Статья 33. СертификацияПриказ Росимущества от 27.01.2021 № 13

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом (далее — Инструкция) разработана в соответствии с пунктом 1.8 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 (далее — Правила делопроизводства), в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами, образующимися в результате деятельности Федерального агентства по управлению государственным имуществом (далее — Росимущество, Агентство).

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения и использования документов, подготовки к передаче на хранение в архив Росимущества.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с положениями Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее — Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»), Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (далее — Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти), Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (далее — Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти), на основании Положения о Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. № 432 (далее — Положение о Росимуществе), Регламента Федерального агентства по управлению государственным имуществом, утвержденного приказом Росимущества от 11 августа 2010 г. № 219 (далее — Регламент Росимущества), Правил делопроизводства, а также законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее — национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013), ГОСТа Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016).

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами несекретного характера независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

Организация делопроизводства в Росимуществе осуществляется с использованием системы электронного документооборота автоматизированной системы «Делопроизводство и документооборот» (далее — АС ДОУ) в соответствии с законодательством Российской Федерации. Используемая система электронного документооборота должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

Требования настоящей Инструкции по работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией применяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (далее — документы с пометкой «ДСП»), осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233, в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, предусмотренных подразделом 4.13 Инструкции.

(в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 № 32)

Особенности работы с документами, содержащими иные виды информации ограниченного доступа (персональные данные), регулируются отдельными правовыми актами Росимущества.

(в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 № 32)

Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее — обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан и организаций устанавливаются в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Организация работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности Росимущества осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства в Росимуществе на основе единой политики и применения современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Росимущества осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по ведению делопроизводства и архива (далее — Служба делопроизводства), в соответствии с Положением о нем.

1.7. Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях Росимущества осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в подразделении и передачу дел на архивное хранение (далее — делопроизводитель подразделения), совмещающими выполнение должностных и делопроизводственных обязанностей.

Права и обязанности указанных работников определяются их должностными регламентами. Примерный перечень функций, выполняемых ими, приведен в приложении № 14 к настоящей Инструкции.

Делопроизводитель подразделения назначается руководителем структурного подразделения. Сведения о делопроизводителях подразделения предоставляются в Службу делопроизводства Росимущества.

На время болезни (отпуска, командировки) делопроизводителя подразделения его обязанности возлагаются на другого работника.

При освобождении делопроизводителя подразделения от замещаемой должности в данном структурном подразделении или его увольнении числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному работнику по акту приема-передачи, который утверждается руководителем структурного подразделения (приложение № 15).

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в структурных подразделениях Росимущества возлагается на их руководителей.

1.9. Работники Росимущества несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

1.10. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности Агентства, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Передача служебных документов, их копий или проектов иным органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям и гражданам допускается только с письменного указания (резолюции) руководства Росимущества и на основании письменных запросов.

Передача документов и (или) их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о средствах массовой информации, а также законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и требованиями Инструкции через соответствующее подразделение, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

Изъятие подлинников документов из дел производится уполномоченными органами на основании соответствующего постановления с уведомлением руководства Росимущества и с оставлением в деле копий изъятых документов и документа, фиксирующего причину и факт выдачи подлинников документов.

1.11. Служба делопроизводства в соответствии с графиком, утверждаемым заместителем руководителя Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей), организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Росимущества и о результатах докладывает руководству Росимущества.

1.12. Термины и основные понятия, используемые в настоящей Инструкции, приведены в приложении № 65 к настоящей Инструкции.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав управленческих документов Росимущества

2.1.1. В деятельности Росимущества создается комплекс организационно-распорядительных документов, в том числе: приказы, распоряжения, правила, положения, инструкции, регламенты, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов), акты. Их состав не должен противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, актам Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативным правовым актам Минфина России, осуществляющего координацию и контроль деятельности Агентства, а также определяется компетенцией Росимущества, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.

2.1.2. По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения Росимущества, руководитель Росимущества и его заместители дают письменные поручения (в том числе в форме резолюций), поручения, оформляемые протоколом проведенного у них совещания.

2.1.3. Проекты приказов и распоряжений (далее — распорядительные документы) готовят структурные подразделения Росимущества в плановом порядке, на основании поручений руководства Росимущества либо в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов распорядительных документов по основной деятельности Росимущества, их согласование с заинтересованными сторонами и представление на подпись руководству Агентства возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект документа.

Контроль за правильностью оформления проектов распорядительных документов осуществляет Служба делопроизводства.

Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений) по вопросам государственной службы и кадров готовит кадровая служба Росимущества.

2.1.4. Установленные распорядительными документами требования и правила могут быть отменены (изменены) только путем издания новых распорядительных документов.

Запрещается применять в этих целях такой вид документа, как письмо.

2.1.5. В установленных законодательством случаях по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных органов и организаций, принимаются совместные документы, которые оформляются как единый документ: приказ, протокол, положение, распоряжение, письмо и др.

2.1.6. В пределах своей компетенции Росимущество направляет письма, поручения, заключает договоры, контракты и т.д. При необходимости могут готовиться и подписываться письма совместно с другими органами и организациями.

Различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемые в деятельности Росимущества для обмена информацией с другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, общественными объединениями, организациями и гражданами (служебные письма, телеграммы, электронные сообщения, факсограммы и др.), составляют его служебную переписку.

2.1.7 В Росимуществе создаются и используются:

документы на бумажном носителе;

электронные документы (документы, созданные в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе);

электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в системе электронного документооборота в формате PDF.

2.1.8. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц.

2.1.9. Перечень видов документов, образующихся в деятельности Росимущества, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, согласован с Росархивом и утвержден приказом Росимущества от 30 июня 2011 г. № 231.

2.1.10. Перечень видов документов, используемых в электронном виде при организации информационного взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов, установлен распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. № 583-р «Об утверждении Перечня видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25.12.2014 № 1494» (далее — распоряжение Правительства Российской Федерации № 583-р).

2.1.11. При создании электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов, которые по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

При визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для определенного вида документа.

2.2. Реквизиты документов. Общие требования к созданию и оформлению документов

2.2.1. Каждый вид служебного документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие или неправильное указание которых делает документ недействительным.

2.2.2. Состав реквизитов служебных документов, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются в соответствии с положениями национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016.

2.2.3 Основными реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Росимущества, являются:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. наименование Агентства — автора документа;

3. наименование структурного подразделения Росимущества — автора документа;

4. наименование должности лица — автора документа;

5. справочные данные о Росимуществе;

6. наименование вида документа;

7. дата документа;

8. регистрационный номер документа;

9. ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

10. место составления (издания) документа;

11. гриф ограничения доступа к документу;

12. гриф утверждения документа <1>;

<1> Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении № 13 к настоящей Инструкции.

13. адресат;
14. заголовок к тексту;
15. текст документа;
16. отметка о приложении;
17. гриф согласования документа;
18. виза;
19. подпись;
20. отметка об электронной подписи;
21. печать;
22. отметка об исполнителе;
23. отметка о заверении копии;
24. отметка о поступлении документа;
25. отметка о контроле;
26. резолюция;
27. отметка о направлении документа в дело.

При подготовке и в процессе работы с документами могут также использоваться и другие реквизиты, например, пометки «Лично», «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Правила оформления основных реквизитов документов и их расположение изложены в приложении № 1 к настоящей Инструкции.

2.2.4. Документы Росимущества, в том числе совместные, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм). Отдельные виды документов (таблицы, сметы, схемы) допускается оформлять с использованием формата A3 (420 x 297 мм).

2.2.5. При подготовке документов используется свободно распространяемый шрифт, являющийся метрическим аналогом Times New Roman, традиционного начертания, делового стиля, размером № 14 и № 13 (для многостраничных документов).

При оформлении таблиц допускается использовать шрифт меньших размеров (N 12, 11, 10).

При оформлении некоторых реквизитов писем также допускается уменьшение размера шрифта до № 12 и до № 8 (п. 14 и п. 22 приложения № 1 к настоящей Инструкции соответственно).

2.2.6. Многострочные реквизиты документа (кроме текста) печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части одного реквизита могут отделяться дополнительным интервалом.

Друг от друга реквизиты отделяются 2 — 3 межстрочными интервалами.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 13 см.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

2.2.7. Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от заголовка, выравнивается по ширине листа (границам левого и правого полей документа).

При необходимости при подготовке документов в текстовом редакторе межстрочный пробел может быть установлен в режиме «Множитель» и измеряться величинами в промежутке от 1,3 до 1,5. Через 2 межстрочных интервала печатаются тексты документов для устного прочтения (доклады), а также тексты, подлежащие редактированию, телеграммы.

При подготовке текстов документов используется абзацный отступ, равный 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.

Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа, оформляемые слева (заголовок к тексту, отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля.

В исключительных случаях допускается выделение части текста (кроме текста приказов и распоряжений) с использованием полужирного начертания, курсива, подчеркивания.

2.2.8. Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

2.2.9. Реквизиты «Подпись» и/или «Гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист. <2>

<2> Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более четырех грифов согласования.

2.2.10. Документы, изготовленные на бумажном носителе, оформленные на бланке или без него, должны иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе приказы, распоряжения, протоколы, договоры, должны иметь левое поле 30 мм. Это положение учитывается при разработке бланков тех видов документов, которые имеют длительные сроки хранения.

Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.

В проектах законодательных актов, актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации устанавливаются поля в соответствии с порядком подготовки указанных актов.

2.2.11. Допускается в исключительных случаях создание документов (доверенности, инструкции и др.) на лицевой и оборотной стороне листа.

При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.2.12. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами без каких-либо дополнительных знаков по центру верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. На первом листе номер страницы не ставится.

Приложения к документам имеют собственную нумерацию страниц.

2.2.13. Положения, инструкции и иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

2.2.14. Электронные документы должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

Файлы электронных документов и электронных копий документов с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи (в случае их формирования), передаваемых посредством системы межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО), должны иметь формат PDF/A-1.

Электронные документы, создаваемые в системе электронного документооборота, состоят из контента (содержания) и метаданных. Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке документа (далее — ЭРК).

2.3. Бланки документов

2.3.1. Документы Росимущества на бумажном носителе оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установленного образца (далее — гербовые бланки), изготовленных на листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), или на чистых листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), электронные документы — с использованием электронных шаблонов бланков, имеют определенный состав реквизитов и порядок их расположения и оформления.

2.3.2. Гербовые бланки документов Росимущества разрабатываются и изготавливаются в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ на бланках Росимущества помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

2.3.3. Состав видов гербовых бланков, применяемых в Росимуществе, утверждается руководителем Росимущества по представлению Службы делопроизводства.

Введение в обращение новых видов бланков документов осуществляется по мере необходимости по решению руководителя Росимущества на соответствующее предложение Службы делопроизводства.

2.3.4 В Росимуществе применяются следующие виды гербовых бланков документов:

бланк письма руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом (приложение № 2);

бланк письма заместителя руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом (приложение № 3);

бланк письма Федерального агентства по управлению государственным имуществом (приложение № 4);

бланк приказа Федерального агентства по управлению государственным имуществом (приложение № 5);

бланк распоряжения Федерального агентства по управлению государственным имуществом (приложение № 6);

бланк протокола совещания у руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом (приложение № 7);

бланк протокола совещания у заместителя руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом (приложение № 8);

бланк доверенности Федерального агентства по управлению государственным имуществом (приложение № 9).

2.3.5. На бланках письма Росимущества оформляются документы за подписью лица, временно исполняющего обязанности руководителя (заместителей руководителя) Росимущества, начальников (временно исполняющих обязанности начальников) структурных подразделений Росимущества в рамках их компетенции.

2.3.6. При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

2.3.7. Гербовые бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Бланки являются полиграфической продукцией строгой отчетности, нумеруются типографским способом в нижней части оборотной стороны бланка.

Не разрешается использование и изготовление гербовых бланков с помощью компьютерной и копировальной техники.

Размещение заказа на изготовление бланков служебных документов осуществляется структурным подразделением, осуществляющим обеспечение деятельности аппарата Росимущества на основании заявки и по образцам (макетам), представленным Службой делопроизводства.

2.3.8 Служба делопроизводства:

1. разрабатывает образцы (макеты) бланков;

2. осуществляет учет поступления бланков и выдачу изготовленных бланков;

3. осуществляет общий контроль за хранением и использованием бланков в Росимуществе.

2.3.9. Контроль за хранением и использованием бланков в структурных подразделениях осуществляется делопроизводителями подразделений.

2.3.10. Порядок использования, учета и выдачи гербовых бланков определяется соответствующим приказом Росимущества.

2.3.11. Ответственность за организацию работы с бланками в структурных подразделениях несут руководители структурных подразделений.

2.3.12. Передача бланков другим органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям и гражданам не допускается.

2.3.13. При подготовке исходящих писем, протоколов совещаний, проводимых в структурном подразделении, заседаний комиссий (приложение № 10), указаний по исполнению документов (резолюций) (приложение № 11), а также таких электронных документов, как поручения руководителя (приложение № 12) в АС ДОУ Росимущества используются электронные шаблоны бланков документов.

2.3.14. Электронные шаблоны бланков документов утверждаются руководителем Росимущества. Введение в обращение новых видов электронных шаблонов бланков документов осуществляется по мере необходимости по предложению Службы делопроизводства.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

III. Подготовка и оформление проектов законодательных актов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов

3.1. Требования к подготовке проектов законодательных актов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации

3.1.1. Подготовка проектов законодательных актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации осуществляется по поручению Правительства Российской Федерации или Министерства финансов Российской Федерации структурными подразделениями Росимущества, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, в соответствии с требованиями, установленными соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

3.1.2. Проекты законодательных актов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации подлежат обязательному согласованию с федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование предусмотрено действующим законодательством или в документе содержатся касающиеся их положения и поручения, другими заинтересованными органами и организациями.

3.1.3. Проект нормативного правового акта, оказывающего влияния на доходы или расходы соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, подлежит направлению с финансово-экономическим обоснованием решений, предлагаемых к принятию указанным проектом нормативного правового акта, в Министерство финансов Российской Федерации на заключение, в котором дается оценка финансовых последствий принятия соответствующих решений для соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации.

3.1.4 Согласование проекта нормативного правового акта проводится одним из следующих способов:

1. выражение в письменной форме согласия либо несогласия органа (организации) с соответствующим проектом нормативного правового акта с обоснованием имеющихся замечаний и предложений;

2. визирование руководителем органа (организации) проекта нормативного правового акта (при наличии замечаний и предложений — их обоснование с приложением предлагаемой редакции проекта нормативного акта или его отдельных положений).

Согласование проекта нормативного правового акта производится в сроки, установленные, соответственно, законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.1.5. При большом количестве согласующих органов и организаций оформляется отдельный «Лист согласования». При наличии у лица, визирующего проект акта, возражений или замечаний об этом делается отметка при визировании. Особое мнение визирующего по проекту документа излагается в отдельной справке, прилагаемой к проекту.

3.1.6. Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, он подлежит повторному визированию. При внесении уточнений редакционного характера, не изменивших содержание документа, повторное согласование не требуется.

3.1.7. При подготовке документов следует учитывать, что в проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации употребляются только полные официальные наименования органов и организаций. В проектах распоряжений Правительства Российской Федерации, в документах справочного характера употребляются их официальные сокращенные наименования.

Наименования государственных органов, органов местного самоуправления, организаций указываются в соответствии с их официальными наименованиями, предусмотренными законодательством, уставами, положениями, иными учредительными документами, решениями о создании, переименовании и другими правовыми актами.

3.1.8. Порядок подготовки и оформления проектов законодательных актов Российской Федерации и образец оформления законопроекта приводятся в приложениях № 16 и № 17 к настоящей Инструкции.

Порядок подготовки и оформления, а также образцы оформления проекта указа, приложения к проекту акта Президента Российской Федерации и проекта распоряжения Президента Российской Федерации приведены в приложениях № 18, № 19, № 20 и № 21 к настоящей Инструкции.

Порядок подготовки и оформления, а также образцы оформления постановления Правительства Российской Федерации и приложения к проекту постановления, проекта распоряжения Правительства Российской Федерации приведены в приложениях № 22, № 23, № 24 и № 25 к настоящей Инструкции.

3.2. Подготовка нормативных правовых актов Росимущества

3.2.1. Согласно п. 7 Положения о Росимуществе Агентство издает приказы в рамках установленной компетенции Росимущества и не вправе осуществлять нормативно-правовое регулирование в установленной сфере деятельности и функции по контролю и надзору, кроме случаев, устанавливаемых указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

3.2.2. Нормативные правовые акты Росимущества издаются в виде приказов, а также правил, инструкций, положений, утверждаемых приказами, на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Росимущества в пределах его компетенции в соответствии с Положением об Агентстве.

Проект нормативного правового акта (далее — проект акта, проект) может быть разработан как:

новый нормативный правовой акт;

изменение нормативного правового акта;

признание нормативного правового акта утратившим силу.

3.2.3. Нормативные правовые акты могут издаваться Росимуществом совместно с другими органами государственной власти.

3.2.4. Внесение изменений в нормативный правовой акт, признание нормативного правового акта утратившим силу, его отмена производятся в порядке, установленном для принятия самого нормативного правового акта.

3.2.5. Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование предусмотрено законодательством Российской Федерации, а также если проект акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность указанных федеральных органов исполнительной власти.

При направлении проекта нормативного правового акта на внешнее согласование на первой странице направляемого проекта документа на расстоянии двух межстрочных интервалов от верхнего поля у правой границы текстового поля печатается слово «Проект». В случае если проект нормативного правового акта оформляется без соответствующего бланка, указываются также реквизиты документа, предусмотренные пунктом 4.1.12 настоящей Инструкции: наименование Агентства, наименование вида документа.

(абзац введен Приказом Росимущества от 17.02.2023 № 32)

Согласование проекта нормативного правового акта проводится в сроки, установленные законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, одним из следующих способов:

1. выражение в письменной форме согласия либо несогласия органа (организации) с соответствующим проектом нормативного правового акта с обоснованием имеющихся замечаний и предложений;

2. визирование руководителем органа (организации) проекта нормативного правового акта (при наличии замечаний и предложений — их обоснование с приложением предлагаемой редакции проекта нормативного акта или его отдельных положений).

3.2.6. Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов Росимущества, а также их направления на государственную регистрацию в Минюст России определяется Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (далее — Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации), Регламентом Росимущества, Разъяснениями о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными приказом Минюста России от 23 апреля 2020 г. № 105.

3.2.7. Проект нормативного правового акта подлежит публичному обсуждению через размещение на официальном сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, созданном для размещения информации о подготовке федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, в соответствии с Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. № 851 «О порядке раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения».

3.2.8. Проект нормативного правового акта подлежит обязательному предварительному обсуждению на заседании Общественного совета Росимущества в случаях, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 1 сентября 2012 г. № 877 «Об утверждении состава нормативных правовых актов и иных документов, включая программные, разрабатываемых федеральными органами исполнительной власти, которые не могут быть приняты без предварительного обсуждения на заседаниях общественных советов при этих федеральных органах исполнительной власти».

3.2.9. В соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации, опубликованию и вступают в силу в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.2.10. Требования к документам, создаваемым при предоставлении государственных услуг, устанавливаются в административных регламентах, разрабатываемых на основе Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и соответствующих правил, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг» (вместе с «Правилами разработки и утверждения административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора)», «Правилами разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг», «Правилами проведения экспертизы проектов административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг»).

(в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 № 32)

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Росимущества

4.1. Приказы

4.1.1. Приказ по основной деятельности — распорядительный документ, издаваемый по основным вопросам деятельности Росимущества, в том числе в целях реализации полномочий по контролю за деятельностью структурных подразделений и территориальных органов Росимущества.

Приказ по основной деятельности не имеет срока действия, если иное не предусмотрено самим приказом.

Приказами по основной деятельности утверждаются регламенты, положения, правила, инструкции, структура, штатное расписание Росимущества и вносимые в них изменения, вносятся изменения и дополнения в ранее изданные приказы.

В форме приказов по основной деятельности могут оформляться совместные документы с учетом требований пункта 4.3 настоящей Инструкции.

4.1.2. При подготовке приказов следует изучить ранее изданные по соответствующим вопросам распорядительные документы как вышестоящих органов, так и Росимущества.

Проект приказа должен соответствовать действующему законодательству, исключать противоречия и дублирования с ранее изданными распорядительными документами, возможность различного понимания изложенных в документе положений и поручений, а содержащиеся в нем поручения не должны превышать компетенцию и права Росимущества.

4.1.3 Проекты приказов представляются на подпись с пояснительной запиской, которая должна содержать:

• обоснование необходимости и правовые основания его издания;
• перечень должностных лиц, с которыми проект должен быть согласован;
• сведения о согласовании (отсутствии согласования);
• мотивированные возражения по проекту (при наличии);
• протокол согласительного совещания (при наличии мотивированных возражений).

Порядок оформления пояснительной записки, в том числе размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы, а также реквизиты (вид документа, заголовок, подпись), аналогичен порядку оформления приказов (п. 4.1.12 настоящей Инструкции).

К проекту приказа прилагаются:

• материалы, послужившие основанием к его изданию;
• ранее изданные приказы, подлежащие изменению, дополнению или отмене;
• указатель рассылки, подготовленный и подписанный исполнителем.

4.1.4. Проект приказа готовится в одном экземпляре, визируется на оборотной стороне последнего (подписного) листа и оборотной стороне последнего листа каждого приложения в следующей последовательности: исполнителем и руководителем подразделения, внесшего проект, начальниками структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения или в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы, начальником структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение и судебную защиту (далее — Юридическая служба) или иным должностным лицом Юридической службы, определенным приказом (распоряжением) Росимущества либо письменным поручением начальника Юридической службы, заместителями руководителя Росимущества, координирующими деятельность заинтересованных подразделений в соответствии с распределением обязанностей, работником Службы делопроизводства, на которого возложены функции по внесению редакционных и корректорских правок (далее — корректор).

Независимо от того, готовится проект приказа в электронном виде в АС ДОУ или на бумажном носителе, исполнитель должен создать временную ЭРК проекта документа в АС ДОУ с заполнением ее полей и установлением связи с ЭРК документа, во исполнение которого (или в соответствии с которым) он был подготовлен. Для проектов приказов, имеющих пометку «Для служебного пользования», ЭРК создается без прикрепления файла документа.

Согласование проекта приказа, не содержащего сведения ограниченного распространения, осуществляется в АС ДОУ. Только после завершения согласования в АС ДОУ приказ оформляется исполнителем на бумажном носителе для передачи на подпись.

При внесении в текст документа изменений принципиального характера приказ подлежит повторному согласованию в АС ДОУ. Повторному согласованию корректором подлежат документы в случае имеющихся замечаний, а также внесения каких-либо изменений после получения его визы.

Возражения или замечания, возникающие при согласовании проекта приказа, содержащего сведения ограниченного распространения, излагаются в справке, прилагаемой к проекту, о чем делается отметка на проекте документа.

Подразделение — автор проекта приказа учитывает замечания или составляет протокол разногласий в произвольной форме.

4.1.5. Только при наличии необходимых виз приказ считается согласованным и вместе с пояснительной запиской, подписанной собственноручной подписью руководителя структурного подразделения, подготовившего проект приказа, указателем рассылки и материалами, послужившими основанием для его издания (на бумажном носителе), передается в отдел Службы делопроизводства, осуществляющий регистрацию распорядительных документов и контроль за правильностью их оформления, для представления на подпись.

4.1.6. Приказы подписывает руководитель Росимущества, а в его отсутствие — лицо, его замещающее.

Проекты приказов, подготовленные с нарушением установленного порядка, к подписи не принимаются и возвращаются на доработку исполнителю.

Запрещается представлять проекты приказов на подпись руководителю Росимущества на личных докладах без виз соответствующих должностных лиц и руководителей подразделений.

4.1.7. Подписанный приказ передается для регистрации в отдел Службы делопроизводства, осуществляющий регистрацию распорядительных документов, где формируется в соответствующее дело и хранится до передачи на архивное хранение.

4.1.8. Изменения или дополнения в подписанный приказ могут быть внесены только последующим приказом.

4.1.9. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте документа не указан другой срок.

4.1.10. Рассылка приказов Росимущества, кроме приказов, имеющих пометку «Для служебного пользования», осуществляется в электронной форме в структурные подразделения и территориальные органы Росимущества согласно информации, внесенной исполнителем в ЭРК приказа в АС ДОУ, и на бумажном носителе — при наличии в ЭРК АС ДОУ прикрепленного файла с указателем рассылки, в котором исполнителем указываются все адресаты, количество копий/заверенные копии, почтовые адреса (во внешние организации). При этом для подразделения — автора распорядительного документа копии/заверенные копии в установленном порядке предоставляются при непосредственном обращении исполнителем в течение месяца. По истечении данного срока выдача любой копии документа производится только по служебной записке с обоснованием. При отсутствии указателя рассылки и указания адресов получателей в закладке «Получатели» ЭРК в АС ДОУ рассылка документов не производится.

Копии приказов на бумажном носителе заверяются печатью Службы делопроизводства.

Приказы с пометкой «Для служебного пользования» передаются под расписку в журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (далее — журнал учета передачи документов «ДСП»).

(в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 № 32)

4.1.11. По запросу может быть оформлена выписка из приказа. В выписке из приказа должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части приказа, преамбула, текст, отражающий пункты распорядительной части, относящиеся к запрашиваемому вопросу, а также при необходимости — приложение или выписка из него.

Для подтверждения подлинности выписки из приказа на выписке оформляется реквизит «Отметка о заверении копии».

Образец оформления выписки из приказа приведен в приложении № 33 к настоящей Инструкции.

4.1.12 Приказ имеет следующие реквизиты:

1). Государственный герб Российской Федерации.

2). Наименование Агентства — Федеральное агентство по управлению государственным имуществом.

3). Наименование вида документа — приказ.

4). Дата и номер печатаются центрованным способом. Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа в пределах календарного года.

Например: 5 июня 2019 г. № 143.

5). Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и соответствовать перечню действий, предписываемых в распорядительной части текста. Заголовок начинается с предлога «О» (о чем?). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру.

Например:

Заголовок, указываемый исполнителем в ЭРК документа в АС ДОУ, должен полностью соответствовать заголовку документа.

6). Текст приказа отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами, печатается через 1,5 интервала с абзаца от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит, как правило, из двух взаимозависимых частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В преамбуле кратко излагается правовое основание, причина или цель издания приказа.

В качестве обоснования распорядительных действий может выступать:

нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный Росимуществом;

формулировка целей и задач, стоящих перед Агентством, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Преамбула начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение», «в связи» и т.д. Если приказ издается на основании или во исполнение другого документа, то в констатирующей части указывается наименование вида этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

При подготовке приказов во исполнение документов вышестоящих органов текст этих документов не приводится, а поручения в адрес Росимущества конкретизируются в распорядительной части приказа. Свободный пересказ документа вышестоящего органа не допускается, возможно только точное дословное изложение текста отдельных положений (цитирование).

В тексте нормативных правовых актов обязательно указывается официальный источник опубликования упоминаемых законодательных или иных нормативных правовых актов (Собрание законодательства Российской Федерации, Бюллетень ведомственных нормативных актов, информационный портал http//www/pravo.gov.ru). При этом, если в нормативном правовом акте содержится ссылка на акт законодательства Российской Федерации без воспроизведения его отдельных положений, в ссылке должны быть указаны источник официального опубликования акта и источник официального опубликования акта, которым в него внесено последнее изменение.

Например:

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53 (часть 1), ст. 8454).

При необходимости издания приказа в дополнение или во изменение ранее изданного документа в констатирующей части пишется: «Во изменение...» или «В дополнение...» и указывается дата, номер и заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Констатирующая часть приказа должна быть лаконичной или может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в пояснении или обосновании.

Распорядительная словесная формула «приказываю» (в совместных приказах — «приказываем») печатается в продолжение преамбулы строчными буквами вразрядку (с увеличенным интервалом между буквами до 3 пунктов) с выделением полужирным шрифтом, с проставлением двоеточия.

В некоторых случаях, если содержание приказа не нуждается в пояснении, текст может содержать только распорядительную часть, которая излагается в повелительной форме. Распорядительная словесная формула «приказываю» в этом случае печатается прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки от абзаца.

Распорядительная часть состоит из пунктов, в которых излагаются управленческие решения.

Если решение является организационным (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты регистрации приказа.

Пункты, содержащие конкретные поручения, формулируются с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их исполнения.

Формулировки распорядительной части приказа должны быть краткими, четкими, не допускающими различных толкований, не противоречащими ранее изданным распорядительным документам.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Каждое поручение оформляется как отдельный пункт. Пункты приказа располагаются в логико-временной последовательности.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки».

Срок исполнения поручений должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ, а также учитывать время доведения документа до исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

При указании в качестве исполнителя структурного подразделения или территориального органа Росимущества его наименование указывается в дательном падеже, а фамилия руководителя этого подразделения (органа) указывается в скобках в именительном падеже (инициалы в тексте ставятся после фамилии), например:

«Управлению имущественных отношений (Фамилия И.О.)...»

Если исполнение управленческого действия предписывается конкретному должностному лицу, соответствующий пункт приказа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже, например:

«Начальнику Финансово-экономического управления Фамилия И.О...»

В одном пункте может содержаться одно и то же указание в адрес нескольких исполнителей, например:

«Руководителям территориальных органов Росимущества...»

Наименования упоминаемых в приказах органов, организаций, других объектов и подразделений Росимущества приводятся в соответствии с их официальными наименованиями. Допускается употребление официально принятых сокращенных наименований.

Утверждение документа приказом происходит, как правило, в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

Если по данному вопросу издано несколько документов, следует, по возможности, предусматривать в проекте нового документа объединение действующих норм с одновременной отменой ранее изданных по этому вопросу актов.

Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа таблиц, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста оформляются как приложения к приказу, юридически связанные с распорядительной частью текста, о чем в распорядительной части текста приказа делается ссылка.

При необходимости внесения изменений в ранее изданный приказ в проекте приказа дается новая редакция соответствующих пунктов (подпунктов) действующего приказа.

Например:

«Абзац четвертый пункта 12.1 изложить в следующей редакции: »...»

или

«Абзац пятый пункта 3 после слов »...» дополнить словами «...».

Если приказ отменяет полностью ранее изданный документ или частично (какие-то его положения или приложения), то в предпоследнем пункте распорядительной части текста должна быть ссылка на отменяемый документ (пункт документа, номер приложения) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

При этом в перечень приказов Росимущества, подлежащих признанию утратившими силу, включаются как основной приказ Росимущества, так и правовые акты, которыми в его текст ранее были внесены изменения (дополнения), и располагаются в хронологическом порядке по дате их издания. В пределах одной и той же даты приказы, подлежащие признанию утратившими силу, указываются в порядке возрастания их регистрационных номеров.

При большом количестве документов, подлежащих признанию утратившими силу или изменению, их перечни оформляются в виде приложения к приказу.

Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его подписания, необходимо указать срок введения его в действие.

В текст не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести приказ, вносятся в ЭРК приказа в АС ДОУ или указываются в указателе (списке) рассылки, подготовленном исполнителем вместе с проектом приказа.

В последнем пункте распорядительной части, как правило, указывается должностное лицо, обладающее достаточными властными полномочиями в отношении исполнителей поручений (заданий) приказа, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Этим лицом не может быть один из исполнителей поручений (заданий) приказа. В ряде случаев контроль исполнения поручений, предусмотренных приказом, руководитель может оставить за собой.

7). Подпись отделяется от последней строки текста 2 — 3 межстрочными интервалами (24 — 36 пт <3>), состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

<3> Пт — единица измерения, используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля с пробелом перед фамилией.

8). Приложение. Перечни, списки, положения, уставы, таблицы, графики, образцы документов и т.п. оформляются как приложения к приказу.

В одном приказе могут присутствовать как приложения, утверждаемые данным приказом (правила, положения, инструкции, регламенты, планы мероприятий и т.д.), так и документы информационно-справочного характера (таблицы, графики, образцы документов и т.п.). Как правило, сначала помещаются утверждаемые приложения, а затем приложения справочного характера.

При этом в тексте приказа употребляются формулировки «утвердить» (положение, устав, программу, план и т.д.), «ввести в действие» (типовые требования, форму бланка, нормативы, правила, форму отчетности и т.д.) или «организовать работу в соответствии с Положением...», а в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: (приложение № 1); (приложение № 2); «... согласно приложению». Если утверждаемое приложение одно, можно использовать следующую редакцию: «утвердить прилагаемый(ую) Устав (Инструкцию).».

На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на приказ Росимущества. При этом возможно использование как полного, так и краткого наименования Агентства, а также цифрового способа написания даты. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии нескольких приложений они последовательно, по мере ссылки на них в тексте проекта приказа, нумеруются.

Например:

При утверждении приказом только одного документа, оформленного приложением к этому приказу, слово "Приложение" на лицевой части его первого листа может быть заменено на слово "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДЕН(А), УТВЕРЖДЕНЫ), согласованное по роду и числу с видом утверждаемого документа (положение, инструкция, правила, регламент и т.п.).

Например:

Если приложений, утверждаемых данным приказом несколько, то они нумеруются, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении со ссылкой на распорядительный документ, в которой указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Каждое приложение имеет название, точно соответствующее тексту, содержащемуся в пункте приказа, самостоятельную нумерацию страниц. Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа.

Если данные, приведенные в приложении, утверждены документом другой организации, указание на это помещается в правом верхнем углу ниже обозначения приложения к приказу.

Например:

Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно границ текста. Наименование вида документа (первое слово заголовка) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Интервал между первой и последующими строками заголовка может быть увеличен на 0,5 интервала или 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера приказа 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны применяемым при оформлении приказа.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от него. Длина черты - 3 см.

9). В тексте приложения может быть сделана сноска, которая обозначается арабскими цифрами, прописанными с применением верхнего индекса (например: "1", "2").

Тексты сносок не должны содержать нормативных предписаний.

Сноски помещаются в конце каждой страницы под чертой. Использование для обозначения сносок специальных символов (например "*"), а также использование концевых сносок (сносок, помещаемых в конце документа) не допускается.

Для оформления текста сноски используется шрифт, размер которого должен быть меньше размера шрифта основного текста документа (например шрифт размера N 10, N 12).

10). Визы включают в себя личные подписи, дату, расшифровку подписи с указанием инициалов и фамилии, а при необходимости - должности визирующих.

Примеры оформления приказа, оборотной стороны последнего листа приказа (согласование) и приложения к приказу приведены в приложениях N 26, N 27, N 28, N 29, N 30 к настоящей Инструкции.

4.2. Распоряжения

4.2.1. Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов, возникающих в процессе деятельности Росимущества, и имеет ограниченный срок действия.

Распоряжение касается ограниченного круга организаций, подразделений или должностных лиц Росимущества.

В форме распоряжений могут быть оформлены совместные документы с учетом требований пункта 4.3 настоящей Инструкции.

4.2.2 Распоряжение оформляется на соответствующем бланке.

Порядок подготовки, оформления распоряжений и приложений к ним (в том числе визирование, размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы), а также представления на подпись и рассылки аналогичен порядку подготовки и оформления приказов (п. 4.1 настоящей Инструкции), за исключением того, что в конце преамбулы ставится двоеточие, после чего следуют пункты распорядительной части.

4.2.3. Датой распоряжения является дата его подписания. Регистрационный номер распоряжения состоит из знака "N" и порядкового номера распоряжения в пределах календарного года с буквенным индексом "р" (например: N 87-р).

4.2.4. Распоряжение должно иметь заголовок, в котором кратко раскрывается суть его содержания. Если содержание документа касается вопросов участия в органах управления акционерных обществ, приватизации предприятий (организаций), то наименования обществ (организаций, предприятий), в отношении которых принимается решение, следует включать в заголовок распоряжения в целях обеспечения в дальнейшем более оперативного и качественного поиска документов, связанных с указанными обществами (организациями, предприятиями).

При издании распоряжений в отношении недвижимых объектов федеральной собственности необходимо указывать их местоположение, если таких объектов несколько, рекомендуется указывать в заголовке субъект Российской Федерации, на территории которого они расположены.

Заголовок, указываемый в ЭРК, должен соответствовать заголовку документа.

Заголовок в распоряжениях может не указываться только в том случае, если он почти полностью повторяет текст распоряжения, который состоит из одного абзаца (не более 5 строк).

4.2.5. Текст распоряжения, как правило, имеет короткую вводную часть (преамбулу), раскрывающую цели или причины издания распоряжения, и начинается формулировками: "В соответствии...", "В целях...", "В связи..." и т.п.

Распоряжения могут не иметь преамбулы. Если содержание распоряжения не нуждается в пояснении, его текст состоит только из распорядительной части, в которой указываются исполнители, перечисляются предписываемые действия и сроки их исполнения.

В тексте распоряжений распорядительное слово отсутствует.

Распорядительную часть необходимо излагать в повелительной форме. Например: "Передать...", "Организовать...", "Обязать..." и т.д.

Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданные распоряжения, это обязательно оговаривается в предпоследнем пункте текста.

В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного распоряжения.

4.2.6 Распоряжением нельзя дополнять, отменять, изменять приказы.

Распоряжения признаются утратившими силу или подлежат изменению последующими распоряжениями, а при необходимости - приказами Росимущества.

4.2.7. Распоряжения подписываются руководителем Росимущества или заместителем руководителя Росимущества в соответствии с распределением обязанностей.

4.2.8. Подлинник распоряжения с пояснительной запиской, указателем рассылки и материалами, послужившими основанием для его издания, передается для регистрации в отдел Службы делопроизводства, осуществляющий регистрацию распорядительных документов, где документы формируются в соответствующее дело и хранятся до передачи на архивное хранение.

Рассылка копий распоряжений производится аналогично приказам (п. 4.1.10 настоящей Инструкции).

Примеры оформления распоряжения и приложения к нему, а также выписки из распоряжения приведены в приложениях N 31, N 32 и N 34 к настоящей Инструкции.

4.3. Совместные распорядительные документы

4.3.1. Проекты распорядительных документов, издаваемых совместно с другими органами власти, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата A4 (приложение N 35).

Совместно издаваемые распорядительные документы не могут быть оформлены как разные виды документа в органах - авторах документов (например, как приказ в одном органе и как распоряжение в другом).

4.3.2 При оформлении совместного документа:

наименования органов власти - авторов документа - располагаются на одном уровне;

наименование вида документа располагается по центру и печатается шрифтом размера не менее N 17 на 2 межстрочных интервала ниже реквизита "Авторы документа";

дата документа - единая, соответствует дате проставления наиболее поздней подписи на документе;

регистрационный номер совместного распорядительного акта состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждым государственным органом, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов власти - авторов документа - располагаются на одном уровне.

4.3.3. Последовательность подписания и регистрации совместного документа должна соответствовать последовательности расположения наименований организаций - авторов документа. Первыми слева, как правило, располагают наименование, номер и подпись руководителя организации - инициатора издания документа.

4.3.4. На подпись представляются первые экземпляры проекта совместного документа по количеству организаций, издающих его, так как каждая организация должна получить экземпляр документа с подлинными подписями.

4.3.5. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста совместных распорядительных документов идентичны размерам, используемым при оформлении проектов приказов по основной деятельности (п. 4.1 настоящей Инструкции).

4.3.6. Визирование совместных распорядительных документов со стороны Росимущества осуществляется в соответствии с п. 4.1.4 настоящей Инструкции. Визированию подлежит экземпляр подлинника документа, остающегося в Росимуществе.

Оформление виз совместного распорядительного акта может осуществляться отдельным листом согласования.

4.4. Положения, правила, инструкции, методические рекомендации, регламенты

4.4.1. Положения регулируют отдельные виды деятельности, осуществляемой Росимуществом и его территориальными органами, а также устанавливают статус, определяют задачи и функции, права и порядок деятельности структурных подразделений Агентства.

Положение принимается в случае необходимости установления системно связанных между собой правил по вопросам, отнесенным к компетенции Росимущества.

Инструкции, регламенты и правила регулируют основные виды (формы) служебной деятельности и порядок ее осуществления.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Это документ длительного действия (до замены новой).

Инструкция является совокупностью правил осуществления определенных видов деятельности, содержит положения, устанавливающие кем, в каком порядке, какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности.

Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.

Регламент - это правила, регулирующие порядок и время проведения мероприятий, действий, осуществления деятельности, ограничивающие их определенными пределами.

Методические рекомендации принимаются с целью установления единообразной правоприменительной практики и оказания методической помощи структурным подразделениям, территориальным органам Росимущества при решении вопросов, связанных с основной сферой деятельности Росимущества.

4.4.2. Положения, правила, инструкции, методические рекомендации, регламенты утверждаются и вводятся в действие, как правило, путем издания соответствующего приказа, в необходимых случаях - проставлением грифа утверждения должностным лицом (например: должностные регламенты, положения об отделах).

Приказ издается в случае, если требуется оговорить срок введения в действие инструкции (правил, положения), перечислить необходимые организационные мероприятия, указать исполнителей и сроки исполнения, лиц, ответственных за контроль выполнения.

4.4.3. Порядок подготовки и оформления проекта положения, правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки и оформления проектов приказов (п. 4.1).

В случае если проект положения (правил, инструкции) утверждается приказом, текст проекта положения (правил, инструкции) оформляется как приложение к приказу на стандартном листе бумаги формата A4. Если же положение (правила, инструкция) утверждается как самостоятельный документ, его текст печатается на общем бланке Росимущества шрифтом N 13 через 1,5 межстрочных интервала.

Положения, правила, инструкции, методические рекомендации, регламенты могут оформляться с титульным листом.

При этом следует учитывать, что, согласно ст. 65 Конституции Российской Федерации, при указании городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь), а также городов, в названии которых содержится слово "город" (Белгород, Калининград, Новгород), слово "город" (в сокращенном написании "г.") не указывается.

4.4.4. Заголовок к тексту положения (правил) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос "Кого? Чего?".

Заголовок должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на который распространяются требования разрабатываемого документа.

4.4.5. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

В тексте используются слова, передающие определенные типы значений:

дозволение ("разрешается", "рекомендуется", "вправе");

обязание ("должны", "следует", "необходимо", "обязаны");

запрет ("запрещается", "не допускается", "не разрешается", "не следует").

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, цели, задачи, ответственность за нарушение установленных правил.

Основной текст положения (правил, инструкции) по определенной логической схеме может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Главы (разделы) нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими.

Главы (разделы) должны иметь заголовки. Заголовки разделов (глав) пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков не ставится. Заголовки печатаются центрованным способом относительно границ текста и могут быть выделены полужирным шрифтом.

Пункты нумеруют в пределах раздела. Номер пункта должен состоять из номера раздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, имеющие порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 2.3.2). Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Оформление текста положения (правил, инструкции) в виде анкеты или таблицы осуществляется согласно порядку, установленному в п. 15 приложения N 1 к настоящей Инструкции.

4.4.6. Порядок оформления приложений к положению (правилам, инструкции) аналогичен порядку оформления приложений к приказам (п. 4.1.12 настоящей Инструкции).

Приложение к положению (правилам, инструкции) в том случае, если документ имеет заголовок, занимающий несколько строк, может быть оформлено также следующим образом: указывается порядковый номер приложения и номер пункта документа, к которому оно относится. Отметка выравнивается по правому полю.

Например:

Порядок оформления сносок в проектах положений (правил, инструкций) аналогичен порядку оформления сносок в проектах приказов (п. 4.1.12 настоящей Инструкции).

Образец оформления приложения к проекту приказа Росимущества (регламент, положение) приведен в приложении N 29 к настоящей Инструкции.

4.4.7. Положение (правила, инструкция), утверждаемое руководителем (заместителем руководителя) Росимущества (грифом утверждения), подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшего документ.

4.4.8. Положения об управлениях и самостоятельных отделах Агентства, а также о территориальных органах Росимущества утверждаются приказами Росимущества.

Положения о внутренних подразделениях в составе управлений утверждают руководители указанных структурных подразделений. Примерная структура положения приведена в приложении N 36 к настоящей Инструкции.

4.4.9. После утверждения подлинник положения (правил, инструкции) передается в Службу делопроизводства для регистрации, рассылки и хранения до передачи в архив.

Положения о внутренних подразделениях в составе управлений Росимущества передаются для учета и регистрации в соответствующий отдел Службы кадров, где они формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и хранятся до передачи на архивное хранение.

4.5. Протокол

4.5.1. Деятельность по совместной выработке решений на совещаниях, собраниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов, комиссий оформляется протоколами.

4.5.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Ведение записей в ходе заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на подразделение, готовившее вопросы к обсуждению.

Протокол должен быть оформлен не позднее чем через 3 дня со дня проведения мероприятия, если сроки его подготовки не оговорены особо.

4.5.3. Проект протокола совещания у руководителя (заместителя руководителя) Росимущества готовится подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем или лицом, его замещающим, корректором и представляется руководителю (заместителю руководителя Росимущества).

Для подтверждения объективности и полноты отраженной в протоколе информации протокол согласовывается основными участниками мероприятия (по решению лица, подписывающего протокол).

4.5.4. Протоколы составляются в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

4.5.5. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной.

4.5.6 Во вводной части указываются:

председатель (председательствующий) - фамилия и инициалы (в протоколах совещаний у руководителя Росимущества и заместителей руководителя председательствующий не указывается);

секретарь - фамилия и инициалы;

фамилии и инициалы, при необходимости должности участников, присутствовавших на заседании;

фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание, с указанием должности и наименования организации.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Если участников заседания более 15 человек, в протоколе указывается их общее количество, а список присутствующих с указанием их должностей и фамилий является неотъемлемой частью протокола. В этом случае используется следующая формулировка:

"Присутствовали: члены комиссии и приглашенные в количестве 30 человек (список прилагается)."

Лица, которые были приглашены на заседание в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова "Приглашенные:" с указанием их должности и места работы, если они являются представителями других организаций.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей вопрос или перечень рассматриваемых вопросов. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке их обсуждения. Должность и фамилия докладчика по каждому рассматриваемому вопросу могут не указываться. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "о" ("об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Словосочетание "ПОВЕСТКА ДНЯ" следует писать прописными буквами и располагать по центру.

4.5.7 В основной части протокола фиксируется ход заседания.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После слова "СЛУШАЛИ:" в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. В случае наличия текста доклада после фамилии докладчика делается отметка: "Текст доклада прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ:" последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: "считает", "предлагает" или "считают", "предлагают".

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола (кратко) или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска: "Текст выступления прилагается".

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе "РЕШИЛИ:" ("ПОСТАНОВИЛИ:") записываются принятые решения, которые формулируются в неопределенной форме глагола: "одобрить", "доработать", "проинформировать".

Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами.

Решение в тексте протокола печатается в той формулировке, которая была принята на заседании, оформляется по образцу текста распорядительной части приказа (п. 4.1.12 настоящей Инструкции); при необходимости приводятся результаты голосования: количество голосов, поданных "За - ..., против - ..., воздержалось - ...", а также, если голосование было тайным, - количество выданных бюллетеней.

При принятии решения об утверждении какого-либо документа в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

4.5.8. Если кто-то из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и приобщается к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: "Особое мнение Иванова А.П. прилагается".

4.5.9 Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего (председателя), а также должности, фамилии и инициалы лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, фамилии и инициалы присутствовавших. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:

Присутствовали:

Заместитель Министра финансов Российской Федерации Фамилия И.О. Заместители руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом Фамилия И.О. Фамилия И.О.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

4.5.10. В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного межстрочного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, через 1 межстрочный интервал.

Ниже указывается принятое по вопросу решение.

4.5.11. Протоколы печатаются на бланке протокола с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации либо на стандартном листе бумаги формата A4 (с воспроизведением реквизитов бланка) шрифтом размером N 14.

4.5.12. Реквизитами протокола являются: наименование государственного органа, наименование органа (совещательного, методического или иного), деятельность которого протоколируется, или вида совещания (заседания); наименование вида документа; место составления (издания) документа (для совещаний/заседаний, состоявшихся вне Росимущества); дата документа; регистрационный номер документа; текст, подписи, визы (при необходимости), оформляемые в соответствии с приложением N 1 к настоящей Инструкции.

1). Наименование документа - ПРОТОКОЛ - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру.

2). Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

3). Место проведения совещания (заседания) - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание или где в том случае, если оно происходило не на обычном месте (например: г. Саратов); печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

4). Дата - оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата заседания (совещания).

5). Номер протокола.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, протоколы заседаний экспертных, научных советов, протоколы комиссий. Если документ имеет гриф "Для служебного пользования", к номеру добавляется буквенный код - "дсп".

Протоколы заседаний коллегии, совещаний/заседаний, проводимых руководителем Росимущества и его заместителями, регистрируются в АС ДОУ работниками структурного подразделения, осуществляющего функции регистрации исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов.

Протоколы заседаний экспертных, научных советов, комиссий регистрируются секретарями данных коллегиальных органов или работниками структурных подразделений, осуществляющих обеспечение (сопровождение) работы указанных советов (комиссий).

Номера протоколам совещаний в структурных подразделениях присваиваются в АС ДОУ автоматически и состоят из индекса подразделения, ответственного за его подготовку, и порядкового номера, например: 03/64.

Протоколы по проведению торгов могут иметь составные номера, первая цифра которых соответствует номеру проведенных данной комиссией торгов, а вторая (в скобках) - порядковому номеру протокола на этих торгах.

Например: 56 (1), 118 (2).

Протоколы совместных заседаний федеральных органов исполнительной власти оформляются на чистом листе бумаги формата A4 и имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, написанные через косую черту.

В случае если постановления (решения), принятые на заседаниях коллегиальных органов (комиссий), оформляются в виде самостоятельных документов, их номера состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. При необходимости могут прибавляться буквенные коды.

6). Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной (п. 4.5.5 - 4.5.7).

Отметка о наличии приложения к протоколу оформляется в соответствии с п. 16 приложения N 1 к настоящей Инструкции.

7). Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и оформляется в соответствии с п. 19 приложения N 1 к настоящей Инструкции. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

4.5.13. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем, если не установлено иное. Протокол совещания у руководителя Росимущества или его заместителей подписывается соответственно руководителем Росимущества или его заместителем.

4.5.14. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первого листа проставляется пометка "Для служебного пользования".

Номер экземпляра печатается ниже грифа через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к нему.

4.5.15 Текстовые поля протоколов оформляются в следующих границах:

протокола совещания, проводимого у руководства Росимущества: верхнее поле - устанавливается границами бланка (2-я и последующая страницы - 2 см), левое поле - 3 см, правое поле - 1 см, нижнее поле - 2 см;

протокола совещания, проводимого у руководства структурного подразделения: верхнее поле - 2 см, левое поле - не менее 2 см, правое поле - 1 см, нижнее поле - 2 см.

Образцы оформления полного протокола, краткого протокола и протокола совещания в структурном подразделении представлены в приложениях N 37, N 38 и N 39 к настоящей Инструкции соответственно.

4.5.16. Подлинники протоколов совещаний, проводимых в структурных подразделениях, хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел до передачи на архивное хранение.

Подлинники протоколов заседаний комиссий (советов) Росимущества хранятся в структурных подразделениях, к компетенции которых относятся направления деятельности комиссий (советов), либо в Службе делопроизводства, где формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

4.5.17. Протоколы заседания комиссий по продаже федерального имущества, состоящие из нескольких листов, в случае их оформления на бумажном носителе, прошиваются (по центру левого поля в пределах 8 см), листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу (если нумерация листов отсутствует или не совпадает) и на обороте последнего листа, захватывая окончание нити, приклеивается заверительная надпись.

Например:

Заверение прошивки протоколов оформляется уполномоченным членом соответствующей комиссии и должно быть предусмотрено должностным регламентом соответствующего работника либо регламентом работы комиссии. При необходимости заверительная надпись подписывается председателем комиссии.

4.5.18. К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подготовленный и подписанный ответственным исполнителем структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

В указатель рассылки протокола совещания у руководителя (заместителя руководителя) Росимущества, содержащего решения по вопросам, относящимся к их компетенции, в обязательном порядке включаются заместители руководителя Росимущества, руководители структурных подразделений, а также иные должностные лица Росимущества, определенные председательствующим.

4.5.19. Рассылка протоколов Росимущества, кроме протоколов, имеющих пометку "Для служебного пользования", осуществляется посредством АС ДОУ в структурные подразделения и территориальные органы Росимущества согласно информации, внесенной исполнителем в ЭРК АС ДОУ, и на бумажном носителе - при наличии в ЭРК АС ДОУ прикрепленного файла с указателем рассылки, в котором исполнителем указываются все адресаты, количество копий/заверенные копии, почтовые адреса (во внешние организации). При этом для подразделения - автора распорядительного документа - копии/заверенные копии в установленном порядке предоставляются при непосредственном обращении исполнителя в течение месяца. По истечении данного срока выдача любой копии документа производится только по служебной записке с обоснованием. При отсутствии указателя рассылки и указания адресов в закладке "Получатели" ЭРК рассылка документов не производится. В случае проведения межведомственного совещания протоколы направляются руководителям соответствующих федеральных органов исполнительной власти и организаций.

4.5.20. Принятые решения доводятся до исполнителей также в виде выписок из протоколов, заверенных печатью Службы делопроизводства.

В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

Для подтверждения подлинности выписки из протокола на выписке оформляется реквизит "Отметка о заверении копии".

4.6. Договоры, соглашения, контракты

4.6.1. Проекты заключаемых Росимуществом договоров (контрактов, соглашений, дополнительных соглашений) (далее - договоры) готовятся и оформляются управлениями (самостоятельными отделами) Росимущества в рамках их компетенции в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.6.2. Текст договоров фиксирует соглашение двух или нескольких сторон об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Текст подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

4.6.3. Проект договора (соглашения, контракта, дополнительного соглашения) готовится по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации для конкретных видов договоров, и подписывается в двух или более (в соответствии с количеством сторон, участвующих в договорных отношениях) экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.

