Приказ ФМС России от 30.08.2013 № 369

«О внесении изменений в Приказ ФМС России от 16 мая 2011 г. № 203 „Об утверждении Инструкции о приеме, учете, хранении и уничтожении специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения и порядке работы комиссий по проверке данной деятельности“»

ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ от 30 августа 2013 г. № 369

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ ФМС РОССИИ ОТ 16 МАЯ 2011 Г. № 203 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПРИЕМЕ, УЧЕТЕ, ХРАНЕНИИ И УНИЧТОЖЕНИИ СПЕЦИАЛЬНОЙ БЛАНОЧНОЙ ПРОДУКЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ЗАКАЗА И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ И ПОРЯДКЕ РАБОТЫ КОМИССИЙ ПО ПРОВЕРКЕ ДАННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

В целях упорядочения деятельности ФМС России, территориальных органов ФМС России и их структурных подразделений по учету и уничтожению паспортов (бланков паспорта) гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, — приказываю:

Внести в Приказ ФМС России от 16 мая 2011 г. № 203 «Об утверждении Инструкции о приеме, учете, хранении и уничтожении специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения и порядке работы комиссий по проверке данной деятельности» изменения согласно Приложению к настоящему Приказу.

К. О. Ромодановский

от 30 августа 2013 г. № 369

РАБОТЫ КОМИССИЙ ПО ПРОВЕРКЕ ДАННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

1. В Приказе ФМС России от 16 мая 2011 г. № 203 «Об утверждении Инструкции о приеме, учете, хранении и уничтожении специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения и порядке работы комиссий по проверке данной деятельности»:

1.1. В названии после слов «централизованного заказа и распределения» дополнить словами «, оформленных ФМС России и ее территориальными органами документов,».

1.2. В пункте 1 после слов «централизованного заказа и распределения» дополнить словами «, оформленных ФМС России и ее территориальными органами документов,».

1.3. В пункте 3 слова «заместителя директора» заменить словами «заместителя руководителя».

2. В Инструкции о приеме, учете, хранении и уничтожении специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения и порядке работы комиссий по проверке данной деятельности, утвержденной Приказом ФМС России от 16 мая 2011 г. № 203:

2.1. В названии после слов «централизованного заказа и распределения» дополнить словами «, оформленных ФМС России и ее территориальными органами документов,».

2.2 В пункте 2:

после слов «Об обеспечении специальной бланочной продукцией» дополнить словами «и документы, оформленные ФМС России и ее территориальными органами на указанных бланках <2>, а также на временные удостоверения личности гражданина Российской Федерации по форме № 2П <3> (приложение № 2 к Административному регламенту Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, утвержденному Приказом ФМС России от 30 ноября 2012 г. № 391 <4>)»;

сноску 2 после слов «Об обеспечении специальной бланочной продукцией» исключить;

дополнить сносками 2, 3 и 4 следующего содержания:

«<2> За исключением документов, содержащих электронный носитель информации, в связи с особенностями их приема, учета, хранения и уничтожения.»

<3> Далее — «временное удостоверение личности».

<4> Далее — «Административный регламент».»

2.3. По тексту слова «ФХУ ФМС России» заменить словами «ФКУ „ГЦОД ФМС России“.»

2.4. В пункте 4 слова «и подразделения, непосредственно подчиненные ФМС России,» исключить.

2.5. В абзаце втором пункта 18 слово «пачки,» заменить словами «упаковки в течение рабочего дня».

2.6. Дополнить пунктом 18.1 следующего содержания:

«18.1. Начальник структурного подразделения территориального органа ФМС России при выдаче бланков сотруднику, ответственному за оформление документов, производит запись в Книге выдачи бланков сотрудникам структурного подразделения территориального органа ФМС России (приложение № 4а) о дате и количестве выданных бланков.»

Сотрудник, получивший от начальника структурного подразделения территориального органа ФМС России бланки, проставляет в Книге выдачи бланков сотрудникам структурного подразделения (приложение № 4а) свою подпись.

В конце рабочего дня сотрудник подразделения возвращает начальнику структурного подразделения территориального органа ФМС России неиспользованные бланки (о чем производится соответствующая отметка в Книге выдачи бланков сотрудникам (приложение № 4а)), а также представляет оформленные за день документы для проверки полноты и правильности их оформления.».

