Приказ Росгвардии от 26.09.2019 № 330

«О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в войсках национальной гвардии Российской Федерации, утвержденную приказом Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 6 июня 2017 г. № 160»

В соответствии с пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 <1>, и в целях организации делопроизводства в войсках национальной гвардии Российской Федерации <2> приказываю:

1. Внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в войсках национальной гвардии Российской Федерации, утвержденную приказом Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 6 июня 2017 г. № 160 <3>, согласно прилагаемому Перечню.

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2016, № 18, ст. 2641.

<2> Далее — «войска национальной гвардии».

<3> Далее — «Инструкция».

2. Начальнику Главного штаба войск национальной гвардии Российской Федерации — первому заместителю директора Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации — главнокомандующего войсками национальной гвардии Российской Федерации определять перечень наименований шрифтов, подлежащих применению при оформлении документов в войсках национальной гвардии <4>, в соответствии с Инструкцией, за исключением случаев, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Росгвардии.

<4> Далее — «перечень наименований шрифтов».

3. Первым заместителям (заместителям) директора Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации — главнокомандующего войсками национальной гвардии Российской Федерации, командующим округами войск национальной гвардии, начальникам территориальных органов Росгвардии, командирам (начальникам) подразделений (органов) и организаций войск национальной гвардии привести в соответствие с перечнем наименований шрифтов распорядительные документы, устанавливающие требования в отношении конкретных наименований шрифтов, подлежащих применению при оформлении документов в войсках национальной гвардии.

1. В сноске «2» к пункту 5 слова «центральный аппарат Росгвардии» заменить словами «структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии».

2. В сноске «1» к подпункту 11.11 аббревиатуру «ЦЭПК» заменить аббревиатурой «ЦЭК».

3. В подпункте 23.6:

3.1. Слова «текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr)» заменить словами: «шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля, включенный в перечень наименований шрифтов, определенный начальником Главного штаба войск национальной гвардии Российской Федерации — первым заместителем директора Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации — главнокомандующего войсками национальной гвардии Российской Федерации <2>,».

3.2. Дополнить сноской «2» следующего содержания:

«<2> Далее — „перечень наименований шрифтов“.».

3.3. Дополнить абзацем вторым следующего содержания:

«Если документ готовится для тиражирования с уменьшением масштаба, текст печатается через два междустрочных интервала.».

Абзацы второй и третий считать соответственно абзацами третьим и четвертым.

3.4 В абзаце третьем первое предложение изложить в следующей редакции:

«В табличных документах может быть использован шрифт без засечек, рубленый (sans-serif), начертания новый гротеск, пропорциональный, делового стиля, включенный в перечень наименований шрифтов.».

4. В сноске «2» к подпункту 23.11 слова «2014, № 11, ст. 1088» заменить словами «2017, № 52, ст. 7916».

5. В абзацах втором подпункта 23.13, четвертом подпункта 23.13, третьем подпункта 23.14, втором подпункта 23.15 слова «Times New Roman (Times New Roman Cyr)» заменить словами «с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов,».

6. Абзац пятый подпункта 23.17 после слов «подписывающим или утверждающим документ» дополнить словами «, или подразделением делопроизводства и режима при регистрации документа.».

7. Абзац пятый подпункта 23.18 изложить в следующей редакции:

«На документе, составленном совместно двумя и более подразделениями (организациями), проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из подразделений (организаций). Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.».

8. Подпункт 23.18 дополнить абзацем шестым следующего содержания:

«Если служебный документ оформлен не на бланке, то регистрационный номер оформляется от левой границы текстового поля под датой подписанного служебного документа через 1 междустрочный интервал, а при отсутствии места — на оборотной стороне листа внизу слева.».

9. Сноску «1» к абзацу двадцатому подпункта 23.22 после слов «регистрационный № 35442)» дополнить словами «, с изменениями, внесенными приказом Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. № 61 (зарегистрирован в Минюсте России 28 марта 2018 года, регистрационный № 50545), приказом Минкомсвязи России от 13 ноября 2018 г. № 619 (зарегистрирован в Минюсте России 19 марта 2019 года, регистрационный № 54090).».

10. Подпункт 23.28 после абзаца пятнадцатого дополнить абзацами шестнадцатым, семнадцатым, восемнадцатым, девятнадцатым, двадцатым, двадцать первым и двадцать вторым следующего содержания:

«Если у отправителя не остается экземпляров пересылаемых приложений, то отметка о приложении указывается следующим образом:»

Если приложением является электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложением является электронный носитель, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, то указывается его учетный номер, ограничительная пометка, наименование и объем файлов на носителе.

Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, то в отметке о наличии приложения указывается наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер (при наличии), номера и количество прилагаемых экземпляров, количество листов в каждом экземпляре и ограничительная пометка, например:

В этом случае сопроводительное письмо должно иметь пометку «Для служебного пользования».».

Абзацы шестнадцатый и семнадцатый считать соответственно абзацами двадцать третьим и двадцать четвертым.

11. Подпункт 23.35 изложить в следующей редакции:

«23.35. Отметка об исполнителе.»

Отметка об исполнителе документа включает в себя фамилию, имя и отчество (последнее — при наличии) исполнителя, сокращенное наименование структурного подразделения, рабочий телефон исполнителя. Отметка об исполнителе может дополняться электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля, а при отсутствии места — на оборотной стороне листа внизу слева, например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печатается шрифтом размера № 10.

При печатании документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа в левом нижнем углу исполнителем проставляется количество отпечатанных экземпляров, адресование экземпляров, фамилия, имя и отчество (последнее — при наличии) исполнителя, сокращенное наименование структурного подразделения, рабочий телефон исполнителя и дата печатания документа.

Отметка об исполнителе в документах, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, оформляется в соответствии с требованиями пункта 247 Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 3-1.

Отметка об исполнителе нормативного правового акта располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.».

12. Подпункт 23.38 дополнить абзацем третьим следующего содержания:

«Листы штатов (штатных расписаний), утверждаемых правовыми актами о создании (реорганизации) органов управления, соединений, воинских частей, подразделений (органов) и организаций войск национальной гвардии, нумеруются самостоятельно. На первом листе номер не ставится.».

13. В подпункте 24.1:

13.1. Слова «ГОСТ Р 6.30-2003 „Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“ <3>» заменить словами «ГОСТ Р 7.0.97-2016 „Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов“ <3>».

13.2. В сноске «2» слова «2006, № 52, ст. 5587» заменить словами «2018, № 13, ст. 1808».

13.3. Сноску «3» изложить в следующей редакции:

«<3> Стандартинформ, 2017.».

14. Сноску «1» к подпункту 25.5 после слов «2016, № 41, ст. 5802» дополнить словами «; 2018, № 44, ст. 6713».

15. В сноске «2» к подпункту 25.7 слова «2017, № 2, ст. 326» заменить словами «2019, № 8, ст. 761».

16. В подпункте 25.11:

16.1. В абзаце третьем слова «структурные подразделения Росгвардии» заменить словами «структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии».

16.2. Дополнить абзацем пятым следующего содержания:

«Проект распоряжения и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию листов, начиная со второго листа.».

Абзацы пятый и шестой считать соответственно абзацами шестым и седьмым.

17. В абзаце первом подпункта 26.4.3 слова «в текстовом редакторе Microsoft Word версии 2003 и выше шрифтами Times New Roman (Times New Roman Cyr)» заменить словами «шрифтами с засечками (serif), пропорциональными, традиционного начертания, делового стиля, включенными в перечень наименований шрифтов».

18. В подпункте 26.7.5.4 слова «печатается в текстовом редакторе Microsoft Word версии 2003 и выше с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr)» заменить словами «рекомендуется применять шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля, включенный в перечень наименований шрифтов».

19. В абзаце четвертом подпункта 27.8 слова «входящих и подготовленных» заменить словами «входящих документов и подготовленных несекретных».

20. Второе предложение подпункта 30.5 после слов «в журнале учета подготовленных» и «в карточке учета подготовленных» дополнить словом «несекретных».

21. Подпункт 30.6 изложить в следующей редакции:

«30.6. Проекты служебных писем готовятся в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке письма, второй экземпляр, предназначенный для визирования, — на простых листах бумаги.»

Второй экземпляр исходящего документа (копия) подшивается в дело при наличии всех необходимых реквизитов, в том числе регистрационного номера, даты документа, фамилии должностного лица, подписавшего этот документ, отметки о заверении копии подписью исполнителя документа.

Второй экземпляр служебного письма списывается начальником соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если второй экземпляр исходящего документа требуется для работы, он выдается исполнителю под подпись в журнале (карточке) учета подготовленных несекретных документов (приложения № № 33, 34 к настоящей Инструкции).

Документы, которые перед рассылкой подлежат тиражированию с применением копировально-множительной техники, передаваемые факсимильной связью или с использованием СЭД, а также с грифом ограничения доступа могут готовиться в единственном экземпляре.».

22. Абзац второй подпункта 30.17 после слов «Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются» дополнить словами «не менее чем».

23. Подпункт 32.2 дополнить абзацем третьим следующего содержания:

«Документы, поступившие в электронном виде по СЭД, включаются в общий документооборот наравне с бумажными документами.».

24. Пункт 32 дополнить подпунктом 32.11 следующего содержания:

«32.11. Рассылка адресатам войск национальной гвардии, подключенным к СЭД, несекретных нормативных правовых актов, распоряжений, входящих и исходящих документов, обращений граждан и организаций осуществляется с использованием СЭД в виде электронных документов или электронных копий документов. Документы в бумажном виде досылаются в адреса только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и приказами (распоряжениями) Росгвардии, с отметкой об этом в графе „Комментарий“ электронного документа в СЭД.».

Подпункты 32.11 - 32.13 считать подпунктами 32.12 — 32.14 соответственно.

25. В подпунктах 33.1, 33.3 слова «журнале учета несекретных правовых актов» заменить словами «журнале учета распорядительных документов».

26. В подпунктах 33.3, 33.5 слова «журнал учета несекретных правовых актов» заменить словами «журнал учета распорядительных документов».

27. Пункт 50 дополнить абзацем пятым следующего содержания:

«незамедлительно, если в тексте поручения имеются пометки „весьма срочно“;».

Абзацы пятый, шестой, седьмой считать соответственно абзацами шестым, седьмым, восьмым.

28. В подпункте 64.6 слово «сводная» исключить.

29. Подпункт 64.7 изложить в следующей редакции:

«64.7. Номенклатура дел (приложение № 46 к настоящей Инструкции) на следующий календарный год разрабатывается в конце текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с начальниками других структурных подразделений, подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, один раз в 5 лет согласовывается с архивом вышестоящего органа управления.»

Номенклатура дел утверждается командиром (начальником) воинской части (организации) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае изменения функций и структуры воинской части (организации) новая номенклатура дел подлежит переработке, согласованию с архивом вышестоящего органа управления и утверждению соответствующим командиром (начальником).».

30. Подпункт 64.8 после слов «по журналу (карточке) учета подготовленных» дополнить словом «несекретных».

31. Абзац первый подпункта 64.9 изложить в следующей редакции:

«При передаче дел в архив вышестоящего органа управления представляются заверенные копии утвержденных номенклатур дел (приложение № 46 к настоящей Инструкции) за соответствующий период для контроля за полнотой сдачи дел на хранение.».

32. Подпункт 65.12.1 изложить в следующей редакции:

«65.12.1. Даты начала и окончания дела, проставляемые в номенклатуре дел (приложение № 46 к настоящей Инструкции) и на обложке законченного производством дела, должны соответствовать датам регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, подшитых в указанное дело (том дела), независимо от места нахождения этих документов в деле (томе дела).»

При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца указывается прописью. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках указанных дел.».

33. Абзац третий подпункта 65.17 исключить.

34. В сноске «1» к подпункту 66.1 слова «2016, № 22, ст. 3097» заменить словами «2018, № 1, ст. 19».

35. В подпункте 67.1 аббревиатуру «ЦЭПК» заменить аббревиатурой «ЦЭК».

36. В подпункте 67.7 после слов «дел постоянного» дополнить словами «и временного (свыше 10 лет)».

37. В подпункте 72.6 слова «структурное подразделение Росгвардии» заменить словами «структурное подразделение центрального аппарата Росгвардии, воинскую часть (организацию)».

38. Подпункт 73.8.1 изложить в следующей редакции:

«73.8.1. При направлении документа в один адрес он готовится в двух экземплярах: первый на бланке установленного образца для отправки, второй — на простых листах. Второй экземпляр с необходимыми визами хранится в УДиР Росгвардии. Электронная копия документа направляется по СЭД в структурное подразделение Росгвардии, подготовившее указанный документ, для дальнейшего хранения.»

Документы, имеющие гриф ограничения доступа, готовятся в трех экземплярах. Также в трех экземплярах готовятся документы подразделений, которым невозможно направить электронные копии.

В этом случае третий экземпляр документа готовится на простых листах и направляется в структурное подразделение Росгвардии, подготовившее указанный документ, для дальнейшего хранения.

Если документы, имеющие гриф ограничения доступа, готовятся на бланке и не подлежат сканированию, на втором и третьем экземплярах этих документов с оборотной стороны под отметкой об исполнителе указывается номер бланка.».

39. Абзац второй подпункта 73.8.2 изложить в следующей редакции:

«Бумажный экземпляр документа, предназначенный для направления в ДПД Росгвардии, может не готовиться, если возможно направление электронной копии документа и прилагаемых материалов.».

40. В подпунктах 73.8.3 и 73.8.4:

40.1 Абзац второй изложить в следующей редакции:

«Бумажный экземпляр документа, предназначенный для направления в структурное подразделение Росгвардии, может не готовиться, если возможно направление его электронной копии.».

40.2 Абзац третий исключить.

41. Подпункт 73.10 дополнить абзацем вторым следующего содержания:

«Экземпляр документа, поступивший в структурное подразделение Росгвардии, учитывается как входящий документ и передается установленным порядком исполнителю.».

42. Подпункт 73.12 изложить в следующей редакции:

«73.12. Докладные записки (рапорты) на имя руководства Росгвардии, подготовленные в структурных подразделениях Росгвардии, подлежат обязательной регистрации до внесения на рассмотрение директору (заместителям директора). По результатам рассмотрения материалы возвращаются в соответствующее структурное подразделение Росгвардии для доведения полученных поручений до всех заинтересованных должностных лиц.».

43. Дополнить Инструкцию пунктами 75, 76, 77 следующего содержания:

«75. В целях упорядочивания классификации документов, полной и качественной информации о формировании документального фонда, а также для организации информационно-справочной работы в центральном аппарате Росгвардии составляются номенклатуры дел структурных подразделений Росгвардии и номенклатура дел Росгвардии.»

76. Номенклатура дел структурного подразделения Росгвардии подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, согласовывается с УДиР Росгвардии, утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения Росгвардии, копия утвержденной номенклатуры дел направляется в УДиР Росгвардии.

77. Номенклатура дел Росгвардии составляется УДиР Росгвардии на основе номенклатур дел структурных подразделений Росгвардии.

Номенклатура дел Росгвардии подписывается начальником УДиР Росгвардии, согласовывается с ЦЭК Росгвардии и утверждается директором. Один раз в 5 лет номенклатура дел Росгвардии согласовывается с федеральным государственным архивом, в который документы передаются на государственное хранение.

В итоговую запись номенклатуры дел Росгвардии сведения вносятся на основании данных, поступивших из структурных подразделений Росгвардии.».

44. Приложение № 9 изложить в следующей редакции:

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Главное управление Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации по г. Москве
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«__» _________ 20__ г.			N ______
Москва

45. Приложение № 16 изложить в следующей редакции:

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Управление Центрального Оршанско-Хинганского Краснознаменного округа войск национальной гвардии Российской Федерации
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«__» _________ 20__ г.			N ______
Москва

«.»

Примечание:

При приеме дежурства новый дежурный расписывается в графе 5 за наличие поступивших пакетов.».

47. Приложение № 29 изложить в следующей редакции:

Примечания:

1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого рабочего дня.

2. Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 10.

3. При отправке документа за его же входящим номером в графе «Примечание» проставляется номер реестра и дата отправки.

4. В графах 9 — 10 указываются также номера экземпляров уничтоженных документов.

5. Графа 11 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

6. В графе 12 может проставляться отметка об исполнении документа, включающая в себя регистрационный номер подготовленного документа.».

48. Приложение № 30 изложить в следующей редакции:

Примечания:

1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого дня.

2. Графа 13 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.».

«Приложение № 37 к пп. 33.1, 33.3, 33.4, 33.5, 68.5 Инструкции по делопроизводству в войсках национальной гвардии Российской Федерации»

ЖУРНАЛ учета распорядительных документов

Примечание:

Гриф секретности указывается при его наличии.».