Приказ Росгвардии от 30.06.2022 № 212

(ред. от 10.04.2026)

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в войсках национальной гвардии Российской Федерации»

ПРИКАЗ

В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; 2020, № 6, ст. 677), пунктом 2.38 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2020, № 6, ст. 677), и в целях организации делопроизводства в войсках национальной гвардии Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в войсках национальной гвардии Российской Федерации.

2. Признать утратившими силу приказы Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации:

от 6 июня 2017 г. № 160 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в войсках национальной гвардии Российской Федерации»;

от 26 сентября 2019 г. № 330 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в войсках национальной гвардии Российской Федерации, утвержденную приказом Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 6 июня 2017 г. № 160»;

от 29 апреля 2022 г. № 141 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в войсках национальной гвардии Российской Федерации, утвержденную приказом Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 6 июня 2017 г. № 160».

Директор Федеральной службы

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВОЙСКАХ НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 (зарегистрирован Минюстом России 27 декабря 2019 г., регистрационный № 57023) (далее — Правила делопроизводства), законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, а также Регламентом Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 7 ноября 2019 г. № 373 (зарегистрирован Минюстом России 30 декабря 2019 г., регистрационный № 57046) (далее — Регламент Росгвардии), с учетом изменений, внесенных приказом Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 2 ноября 2021 г. № 400 (зарегистрирован Минюстом России 23 декабря 2021 г., регистрационный № 66513).

2. Настоящая Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии Российской Федерации (далее — войска национальной гвардии), совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемых с применением информационных технологий.

4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, персональные данные, регулируются отдельными нормативными правовыми актами Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации.

5. Требования настоящей Инструкции к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

6. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, устанавливается в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53, ст. 8454) и Инструкцией о порядке рассмотрения обращений граждан и организаций в войсках национальной гвардии Российской Федерации, утвержденной приказом Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 9 июня 2017 г. № 170 (зарегистрирован Минюстом России 29 июня 2017 г., регистрационный № 47242), с учетом изменений, внесенных приказом Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 22 ноября 2021 г. № 425 (зарегистрирован Минюстом России 28 декабря 2021 г., регистрационный № 66610).

7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности войск национальной гвардии осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2021, № 18, ст. 3061).

8. Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2021, № 27, ст. 5179).

9. Под воинскими частями (организациями) в настоящей Инструкции понимаются структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии, управления оперативно-территориальных объединений войск национальной гвардии, территориальные органы Росгвардии, управления соединений, воинские части, военные образовательные организации высшего образования и иные организации войск национальной гвардии, а также филиалы организаций вневедомственной охраны войск национальной гвардии, имеющие в своем составе подразделения делопроизводства и режима либо лиц, ответственных за ведение делопроизводства (далее — делопроизводители).

10. Не допускается ведение служебной переписки между подразделениями воинских частей (организаций) (за исключением Главного штаба войск национальной гвардии), а также внутри управлений, отделов и служб этих подразделений, если это не предусмотрено законодательством Российской Федерации, настоящей Инструкцией и иными нормативными правовыми актами Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации.

11. Директор Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации — главнокомандующий войсками национальной гвардии Российской Федерации (далее — директор) либо лицо, исполняющее его обязанности, организует ведение делопроизводства, а также соблюдение требований Правил делопроизводства и настоящей Инструкции в войсках национальной гвардии.

Начальники (руководители, командиры) воинских частей (организаций), командующие округами войск национальной гвардии (далее — командиры (начальники) либо лица, исполняющие их обязанности, организуют работу с документами в подчиненных воинских частях (организациях).

12. Ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в войсках национальной гвардии возлагается на Управление делопроизводства и режима Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации (далее — УДиР Росгвардии), отделы, отделения, группы, направления делопроизводства и режима, секретно-картографические и секретные отделения, группы секретного делопроизводства, секретные части, канцелярии и иные подразделения, на которые возложены функции по ведению делопроизводства (далее — подразделения делопроизводства и режима), а при их отсутствии — на делопроизводителей.

13. Функции, задачи, права и обязанности подразделений делопроизводства и режима регламентируются положениями о них.

Должностные обязанности должностных лиц подразделений делопроизводства и режима и делопроизводителей устанавливаются должностными обязанностями (должностными регламентами, должностными инструкциями).

14. В подразделении делопроизводства и режима командиром (начальником) воинской части (организации) должны быть созданы необходимые условия для ведения делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией.

15. При работе с документами соблюдаются следующие общие требования:

15.1. Должностные лица до начала работы с документом должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией и иными нормативными правовыми актами, устанавливающими порядок работы с документами в войсках национальной гвардии.

15.2. Должностные лица обеспечивают сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов (проектов документов), а также неразглашение содержания документов (проектов документов), за исключением общедоступной информации о деятельности Росгвардии, предоставляемой неограниченному кругу лиц, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

15.3. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае увольнения или перевода (перемещения) по службе должностные лица передают все находящиеся у них на исполнении документы в подразделение делопроизводства и режима, делопроизводителю или иному должностному лицу по указанию командира (начальника) воинской части (организации) с соответствующей отметкой в регистрационно-учетных формах.

При смене начальника подразделения делопроизводства и режима или делопроизводителя составляется акт приема-передачи документов и дел.

15.4. Передача служебных документов внутри воинской части (организации) производится только через подразделение делопроизводства и режима или делопроизводителя с соответствующей отметкой в регистрационно-учетных формах.

15.5. Должностные лица незамедлительно сообщают непосредственному командиру (начальнику) и в подразделение делопроизводства и режима или делопроизводителю об утрате, неисправимом повреждении или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных служебных документов.

16. Передача служебных документов (проектов документов) или их копий не входящим в состав войск национальной гвардии организациям и лицам допускается только с разрешения командира (начальника) или иного уполномоченного им должностного лица.

Передача служебных документов (проектов документов) или их копий средствам массовой информации осуществляется через подразделения по взаимодействию со средствами массовой информации, должностных лиц воинских частей (организаций), в обязанности которых входит взаимодействие со средствами массовой информации.

17. При выявлении случаев нарушения правил работы с документами, установленных настоящей Инструкцией, проводится разбирательство (служебная проверка).

II. Термины и определения

18. Основные термины и определения, используемые в настоящей Инструкции, приведены в приложении № 1.

III. Документирование управленческой деятельности

19. Документы войск национальной гвардии.

В войсках национальной гвардии создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

Документы войск национальной гвардии на бумажном носителе изготавливаются на бумаге формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм), при необходимости может использоваться бумага форматов A0 (841 x 1189 мм), A1 (594 x 841 мм), A2 (420 x 594 мм), A3 (297 x 420 мм) и A6 (105 x 148 мм).

Документы войск национальной гвардии могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, а также в соответствии с согласованным с Федеральным архивным агентством Перечнем документов, создание, хранение и использование которых в войсках национальной гвардии Российской Федерации осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утверждаемым директором.

В системе электронного документооборота (далее — СЭД), в которую включаются электронные документы, при визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе воспроизводятся реквизиты, обязательные для соответствующего вида документа.

В СЭД поддерживается функция создания электронных документов.

Электронные шаблоны бланков по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от несанкционированных изменений.

20. Бланки документов.

Бланки документов разрабатываются УДиР Росгвардии, подразделением делопроизводства и режима воинской части (организации) на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов (при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном — выравниваются по центру вдоль верхнего поля документа) в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Для изготовления бланков документов используется бумага формата A4 (210 x 297 мм).

Бланки документов на бумажном носителе изготавливаются в соответствии с Формами бланков документов (приложение № 2 к настоящей Инструкции).

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов типографским способом и с использованием технических средств (устройств, штампов).

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2022, № 1, ст. 1) (далее — Закон о Государственном гербе Российской Федерации), постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2018, № 13, ст. 1808).

Общий бланк (формы NN 1 и 2 приложения № 2 к настоящей Инструкции) включает реквизиты: «герб (Государственный герб Российской Федерации)» или «эмблема» войск национальной гвардии, «наименование организации — автора документа», «место составления (издания) документа».

Кроме перечисленных реквизитов, на общем бланке проставляются ограничительные отметки для реквизитов «дата документа»; «регистрационный номер документа».

Если общий бланк используется как бланк структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии, управления оперативно-территориального объединения войск национальной гвардии, территориального органа Росгвардии, управления соединения, воинской части, военной образовательной организации высшего образования и иной организации войск национальной гвардии (форма № 2 приложения № 2 к настоящей Инструкции) дополнительно указывается реквизит «наименование структурного подразделения — автора документа».

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии, управления оперативно-территориального объединения войск национальной гвардии, территориального органа Росгвардии, управления соединения, воинской части, военной образовательной организации высшего образования и иной организации войск национальной гвардии, кроме служебного письма.

Бланк служебного письма (формы NN 3 - 6 приложения № 2 к настоящей Инструкции) включает реквизиты: «герб (Государственный герб Российской Федерации)» или «эмблема» войск национальной гвардии, «наименование организации — автора документа», «справочные данные об организации», а также ограничительные отметки для реквизитов «дата документа»; «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа», «адресат», «заголовок к тексту».

В бланках служебных писем воинских частей (организаций) и подразделений Главного штаба войск национальной гвардии (формы NN 5 и 6 приложения № 2 к настоящей Инструкции) дополнительно к перечисленным реквизитам используется реквизит «наименование структурного подразделения — автора документа».

В бланках служебных писем директора, первого заместителя директора, начальника Главного штаба войск национальной гвардии — первого заместителя директора, статс-секретаря — заместителя директора, заместителя директора — начальника Главного управления собственной безопасности Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, заместителей директора (далее — заместители директора, если иное не оговорено особо), используемых во внутриведомственной переписке (формы NN 7 - 11 приложения № 2 к настоящей Инструкции), вместо реквизитов «герб (Государственный герб Российской Федерации)» или «эмблема» войск национальной гвардии, «наименование организации — автора документа», «справочные данные об организации» используется реквизит «наименование должности лица — автора документа».

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

Бланки приказа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, заместителей директора (формы NN 12 - 16 приложения № 2 к настоящей Инструкции) или распоряжения Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации (форма № 17 приложения № 2 к настоящей Инструкции) включают реквизиты: «герб (Государственный герб Российской Федерации)», «наименование организации — автора документа»; «наименование вида документа», «место составления (издания) документа», а также ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа», «регистрационный номер документа», «заголовок к тексту».

В бланке приказа заместителя директора дополнительно к перечисленным реквизитам используется реквизит «наименование должности лица — автора документа».

Документы Росгвардии, оформленные на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, подписываются директором или заместителями директора (в соответствии с распределением обязанностей).

Бланки служебных писем с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации не используются во внутриведомственной переписке.

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые бланки) подлежат учету в подразделении делопроизводства и режима и выдаются должностным лицам под подпись в Журнале учета бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (рекомендуемый образец приведен в приложении № 3 к настоящей Инструкции). Учет гербовых бланков документов ведется раздельно по видам бланков.

Испорченные гербовые бланки документов сдаются должностному лицу подразделения делопроизводства и режима, ответственному за их учет.

Реквизиты бланков документов, в том числе гербовых бланков документов, оформляются в одноцветном варианте: на гербовом бланке служебного письма — золотым цветом, на бланках приказов Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, заместителей директора — синим цветом, на бланках иных видов документов — черным цветом.

21. Общие требования к изготовлению документов.

Оформление документов в войсках национальной гвардии осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Каждый лист документа, оформленный на бланке установленной формы или на стандартном листе бумаги, должен иметь служебные поля:

30 мм — левое;

20 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

При создании документов на лицевой и оборотной сторонах листа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При оформлении (создании) документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты, включенные в Перечень наименований шрифтов, утверждаемый директором (далее — Перечень наименований шрифтов), размеров NN 12, 13, 14 (при оформлении реквизитов «справочные данные об организации», «заголовок к тексту», «отметка об исполнителе» допускается использование размеров NN 10, 11, 12), являющиеся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающие следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля.

Шрифт в документе должен быть единым по размеру, за исключением особенностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.

При составлении таблиц может быть использован шрифт без засечек, рубленый (sans-serif), начертания новый гротеск, пропорциональный, делового стиля, включенный в Перечень наименований шрифтов, размеров NN 10, 11, 12.

Используемая для создания документов гарнитура шрифта должна:

реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов;

распространяться правообладателем на основе простой (неисключительной) лицензии, соответствующей требованиям законодательства Российской Федерации и предоставляющей неограниченному кругу лиц на безвозмездной основе на весь срок действия исключительных прав на гарнитуры шрифтов права на использование, распространение, воспроизведение и модификацию гарнитур шрифтов на всей территории Российской Федерации без каких-либо ограничений.

Текст документа печатается от левой границы текстового поля документа и выравнивается по левой и правой границам текстового поля документа (выравнивание по ширине). Первая строка абзаца начинается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля документа. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.

Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа, оформляемые слева («заголовок к тексту», «отметка о приложении», «подпись», «отметка об исполнителе»), а также заключительная этикетная фраза печатаются непосредственно от границы левого поля.

Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания (тиражирования) с уменьшением масштаба, текст может печататься через два межстрочных интервала.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Интервал между буквами в словах — обычный, интервал между словами — один пробел.

Для выделения отдельных фрагментов текста документа может использоваться полужирный шрифт.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют шрифтом размера № 12 арабскими цифрами посередине верхнего поля с отступом от края листа 10 мм без каких-либо дополнительных знаков. При этом на первом листе документа номер страницы не ставится.

Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа (за исключением организационно-распорядительных документов и нормативных правовых актов).

В случае необходимости документ может иметь верхний и нижний колонтитулы, находящиеся на расстоянии 10 мм от края листа.

Электронные документы создаются в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

Обрабатываются и хранятся электронные документы в СЭД.

Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать:

создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Программное обеспечение, используемое для создания электронных документов в формате Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством СЭД и системы межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО), с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи (в случае их формирования) должны иметь формат PDF/A-1.

Создаваемые электронные документы состоят из контента (содержания) и метаданных.

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке документа (далее — ЭРК).

22. Оформление реквизитов документов.

При подготовке и оформлении документов в войсках национальной гвардии используются следующие реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации);

02 — эмблема;

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться отметки, например: «Вручить немедленно», «Весьма срочно», «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату», «Лично» и другие.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении № 4 к настоящей Инструкции.

Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении № 5 к настоящей Инструкции.

23. Процедура подготовки документа.

Проекты документов, подготовленные в войсках национальной гвардии, подлежат согласованию. Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется подразделением-исполнителем.

Согласование проекта документа оформляется грифом согласования документа (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).

Решение о согласовании проекта документа, созданного в войсках национальной гвардии совместно с другими государственными органами (органами местного самоуправления, организациями), может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указываются наименование государственного органа (органа местного самоуправления, организации), координационного или совещательного органа, согласовавшего проект документа, дата и исходящий регистрационный номер письма или дата и номер протокола.

При наличии нескольких согласующих инстанций согласование (внешнее или внутреннее) может быть оформлено на листе согласования.

Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть.

Лист согласования заверяется подписью должностного лица подразделения делопроизводства и режима или делопроизводителя с указанием даты его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование.

Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) уполномоченными должностными лицами на бумажном носителе — собственноручной подписью, электронные документы — электронной подписью, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2021, № 27, ст. 5187) (далее — Федеральный закон об электронной подписи) и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

На документах, утверждаемых правовыми актами или уполномоченным должностным лицом, оформляется гриф утверждения документа.

В необходимых случаях собственноручная подпись директора, заместителей директора, командира (начальника) или иного уполномоченного должностного лица заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (Перечень документов, на которых ставится печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации приведен в приложении № 6 к настоящей Инструкции).

24. Состав документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

Состав документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии, определяется в соответствии с согласованным с Федеральным архивным агентством Перечнем документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии Российской Федерации, с указанием сроков хранения, утверждаемым директором (далее — Перечень документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии).

В установленных законодательством Российской Федерации случаях Росгвардией могут издаваться документы совместно с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон, которые оформляются и публикуются как единый документ.

24.1. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов.

Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Правилами подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, утверждаемыми директором.

24.2 Подготовка распорядительных документов.

Распорядительные документы издаются по вопросам основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, их действие исчерпывается однократным применением.

Разработка проекта распорядительного документа возлагается на воинские части (организации) и их подразделения с учетом их функций и компетенции.

Включение в распорядительные документы предписаний нормативно-правового характера запрещается.

Проекты распорядительных документов согласовываются разработчиком с заинтересованными должностными лицами.

При направлении разработчиком проектов распорядительных документов для согласования или подписания к ним прилагаются материалы с обоснованием содержащихся в них предписаний.

В случае если издание распорядительного документа влечет за собой расходы средств федерального бюджета разработчиком, готовятся финансово-экономическое обоснование и (или) другие необходимые расчеты и обоснования с указанием источника финансирования.

Распорядительные документы действуют до выполнения всех изложенных в них предписаний или до их отмены (признания утратившими силу).

Признание утратившими силу распорядительных документов или внесение в них изменений производится только распорядительными документами того же вида.

24.2.1. Распоряжения подписываются директором, заместителями директора (в соответствии с распределением обязанностей), начальниками (руководителями) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии, командующими округами войск национальной гвардии и их заместителями (в соответствии с распределением обязанностей), начальниками (командирами) территориальных органов Росгвардии, соединений, воинских частей, военных образовательных организаций высшего образования и иных организаций войск национальной гвардии.

Проекты распоряжений Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации изготавливаются с использованием бланка распоряжения Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, а распоряжения воинских частей (организаций) — общего бланка.

24.2.2. Приказы подписываются директором, заместителями директора (в соответствии с распределением обязанностей), начальниками (руководителями) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии, командующими округами войск национальной гвардии и их заместителями (в соответствии с распределением обязанностей), начальниками (командирами) территориальных органов Росгвардии, соединений, воинских частей, военных образовательных организаций высшего образования и иных организаций войск национальной гвардии, которым законодательными и иными нормативными правовыми актами предоставлено право издавать приказы в пределах предоставленных полномочий.

Проекты приказов изготавливаются с использованием бланка приказа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, заместителей директора, а также общего бланка (в воинских частях (организациях).

Не допускается совмещение в одном приказе предметов правового регулирования по основной деятельности, по личному составу и по строевой части.

25. Протокол заседания (совещания).

Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях (совещаниях) оформляется протоколами.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол заседания (совещания) издается в полной или краткой форме (опускается ход обсуждения вопросов и указывается только список присутствующих, рассматриваемые вопросы, принятые по ним решения) (рекомендуемые образцы приведены в приложении № 7 к настоящей Инструкции).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствовавшего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствовавших превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных государственных органов (органов местного самоуправления, организаций), указываются место службы (работы) и должность каждого лица.

Вводная часть полного протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассмотренных вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения на заседании. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст полного протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается».

Постановление (решение) содержит конкретные поручения с указанием ответственных и сроков исполнения поручений; при необходимости приводятся итоги голосования: «За -..., против -..., воздержалось -...».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте полного протокола после соответствующего постановления (решения).

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии и инициалы председателя (председательствовавшего), секретаря, а также фамилии и инициалы присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования воинских должностей (должностей) присутствующих, а справа от наименования должностей — их воинские (специальные) звания, инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

В основной части краткого протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой в скобках указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса.

Ниже печатаются принятые по вопросу решения.

Протокол подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Проект протокола готовится секретарем. Срок подготовки не должен превышать 5 рабочих дней со дня заседания (совещания), если иное не уставлено председателем (председательствовавшим).

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает секретарь. Доведение протоколов до заинтересованных лиц может осуществляться в электронном виде.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов. Рассылка копий протоколов (выписок из протоколов) из воинской части (организации) осуществляется через подразделение делопроизводства и режима (делопроизводителя).

Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

герб (Государственный герб Российской Федерации) или эмблема войск национальной гвардии;

наименование организации — автора документа;

наименование структурного подразделения — автора документа;

наименование вида документа — ПРОТОКОЛ (слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размера № 14 и выравнивается по центру) с указанием вида заседания (совещания);

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа — указывается (при необходимости) по месту проведения заседания (совещания);

текст документа;

подпись (подписи) — состоит из слова «Председатель», если заседание (совещание) проводилось под руководством коллегиального или совещательного (координационного, методического) органа, или наименования должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря, воинских (специальных) званий, собственноручной подписи (подписей), инициалов и фамилий.

В отдельных, установленных законодательством Российской Федерации случаях (например, протоколы аттестационных, конкурсных комиссий) подписываются всеми членами комиссии.

Подпись (подписи) печатается (печатаются) от левой границы текстового поля документа.

26. Служебное письмо.

Служебные письма в войсках национальной гвардии готовятся в качестве:

доклада о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответа на запрос федерального государственного органа;

ответа на парламентский запрос;

ответа на запрос сенатора Российской Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

ответа на запрос депутата представительного органа субъекта Российской Федерации;

сопроводительного письма к проектам федеральных законов, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, проектам законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации;

ответа на запрос иного государственного органа (органа местного самоуправления, организации);

писем инициативного характера по вопросам деятельности войск национальной гвардии;

в других случаях, требующих направления запроса (просьбы) о предоставлении информации (документов, сведений) или ответа на поступивший запрос (просьбу).

Служебные письма изготавливаются на бланках служебных писем.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

Служебные письма излагаются:

от первого лица множественного числа (например: «Просим предоставить информацию...», «Направляем на заключение проект...»);

от третьего лица единственного числа («Росгвардия не считает возможным...», «Федеральная служба войск национальной гвардии Российской Федерации предлагает рассмотреть возможность...»);

от первого лица единственного числа, если служебное письмо оформлено на бланке служебного письма с реквизитом «наименование должности лица — автора документа» («Прошу Вас представить сведения о...», «Считаю возможным принять участие в...»).

Служебные письма в установленном настоящей Инструкцией порядке проходят процедуру согласования (визирования) заинтересованными должностными лицами и подписываются директором, заместителями директора (в соответствии с распределением обязанностей), командирами (начальниками) воинских частей (организаций) и их заместителями (в пределах компетенции и полномочий).

К проекту служебного письма, носящему инициативный характер, прилагаются материалы, содержащие обоснование необходимости подписания проекта документа.

Служебное письмо, подписываемое руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляется не на бланке служебного письма, а на листах бумаги формата A4, при этом реквизиты «герб (Государственный герб Российской Федерации)», «эмблема», «наименование организации — автора документа», «справочные данные об организации» не используются, а в реквизит «подпись» включается наименование федерального органа исполнительной власти.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или в резолюциях (поручениях) должностных лиц.

27. Докладная, служебная, аналитическая записка, объяснение, рапорт.

Докладные, служебные, аналитические записки, объяснения, а также рапорта оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и адресуются конкретному должностному лицу.

Докладная, служебная, аналитическая записка, объяснение, рапорт имеют следующий состав реквизитов:

наименование вида документа (за исключением служебной записки);

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (в служебной записке);

гриф ограничения доступа к документу (при необходимости);

адресат;

заголовок к тексту (в докладных записках);

текст документа;

виза (в случае согласования);

подпись;

отметка об электронной подписи (в случае подготовки и отправки в форме электронного документа);

отметка об исполнителе (в докладной или служебной записке);

отметка о направлении документа в дело (при необходимости).

Рекомендуемый образец докладной записки приведен в приложении № 8 к настоящей Инструкции.

Рекомендуемый образец служебной записки приведен в приложении № 9 к настоящей Инструкции.

В докладных (служебных) записках реквизит «регистрационный номер документа» проставляется в левом нижнем поле документа в свободном от текста месте, а при отсутствии места — на оборотной стороне листа внизу слева.

Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» в служебной записке оформляется ниже реквизита «адресат» в левой границе текстового поля.

В аналитической записке приводится анализ проблемных вопросов, излагаются результаты анализа и предложения по их разрешению.

В объяснении должностные лица в произвольной форме объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения воинской (служебной, трудовой) дисциплины или невыполнения поручений. Подписывает объяснение его составитель.

В рапортах излагается письменное обращение подчиненного к начальнику в виде доклада, сообщения, отчета о проделанной работе или ходатайства.

28. Перечень поручений.

В перечне поручений содержатся решения директора, заместителей директора, командующего округом войск национальной гвардии и его заместителей, принимаемые по результатам проводимых под их руководством проверок, заседаний, совещаний или иных мероприятий (например, подведение итогов за предыдущий отчетный период и постановка задач на очередной).

Согласование проекта перечня поручений не проводится.

Перечень поручений утверждается (подписывается) лицом, под руководством которого проводилось мероприятие, и подлежит регистрации в СЭД.

IV. Организация документооборота

29. Принципы организации документооборота.

При организации документооборота обеспечиваются следующие принципы:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных служебной необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Документооборот осуществляется с использованием введенной в эксплуатацию СЭД.

Информационные системы, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на архивное хранение и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Должностные лица подразделений делопроизводства и режима или делопроизводители и исполнители в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов и результатах исполнения, заполнение полей ЭРК.

В процессе документооборота обеспечивается:

прием и первичная обработка входящих (поступивших) документов;

предварительное рассмотрение входящих (поступивших) документов;

регистрация входящих (поступивших), исходящих (отправляемых) и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством;

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих (отправляемых) документов.

В соответствии с особенностями технологической обработки документов выделяются документопотоки: входящая (поступившая) документация; исходящая (отправляемая) документация; внутренняя документация.

Организация движения документов и доступа к документам в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с распределением документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов), и особенностями обработки документов с применением СЭД. Маршруты документопотоков должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратных движений, не обусловленных служебной необходимостью.

Документу при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер.

Регистрация документов ведется в пределах календарного года. Неисполненные документы предыдущего года, зарегистрированные за входящим или исходящим номером, если они не подлежат постановке на инвентарный учет, обязательно должны быть до конца I квартала текущего года перерегистрированы по учетам текущего года.

Журналы, используемые для учета документов, подлежат регистрации, в них запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица, ведущего журнал учета, с проставлением даты. Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала учета делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных листов, которая заверяется подписью должностного лица, ответственного за регистрацию и хранение журнала учета после его закрытия.

Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской, специальной, факсимильной, телеграфной, телефонной связи, посредством электронной почты, СЭД, системы МЭДО, через официальный сайт, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

Организация доставки и отправки документов возлагается на подразделения связи.

В исключительных случаях, по указанию директора, заместителей директора или командира (начальника) воинской части (организации), доставка и отправка документов осуществляется курьером.

Доставка и отправка электронных документов средствами МЭДО осуществляются в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314), и Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. № 1264 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, № 31, ст. 5927).

30. Прием и первичная обработка входящих (поступивших) документов.

Документы, поступившие в Росгвардию, воинскую часть (организацию) в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день в подразделении делопроизводства и режима (у делопроизводителя).

30.1 Первичная обработка входящей (поступившей) корреспонденции включает:

проверку правильности адресования входящих (поступивших) документов и правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов и пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов и пакетов с отметкой «Лично»);

проверку целостности входящих (поступивших) документов, включая приложения (при наличии) и соответствия вложения;

сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации;

выделение документов, адресованных в воинские части (организации) или их подразделения для передачи документов непосредственно адресату, минуя директора, заместителей директора или командира (начальника).

30.1.1. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых упаковках (пакетах, конвертах) за регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет) с приложением копии упаковки отправителя, содержащей все надлежащие отметки.

О получении подозрительного отправления докладывается начальнику подразделения делопроизводства и режима.

30.1.2. Перед вскрытием входящей (поступившей) корреспонденции проверяется целостность упаковки (пакета, конверта) и наличие на ней грифа ограничения доступа к документу, а также специальных отметок: «Конверт не вскрывать до... (...час...мин.)», «Лично», «Весьма срочно», «Срочно», «Оперативно» и других.

Срочные отправления вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, направляются на регистрацию незамедлительно и в течение часа после регистрации передаются для доклада адресату или уполномоченному им должностному лицу.

30.1.3. Входящая (поступившая) корреспонденция с отметкой «Лично» без вскрытия регистрируется (штамп с указанием входящего регистрационного номера и даты проставляется на пакете) и передается под подпись непосредственно адресату или уполномоченному им должностному лицу.

30.1.4. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде».

При вскрытии входящей (поступившей) корреспонденции по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений.

При обнаружении повреждения входящего (поступившего) документа или его приложений, при отсутствии в конверте документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем (поступившем) документе составляется акт о несоответствии (повреждении) вложения (рекомендуемый образец приведен в приложении № 10 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр которого высылается отправителю, второй — приобщается к входящему (поступившему) документу, а поврежденный входящий (поступивший) документ передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.

В акте о несоответствии (повреждении) вложения обязательно указываются воинские должности (должности), фамилии и инициалы лиц, его составивших, дата и время составления, известные реквизиты (исходящий регистрационный номер, дата) отсутствующего или неисправимо поврежденного документа.

30.1.5. Перечень документов, не подлежащих регистрации в подразделении делопроизводства и режима, приведен в приложении № 11 к настоящей Инструкции.

30.1.6. При поступлении документов из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в воинской части (организации) или их подразделения, но требующие рассмотрения директором, заместителями директора, командиром (начальником), передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в подразделение делопроизводства и режима.

30.2. На всех входящих (поступивших) документах, за исключением электронных документов, проставляется входящий регистрационный номер документа и дата его регистрации.

30.3. Электронные документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, посредством СЭД, МЭДО, через официальный сайт в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», принимаются подразделением делопроизводства и режима.

30.4. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

30.5. Электронные документы, поступившие по СЭД, МЭДО, могут быть распечатаны с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

30.6. Поступившая корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается уполномоченным должностным лицом воинской части (организации) с выполнением следующих операций:

сверки количества конвертов простой почты с количеством, указанным подразделением почтовой связи в реестре (разносной книге, расписке);

проверки наличия регистрируемых почтовых отправлений по записям почтовых реестров;

оформление факта приема корреспонденции в реестре (разносной книге, расписке) записью о приеме, которая заверяется подписью уполномоченного должностного лица воинской части (организации) и оттиском печати (штампа) с наименованием воинской части (организации). В случае выявления несоответствия сведений накладной и почтовых реестров фактическому наличию корреспонденции в обоих экземплярах накладной оформляется соответствующая запись.

30.7. Входящая (поступившая) корреспонденция, доставленная фельдъегерем ГФС России или федерального государственного унитарного предприятия «Главный центр специальной связи», принимается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима по описи корреспонденции, подготовленной фельдъегерем, под подпись в ней, при доставке единичных пакетов — под подпись в отрывном талоне к пакету с проставлением оттиска печати (штампа) с наименованием воинской части (организации).

30.8. Корреспонденция, поступившая в центральный аппарат Росгвардии, воинскую часть (организацию) в утреннее время (до начала рабочего дня) и в вечернее время (после окончания рабочего дня), а также в выходные и нерабочие праздничные дни, принимается оперативным дежурным (дежурным), который регистрирует поступившие пакеты в Журнале учета пакетов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 12 к настоящей Инструкции) и, не вскрывая, передает их под подпись в названном журнале в подразделение делопроизводства и режима с началом следующего рабочего дня.

О получении срочной корреспонденции оперативный дежурный (дежурный) незамедлительно докладывает адресату или уполномоченному должностному лицу, которые вскрывают пакет и после рассмотрения с резолюцией (указаниями по исполнению) возвращают оперативному дежурному (дежурному).

В случае необходимости незамедлительного доведения содержания поступившего документа до заинтересованных должностных лиц, которое может быть поручено оперативному дежурному (дежурному), его содержание доводится под подпись об ознакомлении.

В начале следующего рабочего дня оперативный дежурный (дежурный) передает документ вместе с пакетом под подпись в Журнале учета пакетов в подразделение делопроизводства и режима, а также информирует о ходе доведения документа.

30.9. Конверты входящих (поступивших) документов уничтожаются по истечении трехдневного срока, за исключением судебных и иных документов без указания даты либо в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов, а также когда только по ним можно установить адрес отправителя. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.

31. Предварительное рассмотрение документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на потоки:

требующие обязательного рассмотрения директором, заместителями директора или командиром (начальником);

направляемые непосредственно в структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии, подразделения воинской части (организации), ответственным исполнителям.

Документы без указания в реквизите «адресат» фамилии должностного лица или наименования структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии, подразделения воинской части (организации) предварительно рассматриваются в подразделении делопроизводства и режима в целях выделения документов, требующих обязательного рассмотрения директором, заместителями директора или командиром (начальником).

Документы, адресованные непосредственно должностным лицам структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии, подразделений воинской части (организации), передаются адресатам с отметкой в соответствующих регистрационно-учетных формах.

32. Регистрация входящих (поступивших) документов.

Входящие документы, поступившие в центральный аппарат Росгвардии, воинскую часть (организацию), после их предварительного рассмотрения регистрируются подразделением делопроизводства и режима в СЭД, а в случае ее неработоспособности — в Журнале учета входящих (поступивших) документов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 13 к настоящей Инструкции).

На входящих (поступивших) документах проставляется входящий регистрационный номер, дата и время (при необходимости) регистрации.

Регистрация входящего (поступившего) документа на бумажном носителе включает в себя создание электронной копии документа, полученной в результате оцифровки (например, сканирования), ее прикрепление в СЭД и внесение необходимых сведений (данных) о документе в ЭРК документа.

На бумажном носителе, на свободном от текста месте, в правом нижнем углу (при отсутствии места — на обороте) первого листа документа ставится регистрационный штамп с указанием наименования воинской части (организации), входящего регистрационного номера документа, даты его регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему (при наличии). При необходимости, на первых листах приложений ставится штамп «Приложение к N ____» с указанием года регистрации документа и количества листов. На сброшюрованных приложениях (книгах, отчетах и других) входящие регистрационные номера проставляются на титульном листе. На входящем документе, поступившем во временное пользование, регистрационный штамп проставляется на обороте его последнего листа.

Входящий регистрационный номер состоит из порядкового номера, полученного при регистрации входящего (поступившего) документа в СЭД или в Журнале учета входящих (поступивших) документов, который в соответствии с назначением документа дополняется буквенным индексом.

При наличии в поступившем конверте (пакете) нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным входящим регистрационным номером.

В ЭРК документа в СЭД вносятся сведения о документе и присваивается входящий регистрационный номер поступившему документу.

Документы, поступившие в СЭД по каналам МЭДО, регистрируются должностными лицами подразделения делопроизводства и режима непосредственно из МЭДО.

При регистрации поступившего документа в СЭД допускается дополнительно проставлять на нем штрих-код, позволяющий идентифицировать документ в данной системе.

Поступающие без сопроводительных писем издания, сброшюрованные материалы регистрируются в Журнале учета изданий (рекомендуемый образец приведен в приложении № 14 к настоящей Инструкции).

В случае если приложение к документу не подлежит подшивке в дело (например, брошюры, информационные книги, документы большого формата), оно берется на инвентарный учет, о чем производятся отметки на сопроводительном письме и в регистрационно-учетной форме, а сопроводительное письмо подшивается в дело.

При регистрации конверта (пакета) с отметкой «Лично» в регистрационно-учетной форме делается запись: «Пакет с отметкой „Лично“.»

Регистрация входящих (поступивших) документов производится в следующие сроки:

документов с отметками «Весьма срочно», «Срочно», «Оперативно», «Вручить немедленно» — незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления);

документов, поступивших в рабочее время, — в день поступления, поступивших в нерабочее время, — на следующий рабочий день, если законодательством Российской Федерации не установлено иное.

33. Порядок рассмотрения документов и доведения документов до исполнителей.

Входящие (поступившие) документы в день регистрации (с отметками «Весьма срочно», «Срочно», «Оперативно», «Вручить немедленно» — незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления) направляются в СЭД или передаются на бумажном носителе (при невозможности направления в СЭД) на рассмотрение адресату или уполномоченным должностным лицам под подпись в Журнале (карточке) учета документов, передаваемых на доклад (рекомендуемый образец приведен в приложении № 15 к настоящей Инструкции).

При необходимости незамедлительного исполнения входящего (поступившего) документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа адресатом или уполномоченным должностным лицом.

По результатам рассмотрения документов резолюции (указания по исполнению) по документу вносятся в ЭРК СЭД, после чего должностные лица, назначенные в качестве исполнителей по документу, получают доступ к электронному документу (электронной копии документа) и его ЭРК в СЭД и организуют работу с ним.

После внесения резолюции (указания по исполнению) по документу, поступившему по МЭДО, для информирования организации-отправителя в СЭД автоматически формируется уведомление о принятии документа к исполнению, содержащее следующие данные:

дата и время формирования уведомления;

краткая информация о поступившем документе, к которому относится уведомление;

информация о пункте документа, принятого к исполнению (опционально);

информация об авторе резолюции (участника МЭДО);

информация о руководителе подразделения-исполнителя;

информация об ответственном исполнителе (исполнителе).

Если в ходе исполнения полученного по МЭДО документа меняется ответственный исполнитель (исполнитель), для информирования организации-отправителя в СЭД автоматически формируется уведомление об изменении хода исполнения, содержащее следующие данные:

дата и время формирования уведомления;

краткая информация о поступившем документе, к которому относится уведомление;

информация о пункте документа, по которому меняется ход исполнения (ответственный исполнитель);

информация об изменении хода исполнения (информация об изменении ответственного исполнителя (исполнителя);

информация о документе-основании изменения хода исполнения документа (ответственном исполнителе (исполнителе).

Документы, которые исполняются воинскими частями (организациями) или их подразделениями, передаются им поочередно (если невозможно направление копий документов или электронных копий документов в СЭД) или одновременно — в электронных копиях документов в СЭД. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции (указании по исполнении) первым либо отмеченному символом «*» или обозначенному словами «созыв», «ответственный» («отв.»).

Документы на бумажном носителе должностные лица, ответственные за исполнение документа, получают в подразделении делопроизводства и режима под подпись в регистрационно-учетной форме с проставлением даты получения (при передаче срочных документов исполнитель проставляет также время получения).

При возвращении входящего (поступившего) документа из подразделения-исполнителя в подразделение делопроизводства и режима (после исполнения или ознакомления) его повторная регистрация не производится, а делается отметка в ЭРК СЭД (регистрационно-учетных формах) о прохождении документа.

34. Организация работы с исходящими (отправляемыми) документами.

Подразделение-ответственный исполнитель составляет и оформляет исходящий (отправляемый) документ в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также согласовывает его содержание с заинтересованными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями (внешнее согласование) и должностными лицами войск национальной гвардии (внутреннее согласование).

До представления проекта документа на подпись исполнитель по документу проверяет правильность оформления и адресации документа, а также наличие необходимых виз (согласований проекта документа), приложений (при наличии), при необходимости готовит справки, записки (докладные, служебные, пояснительные), разъясняющие содержание проекта документа, финансово-экономическое обоснование (в случае если документ влечет за собой расходы средств федерального бюджета), указатель рассылки.

Согласование проектов исходящих (отправляемых) документов, подготовленных в форме электронных документов, осуществляется в СЭД, а подготовленных на бумажном носителе — путем проставления виз на экземпляре документа, направляемом в дело.

