Правила работы служб научно-технической документации (отделов, бюро, архивов) научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций и предприятий

(утв. Главархивом СССР)

ПРАВИЛА

РАБОТЫ СЛУЖБ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (ОТДЕЛОВ, БЮРО, АРХИВОВ) НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ, ПРОЕКТНЫХ, КОНСТРУКТОРСКИХ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ

ВВЕДЕНИЕ

Современная служба научно-технической документации является составной частью единого технологического процесса в производственной деятельности проектных, конструкторских, технологических, научно-исследовательских организаций, учреждений и предприятий.

В своей практической деятельности эти службы связаны непосредственно с отделами-разработчиками и другими производственными подразделениями.

В практику работы проектно-конструкторских и научно-исследовательских организаций и предприятий в последнее время внедрены серии ГОСТов и других нормативных документов, определяющих организацию создания, хранения и использования научно-технической документации.

Утвержденные Приказом Начальника ГАУ МВД СССР № 38 от 22 июня 1957 г. «Правила работы технических архивов» в значительной мере устарели и не соответствуют современным требованиям, предъявляемым к работе с научно-технической документацией.

Настоящие «Правила работы служб научно-технической документации (отделов, бюро, архивов) научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций и предприятий» не рассматривают вопросы постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций и предприятий, так как они определяются «Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР», изданными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 году.

В Правилах не рассматриваются вопросы о структуре, штатной численности и оплаты труда сотрудников отделов, бюро, архивов научно-технической документации, которые решаются конкретно в ведомствах по согласованию с Государственным комитетом Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы и Министерством финансов СССР.

Составители Правил не ставили перед собой задачи ответить в полной мере на все вопросы, которые возникают в практической деятельности служб научно-технической документации. В правилах даны основные положения, которые являются общими при работе с научно-технической документацией.

Настоящие Правила разработаны коллективом сотрудников Центрального государственного архива научно-технической документации СССР под редакцией Начальника отдела научно-технической документации Главного архивного управления при Совете Министров СССР Тягунова О.П.

С введением в действие настоящих Правил «Правила работы технических архивов», утвержденные Приказом Начальника ГАУ МВД СССР № 38 от 22 июня 1957 г., считать утратившими силу.

Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Научно-техническая документация <*>, образовавшаяся в деятельности министерств, ведомств, фирм, промышленных объединениях, научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических организациях, а также конструкторских бюро, лабораториях, кафедр университетов и высших учебных заведений и других учреждениях (в дальнейшем именуемых «организациями») является составной частью Государственного архивного фонда СССР.

---

<*> Под термином «научно-техническая документация» понимается научная и техническая документация, созданная в результате научной и практической деятельности научно-исследовательских, проектно-конструкторских, технологических организаций и предприятий.

Для хранения, учета, а также научного и практического использования научно-технической документации в организациях образуются специальные подразделения — службы научно-технической документации в виде отделов, бюро, архивов научно-технической документации <**>.

---

<**> В дальнейшем в тексте вместо слов «отделы, бюро, архивы научно-технической документации» употребляется «службы научно-технической документации (СНТД)».

1.2. СНТД являются самостоятельными структурными производственными подразделениями организации, подчиняются непосредственно заместителю руководителя (по научной работе, главному инженеру, главному конструктору).

1.3. СНТД возглавляются начальником (заведующим), имеющим высшее архивное или техническое образование, назначаемым приказом руководителя организации.

1.4. В своей работе научно-технические архивы, отделы, бюро технической документации руководствуются соответствующими законодательными актами Союза ССР, постановлениями Совета Министров СССР, Положением о Государственном архивном фонде, ГОСТами, приказами и указаниями министерства (ведомства), приказами, распоряжениями руководителя организации, правилами, инструкциями и методическими указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, Главных архивных, архивных управлений при Советах Министров союзных республик, отраслевыми ведомственными инструкциями, положениями и настоящими Правилами.

1.5 Основными задачами деятельности СНТД являются:

а) прием, учет и хранение в установленном настоящими Правилами порядке подлинной и копийной научно-технической документации;

б) контроль за правильностью оформления поступающей в СНТД организаций и подведомственных ей других организаций научно-технической документации в соответствии с действующими ГОСТами, междуведомственными и ведомственными нормалями, правилами, инструкциями и т.д.;

в) проверка комплектности принимаемых научно-технических документальных материалов;

г) оформление, размножение и рассылка научно-технической документации подразделениям организации и внешним абонентам;

д) создание научно-справочных каталогов и составление учетных карточек;

е) участие в разработке и составлении классификатора;

ж) контроль за внесением изменений в чертежи и учетную документацию;

и) участие в работе по составлению перечней проектов (объектов), проблем (тем), документальные материалы которых должны передаваться на государственное хранение;

к) участие в работе по экспертизе научной и практической ценности научно-технической документации;

л) оформление и описание научно-технических документальных материалов, отобранных на госхранение и передача их в государственный архив;

м) учет утраченных документов;

н) участие в разработке методических пособий по основным вопросам работы с научно-технической документацией организации;

п) организация мероприятий по повышению деловой квалификации сотрудников организации по вопросам учета, хранения и оформления научно-технической документации;

р) использование научно-технических документальных материалов: выдача научно-технических документальных материалов для работы в помещении СНТД сотрудникам данной организации и во временное пользование представителям других организаций; выдача справок, выполнение нарядов-заказов по научно-техническим документальным материалам и т.д.

1.6 СНТД имеет следующие права:

а) знакомиться в установленном порядке с тематикой и работами, проводимыми в организации, получать от подразделений организации необходимые для работы материалы и сведения;

б) предлагать и проводить организационно-технические мероприятия, направленные на выполнение основных задач организации;

в) проводить методические совещания и занятия с сотрудниками организации по вопросам работы с технической документацией;

г) осуществлять контроль за выполнением установленных норм и инструкций по работе с технической документацией;

д) регламентировать свои отношения со сторонними организациями по вопросам рассылки и получения технической документации.

1.7. Контроль за постановкой работы в СНТД по обеспечению сохранности научно-технических документальных материалов, их учету, упорядочению, использованию, а также отбору на государственное хранение и уничтожение осуществляют архивные учреждения путем систематических обследований.

1.8. В соответствии с настоящими Правилами с учетом специфики, масштаба деятельности организации и состава научно-технической документации составляется Положение об СНТД, которое утверждается руководством организации и согласовывается с архивным учреждением.

1.9. В организациях, где основной документацией является проектно-конструкторская документация, образуются отделы (бюро) технической документации (ОТД, БТД) <*>.

---

<*> См. ГОСТ 2.501-68.

Численность сотрудников отдела (бюро) технической документации определяется объемом хранящейся технической документации и спецификой проводимых с нею операций.

При численности сотрудников до 20 человек создаются бюро технической документации, а при численности сотрудников более 20 человек — отдел технической документации. Группы (бюро) возглавляются лицами с архивным или техническим образованием.

Состав специалистов ОТД (БТД) определяется следующим примерным соотношением с общим штатом отдела (бюро):

    ст. инженеров                                                    - 15%
    инженеров                                                        - 15%
    ст. техников                                                     - 20%
    техников                                                         - 30%
    прочих категорий                                                 - 20%.

1.10. Научно-технические документальные материалы СНТД подлежат периодической проверке наличия не реже одного раза в пять лет, а также в тех случаях, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документальных материалов (пожаров, стихийных бедствий, аварий и т.д.).

Проверкой наличия технических материалов устанавливается правильность учета, ведения инвентарных книг, каталогов и других видов научно-справочного аппарата, выявляются материалы, не внесенные в инвентарные книги, не подлежащие хранению или требующие реставрации, вскрываются недостатки в порядке выдачи материалов для использования и т.д.

1.11. Для осуществления проверки наличия руководитель организации назначает приказом специальную комиссию, которая составляет акт о результатах проверки, представляемый на утверждение руководителю организации или его заместителю.

В акте проверки наличия научно-технических материалов фиксируются результаты проверки: количество единиц, числящихся по учетным данным, количество единиц, не обнаруженных при проверке и причины их отсутствия, а также дается общая характеристика состояния материалов и т.д.

1.12. При реорганизации или ликвидации организации с передачей ее функций другой организации последняя принимает в СНТД научно-технические документальные материалы ликвидируемой организации вместе с научно-справочным аппаратом к ним (инвентарные книги, каталоги и др.).

Ликвидационная комиссия, назначаемая приказом руководителя организации, составляет акт сдачи-приема, к которому прилагается акт проверки наличия научно-технических документальных материалов.

1.13. При ликвидации организации без передачи ее функций другой организации, научно-технические документальные материалы, хранящиеся в СНТД вместе со справочным аппаратом, к ним передаются в вышестоящую организацию или сдаются в упорядочном виде в государственный архив по согласованию с соответствующим архивным учреждением.

1.14. При смене начальника (заведующего) СНТД для приема-передачи документации создается специальная комиссия.

Приемо-сдаточный акт на документацию утверждается руководителем организации.

При приеме-передаче должно быть проверено наличие и состояние научно-технической документации, а также научно-справочного аппарата.

Порядок проверки (сплошной или выборочной) предусматривается в приказе о назначении нового начальника (заведующего) СНТД.

1.15. Ответственность за сохранность, упорядочение, учет, использование и соблюдение установленного порядка уничтожения научно-технической документации, не подлежащей хранению, возлагается на руководителя организации и начальника (заведующего) СНТД.

1.16. Лица, виновные в незаконном уничтожении научно-технической документации или проявившие халатность по службе, следствием чего явилась гибель или порча документации, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

1.17. Через год после своего образования организации обязаны встать на учет в архивном учреждении по месту их деятельности и заполнить в двух экземплярах бланк паспорта по форме ЦСУ № 2, один из которых высылается в соответствующий государственный архив научно-технической документации к 1-му декабря текущего года.

