Статья 22.Приказ Росграницы от 05.03.2009 № 32

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста законопроекта дополнительным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки с одинарным междустрочным интервалом. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Образец оформления проекта федерального закона приведен в Приложении (Приложение № 9).

3.1.6 Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа — печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

с физических лиц»

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через интервал 18 пт. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации производятся Агентством в соответствии с порядком, устанавливаемым Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, — визовые экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом № 15 с междустрочным интервалом 18 пт. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5.

3.2.3. На первой странице проекта в пределах верхней границы текстового поля проставляется пометка: «Проект». Пометка печатается через одинарный интервал и выравнивается по правой границе.

3.2.4. Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты:

Наименование вида акта -

Президента Российской Федерации

Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт. Текст проекта печатается с красной строки с междустрочным интервалом «точно 18 пт» и выравнивается по левой и правой границам полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю:», которое печатается разреженным интервалом 3 пт.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российская Федерация», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

3.2.5. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

3.2.6. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются Руководителем Агентства.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 1,5 дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение № 1 к Указу Президента Российской Федерации __________ N _______

3.2.7. Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 — 3 см.

3.2.8. При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

УТВЕРЖДЕНО Указом Президента Российской Федерации ___________ N ______

3.2.9. Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

3.2.10. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом печатается вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

3.2.11. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 5,5, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 2.

3.2.11. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

3.2.12. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

3.2.13. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

3.2.14. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

3.2.15. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3.2.16. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

3.2.17. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в Приложении (Приложение № 10).

3.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства, утверждаемой Заместителем Председателя Правительства — Руководителем Аппарата Правительства, и настоящей Инструкцией.

3.3.2. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования (Приложение № 12).

3.3.3. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.

3.3.4. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman размером 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Место издания — отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» 2 межстрочными интервалами и оформляется центрованным способом.

Заголовок — порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером 14 с межстрочным интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет:», последнее слово печатается полужирным шрифтом разреженным 3 пт.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации приведен в Приложении (Приложение № 11).

3.3.5. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа — печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman размером 14 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).

Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.

4.1.1. Нормативные правовые акты издаются Агентством в пределах его компетенции в соответствии с Положением об Агентстве в виде приказов, правил, инструкций и положений.

4.1.2. Порядок подготовки и оформления Агентством нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (с изменениями от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895), а также Разъяснениями о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. № 88.

4.1.3. Издание нормативных правовых актов в Агентстве в виде писем и телеграмм не допускается.

4.1.4. Проекты нормативных правовых актов готовят и вносят заинтересованные структурные подразделения и подведомственные организации либо на основании поручений Руководителя Агентства и заместителей Руководителя. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровый орган (далее — Отдел кадров) на основании соответствующих представлений.

Приказ

4.1.5. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности Агентства.

Приказы подписываются Руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение контроля правильности оформления проектов приказов, за исключением кадровых, возлагается на подразделение ДОУ.

4.1.6. Проекты приказов и приложения к ним (кроме кадровых) визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальником (заместителем начальника) подразделения, обеспечивающего правовую экспертизу, и начальником (заместителем начальника) подразделения ДОУ, иными должностными лицами в соответствии с нормативными документами Агентства. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые Руководителю Агентства на подпись, визируются заместителями Руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

4.1.7. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий Агентства и других органов или организаций.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

4.1.8. Копии приказов направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Копия обязательно направляется также исполнителю.

Оригиналы приказов, за исключением кадровых, хранятся в подразделении ДОУ. Оригиналы кадровых приказов хранятся в Отделе кадров.

4.1.9 Приказ печатается на бланке установленной формы со следующими реквизитами:

Герб Российской Федерации.

Наименование Агентства.

Наименование вида документа — ПРИКАЗ.

Дата и номер.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал, например:

О командировании работников Агентства

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Заголовок, преамбула и содержание приказа отделяются 2 межстрочными интервалами.

Текст приказа печатается шрифтом Times New Roman 14 размером через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

4.1.10. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения с указанием фамилии их руководителя в скобках в дательном падеже. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает Руководитель Агентства, а в его отсутствие или по его поручению — лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Подпись ставится на лицевой стороне последнего листа приложения.

Внесение изменений в согласованный, подписанный приказ не допускается.

4.1.11. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа — приказ; располагается по центру;

дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста одна под другой в порядке перечисления этих органов.

Образец оформления приказов приведен в Приложении (Приложение № 13).

Правила, положение, инструкция

4.1.12. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются Руководителем Агентства путем издания распорядительного документа об их утверждении.

4.1.13. Порядок подготовки и согласования проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

4.1.14. Проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом и печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в Приложении (Приложение № 14).

Поручение

4.1.15. Поручениями оформляются указания Руководителя Агентства, не носящие нормативного характера (не требующие правовой оценки), издаваемые по оперативным и информационно-методическим вопросам, а также в целях организации исполнения отдельных документов.

4.1.16 Поручения подготавливаются:

1. подразделением документационного обеспечения (далее — подразделение ДОУ) по указанию Руководителя Агентства;

2. подразделением ДОУ на основании письменного представления структурного подразделения по согласованию с Руководителем Агентства.

4.1.17 Проекты поручений печатаются на стандартных листах формата А4.

4.1.18. Проекты поручений, подготовленные на подпись, представляются Руководителю Агентства начальником подразделения ДОУ или лицом, исполняющим его обязанности.

4.1.19 Поручения регистрируются в подразделении ДОУ.

Датой поручения является дата его подписания.

Поручения нумеруются в пределах календарного года.

4.1.20 Подлинники поручений хранятся в подразделении ДОУ.

Копии поручения направляются адресатам.

4.1.21 Поручение имеет следующие реквизиты:

наименование Агентства;

слово «ПОРУЧЕНИЕ» отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;

дата и номер поручения. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер состоит из знака «N», индекса Пр, через тире — порядковый номер, например: 07 марта 2008 г. № Пр-29;

адресат отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами;

текст отделяется от адресата 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером № 14 от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Требования к оформлению реквизитов «Отметка о наличии приложений», «Подпись» аналогичны требованиям оформления служебных писем.

Протокол

4.2.1. Протокол — это документ с записью всего происходящего на заседании, собрании, совещании.

4.2.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются лицу, ответственному за организацию совещания (заседания), структурными подразделениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей.

4.2.3. Подготовка текста протокола возлагается на выделенного сотрудника структурного подразделения, готовящего вопросы к обсуждению, или секретаря коллегиального органа. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 2 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку совещания, заседания.

4.2.4. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании вместе с выпиской из протокола о принятых решениях, направляются в структурное подразделение-исполнитель для подшивки в дело.

Копии проектов протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них.

4.2.5. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной и печатается шрифтом Times New Roman размером 14.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Место и дата проведения мероприятия.

Председатель или Председательствующий.

Присутствовали (подчеркивается) — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Повестка дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которая печатается от границы левого поля.

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

4.2.6. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместитель Министра культуры Российской Федерации

заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано шрифтом Times New Roman размером 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

4.2.7. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Агентстве.

4.2.8. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

4.2.9. Протоколы печатаются на стандартном листе формата А4 шрифтом Times New Roman размером 14 и имеют следующие реквизиты:

Герб Российской Федерации.

Наименование Агентства.

Наименование вида документа — ПРОТОКОЛ.

Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. «Дата» печатается от левого края и оформляется словесно-цифровым способом, «номер» печатается от правого края на той же строке. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера протокола.

Место проведения заседания, совещания выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линией.

Основная часть протокола печатается через одинарный межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) — печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.

Образец оформления протокола приведен в Приложении (Приложение № 15).

