Приказ Банка России от 27.12.1994 № 02-192

(ред. от 02.03.1995)

«О внедрении средств и методов микрофильмирования в работу Центрального банка Российской Федерации»

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИИ

ПРИКАЗ от 27 декабря 1994 г. № 02-192

О ВНЕДРЕНИИ СРЕДСТВ И МЕТОДОВ МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЯ В РАБОТУ ЦЕНТРАЛЬНОГО БАНКА

В целях обеспечения бесперебойной и стабильной работы Центрального банка России в условиях чрезвычайных ситуаций, создания надежных страховых фондов документов и материалов подразделений Банка, обеспечения их сохранности, сокращения средств и площадей для хранения информации, а также учитывая положительные результаты практического применения микрофильмирования в подразделениях Центрального банка России приказываю:

2. Подразделениям, организациям и службам Центрального банка России предоставить сведения о составе и объеме материалов, подлежащих переводу на микрофильмы, в Технический центр Банка России до 1 февраля 1995 года.

3. Техническому центру Банка России (Лебедев Ю.А.) совместно с Канцелярией Административного департамента (Королев А.Н.) и с учетом мнения Центральной экспертной комиссии ЦБ РФ подготовить для утверждения Советом Директоров отраслевой «Перечень документов, подлежащих микрофильмированию» до 1-го мая 1995 года.

4. Закрытый.

Первый заместитель Председателя

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ И ИНФОРМАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ В ЦЕНТРАЛЬНОМ

Настоящая Инструкция обязательна для исполнения всеми структурными подразделениями Центрального Банка России, осуществляющими перевод своей документации и информационных материалов на микроносители или применяющими микрофильмы в своей работе и является руководством по оформлению материалов, предназначенных к переводу на микроносители, производству работ по изготовлению микрофильмов в Техническом центре Банка России, учету, хранению, использованию и уничтожению микрофильмов.

Микрофильмирование документации и информационных материалов в Центральном Банке России осуществляется централизовано на технических средствах Технического центра Банка России.

Срок ввода в действие настоящей Инструкции устанавливается с момента подписания Приказа № 02-192.

1.1. Работы по микрофильмированию материалов подразделений Центрального Банка России осуществляются в отделе Репрографии Технического центра Банка России.

1.2 Отдел Репрографии производит следующие виды микрографических работ:

а) изготовление микрофильмов в виде:

• стандартных микрофиш формата А6 (105 х 148 мм);
• рулонных микрофильмов на пленке шириной 16 мм;
• микрофильмов в отрезках, смонтированных в джеккеты стандартного размера (105 х 148 мм);

б) изготовление копий микрофильмов с микрофиш и джеккетов;

в) изготовление бумажных копий до формата А3 с кадров микрофильмов;

г) обрезка, фальцовка, подборка и сшивка изготовленных бумажных копий.

1.3. Изготовление микрофильмов производится только со служебных материалов.

1.4. Микрофильмирование секретных материалов производится только с разрешения Главного управления безопасности и защиты банковской информации Центрального Банка России.

1.5. Ответственность за содержание материалов, передаваемых на микрофильмирование, их качество и оформление возлагается на начальников подразделений — заказчиков работ.

2.1. Все материалы, передаваемые на микрофильмирование, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

2.2. Материалы, передаваемые на микрофильмирование, должны быть в черно-белом исполнении и могут быть выполнены любым из следующих способов: типографским, машинописью, черной тушью и т.д.

2.3. Общим требованием к любому документу, подлежащему микрофильмированию, является равномерная плотность, контрастность и четкость изображения по всему документу.

2.4. Разрешается микрофильмировать материалы, выполненные как на одной, так и на двух сторонах листа, за исключением двусторонних документов на прозрачных носителях (калька, пергамент и т.п.).

2.5. Не допускается наличие на листах материалов остатков и следов клея, сгибов, надрывов, морщин, грязных пятен, пометок. Ветхие и изношенные документы должны быть восстановлены.

2.6. Материалы, подлежащие микрофильмированию, должны быть разброшюрованы и расшиты, освобождены от скрепок и скобок.

2.7. Материалы перед сдачей на микрофильмирование следует систематизировать и подобрать в определенной последовательности.

3.1. При подготовке материала к микрофильмированию ответственный исполнитель четко и разборчиво заполняет заказ-наряд установленной формы. Руководитель подразделения проверяет содержание материала и подписывает заказ-наряд в соответствующей графе.

3.2. На каждый вид материала, подлежащего переводу на микрофильм, заполняется отдельный заказ-наряд.

3.3. После оформления заказ-наряда материал, помещенный в папку для бумаг, сдается ответственным исполнителем вместе с заказ-нарядом в отдел Репрографии. Лицо, ответственное за прием материала, в присутствии заказчика проверяет оформление заказ-наряда, количество и качество сдаваемого материала.

3.4. На каждом изготовленном микрофильме в поле для заголовка проставляются визуально читаемые регистрационный номер и наименование материала, указанное в заказ-наряде, которые записываются также и в журналах учета.

3.5. Работы по микрофильмированию материалов выполняются в порядке очередности поступления заказов. Вне очереди микрофильмированию подлежат следующие материалы:

а) материалы Главного управления безопасности и защиты банковской информации ЦБ РФ;

б) материалы с отметкой «Срочно», сделанной на заказ-наряде директором Административного департамента или его заместителями.

3.6. О готовности заказа ответственного исполнителя извещают по телефону. Заказ должен быть получен в этот же день под расписку в заказ-наряде.

3.7. Заказчику выдается указанное в заказ-наряде количество копий микрофильмов и бумажных копий, а также оригинал материала, на котором по согласованию с заказчиком ставится штамп «Аннулирован. Заменен микрофильмом N ...». Подлинник микрофильма остается в отделе Репрографии для создания страхового фонда документов ЦБ РФ (за исключением материалов Главного управления безопасности и защиты банковской информации).

4.1. В каждом подразделении назначается лицо, ответственное за хранение, учет и использование микрофильмов.

4.2. Микрофильмы подлежат обязательному учету в специальном журнале, где указываются регистрационный номер микрофильма, название микрофильмированных документов (обобщенное), дата микрофильмирования, количество кадров в микрофильме.

(п. 4.2 в ред. Приказа ЦБ РФ от 02.03.1995 № 02-65)

4.3. Микрофильмы, используемые на правах подлинника, хранятся в отделе Репрографии Технического центра в специальных хранилищах.

4.4. Применение микрофильма-подлинника для рабочего использования допускается в исключительных случаях с разрешения руководства подразделения, являющегося держателем микрофильма-подлинника.

4.5. Микрофильмы следует оберегать от резких механических воздействий, а также от воздействия пыли, влаги, прямых солнечных лучей и паров химических соединений.

4.6. Срок хранения микрофильмов-подлинников определяется в соответствии со сроками хранения микрофильмированных документов, установленными Перечнем документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения (от 23.06.94 № 97).

(п. 4.6 введен Приказом ЦБ РФ от 02.03.1995 № 02-65)

5.1. Внесение изменений в микрофильмы-подлинники производится только в случае внесения изменений в подлинники материалов.

5.2. Под внесением изменений в микрофильм-подлинник понимают аннулирование микрокадров или добавление новых без изменения обозначения микрофильма. Изменяемые листы документов могут также комплектоваться в один или несколько микрофильмов (микрофильмы «изменений»).

5.3. При изменении более 30% комплекта материала необходимо повторное микрофильмирование всего комплекта.

5.4. При необходимости внесения изменений в микрофильм подразделение — держатель подлинников материалов предоставляет в отдел Репрографии заказ-наряд установленной формы, сопроводительный перечень изменений, выполненный в произвольной форме, при необходимости изменяемые листы документа с внесенными изменениями, а также весь тираж данного микрофильма, находящийся в подразделении.

6.1. Уничтожение микрофильмов осуществляется в отделе Репрографии Технического центра совместно с представителями подразделения — держателя подлинника материала.

6.2. Уничтожение микрофильмов-подлинников осуществляется на основании акта, составленного Отделом репрографии Технического центра, согласованного с руководителем подразделения — держателя микрофильма, Центральным архивом и утвержденного Центральной экспертной комиссией Банка России. Микрофильмы не могут быть уничтожены ранее установленного Перечнем документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения (от 23.06.94 № 97) срока.

(п. 6.2 в ред. Приказа ЦБ РФ от 02.03.1995 № 02-65)

6.3 Копии микрофильмов уничтожаются в следующих случаях:

а) при уничтожении микрофильма-подлинника;

б) при затруднении в пользовании ими в результате старения или небрежного обращения;

в) при внесении изменений в микрофильм-подлинник;

г) по истечении срока хранения микрофильма-подлинника.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

1.1. Настоящие методические указания подготовлены в соответствии с ГОСТ 13.1.101-79 «Микрофильм на правах подлинника. Основные положения.» и обязательны к применению всеми подразделениями Центрального Банка России.

1.2. Методические указания вводятся в действие с момента подписания Приказа № 02-192.

1.3. Организационно-методическую работу по внедрению Приказа № 02-192 в Центральном банке России осуществляет Технический центр ЦБ РФ.

2.1. Подразделения — держатели документов-подлинников разрабатывают и направляют в Технический центр Банка России сведения о составе и объеме документации и информационных материалов, подлежащих переводу на микрофильмы, используемые в дальнейшем на правах или взамен подлинника документа.

2.2. Технический центр Банка России совместно с канцелярией Административного департамента обобщает полученные сведения и передает их в центральную экспертную комиссию.

2.3. Центральная экспертная комиссия рассматривает и выносит заключение по представленному проекту отраслевого «Перечня документов, подлежащих микрофильмированию».

2.4. На основании утвержденного отраслевого «Перечня документов, подлежащих микрофильмированию» (один экземпляр передается в Технический центр) подразделения и организации Банка России проводят работу по переводу документации и материалов на микрофильмы в соответствии с Инструкцией о порядке микрофильмирования документации и информационных материалов в Центральном банке Российской Федерации. На документы, переведенные на микрофильм, составляется опись в 2 экземплярах, с указанием в ней видов документов, даты и сроков хранения по номенклатуре дел, номер микрофильма. Один экземпляр описи представляется в Центральный архив Банка России.

(п. 2.4 в ред. Приказа ЦБ РФ от 02.03.1995 № 02-65)

2.5. Документы, не включенные в отраслевой «Перечень документов» и имеющие научно-историческое или государственное значение, могут быть переведены на микрофильмы в целях создания страховых фондов без аннулирования и уничтожения подлинников.

3.1. Технический центр Банка России осуществляет следующие организационно-технические мероприятия по внедрению Приказа № 02-192 в Центральном банке России:

• планирование работ по переводу документов на микрофильмы;
• разработку и направление в подразделения Центрального банка необходимой инструктивной и методической документации;
• обеспечение подразделений Центрального банка техническими средствами микрофильмирования;
• ведение документальных фондов микрофильмов на правах подлинников, хранящихся в Техническом центре Банка России;
• обобщение замечаний и предложений подразделений Центрального банка с целью совершенствования работы по микрофильмированию документов и материалов.

Проекты нормативно-методических документов по вопросам микрофильмирования документов подразделений и организаций Центрального банка Российской Федерации в обязательном порядке согласовываются с Канцелярией Административного департамента и выносятся на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Банка России.

(введено Приказом ЦБ РФ от 02.03.1995 № 02-65)

3.2. Подразделения и организации Центрального банка России производят аннулирование (изъятие из обращения без уничтожения) документов-подлинников, с которых изготовлены микрофильмы-подлинники. В некоторых случаях при согласовании с руководством подразделений аннулирование может не производиться.

3.3. Все материалы, подлежащие передаче на хранение в Центральный архив Банка России и указанные в отраслевом «Перечне документов», должны быть переведены на микрофильмы и вместе с ними переданы на хранение в архив. До наступления срока передачи подразделениями микрофильмов в Центральный архив микрофильмы хранятся в отделе Репрографии Технического центра в специальных хранилищах.

3.4. Порядок учета, хранения, внесения изменений и уничтожения микрофильмов осуществляется в соответствии с «Инструкцией о порядке микрофильмирования документации и информационных материалов в Центральном банке России».

4.1. Уничтожение аннулированных документов (кроме документов, имеющих научно-историческое или практическое значение), переведенных на микрофильм-подлинник, производится на основании акта об уничтожении документов, составленного структурным подразделением или организацией Банка России, одобренного Центральной экспертной комиссией Банка России и утвержденного ее председателем. Акт составляется в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов (М, 1986). Дополнительно в акте делается отметка о соответствии микрофильма-подлинника комплекту документов на бумажной основе, а также качества микрофильма-подлинника требованиям ГОСТ 13.106-79 «Микрофильмы. Технические требования и методы контроля». Аннулированные документы с постоянным сроком хранения, подлежащие передаче на государственное хранение не уничтожаются.

(п. 4.1 в ред. Приказа ЦБ РФ от 02.03.1995 № 02-65)

4.2 Уничтожение аннулированных документов оформляется актами.

---