1.18. Сведения об образовании организации, ее переименованиях, изменении подчиненности даются при первичном представлении паспорта; в дальнейшем указываются изменения в наименовании организации и ее подчиненности, происшедшие в течение года к моменту очередного составления паспорта.

Раздел 2. СОСТАВ И ВИДЫ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.1 Научно-техническая документация подразделяется на следующие основные группы:

а) научно-исследовательская документация;

б) проектно-планировочная документация в области капитального строительства;

в) конструкторская документация;

г) технологическая документация;

д) документация по изобретательству и рационализации;

е) специальная документация.

2.2. Научно-технические документы в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяются на следующие виды: оригиналы, подлинники, дубликаты, копии, эскизы.

Оригиналы — документы, предназначенные для выполнения по ним подлинников. Выполняются на любом материале.

Подлинники — документы, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий и имеющие подлинные подписи.

Подлинниками могут быть оригиналы, фотокопии, типографски отпечатанные документы, оформленные подлинными подписями.

Дубликаты — копии подлинников, идентичные последним, выполняются на любом материале, позволяющем снятие с них копий.

Дубликатами являются:

• фотодубликаты на фотокальке, фототехнической пленке в позитивном изображении и в масштабе подлинника;
• диазодубликаты, изготовленные на диазокальке в позитивном изображении в масштабе подлинника;
• микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой) и негативном или позитивном уменьшенном изображении;
• электродубликаты на кальке или другой прозрачной основе в масштабе подлинника.

Копии — документы, идентичные подлиннику или дубликату и предназначенные для разработки, эксплуатации и ремонта изделия.

К копиям относятся: светокопии, фотокопии, микрокопии, микрофотокопии и др.

Эскизы — документы, предназначенные для разового использования в производстве. Выполняются на любом материале.

Эскизы могут быть оригиналами, подлинниками, дубликатами, копиями.

2.3. Научно-исследовательская документация создается в процессе проведения научно-исследовательских работ, отображает теоретическое и практическое решение научных проблем и внедрение их в производство.

2.4 Основными видами научной документации являются:

• отчеты по научно-исследовательским, опытно-конструкторским, опытно-теоретическим работам и экспериментально-проектным работам (итоговые, этапные, промежуточные, информационно-аналитические);
• заключения и отзывы по научно-исследовательским и экспериментальным работам;
• рецензии и аннотации на научно-исследовательские и опытные работы;
• паспорта, регламенты, рефераты на научно-исследовательские работы;
• монографии, диссертации и отзывы на них;
• рукописи неопубликованных научных статей;
• научно-методические (научно-технические) задания;
• программы научно-исследовательских работ;
• отчеты, доклады, справки о работе научных экспедиций;
• отчеты, доклады о заграничных научных и технических командировках специалистов;
• технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и другие.

2.5. Структура и правила оформления отчетов по научно-исследовательским работам (НИР) устанавливаются ГОСТом «Отчет о научно-исследовательской работе. Общие требования».

Отчеты НИР включают следующие элементы: титульный лист; список исполнителей; реферат; содержание (оглавление); перечень сокращений, символов и специальных терминов с их определениями; основная часть; список литературы, в том числе перечень использованных патентных материалов; приложения.

2.6. Проектными документальными материалами в области капитального строительства устанавливается внешний вид, конструкция, технико-экономические показатели и стоимость проведения работ по строительству и реконструкции городов и др. населенных пунктов, по строительству и реконструкции промышленных предприятий, гидротехнических сооружений, железных дорог, зданий, промышленных сооружений и других объектов.

2.7 Проектно-планировочная документация в области капитального строительства подразделяется на:

а) проектно-планировочную документацию по городскому и гражданскому строительству;

б) проектную документацию по промышленному строительству и реконструкции объектов;

в) технические документы по типовому проектированию.

2.8. К проектно-планировочной документации в области капитального строительства относится следующая текстовая и графическая документация: задание на проектирование (плановое задание, проектное задание), архитектурно-планировочное задание, техническое задание, технико-экономическое обоснование, пояснительные записки, технические условия на проектирование, техническое описание, чертежи, рисунки, расчеты, графики, диаграммы, таблицы, альбомы комплектов чертежей и стандартных деталей, паспорта, иллюстративный материал (планшеты, макеты, фотоальбомы), материалы инженерных изысканий (планы местности, геологические разрезы и т.п.), сметная документация (сметы, сводные и объектные сметы, сметно-финансовый расчет, единичные расценки, калькуляции) и т.д.

2.9. Состав проекта устанавливается в соответствии с ведомственными инструкциями <*> и уточняется с учетом эталонов проекта, разработанных Министерствами и ведомствами, применительно к особенностям отдельных отраслей промышленности и видов строительства.

---

<*> Инструкция по составлению проектов и смет по строительству жилых, культурно-бытовых, коммунальных, торговых и прочих зданий непромышленного характера. М.-Л., 1940;

Инструкция по проектированию и строительству промышленных предприятий в условиях военного времени. М., 1941 г.;

Инструкция по составлению проектов и смет по промышленному строительству. М., 1950;

Инструкция по составлению проектов и смет по промышленному и жилищно-гражданскому строительству. М., 1952;

Инструкция по составлению проектов и смет по промышленному и жилищно-гражданскому строительству. М., 1956.

Инструкция по разработке проектов и смет для промышленного строительства. СН-202-62. М., 1962;

Инструкция по составлению проектов организации строительства в стадии проектного задания и технического проекта. М., 1966;

Временная инструкция по разработке проектов и смет для промышленного строительства. СН-202-69. М., 1969;

Временная инструкция по разработке проектов и смет для жилищно-гражданского строительства. М., 1970;

Инструкция по типовому проектированию промышленного строительства. СН-227-70. М., 1970;

Инструкция по разработке проектов и смет для строительства за границей при техническом содействии СССР. СН-219-70. М., 1970.

2.10 Проектирование объектов промышленного строительства осуществляется в две стадии:

технический проект, рабочие чертежи; или в одну стадию — технорабочий проект.

2.11. В задании на проектирование указываются: район, пункт и площадка строительства, режим работы предприятия, номенклатура продукции и мощность производства по основным видам, основные источники обеспечения предприятия сырьем, водой, газом, электроэнергией, намечаемое расширение предприятия, здания или сооружения, намечаемые сроки строительства и размер капитальных вложений; основные технико-экономические показатели, данные для проектирования объектов жилищного и культурно-бытового строительства, требования по разработке вариантов технического проекта и его частей, стадийность проектирования.

2.12 Технический проект промышленного предприятия, здания и сооружения, как правило, состоит из следующих частей:

общая пояснительная записка, технико-экономическая часть, генеральный план и транспорт, технологическая часть, организация труда и системы управления производством, строительная часть, организация строительства, сметная часть, жилищно-гражданское строительство.

2.13 В состав рабочих чертежей промышленных зданий и сооружений входят:

• заглавный лист с перечнем чертежей;
• чертежи генплана с нанесенными на них подземными и надземными коммуникациями, транспортными путями и необходимыми данными по вертикальной планировке; благоустройству и озеленению территории;
• привязанные к местным условиям строительства чертежи типовых и повторно применяемых экономичных проектов;
• архитектурно-строительные чертежи планов этажей, фасадов, разрезов, интерьеров, фундаментов под здание и оборудование, чертежи нетиповых несущих и ограждающих конструкций, узлов, изделий и деталей со спецификациями;
• технологические чертежи планов и разрезов;
• схемы технологических трубопроводов, сетей и устройств энергоснабжения и электроосвещения, автоматизации, связи, водопровода и канализации, отопления и вентиляции, газоснабжения и др. чертежи;
• перечни примененных стандартов, нормалей и чертежей типовых конструкций, узлов и деталей;
• паспорта проектов на отдельные объекты и т.д.

2.14. В состав технорабочего проекта входят только рабочие чертежи и данные, которых нет в типовых и повторно применяемых экономичных индивидуальных проектах (пояснительная записка с технико-экономическими показателями и др. данными, схема генерального плана, перечень типовых и повторно применяемых экономичных проектов, изменения и дополнения в связи с привязкой их к местным условиям и сводная смета).

2.15. Проектирование объектов жилищно-гражданского строительства осуществляется в 2 стадии — технический проект и рабочие чертежи или в одну стадию — технорабочий проект и охватывает следующие виды проектирования: проекты застройки, проекты привязки, индивидуальные проекты, проекты для экспериментального строительства, типовые проекты.

2.16. В задании на проектирование объектов жилищно-гражданского строительства, в общем случае, содержатся необходимые исходные данные об особых условиях строительства (сейсмичность, вечная мерзлота, горные выработки, группа просадочности и т.п.). Стадийность проектирования, типы жилых домов и квартир, назначение и типы общественных зданий; приводятся основные требования к конструктивному решению отделки зданий и сооружений, требования к благоустройству; дается характеристика инженерного и технологического оборудования; очередность разработки отдельных зданий, входящих в состав комплексов и сроки строительства и др. данные.

К заданию на проектирование прилагаются исходные данные: о геологических и гидрогеологических условиях участка строительства, материалы топогеодезической съемки участка, ТУ на присоединение к высшим инженерным сетям и т.д.

2.17. Технический проект жилых и общественных зданий и сооружений состоит из следующих частей: архитектурно-строительная (включающая и проектные материалы по инженерному оборудованию, технологии, организации строительства и проч.) с пояснительной запиской; сметы и технико-экономические показатели, иллюстративной материал.

2.18. Сметная документация к техническому (технорабочему проекту) на строительство жилых и общественных зданий и сооружений включает в свой состав: сводку затрат с пояснительной запиской к проекту в целом или сводные сметы на отдельные жилые дома, здания и сооружения, а также комплексы общественных зданий и сооружений или только на первую очередь строительства.

