Приказ Главархива СССР от 31.03.1983 № 87

«Об утверждении „Инструкции о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в учреждениях, организациях и предприятиях системы Главархива СССР“»

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР

ПРИКАЗ

от 31 марта 1983 г. № 87

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ИНСТРУКЦИИ О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ, ЗАЯВЛЕНИЯМ И ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И ПРЕДПРИЯТИЯХ СИСТЕМЫ ГЛАВАРХИВА СССР»

В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в соответствии с требованиями «Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденного Государственным комитетом СССР по науке и технике, Государственным комитетом СССР по стандартам и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 30.11.81 № 463/162/298, приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие объявляемую «Инструкцию о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в учреждениях, организациях и предприятиях системы Главархива СССР», согласно Приложению.

2. Директорам ЦГА СССР, ВНИИДАД, НИЦТД СССР, Научной библиотеки, лабораторий микрофотокопирования и реставрации документальных материалов ЦГА СССР в г. г. Москве и Ленинграде, начальнику отдела по эксплуатации и техническому обслуживанию зданий и сооружений ЦГА СССР, заведующему отделом центральных государственных архивов СССР по изданию и реализации архивоведческой литературы, начальникам главных архивных управлений союзных республик обеспечить ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в строгом соответствии с объявленной Инструкцией.

3. Отделам информации и научного использования документов (т. Рассыпнова) и общему (т. Ястребцева) установить контроль за соблюдением требований указанной Инструкции.

ИНСТРУКЦИЯ О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ, ЗАЯВЛЕНИЯМ И ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И ПРЕДПРИЯТИЯХ СИСТЕМЫ ГЛАВНОГО АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР

1. Общие положения

1.1. Инструкция разработана на основе «Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденного Постановлением Государственного комитета СССР по науке и технике, Государственного комитета СССР по стандартам и Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 30.11.81 № 463/162/298.

Предусмотренный данной Инструкцией порядок работы распространяется и на запросы социально-правового характера по документам государственных архивов.

1.2. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется централизованно и отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц.

1.3. Личную ответственность за состояние делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в учреждениях, организациях и предприятиях системы Главархива СССР несут их руководители. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства в соответствующих учреждениях, организациях и предприятиях и принимают меры к совершенствованию этой работы.

1.4. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик, Положением о порядке рассмотрения трудовых споров, Положением об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях, Уставом связи и другим законодательством Союза ССР и союзных республик.

---

<*> В дальнейшем вместо слов «предложения, заявления и жалобы граждан» употребляются слова «заявления граждан».

2.1. Все заявления граждан, поступающие в учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР по почте или непосредственно от граждан, принимаются, учитываются и регистрируются в день их поступления на регистрационно-контрольных карточках (Приложение № 1).

При личном приеме граждан их письменные и устные заявления также подлежат регистрации на карточках.

2.2. Учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР, их руководители и другие должностные лица, к ведению которых не относится решение вопросов, поставленных в заявлениях граждан, направляют их не позднее чем в пятидневный срок по принадлежности, извещая об этом заявителей, а при личном приеме разъясняют, куда им следует обратиться.

Запрещается направлять жалобы тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

2.3. Прием заявлений граждан в учреждениях, организациях и предприятиях системы Главархива СССР осуществляется канцелярией. При этом проверяется правильность адресования, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Ошибочно доставленная почтой корреспонденция пересылается по принадлежности. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложения к ним необходимо сообщить об этом отправителю.

Конверты сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения заявлений, а также в других необходимых случаях.

2.4. На всех входящих заявлениях проставляется регистрационный штамп, место проставления которого определяется ГОСТом 6.39-72. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего заявления (например, Д-401). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность заявлений граждан.

Заявления и переписка по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одно и то же учреждение, организацию и предприятие системы Главархива СССР, учитываются под регистрационным индексом первого заявления.

2.5. Повторным заявлениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого заявления. В правом верхнем углу повторных заявлений и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка «ПОВТОРНО» и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными следует считать заявления, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

2.6. Регистрационно-контрольные карточки, как правило, заполняются в трех экземплярах, необходимых для обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по заявлениям граждан и их анализа. Первый экземпляр карточки остается в канцелярии и помещается в справочную картотеку, которая может строиться по алфавитному, предметно-тематическому, географическому и другим принципам. Второй экземпляр карточки помещается в контрольную картотеку, карточки в которой систематизируются по исполнителям или срокам исполнения. Третий экземпляр карточки направляется вместе с документом исполнителю.

2.7. Зарегистрированные в канцелярии заявления передаются для рассмотрения руководству или уполномоченному должностному лицу. Заявления с резолюцией руководителя или уполномоченного должностного лица поступают в структурное подразделение, ответственное за данный вид работы (стол справок, отдел информации и научного использования документов и др.). Руководитель структурного подразделения определяет конкретного исполнителя.