2.7 В пункте 27:

сноску к абзацу второму исключить;

дополнить абзацами третьим и четвертым следующего содержания:

«Уничтожение недействительных паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации <3> (бланков паспорта), производится не реже одного раза в месяц.»

Уничтожение паспорта, признанного недействительным в связи с заменой, производится в течение месяца после вручения владельцу нового паспорта.»;

дополнить сноской 3 следующего содержания:

«<3> Далее — „паспорт“.».

2.8. Пункт 28 дополнить абзацами пятым и шестым следующего содержания:

«При уничтожении бланков паспорта, испорченных при оформлении, из страницы 2 бланка паспорта вырезается его нумерация, которая наклеивается в графе 3 акта об уничтожении испорченных и вышедших из обращения бланков (приложение № 5), из страницы 3 бланка паспорта вырезается его нумерация, которая наклеивается в графе 3 журнала учета поступления бланков паспорта и выдачи паспортов гражданам (приложение № 20 к Административному регламенту), в графе 5 которого указывается номер и дата акта об уничтожении испорченных и вышедших из обращения бланков.»

При уничтожении недействительных паспортов из страницы 2 паспорта вырезается его нумерация, которая наклеивается в графе 4 акта об уничтожении недействительных документов (приложение № 6).».

2.9. Дополнить пунктами 29.1 — 29.2 следующего содержания:

«29.1. Паспорта, признанные недействительными в связи с заменой, испорченные при оформлении бланки паспорта, паспорта лиц, у которых прекратилось гражданство Российской Федерации, паспорта, выданные в нарушение установленного порядка, а также паспорта умерших граждан до уничтожения погашаются путем перечеркивания второй страницы и пробивания всех страниц паспорта (бланка паспорта) дыроколом.»

29.2. Федеральный автоматизированный учет выданных, утраченных (похищенных), испорченных при оформлении паспортов (бланков паспорта), паспортов, выданных в нарушение установленного порядка, подлежащих сдаче (изъятию), невостребованных, найденных паспортов, паспортов лиц, у которых прекратилось гражданство Российской Федерации, а также паспортов умерших граждан ведется на основании информации, полученной из территориальных органов ФМС России, которая передается ежедневно по каналам связи.».

2.10. Дополнить пунктами 31.7 — 31.9 следующего содержания:

«31.7. Наличие и правильность оформления заявлений о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту), своевременность и полноту внесения в них сведений и отметок, порядок их хранения.»

31.8. Своевременность погашения паспортов (бланков паспорта), подлежащих уничтожению, порядок их хранения и уничтожения.

31.9. Своевременность и полноту взимания государственной пошлины за выданные паспорта.».

2.11. Пункт 34 дополнить абзацем вторым следующего содержания:

«Члены комиссии несут ответственность за полноту проверки и правильность указанных в акте проверки сведений.».

2.12. Дополнить новым разделом V следующего содержания:

и временных удостоверений личности

38. Учет паспортов ведется:

38.1 На бумажном носителе:

журнал учета поступления бланков паспорта и выдачи паспортов гражданам (приложение № 20 к Административному регламенту);

картотека заявлений о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту).

38.2 В автоматизированном виде:

федеральный банк данных в рамках единой информационной системы ФМС России, в том числе сканированные заявления о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) после выдачи паспорта владельцу;

автоматизированные учеты территориальных органов ФМС России, которые в течение одного рабочего дня интегрируются в федеральный банк данных в рамках единой информационной системы ФМС России.

39. Заявления о выдаче (замене) паспортов по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) формируются в картотеку заявлений о выдаче (замене) паспортов <1>. Картотека хранится в картотечных шкафах в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

---

<1> Далее — «картотека».

40. Картотека подразделяется на:

действующую, в которой хранится информация о действительных паспортах;

архивную, в которой хранится информация о ранее выданных недействительных паспортах.

41. Структурное подразделение территориального органа ФМС России, осуществившее выдачу (замену) паспорта, для внесения изменений в соответствующие учеты направляет:

41.1. При выдаче (замене) паспорта по месту жительства (пребывания) или по месту обращения (при отсутствии у заявителя регистрации по месту жительства) не позднее следующего рабочего дня после оформления паспорта в подразделение адресно-справочной работы территориального органа ФМС России — первый экземпляр листка прибытия по форме № 2 <2> и первый экземпляр листка убытия по форме № 7 <3> (при изменении персональных данных, содержащихся во вновь выданном паспорте), а вторые экземпляры — в адресно-справочную картотеку структурного подразделения территориального органа ФМС России, осуществившего выдачу (замену) паспорта.