2.19. Рабочие чертежи делятся на части: архитектурно-строительная, отопление и вентиляция, водоснабжение и канализация, газоснабжение, системы автоматизации санитарно-технических устройств, электрооборудование, слаботочные устройства.

2.20. В состав технорабочего проекта входит весь комплект проектных материалов, входящих в стадию «рабочие чертежи», иллюстративный материал и проект организации строительства.

2.21. Типовые проекты разрабатываются в целях применения при проектировании экономически обоснованного числа зданий и сооружений с оптимальным количеством типоразмеров строительных конструкций заводского изготовления.

Типовые проекты жилых и общественных зданий и сооружений разрабатываются на основе серийного метода проектирования в соответствии с планами типового проектирования.

Для удобства использования типовые проекты группируются в классификационные серии каталогов.

2.22. Состав типового проекта на стадии технический проект: архитектурно-строительная часть с пояснительной запиской; сметы и технико-экономические показатели (сопоставление основных технико-экономических показателей типового проекта с показателями аналогичных экономично запроектированных и осуществленных строительством зданий и сооружений), иллюстративный материал.

2.23. Состав типового проекта на стадии рабочие чертежи: общая часть (для выбора вариантов и осуществления привязки); чертежи архитектурно-строительной части, отопления и вентиляции, водоснабжения и канализации, газоснабжения, системы автоматизации и санитарно-технических устройств, электрооборудования, слаботочных устройств; сметы.

2.24. В технорабочий проект входит вся проектная и сметная документация, разрабатываемая на стадиях «технический проект» и «рабочая документация», а также иллюстративный материал.

2.25. Проекты застройки микрорайонов, кварталов и комплексов общественных зданий разрабатываются на основе утвержденного проекта детальной планировки и эскиза застройки.

2.26. В состав технического проекта застройки первой очереди входят: генеральный план застройки, охватывающий все очереди строительства, включая типы зданий и сооружений, сети обслуживания, схемы общеплощадочных инженерных сетей и благоустройства с указанием технико-экономических показателей; ситуационный план с размещением проектируемого строительства; чертежи вертикальной планировки, благоустройства и озеленения территории, сетей водоснабжения, канализации, газоснабжения, электроснабжения освещения и т.д.; чертежи привязки типовых или повторно применяемых индивидуальных проектов; иллюстративный материал; сметная документация, пояснительная записка, содержащая основные технико-экономические показатели.

2.27. На стадии «рабочие чертежи» проекта застройки осуществляется разработка рабочих чертежей генерального плана застройки территории на топографическом плане; разбивочного чертежа зданий, сооружений, дорог; чертежей инженерных сетей и благоустройства; рабочих чертежей проектов привязки типовых или повторно применяемых индивидуальных проектов.

2.28. Проекты для строительства жилых и общественных зданий и сооружений с применением типовых и повторно применяемых индивидуальных проектов и проектов для экспериментального строительства) (проекты привязки) разрабатываются для конкретной строительной площадки.

2.29. Состав проекта привязки на стадии технический проект: общая часть типового проекта жилого или общественного здания (при ее отсутствии — паспорт и листы привязки типового проекта или аналогичная документация повторно применяемого индивидуального проекта); чертежи архитектурно-планировочных и конструктивных изменений, а такие изменений в части инженерного оборудования; архитектурно-планировочные чертежи с внутриплощадочными и инженерными сетями и благоустройством; проект организации строительства; сметная документация; пояснительная записка.

2.30. В состав рабочих чертежей входят: комплект рабочих чертежей применяемого проекта; дополнительные чертежи, связанные с изменением архитектурно-планировочных и конструктивных решений; архитектурно-планировочные чертежи с внутриплощадочными инженерными сетями и благоустройством; паспорт цветового решения фасадов.

2.31. В состав технорабочего проекта привязки входит общая часть типового проекта жилого или общественного здания или паспорт и листы привязки типового проекта; эскиз цветового решения фасадов; проект организации строительства; сметная документация; пояснительная записка, а также вся документация, разрабатываемая на стадии «рабочие чертежи» при двухстадийном проектировании.

2.32. Состав проекта экспериментального строительства на стадиях «технический проект» и «рабочие чертежи» аналогичен составу индивидуального проекта жилых и общественных зданий на этих же стадиях.

2.33. Проектирование типовых конструкций, чертежей типовых архитектурных и монтажных деталей, типовых проектных решений, комплексных типовых проектов для строительства промышленных предприятий, зданий и сооружений ведется в соответствии с «Инструкцией по типовому проектированию для промышленного строительства» СН 227-70. М., 1970.

2.34. В задание на проектирование комплексных типовых проектов предприятий, зданий и сооружений указываются проектные организации, участвующие в разработке проекта; стадии разработки; назначение и основные характеристики проектируемого предприятия, требования к технологии производства и оборудованию; область применения проекта; условия энергоснабжения, теплоснабжения, водоснабжения и т.д.; особые условия строительства; архитектурно-художественные требования и др.

2.35. Комплексные типовые проекты и типовые проектные решения (типовые секции, пролеты, технологические линии, участки и т.д.) разрабатываются в одну стадию: технорабочий проект или в 2 стадии: технический проект и рабочие чертежи.

2.36. Состав комплексного типового проекта предприятия, здания и сооружения на стадии «технический проект»: пояснительная записка, технологическая часть, строительная часть.

2.37. В состав рабочих чертежей комплексного типового проекта входит: пояснительная записка, чертежи: технологические, архитектурно-строительные, санитарно-технические, электротехнические и т.д., сметы, составленные по рабочим чертежам, паспорт.

2.38. Технорабочий проект состоит из: пояснительной записки с технико-экономическими показателями, схемой генплана и рекомендациями по организации строительства; рабочих чертежей; смет, составленных по рабочим чертежам; паспорта.

2.39. В задании на проектирование чертежей типовых конструкций указывается стадия разработки, организации, участвующие в разработке чертежей; назначение и основные характеристики; указания по расчету и конструированию, условия для определения технико-экономических показателей и др.

2.40. Разработка чертежей типовых конструкций проводится в 2 стадии: техническое решение, рабочие чертежи.

2.41. В состав технических решений типовых конструкций входит пояснительная записка, чертежи конструкций и узлов сопряжения их.

2.42. На стадии рабочие чертежи разрабатывается комплект рабочих чертежей конструкции для каждого типоразмера: чертежи общего вида, элементов, деталей и узлов, с пояснительной запиской, а также спецификации материалов и изделий.

2.43. Чертежи типовых архитектурных и монтажных деталей разрабатываются в одну стадию — рабочие чертежи.

В состав рабочих чертежей входят комплекты рабочих чертежей для отдельных частей зданий и сооружений, вспомогательные материалы для проектирования (назначение, номенклатура, область применения деталей, указания по применению чертежей и др.), паспорта.

2.44. Конструкторской документацией определяется состав и устройство изделия; в ней содержатся все необходимые данные для его изготовления; контроля, приемки, эксплуатации и ремонта.

2.45. Под изделием понимается любой предмет или набор предметов производства, подлежащих изготовлению на предприятии <*>.

---

<*> См. ГОСТ 2.101-68.

В зависимости от их назначения изделия подразделяются на:

• изделия основного производства, предназначенные для реализации;
• изделия вспомогательного производства, предназначенные для собственных нужд предприятия.

Виды изделий: детали, сборочные единицы, комплексы, комплекты.

Сборочная единица — изделие, составные части которого подлежат соединению между собой сборочными операциями (свинчиванием, сочленением, сваркой и т.п., например: автомобиль, станок);

Комплекс — два и более специфицированных изделия, не соединенных на предприятии-изготовителе сборочными операциями, но предназначенных для выполнения взаимосвязанных эксплуатационных функций, например: поточная линия станков.

Комплект — два и более изделия, не соединенных на предприятии-изготовителе сборочными операциями и представляющих набор изделий, имеющих общее эксплуатационное назначение вспомогательного характера, например: комплект измерительной аппаратуры.

2.46. Состав и виды конструкторских документальных материалов, регламентируются ГОСТами единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

2.47. Конструкторская документация на изделия всех отраслей промышленности разрабатывается последовательно на следующих стадиях <*>:

• Техническое задание;
• Техническое предложение (П);
• Эскизный проект (Э);
• Технический проект (Т);
• Рабочие чертежи.

---

<*> См. ГОСТ 2.103-68. До этого ГОСТа не было стандарта, устанавливающего стадии разработки документации и порядок присвоения ей литера.

На стадии «рабочие чертежи» последовательно разрабатывается рабочая документация на опытный образец (опытная партия) (О), установочную серию (А), установившееся серийное или массовое производство (Б).

Разрабатывается также рабочая документация индивидуального производства (И), предназначенная для разового изготовления одного или нескольких изделий.

В «Техническом задании» определяются основные технические исходные данные, предъявляемые к разрабатываемому изделию.

2.48 Виды конструкторских документов <*>:

• чертеж детали;
• сборочный чертеж;
• чертеж общего вида;
• теоретический чертеж;
• габаритный чертеж;
• монтажный чертеж;
• схема;
• спецификация;
• ведомости: спецификации, ссылочных документов, покупных изделий, согласования применения покупных изделий, держателей подлинников, технического предложения, эскизного проекта, технического проекта;
• пояснительная записка;
• технические условия;
• программа и методика испытаний;
• таблица;
• расчет;
• эксплуатационные документы;
• ремонтные документы;
• патентный формуляр;
• карта технического уровня и качества изделия.

---

<*> См. ГОСТ 2.102-68.

2.49. В полный комплект конструкторских документов изделия (в общем случае) входят документы, составленные на все изделия в целом и документы на все составные части данного изделия.