Заявления граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

Ответы на заявления граждан подписываются руководителем или уполномоченным должностным лицом учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР. После отметки об исполнении на заявлении и в регистрационно-контрольной карточке ответ отправляется заявителю. Ответ может быть дан и в устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая отметка на исполненном заявлении и в регистрационно-контрольной карточке.

3. Контроль за исполнением заявлений граждан

3.1. Контроль за рассмотрением и исполнением заявлений граждан, а также за сроками, установленными Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 марта 1980 г. № 1662, возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение заявлений и исполнение принятых по ним решений.

3.2. При продлении руководством соответствующего учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР срока разрешения заявления на заявлении пишется соответствующая резолюция и делается отметка в контрольно-регистрационной карточке о сроке продления.

3.3. Заявления граждан, направленные из партийных и советских органов, редакций газет и журналов, от депутатов Советов народных депутатов, а также из учреждений, требующих сообщить результаты их рассмотрения, берутся на особый контроль, о чем на карточке и заявлении делается отметка «КОНТРОЛЬ» или знак контроля «К». Отметка проставляется на всех экземплярах карточки.

3.4. Заявления граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер. Решение о снятии с контроля принимают руководители и другие должностные лица учреждений, организаций и предприятий системы Главархива СССР, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение заявлений граждан. На заявлении и в регистрационно-контрольной карточке проставляется отметка «С КОНТРОЛЯ СНЯТО».

4. Анализ и обобщение работы по рассмотрению заявлений граждан

4.1. Руководители или по их поручению другие должностные лица учреждений, организаций и предприятий системы Главархива СССР должны систематически (не реже одного раза в квартал) анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы органов государственной архивной службы.

4.2. Должностные лица, ответственные за исполнение заявлений граждан, подготавливают аналитические справки, которые представляются руководителям учреждений, организаций и предприятий системы Главархива СССР ежеквартально.

4.3. Проверка работы учреждений, организаций и предприятий системы Главархива СССР с заявлениями граждан осуществляется ежеквартально специальной комиссией, назначаемой руководством этих учреждений, организаций и предприятий.

4.4. Учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР в установленные сроки отчитываются перед вышестоящими архивными органами об исполнении запросов социально-правового характера (Приложение № 2).

5. Оформление и хранение дел

5.1. На каждом исполненном заявлении, на нижнем поле первого листа документа, помещается отметка об исполнении, которая содержит следующие данные: краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении); слова «В дело» и номер дела, в которое должно быть подшито заявление; дату направления документа в дело; подпись должностного лица или исполнителя.

Заявления граждан, со всеми относящимися к ним документами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки, должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство, для централизованного формирования дела и картотеки.

Заявления граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое заявление и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу.

5.2. При формировании дел проверяется правильность оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной подписи, отметок «В дело» и т.п.), их полнота (комплектность). Неразрешенные заявления подшивать в дела запрещается. Недооформленные и неправильно оформленные заявления возвращаются исполнителю на доработку.

Обложка дела оформляется в соответствии с ГОСТом 17914-72 (с изменениями № 1, 2).

5.3. Сроки хранения документов по рассмотрению и разрешению заявлений граждан, включая запросы социально-правового характера, в учреждениях, организациях и предприятиях системы Главархива СССР определяются в соответствии с утвержденным Перечнем документов со сроками хранения Главархива СССР и подведомственных ему организаций. Устанавливается пятилетний срок хранения заявлений граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением, а для запросов социально-правового характера — 10-летний срок. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией органов государственной архивной службы может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.

5.4. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архив учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР через год после завершения их в делопроизводстве. Дела, подлежащие временному хранению (до 10 лет включительно), передаются в архив по усмотрению руководителя учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР.

По истечении установленных сроков хранения заявления граждан и документы по их разрешению подлежат уничтожению в установленном порядке.

┌─────────────┬──────────────────────────────────────┬────────────────────┐
│0229140      │ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА  │                    │
├─────────────┴──────────────────────────────────────┴────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│Заявитель                                                                │
│(Ф.И.О., адрес, телефон)                                                 │</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Предыдущие обращения от          N         от         N                  │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Вид документа                              на         л.                 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Автор, дата, индекс сопровод. письма                                     │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Дата, индекс поступления                                                 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Краткое содержание                                                       │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Отв. исполнитель                                                         │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Резолюция                                                                │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Автор резолюции                                                          │
├─────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────┤
│Срок исполнения                                  │                       │
├─────────────────────────────────────────────────┴───────────────────────┤
│                                                    Формат А5 (148 x 210)│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                             ХОД ИСПОЛНЕНИЯ                              │
├─────────────┬───────────┬──────────────────────────────┬────────────────┤
<pre class="legal-pre">│Дата передачи│Исполнитель│Отметка о промежуточном ответе│  Контрольные   │
│на исполнение│           │  или дополнительном запросе  │    отметки     │</pre>
├─────────────┼───────────┼──────────────────────────────┼────────────────┤
├─────────────┼───────────┼──────────────────────────────┼────────────────┤
├─────────────┼───────────┼──────────────────────────────┼────────────────┤
├─────────────┴───────────┴──────────────────────────────┴────────────────┤
│Дата, индекс исполнения (ответа)                                         │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Адресат                                                                  │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Содержание                                                               │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│С контроля снял                                Подпись контролера        │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│Дело                     Том             Листы              Фонд         │
│                                                            Опись        │
│                                                            Дело         │</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

