Приказ ФМС РФ от 16.05.2011 № 203

(ред. от 30.08.2013)

«Об утверждении Инструкции о приеме, учете, хранении и уничтожении специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения, оформленных ФМС России и ее территориальными органами документов, и порядке работы комиссий по проверке данной деятельности»

ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ от 16 мая 2011 г. № 203

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПРИЕМЕ, УЧЕТЕ, ХРАНЕНИИ И УНИЧТОЖЕНИИ СПЕЦИАЛЬНОЙ БЛАНОЧНОЙ ПРОДУКЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ЗАКАЗА И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ, ОФОРМЛЕННЫХ ФМС РОССИИ И ЕЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫМИ ОРГАНАМИ ДОКУМЕНТОВ, И ПОРЯДКЕ РАБОТЫ КОМИССИЙ ПО ПРОВЕРКЕ

В целях координации действий по работе со специальной бланочной продукцией централизованного заказа и распределения приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 июля 2011 г. Инструкцию о приеме, учете, хранении и уничтожении специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения, оформленных ФМС России и ее территориальными органами документов, и порядке работы комиссий по проверке данной деятельности.

(в ред. Приказа ФМС России от 30.08.2013 № 369)

2. Начальникам территориальных органов Федеральной миграционной службы и руководителям представительств (представителям) ФМС России за рубежом организовать изучение указанной Инструкции сотрудниками, имеющими отношение к работе с бланками строгой отчетности, и обеспечить контроль за ее исполнением.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя ФМС России по курируемому направлению деятельности.

(в ред. Приказа ФМС России от 30.08.2013 № 369)

Вр.и.о. директора

О ПРИЕМЕ, УЧЕТЕ, ХРАНЕНИИ И УНИЧТОЖЕНИИ СПЕЦИАЛЬНОЙ БЛАНОЧНОЙ ПРОДУКЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ЗАКАЗА И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ, ОФОРМЛЕННЫХ ФМС РОССИИ И ЕЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫМИ ОРГАНАМИ ДОКУМЕНТОВ, И ПОРЯДКЕ РАБОТЫ КОМИССИЙ ПО ПРОВЕРКЕ ДАННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет единый порядок приема, учета, хранения и уничтожения специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения и работе комиссий по проверке данной деятельности.

2. Действие настоящей Инструкции распространяется на специальную бланочную продукцию <1>, используемую ФМС России и подлежащую централизованному заказу и распределению, в соответствии с Приказом ФМС России от 6 июля 2009 г. № 160 «Об обеспечении специальной бланочной продукцией» и документы, оформленные ФМС России и ее территориальными органами на указанных бланках <2>, а также на временные удостоверения личности гражданина Российской Федерации по форме № 2П <3> (приложение № 2 к Административному регламенту Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, утвержденному Приказом ФМС России от 30 ноября 2012 г. № 391 <4>).

(в ред. Приказа ФМС России от 30.08.2013 № 369)

<1> Далее — «бланки».

<2> За исключением документов, содержащих электронный носитель информации, в связи с особенностями их приема, учета, хранения и уничтожения.

(в ред. Приказа ФМС России от 30.08.2013 № 369)

<3> Далее — «временное удостоверение личности».

(сноска введена Приказом ФМС России от 30.08.2013 № 369)

<4> Далее — «Административный регламент».

(сноска введена Приказом ФМС России от 30.08.2013 № 369)

3. Ответственность за прием, учет, хранение и уничтожение бланков возлагается на начальников территориальных органов ФМС России и сотрудников, непосредственно осуществляющих функции приема, учета, хранения и уничтожения этих бланков.

II. Прием, учет, хранение и уничтожение бланков

4. Бланки изготавливаются централизовано и распределяются в территориальные органы ФМС России в соответствии с ведомостями поставок, которые являются приложениями к государственным контрактам, либо распорядительными документами ФМС России.

(в ред. Приказа ФМС России от 30.08.2013 № 369)

5. Пересылка бланков производится фельдъегерской связью или специальной связью в упаковке, гарантирующей их сохранность.

6. Начальник территориального органа ФМС России в начале каждого года приказом утверждает состав следующих комиссий:

6.1. Постоянно действующих комиссий по обеспечению приема, учета и хранения специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения, а также уничтожения недействительных документов <3>.

<3> Далее — «постоянно действующая комиссия»;

6.2. Комиссии по проверке обеспечения приема, учета, хранения и уничтожения специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения, а также уничтожения недействительных документов в территориальных органах ФМС России и их структурных подразделениях <1>.

<1> Далее — «комиссия по проверке».

7. В состав постоянно действующих комиссий и комиссий по проверке входят не менее трех сотрудников территориальных подразделений, по возможности включаются сотрудники финансовых подразделений.

