Приказ Минфина СССР от 30.10.1980 № 172

«О мерах по выполнению постановления Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. № 274 и дальнейшему улучшению организации архивного дела в системе Министерства финансов СССР»

(вместе с «Положением о Центральном архиве Министерства финансов СССР»)

ПРИКАЗ

Совет Министров СССР постановлением от 4 апреля 1980 г. № 274 утвердил Положение о Государственном архивном фонде СССР и Положение о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР.

Указанным постановлением Совет Министров СССР обязал:

Главное архивное управление при Совете Министров СССР, Советы Министров союзных и автономных республик, исполкомы местных Советов народных депутатов принять меры к усилению контроля за сохранностью документов Государственного архивного фонда СССР и обеспечить необходимые условия для хранения и использования этих документов;

министерства и ведомства принять меры к совершенствованию работы ведомственных архивов, обеспечению их специальными помещениями, оборудованием, укреплению квалифицированными кадрами, а также к улучшению делопроизводства;

Главное архивное управление при Совете Министров СССР усилить организационно-методическое руководство работой по ведению ведомственных архивов и делопроизводства и оказание министерствам и ведомствам помощи в повышении квалификации соответствующих работников.

В целях обеспечения выполнения органами финансовой системы постановления Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. № 274 приказываю:

1. Министрам финансов союзных и автономных республик, заведующим краевыми, областными, окружными, городскими и районными финансовыми отделами, начальникам Госстраха СССР, Гознака, Ингосстраха СССР, руководителям других учреждений и организаций, подведомственных Министерству финансов СССР:

1.1. Рассмотреть состояние работы архивов и осуществить меры по совершенствованию их деятельности, укреплению квалифицированными кадрами, улучшению делопроизводства.

1.2. Обеспечить необходимые условия для хранения и использования документов, переданных на архивное хранение, особенно документов по личному составу, предельный срок хранения которых в ведомственных архивах установлен указанным постановлением Совета Министров СССР 75 лет.

1.3. В целях улучшения организационно-методической работы по экспертизе научно-практической ценности документов, их отбору и подготовке для передачи на государственное хранение пересмотреть положения и составы экспертных комиссий учреждений финансовых и страховых органов.

Включить в состав экспертных комиссий представителей соответствующей государственной архивной службы СССР.

1.4. Осуществлять мероприятия по повышению квалификации работников архивов, а также сотрудников, занимающихся делопроизводством.

2. Управлению Делами Министерства финансов СССР в целях совершенствования делопроизводства и дальнейшего улучшения организации архивного дела в центральном аппарате министерства:

2.1. Усилить контроль за отбором, учетом, сохранностью, качеством обработки, использованием и своевременной передачей на государственное хранение документов министерства.

2.2. Постоянно проводить работу, направленную на совершенствование делопроизводства и более широкое внедрение средств оргтехники.

2.3. Проанализировать совместно с управлениями и отделами министерства правильность составления номенклатур дел, состояние работы по формированию и отбору документов на государственное хранение и принять меры к дальнейшему улучшению этой работы.

2.4. Пересмотреть совместно с Первым отделом Положение о Центральной экспертной комиссии по экспертизе ценности документов и ее состав и в месячный срок представить положение и состав комиссии на утверждение руководству министерства.

3. Утвердить Положение о Центральном архиве Министерства финансов СССР, согласованное с Центральным государственным архивом народного хозяйства СССР.

4. Руководителям предприятий, учреждений и организаций финансовой системы в практической работе архивов и организации документов в делопроизводстве строго руководствоваться Положением о Государственном архивном фонде СССР (приложение № 1 — не приводится), Положением о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР (приложение № 2 — не приводится) и Положением о Центральном архиве Министерства финансов СССР (приложение № 3).

5. Признать утратившими силу письмо Министерства финансов СССР от 24 ноября 1958 г. № 348 «О Положении о Государственном архивном фонде Союза ССР» и приказ по Министерству финансов СССР от 1 декабря 1961 г. № 378 «Об утверждении положений о Главном архивном управлении при Совете Министров ССР и о Центральном архиве Министерства финансов СССР».

1. Общие положения

1.1. Документы Министерства финансов СССР, подчиненных ему главных управлений и других учреждений и организаций, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, включаются в состав Государственного архивного фонда Союза ССР и подлежат передаче на государственное хранение в установленные сроки.

1.2. В целях обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования законченных делопроизводством документов Министерства и подготовки их к передаче на государственное хранение, а также осуществления методического руководства и контроля за состоянием и деятельностью архивов учреждений, организаций и предприятий финансовой системы и в соответствии с «Положением о Государственном архивном фонде СССР», утвержденном Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. № 274, в Министерстве финансов СССР действует Центральный архив.

1.3. Центральный архив Министерства финансов СССР является структурным подразделением Управления Делами и подчиняется управляющему Делами.

1.4. В своей работе Центральный архив руководствуется соответствующими законодательными актами СССР, приказами и указаниями Министерства финансов СССР, Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, правилами, инструкциями и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, инструкциями и рекомендациями Центрального государственного архива народного хозяйства СССР и настоящим Положением.

1.5. Центральный архив работает по плану, утвержденному управляющим Делами и отчитывается перед ним в своей деятельности.

1.6. Центральный архив возглавляет начальник, назначаемый руководством Министерства в установленном порядке.

2. Состав документов Центрального архива Министерства финансов СССР

2.1 Центральный архив Министерства финансов СССР хранит:

• законченные делопроизводством документы общего характера, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений Министерства, а также профсоюзных и других общественных организаций Министерства (кроме партийных и комсомольских организаций);
• документы ликвидированных учреждений и организаций, непосредственно подчинявшихся Министерству при отсутствии у них правопреемников;
• законченные делопроизводством документы постоянного и временного сроков хранения главных управлений и других учреждений и организаций, непосредственно подчиненных Министерству финансов СССР согласно списку, утвержденному руководством Министерства и согласованному с Центральным государственным архивом народного хозяйства СССР (в том случае, если создание архивов в этих учреждениях признано нецелесообразным);
• личные фонды и документы выдающихся деятелей Министерства финансов СССР и подчиненных ему главных управлений и других учреждений и организаций, состав которых определяется по согласованию с Центральным государственным архивом народного хозяйства СССР;
• научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание фондов Центрального архива (описи, исторические справки и дополнения к ним, каталоги, указатели, обзоры и т.п.).

2.2. В состав Центрального архива входят научно-техническая и другая специальная документация, образовавшаяся в деятельности центрального аппарата Министерства, а также печатные издания и другие материалы, дополняющие документы архива, необходимые для научно-исследовательской и информационно-справочной работы архива.

3. Задачи и функции Центрального архива Министерства финансов СССР

3.1 Основными задачами Центрального архива Министерства финансов СССР являются:

• комплектование, учет, обеспечение сохранности и организация использования документов, состав которых предусмотрен п. 2 настоящего Положения;
• подготовка и передача в Центральный государственный архив народного хозяйства СССР в установленном порядке документов, подлежащих государственному хранению;
• осуществление контроля за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений Министерства, главных управлений и других учреждений, организаций и предприятий, подчиненных Министерству финансов СССР в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства;
• осуществление методического руководства и контроля за состоянием и деятельностью архивов главных управлений и других учреждений, организаций и предприятий системы Министерства финансов СССР.

3.2 Во исполнение этих задач Центральный архив Министерства финансов СССР осуществляет следующие функции:

• оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел структурных подразделений Министерства, главных управлений и других учреждений, организаций и предприятий, подчиненных Министерству финансов СССР, согласовывает их и представляет на утверждение руководству; контролирует правильность формирования документов в делопроизводстве и сохранность их в структурных подразделениях Министерства, а также подготовку их к архивному хранению;
• организует отбор документов на постоянное хранение в делопроизводстве; принимает в установленные сроки обработанные в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства документы, состав которых предусмотрен п. 2 настоящего Положения, обеспечивает их учет и сохранность;
• составляет сводные годовые разделы описи дел постоянного хранения и подготавливает их к рассмотрению Центральной экспертной комиссией Министерства финансов СССР и экспертно-проверочной комиссией Центрального государственного архива народного хозяйства СССР;
• создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в Центральном архиве документам (описи, исторические справки и дополнения к ним, указатели, каталоги, обзоры и т.п.) на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом к фондам государственного архива;
• в установленные сроки передает в Центральный государственный архив народного хозяйства СССР документы, подлежащие государственному хранению;
• ежегодно высылает в Центральный государственный архив народного хозяйства СССР по его запросам паспорт архива, сведения об изменении в составе и объеме фондов согласно установленным формам учета, а также направляет нормативно-методические документы по работе архива, разработанные Министерством финансов СССР в течение года;
• осуществляет учет дел постоянного и временного сроков хранения, образующихся в процессе деятельности Министерства и подчиненных ему главных управлений, и других учреждений и организаций;
• организует использование архивных документов: информирует руководство и сотрудников Министерства о составе и содержании фондов Центрального архива; выявляет и подбирает документы по заданию руководства Министерства, готовит по материалам архива необходимые справки и информации, используемые аппаратом Министерства в оперативных целях; выдает документы во временное пользование; представляет документы для исследований в читальный зал; участвует в подготовке документов к публикации; в установленном порядке выдает справки социально-правового характера и консультирует учреждения и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, подтверждающих трудовой стаж; организует учет эффективности использования материалов архива;
• осуществляет необходимые мероприятия, обеспечивающие всестороннее использование архивных документов главных управлений и других учреждений и организаций, подчиненных Министерству финансов СССР;
• проводит плановые проверки архивов главных управлений и других учреждений, организаций и предприятий системы Министерства финансов СССР, результаты которых с соответствующими предложениями и рекомендациями докладывает руководству;
• участвует в разработке нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу (инструкции, номенклатуры дел, классификаторы, перечни документов со сроками их хранения, положения об архивах и др.);
• принимает участие в работе Центральной экспертной комиссии Министерства финансов СССР по определению ценности документов — отбору их на государственное хранение и к уничтожению;
• устанавливает совместно с Центральной экспертной комиссией Министерства финансов СССР порядок проведения экспертизы ценности документов главных управлений и других учреждений, организаций и предприятий, подчиненных Министерству финансов СССР, материалы которых не подлежат приему на государственное хранение;
• оказывает методическую и практическую помощь в работе архивам, хранящим документы учреждений, организаций и предприятий системы Министерства финансов СССР;
• участвует в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников делопроизводственных служб и архивов главных управлений и других учреждений, организаций и предприятий системы Министерства финансов СССР;
• совместно с другими подразделениями Министерства финансов СССР внедряет в практику работы Центрального архива современные средства оргтехники, хранения и использования документов.

4. Права Центрального архива Министерства финансов СССР

4.1 Для выполнения указанных выше функций Центральному архиву Министерства финансов СССР предоставлено право:

• запрашивать от руководителей структурных подразделений Министерства, а также от руководителей главных управлений и других учреждений, организаций и предприятий его системы сведения о соблюдении установленных правил организации документов в делопроизводстве и работы архивов;
• давать указания главным управлениям и другим учреждениям, организациям и предприятиям системы Министерства финансов СССР по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы архивов;
• докладывать руководству Министерства финансов СССР вопросы организации документов в делопроизводстве и деятельности архивов главных управлений и других учреждений, организаций и предприятий системы Министерства финансов СССР;
• участвовать в проведении совещаний работников делопроизводственных служб и архивов главных управлений и других учреждений, организаций и предприятий системы Министерства финансов СССР по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве;
• привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих как в системе Министерства финансов СССР, так и в других учреждениях и ведомствах СССР;
• создавать при Центральном архиве Министерства финансов СССР советы и комиссии содействия архивному делу, действующие на общественных началах; организовывать по согласованию с руководством Министерства финансов СССР общественные смотры состояния архивов и организации документов в делопроизводстве главных управлений и других учреждений, организаций и предприятий, подчиненных Министерству финансов СССР.

5. Структура и штаты Центрального архива Министерства финансов СССР

5.1. Структура и штаты Центрального архива Министерства финансов СССР определяются штатным расписанием Министерства в зависимости от объема работы и количества документов, хранящихся в архиве.

5.2. Работники архива (кроме архивно-технических сотрудников) назначаются из числа лиц, имеющих высшее либо специальное среднее образование.

5.3. Круг обязанностей работников Центрального архива определяется начальником Центрального архива Министерства финансов СССР и должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.

---