---

<2> Приложение № 5 к Административному регламенту предоставления Федеральной миграционной службой государственной услуги по регистрационному учету граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, утвержденному Приказом ФМС России от 11 сентября 2012 г. № 288.

<3> Приложение № 4 к Административному регламенту предоставления Федеральной миграционной службой государственной услуги по регистрационному учету граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, утвержденному Приказом ФМС России от 11 сентября 2012 г. № 288.

41.2. При замене паспорта, выданного иным структурным подразделением территориального органа ФМС России, в структурное подразделение территориального органа ФМС России, выдавшее подлежащий замене паспорт, — сообщение (приложение № 22 к Административному регламенту) в течение 3 (трех) рабочих дней после оформления паспорта для внесения в графы 17 и 18 заявления о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) сведений, содержащихся в сообщении.

41.3. При выдаче (замене) паспорта по месту пребывания или по месту обращения, при наличии у заявителя места жительства, в структурное подразделение территориального органа ФМС России по месту жительства гражданина — сообщение (приложение № 22 к Административному регламенту) в течение 3 (трех) рабочих дней после оформления паспорта.

42. Структурное подразделение территориального органа ФМС России, получившее указанную в пункте 41.3 информацию:

направляет сведения о фактах выдачи (замены) паспорта и об изменении персональных данных, содержащихся в выданном паспорте, в подразделение адресно-справочной работы территориального органа ФМС России и должностным лицам, ответственным за регистрацию в соответствии с перечнем должностных лиц, ответственных за регистрацию, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июля 1995 г. № 713, по месту жительства гражданина, не позднее следующего рабочего дня после получения сообщения (приложение № 22 к Административному регламенту);

в случае замены паспорта вносит сведения, содержащиеся в сообщении (приложение № 22 Административному регламенту), в графы 17 и 18 заявления о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту).

43. Учет утраченных (похищенных), испорченных при оформлении паспортов, паспортов, выданных в нарушение установленного порядка, подлежащих сдаче (изъятию), невостребованных, найденных паспортов, паспортов лиц, у которых прекратилось гражданство Российской Федерации, а также паспортов умерших граждан в структурных подразделениях территориального органа ФМС России ведется путем внесения записей о недействительности паспорта в учеты, предусмотренные пунктами 38.1 — 38.2.

44. После выдачи гражданину паспорта взамен утраченного (похищенного) заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) помещается в действующую картотеку, а заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) на утраченный (похищенный) паспорт помещается в архивную картотеку с указанием в графе 18 порядкового номера дела об утрате (похищении) паспорта и даты его заведения.

45. В случае получения структурным подразделением территориального органа ФМС России запроса (приложение № 26 к Административному регламенту) в графе 15 заявления о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) производится отметка о его поступлении.

После получения сообщения (приложение № 22 к Административному регламенту) от структурного подразделения территориального органа ФМС России, выдавшего паспорт взамен утраченного, заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) помещается в архивную картотеку с указанием сведений об оформленном паспорте в графе 18.

46. При обнаружении в паспорте неправильных сведений, отметок и записей до выдачи его гражданину оформляется новый паспорт. Испорченный бланк паспорта уничтожается как испорченный при оформлении. В заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) делается запись о серии и номере нового паспорта.

47. Учет паспортов, выданных в нарушение установленного порядка, подлежащих сдаче (изъятию):

47.1. Сведения о паспортах, признанных выданными в нарушение установленного порядка, в том числе изъятых, списком до 5 (пятого) числа каждого месяца, следующего за отчетным, территориальным органом передаются в ФМС России. Заключение служебной проверки по факту выдачи паспорта в нарушение установленного порядка подлежит сканированию и внесению в автоматизированную базу данных ФМС России с изменением статуса паспорта.

47.2. Материалы служебной проверки по факту выдачи паспорта в нарушение установленного порядка направляются территориальным органом ФМС России, проводившим проверку, в соответствующие правоохранительные органы для принятия ими решения в соответствие с законодательством Российской Федерации.

О результатах расследования уголовных дел по факту выдачи паспорта в нарушение установленного порядка и принятых по ним судебных решениях руководство территориального органа ФМС России информирует ФМС России.

48. Учет невостребованных паспортов:

оформленные паспорта, не полученные гражданами, в соответствии с пунктом 99 Административного регламента по истечении 3 (трех) лет с момента их оформления уничтожаются по акту.

В графе 18 заявления о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) производится отметка «Паспорт уничтожен по акту (указывается номер акта и дата его составления) как невостребованный». В автоматизированной базе данных ФМС России изменяется статус паспорта.

49. Учет найденных паспортов:

49.1. При поступлении в структурное подразделение территориального органа ФМС России от граждан и организаций найденных паспортов сотрудник принимает меры к установлению владельца паспорта для его вручения.

49.2. При невозможности установления местонахождения владельца паспорта в течение 3 (трех) рабочих дней паспорт направляется по месту регистрации по месту жительства владельца паспорта, а при отсутствии регистрации по месту жительства у владельца паспорта — по месту его выдачи.

49.3. При установлении факта получения паспорта гражданином взамен утраченного найденный паспорт уничтожается по акту, заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) помещается в архивную картотеку с указанием в графе 17 сведений об уничтожении паспорта.

Если уничтоженный паспорт выдавался иным структурным подразделением территориального органа ФМС России в структурное подразделение территориального органа ФМС России, выдавшее уничтоженный паспорт, направляется сообщение (приложение № 22 к Административному регламенту), на основании которого заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) помещается в архивную картотеку с указанием в графах 16 и 17 сведений, указанных в поступившем сообщении.

50. Учет паспортов лиц, у которых прекратилось гражданство Российской Федерации, а также умерших граждан осуществляется при поступлении в структурное подразделение территориального органа ФМС России паспортов указанной категории граждан путем проставления в заявлении о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) соответствующей отметки, после чего заявление помещается в архивную картотеку.

Если уничтоженный паспорт выдавался иным структурным подразделением территориального органа ФМС России в структурное подразделение территориального органа ФМС России, выдавшее уничтоженный паспорт, направляется сообщение (приложение № 22 к Административному регламенту), на основании которого заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) помещается в архивную картотеку с указанием в графах 16 и 17 сведений, указанных в поступившем сообщении.

В пункте 17 заявления о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) умерших граждан, в случае отсутствия паспорта, производятся отметки о смерти владельца и о том, что паспорт сдан не был, после чего оно помещается в архивную картотеку.

В автоматизированных учетах территориального органа ФМС России изменяется статус паспорта.

51. Первичный учет выданных паспортов осуществляется структурным подразделением территориального органа ФМС России по месту выдачи (замены) паспорта в автоматизированных учетах территориальных органов ФМС России на основании сведений, содержащихся в заявлении о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту), с использованием автоматизированных информационных систем <1> с применением стандартизированных технических и программных средств, прошедших соответствующую проверку и сертификацию.

---

<1> Далее — «АИС».

52. Информация об утраченных (похищенных), испорченных при оформлении паспортов, паспортов, выданных в нарушение установленного порядка, подлежащих сдаче (изъятию), невостребованных, найденных паспортов, паспортов лиц, у которых прекратилось гражданство Российской Федерации, а также паспортов умерших граждан вносится структурным подразделением территориального органа ФМС России в автоматизированные учеты территориального органа ФМС России с использованием АИС, с применением стандартизированных технических и программных средств, прошедших соответствующую проверку и сертификацию, путем присвоения паспортам статуса «недействительный».

53. Автоматизированный учет осуществляет в отношении:

53.1. Утраченных гражданами или похищенных у них паспортов — структурное подразделение территориального органа ФМС России по месту принятия заявления о выдаче паспорта взамен утраченного (похищенного) паспорта, датой принятия указанного заявления.

53.2. Утраченных должностными лицами структурного подразделения территориального органа ФМС России, ответственными на ведение паспортной работы, а также похищенных у них паспортов:

структурное подразделение территориального органа ФМС России по месту обнаружения утраты или похищения паспорта, датой вынесения заключения служебной проверки;

структурное подразделение территориального органа ФМС России по месту оформления паспорта, датой вынесения заключения служебной проверки.

53.3. Невостребованных паспортов — структурное подразделение территориального органа ФМС России, осуществившее оформление и уничтожение паспорта, датой его уничтожения.