8. При получении упаковок бланков сотрудники территориальных органов ФМС России, ответственные за их учет и хранение, проверяют состояние и целостность упаковки и маркировочных этикеток (ярлыков) федерального государственного унитарного предприятия «Гознак», пломб и контрольных лент поставщика (фабрики-изготовителя), соответствие количества полученных бланков количеству, указанному в сопроводительных документах, а также соответствие серий и номеров бланков, указанных на маркировочных этикетках, сериям и номерам, указанным в сопроводительных документах.

9. Прием бланков и их учет производится не позднее трех рабочих дней с момента получения.

Один экземпляр товарной накладной направляется в Финансово-хозяйственное управление ФМС России <2> для подтверждения получения бланков, второй — подшивается в соответствующее дело уполномоченного подразделения территориального органа ФМС России.

<2> Далее — «ФКУ „ГЦОД ФМС России“.»

(в ред. Приказа ФМС России от 30.08.2013 № 369)

10. В случае обнаружения при приеме бланков нарушения целостности упаковок, контрольных лент и пломб, постоянно действующей комиссией производится вскрытие поврежденных пачек и проверка каждого в отдельности бланка.

11. При обнаружении недостачи, излишков либо дефектных бланков (отсутствие или повреждение защитной сетки, печатного текста, наличие дублированных номеров, непрошитых, со скошенным шрифтом в тексте, неправильно сброшюрованных или не соответствующих номерам, указанным в маркировочных этикетках (ярлыках), составляется акт в трех экземплярах <3>, в котором указывается количество недостающих (излишних) бланков, а также дефектных бланков в каждой отдельной пачке, их серии (если имеются) и номера (если имеются)).

<3> Если это не противоречит существующим правовым актам ФМС России.

В этих случаях первый экземпляр акта с обязательным приложением к нему наклеек и дефектных бланков, а в случае недостачи бланков — внешней и внутренней упаковки и обвязки с пломбой и контрольной лентой, направляется поставщику (фабрике-изготовителю). Второй экземпляр акта и копия сопроводительного письма направляется в ФКУ «ГЦОД ФМС России», третий экземпляр служит основанием для списания бланков по журналам учета. В остальных случаях пачки вскрываются постоянно действующей комиссией, по мере потребности, при этом производится просмотр и проверка каждого бланка.

(в ред. Приказа ФМС России от 30.08.2013 № 369)

12. Принятые бланки приходуются в книге учета поступления и выдачи бланков (Приложение № 1).

В этих журналах, исходя из объема записей, отводится определенное количество страниц, либо ведутся отдельные журналы для учета каждого вида бланков.

Основанием для записи в журнале являются накладные. Выдача бланков сотрудникам уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа ФМС России производится по порядковым номерам.

13. Структурные подразделения территориальных органов ФМС России получают бланки по заявкам в региональное подразделение службы с указанием их наименований и количества, с письменного разрешения начальника территориального органа ФМС России.

14. Передача бланков из одного структурного подразделения другому без письменного разрешения начальника территориального органа ФМС России не допускается.

15. В исключительных случаях (не прогнозируемое образование дефицита бланков) допускается перераспределение (переброска) бланков между территориальными органами ФМС России, при наличии существующих избытков, на основании аргументированного обращения территориального органа ФМС России в профильное подразделение ФМС России и принятием положительного решения совместно с ФКУ «ГЦОД ФМС России».

(в ред. Приказа ФМС России от 30.08.2013 № 369)

16. Отпуск бланков подразделениям со складов территориального органа ФМС России производится по накладным (Приложение № 2) материально ответственным лицам, непосредственно осуществляющим функции учета и хранения бланков.

17. В случае перевозки бланков сотрудниками, которым доверены их получение и перевозка, они предупреждаются, что после получения бланков обязаны немедленно следовать к месту назначения. Им запрещается передоверять охрану и сопровождение бланков другим лицам, а также одновременно выполнять иные поручения, в том числе служебного характера.

Перевозка бланков сотрудниками, не обеспеченными вооруженной охраной и служебным автотранспортом, категорически запрещается.

18. Вскрытие упаковок с бланками в территориальных органах ФМС России и их структурных подразделениях производится в присутствии постоянно действующей комиссии, а при невозможности создания комиссии, в вышестоящем по подчиненности подразделении или территориальном органе ФМС России, где такая комиссия создана. О приеме бланков составляется акт (Приложение № 3), который подшивается в соответствующее дело уполномоченного подразделения.

После вскрытия и просмотра вскрытой упаковки в течение рабочего дня бланки полностью приходуются по журналу учета поступления конкретного вида бланков и выдачи их гражданам, форма которого определена соответствующими нормативными правовыми актами, в том числе административными регламентами ФМС России (при отсутствии таковой - Приложением № 4).

(в ред. Приказа ФМС России от 30.08.2013 № 369)

18.1. Начальник структурного подразделения территориального органа ФМС России при выдаче бланков сотруднику, ответственному за оформление документов, производит запись в Книге выдачи бланков сотрудникам структурного подразделения территориального органа ФМС России (Приложение № 4а) о дате и количестве выданных бланков.