Порядок оформления проектов служебных писем на официальных бланках с изображением Государственного герба Российской Федерации

4.2.10 Служебные письма от имени должностных лиц Агентства готовятся в виде:

ответов в рамках выполнения поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

документов во исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;

сопроводительных писем к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;

ответов на запросы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан;

инициативных документов.

4.2.11. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Руководителя Агентства на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. В случаях, когда в резолюции руководителя Агентства срок исполнения поручения не установлен, — руководствоваться п. 6.2 настоящей Инструкции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции Руководителя Агентства. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.2.12 Служебные письма печатаются на официальных бланках и оформляются согласно следующим требованиям:

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм — левое;

20 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Реквизит «Адресат» печатается с отступлением в 4 см от верхнего края листа (для угловых бланков), 8 см от верхнего края листа (для продольных бланков) и 11 — 12 см от левого края листа (2, 4 и 10 на отметках верхней и боковой линеек текстового редактора Microsoft Word). Строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.

Заголовок (если есть) пишется с отступлением в 11 см от верхнего края листа (отметка 9 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word 6.0) шрифтом Times New Roman, размер 11 в интервале от 2 см до 8 см от левого края листа (в интервале отметок от 0 до 8 на верхней линейке текстового редактора Microsoft Word 6.0) не более 4 — 5 строк.

Обращение «Уважаемый...» с указанием имени и отчества печатается шрифтом Times New Roman, размер 14 и отделяется от заголовка (при его наличии) 2 межстрочными интервалами с выравниванием по центру.

Текст письма печатается шрифтом Times New Roman, размер 14. При наличии заголовка и/или обращения текст отделяется от реквизитов 1 межстрочным интервалом. В случае их отсутствия текст пишется с отступлением в 11 см от верхнего края листа (отметка 9 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word 6.0). Отступ красной строки по всему тексту должен быть одинаковым и составлять 1,25 см.

В первом абзаце текста наименование Агентства пишется полностью — «Федеральное агентство по обустройству государственной границы Российской Федерации». Далее по тексту возможно использование сокращенного наименования — «Росграница».

При оформлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

При наличии приложения или приложений делается соответствующая ссылка с пропуском одной строки от основного текста с красной строки, шрифтом Times New Roman размером 14.

Строка с указанием должности подписавшего, подписи и расшифровки подписи располагается от левого края страницы и отделяется от основного текста (приложения) двумя однострочными интервалами, при использовании бланка Агентства без указания названия Агентства; при использовании бланков Руководителя Агентства, статс-секретаря — заместителя руководителя, заместителя руководителя — должность не указывается.

Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) располагаются у правого края страницы.

Указание на исполнителя и его телефон оформляется в 2 строки в нижней части страницы от левого края страницы шрифтом Times New Roman размером 9 пт.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».

Текст служебного письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

4.2.13 Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: «Росграница считает...», «Росграница рассмотрела...».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.2.14 Датой письма является дата его подписания.

4.2.15. Для отправки служебного письма исполнителю необходимо предоставить в подразделение ДОУ полный пакет документов исходящего служебного письма:

ответ документ (письмо) или инициативный документ (письмо);

приложение (приложения) (при наличии);

список рассылки (если письмо направляется более чем в 4 адреса);

визовой экземпляр письма;

основание (например: поручение Правительства Российской Федерации). Основание не требуется, если письмо инициативное.

Образец оформления служебного письма приведен в Приложении (Приложение № 16).

Особенности оформления писем, адресованных зарубежным корреспондентам

4.2.16. В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах), наименование и адреса получателя письма, вступительное обращение, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется, сведения об исполнителе и его контактный телефон.

Указанные письма подлежат обязательному согласованию с Отделом международных отношений Управления перспективного развития.

При переписке без применения бланка в правом верхнем углу письма печатается название города и дата отправления, например: Москва, 31 декабря 2007 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9 — 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: «Господин Министр», «Ваше Превосходительство». В обращении иногда принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: «Имею честь...».

Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел — Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении.

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «... в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С уважением». В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. При подписании письма Руководителем Агентства указываются только инициал имени и фамилия руководителя.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например:

Господину Б. Итопу Председателю Правления фонда «Призыв совести» г. Вашингтон

В ряде случаев в зависимости от местной практики и на основе взаимности перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например:

Его Превосходительству господину М. Андерсу Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) г. Москва

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

Допускается оформление писем в соответствии с правилами внутренней переписки.

При переписке с использованием бланков адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 — 10 см и ограничивается правым полем.

Реквизит «Адресат» должен включать в себя следующие составные части: слова «Господину» («Госпоже») или титул (например, «Его (Ее) Превосходительству»), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал. Составные части реквизита «Адресат» допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.

4.2.17. Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо.

Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге, иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим:

Уважаемый господин Министр,

Уважаемый господин Директор,

Уважаемый господин Сенатор и т.п.

Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Номер на письме не указывается, дата и личная подпись необходимы.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных корреспондентов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Упомянутые виды писем являются официальными документами.

Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника.

Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

4.3.1. Телеграмма

Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.

В состав телеграммы входят следующие реквизиты:

наименование документа — телеграмма;

отметка о категории телеграммы — «Правительственная», «Срочная»;

адресат — подробный адрес с указанием номера отделения связи, позволяющего обеспечить доставку телеграммы адресату (кроме железнодорожных адресатов), и полное наименование адресата (железнодорожные адресаты допускается указывать сокращенно);

текст — содержание телеграммы;

регистрационный номер и дата регистрации;

подпись;

расшифровка подписи.

Телеграммы оформляются на продольном бланке Агентства согласно образцу, приведенному в к настоящей Инструкции.

Текст телеграммы излагается кратко и печатается через 2 интервала прописным шрифтом без абзацев, исправлений, переноса слов. Заголовок на телеграммах не проставляется.

Объем текста служебной телеграммы не должен превышать 90 слов (одна машинописная страница, включая реквизиты бланка).

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его регистрационный номер и дату.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются адрес отправителя, наименование «Федеральное агентство по обустройству государственной границы Российской Федерации», исходящий номер и дата, фамилия и телефон исполнителя, ставится печать Агентства с изображением Государственного герба Российской Федерации, удостоверяющая подпись.

Для согласования проекта телеграммы оформляется визовой экземпляр. Порядок согласования текста телеграммы, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку согласования документов, установленному для служебных писем.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность — на непосредственных исполнителей.

Правительственные телеграммы подписываются только Руководителем Агентства и заместителями Руководителя.

Если телеграмма содержит более одного адресата, подписывается экземпляр для каждого из них. При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, в которые она направляется. Указатель рассылки, предоставляемый исполнителем, должен быть им завизирован и утвержден должностным лицом, подписавшим телеграмму. В таком случае в телеграмме на месте указания телеграфного или почтового адреса делается запись «Рассылка по списку».

Подписанные телеграммы представляются исполнителем, подготовившим текст телеграммы, на регистрацию в подразделение ДОУ с указанием на каждой из них подробного адреса получателя и отправляются через отделение почтовой связи.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1557).

4.3.2. Телефонограмма

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросом в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.

Подписанные телефонограммы регистрируются в структурных подразделениях, руководители которых подписали телефонограмму; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством лица, подписавшего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством лица, передавшего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается адресатам в Агентстве на рассмотрение, второй подшивается в дело входящих телефонограмм.

После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

4.3.3. Электронная почта

Документы в электронном виде, поступающие на официальный электронный адрес Агентства, в формате графических изображений с указанием на нем необходимых реквизитов проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям по правилам работы с обычной корреспонденцией.