53.4. Найденных паспортов, паспортов умерших граждан, паспортов граждан, у которых прекратилось гражданство Российской Федерации, — структурное подразделение территориального органа ФМС России по месту выдачи и (или) уничтожения паспорта, датой его уничтожения.

53.5. Паспортов, выданных в нарушение установленного порядка, — структурное подразделение территориального органа ФМС России, выдавшее этот паспорт, датой утверждения заключения служебной проверки.

53.6. Испорченного при оформлении бланка паспорта — структурное подразделение территориального органа ФМС России, допустившее порчу бланка паспорта, датой оформления нового паспорта.

54. Временное удостоверение личности сдается гражданином при получении им паспорта и погашается путем перечеркивания персональных данных гражданина и наименования структурного подразделения территориального органа ФМС России, выдавшего удостоверение, после чего оно уничтожается в порядке, предусмотренном для уничтожения паспортов, за исключением вырезания номеров. В акте указываются фамилия и инициалы владельца временного удостоверения личности, а также номер, дата выдачи и наименование структурного подразделения территориального органа ФМС России, выдавшего временное удостоверение.

В графе 6 журнала учета временных удостоверений личности гражданина Российской Федерации (приложение № 3 к Административному регламенту) проставляются отметка об уничтожении и дата уничтожения. Если временное удостоверение не было сдано гражданином, указывается причина отсутствия временного удостоверения личности.

55. Срок хранения используемой при оформлении паспорта документации устанавливается в соответствии с приложением № 8 к Инструкции.

56. Временное изъятие из картотек заявлений о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П разрешается только сотрудникам, ответственным за ведение картотеки, для исполнения запросов, снятия копий (ксерокопий) и в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Передавать заявления в другие органы, учреждения и организации или пересылать их по запросам запрещается, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

57. Предоставление копий (ксерокопий) заявлений о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) осуществляется в соответствии с Федеральном законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» по запросам субъекта персональных данных, территориальных органов ФМС России и их структурных подразделений или уполномоченных органов.».

3. Дополнить Инструкцию приложением № 4а следующего содержания:

данной деятельности

Книга выдачи бланков _________________________________ (наименование бланка) сотрудникам ________________________________________________________ (наименование структурного подразделения территориального органа ФМС России)

№ п/п	Дата выдачи	Серия и номер выданных бланков	Количество выданных бланков	Ф.И.О. сотрудника, получившего (сдавшего) бланки	Подпись сотрудника (о приеме или сдаче бланков)	Серия и номер не использованных бланков	Подпись руководителя (начальника) структурного подразделения (о выдаче или приеме бланков)

3.1 Дополнить Инструкцию приложением № 8 следующего содержания:

данной деятельности

№ п/п	Наименование	Срок хранения
1.	Заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (действующая картотека)	85 лет
2.	Заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (архивная картотека)	85 лет
3.	Акт об уничтожении недействительных паспортов	5 лет
4.	Журналы учета временных удостоверений личности гражданина Российской Федерации	10 лет
5.	Журналы учета поступления бланков паспорта и выдачи паспортов гражданам	постоянно
6.	Сообщения (об уничтожении паспортов)	5 лет
7.	Запросы об оформлении паспортов лицам, отбывающим наказание	3 года
8.	Журналы регистрации заявлений граждан об утрате (похищении) паспорта	10 лет
9.	Материалы об утрате паспорта	3 года
10.	Материалы об установлении личности	10 лет
11.	Справки о нахождений на полном государственном обеспечении, принятии в российское гражданство, копии постановлений об освобождении из приемников-распределителей и др. документы, а также акты проверок и т.д.	3 года
12.	Заявления о выдаче паспорта и других документов	5 лет
13.	Заявления о выдаче паспорта на несовершеннолетнего гражданина и других документов	5 лет
14.	Заявление о выдаче паспорта нового поколения и других документов	10 лет
15.	Заявление о выдаче паспорта нового поколения на ребенка до 18-летнего возраста и других документов	10 лет
16.	Журнал учета заявлений граждан	20 лет
17.	Журнал учета поступления бланков и выдачи их гражданам	20 лет
18.	Заявления о выдаче паспорта и другие документы на лиц, в отношении которых имеется решение об ограничении права на выезд из Российской Федерации	10 лет
19.	Заявления о выдаче паспорта нового поколения и другие документы на лиц, в отношении которых имеется решение об ограничении права на выезд из Российской Федерации	20 лет

---