Сотрудник, получивший от начальника структурного подразделения территориального органа ФМС России бланки, проставляет в Книге выдачи бланков сотрудникам структурного подразделения (Приложение № 4а) свою подпись.

В конце рабочего дня сотрудник подразделения возвращает начальнику структурного подразделения территориального органа ФМС России неиспользованные бланки (о чем производится соответствующая отметка в Книге выдачи бланков сотрудникам (Приложение № 4а)), а также представляет оформленные за день документы для проверки полноты и правильности их оформления.

(п. 18.1 введен Приказом ФМС России от 30.08.2013 № 369)

19. Журналы учета движения бланков подлежат регистрации в подразделении делопроизводства и режима (секретариате, канцелярии) ФМС России, ее территориального органа и ведутся до их окончания за присвоенным номером без ежегодной перерегистрации. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. На последнем листе журнала делается заверительная запись сотрудника (работника) подразделения делопроизводства и режима ФМС России, ее территориального органа о количестве опечатанных в журнале листов.

Записи в журнале производятся чернилами или шариковой ручкой. Запрещается делать подчистки, а также исправления с использованием корректирующей жидкости. Допущенные ошибки исправляются путем зачеркивания неправильной записи и внесения новой, которая оговаривается и заверяется подписью лица, ответственного за ведение журнала, с проставлением даты.

20. В территориальных органах ФМС России бланки должны храниться в специально оборудованных складских помещениях. Эти помещения оборудуются автоматической пожарно-охранной сигнализацией, выведенной на пульт дежурной части органа внутренних дел Российской Федерации, на территории обслуживания которого расположено складское помещение. На складе необходимо иметь исправные средства тушения пожаров.

Двери помещений должны быть металлическими или обиты металлическим листом с прочными запорами и замками повышенной секретности, которые должны свободно открываться в направлении выхода из здания, а также иметь устройства для опечатывания дверей.

Окна оборудуются откидными металлическими решетками. Решетки запираются изнутри на замок и опечатываются личной печатью сотрудника, ответственного за помещение.

Размещение на складах материалов, не относящихся к непосредственной деятельности подразделения, запрещается.

21. При поступлении в подразделение бланков их хранение организуется в порядке, обеспечивающем их надежную сохранность.

В подразделениях бланки хранятся в отдельных сейфах или несгораемых шкафах.

Склады и сейфы (шкафы) с бланками опечатываются руководителем или материально ответственным лицом, ответственным за учет и хранение бланков.

22. По окончании рабочего дня сейфы, шкафы и помещение, где хранятся бланки, запираются и опечатываются. Ключи от входных дверей в хранилище и сейфов помещаются в специальный пенал, который опечатывается и сдается дежурному уполномоченного подразделения территориального органа ФМС России под расписку в соответствующем журнале с указанием времени сдачи и приема под охрану.

23. Персональную ответственность за хранение и учет бланков несут руководители территориальных органов ФМС России и их структурных подразделений, а также сотрудники, ответственные за их учет и хранение, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.

24. Право доступа в склады и места хранения бланков имеют только сотрудники, в чьи должностные обязанности входят учет и хранение бланков, а также их непосредственные начальники и должностные лица, проверяющие состояние хранения и учета бланков (в присутствии сотрудников, ответственных за учет и хранение бланков).

25. На время отсутствия лиц, ответственных за хранение бланков (отпуск, командировка, болезнь), бланки должны передаваться по акту материально ответственным лицам, временно исполняющим их обязанности, или начальникам подразделений.

26. В случаях утраты, хищения и ненадлежащего хранения бланков, повлекших их порчу, проводится служебная проверка для установления причин и обстоятельств случившегося. Материалы служебной проверки не позднее 10-дневного срока со дня обнаружения факта утраты или хищения подлежат утверждению руководителем подразделения и предоставляются руководству территориального органа ФМС России, которое о принятых мерах информирует Управление делами ФМС России.

27. Испорченные бланки (при ненадлежащем хранении или оформлении), использованные бланки (выписанные, но невостребованные заявителями в течение срока действия документа), а также недействительные документы (в связи со смертью владельца, выходом из гражданства Российской Федерации, изменением установочных данных, по возрасту, выданные в нарушение установленного порядка, истечением срока действия) уничтожаются путем сожжения либо измельчения постоянно действующей комиссией, а при невозможности создания комиссии — сотрудниками, осуществляющими функции учета и хранения бланков.

Уничтожение бланков производится не реже одного раза в квартал до 5 числа месяца, следующего за кварталом <1>, в обязательном присутствии всех членов постоянно действующей комиссии. При этом постоянно действующая комиссия проверяет каждый бланк, подлежащий уничтожению. По завершении уничтожения бланков, все члены постоянно действующей комиссии подписывают акт об уничтожении и несут ответственность за полноту и правильность указанных в акте сведений.

