступ к отчетам соисполнителей об исполнении поручения (резолюции).

При увольнении работника, являющегося исполнителем документов, руководитель структурного подразделения обязан внести соответствующие изменения в СЭД (изменить исполнителя в РК).

5.13.5. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в СЭД:

за своевременное рассмотрение документа (подготовку резолюции) при поступлении документа на мобильное устройство или компьютер;

за использование и обеспечение сохранности ЭП;

за своевременную передачу своих прав другому участнику электронного документооборота при невозможности рассмотрения документа;

за содержание документа в электронном виде при отправке документа на согласование и подписание;

за реквизиты, качество сканирования, адресацию и за ЭП при отправке исходящего документа;

за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в СЭД;

за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании, а также за неправильное направление документов.

5.14. Особенности работы с электронными документами

5.14.1. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. После отправки электронного документа, заверенного ЭП уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации».

5.14.2. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например: «Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы».

5.14.3. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Министерстве в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

5.14.4. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Министерства, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Министерстве программно-технических средств, нормативных и методических документов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

5.14.5. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта об их выделении к уничтожению, утверждаемого Министром, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

5.14.6. Обработка документов (работа с образами и проектами документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения или иную информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, допускается только на защищенных автоматизированных рабочих местах.

6. Контроль исполнения документов

Порядок организации контроля исполнения документов (поручений), включая положения о продлении срока исполнения документов (поручений) и снятии их с контроля, устанавливается специальным регламентом.

Контроль за состоянием исполнительской дисциплины в Министерстве возложен на заместителя Министра, курирующего работу Административного департамента

Контроль исполнения документов (поручений) по существу поставленных в них задач осуществляется заместителями Министра, руководителями и заместителями руководителей структурных подразделений Министерства по вопросам, отнесенным к их компетенции.

Контроль сроков исполнения документов (поручений) обеспечивается работниками контрольного отдела Административного департамента.

7. Работа исполнителя с документами

7.1. Организация работы с документами

7.1.1. Организация работы с документами в департаментах осуществляется на основании резолюций Министра, заместителей Министра, директора Административного департамента, директоров департаментов, иных должностных лиц.

Департамент — исполнитель документа получает документы в возможно короткие сроки (как правило, в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

7.1.2. Документы, поступившие в департамент с резолюциями Министра, передаются исполнителям документа только после их рассмотрения директором департамента.

Работники департаментов в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил, установленных в Министерстве;

согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования документа (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях — подготовку указателя рассылки служебных документов;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Министерства;

определение места хранения документа (копии документа) путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

Порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким работникам, в том числе функция головного исполнителя документа и функции соисполнителей документа в подготовке проекта документа, право головного исполнителя документа созывать соисполнителей документа для выработки совместного решения, порядок и сроки представления проектов документов головному исполнителю документа указаны в пункте 7.2. настоящей Инструкции.

В случае отсутствия исполнителя документа (командировка, отпуск, болезнь) руководителем структурного подразделения, в котором находится на исполнении документ, дается указание о передаче документа другому работнику, о чем информируется работник, ответственный за делопроизводство в департаменте.

7.1.3. При составлении и оформлении документов работники департаментов должны руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.

Головной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа.

7.1.4. Исполнитель документа не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только работники, имеющие отношение к их исполнению.

7.2. Ответственность за исполнение документов и поручений

Если поручение Министра или заместителя Министра дано нескольким должностным лицам Министерства, федеральной службы и федеральных агентств и в резолюции не указан конкретный ответственный (головной) исполнитель, то лицо, указанное в поручении первым после заместителя Министра или обозначенное словом «созыв», «обобщение» или «ответственный», является головным исполнителем поручения.

Головным исполнителем поручения Министра или заместителя Министра также могут быть федеральная служба или федеральные агентства, организации.

В целях обеспечения своевременной и качественной подготовки докладов Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, исходящих документов, направляемых за подписью Министра и заместителей Министра в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, органы государственной власти, главам субъектов Российской Федерации, при подготовке указаний по исполнению документов, адресованных Министру или в Министерство (без указания должностного лица), головными исполнителями назначаются руководители структурных подразделений Министерства, а соисполнителями при необходимости — подведомственные федеральная служба, федеральные агентства, организации, при этом докладные записки с предложениями о замене департаментов — головных исполнителей документов, адресованных Министру или в Министерство (без указания должностного лица), на подведомственные федеральную службу, федеральные агентства, организации возвращаются головному исполнителю без рассмотрения.

При необходимости в целях своевременного и качественного исполнения документа, департаментом — головным исполнителем готовится поручение курирующего заместителя Министра соисполнителям, в т.ч. подведомственным федеральной службе, федеральным агентствам, организациям, в котором для каждого соисполнителя указываются перечень и объем запрашиваемой информации, сроки и форма ее представления.