---

<*> В случае использования электронно-вычислительной техники при организации делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан могут применяться регистрационно-контрольные карточки, содержащие все вышеуказанные реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения средств вычислительной техники.

Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

Заявитель — фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись — «без подписи».

Предыдущие обращения — даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.

Вид документа — предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме, и количество листов в них.

Автор, дата, индекс сопроводительного письма — название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу.

Дата, индекс поступления — дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном примере) и их регистрационные индексы.

Краткое содержание — предложения, заявления, жалобы.

Ответственный исполнитель — наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы.

Резолюция — переносится с документа или записывается на личном приеме.

Автор резолюции — должность, фамилия и инициалы руководителя, автора первой резолюции.

Срок исполнения — указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении.

В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код РКК (0229140) по Общесоюзному классификатору управленческой документации и код организации, в которой заводится регистрационно-контрольная карточка.

В правом верхнем углу проставляется штамп «ПОВТОРНО» при регистрации повторных обращений.

Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки

Ход исполнения:

графа «Дата передачи на исполнение» — указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю;

графа «Исполнитель» — фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа);

графа «Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе» — адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;

графа «Контрольная отметка» — отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.;

Дата, индекс исполнения — дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.

Адресат — указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением.

Содержание — заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).

С контроля снял — должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы.

Подпись контролера — подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Дело ______, том ______, листы ______ — индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов (проставляются после завершения исполнения и подшивки в дело).

Фонд ______, опись _______, дело ___ — проставляются после сдачи дела в архив.

Размеры карточки рекомендуются А5 (148 x 210) и А6 (105 х 148).

	Архивы с постоянным составом документов	Архивы с переменным составом документов	Всего
1. Поступило запросов 2. Рассмотрено вопросов в том числе: 2.1. Направлено по принадлежности, даны рекомендации или запрошены дополнительные сведения — в срок до 5 дней — в срок свыше 5 дней 2.2. Исполнение запросов по материалам архивов — в срок до 30 дней — в срок свыше 30 дней 2.2.1. Из них с положительным результатом 3. Находится на исполнении 4. Число граждан, лично обратившихся в архивы

Примечания:

УКАЗАНИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ СВЕДЕНИЙ ОБ ИСПОЛНЕНИИ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА

В сведения включаются данные по Центральному государственному архиву СССР и сводные по республике показатели о работе государственных архивов с постоянным и переменным составом документов (раздельно) по исполнению запросов и наведению справок социально-правового характера (о трудовом стаже, заработной плате, службе в армии, образовании, имущественных правах и т.п.), необходимых для обеспечения прав и законных интересов граждан.

В п. 1 указывается общее количество поступивших запросов.

В п. 2 включаются сведения о всех запросах, по которым даны ответы учреждениям или гражданам.

В п. 2.1 включатся сведения о количестве запросов, по которым архивами даны ответы без просмотра документов. В частности, здесь учитываются:

• запросы, пересланные по принадлежности в другие архивы и организации;
• запросы, по которым заявителям даны разъяснения (о несохранности документов и т.п.);
• заявления, по которым запрошены дополнительные сведения, необходимые для наведения справок, и т.п.

В п. 2.2 указывается количество запросов, ответы на которые даны после просмотра документов архива.

В п. 2.2.1 указывается количество выданных архивных справок, полностью или частично подтверждающих запрашиваемые данные.

В п. 3 включаются сведения о числе запросов, не исполненных на 1 июля или 1 января.

В п. 4 приводятся данные о количестве граждан, лично посетивших учреждения государственной архивной службы от которых приняты заявления или даны необходимые разъяснения.

В примечаниях должны быть объяснены причины задержки рассмотрения и исполнения запросов свыше 5 или 30 дней. Кроме того, в примечаниях следует указывать проведенные мероприятия, направленные на совершенствование данной работы: обсуждение вопросов на коллегиях, дирекциях, проведение совещаний, семинаров, проверок, информационную работу о порядке наведения справок (выступления по радио, телевидению, в печати) и др.

---