Приказ Госпрофобра СССР от 27.05.1981 № 80
Актуально на 05.11.2026.
Как цитировать: Приказ Госпрофобра СССР от 27.05.1981 N 80. 80. 27.05.1981. https://bukva.ai/docs/prikaz-80-1981
«Об утверждении Примерной номенклатуры дел профессионально-технических учебных заведений и Типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведений»
Внимание
Документ утратил силу на территории Российской Федерации в связи с изданием Приказа Минпросвещения России от 06.05.2020 № 201.
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОМУ ОБРАЗОВАНИЮ
ПРИКАЗ
от 27 мая 1981 г. № 80
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ И ТИПОВОГО ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ
В целях совершенствования делопроизводства в учебных заведениях профтехобразования приказываю:
1. Утвердить Примерную номенклатуру дел профессионально-технических учебных заведений и Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведений, разработанные ВНИИпрофтехобразования и согласованные с Главным архивным управлением при Совете Министров СССР (прилагаются).
2. Профессионально-техническим учебным заведениям в работе по делопроизводству руководствоваться утвержденными настоящим Приказом Примерной номенклатурой дел профессионально-технических учебных заведений и Типовым положением о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведений.
3. Государственным комитетам профтехобразования союзных республик установить постоянный контроль за ведением делопроизводства в подведомственных учебных заведениях в соответствии с настоящим Приказом.
4. Данный Приказ подлежит включению в Перечень действующих нормативных актов Госпрофобра СССР.
А. Н. Осипов
от 27 мая 1981 г. № 80
14 апреля 1981 года
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ
Примерная номенклатура дел профессионально-технических учебных заведений, методические указания по ее применению и Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведений разработаны лабораторией научных основ управления ВНИИпрофтехобразования на основе исследования вопросов документационного обеспечения управления учебными заведениями профессионально-технического образования, обобщения опыта организации делопроизводства в них. При их разработке использованы действующие нормативные документы Госпрофобра СССР, Единая государственная система делопроизводства, ГОСТы 6.38-72 и 6.39-72, Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, утвержденный Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 03.12.67, а также опыт ведения делопроизводства в профессионально-технических учебных заведениях.
Указанные разработки предназначены для руководящих работников профтехучилищ, аппарата местных управлений профтехобразования и государственных комитетов профтехобразования республик.
Делопроизводство является особой отраслью управленческой деятельности, включающей в себя процесс подготовки документов и организацию работы с ними. Письменная документация профтехучилища представляет собой одну из форм реализации управленческих решений, отражения процесса управления учебно-воспитательной работой с учащимися. Следовательно, улучшение работы с документами может быть отнесено к одному из важнейших условий эффективного управления учебным заведением.
Изучение документооборота в профтехучилищах лабораторией научных основ управления ВНИИпрофтехобразования показало, что наличие большого количества входящих документов от вышестоящих органов профтехобразования, местных партийных, советских органов и базового предприятия требует много времени у руководителей училищ на их изучение и принятие решений. Нерациональные затраты времени связаны с отсутствием четкой системы в организации работы с документами. Поэтому в училищах необходимы систематизация документов по содержанию и степени важности, распределение их по сферам деятельности руководителей училищ, регламентация правил, приемов и процессов создания документов, порядка работы с ними, хранения и уничтожения.
Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наиболее типичных дел, заводимых в делопроизводстве профессионально-технических учебных заведений. В ней предусмотрен порядок группировки документов по их содержанию и важности в дела с указанием сроков их хранения.
Примерная номенклатура дел разработана в целях унификации группировки документов в учебных заведениях профтехобразования.
В основу построения данной номенклатуры положены принципы:
- единства в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов;
- применения индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;
- стабильности индексов дел;
- сохранения за номенклатурой дел функции учета документов.
Примерная номенклатура дел профессионально-технических учебных заведений разработана применительно к наиболее распространенному и перспективному типу учебного заведения — среднему профтехучилищу.
Структура Примерной номенклатуры дел содержит перечни дел по основным направлениям деятельности профтехучилищ, за которые отвечают определенные должностные лица. Таких структурных разделов в примерной номенклатуре дел 11. Каждому разделу присвоены двухзначные цифровые индексы от 01 до 11.
ЭК — экспертная комиссия (постоянно действующая по отбору на хранение и уничтожение документов училища);
ЭПК — экспертно-проверочная комиссия архивного органа;
НОТ — научная организация труда;
ВДСО — Всероссийское добровольное спортивное общество;
ДСП — для служебного пользования;
ГТО — «Готов к труду и обороне»;
ОФП — общая физическая подготовка.
СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
| Индексы дел | Наименование структурных подразделений (или направлений деятельности) и дел | Сроки хранения и статьи по перечню | Примечания |
|---|---|---|---|
| ДИРЕКЦИЯ — 01 | |||
| 01-01 | Постановления, решения и распоряжения партийных, советских, профсоюзных и комсомольских органов по вопросам профтехобразования (копии) | До минования надобности, ст. 2, 9 | Относящиеся к деятельности училища — постоянно |
| 01-02 | Приказы и постановления Госкомитета СССР и госкомитета союзной республики по профтехобразованию, решения их коллегий (копии) | До минования надобности, ст. 15, 17 | Относящиеся к деятельности училища — постоянно |
| 01-03 | Приказы и распоряжения местного управления профтехобразования, решения его коллегии (копии) | До минования надобности, ст. 15, 17 | То же |
| 01-04 | Положение о профессионально-техническом учебном заведении, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц училища | 3 г., ст. 30, 42 | После замены новыми |
| 01-05 | Приказы и указания директора училища по вопросам обучения и воспитания учащихся, документы к ним | До минования надобности, ст. 15а | |
| 01-06 | Приказы директора по личному составу работников училища (о назначении, перемещении и увольнении) | 75 л., ЭК, ст. 267 | |
| 01-07 | Документы к приказам по личному составу работников училища; графики отпусков работников училища | 1 г., ст. 267 | |
| 01-08 | Приказы директора училища о командировках, отпусках, дежурствах, поощрениях и взысканиях; документы к ним | 3 г., ст. 267 | |
| 01-09 | Протоколы заседаний педагогического совета и документы к ним, протоколы производственных совещаний | 10 л., ЭК, ст. 339 | |
| 01-10 | Комплексные перспективные планы экономического и социального развития училища | 10 л., ЭК, ст. 77а | |
| 01-11 | Акты инспекторских проверок училища, документы по их выполнению | 10 л., ЭК, ст. 26 | |
| 01-12 | Единая инспекторская книга | 10 л., ст. 26 | |
| 01-13 | Планы работы совета старост учебных групп, протоколы заседаний и решений совета | 3 г., ст. 805 | |
| 01-14 | Годовые отчеты о численности и составе кадров училища по установленным формам | 10 л., ЭК, ст. 233б | |
| 01-15 | Переписка с госкомитетом союзной республики, местным управлением профтехобразования, базовым предприятием и местными директивными органами по вопросам основной деятельности училища | 3 г., ЭК, ст. 226 | |
| 01-16 | Списки работников училища с анкетными данными и сведениями о работе | 75 л., ст. 252 | |
| 01-17 | Документы по аттестации инженерно-педагогических работников (списки, характеристики, анкеты, протоколы заседаний аттестационных комиссий) | 25 л., ЭК, ст. 289а | |
| 01-18 | Личные дела работников училища (заявления, анкеты, автобиографии, копии приказов о зачислении, перемещении, увольнении, копии личных документов, листки по учету кадров, характеристики, личные карточки) | 75 л.-в., ЭК, ст. 262а | |
| 01-19 | Журнал регистрации выдачи трудовых книжек | 75 л, ст. 263 | |
| 01-20 | Письма, жалобы и заявления работников училища, учащихся и их родителей, других граждан, документы по их рассмотрению | 5 л., ЭК, ст. 28 | |
| 01-21 | Табели явки на работу сотрудников училища | 1 г., ст. 352 | |
| 01-22 | Журнал регистрации командировочных удостоверений работников училища | 3 г., ст. 246а | |
| 01-23 | Акты проверки состояния делопроизводства и переписка по вопросам ведения делопроизводства. Приемо-сдаточные акты, составляемые при смене руководителей училища | 3 г., ст. 46, 1086 | |
| 01-24 | Книга разносная или расписки в получении документов | 1 г., ст. 1093 | |
| 01-25 | Акты о проверке состояния и условий хранения документов в училище и переписка с архивными органами | 5 л., ст. 1096 | |
| 01-26 | Описи дел по личному составу училища | До минования надобности, ст. 1103 | После списания дел, включенных в опись |
| 01-27 | Положение об экспертной комиссии училища. Протоколы заседаний экспертной комиссии, акты о сдаче документов в государственный архив | До минования надобности, ст. 1100 | |
| 01-28 | Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) | До минования надобности | |
| 01-29 | Журнал учета и выдачи документов и изданий с грифом «ДСП» | 10 л., ЭК, ст. 1094 | |
| 01-30 | Журнал регистрации исходящих документов | 3 г., ст. 1094 | |
| 01-31 | Журнал регистрации входящих документов | 3 г., ст. 1094 | |
| 01-32 | Утвержденная номенклатура дел училища | 10 л., ЭК, ст. 1088 | |
| УЧЕБНО-ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ РАБОТА — 02 | |||
| 02-01 | Приказы директора училища по личному составу учащихся (о зачислении, допуске к экзаменам, переводе с курса на курс, выпуске и отчислении учащихся) | 75 л., ЭК, ст. 267 | |
| 02-02 | Приказы директора базового предприятия и договоры о содружестве с предприятием, договоры о практике учащихся | До минования надобности | См. примечание 01-01 |
| 02-03 | Положения и инструкции по методической работе; планы работы, протоколы заседаний и отчеты методических комиссий по общетехническим, специальным дисциплинам и производственному обучению | 5 л., ЭК, ст. 752 | Документы о работе методических комиссий — в отдельном томе |
| 02-04 | Протоколы заседаний выпускных квалификационных экзаменационных комиссий | 75 л., ст. 790б | |