Контрольный срок исполнения документа является обязательным для головного исполнителя документа, который организует работу соисполнителей документа, определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.

Головной исполнитель несет ответственность:

за обеспечение оперативного рассмотрения поручений и их доведение до непосредственных исполнителей в день поступления документа;

за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа;

за выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение до подписания и направления ответа адресату.

Соисполнители документа несут ответственность за своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и их представление головному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. По срочным поручениям материалы представляются незамедлительно.

В случае непредставления (несвоевременного представления) замечаний и предложений соисполнителями документа головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение, и контрольный отдел Административного департамента.

Головные исполнители документа и соисполнители документа обязаны по первому требованию руководства Административного департамента, работников контрольного отдела Административного департамента представлять исчерпывающие данные о ходе исполнения контролируемых документов и подготовке необходимых материалов.

7.3. Изменение головного исполнителя документа, сроков исполнения документов и поручений

Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется в соответствии с резолюцией Министра (исполняющего обязанности Министра), давшего поручение, на докладной записке, подписанной курирующим заместителем Министра и обосновывающей причины необходимости изменения головного исполнителя документа.

Докладная записка визируется директором (в его отсутствие — исполняющим обязанности директора) департамента, руководителем федеральной службы или федерального агентства (в их отсутствие — исполняющим обязанности руководителя федеральной службы или федерального агентства), на которые предлагается возложить роль головного исполнителя документа, или курирующим работу предлагаемого головного исполнителя заместителем Министра. При отсутствии согласия директора департамента (руководителя федеральной службы или федерального агентства) или курирующего работу предлагаемого головного исполнителя заместителя Министра, докладная записка направляется заместителю Министра, курирующему работу Административного департамента, для принятия решения.

Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа по поручению заместителя Министра осуществляется только по решению заместителя Министра, давшего поручение. В случае его отсутствия (командировка, отпуск и т.д.) изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется другим заместителем Министра в соответствии с приказом Министерства «О распределении обязанностей между заместителями Министра транспорта Российской Федерации».

Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа по поручению, подписанному директором Административного департамента, осуществляется в соответствии с резолюцией директора Административного департамента.

Докладная записка на имя Министра (заместителя Министра, директора Административного департамента) представляется головным исполнителем в течение трех дней с даты оформления поручения. Срок, отведенный на визирование, — незамедлительно, но не более трех дней с даты оформления поручения (включая срок принятия решения заместителем Министра, курирующим работу Административного департамента).

По поручениям, имеющим пометки «срочно», «незамедлительно» или аналогичные, докладная записка представляется головным исполнителем в суточный срок с даты оформления поручения заместителю Министра, курирующему Административный департамент, для принятия решения.

После принятия решения Министром (исполняющим обязанности Министра), директором Административного департамента советником отдела документационного обеспечения Административного департамента вносятся соответствующие изменения в РК документа. Подлинник документа на бумажном носителе (при наличии) направляется новому головному исполнителю, о чем делается запись в РК документа.

При необходимости изменения контрольного срока исполнения поручения головной исполнитель документа не позднее трех дней до окончания контрольного срока обязан представить докладную записку на имя Министра (заместителя Министра, давшего поручение).

В докладной записке должны быть указаны причины необходимости переноса срока и предложения об установлении нового срока исполнения документа.

Секретариаты заместителей Министра (помощники заместителей Министра) своевременно информируют контрольный отдел Административного департамента о принятом решении по докладной записке, представленной заместителю Министра.

Продление сроков исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации допускается в исключительных случаях.

Головной исполнитель поручения по согласованию с заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения представляет докладную записку на имя Министра с указанием объективных причин необходимости продления срока. Вместе с докладной запиской представляется проект обращения Министерства в соответствующий вышестоящий орган государственной власти, давший поручение, с просьбой о переносе срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой даты исполнения документа.

Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.

Уведомление об отсрочке представления запрашиваемой информации СМИ вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса об информации.

Поручения и указания Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, не исполненные в установленные сроки и срок исполнения которых не продлен в установленном порядке, требуют особого внимания головного исполнителя документа. На эти документы представляются докладные записки на имя Министра о причинах неисполнения документов с указанием виновных должностных лиц и предлагаемых мерах ответственности в отношении работников, виновных в неисполнении поручения, с одновременным представлением проекта объяснения для направления соответствующей информации в Правительство Российской Федерации.

Объяснения, представленные Министру, визируются заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

7.4. Организация оперативного хранения документов

7.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.

Директора департаментов и работники, ответственные за делопроизводство в департаментах, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в департаменты, хранятся в этих департаментах.

В департаментах также хранятся и неправительственные документы, поступившие к ним на исполнение или ознакомление с поручениями руководства Министерства.

7.4.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

7.4.3. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Министерства.

Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ ящиках рабочего стола или в шкафу.

7.4.4. Выдача дел другим департаментам производится с разрешения директора Административного департамента. Выдача дел работникам департамента для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается департамент, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам департаментов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

7.4.5. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра или заместителя Министра по актам.

7.4.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника документа.

7.5. Выполнение копировально-множительных работ

Выполнение копировально-множительных работ в Министерстве производится в копировальном центре и на копировальных аппаратах, установленных в департаментах.

Основанием для централизованного выполнения копировальных работ является заявка, размещенная на внутриведомственном портале Министерства.

Тираж размножаемых документов должен соответствовать действительной потребности. Ответственность за целесообразность размножения документов и использование полученных экземпляров документов несет должностное лицо Министерства, оформившее заявку.

На копировальных аппаратах, установленных в департаментах, производится копирование срочных материалов небольшого объема и тиража.

Ответственность за правильное использование копировальной техники несет директор департамента.

Запрещается копирование правительственных и иных документов, поступивших в Министерство с пометкой «Снятие копий запрещается», «Не для печати», «Конфиденциально» и т.п.

8. Документальный фонд Министерства

8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел — систематизированный оформленный в установленном порядке перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел используется для группирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Документальный фонд Министерства совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Министерства составляют документы, созданные в Министерстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

8.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел, соблюдение порядка формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив Министерства возлагается на Административный департамент.

8.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел департаментов (приложение № 22 к настоящей Инструкции) и номенклатура дел Министерства или сводная номенклатура дел (приложение № 23 к настоящей Инструкции).

Номенклатура дел департамента составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство в департаменте, с участием члена экспертной комиссии департамента и с привлечением квалифицированных специалистов, согласовывается с работником архива Министерства, подписывается директором департамента и представляется в Административный департамент.

Формы номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830) (далее — Правила 2015 г.).

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его департаментах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

8.1.4. Вновь созданный департамент в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел департамента и представляет ее в Административный департамент.

8.1.5. Номенклатура дел Министерства составляется Административным департаментом на основе номенклатур дел департаментов.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Министерства оказывает Центральная экспертная комиссия Министерства (далее — ЦЭК).

Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

8.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства визируется работником архива, подписывается директором Административного департамента, согласовывается с ЦЭК, с Экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее — ГА РФ), в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) Министром или лицом, исполняющим его обязанности. Номенклатура дел Министерства согласовывается с ГА РФ не реже одного раза в пять лет, если не было значительных изменений в функциях и структуре Министерства.

8.1.7. В случае изменения функций и структуры Министерства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК ГА РФ.

Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело в отделе документационного обеспечения Административного департамента, второй используется в Административном департаменте как рабочий экземпляр, третий применяется в архиве Министерства, четвертый — в ГА РФ.

После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел указан в приложении № 23 к настоящей Инструкции.

8.1.8. Номенклатура дел Министерства включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.

8.1.9. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и пунктом 6.2 Правил делопроизводства разрабатывается и утверждается перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства, а также в процессе деятельности подведомственных Министерству организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

8.2. Формирование дел и их текущее хранение

Формирование дел — группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Принцип формирования дел: централизованное — в отделе документационного обеспечения Административного департамента; децентрализованное в департаментах Министерства.

Формирование дел в Министерстве осуществляют департаменты силами работников, ответственных за делопроизводство в департаментах.

Контроль за формированием дел в Министерстве осуществляет Административный департамент.

Место текущего хранения дел: отдел документационного обеспечения Административного департамента или департамент Министерства.

Срок передачи работником исполненного документа в дело составляет не более 10 дней.

Пунктами 6.23 - 6.27 Правил делопроизводства определены основные принципы формирования дел, особенности формирования в дела отдельных категорий документов, в том числе электронных документов.

К основным принципам (правилам) формирования дел относятся следующие (пункт 6.23 Правил делопроизводства):

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома.

При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Порядок формирования дел в департаментах, учета и хранения дел указан в приложении № 25 к настоящей Инструкции.

8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

8.3.1 Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

8.3.2. Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив Министерства.

8.3.3. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению листа — заверителя дела.

8.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются экспертные комиссии в департаментах (далее — ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых соответственно Министром или директором департамента.

8.3.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в департаментах Министерства работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством работников отдела документационного обеспечения Административного департамента, ответственных за архив.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в департаментах, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел Министерства, правильность определения сроков хранения дел.

Дела с отметкой «ЭПК» <8> подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела <9>.

<8> Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

<9> Пункт 4.11 Правил 2015 г.

Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

8.3.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложения № 26, 27 к настоящей Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указан в приложении № 28 к настоящей Инструкции.

8.3.7. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение № 29 к настоящей Инструкции).

Оформление дел производится работниками отдела документационного обеспечения Административного департамента и работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах, при методической помощи и под контролем работников, ответственных за архив.