4.3.4. Факсограмма

При передаче документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

отправляемые документы (факсограммы) должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение;

объем передаваемого документа (факсограммы), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать через факсимильную связь текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

на передаваемом документе (факсограмме) в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки»;

в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа (факсограммы) ставится отметка об исполнителе;

Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному учету в подразделениях, осуществляющих подготовку и передачу документа. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой на оборотной стороне последнего листа подлинника о времени отправки.

5.1.1. Движение документов в Агентстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Агентстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами их сотрудников.

5.2.1. Доставка документов (далее — корреспонденция) в Агентство осуществляется посредством почтовой, электрической, фельдъегерской связи и нарочным (курьером).

С помощью почтовой связи в Агентство доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Корреспонденция, поступившая посредством почтовой связи, разделяется на простую, заказную и телеграммы.

Корреспонденция, поступившая посредством электрической связи, разделяется на телефонограммы, факсограммы.

5.2.2. Прием корреспонденции, поступившей посредством почтовой и фельдъегерской связи и курьером, осуществляет подразделение ДОУ.

5.2.3. При приеме документов проверяется правильность их адресования, оформления и доставки, целостность упаковки.

Ошибочно доставленные документы пересылаются подразделением ДОУ по назначению или возвращаются отправителю с кратким изложением причин возврата.

При вскрытии конвертов проверяется комплектность документов, отсутствие их повреждений, наличие подписи, соответствие названий на конвертах названиям вложений.

В случаях повреждения вложений или отдельных листов, выявления ошибочных вложений, других ошибок в оформлении составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в подразделении ДОУ, а второй вместе с самими документами возвращается отправителю документа. В случае если такой документ может быть рассмотрен по существу, подразделение ДОУ по согласованию с адресатом передает его по назначению для дальнейшего прохождения, при этом составляется акт в трех экземплярах, первый из которых остается в подразделении ДОУ, второй направляется отправителю, а третий передается в структурное подразделение, в которое направлен документ.

Конверты после регистрации документов уничтожаются.

Конверты не подлежат уничтожению в случаях, если они являются единственным источником установления адресата отправителя, даты отправки или поступления документа, а также, если они содержат документы, которые поступили из-за границы, из судов, следственных органов либо содержат договоры или заявки на участие в конкурсах по государственным закупкам, претензиям, исковые заявления.

5.2.4. Конверты с документами, поступившие с пометкой «ЛИЧНО», в подразделении ДОУ не вскрываются и регистрируются в регистрационном журнале по реквизитам, имеющимся на конверте. Конверты передаются под расписку адресатам.

Если документы, находящиеся в конвертах, поступивших с пометкой «ЛИЧНО», необходимы для работы в Агентстве, то они возвращаются адресатами в подразделение ДОУ для регистрации в СЭДО.

5.2.5. Конверты с пометками «СРОЧНО», «ВЕСЬМА СРОЧНО», «ВРУЧИТЬ НЕМЕДЛЕННО» вскрываются, регистрируются вне очереди и оперативно передаются соответствующему адресату.

5.2.6. Документы на иностранных языках направляются подразделением ДОУ в отдел международных отношений Управления перспективного развития для перевода и составления аннотации, после чего возвращаются в подразделение ДОУ для регистрации.

5.2.7. При поступлении телеграммы сотрудник подразделения ДОУ расписывается в получении телеграммы, вносит запись о поступившей телеграмме в соответствующий регистрационный журнал.

5.2.8. При поступлении корреспонденции фельдъегерской связью сотрудник подразделения ДОУ расписывается в получении пакета, проставляет на расписке штамп о приеме корреспонденции Агентством, вносит запись о поступившем пакете в соответствующий регистрационный журнал.

5.2.9. При доставке корреспонденции курьером сотрудник подразделения ДОУ расписывается в получении корреспонденции и проставляет на копии поступившего документа (материала) или прилагаемой расписке штамп о приеме корреспонденции Агентством, вносит запись о поступившем документе (материале) в соответствующий регистрационный журнал.

5.2.10. Документы, поступившие в Агентство в установленном порядке, имеющие стандартные реквизиты оформления, а также заверенные копии документов полежат регистрации в СЭДО.

5.2.11. Регистрацию поступающей корреспонденции осуществляет подразделение ДОУ.

5.2.12. Перечень входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в СЭДО, определяется настоящей Инструкцией (Приложение № 17).

Подразделение ДОУ обеспечивает передачу нерегистрируемой корреспонденции адресатам по реестрам передачи документов.

Книги, если в качестве адресата не указано конкретное должностное лицо Агентства, передаются в библиотечный фонд Управления делами.

Рекламные материалы, периодические издания, а также аудио-, видео- и фотоматериалы передаются адресатам, а при их отсутствии — также в библиотечный фонд.

Личные приглашения, поздравления и личная корреспонденция доставляются (передаются) конечным адресатам.

Счета и бухгалтерская документация передаются в Финансово-экономическое управление.

5.2.13. Документы, не зарегистрированные в СЭДО, за исключением документов, указанных в перечне входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в СЭДО, не подлежат приему к рассмотрению в структурных подразделениях. При поступлении таких документов в структурные подразделения они передаются в подразделение ДОУ для централизованной регистрации.

5.2.14. Поступившая корреспонденция сортируется подразделением ДОУ по принципу срочности (немедленная, весьма срочная, срочная и обычная), приоритетности (поручения Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, письма Аппарата Правительства Российской Федерации, проекты нормативных актов, требующие согласования или визирования, обращения граждан, письма и запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, прочие документы) и доступа (простая и ограниченного доступа).

5.2.15. Документы, адресованные руководству Агентства, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в подразделении ДОУ, а затем направляются руководству или в структурное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью разделения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

5.2.16. Отсортированные по принципу срочности, приоритетности и доступа документы (материалы) регистрируются сотрудниками подразделения ДОУ в СЭДО. На документах повышенной срочности проставляются также штампы о повышенной срочности («Вручить немедленно», «Весьма срочно», «Срочно»).

При регистрации входящего документа в СЭДО заполняются соответствующие графы регистрационной карточки в СЭДО с отнесением его к номенклатурному делу. Порядок заполнения определяется правилами работы с СЭДО. Одновременно заполняется реестр передачи документа, где указывается, передается подлинник или копия, и в котором расписывается сотрудник, получивший документ.

На документы, поступившие от одного и того же адресата по одному и тому же вопросу, при регистрации, в регистрационной карточке указывается ссылка, устанавливается связь на регистрационный номер предыдущего документа.

5.2.17. После регистрации входящего документа на первом листе документа печатается регистрационный штамп и штрих-код документа.

5.2.18. Регистрация входящих документов осуществляется, как правило, в день поступления.

Документы, поступившие в рабочие дни после 18 часов, регистрируются на следующий день.

5.2.19. С зарегистрированных документов, с помощью сканера, снимается электронная копия документа, которая прикрепляется к регистрационной карточке СЭДО.

5.2.20. Документы, передаваемые адресатам, учитываются подразделением ДОУ в соответствующем реестре и передаются только под роспись.

Корреспонденция на имя Руководителя Агентства и заместителей Руководителя, поручения Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, письма Аппарата Правительства Российской Федерации, проекты нормативных актов, требующие согласования или визирования, обращения граждан, письма и запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации передаются в оригинале подразделением ДОУ в приемную Руководителя Агентства и приемные заместителей Руководителя в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным приказом Руководителя Агентства.

5.2.21. Передача корреспонденции в приемную Руководителя Агентства, заместителей Руководителя осуществляется каждые 3 часа, а с отметками о повышенной срочности — немедленно.

После наложения резолюций на документы сотрудники приемных (секретариатов) Руководителя Агентства и заместителя Руководителя, обеспечивают их своевременное и правильное внесение в СЭДО.

5.2.22. Рассмотренные документы возвращаются в подразделение ДОУ, которое обеспечивает при необходимости их тиражирование и передачу на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

5.2.23. Корреспонденция, адресованная структурным подразделениям или конкретным сотрудникам Агентства, передается сотрудникам структурных подразделений, ответственным за делопроизводство, каждые три часа, а с пометками о повышенной срочности — немедленно. Ответственность за своевременное получение корреспонденции в подразделении ДОУ сотрудниками, ответственными за делопроизводство, несут руководители структурных подразделений.

5.2.24. В резолюциях указываются инициалы и фамилия ответственного исполнителя и соисполнителей, при этом, если ответственный исполнитель не определен, им является первый исполнитель, указанный в резолюции. В тексте резолюции по исполнению документа при необходимости указываются порядок и срок исполнения.

Резолюция может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю отдельный порядок и срок исполнения документа.

5.2.25. Резолюции вносятся в регистрационную карточку документа в СЭДО сотрудником структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, после чего соответствующие документы передаются исполнителям для работы.

5.2.26. Поступающие в Агентство телефонограммы регистрируются в соответствующих регистрационных журналах. Журналы регистрации телефонограмм ведутся в приемной Руководителя Агентства, приемных заместителей Руководителя, приемных руководителей структурных подразделений.

5.2.27. При поступлении телефонограммы подлежат обязательной фиксации (установлению) данные об отправителе и лице, передавшем телефонограмму, текст телефонограммы, дата и время приема, данные о лице, получившем телефонограмму. При отсутствии указанных данных телефонограмма считается не надлежаще принятой.

5.2.28. Содержание телефонограммы подлежит передаче адресату в течение трех часов с момента ее приема. Ответственность за передачу содержания телефонограммы лежит на лице, ее принявшем. О передаче содержания телефонограммы в журнале регистрации телефонограмм делается отметка с подписью адресата и указанием даты и времени передачи адресату.

5.2.29 При приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

поступившие факсограммы регистрируются в подразделении ДОУ, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее структурное подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

Внутренние документы — служебные и докладные записки подготавливаемые в целях информирования Руководства Росграницы и взаимодействия между структурными подразделениями Агентства.

Внутренние документы печатаются на стандартных листах бумаги.

5.3.1. Регистрация внутренних документов осуществляется в СЭДО с отнесением его к номенклатурному делу сотрудниками, ответственными за делопроизводство соответствующих структурных подразделений, подготовивших документ.

5.3.2. Регистрация внутренних документов, предполагающих согласование с вышестоящим руководством, осуществляется после визирования и принятия решения соответствующим руководителем.

5.3.3. Регистрационный номер внутреннего документа состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера внутреннего документа в пределах календарного года.

Внутренним документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

Если регистрируемый внутренний документ является ответом на ранее присланный входящий или внутренний документ, обязательным является установление связи карточек СЭДО.

5.3.4. Зарегистрированные внутренние документы доставляются по назначению сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, до 18 часов в день их регистрации.

Неправильно оформленные внутренние документы возвращаются исполнителям для доработки.

Передача внутренних документов внутри структурных подразделений осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство.

5.4.1. Исходящими документами Агентства являются документы, направляемые из Агентства в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам.

Документы печатаются на официальных бланках и оформляются в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

5.4.2. Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, их регистрацию и отправку.

5.4.3. На согласованный документ создается временная регистрационная карточка в СЭДО с отнесением его к номенклатурному делу.

5.4.4. Согласованные и правильно оформленные документы распечатывается на официальном бланке и передаются для подписания.

5.4.5. После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация подразделением ДОУ в СЭДО.

5.4.6. При регистрации исходящего документа на нем указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации.

5.4.7. Регистрационный номер исходящего документа состоит из двух заглавных букв, с которых начинается имя и фамилия лица, подписавшего документ, дефиса, порядкового номера исходящего документа в пределах календарного года, косой черты и индекса структурного подразделения-исполнителя, например: ВЕ-348/05. Индексы структурных подразделений и территориальных органов Агентства устанавливаются настоящей Инструкцией (Приложение № 18).

Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

5.4.8. Исходящие документы принимаются на отправку подразделением ДОУ в открытом виде с указанием полного почтового адреса, необходимого для отправки, или утвержденными указателями рассылки, а также с приложениями в необходимом количестве экземпляров.

5.4.9. К отправке принимаются исходящие документы, подписанные Руководителем Агентства, заместителями Руководителя, руководителями и заместителями руководителей структурных подразделений.

5.4.10. Исходящий документ направляется не более чем в один адрес и оформляется на одном бланке (в одном экземпляре).

5.4.11. При направлении исходящего документа (одного содержания) более чем в один адрес необходимое количество экземпляров отправляемого документа передается исполнителем для отправки вместе с завизированным указателем рассылки.

5.4.12. При направлении исходящих документов в федеральные органы государственной власти, законодательные (представительные) и исполнительные органы субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться. При направлении исходящих документов другим адресатам указываются полные почтовые адреса (включая почтовый индекс).

5.4.13. Приложения, направляемые вместе с исходящим документом (кроме приложений, полученных от организаций, учреждений или граждан и возвращаемых с данным документом), должны быть подписаны или завизированы их составителями. Исходящий документ с приложениями, представляющими ценность (удостоверения, паспорта, дипломы, свидетельства, судебные повестки и т.п.), отправляется заказным письмом или бандеролью с объявленной ценностью.

5.4.14. Ответственность за правильность указания реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса возлагается на исполнителя документа и руководителя соответствующего структурного подразделения.

5.4.15. Для отправки документов используются специально оформленные конверты. Если одному и тому же адресату направляется одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.

5.4.16. Подразделение ДОУ проверяет правильность оформления исходящих документов (наличия полного адреса, подлинности подписи, визы исполнителя, других необходимых элементов оформления, наличие указанных приложений).

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

5.4.17. Документы подлежат отправке, как правило, в день их приема, если они поступили в подразделение ДОУ не позднее чем за два часа до окончания рабочего дня.

Срочные документы отправляются в течение часа с момента поступления в подразделение ДОУ.

5.4.18. На отправленные документы в подразделении ДОУ оформляются реестры отправленных документов.

5.4.19. Отправляемые из Агентства телеграммы оформляются на бланках установленной формы: «правительственные», «срочные», «служебные».

5.5.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, квартал, месяц, неделю, сутки) проводится посредством соответствующего отчета СЭДО по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются подразделением ДОУ и представляются руководству Агентства.

5.5.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом копий, создаваемых при печатании и тиражировании.

Учет количества документов проводится по Агентству в целом или по отдельным структурным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

6.1.1 Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

6.1.3. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных системы электронного документооборота.

6.1.4 Контролю подлежит исполнение:

указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации;

постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и заседаний координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации;

депутатских и парламентских запросов, запросов, поступивших из Аппарата Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, контрольных, правоохранительных и судебных органов, федеральных органов государственной власти;

мероприятий, предусмотренных приказами Росграницы, поручениями Руководителя Агентства, а также планами и протоколами совещаний;

письменных обращений граждан, юридических, должностных и иных лиц.

6.1.5 Контроль исполнения документов в Агентстве осуществляют:

Структурное подразделение, осуществляющее внутриведомственный контроль (далее — Контрольное подразделение), — указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, депутатских и парламентских запросов, обращений граждан, а также мероприятий, предусмотренных приказами Росграницы, распоряжениями и поручениями Руководителя Агентства, а также планами и протоколами совещаний;

помощник (советники) Руководителя Агентства, гражданские служащие секретариатов (аппаратов) заместителей Руководителя — за подготовкой материалов к заседаниям и совещаниям, которые проводит или в которых участвует руководство Агентства, поручений, данных руководством Агентства по рассмотренным им документам, отдельных поручений по инициативе руководства Агентства, за подготовкой материалов к совещаниям в федеральных органах исполнительной власти;

руководители структурных подразделений — контроль исполнения документов, находящихся на исполнении структурного подразделения;

гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства и контроль в структурных подразделениях, — документов и поручений, поступивших непосредственно в адрес этих структурных подразделений; поручений, данных на совещаниях у руководства Агентства, проводимых по инициативе структурных подразделений.

В случае, когда в резолюции Руководителя Агентства первым указывается один из заместителей Руководителя и указанный заместитель вносит в данное поручение Руководителя Агентства дополнения и уточнения, контролируется непосредственно поручение Руководителя Агентства, гражданские служащие секретариатов (аппаратов) заместителей Руководителя контролируют уточняющие поручения, данные заместителями Руководителя.

6.1.6. Поручения, данные в протоколах проводимых руководством Агентства совещаниях, контролируются по каждому пункту. Контроль за выполнением решения, как правило, возлагается на руководителя структурного подразделения, ответственного за его исполнение. Оперативный контроль за исполнением протокольных поручений осуществляется Контрольным подразделением.

6.1.7. Контроль за соответствием законодательству разрабатываемых нормативных правовых актов, касающихся основной деятельности Агентства, осуществляется подразделением, обеспечивающим правовую экспертизу.

6.1.8. Контроль за ходом реализации результатов контрольных и иных проверок осуществляется Контрольным подразделением.

6.1.9. Методическое руководство по организации и осуществлению контроля за своевременным и полным выполнением Агентством документов обеспечивается Контрольным подразделением.

6.2.1 Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

а) с конкретной датой исполнения:

из вышестоящих организаций — в указанный срок;

по остальным документам, зарегистрированным в подразделении ДОУ, — срок исполнения устанавливается руководством Агентства по предложению подразделения ДОУ;

б) без указания конкретной даты исполнения:

имеющие в тексте пометку «срочно», «весьма срочно» — исполняются в 3-дневный срок;

имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок;

по парламентским запросам — 15-дневный срок;

по депутатским запросам, запросам Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, контрольных, правоохранительных и судебных органов — не позднее чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке и согласованию проектов правовых актов, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам правовых, поступившим от головного исполнителя на согласование, — до 10 дней;

поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — до 30 дней с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, письменных обращений граждан, юридических, должностных и других лиц, — не более 30 дней со дня их регистрации, а по требующим дополнительного изучения и проверки — до 60 дней со дня их регистрации с уведомлением лица (организации), направившего обращение.

6.2.2. В поручениях, данных руководством Агентства по рассмотренным документам; а также в поручениях, данных по инициативе руководства Агентства, как правило, устанавливается срок (календарная дата) их исполнения. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата резолюции.

6.2.3. Проекты протоколов Агентства оформляются в течение суток после заседания, имеют порядковые номера в пределах календарного года.

Должностное лицо, ответственное за оформление протокола, в установленный срок обеспечивает доработку проекта протокола, согласовывает его с заинтересованными должностными лицами и организует рассылку адресатам. В протоколах Агентства указываются конкретные сроки выполнения решений и исполнители. Датой принятия решения является дата его принятия на заседании.

6.2.4. В целях сокращения сроков исполнения документы направляются для одновременного рассмотрения в заинтересованные структурные подразделения Агентства. Ответственность за организацию их исполнения возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю направляется подлинник документа, остальные исполнители получают копии документа или его электронную версию.

Соисполнители при рассмотрении документов обязаны представить материалы головному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

Документы, не согласованные в указанный срок, считаются согласованными без замечаний.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за качественное и своевременное выполнение поручения.

С целью улучшения качества подготовки документов и поручений головной исполнитель обязан обеспечить созыв соисполнителей, коллегиальное рассмотрение и выработку согласованного решения.

6.2.5. Подразделение, обеспечивающее правовую экспертизу, обязано рассматривать проекты правовых нормативных актов, поступивших на согласование, в срок не более 3 дней.

6.2.6 Дата исполнения указывается в резолюции и фиксируется в СЭДО.

6.2.7 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

6.3.1. Документы, поступившие в Агентство, рассматриваются и регистрируются в установленном порядке подразделением ДОУ, передаются для доклада Руководителю Агентства или иным должностным лицам.

6.3.2. В случаях, предусмотренных соответствующими нормативными правовыми актами, при предварительном рассмотрении поступивших документов начальник подразделения ДОУ принимает решение об их постановке на контроль.

6.3.3. Поручения по инициативе руководства Агентства, а также поручения, данные руководством Агентства по рассмотренным им документам, оформляются в установленном порядке и ставятся на контроль помощником (советниками) Руководителя Агентства, гражданскими служащими секретариатов (аппаратов) заместителей Руководителя.

6.3.4. Все документы, поставленные на контроль, передаются для исполнения и контроля в соответствующие структурные подразделения.

Организация своевременного доведения контрольных документов до руководителей структурных подразделений возлагается на подразделение ДОУ, документы и поручения со сроком исполнения до 10 дней должны доводиться с резолюцией руководства Агентства до исполнителя в день поступления.

При невозможности получения резолюции руководства Агентства в день поступления документа копия документа направляется в структурное подразделение в соответствии с закрепленными функциональными обязанностями.

Принятые на заседаниях решения доводятся до исполнителей в виде протоколов. Рассылка осуществляется на основании списка, который составляется секретарем заседания и подписывается председательствующим на заседании.

6.3.5. Сотрудники секретариатов Руководителя Агентства и заместителей Руководителя обеспечивают внесение резолюций соответствующих руководителей в СЭДО.

6.3.6. Сотрудники структурных подразделений, ответственные за организацию контроля исполнения и ведение делопроизводства, обеспечивают внесение в СЭДО принятые руководителями этих структурных подразделений решения.

6.3.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, отсутствии по болезни, увольнении или перемещении гражданский служащий, на исполнении у которого находится контрольный документ, обязан передать другому гражданскому служащему по согласованию с непосредственным руководителем и подразделением ДОУ все контролируемые документы.

6.4.1. Срок исполнения, указанный в резолюции или определенный содержанием документа, может быть изменен только должностным лицом, утвердившим резолюцию.

6.4.2. Изменение срока, определенного подразделением ДОУ, может осуществляться только подразделением ДОУ.

6.4.3. Снять с контроля или продлить срок исполнения решения, указанного в протоколе Агентства, имеет право председательствующий на совещании.

6.4.4. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет в письменном виде на имя должностного лица, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

6.4.5. Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, депутатского и парламентского запроса допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Руководитель Агентства представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

6.4.6. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует подразделение ДОУ.

6.4.7. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) — автор документа.

6.4.8. Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение руководством Агентства, руководитель заинтересованного структурного подразделения в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно) представляет руководству Агентства письменное предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.

6.4.9. Изменение головного исполнителя и соисполнителей в СЭДО и передача контрольных документов для исполнения из одного подразделения в другое осуществляется только подразделением ДОУ на основании соответствующей резолюции руководства Агентства.

6.5.1. Контрольное подразделение анализирует состояние исполнительской дисциплины в Агентстве и еженедельно по пятницам представляет руководству Агентства справку об исполнительской дисциплине для сведения и принятия решений.

6.5.2. Контрольное подразделение ежемесячно направляет в структурные подразделения Агентства перечни контрольных документов, подлежащих исполнению этими структурными подразделениями.

В целях более полного информирования о проводимой структурными подразделениями работе над документами в перечень документов и поручений, подлежащих исполнению, могут включаться документы, срок исполнения которых еще не наступил.