<1> Сноска исключена. - Приказ ФМС России от 30.08.2013 № 369.

Уничтожение недействительных паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации <3> (бланков паспорта), производится не реже одного раза в месяц.

<3> Далее — «паспорт».

(абзац введен Приказом ФМС России от 30.08.2013 № 369)

Уничтожение паспорта, признанного недействительным в связи с заменой, производится в течение месяца после вручения владельцу нового паспорта.

(абзац введен Приказом ФМС России от 30.08.2013 № 369)

28. Испорченные бланки уничтожаются по акту об уничтожении испорченных и вышедших из обращения бланков (Приложение № 5), а оформленные, но невостребованные и недействительные документы — по акту об уничтожении недействительных документов (Приложение № 6). Акты составляются на отдельных листах и формируются в отдельное делопроизводство. На бланках и недействительных документах ставится штамп «Аннулировано» либо производится просечка дыроколом.

При уничтожении испорченных бланков вырезается часть страницы с серией и номером и наклеивается в журнале учета поступления бланков и выдачи их гражданам против серии и номера испорченного бланка, в графе примечание указываются номер и дата акта об уничтожении.

Если бланк содержит одну страницу с номером, вырезанный номер наклеивается только в журнал.

При уничтожении испорченных бланков и недействительных, изъятых, невостребованных, сданных документов вырезается часть страницы с серией и номером и наклеивается в акте.

При уничтожении бланков паспорта, испорченных при оформлении, из страницы 2 бланка паспорта вырезается его нумерация, которая наклеивается в графе 3 акта об уничтожении испорченных и вышедших из обращения бланков (Приложение № 5), из страницы 3 бланка паспорта вырезается его нумерация, которая наклеивается в графе 3 журнала учета поступления бланков паспорта и выдачи паспортов гражданам (приложение № 20 к Административному регламенту), в графе 5 которого указывается номер и дата акта об уничтожении испорченных и вышедших из обращения бланков.

(абзац введен Приказом ФМС России от 30.08.2013 № 369)

При уничтожении недействительных паспортов из страницы 2 паспорта вырезается его нумерация, которая наклеивается в графе 4 акта об уничтожении недействительных документов (Приложение № 6).

(абзац введен Приказом ФМС России от 30.08.2013 № 369)

29. Бланки, подлежащие уничтожению, не позднее завершения рабочего дня аннулируются и хранятся в сейфах или на складах, доступ к которым имеют сотрудники, ответственные за учет и хранение бланков.

29.1. Паспорта, признанные недействительными в связи с заменой, испорченные при оформлении бланки паспорта, паспорта лиц, у которых прекратилось гражданство Российской Федерации, паспорта, выданные в нарушение установленного порядка, а также паспорта умерших граждан до уничтожения погашаются путем перечеркивания второй страницы и пробивания всех страниц паспорта (бланка паспорта) дыроколом.

(п. 29.1 введен Приказом ФМС России от 30.08.2013 № 369)

29.2. Федеральный автоматизированный учет выданных, утраченных (похищенных), испорченных при оформлении паспортов (бланков паспорта), паспортов, выданных в нарушение установленного порядка, подлежащих сдаче (изъятию), невостребованных, найденных паспортов, паспортов лиц, у которых прекратилось гражданство Российской Федерации, а также паспортов умерших граждан ведется на основании информации, полученной из территориальных органов ФМС России, которая передается ежедневно по каналам связи.

(п. 29.2 введен Приказом ФМС России от 30.08.2013 № 369)

III. Работа комиссий по проверке учета, хранения и уничтожения бланков

30. Проверки обеспечения учета и хранения бланков, а также их уничтожение в территориальных органах ФМС России и их структурных подразделениях осуществляются не реже одного раза в квартал комиссиями по проверке.

31. Комиссия по проверке обязана проверить:

31.1 Своевременность и полноту оприходования поступивших бланков;

31.2. Соответствие фактического наличия остатков бланков и остатков, передаваемых в ведомственную статическую отчетность 1-РД;

31.3 Состояние учета и условий хранения бланков;

31.4 Ведение журналов учета бланков;

31.5 Порядок уничтожения бланков;

31.6. Наличие материалов, послуживших основанием для выдачи документов, за период со дня последней проверки.

31.7. Наличие и правильность оформления заявлений о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту), своевременность и полноту внесения в них сведений и отметок, порядок их хранения.

(п. 31.7 введен Приказом ФМС России от 30.08.2013 № 369)

31.8. Своевременность погашения паспортов (бланков паспорта), подлежащих уничтожению, порядок их хранения и уничтожения.

(п. 31.8 введен Приказом ФМС России от 30.08.2013 № 369)

31.9. Своевременность и полноту взимания государственной пошлины за выданные паспорта.