8.3.8. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу; дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 30 к настоящей Инструкции); нумерацию листов в деле и составление листа — заверителя дела (приложение № 31 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 32 к настоящей Инструкции); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием наименования должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, а также допускается не проводить пересистематизацию документов, листы не нумеровать, листы — заверители дел не составлять.

8.3.9. В период подготовки дел департаментами к передаче в архив Министерства работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники департамента обязаны устранить.

8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

8.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, срок хранения которых истек, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 33 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2014 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2018 г.).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего Министерства (при этом дела каждого департамента составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

8.4.2. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно).

Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению; выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются Министром только после утверждения ЭПК ГА РФ описей дел постоянного хранения.

8.4.3. После утверждения Министром актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Министерства проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от... N...» с указанием наименования должности, фамилии, личной подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты). Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. Документы, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами 2015 г. (приложение № 33 к настоящей Инструкции).

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

8.5. Передача дел на архивное хранение

8.5.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Министерство образует архив.

Передача документов в архив Министерства производится по утвержденным описям дел.

8.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив Министерства не ранее чем через год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

8.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат (они хранятся в департаментах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с директорами департаментов.

8.5.4. Прием дел производится работником архива Министерства в присутствии работника департамента с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также личная подпись работника архива Министерства и работника, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками департамента с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и их сдачу в архив несет департамент, передающий документы).

8.5.5. При ликвидации или реорганизации департамента, работник, ответственный за делопроизводство в департаменте, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8.5.6. В соответствии с пунктом 4.34 Правил 2015 г. передача электронных документов в архив Министерства производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве Министерства информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

9.1. Учет печатей и штампов

9.1.1. Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп — устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

9.1.2. Министерство в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Изготовление и учет печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляются в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268.

Порядок использования и обеспечения надежного хранения печати Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации изложен в приказе Министерства от 16 ноября 2010 г. № 249 «О печати Министерства транспорта Российской Федерации с изображением Государственного герба Российской Федерации».

Перечень документов, на которые ставится печать Министерства транспорта Российской Федерации с изображением Государственного герба Российской Федерации, утвержден статс-секретарем — заместителем Министра.

9.1.3. Кроме печати Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации, используются печати департаментов, печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для договоров», «Для копий» и т.д.), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

9.1.4. Учет имеющихся в Министерстве печатей и штампов ведет Административный департамент в журнале учета печатей и штампов (приложение № 34 к настоящей Инструкции) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются). Журнал включается в номенклатуру дел Административного департамента.

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.

Передача печатей посторонним лицам и их вынос из помещений, занимаемых Министерством, не допускается.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель структурного подразделения Министерства по согласованию с директором Административного департамента.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих структурных подразделениях и направляются в Административный департамент, который размещает заказ на предприятии — изготовителе печатей.

В случае служебной необходимости по решению директора Административного департамента допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

9.1.5. Работники, ответственные за использование и сохранность печатей и штампов в департаментах, назначаются директорами департаментов.

Работник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан ее (его) сдать.

Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность директор департамента и заместитель Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

Ответственность за надежность хранения, законность использования печатей возлагается на руководителей структурных подразделений.

9.1.6. Проверка наличия, использования и хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией Административного департамента.

О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета печатей и штампов после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства Министерства.

9.1.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Административный департамент и уничтожению по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. В актах на уничтожение должны быть проставлены оттиски указанных печатей и штампов.

9.1.8. В случае служебной необходимости по решению директора Административного департамента допускается изготовление факсимиле подписей руководителей Министерства. Учет факсимиле осуществляет Административный департамент в журнале учета печатей и штампов.

Недопустимо использование факсимиле при подписании:

доверенностей;

бухгалтерской отчетности;

налоговых деклараций;

банковских документов;

счетов-фактур, первичных документов, а также документов, связанных с материальной ответственностью.

9.2. Учет бланков документов

9.2.1. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов Министерства возлагается на Административный департамент.

Отдел документационного обеспечения Административного департамента направляет в отдел хозяйственного обеспечения Административного департамента заявки на изготовление бланков документов, а также при необходимости их образцы (макеты).

Отдел хозяйственного обеспечения Административного департамента оформляет заказы на изготовление печатно-бланковой продукции в типографии, осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу в отдел документационного обеспечения Административного департамента.

9.2.2. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, бланки нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журналах учета бланков (приложение № 35 к настоящей Инструкции).

Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в департаментах, под роспись в журнале учета выдачи бланков.

В департаментах бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и их руководители.

Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в отдел документационного обеспечения Административного департамента.

9.2.3. Директора департаментов, руководители федеральной службы и федеральных агентств ежеквартально представляют в Административный департамент отчет о количестве использованных бланков Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение № 36 к настоящей Инструкции).

	МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
Рождественка ул., д. 1, стр. 1, Москва, 109012 Тел.: (499) 495-00-00, факс: (499) 495-00-10 E-mail: info@mintrans.ru, http://www.mintrans.ru
_____________________ N _______________
На N __________________ от ____________

	МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
МИНИСТР
Рождественка ул., д. 1, стр. 1, Москва, 109012 Тел.: (499) 495-00-00, факс: (499) 495-00-10 E-mail: info@mintrans.ru, http://www.mintrans.ru
_____________________ N _______________
На N __________________ от ____________

	МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
Рождественка ул., д. 1, стр. 1, Москва, 109012 Тел.: (499) 495-00-00, факс: (499) 495-00-10 E-mail: info@mintrans.ru, http://www.mintrans.ru
_____________________ N _______________
На N __________________ от ____________

	МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
СТАТС-СЕКРЕТАРЬ - ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
Рождественка ул., д. 1, стр. 1, Москва, 109012 Тел.: (499) 495-00-00, факс: (499) 495-00-10 E-mail: info@mintrans.ru, http://www.mintrans.ru
_____________________ N _______________
На N __________________ от ____________

	МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
Рождественка ул., д. 1, стр. 1, Москва, 109012 Тел.: (499) 495-00-00, факс: (499) 495-00-10 E-mail: info@mintrans.ru, http://www.mintrans.ru
_____________________ N _______________
На N __________________ от ____________

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
ПРИКАЗ
______________________	Москва	N ____________________

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
______________________	Москва	N ____________________

Приложение N 8 к п. 3.2.7

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
ПОРУЧЕНИЕ
______________________		N ____________________

Форма бланка поручения

Приложение N 9

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ расширенного заседания коллегии
______________________	Москва	N ____________________

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ заседания коллегии
______________________	Москва	N ____________________

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ		MINISTRY OF TRANSPORT OF THE RUSSIAN FEDERATION
Our ref Наш N		Date Дата
Российская Федерация 109012, Москва, ул. Рождественка, д. 1, стр. 1 E-mail: info@mintrans.ru, http://www.mintrans.ru Тел.: (499) 495-00-00, факс: (499) 495-00-10		1-1, Rozhdestvenka str., 109012, Moscow, Russia Federation, E-mail: info@mintrans.ru, http://www.mintrans.ru Tel.: (499) 495-00-00, факс: (499) 495-00-10

1. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

На бланках документов Министерства Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Министерства", на расстоянии 1,0 см от верхнего края листа.

2. Эмблема Министерства

Эмблема Министерства, утвержденная в установленном порядке, размещается на бланках Министерства за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами Министерства на расстоянии 1,0 см от верхнего края листа.

3. Наименование Министерства

Наименование Министерства (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Министерстве.

Сокращенное наименование Министерства помещают в скобках под полным наименованием.

4. Наименование должности лица

Наименование должности лица - автора документа указывается на бланках должностных лиц Министерства (бланк Министра, бланк первого заместителя Министра, бланк статс-секретаря - заместителя Министра).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Министерства.

5. Справочные данные о Министерстве

Справочные данные о Министерстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Министерства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Министерства.

6. Наименование вида документа

Наименование вида издаваемого документа (приказ, протокол, акт) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается ниже наименования Министерства, наименования должности и структурного подразделения.

7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или отделом документационного обеспечения Административного департамента при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Документ вступает в силу со дня его подписания (утверждения), если документом не предусмотрен иной срок его вступления в силу.

Нормативные правовые акты Министерства, прошедшие государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации, в соответствии с законодательством Российской Федерации вступают в силу по истечении 10 дней после дня их официального опубликования, если самими актами не установлен другой порядок их вступления в силу.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Точка после года не ставится, например: 08.01.2020.

Словесно-цифровой способ применяется при оформлении даты на приказах, распоряжениях и финансовых документах, например: 8 января 2020 г.

8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

9. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа делается исполнителем документа при подготовке служебного (делового) письма-ответа.

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает регистрационный номер и дату, указанную в документе органом государственной власти (организацией), подготовившим или издавшим документ, на который дается ответ.

На бланках для писем данный реквизит состоит из постоянной части в виде "На N ____ от ____", в рамках которой проставляются номер и дата документа, ответом на который является оформленное письмо.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на проекте служебного (делового) письма указывается после заголовка к документу, который печатается от границы левого поля документа размером шрифта N 10 под чертой, например:

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа, состоящая из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 10. Точка в конце заголовка и ссылки на регистрационный номер и дату не ставится.

10. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (Москва) указывается в бланках документов Министерства, за исключением бланков деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

11. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к нему) при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации 3 ноября 1994 г. N 1233, ограничительная надпись на документах при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, имеет вид "Для служебного пользования".