В состав каждой стадии разработки изделия (техническое предложение, эскизный проект, технический проект, рабочие чертежи) в зависимости от характера, назначения или условий производства входит лишь часть конструкторских документов.

Вместе с тем для каждой стадии проектирования изделия обязательна разработка некоторых конструкторских документов.

Так на стадии «техническое предложение» обязательно составляется ведомость технического предложения и пояснительная записка, на стадии «эскизный проект» — ведомость эскизного проекта и пояснительная записка.

На стадии «технический проект» обязательна разработка чертежа общего вида изделия, ведомости технического проекта и пояснительной записки.

На стадии «рабочие чертежи» составляются документы отдельно на детали, сборочные единицы, комплексы, комплекты.

На детали обязательно разрабатывается чертеж детали, на сборочные единицы — сборочный чертеж и спецификация, на комплексы и комплекты — спецификации.

2.50. Технологической документацией определяется технологический процесс изготовления изделия промышленного производства или производственный процесс строительства зданий, сооружений и других объектов.

2.51. К технологическим документальным материалам относятся: технологические карты; чертежи приспособлений, оборудования и инструмента; графики работы цехов и бригад; технические условия на изготовление, монтаж, эксплуатацию и ремонт; типовые технологические схемы; рабочие пусковые инструкции; технологические инструкции; расчетно-пояснительные записки; регламенты технологического процесса; спецификации основного технологического оборудования; нормативные материалы, планы размещения оборудования и рабочей силы и др.

2.52. Состав и виды технологической документации регламентируются ГОСТами Единой системы технологической документации СССР.

2.53. Виды технологических документов: маршрутная карта, операционная карта, карта эскизов и схем, спецификация технологических документов, технологическая инструкция, материальная ведомость, ведомость технологической оснастки <*>.

---

<*> См. ГОСТ 3.1102-70.

2.54. Технологические документы разрабатываются в 2-х стадиях: предварительный проект; рабочая документация.

Рабочая документация составляется отдельно для опытного образца (опытная партия), установочной серии и установившегося серийного или массового производства.

2.55. В полный комплект технологических документов изделия, в общем случае, входят технологические документы, относящиеся к данному изделию в целом и технологические документы на все составные части этого изделия.

Номенклатура технологических документов на каждой стадии зависит прежде всего от характера или условий производства изделия. Так на стадии «предварительный проект» разрабатываются следующие виды документов: маршрутная карта, операционная карта, спецификация технологических документов, технологическая инструкция и прочие документы; не разрабатываются такие документы, как карта эскиза и схем, материальная ведомость, ведомость технологической оснастки.

Вместе с тем для каждой стадии обязательна разработка некоторых видов документов. Для стадии «опытный образец» обязательно составление маршрутной карты; для стадии «установочная серия» — маршрутной карты и спецификации технологических документов; для стадии «установившееся серийное производство» — маршрутные карты, спецификации технологических документов и ведомости технологической оснастки.

2.56 К документальным материалам по изобретательству и рационализации относятся:

• изобретения и рационализаторские предложения (принятые и отклоненные);
• заключения и отзывы по изобретениям и рацпредложениям;
• авторские свидетельства и патенты на изобретение;
• решения о выдаче или отказе авторского свидетельства или патента на изобретение;
• заявочные материалы (заявление автора, описание изобретения и др.);
• сводные доклады, обзоры и отчеты по внедрению изобретений и рационализаторских предложений и степени их эффективности.

2.57. При проектировании объектов капитального строительства создаются некоторые виды специальной документации, откладывающиеся в проектных организациях и не поступающие в специальные фонды:

• материалы по изысканиям в строительстве (полевые журналы, нивелировочные книжки, журналы буровых работ с эскизами и геологической документацией, планшеты геосъемок, журналы по описанию пройденных работ и др. документация);
• профили местности, планы топографической съемки натурных объектов зданий и сооружений;
• материалы топогеодезической съемки участка строительства;
• данные о геологических и гидрогеологических условиях участка строительства и др. виды документации.

Раздел 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ (ПРИЕМ, УЧЕТ, ОФОРМЛЕНИЕ, ОПИСАНИЕ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ)

3.1. Прием научно-технической документации из структурных подразделений организации в СНТД рекомендуется производить в комплектном виде (полный проект, часть проекта, имеющая самостоятельное значение).

3.2. При приеме документальных материалов составляется акт-опись (Приложение № 1).

Акт-опись составляется производственным отделом в двух экземплярах. Один экземпляр возвращается в структурное подразделение, другой остается в СНТД.

Акты-описи хранятся в хронологическом порядке их составления.

3.3 При приеме подлинников проверяется:

• наличие подлинных подписей должностных лиц;
• пригодность для хранения, многократного снятия копий, микрофильмирования;
• правильность заполнения угловых штампов и титульных листов;
• комплектность научно-технической документации в соответствии со спецификациями или другими препроводительными документами.

3.4. Отчеты по темам НИР, ОКР и ОТР принимаются на хранение в подлиннике и хранятся в СНТД в двух экземплярах (подлинник и светокопия).

3.5. За единицу учета научно-технической документации в СНТД принимается: для графической документации принимается лист чертежа, приведенного к формату 11; для текстовой документации — сброшюрованный том или папка.

3.6. Принятые в СНТД документальные материалы учитываются в инвентарных книгах.

Инвентарные книги заполняются на основании данных угловых штампов чертежей и титульных листов сброшюрованных учетных единиц.

Инвентарные книги ведутся отдельно на:

• чертежи и текстовые документы на кальке;
• отчеты по темам (калька и машинопись);
• типовые проекты;
• светокопии (альбомы чертежей, отчеты по темам);
• микрофотокопии;
• материалы сторонних организаций;
• научно-технические материалы для служебного пользования.

3.7. Отчеты по темам вносятся в инвентарную книгу по мере поступления, в порядке возрастания архивных номеров.

Инвентарная книга содержит следующие графы:

• номер по порядку;
• архивный номер;
• название отчета;
• шифр темы;
• отдел (лаборатория);
• руководитель темы;
• количество листов (текстового и графического материала отдельно);
• дата поступления;
• примечание.

3.8. Запрещается регистрировать в одной инвентарной книге отчеты и др. виды научной документации, а также в различных инвентарных книгах — отчеты по каждой лаборатории (отделу) организации с самостоятельной нумерацией в каждой книге.

3.9. Регистрация проектной документации в инвентарной книге производится по мере поступления проекта, по маркам. В пределах каждой марки под своим отдельным инвентарным номером регистрируется каждый чертеж или текстовой документ.

3.10 Инвентарная книга на проектную документацию содержит следующие графы:

• номер по порядку;
• инвентарный номер;
• дата поступления;
• название и шифр объекта;
• стадия;
• марка;
• номер листа;
• наименование чертежа;
• примечание.

3.11. Принятые подлинники конструкторской и технологической документации, регистрируются полистно в инвентарной книге, которая содержит следующие графы:

• инвентарный номер;
• дата поступления;
• обозначение, согласно принятой в организации системы индексации;
• количество листов;
• формат;
• наименование документа;
• кем выпущен;
• подпись о приеме в СНТД;
• примечание.

Для регистрации конструкторских документов на изделия основного и вспомогательного производства ведутся отдельные инвентарные книги.

3.12. Допускается ведение инвентарных книг по видам производства. В этом случае каждой инвентарной книге присваивается порядковый номер в пределах инвентарных книг данного вида.

3.13. На каждый конструкторский документ, которому присвоен инвентарный номер, составляют карточку учета.

Для документации вспомогательного и индивидуального производства карточки учета могут не заводиться.

3.14. Копии конструкторских документов, изготовленные организацией-разработчиком (отдельные листы, папки, альбомы) в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются по инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам и в карточках учета копий.

3.15. Копии конструкторских документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

3.16. Под оформлением научно-технических документальных материалов в СНТД понимается описание на обложках, этикетках ящиков и шкафов с чертежами и другими видами технических документов, нумерация листов сброшюрованных учетных единиц, составление заверительных надписей, внутренних описей и т.д.

3.17. Внутри сброшюрованной учетной единицы производится полистная нумерация листов.

Дополнительная нумерация подлинников чертежей, хранящихся в развернутом виде, не производится. Чертежи группируются в порядке возрастания их обозначений и индекса организации-разработчика.

Копии чертежей нумеруются черным карандашом в правом верхнем углу сложенного по формату чертежа.

Номера листов расчетно-текстовых материалов ставятся черным карандашом или нумератором в правом верхнем углу лицевой стороны листа, и на фотокопиях — в левом верхнем углу оборотной стороны.

3.18. На отдельном листе бумаги в конце каждой сброшюрованной учетной единицы составляется заверительная надпись, в которой указываются отдельно: количество пронумерованных листов текста, графики, фото; подпись лица, производившего нумерацию, дата.

3.19 Складывать и брошюровать подлинники не рекомендуется.

Копии чертежей складываются так, чтобы штамп чертежа оказался на лицевой стороне сложенного листа в правом нижнем углу.

3.20. Каждая папка (альбом) для хранения учетных единиц должны иметь светлую твердую обложку. Описание на обложке производится тушью или черными чернилами.

3.21. Титульный лист отчета по теме оформляется согласно ГОСТ «Отчет о научно-исследовательской работе. Общие требования».

3.22. Описание на обложке машинописных экземпляров и светокопий отчетов рекомендуется проводить по специальной трафаретке. Постоянные элементы описания могут быть отпечатаны на трафаретке типографским способом, все остальные — выписываются от руки тушью чертежным шрифтом.

3.23. На обложку каждой сброшюрованной учетной единицы выносят те же данные, что и на титульном листе, кроме исполнителей.

3.24 В угловом штампе чертежа содержатся следующие сведения:

• наименование министерства или ведомства, в ведении которого находится организация-разработчик;
• наименование организации-разработчика и ее местонахождение;
• стадия разработки;
• отдел, выпустивший чертеж;
• наименование объекта;
• название чертежа;
• дата;
• инвентарный номер;
• шифр;
• марка;
• номер листа чертежа;
• подписи исполнителей.

При необходимости согласования чертежей слева от углового штампа помещается штамп согласования.

Над угловым штампом могут даваться: перечень всех чертежей, входящих в состав данной марки, примечания, условные обозначения и т.п. в зависимости от специфики организации.

3.25 На каждую марку составляется внутренняя опись, в которой указывается:

• порядковый номер;
• название чертежа;
• производственный номер;
• примечание.

3.26 На обложку каждой папки для хранения графического материала выносятся следующие данные:

• название объекта;
• стадия проектирования;
• шифр объекта;
• индекс марки;
• вид документов.

3.27. Чертежи нетиповых изделий, элементов конструкций и узлов, эскизы нестандартизированного оборудования, заказные спецификации, разрабатываемые для объектов комплекса, но комплектуемые отдельно от чертежей марок проектов, оформляют в виде брошюр, именуемых сериями.

В каждой брошюре должно быть не более 100 листов.

В сериях чертежей нетиповых изделий, элементов конструкций и узлов должно быть не менее 10 листов, при меньшем объеме материала его включают непосредственно в комплекты соответствующих марок проектов.

3.28. Текстовая часть проекта состоит из титульного листа, оглавления, текстового материала, а также различных приложений табличного и графического характера.

3.29 Титульный лист содержит следующие данные:

• наименование министерства или ведомства, в ведении которого находится организация;
• наименование организации-разработчика;
• название проекта (части);
• шифр;
• стадия;
• архивный номер;
• название отдела-исполнителя;
• фамилии должностных лиц;
• дата выпуска.

На обложку выносятся те же данные, кроме названия отдела-исполнителя и фамилий должностных лиц.

3.30. Проект может состоять из нескольких томов, в каждом из которых после титульного листа помещается перечень всех томов, который раскрывает состав данного проекта и состоит из следующих компонентов: номер тома, название тома, исполнитель (головная организация или субподрядчик), название составных частей проекта каждого тома.

3.31 В угловом штампе чертежа содержатся следующие элементы:

а) наименование изделия, документа, его шифр;

б) название чертежа;

в) порядковый номер листа;

г) общее количество листов документа;

д) наименование или различительный индекс предприятия, выпустившего документ;

е) фамилии лиц, подписавших документ (подписи лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль, являются обязательными);

ж) дата подписания документа;

з) инвентарный (архивный) номер;

и) подпись сотрудника СНТД, ответственного за приемку;

к) дата приемки;

л) записи о внесении изменений в чертеж;

м) ссылка на документ, послуживший основанием для внесения изменений;

н) подпись лица, копировавшего чертеж;

о) обозначение формата листа;

п) литера.

Кроме этих данных, в штампе чертежа могут указываться еще ряд служебных производственных отметок, например название отдела выпустившего чертеж, дата выпуска чертежа и т.д.

3.32. Ко всем текстовым конструкторским документам составляется титульный лист, который является первым листом данного документа и содержит следующие элементы:

а) наименование министерства или ведомства, в систему которого входит организация, разработавшая документ;

б) наименование организации-разработчика;

в) должность и подпись лица, согласовавшего документ от организации-заказчика (в левой части поля), должность и подпись лица, утвердившего документ от организации-разработчика (в правой части поля);

г) наименование изделия и документа в соответствии с основной надписью на заглавном листе документа;

д) обозначение документа (крупным шрифтом);

е) должности и подписи лиц, ответственных за выпуск документа;

ж) год выпуска документа.

Полное наименование изделия на титульном листе в основной надписи и при первом упоминании в тексте документа должно быть одинаковым с наименованием его в основном конструкторском документе.

3.33. Рисунки и фотографии к текстовым конструкторским документам располагаются или по тексту документа, или в конце его, или даются в виде отдельного документа.

Приложение оформляется как продолжение текстового документа на последующих его листах или выпускается в виде отдельного документа.

Каждое отдельное приложение должно начинаться с нового листа с указанием в правом верхнем углу слова «приложение» и иметь тематический заголовок. При наличии нескольких приложений к одному текстовому конструкторскому документу все они нумеруются арабскими цифрами. При выпуске приложения отдельными документами на титульном листе под наименованием и в основной надписи в графе «обозначение» под наименованием документа указывается слово «приложение», а если их несколько — указывают также его порядковый номер.

3.34. При поформатном хранении конструкторской документации на этикетках ящиков указываются крайние инвентарные номера чертежей.

3.35. При хранении конструкторской документации по изделиям на этикетках ящиков указывают наименование и шифр изделия.

3.36 Светокопии подбираются в альбомы и в папки в следующей последовательности:

а) спецификация изделия, по которой комплектуются документы;

б) документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);

в) спецификации составных частей изделия и документы основного комплекса составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений);

г) чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия и всех составных частей (в порядке возрастания обозначений).

3.37. При большом объеме документов их разделяют на рационально выбранные части и комплектуют в несколько томов (альбомов).

Каждый альбом имеет твердую картонную обложку, на которой обозначают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра альбома.

3.38. Титульный лист альбома светокопий содержит те же данные, что и титульный лист подлинных документов.

3.39. В СНТД чертежи на кальках хранятся отдельно от сброшюрованных учетных единиц и светокопий.

Аннулированные научно-технические документы хранятся отдельно от действующих.

Для предохранения калек от повреждения при светокопировании и пользовании, края калек рекомендуется окантовывать специальной лентой на машинке.

3.40. Подлинные конструкторские документальные материалы, как правило, хранятся в развернутом виде в выдвижных ящиках или на скалках. Рекомендуется укладывать в каждый ящик не более 200 листов формата 11, 100 листов формата 22, 24 и 50 листов формата 44.

Допускается хранение калек в рулонах на стеллажах.

3.41. Подлинная проектная документация может храниться как в развернутом виде в выдвижных ящиках, так и в сложенном виде в коробках или в твердых папках вертикально, однако так, чтобы кальки находились в несжатом состоянии.

3.42. Сброшюрованные учетные единицы хранятся на стеллажах в вертикальном положении.

3.43 Отчеты по темам хранятся в порядке возрастания архивных номеров.

3.44. Проектная документация хранится по проектам, объектам, отдельным частям (маркам), а внутри каждой марки — в порядке возрастания инвентарных (архивных) номеров.

3.45. Подлинники конструкторских документов хранятся поформатно в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого формата и индекса предприятия-разработчика.

Подлинники могут храниться также поформатно в пределах индекса изделия, а в пределах каждого формата — в порядке возрастания обозначений.

Возможна форма хранения подлинников в порядке возрастания обозначений документов без учета их форматов, но в пределах индекса изделия.

Если подлинник документа выполнен на нескольких листах разных форматов, то все листы хранятся вместе с листом большего формата <*>.

---

<*> См. ГОСТ 2.501-68 ЕСКД.

3.46. Копии конструкторской документации хранятся полистно или в сброшюрованном виде (папки, альбомы). Копии в альбомах и папках складываются на формат 11 или 12. Копии документальных материалов, полученных от других организаций, хранятся в порядке возрастания инвентарных номеров комплектов <**>.

---

<**> См. ГОСТ 2.501-68 ЕСКД.

3.47. Документальные материалы СНТД являются частью информационного фонда организации; используются непосредственно сотрудниками самой организации, представителями сторонних организаций по вопросам совместно проводимых научно-исследовательских, проектно-конструкторских и строительно-монтажных работ, исследователями по проблемам истории науки и техники, студентами и диссертантами.

3.48. Научно-техническими документальными материалами, хранящимися в СНТД, могут пользоваться все сотрудники организации.

Лицам, не являющимся сотрудниками организации, документальные материалы выдаются для ознакомления только в помещении СНТД по письменным запросам заинтересованных организаций и с разрешения директора организации — держателя документальных материалов.

3.49. Подлинники документальных материалов для пользования в отделы не выдаются.

Подлинники документальных материалов выдаются только:

• для изготовления дубликатов;
• для внесения изменений при наличии оформленного «Извещения об изменении»;
• для снятия светокопий по наряду, подписанному начальником отдела и начальником (заведующим) СНТД.

Контрольные экземпляры (светокопии) документов выдаются сотрудникам организации на срок не более 5 дней.

При необходимости задержать материалы свыше этого срока, они должны быть предъявлены для перерегистрации. СНТД могут затребовать возвращения взятых документов ранее установленного срока.

3.50. При получении документальных материалов абонент обязан проверить их состояние, комплектность и расписаться в их получении в своем формуляре.

3.51. Передача полученных документальных материалов другим лицам запрещается.

3.52. При возвращении документальных материалов сотрудники СНТД обязаны проверить их состояние, комплектность, расписаться в абонементной карточке и погасить расписку лица в его присутствии.

3.53. В научно-технических документах запрещается делать какие бы то ни было пометки, записи, изымать отдельные листы, чертежи, фотоснимки, схемы и заменять их другими, а также вносить изменения без оформления «Извещения об изменении» в соответствии с действующими в организации нормативными положениями.

3.54. При выездах в командировки, уходе в отпуск или при увольнении сотрудники организации обязаны сдать в СНТД полученные ими документы.

3.55. На каждого сотрудника, пользующегося документальными материалами, заводится формуляр библиотечного образца, который располагается в картотеке по алфавиту фамилий абонентов.

3.56. На каждый выданный технический документ помимо формуляра составляется контрольная карточка (см. Приложение № 2).

После возвращения документа запись о выдаче в карточке погашается, а карточка остается в контрольной картотеке.

Карточки в контрольной картотеке располагаются в порядке возрастания архивных номеров.