(п. 31.9 введен Приказом ФМС России от 30.08.2013 № 369)

32. По результатам проверки составляется акт (Приложение № 7), который подписывается лицами, производившими проверку, и начальником структурного подразделения территориального органа ФМС России.

По отмеченным в акте нарушениям, а также при наличии возражений по акту или отдельным его пунктам, начальник структурного подразделения территориального органа ФМС России предоставляет объяснения в письменном виде начальнику территориального органа ФМС России.

33. Акт проверки составляется в двух экземплярах, из которых один остается в структурном подразделении, другой — в финансовом отделе территориального органа ФМС России.

34. На основании составленного акта членами комиссии вносятся предложения по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков выполнения.

Члены комиссии несут ответственность за полноту проверки и правильность указанных в акте проверки сведений.

(абзац введен Приказом ФМС России от 30.08.2013 № 369)

35. Акт проверки и предложения по устранению выявленных недостатков утверждается начальником территориального органа ФМС России.

IV. Инвентаризация бланков

36. Проведение инвентаризации обязательно:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи бланков;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, повлекших порчу или уничтожение бланков.

37. Проверка фактического наличия бланков производится по их видам с учетом их начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально ответственному лицу.

V. Учет, уничтожение паспортов и временных удостоверений личности

(раздел введен Приказом ФМС России от 30.08.2013 № 369)

38. Учет паспортов ведется:

38.1 На бумажном носителе:

журнал учета поступления бланков паспорта и выдачи паспортов гражданам (приложение № 20 к Административному регламенту);

картотека заявлений о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту).

38.2 В автоматизированном виде:

федеральный банк данных в рамках единой информационной системы ФМС России, в том числе сканированные заявления о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) после выдачи паспорта владельцу;

автоматизированные учеты территориальных органов ФМС России, которые в течение одного рабочего дня интегрируются в федеральный банк данных в рамках единой информационной системы ФМС России.

39. Заявления о выдаче (замене) паспортов по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) формируются в картотеку заявлений о выдаче (замене) паспортов <1>. Картотека хранится в картотечных шкафах в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

действующую, в которой хранится информация о действительных паспортах;

архивную, в которой хранится информация о ранее выданных недействительных паспортах.

41. Структурное подразделение территориального органа ФМС России, осуществившее выдачу (замену) паспорта, для внесения изменений в соответствующие учеты направляет:

41.1. При выдаче (замене) паспорта по месту жительства (пребывания) или по месту обращения (при отсутствии у заявителя регистрации по месту жительства) не позднее следующего рабочего дня после оформления паспорта в подразделение адресно-справочной работы территориального органа ФМС России — первый экземпляр листка прибытия по форме № 2 <2> и первый экземпляр листка убытия по форме № 7 <3> (при изменении персональных данных, содержащихся во вновь выданном паспорте), а вторые экземпляры — в адресно-справочную картотеку структурного подразделения территориального органа ФМС России, осуществившего выдачу (замену) паспорта.

<2> Приложение № 5 к Административному регламенту предоставления Федеральной миграционной службой государственной услуги по регистрационному учету граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, утвержденному Приказом ФМС России от 11 сентября 2012 г. № 288.

<3> Приложение № 4 к Административному регламенту предоставления Федеральной миграционной службой государственной услуги по регистрационному учету граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, утвержденному Приказом ФМС России от 11 сентября 2012 г. № 288.

41.2. При замене паспорта, выданного иным структурным подразделением территориального органа ФМС России, в структурное подразделение территориального органа ФМС России, выдавшее подлежащий замене паспорт, — сообщение (приложение № 22 к Административному регламенту) в течение 3 (трех) рабочих дней после оформления паспорта для внесения в графы 17 и 18 заявления о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) сведений, содержащихся в сообщении.

41.3. При выдаче (замене) паспорта по месту пребывания или по месту обращения, при наличии у заявителя места жительства, в структурное подразделение территориального органа ФМС России по месту жительства гражданина — сообщение (приложение № 22 к Административному регламенту) в течение 3 (трех) рабочих дней после оформления паспорта.

42. Структурное подразделение территориального органа ФМС России, получившее указанную в пункте 41.3 информацию:

направляет сведения о фактах выдачи (замены) паспорта и об изменении персональных данных, содержащихся в выданном паспорте, в подразделение адресно-справочной работы территориального органа ФМС России и должностным лицам, ответственным за регистрацию в соответствии с перечнем должностных лиц, ответственных за регистрацию, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июля 1995 г. № 713, по месту жительства гражданина, не позднее следующего рабочего дня после получения сообщения (приложение № 22 к Административному регламенту);

в случае замены паспорта вносит сведения, содержащиеся в сообщении (приложение № 22 Административному регламенту), в графы 17 и 18 заявления о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту).

43. Учет утраченных (похищенных), испорченных при оформлении паспортов, паспортов, выданных в нарушение установленного порядка, подлежащих сдаче (изъятию), невостребованных, найденных паспортов, паспортов лиц, у которых прекратилось гражданство Российской Федерации, а также паспортов умерших граждан в структурных подразделениях территориального органа ФМС России ведется путем внесения записей о недействительности паспорта в учеты, предусмотренные пунктами 38.1 — 38.2.

44. После выдачи гражданину паспорта взамен утраченного (похищенного) заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) помещается в действующую картотеку, а заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) на утраченный (похищенный) паспорт помещается в архивную картотеку с указанием в графе 18 порядкового номера дела об утрате (похищении) паспорта и даты его заведения.

45. В случае получения структурным подразделением территориального органа ФМС России запроса (приложение № 26 к Административному регламенту) в графе 15 заявления о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) производится отметка о его поступлении.

После получения сообщения (приложение № 22 к Административному регламенту) от структурного подразделения территориального органа ФМС России, выдавшего паспорт взамен утраченного, заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) помещается в архивную картотеку с указанием сведений об оформленном паспорте в графе 18.

46. При обнаружении в паспорте неправильных сведений, отметок и записей до выдачи его гражданину оформляется новый паспорт. Испорченный бланк паспорта уничтожается как испорченный при оформлении. В заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) делается запись о серии и номере нового паспорта.

47. Учет паспортов, выданных в нарушение установленного порядка, подлежащих сдаче (изъятию):

47.1. Сведения о паспортах, признанных выданными в нарушение установленного порядка, в том числе изъятых, списком до 5 (пятого) числа каждого месяца, следующего за отчетным, территориальным органом передаются в ФМС России. Заключение служебной проверки по факту выдачи паспорта в нарушение установленного порядка подлежит сканированию и внесению в автоматизированную базу данных ФМС России с изменением статуса паспорта.

47.2. Материалы служебной проверки по факту выдачи паспорта в нарушение установленного порядка направляются территориальным органом ФМС России, проводившим проверку, в соответствующие правоохранительные органы для принятия ими решения в соответствие с законодательством Российской Федерации.

О результатах расследования уголовных дел по факту выдачи паспорта в нарушение установленного порядка и принятых по ним судебных решениях руководство территориального органа ФМС России информирует ФМС России.

48. Учет невостребованных паспортов:

оформленные паспорта, не полученные гражданами, в соответствии с пунктом 99 Административного регламента по истечении 3 (трех) лет с момента их оформления уничтожаются по акту.

В графе 18 заявления о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) производится отметка «Паспорт уничтожен по акту (указывается номер акта и дата его составления) как невостребованный». В автоматизированной базе данных ФМС России изменяется статус паспорта.

49. Учет найденных паспортов:

49.1. При поступлении в структурное подразделение территориального органа ФМС России от граждан и организаций найденных паспортов сотрудник принимает меры к установлению владельца паспорта для его вручения.

49.2. При невозможности установления местонахождения владельца паспорта в течение 3 (трех) рабочих дней паспорт направляется по месту регистрации по месту жительства владельца паспорта, а при отсутствии регистрации по месту жительства у владельца паспорта — по месту его выдачи.

49.3. При установлении факта получения паспорта гражданином взамен утраченного найденный паспорт уничтожается по акту, заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) помещается в архивную картотеку с указанием в графе 17 сведений об уничтожении паспорта.

Если уничтоженный паспорт выдавался иным структурным подразделением территориального органа ФМС России в структурное подразделение территориального органа ФМС России, выдавшее уничтоженный паспорт, направляется сообщение (приложение № 22 к Административному регламенту), на основании которого заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) помещается в архивную картотеку с указанием в графах 16 и 17 сведений, указанных в поступившем сообщении.

50. Учет паспортов лиц, у которых прекратилось гражданство Российской Федерации, а также умерших граждан осуществляется при поступлении в структурное подразделение территориального органа ФМС России паспортов указанной категории граждан путем проставления в заявлении о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) соответствующей отметки, после чего заявление помещается в архивную картотеку.

Если уничтоженный паспорт выдавался иным структурным подразделением территориального органа ФМС России в структурное подразделение территориального органа ФМС России, выдавшее уничтоженный паспорт, направляется сообщение (приложение № 22 к Административному регламенту), на основании которого заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) помещается в архивную картотеку с указанием в графах 16 и 17 сведений, указанных в поступившем сообщении.

В пункте 17 заявления о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) умерших граждан, в случае отсутствия паспорта, производятся отметки о смерти владельца и о том, что паспорт сдан не был, после чего оно помещается в архивную картотеку.

В автоматизированных учетах территориального органа ФМС России изменяется статус паспорта.

51. Первичный учет выданных паспортов осуществляется структурным подразделением территориального органа ФМС России по месту выдачи (замены) паспорта в автоматизированных учетах территориальных органов ФМС России на основании сведений, содержащихся в заявлении о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту), с использованием автоматизированных информационных систем <1> с применением стандартизированных технических и программных средств, прошедших соответствующую проверку и сертификацию.

<1> Далее — «АИС».

52. Информация об утраченных (похищенных), испорченных при оформлении паспортов, паспортов, выданных в нарушение установленного порядка, подлежащих сдаче (изъятию), невостребованных, найденных паспортов, паспортов лиц, у которых прекратилось гражданство Российской Федерации, а также паспортов умерших граждан вносится структурным подразделением территориального органа ФМС России в автоматизированные учеты территориального органа ФМС России с использованием АИС, с применением стандартизированных технических и программных средств, прошедших соответствующую проверку и сертификацию, путем присвоения паспортам статуса «недействительный».

53. Автоматизированный учет осуществляет в отношении:

53.1. Утраченных гражданами или похищенных у них паспортов — структурное подразделение территориального органа ФМС России по месту принятия заявления о выдаче паспорта взамен утраченного (похищенного) паспорта, датой принятия указанного заявления.

53.2. Утраченных должностными лицами структурного подразделения территориального органа ФМС России, ответственными на ведение паспортной работы, а также похищенных у них паспортов:

структурное подразделение территориального органа ФМС России по месту обнаружения утраты или похищения паспорта, датой вынесения заключения служебной проверки;

структурное подразделение территориального органа ФМС России по месту оформления паспорта, датой вынесения заключения служебной проверки.

53.3. Невостребованных паспортов — структурное подразделение территориального органа ФМС России, осуществившее оформление и уничтожение паспорта, датой его уничтожения.

53.4. Найденных паспортов, паспортов умерших граждан, паспортов граждан, у которых прекратилось гражданство Российской Федерации, — структурное подразделение территориального органа ФМС России по месту выдачи и (или) уничтожения паспорта, датой его уничтожения.

53.5. Паспортов, выданных в нарушение установленного порядка, — структурное подразделение территориального органа ФМС России, выдавшее этот паспорт, датой утверждения заключения служебной проверки.

53.6. Испорченного при оформлении бланка паспорта — структурное подразделение территориального органа ФМС России, допустившее порчу бланка паспорта, датой оформления нового паспорта.

54. Временное удостоверение личности сдается гражданином при получении им паспорта и погашается путем перечеркивания персональных данных гражданина и наименования структурного подразделения территориального органа ФМС России, выдавшего удостоверение, после чего оно уничтожается в порядке, предусмотренном для уничтожения паспортов, за исключением вырезания номеров. В акте указываются фамилия и инициалы владельца временного удостоверения личности, а также номер, дата выдачи и наименование структурного подразделения территориального органа ФМС России, выдавшего временное удостоверение.

В графе 6 журнала учета временных удостоверений личности гражданина Российской Федерации (приложение № 3 к Административному регламенту) проставляются отметка об уничтожении и дата уничтожения. Если временное удостоверение не было сдано гражданином, указывается причина отсутствия временного удостоверения личности.

55. Срок хранения используемой при оформлении паспорта документации устанавливается в соответствии с приложением № 8 к Инструкции.

56. Временное изъятие из картотек заявлений о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П разрешается только сотрудникам, ответственным за ведение картотеки, для исполнения запросов, снятия копий (ксерокопий) и в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Передавать заявления в другие органы, учреждения и организации или пересылать их по запросам запрещается, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

57. Предоставление копий (ксерокопий) заявлений о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П (приложение № 1 к Административному регламенту) осуществляется в соответствии с Федеральном законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» по запросам субъекта персональных данных, территориальных органов ФМС России и их структурных подразделений или уполномоченных органов.

Приложение № 1 к Инструкции о приеме, учете, хранении и уничтожении специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения и оформленных ФМС России и ее территориальными органами документов и порядке работы комиссий по проверке данной деятельности

(в ред. Приказа ФМС России от 30.08.2013 № 369)

КНИГА УЧЕТА

                   ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫДАЧИ БЛАНКОВ

    ___________________________________________________________<br>
                   (наименование подразделения)

                                                        (левая сторона)

                                                       (правая сторона)

Выданы

(в ред. Приказа ФМС России от 30.08.2013 N 369)

Подразделение ________________________________________________________

                                   (наименование)

НАКЛАДНАЯ N _______________

Кому отпущены бланки ______________________________________________________

№ и дата выдачи служебного удостоверения __________________________________

Начальник подразделения _______________________________________________

Выдал ______________________________ Принял _____________________________

"" _______________ 20 г.

Приложение N 3 к Инструкции о приеме, учете, хранении и уничтожении специальной бланочной продукции централизованного заказа

                                               "Утверждаю"<br>
                                    ___________________________________<br>
                                       (должность, звание начальника<br>
                                    *___________________________________*<br>
                                      подразделения, утвердившего акт)

                                    ___________________________________

                                           (фамилия, инициалы)

                                    "__" ______________________ 20__ г.

АКТ N ______________

Приема бланков ____________________________________________________________ (наименование подразделения)

«» ________________ 20 г. _______________________________

На основании приказа (указания) начальника ________________________________

                    (наименование подразделения)

от «» _____________ 20 г. комиссией в составе: ________________________

        (должность, специальное звание, инициалы и фамилия)

проведен прием ____________________________________________________________ (вид бланков) от ____________________________, поступивших «» _________________ 20 г. по накладной N _______________ в количестве ______________ шт.

При вскрытии упаковки в наличии находилось ________________________________

             (указать серию бланков с N ___ по N ___)

                  (количество бланков прописью)

бланки ____________________ в количестве _____________ получены полностью.

Расхождений с количеством бланков, указанных в документах, не имеется.

Председатель комиссии: _______________________________ (подпись) Члены комиссии (сотрудник): _______________________________ (подпись) _______________________________ (подпись) _______________________________ (подпись)

Приложение № 4 к Инструкции о приеме, учете, хранении и уничтожении специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения и оформленных ФМС России и ее территориальными органами документов и порядке работы комиссий по проверке

    ___________________________________________________________<br>
                   (наименование подразделения)

Приложение N 4а

         выдачи бланков _________________________________
                             (наименование бланка)
                            сотрудникам
     ________________________________________________________
             (наименование структурного подразделения
                территориального органа ФМС России)

централизованного заказа и распределения и оформленных ФМС России и ее территориальными органами документов и порядке работы комиссий по проверке данной деятельности

(в ред. Приказа ФМС России от 30.08.2013 N 369)

                                               "Утверждаю"
                                  _____________________________________

                                      (должность, звание начальника<br>
                                  _____________________________________<br>
                                     подразделения, утвердившего акт)<br>
                                  _____________________________________<br>
                                           (фамилия, инициалы)<br>
                                  "__" ________________________ 20__ г.

Комиссия в составе ______________________________________________________ (должность, фамилия, имя, отчество членов комиссии)

оформила настоящий Акт о том, что в нашем присутствии уничтожены путем ____

                         (прописью)

Председатель комиссии: _______________________________

                                (подпись)

Члены комиссии: _______________________________ (подпись) _______________________________ (подпись) _______________________________ (подпись)

Приложение № 6 к Инструкции о приеме, учете, хранении и уничтожении специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения и оформленных ФМС России и ее территориальными органами документов и порядке работы комиссий по проверке данной деятельности

(в ред. Приказа ФМС России от 30.08.2013 № 369)

                                               "Утверждаю"<br>
                                  _____________________________________<br>
                                      (должность, звание начальника<br>
                                  _____________________________________<br>
                                     подразделения, утвердившего акт)<br>
                                  _____________________________________<br>
                                           (фамилия, инициалы)

                                  "__" ________________________ 20__ г.

АКТ N _____________ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

«» __________________ 20 г. ___________________________

Комиссия в составе ______________________________________________________ (должность, фамилия, имя, отчество членов комиссии)

оформила настоящий Акт о том, что в нашем присутствии уничтожены путем ____ следующие документы:

                          (прописью)

                                     (подпись)

Члены комиссии: _______________________________ (подпись) _______________________________ (подпись) _______________________________ (подпись)

Приложение № 7 к Инструкции о приеме, учете, хранении и уничтожении специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения и оформленных ФМС России и ее территориальными органами документов и порядке работы комиссий по проверке

                                               "Утверждаю"<br>
                                  _____________________________________<br>
                                      (должность, звание начальника<br>
                                  _____________________________________<br>
                                     подразделения, утвердившего акт)<br>
                                  _____________________________________<br>
                                           (фамилия, инициалы)<br>
                                  "__" ________________________ 20__ г.

                              (подразделения)

«» __________________ 20 г. _________________________

На основании приказа (указания) начальника ________________________________

                   (наименование подразделения)

от «» _____________ 20 г. комиссией в составе председателя:

        (должность, специальное звание, инициалы и фамилия)

и членов __________________________________________________________________ (должность, специальное звание, инициалы и фамилия)

В присутствии _____________________________________________________________ (должность, специальное звание, инициалы и фамилия)

Проведена проверка наличия бланков, их движения за период с «» ____________ 20 г. по «» _____________ 20 г.

Проверкой установлено:

                                        (подпись)

Члены комиссии: ___________________________________ (подпись) ___________________________________ (подпись) ___________________________________ (подпись) Материально ответственное лицо: ___________________________________ (подпись)

Приложение № 8 к Инструкции о приеме, учете, хранении и уничтожении специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения и оформленных ФМС России и ее территориальными органами документов и порядке работы комиссий по проверке данной деятельности

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