Ограничительная пометка "Для служебного пользования" проставляется шрифтом размером N 12 от границ верхнего и правого полей на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам при наличии в документе служебной информации ограниченного распространения.

Номер экземпляра проставляется ниже пометки "Для служебного пользования", отделяется от нее одним межстрочным интервалом и центрируется.

Порядок оформления в центральном аппарате Министерства документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, утвержден приказом Министерства от 18 января 2018 г. N 15.

12. Адресат

Документы адресуют в органы государственной власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

В состав реквизита "Адресат" входят наименование органа государственной власти, организации (структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилия получателя.

Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 14.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.

При адресации документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

или:

или:

При адресации документа руководителю органа государственной власти или организации наименование органа государственной власти или организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат - женщина.

При адресации документа в несколько однородных органов государственной власти, организаций или в структурные подразделения одной организации их наименования указываются обобщенно, например:

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не печатается.

Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа печатается только один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 регистрационный N 35442).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресации документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

При адресации документа:

наименование должности получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом;

не принято в адресате указывать только должность без указания инициалов и фамилии лица, к которому обращаются.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При отправке письма по электронной почте (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес.

Например:

13. Гриф утверждения

В Министерстве подлежат утверждению положения, правила, инструкции, уставы, должностные регламенты, отчеты, структура и штатное расписание и т.д.

Документы утверждаются Министром и заместителями Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

Утверждение документа производится путем издания приказа, распоряжения в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения, или проставлением реквизита "Гриф утверждения документа".

Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается от границ правого и верхнего полей документа первого листа проекта документа и печатается без кавычек.

Реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование Министерства), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом),

например:

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Каждая составная часть реквизита "Гриф утверждения документа" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например:

При наличии нескольких грифов утверждения документа их располагают на одном уровне.

14. Резолюция

Резолюция на документе - указание по исполнению документа. Резолюция оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится, или вносится непосредственно в СЭД.

В резолюции отражаются результаты рассмотрения документа руководителем. Резолюции должны быть краткими и конкретными. Резолюции включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.

Например:

Недопустимо давать по одному и тому же документу противоречивые указания и поручения или дублировать их.

В качестве исполнителей в резолюции определяются должностные лица, в функции (обязанности) которых входит подготовка решений (предложений) по поставленным в документе вопросам.

В случаях когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, головным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым после заместителя Министра или обозначенное словом "созыв", "обобщение" или "ответственный".

В резолюциях могут быть указаны должностные лица, которым должен быть направлен документ (с поручением) для сведения, например: + С.А. Смирнову.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставится личная подпись автора резолюции, дата.

15. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?" или "чего?" ("кого?"):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии,

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания,

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки. Заголовок к тексту не составляется, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

16. Текст документа

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, четко, без сложных словосочетаний. Содержание документа должно быть связано с ранее изданными по данному вопросу документами. Рекомендуется составлять документы, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.

Текст документа может оформляться в виде связного текста (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкция, служебные (деловые) письма и т.п.), таблицы (цифровая или словесная информация о нескольких объектах по ряду признаков), анкеты или сочетания этих видов.

Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) части - решения, выводы, просьбы, рекомендации.

Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей части, служебные (деловые) письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименования вида документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту документа.

Текст документов может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой в конце.

В Министерстве документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются:

от первого лица единственного числа: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов ...;

от третьего лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет ...; коллегия постановила ...; министерство не считает возможным ...;

от первого лица множественного числа: просим представить данные о ...; представляем на рассмотрение и утверждение ...; в протоколах: слушали ...; выступили ...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем ..., решили ....

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя Министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок к тексту документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; 1997, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8 ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; 2009, N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964; 2011, N 9, ст. 1251; 2011 N 29, ст. 4472; 2012, N 1, ст. 148; 2012, N 19. ст. 2419; 2012, N 27, ст. 3739; 2012, N 38, ст. 5102; 2012 N 1235; 2012, N 52, ст. 7491; 2012, N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575; 2013, N 38, ст. 4831; 2013, N 48, ст. 6259; 2014, N 8, ст. 816; 2014. N 51, ст. 7434; 2015, N 6, ст. 965; 2016, N 13, ст. 1840; 2016, N 20, ст. 2832; 2016, N 35, ст. 5348; 2016, N 43, ст. 6028) ...".

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19.01.2020 N 2...".

Допускается начинать текст служебного письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения.

В служебных письмах за подписью Министра, заместителей Министра следует обращаться от имени Министерства, а в письмах за подписью руководства департамента - от имени департамента. Руководство департаментов имеет право подписи от имени Министерства в случае соответствующего поручения Министра или заместителя Министра.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяют разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля с отступом от края листа 10 мм.

Таблица

Приложение к проекту документа может быть оформлено в виде таблицы.

Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именами существительными в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы. Если таблица печатается более чем на одном листе, графы таблицы должны быть пронумерованы и на втором и последующих листах должны быть напечатаны номера этих граф (если не оговорено иное). Текст таблицы печатается размером шрифта N 12 через 1 межстрочный интервал. Заголовочная часть таблицы печатается жирным шрифтом.

17. Отметка о контроле

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа с указанием даты исполнения документа. Соответствующая информация вносится в СЭД.

18. Отметка о приложении

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

Отметка о приложении к документу печатается с "красной" строки и отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложенных документов перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого документа, например:

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2020 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Приложение: брошюра в 2 экз.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флэш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложениях оформляется следующим образом: в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: (приложение N 2).

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

19. Подпись

Документы подписываются должностными лицами Министерства в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Министерства.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ (на бланках должностных лиц наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Если документ, оформленный на бланке с указанием наименования Министерства, подписывает руководство департамента, то в состав реквизита "Подпись" входят наименование должности подписывающего, наименование департамента, личная подпись и ее расшифровка, например:

Если документ оформлен не на бланке, то в состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ, наименования департамента и Министерства (исключение - внутренние документы), например:

или

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.

20. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы органа власти.

21. Гриф согласования документов

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование может проводиться как внутри Министерства, так и вне его.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

• на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
• на последнем листе документа под текстом;
• на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе власти, согласовавшем документ, в творительном падеже, дата и номер протокола (слово "протокол" указывается в именительном падеже), в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа в творительном падеже, организация - автор документа в родительном падеже, дата и номер письма.

Например:

или

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" от границы нижнего поля документа.

Согласование проекта документа Министерства органами государственной власти и организациями допускается в виде письма-согласования, которое прилагается к визовому экземпляру документа, за исключением проектов нормативных правовых актов Министерства.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется:

с вышестоящими органами государственной власти в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с подведомственными организациями;

при необходимости - с общественными организациями.

При двух грифах согласования они располагаются рядом на одном уровне, при трех и более грифах - рядом и на нескольких уровнях.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами органов государственной власти;

с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе.

22. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Министерства оформляется визой.

Виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату (приложение N 13 к настоящей Инструкции).

Пример:

На проектах законодательных актов, кадровых приказах и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Министерства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения).

На проектах служебных (деловых) писем визы проставляются на копии документа, помещаемого в дело Министерства, или на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа под реквизитом "Подпись" от границы нижнего поля документа.

Визирование производится до представления документа на подпись (утверждение).

Лица, визирующие документ, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.

Особое мнение, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном листе, о чем делается на проекте документа отметка: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.

Пример:

Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Визирование производится, как правило, в следующей последовательности:

исполнитель документа;

директор департамента, подготовившего документ;

директора заинтересованных департаментов Министерства;

заместитель Министра, курирующий работу департамента-исполнителя;

заместитель Министра, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос.

Проекты документов, представляемые на подпись заместителям Министра, визируются также лицом, выполняющим функции помощника заместителя Министра.

Проекты заключений, официальных отзывов и поправок на законопроекты подлежат обязательному визированию у статс-секретаря - заместителя Министра с последующим направлением ему и в Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности копий проектов.

Проекты документов, направляемые на подпись и/или визирование заместителям Министра, директорам департаментов, адресованные в Министерство юстиции Российской Федерации, должны быть завизированы директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности либо лицом, исполняющим его обязанности.

Проекты документов по вопросам финансового характера должны быть представлены на рассмотрение и визирование в Департамент финансов.

Проекты документов по вопросам международного сотрудничества, направляемые на подпись Министру, должны быть завизированы директором Департамента международного сотрудничества либо лицом, исполняющим его обязанности, а проекты документов по вопросам международного сотрудничества, носящие правовой характер, дополнительно визируются директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности либо лицом, исполняющим его обязанности.

Проекты документов, направляемые на подпись и/или визирование заместителям Министра, директорам департаментов, адресованные в Министерство иностранных дел Российской Федерации, должны быть завизированы директором Департамента международного сотрудничества либо лицом, исполняющим его обязанности.

Проекты документов по вопросам управления находящимися в федеральной собственности акциями акционерных обществ транспортного комплекса, а также по вопросам приватизации государственного имущества и вопросам, связанным с регулированием земельных правоотношений в сфере транспорта, направляемые на подпись и визирование Министру, заместителям Министра, должны быть завизированы директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности или лицом, исполняющим его обязанности.

Проекты документов, представляемые на подпись (согласование) Министру, визируются директором Административного департамента (либо уполномоченным заместителем директора), а также уполномоченным помощником Министра.

На проектах служебных (деловых) писем, на внутренних информационно-справочных документах (докладах, служебных, аналитических записках, справках и др.), кадровых приказах, визирование которых осуществляется на лицевой стороне последнего листа проекта документа, при отсутствии места для оформления виз на лицевой стороне допускается визирование на оборотной стороне последнего листа проекта документа.

Согласование может проводиться в электронной форме в СЭД.

23. Печать

Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати и штампы установленного образца.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц и фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также в иных случаях, предусмотренных актами законодательства Российской Федерации. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Печать ставится на свободном от текста месте и не должна располагаться на личной подписи должностного лица. Печать может располагаться на части наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

24. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "Подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию, указанное в именительном падеже; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример:

Если копия выдается для представления в другой федеральный орган (организацию), отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью федерального органа исполнительной власти.

Отметка о заверении копии может проставляться в виде штампа.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии л.".

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Административный департамент заверяет копии только тех документов, которые создаются в центральном аппарате Министерства.

Второй экземпляр (копия) исходящего документа печатается не на бланке. На нем проставляются виза исполнителя документа и визы лиц, с которыми документ согласован, в него вносятся все исправления, сделанные на подлиннике документа при его подписании, проставляется дата и номер.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать наименование должности лица, заверившего документ.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам (сети "Интернет", СЭД), заверяются электронной подписью руководителя организации.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N ...".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе.

25. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (2 см от нижнего края листа).

Отметка печатается шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона.

Пример:

Николаев Петр Олегович

(499) 495 56 88, ДДХ

Отметка об исполнителе может дополняться указанием структурного подразделения.

В документах, имеющих гриф ограничения доступа к документу, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа.

26. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Министерство содержит дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Министерство, осуществляющее функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.

Законопроекты, подготавливаемые Министерством для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются размером шрифта N 15 на стандартных листах бумаги формата A4.

На первом листе законопроекта от границы верхнего и правого полей документа печатается пометка в две строки через 1 межстрочный интервал: "Вносится Правительством Российской Федерации".

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт. от пометки и от границы правого поля документа печатается слово с прописной буквы "Проект".

Наименование вида документа - Федеральный конституционный закон или Федеральный закон - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт., печатается прописными буквами размером шрифта N 22, выделяется жирным шрифтом и выравнивается по центру документа.

Заголовок к тексту документа отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт. и печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется жирным шрифтом и выравнивается по центру документа. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем?" (например: "О внесении изменений...") или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка к тексту документа не ставится.

В заголовке к законопроекту о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется. Например:

или

Текст законопроекта отделяется от заголовка к законопроекту межстрочным интервалом 36 - 48 пт. и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текст законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Наименования частей и разделов печатаются прописными буквами жирным шрифтом и выравниваются по центру документа. Порядковые номера частей законопроекта печатаются прописными буквами (например: ЧАСТЬ ПЕРВАЯ). Порядковые номера разделов законопроекта обозначаются римскими цифрами. Например:

Подраздел имеет порядковый номер, обозначаемый римской цифрой с точкой, и наименование, которое печатается с прописной буквы жирным шрифтом, например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами с точками и имеют наименования, которые печатаются с прописной буквы жирным шрифтом, например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабской цифрой с точкой, и наименование, которое печатается с прописной буквы жирным шрифтом, например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют сплошную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабской цифрой с точкой, наименование печатается с прописной буквы жирным шрифтом, например:

В исключительных случаях статья может не иметь наименования. При отсутствии наименования слово "статья" и ее порядковый номер выделяются жирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Точка в конце наименований частей и разделов, подразделов, глав, параграфов, статей не ставится.

Реквизит "Подпись" отделяется от текста законопроекта межстрочным интервалом 36 пт. и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от границы левого поля документа, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются после принятия федерального закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Визы на законопроекте проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра документа в нижней части листа (образец законопроекта прилагается).

Пояснительная записка к законопроекту печатается размером шрифта N 14 на стандартных листах бумаги формата A4.

Наименование вида документа - пояснительная записка - печатается прописными буквами от границы верхнего поля документа через межстрочный интервал 24 пт., выделяется жирным шрифтом и выравнивается по центру документа.

Наименование пояснительной записки отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт., печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяется жирным шрифтом и выравнивается по центру документа. Точка в конце наименования пояснительной записки не ставится.

В наименовании пояснительной записки указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

к проекту Федерального закона "О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

Текст пояснительной записки отделяется от наименования пояснительной записки межстрочным интервалом 24 - 36 пт. и печатается через межстрочный интервал 18 пт. от границы левого поля документа с абзацного отступа.

Текст пояснительной записки должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства Российской Федерации, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Образец прилагается.

Вносится Правительством Российской Федерации /
24 пт │ /

Проект /\

                                                   42 пт    │

                                                            \/

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН /\

                           38 пт  │
                                  \/

О Московском государственном университете имени М.В. Ломоносова и Санкт-Петербургском государственном университете /\

                           24 пт  │
                                  \/