6.5.3. Ответственные исполнители и соисполнители в структурных подразделениях обязаны регулярно вносить информацию о ходе исполнения контрольных документов в СЭДО.

6.5.4. Ход исполнения особо важных документов может рассматриваться на совещаниях у руководства Агентства с заслушиванием руководителей структурных подразделений — ответственных исполнителей.

6.5.5. Документ считается исполненным, когда приняты решения по поставленным в нем вопросам, полностью исполнена резолюция должностного лица, давшего поручение, и, если требуется, направлен доклад об исполнении в соответствующие организации или дан ответ по существу заинтересованным лицам, в случаях, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

6.5.6. Если по исполнению поручения нет необходимости доклада руководству хода исполнения поручения или его результата, об этом соответствующий помощник (советник) Руководителя Агентства или гражданский служащий секретариата (аппарата) заместителя Руководителя делает запись на документе.

6.5.7. Исполнитель поручения несет ответственность за исполнение документа до тех пор, пока документ не снят с контроля.

6.5.8. Поручения, не снятые с контроля и не продленные в установленные сроки, считаются невыполненными.

6.6.1. В случае неисполнения поручения в установленный срок Контрольное подразделение докладывает Руководителю с указанием причин невыполнения, конкретных виновников и соответствующими предложениями.

6.6.2. Руководители структурных подразделений обязаны систематически проводить совещания по вопросам исполнительской дисциплины и мерам по ее укреплению.

Заместители Руководителя должны регулярно рассматривать состояние исполнительной дисциплины по курируемым вопросам в соответствии с распределением обязанностей между руководством Агентства.

6.6.3. Состояние исполнительской дисциплины в Агентстве может рассматриваться на еженедельных оперативных совещаниях.

6.6.4. В случае выявления систематического нарушения исполнительской дисциплины к виновным лицам применяются меры дисциплинарного взыскания.

7.1. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Агентства возлагается на их руководителей.

7.2. При смене руководителя структурного подразделения в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним.

7.3. Руководитель структурного подразделения определяет сотрудника или сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства (далее по тексту — «делопроизводитель», «делопроизводители»).

прием документов, поступающих в структурное подразделение;

своевременная передача полученных документов руководителю структурного подразделения, а после получения указаний руководителя структурного подразделения — сотруднику структурного подразделения, которому дано поручение (далее по тексту — «исполнитель»);

внесение резолюций руководителя в карточку документа в СЭДО;

передача в подразделение ДОУ входящих документов, поступивших напрямую в структурное подразделение в обход подразделения ДОУ, для регистрации;

передача в подразделение ДОУ исходящих документов, подготовленных и оформленных в структурных подразделениях, для проверки правильности оформления, регистрации и отправки;

ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными и информационными документами, поступившими в структурное подразделение;

осуществление контроля за прохождением документов в структурном подразделении и исполнением поручений;

систематическое информирование руководителя структурного подразделения об исполнении поручений в структурном подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения документов и исполнения поручений в структурном подразделении;

своевременная подготовка проекта номенклатуры дел структурного подразделения на очередной год;

формирование дел в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;

организация хранения дел и документов, выдача дел и документов сотрудникам структурного подразделения, обеспечение их сохранности;

оформление дел для передачи на хранение в Архив Агентства;

получение во временное пользование дел, хранящихся в Архиве Агентства, возвращение их в Архив Агентства по истечении сроков пользования;

участие в проведении экспертизы ценности документов, оформление актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению;

ознакомление вновь принятых сотрудников с настоящей Инструкцией и другими нормативными актами, касающимися работы с документами и ведения делопроизводства;

учет имеющихся канцелярских принадлежностей, подготовка заявок на их получение;

выполнение иных обязанностей, возложенных в соответствии с положением о структурном подразделении и должностным регламентом сотрудника.

7.5. При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя через делопроизводителя, другим сотрудникам с соответствующей отметкой в СЭДО, а дела, взятые из Архива Агентства, сданы в Архив Агентства.

В случае увольнения делопроизводителя, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.

7.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, подведомственной организации, сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения (организации) формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют в соответствии с требованиями настоящей Инструкции для последующей передачи их в Архив Агентства независимо от сроков их хранения.

7.7. Информация о назначениях, сменах делопроизводителей в структурных подразделениях и в трехдневный срок представляется в подразделение ДОУ.

сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах должностных обязанностей сотрудников;

не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо исправления, а также делать пометки, не предусмотренные настоящей Инструкцией;

передача документов или их копий сотрудникам других структурных подразделений может осуществляться с разрешения руководителя структурного подразделения;

передача документов или их копий сотрудникам сторонних организаций, а также документов или их копий, связанных с обращениями граждан, допускается только с разрешения руководителя подразделения ДОУ;

передача документов или их копий представителям средств массовой информации осуществляется через помощника Руководителя Агентства.

7.9. При поступлении документов, зарегистрированных в СЭДО, делопроизводитель проверяет соответствие количества поступивших документов количеству регистрационных карточек, а также правильность сведений о документах, внесенных в регистрационные карточки.

7.10. Делопроизводитель докладывает руководителю структурного подразделения о поступивших документах и в соответствии с его резолюцией передает эти документы для исполнения или ознакомления сотрудникам структурного подразделения.

Фамилия исполнителя, текст поручения и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении вносятся в регистрационную карточку СЭДО этого документа.

7.11. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Агентства или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и обеспечивает их тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.

7.12. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

7.13. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

7.14. Исполнитель обязан выполнить поручение по документу в указанные сроки.

7.15. После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на оборотной стороне последнего листа документа или на отдельном листе результаты выполнения поручения, например: «Направлен ответ (исходящий номер и дата)», «Учтено при формировании замечаний к проекту федерального закона (название)», «Дан устный ответ (кому)», «Доложено (должность, инициалы, фамилия руководителя, которому предоставлен доклад, дата представления доклада)» и т.п.

7.16. Подшив исполненного документа в дело, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление и оформление описей дел, хранение дел и передача в Архив Агентства осуществляется делопроизводителем в соответствии с требованиями, установленными в разделе IX настоящей Инструкции.

7.17. Руководители и сотрудники Агентства несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за своевременное выполнение поручений по документам, за сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.

8.1.1. В целях правильного оформления, учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов в Архиве Агентства ежегодно составляется Сводная номенклатура дел Агентства, представляющая собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения.

Сводная номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. При составлении Сводной номенклатуры дел проводится комплексное изучение документов, образующихся в деятельности Агентства, их вид, состав и содержание. В процессе работы следует руководствоваться Положением об Агентстве, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел и описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) за предшествующие годы.

8.1.3. В Агентстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений по установленной форме (Приложение № 19) и сводная Номенклатура дел Агентства по установленной форме (далее по тексту — Номенклатура дел Агентства) (Приложение № 20).

8.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, с привлечением других сотрудников этого структурного подразделения, оформляется на бланке установленной формы, согласовывается с Архивом Агентства, подписывается руководителем структурного подразделения и сдается в Архив Агентства до 1 ноября текущего года.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в Архив Агентства.

8.1.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания и нерегистрируемые документы.

8.1.6 Графы номенклатур дел содержат следующую информацию.

В графе 1 указывается индекс дела. Индекс дела состоит из индекса соответствующего структурного подразделения и через тире — порядкового номера заголовка дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения.

В графе 2 пишутся заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (Приложение № 21). Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточнятся и изменятся в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 по окончании календарного года указывается количество дел (томов, частей).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.

В графе 5 проставляются иные отметки о заводимых делах.