При подготовке проектов служебных писем на бумажном носителе один экземпляр оформляется на бланке служебного письма и отправляется в адрес, второй экземпляр, предназначенный для визирования, — на простых листах бумаги (подшивается в дело вместе с исполненным документом). Проекты служебных писем на бумажном носителе, подлежащие тиражированию, отправляемые факсимильной связью, электронной почтой или с использованием СЭД (МЭДО), готовятся в единственном экземпляре.

Документы, адресуемые Президенту Российской Федерации, Председателю Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, руководителям федеральных органов исполнительной власти, Председателю Конституционного Суда Российской Федерации, Председателю Верховного Суда Российской Федерации, Генеральному прокурору Российской Федерации, Председателю Следственного комитета Российской Федерации, подписывает директор (лицо, исполняющее его обязанности).

Документы, адресуемые в Администрацию Президента Российской Федерации, совещательные и консультативные органы при Президенте Российской Федерации, комитеты и Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, комитеты и Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, заместителям Председателя Конституционного Суда Российской Федерации, заместителям Председателя Верховного Суда Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Председателя Следственного комитета Российской Федерации, Председателю (заместителям Председателя) Счетной палаты Российской Федерации, Председателю (заместителям Председателя) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, подписывают заместители директора (в соответствии с распределением обязанностей).

Документы, адресуемые в структурные подразделения федеральных органов исполнительной власти, воинские части (организации), подписывают начальники (руководители) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии (по вопросам, находящимся в их компетенции) и их заместители.

Документы, адресуемые в аппараты полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, подписывают начальники (руководители) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии (по вопросам, находящимся в их компетенции) и их заместители, командующие округами войск национальной гвардии и их заместители, начальники территориальных органов Росгвардии.

Документы, адресуемые в органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, организации, общества и гражданам, подписывают начальники (руководители) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии (по вопросам, находящимся в их компетенции) и их заместители, командующие округами войск национальной гвардии и их заместители, начальники территориальных органов Росгвардии и их заместители, командиры (начальники) соединений, воинских частей, организаций войск национальной гвардии и их заместители.

Инициативные документы, адресуемые в вышестоящие органы управления, в порядке непосредственной подчиненности подписывают командующие округами войск национальной гвардии, начальники территориальных органов Росгвардии, командиры (начальники) соединений, воинских частей, организаций войск национальной гвардии (их филиалов), а также их заместители по направлениям деятельности.

35. Регистрация исходящих (отправляемых) документов.

Документы, подготовленные, согласованные со всеми заинтересованными лицами и подписанные уполномоченными должностными лицами, передаются для регистрации в подразделение делопроизводства и режима либо делопроизводителю и включаются в СЭД.

Перед включением исходящих (отправляемых) документов в СЭД подразделение делопроизводства и режима либо делопроизводитель проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность оформления реквизита «адресат», сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, наличие отметки об исполнителе), а также наличие приложений и экземпляров документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

При регистрации исходящего (отправляемого) документа, предназначенного для отправки по МЭДО, в СЭД должны формироваться сведения, установленные Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утвержденными приказом Минцифры России и ФСО России от 4 декабря 2020 г. № 667/233 (зарегистрирован Минюстом России 5 марта 2021 г., регистрационный № 62668) (далее — Требования к организационно-техническому взаимодействию):

регистрационный номер и дата регистрации документа;

элементы визуализации регистрационных данных документа (даты документа и регистрационного номера документа) и электронной подписи должностного лица, подписавшего документ (отметка об электронной подписи);

данные о местоположении элементов визуализации регистрационных данных и отметки об электронной подписи (координаты).

Регистрация исходящих (отправляемых) документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. Срочные документы, документы в вышестоящие и (или) контролирующие органы регистрируются (включаются) в СЭД и направляются адресату незамедлительно.

При включении исходящего (отправляемого) документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа.

Если ЭРК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего (отправляемого) документа в нее добавляются сведения об исходящем регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем (отправляемом) документе.

Регистрация исходящих (отправляемых) документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

Исходящий регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на копии, остающейся в деле.

Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Электронные документы, электронные копии документов, подготовленных на бумажном носителе, помещаются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

При необходимости хранения копии исходящего (отправляемого) документа на бумажном носителе копия с визами и приложениями подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел (входящий (поступивший) документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом, копия исходящего (отправляемого) документа заверяется отметкой «Верно» и подписывается исполнителем документа либо работником, ответственным за отправку исходящей (отправляемой) корреспонденции).

Исходящий регистрационный номер состоит: из индекса отправителя в соответствии с Классификатором индексов в войсках национальной гвардии Российской Федерации, утверждаемым директором (далее — Классификатор индексов), а затем через дробь (при наличии в индексе дроби — через тире) — порядковый номер регистрации исходящего (отправляемого) документа в СЭД (при ее неработоспособности — в Журнале учета подготовленных документов) (например, «1/312»).

36. Отправка документов.

Решение о способе доставки документа адресатам принимается подразделением-исполнителем по согласованию с подразделением делопроизводства и режима.

Досылка разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ.

Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234 (зарегистрирован Минюстом России 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442), с учетом изменений, внесенных приказом Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. № 61 (зарегистрирован Минюстом России 28 марта 2018 г., регистрационный № 50545), приказом Минкомсвязи России от 13 ноября 2018 г. № 619 (зарегистрирован Минюстом России 19 марта 2019 г., регистрационный № 54090); от 27 марта 2019 г. № 106 (зарегистрирован Минюстом России 7 июня 2019 г., регистрационный № 54893), приказом Минцифры России от 19 ноября 2020 г. № 602 (зарегистрирован Минюстом России 30 ноября 2020 г. № 61158) (далее — Правила оказания услуг почтовой связи), при отправке иными видами связи — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам связи.

Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий нормативных правовых актов и распорядительных документов, направляемых в воинские части (организации).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Исходящие (отправляемые) документы обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день (срочная корреспонденция отправляется в первую очередь).

Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование и передачу на отправку.

При направлении документа более чем в 4 адреса исполнитель документа на отдельном листе составляет указатель рассылки, который согласовывается с начальником подразделения делопроизводства и режима, утверждается начальником подразделения, подготовившего документ.

Указатель рассылки подшивается в дело и хранится вместе с подлинником документа.

Документы, отправляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

Почтовые отправления (с уведомлением о вручении адресату и без него) передаются в почтовое отделение, отправляемые фельдъегерской или специальной связью документы передаются фельдъегерю или иному лицу, обеспечивающему отправку корреспонденции, по Реестру на направляемую корреспонденцию (рекомендуемый образец приведен в приложении № 16 к настоящей Инструкции), в котором отражаются сведения об адресате, номер отправления (исходящий регистрационный номер), дата отправки.

Исходящие регистрационные номера документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.

Реестр на направляемую корреспонденцию оформляется не менее чем в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в подразделение делопроизводства и режима с отметкой о принятии отправления и хранится в соответствующем деле.

Отправка документов по МЭДО должна осуществляться в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию.

Для отправки документа по МЭДО должны быть сформированы:

графические элементы визуализации регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметки об электронной подписи должностного лица, подписавшего документ, а также данные об их местоположении (в случае если они не были сформированы при регистрации документа);

транспортный контейнер для передачи электронного документа.

Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД.

37. Регистрация и прохождение внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих (отправляемых) документов, а на этапе исполнения — входящих (поступивших) документов.

Регистрация внутренних документов осуществляется с использованием СЭД. Регистрационные номера присваиваются отдельно по различным видам документов.

Распоряжения Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, командиров (начальников) регистрируются отдельно от приказов.

Оригинал докладной (служебной) записки после рассмотрения возвращается ее исполнителю для организации дальнейшей работы.

Электронные копии в соответствии с резолюцией направляются должностным лицам, ответственным за выполнение.

Протоколы регистрируются секретарем коллегиального органа (должностным лицом, назначенным командиром (начальником) в Журнале учета протоколов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 17 к настоящей Инструкции) за порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Подписанные распорядительные документы регистрируются в подразделении делопроизводства и режима в день подписания или на следующий рабочий день в Журнале учета распорядительных документов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 18 к настоящей Инструкции) за порядковым номером и (или) включаются в СЭД в виде электронных копий.

Регистрация приказов по личному составу, по строевой части осуществляется в отдельных разделах Журнала учета распорядительных документов за порядковым номером, к которому без пробела присоединяются буквы «л/с» или «с/ч» соответственно. Подшивка указанных приказов производится в отдельные номенклатурные дела в зависимости от сроков их хранения.

Подлинники нормативных правовых актов и распорядительных документов, издаваемых в Росгвардии, воинской части (организации), формируются в самостоятельные дела по видам документов.

Подлинники нормативных правовых актов и распорядительных документов, издаваемых в Росгвардии, воинской части (организации), рассылать запрещается.

Поступившие и тиражированные экземпляры (копии) нормативных правовых (правовых) актов регистрируются в Журнале учета распорядительных документов за порядковым номером и (или) включаются в СЭД в виде электронных копий.

Журнал учета распорядительных документов может иметь следующие разделы:

приказы Росгвардии;

приказы командующего округом войск национальной гвардии;

приказы начальника территориального органа Росгвардии;

приказы командира соединения;

приказы по личному составу;

указы, постановления, приказы, распоряжения, указания других государственных органов.

Регистрация должна ежегодно начинаться с первого номера.

На каждом экземпляре поступившего нормативного правового (правового) акта и не сброшюрованного с ним приложения проставляется штамп, в котором указываются порядковый номер документа по Журналу учета распорядительных документов и дата поступления.

Не сброшюрованное с основным документом приложение регистрируется в Журнале учета распорядительных документов отдельной строкой за тем же порядковым номером, что и основной документ.

Журнал учета распорядительных документов может быть закончен только после проставления отметок о рассылке (со ссылкой на номер и дату сопроводительного письма), уничтожении (со ссылкой на номер и дату акта об уничтожении) или перерегистрации (со ссылкой на регистрационный номер в сводном Журнале учета распорядительных документов) по всем зарегистрированным полученным (тиражированным) нормативным правовым (правовым) актам.

Регистрация в сводном Журнале учета распорядительных документов производится валовым порядком без деления по ведомственной принадлежности в хронологическом порядке.

Тиражированные нормативные правовые (правовые) акты либо их копии рассылаются без сопроводительных писем за порядковым номером в Журнале учета распорядительных документов, который проставляется на пакете.

Нормативные правовые (правовые) акты тиражируются и рассылаются с учетом служебной необходимости. Копии нормативных правовых актов направляются в подразделение, осуществляющее их систематизированный учет, а также в структурное подразделение центрального аппарата Росгвардии, осуществляющее правовое обеспечение деятельности Росгвардии (далее — правовое подразделение Росгвардии). В аналогичном порядке тиражируются и рассылаются межведомственные соглашения (соглашения с другими государственными органами и организациями) и протоколы.

Нормативные правовые (правовые) акты рассылаются в соответствии с указателем рассылки.

При обнаружении редакционных и технических ошибок замена разосланных экземпляров нормативного правового (правового) акта производится с разрешения должностного лица, его издавшего.

Указания по исполнению нормативных правовых (правовых) актов, подлежащих возврату, пишутся на отдельных листах с резолюцией, которые хранятся в подразделении делопроизводства и режима.

Ознакомление с нормативными правовыми (правовыми) актами производится под подпись на листе с резолюцией или на отдельном Листе доведения нормативных правовых (правовых) актов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 19 к настоящей Инструкции).

В случае ознакомления с нормативным правовым (правовым) актом на служебном совещании отметка об этом проставляется должностным лицом, ознакомившим личный состав с его содержанием.

Листы доведения нормативных правовых (правовых) актов хранятся в подразделении делопроизводства и режима в течение двух лет.

Должностные лица, отсутствовавшие по каким-либо причинам на служебном совещании, самостоятельно ознакамливаются с нормативными правовыми (правовыми) актами в подразделении делопроизводства и режима с проставлением подписи в Листе доведения нормативных правовых (правовых) актов.

На нормативных правовых (правовых) актах, в которые внесены изменения, отмененных (признанных утратившими силу) (за исключением нормативных правовых (правовых) актов, поставленных на систематизированный учет), а также в их регистрационно-учетных формах делаются отметки о внесенных изменениях, отмене (признании утратившими силу). После чего отмененные (признанные утратившими силу) нормативные правовые (правовые) акты хранятся отдельно от действующих нормативных правовых (правовых) актов до уничтожения.

Поступившие тиражированные нормативные правовые (правовые) акты после регистрации в регистрационно-учетных формах хранятся по годам их издания с составлением внутренней описи в папках, папках-файлах или скоросшивателях, которые в номенклатуру дел не включаются.

Нормативные правовые (правовые) акты выдаются должностным лицам под подпись в карточке учета выдачи. Папки с нормативными правовыми (правовыми) актами выдавать запрещается.

38. Учет и анализ объемов документооборота.

Учет и анализ объемов документооборота, состава и структуры документопотоков ведется в целях:

совершенствования организации работы с документами;

принятия решений о приобретении средств компьютерной техники и оргтехники;

расчета оптимальной численности должностных лиц, занятых в делопроизводстве;

нормирования труда (служебного времени);

повышения исполнительской дисциплины.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются подразделением делопроизводства и режима и не реже одного раза в полугодие представляются заместителю директора, ответственному за координацию деятельности УДиР Росгвардии, командиру (начальнику).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным СЭД и иным регистрационно-учетным формам. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих (отправляемых) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда и определения численности должностных лиц.

39. Управление документами в СЭД.

Доступ к работе в СЭД имеют только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации.

Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в разделах СЭД (по видам документов).

В ходе рассмотрения документа или в ходе согласования проекта документа заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется маршрут согласования.

Страницы отсканированного документа должны располагаться в соответствии с нумерацией или в порядке изложения текста, а также иметь удобную для чтения ориентацию страниц. Не допускается сканирование чистых страниц документа.

Документы, содержащие конфиденциальную информацию и персональные данные, приложения нестандартных размеров, а также сброшюрованные документы регистрируются в СЭД без сканирования.

После включения электронных документов в СЭД формируются регистрационные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа необходимо создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

Регистрация и учет электронных документов осуществляются в информационных системах.

При включении в СЭД входящих (поступивших) документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

наименование организации-корреспондента;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

дата поступления документа;

входящий регистрационный номер;

способ доставки документа;

заголовок к тексту;

количество листов основного документа;

отметка о приложении;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, тип связи);

резолюция;

срок исполнения документа;

индекс дела по номенклатуре дел;

сведения о переадресации документа;

отметка о контроле;

гриф ограничения доступа к документу;

сведения об электронной подписи;

результат проверки электронной подписи;

электронный адрес корреспондента;

ссылки на файл входящего (поступившего) документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

При включении в СЭД исходящих (отправляемых) документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

наименование организации — адресата;

фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, тип связи);

количество листов основного документа;

индекс отправителя, присвоенный в соответствии с Классификатором индексов;

отметка о приложении;

гриф ограничения доступа к документу;

подразделение-ответственный исполнитель документа;

сведения об электронной подписи;

ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

электронный адрес корреспондента;

способ доставки документа адресату.

При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

наименование подразделения, подготовившего проект документа;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

гриф ограничения доступа к документу;

фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту;

подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

количество листов основного документа;

отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

индекс отправителя, присвоенный в соответствии с Классификатором индексов;

резолюция;

отметка о контроле;

ссылки на файл входящего (поступившего) документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Рассылка документов подключенным к СЭД адресатам осуществляется с использованием СЭД в виде электронных документов или электронных копий документов, полученных в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Документы на бумажном носителе досылаются в адреса только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и приказами (распоряжениями) Росгвардии, командиров (начальников), с отметкой об этом в графе «Комментарий» электронного документа в СЭД.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

40. Копирование (размножение, тиражирование) документов.

Копировально-множительные работы осуществляются централизованно на множительных участках или в типографиях.

Наряды на снятие копий и множительные работы подписывает начальник подразделения делопроизводства и режима или его заместитель, которые проверяют правильность оформления документов, указателя рассылки, наличие разрешения на размножение.

Копирование (тиражирование) небольших по объему документов (не имеющих грифа ограничения доступа) производится непосредственно в подразделениях воинской части (организации), имеющих копировально-множительную технику.

На множительные участки сдаются первые экземпляры (подлинники) документов, отвечающие необходимым техническим требованиям. Материалы должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на стандартных листах бумаги форматов A3, A4 или A5.

Тираж изготовленных копий должен соответствовать наряду. Размноженные экземпляры выдаются исполнителю под подпись вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы на первом экземпляре (подлиннике) документа и бланке наряда делается соответствующая отметка. Учет выполнения работ ведется на основании нарядов.

Если при копировании документа уменьшается его формат, с размещением нескольких листов оригинала на одном листе копии без последующего их разрезания, то в регистрационных формах учитываются: для оригинала — число листов оригинала, для копии — число листов копии. Листом считается бумажный носитель информации, изготовленный (разрезанный) по размеру, установленному стандарту.

Дополнительно размноженные экземпляры документа регистрируются за тем же номером, за которым этот документ отпечатан, о произведенном размножении на последнем листе оригинала проставляется штамп: «Регистрационный N ____. Дополнительно размножено __ экз. __ на листах. Наряд N ____ от __ ______ ____ г. Подпись исполнителя заказа _______». В журналах учета копировально-множительных работ указываются дата и количество дополнительно размноженных экземпляров документов, место их нахождения.

Нумерация дополнительно размноженных в центральном аппарате Росгвардии, воинской части (организации) экземпляров входящего (поступившего) документа производится с указанием номера экземпляра входящего (поступившего) документа, с добавлением через дробь номера размноженного экземпляра.

Нумерация размноженных экземпляров исходящего (отправляемого) документа продолжается от последнего номера ранее учтенного (размноженного) экземпляра исходящего (отправляемого) документа.

41. Контроль за исполнением документов (поручений).

Распорядительные документы, перечни поручений, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы (поручения), требующие исполнения.

Контроль за исполнением документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

Контроль за исполнением документов (поручений) ведется:

исполнения документов (поручений) по существу — должностными лицами войск национальной гвардии, на которых возложено исполнение документа (поручения);

сроков исполнения документов (поручений) — подразделениями делопроизводства и режима (делопроизводителями) или иными должностными лицами по поручению директора, заместителей директора, командиров (начальников) (далее — субъект контроля).

Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает следующие этапы:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

информирование должностных лиц о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

На документах, подлежащих контролю сроков их исполнения, проставляется штамп «Контроль» или «Особый контроль».

Срок исполнения документа (поручения) указывается непосредственно в документе или в резолюции к документу.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то они подлежат исполнению в предшествующий рабочий день.

Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие отметку:

«весьма срочно» — в течение одного дня;

«срочно» — в 3-дневный срок;

«оперативно» — в 10-дневный срок;

остальные — в срок не более 30 дней.

Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, по истечении двух третьих срока исполнения документа осуществляется предварительный контроль и напоминание исполнителям.

Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) осуществляется в автоматическом режиме посредством СЭД и (или) иного программного обеспечения, а также с использованием электронной почты или телефонной связи.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля за исполнением документов (поручений).

По документам (поручениям), имеющим длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей, по указанию директора, заместителей директора, командиров (начальников) подготавливается план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках исполнения документа (поручения). План контроля разрабатывается субъектом контроля и после согласования с исполнителями утверждается должностным лицом, давшим поручение о его разработке. Копии плана контроля или выписки из него направляются исполнителям.

Приостановить или отменить исполнение контрольного документа (поручения) может директор, заместители директора или командир (начальник), подписавшие документ (поручение) или давшие поручение (резолюцию).

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель обязан представить докладную (служебную) записку о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено должностному лицу, установившему такой срок, в течение двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения документа (поручения) превышает два месяца — в течение одного месяца срока исполнения документа (поручения).

Сроки исполнения срочных документов не продлеваются и не корректируются.

Об изменении срока исполнения документа (поручения), состава исполнителей документа (поручения), принятия решения об исполнении документа (поручения) без направления ответа ответственный исполнитель информирует субъект контроля.

Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.

Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа.

Решение об исполнении документа (поручения) без направления ответа принимает должностное лицо, поставившее документ (поручение) на контроль.

Сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля за исполнением.

В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

Субъект контроля анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет директору, заместителям директора, командиру (начальнику) отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, неисполненных, находящихся на исполнении.

Документы, поставленные на контроль, принимаются подразделением делопроизводства и режима для формирования дел только после снятия их с контроля и проставления соответствующей отметки.

42. Работа исполнителя с документами.

Исполнитель в процессе исполнения документа осуществляет:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением требований настоящей Инструкции;

согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

повторное согласование проекта документа (в случае его серьезной корректировки по результатам первого согласования);

в необходимых случаях — подготовку указателя рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение);

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки о направлении документа в дело.

Исполнитель обеспечивает полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, и соблюдение установленных сроков исполнения документа.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах и ходе промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другое), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, представляют головному исполнителю предложения. Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

V. Документальный фонд

43. Для определения сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, организации их хранения руководствуются Перечнем документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

Создание документального фонда войск национальной гвардии осуществляется подразделениями делопроизводства и режима путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на архивное хранение.

44. Разработка и ведение номенклатуры дел.

44.1. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.

44.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации; Положением о Федеральной службе войск национальной гвардии Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 сентября 2016 г. № 510 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 41, ст. 5802; 2022, № 11, ст. 1674) (далее — Положение о Росгвардии); Регламентом Росгвардии; положениями о структурных подразделениях центрального аппарата Росгвардии; положениями о территориальных органах Росгвардии; уставами управлений оперативно-территориальных объединений, организаций войск национальной гвардии; штатами и штатными расписаниями; плановой и отчетной документацией; номенклатурой дел за прошедшие годы; нормативными правовыми актами, содержащими сведения об образующихся в деятельности войск национальной гвардии документах; Перечнем документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

Номенклатура дел разрабатывается исходя из возложенных задач и составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения, на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

44.3. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с начальниками других подразделений по установленным формам (приложение № 20 к настоящей Инструкции).

Номенклатура дел вводится в действие с 1 января.

44.4. Номенклатура дел воинской части (организации) составляется в воинских частях (организациях), за исключением филиалов организаций вневедомственной охраны войск национальной гвардии.

Подразделения представляют в подразделение делопроизводства и режима предложения в проект номенклатуры дел воинской части (организации).

Номенклатура дел воинской части (организации) подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, рассматривается экспертной комиссией (далее — ЭК) и утверждается командиром (начальником).

Один раз в 5 лет номенклатура дел воинской части (организации), непосредственно подчиненной директору, согласовывается с Управлением по делам архивов Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации (Центральным архивом Росгвардии) (далее — Центральный архив Росгвардии), а иных воинских частей (организаций) — с архивом войск национальной гвардии, источником комплектования которого они являются.

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

Номенклатура дел центрального аппарата Росгвардии составляется УДиР Росгвардии на основании номенклатур дел структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии.

Номенклатура дел центрального аппарата Росгвардии подписывается начальником УДиР Росгвардии, визируется начальником Центрального архива Росгвардии, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК) и утверждается директором.

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

Один раз в 5 лет номенклатура дел центрального аппарата Росгвардии согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) Центрального архива Росгвардии.

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

Номенклатура дел регистрируется в СЭД в разделе исходящих (отправляемых) документов.

44.5. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает изменения в номенклатуру дел и представляет их в подразделение делопроизводства и режима для согласования и утверждения в порядке, установленном подпунктом 44.4 настоящей Инструкции, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел.

44.6. Подразделение воинской части (организации), а также структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии с целью информирования направляют в подразделение делопроизводства и режима справку о включении в номенклатуру дел новых дел с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела.

44.7 Номенклатура дел воинской части (организации) составляется в двух экземплярах:

первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел подразделения делопроизводства и режима;

второй экземпляр передается в архив войск национальной гвардии, источником комплектования которого является воинская часть (организация), для использования в качестве учетного документа.

Номенклатура дел центрального аппарата составляется в трех экземплярах:

первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел УДиР Росгвардии;

второй экземпляр передается в Центральный архив Росгвардии в качестве учетного документа;

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

третий экземпляр передается в государственный архив, источником комплектования которого является Росгвардия.

44.8. В качестве рабочего экземпляра в подразделении делопроизводства и режима используется копия номенклатуры дел. Подразделением делопроизводства и режима номенклатура дел воинской части (организации) в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе рассылается в подразделения воинской части (организации), а номенклатура дел центрального аппарата — в структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел хранится в подразделении делопроизводства и режима до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив войск национальной гвардии.

44.9. Номенклатура дел составляется заново в случае изменения функций воинской части (организации), Росгвардии.

44.10. Наименованием раздела номенклатуры дел является наименование подразделения воинской части (организации), структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии в соответствии со штатом (штатным расписанием) или направление деятельности.

44.11. В течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел могут вноситься уточнения в заголовки дел, в необходимых случаях — в сроки хранения документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные в номенклатуре дел (новые заголовки дел вносятся в резервные номера, предусмотренные в каждом разделе номенклатуры дел).

44.12. Сроки хранения документов, включенные в номенклатуру дел, устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, Перечнем документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии, и указываются в соответствующей графе номенклатуры дел со ссылкой на статью (часть, пункт) федерального закона, иного нормативного правового акта, Перечня документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

44.13. По завершении календарного года подразделением делопроизводства и режима оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов, отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих.

Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

Итоговая запись заверяется подписью начальника подразделения делопроизводства и режима.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи, передаются в архив войск национальной гвардии с отметкой должности и подписи лица, передавшего сведения.

44.14. Дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами указываются заголовки дел, не предусмотренные номенклатурой дел, подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима и вместе с итоговой записью приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

44.15. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

44.16. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность подразделений воинской части (организации), структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий), регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях — копии документов.

44.17. Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

44.18. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры, дела наблюдательного характера.

44.19 Порядок заполнения граф номенклатуры дел.

В графу 1 проставляется порядковый номер дела в номенклатуре дел.

В графе 2 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Классификаторе индексов цифрового обозначения (кода) подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах раздела номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами (например, 25-5, где 25 — код подразделения, 5 — порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел). Для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 3 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (например, переписка, журнал, дело) или разновидности документов (например, протоколы, приказы); наименование составителя номенклатуры дел, его подразделения или должностного лица (автор документа); наименование воинской части (организации), которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке указывается наименование видов документов, например:

Приказы командира части по личному составу.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу, например:

Документы к протоколам заседания коллегии Росгвардии.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с территориальными органами Росгвардии по жилищным вопросам.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации методических сборов по вопросам военно-патриотической работы.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с МВД России по вопросам подготовки кадров.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Расчеты сметы на 2020 г. по бюджетным ассигнованиям.

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «исходящая переписка», «входящие документы»), а также вводных слов, сложных оборотов, сокращенных слов (кроме официально установленных сокращений).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов (например, заголовки дел, содержащие постановления и приказы вышестоящих органов управления (должностных лиц), располагаются перед заголовками дел с приказами нижестоящих органов управления (должностных лиц) и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию, а затем заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 4 заполняется после завершения дела (тома).

В графе 5 указываются должностные лица, которым предоставлено право пользоваться делом (томом).

В графа 6 указывается номер фактически сформированных томов (частей).

В графах 7 и 8 проставляются даты заведения и окончания дела (тома, части). Для переходящих дел в графе 8 проставляется соответствующая отметка (например, переходящее на 2023 г.).

В графе 9 проставляется количество листов дела без учета внутренней описи листов дела.

В графе 10 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

В графах 11 и 12 указываются должностные лица, которым передано дело (том, часть), удостоверяющая подпись.

Графа 13 содержит подпись должностного лица, оформившего дело (том, часть).

В графе 14 проставляется инвентарный номер по журналу законченных производством дел.

В графе 15 проставляются отметки о заведении в электронном виде, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в государственный орган, организацию, воинскую часть (организацию) и другие. По делам, которые по каким-либо причинам в течение года не заводились, делается запись — «Дело не заводилось».

45. Формирование дел и их оперативное хранение.

45.1 При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел, документов образовательных организаций, которые формируются за учебный год, документов выборных и совещательных органов, историй болезней;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине (включая обложку дела (по корешку) не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и при необходимости заголовка тома;

документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

45.2. Нормативные правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы-основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений, не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов).

Нормативные правовые акты, утвержденные приказами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами (многостраничные приложения объемом 100 и более страниц могут выделяться в отдельный том дела).

Приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу.

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению нормативного правового (правового) акта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на нормативный правовой (правовой) акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Личные карточки уволенных работников формируются в дела по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии). При небольшом количестве уволенных в течение одного календарного года допускается формирование одного дела с личными карточками за несколько лет.

Карточки лицевых счетов на денежное довольствие и заработную плату группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии).

Переписка группируется в дела по тематике и (или) корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от видов документов формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

45.3. Формирование и оперативное хранение дел до передачи их на архивное хранение осуществляется подразделением делопроизводства и режима, а также иным подразделением воинской части (организации) по решению командира (начальника).

Формирование электронных дел осуществляется в СЭД.

45.4. Контроль за правильным формированием и оперативным хранением дел осуществляется подразделением делопроизводства и режима под методическим руководством архивной службы УДиР Росгвардии.

45.5. Формирование дел осуществляется в соответствии с номенклатурой дел с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

45.6. При приеме исполненных документов подразделением делопроизводства и режима проверяется правильность их оформления (наличие необходимых реквизитов), правильность рассылки, направления документов в дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений. Срок передачи исполнителем законченного производством документа в дело не должен превышать 10 дней с даты исполнения документа.

Неисполненные, не снятые с контроля, не имеющие надписи «В дело N ____», подлежащие возврату или неправильно оформленные документы для включения в дело не принимаются.

45.7. Все законченные производством дела (тома) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в Журнале учета законченных производством дел (рекомендуемый образец приведен в приложении № 21 к настоящей Инструкции). Каждый том дела регистрируется за отдельным номером, который проставляется на его обложке.

45.8. Основанием для заведения второго и последующих томов дела является окончание и постановка предыдущего на инвентарный учет в Журнале учета законченных производством дел.

Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.

45.9. По законченному производством делу (тому) в номенклатуре дел производится запись с указанием даты окончания дела (тома), количества листов в нем и других необходимых данных.

45.10. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

45.11 Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

45.12. Дела на бумажном носителе размещаются в шкафах, сейфах, а также на стеллажах (в подразделении делопроизводства и режима).

Дела для обеспечения визуального контроля их наличия и поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается рядом со стеллажом, на внутренней стороне шкафа, сейфа. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке.

Должностные лица, ответственные за ведение и хранение дел, обеспечивают сохранность документов и дел.

45.13 Дела, находящиеся на оперативном хранении, подлежат учету.

45.14. Должностные лица подразделения делопроизводства и режима проводят проверки фактического наличия и состояния документов и дел, соответствия их количеству по номенклатуре дел:

перед передачей документов на архивное хранение;

при перемещении дел;

при смене начальника подразделения делопроизводства и режима;

при реорганизации и ликвидации воинской части (организации);

в иных случаях по решению командира (начальника).

45.15. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

Акт проверки наличия и состояния дел представляется командиру (начальнику).

45.16. Факт утраты дел (документов) фиксируется в акте утраты дел (документов), составляемом и подписываемом начальником подразделения делопроизводства и режима и командиром (начальником) в двух экземплярах (при утрате дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). Материалы разбирательства (служебной проверки) и акт утраты дел (документов) представляются на рассмотрение ЦЭК Росгвардии.

45.17. Два экземпляра акта утраты дел (документов) хранятся в подразделении делопроизводства и режима. При утрате дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения экземпляр акта утраты дел (документов) представляется в архив войск национальной гвардии при передаче дел на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного дела (документа) его копией.

45.18. Дела, находящиеся на оперативном хранении, выдаются во временное пользование должностным лицам воинской части (организации). При необходимости должностным лицам выдаются из этих дел документы, которые непосредственно относятся к их служебной деятельности. При этом в регистрационно-учетных формах проставляются регистрационный номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.

45.19. Дела выдаются должностным лицам, которым разрешено ознакомление с ними, под подпись в Карточке учета выдачи (рекомендуемый образец приведен в приложении № 22 к настоящей Инструкции) и подлежат возврату до конца текущего рабочего дня.

45.20. Список должностных лиц, которым разрешено ознакомление с делом (томом), указывается на обороте обложки дела (тома) или на отдельном листе, хранящемся в деле (томе дела). Список подписывается начальником того подразделения, документы которого подшиваются в дело, и заверяется подписью начальника подразделения делопроизводства и режима. Изменения в список вносятся с разрешения начальника подразделения делопроизводства и режима по представлению начальника подразделения, документы которого подшиваются в дело.

45.21. Карточка учета выдачи хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела. Если Карточка учета выдачи полностью заполнена, то заводится новая Карточка учета выдачи, и они хранятся вместе с делом. Заполненная Карточка учета выдачи не нумеруется и листом дела не считается.

По Карточкам учета выдачи осуществляется контроль за своевременным возвращением дел.

45.22. Выдача дел, хранящихся в воинской части (организации), в другие государственные органы, организации, воинские части (организации) производится на основании их письменных запросов с разрешения директора, командира (начальника). Выдача дел подтверждается актом выдачи дел во временное пользование, который помещается на место выданного дела.

45.23. Изъятие (выемка) дел и документов, образовавшихся в деятельности воинской части (организации), производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) уполномоченного государственного органа и разрешения командира (начальника) с извещением начальника подразделения, документы которого изымаются.

Факт изъятия (выемки) дел (документов) фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) дел (документов), который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями воинской части (организации) и государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

45.24. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись должностного лица, ответственного за формирование и (или) хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

46. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение.

46.1. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются на архивное хранение не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел на архивное хранение проводится на основании описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на архивное хранение не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения.

46.2. Подразделением делопроизводства и режима производится комплекс работ по подготовке документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение, предусматривающий:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

46.3. Ежегодно подразделением делопроизводства и режима совместно с ЦЭК, ЭК проводится экспертиза ценности документов.

46.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов и иных нормативных правовых актов, Перечня документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

46.5 При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи на архивное хранение;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему оперативному хранению;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

46.6. При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

46.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, электронных документов, личных дел проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Описи дел на дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел составляются ежегодно под методическим руководством Центрального архива Росгвардии. По этим описям документы сдаются на архивной хранение.

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, на личные дела, электронные дела.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией дел. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел служат основой для подготовки сводных описей дел, которые готовит Центральный архив Росгвардии и по которым он сдает дела на постоянное хранение в государственный архив.

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

Описи дел составляются по установленным формам (приложение № 23 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах и представляются в архив войск национальной гвардии не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование воинской части (организации), в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.

Описательная статья описи дел структурного подразделения содержит следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи;

индекс дела (тома);

заголовок дела (тома);

дата дела (тома);

срок хранения дела (тома);

количество листов в деле (томе) или объем в Мб в описи электронных дел, документов.

Перед внесением заголовков дел в опись дел проверяется качество формирования и оформления дел.

В опись электронных дел, документов включается приложение к описи — реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело. Реестр электронных документов подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с принятой схемой систематизации дел в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

внутри описи дела располагаются по годам их заведения (личные дела и личные карточки уволенных работников) — по годам увольнения лиц и в алфавитном порядке их фамилий);

порядок нумерации дел в описи — валовый;

порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с архивом войск национальной гвардии;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов;

при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».

Графа описи дел «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим государственным органам, организациям, воинским частям (организациям) со ссылкой на акт о выдаче дел во временное пользование, о наличии электронных копий дел и других.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, в описи электронных дел, документов — общий объем электронных дел в Мб.

Опись дел подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима после согласования ЭК, согласовывается с архивом войск национальной гвардии и утверждается командиром (начальником).

Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив войск национальной гвардии, а второй остается в качестве контрольного экземпляра. В архив войск национальной гвардии также передается экземпляр описи в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

46.8. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов подразделения делопроизводства и режима, а также иные подразделения, осуществляющие формирование и оперативное хранение дел, оформляют дела при методической помощи и под контролем Центрального архива Росгвардии.

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается хранить листы документов в составе дела в папках-скоросшивателях, мягких обложках, без нумерации, а листы-заверители дела не составлять, реквизиты обложки дела заполнять по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

оформление обложки дела.

46.8.1. Документы на бумажном носителе, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола (на три прокола — для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Документы особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатные документы (например, карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки) в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел постоянного хранения применяется безкислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не допускается.

46.8.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (например, фотографиями, вырезками, выписками) нумеруется как один лист. В нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка (например, «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа»).

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка (например, «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов»).

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (например, вставки текста, переводы, вырезки, справки), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные документы (например, чертежи, рукописи, графика) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Во внутреннюю опись также вносятся исправления или внутренняя опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче на архивное хранение допускается по согласованию с архивом войск национальной гвардии употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

46.8.3. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела (заверительная надпись) по форме, установленной в приложении № 24 к настоящей Инструкции, и помещается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (например, чертежи, фотографии, рисунки, крупноформатные листы, конверты с вложениями и количество вложенных в них листов), особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) и физического состояния документов (например, помарки, неразборчивый текст, порванные листы).

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием воинской должности (должности), инициалов, фамилии и даты составления.

Запрещается выносить лист-заверитель на внешнюю сторону обложки дела или оборотную сторону последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен сверху на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

46.8.4. Для учета и быстрого поиска документов составляется внутренняя опись документов дела по форме, установленной в приложении № 25 к настоящей Инструкции.

Во внутреннюю опись документов дела помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему. Документы и приложения к ним вносятся во внутреннюю опись документов дела как одна позиция, отметки о наличии приложений во внутренней описи документов дела не делаются.

Листы внутренней описи документов дела подшиваются в начале дела и нумеруются римскими цифрами простым карандашом. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов дела, то составленная внутренняя опись документов дела подклеивается сверху на внутреннюю сторону обложки в начале дела.

Внутренняя опись документов дела содержит сведения о порядковом и регистрационном номере, дате, заголовке документа и номерах листов дела, на которых расположен документ.

Перед сдачей дела на архивное хранение к внутренней описи документов дела (внутренней описи каждого раздела) составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи документов дела. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с указанием воинской должности (должности), инициалов, фамилии и даты составления.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями) эти изменения отражаются во внутренней описи документов дела в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Исправления во внутренних описях документов дела оговариваются и заверяются подписями двух должностных лиц подразделения делопроизводства и режима.

46.8.5. Обложка дела (титульный лист) оформляется по установленной форме (приложение № 26 к настоящей Инструкции).

Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку дела наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным печатным способом, то надписи на нем также могут быть напечатаны. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела (титульном листе) указываются:

наименование воинской части (организации);

наименование подразделения воинской части (организации);

индекс дела по номенклатуре дел;

номер тома;

заголовок дела (тома);

дата дела (тома);

количество листов в деле (томе);

срок хранения дела и номер статьи перечня.

Отметки, проставляемые на обложке дела (титульном листе), оформляются в соответствии со следующими правилами:

наименование воинской части (организации) указывается действительное (в скобках условное или сокращенное) в именительном падеже. В случаях, когда в течение года, за который оформляются дела, воинская часть (организация) была переименована (преобразована), то под старым ее наименованием пишется и новое наименование;

наименование подразделения записывается в соответствии со штатом (штатным расписанием). Если в течение года наименование подразделения менялось или дело было передано в другое подразделение, старое наименование заключается в скобки, новое наименование пишется под старым;

индекс дела проставляется по номенклатуре дел;

если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается номер и количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома, на последнем томе — номер и слово «последний». Если дело сформировано из документов нескольких дел, выделенных в результате экспертизы их ценности, вместо индекса дела вносится обозначение «б/н» (без номера);

заголовок дела переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (например: номера приказов, протоколов). Если заголовок дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов (например, «Разная переписка», «Переписка по общим вопросам»), составляется новый заголовок дела, отражающий содержание подшитых в деле документов. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела, а при необходимости — заголовок каждого тома. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается количество копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается;

в дате дела (тома) указываются год(ы) заведения и окончания дела (тома) в делопроизводстве. При этом число (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела (тома), то под датами дела (тома), с новой строки делается об этом запись: «В деле (томе) имеются документы за ... год(ы)». Даты дела (тома) могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Для дел, сформированных из документов по их видам (например, приказы, распоряжения, акты), датой начала дела является дата регистрации (подписания, утверждения) самого раннего документа, а датой окончания — дата регистрации (подписания, утверждения) самого позднего документа. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегий, военных советов, совещаний являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протокола, включенных в дело. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего (отправляемого) документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего (поступившего) или исходящего (отправляемого) документа независимо от места нахождения их в деле. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата документа, подтверждающего смерть лица, или запись об этом должностного лица кадрового органа (органа комплектования) воинской части (организации). Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки;

количество листов в деле (томе) проставляется на основании листа-заверителя дела, не считая внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела;

срок хранения дела и номер статьи Перечня документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии, переносятся на обложку дела из номенклатуры дел после его сверки с указанным перечнем (при изменении сроков хранения документов старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

На обложках дел предусматривается место для архивного шифра дела (состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи) на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения проставляется в архиве войск национальной гвардии карандашом.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

Наименования воинской части (организации) и его подразделения, год и номер дела (тома) могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью должностного лица подразделения делопроизводства и режима.

46.9. Особенности оформления личных дел военнослужащих, лиц, проходящих службу в войсках национальной гвардии и имеющих специальные звания полиции (далее — сотрудники), федеральных государственных гражданских служащих и работников войск национальной гвардии.

Оформление личных дел военнослужащих, сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников войск национальной гвардии и подготовка их к передаче на архивное хранение осуществляется должностным лицом кадрового органа (органа комплектования).

На каждый раздел личного дела военнослужащего, сотрудника составляется внутренняя опись документов дела. При этом сами листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от листов документов личного дела.

К личному делу лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, прилагается внутренняя опись.

Бланк листа-заверителя личного дела заполняется после увольнения военнослужащего, сотрудника, федерального государственного гражданского служащего или работника.

Подлинные невостребованные личные документы (трудовые книжки и вкладыши к ним, дипломы, аттестаты, свидетельства) вкладываются в конверт и помещаются в конце личного дела.

Имеющиеся в личных делах фотокарточки должны быть уложены в специальные карманы, а при отсутствии их — в конверты, которые приклеиваются на внутренней стороне обложки дела сверху. Фотокарточки на оборотной стороне должны иметь заверительную надпись, например: Иванов Иван Иванович, личный номер А-000777, должность, подпись удостоверяющего лица, дата.

46.10. Подготовка электронных дел к передаче на архивное хранение осуществляется подразделением делопроизводства и режима и подразделением, обеспечивающим функционирование информационной системы.

При подготовке электронных документов, отобранных к передаче на архивное хранение, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1 или иной формат по согласованию с архивом войск национальной гвардии, если электронный документ был создан или включен в информационную систему в ином формате;

формирование в информационной системе описей электронных дел, документов;

формирование в информационной системе контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1 или ином формате по согласованию с архивом войск национальной гвардии;

формирование в информационной системе электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив войск национальной гвардии не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дел по личному составу, электронных документов.

47. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Подразделение делопроизводства и режима на основе поступивших предложений составляет Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее — Акт о выделении к уничтожению документов) по установленным формам (приложение № 27 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в Акт о выделении к уничтожению документов, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором он составлен.

Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в Акт о выделении к уничтожению документов, при этом отметка «ЭПК» не указывается.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется на все дела (дела каждого подразделения составляют самостоятельную группу заголовков), заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в Акт о выделении к уничтожению документов под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Отбор дел (документов) к уничтожению и составление Акта о выделении к уничтожению документов производится после составления описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, за тот же период.

Акт о выделении к уничтожению документов рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

Акт о выделении к уничтожению документов воинской части (организации) подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, согласовывается ЭК и утверждается командиром (начальником) только после утверждения архивом войск национальной гвардии описей дел документов постоянного хранения и согласования описей дел документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

Акт о выделении к уничтожению документов центрального аппарата Росгвардии подписывается начальником УДиР Росгвардии, согласовывается ЦЭК и утверждается директором только после утверждения ЭПК Центрального архива Росгвардии описей дел документов постоянного хранения и согласования описей дел документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

После чего дела, указанные в Акте о выделении к уничтожению документов, могут быть переданы на уничтожение.

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный Акт о выделении к уничтожению документов.

В случае если из отобранных к уничтожению дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в Акте о выделении к уничтожению документов указываются регистрационные номера и наименование вида документа, индекс дела, из которого они изъяты, и номера листов, а также индекс дела (номер тома), в которое они помещены. В регистрационно-учетных формах проставляются отметки о новом местонахождении указанных документов. В Акте о выделении к уничтожению документов таких дел указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле после изъятия документов.

Акты о выделении к уничтожению документов хранятся постоянно в деле фонда.

Об уничтожении дел (документов) составляется акт. Акт об уничтожении дел (документов) подписывают начальник подразделения делопроизводства и режима и не менее двух должностных лиц подразделения, дела (документы) которого уничтожаются.

При уничтожении дел (документов) должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами, неполного уничтожения документов, позволяющего восстановить их содержание.

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с отметкой в Акте о выделении к уничтожению документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

В номенклатуре дел, Журнале учета законченных производством дел, информационной системе проставляются отметки об уничтожении дел (документов) с указанием даты и номера акта об уничтожении, заверяемые подписью начальника подразделения делопроизводства и режима.

48. Передача дел на архивное хранение.

Передача дел (документов) на архивное хранение осуществляется в соответствии с планом:

утвержденным заместителем директора, ответственным за координацию деятельности Центрального архива Росгвардии, для воинских частей (организаций), непосредственно подчиненных директору;

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

утвержденным командующим округом войск национальной гвардии для иных подчиненных воинских частей (организаций).

Передача дел производится по описям дел.

Дела и описи дел доставляются в архив войск национальной гвардии должностными лицами подразделения делопроизводства и режима и других подразделений воинской части (организации) с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей дел, передаваемых на архивное хранение.

Прием дел (документов) производится должностным лицом архива войск национальной гвардии в присутствии представителей воинской части (организации) с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи дел указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи должностного лица архива войск национальной гвардии и должностного лица, передавшего дела.

После приема-передачи дел (документов) в графе «Примечание» номенклатуры дел проставляется отметка:

Передано в архив, опись от.... N.....

Передача электронных дел (документов) на архивное хранение производится на основании описей электронных дел, документов по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

При передаче электронных дел (документов) на архивное хранение выполняются следующие основные процедуры:

формирование в информационной системе электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

формирование описи электронных дел;

проверка архивом войск национальной гвардии электронных дел (документов) на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных дел (документов);

проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов на архивное хранение на физически обособленных материальных носителях);

проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных дел (документов) на архивное хранение оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями должностного лица архива войск национальной гвардии и должностного лица, передавшего электронные дела (документы). При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью командира (начальника) воинской части (организации) или уполномоченного им должностного лица.

В случае ликвидации или реорганизации воинской части (организации) подразделением делопроизводства и режима в период проведения ликвидационных мероприятий формируются все имеющиеся документы в дела, оформляются и передаются:

в Центральный архив Росгвардии — дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения (по описям дел);

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

правопреемнику — дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения (по номенклатуре дел).

При отсутствии у воинской части (организации) правопреемника весь документальный фонд, в том числе дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, передаются в архив войск национальной гвардии, источником комплектования которого являлась ликвидированная или реорганизованная воинская часть (организация).

VI. Особенности делопроизводства в центральном аппарате Росгвардии

49. Организация документационного обеспечения руководства Росгвардии возлагается на УДиР Росгвардии.

Кроме того, по решению заместителей директора их документационное обеспечение может возлагаться на подразделение делопроизводства и режима структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии, координацию деятельности которого они осуществляют (далее — подразделения документационного обеспечения руководства Росгвардии).

50. Поступившая корреспонденция, адресованная директору, заместителям директора, а также в Росгвардию, без указания структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии проходит первичную обработку и регистрацию в УДиР Росгвардии.

51. После первичной обработки и регистрации корреспонденция направляется на рассмотрение руководству Росгвардии через УДиР Росгвардии, подразделения документационного обеспечения руководства Росгвардии, аппараты директора, заместителей директора.

52. Срочная корреспонденция, поступающая после окончания рабочего дня, сдается должностным лицом узла фельдъегерско-почтовой связи центра контроля и безопасности связи стационарного узла связи федерального государственного казенного учреждения «Центральный узел связи войск национальной гвардии Российской Федерации»: до 20 часов — дежурному по УДиР Росгвардии, после 20 часов — оперативному дежурному центрального командного пункта Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации Главного оперативного управления Главного штаба войск национальной гвардии, который регистрирует ее в Журнале учета пакетов.

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

Дежурный по УДиР Росгвардии (оперативный дежурный) о содержании указанной корреспонденции докладывает директору, заместителям директора и доводит начальникам (руководителям) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии в соответствии с их компетенцией, о чем делает соответствующую отметку на документе.

53. Документы, полученные должностными лицами центрального аппарата Росгвардии непосредственно из государственных органов, организаций или воинских частей (организаций), адресованные директору, заместителям директора, в Росгвардию или начальнику (руководителю) структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии, должны быть незамедлительно переданы для регистрации в УДиР Росгвардии, в подразделение делопроизводства и режима.

54. Документы по вопросам международного сотрудничества, в том числе на иностранных языках, а также письменные обращения иностранных граждан направляются в управление международного сотрудничества Главного организационного управления Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации (далее — ГОрУ Росгвардии) для предварительного рассмотрения, перевода или аннотации. После рассмотрения таких документов они направляются для регистрации в УДиР Росгвардии (при необходимости доклада директору, заместителям директора) либо в подразделение делопроизводства и режима структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии.

55. Для переписки с зарубежными корреспондентами по поручению директора, заместителя директора, осуществляющего координацию деятельности управления международного сотрудничества ГОрУ Росгвардии, начальника Главного организационного управления Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации — руководителя аппарата директора (далее — руководитель аппарата директора) начальник управления международного сотрудничества ГОрУ Росгвардии подписывает служебные письма на продольном бланке на двух языках — русском и английском или ином иностранном языке (рекомендуемый образец приведен в приложении № 28 к настоящей Инструкции).

56. При необходимости к служебному письму прикладывается текст неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода справа в верхнем углу документа указывается: «Неофициальный перевод».

57. УДиР Росгвардии, подразделение документационного обеспечения руководства Росгвардии в день поступления документов передает их в аппараты директора, заместителей директора для организации рассмотрения и подготовки проектов резолюций (при необходимости во взаимодействии с подразделениями документационного обеспечения руководства Росгвардии).

58. В случае если документ исходя из его содержания и значимости поставленных в нем вопросов не подлежит докладу директору, заместителям директора, он направляется в воинскую часть (организацию), в компетенцию которой входит его рассмотрение.

59. Документы, требующие срочного исполнения в соответствии с указаниями директора, заместителей директора направляются ответственному исполнителю, а соисполнителям — электронные копии по СЭД или если документ не подлежит закреплению в СЭД — бумажные копии, необходимое количество которых готовится УДиР Росгвардии.

60. Ознакомление с документами, требующими срочного исполнения, не подлежащими копированию, организует ответственный исполнитель.

61. На ГОрУ Росгвардии возлагается организация контроля за исполнением указаний по исполнению документов (поручений), отданных:

директором;

заместителями директора;

по поручению директора руководителем аппарата директора и его заместителями во исполнение решений (указов, распоряжений, поручений, указаний) Президента Российской Федерации, распоряжений Администрации Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации (в том числе содержащихся в актах Правительства Российской Федерации).

62. Главный штаб войск национальной гвардии осуществляет контроль:

за планами, утвержденными директором, начальником Главного штаба войск национальной гвардии — первым заместителем директора, если иное не установлено особо;

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

за поручениями директора и начальника Главного штаба войск национальной гвардии — первого заместителя директора, связанными с планированием применения сил и средств войск национальной гвардии.

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

63. УДиР Росгвардии осуществляет контроль за исполнением:

указаний директора, заместителей директора по рассмотренным ими документам;

срочных документов, поступивших из органов государственной власти Российской Федерации.

64. Передача документов, зарегистрированных в УДиР Росгвардии, из одного структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии в другое осуществляется через УДиР Росгвардии, а документов, требующих срочного исполнения, — с уведомлением УДиР Росгвардии.

65. Поступившие в структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии документы, на которых проставлена отметка «Подлежит возврату в УДиР Росгвардии», возвращаются в течение недели, если не оговорен иной срок.

66. К представляемому на подпись (утверждение, согласование) директору, заместителям директора документу прилагаются все необходимые материалы, послужившие основанием его подготовки, записки (докладные, служебные, пояснительные), служебные письма о согласовании проекта документа соисполнителями. В случае если документ влечет за собой расходы средств федерального бюджета, то к документу прилагаются финансово-экономическое обоснование с указанием источника финансирования, другие расчеты и обоснования, таблицы разногласий и заключения, иная справочная информация.

67. Документы, представляемые на подпись директору, заместителям директора, визируются начальником (руководителем) структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии, подготовившего документ (далее — подразделение-исполнитель), начальниками (руководителями) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии, являющихся соисполнителями, а также начальником подразделения делопроизводства и режима подразделения-исполнителя на предмет соответствия требованиям настоящей Инструкции (за исключением содержания текста документа).

Документы, представляемые на подпись директору, дополнительно визируются заместителями директора (в соответствии с распределением обязанностей).

68. Проекты распоряжений Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации до представления на подпись директору подлежат согласованию (визированию) с начальниками (руководителями) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии, которым даются поручения, и заместителями директора, ответственными за соответствующее направление деятельности.

69. Проекты распоряжений Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации до представления на подпись директору подлежат согласованию (визированию) в правовом подразделении Росгвардии, если иной порядок их подготовки не определен директором.

70. Проекты документов на подпись (утверждение, согласование) директору, заместителям директора представляются:

в их аппараты либо непосредственно, либо через УДиР Росгвардии (подразделение документационного обеспечения руководства Росгвардии);

при личном докладе.

71. Учет документов, принятых на рассмотрение (подпись, утверждение, согласование) директором, заместителями директора, ведется в их аппаратах в Журнале учета документов, полученных на подпись (рекомендуемый образец приведен в приложении № 29 к настоящей Инструкции).

72. Соисполнители по рассмотрению (исполнению) документа (поручения) из числа заместителей директора подготавливают и направляют заместителю директора, который является головным исполнителем по этому документу (поручению), позицию за своей подписью.

В случае если своевременное направление позиции в соответствии с абзацем первым настоящего пункта не представляется возможным в связи с временным отсутствием заместителя директора, допускается ее направление головному исполнителю за подписью начальника (руководителя) структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии (лица, его замещающего), определенного заместителем директора, который является соисполнителем по этому документу (поручению).

(п. 72 в ред. Приказа Росгвардии от 05.08.2024 № 270)

73. Документы, подписанные директором, заместителями директора, руководителем аппарата директора (его заместителем), начальником управления международного сотрудничества ГОрУ Росгвардии, начальниками (руководителем) аппаратов заместителей директора, начальниками (их заместителями) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии, находящихся на документационном обеспечении в УДиР Росгвардии, регистрируются и направляются адресатам УДиР Росгвардии.

Документы, подписанные директором, заместителями директора в ходе выездных мероприятий в целях оперативного доведения отданных поручений, могут быть зарегистрированы в подразделении делопроизводства и режима воинской части (организаций), в которой проводились выездные мероприятия, и направлены адресатам с сопроводительным письмом.

74. Содержащие правовые нормы подписанные распоряжения Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации регистрации не подлежат и возвращаются в подразделение-исполнитель.

75. При подготовке служебных писем за подписью директора, заместителей директора, не подлежащих закреплению в СЭД, изготавливается дополнительный (третий) экземпляр служебного письма, который после регистрации документа направляется в подразделение-исполнитель.

Электронные копии служебных писем за подписью директора, заместителей директора, подлежащие закреплению в СЭД, направляются в подразделение-исполнитель по СЭД.

При отправлении проекта нормативного правового акта Российской Федерации, разработанного в Росгвардии, иного документа, содержащего позицию Росгвардии по разрабатываемому и поступившему на согласование в Росгвардию проекту нормативного правового акта Российской Федерации или по проекту заключения, официального отзыва Правительства Российской Федерации на законопроект, а также межведомственного соглашения (протокола) (соглашения с другими органами государственной власти и организациями), не подлежащего закреплению в СЭД, подразделение-исполнитель готовит завизированный его начальником (руководителем) дополнительный (четвертый) экземпляр документа, который вместе с копиями прилагаемых документов направляется в правовое подразделение Росгвардии.

Электронные копии проекта нормативного правового акта Российской Федерации, разработанного в Росгвардии, иного документа, содержащего позицию Росгвардии по разрабатываемому и поступившему на согласование в Росгвардию проекту нормативного правового акта Российской Федерации или по проекту заключения, официального отзыва Правительства Российской Федерации на законопроект, а также межведомственного соглашения (протокола) (соглашения с другими органами государственной власти и организациями), подлежащие закреплению в СЭД, направляются в правовое подразделение Росгвардии по СЭД.

76. Изготовление необходимого количества экземпляров (копий) документа осуществляется подразделением-исполнителем.

77. Докладные (служебные) записки, подготовленные подразделением-исполнителем, до рассмотрения директором, заместителями директора подлежат регистрации в подразделениях делопроизводства и режима, осуществляющих документационное обеспечение подразделения-исполнителя.

По результатам рассмотрения материалы возвращаются в направившее их подразделение-исполнитель для организации исполнения.

78. Докладные (служебные) записки, подписанные заместителями директора, до рассмотрения адресатом подлежат регистрации в УДиР Росгвардии.

По решению заместителей директора докладные (служебные) записки по вопросам, не требующим дальнейшей работы, не регистрируются.

По результатам рассмотрения докладная (служебная) записка подлежит направлению должностному лицу, ее подписавшему.

79. Должностные лица, получившие для исполнения зарегистрированные в УДиР Росгвардии документы непосредственно у директора, заместителей директора, незамедлительно информируют об этом УДиР Росгвардии.

80. Прием документов для отправки осуществляется по регламенту служебного времени группы исходящей корреспонденции и предварительного учета отдела документационного обеспечения УДиР Росгвардии.

На отправку через УДиР Росгвардии в выходные, праздничные и нерабочие дни принимаются только документы, сроки исполнения которых истекают до начала следующего рабочего дня.

81. УДиР Росгвардии осуществляет регистрацию подписанного (утвержденного) приказа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, организует его размножение согласно наряду на размножение документов (в случае создания на бумажном носителе), оформленному подразделением-исполнителем, а также направление адресатам копии или электронного образа согласно указателю рассылки.

82. Учет федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, нормативных правовых актов Росгвардии осуществляется отдельно от других видов документов.

83. Поступившие в Росгвардию законодательные и иные нормативные правовые акты на бумажном носителе после ознакомления заместителями директора подлежат незамедлительному возврату в УДиР Росгвардии, а после ознакомления с ними всех заинтересованных должностных лиц передаются для дальнейшего хранения в правовом подразделении Росгвардии.

VII. Ведение исторического формуляра (исторической справки)

(введено Приказом Росгвардии от 11.06.2025 № 218)

84. В управлениях оперативно-территориальных объединений войск национальной гвардии, территориальных органах Росгвардии, управлениях соединений, воинских частях (от отдельного батальона, ему равного и выше) и военных образовательных организациях высшего образования войск национальной гвардии ведется исторический формуляр в порядке, установленном Положением об историческом формуляре в войсках национальной гвардии Российской Федерации (приложение № 30 к настоящей Инструкции).

85. В воинских частях и организациях войск национальной гвардии, не указанных в пункте 84 настоящей Инструкции, ведется историческая справка по разделам I - VII исторического формуляра.

86. Исторический формуляр (историческая справка) не ведется в дошкольных образовательных и общеобразовательных учреждениях войск национальной гвардии.

87. В центральном аппарате Росгвардии ведется историческая справка по разделам I - VII исторического формуляра в следующем порядке:

87.1. Ведение и хранение исторической справки осуществляются Главным управлением организационно-штатной работы Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации (далее — ГУОШР Росгвардии).

87.2. Подготовка материалов в разделы исторической справки и их заполнение осуществляются структурными подразделениями центрального аппарата Росгвардии по направлениям служебно-боевой (служебной) деятельности.

87.3. Раздел исторической справки после заполнения визируется в нижней части оборотной стороны последнего листа раздела исторической справки начальником (руководителем) (лицом, временно исполняющим его обязанности) структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии, заполнившего раздел исторической справки.

87.4. Завизированный в соответствии с подпунктом 87.3 пункта 87 настоящей Инструкции раздел исторической справки представляется на подпись первому заместителю (начальнику Главного штаба войск национальной гвардии Российской Федерации — первому заместителю, статс-секретарю — заместителю, заместителю — начальнику Главного управления собственной безопасности Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, заместителям) директора, курирующему деятельность структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии, заполнившего раздел исторической справки.

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

87.5. Подписанные разделы исторической справки передаются на хранение в ГУОШР Росгвардии.

национальной гвардии Российской Федерации от 30.06.2022 № 212

Форма № 1

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Росгвардия)
«__» _______________ 20__ г.	N ____
Москва

Форма № 2

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Росгвардия)
«__» _______________ 20__ г.	N ____
Москва

Форма № 3

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Росгвардия)
ул. Название, д. 00, г. Название, 100000 тел. 8 (495) 000-00-00; факс 8 (495) 000-00-00 e-mail: zvv@gov.ru; http://www.vv.ru
________________ N ___________________
на N ____________ от __________________

Форма № 4

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Росгвардия)
ул. Название, д. 00, г. Название, 100000 тел. 8 (495) 000-00-00; факс 8 (495) 000-00-00 e-mail: zvv@gov.ru; http://www.vv.ru
________________ N ___________________
на N ____________ от __________________

Форма № 5

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Росгвардия)
Главное управление по г. Москве
ул. Название, д. 00, г. Название, 100000 тел. 8 (495) 000-00-00; факс 8 (495) 000-00-00 e-mail: zvv@gov.ru; http://www.vv.ru
________________ N ___________________
на N ____________ от __________________

Форма № 6

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Росгвардия)
Управление Северо-Западного ордена Красной Звезды округа войск национальной гвардии Российской Федерации
ул. Название, д. 00, г. Название, 100000 тел. 8 (495) 000-00-00; факс 8 (495) 000-00-00 e-mail: zvv@gov.ru; http://www.vv.ru
________________ N ___________________
на N ____________ от __________________

Форма № 7

Форма № 8

Форма № 9

Форма № 10

Форма № 11

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Росгвардия)
П Р И К А З
«__» ___________ 20__ г.			N ____
Москва

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Росгвардия)
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА
П Р И К А З
«__» ___________ 20__ г.			N ____
Москва

Форма № 14

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Росгвардия)
НАЧАЛЬНИК ГЛАВНОГО ШТАБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА
П Р И К А З
«__» ___________ 20__ г.			N ____
Москва

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Росгвардия)
СТАТС-СЕКРЕТАРЬ — ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА
П Р И К А З
«__» ___________ 20__ г.			N ____
Москва

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Росгвардия)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА
П Р И К А З
«__» ___________ 20__ г.			N ____
Москва

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Росгвардия)
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
«__» ___________ 20__ г.			N ____
Москва

для углового бланка документа

для продольного бланка документа

1. Герб (Государственный герб Российской Федерации) (01).

Изображение Государственного герба Российской Федерации воспроизводится на бланках документов Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, подписываемых директором, заместителями директора в соответствии с Законом о Государственном гербе Российской Федерации в одноцветном варианте на геральдическом щите (за исключением бланков служебных писем директора, заместителей директора, используемых во внутриведомственной переписке).

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланке документа над реквизитом «наименование организации — автора документа», захватывая часть верхнего поля (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа) и выравнивается относительно самой длинной строки реквизита «наименование организации — автора документа». Размер Государственного герба Российской Федерации составляет 19 x 21 мм.

2. Эмблема (02).

Изображение эмблемы войск национальной гвардии, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 20 декабря 2016 г. № 685 «Об учреждении геральдического знака — эмблемы, знамени и флага войск национальной гвардии Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 52, ст. 7606; 2020, № 1, ст. 4), помещается на общем бланке и бланке служебного письма воинской части (организации), а также на других документах воинской части (организации) (за исключением докладных (служебных) записок и иных внутренних информационно-справочных документов).

Изображение эмблемы войск национальной гвардии помещается над реквизитом «наименование организации — автора документа», захватывая часть верхнего поля (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа) и выравнивается относительно самой длинной строки реквизита «наименование организации — автора документа». Размер эмблемы войск национальной гвардии составляет 17 x 18 мм.

3. Код формы документа (04).

Реквизит «код формы документа» проставляется на унифицированных формах документов, включенных в унифицированные системы документации, в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299, или локальным классификатором. Реквизит «код формы документа» располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора)» и цифрового кода.

4. Наименование организации — автора документа (05).

Реквизит «наименование организации — автора документа» соответствует наименованию Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, указанному в соответствии с Положением о Росгвардии, — «Федеральная служба войск национальной гвардии Российской Федерации» и строкой ниже в скобках указывается сокращенное наименование — «(Росгвардия)».

Реквизит «наименование организации — автора документа» проставляется на общем бланке, бланке служебного письма (за исключением бланков служебных писем директора, заместителей директора, используемых во внутриведомственной переписке), бланке приказа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, заместителей директора, распоряжения Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации и других документах Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, воинских частей (организаций) прописными буквами шрифтом с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов, размеров NN 12, 13, 14 полужирным начертанием.

5. Наименование структурного подразделения — автора документа (06).

Реквизит «наименование структурного подразделения — автора документа» соответствует наименованию воинской части (организации), структурного подразделения Главного штаба войск национальной гвардии.

Реквизит «наименование структурного подразделения — автора документа» проставляется на всех документах воинских частей (организаций), структурных подразделений Главного штаба войск национальной гвардии под реквизитом «наименование организации — автора документа» и отделяется от него одним дополнительным межстрочным интервалом с прописной буквы строчными буквами шрифтом, включенным в перечень наименований шрифтов, размеров NN 12, 13, 14 полужирным начертанием.

Если в наименовании воинской части (организации) имеются слова «Федеральная служба войск национальной гвардии Российской Федерации» или «Росгвардия» в соответствующем падеже, то в реквизите «наименование структурного подразделения — автора документа» они не указываются.

6. Наименование должности лица — автора документа (07).

Реквизит «наименование должности лица — автора документа» соответствует наименованию должности директора, заместителей директора.

Реквизит «наименование должности лица — автора документа» проставляется на бланке служебного письма директора, заместителей директора, используемых во внутриведомственной переписке, а также на бланке приказа заместителей директора под реквизитом «наименование организации — автора документа» и отделяется от него одним дополнительным межстрочным интервалом.

Реквизит «наименование должности лица — автора документа» проставляется прописными буквами шрифтом, включенным в перечень наименований шрифтов, размеров NN 12, 13, 14 полужирным начертанием.

7. Справочные данные об организации (08).

Реквизит «справочные данные об организации» включает: почтовый адрес отправителя, номер(а) телефона(ов), факса, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес и другие сведения по усмотрению отправителя.

Реквизит «справочные данные об организации» проставляется на бланках служебных писем под реквизитами «наименование должности лица — автора документа», «наименование структурного подразделения — автора документа» или «наименование организации — автора документа» и отделяется от него одним дополнительным межстрочным интервалом шрифтом с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов, размеров NN 10, 11, 12.

8. Наименование вида документа (09).

Реквизит «наименование вида документа» (например, приказ, протокол, акт) проставляется на всех документах, за исключением служебных писем и служебных записок, под реквизитами «наименование организации — автора документа», «наименование структурного подразделения — автора документа», «наименование должности лица — автора документа» или «адресат» и отделяется от него 1 — 2 дополнительными межстрочными интервалами прописными буквами вразрядку шрифтом, включенным в перечень наименований шрифтов, размеров NN 12, 13, 14 полужирным начертанием через один межстрочный интервал.

9. Дата документа (10).

Реквизит «дата документа» соответствует дате подписания, регистрации или утверждения документа, а также дате события, зафиксированного в документе.

Реквизит «дата документа» проставляется в последовательности — день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 03.09.2021 (при проставлении даты регистрации и оформлении реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» на служебных письмах);

словесно-цифровым способом, например: 3 сентября 2021 г. (в других случаях).

Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.

10. Регистрационный номер документа (11).

Реквизит «регистрационный номер документа» — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с Классификатором индексов.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

На документе, составленном совместно двумя и более государственными органами (органами местного самоуправления, организациями), проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (12).

Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» включает регистрационный номер и дату входящего (поступившего) документа, на который дается ответ.

Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» проставляется в служебных письмах под реквизитами «дата документа» и «регистрационный номер документа», а в служебных записках — в левом верхнем поле документа ниже реквизита «адресат».

При наличии реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» сведения о регистрационном номере и дате входящего (поступившего) документа в текст документа не включаются.

12. Место составления (издания) документа (13).

Реквизит «место составления (издания) документа» проставляется во всех документах, кроме служебных писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документах под реквизитами «дата документа» и «регистрационный номер документа» и отделяется от них одним дополнительным межстрочным интервалом.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением, например, Москва, г. Новосибирск, г. Клин Московской области. При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в виде графического сокращения «г.» не указывается.

Реквизит «место составления (издания) документа» не указывается в том случае, если в реквизите «наименование организации — автора документа» присутствует указание на место его нахождения.

13. Гриф ограничения доступа к документу (14).

При наличии в документе служебной информации ограниченного распространения в качестве реквизита «гриф ограничения доступа к документу» проставляется пометка «Для служебного пользования» в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа), а также сопроводительного письма к таким документам, приложений к нему на границе верхнего поля.

Реквизит «гриф ограничения доступа к документу» может дополняться номером экземпляра документа.

14. Адресат (15).

Реквизит «адресат» используется при оформлении служебных писем и других внутренних информационно-справочных документов.

Адресатом документа может быть государственный орган (орган местного самоуправления, организация), группа организаций, структурное подразделение государственного органа (органа местного самоуправления, организации), должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов и других внутренних информационно-справочных документах) или справа под реквизитом «справочные данные об организации» и отделяется от него одним дополнительным межстрочным интервалом (на бланке служебного письма с продольным расположением реквизитов). Строки реквизита «адресат» в пределах зоны, занятой реквизитом, выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) государственного органа (органа местного самоуправления, организации) указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя) и наименование государственного органа (органа местного самоуправления, организации), фамилия и инициалы должностного лица, например:

При адресовании документа должностным лицам государственного органа, в котором предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности указывают воинское или специальное звание (классный чин), например:

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина, например:

При адресовании письма в государственный орган (орган местного самоуправления, организацию) указывается его полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:

При адресовании документа в структурное подразделение государственного органа (органа местного самоуправления, организации) в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование государственного органа (органа местного самоуправления, организации), ниже - наименование структурного подразделения, например:

При адресовании письма начальнику (руководителю) структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование государственного органа (органа местного самоуправления, организации), ниже в дательном падеже наименование должности начальника (руководителя), включающее наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы, например:

При рассылке документа группе государственных органов (органов местного самоуправления, организаций) одного типа или в структурные подразделения государственного органа (органа местного самоуправления, организации) адресат указывается обобщенно, например:

При рассылке документа не всей группе государственных органов (органов местного самоуправления, организаций) одного типа или не во все структурные подразделения одного государственного органа (органа местного самоуправления, организации), под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)", например:

Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким адресатам, общее количество адресатов не должно превышать четырех (кроме процессуальных документов), при этом основной адресат указывается первым. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (указатель рассылки документа) на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Если документ направляется нескольким должностным лицам одной воинской части (организации), то все адресаты указываются в одном сопроводительном письме. В этом случае в воинскую часть (организацию) высылается один экземпляр документа с необходимыми приложениями.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и тому подобное); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс (для отправлений почтой России), например:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие государственные органы власти, вышестоящие и подведомственные воинские части (организации) и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами), например:

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы лица в дательном падеже, затем почтовый адрес корреспондента, например:

При отправке письма адресату по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

15. Гриф утверждения документа (16).

Реквизит "гриф утверждения документа" проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом или решением коллегиального органа в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа, его строки выравниваются в пределах зоны, занятой реквизитом, по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом реквизит "гриф утверждения документа" включает слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), в именительном падеже наименование должности лица, утверждающего документ, воинское (специальное) звание (при наличии), его собственноручную подпись, инициалы, фамилию и дату утверждения, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами реквизит "гриф утверждения документа" проставляется по количеству должностных лиц, утверждающих документ, на одном уровне.

При утверждении распорядительным документом или решением коллегиального органа реквизит "гриф утверждения документа" состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), согласованного с названием вида утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

16. Заголовок к тексту (17).

Реквизит "заголовок к тексту" - это краткое содержание документа, проставляется в служебных письмах, нормативных правовых актах, распорядительных документах и докладных записках и отвечает на вопрос "о чем?" (формулируется с предлогом "О", "Об") или на вопрос "чего?".

Например:

приказ (о чем?) Об утверждении Единого типового устава органа управления соединения и воинской части войск национальной гвардии Российской Федерации;

сопроводительное письмо (о чем?) О согласовании проекта приказа Росгвардии "О поощрении личного состава";

акт (чего?) приема-передачи дел;

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

Реквизит "заголовок к тексту" проставляется на бланке внутри ограничительных рамок, может занимать до 5 строк по 28 - 30 знаков в строке (за исключением нормативных правовых актов и распорядительных документов) шрифтом размеров NN 10, 11, 12.

В докладных (аналитических) записках заголовок к тексту проставляется под реквизитом "наименование вида документа" шрифтом размеров NN 10, 11, 12.

Строки реквизита "заголовок к тексту" выравниваются в пределах зоны, занятой реквизитом, по левому краю или по центру относительно самой длинной строки.

Реквизит "заголовок к тексту" не проставляется на служебных письмах и докладных записках, имеющих текст до 5 строк или оформленных на бумаге формата A5.

17. Текст документа (18).

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, и не должен допускать различных толкований.

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа, направляемый иностранным корреспондентам, может составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

В тексте документа не допускается употребление:

просторечной и экспрессивной лексики;

иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;

обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами (за исключением нормативных правовых актов, в которых главы нумеруются римскими цифрами, а пункты - арабскими). Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Текст документа излагается:

в приказах, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("приказываю:...");

в приказах, изданных совместно двумя или более государственными органами, - от первого лица множественного числа ("приказываем:...");

в организационно-распорядительных документах - от первого лица единственного числа ("предлагаю...", "прошу...");

в распорядительных документах коллегиальных органов - от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила");

в докладных и служебных записках - от первого лица единственного числа ("прошу...", "считаю необходимым...");

в совместных документах - от первого лица множественного числа ("предлагаем...", "решили...");

в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШИЛИ");

в служебных письмах - от первого лица множественного числа ("просим...", "направляем...", "предлагаем...") или от третьего лица единственного числа ("Федеральная служба не возражает...", "...считает возможным...");

в служебных письмах, оформленных на бланках должностных лиц - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "прошу...", "предлагаю...");

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность подразделений, должностных лиц (положение, должностные обязанности, должностная инструкция, должностной регламент), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "комиссия установила...").

Слово "приказываю" печатается вразрядку и может выделяться полужирным шрифтом.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

В служебных письмах используются вступительное обращение (словосочетание, выражающее уважение к адресату), например:

Уважаемый Юрий Владимирович!

Уважаемая Анна Александровна!

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

Уважаемые коллеги!

Уважаемые граждане!

Уважаемые господа!

Вступительное обращение располагается на 2 - 3 межстрочных интервала ниже реквизита "заголовок к тексту" и отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать нормам официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения.

Кроме того, в служебных письмах используется заключительная этикетная фраза (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату), например:

С уважением,;

С благодарностью и уважением,.

Заключительная этикетная фраза используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом.

Наименование должности во вступительном обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, распорядительных документов, ранее изданных органами государственной власти или Федеральной службой войск национальной гвардии Российской Федерации, исполнителем указывается наименование вида документа, наименование государственного органа (органа местного самоуправления, организации), издавшего документ, дата документа, его регистрационный номер, а также заголовок к тексту, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с требованиями приказа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 8 августа 2016 г. N 57 "О согласовании вопросов строительства, развития, подготовки и применения войск национальной гвардии Российской Федерации"...";

"Во исполнение требований, изложенных в приказе Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 17 августа 2016 г. N 65 "О проведении квалификационных испытаний военнослужащих воинских частей (подразделений) сил специального назначения войск национальной гвардии Российской Федерации"...".

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

18. Отметка о приложении (19).

Реквизит "отметка о приложении" содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу.

В сопроводительных письмах и иных информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 - 2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указываются количество листов приложения и количество экземпляров в приложении, например:

Приложение: на 7 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения, например:

Если приложение (приложения) сброшюрованы, то число листов не указывается, например:

Приложение: методические рекомендации, в 2 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

При подготовке документа с количеством приложений, превышающим 7 наименований, составляется опись, в которой указываются реквизиты прилагаемых документов. В этом случае в отметке о приложении указывается количество листов описи, например:

Приложение: документы согласно описи, на 2 л.

На описи приложений указывается регистрационный номер документа. Опись подписывается исполнителем.

Если у отправителя не остается экземпляров пересылаемых приложений, то отметка о приложении указывается следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в адрес.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (например, компакт-диск, usb-флеш-накопитель), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, (с добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объема файла в формате zip), например:

В распорядительных документах и договорах (соглашениях, контрактах) отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: "(приложение)" или "(приложение N 1)";

на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу пишется "Приложение" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

Если приложением к распорядительному документу является иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения документа, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение, например:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки в пределах зоны, занятой реквизитом.

19. Гриф согласования документа (20).

Реквизит "гриф согласования документа" проставляется на документах, согласованных органами государственной власти, организациями, должностными лицами.

Реквизит "гриф согласования документа" в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне реквизита "гриф утверждения документа" или под реквизитом "наименование вида документа"), например:

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Реквизит "гриф согласования документа" состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек, прописными буквами), должности лица, с которым согласован документ, воинского (специального) звания, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии и даты согласования.

Если согласование осуществляется совещательным органом, в реквизите "гриф согласования документа" указываются сведения о государственном органе (органе местного самоуправления, организации), согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, в реквизите "гриф согласования документа" указываются: вид документа, государственный орган (орган местного самоуправления, организация) - автор документа, дата и регистрационный номер документа. Например:

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких государственных органов (органов местного самоуправления, организаций) либо их структурных подразделений, грифы согласования документа могут располагаться под реквизитом "подпись" (при отсутствии подписи - ниже текста документа) либо на отдельном листе согласования, с проставлением под реквизитом "подпись" отметки "Листы согласования прилагаются".

20. Виза (21).

Реквизит "виза" свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа (при внутреннем согласовании документа).

Реквизит "виза" включает наименование воинской должности (должности) лица, визирующего документ, подпись, инициалы, фамилию и дату визирования. При необходимости указывается воинское (специальное) звание лица, визирующего документ, например:

При наличии замечаний к документу реквизит "виза" оформляется следующим образом:

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в Росгвардии или воинской части (организации), визы проставляются на последнем листе документа под подписью, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемого к документу.

Для документа, подлинник которого отправляется из Росгвардии или воинской части (организации), визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа.

По решению должностного лица, подписывающего или визирующего проект документа, может применяться полистное визирование документа и его приложений.

Визирование проекта документа может проводиться в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи должностного лица.

Реквизит "подпись" отделяется от текста документа или отметки о приложении (при наличии) 1 - 2 дополнительными межстрочными интервалами, а если имеется заключительная этикетная фраза - одним. При изготовлении документа на двух или более страницах на последующую страницу подписи переносятся при наличии на ней не менее трех строчек текста.

Реквизит "подпись" включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, инициалы, фамилию. Инициалы и фамилия в реквизите "подпись" печатаются с пробелом. На уровне последней строки реквизита оставляется место для подписи, например:

Если документ оформлен не на бланке документа, в наименование должности включается наименование воинской части (организации) и его подразделения, например:

При направлении документа должностным лицам, имеющим воинские или специальные звания, в состав реквизита "подпись" включается воинское (специальное) звание лица, подписавшего документ, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное должностное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу занимаемой воинской должности (должности), например:

При подписании документа несколькими лицами равных воинских должностей (должностей) их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фамилий, например:

При подписании документов, составленных комиссией, указываются статус лица в составе комиссии, воинское (специальное) звание (при наличии), инициалы, фамилия в алфавитном порядке, например:

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности по воинской должности (должности), подпись оформляется с указанием воинской должности (должности), по которой временно исполняются обязанности, например:

22. Отметка об электронной подписи (23).

Реквизит "отметка об электронной подписи" используется при визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения реквизита "отметка об электронной подписи" должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы реквизита "отметка об электронной подписи" должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы реквизита "отметка об электронной подписи" не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы реквизита "отметка об электронной подписи" не должны перекрывать элементы текста документа и другие реквизиты (отметки).

Реквизит "отметка об электронной подписи" формируется и визуализируется программными средствами в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию и включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество (при наличии) владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи, например:

Руководитель		инициалы, фамилия

Отметка об электронной подписи является подтверждением того, что данная электронная подпись была верна на момент включения документа в СЭД.

23. Печать (24).

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или на месте, обозначенном "МП" ("Место печати"), если документ подготовлен на основе унифицированной формы (шаблона).

24. Отметка об исполнителе (25).

Реквизит "отметка об исполнителе" включает в себя фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии) исполнителя, рабочий телефон исполнителя. Отметка об исполнителе дополняется сокращенным наименованием структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии, подразделения иной воинской части (организации) (при отсутствии реквизита "наименование структурного подразделения - автора документа"), а также может быть дополнена адресом электронной почты исполнителя.

Реквизит "отметка об исполнителе" проставляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля, а при отсутствии места - на оборотной стороне листа внизу слева, например:

Реквизит "отметка об исполнителе" может проставляться в нижнем колонтитуле от границы левого поля.

Реквизит "отметка об исполнителе" оформляется шрифтом с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов, размера N 10.

Отметка об исполнителе нормативного правового (правового) акта располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и содержит фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, сокращенное наименование подразделения и рабочий телефон исполнителя, например:

Если документ подготовлен должностным лицом, подписавшим документ, реквизит "отметка об исполнителе" не проставляется.

25. Отметка о заверении копии (26).

Реквизит "отметка о заверении копии" оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Реквизит "отметка о заверении копии" проставляется под реквизитом "подпись" (при ее наличии) или при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа на обороте документа и включает: слово "Верно" (без кавычек), наименование воинской должности (должности) лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; инициалы, фамилию; дату заверения копии (выписки из документа), например:

Если копия выдается для представления в другой государственный орган (орган местного самоуправления, организацию), отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа (подлинника или заверенной копии), с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, например:

Подлинник документа находится в Инспекции Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации в деле N 32/1-05 за 2021 год.

На копиях многостраничных документов реквизит "отметка о заверении копии" проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого (скрепленного иным образом) документа. В месте скрепления документа накладывается бумажная наклейка с заверительной надписью и указанием наименования воинской части (организации), количества пронумерованных и скрепленных листов, подписью, инициалами и фамилией должностного лица. Данная наклейка опечатывается печатью, оттиск которой должен захватывать часть этой наклейки. Запись о месте нахождения подлинника проставляется на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных материальных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном материальном носителе несмываемым маркером указывается:

Приложение к письму от __________ N ____.

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

26. Отметка о поступлении документа (27).

Реквизит "отметка о поступлении документа" служит для подтверждения факта поступления документа в Росгвардию, воинскую часть (организацию) и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении документа может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа (например, "Поступило по МЭДО").

Реквизит "отметка о поступлении документа" на документах на бумажном носителе проставляется с помощью штампа или от руки.

Допускается реквизит "отметка о поступлении документа" наносить на документ в виде штрих-кода.

27. Резолюция (28).

Реквизит "резолюция" содержит указание по исполнению документа, оформляется на свободном от текста месте рабочего поля документа, на отдельном листе с резолюцией (на бумаге формата A5 или A6) или вносится непосредственно в ЭРК в СЭД и включает в себя фамилию (фамилии) и инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа), срок его исполнения (при необходимости), подпись, инициалы и фамилия лица, вынесшего резолюцию, и дату резолюции, регистрационный номер документа (если резолюция оформлена на отдельном листе), например:

или

Лист с резолюцией подшивается в дело вместе с документом.

Резолюции директора, заместителей директора могут быть оформлены в виде отдельного документа (поручения), подлежащего регистрации в СЭД.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой либо дополняется символом "*" или словами "созыв", "ответственный" ("отв.").

28. Отметка о контроле (29).

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "КОНТРОЛЬ" или "ОСОБЫЙ КОНТРОЛЬ" на верхнем поле первого листа документа либо на листе с резолюцией должностного лица, давшего поручение о постановке на контроль.

Сведения о постановке на контроль электронного документа фиксируются в СЭД и (или) посредством иного программного обеспечения, отвечающего требованиям настоящей Инструкции.

29. Отметка о направлении документа в дело (30).

Реквизит "отметка о направлении документа в дело" определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение с указанием года, воинской должности (должности) лица, оформившего отметку, подписи и даты, например:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться информацией об особенностях исполнения документа (ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении), а при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержать слово "Доложено" и краткие сведения об исполнении.

Реквизит "отметка о направлении документа в дело" проставляется исполнителем.

Информация о деле, в которое включен электронный документ, фиксируется в ЭРК.

Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, описания, экспертизы).

Доверенности (например, на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и другие).

Задания (например, на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические).

Заявки (например, на оборудование, изобретение).

Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в Высшую аттестационную комиссию при Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации.

Командировочные удостоверения.

Представления и ходатайства (например, о награждении орденами и медалями, премиями).

Протоколы (например, согласования планов поставок).

Финансово-распорядительные и бухгалтерские документы.

Документы, удостоверяющие личность, профессиональную квалификацию военнослужащих (например, удостоверения, военные билеты, дипломы, свидетельства, трудовые книжки, заверенные копии, выписки).

Иные документы, если ее проставление специально предусматривается в нормативных правовых (правовых) актах.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Росгвардия)
ПРОТОКОЛ заседания Геральдического совета
"__" __________ 20__ г.	N _________
Москва
Председатель: воинское (специальное) звание, фамилия, инициалы Секретарь: воинское (специальное) звание, фамилия, инициалы Присутствовали: 36 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об итогах работы Геральдического совета в 2021 году.
2. О .....................
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия, инициалы - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия, инициалы - краткая запись выступления
Фамилия, инициалы - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Принять меры: .....................
1.2. .....................
1.3. .....................
2. СЛУШАЛИ:
Фамилия, инициалы - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛ:
Фамилия, инициалы - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. .....................
2.2. .....................
Председатель воинское (специальное) звание	подпись	инициалы, фамилия
Секретарь воинское (специальное) звание	подпись	инициалы, фамилия

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Росгвардия)
Главное управление охраны объектов
ПРОТОКОЛ совещания при начальнике
"__" __________ 20__ г.		N _________
Москва
Присутствовали: -----------------------
Наименование должности	воинское (специальное) звание		фамилия, инициалы
Наименование должности	воинское (специальное) звание		фамилия, инициалы
Наименование должности	воинское (специальное) звание		фамилия, инициалы
1. Об итогах работы в ......
(фамилия, инициалы, фамилия, инициалы, фамилия, инициалы.)
1.1. Организовать .....................
2. О ....................
(фамилия, инициалы, фамилия, инициалы)
2.1. Принять к сведению .....................
Начальник	подпись		инициалы, фамилия

                       /\
                       │ 20 мм

Директору Росгвардии ────────────────────── генералу армии Золотову В.В. /
│ Два дополнительных межстрочных интервала /

Докладная записка о единообразном оформлении докладных (служебных) записок /
│ Два дополнительных межстрочных интервала /

Текст документа. /
│ Два дополнительных межстрочных интервала / Заместитель директора генерал-полковник подпись инициал имени, фамилия

Фамилия Имя Отчество (подразделение-исполнитель) 8 (495) 622-00-00

                     /\
                     │ 20 мм

Заместителю директора Росгвардии ────────────────────── генерал-майору фамилия, инициалы /
│ Два дополнительных межстрочных интервала /

На № 0000 от 00.00.0000 /
│ Два дополнительных межстрочных интервала /

Уважаемый Имя Отчество! /
│ Один дополнительный межстрочный интервал /

Текст документа. /
│ Один дополнительный межстрочный интервал /

С уважением, /
│ Один дополнительный межстрочный интервал / Заместитель директора генерал-полковник подпись инициал имени, фамилия

Фамилия Имя Отчество (подразделение-исполнитель) 8 (495) 622-00-00

АКТ о несоответствии (повреждении) вложения

Мы, нижеподписавшиеся должностные лица подразделения делопроизводства и режима ____________________________________________________________________ (наименование воинской части (организации),

        воинские должности (должности), фамилия и инициалы)

______________________________________________________________________, составили настоящий акт о том, что «» ______ 20 г., в ___ ч. ___ мин. при получении (вскрытии) пакета за N ________________, поступившего из (от) __________________________________________________________________________, (наименование воинской части (организации) в нем выявлено несоответствие (повреждение) вложения: _____________________

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Начальник подразделения подпись инициалы, фамилия делопроизводства и режима воинской части (организации)

Наименование должности подпись инициалы, фамилия лица, вскрывшего пакет

Печатные издания (газеты, журналы, книги) каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

Литературные произведения, вестники, информационные бюллетени.

Научные труды (статьи, монографии, отзывы, рефераты, авторефераты).

Документы без подписи.

Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.

Копии документов, направляемые для сведения.

Графики, планы, ведомости, заявки, разнарядки.

Конкурсная документация.

Научно-техническая и проектная документация.

Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).

Поздравительные и благодарственные письма и телеграммы, письма и телеграммы-соболезнования.

Пригласительные билеты, приглашения.

Сообщения о совещаниях, заседаниях, занятиях.

Программы конференций, совещаний.

Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).

Прейскуранты.

Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

Иные документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях.

Примечания:

1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого рабочего дня.

2. Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 10.

3. В графах 9 - 10 указываются также номера экземпляров уничтоженных документов.

4. Графа 11 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

5. При отправке документа за его же входящим номером в графе 12 проставляется номер реестра и дата отправки.

6. В графе 12 может проставляться отметка об исполнении документа, включающая в себя регистрационный номер исходящего (отправляемого) документа.

ЖУРНАЛ (КАРТОЧКА) учета документов, передаваемых на доклад __________________________________ (наименование должности)

Всего: ______ документов.

(подпись, инициалы, фамилия)

дата

Возвращено: _______ документов.

(подпись, инициалы, фамилия)

дата

Оставил: ___________________ (номера документов)

(подпись, инициалы, фамилия)

Сдано: ___________________ (номера документов)

(подпись, инициалы, фамилия)

дата

Реестр N _____ на направляемую корреспонденцию ___________________________________ (вид связи) «» ________ 20 г.

Отправитель (телефон): ____________________________________________________ (наименование учреждения)

отправление

Итого: ----------------------- (прописью) М.П.

                              ______________________  _____________________
                              (подпись отправителя)    (инициалы, фамилия)

                              Принято         _________________ отправление

                          "__" ________ 20__ г. ____ час. ____ мин.

                                        _______________________________
                                        (подпись получателя, инициалы,
                                                    фамилия)

Примечания:

1. При пересылке двух и более экземпляров одного и того же документа указываются их номера.

2. Количество принятых пакетов (отправлений) указывается прописью и заверяются печатью для пакетов или штампом.

(наименование коллегиального органа)

Приложение № 19 к Инструкции по делопроизводству в войсках национальной гвардии Российской Федерации, утвержденной приказом Федеральной службы

Дата __________

Время _________

Приказы, директивы, распоряжения: Росгвардии ________________________________________________________________

Командующего округом ______________________________________________________

Командира соединения ______________________________________________________

Командира воинской части __________________________________________________

Доводил: __________________________________________________________________ (должность, воинское (специальное) звание, подпись, фамилия, инициалы)

Приложение № 20

Российской Федерации, утвержденной приказом Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 30.06.2022 № 212

                                        "__" ________ 20__ г.

дата

Оборотная сторона

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в воинской части (организации)

Начальник подразделения делопроизводства и режима воинское (специальное) звание подпись инициалы, фамилия

дата

Наименование должности лица,

Центральный аппарат Росгвардии

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на ____ год УТВЕРЖДАЮ Директор Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации — главнокомандующий войсками национальной гвардии Российской Федерации генерал армии подпись В.В. Золотов «» ________ 20 г.

дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК от ______ N ____

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК от ______ N ____

Оборотная сторона

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году

Начальник УДиР Росгвардии воинское (специальное) звание подпись инициалы, фамилия

дата

Итоговые сведения переданы в архив войск национальной гвардии

Наименование должности лица, передавшего сведения подпись инициалы, фамилия

дата

КАРТОЧКА учета выдачи

          (вид носителя сведений, его краткое содержание,
             реквизиты - регистрационный номер и дата,

       гриф секретности, номер экземпляра (тома), количество
                    листов, метров и так далее)

Приложение № 23

УТВЕРЖДАЮ Командир (начальник)

                                        _____________   ___________________
                                         (подпись)      (инициалы, фамилия)

                                   "__" ________ 20__ г.

_____________________________________ (воинская часть (организация)

Опись N ____ дел __________________________

                                                                   дел,

В данный раздел описи внесено _____________________________________________ (цифрами и прописью) с N _______________________________ по N _________________________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________________;

пропущенные номера: _______________________________________________________ Начальник подразделения делопроизводства и режима воинское (специальное) звание подпись инициалы, фамилия

дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК от _____________ N ____

СОГЛАСОВАНО Начальник архива войск национальной гвардии воинское (специальное) звание подпись инициалы, фамилия

дата

Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам. (цифрами и прописью)

Должностное лицо воинской части (организации) воинское (специальное) звание подпись инициалы, фамилия

дата

Принял ________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам. (цифрами и прописью)

Должностное лицо архива воинское (специальное) звание подпись инициалы, фамилия

Форма 2

УТВЕРЖДАЮ Командир (начальник)

                                        _____________   ___________________
                                         (подпись)      (инициалы, фамилия)

                                   "__" ________ 20__ г.

_____________________________________ (воинская часть (организация)

Опись N ____ электронных дел, документов _______________________

В данный раздел описи _________________________ дел (цифрами и прописью) с N ____________________ по N ____________________, объемом ___________ Мб. (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

Начальник подразделения делопроизводства и режима воинское (специальное) звание подпись инициалы, фамилия

дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК от ________ N ____

СОГЛАСОВАНО Начальник архива войск национальной гвардии воинское (специальное) звание подпись инициалы, фамилия

дата

Передал _____________________ дел и _______________________ регистрационно- (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) контрольных картотек к документам, объемом ____________________ Мб. (цифрами и прописью)

Должностное лицо воинской части (организации) воинское (специальное) звание подпись инициалы, фамилия

дата

Принял _____________________ дел и ________________________ регистрационно- (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) контрольных картотек к документам, объемом ____________________ Мб. (цифрами и прописью)

Должностное лицо архива войск национальной гвардии воинское (специальное) звание подпись инициалы, фамилия

дата

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N ______________ электронных дел, документов

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела (составляется на каждое электронное дело):

№ ед. хр. по описи ____________________________ Индекс дела _______________

Заголовок дела _______________________________________________________

Должность составителя описи воинское (специальное) звание подпись инициалы, фамилия дата

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

В деле подшито и пронумеровано _____________________________________ листов (цифрами и прописью)

с N ________________________ по N ___________________________, в том числе:

литерные номера листов ___________________________________________________;

пропущенные номера листов ________________________________________________;

листов внутренней описи ___________________________________________________

Наименование воинской должности (должности) подпись инициалы, фамилия дата

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ______ том N ____ за 20__ год

Итого ____________________ документов, на ____________________ листах, (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

____________________ листов из дела изъято, взамен их подшито ____________. (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________________. (цифрами и прописью)

Опись составил: Воинская должность (должность) подпись инициалы, фамилия

дата

___________________________________________________________________________ (наименование архива)

            (наименование воинской части (организации)

                   (наименование подразделения)

ДЕЛО N ____ ТОМ N ____

                         (заголовок дела)

                          (крайние даты)

На ___ листах

Хранить ___

┌───────────────────┐
│ Ф. N ____________ │
│                   │
│ Оп. N ___________ │
│                   │
│ Д. N ____________ │
└───────────────────┘

Приложение № 27

УТВЕРЖДАЮ Командир (начальник) «» ________ 20 г.

АКТ N ______ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению ________________________________________________ (наименование воинской части (организации)

На основании __________________________________________________________ (название и данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________

                         (название фонда)

Итого: _______________________ единиц хранения (единиц учета) за ____ годы. (цифрами и прописью)

Начальник подразделения делопроизводства и режима воинское (специальное) звание подпись инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК от ________ N ____.

Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены, описи дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, согласованы _____________________________________________________. (наименование архива)

Документы в количестве ____ ед. хр. (единиц учета):

на бумажном носителе весом ____ кг. сданы на уничтожение _________________, (способ уничтожения)

на электронном носителе сданы на уничтожение ______________________________ (способ уничтожения)

Наименование должности лица, сдавшего документы воинское (специальное) звание подпись инициалы, фамилия

дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование  должности  лица,  внесшего  изменения  в  учетные   документы
воинское (специальное) звание           подпись           инициалы, фамилия

дата

УТВЕРЖДАЮ Директор Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации — главнокомандующий войсками национальной гвардии Российской Федерации генерал армии подпись В.В. Золотов «» ________ 20 г.

АКТ N ____ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании __________________________________________________________ (название и данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________

                         (название фонда)

Итого: _______________________ единиц хранения (единиц учета) за ____ годы. (цифрами и прописью)

Начальник УДиР Росгвардии воинское (специальное) звание подпись инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК от ________ N ____.

Описи дел постоянного хранения за __ годы утверждены, описи дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, согласованы (протокол ЭПК от ________ N ____).

Документы в количестве ____ ед. хр. (единиц учета):

на бумажном носителе весом __ кг. сданы на уничтожение ___________________, (способ уничтожения)

на электронном носителе сданы на уничтожение ______________________________ (способ уничтожения)

Наименование должности лица, сдавшего документы воинское (специальное) звание подпись инициалы, фамилия

дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование  должности  лица,  внесшего  изменения  в  учетные   документы
воинское (специальное) звание           подпись           инициалы, фамилия

дата

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Росгвардия)
Управление международного сотрудничества
Красноказарменная ул., д. 9а, Москва, 111250 тел. +7 (000) 000-00-00 e-mail: ums@rosguard.gov.ru
NATIONAL GUARD TROOPS FEDERAL SERVICE OF THE RUSSIAN FEDERATION (Rosguard)
Directorate for International Cooperation
Krasnokazarmennaya ul., 9A, Moscow, 111250 tel. +7 (000) 000-00-00 e-mail: ums@rosguard.gov.ru
_________________ N ______________
на N ________________ от __________

I. Общие положения

1. Исторический формуляр (рекомендуемый образец приведен в приложении к настоящему Положению) является документом, в котором отражаются организационное развитие, служебно-боевая (служебная) деятельность, подготовка войск национальной гвардии Российской Федерации (далее — войска национальной гвардии), военно-политическая (политическая) работа, сведения, характеризующие деятельность управлений оперативно-территориальных объединений войск национальной гвардии, территориальных органов Росгвардии, соединений, воинских частей и военных образовательных организаций высшего образования войск национальной гвардии (далее — воинская часть (организация).

2. Исторический формуляр ведется в мирное время. В военное время при убытии воинской части (организации) для участия в военных (боевых) действиях исторический формуляр сдается на временное хранение в вышестоящий орган управления или в Управление по делам архивов Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации (Центральный архив Росгвардии) (далее — Центральный архив Росгвардии), а вместо исторического формуляра ведется журнал боевых действий, выписки из которого при переходе на мирное время заносятся в исторический формуляр.

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

3. Воинские части (организации), не участвующие в военных (боевых) действиях, продолжают ведение исторического формуляра и в военное время.

II. Ведение исторического формуляра

4. Исторический формуляр ведется в одном экземпляре в воинской части (организации) с момента ее формирования.

5. Обязанность по ведению исторического формуляра возлагается на начальника штаба воинской части (организации) <1>, а в случае его отсутствия в штате (штатном расписании) воинской части (организации) — должностное лицо, назначенное командиром (начальником) воинской части (организации) (далее — начальник штаба, командир (начальник) соответственно).

<1> Статья 97 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 10 ноября 2007 г. № 1495.

6. Подготовка материалов в разделы исторического формуляра осуществляется структурными подразделениями (должностными лицами) воинской части (организации) по направлениям служебно-боевой (служебной) деятельности на основании результатов выполнения служебно-боевых (служебных) задач за прошедший год, а также официальных документов (правовых актов, директив, распорядительных документов, актов проверок, журналов боевых действий).

7. Исторический формуляр состоит из следующих разделов:

«I. История организационного строительства и развития»;

«II. Служебно-боевая (служебная) деятельность»;

«III. Подготовка войск национальной гвардии»;

«IV. Военно-политическая (политическая) работа»;

«V. Награды и отличия»;

«VI. Награды личного состава»;

«VII. Командование (руководство)»;

«VIII. Боевые знамена (знамена), зачисление в списки навечно, посещение должностными лицами»;

«IX. Изменение дислокации и подчиненности».

8. Раздел «I. История организационного строительства и развития»:

8.1. Заполняется органом комплектования воинской части (организации), а в случае его отсутствия в штате (штатном расписании) воинской части (организации) — должностным лицом, назначенным командиром (начальником).

8.2. В разделе указываются в хронологическом порядке сведения, связанные с историей организационного строительства и развития воинской части (организации):

8.2.1. На основании какого правового акта сформирована воинская часть (организация).

8.2.2 Когда, где и кем сформирована воинская часть (организация).

8.2.3. Какие воинские части (организации), подразделения стали основой формирования.

8.2.4. По каким штатам (штатным расписаниям) формировалась воинская часть (организация).

8.2.5 Перевод на новые штаты (даты и номера новых штатов).

8.2.6. Переформирование, переименование, переводы в другие воинские части (организации).

8.2.7. Расформирование, слияние с другой воинской частью (организацией), куда переданы Боевое знамя (знамя), личный состав, ордена и материальная часть.

8.2.8. Порядок комплектования, штатная и списочная численность, укомплектованность по состоянию на начало и конец отчетного года, количественные и качественные характеристики личного состава, в том числе по категориям личного состава (офицеры (высший, старший и средний начальствующий состав), прапорщики, сержанты (младший начальствующий состав), солдаты, гражданский персонал), укомплектованность военнослужащими, проходящими военную службу по контракту, а также данные по годам призыва военнослужащих, проходящих военную службу по призыву.

8.2.9. Другие сведения, связанные с вопросами этого раздела, имеющие значение для истории воинской части (организации).

8.3. В разделе исторического формуляра управления оперативно-территориального объединения (соединения) войск национальной гвардии также указываются сведения о составе оперативно-территориального объединения (соединения) войск национальной гвардии, его штатной и списочной численности по категориям военнослужащих, лиц, проходящих службу в войсках национальной гвардии и имеющих специальные звания полиции (далее — сотрудники), и гражданского персонала.

9. Раздел «II. Служебно-боевая (служебная) деятельность»:

9.1. Обобщается и заполняется должностными лицами штаба воинской части (организации), а в случае его отсутствия в штате (штатном расписании) воинской части (организации) — должностным лицом, назначенным командиром (начальником).

9.2. В разделе указываются сведения о служебно-боевой (служебной) деятельности воинской части (организации) и ее результатах:

9.2.1 Выполняемые задачи, их среднегодовой объем и результаты.

9.2.2. Об участии воинской части (организации) в охране общественного порядка и обеспечении общественной безопасности.

9.2.3. Об участии воинской части (организации) в охране важных государственных объектов и специальных (воинских) грузов.

9.2.4. О результатах несения внутренней службы (в том числе сведения о результатах службы внутренних караулов).

9.2.5. Об участии воинской части (организации) в борьбе с терроризмом и экстремизмом, в обеспечении правового режима контртеррористической операции.

9.2.6. Об участии воинской части (организации) в территориальной обороне Российской Федерации.

9.2.7. Об участии воинской части (организации) в оказании содействия пограничным органам федеральной службы безопасности в охране Государственной границы Российской Федерации.

9.2.8 Об участии воинской части (организации) в осуществлении федерального государственного контроля (надзора):

9.2.8.1. За оборотом гражданского, служебного и наградного оружия, боеприпасов к оружию, сохранностью и техническим состоянием боевого ручного стрелкового и служебного оружия, находящегося во временном пользовании у граждан и организаций.

9.2.8.2. За частной охранной деятельностью и частной детективной деятельностью в Российской Федерации.

9.2.8.3. За обеспечением безопасности объектов топливно-энергетического комплекса.

9.2.8.4. За деятельностью подразделений охраны юридических лиц с особыми уставными задачами и подразделений ведомственной охраны.

9.2.9. О результатах выполнения служебно-боевых (служебных) задач в ходе военных (боевых) действий.

9.2.10. Об участии в ликвидации последствий аварий, катастроф, стихийных бедствий или других чрезвычайных обстоятельств.

9.2.11. Другие данные, связанные с вопросами служебно-боевой деятельности воинской части (организации).

9.3 При заполнении раздела указываются:

9.3.1. В каком составе, где, в какой период, под чьим командованием и на основании каких директив, приказов и распоряжений выполнялись служебно-боевые (служебные) задачи, характер задач, места дислокации подразделений.

9.3.2 Какие важные пункты, объекты были заняты (защищены).

9.3.3. Успехи, достигнутые при выполнении служебно-боевых (служебных) задач, какой ущерб противнику был нанесен (убито, ранено, захвачено в плен личного состава противника, уничтожено (захвачено) единиц техники и вооружения).

9.3.4 Какие потери в живой силе и технике были понесены.

9.3.5. События, характеризующие отвагу, мужество и героизм личного состава, положительные примеры выполнения личным составом служебно-боевых (служебных) задач.

10. Раздел «III. Подготовка войск национальной гвардии»:

10.1. Заполняется отделом (отделением, группой) боевой (профессиональной служебной и физической) подготовки воинской части (организации), а в случае его отсутствия в штате (штатном расписании) воинской части (организации) — должностным лицом, назначенным командиром (начальником).

10.2. В разделе приводятся сведения (с указанием дат, номеров приказов, директив, распоряжений, актов проверок), характеризующие состояние подготовки войск национальной гвардии:

10.2.1. Об итоговых оценках, полученных воинской частью (организацией), а также подчиненными ей воинскими частями (организациями) и подразделениями (при наличии), по профессионально-должностной (оперативной), боевой (профессиональной служебной и физической) подготовке.

10.2.2. О тенденциях в подготовке воинских частей (организаций) с указанием воинских частей (организаций), подразделений, входящих в их состав, получивших оценку «отлично», а также воинских (специальных) званий, фамилий и инициалов командиров (начальников).

10.2.3. О количестве и результатах проведения мероприятий подготовки войск национальной гвардии, в том числе подготовки органов управления, подготовки (слаживания) в составе воинских частей (организаций), подразделений.

10.2.4. О проведении наиболее значимых мероприятий (учений, маневров, конкурсов, состязаний, сборов), связанных с вопросами подготовки войск национальной гвардии, а также об участии в них и их результатах.

10.2.5. О наличии в воинской части (организации) военнослужащих (сотрудников), имеющих классную квалификацию (квалификационные звания).

10.2.6. О сроках и результатах подготовки нового пополнения (для воинских частей (организаций), комплектуемых военнослужащими по призыву).

10.2.7. Об итогах профессионального обучения военнослужащих и сотрудников, подготовки специалистов в учебных воинских частях (центрах, учебных подразделениях) войск национальной гвардии, а также в образовательных организациях, учебных подразделениях (центрах) других федеральных органов исполнительной власти.

10.2.8. О результатах деятельности в области физической подготовки (культуры) и спорта.

10.2.9 О развитии и совершенствовании учебно-материальной базы.

10.2.10. О разработке наиболее значимых нормативных правовых актов, директив, распоряжений (указаний), касающихся подготовки войск национальной гвардии.

11. Раздел «IV. Военно-политическая (политическая) работа»:

11.1. Заполняется военно-политическим отделом (отделением, группой по военно-политической (политической) работе) воинской части (организации), а в случае его отсутствия в штате (штатном расписании) воинской части (организации) — должностным лицом, назначенным командиром (начальником).

11.2. В разделе приводятся данные о военно-политической (политической) работе (с указанием дат, номеров приказов, распоряжений и актов) по направлениям:

11.2.1 Агитационно-пропагандистская работа.

11.2.2 Психологическая работа.

11.2.3. Укрепление и поддержание воинской и служебной дисциплины и правопорядка.

11.2.4. Военно-патриотическая (патриотическая) работа и взаимодействие с общественными объединениями.

11.2.5 Военно-социальная (социальная) работа.

11.2.6 Культурно-досуговая работа.

11.2.7. Другие данные, связанные с вопросами военно-политической (политической) работы.

12. Раздел «V. Награды и отличия»:

12.1. Заполняется кадровым органом воинской части (организации), а в случае его отсутствия в штате (штатном расписании) воинской части (организации) — должностным лицом, назначенным командиром (начальником).

12.2. В разделе указываются сведения о награждениях (орденами, медалями, грамотами, вымпелами) воинской части (организации) Президентом Российской Федерации, Верховным Главнокомандующим Вооруженными Силами Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, директором Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации — главнокомандующим войсками национальной гвардии Российской Федерации (далее — директор), благодарностях, получении почетных наименований за прошедший год.

13. Раздел «VI. Награды личного состава»:

13.1. Заполняется кадровым органом воинской части (организации), а в случае его отсутствия в штате (штатном расписании) воинской части (организации) — должностным лицом, назначенным командиром (начальником).

13.2. В разделе указываются сведения о количестве награжденных за весь период существования воинской части (организации) и количестве награжденных за прошедший год (кроме награждений личного состава за выслугу лет, ведомственными и юбилейными медалями).

13.3. К разделу прилагаются списки военнослужащих (сотрудников) с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии):

13.3.1. Герои Российской Федерации с кратким описанием подвигов награжденных.

13.3.2. Награжденные орденами, медалями, почетным званием и именным оружием.

14. Раздел «VII. Командование (руководство)»:

14.1. Заполняется кадровым органом воинской части (организации), а в случае его отсутствия в штате (штатном расписании) воинской части (организации) — должностным лицом, назначенным командиром (начальником).

14.2. В разделе приводятся сведения о лицах командования (руководства) воинской части (организации): занимаемая должность, воинское (специальное) звание, фамилия, имя и отчество, государственные награды (с указанием даты, номера и названия документа о награждении), а также о присвоении им очередных воинских (специальных) званий, назначении и переводе.

15. Раздел «VIII. Боевые знамена (знамена), зачисление в списки навечно, посещение должностными лицами»:

15.1. Обобщается и заполняется должностными лицами штаба воинской части (организации), а в случае его отсутствия в штате (штатном расписании) воинской части (организации) — должностным лицом, назначенным командиром (начальником).

15.2 В разделе указываются следующие сведения:

15.2.1. Дата вручения Боевого знамени (знамени) и грамоты, номер и дата правового акта о вручении.

15.2.2. Реквизиты приказа Росгвардии «О зачислении (перезачислении) погибших при исполнении обязанностей военной службы (службы) военнослужащих и сотрудников навечно в списки территориальных органов Росгвардии, воинских частей и организаций войск национальной гвардии Российской Федерации», а также следующая информация: занимаемая должность, воинское (специальное) звание, фамилия, имя и отчество (при наличии) зачисленного в списки навечно, его краткие биографические данные, краткое описание совершенного им подвига (на отдельном листе приклеивается цветная фотография зачисленного в списки навечно размером 90 x 120 мм).

Сведения о зачисленном в списки навечно заносятся в раздел один раз при поступлении вышеуказанного правового акта Росгвардии в воинскую часть (организацию).

15.2.3. Кто посетил воинскую часть (организацию), дата (период) посещения Президентом Российской Федерации, Председателем Правительства Российской Федерации, Председателем Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателем Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, директором, первым заместителем (начальником Главного штаба войск национальной гвардии Российской Федерации — первым заместителем, статс-секретарем — заместителем, заместителем — начальником Главного управления собственной безопасности Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, заместителями) директора.

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

16. Раздел «IX. Изменение дислокации и подчиненности»:

16.1. Заполняется органом комплектования воинской части (организации), а в случае его отсутствия в штате (штатном расписании) воинской части (организации) — должностным лицом, назначенным командиром (начальником).

16.2. В разделе приводятся сведения об изменении дислокации и подчиненности воинской части (организации) с указанием даты и номера правового акта.

17. Разделы исторического формуляра оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) в книжной ориентации, за исключением разделов VI, VII и IX исторического формуляра (альбомная ориентация). Текст печатается на одной стороне листа шрифтом с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов, размеров № № 12, 13, 14 либо пишется от руки чернилами (шариковой ручкой) разборчивым почерком, без помарок и подчисток. При сокращении слов и наименований допускаются только общепринятые сокращения.

18. Папка исторического формуляра состоит из твердых картонных обложек (240 x 320 мм), покрытых ледерином или дерматином (кожей) крапового цвета.

19. Внутри папки вшиваются 10 листов прокладок (230 x 310 мм) с клапанами и корешками (45 x 310 мм) для подшивки исторического формуляра по разделам. Допускается подшивка в одну папку материалов и сведений за прошедшие годы.

20. Все разделы исторического формуляра после заполнения подписываются командиром (начальником) (лицом, временно исполняющим его обязанности) и начальником штаба, после чего заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и действительным наименованием.

21. По мере заполнения того или иного раздела в него вшиваются дополнительные листы, которые учитываются в описи количества листов, находящихся в историческом формуляре. Отметка о количестве дополнительно вложенных в раздел исторического формуляра листов заверяется подписью начальника штаба.

22. Подписание и оформление разделов исторического формуляра за прошедший год производится не позднее 1 марта следующего года, о чем ежегодно до 15 марта командир (начальник) докладывает в вышестоящий орган управления.

23. Командир (начальник) или начальник штаба при сдаче дел и должности обязан сдавать исторический формуляр, указывая это в акте (рапорте) о сдаче дел и должности.

24. При переформировании воинской части (организации) исторический формуляр передается в ту воинскую часть (организацию), в которую передается Боевое знамя (знамя).

25. При расформировании воинской части (организации) исторический формуляр передается в Центральный архив Росгвардии.

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

26. О сдаче исторического формуляра в Центральный архив Росгвардии или его передаче командир воинской части докладывает в вышестоящий орган управления.

(в ред. Выписки из приказа Росгвардии от 10.04.2026 № 131)

27. Хранение исторического формуляра осуществляется в режимно-секретном подразделении воинской части (организации).

III. Контроль за ведением исторического формуляра

28. Контроль за ведением исторического формуляра возлагается на командира (начальника) и начальника штаба, а также на вышестоящие органы управления.

29. Замечания по ведению исторического формуляра записываются исключительно при инспектировании, проведении итоговой проверки воинской части (организации) должностными лицами, назначенными для проведения инспектирования (итоговой проверки), в листе замечаний по ведению исторического формуляра, который подшивается в конце формуляра.

Гриф ограничения доступа к документу ___________________ (по заполнении)

ИСТОРИЧЕСКИЙ ФОРМУЛЯР _________________________________________________________________ (полное действительное наименование воинской части (организации) _________________________________________________________________

Начат «» __________ 20 г.

Окончен «» __________ 20 г.

ОПИСЬ количества листов, находящихся в историческом формуляре

 _________________________________________________________________

 (полное действительное наименование воинской части (организации)

I. ИСТОРИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОГО СТРОИТЕЛЬСТВА И РАЗВИТИЯ

II. СЛУЖЕБНО-БОЕВАЯ (СЛУЖЕБНАЯ) ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

III. ПОДГОТОВКА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ

IV. ВОЕННО-ПОЛИТИЧЕСКАЯ (ПОЛИТИЧЕСКАЯ) РАБОТА

V. НАГРАДЫ И ОТЛИЧИЯ

VI. НАГРАДЫ ЛИЧНОГО СОСТАВА

VII. КОМАНДОВАНИЕ (РУКОВОДСТВО)

VIII. БОЕВЫЕ ЗНАМЕНА (ЗНАМЕНА), ЗАЧИСЛЕНИЕ В СПИСКИ НАВЕЧНО,

                   ПОСЕЩЕНИЕ ДОЛЖНОСТНЫМИ ЛИЦАМИ

IX. ИЗМЕНЕНИЕ ДИСЛОКАЦИИ И ПОДЧИНЕННОСТИ

ЛИСТ замечаний по ведению исторического формуляра