| 02-05 | Планы работы училища, отчеты по учебно-воспитательной работе за год и по формам 10 НК (профтех), 11 НК (профтех) | 10 л., ЭК, ст. 77а, 754а | |
| 02-06 | Учебные планы, программы по производственному обучению, общетехническим и специальным дисциплинам | 3 г., ст. 765 | После замены новыми |
| 02-07 | Расписания учебных занятий училища, документы по их изменению и дополнению. Расписания дополнительных занятий с отстающими | 1 г., ст. 764 | |
| 02-08 | Планы и графики контроля за учебно-воспитательным процессом, обобщенный анализ его результатов | 3 г., ст. 27 | |
| 02-09 | Планы повышения квалификации работников училища, стажировки мастеров производственного обучения, отчеты об их выполнении | 10 л., ЭК, ст. 281 | |
| 02-10 | Документы о передовом педагогическом опыте работы преподавателей общетехнических и специальных дисциплин, переписка по этому вопросу | 10 л., ЭК, ст. 319 | |
| 02-11 | Планы работы и протоколы заседаний совета мастеров, отчеты мастеров производственного обучения по учебно-воспитательной работе | 10 л., ЭПК, ст. 755а | |
| 02-12 | Журналы анализа работы преподавателей общетехнических и специальных дисциплин | 5 л., ст. 313 | |
| 02-13 | Материалы педагогических чтений | 5 л., ст. 769 | |
| 02-14 | Планы работы заведующих учебными кабинетами и отчеты об их выполнении | 3 г., ст. 755б | |
| 02-15 | Переписка с госкомитетом союзной республики, местным управлением профтехобразования, базовым предприятием и местными директивными органами по учебно-производственной работе | 3 г., ЭК, ст. 226 | |
| 02-16 | Годовые планы, статистические отчеты о подготовке квалифицированных рабочих по установленным формам | 10 л., ЭК, ст. 730 | |
| 02-17 | Планы работы кружков технического творчества учащихся по общетехническим и специальным дисциплинам, отчеты об их выполнении | 3 г., ст. 805 | |
| 02-18 | Контрольные работы (годовые) учащихся по общетехническим и специальным дисциплинам, их анализ и графики проведения | 3 г., ст. 789а | |
| 02-19 | Документы конкурсов профессионального мастерства учащихся | 5 л., ЭК, ст. 782а | |
| 02-20 | Письменные экзаменационные (квалификационные выпускные) работы учащихся, их анализ, выводы и предложения | 3 г., ст. 787б | |
| 02-21 | Журналы регистрации выдачи дипломов, аттестатов | 50 л., ст. 743б | |
| 02-22 | Списки выпускников, дубликаты путевок и другие документы о передаче выпускников на предприятия и стройки | 3 г., ст. 286 | После окончания училища |
| 02-23 | Поименные книги учащихся | 50 л., ст. 741а | |
| 02-24 | Личные дела учащихся (заявления, справки, характеристики) | 3 г., ст. 738 | После окончания училища |
| 02-25 | Журналы регистрации выдачи билетов учащихся и книжек успеваемости | 3 г., ст. 979 | |
| 02-26 | Заявки на питание учащихся в столовой, суточные ведомости питающихся | 1 г., ст. 923б | |
| 02-27 | Заявки на учебные программы, учебники, учебно-методические и наглядные пособия, технические средства обучения | 1 г., ст. 767 | |
| 02-28 | Документы по НОТ: рационализаторские предложения и акты об их внедрении | 5 л., ЭК, ст. 366 | |
| УЧЕБНО-ВОСПИТАТЕЛЬНАЯ РАБОТА — 03 | |||
| 03-01 | Перспективные планы воспитательной работы училища на весь период обучения и год, отчеты об их выполнении | 10 л., ЭК, ст. 77а, 754а | |
| 03-02 | Планы воспитательной работы училища на месяц, документы об их выполнении | 1 г., ст. 77г | |
| 03-03 | Планы мероприятий по профориентационной работе, комплектованию училища и сохранению контингента учащихся | 3 г., ст. 733 | |
| 03-04 | Планы работы и отчеты комитета ВЛКСМ и учпрофкома (копии) | 3 г. | |
| 03-05 | Планы работы кружков по общественным дисциплинам и кружков художественной самодеятельности, отчеты об их выполнении | 3 г., ст. 805 | |
| 03-06 | Документы о работе родительского комитета (годовые планы, отчеты, протоколы) | 5 л., ЭК, ст. 752 | |
| 03-07 | Социалистические обязательства училища, документы о ходе и итогах соревнования | 10 л., ЭК, ст. 323 | |
| 03-08 | Книга Почета училища | 10 л., ЭК, ст. 317 | Сдается в государственный архив с фондом вышестоящего органа |
| 03-09 | Планы работы и отчеты совета общежития | 3 г., ст. 805 | |
| 03-10 | Документы о передовом педагогическом опыте воспитательной работы преподавателей общественных дисциплин, воспитателей и работников библиотеки | 10 л., ЭК, ст. 319 | |
| 03-11 | Документы об участии училища в смотрах и конкурсах | 3 г., ст. 806 | |
| 03-12 | Документы по профилактике правонарушений среди учащихся | 5 л., ст. 794 | |
| 03-13 | Книга учета поощрений, взысканий и отзывов о работе учащихся | 3 г., ст. 906 | |
| 03-14 | Материалы по оформлению училища, наглядной агитации и стенной печати | 3 г., ст. 800 | |
| ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ПОДГОТОВКА — 04 | |||
| 04-01 | Положения и инструкции по методической работе; планы работы, протоколы заседаний и отчеты методических комиссий по общеобразовательным дисциплинам | 5 л., ЭК, ст. 752 | Документы о работе методических комиссий — в отдельном томе |
| 04-02 | Учебные планы, программы по общеобразовательным дисциплинам | 3 г., ст. 765 | После замены новыми |
| 04-03 | Контрольные работы (годовые) по общеобразовательным дисциплинам, их анализ и графики проведения | 3 г., ст. 789а | |