8.1.7. Если в течение года в структурных подразделениях появляются новые документированные участки работы и дела, не предусмотренные номенклатурой дел структурного подразделения, такие дела включаются дополнительно в номенклатуру дел структурного подразделения. Для дополнительно включаемых дел в номенклатуре дел структурного подразделения оставляются резервные номера.

Все изменения, вносимые в номенклатуру дел структурного подразделения, согласовываются сотрудником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, с Архивом Агентства.

8.1.8. Номенклатура дел Агентства составляется Архивом Агентства на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Названиями разделов Номенклатуры дел Агентства являются названия структурных подразделений. В Номенклатуре дел Агентства разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.

8.1.9. Номенклатура дел Агентства подписывается начальником подразделения ДОУ и сотрудником, ответственным за Архив Агентства, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Агентства (далее — ЦЭК), положение о которой утверждается приказом Руководителя, и с экспертной проверочной комиссией (далее — ЭПК) Государственного архива Российской Федерации. Номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом не реже одного раза в 5 лет, если в Агентстве не было организационно-штатных изменений.

8.1.10. Номенклатура дел Агентства в конце каждого года уточняется, утверждается приказом Руководителя и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

После утверждения Номенклатуры дел Агентства структурные подразделения Агентства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.1.11. Номенклатура дел Агентства печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее четырех. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел «Подразделение ДОУ». Второй используется в подразделении ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Агентства. Четвертый — в Государственном архиве Российской Федерации.

8.1.12. По окончании календарного года в конце Номенклатуры дел структурного подразделения сотрудником, ответственным за делопроизводство этого структурного подразделения, делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (Приложение № 22).

8.1.13. Управлением делами и делопроизводства (далее — Управление делами) составляется итоговая запись Номенклатуры дел Агентства по всем структурным подразделениям для ее последующего представления в Архив Агентства (Приложение № 23).

8.2.1. С момента заведения и до передачи в Архив Агентства дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в Архив Агентства.

8.2.2. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (Приложение № 24). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника Управления делами по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника Управления делами с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8.3.1. Формирование дел, то есть группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.

8.3.2. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении. Номер дела, в который должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

8.3.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется сотрудниками Архива Агентства.

8.3.4 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

документы постоянного и временного хранения необходимо помещать в отдельные дела;

в дело следует помещать документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку. За основу заголовка дела берется формулировка, данная в номенклатуре дел структурного подразделения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения;

в дело следует включать по одному экземпляру каждого документа, нельзя подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

в дело следует подшивать только исполненные и правильно оформленные документы, то есть имеющие соответствующие реквизиты: подпись с расшифровкой, визы с расшифровкой, дату регистрации документа, регистрационный номер, отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

незарегистрированные, неисполненные и неправильно оформленные документы следует возвращать исполнителю для их регистрации, исполнения и оформления;

в дело следует подшивать документы одного календарного года (исключение составляют личные, переходящие дела);

заверенные ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

приложения к документам должны быть помещены в дело вместе с документами, к которым они относятся. В случае отсутствия приложения на документе необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение. Приложения, объем которых превышает 250 листов, должны помещаться в отдельный том;

объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме дела необходимо формировать несколько томов (частей).

8.3.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению законодательного акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Подшивка документов к ним возможна в отдельные дела, но прием этих документов в Архив Агентства осуществляется строго в объединенном виде.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» от 01.06.1998 № 640 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 23, ст. 2501).

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При формировании дел с перепиской необходимо учитывать то, что все они формируются, как правило, по корреспондентскому признаку.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.4.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

8.4.2 Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии делопроизводства проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в Архив Агентства.

8.4.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Агентстве создается Центральная экспертная комиссия.

8.4.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается Руководителем. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.

8.4.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК под методическим руководством Архива Агентства.

8.4.6 При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив Агентства;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.4.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

8.4.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и описи дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел рассматриваются на заседаниях Экспертной комиссии, результаты рассмотрения утверждаются протоколом Экспертной комиссии.

8.5.1. Оформление дел проводится сотрудниками, отвечающими за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи и под контролем сотрудников Архива Агентства.

8.5.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 25), нумерацию листов в деле, составление внутренней описи документов дела, составление листа — заверителя дела, подшивку и переплет дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение дела в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, лист-заверитель дела не составляется.

8.5.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме:

наименование Агентства указывается полностью, с указанием официально принятого сокращения наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

номер дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Агентства;

заголовок дела — переносится из номенклатуры дел Агентства, согласованной с ЭПК Государственного архива Российской Федерации и уточненный в процессе формирования дела;

дата дела — указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

8.5.4. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дело, и закрепления порядка их расположения все листы, кроме листа — заверителя дела и внутренней описи документов, нумеруются. Нумерация листов в деле производится черным графитовым карандашом или нумератором, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются в каждом томе (каждой части) отдельно.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Схемы, диаграммы, таблицы, фотографии и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала нумеруется конверт, затем очередным номером — каждый лист вложения.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

В случае появления ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров.

8.5.5. В начале дела для учета документов помещается внутренняя опись документов дела. В нее включаются сведения о документах.

Внутренняя опись документов составляется на отдельных листах по установленной форме (Приложение № 26).

К внутренней описи документов дела прилагается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи документов дела. Листы внутренней описи документов дела нумеруются самостоятельно и не входят в количество листов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с расшифровкой подписи, указываются его должность и дата составления внутренней описи документов дела.

8.5.6. В конце дела на листе-заверителе дела составляется заверительная надпись (Приложение № 27).

В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, наличие листов с литерными номерами и пропущенных листов, особенности нумерации листов, физического состояния дела и его формирования, отдельно указывается количество листов внутренней описи.

Лист-заверитель дела подписывается с расшифровкой подписи лицом, оформившим дело, указываются его должность и дата оформления дела. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

8.5.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона таким образом, чтобы можно было свободно читать тексты всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.6.1. На все завершенные в делопроизводстве структурных подразделений дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, составляются описи дел.

Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

8.6.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются (Приложение № 28).

8.6.3. В Агентстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Архива Агентства. По этим описям документы сдаются в Архив Агентства.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Агентства, которую готовит Архив Агентства и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

8.6.4. Описи дел структурных подразделений на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Архива Агентства. По этим описям документы сдаются в Архив Агентства.

8.6.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

8.6.6 Описи дел составляются следующим образом:

В графе 1 каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

порядок нумерации дел в описи — валовой;

В графе 2 описи дел проставляется индекс каждого дела по номенклатуре дел, который должен соответствовать индексу, проставленному на обложке дела;

В графе 3 описи дел указывается заголовок дела (тома, части), данный в номенклатуре дел. Если заголовок дела уточняется и изменяется в процессе формирования дела и не совпадает с заголовком в номенклатуре дел, то в опись дел включается заголовок, который написан на обложке дела.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

В графу 4 описи дел переносятся даты с обложки дела, которые должны соответствовать датам самого раннего и самого позднего документов дела;

В графе 5 описи дел указывается количество листов в деле, которое проставлено на обложке дела в соответствии с заверительной надписью;

Графа 6 опускается в описи дел постоянного хранения;

Графа 7 описи дел «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и для других отметок.

8.6.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.6.8. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности.

После одобрения Экспертной комиссией описи дел в конце ее ставится пометка «Согласовано» с указанием номера протокола и даты заседания, на котором опись дел была одобрена.

Опись дел структурного подразделения утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один их которых передается вместе с делами и протоколом Экспертной комиссии в Архив Агентства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

8.6.9. На основании описей дел структурных подразделений Архив Агентства составляет сводную опись дел Агентства.

В сводной описи дел Агентства должны быть историческая справка, предисловие, указатели, оглавление, список сокращений.

8.6.10. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 29) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседаниях ЦЭК одновременно. Согласованные акты утверждаются руководителем только после утверждения описи дел постоянного хранения ЭПК Государственного архива Российской Федерации. После этого структурное подразделение имеет право уничтожить документы и дела, включенные в эти акты. Выделенные к уничтожению документы и дела уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.

8.7.1. Структурные подразделения передают в Архив Агентства дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача производится по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Дела с исполненными документами временного (до 10 лет включительно) хранения не подлежат передаче в Архив Агентства. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

8.7.2. Передача дел в Архив Агентства осуществляется по графику, подготовленному Архивом Агентства и утвержденному начальником подразделения ДОУ.

8.7.3. Выявленные при приеме дел сотрудниками Архива Агентства недостатки в формировании дел и их оформлении должны быть в месячный срок устранены ответственными за делопроизводство сотрудниками структурного подразделения, передающего документы в Архив Агентства.

8.7.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники, ответственные за делопроизводство этого структурного подразделения, в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий группируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в Архив Агентства независимо от сроков хранения дел. Отбор документов к передаче в Архив Агентства или к уничтожению осуществляется совместно с членами экспертной комиссии. По результатам экспертизы ценности документов в структурном подразделении составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также акты о выделении документов и дел с пометкой «До минования надобности» к уничтожению. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. Акты, одобренные экспертной комиссией, утверждаются руководителем структурного подразделения или председателем соответствующей ликвидационной комиссии.

8.7.5. Архив Агентства ведет учет дел, принятых на хранение. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

8.7.6. Дела из Архива Агентства могут быть выданы во временное пользование сотрудникам структурных подразделений, а также сотрудникам сторонних организаций.

Копии документов и выписки из документов, хранящихся в Архиве Агентства, а также архивные справки выдаются по письменным запросам с учетом требований подраздела «Порядок использования документов Архива Агентства» настоящей Инструкции.

гербовых печатей — по решению Руководителя Агентства;

прочих печатей и штампов — по решению начальника Управления делами.

9.2. Все изготовленные печати и штампы учитываются Отделом защиты государственной тайны и мобилизационной работы и выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

9.3. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах в порядке, устанавливаемом приказом Руководителя Агентства.

Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать конец наименования должности лица, подписавшего документ.

9.4. Об утрате печати незамедлительно ставится в известность начальник Управления делами.

9.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Отдел защиты государственной тайны и мобилизационной работы, где они уничтожаются, о чем составляется акт.

9.7. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений.

9.8. При оставлении должности сотрудником структурного подразделения, которому были выданы печать или штамп, он обязан сдать их в Отдел защиты государственной тайны и мобилизационной работы.

4 марта 2009 года

Российской Федерации

Герб РФ

     ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
        ПО ОБУСТРОЙСТВУ
    ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ
     РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
         (Росграница)

         РУКОВОДИТЕЛЬ

Николоямский пер., д. 3а, Москва, 109004 Телефон/факс 912-26-37

__________________ N _________________ На N __________________ от ___________

Герб РФ

     ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
        ПО ОБУСТРОЙСТВУ
    ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ
     РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
         (Росграница)

       СТАТС-СЕКРЕТАРЬ -
          ЗАМЕСТИТЕЛЬ
         РУКОВОДИТЕЛЯ

Николоямский пер., д. 3а, Москва, 109004 Телефон/факс 912-26-37

__________________ N _________________ На N __________________ от ___________

Герб РФ

     ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
        ПО ОБУСТРОЙСТВУ
    ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ
     РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
         (Росграница)

          ЗАМЕСТИТЕЛЬ
         РУКОВОДИТЕЛЯ

Николоямский пер., д. 3а, Москва, 109004 Телефон/факс 912-26-37

__________________ N _________________ На N __________________ от ___________

Герб РФ

     ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
        ПО ОБУСТРОЙСТВУ
    ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ
     РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
         (Росграница)

Николоямский пер., д. 3а, Москва, 109004 Телефон/факс 912-26-37

__________________ N _________________ На N __________________ от ___________

Герб РФ

               ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБУСТРОЙСТВУ
           ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                           (Росграница)

  Николоямский пер., д. 3а, Москва, 109004, телефон/факс 912-26-37

Герб РФ

                       ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
                  ПО ОБУСТРОЙСТВУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
                   ГРАНИЦЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                           (Росграница)

                              ПРИКАЗ

от «__» _________ 200_ г. Москва N ________

Должностное лицо	Адресат
Руководитель	1. Президент Российской Федерации, Руководитель Администрации Президента Российской Федерации, заместители Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, помощники и советники Президента Российской Федерации 2. Председатель Правительства Российской Федерации, Заместители Председателя Правительства Российской Федерации, Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации 3. Руководители федеральных органов исполнительной власти, федеральные органы исполнительной власти 4. Председатель Конституционного Суда Российской Федерации и его заместители, Председатель Верховного Суда Российской Федерации и его заместители, Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и его заместители 5. Главы субъектов Российской Федерации, их заместители, руководители органов государственной власти субъектов Российской Федерации 6. Председатели, заместители председателей и депутаты палат Федерального Собрания Российской Федерации, председатели комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации, комитеты и комиссии палат Федерального Собрания Российской Федерации 7. Генеральный прокурор Российской Федерации и его заместители 8. Руководители организаций, организации 9. Граждане
Статс-секретарь — заместитель	1. Начальники Управлений Президента Российской Федерации и их заместители, управления
Руководителя,	Администрации Президента Российской Федерации
заместители Руководителя	2. Правительство Российской Федерации, заместители Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации, директора департаментов Аппарата Правительства Российской Федерации 3. Заместители руководителей федеральных органов исполнительной власти, федеральные органы исполнительной власти 4. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации 5. Депутаты палат Федерального Собрания Российской Федерации (если запрос был на заместителя Руководителя), комитеты и комиссии палат Федерального Собрания Российской Федерации 6. Руководители организаций, организации 7. Граждане
Начальники структурных подразделений, заместители начальников структурных подразделений	1. Департаменты Аппарата Правительства Российской Федерации 2. Федеральные органы исполнительной власти, руководители структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти 3. Организации 4. Граждане

Перечень реквизитов документов

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. Эмблема Агентства;

3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Агентства;

4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

5. Код формы документа;

6. Наименование Агентства;

7. Справочные данные об Агентстве;

8. Наименование вида документа;

9. Дата документа;

10. Регистрационный номер документа;

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12. Место составления или издания документа;

13. Адресат;

14. Гриф утверждения документа;

15. Резолюция;

16. Заголовок к тексту;

17. Отметка о контроле;

18. Текст документа;

19. Отметка о наличии приложения;

20. Подпись;

21. Гриф согласования документа;

22. Визы согласования документа;

23. Оттиск печати;

24. Отметка о заверении копии;

25. Отметка об исполнителе;

26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27. Отметка о регистрации документа;

28. Идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов документов на продольном бланке

	1 2 17 6 7 8 3 4 5
	9 10 11 12		13 14 15
16
	18
19
20 23
28	21 22 24 25
26 27

Расположение реквизитов на угловом бланке

1 2			14 17
	6 7 8 3 4 5		13
	9 10 11 12		15
16
	18
19
20 23
28	21 22 24 25
26 27

                                                Вносится Правительством
                                    14 пт       Российской Федерации

                                                                  18 пт

42 пт                                                                Проект

                             ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН                        22 пт

                               38 пт

Заголовок Об архивном деле в Российской Федерации 14 пт

                               24 пт

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ Здесь и далее шрифт 14 пт ГРАЖДАНСКОГО КОДЕКСА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РАЗДЕЛ I ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Глава 1. Общие положения

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества