Статья 33. СертификацияПриказ Минтранса России от 01.07.2026 № 300
Актуально на 09.11.2026.
Как цитировать: Статья 33. Сертификация. Приказ Минтранса России от 01.07.2026 N 300. 300. 01.07.2026. https://bukva.ai/docs/prikaz-300-2026-mintrans-rossii-ministerstvo/statya-33
ПРИКАЗ
от 1 июля 2026 г. № 300
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, пунктами 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный № 57023) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации.
2. Заместителям Министра, директорам департаментов, начальникам Специального и Мобилизационного отделов обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации всеми работниками Министерства.
приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 9 января 2025 г. № 1 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации»;
приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 14 апреля 2025 г. № 135 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденную приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 9 января 2025 г. № 1»;
приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 4 августа 2025 г. № 233 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденную приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 9 января 2025 г. № 1».
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации (далее соответственно — Инструкция, Министерство) разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (далее — Федеральный конституционный закон № 2-ФКЗ), Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее — Федеральный закон № 59-ФЗ), Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера», постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности», постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (далее — Правила № 1009), постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» (далее — Регламент Правительства Российской Федерации), Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, Положением о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. № 395 (далее — Положение о Министерстве), Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754, Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. № 1264, Регламентом Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 17 августа 2020 г. № 310 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 января 2021 г., регистрационный № 62048) (далее — Регламент Министерства), приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. № 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 ноября 2011 г., регистрационный № 22304), Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный № 57023) (далее — Правила делопроизводства), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. № 199, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г., регистрационный № 75119), Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 июня 2025 г. № 622-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2025), Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 января 2025 г. № 30-ст.
1.2. Инструкция разработана в целях организации делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, их текущего хранения и подготовки к передаче в архив Министерства.
1.3. Инструкция является обязательной для исполнения всеми государственными гражданскими служащими Министерства (далее — работники). При подготовке государственными гражданскими служащими подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств, а также работниками подведомственных Министерству организаций (далее — федеральная служба и федеральные агентства, организации) проектов документов, представляемых на подпись Министру транспорта Российской Федерации, первому заместителю Министра транспорта Российской Федерации, статс-секретарю — заместителю Министра транспорта Российской Федерации, заместителям Министра транспорта Российской Федерации (далее соответственно — Министр, первый заместитель Министра, статс-секретарь — заместитель Министра, заместители Министра, именуемые в дальнейшем «руководство Министерства») <1> необходимо руководствоваться требованиями Инструкции.
<1> По тексту Инструкции понятие «заместитель Министра» подразумевает под собой совокупность понятий «первый заместитель Министра транспорта Российской Федерации, статс-секретарь — заместитель Министра транспорта Российской Федерации и заместители Министра транспорта Российской Федерации».
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Министерстве независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.
1.5. Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием облачной системы электронного документооборота (далее — ОСЭД) в соответствии с требованиями Инструкции.
1.6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.
1.7. Порядок работы со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве регулируется приказом Министерства от 31 марта 2023 г. № 101 «Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве транспорта Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 11 июля 2023 г., регистрационный № 74220).
1.8. Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (персональные данные), регулируется приказом Министерства от 24 сентября 2020 г. № 388 «Об обработке персональных данных в Министерстве транспорта Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 октября 2020 г., регистрационный № 60340).
1.9. Порядок работы с бухгалтерской документацией регулируется распоряжением Министерства от 15 апреля 2025 г. № КП-75-р «Об утверждении графика документооборота и правил документооборота в Министерстве транспорта Российской Федерации для отражения в бухгалтерском учете первичных (сводных) учетных документов».
1.10. Положения Инструкции к работе с научно-технической документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к их передаче на архивное хранение.
1.11. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства, а также совершенствование ОСЭД в Министерстве осуществляет Департамент управления делами.
1.12. Служебные письма Департамента управления делами по улучшению работы с документами, устранению выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве строго обязательны для исполнения структурными подразделениями.
1.13. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений.
1.14. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работниками, ответственными за организацию работы с документами в структурных подразделениях (далее — работники, ответственные за делопроизводство).
1.15 Работники, ответственные за делопроизводство, исполняют следующие обязанности:
прием и регистрация поступающих в структурное подразделение документов;
регистрация исходящих из структурного подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
контроль за прохождением документов в структурном подразделении;
выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
подготовка для руководителей структурного подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
ввод в ОСЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников структурного подразделения;
контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов, в том числе электронных;
работа в модуле «Электронный архив» в ОСЭД (блок «Исполненные документы»), направленная на обработку (отслеживание не включенных в дела документов и своевременное списание в дела, формирование документов в тома дел в соответствии с номенклатурой дел Министерства, включение дел в сдаточную опись/акт о выделении документов к уничтожению, при необходимости передача проектов описей дел (документов) в блок «Архив организации» модуля «Электронный архив» для проведения дальнейшей работы Департаментом управления делами) электронных документов временного хранения (до десяти лет), создаваемых в ОСЭД работниками структурных подразделений, как правило, подлежащих локальному хранению в данном блоке в течение установленных сроков (без передачи в блок «Архив организации» модуля «Электронный архив») и по истечении сроков хранения выделяемых к уничтожению по результатам проведения экспертизы ценности;
подготовка и своевременная передача дел на бумажном носителе на архивное хранение;
разработка номенклатуры дел структурного подразделения;
проведение для вновь принятых в структурное подразделение работников инструктажа по вопросам основ делопроизводства.
1.16. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только лицами, имеющими отношение к их рассмотрению и исполнению, и только в служебных целях.
1.17. Передача служебной информации или документов Министерства представителям средств массовой информации осуществляется Департаментом управления делами по согласованию с заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами.
1.18. Переписка между отделами (работниками) внутри структурного подразделения не допускается.
1.19. Работники обязаны обеспечивать сохранность находящихся у них на рассмотрении документов и не разглашать содержащуюся в них служебную информацию. За неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение указанных обязанностей работники несут персональную ответственность.
В случае утраты документа работник обязан немедленно доложить об этом руководителю структурного подразделения и сообщить в Департамент управления делами, если документ зарегистрирован в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами. По решению заместителя Министра, координирующего деятельность Департамента управления делами, проводится служебное расследование, о результатах которого информируются причастные к рассмотрению документа руководители Министерства.
1.20. Изменения, вносимые в Инструкцию, утверждаются приказом Министерства после согласования с Федеральным архивным агентством.
2. Термины и определения
Основные термины и определения, используемые в Инструкции, приведены в приложении № 1 к Инструкции.
3. Создание документов в Министерстве
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы Министерства оформляются на бланках установленного образца, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или, в случаях, установленных Инструкцией, при использовании электронных бланков документов, размещенных на внутриведомственном портале Министерства.
3.1.2. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — бланки) разрабатываются и изготавливаются в соответствии с Федеральным конституционным законом № 2-ФКЗ, постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», ГОСТ Р 7.0.97-2025.
3.1.3 В Министерстве используются следующие виды бланков на бумажном носителе:
бланк письма первого заместителя Министра;
бланк письма статс-секретаря — заместителя Министра;
бланк письма заместителя Министра;
бланк распоряжения Министерства;
бланк письма Министерства для переписки с иностранными корреспондентами.
Формы бланков приведены в приложении № 2 к Инструкции.
3.1.4. На бланках письма Министерства оформляются документы за подписью лица, исполняющего обязанности Министра, руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений в рамках их компетенции.
3.1.5. На бланках писем руководства Министерства оформляются служебные письма за их подписью.
3.1.6. На бланках приказа Министерства оформляются приказы Министерства за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности), а также заместителей Министра, наделенных на основании подписанных Министром приказов полномочиями по принятию решений и подписанию приказов Министерства по определенным вопросам.
3.1.7. На бланках распоряжения Министерства оформляются отдельные организационно-распорядительные решения Министра, заместителей Министра по оперативным и текущим вопросам деятельности Министерства.
3.1.8. На бланке письма Министерства для переписки с иностранными корреспондентами оформляются служебные письма за подписью руководства Министерства и руководителей структурных подразделений в рамках их компетенции, отправляемые в адрес органов власти иностранных государств (объединений иностранных государств), иностранных лиц или организаций.
3.1.9. В соответствии с Федеральным конституционным законом № 2-ФКЗ на бланках Министерства (кроме электронных бланков протокола и поручения) размещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном (красном) варианте. На бланке письма Министерства для переписки с иностранными корреспондентами — изображение Государственного герба Российской Федерации в синем варианте.
3.2. Общие требования к созданию документов Министерства
3.2.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. Для создания документов могут использоваться электронные шаблоны бланков документов и электронные шаблоны документов.
3.2.2 Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
Документы длительных (свыше десяти лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
3.2.3. Для создания документов необходимо использовать шрифт размером № 14. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц используется шрифт № 12. При оформлении реквизитов «Справочные данные об организации», «Отметка об исполнителе», а также при оформлении сносок используется шрифт размером № 10.
3.2.4. В тексте документа даты пишутся единообразно словесно-цифровым или цифровым способами, оформляются без кавычек. Точка после года не ставится.
3.2.5. При создании документа с обращением о его незамедлительном исполнении допускается использовать пометку «ВЕСЬМА СРОЧНО», которая оформляется без кавычек полужирным прописным шрифтом размера № 12, размещается в границе верхнего поля (при отсутствии грифа (пометки) об ограничении доступа к документу — на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, при наличии ограничительной пометки — на расстоянии 5 мм от верхнего края листа) и ограничивается правым полем (10 мм от границы правого края листа). Образцы служебных писем Министерства, в том числе с пометкой «ВЕСЬМА СРОЧНО», приведены в приложении № 11 к Инструкции.
3.2.6. В проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации (указов и распоряжений), актов Правительства Российской Федерации (постановлений, распоряжений) поля и шрифты устанавливаются в соответствии с порядком оформления указанных актов (приложения № № 5 - 7 к Инструкции).
3.2.7. Абзацный отступ текста документа — 12,5 мм. Заголовки разделов и подразделов, номера страниц, уважительное обращение к адресату оформляются центрованным способом без абзацного отступа по ширине текста.
Абзацный отступ используется только при оформлении текста документа и заключительной этикетной фразы, но не применяется при оформлении реквизитов.
Реквизиты документа, оформляемые слева («Отметка о приложении», «Подпись», «Отметка об исполнителе»), печатаются непосредственно от границы левого поля.
3.2.8. Текст документа печатается через межстрочный интервал 1. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через межстрочный интервал 2. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Текст документа (уважительное обращение к адресату) на бланке писем руководства Министерства, письма Министерства (за исключением бланка письма Министерства для переписки с иностранными корреспондентами) располагается через три межстрочных интервала после реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа». Реквизит «Заголовок к тексту» отделяется от реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» одним межстрочным интервалом, далее через один межстрочный интервал располагается текст документа (уважительное обращение к адресату).
Интервал между буквами в словах — обычный.
Интервал между словами — один пробел.
Текст документа должен быть составлен грамотно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решения или его исполнения, и не должен допускать различных толкований.
Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных и иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
наименование вида документа, наименование государственного органа, органа местного самоуправления, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;
наименование государственного органа, органа местного самоуправления или должности лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Текст документа может оформляться в виде связного текста (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, служебные письма), таблицы (цифровая или словесная информация о нескольких объектах по ряду признаков), анкеты или сочетания этих видов.
Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) части — решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения — распорядительную часть без констатирующей части, служебные письма — просьбу без пояснения).
Текст документа может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки — с прописной буквы.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой в конце текста.
в постановлениях — от третьего лица единственного числа («... постановляет: ...»);
в приказах, изданных единолично, — от первого лица единственного числа («... приказываю: ...»);
в постановлениях, приказах, изданных совместно с двумя или более органами государственной власти, — от первого лица множественного числа («... приказываем: ...») или от третьего лица множественного числа («постановляют: ...»);
в протоколах заседаний — от третьего лица множественного числа («Слушали», «Выступили», «Постановили» или «Решили»);
в служебных письмах, оформленных на бланках Министерства, — от первого лица множественного числа («просим ...», «направляем ...», «предлагаем ...») или от третьего лица единственного числа («... не возражает ...»);
в служебных письмах, оформленных на бланках должностных лиц, адресованных конкретному должностному лицу, — от первого лица единственного числа («прошу ...», «предлагаю ...») или от третьего лица единственного числа («... Министерство готово рассмотреть ...»);
в докладных (служебных) записках, заявлениях — от первого лица единственного числа («прошу ...», «считаю необходимым ...»);
в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция, регламент), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции ...», «комиссия провела проверку ...»).
Допускается начинать текст служебного письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом без абзацного отступа по ширине текста с восклицательным знаком в конце обращения (за исключением писем, оформляемых на бланках Министерства для переписки с иностранными корреспондентами).
В служебных письмах за подписью Министра, заместителей Министра следует обращаться от имени Министерства, а в письмах за подписью руководителей структурного подразделения — от имени структурного подразделения. Руководители структурных подразделения вправе подписывать письма от имени Министерства в соответствии с полномочиями, определенными в регламенте федерального органа исполнительной власти, положении о структурном подразделении, должностном регламенте, а также на основании отдельных письменных поручений руководства Министерства.
Руководитель структурного подразделения не вправе подписывать письма о согласовании проектов актов, а также о направлении замечаний и предложений по ним.
При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.
В текстах документов следует придерживаться единого стиля написания официальных наименований организаций.
В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.
3.2.9. Документы должны иметь установленные составы реквизитов, расположение и оформление которых выполняется в соответствии с требованиями Инструкции.
Многострочные реквизиты печатаются через межстрочный интервал 1, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов — не более 80 мм.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов — не более 120 мм.
При оформлении текста таблицы, которая может являться приложением к документу, необходимо руководствоваться нижеуказанными требованиями.
Таблица, как правило, оформляется по ширине листа и ограничивается правым и левым полями. Над таблицей может размещаться заголовок, который должен отражать ее содержание, быть точным и кратким. Заголовок печатается полужирным шрифтом № 14.
Заголовочная часть таблицы печатается полужирным шрифтом № 12. При переносе слов в заголовочной части таблицы следует руководствоваться правилами орфографии, основными из которых являются: не оставлять в конце строки и не переносить на другую строку часть слова, не составляющую слога; не отделять согласную от следующей за ней гласной; не отрывать буквы «ь» и «ъ» от предшествующей согласной, букву «й» от предшествующей гласной; не оставлять в конце строки и не переносить на другую строку одну букву.
Текст таблицы также печатается шрифтом № 12 через межстрочный интервал 1.
Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именами существительными в именительном падеже. В конце заголовков точки не ставят. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы, в одноярусной заголовочной части таблицы заголовки граф пишутся с прописной буквы, в двух- и многоярусной заголовочной части таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а подзаголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся со строчной. При необходимости переноса части таблицы на другие страницы оформление заголовочной части таблицы может проводиться одним из двух нижеуказанных способов:
Полное повторение заголовочной части таблицы (со всеми заголовками (подзаголовками) на первой и последующих страницах, например:
На первой и последующих страницах
| № п/п | Наименование процесса оптимизации деятельности | Срок исполнения | Результат | Владелец процесса (ответственный исполнитель) |
|---|
Заголовочная часть таблицы указывается только на первой странице, на второй и последующих страницах — номера граф таблицы, например:
На второй и последующих страницах таблицы
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|---|
3.2.10. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют метрическим аналогом шрифта Times New Roman размера № 12 арабскими цифрами посередине верхнего поля без абзацного отступа на расстоянии 10 мм от края листа до номера страницы и 10 мм от номера страницы до начала текста документа. При этом на первом листе документа номер страницы не ставится.
3.2.11. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.2.12. Для создания документов Министерства должно использоваться программное обеспечение, разрешенное для применения в Российской Федерации.
3.2.13. Электронные документы создаются и обрабатываются в ОСЭД Министерства. Проведение работы с исполненными электронными документами, их хранение осуществляется в ОСЭД Министерства в модуле «Электронный архив».
3.2.14. Электронные документы, создаваемые в Министерстве в рамках обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, состоят из следующих структурных элементов:
а) основная часть документа в электронном виде, представленная в виде файла текста основной части документа в электронном виде и файла структурированных данных основной части документа в электронном виде. Файл текста основной части документа в электронном виде (при наличии) должен быть представлен в формате PDF/A-1, файл структурированных данных основной части документа в электронном виде (при наличии) должен быть представлен в форматах, утвержденных Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;
б) приложения к документу в электронном виде (при наличии), представленные в виде файлов приложений к документу в электронном виде. Файлы приложений к документу в электронном виде (при наличии) должны быть представлены в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических, структурированных и архивных данных;
в) электронные подписи (далее — ЭП) (информация о реквизите «Отметка об электронной подписи» приведена в приложении № 4 к Инструкции) основной части и приложений (при наличии) к документу в электронном виде, представленные в виде файлов усиленной квалифицированной электронной подписи, сформированных в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
г) элементы визуализации электронных подписей основной части документа в электронном виде, а также регистрационных данных документа в электронном виде (даты документа и регистрационного номера документа), представленные в виде файлов элементов визуализации;
д) описание документа в электронном виде, содержащее реквизиты документа в электронном виде, а также данные о местоположении элементов визуализации на визуальном отображении документа в электронном виде, представленное в виде, установленном форматом транспортного контейнера.
3.2.15. Для электронных документов, направляемых руководству Министерства для подписания ЭП в последней версии листа согласования проекта документа в комментарии к регистрационной карточке документа (далее — РКД) в обязательном порядке указываются краткое содержание документа, основание для подготовки документа, внешний срок исполнения документа (при наличии), фамилии и инициалы руководителей структурных подразделений, руководства Министерства и подведомственных федеральной службы, федеральных агентств, организаций, согласовавших документ.
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1 При подготовке и оформлении документов в Министерстве используются следующие реквизиты:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
05 — наименование организации;
06 — наименование структурного подразделения;
07 — наименование должности лица;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф (пометка) об ограничении доступа к документу;
16 — гриф утверждения документа;
20 — гриф согласования документа;
23 — отметка об электронной подписи;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
30 — отметка о направлении документа в дело;
31 — штрих-код (QR-код) документа.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.3.2. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизита размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или фланговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).
3.3.3. Схемы расположения реквизитов документов для углового и продольного бланков документов приведены в приложении № 3 к Инструкции.
3.3.4. Оформление реквизитов документов в Министерстве осуществляется согласно Правилам оформления реквизитов документов в Министерстве, приведенным в приложении № 4 к Инструкции.
3.3.5. Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичных документов на бумажных носителях.
3.4. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
Министерство представляет в Правительство Российской Федерации проекты:
указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.
Подготовка проектов федеральных законов, проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации, проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации осуществляется структурными подразделениями, к сфере ведения которых относятся затрагиваемые проектами актов вопросы и (или) которые определены как головные исполнители в плане законопроектной деятельности Министерства, плане Министерства по подготовке проектов нормативных правовых актов на соответствующий год, и (или) которые определены как головные исполнители по поручению руководства Министерства.
3.4.1. Подготовка и оформление проектов федеральных законов
3.4.1.1. Разработка и внесение проектов федеральных законов (далее — законопроекты) в Правительство Российской Федерации осуществляются Министерством в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, Положением о законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. № 389.
3.4.1.2. Организация подготовки законопроектов возлагается на руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
3.4.1.3. Контроль за подготовкой законопроектов осуществляется заместителем Министра, координирующим деятельность соответствующего структурного подразделения.
3.4.1.4. Подготовленный структурным подразделением-исполнителем законопроект направляется на согласование в заинтересованные структурные подразделения.
3.4.1.5. Согласование законопроекта осуществляется заинтересованными структурными подразделениями в срок не позднее 7 рабочих дней с даты их поступления в эти структурные подразделения либо в более короткий срок по решению руководства Министерства.
3.4.1.6. Согласованный руководителями всех заинтересованных структурных подразделений законопроект до размещения на официальном сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее — официальный сайт regulation.gov.ru) и направления на согласование в заинтересованные органы государственной власти и иные организации в обязательном порядке подлежит правовой экспертизе, проводимой Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности.
3.4.1.7. Законопроект направляется в Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности с приложением всех документов или с указанием реквизитов документов в поле «Связки моей организации» в рабочей карточке в ОСЭД, в соответствии с которыми или во исполнение которых он подготовлен.
3.4.1.8. Срок проведения правовой экспертизы законопроектов, за исключением инициативных, составляет не более 7 рабочих дней со дня поступления в Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности.
Срок проведения правовой экспертизы инициативных законопроектов, разработанных вне оснований, предусмотренных пунктами 77 и 79 Регламента Правительства Российской Федерации, и (или) разработка которых не предусмотрена поручениями Правительства Российской Федерации, резолюциями, протокольными решениями и иными документами, содержащими поручения, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, составляет не более 15 рабочих дней со дня поступления в Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности.
При проведении правовой экспертизы законопроекта исполнитель структурного подразделения-исполнителя законопроекта может привлекаться работником Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности, проводящим правовую экспертизу, для дачи пояснений по данному проекту. Законопроект при наличии исключительно редакционных и юридико-технических замечаний с замечаниями и предложениями может быть передан работником Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности исполнителю проекта на доработку, а в РКД в ОСЭД делается соответствующая запись.
3.4.1.9. Доработанный законопроект при отсутствии замечаний согласовывается директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (лицом, исполняющим его обязанности) путем направления служебной записки с позицией, либо путем принятия директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (лицом, исполняющим его обязанности) решения «Согласовано» при включении в лист согласования в ОСЭД при направлении на регламентные процедуры.
3.4.1.10. При наличии неурегулированных разногласий законопроект не согласовывается директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (лицом, исполняющим его обязанности) и возвращается в структурное подразделение-исполнитель на доработку путем направления служебной записки с позицией, либо путем принятия директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (лицом, исполняющим его обязанности) решения «Не согласовано» при включении в лист согласования в ОСЭД при направлении на регламентные процедуры.
3.4.1.11. Подготовка финансово-экономического обоснования к законопроекту осуществляется структурным подразделением-исполнителем совместно с Департаментом финансов.
3.4.1.12. Согласование законопроекта с заинтересованными органами государственной власти и организациями осуществляется одновременно с проведением процедур общественного обсуждения, оценки регулирующего воздействия, независимой антикоррупционной экспертизы. Направление законопроекта на заключение в Экспертный совет при Правительстве Российской Федерации и обсуждение общественно значимых из них с Общественным советом при Министерстве осуществляется в соответствии с пунктом 57 Регламента Правительства Российской Федерации.
3.4.1.13. В целях обеспечения возможности проведения оценки регулирующего воздействия, раскрытия информации о подготовке законопроекта и результатах его общественного обсуждения, независимой антикоррупционной экспертизы законопроекта в соответствии с Правилами проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов и проектов решений Евразийской экономической комиссии, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2012 г. № 1318 (далее — Правила № 1318), Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. № 851 (далее — Правила № 851), и Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. № 96 (далее — Правила № 96), законопроект размещается структурным подразделением-исполнителем в установленном порядке на официальном сайте regulation.gov.ru в течение рабочего дня, соответствующего дню его направления на согласование в государственные органы и организации в соответствии с пунктом 57 Регламента Правительства Российской Федерации.
3.4.1.14. При наличии разногласий по законопроекту, в том числе выявленных по результатам проведения оценки регулирующего воздействия, структурным подразделением-исполнителем организуется согласительное совещание с участием заместителя Министра, координирующего деятельность структурного подразделения, ответственного за подготовку законопроекта, и представителей заинтересованных органов государственной власти с целью поиска взаимоприемлемого решения. В соответствии с пунктом 60 Регламента Правительства Российской Федерации законопроект может быть внесен в Правительство Российской Федерации с разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания и замечаниями, подписанными руководителями указанных органов или по указанию руководителей их заместителями, имеющими разногласия.
3.4.1.15. Законопроект после его согласования с заинтересованными органами государственной власти, проведения оценки регулирующего воздействия или раскрытия информации о подготовке законопроекта и результатах его общественного обсуждения, а также независимой антикоррупционной экспертизы законопроектов до внесения в Правительство Российской Федерации направляется с приложением документов, предусмотренных пунктом 60 Регламента Правительства Российской Федерации, на правовую и антикоррупционную экспертизы в Министерство юстиции Российской Федерации.
3.4.1.16. В отдельных случаях, установленных Регламентом Правительства Российской Федерации, законопроекты направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации, Министерство экономического развития Российской Федерации, Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, в Счетную палату Российской Федерации, Российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений.
3.4.1.17. Законопроект, вносимый в Правительство Российской Федерации, в обязательном порядке согласовывается с заместителем Министра, координирующим деятельность структурного подразделения-исполнителя, статс-секретарем — заместителем Министра, после чего визируется Министром (лицом, исполняющим его обязанности). На законопроекте проставляются ЭП редактора структурного подразделения-исполнителя, директора Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (лица, исполняющего его обязанности), статс-секретаря — заместителя Министра (в период временного отсутствия (отпуск, больничный) — заместителя Министра в соответствии с приказом Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра и заместителями Министра) и Министра (лица, исполняющего его обязанности).
3.4.1.18. В соответствии с пунктом 61 Регламента Правительства Российской Федерации законопроект вносится в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, содержащим основание внесения законопроекта, установленный срок внесения законопроекта, сведения о содержании и согласовании законопроекта, сведения об отсутствии в законопроекте коррупциогенных факторов, установленный срок внесения законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, планируемые сроки рассмотрения и принятия законопроекта Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации, с приложением следующих документов:
проекта распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;
пояснительной записки, содержащей изложение предмета законодательного регулирования, основной идеи законопроекта, оформленной в соответствии с пунктом 53 Регламента Правительства Российской Федерации;
финансово-экономического обоснования принимаемых решений, предлагаемых к принятию законопроектом, оформленного в соответствии с пунктами 53(1) и 53(2) Регламента Правительства Российской Федерации;
перечня федеральных законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;
перечня нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;
заключений, предусмотренных пунктами 60, 60(1), 60(2) и 60(4) Регламента Правительства Российской Федерации;
заключения федерального государственного научно-исследовательского учреждения «Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации».
Перечни нормативных правовых актов, необходимых для реализации федерального закона, должны включать в себя наименования проектов нормативных правовых актов, обоснование необходимости их подготовки, примерный срок подготовки, краткое описание каждого акта (цель, предмет и содержание правового регулирования), а также сведения о федеральных органах исполнительной власти либо организациях — ответственном исполнителе и соисполнителях по разработке проектов указанных актов в соответствии с пунктом 28 Положения о законопроектной деятельности.
3.4.1.19. В случаях, установленных пунктами 53 и 60(5) Регламента Правительства Российской Федерации, законопроекты вносятся в Правительство Российской Федерации также с протоколами заседаний Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, Правительственной комиссии по проведению административной реформы или ее подкомиссии, на которых рассмотрены соответствующие законопроекты.
При внесении законопроекта лицом, исполняющим обязанности Министра, необходимо направлять копию приказа Министерства об исполнении заместителем Министра обязанностей Министра. В период временного отсутствия директора Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (отпуск, больничный) также необходимо направлять копию приказа об исполнении заместителем директора Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности обязанностей руководителя структурного подразделения. В период временного отсутствия статс-секретаря — заместителя Министра (отпуск, больничный) направляется копия последней страницы приказа Министерства о распределении обязанностей первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра и заместителями Министра, содержащей информацию о рассмотрении в период временного отсутствия закрепленных за заместителями Министра вопросов другими заместителями Министра.
3.4.1.20. Разработка и оформление законопроекта осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению законопроектов, подготовленными Аппаратом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, с учетом процедур и требований, содержащихся в чек-листах, размещенных Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности на внутриведомственном портале Министерства.
3.4.1.21. Требования к оформлению законопроекта и его образец приведены в приложении № 5 к Инструкции.
3.4.2. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации
3.4.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов, распоряжений) Президента Российской Федерации (далее — проекты актов Президента Российской Федерации) осуществляются Министерством в соответствии с порядком, установленным Указом Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации», Регламентом Правительства Российской Федерации и Инструкцией.
3.4.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации, подготовленные структурными подразделениями и согласованные руководством всех заинтересованных структурных подразделений, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, которая проводится Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности в порядке, предусмотренном пунктом 3.4.1.8 Инструкции.
3.4.2.3. Срок проведения правовой экспертизы проектов актов Президента Российской Федерации, за исключением инициативных, составляет не более 7 рабочих дней со дня поступления в Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности.
Срок проведения правовой экспертизы инициативных проектов актов Президента Российской Федерации, разработка которых не предусмотрена поручениями, указаниями Президента Российской Федерации, поручениями Правительства Российской Федерации, резолюциями, протокольными решениями и иными документами, содержащими поручения, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, составляет не более 15 рабочих дней со дня поступления в Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности.
В целях обеспечения возможности проведения оценки регулирующего воздействия, раскрытия информации о подготовке проектов нормативных правовых актов Президента Российской Федерации и результатах их общественного обсуждения, а также проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов Президента Российской Федерации в соответствии с Правилами № 1318, Правилами № 851 и Правилами № 96 до размещения структурным подразделением, ответственным за их подготовку, на официальном сайте regulation.gov.ru в течение рабочего дня, соответствующего дню их направления на согласование в государственные органы и организации в соответствии с пунктом 57 Регламента Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке подлежат правовой экспертизе, проводимой Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности.