4.6.4. При подготовке договора исполнитель создает ЭРК в соответствующем разделе АС ДОУ с заполнением всех обязательных полей. Согласование проекта договора, не содержащего информацию ограниченного распространения и персональных данных, первоначально проходит в АС ДОУ с прикреплением проекта документа к ЭРК.

Для проекта договора, содержащего информацию ограниченного распространения, персональные данные, в АС ДОУ создается только ЭРК без прикрепления текстовых файлов. Согласование проекта документа осуществляется вне АС ДОУ.

4.6.5. После согласования в АС ДОУ экземпляр договора на бумажном носителе, который помещается в дело Росимущества, визируется, как правило, на лицевой стороне подписного листа в нижней его части, а также на лицевой стороне последних листов приложений, являющихся его неотъемлемой частью, исполнителем и руководителем структурного подразделения Росимущества, подготовившего проект, заместителем руководителя, курирующего подразделение (в случае если договор подписывается руководителем Росимущества), руководителем или иным должностным лицом Юридической службы, определенным приказом (распоряжением) Росимущества либо письменным поручением начальника Юридической службы, а также руководителями заинтересованных структурных подразделений.

Проект договора (соглашения, контракта, дополнительного соглашения), предусматривающий финансовые обязательства со стороны Росимущества, визируется также руководителем или иным уполномоченным работником структурного подразделения, на которое возложены функции по финансовому обеспечению деятельности Росимущества (лицом, исполняющим его обязанности), и заместителем руководителя Росимущества в соответствии с распределением обязанностей, если документ будет подписываться руководителем.

4.6.6. Договоры (контракты, соглашения, дополнительные соглашения), подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов, организациями, а также международные договоры от иностранных государств, международных организаций и иных образований, обладающих правом заключать международные договоры, передаются на согласование в соответствующие структурные подразделения Росимущества.

4.6.7. Договоры (соглашения, контракты, дополнительные соглашения) представляются на подпись руководителю Росимущества, его заместителям в соответствии с распределением обязанностей, а также другим уполномоченным в установленном порядке лицам.

4.6.8. Подпись на договоре (соглашении, контракте, дополнительном соглашении) заверяется оттиском гербовой печати Росимущества, после чего все экземпляры договора вместе с документами, послужившими основанием для его подготовки, передаются на регистрацию в подразделение Службы делопроизводства, осуществляющее регистрацию и хранение договоров (соглашений, контрактов, дополнительных соглашений) до их передачи на архивное хранение.

(в ред. Приказа Росимущества от 30.03.2022 N 53)

4.6.9. При регистрации на договоре (соглашении, контракте), за исключением случаев, указанных в п. 4.6.13 настоящей Инструкции, проставляется индекс 01, затем указывается индекс управления, ответственного за подготовку, и после порядковый номер в общем массиве договоров (соглашений, контрактов).

Например: 01-08/56.

4.6.10. Исполнитель направляет электронную копию подписанного договора (соглашения, контракта, дополнительного соглашения), за исключением документов, указанных в п. 4.6.13 настоящей Инструкции, в подразделение Службы делопроизводства, на которое возложены функции по регистрации договоров, для завершения оформления ЭРК договора в АС ДОУ. Работник, осуществляющий регистрацию, прикрепляет электронную копию документа к ЭРК и направляет на подпись лицу, подписавшему документ, для подтверждения аутентичности электронной копии документу на бумажном носителе, а после подписания завершает регистрацию документа в АС ДОУ.

4.6.11. В целях обеспечения сохранности документов и защиты служебной информации в процессе их обработки, использования и хранения договоры прошиваются с оформлением заверительной надписи аналогично протоколам (п. 4.5.17 настоящей Инструкции). Заверение прошивки договоров оформляется членом соответствующей комиссии либо ответственным исполнителем, готовившим проект договора. При необходимости заверительная надпись подписывается председателем комиссии, руководителем подразделения, подготовившего проект договора, либо лицом, подписавшим договор. Полномочия по заверению прошивки документов должны быть предусмотрены в должностном регламенте члена комиссии - работника Росимущества или в положении о соответствующей комиссии.

По требованию регистрирующих органов заверительная надпись подтверждается оттиском гербовой печати.

4.6.12. Подлинники договоров (контрактов, соглашений, дополнительных соглашений) направляются сторонам, заключившим договор (контракт, соглашение, дополнительное соглашение) с Росимуществом.

4.6.13. Договоры, государственные контракты, заключенные в соответствии с требованиями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", не учитываются в АС ДОУ. Они составляют самостоятельный регистрационный массив, регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях Росимущества, на которые возложены функции по финансовому обеспечению деятельности Росимущества и ведению реестра государственных контрактов в сфере закупок товаров, работ и услуг, заключенных Росимуществом.

При этом регистрационный номер договора состоит из буквенного индекса "Д", указания на год заключения договора, индекса подразделения, подготовившего документ, и порядкового номера документа в пределах своей группы.

Например: Д19-7/231, где:

"Д" - указание вида документа - договор;

19 - год заключения договора (2019);

7 - код структурного подразделения-исполнителя;

231 - порядковый номер документа в массиве данной группы документов.

При регистрации контрактов используется буквенный индекс "К" и регистрационный номер оформляется следующим образом: N К09-12/287.

4.6.14. Порядок и сроки хранения договоров (соглашений, контрактов, дополнительных соглашений) устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Росимущества.

4.7. Доверенности

4.7.1. Доверенностью является письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.

4.7.2. Оформленная соответствующим образом и выданная лицу доверенность подтверждает его право представлять интересы Росимущества (лица, выдавшего доверенность) на законных основаниях и осуществлять от его имени определенные юридические действия.

4.7.3. Доверенности на представление интересов Росимущества выдаются за подписью руководителя Росимущества, лица, его замещающего, а также за подписью иного работника Росимущества, которому руководителем Росимущества выдана доверенность с правом передоверия.

4.7.4. Официальные (служебные) доверенности, выдаваемые Росимуществом своему представителю на совершение сделок, представление интересов государства и Росимущества или выполнение других действий, готовятся и оформляются заинтересованными структурными подразделениями Росимущества в соответствии с возложенными на них функциями.

4.7.5. Доверенность оформляется на соответствующем бланке (приложение N 9). В тексте доверенности указываются следующие сведения: сведения о лице, выдавшем доверенность; сведения о лице, которому выдается доверенность (в том числе должность и паспортные данные); наименование органа, организации, в которых лицо уполномочено осуществлять определенные юридические действия по доверенности; перечень юридических действий, право на совершение которых предоставляется лицу, и пределы его полномочий; срок действия доверенности; образец подписи лица, которому выдается доверенность (при необходимости). Доверенность может содержать разрешение или запрет на дальнейшее передоверие.

Пример оформления доверенности приведен в приложении N 40 к настоящей Инструкции.

4.7.6. Доверенность представляется на подпись с пояснительной запиской (справкой) о том, с какой целью и для проведения каких действий она подготовлена (обоснование необходимости выдачи доверенности), за подписью руководителя структурного подразделения (лица, его замещающего).

4.7.7. Проект доверенности с пояснительной запиской (справкой) готовится и направляется исполнителем на согласование в АС ДОУ.

4.7.8. Проекты доверенностей подлежат согласованию с начальником структурного подразделения, подготовившего проект, заместителем руководителя Росимущества, курирующим подразделение (в случае если документ подписывается руководителем Росимущества), начальником Юридической службы или иным должностным лицом Юридической службы, определенным приказом (распоряжением) Росимущества либо письменным поручением начальника Юридической службы, корректором (для доверенностей за подписью руководителя Росимущества).

4.7.9. После подписания доверенность поступает на регистрацию в Службу делопроизводства.

4.7.10. Доверенности, в том числе выданные в порядке передоверия, регистрируются работниками Службы делопроизводства Росимущества в АС ДОУ в общем массиве исходящих документов с указанием вида документа "Доверенность".

4.7.11. Подписанная и зарегистрированная в АС ДОУ доверенность распечатывается на бумажном носителе, визируется в нижнем поле лицевой стороны второго экземпляра (копии) документа заместителем руководителя Росимущества, курирующим подразделение, подготовившее проект, и корректором (при подписании руководителем Росимущества) и передается лицу, подписавшему ее электронной подписью, для проставления собственноручной подписи.

4.7.12. Подпись на доверенности заверяется оттиском печати Росимущества с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

4.7.13. Доверенности на предоставление интересов и совершение действий от имени Росимущества в случаях, предусмотренных действующим законодательством, доверенности, выдаваемые в порядке передоверия, должны быть нотариально заверены.

4.7.14. Подлинник доверенности выдается на руки лицу, которому выдана доверенность (либо исполнителю). При этом получатель расписывается (с проставлением даты и расшифровки подписи) в получении подлинника доверенности на копии, распечатанной с оригинала доверенности, подписанного собственноручно.

4.7.15. После оформления новой доверенности предыдущая доверенность, находившаяся у должностных лиц и работников Росимущества, в течение пяти дней с момента заключения новой доверенности подлежит передаче в Службу делопроизводства, где подшивается в дела вместе с имеющимися визовыми экземплярами.

4.7.16. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, которые составляются по типовой форме (Ф. М-2), являющейся бланком строгой отчетности, в АС ДОУ не учитываются.

4.7.17. Личные доверенности выдаются от имени лица доверителя (должностного лица, гражданина) на получение заработной платы и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках, корреспонденции.

В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и его паспортные данные, вид действий по доверенности.

4.7.18. Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, должна быть удостоверена в той организации, в которой доверитель работает.

4.7.19. Порядок и сроки хранения доверенностей устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Росимущества.

4.8. Служебное письмо

4.8.1. Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату органом государственной власти, органом местного самоуправления, организацией или должностным лицом.

4.8.2 Служебные письма Агентства готовятся как:

доклад/ответ о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства финансов Российской Федерации;

сопроводительное письмо к проектам федеральных законов, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответ на запрос сенатора Российской Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата представительного органа субъекта Российской Федерации;

(в ред. Приказа Росимущества от 09.12.2021 N 251)

ответ на парламентский или депутатский запрос;

ответ на запрос федерального государственного органа, территориального органа федерального государственного органа в субъекте Российской Федерации;

ответ на запрос (просьбу) иного государственного органа, органа местного самоуправления;

ответ на судебный запрос;

ответ на адвокатский запрос;

ответы на обращение гражданина, организации;

инициативное письмо, направляемое в целях исполнения функций Росимущества;

в других случаях, требующих направления запроса (просьбы) о предоставлении информации (документов, сведений) или ответа на поступивший запрос (просьбу).

4.8.3. По содержанию и назначению письма могут быть гарантийными, информационными, рекламными, письмами-запросами, письмами-ответами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями и другими.

4.8.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя (заместителя руководителя) на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

В случае если срок подготовки ответного письма автором резолюции не установлен, он определяется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации", Регламентом Правительства Российской Федерации, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Регламентом Росимущества, а также иными нормативными правовыми актами, в том числе Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ "О статусе сенатора Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации", Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 41-ФЗ "О Счетной палате Российской Федерации", Федеральным законом от 17 января 1992 г. N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации", Федеральным законом от 28 декабря 2010 г. N 403-ФЗ "О Следственном комитете Российской Федерации".

(в ред. Приказа Росимущества от 09.12.2021 N 251)

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.8.5. Служебные письма печатаются на стандартных бланках Агентства установленного образца формата A4 с изображением Государственного герба Российской Федерации.

На бланке руководителя Росимущества оформляются инициативные письма в Правительство Российской Федерации, Министерство финансов Российской Федерации, письма, являющиеся ответом на поручение или докладом о ходе исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства финансов Российской Федерации, парламентский или депутатский запрос или на обращение непосредственно к руководителю Росимущества сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Председателя Счетной палаты, руководителей федеральных органов государственной власти, руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

(в ред. Приказа Росимущества от 09.12.2021 N 251)

Письма за подписью заместителей руководителя Росимущества готовятся на бланках "заместитель руководителя".

На общем бланке письма Росимущества оформляются письма за подписью лица, исполняющего обязанности руководителя Росимущества, за подписью руководителей структурных подразделений Росимущества, а также письма, требующие подписания несколькими должностными лицами Росимущества (например, гарантийные).

Образцы оформления служебных писем представлены в приложениях N 41 и N 42 к настоящей Инструкции.

4.8.6. Служебные письма, подписываемые руководителями (заместителями руководителей) двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 (приложение N 43). При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "Подпись".

При оформлении совместных писем в каждой организации под подписью ее руководителя проставляется свой регистрационный номер и дата регистрации.

Например:

4.8.7. Реквизит "Адресат" печатается в правой части листа ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала и оформляется в соответствии с п. 12 приложения N 1 к настоящей Инструкции. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

На письме указывается не более четырех адресатов. Каждый экземпляр документа (по количеству адресов) должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, отмечен. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не пишется.

При направлении документа более чем в четыре адреса подписывается один экземпляр письма. После присвоения ему номера письмо размножается в необходимом количестве экземпляров и отправляется в соответствии с указателем рассылки, содержащим список почтовых адресов.

Письма в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, по МЭДО направляются адресатам, указанным исполнителем в ЭРК документа.

Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще был направлен документ, на обороте последнего листа документа печатается указатель его рассылки.

4.8.8. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе, либо если это письмо - ответ на обращение (запрос), подписанное данным должностным лицом.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

В том случае, если Росимущество является ответственным исполнителем, документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

Например:

При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

Например:

4.8.9 Датой письма является дата его подписания.

4.8.10. Заголовок к тексту письма оформляется согласно п. 14 приложения N 1 к настоящей Инструкции. К тексту документа, состоящему менее чем из пяти строк, заголовок не составляется.

Заголовок письма отделяется от реквизитов бланка одним дополнительным межстрочным интервалом.

4.8.11. В письме-ответе на специальной строке бланка ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно дается ссылка на номер и дату документа-запроса. Наличие этого реквизита исключает упоминание номера и даты поступившего документа в тексте письма.

При подготовке документов на основании поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации ссылка на поручение с указанием его даты и номера располагается ниже заголовка документа и отделяется от него сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

Например:

4.8.12. Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст должен быть точным, не допускать различных толкований. Основные требования к тексту изложены в п. 15 приложения N 1 к настоящей Инструкции.

При составлении служебных писем рекомендуется учитывать следующие правила: письмо должно быть посвящено одному вопросу; два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение;

письмо не должно быть большим по объему (лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста).

Объем служебного письма в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать 3 страниц, объем проекта доклада Президенту Российской Федерации - 4 страницы.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя, и четко отвечать на конкретно поставленный вопрос.

Следует употреблять только официально принятые сокращения, обозначения, термины. Недопустимо употребление сокращения "РФ" вместо "Российская Федерация". Наименования учреждений, организаций, званий, должностей, географические названия должны точно соответствовать официальным названиям.

Не рекомендуется при упоминании документов по тексту письма указывать "(прилагается)". Прилагаемые документы должны быть перечислены в реквизите "Приложение".

Текст служебного письма за подписью руководителя, заместителей руководителя излагается от третьего лица единственного числа, так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени Росимущества либо от первого лица множественного числа, например: "Росимущество не возражает...", "Федеральное агентство по управлению государственным имуществом считает возможным...", "Сообщаем...", "Направляем...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, возможно изложение текста от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...", "считаю необходимым".

Текст служебного письма за подписью руководителя структурного подразделения излагается от имени подразделения по вопросам, входящим в его компетенцию, от третьего лица единственного числа либо от первого лица множественного числа.

4.8.13. Начальники структурных подразделений не вправе подписывать поручения в территориальные органы Росимущества, письма о согласовании проектов актов, а также о направлении замечаний и предложений на них.

Право подписи служебных писем может устанавливаться распорядительными актами, в инструкциях, положениях, регламентах, в том числе положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах, в которых должен предусматриваться также порядок подписания документов при отсутствии руководящих должностных лиц.

4.8.14 Текст письма может состоять:

а) из одной части, если основное содержание письма (просьба, напоминание, сообщение) не требует обоснования, например:

"Приглашаем Вас принять участие в семинаре "Новые Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", который состоится 12.03.2020 в 10:00 в зале коллегии нашего Агентства."

б) из двух частей: обоснование и заключение, представленных в виде одного простого предложения, например:

"В связи с необходимостью осуществления регистрации права на имущество просим выдать копию распоряжения Минимущества России от ... N ...".

в) из трех частей: вступление, обоснование и заключение.

В первой части (вступлении) формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию фактов, сложившейся ситуации.

В служебных письмах может использоваться вступительное обращение к адресату, которое является частью текста и печатается через 1,5 межстрочных интервала, как и весь текст. Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине и завершается восклицательным знаком:

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Если письмо подготовлено в дополнение к ранее направленному, то следует указать дату и номер ранее направленного письма.

При ссылке в тексте на какой-либо документ указываются его реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок.

Вторая часть письма (основное содержание), начинающаяся с абзаца, содержит анализ события или ситуации и приводимые доказательства, правовые обоснования.

Третья (заключительная) часть представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, напоминаний и т.д.

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от последней строки текста (или отметки о приложении) 2 - 3 межстрочными интервалами. Заключительная этикетная фраза: "С уважением," размещается от левого поля над подписью и завершается запятой.

4.8.15. Приложения к письмам оформляются в соответствии с п. 16 приложения N 1 к настоящей Инструкции. Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля, всегда в единственном числе, отделяется от текста 2 межстрочными интервалами.

Приложения справочного характера, как правило, подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, в двух экземплярах (один прикладывается к визовому экземпляру письма).

В случае если приложением к документу, направляемому в стороннюю организацию, является распорядительный акт (приказ, распоряжение) Росимущества, протокол или договор, заключенный Росимуществом, то для отправки оформляется копия распорядительного акта (договора, протокола), оформленного на бумажном носителе.

(абзац введен Приказом Росимущества от 30.03.2022 N 53)

В случае если приложением к документу, направляемому в стороннюю организацию, является исходящее письмо, доверенность Росимущества или входящий электронный документ, а также договор, оформленный в виде электронного документа и подписанный электронной подписью, то для отправки используется файл отображения документа либо, при отсутствии такого файла, оформляется копия документа на бумажном носителе.

(абзац введен Приказом Росимущества от 17.02.2023 N 32)

4.8.16. Подпись отделяется от последней строки текста (2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт) и оформляется согласно п. 19 приложения N 1 к настоящей Инструкции. При наличии заключительной этикетной фразы "С уважением," подпись отделяется от нее дополнительным интервалом и пишется с прописной буквы.

При оформлении письма за подписью начальника структурного подразделения название подразделения входит в наименование должности и указывается полностью.

4.8.17. Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с п. 22 приложения N 1 к настоящей Инструкции.

4.8.18. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.8.19. Согласование исходящих писем осуществляется в АС ДОУ с автоматизированных рабочих мест, подключенных к защищенной сети передачи данных Росимущества.

(в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 N 32)

К оригиналу служебного письма, подписанного собственноручно руководителем Росимущества, необходимо также предоставить второй (визовой) экземпляр, на котором проставляются две визы: корректора и заместителя руководителя в соответствии с распределением обязанностей. Визы проставляются в нижней части лицевой стороны подписного листа и на лицевых сторонах последних листов его приложений (при наличии), если они не являются самостоятельными документами, зарегистрированными в установленном порядке.

Письма, содержащие разъяснения по юридическим вопросам, визируются Юридической службой.

4.8.20. Служебные письма, содержащие информацию ограниченного распространения и имеющие отметку "Для служебного пользования" (при наличии приложения, направляемого только на бумажном носителе), готовятся не менее чем в трех экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - в Службу делопроизводства (визовый), третий - подразделению, готовившему документ (исполнителю).

(в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 N 32)

Визы проставляются в нижней части лицевой стороны подписного листа исполнителем, руководителем структурного подразделения, в котором оно готовилось, начальниками подразделений соисполнителей (согласно резолюции руководства Росимущества), а также заместителем руководителя Росимущества в соответствии с распределением обязанностей и корректором, если письмо будет подписываться руководителем Росимущества.

4.8.21. Проект письма представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых оно готовилось.

После подписания и регистрации визовые экземпляры писем, оформленных на бумажном носителе (за исключением писем за подписью начальников структурных подразделений, не имеющих пометки "ДСП"), вместе с основаниями хранятся в Службе делопроизводства до передачи в архив.

(в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 N 32)

При наличии приложения к письму его копия прилагается к визовому экземпляру в том же виде (на бумажном носителе, CD-диск и т.п.).

4.8.22. В установленных законодательством случаях деловые (служебные) письма заверяются печатью Росимущества с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения (ограниченного доступа), проставляется реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".

4.9. Телеграммы

4.9.1. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования.

Телеграфная переписка допускается только с иногородними адресатами в исключительных случаях или по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.

4.9.2. Оформление телеграмм производится в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом размером N 14 через 1,5 - 2 межстрочных интервала без переноса слов, красных строк и абзацев.

4.9.3 Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:

отметка о категории телеграммы (правительственная, срочная, обыкновенная);

адрес получателя;

должность получателя;

Ф.И.О. получателя;

текст;

регистрационный номер и дата;

подпись (должность, инициалы и фамилия подписывающего лица).

В нижней части под чертой указывается адрес и наименование Агентства, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, ставится печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, удостоверяющая подпись, указываются фамилия и телефон исполнителя.

Телеграмма подписывается под чертой.

4.9.4. Текст телеграммы составляется ясно и кратко и не должен превышать 300 слов. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы. Требования к тексту определяются Правилами оказания услуг телеграфной связи.

4.9.5. Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.

Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, подписанному исполнителем, но не более 20 адресов в списке.

Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. Если адресов более 20, готовится несколько списков. К каждому списку прилагается один экземпляр телеграммы.

4.9.6. Телеграммы категории "правительственная" подписываются руководителем Росимущества или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

4.9.7. К проектам телеграмм прилагаются их копии, завизированные аналогично письму на лицевой стороне последнего листа в нижней его части (п. 4.8.20 настоящей Инструкции), а также материалы, на основании которых они подготовлены. Визовой экземпляр телеграммы категории "правительственная" после отправки помещается в дело в отделе, осуществляющем регистрацию и отправку исходящей корреспонденции.

Образцы оформления телеграммы приведены в приложениях N 44 и N 45 к настоящей Инструкции.

4.10. Акты

4.10.1. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты и события. Акт может быть составлен как постоянно действующей, так и специально созданной, в том числе по устному распоряжению руководства, комиссией (в составе не менее трех человек).

4.10.2. Акт установленной формы оформляется на чистом листе бумаги формата A4 с воспроизведением реквизитов бланка или на общем бланке Росимущества <4>, печатается шрифтом размером N 14 или N 13 (приложения N 46 и N 47) и имеет следующие реквизиты <5>:

<4> В случае если акт составлен комиссией, включающей представителей сторонних организаций, либо при необходимости направления акта в другие организации.

<5> Первые шесть реквизитов при угловом расположении реквизитов печатаются от границы левого поля, а при продольном расположении - центрованным способом и отделяются друг от друга 2 межстрочными интервалами.

1). Наименование автора документа - полное наименование Росимущества.

2). Название вида документа печатается прописными буквами (АКТ).

3). Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого факта (события). Дата оформляется цифровым способом.

4). Регистрационный номер при актировании единичных фактов может отсутствовать.

5). Заголовок акта отражает цель его составления, отвечает на вопрос "О чем?" и начинается с предлога "О" ("Об"): "О списании оборудования"; "О приеме-передаче дел по должности...". Заголовок отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами от реквизита "Место составления".

6). Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть акта не является связанным текстом. Во вводной части акта указывается основание, которое закрепляет полномочия, цель работы и состав комиссии (распорядительный документ, на основании которого актируется факт или событие, его номер и дата (при наличии)), называются составители акта (если акт составлен комиссией - председатель и члены комиссии).

Основание печатается через 1 межстрочный интервал от границы левого поля 2 - 3 межстрочными интервалами ниже заголовка. Оборот текста "Составлен" или "Составлен комиссией" располагается через 2 межстрочных интервала после слова "Основание" и заканчивается двоеточием.

Через 2 межстрочных интервала от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей ее членов и распределением обязанностей между ними. Первым указывается председатель комиссии. Строка с обозначением председателя комиссии отделяется 2 межстрочными интервалами. Список членов комиссии печатается через 1,5 межстрочных интервала. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту, инициалы указываются после фамилии. В необходимых случаях допустимо указывать наименование организации, сведения о документах, удостоверяющих личность, полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. В таких случаях указанные сведения печатаются через 1 интервал.

Ниже могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии (проверяемые, сдающие дела и т.п.).

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы от абзаца.

Констатирующая часть отделяется от вводной части тремя межстрочными интервалами. В основной (констатирующей) части акта излагаются установленные факты, результаты работы, а также выводы, заключения, решения или рекомендации комиссии, составившей акт. Констатирующая часть представляет собой связный текст или может быть оформлена в виде таблицы.

Завершается текст акта сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые проставляются через 2 - 3 межстрочных интервала после текста. Эта часть акта необязательна, если акт составляется в одном экземпляре.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта в конкретном случае. Каждый экземпляр подписывается всеми членами комиссии и имеет одинаковую юридическую силу.

Особое мнение члена комиссии может быть изложено на отдельном листе бумаги и оформлено как приложение к акту.

При наличии приложений к акту на них дается ссылка в тексте. Отметка о наличии приложения к акту помещается после отметки о количестве экземпляров и оформляется в соответствии с п. 16 приложения N 1 к настоящей Инструкции.

7). Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами и оформляются согласно п. 19 приложения N 1 к настоящей Инструкции. Подпись председателя отделяется 2 межстрочными интервалами от подписей других членов комиссии.

4.10.3. Акты утверждаются руководителем Росимущества или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. В отдельных случаях, если это оговорено соответствующими нормативными или методическими документами, иными должностными лицами Росимущества. Гриф утверждения оформляется в соответствии с п. 13 приложения N 1 к настоящей Инструкции.

При необходимости на акте может быть проставлен гриф ограничения доступа к документу (п. 11 приложения N 1 к настоящей Инструкции).

4.11. Служебные, докладные, объяснительные записки

4.11.1. Докладные, служебные, объяснительные записки относятся к внутренним документам. Они используются для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, служат основанием для издания распорядительных документов.

4.11.2. Докладные и служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

Докладные записки обеспечивают связь на вертикальном уровне, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу, а служебные записки - на горизонтальном.

4.11.3. Докладная записка - документ, адресованный руководителю вышестоящего уровня (руководителю Росимущества, его заместителю, начальнику структурного подразделения) с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения с целью информировать руководство об имевших место фактах, событиях, сложившейся ситуации, требующих принятия определенного решения, либо о выполнении распоряжений, поручений или о завершении каких-либо работ, либо побудить руководителя принять конкретное решение.

Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации: проведение различных проверок, награждение, поощрение, выделение новых штатных единиц, командирование работников, нарушение требований Инструкции по делопроизводству и т.д.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер: о ходе выполнения или выполнении поручения, заданий, планов, указаний, работ.

4.11.4. Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, т.е. внутреннее деловое письмо.

Служебная записка предназначена для координации действий подразделений и работников внутри Росимущества, оперативного обмена документированной служебной информацией. Служебные записки составляются по тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу, но находится в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.

Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

4.11.5. Докладную и служебную записки оформляют на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом размером N 13, 14.

В целях унификации служебных документов в соответствии с требованиями к оформлению организационно-распорядительных документов оба документа имеют одинаковый состав необходимых реквизитов, которые отделяются друг от друга интервалами в соответствии с п. 2.2.6 настоящей Инструкции:

наименование структурного подразделения - автора документа;

наименование вида документа;

дата;

регистрационный номер;

адресат;

заголовок к тексту (если текст имеет более 4 - 5 строк);

текст;

визы (в необходимых случаях);

подпись составителя (с указанием должности).

4.11.6. Наименование структурного подразделения - автора документа - располагается в верхнем левом углу.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и располагается через 2 межстрочных интервала после наименования подразделения.

Адресат: наименование должности, Фамилия И.О. (в дательном падеже).

Дата и регистрационный номер пишутся на одной строке. Датой является дата подписания записки. Дата оформляется арабскими цифрами, например: 02.02.2019.

Регистрационный номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, порядкового номера в общем массиве докладных и служебных записок и добавлением буквенного индекса "сл".

Например: N 18/278сл.

Заголовок кратко раскрывает содержание документа, формулируется по общим правилам составления заголовков к документам (п. 12 приложения N 1 к настоящей Инструкции).

Например: "О проведении проверки...".

Текст по оформлению, структуре и стилистическим особенностям аналогичен построению и изложению делового письма (п. 4.8.12 настоящей Инструкции), излагается от первого лица единственного числа и может состоять из двух или трех частей.

В первой части (констатирующей) излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - конкретные выводы, просьбы и предложения. Вторая (аналитическая) часть может отсутствовать.

Документ может быть составлен в текстовом и табличном вариантах или их сочетании.

Отметка о наличии приложения и подпись автора документа оформляются согласно п. 16 и 19 приложения N 1 к настоящей Инструкции.

Докладная записка визируется исполнителем документа, его руководителем, а также, при необходимости, работниками заинтересованных подразделений.

Служебная записка визируется исполнителем документа, при необходимости его непосредственным руководителем, а также (в зависимости от ситуации) работниками заинтересованных подразделений.

Докладная записка руководителю структурного подразделения подписывается исполнителем, заместителю руководителя Росимущества - руководителем структурного подразделения, руководителю Агентства - заместителем руководителя Росимущества (начальником структурного подразделения, координацию деятельности которого осуществляет руководитель Росимущества).

Служебная записка подписывается руководителем подразделения или соответствующим должностным лицом.

Как и в служебном письме, на документе следует проставлять отметку об исполнителе согласно п. 22 приложения N 1 к настоящей Инструкции.

Образцы оформления служебной и докладной записок приведены в приложениях N 48 и N 49 к настоящей Инструкции.

4.11.7. Объяснительная записка - документ, объясняющий руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой или технологической дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.), поясняющий какое-либо действие, факт, поступок, происшествие, сложившуюся ситуацию, поступок или поведение отдельных работников.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.

По структуре, построению и оформлению реквизитов объяснительная записка аналогична докладной записке:

наименование структурного подразделения - автора документа;

адресат: наименование должности, Фамилия И.О. (в дательном падеже);

наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

заголовок к тексту;

текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия; текст должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения;

подпись - объяснительная записка подписывается составителем с указанием должности;

дата подписания составителем: 00.00.0000.

4.12. Особенности подготовки электронных документов

4.12.1. Электронные документы могут создаваться с использованием электронных шаблонов, идентичных бланкам документов на бумажном носителе (п. 2.3 настоящей Инструкции).

4.12.2. При подготовке, согласовании и доработке электронных документов могут использоваться текстовые и табличные редакторы, поддерживающие функции создания примечаний к документу и отслеживания изменений в нем.

При передаче документа на подписание (утверждение) все примечания и записи об изменениях из электронного документа удаляются.

При передаче электронного документа на подпись и его регистрации необходимо использовать формат электронных документов PDF.

4.12.3. Для организации процесса визирования электронного документа в АС ДОУ предусмотрено создание маршрута согласования документа, в ЭРК документа предусмотрены поля, содержащие сведения о лицах, визирующих документ, дате визы, результате рассмотрения (согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано), а также поле для внесения замечаний по электронному документу.

4.12.4. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Условия признания таких электронных документов равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, устанавливаются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

4.12.5. При подписании и регистрации исходящего электронного документа в электронный шаблон вносятся данные реквизитов электронного документа, выступающих в качестве графических элементов (дата и регистрационный номер документа, отметка об электронной подписи).

4.12.6. Зарегистрированный электронный документ, подлежащий отправке по системе электронного документооборота Росимущества, системе МЭДО или электронной почте, должен соответствовать требованиям по оформлению документов на бумажном носителе:

внедренные графические элементы регистрационных данных и отметок об электронной подписи должны располагаться на месте соответствующих реквизитов документа, указанных в национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016;

графические элементы должны быть видимыми и читаемыми при отображении (воспроизведении) электронного документа;

графические элементы не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

изображение графических элементов не должно перекрывать элементы текста и другие реквизиты документа.

4.13. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

4.13.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Росимущества, его территориальных органов, подведомственных Росимуществу предприятий и учреждений, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в Росимущество несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

Целью ограничения доступа к информации, содержащейся в документе, является защита служебной документированной информации, неправомерное обращение с которой может нанести различного рода ущерб ее собственнику, пользователю или иному лицу.

4.13.2. Приказом Росимущества от 29 июля 2022 г. N 169 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Росимущества, территориальных органах Росимущества, подведомственных Росимуществу предприятиях и учреждениях" определены категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения; порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям; порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения, а также организация защиты служебной информации ограниченного распространения, в том числе содержащейся на машинном носителе информации.

4.13.3. Должностные лица, принявшие решение об отнесении документированной информации к информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники Росимущества могут быть привлечены к дисциплинарной или иной, предусмотренной законодательством Российской Федерации, ответственности.

4.13.4. Прием, учет (регистрация) и хранение документов, имеющих гриф ограничения доступа (далее - пометка "ДСП"), осуществляет Служба делопроизводства с использованием АС ДОУ с автоматизированных рабочих мест, подключенных к защищенной сети передачи данных Росимущества.

4.13.5. Документы (проекты документов) с пометкой "ДСП", в связи с незначительным объемом таких документов, учитываются и регистрируются совместно с другими несекретными документами с добавлением к регистрационному индексу такого (входящего, исходящего или распорядительного) документа пометки "ДСП".

В системе электронного документооборота АС ДОУ с автоматизированных рабочих мест, подключенных к защищенной сети передачи данных Росимущества, исполнителем создается ЭРК документа с заполнением всех обязательных полей, с указанием содержания документа, связей с другими документами, виз согласования (для исходящего или распорядительного документа), а также проставлением в поле "Особые отметки" отметки "ДСП" и количества экземпляров документа, предназначенных для отправки.

4.13.6. При получении открытого документа, имеющего приложения с грифом ограничения доступа, он учитывается как документ с пометкой "ДСП".

Обращение с поступившими в Росимущество документами, имеющими пометки "Коммерческая тайна", "Конфиденциально" или пометки об отнесении к иным видам охраняемых законодательством Российской Федерации тайн, осуществляется так же, как с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. При пересылке документов (материалов) с такими пометками на сопроводительном письме к ним проставляется пометка "ДСП".

4.13.7. Подготовка, согласование и подписание исходящих документов (проектов документов) с пометкой "ДСП", подлежащих отправке посредством МЭДО и АС ДОУ, а также докладных и служебных записок проходит в АС ДОУ с автоматизированных рабочих мест, подключенных к защищенной сети передачи данных Росимущества.

При этом если приложением к докладной (служебной) записке является зарегистрированный ранее документ (копия документа) с пометкой "ДСП" (например, приказ, исходящее письмо или входящий документ), в поле "Комментарии" ЭРК докладной (служебной) записки делается запись о том, куда он направлен, в каком количестве, номер экземпляра, а также указывается его копийность. При направлении одновременно подлинника документа и его копий оформляется запись о том, что направляется подлинник "+" количество копий. В том случае, если направляется только подлинник документа, копийность не указывается.

Особенности оформления документов с пометкой "ДСП" изложены в приложении N 66 к настоящей Инструкции.

4.13.8. Исполнитель передает на регистрацию (отправку) пронумерованные экземпляры отпечатанного на бумажном носителе и подписанного документа с пометкой "ДСП" в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки (за исключением документов, подлежащих отправке посредством МЭДО и АС ДОУ).

При необходимости рассылки копий подписанного документа с пометкой "ДСП" (например, приказа или информационного письма) его тиражирование осуществляется после регистрации в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки. Номера экземпляров проставляются после тиражирования такого документа.

4.13.9. Передача входящих документов и распорядительных актов Росимущества, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, для исполнения (ознакомления) на бумажных носителях (при необходимости) осуществляется работниками Службы делопроизводства, делопроизводителями подразделений в соответствии с указанным на документе адресатом или резолюцией соответствующего руководителя под личную подпись исполнителя либо делопроизводителя структурного подразделения (работника, обеспечивающего работу приемной заместителя руководителя Росимущества) в журнале учета передачи документов "ДСП" <1>.

<1> Рекомендуемая форма журнала предусмотрена приказом Росимущества от 29 июля 2022 г. N 169 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Росимущества, территориальных органах Росимущества, подведомственных Росимуществу предприятиях и учреждениях".

Журналы учета передачи документов "ДСП" должны вестись во всех структурных подразделениях Росимущества и приемных заместителей руководителя Росимущества.

4.13.10. Исполненные входящие документы с пометкой "ДСП", поступившие на бумажных носителях, с отметкой об исполнении формируются в соответствующие дела структурного подразделения либо, при отсутствии надобности, по истечении календарного года передаются служебной запиской с перечнем передаваемых документов для оперативного хранения в архив Росимущества.

Поступившие документы с пометкой "ДСП", являющиеся основаниями к изданию распорядительных актов, передаются вместе с этими документами в Службу делопроизводства, где формируются в соответствующие дела.

Информация о передаче документов в другие структурные подразделения, в том числе в Службу делопроизводства, в обязательном порядке отражается в Журнале учета передачи документов "ДСП", а также в ЭРК документа в АС ДОУ.

4.13.11. Помещения, в которых ведется работа с документами с пометкой "ДСП", должны обеспечивать сохранность носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, исключать возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в этих помещениях посторонних лиц во время отсутствия в помещении делопроизводителей или исполнителей.

4.13.12. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "ДСП".

4.13.13. Уничтожение документов и дел с пометкой "ДСП" с истекшими сроками хранения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в установленном порядке по акту о выделении к уничтожению документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения <2>, с указанием номеров экземпляров.

<2> Рекомендуемая форма акта предусмотрена приказом Росимущества от 29 июля 2022 г. N 169 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Росимущества, территориальных органах Росимущества, подведомственных Росимуществу предприятиях и учреждениях".

Отбор и уничтожение документов с пометкой "ДСП" производятся комиссией в составе не менее трех лиц, в том числе работника, ответственного за их учет.

Акт о выделении к уничтожению документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, составляется в одном экземпляре, последний лист подписывается всеми членами комиссии, а остальные листы заверяются подписью председателя комиссии.

Акт подлежит согласованию Центральной экспертной комиссией Росимущества и утверждается ее председателем либо заместителем руководителя, координирующим деятельность структурного подразделения, к компетенции которого относятся уничтожаемые документы. Копии актов направляются в соответствующее подразделение Службы делопроизводства.

В учетных формах делается отметка об уничтожении документов со ссылкой на соответствующий акт.

Документы с пометкой "ДСП", хранящиеся в составе дел в соответствии с номенклатурой, уничтожаются вместе с делом после истечения срока хранения в установленном порядке.

(п. 4.13 введен Приказом Росимущества от 17.02.2023 N 32)

V. Подготовка и оформление проектов поручений (перечней поручений) руководителя Росимущества и заместителей руководителя Росимущества

5.1. Поручение руководителя и его заместителя по основной деятельности Росимущества - это индивидуальный акт организационно-распорядительного характера, обязательный для исполнения государственными гражданскими служащими Росимущества и его территориальными органами.

Поручения касаются деятельности структурных подразделений Росимущества, в исключительных случаях - его территориальных органов.

5.2. Проекты поручений готовят и вносят структурные подразделения Росимущества (на основании распоряжений руководителя Росимущества, его заместителя или в инициативном порядке) или советники/помощники руководителя Росимущества.

5.3. Обеспечение качественной подготовки проектов поручений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

5.4. Проекты поручений руководителя и приложения к ним визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, заместителем руководителя, осуществляющим контроль и координацию деятельности подразделения-исполнителя, корректором, при необходимости - советниками/помощниками руководителя Росимущества в установленной сфере деятельности, руководителями структурных подразделений, которым даются поручения, а также заместителями руководителя Росимущества, осуществляющими контроль и координацию их деятельности.

Перечень лиц, визирующих проект поручения, может быть скорректирован по указанию руководителя, подписывающего данное поручение.

5.5. Заместители руководителя Росимущества могут давать поручения в пределах своих полномочий в соответствии с утвержденным соответствующим приказом Росимущества распределением обязанностей между руководителем Росимущества и его заместителями.

5.6. Направленный на согласование проект поручения в АС ДОУ или на бумажном носителе (если поручение содержит информацию ограниченного распространения) визируется в течение суток.

В случае несоблюдения срока согласования проект поручения передается на подпись без виз.

5.7. Если в процессе согласования в проект поручения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

5.8. Проекты поручений печатаются по установленной форме (приложение N 12).

5.9. Поручения руководителя, заместителей руководителя Росимущества регистрируются в отделе Службы делопроизводства, осуществляющем регистрацию распорядительных документов и исходящей корреспонденции.

Регистрационный индекс поручения состоит из порядкового номера документа в данной группе документов и буквенного индекса "П", например: 21-П.

5.10. Зарегистрированные поручения, кроме имеющих пометку "Для служебного пользования", направляются в электронной форме в структурные подразделения и должностным лицам согласно информации, внесенной исполнителем в ЭРК АС ДОУ, и на бумажном носителе - при наличии в ЭРК АС ДОУ прикрепленного файла с указателем рассылки.

5.11. Контроль за исполнением поручений руководителя Росимущества осуществляет соответствующее подразделение Службы делопроизводства.

Контроль за исполнением поручений заместителей руководителя Росимущества осуществляют работники, организующие работу приемных соответствующих заместителей руководителя.

5.12. Отчеты об исполнении поручений руководителя подлежат (по указанию руководителя) согласованию с советником/помощником руководителя Росимущества в установленной сфере деятельности.

VI. Организация документооборота и исполнения документов

6.1. Общие принципы организации документооборота

6.1.1. Все документы Росимущества (подготовленные на бумажных носителях и электронные документы) делятся на три документопотока:

входящие (поступающие) - документы, поступающие из сторонних организаций;

исходящие (отправляемые) - документы, направляемые в другие организации;

внутренние - документы, разрабатываемые в структурных подразделениях Агентства и используемые в пределах Росимущества.

6.1.2 В процессе документооборота обеспечивается:

прием и первичная обработка входящих документов;

предварительное рассмотрение входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством;

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих документов.

6.1.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Росимуществе, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, Регламентом Росимущества, настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и иными правовыми актами.

6.1.4 При организации документооборота следует исходить из следующих принципов:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранении необоснованных согласований проектов документов;

регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

6.1.5. Все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания подлежат регистрации.

Регистрация документов, а также учет количества документов в Росимуществе осуществляются с использованием АС ДОУ.

Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз в Службе делопроизводства.

6.1.6. Служба делопроизводства, делопроизводители подразделений, а также работники Росимущества в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в АС ДОУ документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).

Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в АС ДОУ присваивается регистрационный номер.

При включении в АС ДОУ проектов документов, подготовка которых осуществляется Росимуществом, им присваивается временный учетный внутрисистемный номер.

Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.

6.1.7. Для осуществления поиска документа используются поисковые данные ЭРК документов в АС ДОУ, где указаны основные реквизиты документа и (или) указания по исполнению документа (резолюции). При поиске документа могут использоваться следующие реквизиты: наименование вида документа, дата принятия, номер документа, содержание (любое слово или фраза) и тому подобное.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов.

6.1.8. При необходимости доступ к поиску и чтению электронных копий документов в АС ДОУ может быть ограничен для работников Росимущества, в чью компетенцию не входит работа с соответствующими документами в рамках исполнения должностных обязанностей.

6.1.9. Доставка и отправка документов в Росимуществе осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной связи, посредством электронной почты Росимущества, АС ДОУ, МЭДО, межведомственного портала по управлению государственной собственностью в сети Интернет (МВ Портал), через сайт Росимущества, посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (Портал государственных услуг).

6.1.10. Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми посредством МЭДО, осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, и Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494 (далее - Правила обмена документами в электронном виде).

6.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

6.2.1. С помощью почтовой связи в Росимущество доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых извещений на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция органов государственной власти и в случаях, предусмотренных решениями Правительства Российской Федерации, органов местного самоуправления, сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных органов согласно перечню, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 10 декабря 2013 г. N 897 "Об утверждении перечня органов, служебные отправления которых доставляются органами федеральной фельдъегерской связи".

(в ред. Приказа Росимущества от 09.12.2021 N 251)

По каналам электронной связи поступают электронные документы, электронные сообщения, телеграммы, факсограммы, телефонограммы.

6.2.2. Прием, первичная обработка, регистрация, предварительное рассмотрение и распределение поступающих в Росимущество документов, в том числе обращений граждан, осуществляются централизованно отделом Службы делопроизводства, обеспечивающим регистрацию входящей корреспонденции (далее - отдел входящей корреспонденции).

6.2.3 Все поступившие в Росимущество документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:

проверку правильности адресования поступающих документов и правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);

проверку правильности вложения документов (целостности входящих документов, включая приложения).

Конверты (упаковка) от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к поступившим документам.

6.2.4. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства.

6.2.5. При обнаружении повреждений входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при поступлении в Росимущество документа, адресованного иному органу государственной власти, организации или лицу, либо без подписи должностного лица составляется в свободной форме акт о возврате документа отправителю с указанием причины возврата в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в отделе входящей корреспонденции, другой экземпляр акта вместе с документом направляется корреспонденту.

Учет актов о возврате документа корреспонденту ведется в соответствующем журнале в свободной форме.

6.2.6. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично", грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются: с отметкой "Лично" непосредственно адресату, с грифами ограничения доступа - работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

6.2.7. Корреспонденция, поступившая фельдъегерской связью, принимается по реестру (описи). Работник отдела входящей корреспонденции, принимающий фельдъегерскую почту, расписывается на реестре (описи), представленной фельдъегерем, проставляя штамп с наименованием Агентства, адресом, датой и текстом "Экспедиция" внутри, сверяет корреспонденцию по количеству и адресатам отправителей. Номера на конвертах должны совпадать с номерами в описи. В случае несовпадения номеров или обнаружения повреждений конвертов в описи делается соответствующая запись. Первый экземпляр описи возвращается фельдъегерю, второй экземпляр подшивается в дело отдела входящей корреспонденции.

Документы, поступившие фельдъегерской связью по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимаются работниками Росимущества, осуществляющими дежурства в указанные дни, и далее передаются на регистрацию в отдел входящей корреспонденции.

6.2.8. При приеме нарочной корреспонденции после проверки правильности доставки и вложения документов на обороте первого листа каждого документа ставится штамп с указанием даты поступления документа в Росимущество и, при необходимости, времени поступления.

6.2.9. Документы, поступившие по каналу факсимильной связи или поступившие на адрес электронной почты Росимущества, посредством АС ДОУ, МЭДО, принимаются в отделе входящей корреспонденции.

Электронные сообщения, поступившие по электронной почте, распечатываются работниками отдела входящей корреспонденции. Дальнейшая работа с ними осуществляется как с документами на бумажном носителе.

6.2.10. Для приема электронных сообщений, направленных путем заполнения специальной формы на официальном сайте Росимущества в сети Интернет, применяется специализированный программный модуль, предусматривающий заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного ответа, а в случае их незаполнения - информирующий заявителя о невозможности принять его обращение и обеспечивающий поступление информации, содержащейся в электронном сообщении, в АС ДОУ.

В целях безопасности и обеспечения подтверждения заявителем указанных реквизитов по адресу электронной почты заявителя направляется уведомление. В случае если заявитель переходит по указанной в уведомлении ссылке и подтверждает отправку электронного сообщения, сообщение сохраняется в административной зоне сайта, а также поступает в АС ДОУ.

6.2.11. Порядок информационного взаимодействия государственных органов, органов местного самоуправления посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утвержден распоряжением Правительства Российской Федерации N 583-р (за исключением обмена электронными документами в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг), установлен Правилами обмена документами в электронном виде и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию.

6.2.12. Выявленные в ходе проверки поступивших документов несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

6.2.13. Первичная обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые.

6.2.14. К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях (приложение N 58).

Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Документы первичного бухгалтерского учета (выписки банка, платежные поручения, счета-фактуры), материального учета и формы статистической и бухгалтерской отчетности, графики, наряды, разнарядки, поступившие без соответствующих сопроводительных писем, подлежат учету в подразделениях или у непосредственных исполнителей.

6.3. Регистрация входящих (поступающих) документов

6.3.1. Документы, поступившие в Росимущество, регистрируются отделом входящей корреспонденции в день поступления либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Документы, поступившие в Росимущество с отметкой "Срочно", "Весьма срочно", "Оперативно", передаются на регистрацию незамедлительно.

Обращения граждан регистрируются в течение трех дней с момента поступления в Росимущество в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Служебная корреспонденция, полученная работниками Росимущества на совещаниях в федеральных органах исполнительной власти, собраниях акционеров или иных судебных заседаниях, поступившая в структурные подразделения по факсу либо иным способом доставки, подлежит обязательной передаче в течение суток на регистрацию в отдел входящей корреспонденции. При этом на обороте первого листа документа делается отметка с проставлением даты, подписи и фамилии работника, получившего документ.

Например:

Документ получен на руки 11.09.2019.

Личная подпись В.П. Иванов

При отсутствии входящего регистрационного номера на документе, послужившем основанием для подготовки структурным подразделением исходящего письма, исходящий документ к регистрации и отправке по официальным каналам связи Росимущества не принимается.

6.3.2. Корреспонденция на иностранном языке, поступившая в Росимущество, до регистрации, передается отделом входящей корреспонденции в соответствующее структурное подразделение для подготовки неофициального перевода. Неофициальный перевод на русский язык осуществляется в кратком изложении сути вопроса, оформляется на листе формата A4 с указанием корреспондента и содержания.

Срок осуществления неофициального перевода корреспонденции на иностранном языке составляет один день.

Затем корреспонденция на иностранном языке вместе с неофициальным переводом возвращается на регистрацию в отдел входящей корреспонденции.

6.3.3. Корреспонденция, адресованная территориальным органам Росимущества, передается без регистрации по принадлежности через экспедицию по реестрам.

6.3.4. Электронные носители информации, поступившие в Росимущество без сопроводительного письма на бумажном носителе, регистрации не подлежат.

6.3.5. При регистрации входящего документа производятся: создание ЭРК документа в АС ДОУ с автоматическим присвоением регистрационного номера, внесение сведений о документе в ЭРК (заполнение реквизитов).

При наличии в документе информации о ранее данных поручениях, ранее направленных документах об ответах на письма и запросы Росимущества устанавливается связь с ЭРК соответствующих документов.

6.3.6 При регистрации в ЭРК входящего документа заполняются следующие сведения о документе:

наименование корреспондента - указывается орган, организация, откуда поступил документ, для обращения граждан - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина либо указывается "коллективное обращение";

наименование вида документа;

дата документа - проставляется дата присвоения исходящего номера документа;

регистрационный номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему адресантом;

подпись - указывается фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

адресат - указываются фамилия и инициалы должностного лица, на чье имя поступил документ;

дата поступления документа;

входящий регистрационный номер;

заголовок к тексту - включает в себя краткое содержание документа;

гриф - доступ к документу и ограничения доступа к нему;

вид доставки - указывается при необходимости;

количество листов - указывается количество листов (страниц) основного документа и при наличии приложения через знак "плюс" - количество листов приложения, брошюр, дискет, компакт-дисков и т.п.;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

При необходимости дополнительные сведения вносятся в поле "Комментарий".

Информация о связях регистрируемого документа с другими документами, ранее зарегистрированными в АС ДОУ, вносится в ЭРК во вкладке "Связи" при наличии номера и даты документа, ссылка на которые имеется во входящем документе.

В ходе рассмотрения документа руководством Росимущества, структурного подразделения Росимущества заполняются соответствующие поля ЭРК документа резолюция).

6.3.7. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются (за исключением документов, указанных в п. 6.3.9 настоящей Инструкции), электронная копия документа включается в систему электронного документооборота Росимущества и присоединяется к ЭРК документа в АС ДОУ.

В целях автоматизации присоединения электронной копии документа к ЭРК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в АС ДОУ используется штриховое кодирование.

6.3.8. На лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части проставляется регистрационный самоклеящийся штрих-код на термочувствительной бумаге, содержащий сокращенное наименование Агентства, дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается АС ДОУ.

Регистрационный номер входящего документа соответствует порядковому номеру в общем массиве входящей документации.

При регистрации входящих документов, имеющих гриф ограничения доступа к документу, к входящему номеру документа добавляется пометка "ДСП", например: 12376-дсп.

(в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 N 32)

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер документа в массиве обращений дополняется литерой "ж", например: 300-ж.

Обращения, поступившие от этих лиц повторно, регистрируются в соответствии с порядковыми регистрационными номерами в массиве обращений на день их поступления в Росимущество.

Для учета входящей корреспонденции и обращений граждан по вопросам, касающимся предоставления государственных услуг, к соответствующему регистрационному номеру добавляется буквенный индекс "ГУ".

Например: 23417-ГУ или 136-ж-ГУ.

6.3.9 Не создаются и не прикрепляются к ЭРК АС ДОУ электронные копии документов:

абзац исключен. - Приказ Росимущества от 17.02.2023 N 32;

содержащих кадровую информацию и персональные данные <6>;

<6> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

первичных учетных документов бухгалтерского учета в бюджетной сфере, указанных в графике документооборота к Учетной политике Агентства;

нотариально заверенных, а также сшитых документов, заверенных подписью и печатью организации (свыше 15 листов);

объемных сшитых приложений к документам (брошюры, книги, и т.д.) свыше 50 листов;

оформленных на листах иного, кроме A4, A3 формата на бумаге нестандартной толщины (менее 57 г/м или более 120 г/м)

Соответствующая информация вносится в ЭРК АС ДОУ в поле "Приложение".

6.4. Порядок рассмотрения документов руководством Росимущества и доведения документов до исполнителей

6.4.1. Документы, поступившие в Росимущество, подлежат предварительному рассмотрению в целях распределения документов на документы, требующие рассмотрения руководителем Росимущества, заместителями руководителя Росимущества, и документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения Росимущества.

Поступившая корреспонденция распределяется работниками отдела входящей корреспонденции исходя из оценки их содержания с учетом утвержденного приказами распределения обязанностей между руководителем Росимущества и его заместителями, а также сфер ведения структурных подразделений Агентства, закрепленных в положениях о них.

6.4.2. Зарегистрированные документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются отделом входящей корреспонденции работникам отдела Службы делопроизводства, осуществляющего контроль исполнения документов и поручений (далее - отдел контроля), на который возложены также функции по предварительному рассмотрению и доведению входящей документации до руководства Росимущества посредством АС ДОУ и на бумажном носителе, для подготовки проектов резолюций. Срочные документы передаются незамедлительно.

6.4.3. Зарегистрированные документы, поступившие в адрес структурных подразделений Росимущества либо руководства структурных подразделений Росимущества, передаются отделом входящей корреспонденции в структурные подразделения посредством АС ДОУ и на бумажном носителе (при необходимости).

6.4.4. Документы с пометкой "ДСП" на бумажном носителе передаются отделом входящей корреспонденции в секретариаты заместителей руководителя/структурные подразделения Росимущества под личную подпись работника, на которого возложены функции по ведению делопроизводства, в журнале учета передачи документов "ДСП".

(п. 6.4.4 в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 N 32)

6.4.5. Руководитель/заместители руководителя Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей) дают указания по исполнению документов (резолюции), поступивших в Агентство, заместителям руководителя/руководителям структурных подразделений Росимущества, а также руководителям территориальных органов Росимущества.

6.4.6. Подготовку проектов указаний руководителя Росимущества по исполнению документов (резолюций) в АС ДОУ, постановку, при необходимости, на контроль осуществляет отдел контроля.

Документы по вопросам, относящимся исключительно к полномочиям руководителя (в соответствии с распределением обязанностей), с проектами указаний по их исполнению (резолюциями) передаются отделом контроля в секретариат руководителя Росимущества для рассмотрения. В случае временного отсутствия руководителя документы для ознакомления передаются в приемную заместителя руководителя, временно исполняющего обязанности руководителя.

6.4.7. Изменение головного (ответственного) исполнителя и состава соисполнителей по документам во исполнение поручений руководителя или заместителей руководителя осуществляется в соответствии с Регламентом Росимущества.

6.4.8. Резолюция (поручение), утвержденная в ЭРК документа в АС ДОУ, должна полностью соответствовать указанию по исполнению документа (резолюции), подписанному на бумажном носителе (при наличии), в том числе учитывая замену резолюции.

В случае изменения состава исполнителей, содержания основных поручений и сроков исполнения документов предыдущее указание по исполнению документа (резолюция) в АС ДОУ корректируется и создается комментарий в ЭРК о данном изменении.

6.4.9. Корреспонденция, содержащая информацию, касающуюся работы конкретных структурных подразделений, направляется в приемные заместителей руководителя Росимущества, которые осуществляют координацию и контроль деятельности данных подразделений (в соответствии с распределением обязанностей), для подготовки проектов указаний по исполнению документов (резолюций).

6.4.10. После рассмотрения документов заместителями руководителя Росимущества/структурными подразделениями их адресация на соответствующее структурное подразделение/исполнителей в АС ДОУ осуществляется соответствующими работниками приемных заместителей руководителя Росимущества/структурного подразделения.

6.4.11. На документы по вопросам, относящимся к полномочиям временно отсутствующего заместителя руководителя, готовятся проекты указаний по исполнению документа (резолюций) за подписью заместителя руководителя в соответствии со схемой временного исполнения обязанностей заместителей руководителя согласно распределению обязанностей между руководителем и заместителями руководителя, утвержденному соответствующим приказом Росимущества.

6.4.12. Заместитель руководителя определяет в качестве головного исполнителя структурное подразделение, контроль и координацию деятельности которого он непосредственно осуществляет (кроме случаев, установленных правовыми актами Росимущества).

6.4.13. По поручению руководителя указания по исполнению документов (резолюции) могут быть подписаны (утверждены) уполномоченным работником (руководителем) Службы делопроизводства.

6.4.14. Структурным подразделениям Росимущества, определенным в указаниях по исполнению документов (резолюциях) соисполнителями, копии документов на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронная копия документа в АС ДОУ (прикрепленный файл в ЭРК документа, в том числе полученный по электронным каналам связи).

6.4.15. По назначению передаются документы, адресованные непосредственно подразделениям или должностным лицам, и нерегистрируемые документы, указанные в пункте 6.2.14 настоящей Инструкции.

Поступившие на запрос Росимущества ответы передаются в подразделение, являющееся автором запроса.

6.4.16. Заместитель руководителя Росимущества, получивший адресованную ему корреспонденцию по вопросам, не относящимся к его компетенции в соответствии с распределением обязанностей, по договоренности (либо со служебной запиской) передает ее заместителю руководителя Росимущества, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе.

6.4.17. Переадресация и передача документов по принадлежности вопроса из одного структурного подразделения в другое подразделение, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе, осуществляется в следующем порядке:

документы, направленные на исполнение поручением руководства Росимущества, - с согласия должностного лица, давшего поручение (путем наложения резолюции к соответствующей докладной записке или резолюции на документ при устном докладе);

документы, направленные на исполнение Службой делопроизводства, - на основании письменной резолюции заместителя руководителя Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей), по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений либо со служебной запиской, в сложных случаях (при необходимости достижения соглашения о переадресации документа) - по докладной записке на имя заместителя руководителя Росимущества (если подразделения курирует один заместитель руководителя), по устной договоренности соответствующих заместителей руководителя Росимущества либо по служебной записке от одного заместителя руководителя Агентства другому (в соответствии с распределением обязанностей).

6.4.18. Документ должен быть переадресован в течение 3 дней со дня поступления в приемную заместителя руководителя или в структурное подразделение, если срок его исполнения более 10 дней, и в течение одного дня при сроке его исполнения менее 10 дней.

Документы с истекшим сроком исполнения могут быть переадресованы только после продления срока их исполнения в установленном порядке.

6.4.19. Документы с пометкой "ДСП", оформленные на бумажных носителях, после внесения утвержденной уполномоченным лицом резолюции в ЭРК документа передаются отделом контроля в отдел входящей корреспонденции для дальнейшей передачи (при необходимости) в приемные заместителей руководителя/структурные подразделения Росимущества по журналу учета передачи документов "ДСП".

(п. 6.4.19 в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 N 32)

6.4.20. ЭРК документа с утвержденным указанием по его исполнению (резолюцией) автоматически передается в электронные папки исполнителей в АС ДОУ, после чего документ считается доведенным до исполнителей.

6.4.21. Резолюция (указание по исполнению документа), утвержденная в ЭРК АС ДОУ, должна полностью соответствовать указанию по исполнению документа (резолюции), подписанной на бумажном носителе (в том числе учитывая замену указания по исполнению документа (резолюции).

6.4.22. Подготовка проектов указаний по исполнению документов (резолюций), поступивших на имя руководства структурного подразделения или в адрес структурного подразделения, осуществляется в самих структурных подразделениях.

6.4.23. Поступившие телеграммы принимаются под расписку работниками отдела входящей корреспонденции с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Документы, полученные на официальные номера Росимущества по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке и передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.

ЭРК личного приема передается в соответствующую папку АС ДОУ должностного лица, к которому гражданин записался на прием, автоматически после регистрации.

6.4.24. Ежедневно работниками отдела входящей корреспонденции осуществляется формирование и сверка реестров документов, подлежащих передаче в приемные заместителей руководителя и структурные подразделения Росимущества. Реестры передачи отображаются в журнале передач в ЭРК документа в разделе "передача по реестрам".

По сформированным реестрам производится выдача документов на бумажных носителях работникам приемных заместителей руководителя Росимущества и делопроизводителям структурных подразделений.

Делопроизводители подразделений обязаны забирать поступившую корреспонденцию не реже двух раз в день.

Отправка корреспонденции в приемные заместителей руководителя Росимущества и структурные подразделения центрального аппарата Росимущества, размещенные в административном здании Росимущества по адресу: Ермолаевский пер., д. 3, осуществляется трижды в день автомобильным транспортом, предоставляемым структурным подразделением, отвечающим за хозяйственное обеспечение.

Документы с реестрами доставляются ответственным работникам Службы делопроизводства, располагающимся в указанном административном здании, которые по реестрам передают их на рассмотрение в приемные соответствующих заместителей руководителя Росимущества и структурные подразделения через ячейки установленного образца.

Документы, подлежащие передаче в соответствии с резолюцией заместителя руководителя Росимущества на исполнение в структурные подразделения, расположенные в других административных зданиях Росимущества, после их адресации в приемных заместителей руководителя Росимущества автотранспортом возвращаются в отдел входящей корреспонденции для последующей передачи их в соответствующие структурные подразделения.

6.4.25. Подлинники документов на бумажном носителе (за исключением указанных в п. 6.3.9 настоящей Инструкции) после их регистрации, включения в АС ДОУ в виде электронных копий и рассмотрения руководством Росимущества передаются в отдел Службы делопроизводства, осуществляющий формирование документов в дела согласно номенклатуре дел и их оперативное хранение.

Подлинники документов, указанных в п. 6.3.9 настоящей Инструкции, после их регистрации в АС ДОУ передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение (в случае назначения нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов) и после исполнения включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.4.26. В случае если поступившие документы не требуют исполнения, руководитель Росимущества, его заместители, руководители структурных подразделений делают на них пометки об ознакомлении и списании в дело (на сопроводительном письме ставится отметка: "В дело", подпись и дата).

6.5. Работа исполнителей с документами в структурных подразделениях

6.5.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Росимущества осуществляется в порядке, установленном Регламентом Федерального агентства по управлению государственным имуществом и настоящей Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов (резолюций) руководителя Росимущества, заместителей руководителя, руководителя структурных подразделений, иных лиц.

6.5.2. Документы поступают на исполнение в соответствующие структурные подразделения в электронном виде в АС ДОУ или на бумажном носителе. Передача в структурные подразделения-исполнители документов на бумажном носителе осуществляется в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток).

Срочные и оперативные документы передаются исполнителям незамедлительно.

Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается в Службу делопроизводства для направления ее по принадлежности вопроса в соответствующее структурное подразделение.

6.5.3. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

Руководители структурных подразделений Росимущества обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов и их сохранность.

6.5.4. Делопроизводители подразделений подбирают материалы, на которые имеются ссылки в поступивших документах, незамедлительно передают их руководителю структурного подразделения или лицу, его замещающему, заносят резолюции руководителя с указанием по исполнению, своевременно делают отметки в ЭРК о прохождении документов и ходе их исполнения, а также докладывают руководителю о состоянии работы с контрольными документами и сроками их исполнения.

6.5.5. Переадресация (переметка) и передача документов по принадлежности вопроса из одного структурного подразделения в другое, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе, осуществляется через Службу делопроизводства (с сообщением об этом в отдел контроля по документам, находящимся на контроле) в соответствии с п. 6.4.17 настоящей Инструкции.

6.5.6 Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа (со всеми необходимыми приложениями), его оформление с соблюдением правил документирования, установленных в Росимуществе;

создание временной ЭРК проекта документа с заполнением ее полей и установлением связи с ЭРК документа, во исполнение которого (или в соответствии с которым) он был подготовлен;

согласование проекта документа на бумажном носителе либо в электронной форме с заинтересованными должностными лицами;

доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования; в случае внесения изменений принципиального характера проведение повторного согласования;

в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление на подпись (утверждение) руководству Росимущества или руководству структурных подразделений;

определение места хранения документа (копии документа) путем указания индекса дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ;

подготовка к пересылке адресату.

6.5.7. Проекты документов Росимущества готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов.

Исходящие документы, подготавливаемые на бумажных носителях, печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам, с учетом визового экземпляра.

6.5.8 В ЭРК документа в АС ДОУ исполнитель заполняет следующие поля:

вид документа;

гриф (пометка о конфиденциальности ограничения доступа к документу (при необходимости);

количество листов - указывается количество листов (страниц) документа и, при наличии приложения, через знак "плюс" - количество листов приложения (брошюр, дискет, компакт-дисков и т.п.);

подпись - фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа;

визы - фамилии и инициалы лиц, завизировавших документ;

исполнитель - фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего документ;

адресаты - органы, организации и лица, которым направляется документ (для исходящих документов);

вид доставки - для каждого указанного адресата (для исходящих документов).

Во вкладке "Связи" указываются реквизиты документа, на который дается ответ, а также тематически связанные документы.

6.5.9. Подготовленные проекты документов визируются исполнителем, руководством структурного подразделения, структурными подразделениями-соисполнителями. Порядок визирования отдельных видов документов Росимущества содержится в разделах III, IV настоящей Инструкции.

При наличии разногласий с заинтересованными структурными подразделениями руководители структурных подразделений - головных исполнителей - принимают необходимые меры по устранению разногласий, в том числе путем проведения согласительных совещаний, докладывают заместителю руководителя Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей).

В случае неурегулирования разногласий заместитель руководителя Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей) докладывает руководителю Росимущества о данных разногласиях и действует в соответствии с его указаниями.

6.5.10. До представления на подпись руководству Агентства исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.

6.5.11. Документы на подпись руководителю Росимущества представляются исполнителем в отдел Службы делопроизводства, на который возложены функции по приему, проверке соответствия подготовленных документов, представляемых на подпись руководителю Росимущества, требованиям настоящей Инструкции.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

6.5.12. В случае если проект документа готовится на бумажном носителе и его согласование проходит вне АС ДОУ (в том числе документы, имеющие гриф "Для служебного пользования"), исполнитель обязан создать ЭРК документа в АС ДОУ с заполнением всех обязательных полей, с указанием виз и связей, при этом файл документа не прикрепляется к ЭРК, а делается отметка о том, что документ оформлен на бумажном носителе. В отдел регистрации исходящей корреспонденции вместе с оригиналом и визовым экземпляром подписанного документа передается приложение к нему (при наличии) и документ-основание.

6.5.13 До передачи документов на отправку исполнитель обязан:

приложить к исходящему письму подлинник документа, послужившего основанием для его подготовки;

на письме-ответе указать номер и дату документа, на который дается ответ;

проверить полноту оформления документа;

подготовить необходимое количество экземпляров документа (для документов на бумажном носителе);

на письмах, отправляемых в несколько адресов, отметить адрес того корреспондента, кому посылается данный экземпляр письма;

при отправке документа более чем в четыре адреса составить список рассылки.

6.5.14. Информацию о ходе и результатах исполнения документов исполнитель сообщает делопроизводителю подразделения, а также в отдел контроля Службы делопроизводства для внесения соответствующих отметок об исполнении документа (по контрольным документам).

Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, а также за неисполнение действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

6.5.15. Делопроизводители подразделения контролируют правильность формирования исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, а также списание документов в дело в АС ДОУ.

6.5.16. Документы, не имеющие отметки об исполнении, а также без отметок в ЭРК документа о его списании в дело (с указанием номера согласно утвержденной номенклатуре дел) не должны подшиваться в дела. При подшивке документов в дело наличие упоминаемых в документах приложений обязательно.

Документы, подготовленные с нарушением контрольных сроков исполнения поручений, представляются руководству Росимущества вместе со служебной запиской, подписанной руководителем структурного подразделения, являющегося головным исполнителем, в которой излагаются причины несоблюдения контрольных сроков.

6.5.17. Работники Росимущества несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. С содержанием поступивших к ним документов и подготовленных проектов служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

На период отпуска, командировки, в случае увольнения или перемещения (перевода) по службе работники структурных подразделений обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя структурного подразделения (начальника отдела в структурном подразделении) с соответствующей отметкой в АС ДОУ, а дела/документы, полученные во временное пользование из архива Росимущества, возвратить в архив.

При увольнении работника или перемещения по службе передача документов и дел осуществляется по акту (приложение N 15).

6.5.18. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает дела подразделению-правопреемнику по акту (приложение N 59) или по описям дел, один экземпляр которых направляется в отдел архива Службы делопроизводства.

6.6. Регистрация исходящих документов

6.6.1. Все исходящие документы Росимущества подлежат обязательной регистрации. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом Росимущества и на отправку не принимается.

6.6.2. Все исходящие письма, подписанные руководителем Росимущества, его заместителями, а также начальниками структурных подразделений Росимущества, регистрируются в отделе Службы делопроизводства, осуществляющем регистрацию исходящей корреспонденции и распорядительных документов (далее - отдел регистрации исходящих документов).

Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или не позднее 11.00 следующего рабочего дня.

(в ред. Приказа Росимущества от 30.03.2022 N 53)

Регистрация исходящих документов осуществляется в АС ДОУ путем внесения соответствующих реквизитов в ЭРК документа после их подписания.

6.6.3. Работниками, осуществляющими регистрацию исходящей корреспонденции, проверяется правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяется ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

Также проверяется наличие в ЭРК, заполненной исполнителем, следующих реквизитов:

подтвержденная сертификатом электронная подпись должностного лица, подписавшего документ;

прикрепленный к ЭРК файл отправляемого документа;

прикрепленный к ЭРК файл приложения (при наличии), а также, в случае необходимости, приложение на бумажном носителе;

связь ЭРК подготовленного документа с ЭРК документов, послуживших основанием для его подготовки или указанных в подготовленном письме, а также электронных копий или файлов с текстом связанных документов (при наличии);

гриф (отметка) ограничения доступа к документу (при наличии);

адресаты - организации, куда направляется документ, либо заявитель, если направляется ответ физическому лицу, а также электронная почта заявителя (в случае отправки ответа в электронном виде);

вид доставки (в территориальные органы Росимущества вид доставки - СЭД, в федеральные органы власти - МЭДО);

краткое содержание документа (соответствующее заголовку письма);

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

исполнитель - фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего документ;

списание в дело - номер дела по номенклатуре дел соответствующего структурного подразделения (для документов за подписью начальника Управления).

6.6.4. При регистрации документа в системе АС ДОУ соответствующей ЭРК автоматически присваивается исходящий номер и проставляется дата регистрации.

6.6.5. При формировании в АС ДОУ регистрационного номера исходящих документов, подписанных руководителем Росимущества и его заместителями, используются начальные буквы имени и фамилии (при совпадении инициалов с другим должностным лицом может быть использован обратный порядок - с использованием начальных букв фамилии и имени) должностного лица, подписавшего документ, код структурного подразделения-исполнителя и порядковый номер документа в общем массиве данной группы документов.

Например:

ИП-04/25541, где:

"ИП" - начальные буквы имени и фамилии заместителя руководителя Росимущества (Иван Петров);

04 - код структурного подразделения Росимущества;

25541 - порядковый номер исходящего документа.

6.6.6. Регистрация исходящих документов, подписанных руководителями структурных подразделений Росимущества, осуществляется с использованием кода структурного подразделения-исполнителя и порядкового регистрационного номера документа.

Например:

05/25542, где:

05 - код структурного подразделения Росимущества;

25542 - порядковый номер исходящего документа.

6.6.7. Электронный документ, имеющий приложение, регистрируется как один документ.

6.6.8. При регистрации исходящих документов, имеющих гриф ограничения доступа к документу, к исходящему номеру документа добавляется пометка "ДСП".

(п. 6.6.8 в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 N 32)

6.6.9. В случае если к ЭРК документа в АС ДОУ прикреплен лишь файл с текстом исходящего документа, а приложение к нему оформлено на бумажном носителе, регистрация документа производится только после предоставления в отдел регистрации исходящей корреспонденции приложения к документу в двух экземплярах, один из которых остается в отделе регистрации исходящей корреспонденции.

Второй экземпляр приложения не предоставляется, если в качестве приложения направляются копии ранее зарегистрированных документов Росимущества (приказов, распоряжений, писем, протоколов).

В исключительных случаях, при наличии большого количества (более 10) документов приложения либо наличии в приложении двух и более документов большого формата (A0, A1, A2 и др.), вместо второго экземпляра приложения к ЭРК документа присоединяется опись прилагаемых документов с указание количества листов каждого документа (например, если приложением является комплект документов, связанных с оформлением земельных отношений). Приложение необходимо предоставить в день подписания документа или не позднее 11.00 следующего рабочего дня.

(в ред. Приказа Росимущества от 30.03.2022 N 53)

6.6.10. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле.

6.6.11 Зарегистрированные исходящие документ передаются на отправку.

6.6.12. Вторые (визовые) экземпляры документов за подписью руководителя Росимущества (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей руководителя Росимущества, оформленные на бумажном носителе, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в отделе регистрации исходящей корреспонденции. Копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" и подписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

(в ред. Приказа Росимущества от 30.03.2022 N 53)

Копии документов на бумажном носителе (визовые экземпляры) за подписью руководства структурных подразделений формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел структурных подразделений.

6.6.13. Документы на бумажном носителе, являющиеся основанием для исполнения (поручения, письма и др.), с приложениями к ним, формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них.

Поступившие в структурные подразделения на бумажном носителе (п. 6.3.9 настоящей Инструкции) приложения к документам, которые послужили основанием для подготовки ответов руководителя Росимущества (лица, исполняющего его обязанности) или заместителей руководителя Росимущества, подлежат возврату в Службу делопроизводства, где формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Электронные документы, электронные копии документов, подготовленных на бумажном носителе, помещаются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел Росимущества.

(в ред. Приказа Росимущества от 30.03.2022 N 53)

6.7. Отправка исходящих документов

6.7.1. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня. Документы через два и более дня после даты регистрации к отправке не принимаются.

6.7.2. Отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией, подписанные руководителем Росимущества, его заместителями или иным уполномоченным им лицом, включенные и зарегистрированные в АС ДОУ.

6.7.3. Отправляемые Росимуществом документы передаются почтовой связью, федеральной фельдъегерской связью, с помощью электронных каналов связи или нарочно с учетом требований порядка передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям, утвержденного приказом Росимущества от 29 июля 2022 г. N 169 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Росимущества, территориальных органах Росимущества, подведомственных Росимуществу предприятиях и учреждениях".

(п. 6.7.3 в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 N 32)

6.7.4. Отправка исходящих документов после регистрации почтовой связью, федеральной фельдъегерской связью, с помощью электронных каналов связи (МЭДО, АС ДОУ, телеграммы, электронные сообщения) осуществляется централизованно участком отправки исходящей корреспонденции Службы делопроизводства (далее - участок отправки исходящей корреспонденции). Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

6.7.5. Документы, подлежащие отправке, передаются в отдел исходящей корреспонденции полностью оформленные, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки, составленным, случае отправки почтовой связью, в соответствии с требованиями АО "Почта России".

При наличии указателя рассылки писем в несколько адресов исполнителем передается необходимое количество оформленных для отправки адресатам экземпляров документа в соответствии с прилагаемой рассылкой.

Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в территориальные органы Росимущества и подведомственные организации).

6.7.6. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи и соответствующим государственным контрактом.

При отправке документа почтой работниками участка отправки исходящей корреспонденции осуществляется конвертирование документа с указанием адреса, взвешивание, маркирование, заклеивание и передача на отправку в местное отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт;

При отправке заказных писем составляется реестр на отправляемую корреспонденцию в двух экземплярах. После отправки документов один экземпляр реестра с отметками почтового отделения связи (подпись работника почтового отделения связи о получении корреспонденции, проставление печати) остается на участке отправки корреспонденции.

6.7.7. При отправке документов федеральной фельдъегерской связью составляется их конвертирование с указанием адреса, составление реестра на отправляемую корреспонденцию в трех экземплярах и передача документов работнику ГФС России. Один экземпляр реестра остается на участке отправки корреспонденции.

Фельдъегерской связью осуществляется отправка документов только адресатам, включенным в перечень органов, служебные отправления которых доставляются органами федеральной фельдъегерской связи.

6.7.8. Отправка документов, подписанных электронной подписью и адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, иные федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляется по системе МЭДО в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации электронного взаимодействия" и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утвержденными приказом Минцифры России и ФСО России от 4 декабря 2020 г. N 667/233.

(в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 N 32)

Не подлежат отправке по системе МЭДО:

абзац исключен. - Приказ Росимущества от 17.02.2023 N 32;

документы, имеющие в приложении брошюры, книги, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4;

документы, содержащие приложения объемом более 200 листов.

6.7.9. Отправка документов, подписанных электронной подписью и адресованных в территориальные органы Росимущества, осуществляется посредством АС ДОУ.

6.7.10. При наличии приложений на бумажном носителе, а также для отправки документов в случаях, не предусмотренных абзацем 1 пункта 6.7.8 настоящей Инструкции, направляется копия подписанного ЭП и зарегистрированного электронного документа на бумажном носителе, оформленная работниками, осуществляющими регистрацию исходящих документов, на бланке Росимущества установленной формы с изображением Государственного герба Российской Федерации. Копия должна содержать всю информацию из соответствующего электронного документа, а также дату и регистрационный номер документа.

При этом приложение к электронному документу распечатывается исполнителем и предоставляется в отдел регистрации исходящей корреспонденции в день подписания документа или не позднее 11.00 следующего рабочего дня.

(абзац введен Приказом Росимущества от 30.03.2022 N 53)

Копия документа заверяется:

оттиском штампа с текстом (или собственноручной записью с текстом) "Копия электронного документа, подписанного электронной подписью";

собственноручной подписью работника Росимущества, уполномоченного в установленном порядке на заверение копий электронных документов, с указанием его фамилии и даты создания копии электронного документа на бумажном носителе;

печатью Федерального агентства по управлению государственным имуществом с указанием наименования структурного подразделения, на которое возложены функции Службы делопроизводства, или надписью: "Для заверения копий электронных документов".

6.7.11. Документы, отправляемые с нарочным (исполнителем или другим работником структурного подразделения-исполнителя), передаются организациям-адресатам под расписку. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа (визовом экземпляре), остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ и указывает дату получения. В ЭРК документа в поле "Вид доставки" делается отметка "Выдано на руки".

6.7.12. На участке отправки исходящей корреспонденции проверяется правильность оформления исходящих документов (адрес, получатель, наличие указателя рассылки, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов), а также производится сортировка документов по форме отправления (простая, заказная, фельдсвязь).

Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера и документы в запечатанных пакетах к отправке не принимаются.

6.7.13. В случае возврата АО "Почта России" исходящей корреспонденции по причине отсутствия адресата, неверного адреса и другим причинам, документ возвращается в подразделение исполнителя для необходимости уточнения реквизитов и выяснения целесообразности повторной отправки корреспонденции.

6.7.14. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи и соответствующим контрактом. Для отправки телеграммы представляются подписанный и оформленный подлинник и его копия, два экземпляра указателя рассылки, подписанные исполнителем.

6.7.15. Отправка документов по каналам факсимильной связи осуществляется структурными подразделениями - исполнителями документов - с отметкой на экземпляре документа о дате и времени отправки.

При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата A4 шрифтом черного цвета, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

контроль за использование факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителем.

Подлинники документов, отправляемых по каналам факсимильной связи, как правило, досылаются адресату почтовой связью или, по согласованию с ним, подшиваются в соответствующие дела с отметкой о времени и способе отправки.

6.7.16. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем. При передаче (приеме) телефонограммы отмечают дату и время ее передачи (приема), фамилии и номера телефонов работников, передавших и принявших телефонограмму.

6.7.17. Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

6.7.18. Решение о способе доставки документа адресату, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по электронной почте принимается исполнителем по согласованию со Службой делопроизводства.

6.7.19. Ответы на обращения граждан, организаций направляются заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в Росимущество в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме.

6.7.20. По выбору заявителей Росимущество предоставляет информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, независимо от формы или способа обращения заявителей, за исключением случаев если иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности.

6.7.21. На поступившее обращение гражданина, организации, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен на официальном сайте Росимущества в сети Интернет.

6.8. Регистрация и прохождение внутренних документов

6.8.1. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах Росимущества. Внутренние документы оперативного характера, в том числе докладные и служебные записки, оформляются на чистом листе бумаги формата A4.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения (использования) - поступающих документов.

6.8.2. Порядок подготовки, оформления и согласования проектов распорядительных документов, протоколов определяется положениями раздела IV настоящей Инструкции. Подписанные распорядительные документы регистрируются в Службе делопроизводства и рассылаются в подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы, в электронном виде в АС ДОУ, за исключением документов с грифом "Для служебного пользования", которые передаются под расписку в журнале учета передачи документов "ДСП".

(в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 N 32)

Протоколы, приказы, распоряжения, содержащие поручения отдельным лицам или подразделениям, могут быть переданы адресатам в виде копий и выписок из них.

6.8.3. Согласование (визирование) и подписание внутренних документов Росимущества может осуществляться как на бумажном носителе (документы, содержащие персональные данные и информацию ограниченного распространения), так и в электронном виде в АС ДОУ.

6.8.4. После подписания электронной подписью в АС ДОУ служебной записки, докладной записки или иного внутреннего документа оперативного характера начальником структурного подразделения Росимущества регистрационный номер документу присваивается автоматически. Далее указанные документы в автоматическом режиме в соответствии с рассылкой, указанной исполнителем, направляются адресатам в структурные подразделения для исполнения или помещаются в соответствующие дела.

6.8.5. Регистрация внутренних документов, подписанных руководителями структурных подразделений Росимущества, осуществляется с использованием кода структурного подразделения-исполнителя и порядкового регистрационного номера документа.

Например:

05/255сл, где:

05 - код структурного подразделения Росимущества;

255 - порядковый номер внутреннего документа;

сл - обозначение вида документа (служебная или докладная записка).

Если вид документа - протокол совещания в структурном подразделении, то регистрационный номер формируется следующим образом:

03/285, где:

03 - код структурного подразделения Росимущества;

285 - порядковый номер внутреннего документа.

6.8.6. После подписания внутреннего документа заместителем руководителя Росимущества электронной подписью в АС ДОУ регистрационный номер также присваивается автоматически с использованием начальных букв имени и фамилии (при совпадении инициалов с другим должностным лицом может быть использован обратный порядок - с использованием начальных букв фамилии и имени) должностного лица, подписавшего документ, кода структурного подразделения-исполнителя и порядкового номера документа в общем массиве данной группы документов (докладные и служебные записки).

Например:

ИП-04/255сл, где:

"ИП" - начальные буквы имени и фамилии заместителя руководителя Росимущества (Илья Попов);

04 - код структурного подразделения Росимущества;

255 - порядковый номер внутреннего документа;

сл - обозначение вида документа (служебная или докладная записка).

6.8.7. После подписания протокола руководителем Росимущества или его заместителями документ направляется в АС ДОУ в Службу делопроизводства и регистрируется порядковым номером в АС ДОУ.

6.8.8. Внутренний документ, оформленный на бумажном носителе, направляется адресату через ячейку в отделе входящей корреспонденции.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются под роспись в журнале учета передачи документов "ДСП".

(в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 N 32)

6.8.9. Полученный адресатом внутренний документ не подлежит повторной регистрации в АС ДОУ. В его ЭРК делаются отметки о принятии в работу, об указаниях по исполнению (резолюциях), об исполнении и так далее.

При необходимости по полученным внутренним документам готовится ответ, который также подлежит аналогичной регистрации в АС ДОУ с указанием связи регистрационных карточек.

6.9. Особенности оформления, согласования и регистрации распоряжений о списании (зачислении) ценных бумаг (передаточных распоряжений)

(п. 6.9 в ред. Приказа Росимущества от 30.03.2022 N 53)

6.9.1. В целях переоформления прав владения на пакет акций указание держателю реестра внести в реестр акционеров акционерного общества запись о переходе прав собственности на ценные бумаги оформляется в виде распоряжения о списании (зачислении) ценных бумаг (передаточного распоряжения) по форме, утвержденной приказом Росимущества от 17 декабря 2021 г. N 257 "О взаимодействии с держателями реестров акционеров акционерных обществ", на основании законодательства о рынке ценных бумаг.

(п. 6.9.1 в ред. Приказа Росимущества от 30.03.2022 N 53)

6.9.2. Проект распоряжения о списании (зачислении) ценных бумаг (передаточного распоряжения) готовится и подписывается в двух экземплярах, один из которых визируется на оборотной стороне подписного листа в нижней части последнего листа документа исполнителем, начальником отдела и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, а также заместителем руководителя Росимущества, координирующим деятельность указанного подразделения в соответствии с распределением обязанностей, в случае если распоряжение о списании (зачислении) ценных бумаг (передаточного распоряжения) будет подписываться руководителем Росимущества.

(в ред. Приказа Росимущества от 30.03.2022 N 53)

6.9.3. Регистрация распоряжения о списании (зачислении) ценных бумаг (передаточного распоряжения) осуществляется в АС ДОУ путем внесения соответствующих реквизитов в ЭРК документа, которую создает исполнитель с заполнением всех обязательных полей, добавлением виз и проставлением отметки "Документ в бумажном виде".

(в ред. Приказа Росимущества от 30.03.2022 N 53)

Регистрационный номер состоит из знака "N" и порядкового номера распоряжения в пределах календарного года с буквенным индексом "пр", например: N 456-пр.

6.9.4. Распоряжения о списании (зачислении) ценных бумаг (передаточные распоряжения) регистрируются в структурном подразделении, осуществляющем функции регистрации исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов, где подписанный экземпляр с визами формируется в дело и хранится до передачи на архивное хранение.

(в ред. Приказа Росимущества от 30.03.2022 N 53)

Другой подписанный экземпляр документа направляется держателю реестра акционеров акционерного общества.

6.10. Учет и анализ объемов документооборота

6.10.1. Учет и анализ объемов документооборота, состава и структуры документопотоков ведется в целях совершенствования организации работы с документами, принятия решений о приобретении средств компьютерной техники и оргтехники, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, повышения исполнительской дисциплины.

6.10.2. Учет общего количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени (год, квартал, месяц) (объема документооборота), может проводиться по регистрационным формам по месту регистрации документов как по отдельным структурным подразделениям, так и по Росимуществу в целом, а также по группам документов, в том числе подлинникам и копиям, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

6.10.3. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится Службой делопроизводства по данным АС ДОУ, иных регистрационно-учетных форм.

6.10.4. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

6.10.5. Данные о количестве документов обобщаются (с нарастающим итогом), анализируются Службой делопроизводства и представляются руководителю Росимущества или иному уполномоченному им лицу в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера с установленной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год).

VII. Порядок рассмотрения парламентских запросов, запросов и обращений сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращений комиссий и комитетов палат Федерального Собрания Российской Федерации

(в ред. Приказа Росимущества от 09.12.2021 N 251)

7.1. Подготовка и направление ответов на парламентские запросы, запросы и обращения сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее - депутат Государственной Думы), обращения комиссий и комитетов палат Федерального Собрания Российской Федерации осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ "О статусе сенатора Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации", Регламентом Правительства Российской Федерации, Регламентом Росимущества, настоящей Инструкцией и другими правовыми актами.

(в ред. Приказа Росимущества от 09.12.2021 N 251)

7.2. Парламентские запросы поступают в виде постановления соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации с сопроводительным письмом председателя палаты или его заместителя.

В качестве запроса или обращения рассматривается письмо на бланке сенатора Российской Федерации, депутата Государственной Думы или комиссий и комитетов палат Федерального Собрания Российской Федерации, имеющее соответствующую подпись и дату, а депутатский запрос, кроме этого, должен иметь заголовок "Депутатский запрос" или в тексте содержать ссылку на статью 14 Федерального закона "О статусе сенатора Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации".

(в ред. Приказа Росимущества от 09.12.2021 N 251)

7.3. По запросам и обращениям в подразделениях готовятся проекты ответов в соответствии с указаниями руководства Росимущества.

7.4. Срок представления ответа Росимущества на запросы и обращения сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, комиссий и комитетов палат Федерального Собрания Российской Федерации не должен превышать 30 дней или иной срок, установленный инициатором запроса, а на парламентские запросы - 15 дней от даты поступления документа в Росимущество или иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации, срок.

(в ред. Приказа Росимущества от 09.12.2021 N 251)

Запросы и обращения сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, комиссий и комитетов палат Федерального Собрания Российской Федерации, поступившие с поручением Правительства Российской Федерации, выполняются в порядке, определенном для поручений Правительства Российской Федерации.

(в ред. Приказа Росимущества от 09.12.2021 N 251)

Если запрос или обращение требуют дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, автору необходимо сообщить об этом письменно в 3-дневный срок со дня поступления запроса (обращения).

7.5. Должностное лицо, которому направлен запрос (обращение), должно дать ответ на него в письменной форме в установленный срок. При этом в случае необходимости в ответе сенатору Российской Федерации, депутату Государственной Думы или комиссии и комитету палат Федерального Собрания указывается, что ответ лицу, по письму которого было составлено обращение (запрос), направлен и его копия прилагается.

(в ред. Приказа Росимущества от 09.12.2021 N 251)

7.6. Запросы, обращения и документы по их рассмотрению формируются в дела Службой делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.

VIII. Контроль исполнения документов (поручений)

8.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

Порядок контроля и сроки исполнения документов в Росимуществе определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, Регламентом Росимущества.

8.2 Осуществляется контроль:

исполнения документов (поручений) по существу - руководителем, иными должностными лицами Росимущества;

сроков исполнения документов (поручений) - отделом контроля Службы делопроизводства.

8.3. Контролю подлежат зарегистрированные в Росимуществе документы, требующие исполнения. Перечень документов, подлежащих контролю исполнения, устанавливается соответствующим приказом Росимущества, утверждающим порядок контроля исполнения документов в Росимуществе.

Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

8.4 Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документа (поручения) на контроль;

проверку своевременности доведения документа (поручения) до исполнителей;

предварительную проверку в режиме упреждающего контроля и регулирование хода исполнения документов (поручений);

снятие документа (поручения) с контроля;

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

информирование руководства о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

8.5. Ответственность за своевременность, полноту и качество исполнения контрольных документов возлагается на заместителей руководителя Росимущества и руководителей структурных подразделений.

Работники Росимущества, допустившие несвоевременное или некачественное исполнение контрольных документов и поручений, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

8.6. В случаях если поручение дано нескольким исполнителям, ответственному (головному) исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координации работы по выработке согласованного решения и подготовке итогового документа (определение сроков представления предложений от соисполнителей, порядка подготовки и согласования итогового документа).

Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа (поручения).

8.7. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из Правительства Российской Федерации и издаваемых в Росимуществе - с даты, следующей за датой подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов и организаций - с даты их поступления в Росимущество.

Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения совещания (заседания).

Сроки исполнения документов устанавливаются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

8.8 Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовые сроки исполнения, приложение N 64);

с конкретной датой исполнения - в указанный в тексте документа (поручения) срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

"весьма срочно" - в течение 1 - 2 дней;

"срочно" - в 3-дневный срок;

"оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами.

8.9. Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК документа в АС ДОУ для отслеживания сроков исполнения документов (поручений).

8.10. Контроль за своевременным и полным исполнением документов (поручений) обеспечивает отдел контроля в соответствии с Порядком организации контроля исполнения документов в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденным соответствующим приказом Росимущества.

На документах, поступивших на бумажном носителе, проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" и дата исполнения. Соответствующая отметка проставляется также в ЭРК документа в АС ДОУ.

Контроль исполнения документов, имеющих поручения руководителей структурных подразделений Росимущества, осуществляют делопроизводители подразделений.

8.11. В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль. В АС ДОУ формируется и в автоматическом режиме с использованием электронной почты направляется напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

Информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируется в ЭРК АС ДОУ или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).

8.12. Приостановить или отменить исполнение документа (поручения) может руководитель, подписавший документ или давший поручение.

8.13. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (письмо, докладную или служебную записку) о продлении срока с указанием причины и даты исполнения документа (поручения).

Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю (должностному лицу) не позднее двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения документа (поручения) превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течении 1-го месяца срока, отведенного на исполнение поручения.

По документам, изданным в Росимуществе, допускается продление срока исполнения должностным лицом, подписавшим документ или давшим поручение, по письменной просьбе исполнителя, направленной не позднее, чем за три дня до истечения установленного срока.

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует отдел контроля.

8.14. Изменения в составе исполнителей (переадресация) и передача контрольных документов по принадлежности вопроса из одного структурного подразделения в другое осуществляется с обязательным информированием об этом отдела контроля.

В этом случае ответственность за исполнение возлагается на должностное лицо, которому документ переадресован.

Документ должен быть переадресован в течение 3 дней со дня поступления в приемную заместителя руководителя или в структурное подразделение, если срок исполнения более 10 дней, и в течение 1 дня при сроке исполнения менее 10 дней.

Просроченные документы могут быть переадресованы только после продления срока их исполнения в установленном порядке (доклад о причинах несвоевременного исполнения руководителю Росимущества или заместителю руководителя Росимущества, давшему поручение, направление промежуточного ответа в адрес автора обращения (поручения)).

8.15. Документы считаются исполненными и снимаются с контроля после фактического выполнения всех содержащихся в нем поручений (заданий, запросов) и сообщения результатов всем заинтересованным органам (организациям, лицам) или другого документального подтверждения его исполнения.

Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа.

Документ, поставленный на контроль в соответствии с поручениями руководителя Росимущества, снимается с контроля по его решению, принимаемому по результатам рассмотрения доклада об исполнении поручения. Доклад должен содержать предложение о снятии поручения с контроля.

Промежуточный ответ или запрос информации по исполняемому документу (поручению) не является основанием для снятия его с контроля.

Решение об исполнения документа (поручения), не требующего направления ответа, принимает должностное лицо, поставившее документ (поручение) на контроль. Информация о принятом решении должна быть доведена до отдела контроля.

8.16. Информация о ходе и результатах исполнения документов (поручений) представляется в отдел контроля делопроизводителями подразделений или исполнителями. Работники отдела контроля вносят в ЭРК АС ДОУ информацию о ходе исполнения документа (поручения) (снятие с контроля, продление контрольного срока, постановка "на проверку" или "на ожидание", переадресация и иное).

Датой исполнения документа (поручения) (снятия его с контроля) является дата регистрации документа-ответа, а при недокументированном решении вопроса - дата списания документа в дело (его фактического исполнения).

8.17. Отдел контроля анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет руководству Агентства информацию о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока, не исполненных, находящихся на исполнении (по структурным подразделениям).

IX. Документальный фонд Росимущества

9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

9.1.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности Агентства, образуют документальный фонд Росимущества.

9.1.2. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве разрабатывается и утверждается номенклатура дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел включается в систему электронного документооборота в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в АС ДОУ.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

9.1.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности Росимущества, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

9.1.4. При составлении номенклатуры следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, определяющим деятельность Росимущества, Положением о Росимуществе, Регламентом Росимущества, положениями о структурных подразделениях Росимущества, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурами дел за предшествующие годы, правовыми актами Росимущества, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 (далее - Перечень типовых управленческих документов).

9.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год составляется делопроизводителем подразделения с привлечением специалистов подразделения и не позднее 15 ноября текущего года представляется на согласование в отдел Службы делопроизводства, на который возложены функции по организации ведения делопроизводства и архива Росимущества (далее - отдел архива), со служебной запиской, подписанной руководителем структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается начальником отдела архива и подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения (приложение N 50).

9.1.6. Номенклатура готовится в двух экземплярах, один из которых передается в отдел архива для составления сводной номенклатуры дел Росимущества и контроля за правильным формированием дел в текущем делопроизводстве и передачей их на архивное хранение, а второй остается в подразделении.

Электронная копия номенклатуры дел каждого структурного подразделения также направляется в отдел архива для организации ввода в базу данных АС ДОУ и подготовки сводной номенклатуры дел.

Ответственность за разработку номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель.

9.1.7. Вновь созданное структурное подразделение обязано разработать проект номенклатуры дел подразделения и в месячный срок представить его на согласование в отдел архива.

Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения согласовывается и утверждается в порядке, установленном пунктом 9.1.6 настоящей Инструкции, и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел Росимущества.

9.1.8. Номенклатура дел (сводная) Росимущества составляется ежегодно Службой делопроизводства Росимущества при методической помощи Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ), в который документы Агентства передаются на постоянное хранение, на основе номенклатур дел структурных подразделений Росимущества, визируется заместителем начальника Службы делопроизводства, координирующим работу отдела архива, или начальником указанного отдела и подписывается начальником Службы делопроизводства (приложение N 51).

После согласования с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Росимущества и один раз в 5 лет с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) ГА РФ номенклатура дел (сводная) утверждается руководителем Росимущества.

9.1.9. После утверждения номенклатура дел (сводная) Росимущества рассылается Службой делопроизводства в структурные подразделения Росимущества в электронном виде либо в виде выписки соответствующих ее разделов на бумажном носителе для использования в работе.

9.1.10 Номенклатура дел (сводная) составляется в 3 экземплярах:

первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел отдела архива;

второй экземпляр используется в качестве рабочего;

третий передается в ГА РФ, источником комплектования которого является Росимущество.

В качестве рабочего экземпляра в Службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел.

9.1.11. Номенклатура дел (сводная) в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем Агентства и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае коренных изменений функций и структуры Росимущества номенклатура дел составляется, согласовывается в порядке, предусмотренном пунктом 9.1.8 настоящей Инструкции, и утверждается заново.

9.1.12. Названиями разделов номенклатуры дел (сводной) Росимущества являются названия структурных подразделений (например: Управление инвестиционных отношений, Финансово-экономическое управление), коллегиальных, совещательных и иных органов.

Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел управления, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства и архива, содержащих документы вышестоящих органов и организационно-распорядительную документацию Росимущества, далее разделы следуют в соответствии с утвержденной структурой Росимущества.

Внутри разделов номенклатура дел может строиться по структуре или по предметно-вопросному принципу.

9.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы с пометкой "ДСП" регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

(в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 N 32)

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

9.1.14. Заголовки дел, включенные в номенклатуру структурного подразделения, индексируются.

9.1.15. Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении N 62 к настоящей Инструкции.

Требования к составлению заголовков дел изложены в приложении N 63 к настоящей Инструкции.

9.1.16. Если в течение года в подразделении возникают новые документируемые участки работы и не предусмотренные ранее дела, по согласованию с отделом архива уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки включаются в предусмотренные для этого в каждом разделе номенклатуры резервные номера.

9.1.17. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения. Итоговая запись направляется в отдел архива вместе с копией номенклатуры дел с указанием количества томов против каждого заголовка дела в графе 3 "Количество дел" (в случае незаведения дела в графе 5 "Примечание" делается соответствующая отметка).

9.1.18. Данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, оформляются за подписью руководителя структурного подразделения и направляются вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, в Службу делопроизводства.

9.1.19. В итоговую запись номенклатуры дел (сводной) сведения вносятся работниками отдела архива на основании данных, переданных из структурных подразделений Росимущества.

9.1.20. На основе полученных от структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, отделом архива готовится дополнение к номенклатуре дел (сводной) Росимущества, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел Росимущества подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в Агентстве, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

9.2. Формирование дел

9.2.1. Формирование и хранение дел до передачи их в архив осуществляется структурными подразделениями и Службой делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем подразделения или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел подразделения.

9.2.2. Электронные дела формируются и хранятся до передачи их в архив в АС ДОУ Росимущества.

9.2.3. Ответственность за формирование дел возлагается на делопроизводителей подразделений.

Хранение документов россыпью не допускается.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом архива.

9.2.4 При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

в дело подшиваются только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно (годовые планы и отчеты отделять от квартальных и месячных; утвержденные штатные расписания от их проектов и т.д.);

в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, комплексных, судебных, а также личных дел, которые формируются в течение работы данного лица в учреждении;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело помещаются документы, правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

ксерокопии, факсо- и телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также документов, подлежащих возврату, лишних экземпляров, черновиков;

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см), при превышении данного объема заводится второй и последующие тома;

при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома ("т. 1", "т. 2") и при необходимости заголовка тома;

документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Подлинники отправляемых документов могут быть помещены в дело только при наличии письменных пояснений исполнителя ("адресат выбыл" и т.д.).

9.2.5. Комплексные дела (по проведению аукционов, конкурсов, контролю за выполнением распоряжений, договоров и др.) формируются в порядке, определяемом Службой делопроизводства совместно с подразделениями, в которых они образуются, и одобренном ЦЭК Росимущества.

9.2.6. Систематизация документов внутри дела осуществляется так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке, вопросно-логической последовательности или их сочетании, или по алфавиту авторов и корреспондентов.

9.2.7. При хронологическом порядке расположения документов в делах постоянного хранения и со сроком хранения свыше 10 лет наиболее ранние документы располагаются в начале дела, более поздние - в конце.

В текущем делопроизводстве допускается обратный хронологический порядок в расположении документов при формировании документов со сроком хранения до 10 лет. Такие дела в случае передачи на временное архивное хранение подлежат переформированию.

9.2.8. По хронологии в зависимости от вида документов формируются в дела копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то такие документы подшиваются в дело с перепиской постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

В случае если несколько документов исполнены одним документом, в делах обязательно оформляются взаимные ссылки.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями и документами, послужившими основанием для их издания.

Приказы группируются в дела раздельно в соответствии с их видами и установленными сроками хранения: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы о командировках и другие.

Положения, инструкции, утвержденные приказами или распоряжениями Росимущества, группируются вместе с указанными распорядительными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы и документы к ним в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам протоколов. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним в дела того года, на (за) который они составлены, независимо от времени их составления. Например, план на 2010 год, составленный в 2009 году, должен быть отнесен к 2010 году, а отчет за 2017 год, составленный в 2018 году, - к 2017 году.

Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

9.2.9. В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Личные карточки, лицевые счета по заработной плате работников Росимущества формируются в дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Переписка группируется в дела за период календарного года по тематике и/или корреспондентам и помещается за документом-запросом (обращением), систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ инициативные письма - в порядке исходящих номеров. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.2.10. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме. Отметка "Электронные документы" проставляется в графе "Примечание" номенклатуры дел.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в АС ДОУ Росимущества в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

9.2.11. Если часть документов дела представлена на бумажном носителе, часть документов дела составляют электронные документы ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

9.2.12. Документы с пометкой "ДСП" в зависимости от служебной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

(в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 N 32)

При включении документа с пометкой "ДСП" в дело с несекретными документами, не имеющими указанного ограничения, данное дело получает пометку "ДСП". В номенклатуру дел вносится соответствующее уточнение - в графе "Индекс дела" к номеру дела добавляется буквенный индекс "ДСП".

(в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 N 32)

В случае когда в структурном подразделении образуется большое количество документов и дел одного вида (приказы, инструкции, отчеты и т.д.) как с пометкой "ДСП", так и без этой пометки, целесообразно предусматривать их формирование в обособленные дела соответствующего вида.

(в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 N 32)

В структурных подразделениях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов с пометкой "ДСП", номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы с пометкой "Для служебного пользования". Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).

(в ред. Приказа Росимущества от 17.02.2023 N 32)

9.3. Организация текущего хранения документов

9.3.1. С момента заведения и до передачи в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, дела хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования, электронные дела - в системе электронного документооборота (АС ДОУ) Росимущества.

9.3.2. Руководители структурных подразделений и делопроизводители подразделений обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

До передачи документов делопроизводителю подразделения ответственность за их сохранность несут исполнители или те работники, которым эти документы переданы.

9.3.3 Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях на стеллажах, в шкафах, сейфах.

9.3.4. В целях обеспечения визуального контроля наличия и быстрого поиска документов дела на бумажном носителе в структурных подразделениях располагаются в соответствии с номенклатурой дел в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, сейфах, обеспечивающих их полную сохранность. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел и дата (год). Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

9.3.5. Выдача дел для работы работникам других подразделений производится на основании письменного запроса с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором документы находятся на текущем хранении, под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 52). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Если работнику временно требуются отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, они могут быть выданы из дела делопроизводителем подразделения с разрешения руководителя подразделения, а на их место вкладывается карта-заместитель, в которой указывается кому, когда и на какой срок выдан документ.

Дела (документы) выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

9.3.6. Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела (документы) выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Агентства или иного уполномоченного им лица с составлением акта о выдаче дел во временное пользование (приложение N 61).

9.3.7. Изъятие (выемка) документов из дел постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности Росимущества, допускается в исключительных случаях и производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения руководителя Агентства или уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями Росимущества и соответствующего государственного органа. Опись (реестр) изъятых документов (дел) включается в текст протокола (акта) либо прилагается к нему.

В дело помещается заверенная копия изымаемого документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, дата и подпись работника, ответственного за формирование или хранение дела, и акт о причинах выдачи подлинника (протокол выемки).

Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

9.3.8. При передаче функций между структурными подразделениями Агентства в ходе реорганизационных мероприятий составляются акты приема-передачи документов и дел, необходимых в оперативной работе, от одного структурного подразделения другому (приложение N 59).

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения делопроизводитель данного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Незавершенные делопроизводством дела передаются структурному подразделению - правопреемнику - по акту приема-передачи документов.

Один экземпляр акта приема-передачи документов и дел передается в отдел архива.

9.3.9. В целях установления фактического наличия документов и дел делопроизводителями подразделений и Службой делопроизводства проводятся проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:

перед передачей документов в архив Росимущества;

при перемещении дел;

при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства;

при реорганизации и ликвидации Агентства или его структурного подразделения.

По итогам проверки составляется акт, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются заместителю руководителя Росимущества, курирующему деятельность проверяемого структурного подразделения.

9.3.10. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Службу делопроизводства.

9.3.11. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом руководителем Службы делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах: по одному экземпляру акта хранится в Службе делопроизводства и структурном подразделении.

При утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив Росимущества при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.

9.4. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

9.4.1. Подготовка документов к передаче на архивное хранение включает работу отдела архива и делопроизводителей подразделений по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

9.4.2. Обязательным условием подготовки дел к передаче на архивное хранение является проверка списания каждого документа в соответствующее дело по номенклатуре дел в ЭРК АС ДОУ.

9.4.3. Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение осуществляется структурным подразделением Росимущества - пользователем АС ДОУ - совместно со Службой делопроизводства и подразделением, обеспечивающим функционирование информационной системы.

9.4.4. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив, должны выполняться следующие основные процедуры работы с документами:

преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

формирование в АС ДОУ описей электронных дел, документов структурных подразделений;

формирование в информационной системе контейнеров электронных документов, включающих: электронный документ (текстовой электронный документ в формате PDF/A), метаданные электронного документа, файл(ы) электронной(ых) подписи(ей) и файл(ы) результатов проверки электронной(ых) подписи(ей);

формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив Росимущества не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

9.5. Экспертиза ценности документов

9.5. Ежегодно Службой делопроизводства Росимущества, делопроизводителями подразделений совместно с экспертной комиссией Росимущества осуществляется экспертиза ценности документов:

в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, формировании дел и при подготовке дел к передаче в архив Росимущества;

в архиве Росимущества - в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение в ГА РФ.

9.5.1 При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив Росимущества;

отбор документов временных (до 10 лет) сроков хранения и с пометкой "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел Росимущества, правильность определения сроков хранения дел.

9.5.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Росимуществе создана постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК), функции, права и порядок работы которой определяются положением, согласованным с Росархивом и утвержденным приказом Росимущества.

9.5.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, указанием сроков их хранения, а также номенклатуры дел Росимущества.

9.5.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор дел на хранение или уничтожение только на основании заголовков дел без проверки имеющихся в них документов.

9.5.6. В делах постоянного хранения подлежат изъятию лишние экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

9.5.7. Дела с отметкой "ЭПК" ("ЭК") подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянного срока хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" ("ЭК"), содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

9.5.8. Экспертиза ценности электронных документов проводится в соответствии с правилами и требованиями, установленными для документов на бумажном носителе, с учетом дополнительных признаков:

подлинность электронного документа, наличие электронной подписи и положительного результата ее проверки;

возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;

возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) срока хранения;

возможность проведения технологических миграций.

9.5.9. При проведении экспертизы ценности электронных документов также осуществляются проверка правильности формирования и систематизации единиц хранения электронных документов и проверка файлов с электронными документами на наличие вредоносных компьютерных программ.

9.5.10. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Росимущества.

9.5.11. По результатам экспертизы ценности документов проводится оформление дел, составляются описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

9.6. Оформление дел

9.6.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов, составлению внутренней описи и заверительной надписи.

Оформление дел осуществляется делопроизводителями подразделений либо исполнителями при методической помощи и под контролем работников отдела архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Окончательное оформление дел (составление листа-заверителя и внутренней описи документов дел с управленческой документацией, подшивка дел и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки) проводится при формировании дел работниками специализированной организации либо работниками отдела архива.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение их в скоросшивателях, без пересистематизации документов в деле, без нумерации листов дела и составления заверительной надписи.

9.6.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами сверху вниз в возрастающем порядке номеров в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, простым карандашом.

Нельзя употреблять при нумерации чернила, цветные карандаши, шариковую ручку.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Сложенный лист большого формата, подшитый за один край, разворачивается и нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке.

Не нумеруются чистые листы.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка.

Например:

"На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка.

Например:

"Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Подклеенные к листу одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.д.), а также приложенные к документу резолюции, листы ознакомления и другие нумеруются очередным порядковым номером.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

При небольшом количестве ошибок исправляется нумерация листов, на непронумерованных листах ставится номер предыдущего пронумерованного листа с добавлением букв "а", "б" и т.д. Если не пронумеровано несколько рядом расположенных листов, то буквы прибавляются соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго, то есть: 4, 4а, 4б и т.д.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела листы перенумеровываются. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новые номера.

9.6.3. После завершения нумерации листов на отдельном листе-заверителе (приложение N 53), располагаемом в конце дела, составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи, отмечаются все случаи нарушения валовой нумерации листов дела (наличие пропущенных или литерных номеров), оговариваются особенности отдельных документов (номера листов с наклеенными документами, фотографиями, номера крупноформатных листов, листов с оборотным расположением текста, конвертов с вложениями и номера вложенных в них листов, чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

В журналах и книгах учета (регистрации) заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа.

В случае перенумерации листов дела составляется новый лист-заверитель. При этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

9.6.4. В целях учета и более быстрого нахождения документов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения на отдельном листе по установленной форме составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 54).

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. В итоговой записи к внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Если дело уже переплетено (прошито), то внутренняя опись документов подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

9.6.5. Документы в делах постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона (для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов и их реквизитов. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело. Резолюции руководства размещаются перед документом, а визы, оформленные на отдельных листах, - после документа, к которому они относятся.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления. Все металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела, превышающие 200 - 250 листов (3 - 4 см), делятся на тома (части).

9.6.6. Дела постоянного хранения, содержащие документы особой научно-исторической и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам.

На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

9.6.7. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 55) и имеет следующие реквизиты:

а) наименование государственного органа (фондообразователя);

б) наименование подразделения фондообразователя на момент завершения дела;

в) индекс дела;

г) заголовок (наименование) дела;

д) дата дела (тома);

е) количество листов в деле;

ж) срок хранения дела и номер статьи по перечню;

з) архивный шифр дела.

9.6.8. При указании наименования фондообразователя указывается полное наименование Агентства именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования (в скобках после полного наименования). В случаях, когда в течение года, за который оформляются дела государственный орган был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование.

9.6.9. Наименование подразделения фондообразователя на момент завершения дела указывается в соответствии с утвержденной структурой. Если в течение года наименование структурного подразделения менялось или дело было передано в другой государственный орган или другое структурное подразделение, старое наименование заключается в скобки, новое наименование пишется под старым.

9.6.10. Индекс дела указывается в соответствии с номенклатурой дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний".

9.6.11. Заголовок дела переносится из номенклатуры дел, в необходимых случаях в него вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов, составляется новый заголовок дела, отражающий содержание подшитых в деле документов.

9.6.12. В реквизите "дата дела" указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. При этом число (два знака) и год (четыре знака) указываются арабскими цифрами, название месяца - словом.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за ... год(ы).".

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Датой приложения к документу, сформированному в отдельный том, является дата основного документа.

Следует учесть, что отчеты с нарастающим итогом за IV квартал на 1 января следующего года являются годовыми.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Личные дела датируются по датам подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата документа, подтверждающего смерть лица, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Датами журналов являются даты самой ранней и самой поздней записи в журнале; на обложке дела временного срока хранения (до 10 лет) можно указывать только месяц и год.

Если дата документа определяется приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки.

9.6.13. Количество листов в деле проставляется на основании с листа-заверителя дела.

9.6.14. Срок хранения дела и номер статьи по перечню переносятся из соответствующей номенклатуры дел; на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

9.6.15. Архивный шифр дела (номер фонда, номер описи, номер дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после согласования/утверждения ЭПК ГА РФ и утверждения руководителем (заместителем руководителя - председателем ЦЭК) Росимущества соответствующего годового раздела сводной описи дел (до этого проставляется карандашом).

9.6.16. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела (Государственный архив Российской Федерации), кодов этого архива и Росимущества по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

9.6.17. По окончании года в надписи на обложках дел, в том числе в заголовок, при необходимости вносятся изменения и уточнения (номера приказов, протоколов). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

9.6.18. При подготовке к передаче электронных документов на хранение в архив Росимущества должны выполняться следующие процедуры:

преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

формирование в АС ДОУ Росимущества контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

формирование в АС ДОУ Росимущества электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив Росимущества не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка качества записи и воспроизводимости электронных документов;

проверка подлинности электронных подписей, которыми подписаны электронные документы;

формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения.

9.7. Составление описей дел

9.7.1. В каждом структурном подразделении ежегодно под методическим руководством отдела архива составляются по установленной форме описи дел, по которым документы сдаются на архивное хранение (приложение N 56).

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. Отдельные описи могут составляться также на личные дела, категории однородных дел (наблюдательные дела, отчеты об определении рыночной стоимости пакетов акций акционерных обществ и другие).

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив Росимущества такие дела не передаются.

9.7.2. Опись дел структурного подразделения представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией дел. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.

9.7.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

9.7.4 При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией;

порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с отделом архива Росимущества;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если оно состоит из нескольких томов (частей), в том числе сформированное в отдельный том приложение, то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

при внесении в опись дел, следующих подряд с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок каждого дела.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии электронных копий дел.

Заголовки дел, включаемые в опись, должны соответствовать номенклатуре дел соответствующего структурного подразделения. В заголовках дел следует указывать полные названия акционерных обществ (государственных предприятий, организаций), сокращенные наименования (аббревиатуры) указываются в скобках; названия месяцев пишутся словами, а не цифрами; слова произвольно не сокращаются (используются только общепринятые сокращения: г., обл., и т.д.); повторяющиеся даты, сроки хранения и статьи по перечню пишутся полностью (слова "То же" не используются).

9.7.5. В конце описи, после последней описательной статьи, делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Например:

В данный раздел описи внесено 20 (двадцать) дел - с N 81 по N 99, в том числе N 84а, N 87а - литерные, N 69 - пропущен.

9.7.6. При составлении описи электронных дел, документов структурного подразделения (приложение N 57) каждый электронный документ вносится в опись под самостоятельным порядковым номером с указанием даты документа, срока хранения, объема в Мб.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме электронных документов и, при необходимости, другой информации.

К описи дел электронных дел, документов прилагается реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), включенных в каждое электронное дело, в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело:

номер документа по порядку в пределах раздела описи;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (вид документа, заголовок к тексту);

объем электронного документа в Мб.

Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

Описи электронных документов в структурном подразделении составляются на бумажном носителе и в электронном виде в редактируемом формате.

В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения электронных документов (цифрами и прописью), а также общий объем единиц хранения, включенных в опись, в Мб.

К описи структурного подразделения может составляться предисловие с указанием информационной системы, из которой извлечены электронные документы, программного обеспечения, его версии и других технологических характеристик информационных систем.

9.7.7. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается начальником или заместителем начальника Службы делопроизводства, координирующим работу отдела архива, и утверждается начальником соответствующего структурного подразделения.

В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника отдела архива и лица, передавшего дела.

Один экземпляр описи на бумажном носителе передается вместе с делами в архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении, передавшем дела.

В архив Росимущества также передаются по 1 экземпляру описи дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки сводных архивных описей дел, документов (годовых разделов).

9.7.8. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для формирования сводных описей дел, которые готовит отдел архива (либо специализированная организация под его контролем) и по которым дела передаются на хранение в ГА РФ: описи дел постоянного срока хранения, описи дел по личному составу, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи электронных дел, документов постоянного срока хранения, описи электронных дел, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения. Указанные описи рассматриваются и согласовываются на заседании ЦЭК Росимущества, затем после их утверждения (согласования) ЭПК ГА РФ утверждаются руководством Росимущества.

К годовым разделам сводной описи дел и к законченной описи дел составляется предисловие, а также, при необходимости, оглавление, указатели и списки сокращенных слов.

9.8. Порядок передачи документов на архивное хранение

9.8.1. Документы Росимущества являются федеральной собственностью. После проведения экспертизы ценности по истечении 15 лет ведомственного архивного хранения документы постоянного хранения в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Хранение документов постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, и документов по личному составу Росимущества, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на постоянное хранение в ГА РФ осуществляются в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526, отделом архива.

9.8.2. Завершенные дела постоянного и временного (10 лет и выше) сроков хранения до передачи в архив Росимущества хранятся по месту их формирования.

9.8.3. Дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному составу передаются по описям дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях Агентства по установленной форме (приложение N 56), в отдел архива Службы делопроизводства не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 2 года после их завершения в текущем делопроизводстве.

Личные дела государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, передаются в архив Росимущества по истечении 10 лет со дня увольнения.

9.8.4. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях по месту формирования и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях решение о передаче на архивное хранение отдельных категорий документов со сроком хранения 5 - 10 лет, значительные объемы которых образуются в подразделениях в течение года, принимается начальником Службы делопроизводства исходя из наличия свободных архивных площадей.

9.8.5. Электронные документы передаются в отдел архива на основании описей электронных дел по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях однократной записи, которые предоставляются в двух идентичных экземплярах - основном и рабочем.

9.8.6. В период подготовки структурным подразделением дел к передаче в архив работником отдела архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

9.8.7. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в отдел архива несет структурное подразделение, передающее документы.

9.8.8. Прием дел производится работником отдела архива в присутствии работника структурного подразделения с отметкой о наличии дел в описи против каждого дела, включенного в нее.

В случае отсутствия дел или документов составляется акт о недостаче, который подписывается начальником подразделения и сдается вместе с описью.

На всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи работника отдела архива, принимающего дела, и работника структурного подразделения, передавшего дела.

9.8.9. При передаче электронных документов на физически обособленных материальных носителях осуществляется также проверка физического и технического состояния носителей.

Прием электронных документов на архивное хранение оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов структурного подразделения постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения (приложение N 57), в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых на архивное хранение электронных дел и электронных документов, их контрольные суммы, объем в Мб, дата приема-передачи. Итоговая запись подтверждается подписью работника отдела архива, принимающего дела, и подписью работника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы.

9.8.10. В случае ликвидации или реорганизации Росимущества в обязанность ликвидационной комиссии, в состав которой обязательно включается представитель ГА РФ и Росархива, входит организация подготовки и передачи на государственное хранение дел постоянного хранения, а также передача незавершенных делопроизводством дел и документов по личному составу правопреемнику Росимущества, а в случае его отсутствия - организация подготовки и передачи дел по личному составу на государственное хранение.

9.9. Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения

9.9.1. Отбор документов за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению производится по результатам экспертизы ценности документов после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

9.9.2. На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

9.9.3. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению (приложение N 60), если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2015 году дела с пятилетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2021 г.

Дела с отметкой "ЭПК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

Заголовки дел, включаемых в акт, должны полно и точно отражать содержание документов. Дела с однородными документами вносятся в акт под одним заголовком, а затем указываются индексы дел по номенклатуре, количество дел за каждый год отдельно и общее количество дел.

При уничтожении части документов из дела в заголовке пишется содержание документов, затем указывается индекс дела, из которого они изъяты, и общее количество листов.

9.9.4. Акт о выделении дел к уничтожению составляется в двух экземплярах делопроизводителем подразделения при участии ведущих работников данного подразделения и методической помощи отдела архива, подписывается начальником подразделения, согласовывается начальником или заместителем начальника Службы делопроизводства, координирующим работу отдела архива, и передается для рассмотрения на заседании ЦЭК Росимущества.

9.9.5. Акты о выделении документов к уничтожению имеют валовую нумерацию в пределах календарного года, которая присваивается отделом архива.

9.9.6. Акт о выделении документов к уничтожению может составляться отделом архива на основе предложений структурных подразделений на дела всего Росимущества, с указанием названия каждого структурного подразделения перед группой заголовков дел этого подразделения.

Однородные дела за разные годы включаются в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Предложения структурного подразделения в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписываются руководителем структурного подразделения и согласовываются заместителем начальника Службы делопроизводства, координирующим работу отдела архива, или начальником отдела архива.

При составлении акта на документы нескольких структурных подразделений он визируется начальниками подразделений, чьи документы включены в акт.

9.9.7. Согласованные ЦЭК Росимущества акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем Росимущества или его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей) только после утверждения ЭПК ГА РФ сводных описей дел постоянного срока хранения. После этого дела, включенные в данные акты, могут быть уничтожены в установленном порядке.

9.9.8. Дела, включенные в акты на уничтожение, увязываются в связки и передаются на переработку (утилизацию).

Уничтожение документов без оформления соответствующих актов не допускается.

Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

В номенклатуре дел Росимущества проставляются отметки об уничтожении документов "Уничтожено. Акт от... N...", заверяемые подписью работника отдела архива.

9.9.9. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего они уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

9.9.10. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

1. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках документов Росимущества в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" в одноцветном варианте.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на верхнем поле бланка документа центрованным способом относительно самой длинной строки реквизита "Наименование государственного органа" на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2. Наименование федерального органа исполнительной власти - автора документа

Наименование (полное, сокращенное) должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 432. Сокращенное наименование (Росимущество) помещается в скобках под полным наименованием.

При оформлении внутренних документов (служебные, докладные записки, акты) может использоваться как полное, так и сокращенное наименование Агентства.

Над наименованием Агентства указывается полное или сокращенное наименование вышестоящего государственного органа: Министерство финансов Российской Федерации или Минфин России.

3. Наименование структурного подразделения - автора документа

Наименование структурного подразделения Росимущества, являющегося автором документа, располагается ниже наименования Росимущества и чаще всего указывается при оформлении внутренних документов, например: протоколов, докладных и служебных записок, должностных регламентов работников, актов.

4. Наименование должности лица - автора документа

Наименование должности лица - автора документа - используется в бланках писем (бланк письма руководителя, бланк письма заместителя руководителя).

Наименование должности лица - автора документа - указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном акте о назначении на должность, и располагается под наименованием (полным, сокращенным) Агентства.

5. Справочные данные об организации

Справочные данные о государственном органе указываются в бланках писем и включают сведения, необходимые для информационного обмена: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. N 234.

Номер телефона (факса) указывается группами цифр через тире, код города заключается в скобки: (495) 647-71-77.

6. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием государственного органа, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) центрованным способом относительно самой длинной строки реквизита "Наименование государственного органа".

Наименование вида документа должно соответствовать содержанию документируемого действия, печатается прописными буквами слитно или вразрядку (например: П Р И К А З, П Р О Т О К О Л, ДОВЕРЕННОСТЬ).

7. Дата документа

Дата документа должна соответствовать дате его подписания (распорядительные документы, письма, докладные, служебные записки и т.п.), утверждения (регламент, инструкция, положение, план, отчет и т.п.) или дате события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Документы, изданные совместно двумя или более государственными органами, органами местного самоуправления, организациями (должностными лицами), должны иметь одну (единую) дату. В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата подписания документа последней из сторон.

Дата документа проставляется автоматически при регистрации документа в АС ДОУ или работником Службы делопроизводства, осуществляющим регистрацию документа, либо непосредственно должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо исполнителем при подготовке документа, например заявления.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, для числа оставляется место (без кавычек).

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

цифровым способом: 05.06.2019 (день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, буква "г." после цифр не ставится);

словесно-цифровым способом: 5 июня 2019 г.

Способ написания даты зависит от характера документа.

В нормативных документах, документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, рекомендуется дату оформлять словесно-цифровым способом, при этом день месяца не заключается в кавычки.

В остальных случаях, в том числе в заголовках документов и при регистрации документов, используется, как правило, цифровой способ.

На документах, оформляемых на бланках, дата документа проставляется в специально отведенном месте: под реквизитами "Наименование вида документа" (в бланках конкретных видов документов) и "Справочные данные о государственном органе" (в бланках писем).

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением договоров, контрактов, соглашений, совместных приказов и распоряжений, служебных и докладных записок), допускается проставление даты под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Дата печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными индексами в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица или структурного подразделения и др.).

Индексация документов осуществляется, как правило, в пределах календарного года.

Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного Росимуществом совместно с другими государственными органами или организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Регистрационный номер проставляется на бланках в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением служебных и докладных записок, а также совместных приказов, распоряжений, писем), номер печатается под реквизитом "Дата" от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.

9. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная или служебная записка), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Ссылка на номер и дату документа проставляется на бланках в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (докладная, служебная записка), - на 1,5 межстрочных интервала ниже реквизитов "Дата" и "Регистрационный номер" (исходящий) документа-ответа.

Не рекомендуется включать этот реквизит в текст ответа.

10. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается в бланках документов (за исключением бланков служебных писем), при необходимости в докладных, служебных записках и других внутренних информационно-справочных документах, с учетом принятого административно-территориального деления.

При этом при указании городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь), а также городов, в названии которых содержится слово "город" (Белгород, Калининград, Новгород), слово "город" (в сокращенном написании "г.") не указывается. <1>

<1> Статья 65 Конституции Российской Федерации.

11. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа), приложений к нему при наличии в них информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, в федеральных органах исполнительной власти при наличии в документе служебной информации ограниченного распространения в качестве грифа ограничения доступа на документах оформляется ограничительная надпись: "Для служебного пользования", которая проставляется на каждом экземпляре документа.

Номер экземпляра печатается на 1,5 межстрочных интервала ниже грифа и центрируется по отношению к нему.

12. Адресат

Реквизит "Адресат" используется при оформлении служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений и др.).

Адресатом документа может быть государственный орган, орган местного самоуправления, организация, структурное подразделение государственного органа, органа местного самоуправления или организации, должностное или физическое лицо.

1. Реквизит "Адресат" проставляется в верхней части документа справа. Первая его строка располагается на уровне первой строки бланка письма ("Минфин России").

При наличии грифа ограничения доступа к документу реквизит "Адресат" размещается под ним, на 2 - 3 межстрочных интервала ниже.

Строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки (не более 10 см). Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.

Если кроме основного адресата письмо направляется для сведения еще нескольким государственным органам, органам местного самоуправления, организациям, общее количество адресатов не должно превышать четырех (кроме процессуальных документов), при этом основной адресат указывается первым. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.

В реквизите "Адресат" инициалы ставятся после фамилии.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) государственного органа (организации) наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование государственного органа (организации), а также фамилия и инициалы должностного лица указываются в дательном падеже.

Фамилия И.О.

При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности указывают воинское или специальное звание.

генерал-майору полиции Фамилия И.О.

проф. Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

г-ну Собянину С.С.

При адресовании письма в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию указывается полное или сокращенное наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации в именительном падеже.

или:

При адресовании документа в структурное подразделение государственного органа, органа местного самоуправления, организации в реквизите "Адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.

Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются: в именительном падеже наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, ниже в дательном падеже - наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы.

Например:

При адресовании письма специалисту структурного подразделения указываются: в именительном падеже наименование государственного органа (организации), ниже - наименование структурного подразделения, затем в дательном падеже наименование должности специалиста и ниже - фамилия, инициалы.

Например:

При рассылке документа группе государственных органов, организаций одного типа или в структурные подразделения одного государственного органа адресат указывается обобщенно.

Например:

Список рассылки составляется исполнителем.

Если документ направляется не всем органам (организациям) или структурным подразделениям, то реквизит "Адресат" оформляется следующим образом:

Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще направлен документ, на обороте последнего листа допускается указывать его полную рассылку.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, номер телефона/факса или электронный адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234:

а) для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

При этом рекомендуется располагать элементы почтового адреса таким образом, чтобы:

полное или краткое наименование (для юридических лиц), фамилия, имя, отчество (для физических лиц) не занимали более двух строк;

название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта (города, поселка и т.п.), название района, название республики, края, области, автономного округа (области) не занимали более четырех строк;

почтовый индекс указывался отдельной строкой.

Например:

При адресовании документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, а затем почтовый адрес.

Например:

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Почтовый адрес (номер телефона/факса, электронный адрес) не указывается в документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, территориальные органы Росимущества, главам субъектов Российской Федерации.

13. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом (руководителем Росимущества, его заместителями, руководителями подразделений, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах), соответствующим правовым актом (приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа (протоколом).

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки, не превышающей 7,5 см и ограниченной правым полем документа. Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.

При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

При утверждении документа постановлением, решением (комиссии, собрания и т.д.), приказом, распоряжением гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с первым словом наименования документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, план - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.

Например:

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например:

При наличии двух или нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне и первым слева - гриф организации-инициатора издания или ответственного исполнителя документа.

Например:

Также они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 13 к настоящей Инструкции.

Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа, на нем проставляется гриф утверждения.

14. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, формулируется одной фразой.

Заголовок должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с наименованием вида документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "о чем?", он начинается с предлога "О" ("Об"). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "чего?", он составляет одно целое с названием вида документа. Например:

приказ (о чем?) "О создании аттестационной комиссии...";

распоряжение (о чем?) "О выделении средств...";

письмо (о чем?) "О предоставлении информации...";

акт (чего?) приема-передачи дел;

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

В заголовке допускается применять общепринятые аббревиатуры, сокращения слов и словосочетаний.

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок должен быть сформулирован обобщенно.

Заголовок печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, без кавычек и точки в конце фразы. В некоторых видах документов (приказ, распоряжение) заголовок выделяется полужирным шрифтом.

В служебных письмах и других документах с угловым расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля и отделяется от реквизитов бланка дополнительным межстрочным интервалом. Допускается все строки реквизита центрировать по отношению к самой длинной строке (не более 30 печатных знаков). Если заголовок к тексту письма превышает 90 знаков (3 строки), допускается уменьшение размера шрифта до N 12. Разрешается продлевать заголовок, превышающий 150 знаков (5 строк), до границы правого поля документа с выравниванием по центру относительно самой длинной строки.

Заголовок к нормативным правовым актам, распорядительным и другим документам с продольным расположением реквизитов оформляется над текстом и выравнивается по центру относительно самой длинной строки.

Например:

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

В условиях применения электронного документооборота заголовок к тексту (краткое содержание) документа составляется исполнителем для всех документов и вносится в соответствующее поле регистрационной карточки документа в АС ДОУ.

15. Текст документа

15.1. Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, по возможности кратко, содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решения или исполнения документа, и не должен допускать различных толкований.

15.2. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных правовых актов, указываются их реквизиты:

наименование вида документа, наименование государственного органа, органа местного самоуправления, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

наименование вида документа, наименование государственного органа, органа местного самоуправления (должности лица), утвердившего документ, дата утверждения документа.

Например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 432 "О Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом" ..."

или

"На основании Регламента Федерального агентства по управлению государственным имуществом, утвержденного приказом Росимущества от 11 августа 2010 г. N 219, ...".

При ссылке на межправительственные соглашения, протоколы, контракты и другие совместные документы следует указывать стороны, их подписавшие.

Порядок расположения реквизитов документов, упоминаемых в текстах писем и других документах Росимущества (в том числе дата и номер документа), аналогичен порядку их указания для нормативных правовых актов.

(абзац введен Приказом Росимущества от 30.03.2022 N 53)

15.3 В тексте документа не допускается употребление:

просторечной и экспрессивной лексики;

иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;

обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

15.4. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, некоторые сопроводительные письма и т.д.) рекомендуется использовать трафаретные части текста.

15.5. Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, грамматически связного текста или в виде соединения этих структур.

15.6 Построение связного текста зависит от вида документа.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с другими, ранее изданными документами по данному вопросу.

Во второй (заключительной) части текста излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать одну заключительную часть (например: приказ - только распорядительную часть, письмо - просьбу без пояснения, справки и служебные записки - оценку фактов, выводы).

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, за исключением нормативных правовых актов, в которых разделы нумеруются римскими цифрами, а пункты - арабскими.

Выделение более четырех уровней рубрикации текста не рекомендуется.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки, которые пишутся с прописной буквы. Заголовки разделов допускается писать прописными буквами, а также выделять полужирным шрифтом.

Текст документа излагается:

в документах коллегиальных органов (постановлениях, решениях) - от третьего лица единственного числа ("... постановляет: ...", "... решил: ...", "... рекомендует ...");

в приказах - от первого лица единственного числа ("... приказываю: ...");

в документах (постановлениях, приказах), изданных совместно двумя или более государственными органами, органами местного самоуправления, организациями - от первого лица множественного числа ("... приказываем: ...", "... решили: ...) или от третьего лица множественного числа ("постановляют: ...";

в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШИЛИ");

в служебных письмах, оформленных на бланках организации, - от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа ("Росимущество не возражает ...", "... Управление не располагает ...");

в служебных письмах, оформленных на бланках должностных лиц, - от первого лица единственного числа ("прошу ...", "предлагаю ...") или от третьего лица единственного числа ("Росимущество считает возможным ...", "... Агентство готово рассмотреть ...");

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция, регламент), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции ...", "комиссия провела проверку ...");

в докладных и служебных записках - от третьего лица единственного числа ("Управление считает целесообразным ...", от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от первого лица единственного числа ("прошу ...", "докладываю ...");

в заявлениях, объяснительных записках - от первого лица единственного числа ("прошу ...", "считаю необходимым ...").

Слова "постановляет", "приказываю" печатаются вразрядку (3 пт) и могут выделяться полужирным шрифтом.

При подготовке текстов документов следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В нормативных документах, документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, дата оформляется словесно-цифровым способом, при этом день месяца не заключается в кавычки и оформляется двумя цифрами.

На протяжении всего текста следует придерживаться одного способа оформления даты. Не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку. Если предложение после даты, оформленной цифровым способом, не заканчивается, точка после указания года не ставится.

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться положениями о них. Не допускается употребление таких наименований как Минфин Российской Федерации или Министерство финансов России вместо Минфин России.

При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны получателю документа, они расшифровываются при первом употреблении. Если таких лексических единиц более четырех, рекомендуется составить раздел "Термины и определения" или "Перечень сокращений".

15.7. В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

15.8. В тексте анкеты может содержаться как словесная, так и цифровая информация. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта выражаются существительными в именительном падеже (например: "фамилия", "имя", "отчество") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.), или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное (например: "структурное подразделение", "последнее место работы", "причина отсутствия").

Вопросы анкеты и ответы на них грамматически согласовываются.

15.9. Для наглядности и удобства сравнения цифровых показателей, характеристик объектов по ряду признаков в документах могут использоваться таблицы. Табличная форма используется в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечни и др.

При необходимости использования таблиц в документах распорядительного характера, они оформляются в виде приложений к ним.

Название таблицы, точно и кратко отражающее ее содержание, помещается над таблицей посередине.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов - заголовки и подзаголовки строк таблицы, расположенные в крайней левой графе.

Например:

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки - со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.

Если таблица печатается более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

15.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

16. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом (прилагаемых) к основному документу.

Приложения к документу могут быть:

утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приказом или распоряжением);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.

Приложения, не являющиеся самостоятельными документами, оформляются на стандартных листах и должны иметь необходимые реквизиты (вид документа, заголовок, визы, самостоятельную нумерацию страниц и т.п.).

В сопроводительных письмах, служебных записках, иных информационно-справочных документах отметка о приложении включает в себя сведения о количестве листов одного экземпляра приложения и количестве прилагаемых экземпляров, печатается от границы левого поля, всегда в единственном числе, отделяется от текста 1 - 2 межстрочными интервалами.

Если приложение названо в тексте, оно оформляется следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 2 экз.

При отсутствии наименования приложения в тексте документа оно указывается в реквизите "Приложение"; при наличии нескольких приложений они нумеруются (указываются названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения). Названия приложений отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Если название приложения занимает несколько строк, оно печатается через один интервал.

Например:

Если документ имеет большое количество приложений, то на них составляется отдельная опись, а в отметке о приложении указывается:

Приложение: согласно описи на 3 л., всего на 124 л.

Итоговая цифра ("всего ...") включает в себя в том числе и количество листов описи. Если в прилагаемой описи указано количество листов каждого документа, в ней перечисленного, а также общий объем направляемых сопроводительным письмом документов, итоговая цифра может не указываться.

(абзац введен Приказом Росимущества от 30.03.2022 N 53)

В случае если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: письмо ФКУ "Наименование" от 05.06.2018 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

Если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только одному из них, отметка о приложении имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. во второй адрес.

или

Приложение: на 10 л. в 1 экз. в первый адрес.

В случае если приложения сброшюрованы или прошиты, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов) одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: брошюра в 2 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронный архив" в 2 экз.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в байтах. Дополнительно может быть указан формат файла (docx, pdf или иной).

При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и пересылаемых посредством системы электронного документооборота, отметку о приложении рекомендуется оформлять следующим образом:

Приложение: Аналитическая справка о ... на 20 л., Spravka_195.pdf, 55 Kb.

или

Приложение: Сведения о количестве акций, Svedeniya_2020.xlsx, 107 Kb.

Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, и их объема в байтах (с добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объема файла в формате zip).

Например:

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение N 2) или (приложение 2), если приложение одно, то при упоминании документа-приложения указывается: "согласно приложению" или "... утвердить прилагаемый(ую) ...";

на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу ставится отметка о приложении, в которой указывается номер приложения (если их несколько) со ссылкой на распорядительный документ.

Если приложений несколько, они нумеруются: перед номером приложения допускается ставить знак номера.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем документа.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Например:

17. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных государственными органами, органами местного самоуправления, должностными лицами, организациями.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами и структурными подразделениями Росимущества;

с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с общественными организациями (при необходимости);

с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, то на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

на лицевой стороне последнего листа документа под текстом в левом нижнем углу;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Грифом согласования оформляется:

внешнее согласование (с органами власти, организациями, должностными лицами сторонних организаций);

внутреннее согласование (с коллегиальными органами организации - автора документа).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование государственного органа, организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии и даты согласования.

Например:

Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дата и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа (в творительном падеже), наименование государственного органа или организации, согласовавших документ, дата и номер документа.

Например:

или

или

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, то при наличии двух грифов согласования их располагают на одном уровне, при большем количестве (не более четырех) - двумя вертикальными рядами. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, на котором указывается, к какому документу он относится: наименование, автор, дата, номер. В этом случае на основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования документов, делается отметка: "Лист согласования прилагается".

18. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа.

Визой оформляется внутреннее согласование документа с должностными лицами Росимущества и исполнителями. Виза включает личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, в именительном падеже.

Например:

При наличии замечаний по проекту виза оформляется следующим образом:

Если визирующий полностью не согласен с проектом документа, виза может быть оформлена так:

Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.

Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:

При необходимости согласования проекта документа с несколькими (больше 6) подразделениями или должностными лицами оформляется лист согласования (визирования), на котором указывается, к какому документу он относится: наименование, автор, дата, номер. При этом визы включают в себя наименование должности, личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Лист согласования (визирования) помещается в дело вместе с документом.

Порядок внутреннего согласования документов определен Регламентом Росимущества.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект документа, руководителями структурных подразделений, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы или которым предусматриваются задания и поручения, заместителями руководителя Росимущества, координирующими деятельность указанных подразделений в соответствии с распределением обязанностей (за исключением проектов документов, подготавливаемых управлениями и отделами Росимущества, непосредственно подчиняющимися руководителю Росимущества).

Обязательному согласованию начальником структурного подразделения, осуществляющего функции правового обеспечения и судебной защиты (далее - Юридическая служба), или иным должностным лицом данного структурного подразделения, определенным приказом (распоряжением) Росимущества или письменным поручением начальника указанного структурного подразделения, подлежат (за исключением случаев, специально предусмотренных приказами Росимущества, которыми утверждаются проекты форм документов, не требующих обязательного согласования с Юридической службой):

проекты приказов (распоряжений) по реализации Росимуществом полномочий в установленной сфере деятельности, проекты договоров (контрактов, соглашений), доверенностей, а также писем в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления, территориальные органы Росимущества, иные организации, юридическим и физическим лицам о принятии актов и заключении (исполнении, продлении, расторжении) договоров;

проекты приказов по вопросам об увольнении работников Росимущества по инициативе представителя нанимателя, наложении дисциплинарных взысканий, переводе на иную должность государственной гражданской службы с понижением;

проекты нормативных правовых актов Российской Федерации, включая проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства, приказов и распоряжений Министерства;

проекты положений, правил, инструкций, методических рекомендаций Росимущества;

проекты документов разъяснительного и методического характера по правовым вопросам, а также проекты документов, содержащих оценку законности в отношении затрагиваемых в этих документах вопросов;

проекты документов, связанных с вопросами защиты прав и законных интересов Российской Федерации;

иные документы в случаях, установленных актами Росимущества, поручениями руководителя Росимущества.

Обязательному согласованию со структурным подразделением, осуществляющим функции кадровой службы, подлежат:

проекты приказов (распоряжений) по вопросам, отнесенным законодательством и внутренними документами Росимущества к кадровой работе и вопросам прохождения государственной гражданской службы, вопросам деятельности по противодействию коррупции, вопросам социально-медицинского обеспечения и мобилизационной работы работников центрального аппарата Росимущества;

проекты приказов (распоряжений) по вопросам, отнесенным законодательством и внутренними документами Росимущества к кадровым вопросам территориальных органов Росимущества.

Обязательному согласованию со структурным подразделением, осуществляющим функции координации деятельности территориальных органов, в соответствии с Регламентом Росимущества подлежат:

проекты писем, содержащих общие поручения двум и более территориальным органам Росимущества;

проекты приказов (распоряжений) нормативного характера, предусматривающих задания и поручения территориальным органам Росимущества;

проекты приказов (распоряжений) по вопросам, отнесенным законодательством и внутренними документами Росимущества к кадровым вопросам территориальных органов Росимущества.

Проекты распорядительных документов и приложений к ним, а также писем и других документов, представляемые на подпись руководителю Росимущества, подлежат обязательной проверке и визированию работником, исполняющим функции корректора (корректором).

Проекты документов представляются на редактирование только после их проработки на уровне руководителей структурных подразделений Росимущества и с визами исполнителя и начальника соответствующего структурного подразделения, ответственного за их подготовку.

На повторное согласование корректору документ направляется только после внесения изменений с учетом полученных при согласовании замечаний и после получения положительных виз всех лиц, согласующих документ.

Отказ от визирования не допускается.

В случае если вопросы, изложенные в проекте документа, не входят в компетенцию согласующего подразделения, проект документа визируется с пометкой "согласование не требуется".

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе или в листе согласования в виде четко сформулированных пунктов.

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие сущности его содержания, в том числе изменения редакционного характера (определяется руководителем структурного подразделения Росимущества, являющегося ответственным исполнителем).

В этом случае к проектам документов, представляемым на подпись руководителю Росимущества, заместителям руководителя Росимущества, прилагается лист документа с визами ответственных должностных лиц или "Лист согласования", завизированный до внесения в документ изменений, не требующих повторного визирования.

При необходимости возможно полистное визирование документа и его приложений с проставлением визы на обороте каждого листа документа.

Согласование документов, создаваемых в АС ДОУ, проводится в электронном виде. Проекты документов на визу корректору представляются только в формате, позволяющем осуществлять его редактирование (например, .docx). По завершении процедуры электронного согласования, в случае если документ имеет длительный срок хранения и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе (приказы, распоряжения, протоколы и др.), лист согласования из АС ДОУ распечатывается, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование. Лист согласования подписывается работником Службы делопроизводства. По указанию руководителя допускается оформление (дублирование) виз согласования указанных документов также и на самих документах, оформленных на бумажном носителе.

(в ред. Приказа Росимущества от 30.03.2022 N 53)

19. Подпись

В состав реквизита "Подпись" входит наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При этом расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности.

Например:

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.

Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Подпись оформляется следующим образом:

Если документ, оформленный на общем бланке письма Росимущества, подписывает руководитель структурного подразделения, то в состав наименования должности лица, подписывающего документ, входит наименование подразделения.

Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное служебное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. Подписи отделяются одна от другой 1 - 2 межстрочными интервалами.

Например:

При подписании совместного документа лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Если документ подписывается несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, то подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала.

В документах комиссий (протоколы, акты) в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Например:

Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указаны на документе.

Подписание документа иным должностном лицом с проставлением косой черты или надписи "за" перед наименованием должности лица в подписи недопустимо.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов (например, "и.о.", "зам").

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом.

Например:

или:

или

Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Допускается строки наименования должности лица, подписавшего документ, центрировать относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.

Приказы и распоряжения Росимущества подписываются руководителем Росимущества, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

Распоряжения подписываются также заместителями руководителя Росимущества в соответствии с распределением обязанностей.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы государственной власти и судебной власти, в адрес глав субъектов Российской Федерации, подписываются руководителем Росимущества, лицом, его замещающим, либо, по его поручению, заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей (за исключением писем в адрес руководителей указанных органов и глав субъектов Российской Федерации).

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем Росимущества, его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией в пределах предоставленных должностных прав.

Утверждаемые документы (штатные расписания, инструкции, положения и т.д.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку (как правило руководитель подразделения-исполнителя).

Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

20. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронного документа получателем при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами в соответствии с требованиями, установленными приказом Минкомсвязи России и ФСО от 27 мая 2015 г. N 186/258 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде" (зарегистрирован Минюстом России 22 сентября 2015 г., регистрационный N 38956).

Отметка об электронной подписи включает:

фразу "Документ подписан электронной подписью";

номер сертификата ключа электронной подписи;

фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации) в соответствии с действующим законодательством.

Например:

21. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с движением финансовых средств и материальных ценностей, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Росимущество имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая) и иные печати и штампы установленного образца.

Порядок применения гербовой печати и перечень документов, на которые проставляется оттиск гербовой печати, утверждены приказом Росимущества от 16 сентября 2008 г. N 274.

Служебные письма, оформленные на бланках (кроме гарантийных), не требуют удостоверения печатью.

Копии рассылаемых документов (заверительные надписи на копиях документов), имеющие юридическую силу (приказы, распоряжения, инструктивные письма), заверительные надписи при прошивке многостраничных документов заверяются оттиском печати Росимущества с дополнительным текстом внутри печати, в котором указывается наименование структурного подразделения, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства и архива в Росимуществе.

В ряде случаев заверительные надписи при прошивке документов (по требованию регистрирующих органов) заверяются оттиском гербовой печати Росимущества.

Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или на месте, обозначенном "МП" ("Место печати"). Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и должен быть хорошо читаемым.

22. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его служебного телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, наименованием структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе проставляется на лицевой или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и печатается от границы левого поля шрифтом N 8 через 1 межстрочный интервал.

Например:

Иванов Иван Иванович

Управление (наименование), ведущий специалист-эксперт

+7(000) 900-00-00, Ivanov_II@gov.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул.

23. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте под подписью (при ее наличии) или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово "Верно" (с большой буквы без кавычек и знаков препинания); наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Например:

Верно Начальник отдела государственной службы и кадров Личная подпись И.О. Фамилия Дата

Если копия выдается для представления в другой государственный орган (организацию), отметка о заверении копии при необходимости дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью:

"Подлинник документа находится в "Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом" в деле N 20-05 за 2018 г."

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого документа. Листы многостраничных копий нумеруются карандашом в правом верхнем углу. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

При необходимости копия документа, состоящего из нескольких листов, прошивается (по центру левого поля в пределах 8 см), и на обороте последнего листа, захватывая окончание нити, приклеивается заверительная надпись (допускается размер шрифта от N 12 до N 8).

Например:

Всего прошито и пронумеровано 10 (десять) листов Консультант отдела государственной службы и кадров Личная подпись И.О. Фамилия Дата

В случае если заверение копии не оформлено на самом документе, заверительную надпись на прошивке документа следует оформлять следующим образом:

Верно Подлинник документа находится в Росимуществе в деле N 17-54 за 2019 год. Всего прошито и пронумеровано 10 (десять) листов Консультант отдела государственной службы и кадров Личная подпись И.О. Фамилия Дата

Для проставления отметки о заверении копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп с заверительной надписью.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам (сети Интернет, МЭДО, АС ДОУ), заверяются электронной подписью уполномоченного руководителем Росимущества (определенного приказом) лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N ...".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием о том, что это копия электронного документа, подписанного электронной подписью, а также в какой информационной системе хранится электронный документ.

24. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит подтверждением факта поступления документа в Росимущество, содержит наименование Агентства, дату поступления и регистрационный номер, проставляется с помощью самоклеящегося штрих-кода на термочувствительной бумаге в правом нижнем поле первого листа документа или на другом свободном от текста месте.

При приеме документов в экспедиции штамп с отметкой о дате поступления документа в Росимущество проставляется на обороте первого листа документа.

25. Резолюция

Резолюция содержит указание по исполнению документа и включает: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (при необходимости), срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Если поручение дано нескольким лицам, основным (головным) исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Фамилия ответственного исполнителя может также подчеркиваться или обозначаться словом "отв." ("ответственный", "свод").

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция оформляется непосредственно на документе (на свободном от текста месте рабочего поля документа), на бланке резолюции, который подготавливается с использованием электронного шаблона и оформляется на листе бумаги формата A4, A5, A6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.

Например:

Резолюция может вноситься непосредственно в ЭРК документа и утверждаться в АС ДОУ без дублирования на бумажном носителе.

В резолюцию, оформленную на отдельном бланке, как правило, включаются сведения о должности ее автора (приложение N 11).

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Резолюция, оформленная в АС ДОУ для документа на бумажном носителе со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

Ответственным исполнителем могут быть дополнительно подготовлены указания по исполнению документа в виде расширенной резолюции (поручения) руководителя (приложение N 12).

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюции (указаний по исполнению документа) лицам, непосредственно им подчиненным.

26. Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" в верхнем правом поле на лицевой стороне первого листа документа.

Сведения о постановке документа на контроль фиксируются в электронной регистрационной карточке в АС ДОУ.

27. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи и даты.

Например:

Отметка о направлении документа в дело размещается в левой части нижнего поля первого листа (при отсутствии свободного места - в нижнем поле оборотной стороны последнего листа) исполненного документа.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

"Направлены предложения в Правительство Российской Федерации от 00.00.2019 N .... В дело N 17-04 за 2019 год."

или:

"В дело N ... Документ согласован в рабочем порядке 20.09.2019 начальником Управления ...".

Сведения о деле, в которое включен электронный документ, фиксируются в электронной регистрационной карточке в АС ДОУ.

При работе с документами в АС ДОУ отметку о направлении документа в дело на документе допускается не ставить. При этом следует учитывать необходимость внесения в регистрационную карточку документа в АС ДОУ сведений о результате и времени исполнения документа, к какому делу относится документ, об ответственном за его исполнение и помещение в дело.

Приложение N 2

	МИНФИН РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ
(РОСИМУЩЕСТВО)
РУКОВОДИТЕЛЬ
Никольский пер., д. 9, Москва, 109012 тел. (495) 539-58-62, (495) 647-71-77, факс (495) 647-72-39 e-mail: rosim0@rosim.gov.ru, http://rosim.gov.ru
________________ N ______________
На N _________ от ________________

Приложение N 3

к п. 2.3.4

	МИНФИН РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ
(РОСИМУЩЕСТВО)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Никольский пер., д. 9, Москва, 109012 тел. (495) 539-58-62, (495) 647-71-77, факс (495) 647-72-39 e-mail: rosim0@rosim.gov.ru, http://rosim.gov.ru
________________ N ______________
На N _________ от ________________

Приложение N 4

	МИНФИН РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ
(РОСИМУЩЕСТВО)
__________
Никольский пер., д. 9, Москва, 109012 тел. (495) 539-58-62, (495) 647-71-77, факс (495) 647-72-39 e-mail: rosim0@rosim.gov.ru, http://rosim.gov.ru
________________ N ______________
На N _________ от ________________

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ
(РОСИМУЩЕСТВО)
ПРИКАЗ
___________________ 20__ г.	N ____________________
Москва

Приложение N 6 к п. 2.3.4

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ
(РОСИМУЩЕСТВО)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
___________________ 20__ г.	N ____________________
Москва

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ
(РОСИМУЩЕСТВО)
ПРОТОКОЛ совещания у руководителя
___________________ 20__ г.	N ____________________
Москва

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ
(РОСИМУЩЕСТВО)
ПРОТОКОЛ совещания у заместителя руководителя
___________________ 20__ г.	N ____________________
Москва

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ
(РОСИМУЩЕСТВО)
ДОВЕРЕННОСТЬ
___________________ 20__ г.	N ____________________
Москва

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ
(РОСИМУЩЕСТВО)
Наименование структурного подразделения (комиссии)
ПРОТОКОЛ
___________________ 20__ г.	N ____________________
Москва

Приложение N 12

    В   соответствии   с   запросом  Счетной  палаты  Российской  Федерации
от   07.03.2019  N  ЗИ  14-21/14-01  о  предоставлении  информации в рамках

проведения в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом контрольного мероприятия «Проверка исполнения Федерального закона „О федеральном бюджете...“:»

Заместителям руководителя Росимущества, начальникам структурных подразделений Росимущества

1.   <a id="p91"></a>В   рамках   возложенной   компетенции   обеспечить  своевременное

предоставление в Экспертно-аналитическое управление исчерпывающей информации согласно приложению к настоящему поручению.

Срок ...

2. <a id="p93"></a>Обеспечить ....

Срок ...

                           Фамилия И.О.,
                           Фамилия И.О.,

Фамилия И.О. <1>

3. <a id="p95"></a>Организовать ...

Срок ...

4. <a id="p97"></a>Представить ...

Срок ...

                           Фамилия И.О.

или

                          Управлению ...
                          (Фамилия И.О.)

5. <a id="p99"></a>Обеспечить ....

Срок ...

                                                           И.О. Фамилия

Дата N _____________

<1> Должности не указываются, фамилии указываются в дательном падеже.

1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов; оборудования; экспертизы; списания; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.) — в случае, если это предусмотрено унифицированной формой акта или нормативными правовыми актами.

2. Графики работ, отпусков, сменности.

3. Должностные инструкции, должностные регламенты.

4. Инструкции (технологические, по делопроизводству, по технике безопасности и др.).

5. Классификаторы информации, документов.

6. Методические рекомендации, методические указания и методики.

7. Номенклатура дел организации.

8. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).

9. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

10. Отчеты (о выполнении планов, программ и др.).

11. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).

12. Планы (кроме оперативных).

13. Политики.

14. Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).

15. Порядки.

16. Правила внутреннего трудового распорядка и т.д.

17. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок, проверок и т.д.).

18. Регламенты (в том числе административные).

19. Стандарты организации.

20. Структура и штатная численность.

21. Уставы.

22. Унифицированные формы документов.

23. Штатное расписание и изменения к нему.

1. Получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях (при наличии), в том числе с отметкой «срочно», «немедленно», учет поступившей на бумажном носителе корреспонденции, зарегистрированной в системе электронного документооборота Росимущества, а также учет поступивших в структурное подразделение документов, не подлежащих регистрации.

2. Передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения соответствующих указаний — исполнителю.

3. Обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений), поступивших в АС ДОУ, руководством структурного подразделения, в том числе подготовка проектов указаний (резолюций) по исполнению документов на бумажном носителе (в АС ДОУ — при наличии соответствующих настроек на автоматизированном рабочем месте), и контроль их доведения до исполнителей в структурном подразделении.

4. Проверка наличия документов на бумажном носителе, находящихся на исполнении у работников подразделения.

5. Проверка правильности оформления создаваемых в подразделении документов на бумажном носителе в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом.

6. Передача документов на бумажном носителе в другие подразделения, на подпись руководству структурного подразделения и руководству Росимущества, а также в структурное подразделение, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства и архива в Росимуществе, для регистрации и отправки.

7. Контроль за прохождением документов в структурном подразделении.

8. Контроль за вводом в АС ДОУ информации о ходе исполнения документов работниками структурного подразделения.

9. Получение, учет и передача исполнителям, в другие подразделения, на подпись руководству Росимущества, а также на регистрацию и отправку документов с грифом ограничения доступа, обеспечение их хранения в структурном подразделении.

10. Контроль за обеспечением сохранности документов с пометкой «Для служебного пользования»: ежегодная проверка наличия в структурном подразделении документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования», ведение журнала учета документов с пометкой «Для служебного пользования».

11. Контроль за своевременным списанием исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел структурного подразделения в регистрационной карточке АС ДОУ.

12. Передача поступивших в подразделение на бумажном носителе приложений к документам на архивное хранение (по итогам года) после завершения их исполнения.

13. Составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений отделов структурного подразделения, согласование со структурным подразделением, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства и архива в Росимуществе, ведение и хранение номенклатуры дел подразделения, ежегодное составление итоговой записи к номенклатуре дел.

14. Формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой, обеспечение учета, сохранности и использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством в структурном подразделении.

15. Подготовка и своевременная передача на архивное хранение завершенных делопроизводством дел постоянного и долговременного хранения в установленном настоящей Инструкцией порядке.

16. Справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов в структурном подразделении.

17. Ознакомление работников подразделения с организационно-распорядительными документами и информационными материалами, поступившими в подразделение, Инструкцией по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом.

18. Подготовка к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (по согласованию со структурным подразделением, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства и архива), составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

19. Подготовка и оформление для заверения комплектов копий документов, подлинники которых находятся в данном структурном подразделении.

20. Получение и учет бланков документов с изображением государственного герба Российской Федерации, используемых для подготовки документов в структурном подразделении, хранение бланков и выдача их исполнителям, ведение журнала учета бланков Росимущества, контроль за использованием бланков, учет испорченных бланков, подготовка актов об уничтожении бланков, а также уничтожение испорченных бланков в установленном порядке.

21. Хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве структурного подразделения, и правильное их применение.

22. Иные функции в соответствии с актами Росимущества, поручениями руководства Росимущества и начальника структурного подразделения.

Федеральное агентство УТВЕРЖДАЮ по управлению государственным имуществом Наименование должности руководителя структурного

    Наименование структурного                      подразделения
         подразделения                     Подпись             И.О. Фамилия

Дата

АКТ приема-передачи документов и дел

          (указать основание, причину)

В связи с ----------------------------_________________________________ Фамилия И.О. (должность работника, передающего документы и дела) передает,

а Фамилия И.О. (должность работника, принимающего документы и дела)

принимает документы и дела:

В акт приема-передачи внесено _________________________ (цифрой и прописью) дел (документов).

(если передаются отдельные документы, то указываются их количество и количество листов документов)

Передал:                              Принял:

Должность                             Должность

Подпись         И.О. Фамилия          Подпись         И.О. Фамилия

Дата                                  Дата

1. Проекты законодательных актов Российской Федерации подготавливаются и вносятся в Правительство Российской Федерации в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации и Положением о законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации во исполнение соответствующих поручений.

2. Законопроект печатается шрифтом размера № 15 на стандартных листах бумаги A4 в установленных границах полей:

30 мм — левое;

15 мм — правое;

25 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт <1> от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

<1> Пункт (сокращенно — пт, п) — принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм), которая используется в текстовых редакторах для обозначения размеров шрифтов и интервалов.

3. Законопроект имеет следующие реквизиты.

Наименование государства — РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ — печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта № 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт,

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем издан закон?» или содержит название кодекса. Точка в конце заголовка не ставится.

Например:

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законодательные акты необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 36 — 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи. Вводить структурную единицу «раздел», если в законопроекте нет глав, не следует.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и наименование, печатается с абзацного отступа. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи законопроекта имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, как правило, в одну строку с обозначением номера статьи, после которого ставится точка.

Например:

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом, точка после номера статьи не ставится.

Например: