Статья 1. Отношения, регулируемые настоящим Федеральным закономПриказ Минтранса России от 11.01.2021 № 1

Оформление пояснительной записки к законопроекту

    Настоящим   Федеральным   законом  определяются  особенности  правового
положения   ведущих   классических  университетов  Российской  Федерации  -
федерального    государственного    образовательного   учреждения   высшего

профессионального образования «Московский государственный университет имени»

М.В.   Ломоносова"   и   федерального   государственного   образовательного
учреждения   высшего   профессионального  образования  "Санкт-Петербургский

государственный университет» (далее текст не приводится). /\

          36 пт  │
                 \/
 Президент

Российской Федерации

1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется Министерством в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации.

2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 размером шрифта № 15. Поля документа: верхнее и нижнее — 2,0 см, левое — 2,75 см, правое — 2,25 см. При оформлении проекта акта на двух и более листах верхнее поле второго и последующих листов составляет не менее 2,5 см.

3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида документа (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), которое печатается прописными буквами размером шрифта № 22 и выделяется жирным шрифтом; заголовок к тексту документа; текст документа; подпись; место составления (издания) документа; дата и номер.

Заголовок к тексту документа печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа с прописной буквы, выделяется жирным шрифтом. Точка в конце заголовка к тексту документа не ставится. Заголовок к тексту документа, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка к тексту документа центрируются относительно слов «Президента Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок к тексту документа может отсутствовать.

Текст документа отделяется от заголовка к тексту документа межстрочным интервалом 24 пт. и печатается через межстрочный интервал 18 пт.

Текст документа печатается от границы левого поля документа и выравнивается по границам левого и правого полей документа. Первая строка текста документа начинается с абзацного отступа от границы левого поля документа.

Текст документа может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте документа нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты в тексте документа могут подразделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение) Президента Российской Федерации, должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте документа на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять жирным шрифтом фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Реквизит «Подпись» отделяется от текста документа межстрочным интервалом 32 пт. и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля документа печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются от границы правого поля документа.

Реквизит «Место составления (издания) документа» отделяется от реквизита «Подпись», как правило, межстрочным интервалом 48 пт. и печатается от границы левого поля документа — Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Реквизит «Дата документа» оформляется после подписания документа, словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место составления (издания) документа» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от границы левого поля документа.

Номер документа проставляется после подписания документа, печатается от границы левого поля документа и отделяется от реквизита «Дата документа» межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп» (образцы указа и распоряжения Президента Российской Федерации прилагаются).

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных стандартных листах бумаги формата A4.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы приложений к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации идентичны размерам текстов проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Приложениями к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения к документу визируются руководителем органа, внесшего проект документа.

Если в тексте документа дается ссылка «согласно приложению», то на первом листе приложения справа в верхнем углу печатается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ», а ниже через межстрочный интервал 18 пт. указывается наименование вида документа (указ или распоряжение Президента Российской Федерации) и оформляется реквизит для даты и номера документа. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

Приложения к проектам документов заканчиваются чертой, расположенной по центру текста документа на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 — 3 см.

При наличии в тексте документа формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на первом листе приложения справа в верхнем углу печатается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН», указывается наименование вида документа, реквизит для его даты и номера. Например:

Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа: положение — утверждено, программа — утверждена, мероприятия — утверждены.

Наименование приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа печатается прописными буквами, жирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой наименования приложения и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Наименование приложения отделяется от даты и номера межстрочным интервалом 70 пт., от текста приложения — межстрочным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких глав их наименования печатаются центрованным способом (относительно границ полей документа). Точка в конце наименований глав не ставится. Допускается выделять наименования глав жирным шрифтом.

Приложения к документу могут быть оформлены в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именами существительными в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы грамматически должны быть согласованы с заголовками граф таблицы.

Если таблицу печатают более чем на одном листе, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждом листе.

Все листы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений к документу ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждого листа или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одном листе не должно печататься более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и в других документах, больших по объему, главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты арабскими цифрами. Номер пункта должен состоять из номера главы и номера пункта, разделенных между собой точками (например: 1.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.1.1).

Визы на проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта документа в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приложения к документу.

Образец прилагается.

/\ Проект

│ не менее 9 см                      УКАЗ
│
│                     ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
│

/ Об утверждении Положения об Управлении Президента Российской Федерации по государственным наградам /\

18 пт.

                               \/

1. <a id="p101743"></a>Утвердить прилагаемое Положение об Управлении Президента Российской

Федерации по государственным наградам.

2. <a id="p101744"></a>Настоящий указ вступает в силу со дня его подписания.
 /\

32 пт.

 \/

Президент Российской Федерации /\

48 пт.

 \/

Москва, Кремль /\

18 пт.

 \/

Дата /\

18 пт.

 \/

N

УТВЕРЖДЕНО Указом Президента Российской Федерации от N

ПОЛОЖЕНИЕ об Управлении Президента Российской Федерации по государственным наградам

1. <a id="p101755"></a>Управление  Президента  Российской  Федерации   по   государственным

наградам (далее — Управление) является самостоятельным подразделением Администрации Президента Российской Федерации.

2. <a id="p101756"></a>Управление   в  своей  деятельности   руководствуется   Конституцией

Российской  Федерации,  федеральными  законами,  указами  и  распоряжениями
Президента  Российской  Федерации,  Положением  об Администрации Президента
Российской  Федерации,  распоряжениями  Администрации Президента Российской

Федерации, а также настоящим Положением. (Далее текст не приводится)

/\ Проект

│ не менее 9 см
│                              РАСПОРЯЖЕНИЕ
│
│                     ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
│
│
│

/

1.  <a id="p101761"></a>Выделить  в  2020  году  из  Резервного фонда Президента Российской

Федерации:

    4  млн.  рублей  правительству  Вологодской  области  для  Вологодского
Государственного       историко-архитектурного       и      художественного
музея-заповедника  (г. Вологда, ул. С. Орлова, д. 15) на проведение ремонта
и  реставрации памятника истории и культуры - дома Самарина, расположенного
по  адресу  г.  Вологда,  Советский  проспект,  д.  16  б.  (Далее текст не

приводится) /\

32 пт.

\/

Президент Российской Федерации /\

48 пт.

\/

Дата /\

18 пт.

\/

N

Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации осуществляются Министерством в соответствии с порядком, установленным Правительством Российской Федерации.

Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата A4 размером шрифта № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата документа отделяется от наименования вида документа, как правило, межстрочным интервалом 24 пт., оформляется словесно-цифровым центрованным способом при подписании документа.

Номер документа печатается на одной строке с датой документа арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например: № 143. К порядковому номеру распоряжения Правительства Российской Федерации через дефис добавляется буква «р», например: № 153-р.

Реквизит «Место составления (издания) документа» отделяется от даты и номера документа межстрочным интервалом 24 пт. и оформляется центрованным способом.

Заголовок к документу печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы через 1 межстрочный интервал и выделяется жирным шрифтом. Заголовок к документу, как правило, отвечает на вопрос: «о чем? (о ком?)». Точка в конце заголовка к документу не ставится.

Текст документа отделяется от заголовка к документу межстрочным интервалом 24 — 36 пт. и печатается через межстрочный интервал 18 пт.

Текст документа печатается от границы левого поля документа с абзацного отступа и выравнивается по границам левого и правого полей документа.

Текст документа может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается жирным шрифтом вразрядку.

Преамбула в документе может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты документа нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Реквизит «Подпись» отделяется от текста документа межстрочным интервалом 36 пт. и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», которые печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал, инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» печатаются от границы левого поля документа, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки этого реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются от границы правого поля документа.

Приложения к проектам актов печатаются на отдельных стандартных листах бумаги формата A4 и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы приложений к проектам актов идентичны размерам полей, шрифтам и межстрочным интервалам проектов актов.

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы на проектах актов проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта акта в нижней части листа.

Если проект акта влечет за собой внесение изменений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения включаются в проект акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов государственной власти и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить проектом акта, в обязательном порядке прилагаются к проекту акта.

Проекты актов представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается руководителем федерального органа исполнительной власти или должностным лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется должностным лицом, вносящим проект акта, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации (образцы проектов постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации прилагаются).

/\

│                                                                    Проект
│
│                   ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
│
<pre class="legal-pre">│                             ПОСТАНОВЛЕНИЕ
│                                   /\</pre>

/

Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти /\

24 — 36 пт.

                                \/

    В  соответствии  со  статьей 11  Федерального  закона  "Об  информации,
информационных технологиях и о защите информации" Правительство  Российской

Федерации постановляет:

Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее текст не приводится). /\

36 пт.

\/

Председатель Правительства Российской Федерации И.Фамилия

/\

│                                                                    Проект
│
│                   ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
│
<pre class="legal-pre">│                             РАСПОРЯЖЕНИЕ
│                                   /\</pre>

/

    Утвердить    прилагаемые    технические    требования   к   организации
взаимодействия  системы  межведомственного  электронного документооборота с
системами  электронного документооборота федеральных органов исполнительной

власти. /\

36 пт.

 \/

Председатель Правительства Российской Федерации И.Фамилия

1. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными департаментами, заместителями Министра, а в случае необходимости — с иными органами государственной власти и организациями возлагается на директоров департаментов, которые готовят и вносят на утверждение руководству Министерства проект приказа (распоряжения).

2. Подготовленные приказы, распоряжения должны соответствовать:

законодательству Российской Федерации;

нормативным правовым актам министерств (ведомств) Российской Федерации;

ранее принятым актам Министерства, если документ не предусматривает их отмену или изменение.

Если подготовленный проект приказа (распоряжения) влечет за собой внесение изменений или дополнений в уже существующие приказы (распоряжения) по Министерству, то эти изменения или дополнения включаются в текст проекта приказа (распоряжения).

Если приказ затрагивает права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливает правовой статус организаций или имеет межведомственный характер независимо от срока их действия, а также содержит сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, он подлежит государственной регистрации.

Государственная регистрация таких актов осуществляется Министерством юстиции Российской Федерации (далее — государственная регистрация) в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с учетом внесенных изменений и дополнений), а также в соответствии с приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 23 апреля 2020 г. № 105 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».

Правовую экспертизу и отбор приказов, издаваемых в Министерстве, для представления на государственную регистрацию осуществляет Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности.

На приказе, содержащем правовые нормы, Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности проставляет штамп о необходимости представления конкретного нормативного правового акта на государственную регистрацию.

В текст проекта приказа, содержащего правовые нормы и подлежащего государственной регистрации, не допускается включать нормы, направленные на внесение изменений и дополнений в приказы Министерства, не прошедшие государственную регистрацию, а также делать ссылки на них.

3. Оригинал приказа, подписанного руководством Министерства и зарегистрированного в отделе документационного обеспечения Административного департамента, выдается под личную роспись исполнителю либо иному сотруднику департамента-исполнителя для представления в Министерство юстиции Российской Федерации на государственную регистрацию.

Оформление необходимых документов для представления приказа на государственную регистрацию осуществляется департаментом-исполнителем совместно с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности в течение 10 дней со дня регистрации приказа в отделе документационного обеспечения Административного департамента.

4. Представление на государственную регистрацию нормативного правового акта, изданного совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, возлагается на федеральный орган исполнительной власти, который указан первым в числе подписавших (утвердивших) акт.

5. К приказу, представляемому на государственную регистрацию, прилагается справка, подготовленная в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009.

Прилагаемая к приказу справка должна быть подписана директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности.

6. На обороте каждого листа оригинала приказа проставляется виза директора Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности.

7. После государственной регистрации (отказа в государственной регистрации, возврата без государственной регистрации) подлинник приказа возвращается исполнителем в отдел документационного обеспечения Административного департамента.

Контроль за своевременным возвратом подлинника приказа (распоряжения) в отдел документационного обеспечения Административного департамента осуществляет директор департамента-исполнителя.

8. Министерство направляет для исполнения приказы, подлежащие государственной регистрации, только после завершения процедуры государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.

При опубликовании и рассылке, а также в случае необходимости ссылки на приказ, прошедший процедуру государственной регистрации, указание на дату и номер государственной регистрации, а также на решение Министерства юстиции Российской Федерации о том, что документ не нуждается в государственной регистрации, является обязательным.

Ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером № 10 в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка, например:

• Зарегистрирован Минюстом России 19 декабря 2020 г., регистрационный № 7734.

1 По заключению Минюста России от 20 января 2020 г. № 01/79-СВ в государственной регистрации не нуждается.

9. Департамент-исполнитель совместно с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности в течение 10 дней со дня получения отказа в государственной регистрации приказа готовит проект соответствующего акта Министерства об отмене этого приказа и после подписания (утверждения) руководством Министерства направляет его копию в Министерство юстиции Российской Федерации.

10. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись (утверждение) Министру или лицу, исполняющему его обязанности (кроме приказов по кадровым и наградным вопросам), а также проекты распоряжений, подготовленные на подпись (утверждение) заместителям Министра, до их подписания проходят правовую экспертизу и редактирование в Департаменте правового обеспечения и законопроектной деятельности.

11. Оформленные на бланке проекты приказов (распоряжений) подлежат согласованиям, которые оформляются визами.

12. Визы включают в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается должность визирующего.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подписного экземпляра проекта приказа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.

На проектах приказов по кадровым и наградным вопросам визы проставляются на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

13. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись (утверждение) Министру или лицу, исполняющему его обязанности, а также проекты распоряжений, подготовленные на подпись заместителям Министра, визируются в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект документа;

директором департамента-исполнителя, подготовившего проект документа;

должностными лицами, которым в проекте документа предусматриваются задания и поручения;

руководителями федеральной службы и федеральных агентств (при необходимости);

заместителем Министра, курирующим работу департамента-исполнителя;

директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности, определяющего соответствие подготовленных проектов приказов (распоряжений) законодательству Российской Федерации, наличие их согласования с заинтересованными департаментами и должностными лицами, а также четкость и грамотность редакции;

статс-секретарем — заместителем Министра.

Приложения к проектам приказов (распоряжений) визируются директором департамента-исполнителя.

14. При возникновении в процессе согласования особого мнения у лица, визирующего проект приказа (распоряжения), об этом делается отметка при визировании. Особое мнение, как правило, излагается на отдельном листе и прилагается к проекту приказа (распоряжения).

15. Если имеют место разногласия между департаментом, ответственным за подготовку ведомственного акта, с согласующими проект документа департаментами, с целью их урегулирования проводится согласительное совещание под председательством статс-секретаря — заместителя Министра.

16. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию.

17. Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект приказа (распоряжения) внесены изменения, не меняющие его сути.

В этом случае доработанный вариант проекта приказа (распоряжения) визируется директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности с пометкой «Визы прилагаются». При этом визы, оформленные на номерных бланках приказов, прилагаются к оригиналу приказа, подписанного Министром или лицом, исполняющим его обязанности, передаваемому в отдел документационного обеспечения Административного департамента для последующей регистрации и хранения.

Доработанный вариант проекта кадрового приказа может быть завизирован директором Административного департамента или лицом, его замещающим, с пометкой «Визы прилагаются».

18. Проекты приказов (распоряжений), подготавливаемые Министерством совместно либо по согласованию с другими органами государственной власти (организациями), направляются на подпись (согласование) в соответствующие органы государственной власти (организации) только после визирования проекта приказа (распоряжения) в порядке, предусмотренном пунктом 22 приложения № 12 к настоящей Инструкции.

19. Проекты приказов (распоряжений) представляются на визирование в Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности со всеми документами, необходимыми для их полного и всестороннего рассмотрения.

К проекту приказа (распоряжения), предусматривающего отмену ранее изданного приказа (распоряжения), а также к проекту приказа (распоряжения), издаваемого взамен действующего, прилагается краткая справка, которая готовится и подписывается директором департамента-исполнителя.

В справке указываются:

основания издания приказа: сведения об актах законодательства Российской Федерации (наименование, дата и номер), на основании которых Министерству поручается разработать приказ, а также дата и номер поручения или указания Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Министерства (копия поручения прилагается к справке);

перечень актов законодательства Российской Федерации, использованных при разработке приказа (распоряжения);

сведения об актах Министерства, в том числе отмененных данным приказом (распоряжением), актах иных органов государственной власти (организаций), изданных по данному вопросу;

сведения о согласовании приказа (распоряжения) с департаментами и, при необходимости, с органами государственной власти (организациями).

20. Департаменты рассматривают проекты приказов (распоряжений) в срок до 7 рабочих дней, если иной срок не установлен Министром или заместителем Министра.

21. Проекты приказов, требующих последующей государственной регистрации, рассматриваются Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности в срок до 15 рабочих дней, а значительные по объему проекты ведомственных актов в срок до 30 дней, если иной срок не установлен Министром или заместителем Министра.

22. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись Министру или лицу, исполняющему его обязанности, должны представляться исполнителем через директора Административного департамента или лица, его замещающего, на подпись заместителю Министра — через секретариат (помощника) заместителя Министра.

Проекты приказов (распоряжений) должны представляться на подпись Министру или лицу, исполняющему его обязанности, со всеми необходимыми материалами.

23. Проекты приказов (распоряжений), представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются департаменту-исполнителю на доработку.

24. Внесение исправлений и поправок в подписанный приказ (распоряжение), а также в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения) не допускается.

25. В подписанный приказ, находящийся на государственной регистрации, по предложениям Министерства юстиции Российской Федерации, в первый экземпляр согласованного проекта приказа, а также в подписанный приказ в исключительных случаях по решению руководства Министерства могут быть внесены поправки, не меняющие его сути.

26. Поправки в подписанный приказ (распоряжение), в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения) вносятся департаментами-исполнителями в следующем порядке:

заместителю Министра, курирующему работу департамента-исполнителя, докладываются причины, вызвавшие необходимость внесения поправок, и с ним согласовывается новая редакция документа;

новая редакция документа согласовывается с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности и статс-секретарем — заместителем Министра;

направляется докладная записка Министру о вносимых в документ изменениях.

27. Для подписанного (утвержденного) приказа (распоряжения) исполнителем заполняется указатель рассылки, который подписывается руководством департамента-исполнителя, а также директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности или лицом, его замещающим.

28. Регистрация подписанных приказов (распоряжений) осуществляется в отделе документационного обеспечения Административного департамента.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания. Приказы (распоряжения) нумеруются в пределах календарного года.

29. Копии приказов (распоряжений) доводятся до адресатов с использованием СЭД либо заверяются печатью Административного департамента и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Подлинники приказов (распоряжений) хранятся по месту их регистрации.

30. Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке установленной формы размером шрифта № 14.

31. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства — Министерство транспорта Российской Федерации;

наименование вида документа — приказ или распоряжение;

место издания — Москва;

дата и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер приказа состоит из порядкового номера приказа, например: 6 декабря 2020 г. № 34. Номер распоряжения состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии Министра или заместителя Министра, подписавшего распоряжение, тире, порядковый номер и приставку «р», например: 15 января 2020 г. № ВС-7-р.

Заголовок приказа (распоряжения) должен отвечать на вопрос «О чем?» и кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, например:

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Распоряжение может не иметь преамбулы.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания акта. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д.

Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, наименование органа, его издавшего, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть (преамбула) отделяется от распорядительной части 2 межстрочными интервалами и завершается словом «приказываю», которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть приказа (распоряжения) должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков его исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой, и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны департаменты или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о руководителе Министерства, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ (распоряжение) или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на признаваемый утратившим силу, отменяемый приказ (распоряжение) или его пункт, либо приказ (распоряжение), в который предполагается внести изменения, с указанием даты, номера и заголовка. Пункт должен начинаться словами «Признать утратившим силу...», «Отменить...», «Внести изменения...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Департаменты (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).

В приказах (распоряжениях) употребляются только официальные наименования органов государственной власти (организаций), полные наименования департаментов, при этом в приложениях могут использоваться их сокращенные наименования.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.

Отметка об исполнителе оформляется согласно пункту 25 приложения № 12 к настоящей Инструкции.

При оформлении приказов (распоряжений) на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер располагается по центру верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

32. Приложения к проектам приказов (распоряжений) печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы текстов приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов приказов (распоряжений).

В качестве приложений, как правило, оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.

Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста приказа (распоряжения). Каждое приложение имеет отдельную нумерацию страниц, номера указываются со второй страницы. Номер страницы располагается по центру верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

При оформлении приложения к приложению нумерация страниц продолжается.

33. При наличии в приказах (распоряжениях) приложений ссылка на приложения дается в тексте. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

При наличии в приказах (распоряжениях) в качестве приложений утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа (распоряжения), на первом листе утверждаемого приказом (распоряжением) документа в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН», ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер.

34. Совместные приказы Министерства с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов государственной власти располагаются по центру на одном уровне;

наименование вида документа — «приказ» располагается центрованно;

дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи руководителя органа государственной власти (организации);

регистрационный номер документа состоит из регистрационных номеров приказа (распоряжения) каждого из этих органов государственной власти (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания органов государственной власти (организаций) в документе;

подписи руководителей органов государственной власти (организаций) располагаются ниже текста на одном уровне;

отметка об исполнителе оформляется согласно пункту 25 приложения № 12 к Инструкции.

Образец проекта приказа Министерства прилагается.

                         (МИНТРАНС РОССИИ)

ПРИКАЗ

___________________ Москва N _____________

Об утверждении Положения

<pre class="legal-pre">               о Департаменте международного сотрудничества              <─
─>              Министерства транспорта Российской Федерации        правое</pre>

левое поле

             \/

2 см 3 инт. /\

    В  соответствии  с  Положением  о  Министерстве  транспорта  Российской
Федерации,  утвержденным  постановлением Правительства Российской Федерации
от  30  июня  2004  г.  N  395,  а  также на основании приказа Министерства
транспорта  Российской  Федерации  от  20 апреля 2016 г. N 112 "О структуре
центрального   аппарата   Министерства   транспорта  Российской  Федерации"

приказываю:

               \/

2 инт. /\

Утвердить прилагаемое Положение о Департаменте международного сотрудничества Министерства транспорта Российской Федерации.

               \/

3 инт. /\

Министр Подпись И.О. Фамилия

Зиновьева Людмила Леонидовна (499) 495 0000, доб. 2025, АД

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, в которой не фиксируется ход обсуждения вопроса, а фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председателя (председательствовавшего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствовавших превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимали участие представители разных органов государственной власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствовавших на заседании печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассмотренных вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За -..., против -..., воздержалось -...».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствовавшего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей — их фамилии и инициалы, например:

Присутствовали:

заместитель Министра экономического

развития Российской Федерации                                  Фамилия И.О.
заместитель руководителя Росжелдора                            Фамилия И.О.

Наименования должностей могут указываться обобщенно по группам должностей в алфавитном порядке.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается собственноручной подписью председательствовавшим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: постановления заседаний коллегии Министерства, протоколы заседаний координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Протоколы печатаются на бланке протокола и имеют следующие реквизиты:

эмблема Министерства;

наименование федерального органа исполнительной власти — указываются полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа государственной власти;

наименование вида документа — ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами вразрядку жирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру документа);

вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается жирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру документа;

место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого или в каком месте проводится совещание, печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется чертой и выравнивается по центру документа;

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Реквизит «Подпись» отделяется от текста протокола 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от границы левого поля документа через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем документа (образцы протоколов прилагаются).

                                /\

2 инт.

                                \/

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ) /\

2 инт.

                                \/

ПРОТОКОЛ /\

2 инт.

                                \/

заседания Научного совета /\

2 инт.

                                    \/

Москва /\

2 инт.

                                \/

______________ N _____________ /\

2 инт.

                                \/

Председательствующий — Фамилия И.О.

Секретарь — Фамилия И.О.

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

левое 2 инт. правое

                                \/

2 см ПОВЕСТКА ДНЯ: 1 см

1. О мерах по реализации федеральной целевой программы...

Доклад заместителя Министра...

2. О .................... /\

2 инт.

                                \/

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. — текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. — краткая запись выступления

Фамилия И.О. — краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.

1.2....

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: /\

3 инт.

                                \/

Председательствующий                  Подпись                  И.О. Фамилия
Секретарь                             Подпись                  И.О. Фамилия

Зиновьева Людмила Леонидовна (499) 495 0000, доб. 2025, АД

                                   /\

2 инт.

                                   \/

                /\     совещания у Министра транспорта
                │          Российской Федерации
               1 инт.          И.О. Фамилия

2 инт.

                               │   Москва
                               \/
                               /\
                               │
                             2 инт.
          ____________________ │                 N ______________

                           \/

Присутствовали:

Заместители Министра                           -      фамилии  и   инициалы
                                                      в алфавитном  порядке
Руководители    федеральной     службы    и    -      фамилии  и   инициалы
федеральных агентств, находящихся в ведении           в алфавитном порядке,

Министерства

Директора департаментов — фамилии и инициалы в алфавитном порядке.

левое ______________________________________________________________ правое

 поле                                                                 поле
 2 см                                                                 1 см

I. О ходе выполнения...

               (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. <a id="p102039"></a>Принять к сведению ........

/\

1 инт.

/

II. О введении мер по ...

               (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

2. <a id="p102042"></a>Принять к сведению ......
         /\

3 инт.

         \/

Министр транспорта Российской Федерации Подпись И.О. Фамилия

Зиновьева Людмила Леонидовна (499) 495 0000, доб. 2025, АД

                                   /\

2 инт.

                                   \/

           /\     согласительного совещания у статс-секретаря -
           │  заместителя Министра транспорта Российской Федерации
          1 инт.                 Фамилия И.О.

2 инт.

                                \/

Москва /\

2 инт.

                                  \/

Присутствовали:

                                           -      <a id="p102057"></a>фамилии  и   инициалы
                                                  в алфавитном порядке,

Ответственные работники Министерства — фамилии и инициалы в алфавитном порядке.

I. О согласовании проекта...

               (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

После обсуждения доводов сторон, ............. были сняты следующие замечания:

1.

  ─>   2.                                                             <─
левое Минтрансом России учтены следующие замечания ..........        правое
поле                                                                  поле
2 см   1.                                                             1 см

2.

По остальным вопросам принято решение о подписании Министром транспорта

Российской  Федерации  и  Министром соответствующей таблицы разногласий для
направления   в  Минюст  России  и  Правительство  Российской  Федерации  в

установленном порядке с проектом ............... /\

3 инт.

    \/

Статс-секретарь — заместитель Министра транспорта Российской Федерации Подпись И.О. Фамилия

Зиновьева Людмила Леонидовна (499) 495 0000, доб. 2025, АД

Слов	Плата		ПЕРЕДАЧА _________ ___ го ___ ч ___ м.
руб.	коп.
_____________
Итого ______		ТЕЛЕГРАММА ИЗ МОСКВЫ N _________ ____ сл. ____ го ____ ч. ____ м.	№ связи _____
Принял ____
			Передал _____ Служ. отметки

<10> Срок выполнения представления может быть продлен по решению коллегии Счетной палаты, но не более одного раза.

<11> При исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста.

• количество продлений поручения (с указанием причин последнего продления, за исключением докладов Президенту Российской Федерации).

II. Информация о выполнении поручения (достижении цели):

• конкретные результаты (кем, когда и что конкретно предпринято);
• наступление события (достижение результата);
• проблемы, возникшие при исполнении поручения (при наличии), и предложения об их решении (указываются причины проблем и конкретные меры, принимаемые для обеспечения исполнения, а также обоснованные предложения о сроке исполнения);
• позиции соисполнителей;
• бюджетная обеспеченность (план/факт) (в случае указания сведений о выделении и освоении средств федерального бюджета позиция Минфина России обязательна);
• информация о мероприятиях, свидетельствующих об исполнении поручения с указанием даты исполнения

например:

• проект федерального закона внесен в Государственную Думу ФС РФ (исх. N ____ от "" __________ 20 г.;
• издан нормативный правовой акт Правительства Российской Федерации, акт федерального органа исполнительной власти (реквизиты акта);
• мероприятие включено в национальный проект (программу), государственный проект (пункт N __, наименование проекта, программы);
• объект введен в эксплуатацию (дата: "" __________ 20 г.).

Излагается вывод о реализации поручения и достижении результата либо мотивированно обосновывается необходимость корректировки срока исполнения поручения с указанием нового срока завершения работ по исполнению поручения.

Доклад Председателю Правительства Российской Федерации и проект доклада Президенту Российской Федерации об исполнении поручения при направлении в Правительство Российской Федерации подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти (организации).

Рекомендуемый объем проекта доклада - не более 3 л.

____________ N ____

(место составления)

На ____________ год

Директор Административного департамента Подпись И.О. Фамилия

Дата

Заведующий архивом

(работник, ответственный за архив)        Подпись              И.О. Фамилия

Итоговая  запись  о  категориях  и количестве дел, заведенных в ____ году в

Наименование должности работника, ответственного за делопроизводство в департаменте Подпись И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в Административный департамент.

Наименование должности работника, передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия

Дата

Форма номенклатуры дел департамента

Министерство транспорта                                     УТВЕРЖДАЮ

Российской Федерации                                   Министр транспорта

                                                  Российской Федерации<br>
                                                  Подпись  И.О. Фамилия<br>
                                                          Дата

На ____________ год

Директор Административного департамента Подпись И.О. Фамилия

    СОГЛАСОВАНО                                      СОГЛАСОВАНО

  Протокол ЦЭК (ЭК)                        Протокол ЭПК федерального архива

от __________ N ____                               от __________ N ____

Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности работника, передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия

Дата

Форма номенклатуры дел Министерства

Приложение № 24 к. п. 8.1.7

ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МИНИСТЕРСТВА

Номенклатура дел Министерства составляется по установленной форме (приложения № 22, 23 к настоящей Инструкции).

В соответствии с пунктом 6.14 Правил делопроизводства в номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений Министерства, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа (ограниченного распространения), регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях — копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

В графе 1 номенклатуры дел Министерства проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения (кода) департамента, обозначения (кода) отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах департамента. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05-21, где 10 — код департамента, 05 — код отдела данного департамента, 21 — порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

В соответствии с пунктом 6.19 Правил делопроизводства заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано. Признаки, по которым строятся заголовки дел и примеры заголовков дел приведены в таблице 1.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы Министерства по основной деятельности

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) приведены в таблице 2.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название Министерства или департамента (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и их передаче в состав Архивного фонда Российской Федерации

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций областей о транспортном обслуживании населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе, номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

При формировании дел в департаментах Министерства необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.

Все документы отчетного и информационного характера об исполнении акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегии группируются в два дела: а) постановления и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 250 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы Министерства по основной деятельности группируются отдельно от приказов Министерства по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Министерства, его департаментов или подведомственных федеральной службы, федеральных агентств, организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Министерства, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив Министерства или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом департаменте назначаются работники, ответственные за сохранность документов и их формирование в дела (как правило, это работники, ответственные за делопроизводство). Директора департаментов и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающихся шкафах, сейфах и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Дела документального фонда Министерства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Министерства, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и их соответствия количеству по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене директора департамента, начальника отдела документационного обеспечения Административного департамента, при реорганизации и ликвидации Министерства или департамента.

Проверка наличия документов проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим департаментам производится с разрешения директора Административного департамента. Выдача дел работникам департаментов для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается департамент, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам департаментов на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным органам государственной власти и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра или статс-секретаря — заместителя Министра, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в департаменте, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела работником, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием — когда, кому и на какой срок выданы документы.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел; в номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме. Отметка о том, что дело ведется в электронном виде, проставляется в графе «Примечание» номенклатуры дел.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД Министерства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Формирование и хранение дел на бумажном носителе до их передачи в архив Министерства или выделения к уничтожению осуществляется в отделе делопроизводства и/или в структурных подразделениях Министерства по месту их формирования, электронных дел — в СЭД Министерства.

Наименование организации

Наименование структурного подразделения

ОПИСЬ N ____

дел ___________________

В данную опись внесено ________________________________________________ дел (цифрами и прописью) с N __________________________ по N _________________________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>

Наименование должности                Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ               подразделения

Подпись    И.О. Фамилия               от __________ N ____

Дата

Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам. (цифрами и прописью)

Наименование должности работника структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия

Принял ________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и ______________________________________________ регистрационно-контрольных (цифрами и прописью) картотек к документам.

Наименование должности работника архива Подпись Расшифровка подписи

Дата

<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения.

Наименование организации

ОПИСЬ N ____

электронных дел, документов

В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел, (цифрами и прописью) с N ____________________ по N ____________________ объемом ____________ Мб.

Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>

Наименование должности                Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ               подразделения
Подпись   И.О. Фамилия

Дата                                  от __________ N ____

--------------------------------

<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения.

Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам, (цифрами и прописью) объемом ______________________________ Мб.

Наименование должности работника структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия

Принял ________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и ______________________________________________ регистрационно-контрольных (цифрами и прописью) картотек к документам, объемом ______________________________ Мб.

Наименование должности работника архива Подпись И.О. Фамилия

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N ______ электронных дел, документов

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела: <*>

№ ед. хр. по описи ____________________ Индекс дела _______________________

Заголовок дела ____________________________________________________________

Наименование должности составителя описи Подпись И.О. Фамилия

<*> Составляется на каждое электронное дело.

В Министерстве в каждом департаменте описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива Министерства. По этим описям документы сдаются в архив Министерства.

Опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные департаментами, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит архив Министерства и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

Описи дел департаментов составляются по установленной форме и представляются в архив Министерства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование департамента, который вел дела и закончил их делопроизводством. В случаях когда департамент в течение периода, за который вносятся дела в опись, был переименован (преобразован), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел департамента имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

В опись электронных дел, документов дополнительно включается приложение к описи — реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

• заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
• порядок нумерации дел в описи — валовый;
• порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом Министерства;
• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
• многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов, при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим департаментам со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел департамента подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с директором Административного департамента и утверждается директором департамента — исполнителя. При наличии в департаменте ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

Опись дел департамента составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в департаменте. При наличии в департаменте ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование Министерства (фондообразователя) и департамента, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование Министерства — указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях когда в течение года, за который готовятся дела, было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование департамента — записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;

заголовок (наименование) дела — переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК федерального архива (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержания подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела — указываются год(ы) заведения и окончания дела. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом работника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места их нахождения в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа — заверителя дела.

Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после его сверки со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Министерства, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Министерства чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК федерального казенного учреждения «Государственный архив Российской Федерации» (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и департамента, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется личной подписью работника, ответственного за делопроизводство в департаменте.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа (не на тексте документов). Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным порядковым номером — каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при их подготовке к сдаче в архив Министерства допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 32 к Инструкции).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, их замене копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе чем на 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах бумаги, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах бумаги, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

В соответствии с пунктами 7.12 - 7.13 Правил делопроизводства подготовка электронных документов к передаче в архив Министерства осуществляется в соответствии с Правилами 2015 г., предусматривающими <12> следующее:

<12> Пункт 4.34. Правил 2015 г.

подготовка электронных дел, документов к передаче в архив Министерства осуществляется структурным подразделением — пользователем соответствующей информационной системы совместно с отделом делопроизводства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы;

при подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив Министерства, выполняются основные процедуры работы с документами:

преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;

формирование в информационной системе Министерства контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

формирование в информационной системе Министерства электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив Министерства не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

              (наименование государственного архива)

                    (наименование организации)

      (наименование структурного подразделения)

ДЕЛО N ____ ТОМ N ____

                         (заголовок дела)

                          (крайние даты)

На ____ листах

Хранить ______

┌─────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│Ф. N _____________       │
│                         │
│Оп. N ____________       │
│                         │
│Д. N _____________       │
│                         │
│                         │
│                         │</pre>
└─────────────────────────┘

ЛИСТ ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛ N ______

В деле подшито и пронумеровано _____________________________________ листов (цифрами и прописью) с N ____________________ по N ____________________, в том числе:

литерные номера листов ___________________________________________________;

пропущенные номера листов _________________________________________________

+ листов внутренней описи _________________________________________________

Наименование должности работника Подпись И.О. Фамилия

Дата

                                               Формат А4 (210 x 297 мм)

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ____

Итого _________________________________________________________ документов. (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________________. (цифрами и прописью)

Наименование должности работника, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись И.О. Фамилия

Дата

                                               Формат A4 (210 x 297 мм)

Министерство транспорта                                    УТВЕРЖДАЮ
Российской Федерации                                   Министр транспорта

                                                  Российской Федерации

         АКТ                                         Подпись   И.О. Фамилия
 _________ N _________                                      Дата

(место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________ (название фонда)

Итого ______________________________________ дел за _________________ годы. (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от ____________________ N __________________).

Наименование должности работника, проводившего экспертизу ценности документов Подпись И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) от _________ N _________

Документы в количестве ___________________________________________ дел:

на бумажном носителе весом _________________________________________ кг сданы на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ N _______;

на электронном носителе сданы на уничтожение __________________________________________________________________________. (способ уничтожения)

Наименование должности работника Министерства, сдавшего документы Подпись И.О. Фамилия Изменения в учетные документы внесены.

Дата

Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения в учетные документы Подпись И.О. Фамилия

Дата

Формат A4 (210 x 297 мм)

Отчет о количестве использованных бланков Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации Департамента _____________________________________________ (указать наименование)

за ____________________ (указать период)

Директор Департамента... Подпись И.О. Фамилия

Наименование должности работника, ответственного за делопроизводство в департаменте Подпись И.О. Фамилия