3.4.2.4. Проекты актов Президента Российской Федерации после их согласования с заинтересованными органами государственной власти, проведения оценки регулирующего воздействия или раскрытия информации о их подготовке и результатах общественного обсуждения указанных проектов, а также независимой антикоррупционной экспертизы до внесения в Правительство Российской Федерации направляются с приложением документов, предусмотренных пунктом 60 Регламента Правительства Российской Федерации, на правовую и антикоррупционную экспертизы в Министерство юстиции Российской Федерации после согласования с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности.
В отдельных случаях, установленных Регламентом Правительства Российской Федерации, проекты актов Президента Российской Федерации направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации, Министерство экономического развития Российской Федерации, Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, Российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений.
3.4.2.5. Проект акта Президента Российской Федерации перед внесением в Правительство Российской Федерации в обязательном порядке согласовывается с заместителем Министра, координирующим деятельность структурного подразделения-исполнителя, статс-секретарем — заместителем Министра, после чего визируется Министром (лицом, исполняющим его обязанности). На проекте акта Президента Российской Федерации проставляются ЭП редактора структурного подразделения-исполнителя, директора Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (лица, исполняющего его обязанности), статс-секретаря — заместителя Министра (в период временного отсутствия (отпуск, больничный) — заместителя Министра в соответствии с приказом Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра и заместителями Министра) и Министра (лица, исполняющего его обязанности).
3.4.2.6. В соответствии с пунктом 61 Регламента Правительства Российской Федерации проект акта Президента Российской Федерации вносится в Правительство Российской Федерации Министром (лицом, исполняющим его обязанности) с сопроводительным письмом, содержащим основание подготовки и внесения проекта акта Президента Российской Федерации, установленный срок внесения проекта акта Президента Российской Федерации, сведения о содержании и согласовании проекта акта Президента Российской Федерации, сведения об отсутствии в проекте акта Президента Российской Федерации коррупциогенных факторов, пояснительной запиской и финансово-экономическим обоснованием решений, предлагаемых к принятию проектом акта Президента Российской Федерации. При необходимости к сопроводительному письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта акта Президента Российской Федерации.
При внесении проекта акта Президента Российской Федерации лицом, исполняющим обязанности Министра, необходимо направлять копию приказа Министерства об исполнении заместителем Министра обязанностей Министра. В период временного отсутствия директора Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (отпуск, больничный) также необходимо направлять копию приказа об исполнении заместителем директора Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности обязанностей руководителя структурного подразделения. В период временного отсутствия статс-секретаря — заместителя Министра (отпуск, больничный) направляется копия последней страницы приказа Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра и заместителями Министра, содержащей информацию о рассмотрении в период временного отсутствия закрепленных за заместителями Министра вопросов другими заместителями Министра.
3.4.2.7. Требования к оформлению проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации и их образцы приведены в приложении № 6 к Инструкции.
3.4.3. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации
3.4.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации (далее — проекты актов Правительства Российской Федерации) осуществляются Министерством в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, Инструкцией, Методическими рекомендациями по оформлению проектов актов Правительства Российской Федерации с учетом процедур и требований, содержащихся в чек-листах, размещенных Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности на внутриведомственном портале Министерства.
3.4.3.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации, подготовленные в инициативном порядке, подлежат предварительному согласованию с курирующим Заместителем Председателя Правительства Российской Федерации в соответствии с распределением обязанностей между Первым заместителем Председателя Правительства Российской Федерации, заместителями Председателя Правительства Российской Федерации, Заместителем Председателя Правительства Российской Федерации — Руководителем Аппарата Правительства Российской Федерации и Заместителем Председателя Правительства Российской Федерации — полномочным представителем Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе.
3.4.3.3. Проекты актов Правительства Российской Федерации, подготовленные структурными подразделениями, согласованные руководителями всех заинтересованных структурных подразделений, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, которая проводится Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности в порядке, предусмотренном пунктом 3.4.1.8 Инструкции.
3.4.3.4. Срок проведения правовой экспертизы проектов актов Правительства Российской Федерации, за исключением инициативных, составляет не более 7 рабочих дней со дня поступления в Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности.
Срок проведения правовой экспертизы инициативных проектов актов Правительства Российской Федерации, разработка которых не предусмотрена поручениями, указаниями Президента Российской Федерации, поручениями Правительства Российской Федерации, резолюциями, протокольными решениями и иными документами, содержащими поручения, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, составляет не более 15 рабочих дней со дня поступления в Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности.
Если подготавливаемый проект акта Правительства Российской Федерации влечет за собой необходимость внесения изменений в другие акты Правительства Российской Федерации, то эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде проекта отдельного акта одновременно с ним.
3.4.3.5. В целях обеспечения возможности проведения оценки регулирующего воздействия, раскрытия информации о подготовке проектов нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации и результатах их общественного обсуждения, а также проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации в соответствии с Правилами № 1318, Правилами № 851 и Правилами № 96 до размещения структурным подразделением-исполнителем на официальном сайте regulation.gov.ru в течение рабочего дня, соответствующего дню их направления на согласование в государственные органы и организации в соответствии с пунктом 57 Регламента Правительства Российской Федерации в обязательном порядке подлежат правовой экспертизе, проводимой Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности.
3.4.3.6. Проект акта Правительства Российской Федерации перед внесением в Правительство Российской Федерации в обязательном порядке согласовывается с заместителем Министра, координирующим деятельность структурного подразделения-исполнителя, статс-секретарем — заместителем Министра, после чего визируется Министром (лицом, исполняющим его обязанности). На акте Правительства Российской Федерации проставляются ЭП редактора структурного подразделения-исполнителя, директора Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (лица, исполняющего его обязанности), статс-секретаря — заместителя Министра (в период временного отсутствия (отпуск, больничный) — заместителя Министра в соответствии с приказом Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра и заместителями Министра) и Министра (лица, исполняющего его обязанности).
3.4.3.7. В соответствии с пунктом 61 Регламента Правительства Российской Федерации проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации Министром (лицом, исполняющим его обязанности) с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки и финансово-экономического обоснования решений, предлагаемых к принятию проектом акта, подготавливаемых в соответствии с пунктом 53 Регламента Правительства Российской Федерации.
При внесении проекта акта Правительства Российской Федерации лицом, исполняющим обязанности Министра, необходимо направлять копию приказа Министерства об исполнении заместителем Министра обязанностей Министра. В период временного отсутствия директора Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (отпуск, больничный) также необходимо направлять копию приказа об исполнении заместителем директора Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности обязанностей руководителя структурного подразделения. В период временного отсутствия статс-секретаря — заместителя Министра (отпуск, больничный) направляется копия последней страницы приказа Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра и заместителями Министра, содержащей информацию о рассмотрении в период временного отсутствия закрепленных за заместителями Министра вопросов другими заместителями Министра.
3.4.3.8. В сопроводительном письме указываются основание внесения проекта акта Правительства Российской Федерации, установленный срок внесения проекта акта Правительства Российской Федерации, сведения о содержании и согласовании проекта акта Правительства Российской Федерации, а также сведения об отсутствии в проекте акта Правительства Российской Федерации коррупциогенных факторов.
3.4.3.9. В случае внесения в Правительство Российской Федерации проектов актов, содержащих наименование и (или) организационно-правовую форму конкретного хозяйствующего субъекта, вместе с проектом акта Правительства Российской Федерации и иными документами, предусмотренными Регламентом Правительства Российской Федерации, необходимо также представлять копии учредительных документов хозяйствующего субъекта.
3.4.3.10. Проекты актов Правительства Российской Федерации, имеющих нормативный характер, после их согласования с заинтересованными органами государственной власти и организациями, проведения оценки регулирующего воздействия или раскрытия информации о их подготовке и результатах общественного обсуждения указанных проектов, а также независимой антикоррупционной экспертизы до внесения в Правительство Российской Федерации направляются с приложением документов, предусмотренных пунктом 60 Регламента Правительства Российской Федерации, на правовую и антикоррупционную экспертизы в Министерство юстиции Российской Федерации для оценки проектов актов Правительства Российской Федерации на предмет их соответствия актам более высокой юридической силы, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений и соблюдения правил юридической техники, а также наличия либо отсутствия в них коррупциогенных факторов, после согласования с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности.
3.4.3.11. В отдельных случаях, установленных Регламентом Правительства Российской Федерации, проекты актов Правительства Российской Федерации направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации, Министерство экономического развития Российской Федерации, Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, Российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений.
3.4.3.12. Требования к оформлению проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации и их образцы приведены в приложении № 7 к Инструкции.
3.4.4. Подготовка нормативных правовых актов Министерства
3.4.4.1. Нормативные правовые акты Министерства издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Министерства в пределах его компетенции в соответствии с пунктом 1 Правил № 1009.
3.4.4.2. Нормативные правовые акты Министерства издаются в виде приказов, а также правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых приказами Министерства.
3.4.4.3. Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов Министерства, а также их направления на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации определяются Правилами № 1009, Регламентом Министерства, Методическими указаниями по юридико-техническому оформлению нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, утвержденными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 31 августа 2023 г. № 222 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 1 сентября 2023 г., регистрационный № 75075) (далее — Методические указания № 222), с учетом процедур и требований, содержащихся в чек-листах, размещенных Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности на внутриведомственном портале Министерства.
3.5. Подготовка отдельных видов документов в Министерстве
3.5.1. Состав документов Министерства
3.5.1.1. В деятельности Министерства создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, поручения, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (Коллегии Министерства), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов); аналитические справки, докладные и служебные записки, деловая (служебная) переписка и другое.
3.5.1.2. Обязательства Министерства и порядок их исполнения оформляются в виде соглашений, договоров, государственных контрактов.
3.5.1.3. Различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемые в деятельности Министерства для обмена информацией с другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, общественными объединениями, организациями и гражданами (служебные письма, дипломатическая переписка, телеграммы, электронные письма, факсограммы (факсы), составляют его служебную переписку.
3.5.1.4. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Министерства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и другое.
3.5.1.5. В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Министерстве могут издаваться акты совместно с другими органами государственной власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение).
3.5.1.6. Состав создаваемых в Министерстве электронных документов устанавливается в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. № 583-р и на основе приказа Министерства от 27 декабря 2024 г. № 464 «Об утверждении Перечня документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в Министерстве транспорта Российской Федерации в форме электронных документов».
3.5.1.7. Инструкция устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.
3.5.2. Приказ и распоряжение Министерства
3.5.2.1. Решения нормативного и (или) правового характера, а также решения по кадровым вопросам оформляются в виде приказа Министерства.
3.5.2.2. По оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы Министерства издаются распоряжения Министерства.
3.5.2.3. Проекты приказов и распоряжений Министерства готовят и вносят на подписание руководству Министерства структурные подразделения на основании поручений руководства Министерства либо в инициативном порядке в пределах компетенции Министерства.
3.5.2.4. Приказы Министерства по основной деятельности подписываются собственноручной подписью Министром (лицом, исполняющим его обязанности), а также заместителями Министра, наделенными на основании подписанных Министром приказов полномочиями по принятию решений и подписанию приказов Министерства по определенным вопросам.
3.5.2.5. Приказы Министерства по кадровым вопросам подписываются собственноручной подписью Министром, а также заместителем Министра в соответствии с полномочиями, установленными приказом Министерства. Приказы о награждении подписываются Министром (лицом, исполняющим его обязанности).
3.5.2.6. Распоряжения Министерства подписываются собственноручной подписью Министром (лицом, исполняющим его обязанности). Заместители Министра подписывают распоряжения Министерства по вопросам, входящим в их компетенцию.
3.5.2.7. Приказы Министерства и распоряжения Министерства оформляются в ОСЭД в категории «Организационно-распорядительный документ», передаются руководству Министерства для собственноручного подписания на бланке на бумажном носителе установленной формы, образец приведен в приложении № 2 к Инструкции.
3.5.2.8. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, их согласование с заинтересованными структурными подразделениями, заместителями Министра, а в случае необходимости с иными органами государственной власти и организациями возлагается на руководителей структурных подразделений.
3.5.2.9. Контроль правильности оформления приказов и распоряжений Министерства (за исключением организационно-распорядительных документов, подписанных заместителями Министра) осуществляет референт Департамента кадровой и молодежной политики, заместитель директора Департамента управления делами, а также отдел документационного обеспечения Департамента управления делами при регистрации.
3.5.2.10. Подготовленные проекты приказов Министерства должны соответствовать законодательству Российской Федерации.
3.5.2.11. В приказах (распоряжениях) Министерства, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит «Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу».
3.5.2.12. Государственной регистрации подлежат приказы Министерства независимо от срока их действия, наличия в них сведений, составляющих государственную тайну, или сведений конфиденциального характера, направленные на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, содержащие правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, которые в том числе: затрагивают гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, гарантии осуществления прав и свобод граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации, механизм реализации прав, свобод и обязанностей граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, устанавливают правовой статус федеральной службы, федеральных агентств и организаций (типовые, примерные положения (уставы) о федеральной службе, федеральных агентствах и организациях, а также об организациях, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации выполняют отдельные наиболее важные государственные функции).
3.5.2.13. Правовую экспертизу и отбор приказов Министерства для представления на государственную регистрацию осуществляет Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности.
Проекты приказов Министерства, требующих последующей государственной регистрации, за исключением инициативных, рассматриваются Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности в срок до 7 рабочих дней.
Срок проведения правовой экспертизы инициативных проектов приказов Министерства, разработка которых не предусмотрена поручениями, указаниями Президента Российской Федерации, поручениями Правительства Российской Федерации, резолюциями, протокольными решениями и иными документами, содержащими поручения, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, составляет не более 15 рабочих дней со дня поступления в Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности.».
Срок проведения правовой экспертизы проектов приказов Министерства, объем которых превышает 15 страниц — для проектов приказов, направленных на внесение изменений в изданные приказы Министерства, и 30 страниц — для иных приказов, может быть продлен Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности до 30 рабочих дней, о чем направляется служебная записка в адрес структурного подразделения-исполнителя.
3.5.2.14. В текст проекта приказа Министерства, содержащего правовые нормы и подлежащего государственной регистрации, не допускается включать нормы, направленные на внесение изменений и дополнений в приказы Министерства, не прошедшие государственную регистрацию, а также делать ссылки на них.
3.5.2.15. Подписанный и зарегистрированный оригинал приказа Министерства выдается под личную роспись исполнителю либо иному работнику структурного подразделения-исполнителя для представления в Министерство юстиции Российской Федерации на государственную регистрацию.
3.5.2.16. Оформление необходимых документов для представления приказа Министерства на государственную регистрацию осуществляется структурным подразделением-исполнителем совместно с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности в течение 10 дней со дня регистрации приказа согласно пункту 12 Правил № 1009.
3.5.2.17. К приказу Министерства, представляемому на государственную регистрацию, прилагается справка, подготовленная в соответствии с пунктом 12 Правил № 1009.
Прилагаемая к приказу Министерства справка должна быть подписана директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (лицом, исполняющим его обязанности).
3.5.2.18. На обороте каждого листа приказа Министерства проставляется собственноручная виза директора Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (лица, исполняющего его обязанности).
3.5.2.19. Представление на государственную регистрацию нормативного правового акта, изданного совместно несколькими органами государственной власти, возлагается на орган государственной власти, который указан первым в числе подписавших (утвердивших) нормативный правовой акт.
3.5.2.20. По предложениям Министерства юстиции Российской Федерации в находящийся на государственной регистрации подписанный приказ Министерства в исключительных случаях по решению руководства Министерства могут быть внесены изменения, не меняющие его сути.
3.5.2.21. После государственной регистрации (отказа в государственной регистрации, возврата без государственной регистрации) подлинник приказа Министерства возвращается исполнителем в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами.
3.5.2.22. Контроль за своевременным возвратом подлинника приказа Министерства в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами осуществляет руководитель структурного подразделения-исполнителя.
3.5.2.23. Министерство направляет для исполнения приказы Министерства, подлежащие государственной регистрации, только после завершения процедуры государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.
3.5.2.24. При опубликовании и рассылке, а также в случае необходимости ссылки на приказ Министерства, прошедший процедуру государственной регистрации, указание на дату и номер государственной регистрации, а также на решение Министерства юстиции Российской Федерации о том, что документ не нуждается в государственной регистрации, является обязательным.
3.5.2.25. Ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается без абзаца через межстрочный интервал 1 шрифтом размером № 10 в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка, например:
<*> Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19 декабря 2020 г., регистрационный № 7734.
<1> По заключению Министерства юстиции Российской Федерации от 20 января 2020 г. № 01/79-СВ в государственной регистрации не нуждается.
3.5.2.26. Структурное подразделение-исполнитель приказа Министерства по согласованию с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности в течение 10 дней со дня получения отказа в государственной регистрации приказа Министерства готовит проект приказа Министерства об отмене этого приказа Министерства и после подписания Министром (лицом, исполняющим его обязанности) направляет его копию в Министерство юстиции Российской Федерации.
3.5.2.27. Структурные подразделения рассматривают проекты приказов (распоряжений) Министерства в срок до 7 рабочих дней, если иной срок не установлен Министром или заместителем Министра. Проекты приказов (распоряжений), объем которых превышает 15 страниц, рассматриваются Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности не более 15 рабочих дней со дня поступления в Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности, о чем направляется служебная записка в адрес структурного подразделения-исполнителя.
3.5.2.28. Проекты приказов (распоряжений) Министерства, подготовленные на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности), визируются в следующем порядке:
руководителем структурного подразделения-исполнителя, подготовившего проект приказа (распоряжения);
должностными лицами, которым в проекте документа предусматриваются задания и поручения;
руководителями структурных подразделений (в части своей компетенции);
руководителями подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств (при необходимости);
директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности, определяющего соответствие подготовленного проекта приказа (распоряжения) законодательству Российской Федерации, наличие его согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, а также четкость и грамотность редакции;
заместителем Министра, координирующим деятельность структурного подразделения-исполнителя;
статс-секретарем — заместителем Министра (за исключением проектов распоряжений Министерства);
референтом Департамента кадровой и молодежной политики;
заместителем директора Департамента управления делами, координирующим деятельность отдела документационного обеспечения Департамента управления делами.
3.5.2.29. Проекты распоряжений Министерства, подготовленные на подпись заместителю Министра, визируются в следующем порядке:
руководителем структурного подразделения-исполнителя, подготовившего проект документа;
должностными лицами, которым в проекте документа предусматриваются задания и поручения;
руководителями структурных подразделений (в части своей компетенции);
руководителями подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств (при необходимости);
директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности;
работником Министерства, на которого возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителя Министра, визирующего проект распоряжения.
3.5.2.30. При визировании проектов приказов (распоряжений) Министерства за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности) в ОСЭД в обязательном порядке в последнюю версию согласования включаются:
заместитель руководителя, руководитель структурного подразделения-исполнителя, подготовившего проект документа;
директор Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности;
заместитель Министра, координирующий деятельность структурного подразделения-исполнителя;
референт Департамента кадровой и молодежной политики, на которого возложена ответственность за проверку проектов документов, подлежащих представлению Министру на подпись;
заместитель директора Департамента управления делами, координирующий деятельность отдела документационного обеспечения Департамента управления делами.
3.5.2.31. Проекты приказов Министерства о командировании федеральных государственных гражданских служащих Министерства за пределы территории Российской Федерации в составе делегаций или в индивидуальном порядке визируются в следующем порядке:
руководителем структурного подразделения-исполнителя, подготовившего проект документа (лицом, исполняющим его обязанности);
заместителем Министра, координирующим деятельность структурного подразделения-исполнителя;
Департаментом международного сотрудничества (руководителем структурного подразделения или лицом, исполняющим его обязанности, и отделом, ответственным за план командирования федеральных государственных гражданских служащих Министерства за пределы территории Российской Федерации);
Департаментом кадровой и молодежной политики (отделом, ответственным за расчет и выдачу денежных средств, и координирующим его деятельность заместителем руководителя структурного подразделения);
помощником Министра, выполняющим обязанности по вопросам международной сферы деятельности Министерства (в случае его отсутствия, в том числе при нахождении в отпуске, в загранкомандировании или на больничном, виза не требуется);
помощником Министра, выполняющим обязанности по вопросам безопасности деятельности Министерства (в случае его отсутствия, в том числе при нахождении в отпуске, в загранкомандировании или на больничном, виза не требуется);
статс-секретарем — заместителем Министра или в период его отсутствия (командирование, отпуск, больничный) заместителем Министра в соответствии с приказом Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра и заместителями Министра);
референтом Департамента кадровой и молодежной политики, на которого возложена ответственность за проверку проектов документов, подлежащих представлению Министру на подпись;
заместителем директора Департамента управления делами, координирующим деятельность отдела документационного обеспечения Департамента управления делами.
3.5.2.32. В случае, если в процессе согласования возникли разногласия между структурным подразделением, ответственным за подготовку организационно-распорядительного документа, с согласующими проект документа структурными подразделениями, с целью их урегулирования проводится согласительное совещание под председательством заместителя Министра, координирующего деятельность структурного подразделения, подготовившего проект акта.
3.5.2.33. В случае если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) Министерства вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию, предусмотренному пунктом 3.5.2.28 Инструкции.
Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект приказа (распоряжения) Министерства внесены изменения, не меняющие его сути.
Ответственность за соблюдением установленного порядка согласования в ОСЭД проектов актов возлагается на осуществляющих проверку правильности визирования референта Департамента кадровой и молодежной политики и заместителя директора Департамента управления делами, координирующего деятельность отдела документационного обеспечения Департамента управления делами.
3.5.2.34. Проекты приказов, подготавливаемые Министерством совместно либо по согласованию с другими органами государственной власти (организациями), направляются на подпись (согласование) в соответствующие органы государственной власти (организации) только после согласования проекта приказа, предусмотренного в пункте 3.5.2.28 Инструкции. В зависимости от количества подписей приказ составляется в нескольких экземплярах (подлинниках). Копия подписанного приказа остается в Департаменте управления делами, а подлинники направляются исполнителем документа в указанные ведомства на подпись руководителям. После подписания и присвоения приказам номера исполнитель документа возвращает в Департамент управления делами один подлинник приказа, остальные подлинники остаются в соответствующих ведомствах.
3.5.2.35. Проекты приказов (распоряжений) Министерства, подготовленные на подпись Министру, должны представляться исполнителем через референта Департамента кадровой и молодежной политики, подготовленные на подпись лицу, исполняющему его обязанности, — через работника Министерства, на которого возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителя Министра, осуществляющего подписание проекта приказа (распоряжения) Министерства.
3.5.2.36. Проекты приказов (распоряжений) Министерства, подготовленные на подпись заместителю Министра, должны представляться исполнителем через работника Министерства, на которого возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителя Министра, осуществляющего подписание проекта приказа (распоряжения) Министерства.
3.5.2.37. К проекту приказа (распоряжения) Министерства прилагается краткая справка (не больше одной страницы), которая готовится структурным подразделением-исполнителем приказа (распоряжения) Министерства.
основания издания приказа (распоряжения): дата и номер поручения или указания Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Министерства (на указанные документы необходимо сделать ссылки в РКД);
причины внесения изменений в действующий акт с указанием различий между новой и действующей редакциями документа;
сведения о направлении проекта на согласование в органы государственной власти, указание их позиции по проекту.
3.5.2.38. Проекты приказов (распоряжений) Министерства, представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются структурному подразделению-исполнителю на доработку.
3.5.2.39. Для приказа (распоряжения) Министерства исполнителем заполняется указатель рассылки в ОСЭД. При направлении для использования в работе приказов (распоряжений) Министерства в подведомственные Министерству федеральную службу и федеральные агентства, а также организации необходимо руководствоваться требованиями к выбору индикаторов при отправке документов в системе ОСЭД (информация размещена на странице техподдержки — «Знак вопроса» в правом верхнем углу -> раздел «Документация и программы» -> подраздел «Дополнительные справочные материалы»).
3.5.2.40. Регистрация подписанных приказов (распоряжений) Министерства осуществляется в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами.
Регистрация кадровых приказов Министерства и приказов Министерства о награждении осуществляется в отделе государственной службы и кадров и отделе наград Департамента кадровой и молодежной политики соответственно. Указанные проекты организационно-распорядительных документов ввиду отсутствия необходимости определения их соответствия законодательству Российской Федерации не проходят часть согласований, предусмотренных пунктом 3.5.2.28 Инструкции (согласование с директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности, а также статс-секретарем — заместителем Министра).
Технические задания на зарубежные командировки вместе с приказом Министерства о командировании регистрируются и хранятся в отделе государственной службы и кадров Департамента кадровой и молодежной политики.
Датой приказа (распоряжения) Министерства является дата его подписания.
Приказы (распоряжения) Министерства нумеруются в пределах календарного года.
3.5.2.41. Приказы (распоряжения) Министерства в электронном виде доводятся до адресатов с использованием ОСЭД в соответствии с указателем рассылки.
3.5.2.42. Подлинники приказов (распоряжений) Министерства хранятся по месту их регистрации.
3.5.2.43. Порядок оформления проектов приказов (распоряжений) Министерства, а также образец приказа Министерства представлены в приложении № 8 к Инструкции.
3.5.3. Положение, регламент, правила, порядок, методические рекомендации, инструкция, составы координационных (совещательных) органов (коллегий, комиссий, советов, организационных комитетов)
3.5.3.1. Положение, регламент, правила, порядок, методические рекомендации, инструкция, составы координационных (совещательных) органов (коллегий, комиссий, советов, организационных комитетов) являются приложением к приказу (распоряжению) Министерства, утверждение которых оформляется путем издания соответствующего организационно-распорядительного документа.
3.5.3.2. Проекты положения, регламента, правил, порядка, методических рекомендаций, инструкции, составов координационных (совещательных) органов (коллегий, комиссий, советов, организационных комитетов) печатаются на стандартных листах бумаги формата A4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
Заголовок к тексту положения, регламента, правил, порядка, методических рекомендаций, инструкции, как правило, отвечает на вопрос «О чем?».
Наименование документа-приложения, утверждаемого организационно-распорядительным документом, печатается центрованным способом без абзацного отступа, выделяется полужирным шрифтом. Первое слово («График», «Состав», «Правила», «Положение», «Концепция», «Программа», «Список», «Перечень», «План», «Методика», «Алгоритм») не выделяется прописными буквами (прописная только первая буква в слове).
Констатирующей частью положения, регламента, правил, порядка, методических рекомендаций, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Текст положения, регламента, правил, порядка, методических рекомендаций, инструкции может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
3.5.4. Протокол заседания (совещания)
3.5.4.1. Решения, которые принимаются на совещаниях, проводимых руководством Министерства, а также руководителями структурных подразделений, оформляются в виде протоколов в ОСЭД в категории «Организационно-распорядительный документ».
Протоколы руководства Министерства оформляются с использованием электронных бланков документов (образец приведен в приложении № 2 к Инструкции) или печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (протоколы совместных заседаний, согласительных совещаний).
3.5.4.2. Протоколами также оформляются решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, рабочих встречах руководства Министерства с руководителями федеральных органов исполнительной власти, субъектов Российской Федерации.
Протоколы таких совместных заседаний и рабочих встреч оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.
3.5.4.3. Проекты протоколов совещаний, проводимых руководством Министерства, составляются структурными подразделениями, ответственными за подготовку материалов к данному совещанию.
3.5.4.4. В протоколах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит «Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу».
3.5.4.5. При оформлении проектов протоколов используются сокращенные наименования органов государственной власти, организаций в соответствии с учредительными документами.
При необходимости оформления в тексте проекта протокола указания, предполагающего конкретного исполнителя (орган государственной власти, должностное лицо), оформление проводится одним из трех обозначенных ниже способов:
обобщенно с указанием наименования органа государственной власти, например: Минтрансу России;
с указанием должности, фамилии и инициалов руководителя (представителя организации), например: заместителю Министра транспорта Российской Федерации Петрову А.А.;
с указанием наименования органа государственной власти, после которого в скобках располагаются фамилия и инициалы руководителя (представителя организации) в именительном падеже, например: Минтрансу России (Петров А.А.).
При необходимости указания в проекте протокола срока исполнения пункта (подпункта) дата не выделяется полужирным шрифтом.
3.5.4.6. При оформлении проектов протоколов совместных заседаний, подписанных руководителями нескольких органов государственной власти (организаций), реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется на оборотной стороне последнего листа экземпляра Министерства.
3.5.4.7. Проект протокола представляется на подпись Министру (заместителю Министра), как правило, в течение суток после окончания совещания.
3.5.4.8 Проект протокола совещания, проводимого Министром, согласовывается:
руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов к совещанию;
должностными лицами Министерства, которым в проекте предусмотрены поручения, задания;
заместителем Министра, в ведении которого находится рассматриваемый на совещании вопрос;
референтом Департамента кадровой и молодежной политики;
заместителем директора Департамента управления делами, координирующим деятельность отдела документационного обеспечения.
3.5.4.9 Проект протокола совещания, проводимого заместителем Министра, согласовывается:
руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов к совещанию;
должностными лицами Министерства, которым в проекте предусмотрены поручения, задания;
работником Министерства, на которого возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителя Министра, осуществляющего подписание протокола совещания.
3.5.4.10. Протокол подписывается председательствовавшим на совещании собственноручной или электронной подписью.
3.5.4.11. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в протокольном решении, реквизит «Отметка о приложении» не оформляется.
3.5.4.12 После подписания руководством Министерства протокол представляется на регистрацию:
за подписью Министра и заместителей Министра — в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами;
за подписью руководства Министерства (как председателей советов, комиссий) — в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами;
за подписью руководства структурного подразделения — в секретариат структурного подразделения.
3.5.4.13. Датой протокола является дата проведения заседания (совещания), которая оформляется исполнителем на этапе формирования проекта протокола словесно-цифровым способом.
3.5.4.14. Для протокола исполнителем заполняется указатель рассылки в ОСЭД в соответствии с требованиями к выбору индикаторов при отправке документов (информация размещена на странице техподдержки — «Знак вопроса» в правом верхнем углу -> раздел «Документация и программы» -> подраздел «Дополнительные справочные материалы»). После регистрации протокол доводится до участников совещания в электронном виде (по ОСЭД — доведение информации до работников Министерства, подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств, а также организаций; с сопроводительным письмом — доведение информации органам государственной власти, а также участникам совещания, заинтересованным организациям и должностным лицам, не подключенным к МЭДО).
3.5.4.15. При необходимости рассылки копий протокола на бумажном носителе ее осуществляет структурное подразделение, ответственное за проведение совещания и подготовившее протокол. Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений — незамедлительно.
3.5.4.16. Рассылку постановления коллегии Министерства всем ее членам осуществляет Департамент управления делами в пятидневный срок с момента его подписания.
3.5.4.17. Подлинники протоколов совещаний, проведенных Министром и заместителями Министра, в том числе как председателями комиссий, советов, организационных комитетов, а также постановлений коллегии Министерства хранятся в Департаменте управления делами.
3.5.4.18. Подлинники протоколов совещаний, проведенных руководителями структурных подразделений, хранятся в секретариатах структурных подразделений.
3.5.4.19. Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях координационных (совещательных) органов Министерства, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются положениями об этих органах и должны соответствовать правилам, установленным Инструкцией.
3.5.4.20. Протоколы совместных заседаний, подписанные руководителями нескольких органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (подлинниках). Копия подписанного протокола остается в Департаменте управления делами, а подлинники направляются исполнителем документа в указанные ведомства на подпись руководителям. После подписания и присвоения протоколам очередного номера (либо нескольких номеров) исполнитель документа возвращает в Департамент управления делами один подлинник протокола со всеми подписями и номерами (остальные подлинники остаются в соответствующих ведомствах). Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 15 рабочих дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры руководитель структурного подразделения-исполнителя, подготовившего протокол, несет персональную ответственность.
3.5.4.21. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний, рабочих встреч) и их образцы приведены в приложении № 9 к Инструкции.
3.5.5. Поручения Министра (заместителя Министра)
3.5.5.1. Указания Министра и заместителей Министра, не носящие нормативного характера (не требующие правовой оценки), по оперативным и информационно-методическим вопросам, а также в целях организации исполнения отдельных поручений руководства Министерства оформляются в виде поручений в ОСЭД в категории «Организационно-распорядительный документ» и подписываются электронной подписью.
3.5.5.2. Проекты поручений оформляются с использованием электронных бланков документов, образец приведен в приложении № 2 к Инструкции.
3.5.5.3. Проекты поручений, подготовленные на подпись Министру или лицу, исполняющему его обязанности, визируются в следующем порядке:
руководителем структурного подразделения-исполнителя, подготовившего проект поручения;
заместителем Министра, координирующим деятельность структурного подразделения;
референтом Департамента кадровой и молодежной политики;
заместителем директора Департамента управления делами, координирующим деятельность отдела документационного обеспечения.
3.5.5.4 Проекты поручений, подготовленные на подпись заместителю Министра, визируются в следующем порядке:
руководителем структурного подразделения-исполнителя, подготовившего проект поручения;
работником Министерства, на которого возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителя Министра.
3.5.5.5. Поручения регистрируются в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами.
3.5.5.6. Датой поручения является дата его подписания руководством Министерства.
Поручения нумеруются в пределах календарного года.
3.5.5.7. Подписанное поручение доводится до исполнителей с использованием ОСЭД либо при помощи досылки адресатам по электронной почте структурным подразделением, ответственным за подготовку проекта поручения.
3.5.5.8. Для подписанных Министром поручений подготовку резолюций осуществляет отдел документационного обеспечения Департамента управления делами. Подписанные заместителями Министра поручения направляются работникам Министерства, на которых возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителей Министра, для контроля исполнения поручений.
3.5.5.9. Порядок оформления поручений руководства Министерства и образец приведены в приложении № 10 к Инструкции.
3.5.6. Служебные письма
3.5.6.1. Служебное письмо — документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, органом местного самоуправления, организацией, должностным лицом адресату с использованием почтовой или федеральной фельдъегерской связи. Служебные письма оформляются в ОСЭД в категории «Исходящий документ».
3.5.6.2 Служебные письма Министерства готовятся:
как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на обращения граждан, а также ответы на запросы органов государственной власти, органов местного самоуправления, различных организаций, общественных объединений;
3.5.6.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются законодательными и нормативными правовыми актами или указаниями руководства Министерства по исполнению документа. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством Министерства.
3.5.6.4. Служебные письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Министерства.
3.5.6.5. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства Министерства по исполнению документа.
3.5.6.6. Служебные письма печатаются на бланках на бумажном носителе, образцы которых приведены в приложении № 2 к Инструкции.
3.5.6.7. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4, при этом наименования органов государственной власти — авторов документа указываются в реквизите «Подпись».
3.5.6.8. При подготовке служебных писем в обязательном порядке оформляется реквизит «Заголовок к тексту», раскрывающий содержание письма, который располагается через один межстрочный интервал после реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа». Заголовок письма отвечает на вопрос «О чем?» и печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 1 шрифтом размером № 12. Точку в конце заголовка не ставят.
3.5.6.9. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый ...!» — в начале письма и «С уважением,» — в заключительной части письма над подписью. При использовании в заключительной части письма фразы «С уважением,» она отделяется от текста или реквизита «Отметка о приложении» одним межстрочным интервалом, далее через один межстрочный интервал располагается реквизит «Подпись».
3.5.6.10 Служебные письма излагаются:
от первого лица единственного числа, если служебное письмо оформлено на бланке и обращение направлено конкретному должностному лицу («Прошу Вас предоставить данные о ...», «Считаю возможным принять участие в ...»);
от первого лица множественного числа («Просим предоставить информацию ...», «Направляем на заключение проект ...»);
от третьего лица единственного числа («Министерство не считает возможным ...», «Министерство предлагает рассмотреть возможность ...»).
3.5.6.11. Проект служебного письма, подготовленный исполнителем и согласованный руководителем структурного подразделения, подготовившего этот проект письма, до направления на подпись должен быть согласован с причастными должностными лицами.
3.5.6.12. При подготовке проектов ответов на обращения сенаторов Совета Федерации Федерального собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации исполнители обеспечивают их заблаговременное (за 3 дня до установленного срока ответа) направление на согласование статс-секретарю — заместителю Министра, помощнику Министра, выполняющему обязанности по информационному сопровождению деятельности Министерства, а также в отдел пресс-службы и информации Департамента управления делами.
3.5.6.13. Служебные письма подписываются Министром, заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) или руководителем структурного подразделения.
3.5.6.14. Начальник Специального отдела имеет право вести служебную переписку по вопросам, находящимся в его компетенции.
3.5.6.15. Порядок оформления реквизитов служебного письма приведен в приложении № 4 к Инструкции.
3.5.6.16. Образцы оформления служебных писем руководства Министерства приведены в приложении № 11 к Инструкции.
3.5.6.17. Организация работы с отправляемыми документами указана в разделе 4.7 к Инструкции.
3.5.7. Докладная и служебная записки
3.5.7.1. Докладная и служебная записки являются внутренними документами и используются для информационного обмена между структурными подразделениями (служебная записка) и руководством Министерства (докладная записка). Докладная и служебная записки оформляются в ОСЭД в категории «Внутренний документ».
3.5.7.2. Докладная записка на имя Министра подписывается заместителем Министра, докладная записка на имя заместителя Министра может подписываться другим заместителем Министра, а также руководителем структурного подразделения.
3.5.7.3. Докладная записка на имя Министра, а также докладная записка на имя заместителя Министра, подписанная другим заместителем Министра, регистрируются в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами.
3.5.7.4. Докладная записка на имя заместителя Министра, подписанная руководителем структурного подразделения, а также служебная записка на имя руководителя структурного подразделения, подписанная заместителем Министра, регистрируются работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.
3.5.7.5. В докладной (служебной) записке в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, связанные с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц Министерства.
3.5.7.6. Докладные (служебные) записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и должны иметь следующие реквизиты: адресат, подпись, отметку об исполнителе, дату и регистрационный номер.
3.5.7.7. Текст докладной (служебной) записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй — дают предложения по излагаемому вопросу.
Объем докладной (служебной) записки, как правило, не должен превышать 1 страницы, записка должна содержать конкретные предложения и выводы, выделенные полужирным шрифтом.
3.5.7.8. До подписания подготовленные и согласованные с причастными должностными лицами докладные записки на имя Министра визируются работниками Министерства, на которых возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителей Министра, которые несут ответственность за оформление данных документов, а также их согласование с уполномоченными должностными лицами.
3.5.7.9. Докладные записки на имя Министра с проектами поздравительных адресов, благодарственных писем необходимо предварительно согласовать с помощником Министра, выполняющим обязанности по информационному сопровождению деятельности Министерства, отделом пресс-службы и информации Департамента управления делами, референтом Департамента кадровой и молодежной политики и заместителем директора Департамента управления делами, координирующим деятельность отдела документационного обеспечения Департамента управления делами.
3.5.7.10. После подписания докладные записки регистрируются отделом документационного обеспечения Департамента управления делами и направляются референту Департамента кадровой и молодежной политики для подготовки проекта резолюции, после чего заместитель директора Департамента управления делами, координирующий деятельность отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, направляет докладную записку с проектом резолюции на рассмотрение и утверждение Министру.
3.5.7.11. Утвержденные Министром резолюции поступают для исполнения должностным лицам в соответствии с резолюцией и (при необходимости) в отдел контроля Административно-организационного департамента.
3.5.7.12. Подготовленные и подписанные докладные записки, адресованные заместителям Министра, после регистрации работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, направляются на автоматизированное рабочее место (далее — АРМ) работника Министерства, на которого возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителя Министра. Рассмотренные заместителем Министра докладные записки в соответствии с его резолюцией направляются в ОСЭД должностным лица и (при необходимости) в отдел контроля Административно-организационного департамента.
3.5.8. Порядок подготовки документов, отправляемых иностранным корреспондентам
3.5.8.1. Переписка Министерства с иностранными корреспондентами ведется за подписью Министра или заместителей Министра на бланке служебного письма Министерства для переписки с иностранными корреспондентами, образец которого приведен в приложении № 2 к Инструкции.
3.5.8.2. Структурные подразделения могут осуществлять переписку с иностранными корреспондентами по оперативным вопросам, находящимся в их компетенции.
3.5.8.3. Служебные письма иностранным корреспондентам печатаются на русском языке с приложением при необходимости текста неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода справа в верхнем углу документа указывается: «Неофициальный перевод».
3.5.8.4. Служебное письмо иностранному корреспонденту состоит из следующих частей: реквизитов бланка, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, указания на приложение (при наличии), заключительной формы вежливости и подписи.
Реквизит «Отметка об исполнителе» на подлиннике письма не оформляется.
3.5.8.5. Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке письма.
3.5.8.6. Реквизит «Адресат» печатается слева в верхнем углу бланка письма через три межстрочных интервала ниже номера письма и выделяется полужирным шрифтом.
Реквизит включает обращение «Господину/госпоже/г-ну/г-же», фамилию, полное имя адресата и его отчество (при наличии), полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, наименование организации, название страны, название города.
Должность пишется под фамилией по левой границе текстового поля. Название города указывается через один межстрочный интервал от должности по левой границе текстового поля.
При обращении к высокопоставленным лицам (глава правительства, министр, посол, руководитель международной организации) в реквизите перед фамилией адресата используется сокращенная формула вежливого обращения Е.П. (Его Превосходительство). Данное требование не применяется при подготовке писем в страны СНГ, ЕАЭС, например:
Господину Ляхновичу Алексею Алексеевичу (в дательном падеже)
Министру транспорта и коммуникаций
Е.П. Господину Сухейлю Аль-Мазруи (в дательном падеже)
Министру энергетики и инфраструктуры
Объединенных Арабских Эмиратов
3.5.8.7. Заголовок к тексту документа в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
3.5.8.8. Текст письма принято составлять от первого лица (допустимо обращение от имени Министерства в третьем лице). Местоимение «мы» не употребляется.
Текст письма начинается с приветствия: «Ваше Превосходительство» (при обращении к высокопоставленному лицу), «Уважаемый господин/госпожа/г-н/г-жа/Министр/Генеральный секретарь» или «Уважаемый господин/госпожа/г-н/г-жа ...» с указанием фамилии. При переводе письма на английский язык используются приветствия: «Your Excellency», «Dear Minister/Dear Secretary General», «Dear Mr./Ms ...», соответственно. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.
3.5.8.9. Письмо принято начинать или заканчивать комплиментом, то есть выражением уважения.
Комплимент перед основным текстом письма, как правило, формулируется от третьего лица с полным наименованием отправителя и получателя, например:
«Министерство транспорта Российской Федерации свидетельствует/выражает свое уважение Министерству транспорта Китайской Народной Республики и имеет честь сообщить следующее.».
Допустимо также безличное выражение уважения, например:
«Министерство транспорта Российской Федерации подтверждает заверения в своем высоком уважении и сообщает следующее.».
В завершении письма могут использоваться следующие комплименты, например:
«Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить уверения в своем самом высоком уважении.»;
«Министерство возобновляет Посольству уверения в своем весьма высоком уважении.».
При обращении к высокопоставленному лицу, как правило, используются следующие комплименты, например:
«Прошу Вас, Ваше Превосходительство, принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении.»;
«В ожидании ответа позвольте выразить свои заверения в высоком к Вам уважении.».
Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «... в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.
3.5.8.10. В отдельных случаях завершающий комплимент может заменяться фразой вежливости, которая пишется подписывающим письмо лично, например: «С уважением,».
3.5.8.11. Проекты подготовленных писем в обязательном порядке согласовываются с Департаментом международного сотрудничества.
3.5.8.12. Служебные письма иностранным корреспондентам, подготовленные за подписью Министра, согласовываются с заинтересованными должностными лицами Министерства, а также с директором Департамента международного сотрудничества, статс-секретарем — заместителем Министра, уполномоченным помощником Министра. Работник Департамента международного сотрудничества, ответственный за делопроизводство, при регистрации осуществляет проверку наличия всех необходимых согласований, а в случае отсутствия одного из них отказывает в регистрации письма.
3.5.8.13. Письма за подписью Министра или заместителя Министра направляются в адрес руководства органов исполнительной власти иностранных государств и международных организаций только через Министерство иностранных дел Российской Федерации с сопроводительным письмом, которое готовится структурным подразделением-исполнителем с обязательным согласованием с Департаментом международного сотрудничества.
3.5.8.14. Образец оформления служебного письма иностранному корреспонденту представлен в приложении № 12 к Инструкции.
3.5.9. Телеграмма
3.5.9.1. Телеграмма — документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
3.5.9.2. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 мая 2022 г. № 968 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи».
3.5.9.3. Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.
3.5.9.4. Телеграммы категории «Правительственная» подписываются руководством Министерства согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. № 74 «Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий „Президент Российской Федерации“, „Председатель Правительства Российской Федерации“, „высшая правительственная“ и „правительственная“ передаются в приоритетном порядке».
3.5.9.5. Телеграммы оформляются в ОСЭД в категории «Исходящий документ», печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют следующие обязательные реквизиты: отметка о категории (срочная, правительственная), адресат, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.
3.5.9.6. Текст телеграммы печатается через межстрочный интервал 1 прописными буквами размером шрифта № 14.
3.5.9.7. Текст телеграммы должен быть кратким и точным и не превышать по объему 1 страницы.
3.5.9.8. Порядок согласования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для оформления служебных писем.
3.5.9.9. Телеграмма на подпись Министру и заместителю Министра готовится в одном экземпляре.
3.5.9.10. Если телеграмма содержит не более четырех адресатов, то подписывается каждый экземпляр телеграммы.
3.5.9.11. При направлении телеграммы более чем в четыре адреса исполнитель документа прилагает к подписанной руководством Министерства телеграмме список рассылки с указанием адресатов.
3.5.9.12. Подписанные руководством Министерства телеграммы передаются в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами для регистрации. На подписанные телеграммы ставится печать Департамента управления делами, удостоверяющая подпись.
3.5.9.13. Для отправки подписанной и зарегистрированной телеграммы исполнителю необходимо по электронной почте направить в секретариат заместителя Министра, координирующего деятельность Департамента управления делами, проект телеграммы (в формате файла Word — DOCX или DOC), а также скан-образ с регистрационным номером и датой, подписью руководства Министерства и печатью (в формате PDF).
3.5.9.14. Оригиналы подписанных и зарегистрированных телеграмм хранятся по месту их формирования в течение сроков, установленных для хранения номенклатурой дел Министерства и в дальнейшем подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 8.4 Инструкции.
3.5.9.15. Образец оформления телеграммы категории «правительственная» приведен в приложении № 13 к Инструкции.
3.5.10. Подготовка проектов гражданско-правовых договоров
3.5.10.1. Договор — это соглашение двух или нескольких лиц (одним из которых является Министерство) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
3.5.10.2. Проекты соглашений (договоров) и дополнительных соглашений к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата A4, подписываются Министром, заместителями Министра или руководителями структурных подразделений (в соответствии с переданными на основании доверенности полномочиями).
3.5.10.3. Проекты соглашений (договоров) с органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, организациями и дополнительные соглашения к ним создаются в ОСЭД в категории «Организационно-распорядительный документ» и подписываются собственноручной подписью.
3.5.10.4. Регистрацию проектов соглашений (договоров) об информационном взаимодействии, соглашений (договоров) о сотрудничестве и дополнительных соглашений к ним после подписания, их учет и хранение осуществляет отдел документационного обеспечения Департамента управления делами.
3.5.10.5. Ведение электронного реестра, содержащего сведения о соглашениях (договорах) об информационном взаимодействии, соглашениях (договорах) о сотрудничестве и дополнительных соглашениях к ним, осуществляется отделом правового обеспечения судебной работы Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности на основании представленных Департаментом управления делами копий подписанных уполномоченными должностными лицами Министерства и зарегистрированных соглашений (договоров) об информационном взаимодействии, соглашений (договоров) о сотрудничестве и дополнительных соглашений к ним.
3.5.10.6. Проект соглашения (договора), подготовленный на подпись Министру или лицу, исполняющему его обязанности, согласовывается в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект соглашения (договора);
руководителем структурного подразделения-исполнителя, подготовившего проект соглашения (договора);
директором Департамента финансов (при необходимости);
директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности;
заместителем Министра, координирующим деятельность структурного подразделения-исполнителя.
3.5.10.7 Проект соглашения (договора), подготовленный на подпись заместителю Министра, визируется в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект договора;
руководителем структурного подразделения-исполнителя, подготовившего проект договора;
директором Департамента финансов (при необходимости);
директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности.
В отдельных случаях возможно согласование проекта соглашения (договора) иными должностными лицами в соответствии с указанием Министра или заместителя Министра.
3.5.10.8. Проведение правовой экспертизы соглашения (договора) Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности осуществляется в срок не более 7 рабочих дней, если иной срок не установлен Министром или заместителем Министра.
3.5.10.9. Подписанные соглашения (договоры), не прошедшие предварительного согласования с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности, отделом документационного обеспечения Департамента управления делами не регистрируются.
3.5.11. Доверенности и полномочия
3.5.11.1. Доверенностью является письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу (или другим лицам) для представительства перед третьими лицами, подтверждающая его право представлять интересы Министерства (лица, выдавшего доверенность, Правительства Российской Федерации — по отдельным поручениям) на законных основаниях и осуществлять от его имени определенные юридические действия. Полномочиями являются установленные права представителя совершать определенные действия, принимать решения или выполнять определенные функции от имени Министерства.
3.5.11.2. В Министерстве доверенности и полномочия подписываются Министром (лицом, исполняющим его обязанности).
3.5.11.3. Доверенности оформляется в ОСЭД в категории «Внутренний документ» и регистрируется в ОСЭД отделом правового обеспечения и судебной работы Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности. Полномочия оформляются в ОСЭД в категории «Исходящий документ» и регистрируются работником Департамента международного сотрудничества, ответственным за делопроизводство.
3.5.11.4. Доверенность оформляется на бланке письма Министерства, полномочия оформляются на бланке служебного письма Министерства для переписки с иностранными корреспондентами или на бланке письма Министерства в зависимости от места совершения действий от имени Министерства.
3.5.11.5. Доверенность и полномочия заверяются печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.
3.5.11.6 В проекте доверенности указывается следующая информация:
наименование вида документа — ДОВЕРЕННОСТЬ (слово «ДОВЕРЕННОСТЬ» печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру документа);
место совершения доверенности;
должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, которому выдается доверенность, паспортные данные (в случае, если представитель не является государственным служащим Министерства);
полномочия лица, которому выдается доверенность;
инициалы имени и отчества (при наличии), а также фамилия Министра (лица, исполняющего его обязанности).
3.5.11.7. В проекте полномочий указывается наименование вида документа — ПОЛНОМОЧИЯ (слово «ПОЛНОМОЧИЯ» печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру документа).
Содержание проекта полномочий включает следующую информацию:
«Министерство транспорта Российской Федерации уполномочивает (фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, которому представляется полномочия), должность, паспортные данные (в случае, если не является работником Министерства) ........... (перечень юридических действий, право на совершение которых предоставляется лицу, и пределы его полномочий).».
Также при необходимости в проект полномочий может быть включена следующая формулировка:
«Настоящие полномочия представляются (должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, которому представляется полномочия).».
В реквизите «Подпись» указываются инициалы имени и отчества, а также фамилия Министра (лица, исполняющего его обязанности).
3.5.11.8. Перед представлением на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности) проекты доверенностей и полномочий подготавливаются заинтересованными структурными подразделениями и согласовываются:
руководителем структурного подразделения (лицом, исполняющим его обязанности), инициирующего выдачу и оформление доверенности или полномочий;
директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (лицом, исполняющим его обязанности);
заместителем Министра, координирующим деятельность Административно-организационного департамента, Департамента кадровой и молодежной политики, Департамента управления делами (в случае, если проекты доверенностей или полномочий выдаются заместителям Министра);
заместителем Министра, координирующим деятельность структурного подразделения, инициирующего выдачу доверенности или полномочий;
статс-секретарем — заместителем Министра.
3.5.11.9. Проекты полномочий также проходят согласование с директором Департамента международного сотрудничества (лицом, исполняющим его обязанности).
3.5.11.10. Проекты доверенностей и полномочий, подготовленные на подпись Министру, должны представляться исполнителем через референта Департамента кадровой и молодежной политики (проекты доверенностей передаются на бумажном носителе вместе с пояснительными записками, проекты полномочий — вместе с докладными записками на имя Министра (в ОСЭД для обеспечения технической возможности регистрации отдельно создаются два документа: проект полномочий — в категории «Исходящий документ» и докладная записка на имя Министра с приложением проекта полномочий — в категории «Внутренний документ»).
3.5.11.11. Порядок подготовки, выдачи и учета доверенностей на представительство Министерства установлен приказом Министерства от 29 ноября 2019 г. № 382 «Об организации правовой работы в Министерстве транспорта Российской Федерации».
4. Организация документооборота в Министерстве
4.1. Принципы организации документооборота
4.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.
4.1.2. Документооборот Министерства организовывается с использованием ОСЭД и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными видами документов.
4.1.3. Информационные системы Министерства, обеспечивающие работу с отдельными видами документов, должны быть интегрированы с ОСЭД в целях реализации функции отбора документов временного (свыше десяти лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив Министерства и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
4.1.4. Все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания подлежат регистрации в ОСЭД.
4.1.5 Документы регистрируются в Министерстве один раз.
4.1.6. Организация движения документов и доступа к документам в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с регламентированными маршрутами, разрабатываемыми отделом и учитывающими условия и особенности технологической обработки документов с применением ОСЭД. Маршруты документопотоков должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратов, не обусловленных необходимостью.
4.1.7. В документообороте Министерства в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки:
входящая документация (поступающая);
исходящая документация (отправляемая);
4.1.8 В составе входящей и исходящей документации выделяются:
правительственные документы — документы Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, правительственных комиссий, Совета Безопасности Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, сенаторов Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, межгосударственных советов, Интеграционного комитета, Межпарламентского комитета, Союза Беларуси и России и ответы на них;
неправительственные документы — документы, поступившие из межгосударственных органов, федеральных органов исполнительной власти, судебной власти (Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации), Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, исполнительных органов субъектов Российской Федерации, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, средств массовой информации, организаций стран Содружества независимых государств и иностранных государств и ответы на них;
обращения граждан и ответы на них;
4.1.9. Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми посредством МЭДО, осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754, и Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. № 1264.
4.1.10. Организация работы по подключению организаций транспортной отрасли к МЭДО Министерством, выступающим в качестве оператора системы, осуществляется в соответствии с требованиями распоряжения Министерства от 22 августа 2025 г. № КП-187-р «О вводе в эксплуатацию автоматизированной системы „Узел доступа оператора системы межведомственного электронного документооборота Министерства транспорта Российской Федерации“, распоряжения Министерства от 14 октября 2025 г. № КП-244-р „Об установлении Алгоритма подключения к автоматизированной системе „Узел доступа оператора системы межведомственного электронного документооборота Министерства транспорта Российской Федерации“.»
4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
4.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной связи, курьерской службой, в электронном виде по каналам МЭДО, при помощи форм обращений (для подачи обращений граждан — «Подать электронное обращение физического лица»; для подачи обращений юридических лиц (резидентов Российской Федерации) — «Подать электронное обращение юридического лица (резидент Российской Федерации)»; для подачи обращений иностранных лиц или международных организаций — «Подать электронное обращение юридического лица (нерезидент Российской Федерации)»), размещенных на официальном сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и обеспечивающих идентификацию и аутентификацию лиц, осуществляющих направление обращений (за исключением формы «Подать электронное обращение юридического лица (нерезидент Российской Федерации)»), посредством Платформы обратной связи с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее — ПОС).
С помощью почтовой связи в Министерство доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
4.2.2. Прием всех поступающих в Министерство документов на бумажных носителях осуществляется централизованно в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами группой экспедиционной обработки документов (далее — Экспедиция). Экспедиция осуществляет прием документов на бумажных носителях, поступающих от работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства, подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств, организациях, а также представителей фельдъегерской, специальной и курьерской служб связи в строго отведенное для приема документов время (с понедельника по четверг — с 10:00 до 11:30 и с 14:00 до 16:00; в пятницу — с 10:00 до 11:30 и с 14:00 до 15:30).
Поступающие правительственные и неправительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время — работником отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, в нерабочее время с 18.00 (по пятницам с 16:45) до 9.00 и в выходные дни в круглосуточном режиме — ответственным дежурным по Министерству.
4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, печатей (пломб), а также проверка на предмет обнаружения опасных, отравляющих веществ.
Принятые Экспедицией конверты (пакеты) с документами вскрываются, проверяется наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.
Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные должностным лицам Министерства с пометкой «Лично», структурным подразделениям. Указанные документы без предварительного рассмотрения передаются по назначению.
Если на конверте имеются пометки «Срочно», «Вручить немедленно», «Крайне срочно» и другие, отмечается точное время их получения.
При обнаружении повреждения, отсутствия в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа, об этом сообщается отправителю документа и при необходимости составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в Экспедиции, второй посылается отправителю документа.
Ошибочно поступившие документы, а также документы, адресованные лицам из числа руководящего состава Министерства, сложившим свои полномочия, немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю документа. Данные документы регистрации не подлежат, о чем Экспедицией составляется соответствующий акт в двух экземплярах, один из которых направляется автору неверно адресованного документа, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в Экспедиции.
4.2.4. Конверты, полученные средствами фельдъегерской, специальной связи, курьерской службой, после проверки уничтожаются. Конверты, полученные почтовой связью, сохраняются, так как только по конверту можно установить адрес отправителя документа и дату почтового штемпеля, которая может подтвердить время отправления и получения документа.
4.2.5. После первичной обработки конвертов работники Экспедиции сканируют документы (с приложением), адресованные Министерству (без указания адресата), Министру и заместителям Министра в целях последующего прикрепления электронных копий к РКД.
4.2.6. Документы, имеющие приложения нестандартных размеров, сброшюрованные, визовые, а также обращения граждан без сканирования передаются в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами для регистрации в ОСЭД.
4.2.7. Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются работникам, ответственным за делопроизводство, в Экспедиции. Работники, ответственные за делопроизводство, получают документы в течение рабочего дня, фиксируя всю корреспонденцию в книге учета.
4.2.8. Конфиденциальные документы (с приложением) на бумажных носителях, адресованные Министерству (без указания адресата), Министру и заместителям Министра, после первичной обработки конвертов сканируются в Экспедиции и передаются в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами (по реестру) для регистрации в ОСЭД и работникам, ответственным за делопроизводство (под роспись в книге учета).
4.2.9. Поступающие на имя руководства Министерства документы с грифами (пометками) об ограничении доступа к документу «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» обрабатываются аналогично документам с грифом (пометкой) об ограничении доступа к документу «Для служебного пользования». При получении входящего документа с грифом (пометкой) об ограничении доступа к документу «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» на нем проставляется гриф (пометка) об ограничении доступа к документу «Для служебного пользования».
4.2.10. Поступившая в Министерство на имя руководства Министерства срочная корреспонденция с пометками «Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно» и телеграммы обрабатываются в Экспедиции и отделе документационного обеспечения Департамента управления делами незамедлительно.
О поступлении срочной корреспонденции, адресованной структурным подразделениям, Экспедиция сообщает работникам, ответственным за делопроизводство.
4.2.11. Поступившие телеграммы принимаются в Экспедиции под расписку с проставлением ФИО принявшего, даты и времени приема и регистрируются по тем же правилам, что и служебные письма (кроме поздравительных телеграмм).
4.2.12. Прием электронных документов, поступивших по каналам МЭДО из других органов власти и организаций, осуществляется отделом документационного обеспечения Департамента управления делами в случае, если они адресованы Министру, заместителям Министра, в Министерство (без указания адресата); работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, — если письмо адресовано руководству структурного подразделения.
4.3. Предварительное рассмотрение документов
4.3.1. Отделом документационного обеспечения Департамента управления делами производится предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Министерства. Поступившие в Министерство документы по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресация документа соответствующему должностному лицу.
4.3.2. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа Министру или заместителям Министра в соответствии с приказом Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра и заместителями Министра для вынесения указаний по исполнению документа.
Все входящие документы должны быть рассмотрены в течение трех дней с момента поступления.
В первую очередь обрабатываются документы с пометками о срочности их исполнения или доставки.
4.3.3. Министру докладываются документы Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти, центральных учреждений Российской Федерации, а также другие документы по наиболее важным вопросам деятельности Министерства.
4.3.4. Документы, не требующие рассмотрения Министром, направляются заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами (в его отсутствие — уполномоченным им должностным лицом), для рассмотрения и исполнения заместителям Министра (в соответствии с распределением обязанностей) или руководителям структурных подразделений согласно их компетенции.
4.3.5. Руководители структурных подразделений или лица, исполняющие их обязанности, рассматривают документы по мере их поступления.
Документы, содержащие срочные поручения, а также документы, поступившие для согласования (визирования), — немедленно.
4.3.6. При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться Положением о Министерстве, приказом Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра и заместителями Министра, положениями о структурных подразделениях.
4.4. Регистрация входящей документации
4.4.1. Регистрация документов в ОСЭД Министерства представляет собой запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующую факт его создания, отправления или получения.
4.4.2. Документы регистрируются в ОСЭД после их предварительного рассмотрения в течение трех дней с момента поступления независимо от способа их доставки.
Документы с пометками «Крайне срочно», «Срочно», «Оперативно», «Немедленно», «Вручить немедленно» регистрируются незамедлительно.
4.4.3. Соответствующие сведения о поступающем документе вносятся в заводимую в ОСЭД РКД.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикрепляются к РКД справочные данные из ОСЭД.
При регистрации электронного сообщения в ОСЭД Министерства реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут быть использованы для заполнения полей РКД.
4.4.4. При получении бумажного оригинала документа регистратор формирует в ОСЭД РКД, в которой указываются реквизиты документа, а также прикрепляется электронный образ документа.
Некоторые поля РКД заполняются путем выбора значений из справочников, а остальные поля — вручную (с клавиатуры). Осуществляется проверка на повторность: если обращение повторное, то оно не регистрируется. Информация о поступлении повторного документа заносится в РКД первичного обращения.
4.4.5. При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, которые используются при учете и поиске документов, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, подготовке и анализе информации.
4.4.6. Документы, поступившие в ОСЭД по каналам МЭДО, регистрируются в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами непосредственно из системы.
При регистрации документов, поступивших по каналам МЭДО, необходима проверка действительности усиленной квалифицированной электронной подписи электронных документов.
В случае признания ЭП недействительной регистратором по каналам МЭДО направляется уведомление отправителю письма об отказе в регистрации с указанием причины отказа.
4.4.7. В отделе документационного обеспечения Департамента управления делами регистрационный номер входящего документа состоит из буквенного индекса, через тире — номера дела по номенклатуре, через косую черту — порядкового номера, например: К-10/3643, где К — буквенный индекс, 10 — номер дела по номенклатуре, 3643 — порядковый номер.
4.4.8 Документы, не подлежащие регистрации в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами:
бухгалтерские документы (расчетно-платежные);
государственные контракты, соглашения (договоры), за исключением указанных в пункте 3.5.10.4 Инструкции;
документы без подписи, регистрационного номера и даты;
кадровые приказы Министерства;
книги, периодические издания, статьи из них; научные отчеты;
приглашения на встречи, приемы и выставки;
приказы о награждении; поздравления, соболезнования;
рекламные проспекты, информационно-справочные материалы;
справки, копии документов, направляемые для сведения;
статистические сборники и информационные справочники;
технические задания на зарубежные командировки;
формы отчетности (годовые, квартальные), представляемые на основании запросов.
4.4.9. Обращения граждан регистрируются в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами. Регистрационный номер обращений граждан состоит из первой буквы фамилии гражданина, через тире — порядковый номер, например: Д-52, где Д — первая буква фамилии гражданина, 52 — порядковый номер.
4.4.10. Входящие документы, адресованные структурным подразделениям, регистрируются в структурных подразделениях работниками, ответственными за делопроизводство.
4.4.11. Входящие документы, прошедшие регистрацию в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами и направленные на исполнение в структурное подразделение, в структурном подразделении повторно не регистрируются.
4.4.12. Для документов, адресованных в структурные подразделения Министерства и зарегистрированных в них, регистрационный номер состоит из индекса «Д», номера структурного подразделения, через тире — порядкового номера, например: Д15-124.
4.4.13. На входящих документах на бумажных носителях, подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами, на поле в правой нижней части первого листа документа ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписываются входящий номер и дата.
На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в ОСЭД.
4.5. Порядок рассмотрения входящей корреспонденции руководством Министерства и доведения документов до исполнителей
4.5.1. Работа с правительственными и неправительственными документами, адресованными Министру и в Министерство (без указания адресата)
4.5.1.1. Движение документов происходит путем создания «направлений» и «резолюций».
4.5.1.2. После регистрации документы, адресованные Министру и в Министерство (без указания адресата), в электронном виде направляются советнику отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, который готовит проекты указаний об их исполнении. Подготовка проектов резолюций может проводиться двумя способами: с использованием предустановленных признаков, обеспечивающих подготовку проекта резолюции в автоматическом режиме (проект резолюции на согласование формируется на основании внесенных в систему алгоритмов росписи (правил), при регистрации документов работнику отдела документационного обеспечения Департамента управления делами необходимо внести в поле «Дополнительные признаки» в РКД информацию об ответственном исполнителе), и без использования предустановленных признаков.
При подготовке проекта резолюции в ее тексте определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения документа.
К документу, содержащему перечень поручений, а также к распорядительному документу, протоколу заседания (совещания) проект резолюции готовится по каждому поручению (пункту) отдельно.
4.5.1.3. Проекты резолюций к документам поступают на мобильный офис заместителю Министра, координирующему деятельность Департамента управления делами, на утверждение. После утверждения резолюции заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами, документы в электронном виде с указаниями об их исполнении параллельно направляются на мобильные офисы и АРМ перечисленных в резолюции заместителей Министра, руководителей структурных подразделений, помощников Министра, а также руководителей Министерства, указанных в резолюции, а также в отдел контроля Административно-организационного департамента, который в течение суток осуществляет их постановку на контроль (для документов, требующих исполнения).
Заместители Министра подписывают поручения в адрес структурных подразделений, деятельность которых они координируют, подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств, организаций, а также в адрес структурных подразделений, подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств, организаций, отнесенных к сфере ведения других заместителей Министра, по вопросам, которые находятся в компетенции вышеуказанных структурных подразделений (службы, агентств, организаций).
4.5.1.4. Резолюции заместителя Министра, координирующего деятельность Департамента управления делами (в его отсутствие — уполномоченного им должностного лица), об участии в совещаниях, проводимых руководителями вышестоящих федеральных государственных органов, с участием руководства Министерства, направляются (независимо от адресации документа) заместителям Министра с учетом тематики совещания и в соответствии с приказом Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра и заместителями Министра.
Учет совещаний с участием заместителей Министра, проводимых руководителями вышестоящих федеральных государственных органов, осуществляется отделом секретариата Департамента управления делами.
4.5.1.5. Письма на иностранном языке (без перевода), адресованные в Министерство (без указания адресата), Министру, после регистрации в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами передаются в Департамент международного сотрудничества для организации перевода. Дальнейший порядок исполнения письма на иностранном языке определяется директором Департамента международного сотрудничества.
4.5.1.6. Для поступивших в Министерство документов на бумажном носителе после первичной обработки и регистрации с внесением данных о документе в РКД ОСЭД, необходимых для поиска, организации работы, контроля организовывается оперативное хранение, за исключением документов, требующих рассмотрения оригиналов (наградные документы; документы требующие собственноручного визирования), а также документов, не подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами (бухгалтерские (расчетно-платежные) документы; государственные контракты; документы без подписи, регистрационного номера и даты; доверенности; кадровые приказы Министерства; книги, периодические издания, статьи из них; научные отчеты; планы, ведомости; приглашения на встречи, приемы и выставки; приказы о награждении; поздравления, соболезнования; рекламные проспекты, информационно-справочные материалы; справки, копии документов, направляемые для сведения; статистические сборники и информационные справочники; технические задания на зарубежные командировки; формы отчетности (годовые, квартальные), представляемые на основании запросов). Уполномоченный работник отдела документационного обеспечения Департамента управления делами проводит работы по упорядочиванию документов, истребованию в случае необходимости, формированию документов в дела по типам и номенклатуре дел Министерства, а также дальнейшему выделению к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
4.5.2. Работа с правительственными и неправительственными документами, адресованными заместителям Министра
4.5.2.1. Входящая корреспонденция, адресованная заместителю Министра, после регистрации в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами поступает на АРМ работника Министерства, на которого возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителя Министра.
4.5.2.2. Работник Министерства, на которого возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителя Министра, готовит проект указаний об исполнении документа и направляет его на рассмотрение и утверждение заместителю Министра.
4.5.2.3. После утверждения резолюции документы направляются на мобильные офисы и АРМ перечисленных в резолюции исполнителей, а также в отдел контроля Административно-организационного департамента (для документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти о согласовании проектов нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации и требующих исполнения).
4.5.3. Работа с наградными документами
4.5.3.1. Наградные документы регистрируются в течение трех дней с момента поступления в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами.
4.5.3.2. Экспедиция Министерства проводит первичную обработку наградных документов, после чего они регистрируются в ОСЭД. При регистрации к РКД в ОСЭД прикрепляется только образ сопроводительного письма к наградным документам.
4.5.3.3. Отдел документационного обеспечения Департамента управления делами вносит в реестр информацию о зарегистрированных оригиналах наградных документов, реестр составляется в двух экземплярах (один экземпляр реестра передается при получении оригиналов наградных документов работнику отдела наград Департамента кадровой и молодежной политики, второй остается на хранении в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами). После утверждения проекта резолюции по рассмотрению наградных документов заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами, оригиналы наградных документов передаются в отдел наград Департамента кадровой и молодежной политики.
4.5.3.4. Оригиналы наградных документов хранятся в отделе наград Департамента кадровой и молодежной политики и подлежат уничтожению по истечении срока их хранения.
4.5.4. Работа с конфиденциальными документами
4.5.4.1. Работа с документами, имеющими гриф ограничения доступа, осуществляется в ОСЭД, предназначенной для обработки информации ограниченного доступа, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну (далее — закрытый контур ОСЭД).
4.5.4.2. Для документов, имеющих гриф (пометку) об ограничении доступа к документу («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна») или иную информацию, предполагающую ограниченный доступ, в закрытом контуре ОСЭД формируется РКД с регистрационными данными и электронным образом документа и ставится пометка «ДСП». На бумажном носителе проставляется регистрационный номер.
4.5.4.3. Документы с грифами (пометками) об ограничении доступа к документу «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» обрабатывается аналогично документам с грифом (пометкой) об ограничении доступа к документу «Для служебного пользования».
4.5.4.4. Порядок подготовки указаний, постановки на контроль и направление конфиденциальных документов на рассмотрение должностным лицам Министерства аналогичен порядку, прописанному в пунктах 4.5.1 и 4.5.2 Инструкции.
4.5.4.5. Оригиналы конфиденциальных документов на бумажных носителях, зарегистрированных в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами, направляются на оперативное хранение, за исключением случаев, предусмотренных в пункте 4.5.1.6 Инструкции, при необходимости оригиналы документов рассылаются головным исполнителям через Экспедицию.
4.5.4.6. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, получают оригиналы документов под роспись в журнале учета поступающих документов с грифом «Для служебного пользования», в котором фиксируется факт получения документов структурным подразделением. Учет работы с копиями документов, скачанных (распечатанных) из ОСЭД для использования работниками структурного подразделения осуществляется в журнале учета выдачи копий документов с грифом «Для служебного пользования».
4.5.5. Работа с документами, имеющими приложения нестандартных размеров (брошюры, книги)
4.5.5.1. Документы, имеющие приложения нестандартных размеров (брошюры, книги), адресованные Министру, заместителям Министра, в Министерство (без указания адресата), после первичной обработки работниками Экспедиции без сканирования передаются в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами для последующей регистрации.
4.5.5.2. При регистрации сканируются и прикрепляются к РКД только сопроводительные письма. В РКД устанавливается отметка «Для передачи вручную».
4.5.5.3. Оригиналы сопроводительных писем с приложениями вместе с указаниями об исполнении документа направляются через группу переадресации отдела документационного обеспечения Департамента управления делами и Экспедицию только головному исполнителю.
4.5.6. Работа с оригиналами финансовых документов, поступивших в Министерство для подписания или визирования
Оригиналы финансовых документов, а также оригиналы документов, поступивших в Министерство для подписания или визирования, после первичной обработки работниками Экспедиции без сканирования и регистрации направляются по компетенции в соответствующее структурное подразделение.
4.6. Работа с документами в структурных подразделениях
4.6.1. Если руководители структурных подразделений указаны в РКД в качестве адресатов или в утвержденных резолюциях исполнителями (головными или соисполнителями), документы поступают по ОСЭД непосредственно им (работникам, ответственным за делопроизводство) либо должностным лицам, их замещающим.
4.6.2. Работник, ответственный за делопроизводство, просматривает адресованную в структурное подразделение корреспонденцию, регистрирует и при необходимости докладывает руководителю структурного подразделения.
4.6.3. Порядок работы (сканирование, регистрация, доведение до исполнителей) с документами, адресованными в структурное подразделение и имеющими отметку о конфиденциальности, приложения нестандартных размеров, а также с брошюрами, книгами, оригиналами финансовых документов, оригиналами документов, поступивших в Министерство для подписания и визирования, аналогичен порядку, изложенному в пунктах 4.5.4 - 4.5.6 Инструкции.
4.6.4. Подписанные руководителем структурного подразделения документы передаются работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, для регистрации и подготовки на отправку.
4.6.5. В случае, если органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации или организации не взаимодействуют с Министерством в части приема и отправки документов с грифом «Для служебного пользования» по каналам МЭДО, работник, ответственный за делопроизводство, также выполняет досылку копии документа на бумажном носителе фельдъегерской связью.
4.7. Организация работы с отправляемыми документами
4.7.1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Министерстве правилами, а также за согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (внутриведомственное согласование) возлагается на руководителя структурного подразделения-исполнителя.
4.7.2. При подготовке проектов докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации об исполнении поручений исполнителям необходимо руководствоваться требованиями, изложенными в приложении № 14 к Инструкции.
4.7.3. Подготовленный в электронном виде к подписанию у руководства Министерства документ в обязательном порядке согласовывается руководством структурного подразделения-исполнителя, руководителями структурных подразделений-соисполнителей, заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.
Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением-исполнителем.
При необходимости визы должностных лиц проставляются на обороте подписного листа документа (пример приведен в пункте 20 приложения № 4 к Инструкции).
4.7.4. Исполнитель документа заполняет РКД (указывает ссылки на связанные документы, выбирает дело по номенклатуре) и электронный лист согласования, указывая перечень согласующих лиц, срок согласования, тип согласования: параллельный, последовательный, комбинированный. Для документов за подписью руководства Министерства в специальном поле «Комментарий» необходимо включать следующую информацию: основание для подготовки проекта документа, внешний срок исполнения поручения, фамилии и инициалы руководителей структурных подразделений, руководства Министерства и подведомственных федеральной службы, федеральных агентств, организаций (при наличии), согласовавших документ.
4.7.5. Проект документа автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным в ОСЭД типом согласования:
при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования, процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно — исполнителем;
при последовательном согласовании проект документа направляется участникам согласования по очереди, после того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику;
при комбинированном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть один участник или группа.
4.7.6. До направления проекта документа на согласование в структурные подразделения-соисполнители проект документа должен быть согласован с руководителем структурного подразделения-исполнителя.
4.7.7. Если для участника согласования в ОСЭД указаны замещающие лица, параллельно документ поступает замещающему лицу.
4.7.8. Согласующий принимает решение по документу («Согласовано», «Не согласовано», «Перенаправить»).
4.7.9. Если согласующим (руководителем структурного подразделения, либо лицом, исполняющим его обязанности) выбрано решение «Не согласовано», в обязательном порядке должны быть указаны замечания, которые будут отражены в листе согласования в ОСЭД.
4.7.10. Если замечания по документу предполагают внесение изменений непосредственно в текст документа, согласующий может при помощи пиктограммы «Рисование пометок» отобразить имеющиеся замечания, а также скачать файл документа из РКД, в котором может вносить изменения с последующим прикреплением к комментариям.
Согласующий (или замещающее его лицо) в ОСЭД имеет возможность до вынесения решения направить проект документа на дополнительное согласование (получение дополнительных виз) при условии отсутствия запрета со стороны инициатора согласования при создании листа согласования участникам согласования перенаправлять документы.
В ОСЭД Министерства при создании листа согласования к проекту документа запрет на перенаправление документа другим лицам по своему усмотрению устанавливается путем проставления соответствующей отметки.
4.7.11. Если по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза «Не согласовано», документ автоматически возвращается исполнителю, инициировавшему согласование в ОСЭД, на доработку. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РК в ОСЭД и отправляет на согласование.
4.7.12. Если по проекту документа получены все визы «Согласовано», документ автоматически направляется в ОСЭД на подпись.
4.7.13. Руководитель, уполномоченный на право подписи, подписывает и согласовывает документ ЭП.
4.7.14. Если требуется собственноручная подпись документа, то при формировании листа согласования исполнитель проставляет соответствующую пометку.
4.7.15. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
4.7.16. Согласованные проекты документов, подготовленные на подпись Министру (рассмотрение, визирование), представляются:
заместителю Министра, координирующему деятельность Департамента кадровой и молодежной политики, — кадровые, наградные документы, докладные о премировании (субсидиях);
референту Департамента кадровой и молодежной политики, ответственному за проверку оформления документов для Министра и дальнейшую их передачу заместителю директора Департамента управления делами, координирующему деятельность отдела документационного обеспечения, — проекты писем, проекты организационно-распорядительных документов Министерства и иные документы.
4.7.17. Корреспонденция, содержащая сведения, составляющие государственную тайну, докладывается руководству Министерства начальником Специального отдела, а в его отсутствие — заместителем начальника Специального отдела.
4.7.18. Проекты документов, подготовленных на подпись заместителю Министра (рассмотрение, визирование), представляются заместителю Министра через работника Министерства, на которого возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителя Министра.
4.7.19. Заместитель директора Департамента управления делами, координирующий деятельность отдела документационного обеспечения, и референт Департамента кадровой и молодежной политики несут персональную ответственность за проверку в процессе согласования (визирования) проектов документов, подлежащих представлению Министру на подпись, за четкость и грамотность их редакции, наличие виз или писем-согласований причастных.
4.7.20. Работники, на которых возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителей Министра, несут персональную ответственность за проверку в процессе согласования (визирования) проектов документов, подлежащих представлению заместителю Министра на подпись, за четкость и грамотность их редакции, наличие виз или писем-согласований причастных.
4.7.21. Не допускается прием документов для представления Министру на подпись отделом секретариата Департамента управления делами.
4.7.22. Документы на бумажном носителе, подписанные Министром, передаются референтом Департамента кадровой и молодежной политики в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами.
4.7.23. Документы на бумажном носителе, подписанные заместителем Министра, передаются секретариатом заместителя Министра исполнителям документа для последующей регистрации и отправки.
4.7.24. Заместители Министра при исполнении ими обязанностей Министра в целях исключения срыва сроков исполнения поручений (указаний) Президента Российской Федерации и поручений Правительства Российской Федерации:
лично контролируют подготовку проектов писем на имя Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, в адрес Правительства Российской Федерации (с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации) с учетом сроков исполнения поручений (указаний);
рассматривают их в приоритетном порядке;
не допускают случаев возврата проектов документов незавизированными или неподписанными.
Причины, по которым документы не были рассмотрены, завизированы или подписаны, должны быть изложены и внесены в ОСЭД.
4.7.25 Министр подписывает письма в адрес:
Президента Российской Федерации;
Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей;
полномочных представителей Президента в субъектах Российской Федерации;
глав субъектов Российской Федерации.
При взаимодействии с палатами Федерального Собрания Российской Федерации Министр подписывает исходящие документы в случаях, когда обращение (запрос):
подписано Председателем Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или его заместителем, Председателем Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации или его заместителем;
подписано руководителем фракции Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
оформлено в виде «Депутатского запроса» в соответствии со статьей 14 Федерального закона от 8 мая 1994 г. № 3-ФЗ «О статусе сенатора Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»;
подписано председателем Комитета Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, председателем Комитета Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и адресовано непосредственно Министру, за исключением ответов на приглашения принять участие в мероприятиях, проводимых Комитетами палат Федерального Собрания Российской Федерации».
4.7.26. Заместители Министра в целях сокращения сроков подготовки, согласования и подписания исходящих документов в соответствии с приказом Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра и заместителями Министра подписывают:
письма, адресованные в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, главам субъектов Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных положениями федеральных законов Российской Федерации, иных регламентирующих документов;
письма, адресованные в Министерство юстиции Российской Федерации о направлении нормативных правовых актов на государственную регистрацию;
инициативные письма, адресованные заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, кроме подготовленных по поручению Министра;
доклады в Правительство Российской Федерации, письма в Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, подготовленные в соответствии с протоколами оперативных совещаний (при отсутствии в протоколе записи «подготовить за подписью Министра»);
все телеграммы, кроме подготовленных по поручению Министра.
Статс-секретарь — заместитель Министра в том числе подписывает сопроводительные письма к проектам заключений, поправок и официальных отзывов Правительства Российской Федерации на проекты федеральных законов, вносимых на рассмотрение в Правительство Российской Федерации.
4.8. Подписание и регистрация отправляемых документов
4.8.1. После согласования в ОСЭД проект документа автоматически поступает подписывающему лицу.
4.8.2. Если подписывающим лицом выбрано решение «Не согласовать», то в обязательном порядке должен быть внесен комментарий к этому решению. В этом случае проект документа автоматически направляется на доработку исполнителю.
4.8.3. Подписывающее лицо может внести замечания по проекту документа или организовать дополнительное согласование.
4.8.4. После подписания документа в электронном виде РКД автоматически направляется на регистрацию.
4.8.5. До указания Министра о переходе на ЭП на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью руководителей Министерства организационно-распорядительные документы (кроме поручений и протоколов по согласительным совещаниям Министерства с другими федеральными органами исполнительной власти), доверенности, договоры, контракты, соглашения, а также исходящие документы, адресованные:
Президенту Российской Федерации, за исключением докладов об исполнении поручений и указаний, а также проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
в органы власти иностранных государств и международные организации.
Юридическим и физическим лицам письма подписываются ЭП и направляются на электронный адрес при условии наличия в письме заключительной фразы: «Дополнительно сообщаем, что проверить подлинность электронной подписи можно на Едином портале государственных и муниципальных услуг по ссылке https://e-trust.gosuslugi.ru/#/portal/sig-check, выбрав для проверки способ „Проверка отсоединенной ЭП (CMS)“.»
4.8.6. При необходимости использования информации, содержащейся в документе в электронном виде, может быть сделана его бумажная копия.
Бумажная копия заверяется должностным лицом, обладающим полномочиями на заверение документов.
4.8.7. Поступившим на регистрацию документам в электронном виде присваиваются регистрационные номера в РКД.
4.8.8. Если документы после подписания направляются адресатам на бумажном носителе, регистрация исходящих документов осуществляется только после поступления подписанных оригиналов на бумажном носителе. После проверки идентичности бумажного документа и документа в электронном виде присваивается номер.
4.8.9. Исполнитель обеспечивает полную комплектность (предварительная подготовка копий, соответствие количества экземпляров документа списку рассылки, наличие всех необходимых приложений, наличие списка рассылки (при адресации по списку) и проведение необходимых мероприятий (при необходимости — прошивка, заверение копий) для документов, представляемых на регистрацию в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами.
4.8.10. Отдел документационного обеспечения Департамента управления делами и работники, ответственные за делопроизводство, осуществляют проверку поступающих на регистрацию подписанных документов в части их соответствия требованиям пункта 4.8.9. Неправильно оформленные документы или документы, поступившие не в полной комплектации, регистрации не подлежат.
4.8.11. Регистрация документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Сведения о регистрируемых документах вносятся в ОСЭД.
4.8.12. Регистрация в нерабочее время возлагается на ответственных дежурных Министерства, осуществляющих ее в исключительных случаях, — регистрации подлежат проекты документов, подготовленные во исполнение документов категории «Срочно» и «Весьма срочно», срок по исполнению которых наступает в текущий или следующий за текущим день. При возникновении срочного запроса, поступившего от Министра или заместителей Министра, на регистрацию документов с ответственным дежурным Министерства по телефону 8 (499) 495 00 00, 01 03 связывается начальник отдела структурного подразделения (заместитель руководителя структурного подразделения, руководитель структурного подразделения), назначенный ответственным за исполнение документа. Для проектов документов (исходящие письма, поручения, протоколы, докладные записки), подписанных с использованием электронной подписи Министром или заместителями Министра, регистрация осуществляется дистанционно при поступлении запроса по телефону.
Ответственный дежурный Министерства, выполнивший регистрацию, ведет реестр зарегистрированных документов, а также обеспечивает передачу информации о регистрации работнику отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, который осуществляет проверку успешности отправки, присвоения документу, направленному в Аппарат Правительства Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации и организации по каналам МЭДО, входящего регистрационного номера.
В случае если органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации или организации не взаимодействуют с Министерством в части приема и отправки документов с грифом «Для служебного пользования» по каналам МЭДО, работник отдела документационного обеспечения Департамента управления делами также выполняет досылку копии документа на бумажном носителе фельдъегерской связью.
Для проектов документов (приказы, распоряжения, телеграммы), подписанных Министром или заместителями Министра собственноручной подписью, регистрация осуществляется только после представления ответственному дежурному Министерства подписанных оригиналов на бумажном носителе, проверки их идентичности образам документов в ОСЭД.
В случае, если на регистрацию ответственному дежурному представляется проект документа, подписанный собственноручной подписью с приложением, объем которого составляет десять и более листов, ответственному исполнителю необходимо предварительно отсканировать приложение и представить его ответственному дежурному на электронном носителе вместе с оригиналом документа.
Зарегистрированные оригиналы документов либо передаются под личную роспись исполнителю (телеграммы, приказы, в случае направления на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации) либо остаются на хранении у ответственного дежурного Министерства (приказы, не содержащие правовые нормы, обусловливающие необходимость их представления на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, распоряжения), который передает их под роспись работнику отдела документационного обеспечения Департамента управления делами для оформления в соответствующее дело.
Решение о способе доставки документа адресату, необходимости досылки копии документа на бумажном носителе принимается исполнителем документа. Ответственный дежурный Министерства вправе отказать в регистрации документов, оформленных с нарушением требований Инструкции.
4.8.13. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка.
Регистрационный номер исходящего документа, подписанного Министром или заместителем Министра, состоит из начальных букв его имени и фамилии, через дефис — номера по номенклатуре, через косую черту — индекса дела, через косую черту — порядкового номера, например: АН-04/Д15-05-02/212151.
Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководителем структурного подразделения, состоит из идентификатора структурного подразделения, через косую черту — порядкового номера, через дефис — прописные буквы «ИС», например: Д6/10349-ИС.
4.9. Отправка документов
4.9.1. Отправку исходящих документов на бумажном носителе производит Экспедиция.
4.9.2. Прием документов Экспедицией на отправку осуществляется в строго отведенное время, указанное в пункте 4.2.2 Инструкции. Экспедиция проверяет комплектность исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная).
Принятая для отправки до 11.00 служебная корреспонденция, как правило, отправляется в тот же рабочий день, после 11.00 — на следующий рабочий день, срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Работники Экспедиции вправе отказать исполнителям в отправке корреспонденции, оформленной с нарушением требований Инструкции.
Корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается.
4.9.3. Документы, подписанные Министром или заместителями Министра, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее — высшие органы государственной власти), отправляются фельдъегерской связью.
4.9.4. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату копии документа на бумажном носителе по факсимильной связи или электронной почте принимает структурное подразделение-исполнитель документа.
4.9.5. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресацию (при направлении документа более чем в четыре адреса в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа) и передается на отправку в местное отделение связи.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
4.9.6. На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с грифом (пометкой) об ограничении доступа к документу «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается в Экспедицию с распиской работника почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
4.9.7. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения Департамента управления делами в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17 апреля 2023 г. № 382, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, — в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 мая 2022 г. № 968 «Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи».
4.9.8. Подготовка электронных документов для отправки по МЭДО осуществляется в соответствии с Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. № 1264, и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 12 июля 2024 г. № 611/96 (зарегистрирован Министерством юстиции России 19 августа 2024 г., регистрационный № 79192).
4.9.9. Отправка документов по МЭДО осуществляется по месту их регистрации.
4.10. Работа с обращениями граждан (физических лиц) и юридических лиц (резидентов Российской Федерации и нерезидентов Российской Федерации)
4.10.1. Организация работы с обращениями граждан Российской Федерации (физических лиц) (далее — физические лица) в форме личных обращений, индивидуальных и коллективных обращений, включая обращения объединений физических лиц, в Министерстве, а также обращений юридических лиц осуществляется в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ, Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (далее — Федеральный закон № 8-ФЗ), Положением о Министерстве.
4.10.2. Обращения физических лиц и юридических лиц поступают в Министерство средствами почтовой связи, курьерской службой, через ПОС, при помощи форм «Подать электронное обращение физического лица», «Подать электронное обращение юридического лица (резидент Российской Федерации)», «Подать электронное обращение юридического лица (нерезидент Российской Федерации)». Формы размещены на официальном сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в разделе «Обращения граждан и организаций», обеспечивают идентификацию и аутентификацию лиц, осуществляющих направление обращений (за исключением формы «Подать электронное обращение юридического лица (нерезидент Российской Федерации)»). Обращения физических лиц и юридических лиц регистрируются в течение трех дней с момента поступления в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами.
4.10.3. Форма «Подать электронное обращение физического лица» используется для направления в форме электронного документа с использованием Единого портала, обеспечивающего идентификацию и аутентификацию физических лиц, обращений, предложений, заявлений или жалоб, рассматриваемых в рамках положений Закона № 59-ФЗ, а также запросов о предоставлении информации о деятельности Министерства, рассмотрение которых проводится на основании положений Закона № 8-ФЗ (далее — обращения физических лиц).
4.10.4. Формы «Подать электронное обращение юридического лица (резидент Российской Федерации)» (обеспечивает идентификацию и аутентификацию лиц, осуществляющих направление обращений) и «Подать электронное обращение юридического лица (нерезидент Российской Федерации)» используется для направления в форме электронного документа запросов о предоставлении информации о деятельности Министерства, рассмотрение которых проводится на основании положений Закона № 8-ФЗ, а также предложений, заявлений или жалоб, рассматриваемых в рамках положений Закона № 59-ФЗ (далее — обращения юридических лиц).
4.10.5. Прием обращений физических лиц, обращений юридических лиц, которые поступают на рассмотрение в Министерство при помощи форм обращений (далее — обращения), осуществляется за счет интеграции ОСЭД Министерства и официального сайта Министерства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Обращения поступают в ОСЭД, в автоматическом режиме формируются регистрационные карточки документов с перенесенной информацией, указанной физическим и юридическим лицами.
4.10.6. Министерство не проводит рассмотрение и регистрацию обращений, которые созданы при помощи форм «Подать электронное обращение юридического лица (резидент Российской Федерации)», «Подать электронное обращение юридического лица (нерезидент Российской Федерации)», и содержат гриф ограничения доступа («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна»).
4.10.7. Первичное рассмотрение обращений, направленных в форме электронных документов, осуществляют работники отдела документационного обеспечения Департамента управления делами.
4.10.8. Технологическая обработка обращений в ОСЭД (регистрация) после их первичного рассмотрения также проводится работниками отдела документационного обеспечения Департамента управления делами и включает в себя: выбор соответствующего номенклатурного дела из перечня номенклатурных дел Министерства, проверку и корректировку полей регистрационной карточки документа, выбор тематики обращения на основании типового общероссийского тематического классификатора обращений физических лиц, организаций и общественных объединений, внесение информации в поле «Аннотация», в котором должна быть отражена кратко суть обращения, (для обращений физических лиц), внесение в регистрационную карточку адреса электронной почты для автоматического направления юридическому лицу уведомления, содержащего информацию о регистрационном номере документа и дате регистрации (для обращений юридических лиц), подготовку проекта резолюции по обращению.
4.10.9. Подготовка проектов резолюций по обращениям проводится в день их регистрации одним из двух способов: с использованием предустановленных признаков, обеспечивающих подготовку проекта резолюции в автоматическом режиме (проект резолюции на согласование формируется на основании внесенных в систему алгоритмов росписи (правил), при регистрации документов работнику отдела документационного обеспечения Департамента управления делами необходимо внести в поле «Дополнительные признаки» информацию об ответственном исполнителе) и без использования предустановленных признаков.
4.10.10. Для подготовки проекта резолюции по обращениям на согласование без использования предустановленных признаков, обеспечивающих подготовку проекта резолюции в автоматическом режиме после регистрации, необходимо:
в случае, если обращение физического лица содержит вопросы, решение которых не относится к полномочиям Министерства или должностного лица Министерства, и принято решение о его направлении по принадлежности в соответствии с частью 3 статьи 8 Федерального закона № 59-ФЗ — в формируемом проекте резолюции осуществить выбор ответственного за рассмотрение обращения должностного лица, государственного органа, органа местного самоуправления с указанием комментария «По принадлежности»;
в случае, если структурные подразделения Министерства или подведомственные Министерству федеральная служба и федеральные агентства, организации определены ответственными за рассмотрение обращения — в формируемом проекте резолюции осуществить выбор ответственного за рассмотрение обращения должностного лица, направить проект резолюции в отдел контроля Административно-организационного департамента Министерства (для установки соответствующего контрольного срока) с указанием поручения «Для рассмотрения и ответа автору обращения», по итогу рассмотрения отделом контроля Административно-организационного департамента Министерства проект резолюции с определенным ответственным исполнителем и контрольным сроком поступает на утверждение должностному лицу Министерства.
4.10.11. Проекты резолюций утверждаются заместителем директора Департамента управления делами, координирующим деятельность отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, начальником (заместителем начальника) отдела документационного обеспечения Департамента управления делами.
4.10.12. В случае, если руководство Министерства (в лице заместителя Министра) своим решением определило головным исполнителем по обращению подведомственные Министерству федеральную службу, федеральные агентства или организации, работник Министерства, на которого возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителя Министра, при подготовке проектов резолюций обеспечивает включение в проект резолюции структурного подразделения Министерства, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос, для обеспечения подготовки письма-уведомления о перенаправлении обращения. При осуществлении контроля за рассмотрением обращения со стороны соответствующего структурного подразделения Министерства также допускается, что подведомственные Министерству федеральная служба, федеральные агентства и организации осуществляют подготовку проектов ответов на обращения за подписью руководства Министерства (в лице заместителя Министра, координирующего проведение работы в соответствующей области).
4.10.13. Для документов, которые в соответствии с утвержденной резолюцией поступили на исполнение в структурное подразделение Министерства и в ходе рассмотрения обращения выяснились обстоятельства, требующие перенаправления обращения по компетенции в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, подготовку уведомления обеспечивает структурное подразделение Министерства, определенное в резолюции по исполнению ответственным за рассмотрение вопроса.
4.10.14. По результатам рассмотрения обращения физическим и юридическим лицам направляется ответ по существу поставленных вопросов или уведомление о перенаправлении обращения, за исключением случаев рассмотрения отдельных видов обращений, установленных статьей 11 Федерального закона № 59-ФЗ.
4.10.15. Департамент управления делами Министерства осуществляет подготовку уведомлений физическим лицам только на этапе первичного рассмотрения обращения. В остальных случаях, когда документ в соответствии с утвержденной резолюцией поступил на исполнение в структурное подразделение Министерства и в ходе рассмотрения обращения выяснились обстоятельства, требующие перенаправления обращения по компетенции в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении физического лица вопросов, подготовку уведомления физическому лицу о переадресации обращения обеспечивает структурное подразделение Министерства, определенное в резолюции по исполнению ответственным за рассмотрение обращения.
4.10.16. Решение о способе доставки ответа на обращение, необходимости досылки копии документа на бумажном носителе почтовой связью или по электронной почте принимает головной исполнитель документа. Отправка подписанных и зарегистрированных документов на бумажном носителе почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения Департамента управления делами. Отправку ответов на обращение в форме электронного документа, реализуемую посредством ОСЭД при использовании функционала «Отправить по e-mail», осуществляет головной исполнитель (в обязательном порядке вместе с образом документа направляется сертификат электронной подписи для обеспечения возможности проверки на Едином портале подлинности электронной подписи).
4.10.17. Отдел документационного обеспечения Департамента управления делами в ПОС осуществляет направление обращений граждан, поступивших посредством данной платформы для рассмотрения и направления ответа заявителю в федеральную службу, федеральные агентства и организации, подведомственные Министерству и подключенные к ПОС, а также направление обращений по принадлежности в другие органы и организации.
4.11. Учет и анализ объемов документооборота
Анализ объема документооборота, структуры документопотока и содержания документов, поступающих в Министерство и создаваемых им, ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Департаментом управления делами и представляются Министру в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Министерство и созданных им за определенный период времени (квартал, год).
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета (учетную единицу) количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
5. Управление документами в системе электронного документооборота
5.1. Доступ к работе в ОСЭД должны иметь только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации.
5.2. Перечень работников Министерства, наделенных расширенными правами в ОСЭД, утверждается заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами.
5.3 К электронным документам Министерства относятся:
документы, поступающие и отправляемые посредством МЭДО;
документы, поступающие (входящие) на бумажных носителях и регистрируемые в ОСЭД путем сканирования;
документы, поступившие через формы обращений физических и юридических лиц, размещенные на официальном сайте Министерства;
5.4. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации».
5.5. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Министерства в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
5.6. Использование работниками Министерства усиленной квалифицированной электронной подписи для представления в пределах полномочий информации в рамках внутриведомственного взаимодействия, в органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, организации, гражданам в форме электронных документов, процедура получения сертификата, смены сертификата, прекращения действия сертификата, порядок его применения устанавливается специальным порядком.
5.7. После включения документов в электронном виде в ОСЭД формируются регистрационные данные о документе, обеспечивающие в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование.
5.8. В целях учета и поиска документов в ОСЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71, используются обязательные сведения о документе в соответствии с приложением № 15 к Инструкции.
5.9 Состав реквизитов РКД может быть расширен при необходимости.
5.10. При включении документов и проектов документов в ОСЭД, а также при включении сведений в РКД в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами.
5.11. Электронные документы создаются в ОСЭД Министерства, после исполнения и отправки обрабатываются и хранятся в модуле «Электронный архив» в течение сроков, определенных для их хранения в соответствии с номенклатурой дел Министерства. ОСЭД Министерства и модуль «Электронный архив» выполняют функции:
по приему электронных документов на архивное хранение;
по хранению электронных архивных документов вместе с их метаданными;
по учету электронных архивных документов и представлению учетной информации;
по формированию проектов годовых разделов описей электронных документов и иных обязательных архивных учетных документов;
по резервному копированию и восстановлению электронных архивных документов и их метаданных;
по проверке наличия и состояния электронных архивных документов;
по созданию (копированию) и включению в модуль «Электронный архив» ОСЭД Министерства экземпляров электронных архивных документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;
по применению программы проверки технического состояния электронных документов и сохранению результатов проверки в течение установленного времени;
по обеспечению процессов конвертации и (или) миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными в целях обеспечения сохранности и возможности использования электронных архивных документов в течение установленных сроков хранения;
по формированию проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
по удалению включенных в модуль «Электронный архив» ОСЭД Министерства электронных архивных документов, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
5.12. Единицей хранения является совокупность электронных архивных документов или отдельный электронный документ, относящийся к одному вопросу деятельности.
5.13. Документы в электронном виде после их исполнения или отправки подлежат хранению в модуле «Электронный архив» в течение сроков, определенных для их хранения в соответствии с номенклатурой дел Министерства.
5.14. После истечения сроков, установленных для хранения документов в электронном виде, они подлежат уничтожению на основании акта об уничтожении в электронном виде, утверждаемого Министром.
6. Контроль исполнения документов
6.1. Порядок организации контроля исполнения документов (поручений), включая положения о продлении срока исполнения документов (поручений) и снятии их с контроля, устанавливается специальным регламентом.
6.2. Контроль за состоянием исполнительской дисциплины в Министерстве возлагается на заместителя Министра в соответствии с приказом Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра и заместителями Министра.
6.3. Контроль исполнения документов (поручений) по существу поставленных в них задач осуществляется заместителями Министра и руководителями структурных подразделений по вопросам, отнесенным к их компетенции.
6.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений), а также сроков рассмотрения обращений граждан обеспечивается работниками отдела контроля Административно-организационного департамента.
7. Работа исполнителя с документами
7.1. Организация работы с документами
7.1.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний руководства Министерства, иных должностных лиц, наделенных соответствующими полномочиями.
7.1.2. Документы, поступившие в структурное подразделение с указаниями руководства Министерства по исполнению документа, передаются исполнителям документа только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.
Работники структурных подразделений в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил, установленных в Министерстве;
согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования документа (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях — подготовку указателя рассылки служебных документов;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Министерства;
определение места хранения документа (копии документа) путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
7.1.3. Порядок групповой работы над документом в случаях если исполнение документа поручено нескольким работникам, в том числе функции головного исполнителя и соисполнителей документа в подготовке проекта документа, право головного исполнителя документа созывать соисполнителей документа для выработки совместного решения, порядок и сроки представления проектов документов головному исполнителю документа указаны в пункте 7.2 Инструкции.
7.1.4. В случае отсутствия исполнителя документа (отпуск, болезнь) руководителем структурного подразделения, в котором находится на исполнении документ, дается указание о передаче документа другому работнику, о чем информируется работник, ответственный за делопроизводство.
7.1.5. При составлении и оформлении документов работники структурных подразделений должны руководствоваться требованиями Инструкции.
7.1.6. Головной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа.
7.1.7. Срок исполнения документов определяется в указаниях о его исполнении руководителем, исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации, или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.
7.1.8. Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия и (или) рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется в соответствии с содержанием документа), а также если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.
Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.
7.1.9. После исполнения входящего документа на нем (в случае поступления документа на бумажном носителе) или в РКД (в случае поступления документа в электронном виде) делается отметка об исполнении. Работник Министерства, являющийся исполнителем по документу, в обязательном порядке направляет информацию о его исполнении (номер документа, созданного во исполнение исходного запроса, номер самого запроса, связанные с исполняемым документом запросы, промежуточные доклады о ходе исполнения документа) работнику, допущенному к работе с исполненными электронными документами в модуле «Электронный архив» для дальнейшего направления всех документов в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства.
7.2. Ответственность за исполнение документов и поручений
7.2.1. Если поручение руководства Министерства дано нескольким должностным лицам Министерства, а также федеральной службе и федеральным агентствам и в резолюции не указан конкретный ответственный (головной) исполнитель, то лицо, указанное в поручении первым после заместителя Министра или обозначенное словом «созыв», «обобщение» или «ответственный», является головным исполнителем поручения.
7.2.2. Головным исполнителем поручения руководства Министерства также могут быть федеральная служба или федеральные агентства, организации.
7.2.3. При необходимости в целях своевременного и качественного исполнения документа структурным подразделением — головным исполнителем готовится поручение за подписью заместителя Министра, координирующего его деятельность, соисполнителям, подведомственным федеральной службе, федеральным агентствам, организациям, в котором для каждого соисполнителя указываются перечень и объем запрашиваемой информации, сроки и форма ее представления.
7.2.4. Контрольный срок исполнения документа является обязательным для головного исполнителя документа, который организует работу соисполнителей документа, определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.
7.2.5 Головной исполнитель несет ответственность:
за обеспечение оперативного рассмотрения поручений и их доведение до непосредственных исполнителей в день поступления документа;
за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа;
за выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение до подписания и направления ответа адресату.
7.2.6. Позиции (материалы) соисполнителей документа направляются головному исполнителю в обязательном порядке (в том числе об отсутствии предложений в рамках компетенции) для формирования сводной позиции Министерства. Соисполнители документа несут ответственность за своевременную и качественную подготовку необходимых позиций (материалов) и их представление головному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа. По срочным документам материалы представляются незамедлительно. Представление соисполнителями документа позиций (материалов) головному исполнителю осуществляется сопроводительным письмом за подписью руководителя структурного подразделения (лица, исполняющего его обязанности) либо направлением в ОСЭД проекта резолюции, утвержденной руководителем структурного подразделения (лицом, исполняющим его обязанности), и содержащей запрашиваемую информацию.
7.2.6.1. При определении Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности соисполнителем документа соисполнение осуществляется либо в порядке, предусмотренном пунктом 7.2.6 Инструкции, либо посредством проведения правовой экспертизы проекта документа, подготовленного структурным подразделением — головным исполнителем во исполнение соответствующего поручения.
7.2.7. В случае непредставления (несвоевременного представления) замечаний и предложений соисполнителями документа головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение, для принятия им управленческих решений о дальнейшем выполнении поручения в установленный срок.
7.2.8. Головные исполнители документа и соисполнители документа обязаны по первому требованию руководства Департамента управления делами, Административно-организационного департамента, работников отдела контроля Административно-организационного департамента представлять исчерпывающие данные о ходе исполнения контролируемых документов и подготовке необходимых материалов.
7.3. Изменение головного исполнителя документа
7.3.1. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется в соответствии с указанием директора Департамента управления делами на основании служебной записки, подготовленной в его адрес и подписанной руководителем структурного подразделения, на которого первоначально возложена роль головного исполнителя документа, и обосновывающей причины необходимости изменения головного исполнителя документа. Служебная записка визируется руководителем структурного подразделения (в его отсутствие — лицом, исполняющим его обязанности), руководителем федеральной службы или федерального агентства (в их отсутствие — лицом, исполняющим обязанности руководителя федеральной службы или федерального агентства), на которых предлагается возложить роль головного исполнителя документа.
При отсутствии согласия руководителя структурного подразделения (руководителя федеральной службы или федерального агентства) докладная записка направляется заместителю Министра, координирующему деятельность Департамента управления делами, для принятия решения.
7.3.2. Докладная записка на имя заместителя Министра, координирующему деятельность Департамента управления делами, представляется головным исполнителем в течение трех дней с даты оформления поручения.
7.3.3. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа по поручению заместителя Министра осуществляется только по решению заместителя Министра, давшего поручение. В случае его отсутствия (командировка, отпуск) изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется другим заместителем Министра в соответствии с приказом Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра и заместителями Министра.
7.3.4. В случае непредоставления визирующим структурным подразделением своей позиции в установленный срок, предложение по замене головного исполнителя считается согласованным.
7.3.5. По поручениям, имеющим пометки «Крайне срочно», «Срочно», «Незамедлительно» или аналогичные, докладная записка представляется головным исполнителем в суточный срок с даты оформления поручения заместителю Министра, координирующему деятельность Департамента управления делами, для принятия решения.
7.3.6. В случае возникновения спорных вопросов при росписи документов для определения головного исполнителя формируется первичная резолюция с росписью документа на заместителя Министра.
7.3.7. После определения заместителем Министра головного исполнителя по документу работником Министерства, на которого возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителя Министра, обеспечивается включение в проект соответствующей резолюции отдела документационного обеспечения Департамента управления делами для замены первичной резолюции, а также отдела контроля Административно-организационного департамента для перестановки контроля.
7.3.8. В случае, если руководство Министерства (в лице заместителя Министра) своим решением определило головным исполнителем по документу подведомственные Министерству федеральную службу, федеральные агентства или организации, работник Министерства, на которого возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителя Министра, при подготовке проектов резолюций обеспечивает включение в проект резолюции структурного подразделения Министерства, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос, для обеспечения подготовки письма-уведомления о перенаправлении обращения. При осуществлении контроля за рассмотрением обращения со стороны соответствующего структурного подразделения Министерства также допускается, что подведомственные Министерству федеральная служба, федеральные агентства и организации осуществляют подготовку проектов ответов на обращения за подписью руководства Министерства (в лице заместителя Министра, координирующего проведение работы в соответствующей области).
7.4. Организация оперативного хранения документов
7.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.
7.4.2. Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
7.4.3. Дела на бумажном носителе, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
7.4.4. Завершенные дела постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Министерства.
Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ ящиках рабочего стола или шкафах.
7.4.5. Выдача дел из архива Министерства другим структурным подразделениям производится с разрешения заместителя Министра, координирующего деятельность Департамента управления делами. Выдача дел работникам структурного подразделения для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
7.4.6. Копии документов, находящихся на хранении в архиве Министерства, представляются на основании служебной записки (запроса по форме, размещенной на внутриведомственном портале Министерства) в адрес директора Департамента управления делами.
7.4.7. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.
7.4.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения руководства Министерства с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.
7.4.9. Факт изъятия документов фиксируется в акте документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами, и уполномоченным представителем государственного органа, инициирующего изъятие документов.
7.4.10. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела, после рассмотрения и решения вопроса возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.
7.5. Выполнение копировально-множительных работ
Выполнение копировально-множительных работ в Министерстве производится в копировальном центре и на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях.
Основанием для централизованного выполнения копировальных работ является заявка, размещенная на внутриведомственном портале Министерства.
Тираж размножаемых документов должен соответствовать действительной потребности. Ответственность за целесообразность размножения документов и использование полученных экземпляров документов несет должностное лицо Министерства, оформившее заявку.
На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, производится копирование срочных материалов небольшого объема и тиража.
Ответственность за правильное использование копировальной техники несет руководитель структурного подразделения.
8. Документальный фонд Министерства
Документальный фонд Министерства — совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Министерства составляют документы, созданные в Министерстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Формирование документального фонда Министерства осуществляется путем составления номенклатуры дел Министерства, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Министерства.
Часть документального фонда Министерства, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше десяти лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива Министерства, составляет архивный фонд Министерства, который подлежит хранению в архиве Министерства.
Документы временных (до десяти лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 8.4 Инструкции.
8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
8.1.1. Номенклатура дел — систематизированный оформленный в установленном порядке перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел используется для группирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше десяти лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до десяти лет включительно) сроков хранения.
8.1.2. Номенклатура дел включена в ОСЭД в качестве справочника, на основании которого осуществляется систематизация и учет документов Министерства, а также их метаданных.
8.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, а также Перечнем документов, образующихся в деятельности Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства от 6 марта 2023 г. № 67. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.
8.1.4. Ответственность за составление номенклатуры дел, соблюдение порядка формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности в архиве на хранении, организацию порядка передачи дел в архив Министерства возлагается на Департамент управления делами.
8.1.5. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 16 к Инструкции) и номенклатура дел Министерства (приложение № 17 к Инструкции).
Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, при участии работников архива Министерства, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Департамент управления делами.
Формы номенклатуры дел структурного подразделения и номенклатуры дел Министерства установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г., регистрационный № 75119).
8.1.6. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения и представляет ее в Департамент управления делами.
8.1.7. Номенклатура дел Министерства составляется Департаментом управления делами на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Министерства оказывает Центральная экспертная комиссия Министерства.
Положение о Центральной экспертной комиссии до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
8.1.8. Номенклатура дел Министерства визируется работником отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственным за архив, подписывается директором Департамента управления делами, согласовывается с ЦЭК, утверждается Экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее — ГА РФ), в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами. Номенклатура дел Министерства согласовывается с ГА РФ не реже одного раза в пять лет, если не было значительных изменений в функциях и структуре Министерства.
8.1.9. В случае изменения функций и структуры Министерства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК ГА РФ.
Номенклатура дел Министерства готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело в отделе документационного обеспечения, второй используется в Департаменте управления делами как рабочий экземпляр, третий применяется в архиве Министерства, четвертый — в ГА РФ.
После утверждения номенклатуры дел Министерства структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел Министерства в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Порядок заполнения граф номенклатуры дел указан в приложении № 18 к Инструкции.
8.2. Формирование дел и их текущее хранение
8.2.1. Формирование дел — группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
8.2.2. Принцип формирования дел: централизованное — в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами, децентрализованное — в структурных подразделениях Министерства.
8.2.3. Формирование дел на бумажном носителе осуществляют исполнители в отделах структурных подразделений, формирование дел в электронном виде осуществляется работниками Министерства, допущенными к работе с исполненными электронными документами в модуле «Электронный архив», перечень которых утверждается распоряжением Министерства.
8.2.4. Контроль за формированием дел в Министерстве осуществляет Департамент управления делами.
8.2.5. Места текущего хранения дел: отдел документационного обеспечения Департамента управления делами, структурные подразделения Министерства и модуль «Электронный архив» в ОСЭД Министерства.
8.2.6. Срок передачи работником исполненного документа в дело составляет не более 10 дней.
8.2.7 К основным принципам (правилам) формирования дел относятся следующие:
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело (в бумажной или электронной форме) (объем электронного дела измеряется совокупным размером входящих в него файлов (мегабайтах) и их количеством) не должно превышать 250 листов. Для дел на бумажном носителе — толщина не более 40 мм (толщина дел со сроками хранения до десяти лет не должна превышать 100 мм). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома:,
при наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;
документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.
8.2.8. Порядок формирования, учета и хранения дел в структурных подразделениях указан в приложении № 19 к Инструкции.
8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
8.3.1 Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
8.3.2. Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности проводится:
при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;
при подготовке дел, электронных документов к передаче в архив Министерства;
при подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в ГА РФ;
при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.
8.3.3. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению листа-заверителя дела.
8.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создаются Центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК) и экспертные комиссии (далее — ЭК) в структурных подразделениях, действующие на основании положений, утверждаемых соответственно Министром или руководителем структурного подразделения.
8.3.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства работниками, ответственными за делопроизводство, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством работников отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственных за архив.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения для передачи в архив Министерства, отбор дел с временными сроками хранения (до десяти лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.
8.3.6. При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел Министерства, правильность определения сроков хранения дел.
8.3.7. Дела с отметкой «ЭПК» (отметка означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно») подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.
Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.
8.3.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, в том числе по личному составу (приложение № 20 к Инструкции). Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения, временных (свыше десяти лет) сроков хранения (приложение № 21 к Инструкции).
Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу указан в приложении № 22 к Инструкции.
8.3.9. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение № 23 к Инструкции).
8.3.10. Оформление дел производится работниками отдела документационного обеспечения Департамента управления делами и работниками, ответственными за делопроизводство, при методической помощи и под контролем работников отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственных за архив.
8.3.11. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до десяти лет) хранения подлежат частичному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает: изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов, оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 24 к Инструкции), нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение № 25 к Инструкции), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 26 к Инструкции), подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием наименования должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до десяти лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, а также допускается не проводить пересистематизацию документов, листы не нумеровать, листы — заверители дел не составлять.
8.3.12. В период подготовки дел структурными подразделениями к передаче в архив Министерства работником отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
8.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, срок хранения которых истек, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению (приложения № 27, 28 к Инструкции).
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2026 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2030 г.).
8.4.2. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению, выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.
Остальные документы с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период.
Акт о выделении к уничтожению документов временного срока хранения с отметкой «ЭПК», не подлежащих хранению, составляется на дела всего Министерства (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков).
Согласованные ЦЭК акты утверждаются заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами, только после утверждения ЭПК ГА РФ описей дел постоянного хранения.
8.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов временного срока хранения, не имеющих отметку «ЭПК» и не подлежащих хранению, составляется работником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, в двух экземплярах, согласовывается с ЭК структурного подразделения, утверждается руководителем структурного подразделения. Второй экземпляр акта передается в архив Министерства.
8.4.4. После утверждения заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами, актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Министерства проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от... N...» с указанием наименования должности, фамилии, личной подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).
8.4.5. На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 (приложение № 28 к Инструкции).
Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
8.4.6. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.
8.5. Передача дел на архивное хранение
8.5.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.
8.5.2. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше десяти лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Министерство образует архив.
8.5.3. Передача документов в архив Министерства производится по утвержденным описям дел.
8.5.4. Дела постоянного и временного (свыше десяти лет) срока хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив Министерства не ранее чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Карточки (форма Т-2), личные дела уволенных работников Министерства передаются в архив Министерства по истечении десяти лет со дня увольнения.
8.5.5. Дела временного хранения (до десяти лет) передаче в архив Министерства не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 8.4 Инструкции).
8.5.6. Прием дел производится работником отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также личная подпись работника отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственного за архив, и работника, передавшего дела).
Дела и описи на сдаваемые документы направляются в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке до их передачи и их сдачу в архив несет структурное подразделение, передающее документы).
8.5.7. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
8.5.8. Передача электронных документов в архив Министерства производится на основании описей электронных дел документов структурных подразделений в модуле «Электронный архив» или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
8.5.9 Электронный архивный документ, передаваемый на архивное хранение, состоит из следующих структурных элементов:
файл основной части электронного документа (в формате PDF/A);
файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);
файлы электронной подписи (при наличии);
файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные).
8.5.10. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Министерства работникам сторонних организаций допускается по согласованию с Департаментом управления делами на основании письменного запроса, а документов (копий документов) структурных подразделений — на основании решения руководителей структурных подразделений.
9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
9.1. Учет печатей и штампов
9.1.1. Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп — устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов.
9.1.2. Министерство в соответствии с Федеральным конституционным законом № 2-ФКЗ применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.
9.1.3. Изготовление и учет печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляются в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
9.1.4. Порядок использования и обеспечения надежного хранения печати Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации изложен в приказе Министерства от 16 ноября 2010 г. № 249 «О печати Министерства транспорта Российской Федерации с изображением Государственного герба Российской Федерации».
9.1.5. Кроме печати Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации, используются печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для договоров», «Для копий») металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
9.1.6. Учет имеющихся в Министерстве печатей и штампов ведет Департамент управления делами в журнале учета печатей и штампов (приложение № 29 к Инструкции) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются). Журнал включается в номенклатуру дел Департамента управления делами.
Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.
Передача печатей посторонним лицам и их вынос из помещений, занимаемых Министерством, не допускается.
9.1.7 Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.
9.1.8. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимается заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами, на основании представленной ему Департаментом управления делами информации. При наличии согласия со стороны заместителя Министра, координирующего деятельность Департамента управления делами, Департамент управления делами направляет в Административно-организационный департамент заявку на изготовление печатей с приложением эскиза для размещения заказа на предприятии — изготовителе печатей.
В случае служебной необходимости по решению заместителя Министра, координирующего деятельность Департамента управления делами, допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
9.1.9. Работники, ответственные за использование и сохранность печатей и штампов в структурных подразделениях, назначаются руководителями структурных подразделений.
Работник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан ее (его) сдать.
Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель структурного подразделения, Департамент управления делами и заместитель Министра (в соответствии с приказом Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра и заместителями Министра).
Ответственность за надежность хранения, законность использования печатей возлагается на руководителей структурных подразделений.
9.1.10. Проверка наличия, использования и хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в три года Департаментом управления делами.
О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета печатей и штампов после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства Министерства.
9.1.11. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел обеспечения деятельности Административно-организационного департамента и уничтожению по акту, завизированному начальниками отделов документационного обеспечения Департамента управления делами и отдела обеспечения деятельности Административно-организационного департамента, утвержденному заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами, с проставлением соответствующей отметки в журнале учета. В актах на уничтожение должны быть проставлены оттиски указанных печатей и штампов.
9.1.12. В случае служебной необходимости по решению заместителя Министра, координирующего деятельность Департамента управления делами, допускается изготовление факсимиле подписей руководителей Министерства. Учет факсимиле осуществляет Департамент управления делами в журнале учета печатей и штампов.
Недопустимо использование факсимиле при подписании:
счетов-фактур, первичных документов, а также документов, связанных с материальной ответственностью.
9.2. Учет бланков документов
9.2.1. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов Министерства возлагается на Департамент управления делами и Административно-организационный департамент.
Отдел документационного обеспечения Департамента управления делами направляет в отдел обеспечения деятельности Административно-организационного департамента заявку на изготовление бланков документов, а также при необходимости их образцы (макеты).
Отдел обеспечения деятельности Административно-организационного департамента оформляет заказы на изготовление печатно-бланковой продукции в типографии, осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами.
9.2.2. Для ведения учета выдачи бланков бланки нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется отделом документационного обеспечения Департамента управления делами раздельно по видам бланков в журнале учета бланков (приложение № 30 к Инструкции).
Бланки выдаются под роспись в журнале учета выдачи бланков двум работникам структурного подразделения, определенным руководителем структурного подразделения ответственными за осуществление получения бланков для структурного подразделения в Департаменте управления делами. В случае изменений в составе работников, ответственных за получение бланков строгой отчетности (при увольнении, возложении иного функционала в связи с производственной необходимостью), структурные подразделения обеспечивают направление в Департамент управления делами актуализированных сведений о кандидатурах для обеспечения бесперебойности выдачи бланков в структурные подразделения Министерства.
В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.
Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.
Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство, и их руководители.
Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами.
9.2.3. Руководители структурных подразделений ежеквартально представляют в Департамент управления делами отчет о количестве использованных бланков Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение № 31 к настоящей Инструкции).
9.2.4. Журналы учета выдачи бланков в структурных подразделениях включаются в номенклатуры дел структурных подразделений.
9.2.5. При подготовке поручений, протоколов совещаний, заседаний, проводимых в структурных подразделениях, указаний по исполнению документов (резолюций), а также электронных документов используются электронные бланки документов.
9.2.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра.
Основные термины и определения, используемые в Инструкции:
«автор документа» — физическое или юридическое лицо (группа лиц), создавшее документ, или от чьего имени он составлен;
«адресат» — реквизит документа, содержащий информацию о получателе(ях) документа;
«акт» — документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события;
«архив» — структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
«архивное хранение документов» — стадия жизненного цикла документа, следующая после его завершения делопроизводством, на которой осуществляется хранение, учет и использование документа в качестве архивного документа;
«архивный справочник» — совокупность описательных статей, относящихся к одному или нескольким уровням описания, представленных в структурированном виде в сопровождении справочного аппарата и предназначенных для поиска и использования архивных документов и их информации;
«архивный шифр» — обозначение, присваиваемое единице хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета;
«архивохранилище» — помещение для архивного хранения документов, специально оборудованное в соответствии с нормативными требованиями;
«Архивный фонд Российской Федерации» — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
«архивный фонд» — совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой, являющаяся учетной и классификационной единицей;
«аутентичность документа» — свойство документа, заключающееся в соответствии его реквизитов и метаданных фактическому авторству, месту и времени его составления;
«бланк документ (электронный шаблон бланка документа)» — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора документа, расположенными в определенном порядке;
«вид документа — классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения и обуславливающее его юридическую силу;»
«внутренняя опись документов дела» — документ, содержащий перечень документов дела с указанием их порядковых и регистрационных номеров, дат и заголовков, номеров страниц, помещаемый в дело;
«виза» — реквизит документа, подтверждающий согласование документа или ознакомление с ним должностным лицом организации;
«включение документа в ОСЭД» — стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляются действия, обеспечивающие размещение документа с его метаданными или только метаданных документа в системе электронного документооборота;
«временное хранение архивных документов» — хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами или по результатам экспертизы ценности;
«временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации» — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в источниках комплектования государственных и муниципальных архивов до их передачи на постоянное хранение;
«выписка из документа» — копия части документа, заверенная в установленном порядке;
«гриф (пометка) об ограничении доступа к документу» — реквизит документа, свидетельствующий о наличии в документе информации, доступ к которой ограничен законодательством, а также не противоречащим ему нормативным правовым актом, локальным нормативным актом организации;
«гриф утверждения документа» — реквизит документа, подтверждающий факт утверждения документа;
«гриф согласования документа» — реквизит документа, используемый для подтверждения согласования документа коллегиальным органом, другой организацией или ее уполномоченным представителем;
«дата документа» — реквизит документа, указывающий на число, месяц и год его регистрации и/или подписания, утверждения, принятия, согласования;
«делопроизводство» — совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности организации;
«докладная записка» — служебная записка, адресованная руководству Министерства и содержащая информацию о событиях, фактах и другое, в связи с которыми требуется принятие решения;
«документ» — зафиксированная на носителе информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими ее идентифицировать;
«документационное обеспечение управления» — деятельность (управленческая функция) по нормативному регулированию, методическому и организационному обеспечению делопроизводства, в том числе по формированию документального фонда организации;
«документальный фонд» — совокупность документов, созданных и полученных в процессе деятельности организации;
«документирование» — стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляется запись информации с реквизитами и метаданными на носителе по установленным правилам в установленной форме;
«документооборот» — движение документов с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки;
«документопоток» — совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут в рамках документооборота;
«документ Архивного фонда Российской Федерации» — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
«документы по личному составу» — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
«достоверность документа» — свойство документа, заключающееся в соответствии содержащейся в нем информации фактическим действиям и событиям;
«доступ к документу» — установленные законодательством, а также не противоречащим ему нормативным правовым актом, локальным нормативным актом организации, договором или иным официальным документом условия ознакомления с документом;
«дубликат документа» — повторный экземпляр подлинника документа, создаваемый с целью замены подлинника;
«единица хранения архивных документов» — учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленное дело на бумажном носителе, а также электронное дело, или физически обособленный носитель аудиовизуальных документов (документа, части документа), сформированная на основании определенных признаков;
«жизненный цикл документа» — совокупность стадий существования документа (документированной информации), начиная с его (ее) создания до уничтожения;
«заверенная копия документа» — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу;
«заголовок (электронного) дела» — совокупность кратких сведений о составе и содержании документов (электронного) дела, изложенных в определенной последовательности;
«записка» — информационно-справочный документ, содержащий краткое изложение какого-либо вопроса или пояснения содержания какого-либо документа, факта, события;
«запрос» — служебное письмо, содержащее просьбу о предоставлении официальной информации (документов);
«индекс (электронного) дела» — цифровое или буквенно-цифровое обозначение (электронного) дела в соответствии с номенклатурой дел организации;
«индивидуальный срок исполнения документа» — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации, резолюцией должностного лица или указанный в тексте документа;
«инструкция» — правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан;
«информационно-телекоммуникационная сеть» — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;
«исполнение документа» — выполнение действий для достижения результата, предусмотренного в документе, содержащем поручение;
«использование архивных документов» — применение информации архивных документов в культурных, научных, социальных, политических, экономических и иных целях, в том числе для обеспечения законных прав и интересов граждан;
«источник комплектования (архива)» — юридическое или физическое лицо, хранящее документы, подлежащие передаче в архив по закону, в соответствии с решением суда или на основании договора;
«классификация» — систематическая идентификация и (или) упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами;
«конвертирование (электронного документа)» — процесс преобразования исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры документа и его содержания;
«контроль исполнения документов» — совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение документов;
«копия документа» — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть;
«критерии экспертизы ценности документов» — признаки, определяющие оперативное или историческое значение документов с целью установления сроков их хранения, в том числе отбора на постоянное хранение, присвоения им категории особо ценных или уникальных»;
«лист согласования (визирования) документа» — часть официального документа с отметками (визами) о согласовании;
«лист-заверитель дела» — учетный документ, содержащий сведения о количестве подшитых и пронумерованных листов в деле, включающем архивные документы на бумажном носителе, об особенностях физического состояния дела и его формирования;
«место составления (издания) документа» — реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации;
«метаданные» — информация о документе, которая обеспечивает управление им в течение его жизненного цикла;
«миграция (электронного документа)» — процесс перемещения электронного документа из одной информационной системы в другую и/или с одного носителя на другой без изменения формата документа;
«научно-техническая документация» — совокупность документов и документированной информации (наборов данных), фиксирующих процесс и результаты научной (научно-исследовательской), научно-технической деятельности и экспериментальных разработок, а также направления, методы и процессы их внедрения, реализации и контроля;
«номенклатура дел» — документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
«носитель (документированной) информации» — материальный объект, используемый для фиксации и хранения документированной информации;
«обеспечение сохранности архивных документов» — комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий и режимов хранения архивных документов, а также поддержанию их пригодности для использования;
«обзор» — документ, составленный в целях информирования подведомственных и иных организаций о результатах работы в той или иной области или о деятельности той или иной группы организаций за определенный период;
«объем документооборота» — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
«оперативное хранение документов» — стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляется хранение и использование документа до начала исчисления срока его хранения;
«опись дел структурного подразделения» — учетный документ, включающий заголовки дел, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
«опись» — архивный справочник и учетный документ архива, представляющий информацию на уровне описания единицы хранения/единицы учета, а также в установленных случаях на уровне документа, его страховой копии, структурированный в соответствии со схемой систематизации дел фонда;
«отметка о заверении копии» — реквизит копии документа, используемый для придания ей правового статуса копии;
«отметка о поступлении документа» — реквизит документа, подтверждающий факт поступления документа в организацию;
«отметка о приложении» — реквизит документа, содержащий сведения о прилагаемом к нему документе (документах);
«отметка об электронной подписи» — реквизит электронного документа, подтверждающий его подписание электронной подписью;
«отчет» — документ, содержащий сведения об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящей организации (органу власти) или вышестоящему должностному лицу;
«официальный документ» — документ, который создается, заверяется, выдается в установленном законом или иным нормативным актом порядке органом государственной власти, иным государственным органом, органом местного самоуправления или иной уполномоченной организацией, уполномоченным должностным лицом и удостоверяет юридически значимые факты;
«оформление дела» — подготовка дела к архивному хранению в соответствии с установленными правилами;
«оформление документа» — часть процесса документирования, включающая проставление на документе реквизитов;
«оцифровка документов» — преобразование аналоговой документированной информации в электронную (цифровую) форму;
«первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов)» — обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка) при их поступлении в организацию;
«переходящее дело» — (электронное) дело, включающее документы за несколько лет, исполнение которых не завершено делопроизводством;
«перечень документов с указанием сроков хранения» — систематизированный список видов документов (комплексов документов, баз данных) с указанием сроков их хранения, имеющий справочный аппарат и утвержденный в установленном порядке;
«печать» — реквизит документа на бумажном носителе, подтверждающий подлинность подписи должностного лица и его полномочия по подписанию документа;
«план» — управленческий документ, определяющий цели деятельности, средства и способы их достижения;
«подлинник документа» — первый или единственный экземпляр (в установленных случаях — один из нескольких одновременно созданных экземпляров) документа;
«подписание документа» — удостоверение документа собственноручной или электронной подписью должностного или физического лица по установленной форме;
«подпись» — реквизит документа на бумажном носителе, подтверждающий его подписание;
«положение» — нормативный правовой акт, определяющий статус органа власти, организации, структурного подразделения, коллегиального, совещательного, экспертного, методического или иного органа;
«постановление» — нормативный правовой акт, принимаемый органом государственной власти, местного самоуправления, действующим на основе коллегиальности, руководящими органами общественных организаций, коллегиальными органами, входящими в структуру организаций по всем вопросам деятельности;
«правила» — нормативный правовой акт, устанавливающий нормы и требования в отношении предмета правового регулирования;
«предварительное рассмотрение документов» — изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица или структурного подразделения, в компетенцию которого входит его рассмотрение и/или исполнение;
«пригодность документа для использования» — свойство документа, заключающееся в возможности его поиска, воспроизведения и ознакомления с содержащейся в нем информацией и ее использования;
«признаки заведения дела» — основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело;
«приказ» — нормативный правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации;
«приложение к документу» — документ или документированная информация, прилагаемый(-ая) к основному документу, содержательно и функционально связанный(-ая) с ним, являющийся(-аяся) его структурной частью;
«проверка наличия и состояния архивных документов» — установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, физико-химической и технической обработки;
«постоянное хранение архивных документов» — вечное хранение архивных документов без права их уничтожения;
«пояснительная записка» — записка, поясняющая содержание отдельных положений основного документа;
«пригодность документа для использования» — свойство документа, заключающееся в возможности его поиска, воспроизведения и ознакомления с содержащейся в нем информацией и ее использования;
«протокол (заседания)» — информационно-справочный документ, фиксирующий ход заседания (совещания) и принятые решения;
«распоряжение» — правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;
«регистрационно-учетная форма» — документ (реестр, карточка, журнал, таблица) или электронная форма, используемые для регистрации документа;
«регистрационный номер документа» — реквизит документа, подтверждающий факт его регистрации;
«регистрация документа» — запись учетных данных (метаданных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, и присвоение ему регистрационного номера и даты;
«регламент» — нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности органа власти, коллегиального или совещательного органа;
«резолюция» — реквизит документа, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;
«реквизит документа» — структурная часть и элемент оформления документа, служащий для идентификации документа и содержащейся в документе информации;
«реквизиты документа (в МЭДО)» — файл формата XML определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов;
«сетевой адрес» — идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему;
«система межведомственного электронного документооборота» — федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти, а также иными федеральными органами государственной власти;
«система управления документами» — система управления (менеджмента), обеспечивающая процессы жизненного цикла документов;
«система электронного документооборота» — информационная система, обеспечивающая жизненный цикл документов до их перехода на стадию архивного хранения или уничтожения;
«система хранения электронных документов, электронный архив» — информационная система, обеспечивающая архивное хранение электронных документов и электронных копий документов, доступ к ним и их использование;
«служебная записка» — информационно-справочный документ (внутренняя переписка), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками;
«согласование документа (визирование)» — оценка проекта документа заинтересованными организациями, коллегиальными органами, должностными лицами, специалистами;
«сопроводительное письмо» — служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части;
«справка» — информационно-справочный документ, составленный для подтверждения фактов основной деятельности организации;
«срок хранения документов» — период, в течение которого осуществляется хранение документов, установленный нормативными правовыми актами и по результатам экспертизы ценности документов;
«текст документа» — основная содержательная часть документа;
«типовой срок исполнения документа» — срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;
«уничтожение документов» — исключение документов из документального или архивного фонда организации с последующей утилизацией или удалением программно-техническими средствами по результатам экспертизы ценности документов и/или по истечении сроков их хранения;
«упорядочение архивных документов» — комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;
«управление документами» — область управления, обеспечивающая жизненный цикл документов в органах государственной власти и иных государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;
«утверждение документа» — способ придания документу нормативного статус;
«учет архивных документов» — определение количества и состава архивных документов в учетных единицах, фиксация сведений об их движении (поступлении, выбытии), наличии описаний и физическом состоянии в учетных документах и базах данных;
«учетная единица» — единица измерения количества архивных документов, используемая для их учета, имеющая учетный номер;
«фондообразователь» — юридическое, физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется архивный фонд;
«формат электронного документа» — структура файлов электронного документа, их кодировка и расширение, определяющие способ его хранения и отображения на экране или при печати, требования к которым зафиксированы в установленном порядке;
«формирование (электронного) дела» — группирование документов в (электронное) дело и их систематизация;
«хранение документов» — деятельность, обеспечивающая рациональное размещение и сохранность документов;
«целостность документа» — свойство документа, заключающееся в том, что в содержащуюся в нем информацию не вносились изменения, обеспечена полнота всех структурных частей документа;
«чек-лист» — список, содержащий в себе последовательность ключевых пунктов, прохождение которых необходимо для выполнения стоящей задачи;
«экспертиза ценности документов» — деятельность по установлению сроков хранения документов, отбора их для архивного хранения или уничтожения, выявлению особо ценных и уникальных документов на основании требований нормативных правовых актов и критериев экспертизы ценности документов;
«(электронное) дело» — физически обособленная или логически определенная единица классификации и систематизации в документальном фонде организации, включающая документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, имеющих одинаковый срок хранения;
«электронная подпись» — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
«юридически значимый электронный документооборот (электронный юридически значимый документооборот)» — документооборот между двумя или более участниками взаимодействия, осуществляющийся с использованием одной (общей для участников взаимодействия) системы электронного документооборота и/или в соответствии с условиями соглашения о взаимодействии между участниками;
«юридическая сила документа» — свойство документа устанавливать и подтверждать правоотношения, формировать правовые последствия.
Приложение № 2
к Инструкции
 | ||
| МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ) | ||
| ПРИКАЗ | ||
| _______________________ | Москва | N _______________________ |
| Форма бланка приказа Министерства | ||
 | ||
| МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ) | ||
| РАСПОРЯЖЕНИЕ | ||
| _______________________ | Москва | N _______________________ |
| Форма бланка распоряжения Министерства | ||
 | ||
| МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ) | ||
| ПОРУЧЕНИЕ | ||
| _______________________ | Москва | N _______________________ |
| Форма бланка поручения | ||
 | ||
| МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ) | ||
| ПРОТОКОЛ | ||
| Наименование/вид совещания | ||
| _______________________ | Москва | N _______________________ |
| Форма бланка протокола | ||
Приложение № 3
к Инструкции
Схема расположения реквизитов документов для углового бланка документа
Схема расположения реквизитов документов для продольного бланка документа
1. Государственный герб Российской Федерации
На бланках Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение Государственного герба Российской Федерации помещается посередине верхнего поля бланка документа Министерства над центром наименования Министерства. Размер реквизита высотой 20 мм.
2. Эмблема Министерства
Эмблема Министерства, утвержденная в установленном порядке, размещается на бланках документов за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации.
Изображение эмблемы Министерства помещается посередине верхнего поля бланка документа над центром наименования Министерства. Размер реквизита высотой 20 мм.
3. Наименование Министерства
Наименование Министерства (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Министерстве.
Сокращенное наименование Министерства помещают в скобках под полным наименованием.
4. Наименование должности
Наименование должности указывается на бланках писем руководства Министерства (бланк письма Министра, бланк письма первого заместителя Министра, бланк письма статс-секретаря — заместителя Министра, бланк письма заместителя Министра).
Наименование должности указывается под наименованием (полным и сокращенным) Министерства.
5. Справочные данные о Министерстве
Справочные данные о Министерстве указываются на бланках писем Министерства и руководства Министерства и включают: почтовый адрес Министерства, номер телефона, факса, адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
6. Наименование вида документа
Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением служебных писем, и располагается ниже наименования Министерства.
7. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, поручения, соглашения (договоры), письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, инструкция, положение) — дата подписания приказа или распоряжения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим документ, работниками отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа.
Документы, издаваемые совместно двумя или более органами государственной власти, должны иметь одну (единую) дату, соответствующую дате подписания документа последним должностным лицом.
Документ вступает в силу со дня его подписания (утверждения), если документом не предусмотрен иной срок его вступления в силу.
Нормативные правовые акты Министерства, прошедшие государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации, в соответствии с законодательством Российской Федерации вступают в силу по истечении 10 дней после дня их официального опубликования, если самими актами не установлен другой порядок их вступления в силу.
В состав даты входят число, месяц и год. Даты документов оформляются словесно-цифровым или цифровым способами.
Словесно-цифровой способ применяется при оформлении даты организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов), а также финансовых документов.
Если в дате документа присутствует однозначное число, то перед ним добавляется ноль, например:
При оформлении даты служебных писем, поручений руководства Министерства применяется цифровой способ, при котором датирование документа осуществляется в следующей последовательности: день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами, например:
8. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица).
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания.
Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя или более органами государственной власти, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами государственной власти и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов государственной власти в заголовочной части документа.
9. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос. Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной справочной информации.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма.
10. Место составления (издания) документа
Место составления (издания) документа указывается во всех документах Министерства, за исключением бланков писем, а также докладных (служебных) записок и других внутренних информационно-справочных документов.
11. Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу
Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации 3 ноября 1994 г. № 1233, при наличии в документе служебной информации ограниченного распространения в качестве грифа (пометки) об ограничении доступа к документу оформляется пометка «Для служебного пользования».
Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу печатается без кавычек шрифтом размером № 12, размещается в границе верхнего поля на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, ограничивается правым полем (10 мм от границы правого края листа) на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу и номер экземпляра печатаются в две строки через межстрочный интервал 1 и центрируются. Реквизит «Адресат» располагается ниже через один межстрочный интервал.
На документах, подписываемых электронной подписью, номер экземпляра не проставляется, например:
| Для служебного пользования экз. N ____ (для документов, подписываемых собственноручной подписью) |
|
|---|---|
| Для служебного пользования _________________________ (для документов, подписываемых электронной подписью) |
Порядок оформления документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации утвержден приказом Министерства от 18 июля 2023 г. № 260.
12. Адресат
Документы адресуют в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
В состав реквизита «Адресат» входят: наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения, наименование должности, фамилия и инициалы получателя. Инициалы печатаются после фамилии получателя.
Реквизит «Адресат» проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов — 20 мм от границы верхнего края листа). Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки в занимаемой реквизитом зоне. Длина строки не должна превышать 80 мм, последняя буква в самой длинной строке ограничивается правым полем (10 мм от границы правого края листа).
Составные части реквизита «Адресат» отделяются дополнительным интервалом, печатаются с новой строки через межстрочный интервал 1 размером шрифта № 14.
При адресации документа руководителю (заместителю руководителя) органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя) и наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации отделяются дополнительным интервалом от фамилии, инициалов должностного лица, указываемых в дательном падеже, например:
| Руководителю Федеральной службы по надзору в сфере транспорта |
|
|---|---|
| Гулину В.Б.. |
При адресации письма в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию указывается их полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:
| Министерство экономического развития Российской Федерации или Минэкономразвития России |
|---|
При адресации документа в структурное подразделение органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации в реквизите «Адресат» их наименование указывается в именительном падеже, ниже наименование структурного подразделения, например:
| Правительство Российской Федерации | |
| Департамент делопроизводства и архива |
При адресации письма руководителю структурного подразделения органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации указываются: в именительном падеже наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, ниже в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы, например:
| Росархив | |
| Руководителю Финансового управления | |
| Фамилия И.О. |
При рассылке документа типового содержания органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям или в структурные подразделения одного органа государственной власти (органа местного самоуправления, организации) адресат указывается обобщенно, например:
| Руководителям федеральной службы и федеральных агентств, подведомственных Министерству транспорта Российской Федерации |
|---|
При рассылке документа не всем органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)», например:
| Федеральные органы исполнительной власти (по списку) |
|---|
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.
Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа печатается только один адресат или адресат оформляется обобщенно.
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17 апреля 2023 г. № 382 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 июня 2023 г., регистрационный № 73719).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
При адресации документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
| Ассоциация международных автомобильных перевозчиков (АСМАП) |
|
|---|---|
| Марксистская ул., д. 34, стр. 9 Москва, 109147 |
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
| Калинину А.В. | |
|---|---|
| Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32, Москва, 115768 |
При отправке письма по электронной почте (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес, например:
| Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» |
|
|---|---|
| mail@vmidad.ru |
При адресации документа следует иметь в виду следующее:
наименование должности получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом;
не указывается только должность получателя без указания фамилии и инициалов лица, к которому обращаются.
13. Гриф утверждения документа
В Министерстве подлежат утверждению положения, составы, правила, инструкции, уставы, должностные регламенты, методики, отчеты, структура, штатное расписание.
Гриф утверждения документа проставляется на документе, утверждаемом непосредственно Министром (уполномоченным им должностным лицом), или распорядительным документом (приказ, распоряжение, постановление).
Гриф утверждения документа оформляется в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Строки реквизита выравниваются в пределах зоны, занятой реквизитом, по центру относительно самой длинной строки.
При утверждении документа непосредственно Министром (уполномоченным им должностным лицом) гриф утверждения документа включает слово «УТВЕРЖДАЮ» (печатается прописными буквами), в именительном падеже наименование должности лица, включающее наименование Министерства, собственноручную подпись должностного лица, его инициалы, фамилию, дату (оформляется словесно-цифровым способом) и номер утверждения, например:
| УТВЕРЖДАЮ Министр транспорта Российской Федерации _______________ И.О. Фамилия «__» ________________ ____ г. N ______________ |
|---|
Перспективные планы, планы мероприятий («дорожные карты»), ключевые показатели эффективности деятельности Министерства также подлежат утверждению непосредственно Министром (уполномоченным им должностным лицом), путем проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.
Регистрация планов («дорожных карт»), ключевых показателей эффективности деятельности Министерства осуществляется в ОСЭД в категории «Организационно-распорядительный документ» отделом документационного обеспечения Департамента управления делами.
На документах, утверждаемых организационно-распорядительным документом Министерства (положения, составы, правила, инструкции, уставы, должностные регламенты, методики, отчеты, структура, штатное расписание), в правом верхнем углу первого листа документа-приложения оформляется гриф утверждения документа, состоящий из слова «УТВЕРЖДЕНО», наименования организационно-распорядительного документа в творительном падеже, даты и номера утверждения. Слово «УТВЕРЖДЕНО» допускается согласовывать с наименованием вида утверждаемого документа («УТВЕРЖДЕН», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), например:
| (Регламент) | УТВЕРЖДЕН приказом Минтранса России от «__» ____________ г. N ____ | |
| (Правила) | УТВЕРЖДЕНЫ приказом Министерства транспорта Российской Федерации от «__» ____________ г. N ____ | |
Каждая составная часть реквизита «Гриф утверждения документа» печатается с новой строки через межстрочный интервал 1 и центрируется относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 80 мм и ограничивается правым полем.
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения документа указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках), например:
| (Положение) | УТВЕРЖДЕНО Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве (протокол от 12 ноября 2024 г. № 12) |
|---|
При утверждении несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне справа и слева. Если число утверждающих документ должностных лиц превышает два, грифы утверждения размещаются друг под другом.
14. Резолюция
Резолюция на документе — указание по исполнению документа. Резолюция оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится, или вносится непосредственно в ОСЭД.
В резолюции отражаются результаты рассмотрения документа руководством Министерства. Резолюции должны быть краткими и конкретными. Резолюции включают: фамилии и инициалы исполнителей, поручение по документу, срок исполнения (при необходимости), подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции, например:
| Морозову Н.В. Прошу подготовить проект договора к 05.04.2026 Подпись Дата |
|---|
Недопустимо давать по одному и тому же документу противоречивые указания и поручения или дублировать их.
В качестве исполнителей в резолюции определяются должностные лица, в функции (обязанности) которых входит подготовка решений (предложений) по поставленным в документе вопросам.
В случаях когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, головным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым после заместителя Министра или обозначенное словом «созыв», «обобщение» или «ответственный».
В резолюциях могут быть указаны должностные лица, которым должен быть направлен документ (с поручением или в порядке информирования), например: + Смирнову С.А.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается фамилия и инициалы исполнителя, ставится подпись лица, вынесшего резолюцию, и дата резолюции.
15. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем ...?» или «Чего ...?» («Кого ...?»):
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Заголовок к тексту служебного письма оформляется под реквизитами бланка письма слева, от границы левого поля. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документах заголовок оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов — не более 80 мм.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов — не более 120 мм.
В заголовке к тексту сокращение наименования (понятия) не вводится.
В условиях применения электронного документооборота заголовок к тексту (краткое содержание) документа составляется исполнителем для всех документов и вносится в соответствующее поле РКД в ОСЭД.
16. Отметка о приложении
Реквизит «Отметка о приложении» оформляется в сопроводительных письмах, печатается от границы левого поля и отделяется от текста сопроводительного письма одним межстрочным интервалом. Текст отметки о приложении печатается через межстрочный интервал 1.
В приложениях к сопроводительным письмам реквизит «ПРИЛОЖЕНИЕ» не используется.
Если приложение названо в тексте сопроводительного письма, в реквизите «Отметка о приложении» указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:
| Приложение: на 3 л. в 1 экз. |
|---|
| или |
| Приложение: на 2 л. в 1 экз., ДСП. |
В реквизите «Отметка о приложении» слово «Приложение» печатается в единственном или множественном числе в соответствии с количеством приложений.
Если сопроводительное письмо имеет приложения, не названные в тексте, или если приложений несколько, то наименования приложенных документов в реквизите «Отметка о приложении» перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого документа, например:
| Приложение: | 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.. |
| 2. Справка о доработке ... на 3 л. в 1 экз. |
Если к сопроводительному письму прилагается другой документ, также имеющий приложение, реквизит «Отметка о приложении» оформляется следующим образом:
| Приложение: | письмо Росархива от 05.06.2024 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. |
|---|
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:
| Приложение: | Соглашение о сотрудничестве от 21 марта 2026 г. № 9, в 2 экз. |
|---|
Если приложением к сопроводительному письму является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флэш-накопитель), то реквизит «Отметка о приложении» оформляется следующим образом:
| Приложение: | CD в 1 экз. |
|---|
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носителе, имена файлов.
Если приложением к сопроводительному письму является файл в электронной форме (формат word, excel, pdf), направляемый по системе МЭДО без создания страниц в РКД в ОСЭД, то реквизит «Отметка о приложении» оформляется следующим образом:
| Приложение: | в электронной форме. |
|---|---|
| или | |
| Приложение: | в формате excel. |
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то реквизит «Отметка о приложении» оформляется следующим образом:
| Приложение: | на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. |
|---|
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию ограниченного распространения, реквизит «Отметка о приложении» оформляется следующим образом:
| Приложение: | справка о неплатежеспособных предприятиях, ДСП, от 5 июня 2026 г. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз. |
|---|
Реквизит «Отметка о приложении» не оформляется в организационно-распорядительных документах (постановлениях, приказах, распоряжениях, протоколах, поручениях).
В приложениях к организационно-распорядительным документам оформляется реквизит «ПРИЛОЖЕНИЕ» (размещается в правом верхнем углу документа) или реквизит «Гриф утверждения документа» (информация представлена в пункте 13 настоящего приложения).
Реквизит «ПРИЛОЖЕНИЕ» оформляется следующим образом:
в тексте организационно-распорядительного документа при первом упоминании документа-приложения указывается:... «утвердить прилагаемые» или... «согласно приложению»;
на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу печатается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» (при наличии указывается его номер), указывается наименование вида основного организационно-распорядительного документа, его дата и номер, например:
| ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу Минтранса России от 15 января 2026 г. № 5 |
|---|
При наличии в приказах (распоряжениях) в качестве приложений утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа (распоряжения), на первом листе утверждаемого приказом (распоряжением) документа в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово «УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДЕН», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» ниже наименование вида основного организационно-распорядительного документа, его дата и номер, например:
| (Положение) | УТВЕРЖДЕНО приказом Минтранса России от 15 января 2026 г. № 5 |
|---|
Если одним распорядительным документом утверждается несколько документов, на каждом из них оформляется реквизит «ПРИЛОЖЕНИЕ» с нумерацией, а также гриф утверждения. Строки реквизита «ПРИЛОЖЕНИЕ» центрируются относительно самой длинной строки. Длина самой длинной строки при угловом расположении реквизитов — не более 80 мм, например:
| ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 | |
|---|---|
| (Состав) | УТВЕРЖДЕН приказом Минтранса России от 10 февраля 2026 г. № 16 |
17. Подпись
Подпись — реквизит, представляющий собой собственноручную подпись должностного лица.
Документы подписываются должностными лицами Министерства в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Министерства.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности должностного лица Министерства, подписывающего документ (на бланках писем руководства Министерства наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
| Заместитель Министра транспорта Российской Федерации | Подпись | И.О. Фамилия |
|---|
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо Министерства, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает должностное лицо Министерства, имеющее право подписывать документы за отсутствующее должностное лицо Министерства. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа должностным лицом Министерства, в соответствии с приказом об исполнении обязанностей временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
| И.о. Министра | Подпись | И.О. Фамилия |
|---|
Если документ, оформленный на бланке письма Министерства, подписывает руководство структурного подразделения, то в состав реквизита «Подпись» входят наименование должности должностного лица Министерства, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:
| Директор Департамента финансов |
Подпись | И.О. Фамилия |
|---|
Если документ оформлен не на бланке, то в состав реквизита «Подпись» входят наименование должности должностного лица Министерства, подписывающего документ, наименование Министерства (исключение — внутренние документы), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
| Заместитель Министра транспорта Российской Федерации |
Подпись | И.О. Фамилия |
|---|
| Директор Департамента международного сотрудничества Минтранса России |
Подпись | И.О. Фамилия |
|---|
При подписании документа несколькими должностными лицами Министерства, занимающими неравнозначные должности, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
При подписании документа несколькими должностными лицами Министерства, занимающими равнозначные должности, их подписи располагают на одном уровне.
Подпись отделяется от текста документа или реквизита «Отметка о приложении» (при наличии) тремя межстрочными интервалами.
Наименование должности должностного лица Министерства в реквизите «Подпись» печатается от границы левого поля через межстрочный интервал 1.
Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается на уровне последней строки наименования должности должностного лица Министерства с пробелом между инициалами и фамилией.
При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.
18. Отметка об электронной подписи
Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие реквизиты документа.
Отметка об электронной подписи включает номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы органа власти.
| ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ | ||
| Сертификат: 000 00000 00000000000 0000 Владелец: Фамилия Имя Отчество Действителен с 15.01.2026 по 15.01.2027 |
19. Гриф согласования документа
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование может проводиться как внутри Министерства, так и вне его.
Гриф согласования документа в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения документа;
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», написанного прописными буквами без кавычек, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Слово «СОГЛАСОВАНО» допускается согласовывать с наименованием вида документа («СОГЛАСОВАН», «СОГЛАСОВАНА», «СОГЛАСОВАНЫ» или «СОГЛАСОВАНО»), например:
| (Положение) | СОГЛАСОВАНО | |
| Заместитель Министра транспорта Российской Федерации | ||
| (подпись) | И.О. Фамилия | |
| «___» _______________ 2026 г. | ||
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования документа указываются сведения об органе государственной власти в котором образована коллегия и которым согласован документ, в творительном падеже, дата и номер протокола (слово «протокол» указывается в именительном падеже), в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа в творительном падеже, орган государственной власти — автор документа в родительном падеже, дата и номер письма, например:
| СОГЛАСОВАНО | |
|---|---|
| Коллегией Министерства транспорта Российской Федерации |
|
| (протокол от __________ N _____) |
| СОГЛАСОВАНО | |
|---|---|
| письмом Минтранса России | |
| от ___________________ N _____ |
Согласование проекта документа Министерства органами государственной власти и организациями допускается в виде письма-согласования, которое прилагается к визовому экземпляру документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования документа могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования документа, делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется:
с вышестоящими органами государственной власти в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области;
с подведомственными организациями;
при необходимости - с общественными организациями.
При двух грифах согласования документа они располагаются рядом на одном уровне. Если согласующих органов государственной власти и организаций больше двух или если есть гриф утверждения документа, грифы согласования документа располагаются друг под другом.
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами органов государственной власти;
с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе.
20. Виза
Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) Министерства с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает в себя фамилию, имя, отчество, наименование должности лица, визирующего документ, и дату.
При необходимости визы должностных лиц (работников) Министерства проставляются на обороте подписного листа документа, например:
| Директор Департамента международного сотрудничества "___" ___________ 2026 г. |
Подпись | И.О. Фамилия |
|---|---|---|
| Директор Департамента управления делами "___" ___________ 2026 г. |
Подпись | И.О. Фамилия |
На проектах актов, вносимых в Правительство Российской Федерации, проставляются ЭП редактора структурного подразделения-исполнителя, директора Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (лица, исполняющего его обязанности), статс-секретаря - заместителя Министра (в период временного отсутствия (отпуск, больничный) - заместителя Министра в соответствии с приказом Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра и заместителями Министра) и Министра (лица, исполняющего его обязанности).
Согласование производится до представления документа на подпись (утверждение).
Должностные лица Министерства, визирующие документ, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.
Если в ходе согласования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами Министерства.
Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Согласование проектов документов, представляемых на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности), производится, как правило, в следующей последовательности:
редактор структурного подразделения, подготовившего документ (при подготовке проектов актов Правительства Российской Федерации);
руководитель структурного подразделения, подготовившего документ;
руководители заинтересованных структурных подразделений;
директор Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (в случаях, предусмотренных Инструкцией и распорядительными документами Министерства);
заместитель Министра, координирующий деятельность структурного подразделения-исполнителя;
заместитель Министра, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос;
статс-секретарь - заместитель Министра (в случаях, предусмотренных Инструкцией и распорядительными документами Министерства);
референт Департамента кадровой и молодежной политики, на которого возложена ответственность за проверку проектов документов, подлежащих представлению Министру на подпись;
заместитель директора Департамента управления делами, координирующий деятельность отдела документационного обеспечения.
Включение в последнюю версию согласования проектов документов, представляемых на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности), лиц из числа руководящего состава Министерства (заместитель руководителя структурного подразделения, руководитель структурного подразделения-исполнителя, подготовившего проект документа; директор Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности; заместитель Министра, координирующий деятельность структурного подразделения-исполнителя; статс-секретарь - заместитель Министра; референт Департамента кадровой и молодежной политики; заместитель директора Департамента управления делами, координирующий деятельность отдела документационного обеспечения) необходимо для соблюдения требований, предъявляемых к согласованию документов в Министерстве, а также для простановки при регистрации ЭП. На проектах актов, вносимых в Правительство Российской Федерации, при регистрации проставляются четыре ЭП:
редактор структурного подразделения, подготовившего документ;
директор Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности. При внесении в Правительство Российской Федерации проектов актов лицом, исполняющим обязанности директора Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности, также необходимо направлять копию приказа об исполнении обязанностей;
статс-секретарь - заместитель Министра. При внесении в Правительство Российской Федерации проектов актов в период временного отсутствия статс-секретаря - заместителя Министра необходимо направлять копию последней страницы приказа Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра и заместителями Министра, содержащей информацию о рассмотрении в период временного отсутствия закрепленных за заместителями Министра вопросов другими заместителями Министра;
Министр или лицо, исполняющее его обязанности. При внесении в Правительство Российской Федерации проектов актов лицом, исполняющим обязанности Министра, также необходимо направлять копию приказа об исполнении обязанностей.
Проекты документов, представляемые на подпись заместителям Министра, визируются также работниками Министерства, на которых возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителей Министра.
Проекты документов, представляемые на подпись (согласование) Министру, визируются доверенными лицами - референтом Департамента кадровой и молодежной политики и заместителем директора Департамента управления делами, координирующим деятельность отдела документационного обеспечения Департамента управления делами.
Проекты федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, направляемые на подпись и (или) визирование заместителям Министра, направляемые в Министерство юстиции Российской Федерации на заключение, должны быть завизированы директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (лицом, исполняющим его обязанности).
Проекты документов по вопросам финансового характера должны быть представлены на рассмотрение и визирование в Департамент финансов.
Проекты документов по вопросам международного сотрудничества, направляемые на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности), должны быть завизированы директором Департамента международного сотрудничества (лицом, исполняющим его обязанности), статс-секретарем - заместителем Министра, а также помощником Министра. Проекты документов по вопросам международного сотрудничества, носящие правовой характер, дополнительно визируются директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности (лицом, исполняющим его обязанности).
Проекты документов, направляемые на подпись и (или) визирование заместителям Министра, руководителям структурных подразделений, адресованные в Министерство иностранных дел Российской Федерации, должны быть завизированы директором Департамента международного сотрудничества (лицом, исполняющим его обязанности).
Проекты документов по вопросам управления находящимися в федеральной собственности акциями акционерных обществ транспортного комплекса, а также по вопросам приватизации государственного имущества и вопросам, связанным с регулированием земельных правоотношений в сфере транспорта, направляемые на подпись и визирование Министру (лицу, исполняющему его обязанности), заместителям Министра, должны быть завизированы директором Департамента региональной политики и имущественных отношений (лицом, исполняющим его обязанности).
21. Печать
Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати и штампы установленного образца.
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц и фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также в иных случаях, предусмотренных актами законодательства Российской Федерации. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Печать проставляется на свободном от текста месте, или захватывая часть наименования должности, так чтобы оставались видны имеющиеся на печати надписи и изображения. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Печатью Департамента управления делами, Департамента кадровой и молодежной политики и Административно-организационного департамента удостоверяются копии документов Министерства, не воспроизводящие подпись подлинника.
Порядок использования и хранения печати Министерства транспорта Российской Федерации с изображением Государственного герба Российской Федерации утвержден приказом Министерства от 6 ноября 2010 г. N 249.
22. Отметка о заверении копии
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "Подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию, указанное в именительном падеже; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа), например:
| Верно | ||
| Начальник отдела документационного обеспечения Департамента управления делами | Подпись | И.О. Фамилия |
| Дата | ||
Если копия выдается для представления в другой орган государственной власти (организацию), отметка о заверении копии удостоверяется простой круглой печатью.
Отметка о заверении копии может проставляться в виде штампа.
На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.
Департамент управления делами заверяет копии только тех документов, которые создаются в центральном аппарате Министерства.
Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам (информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", ОСЭД), заверяются электронной подписью руководителя организации.
Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.
При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N ...".
Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе.
23. Отметка об исполнителе
Реквизит "Отметка об исполнителе" оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля внизу, а при отсутствии места - на оборотной стороне документа.
Реквизит "Отметка об исполнителе" может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом размером N 10 через межстрочный интервал 1.
Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и сокращенное наименование структурного подразделения, например:
Для исходящих документов, подготовленных за подписью Министра или лица, исполняющего его обязанности, в реквизите "Отметка об исполнителе" исполнителем указывается руководитель структурного подразделения или подведомственные Министерству федеральная служба, федеральные агентства и организации.
Для организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, поручений, протоколов), подготовленных за подписью Министра или лица, исполняющего его обязанности, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра и заместителей Министра в реквизите "Отметка об исполнителе" исполнителем указывается руководитель структурного подразделения.
На документах, имеющих гриф ограничения доступа к документу, отметка об исполнителе проставляется:
на обороте последнего листа каждого экземпляра документа - для документов, подписываемых собственноручной подписью;
на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля внизу - для документов, подписываемых ЭП.
Для документов, подписанных несколькими должностными лицами, реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется на обороте последнего листа экземпляра Министерства.
При направлении уведомления гражданину о переадресации обращения или ответа на его обращение в рамках компетенции отдела документационного обеспечения Департамента управления делами проставляется единая отметка об исполнителе, например:
24. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в Министерство содержит дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
25. Отметка о контроле
Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа и/или вносится непосредственно в ОСЭД.
1. Законопроекты и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 размером шрифта N 15. Поля документа: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 27,5 мм, правое - 22,5 мм. При оформлении проекта акта на двух и более листах верхнее поле второго и последующих листов составляет не менее 25 мм.
2. На первом листе законопроекта от границы верхнего и правого полей документа печатается пометка в две строки через межстрочный интервал 1: "Вносится Правительством Российской Федерации".
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово с прописной буквы "Проект".
3. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 22, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру документа.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через межстрочный интервал 1, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру документа. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем?" (например: "О внесении изменений...") или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:
О внесении изменений
в законодательные акты Российской Федерации
об административных правонарушениях в связи с принятием
Земельного кодекса Российской Федерации
О внесении изменений
в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской
Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды
Текст законопроекта отделяется от заголовка межстрочным интервалом 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текст законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом через межстрочный интервал 1 и выравниваются по центру документа. Точка в конце заголовка не ставится. Порядковые номера частей законопроекта печатаются прописными буквами (например: ЧАСТЬ ПЕРВАЯ). Порядковые номера разделов законопроекта обозначаются римскими цифрами, например:
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом, например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют наименования. Обозначение главы печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом, например:
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, например:
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, например:
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и ее порядковый номер выделяются полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Точка в конце заголовков частей и разделов, подразделов, глав, параграфов, статей не ставится.
Реквизит "Подпись" отделяется от текста законопроекта межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через межстрочный интервал 1. Слова "Российской Федерации" печатаются от границы левого поля документа, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются после принятия федерального закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.
ЭП на законопроекте проставляются на последнем листе документа в нижней части листа.
Образец законопроекта прилагается.
4. Оформление пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается размером шрифта N 14 на стандартных листах бумаги формата A4.
Наименование вида документа - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - печатается прописными буквами от границы верхнего поля документа, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру документа.
Заголовок пояснительной записки отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через межстрочный интервал 1, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру документа. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:
к проекту Федерального закона "О внесении изменений
в статью 1 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге
с физических лиц"
Текст пояснительной записки отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через межстрочный интервал 18 пт на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.
Текст пояснительной записки должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства Российской Федерации, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
1. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 размером шрифта N 15. Поля документа: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 27,5 мм, правое - 22,5 мм. При оформлении проекта акта на двух и более листах верхнее поле второго и последующих листов составляет не менее 25 мм.
2. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида документа (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), которое печатается прописными буквами размером шрифта N 22 и выделяется полужирным шрифтом; заголовок к тексту документа; текст документа; подпись; место составления (издания) документа; дата и номер.
Заголовок к тексту документа печатается на расстоянии не менее 90 мм от верхнего края листа с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка к тексту документа не ставится. Заголовок к тексту документа, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал 1.
Начало и конец каждой строки заголовка к тексту документа центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок к тексту документа может отсутствовать.
Текст документа отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через межстрочный интервал 18 пт.
Текст документа печатается от границы левого поля документа и выравнивается по границам левого и правого полей документа. Первая строка текста документа начинается с абзацного отступа от границы левого поля документа.
Текст документа может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте документа нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. В конце пунктов ставится точка.
Пункты в тексте документа могут подразделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. В конце подпунктов ставится точка с запятой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение) Президента Российской Федерации, должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте документа на них обязательно делается ссылка.
Реквизит "Подпись" отделяется от текста документа межстрочным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через межстрочный интервал 1. От границы левого поля документа печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации оформляются после подписания.
Реквизит "Место составления (издания) документа" отделяется от реквизита "Подпись", как правило, межстрочным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля документа: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Реквизит "Дата документа" оформляется после подписания документа словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место составления (издания) документа" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от границы левого поля документа.
Реквизит "регистрационный номер документа" проставляется после подписания документа, печатается от границы левого поля документа и отделяется от реквизита "Дата документа" межстрочным интервалом 18 пт. Состоит из порядкового номера распоряжения Президента Российской Федерации, к которому через дефис добавляются строчные буквы "рп".
3. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных стандартных листах бумаги формата A4.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы приложений к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации идентичны размерам полей, шрифтов и межстрочных интервалов проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Приложениями к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов.
Если в тексте документа дается ссылка "согласно приложению", то на первом листе приложения справа в верхнем углу печатается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", а ниже через межстрочный интервал 18 пт указывается наименование вида документа (указ или распоряжение Президента Российской Федерации) и оформляется реквизит для даты и номера документа. Все составные части реквизита выравниваются по центру относительно самой длинной строки и печатаются через межстрочный интервал 1. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
| ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к Указу Президента Российской Федерации от _________ N ________ |
|---|
Приложения к проектам документов заканчиваются чертой, расположенной по центру текста документа на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 20 - 30 мм.
При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий) на первом листе приложения справа в верхнем углу печатается слово "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА" или "УТВЕРЖДЕНЫ" указывается наименование вида документа, реквизит для его даты и номера, например:
| УТВЕРЖДЕНО Указом Президента Российской Федерации от _________ N ________ |
|---|
Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА" и "УТВЕРЖДЕНЫ" согласуются в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа: положение - утверждено, программа - утверждена, мероприятия - утверждены.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (например: ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК). Межстрочный интервал между первой строкой наименования приложения и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера межстрочным интервалом 70 пт, от текста приложения - межстрочным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ полей документа). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Приложения к документу могут быть оформлены в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы грамматически должны быть согласованы с заголовками граф таблицы.
Если таблицу печатают более чем на одном листе, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждом листе.
Все листы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
4. При наличии в тексте приложений к документу ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через межстрочный интервал 1 в конце каждого листа или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одном листе не должно печататься более трех сносок.
5. В положениях, программах, уставах и в других документах, больших по объему, главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты арабскими цифрами. Номер пункта должен состоять из номера главы и номера пункта, разделенных между собой точками (например: 1.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.1.1).
Образцы указа и распоряжения Президента Российской Федерации прилагаются.
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ
ПРОЕКТОВ АКТОВ (ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) ПРАВИТЕЛЬСТВА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Проекты актов (постановлений и распоряжений) и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 размером шрифта N 14. Поля документа: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 27,5 мм, правое - 22,5 мм. При оформлении проекта акта на двух и более листах верхнее поле второго и последующих листов составляет не менее 25 мм.
Проект акта имеет следующие реквизиты:
наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации;
дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта;
номер печатается на одной строке с датой документа арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например: N 143. К порядковому номеру распоряжения Правительства Российской Федерации через дефис добавляется буква "р", например: N 153-р;
реквизит "Место составления (издания) акта" отделяется от реквизитов "дата" и "номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом;
заголовок печатается на расстоянии не менее 100 мм от верхнего края листа с прописной буквы через межстрочный интервал 1 и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок к документу, как правило, отвечает на вопрос: "о чем? (о ком?)". Точка в конце заголовка не ставится;
текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через межстрочный интервал 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула в документе может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты документа нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка;
реквизит "Подпись" отделяется от текста документа межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", которые печатаются в две строки через межстрочный интервал 1, инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" печатаются от границы левого поля документа, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки этого реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются на одной строке со словами "Российской Федерации" у правой границы текстового поля, пробел между инициалом имени и фамилией не ставится.
Приложения к проектам актов печатаются на отдельных стандартных листах бумаги формата A4.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы приложений к проектам актов идентичны размерам полей, шрифтам и межстрочным интервалам проектов актов.
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Если проект акта влечет за собой внесение изменений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения включаются в проект акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов государственной власти и конкретных хозяйствующий субъектов, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
Образцы проектов постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации прилагаются.
1. Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке установленной формы размером шрифта N 14.
2. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Министерства - Министерство транспорта Российской Федерации;
наименование вида документа - приказ или распоряжение;
дата и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым способом. Приказам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, номер приказа состоит из порядкового номера приказа, например: 6 марта 2026 г. N 34. Номер для кадровых приказов и приказов о награждении состоит из порядкового номера и через косую черту индекса, например: 59/к - приказ по личному составу; 23/в - приказ о применении дисциплинарного взыскания; 7/ком - приказ о командировании; 87/н - приказ о награждении. Номер распоряжения состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии Министра или заместителя Министра, подписавшего распоряжение, дефис, порядковый номер и приставку "р", например: 15 января 2026 г. N ВС-7-р.
Название приказа (распоряжения) должно отвечать на вопрос "О чем?", кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Название приказа (распоряжения) печатается на расстоянии не менее 90 мм от верхнего края листа полужирным шрифтом через межстрочный интервал 1. Точка в конце названия приказа (распоряжения) не ставится. Подзаголовки оформляются аналогично: с прописной буквы полужирным шрифтом через межстрочный интервал 1.
Текст отделяется от названия тремя межстрочными интервалами и печатается через межстрочный интервал 1.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Распоряжение может не иметь преамбулы.
В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели, факты и события, послужившие основанием для издания акта. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение".
Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, наименование органа, его издавшего, дата, номер и заголовок.
В преамбуле приказа (распоряжения) сокращенные наименования (понятия) не вводятся.
Констатирующая часть (преамбула) приказа отделяется от распорядительной части двумя межстрочными интервалами и завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть приказа (распоряжения) должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков его исполнения.
Распорядительная часть может делиться на:
пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой, начинаются с прописной буквы и оканчиваются точкой;
подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, начинаются со строчной буквы и отделяются друг от друга точкой с запятой.
Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о руководителе Министерства, на которого возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).
Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ (распоряжение) или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на признаваемый утратившим силу (отменяемый) приказ (распоряжение) или его пункт, либо приказ (распоряжение), в который предполагается внести изменения, с указанием даты, номера и названия. Пункт должен начинаться словами "Признать утратившим силу...", "Отменить...", "Внести изменения...".
В случае внесения изменений в приложение к приказу (распоряжению) в названии приказа (распоряжения), вносящего изменения, следует указывать номер приложения или его название, а также акт, которым данное приложение утверждено (при этом необходимо привести его обязательные реквизиты).
В случае внесения изменений и в приказ (распоряжение), и в приложение к нему в названии приказа (распоряжения) достаточно указать обязательные реквизиты (приводить название приложения не требуется).
При внесении изменений в приказ (распоряжение) указываются вид акта, наименование органа (органов), его издавшего (издавших) название акта, его дата и номер.
При внесении изменений в приказ (распоряжение), в который ранее были внесены изменения, необходимо указывать даты и номера актов о внесении изменений, например:
"Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в приложение N 2 к приказу Министерства транспорта Российской Федерации от 18 мая 2021 г. N 155 "Об осуществлении Министерством транспорта Российской Федерации бюджетных полномочий главного администратора (администратора) доходов федерального бюджета и осуществлении подведомственными Министерству транспорта Российской Федерации федеральными казенными учреждениями (филиалами) полномочий администраторов доходов федерального бюджета" с изменением, внесенным приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 20 февраля 2026 г. N 61.".
Изменения вносятся в основной приказ (распоряжение). Не осуществляется внесение изменений в основной приказ (распоряжение) путем внесения изменений в изменяющий его приказ (распоряжение), поскольку после вступления в силу приказа (распоряжения) о внесении изменений он (оно) становится частью основного приказа (распоряжения).
Для приведения приказов (распоряжений) в соответствие с законодательством Российской Федерации, устранения множественности норм по одним и тем же вопросам разрабатываются приказы (распоряжения) о признании действующих приказов (распоряжений) утратившими силу.
Приказами (распоряжениями) могут признаваться утратившими силу отдельные структурные единицы приказов (распоряжений), что отражается в его названии.
В случае признания утратившим силу приказа (распоряжения) также признаются утратившими силу приказы (распоряжения), которыми в него внесены изменения.
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), указываются в указателе рассылки в ОСЭД, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).
В приказах (распоряжениях) употребляются только официальные наименования органов государственной власти (организаций), наименования структурных подразделений с указанием органа государственной власти (организации). Наименования органов государственной власти (организаций) пишутся единообразно (полное или сокращенное наименование).
В тексте приказа (распоряжения), включая приложения к ним, инициалы ставятся после фамилии.
Если приказом (распоряжением) утверждается состав органа (например, комиссии, комитета, рабочей группы, совета), то сначала указываются председатель (руководитель) органа, затем по алфавиту его заместители и далее по алфавиту члены органа, включая секретаря.
В составе органа должности указываются с полным наименованием федерального органа исполнительной власти.
При включении в состав органа представителей коммерческих и некоммерческих организаций необходимо указывать организационно-правовую форму таких организаций со строчной буквы. Сокращенные наименования организаций не используются.
Состав органа излагается в новой редакции в случаях:
внесения изменений в отношении более пяти должностных лиц;
внесения изменений более трех раз.
В тексте приказа (распоряжения) даты пишутся словесно-цифровым способом.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ (распоряжение) (Министр, первый заместитель Министра, статс-секретарь - заместитель Министра, заместитель Министра), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Отметка об исполнителе оформляется согласно пункту 23 приложения N 4 к Инструкции.
При оформлении приказов (распоряжений) на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер располагается по центру верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.
3. Приложения к проектам приказов (распоряжений) печатаются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы названий и текстов приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов приказов (распоряжений).
В качестве приложений, как правило, оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов.
Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста приказа (распоряжения). Каждое приложение имеет отдельную нумерацию страниц, номера указываются со второй страницы. Номер страницы располагается по центру верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).
Если утверждаемый приказом документ имеет приложения, которые поясняют или дополняют содержание этого документа, нумерация страниц такого документа и приложений к нему должна быть сквозной (единой).
4. При наличии в приказах (распоряжениях) приложений ссылка на приложения дается в тексте, указывается:... "согласно приложению к настоящему приказу (распоряжению)". При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу прописными буквами печатается реквизит "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
При наличии в приказах (распоряжениях) в качестве приложений утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа (распоряжения) (с использованием слов: ... "утвердить прилагаемый" ...), на первом листе утверждаемого приказом (распоряжением) документа в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА" или "УТВЕРЖДЕНЫ" ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер.
Если приложением к документу (например, к приказу) является несколько утверждаемых документов, на первом листе приложения в верхнем правом углу проставляется реквизит "ПРИЛОЖЕНИЕ" (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение, например:
| ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 УТВЕРЖДЕНО приказом Минтранса России от 20 марта 2022 г. N 37 |
|---|
Через три межстрочных интервала от реквизита "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатается название приложения, текст приложения располагается ниже через три межстрочных интервала.
5. Совместные приказы Министерства с другими органами государственной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования органов государственной власти располагаются по центру на одном уровне;
наименование вида документа - "ПРИКАЗ" располагается центрованным способом, печатается вразрядку полужирным шрифтом размером N 16;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи руководителя органа государственной власти;
регистрационный номер документа состоит из регистрационных номеров приказа каждого из этих органов государственной власти, проставляемых через косую черту в порядке указания органов государственной власти в документе;
подписи руководителей органов государственной власти располагаются ниже текста на одном уровне;
отметка об исполнителе оформляется на обороте экземпляра Министерства согласно пункту 23 приложения N 4 к Инструкции.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания, рабочей встречи), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, в которой не фиксируется ход обсуждения вопроса, а фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части протокола вне зависимости от количества присутствовавших на заседании (совещании, рабочей встрече) делается ссылка на список участников заседания (совещания, рабочей встречи), являющийся неотъемлемой частью протокола.
Оформление списка участников заседания (совещания, рабочей встречи) осуществляется в соответствии с требованиями регламента подготовки и представления материалов к мероприятиям с участием Министра, ссылка на список оформляется от границы левого поля документа и подчеркивается, например:
Присутствовали: 5 человек (список прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассмотренных вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части вне зависимости от количества присутствовавших на заседании (совещании, рабочей встрече) делается ссылка на список участников заседания (совещании, рабочей встрече), являющийся неотъемлемой частью протокола.
В основной части протокола указываются номер пункта в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой, начинается с предлога "О" ("Об") и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Наименование вопроса и фамилии печатаются центрованным способом размером шрифта N 15 через межстрочный интервал 1.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
При необходимости в тексте протокола заседания (совещания, рабочей встречи) для решений, принятых к исполнению, могут быть указаны сроки исполнения, которые печатаются без выделения полужирным шрифтом.
При оформлении проектов протоколов используются сокращенные наименования органов государственной власти, организаций в соответствии с учредительными документами.
Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания (совещания, рабочей встречи).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Регистрационный номер протокола, подписанного Министром, обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера (отдельно по каждой группе протоколов в зависимости от номенклатурного дела и срока хранения, например: 32); регистрационный номер протокола, подписанного заместителем Министра, - начальные буквы его имени и фамилии, через дефис - порядковый номер (отдельно по каждой группе протоколов в зависимости от номенклатурного дела и срока хранения, например: КП-1). Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов государственной власти (организаций).
Протоколы руководства Министерства оформляются с использованием электронных бланков документов. Протоколы совместных заседаний, согласительных совещаний печатаются на стандартных листах бумаги формата A4.
Протоколы руководства Министерства, оформленные с использованием электронных бланков документов, имеют следующие реквизиты:
полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования Министерства;
наименование вида документа - ПРОТОКОЛ (при оформлении на стандартном листе бумаги формата A4 слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру документа);
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал 1 и выравнивается по центру документа. В наименовании необходимо указывать тематику совещания, должность, фамилию и инициалы председательствовавшего на заседании (совещании);
место составления (издания) документа - указывается в каком месте проводится совещание, отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами;
дата и номер протокола - размещаются на одном уровне с реквизитом "Место составления (издания) документа", оформляется исполнителем на этапе формирования проекта протокола словесно-цифровым способом; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола отделяется от даты и номера протокола двумя межстрочными интервалами, печатается через межстрочный интервал 1.
Реквизиты "Подпись" и "Отметка об исполнителе" оформляются согласно пунктам 17 и 23 приложения N 4 к Инструкции.
"Дата" - оформляется путем добавления штампов в ОСЭД цифровым способом, например: 27.02.2026.
"Номер поручения" - регистрационный номер поручения, подписанного Министром, включает первые буквы его имени и фамилии, через дефис - номер дела по номенклатуре, через косую черту - порядковый номер, например: N АН-17/69; регистрационный номер поручения, подписанного заместителем Министра, руководителем структурного подразделения и заместителем руководителя структурного подразделения включает первые буквы имени и фамилии лица, подписавшего поручение, через дефис - порядковый номер, далее через дефис - индекс "пр", например: КП-17-пр.
"Адресат" - отделятся от даты и номера поручения одним межстрочным интервалом, оформляется центрованным способом с использованием сокращенных наименований федеральной службы, федеральных агентств и организаций, подведомственных Министерству, организаций транспортной отрасли в соответствии с учредительными документами. Если адресатов несколько, то должности руководителей Министерства, наименования федеральной службы, федеральных агентств и организаций транспортной отрасли, подведомственных Министерству, оформляются через межстрочный интервал 1, при адресации поручения конкретным должностным лицам фамилии и инициалы не отделяются от должностей межстрочным интервалом. При направлении поручения не всем должностным лицам, структурным подразделениям, подведомственным Министерству федеральной службе, федеральным агентствам и организациям в скобках указывается: "(по списку)". Исполнитель самостоятельно указывает адресатов в РКД проекта поручения, при этом в ОСЭД список рассылки в качестве отдельной страницы не создается.
Текст поручения отделяется от адресата тремя межстрочными интервалами, печатается через межстрочный интервал 1 размером шрифта N 14 от границы левого поля документа с абзацного отступа и выравнивается по границам левого и правого полей документа. Каждое поручение оформляется отдельным пунктом (подпунктом) (подпункты должны быть грамматически согласованы с пунктом и выражены одной частью речи) сплошным текстом без использования разрывов.
В тексте поручения используются сокращенные наименования подведомственных Министерству федеральной службы, федеральных агентств, организаций в соответствии с учредительными документами.
Если указание предполагает конкретного исполнителя (структурное подразделение Министерства, подведомственные Министерству федеральная служба, федеральное агентство, организация), оформление соответствующего пункта (подпункта) поручения проводится одним из двух обозначенных ниже способов:
1. Пункт (подпункт) начинается с указания должности руководителя структурного подразделения Министерства, подведомственных Министерству федеральной службы, федерального агентства, организации, далее располагаются фамилия и инициалы руководителя без использования скобок в дательном падеже, например: директору Департамента государственной политики в области железнодорожного транспорта Иванову А.А.
2. Пункт (подпункт) начинается с указания наименования структурного подразделения Министерства, подведомственных Министерству федеральной службы, федеральных агентств, организаций, после которого не употребляются фамилия и инициалы руководителя, например:... Департаменту государственной политики в области железнодорожного транспорта...
В рамках одного проекта поручения запрещается единовременное использование двух различных способов оформления указаний для исполнения поручений.
При необходимости указания в проекте поручения срока исполнения пункта (подпункта) дата не выделяется полужирным шрифтом.
При наличии в поручении приложения ссылка на него дается в тексте поручения, реквизит "Отметка о приложении" не оформляется. На первом листе приложения в правом верхнем углу прописными буквами печатается реквизит "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже дается ссылка на поручение Министерства с указанием его даты и номера, например:
| ПРИЛОЖЕНИЕ к поручению Минтранса России от 15 января 2026 г. N 5 |
|---|
При оформлении реквизита "Подпись" на электронном бланке поручения наименование должности должностного лица Министерства, осуществляющего подписание проекта поручения, обозначается кратко, например - Министр, заместитель Министра. Требования к оформлению реквизита "Отметка об исполнителе" аналогичны требованиям оформления служебных писем.
| КУДА подробно адрес |
119991, Г. МОСКВА, УЛ. ЖИТНАЯ, Д. 14, СТР. 1 |
|---|---|
| КОМУ | МИНИСТРУ ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ЧУЙЧЕНКО КОНСТАНТИНУ АНАТОЛЬЕВИЧУ |
СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТОВ ДОКЛАДОВ ПРЕЗИДЕНТУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ ИСПОЛНЕНИИ ПОРУЧЕНИЙ
- сроки исполнения (первоначальный и текущий; указываются сроки, установленные Министерству);
- краткая история исполнения поручения;
- количество продлений поручения (с указанием причин последнего продления).
II. Информация о выполнении поручения (достижении цели):
- конкретные результаты (кем, когда и что конкретно предпринято);
- наступление события (достижение результата);
- проблемы, возникшие при исполнении поручения (при наличии), и предложения об их решении (указываются причины проблем и конкретные меры, принимаемые для обеспечения исполнения, а также обоснованные предложения о сроке исполнения);
- издан нормативный правовой акт Правительства Российской Федерации, акт федерального органа исполнительной власти (реквизиты акта);
- мероприятие включено в ... (наименование документа стратегического планирования, например: национальный проект (программу), государственный проект; пункт N __, наименование проекта, программы);
- объект введен в эксплуатацию (дата "" _________ 20 г.).
III. Обоснование продолжения или прекращения контроля.
Излагается вывод о реализации поручения и достижении результата либо мотивированно обосновывается необходимость корректировки срока исполнения поручения с указанием нового срока завершения работ по исполнению поручения.
Проект доклада Президенту Российской Федерации об исполнении поручения при направлении в Правительство Российской Федерации подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти (организации) электронной подписью.
Доклады об исполнении поручений и указаний, адресованные Президенту Российской Федерации, подписываются электронной подписью и направляются по системе МЭДО.
- реквизиты;
- краткое содержание (цель) поручения;
- сроки исполнения (первоначальный и текущий);
- краткая история исполнения поручения;
- количество продлений поручения (с указанием причин последнего продления).
II. Информация о выполнении поручения (достижении цели):
- конкретные результаты (кем, когда и что конкретно было предпринято);
- описание текущих показателей достижения результата по поручению (например, уровень технической или строительной готовности, уровень готовности производства, процент выполнения плана мероприятий и т.д.);
- сравнение текущего статуса исполнения поручения с данными из предыдущего доклада (с указанием причин в случае отсутствия изменений);
- риски недостижения результата по поручению (при наличии) и предложения по их нивелированию;
- проблемы, возникшие при исполнении поручения (при наличии) и предложения по их решению (указываются причины проблем и конкретные меры, принимаемые для обеспечения исполнения, а также обоснованные предложения о сроке исполнения);
- позиции соисполнителей;
- бюджетная обеспеченность по годам (план/факт) (в случае указания сведений о выделении и освоении средств федерального бюджета позиция Минфина России обязательна);
- информация о мероприятиях, свидетельствующих об исполнении поручения с указанием даты исполнения,
- проект федерального закона внесен в Государственную Думу (исх. N ___ от _________);
- издан нормативный правовой акт Правительства Российской Федерации, акт федерального органа исполнительной власти (реквизиты акта);
- мероприятие включено в ... (наименование документа стратегического планирования, например: национальный проект (программу), государственный проект; пункт N ___, наименование проекта, программы);
- объект введен в эксплуатацию (дата "" _________ 20 г.).
III. Обоснование продолжения или прекращения контроля.
Излагается вывод о реализации поручения и достижении результата либо мотивированно обосновывается необходимость корректировки срока исполнения поручения с указанием нового срока завершения работ по исполнению поручения.
Доклад Председателю Правительства Российской Федерации об исполнении поручения при направлении в Правительство Российской Федерации подписывается руководителем федерального органа исполнительной власти (организации) электронной подписью.
Рекомендуемый объем проекта доклада - не более 3 листов.
| N п/п | Наименование сведений о документе | Характеристика информации, включаемой в РКД в ОСЭД |
| При включении в ОСЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в РКД вносятся следующие сведения о документе: | ||
| 1 | Корреспондент (автор) | Наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа |
| 2 | Адресат | Наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа |
| 3 | Фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | В соответствии с реквизитом "подпись" |
| 4 | Наименование вида документа | В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
| 5 | Дата документа | В соответствии с датой, обозначенной в документе автором |
| 6 | Регистрационный номер документа | В соответствии с номером, присвоенным документу автором |
| 7 | Дата поступления документа | Дата регистрации документа в ОСЭД |
| 8 | Регистрационный номер документа в ОСЭД | В соответствии с автоматически присвоенным номером в ОСЭД |
| 9 | Способ доставки документа | В соответствии с реквизитом "вид доставки" |
| 10 | Сведения о связанных документах | Наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи |
| 11 | Заголовок к тексту | Краткое содержание документа |
| 12 | Индекс дела по номенклатуре дел | Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
| 13 | Сведения о переадресации документа | На основании резолюции на документе |
| 14 | Количество листов основного документа | Количество листов сопроводительного письма |
| 15 | Отметка о приложении | Количество приложений, общее количество листов приложений |
| 16 | Резолюция | Исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения |
| 17 | Срок исполнения документа | В соответствии с данными о постановке документа на контроль |
| 18 | Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу | Отметка о конфиденциальности ("Для служебного пользования") |
| 19 | Сведения об электронной подписи | Подпись должностного лица Министерства в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" |
| 20 | Проверка электронной подписи | Сведения о проверке электронной подписи в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" |
| 21 | Отметка о контроле | В соответствии с типовыми и индивидуальными сроками, установленными соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, указаниями вышестоящих органов государственной власти или установленными в тексте документа и (или) в резолюции (указании по исполнению) документа соответствующего должностного лица Министерства |
| Министерство транспорта Российской Федерации | ||
| Департамент международного сотрудничества | ||
| НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ДЕПАРТАМЕНТА | ||
| На _________ год | ||
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения и N статьи по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
| Директор Департамента международного сотрудничества |
Подпись | И.О. Фамилия |
|---|---|---|
| Дата | ||
| СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК <2> Департамента международного сотрудничества от ______________ N ______ |
||
| Дата | ||
| Работник, ответственный за архив | Подпись | И.О. Фамилия |
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в Департаменте международного сотрудничества
| Министерство транспорта Российской Федерации |
УТВЕРЖДАЮ Заместитель Министра транспорта Российской Федерации _____________ И.О. Фамилия Дата |
|---|---|
| НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ МИНИСТЕРСТВА На ____________ год |
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения и N статьи по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
| Директор Департамента управления делами |
Подпись | И.О. Фамилия |
|---|---|---|
| Дата | ||
| Виза работника архива |
Форма номенклатуры дел Министерства
ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МИНИСТЕРСТВА
Номенклатура дел Министерства составляется по установленной форме. В соответствии с пунктом 6.14 Правил делопроизводства в номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений, постоянно и временно действующих координационных (совещательных) органов (коллегий, комиссий, советов, организационных комитетов), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа (ограниченного распространения), регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.
Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
В графе 1 номенклатуры дел Министерства проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения (кода) структурного подразделения, обозначения (кода) отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 18-01-21, где 18 - код структурного подразделения, 01 - код отдела данного структурного подразделения, 21 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
В соответствии с пунктом 6.19 Правил делопроизводства заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано. Признаки, по которым строятся заголовки дел, и примеры заголовков дел приведены в таблице 1.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); название государственного органа, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы Министерства по основной деятельности.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводные слова и сложные обороты.
Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) приведены в таблице 2.
Таблица 2. Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела)
| Признак | Пример заголовка дела |
| 1) Номинал (с указанием разновидности документа, дела) | Положение об инспекции |
| Свидетельство о регистрации | |
| Личные карточки (форма Т-2) | |
| Личные дела | |
| 2) Номинал - автор | Протоколы заседаний Совета директоров общества |
| Положения о структурных подразделениях Департамента культуры | |
| Бизнес-план общества | |
| 3) Номинал - автор - содержание | Приказы общества по личному составу |
| Решения коллегии ФНС России по вопросам организации работы налоговых органов | |
| Инструкции и методические указания ФНС по вопросам налогообложения юридических и физических лиц | |
| Отчеты территориальных органов о выполнении финансового плана за 2018 год | |
| 4) Номинал - содержание | Видеозаписи о проведении специальных исполнительных действий |
| Документы (справки, служебные записки, объяснительные записки) о проведении служебных расследований | |
| Журнал регистрации поступающих документов | |
| Акты сверки взаиморасчетов | |
| Переписка по вопросам приема и перевода государственных гражданских служащих | |
| Следственные дела по особо тяжким преступлениям | |
| Обзоры о работе налоговых органов | |
| Предложения по совершенствованию налогового законодательства | |
| 5) Номинал - содержание - хронология (год/период) | Отчет о результатах контрольной работы. Годовой (ф. N 2-НК) |
| Отчет о доходах и расходах. Квартальный | |
| График повышения квалификации работников отдела на 1-е полугодие 2019 года | |
| 6) Номинал - хронология (год/период) | Штатное расписание на 2019 год |
| Номенклатура дел предприятия на 2019 год | |
| Финансовый план. Годовой | |
| 7) Номинал - корреспондент содержание | Аналитические справки работников отдела (кураторов) о результатах проверок работы групп розыска |
| Переписка с территориальными органами о контрольно-надзорной деятельности | |
| Переписка с правоохранительными органами по вопросам основной деятельности инспекции | |
| 8) Номинал - корреспондент территория - содержание | Переписка с территориальными органами Центрального Федерального округа об обучении и повышении квалификации работников |
| 9) Номинал - автор - территория - содержание | Отчеты административных органов Северо-Восточного административного округа города Москвы о мероприятиях по предотвращению правонарушений |
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); название Министерства или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и их передаче в состав Архивного фонда Российской Федерации
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами администраций областей о транспортном обслуживании населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню документов, образующихся в процессе деятельности Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденному приказом Министерства от 6 марта 2023 г. N 67.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган государственной власти для продолжения.
Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
При формировании дел в структурных подразделениях Министерства необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 40 мм (толщина дел со сроками хранения до десяти лет не должна превышать 100 мм). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2".
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.
Все документы отчетного и информационного характера об исполнении акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегии Министерства группируются в два дела: а) постановления и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.
Постановления и решения коллегии Министерства в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к заседаниям коллегии Министерства группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам заседаний (совещаний, рабочих встреч), если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам заседаний (совещаний, рабочих встреч), если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы Министерства по основной деятельности группируются отдельно от приказов Министерства по личному составу.
При формировании приказов Министерства по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы Министерства о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировки, служебные проверки).
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Министерства, его структурных подразделений или подведомственных федеральной службы, федеральных агентств, организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Дела со дня их заведения до передачи в архив Министерства или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
В каждом структурном подразделении назначаются работники, ответственные за сохранность документов и их формирование в дела (как правило, это работники, ответственные за делопроизводство). Руководители структурных подразделений и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающихся шкафах, сейфах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
Дела документального фонда Министерства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Министерства, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и их соответствия количеству по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, при реорганизации и ликвидации Министерства или структурного подразделения.
Проверка наличия документов проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Порядок выдачи дел из архива Министерства структурным подразделениям Министерства представлен в пункте 7.4.5 Инструкции.
Иным органам государственной власти и организациям из архива Министерства дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра или заместителя Министра, координирующего деятельность отдела документационного обеспечения, по актам.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела работником, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выданы документы.
Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел; в номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме. Отметка о том, что дело ведется в электронном виде, проставляется в графе "Примечание" номенклатуры дел.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства и подлежат хранению в ОСЭД в модуле "Электронный архив" в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Электронные документы, составляющие одно номенклатурное дело, группируются работниками, допущенными к работе в ОСЭД Министерства в модуле "Электронный архив", в тома дел, не превышающие по объему 250 листов.
В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело на этапе его формирования в делопроизводстве. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.
Формирование и хранение дел на бумажном носителе до их передачи в архив Министерства или выделения к уничтожению осуществляется в отделе делопроизводства и/или в структурных подразделениях по месту их формирования, электронных дел - в ОСЭД Министерства в модуле "Электронный архив".
| Министерство транспорта Российской Федерации |
|---|
| Департамент финансов |
| ОПИСЬ N ___________ |
| Дел, документов за __________год |
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Количество листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 <3> | 6 | 7 |
| Название раздела | ||||||
| Передал _______________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _____________________ регистрационно-контрольных карточек (цифрами и прописью) к документам <4>. | ||
| Наименование должности работника структурного подразделения | Подпись | И.О. Фамилия |
| Дата | ||
| Принял __________________ дел и ____________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам. | ||
| Наименование должности работника документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственного за архив | Подпись | И.О. Фамилия |
| Дата | ||
<3> Графа 5 не заполняется в описях дел постоянного хранения.
<4> Передаются вместе с делами.
В данный раздел описи внесено ______________________ электронных документов (цифрами и прописью) с N __________ по N __________, объемом _________________________________________________ байт. В том числе литерные номера: __________________________________________________________ пропущенные номера: _______________________________________________________ К электронным документам составлены реестры файлов.
Передал ____________________________________________ электронных документов (цифрами и прописью) объемом _____________________________________________________________ байт. (цифрами и прописью)
| Наименование должности работника структурного подразделения |
Подпись | И.О. Фамилия |
|---|---|---|
| Дата |
Принял _____________________________________________ электронных документов (цифрами и прописью) объемом _____________________________________________________________ байт. (цифрами и прописью)
| Наименование должности работника отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственного за архив | Подпись | И.О. Фамилия |
|---|---|---|
| Дата |
| N п/п | Номер электронного документа | Наименование файла | Дата и время последнего изменения файла | Объем (в байтах) |
Формат файла |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
ПОРЯДОК
СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ
ДЕСЯТИ ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
В Министерстве в каждом структурном подразделении описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством работников отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственных за архив. По этим описям документы сдаются в архив Министерства.
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше десяти лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до десяти лет) хранения описи не составляются.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовят работники отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственные за архив, и по которой они сдают дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив Министерства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Описи электронных документов формируются ответственными работниками структурных подразделений в те же сроки и представляются работнику архива Министерства в электронной форме.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, который вел дела и закончил их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, был переименован (преобразован), под действующим наименованием пишется в скобках его прежнее наименование.
Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
количество листов в деле (томе, части);
Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
В опись электронных дел, документов дополнительно включается приложение к описи - реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.
Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом Министерства;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов.
Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с директором Департамента управления делами и утверждается руководителем структурного подразделения-исполнителя. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование Министерства (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
наименование Министерства - указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, министерство было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под действующим наименованием пишется в скобках его прежнее наименование;
наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;
заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК ГА РФ (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержания подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам"), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом работника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места их нахождения в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после его сверки со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Министерства, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Министерства чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГА РФ (до этого он проставляется карандашом).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Правильность оформления обложки дела удостоверяется личной подписью работника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа (не на тексте документов). Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным порядковым номером - каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при их подготовке к сдаче в архив Министерства допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, их замене копиями) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.
Документы в делах постоянного, временного (свыше десяти лет) срока хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и указаний по исполнению документа на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе чем на 20 мм, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
Физически обособленные носители электронных и аудиовизуальных документов, содержащиеся в деле на бумажном носителе, подлежат изъятию и являются самостоятельными единицами хранения.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах бумаги, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах бумаги, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (двадцати пяти и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
Дела временного (до десяти лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
При оформлении дел канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры применять не следует.
В соответствии с пунктами 7.12 - 7.13 Правил делопроизводства подготовка электронных документов к передаче в архив Министерства осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. N 77 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г. регистрационный N 75119), предусматривающими следующее:
подготовка электронных дел, документов к передаче в архив Министерства осуществляется структурным подразделением-пользователем соответствующей информационной системы совместно с отделом делопроизводства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы;
при подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив Министерства, выполняются основные процедуры работы с документами:
преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;
формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;
формирование в информационной системе Министерства контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;
формирование в информационной системе Министерства электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;
миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив Министерства не по информационно-коммуникационным каналам;
проверка воспроизводимости электронных документов;
проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурных подразделений (опись дел постоянного хранения, временных (свыше десяти лет) сроков хранения, дел по личному составу).
к Инструкции
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________________
В деле подшито и пронумеровано __________________________________ листов (цифрами и прописью) с N _________________ по N ____________________, в том числе: литерные номера листов ________________________________________; пропущенные номера листов _____________________________________
- листов внутренней описи _____________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
|---|---|
| 1 | 2 |
Наименование должности работника Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
| ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ |
|---|
| документов дела N ___________ |
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого _________________________________________________________ документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________________. (цифрами и прописью)
| Наименование должности работника, составившего внутреннюю опись документов дела | Подпись | И.О. Фамилия |
| Дата | ||
| Формат A4 (210 x 297 мм) | ||
На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________ (название фонда)
Итого ________________________ ед. хр. (дел, электронных дел) за ____ годы. (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены ЭПК
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _______________ N ______________).
Директор департамента управления делами Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО Протокол ЦЭК Министерства Протокол ЭПК федерального
архива
от «»_______ ___ N ____ от «»_______ ___ N ____
Документы в количестве ____________________ ед. хр. (дел, электронных дел): — на бумажном носителе весом _______________________________________ кг сданы на уничтожение; — на электронном носителе сданы на уничтожение __________________________________________________________________________. (способ уничтожения)
Наименование должности работника Министерства, сдавшего документы Подпись И.О. Фамилия
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственного за архив Подпись И.О. Фамилия
Дата
На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________ (название фонда)
Итого ________________________ ед. хр. (дел, электронных дел) за ____ годы. (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены ЭПК
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _______________ N ______________).
Директор Департамента управления делами Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО Протокол ЦЭК Министерства Протокол ЭПК федерального
архива
от «»_______ ___ N ____ от «»_______ ___ N ____
Документы в количестве ____________________ ед. хр. (дел, электронных дел): — на бумажном носителе весом _______________________________________ кг сданы на уничтожение; — на электронном носителе сданы на уничтожение __________________________________________________________________________. (способ уничтожения)
Наименование должности работника Министерства, сдавшего документы Подпись И.О. Фамилия
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственного за архив Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
| Роспись работника | Дата возврата печати | Роспись работника | Дата уничтожения печати | Дата, номер акта |
|---|---|---|---|---|
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| Наименование вида бланка | Дата поступления | Дата и № сопроводительного документа | Наименование организации — поставщика бланков | Количество экз. бланков | Серия и номера гербовых бланков |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Наименование вида гербового бланка | Количество экз. бланков | Серии и номера гербовых бланков | Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. получателя |
Расписка в получении | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Отчет о количестве использованных бланков Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации
Департамента _____________________________
(указать наименование)
за _________________
(указать период)
| Директор Департамента... | Подпись | И.О. Фамилия |
|---|---|---|
| Наименование должности работника, ответственного за делопроизводство | Подпись | И.О. Фамилия |