3.57. В отдельных случаях СНТД могут высылать подлинники научно-технических документов другим организациям, подчиненным тому же министерству, ведомству на основании письменных запросов во временное пользование на срок не более 3-х месяцев, но с разрешения руководства организации-разработчика и после обязательного согласования с научным руководителем или ответственным исполнителем.

3.58. Передача научно-технических документальных материалов во временное пользование другим организациям оформляется «актом приема-передачи» (см. Приложение № 3).

3.59. «Акт приема-передачи» составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации — держателе подлинников, а второй — передается одновременно с передаваемыми документами организации-получателю.

Акты хранятся в СНТД передающей и принимающей организации.

3.60. Организация — получатель документальных материалов во временное пользование должна оставить в организации, передающий документальные материалы, гарантийное письмо, которое составляется по произвольной форме.

3.61. Организация, выдавшая документальные материалы во временное пользование, имеет право контролировать условия их хранения и использования.

3.62. При возвращении документальных материалов в СНТД проверяются их состав и физическое состояние.

В случае отсутствия или повреждения документов заведующий (начальник) СНТД в присутствии представителя организации, использовавшего материалы, составляет акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется руководителю организации, которой были выданы материалы, для принятия мер к розыску утраченных или восстановлению поврежденных документов, а также для наложения взысканий на виновных; другой экземпляр акта докладывается руководителю организации — держателю подлинников.

3.63. Утеря и неисправимые повреждения документальных материалов отмечаются в инвентарной книге в графе «Примечания» со ссылкой на дату акта и оговариваются в заверительной надписи сброшюрованной единицы хранения.

3.64. Запрещается опубликование в открытой печати сведений, полученных из документальных материалов во временное пользование, а также делать ссылки на них без письменного разрешения организации, составившей эти материалы, или ведомства, которому эта организация подчинена.

3.65. Конструкторские организации могут передавать свои документальные материалы на постоянное хранение в период серийного или массового производства предприятиям-изготовителям. Передаваться могут подлинные документальные материалы, дубликаты или учтенные копии этих документов со всеми поправками по извещениям об изменениях, сделанных к началу передачи.

3.66. В ОТД (БТД) организации, передающей конструкторские документальные материалы на постоянное пользование, в инвентарных книгах делается отметка о передаче подлинников, а на всех оставляемых экземплярах копий ставится штамп «Подлинник в ОТД (БТД)...» с указанием различительного индекса предприятия-изготовителя, которому переданы подлинники. Все функции по дальнейшему учету, хранению, изменению и использованию подлинников возлагаются на предприятие-изготовитель, получившее подлинники.

3.62. СНТД совместно с отделом научно-технической информации принимает участие в подготовке к изданию информационных бюллетеней, перечней ежемесячных поступлений документальных материалов, экспресс-информаций, сборников, каталогов, трудов, библиографических обзоров, перечней аннотаций и других видов справочников. Научно-техническая документация экспонируется на выставках и в музеях, используется на лекциях по распространению технических и научных знаний и т.д.

Раздел 4. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ

4.1. Правильная организация научно-справочного аппарата в СНТД является необходимым условием для эффективного использования научно-технических документальных материалов, рациональной организации практической работы сотрудников и четкой постановки информационной службы.

4.2. Научно-справочный аппарат СНТД состоит из комплексов научно-справочных каталогов, различных карточек <*>, описей, указателей, перечней, тематических обзоров и информационно-справочной литературы, издаваемой самими организациями.

---

<*> Примерные формы каталожных карточек см. Приложения № 4, 5, 6.

4.3. Систематизация карточек в каталогах производится в соответствии с разработанной в организации схемой классификации или отраслевым классификатором.

4.4. Научно-справочные каталоги отражают состав документальных материалов организации и различаются по широте охвата, назначению, видам отражаемых документальных материалов, способу группировки документов, форме выполнения.

4.5. По способу группировки документов каталоги делятся на предметные, алфавитные, систематические, инвентарные, номерные (нумерационные), объектные, предметно-систематические, тематические;

по видам отражаемых документальных материалов — каталоги карт, специальных видов технических документов, фотодокументов и т.п.;

по назначению каталоги бывают служебными, справочными и исследовательскими;

по форме выполнения существует каталоги карточные, книжные, перфокарт.

4.6. В систематическом каталоге карточки группируются по отраслям деятельности, с которыми связано содержание документов, внутри отраслей по подотраслям, далее — проблемам, комплексам или группам.

4.7. В карточке систематического каталога отражается содержание документа, техническая характеристика, основные технические показатели или степень внедрения в производство, а также то новое, что было применено при разработке данного проекта или научной работы.

4.8 Порядок заполнения основных граф карточек следующий:

в графе «наименование отрасли» указывают, какая проблема, отрасль деятельности нашла наиболее полное отражение в описываемом проекте или научной работе;

в графе «наименование вышестоящей организации» указывают наименование министерства или ведомства, которое является по отношению к данной организации утверждающей организацией;

в графе «наименование организации-разработчика» приводят полное наименование организации;

в графе «шифр» проставляют шифр комплекса, объекта, научной работы по классификатору;

в графе «архивный номер» проставляют номер проекта, марки, изделия, сборочной единицы по инвентарной книге;

в графе «наименование проекта (изделия)» указывают полное их наименование;

в графе «техническая характеристика» указывают краткие сведения о проектируемом объекте или изделии, приводят основные технические показатели, указывают, какие новшества применены;

в графе «дата выпуска» указывают дату выпуска последней партии чертежей проекта, изделия;

в графе «отдел» указывают наименование отдела, разработавшего данный проект, научную разработку.

В последующих графах указывают подлинные или копийные материалы, общий объем в листах, количество листов текстовых и графических материалов, количество листов кальки, диазокальки, светокопии, машинописи, количество листов фото, количество кадров микрофильмов, количество машинописных листов.

4.9. В организациях машиностроительного профиля систематический каталог строится по разделам классификатора, где рубриками являются группы классификатора.

Карточки заполняются на каждое изделие и расставляются внутри рубрик в порядке возрастания обозначений сборочных единиц (узлов, деталей) или инвентарных номеров (номеров регистрации по инвентарной книге). В карточке должны содержаться следующие данные: № модели, полное наименование изделия, наименование отдела; дата выпуска откорректированных чертежей, количество листов чертежей.

4.10. В научно-исследовательских организациях систематический каталог строится по УДК, а внутри — по алфавиту наименований научных работ. В карточке, кроме общих для всех видов документов сведений, указывают номер государственной регистрации, присвоенный во Всесоюзном научно-техническом информационном центре.

4.11. В карточках предметного и предметно-тематического каталога отражается содержание документа, техническая характеристика или показатели. Карточки группируются по видам объектов, темам и подтемам научных работ.

Основными рубриками каталога должны быть наименование отделов организации или темы научных работ.

4.12. Составление предметно-тематических каталогов для проектной документации наиболее удобно для организаций, проектирующих объекты промышленного и гражданского значения.

Основными рубриками предметно-тематических каталогов в организациях указанного профиля являются виды комплексов или отдельных зданий и сооружений. Карточки в таком каталоге составляют на каждую часть (марку) проекта и систематизируют внутри основных рубрик в логической последовательности по значимости данной конкретной марки проекта.

4.13. В научно-исследовательских организациях предметно-тематический каталог строится по наименованиям тем, а внутри — по наименованиям вопросов, относящихся к той или иной теме.

4.14. В некоторых организациях возможно составление систематическо-предметных каталогов, в которых основные разделы расположены по схеме классификации (т.е. в систематическом порядке), а входящие в эти разделы предметные рубрики — в алфавитном порядке.

4.15. В алфавитном каталоге названия научных работ и других научно-технических документальных материалов располагаются в алфавитном порядке фамилий авторов или наименований организации.

Внутри алфавитных рубрик карточки располагаются по алфавиту наименований работ.

Если руководителей работ или ответственных исполнителей несколько, карточки составляются на каждого руководителя и на каждого ответственного исполнителя.

4.16. В объектном каталоге карточки располагаются по наименованиям промышленных комплексов (подкомплексов) <*>, входящих в них объектов (зданий, сооружений) и систематизируются в соответствии с принятой схемой классификации. Карточки заполняются на каждый проект (комплекса, подкомплекса) и на каждую часть (марку) проекта.

---

<*> Под термином «промышленный комплекс» подразумевается группа промышленных предприятий, комплекс транспорта, связи, энергетики, сельского хозяйства, водохозяйственного строительства. Под термином «комплекс» в гражданском строительстве подразумевается населенный пункт, микрорайон, крупное учебное заведение, крупное спортивное сооружение, культурно-бытовое предприятие, санаторный комплекс, зона отдыха и т.п.

Каждую часть комплекса, состоящую из зданий, сооружений промышленного предприятия (фабрики, завода), ряда зданий, сооружений, объединенных общим целевым назначением, рассматривают как подкомплекс.

В карточке, кроме общих для всех каталогов граф, должны быть предусмотрены такие графы, как «шифр комплекса (подкомплекса)», «шифр объекта», «местонахождение комплекса (подкомплекса)», «местонахождение объекта», «состав проекта», «стадия проектирования», «дата выпуска».

Карточки объектного каталога систематизируются по номерам объектов, по алфавиту их наименований и по алфавиту наименований географических пунктов, в которых расположены объекты.

4.17. «Привязка» типовых проектов со всеми коммуникациями помещается в объектный каталог, вместе с карточками на материалы того объекта, для которого она выполнена. В этом случае, а также в случае, если организации занимаются типовым проектированием, в объектном каталоге может быть образована самостоятельная рубрика «типовые проекты», подрубриками которой выступают, например марки зданий и сооружений из определенных строительных материалов или серии типов строительства. Может быть создан самостоятельный каталог типовых проектов.

4.18. В объектно-географическом каталоге основными рубриками являются наименования географических пунктов, в которых расположены объекты.

Карточки в указанном каталоге в пределах каждого географического пункта систематизируются по номерам объектов.

4.19. В предметно-географическом каталоге карточки систематизируются по вопросам и проблемам, а внутри — по наименованиям географических пунктов местонахождения объектов.

4.20. В контрагентских каталогах (или каталогах сторонних организаций) карточки располагаются по алфавиту наименований организаций, принимавших участие в проектировании того или иного объекта или в разработке определенной научной работы. Внутри указанных рубрик карточки могут располагаться по одной из рубрик объектного, тематического или географического каталога.

4.21. В организациях, в которых откладываются специальные виды научно-технических документальных материалов (фотографии, карты, материалы изысканий и т.п.) рекомендуется составлять специальные каталоги карт, фотодокументов и др. специальных видов. В проектных организациях, ведущих проектирование в области архитектуры, создаются предметно-тематические каталоги фотодокументов или фототеки.

На каталожной карточке фототеки содержатся следующие графы:

• наименование утверждающей организации;
• наименование организации-проектировщика;
• шифр проекта;
• тип здания, сооружения (жилой дом, промышленное здание и т.п.);
• наименование проекта (конкретного здания);
• местонахождение объекта проектирования;
• руководитель проекта;
• дата окончания разработки проекта;
• дата окончания постройки;
• архивный № проекта;
• номера негативов (служащие поисковыми данными);
• размер фото;
• содержание фото;
• аннотация;
• примечания.

На каталожную карточку фототеки наклеивают фотографию здания, сооружения, которая будет отображать архитектурную и искусствоведческую сторону.

Аннотация архитектурного сооружения должна состоять из описания внешнего вида этого объекта как инженерного сооружения.

Каталоги фототек, как правило, должны быть комбинированными. Каталожную карточку составляют в трех экземплярах: одна карточка располагается по наименованию здания, сооружения, вторая — по его местонахождению, третья — по автору.

4.22. Важная роль в организации научно-справочного аппарата в СНТД принадлежит также указателям. Наиболее распространенными являются указатели авторов, наименований организаций-соразработчиков, географические, тематические, топографические и др.

Раздел 5. ЭКСПЕРТИЗА НАУЧНОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

5.1. Научно-техническая документация, образовавшаяся в результате деятельности организации, имеет неравнозначную научно-историческую ценность и практическое значение.

С целью определения научно-исторической и практической ценности научно-технической документации проводится экспертиза ее ценности.

Для проведения работы по экспертизе и отбору научно-технической документации на государственное хранение, а также выделению к уничтожению не имеющей научно-исторического и практического значения подлинной и копийной научно-технической документации в организациях создаются постоянно действующие Экспертные Комиссии (ЭК).

ЭК создается единая для проведения экспертизы научно-технической документации и документации общего делопроизводства организации.

5.2. ЭК назначается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных специалистов, хорошо знакомых с составом и содержанием документальных материалов и основными направлениями деятельности организации, в составе председателя и 8 — 10 членов. В число членов ЭК в обязательном порядке включаются начальник (заведующий) и один из сотрудников СНТД, являющийся секретарем ЭК, а также лицо, ответственное за ведение делопроизводства в организации (см. Приложение № 7).

5.3. Председателем ЭК назначается один из ведущих специалистов организации (зам. директора по научной части, ученый секретарь, главный инженер, зам. главного инженера, главный конструктор, зам. главного конструктора).

5.4. ЭК работает по плану, который рассматривается Научным (Научно-техническим) Советом организации, перед которым ЭК отчитывается один раз в год. План работы ЭК утверждается руководством организации.

5.5. Заседания ЭК проводятся периодически по мере надобности, но не реже одного раза в год и оформляются протоколами (см. Приложение № 8).

При рассмотрении научно-технической документации или документации общего делопроизводства на заседании ЭК присутствуют члены ЭК, представляющие соответствующие структурные подразделения.

5.6. Решения ЭК принимаются большинством голосов и согласовываются с руководителем организации.

ЭК является совещательным органом. Ее решения, касающиеся отбора документации на государственное хранение или уничтожение, вступают в силу после согласования с руководителем организации и утверждения Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения.

5.7. К работе ЭК привлекаются специалисты-разработчики, имеющие непосредственное отношение к конкретному проекту, конструкторской разработке или исследованию, а также сотрудники структурных подразделений, в которых откладывается документация общего делопроизводства (планового отдела, бухгалтерии, отдела кадров и др.).

5.8. Работа членов ЭК и привлеченных специалистов является важной частью научно-производственной деятельности организации, включается в план работы организации и в индивидуальные планы членов ЭК и сотрудников, привлеченных к работе ЭК организации.

5.9 Экспертная Комиссия выполняет следующие задачи:

а) организует и проводит совместно с привлеченными специалистами и сотрудниками СНТД непосредственную работу по экспертизе ценности и отбору документальных материалов на государственное хранение, временное хранение и выделению к уничтожению документации, утратившей практическое значение;

б) участвует в составлении Перечней проектов, проблем (тем). Рассматривает их на своих заседаниях, согласовывает с руководителем организации и представляет на утверждение ЭПК архивного органа;

в) участвует в составлении проектов ведомственных и отраслевых перечней научно-технических документальных материалов со сроками хранения, номенклатуры дел организации, методических пособий и инструкций.

Проекты ведомственных и отраслевых перечней научно-технических документальных материалов со сроками хранения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.

Номенклатура дел утверждается руководителем организации и согласовывается с архивным учреждением;

г) разрабатывает Положение об Экспертной Комиссии данной организации на основании типового Положения и настоящих Правил и согласовывает его с руководителем организации и архивным учреждением;

д) рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документальных материалов, не установленных действующими Перечнями и вносит их на рассмотрение в Центральную Экспертно-проверочную комиссию (ЦЭПК) ГАУ при Совете Министров СССР;

е) организует розыск недостающих документальных материалов;

ж) консультирует сотрудников СНТД и оказывает им необходимую помощь в работе.

5.10. Председатель и один из членов ЭК присутствуют в качестве докладчиков при рассмотрении перечней, сдаточных описей, описей, отборочных списков и актов на заседании ЭПК архивного учреждения или ЦЭПК.

5.11 Экспертная Комиссия имеет право:

а) привлекать к своей работе сотрудников структурных подразделений;

б) привлекать при возникновении затруднений в экспертизе отдельных категорий документов специалистов и консультантов из других организаций, а также работников архивных учреждений;

в) запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые при проведении экспертизы ценности документальных материалов.

5.12 Экспертиза ценности научно-технической документации организации проводится в два этапа:

• составление Перечней проектов, проблем (тем), документальные материалы которых подлежат передаче на госхранение;
• экспертиза ценности документальных материалов по выбранным объектам.

5.13. Перечни проектов, проблем (тем), документальные материалы которых подлежат передаче на государственное хранение, представляются на утверждение ЭПК архивного учреждения в двух экземплярах вместе с протоколом заседаний ЭК организации и Перечней (списком) всех проектов и проблем (тем).

5.14. Экспертиза научной и практической ценности документальных материалов организации предполагает всестороннее комплексное <*> их изучение на основе принципов и критериев, разработанных советским архивоведением для определения политического, научного, исторического и практического значения документации.

---

<*> Под комплексным изучением документальных материалов организации понимаются одновременное изучение всей научно-технической документации, документации общего делопроизводства, материалов личных фондов крупных специалистов данной организации.

5.15 Целью экспертизы научной и практической ценности научно-технических документальных материалов является:

• обеспечение сохранности документов, представляющих научно-историческую ценность и отбор их на государственное хранение;
• обеспечение сохранности документов, не представляющих научно-исторической ценности, но имеющих временное справочное значение с целью использования их в производственной деятельности организации;
• выявление документальных материалов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение и, в связи с этим, не подлежащих дальнейшему хранению.

5.16. Экспертизе ценности подвергается вся научно-техническая документация, созданная организацией с момента ее образования, включая документацию предшественников, хранящуюся в данной организации.

5.17. При определении научной и практической ценности научно-технических документальных материалов руководствуются инструкциями и указаниями ГАУ при Совете Министров СССР, «Методическими указаниями по экспертизе научной и практической ценности технических документальных материалов. Примерным Перечнем технических документальных материалов с указанием сроков и мест хранения» (М., 1956), «Перечнем научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР» (М., 1969), «Положением о порядке и сроках передачи всесоюзными и центральными отраслевыми органами научно-технической информации, научно-исследовательскими организациями документации, имеющей историческое значение, Центральному государственному архиву научно-технической документации СССР» (М., 1966), ГОСТами, инструкциями ЦГАНТД СССР и республиканских научно-технических архивов, ведомственными и отраслевыми перечнями научно-технических документальных материалов со сроками хранения и настоящими Правилами.

5.18. Научно-историческая и практическая ценность научно-технической документации устанавливается путем просмотра и изучения непосредственно самих документальных материалов, а также изучения научно-справочного аппарата (инвентарные книги, описи, каталоги, картотеки), исторических справок, бюллетеней о составе научно-технической документации, архивоведческой и специальной литературы, юбилейных изданий и др.

Нельзя проводить оценку документации только по названиям проектов, конструкторских и научных разработок.

5.19. Научно-технические документальные материалы, не представляющие научно-исторической ценности, но имеющие практическое значение, хранятся временно в течение сроков возможного использования этих материалов, затем отбираются к уничтожению в установленном настоящими Правилами порядке.

5.20. Светокопии и другие копии чертежей и копии текстовых документальных материалов, как самой проектной организации так и контрагентских проектных организаций, разработанные до 1946 года, по миновании в них практической надобности, уничтожаются в установленном настоящими Правилами порядке.