| 04-04 | Письменные экзаменационные работы по общеобразовательным дисциплинам, их анализ и графики проведения | 3 г., ст. 789а | |
| 04-05 | Экзаменационные билеты, расписания экзаменов и консультаций | 1 г., ст. 781 | |
| 04-06 | Сводные ведомости успеваемости и поведения учащихся, протоколы экзаменов, документы об освобождении учащихся от экзаменов | 5 л., ст. 782а | |
| 04-07 | Документы по проведению олимпиад по учебным дисциплинам (задания, инструкции по проведению, списки участников, протоколы заседаний комиссий) | 5 л., ЭК, ст. 782а | |
| 04-08 | Журналы анализа работы преподавателей общеобразовательных дисциплин | 5 л., ст. 313 | |
| 04-09 | Планы работы кружков по общеобразовательным дисциплинам, отчеты об их выполнении | 3 г., ст. 805 | |
| 04-10 | Документы о передовом педагогическом опыте работы преподавателей общеобразовательных дисциплин и переписка по этому вопросу | 10 л., ЭК, ст. 319 | |
| 04-11 | Журналы учета теоретического обучения | 5 л., ст. 747 | |
| ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБУЧЕНИЕ — 05 | |||
| 05-01 | Планы производственной деятельности училища на год и отчеты об их выполнении | 10 л., ЭК, ст. 77а, 141б | |
| 05-02 | Планы производственной деятельности училища на квартал и отчеты об их выполнении | 3 г., ст. 77в, 141г | |
| 05-03 | Планы производственного обучения групп на месяц и отчеты об их выполнении | 1 г., ст. 77г, 141д | |
| 05-04 | Учебные программы по производственной практике, списки практикантов по объектам, копии приказов базовых предприятий по практике, отчеты мастеров производственного обучения о практике | 5 л., ЭК, ст. 775 | |
| 05-05 | Перечни учебно-производственных работ по профессиям | До замены новыми | |
| 05-06 | Перечни контрольных и проверочных работ по профессиям, графики и протоколы проведения проверочных работ, их анализ, выводы и предложения | 3 г., ст. 789а | |
| 05-07 | Книга учета инструктажа по безопасности труда | 10 л., ст. 415 | Для учащихся — весь срок обучения |
| 05-08 | Акты о состоянии безопасности труда и промышленной санитарии, документы о выполнении намеченных мероприятий | 5 л., ст. 429 | |
| 05-09 | Журналы анализа работы мастеров производственного обучения | 5 л., ст. 313 | |
| 05-10 | Документы о передовом педагогическом опыте работы мастеров производственного обучения и переписка по этому вопросу | 10 л., ЭК, ст. 319 | |
| 05-11 | Технические паспорта на оборудование, планы-графики его ремонта, акты на списание пришедшего в негодность оборудования | 3 г., ст. 223, 591, 593 | Технические паспорта — до списания оборудования с баланса училища |
| 05-12 | Заявки на оборудование, инструмент, материалы, учет и отчетность по их расходу | 3 г., ст. 509 | |
| 05-13 | Журналы учета производственного обучения | 5 л., ст. 747 | |
| ФИЗИЧЕСКОЕ ВОСПИТАНИЕ — 06 | |||
| 06-01 | Положение о физическом воспитании учащихся учебных заведений профтехобразования, приказы и решения органов профтехобразования, постановления ВДСО «Трудовые резервы» о физическом воспитании учащихся. Устав ВДСО «Трудовые резервы», инструкции и указания по физической культуре, спорту и туризму (копии) | До замены новыми | |
| 06-02 | Программа и организационно-методические указания по физическому воспитанию учащихся; разработки по профессионально-прикладной физической подготовке. Графики, рабочие планы и планы-конспекты уроков по физическому воспитанию учащихся | До замены новыми | |
| 06-03 | Перспективные и годовые планы развития физической культуры и спорта коллектива училища и учебных групп, документы об их выполнении | 10 л., ст. 77а | |
| 06-04 | Обязательства коллектива физкультуры училища и учебных групп. Положение о проведении спортивных соревнований | 5 л., ст. 823 | |
| 06-05 | Планы работы совета коллектива физкультуры, протоколы его заседаний, решения собраний коллектива физкультуры училища | 5 л., ЭК, ст. 823 | |
| 06-06 | Календарные планы проведения спортивно-массовых мероприятий и спартакиад, материалы по их проведению | 5 л., ст. 825 | |
| 06-07 | Планы работы комиссии ГТО, протоколы ее заседаний; календарные планы по подготовке и сдаче норм комплекса ГТО; протоколы и сводные ведомости сдачи норм ГТО, копии приказов о награждении значком ГТО | 5 л., ст. 832 | |
| 06-08 | Планы работы спортивных секций и учебно-тренировочной работы по видам спорта, групп ГТО, ОФП и «Здоровье» | 2 г., ст. 824 | |
| 06-09 | Планы и отчеты о подготовке общественных физкультурных кадров, планы повышения их квалификации | 5 л., ст. 823 | |
| 06-10 | Документы о передовом педагогическом опыте работы преподавателей физического воспитания и переписка по этому вопросу | 10 л., ЭК, ст. 319 | |
| 06-11 | Текстовые и статистические годовые отчеты по формам № 1-ФК, ТУР-1 и № 16 по физическому воспитанию учащихся | 10 л., ЭК, ст. 141б | |
| 06-12 | Документы по медицинскому контролю учащихся (списки учащихся с медицинским заключением, протоколы контрольных испытаний, копии заявок на участие в соревнованиях) | 3 г., ст. 827 | |
| 06-13 | Документы по подготовке спортсменов-разрядников (протоколы о выполнении разрядных нормативов, копии приказов директора училища о присвоении звания спортсмена-разрядника) | 5 л., ст. 832 | |
| 06-14 | Документы по подготовке значкистов «Турист СССР» (планы-календари походов, схемы маршрутов, копии приказов директора училища о проведении походов, маршрутные листы и отчеты о проведении походов, копии приказов о награждении значками) | 5 л., ст. 832 | |
| 06-15 | Журналы учета работы коллектива физкультуры училища, учебных групп, спортивных секций, с недостаточно подготовленными учащимися и проживающими в общежитии | 3 г., ст. 830 | |
| 06-16 | Заявления о приеме в члены общества ВДСО «Трудовые резервы», списки членов общества, ведомости уплаты вступительных и членских взносов | 3 г., ст. 836 | |
| 06-17 | Сметы расходов, документы учета, выдачи и списания спортивного имущества | 3 г., ст. 837 | |
| ВОЕННАЯ ПОДГОТОВКА — 07 | |||
| 07-01 | Приказы и положения о начальной военной подготовке и гражданской обороне. Программа и организационно-методические указания по курсу начальной военной подготовки. Инструкция о порядке получения, хранения и учета оружия, учебной техники и имущества | До замены новыми | |
| 07-02 | Конспекты уроков по начальной военной подготовке и гражданской обороне | До минования надобности | |
| 07-03 | Перспективно-тематические планы по начальной военной подготовке, понедельные планы занятий и документация полевых сборов | 3 г., ст. 761б | |
| 07-04 | Планы работы военного кабинета (с разделами по военно-патриотическому воспитанию и по совершенствованию оборудования кабинета), отчеты об их выполнении | 3 г., ст. 755б | |
| 07-05 | Планы работы кружков по начальной военной подготовке, отчеты об их выполнении | 3 г., ст. 805 | |
| 07-06 | Годовые отчеты о начальной военной подготовке | 10 л., ЭК, ст. 754 | |
| 07-07 | Ведомости результатов стрельб, протоколы о выполнении учащимися нормативов по начальной военной подготовке и гражданской обороне | 3 г., ст. 755б | |
| 07-08 | Книга учета учебного оружия, патронов к нему, учебной техники и учебного имущества. Акт приемки комнаты, оборудованной для хранения оружия | До минования надобности | |
| 07-09 | Книга выдачи и приема учебного оружия, патронов к нему, учебной техники и учебного имущества | 3 г., ст. 1030 | |
| 07-10 | Документы о передовом педагогическом опыте работы преподавателей начальной военной подготовки и переписка по этому вопросу | 10 л., ЭК, ст. 319 | |
| 07-11 | Журнал осмотра учебного оружия, патронов к нему, учебной техники и учебного имущества | 3 г., ст. 435 | |
| 07-12 | Книга учета опечатания и снятия печатей с комнаты, в которой хранится оружие | 1 г., ст. 1028 | |
| ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ЧАСТЬ — 08 | |||
| 08-01 | Заявки по материальнотехническому обеспечению учебного процесса, документы об их выполнении | 1 г., ст. 923б | |
| 08-02 | Документы по коммунальному обслуживанию, ремонту зданий и подготовке их к зиме | 3 г., ст. 1010 | |
| 08-03 | Планы оборудования общежитий, акты обследования бытовых условий учащихся | 3 г., ст. 1007 | |
| 08-04 | Книги прописки учащихся в общежитии. Технические паспорта зданий училища | До минования надобности, ст. 223, 1017 | Технические паспорта зданий — до списания с баланса училища |
| 08-05 | Планы работы по проведению противопожарных и санитарных мероприятий, акты обследований и документы о выполнении требований этих служб | 3 г., ст. 1032 | |
| 08-06 | Заявки и лимиты на получение форменной одежды учащихся, приобретение хозяйственного имущества, инвентаря, канцелярских принадлежностей и спецодежды | 1 г., ст. 986 | |
| 08-07 | Заявки на автотранспорт, документы об их выполнении | 1 г., ст. 958б | |
| 08-08 | Переписка по административно-хозяйственным вопросам | 3 г., ст. 932 | |
| 08-09 | Документы по организации питания и о работе столовой | 3 г., ст. 886 | |
| БУХГАЛТЕРИЯ — 09 | |||
| 09-01 | Приказы и распоряжения Госкомитета СССР и госкомитета союзной республики по профтехобразованию, местного управления профтехобразования. Инструктивные указания по финансовым вопросам органов профтехобразования, финансовых органов Госбанка и Стройбанка СССР (копии) | До минования надобности, ст. 15а | |
| 09-02 | Приказы директора училища (копии) | До минования надобности, ст. 15а | |
| 09-03 | Утвержденное штатное расписание профтехучилища, документы о его изменении | 10 л., ЭК, ст. 39 | |
| 09-04 | Лицевые счета работников училища | 75 л.-в., ст. 186 | |
| 09-05 | Сметы расходов на содержание училища, планы доходов и расходов по производственной деятельности, сметы специальных средств, сметы предельных ассигнований на содержание аппарата управления и изменения к ним | 10 л., ЭК, ст. 88б | |
| 09-06 | Отчеты училища по финансированию — годовые | 10 л., ЭК, ст. 158б | |
| 09-07 | Отчеты училища по финансированию — квартальные | 3 г., ст. 158г | |
| 09-08 | Главная книга | 5 л., ст. 166 | |
| 09-09 | Вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета (бухгалтерские проводки) | 3 г., ст. 167 | При спорах — до их решения |
| 09-10 | Документы по тарификации преподавателей | 3 г., ст. 383 | После срока их действия |
| 09-11 | Книги и журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, накладных, платежных ведомостей, доверенностей, поручений, материальных счетов | 3 г., ст. 170 | |
| 09-12 | Кассовые книги | 3 г., ст. 174 | При спорах — до их решения |
| 09-13 | Оборотные и накопительные ведомости по синтетическим и аналитическим балансовым счетам | 3 г., ст. 176 | То же |
| 09-14 | Оправдательные расходные документы (кассовые, мемориальные, банковские, по начислению зарплаты) | 3 г., ст. 178 | При спорах — до их решения. Ведомости на выплату зарплаты при отсутствии лицевых счетов — 75 л. |
| 09-15 | Решения судов, исполнительные листы, ведомости и переписка по удержаниям из заработной платы | 3 г., ст. 187 | После окончания расчетов |
| 09-16 | Материалы по государственному социальному страхованию и документы об оплате за счет средств социального страхования | 3 г., ст. 188 | |
| 09-17 | Переписка по расчетам с рабочими и служащими за товары, полученные в кредит | 3 г., ст. 198 | |
| 09-18 | Авансовые отчеты | 3 г., ст. 202 | |
| 09-19 | Наряды, акты на выполнение работы, табели рабочего времени и другие документы по заработной плате | 3 г., ст. 204 | При спорах — до их решения |
| 09-20 | Инвентарные описи имущества, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий | 3 г., ст. 217б | При спорах — до их решения |
| 09-21 | Акты и переписка о проведении инвентаризации, учета и переоценки имущества и товаро-материальных ценностей | 3 г., ст. 221 | То же |
| 09-22 | Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности училища и документы к ним | 5 л., ст. 208 | -«-» |
| 09-23 | Договоры с материально ответственными лицами училища | До минования надобности | |
| БИБЛИОТЕКА — 10 | |||
| 10-01 | Утвержденное положение о библиотеке профтехучилища | До замены новым | |
| 10-02 | Инвентарные книги учета литературы | До ликвидации библиотеки, ст. 809 | |
| 10-03 | Книги суммарного учета библиотечного фонда | До ликвидации библиотеки, ст. 811 | |
| 10-04 | Каталоги книг — алфавитный и систематический | До ликвидации библиотеки, ст. 810 | |
| 10-05 | Книга учета или картотека руководящих и инструктивно-методических документов Госкомитета СССР и госкомитета союзной республики по профтехобразованию, местного управления профтехобразования | До минования надобности | |
| 10-06 | Регистрационная картотека периодических изданий | То же | |
| 10-07 | Журнал учета книг, принятых от читателей взамен утерянных | -«-» | |
| 10-08 | Годовые планы работы библиотеки и совета библиотеки, отчеты об их выполнении | 10 л., ст. 77а, 141б | |
| 10-09 | Квартальные планы работы библиотеки, отчеты об их выполнении | 3 г., ст. 77в, 141г | |
| 10-10 | Тематические планы комплектования библиотеки | До минования надобности | |
| 10-11 | Журнал учета отказов читателям | До минования надобности | |
| 10-12 | Картотека формуляров читателей | 1 г., ст. 814 | После сдачи книг по формуляру |
| 10-13 | Дневники учета работы библиотеки | 3 г., ст. 821 | |
| 10-14 | Акты на списание книг и журналов | 10 л., ст. 818 | |
| 10-15 | Акты проверки библиотечного фонда | 3 г., ст. 817 | |
| МЕСТНЫЙ КОМИТЕТ — 11 | |||
| 11-01 | Постановления, решения и указания профсоюзных органов о работе профорганизаций (копии) | До минования надобности, ст. 1116 | |
| 11-02 | Протоколы общих и отчетно-выборных профсоюзных собраний с приложением докладов | 10 л., ст. 1117а | |
| 11-03 | Протоколы заседаний МК и документы к ним | 10 л., ст. 1117а | |
| 11-04 | Протоколы и постановления производственных совещаний, документы об их выполнении | 10 л., ст. 1120 | |
| 11-05 | Бюллетени тайного голосования за кандидатов МК нового состава и списки профорганизации | В течение срока полномочий, ст. 1118 | |
| 11-06 | Планы работы МК и его комиссий, отчеты об их выполнении | 5 л., ст. 1134 | |
| 11-07 | Соцобязательства, итоги их выполнения | 10 л., ст. 1124 | |
| 11-08 | Годовые сметы расходов, финансовые отчеты | 10 л., ст. 1135 | |
| 11-09 | Кассовая книга (прихода и расхода) | 3 г., ст. 174 | |
| 11-10 | Карточки учета членов профсоюза | До увольнения | |
| 11-11 | Статистические отчеты о составе профорганизации | 5 л., ст. 1134 | |
| 11-12 | Журнал учета больничных листов | 3 г., ст. 188 | |
| 11-13 | Книга учета выдачи путевок в санатории, пансионаты и дома отдыха | 3 г., ст. 1132 | |
| 11-14 | Журнал учета исходящих и входящих документов МК | 3 г., ст. 1094 | |
| 11-15 | Типовой устав и инструкция по организации работы кассы взаимопомощи при МК | 3 г., ст. 30 | После замены новыми |
| 11-16 | Протоколы собраний коллектива по выборам правления кассы взаимопомощи, протоколы заседаний правления кассы взаимопомощи | 3 г., ст. 1139 | |
| 11-17 | Годовые финансовые отчеты кассы взаимопомощи | 10 л., ст. 1137а | |
| 11-18 | Квартальные отчеты кассы взаимопомощи | 3 г., ст. 1137б | |
| 11-19 | Кассовый журнал (прихода и расхода) | 3 г., ст. 174 | |
| 11-20 | Заявления о вступлении в члены кассы взаимопомощи и выбытии из нее | 3 г., ст. 1140 | |
| 11-21 | Заявления членов кассы взаимопомощи о выдаче ссуд | 3 г., ст. 1141 | |
| 11-22 | Лицевые счета членов кассы взаимопомощи | 3 г. | После выбытия из кассы взаимопомощи |
| 11-23 | Ведомости приема вступительных и членских взносов, сумм погашения долгосрочных ссуд | 3 г., ст. 1131 |
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Примерная номенклатура носит рекомендательный характер и может служить методическим пособием для разработки индивидуальной номенклатуры с отражением в ней специфики формирования дел конкретного профтехучилища.
При разработке Примерной номенклатуры дел особое внимание уделено определению сроков хранения.
При определении сроков хранения дел за основу был принят «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов» (М., ГАУ при СМ СССР, 1977).
Сроки хранения подавляющего большинства дел Примерной номенклатуры дел профессионально-технических учебных заведений определены согласно графе 4 Перечня типовых документальных материалов. Сроки хранения некоторых дел, не указанных в данном Перечне, определены исходя из научно-практической ценности документов.
Исчисление сроков хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом окончания дел, законченных делопроизводством. Например, для дел, законченных делопроизводством в 1980 г., исчисление срока хранения начинается с 1 января 1981 г.
Продолжительность хранения документов по личному составу равна разности предельного срока хранения 75 лет и возраста (в.) данного лица к моменту окончания дела («75 л.-в.»).
Руководящие и инструктивные документы хранятся до замены новыми.
Невостребованные трудовые книжки работников училища и подлинные личные документы хранятся до востребования, но не менее 50 лет после ухода работников с работы.
Дела, для которых вместе со сроками хранения проставлена отметка ЭК, тщательно просматриваются экспертной комиссией по истечении установленного срока хранения. При этом экспертная комиссия должна продлить сроки хранения документов, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Документы, не подлежащие дальнейшему хранению, включаются в акт на уничтожение и уничтожаются после утверждения этого акта. Личные дела работников училища просматриваются экспертной комиссией и отбираются на постоянное хранение по согласованию с архивным органом.
При установлении сроков хранения дел в индивидуальных номенклатурах училищ отметка ЭК переносится из Примерной номенклатуры. Снятие этой отметки запрещается.
Если профтехучилищу предписано местным архивным органом сдавать документы в государственный архив, оно обязано:
а) согласовать индивидуальную номенклатуру дел с этим архивом;
б) в индивидуальной номенклатуре дел училища срок хранения установить «постоянно» для тех дел, которые будут соответствовать номерам дел Примерной номенклатуры под индексами: 01-04, 01-05, 01-09, 01-10, 01-11, 01-12, 01-14, 01-27, 01-32; 02-03, 02-05, 02-09, 02-10, 02-11, 02-16; 03-01, 03-07, 03-08, 03-10; 04-01, 04-10; 05-01, 05-10; 06-10, 06-11; 07-06, 07-10; 08-04; 09-03, 09-05, 09-06; 11-02, 11-03, 11-04, 11-07, 11-08;
в) при необходимости изменение сроков хранения дел согласовать с данным архивом.
Профтехучилища, не сдающие дела в государственный архив, согласовывают свои индивидуальные номенклатуры дел, а также необходимые изменения сроков хранения дел с канцелярией местного управления профтехобразования.
При разработке индивидуальной номенклатуры дел каждого профтехучилища с использованием Примерной номенклатуры необходимо соблюдать, кроме перечисленных выше, следующие положения:
1. Индивидуальная номенклатура дел учебного заведения профтехобразования оформляется в соответствии с основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (М., ГАУ при СМ СССР, 1974), Методическими рекомендациями по практическому ее применению (М., ГАУ при СМ СССР, 1974), ГОСТами 6.38-72 и 6.39-72, Методическими указаниями по их внедрению (М., Госкомитет стандартов СМ СССР, 1973) и данной Примерной номенклатурой дел профессионально-технических учебных заведений.
2. Форма индивидуальной номенклатуры предусматривается в соответствии с приложением 16 Единой государственной системы делопроизводства.
3. Составление индивидуальной номенклатуры осуществляется по разделам, отражающим основные направления деятельности училища.
4. В индивидуальную номенклатуру дел училища не следует переносить из Примерной номенклатуры названия тех дел, которые в данном училище не ведутся, и можно вносить при необходимости дополнительные дела, не указанные в Примерной номенклатуре.
5. Каждому делу номенклатуры училища присваивается постоянный цифровой индекс, состоящий из двухзначного номерного обозначения раздела номенклатуры и — через дефис — двухзначного порядкового номера дела. Например, раздел «Производственное обучение» обозначен цифровым индексом 05. Следовательно, его первому делу присваивается индекс «05-01», а десятому — «05-10».
6. Установленные в Примерной номенклатуре сроки хранения дел являются обязательными для всех профессионально-технических учебных заведений и проставляются без изменения в индивидуальные номенклатуры дел профтехучилищ при их составлении.
7. При формировании дел училища не рекомендуется, для сокращения их количества, группировать различные по содержанию документы в одно дело, так как они, как правило, имеют разные сроки хранения. Но однохарактерные документы с одинаковыми сроками хранения могут быть объединены в одно дело в целях его лучшего наполнения.
Документы внутри дел располагаются в хронологическом порядке.
8. В конце каждого раздела индивидуальной номенклатуры дел училища указываются 2 — 3 свободных номера для заведения ранее не предусмотренных дел.
9. Составленная номенклатура дел подписывается лицом, ответственным за делопроизводство, и председателем экспертной комиссии профтехучилища; затем она согласовывается с ЭПК архивного органа или канцелярией местного управления профтехобразования и утверждается директором училища.
10. Утвержденная номенклатура дел училища действует в течение ряда лет. Она пересоставляется и переутверждается только после коренного изменения функций и структуры учебного заведения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел училища в конце каждого года уточняется. После внесения в нее текущих изменений она ежегодно перепечатывается и вводится в действие с 1 января следующего года.
11. В конце каждого календарного года в номенклатуру дел училища вносится итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, об их численности в соответствии со сроками хранения: постоянным, долговременным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет).
При оформлении индивидуальной номенклатуры дел в графе 3 проставляется количество томов, заведенных в течение года по каждому наименованию дел. Если дело, предусмотренное номенклатурой, не заведено, в графе 4 пишется «Дело не заведено». В графе «Примечания» отмечается, какие дела переходят на следующий год.
12. Экземпляры номенклатуры дел училища за каждый год хранятся в специальном деле первого раздела номенклатуры.
13. Законченные делопроизводством дела в течение 1 — 2 лет хранятся как справочный материал, а затем просматриваются постоянно действующей экспертной комиссией училища и передаются на хранение в архив учебного заведения или в государственный архив либо на уничтожение, о чем делается отметка в номенклатуре дел.
от 27 мая 1981 г. № 80
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ <*>
<*> В дальнейшем именуется «училище».
1. Общие положения
1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и отбору их на архивное хранение и к уничтожению в каждом училище создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
1.2. Экспертная комиссия назначается приказом директора училища в составе 3 — 5 человек. Председателем ее назначается один из заместителей директора училища или заведующий учебной частью по общеобразовательным дисциплинам. В состав комиссии включаются: старший мастер, старший библиотекарь, секретарь-машинистка и секретарь учебной части (диспетчер), а в училищах, сдающих документы на хранение в государственный архив, — также представитель местного государственного архива.
Обязанности секретаря экспертной комиссии возлагаются на работника, ответственного за работу архива училища.
1.3. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР (М., ГАУ при СМ СССР, 1966), Положением о Государственном архивном фонде СССР, основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, приказами и инструкциями Государственного комитета СССР и государственного комитета союзной республики по профтехобразованию, а также местного управления профтехобразования, указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, соответствующих республиканских и местных архивных учреждений, типовыми и ведомственными перечнями документальных материалов с указанием сроков их хранения и настоящим Положением.
1.4. Экспертная комиссия училища является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их директором училища или после одобрения экспертно-проверочной комиссией местного архивного учреждения.
2. Функции экспертной комиссии
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
2.1. Ежегодно организует совместно с делопроизводственной службой и архивом отбор документов на хранение и к уничтожению. При этом основное внимание экспертная комиссия уделяет отбору документов постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет).
2.2. Рассматривает графики передачи документов на хранение в архив училища и в государственный архив (по согласованию с ними) и представляет их на утверждение директору училища.
2.3. Рассматривает описи дел на документы постоянного хранения и по личному составу, находящиеся в архиве училища и подлежащие передаче в государственный архив, и представляет их на утверждение экспертно-проверочной комиссии местного архивного учреждения.
2.4. Рассматривает акты о выделении к уничтожению документов училища, не подлежащих дальнейшему хранению.
2.5. Рассматривает предложения об изменении установленных сроков хранения отдельных категорий документов и представляет их на утверждение в архивное учреждение.
2.6. Участвует в подготовке проектов номенклатур дел подразделений и сводной номенклатуры дел училища, инструкций по организации делопроизводства и архива училища и рассматривает их.
2.7. Проводит инструктажи и консультации работников училища по методике отбора документов на хранение и к уничтожению.
3. Организация работы экспертной комиссии
3.1. Экспертная комиссия училища работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией местного архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания.
3.2. Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному директором училища, и отчитывается перед ним о своей работе.
3.3. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.
3.4. Заседания экспертной комиссии протоколируются; протокол подписывается председателем и секретарем комиссии, утверждается директором училища.
3.5. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну спорный вопрос разрешается директором училища или выносится на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Особое мнение членов комиссии отражается в протоколе.
Обязательному утверждению местным архивным учреждением подлежат: решения экспертной комиссии об одобрении описей дел постоянного хранения и по личному составу; предложения об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов, Примерной номенклатурой дел; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и Примерной номенклатурой дел.
3.6. Ведение делопроизводства экспертной комиссии и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.
3.7. Экспертная комиссия систематически информирует директора училища о своей деятельности.
4. Права экспертной комиссии
Экспертной комиссии предоставляется право:
4.1. В соответствии с установленными требованиями давать указания работникам училища по вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, их технической обработки и передачи дел в архив училища.
4.2. Требовать от руководителей подразделений розыска недостающих дел, подлежащих передаче в государственный архив, и представления письменного объяснения в случае их отсутствия.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях информации работников делопроизводства о состоянии учета и сохранности дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.
4.4. Запрашивать от работников училища сведения, необходимые для определения ценности разработанных ими документов.
4.5. Приглашать на заседания экспертной комиссии для консультаций квалифицированных специалистов органов профтехобразования и работников местного архивного учреждения.
4.6. Принимать участие в организации и проведении общественных смотров и проверок состояния делопроизводства и архива училища.
Настоящее Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведений составлено лабораторией научных основ управления ВНИИпрофтехобразования на основе Типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, утвержденного Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 18 мая 1977 г. № 97.