Документальные материалы, разработанные после 1946 года, по миновании в них практической надобности, выделяются к уничтожению и оформляются внутренним актом.

Внутренний акт составляется по произвольной форме.

Наряду с формальными данными о времени составления акта, состава комиссии, в акте указывается: шифр, название документов, производственный номер, название организации-разработчика, дата выпуска, основание для отбора к уничтожению, количество документов и др. данные, подлежащие по мнению комиссии включению в акт.

Акт подписывается членами ЭК и утверждается руководителем организации.

5.21. Если в процессе проведения экспертизы ценности научно-технической документации обнаружится неполнота состава документальных материалов по важнейшим проектам или научным разработкам, должны быть приняты меры к отысканию этих материалов.

В случае ненахождения документации, ЭК должна дать аргументированное объяснение неполноты состава документальных материалов организации в исторической справке или в специальной объяснительной записке.

5.22. Отбор научно-технической документации на государственное хранение производится в хронологическом порядке от более ранних, к более поздним разработкам.

5.23. При наличии документальных материалов, которые не отвечают по своему содержанию статьям «Перечня научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР» (М., 1969), отбор на государственное хранение этих материалов проводится путем непосредственной их оценки ЭК организации в соответствии с ведомственными и отраслевыми перечнями научно-технической документации со сроками хранения и настоящими Правилами.

5.24 Основными принципами отбора научно-технической документации на государственное хранение являются:

• исторический подход, всесторонняя и комплексная оценка документальных материалов;
• установление состава научно-технической документации, отражающей возникновение, развитие и осуществление новых технических идей;
• сохранение оптимального объема документации при максимальной полноте сведений о важнейших этапах развития науки и техники.

5.25 Отбор научно-технической документации на государственное хранение производится на основании следующих критериев:

• принципиальной новизны решения научно-технической проблемы в конкретной отрасли науки, техники, строительства, производства;
• влияния научно-технической идеи на развитие смежных областей науки, техники и производства;
• эффективности и объема промышленного применения научно-технической идеи;
• степени реконструкции (модификации) объекта;
• времени и места создания документов;
• значения организации, в деятельности которой образовались документальные материалы;
• автографичности, юридической силы, подлинности, дублетности, поглощенности, физического состояния документов и полноты их сохранности.

5.26. Научно-техническая документация в зависимости от полноты и степени ее сохранности отбирается на государственное хранение в виде подлинников или заменяющих их копий. Изображение и основа копий должна обеспечивать их долговременную сохранность и изготовление четких копий.

Примечание: Копии отбираются на государственное хранение, если не сохранились подлинники или физическое состояние подлинников не обеспечивает снятие с них четких копий.

5.27. На государственное хранение отбираются все виды научно-технических документов, если на них имеются автографы выдающихся представителей науки и техники.

5.28. Материалы, характеризующие историю создания особо важных объектов и конструкторских разработок, научные поиски и открытия, раскрывающие творческую лабораторию выдающихся деятелей науки и техники или содержащие сведения, которые могут быть использованы в новых работах, отбираются на государственное хранение даже при наличии подлинников этих материалов.

5.29. На научно-исследовательскую документацию организации составляется Перечень (список) всех разработанных проблем (тем) за весь период существования организации, который составляется по хронологическому принципу.

5.30. Из Перечня (списка) всех разработанных организацией проблем (тем) выбираются важнейшие законченные и апробированные на практике проблемы (темы), представляющие научно-исторический интерес, и включаются в «Перечень проблем (тем), документация по которым подлежит передаче на государственное хранение» (см. Приложение № 9).

Перечень составляется по хронологическому или тематическому принципу.

5.31. В Перечень включаются проблемы (темы), связанные с решением важнейших научно-технических проблем определенного периода времени; разработки, предусмотренные постановлением правительства и требующие проведения комплексных научных исследований; работы, связанные со значительным экономическим эффектом от их внедрения в производство и др.

5.32 На государственное хранение отбираются:

• отчеты по законченным темам НИР, ОКР, ОТР с приложениями к ним;
• промежуточные отчеты, полностью не поглощенные итоговыми или содержащие информацию, имеющую научную ценность и не повторяющуюся в других документальных материалах (например информацию об астрономических, метеорологических наблюдениях и т.п.);
• этапные отчеты, представляющие собой самостоятельное научное значение, затрагивающие уникальные проблемы, или составленные крупными деятелями науки и техники;
• промежуточные и этапные отчеты (особенно до 1946 г.) при отсутствии итоговых отчетов по теме;
• первичная научная документация за ранние годы, содержащая ценные, не поглощенные сводным отчетом по теме сведения или существенно дополняющая отчет.

5.33. На государственное хранение отбираются также диссертации, паспорта, регламенты, научно-методические (научно-технические) задания, программы НИР, заключения экспертов, аннотации, отчеты о заграничных научных и технических командировках, материалы научных экспедиций и другая научная документация, относящаяся к отобранным на государственное хранение отчетам.

5.34. На уничтожение отбираются поглощенные итоговым отчетом промежуточные и этапные отчеты по темам.

5.35. На проектную документацию организации составляется Перечень (список) всех проектов, разработанных за весь период существования организации.

5.36. Перечень (список) всех проектов составляется по картотекам по хронологическому признаку.

В Перечне указывается: название объекта, стадия проектирования, время создания, автор-разработчик, субподрядные организации. В примечании оговариваются степень сохранности документации по объекту, ее физическое состояние, основа, на которой сохранились документальные материалы.

5.37. Из Перечня (списка) всех проектов выбираются проекты индивидуального проектирования, представляющие научно-исторический интерес, документальные материалы которых должны поступить на государственное хранение.

5.38. При выборе проектов, документальные материалы которых должны поступить на государственное хранение, надо исходить из:

• значимости объекта в комплексе сооружений определенной отрасли науки и техники;
• роли объекта в производстве;
• значимости объекта строительства в зависимости от назначения, роли и масштаба деятельности организации-разработчика;
• специфики отрасли.

5.39. На государственное хранение отбирается научно-техническая документация по завершенным объектам строительства, не нашедшим практического применения проектам, в которых отражены передовые для своего времени технические решения, а также отдельным типовым проектам каждого типа здания или промышленного сооружения, отражающим этапы типового проектирования.

5.40. Отобранные на государственное хранение проекты включаются в «Перечень проектов, документальные материалы которых подлежат государственному хранению» (см. Приложение № 10), который составляется по хронологическому или хронологически-тематическому принципу.

5.41. При экспертизе ценности документации, отобранных на государственное хранение проектов, следует исходить из специфических особенностей проектирования:

• наличия типового и индивидуального проектирования;
• стадийности проектирования;
• наличия в составе проектов материалов генпроектировщика и субподрядных организаций.

5.42. При экспертизе ценности проектной документации необходимо учитывать внутренний состав технических документов по стадиям в зависимости от времени разработки проектов.

5.43. Отбираемая на государственное хранение проектная документация должна дать возможность изучения по ней основных принципов построения объекта, его основных технических параметров и т.д.

5.44. На государственное хранение может отбираться дополнительно к основной стадии (проектное задание, технический проект) и часть рабочих чертежей оригинальных частей сооружения, а также некоторые виды чертежей эскизного проектирования и т.д.

5.45. При отборе научно-технической документации промышленных комплексов (заводов, комбинатов) основное внимание уделяется документации технологической части проекта. Могут быть отобраны и другие части проекта в зависимости от специфики проектного решения объекта.

5.46. На государственное хранение отбирается научно-техническая документация типовых проектов, впервые разработанных в определенные хронологические периоды развития отечественного проектирования.

В позднейших проектах — только отдельные виды документов, представляющие исторический интерес (например материалы «привязки»).

5.47. На конструкторскую документацию организации составляется Перечень (список) проектов (изделий, машин, механизмов и т.п.), разработанных за весь период существования организации.

Перечень (список) составляется по картотекам по хронологическому признаку, в нем указывается: название проекта (изделия), стадия проектирования, время создания, автор-разработчик, соразработчик, степень сохранности документации по каждому проекту.

5.48. Из Перечня (списка) всех проектов выбираются проекты изделий, машин, механизмов, станков, агрегатов, аппаратов <*> и т.п., представляющих научно-исторический интерес, документальные материалы которых поступят на государственное хранение.

---

<*> В дальнейшем, вместо слов «изделия, машины, механизмы, станки, агрегаты и т.п.» употребляется слово «Изделие».

5.48. При выборе проектов изделий промышленного производства на государственное хранение учитывается степень модификации изделия. Если в результате модификации изделие претерпело значительное конструктивное изменение, то оно рассматривается как новое изделие.

5.49 На государственное хранение отбирается документация:

• по внедренным в производство изделиям серийного, массового и индивидуального производства, наиболее полно характеризующие уровень развития науки и техники;
• изделий, содержащих на время их создания принципиальную новизну решений технических проблем;
• не нашедших практического применения изделий, в которых отражены передовые для своего времени конструктивные решения.

5.50. Отобранные на государственное хранение проекты изделий включаются в «Перечень проектов, документальные материалы которых подлежат государственному хранению» (см. Приложение № 10), который составляется по хронологическому или хронологически-тематическому принципу.

5.51. При экспертизе ценности конструкторской документации, отобранных на государственное хранение проектов (изделий), следует руководствоваться ГОСТами, нормалями и ведомственными инструкциями в зависимости от времени разработки изделия.

5.52. При экспертизе конструкторской документации особое внимание уделяется документации по конструкторским разработкам на стадии рабочего проектирования.

При наличии конструкторской документации на опытные образцы, опытные серии, установочную серию, установившееся серийное производство на стадии «рабочие чертежи» на государственное хранение отбирается только документация установившегося серийного производства.

По некоторым отраслям возможен отбор и других видов конструкторской документации (например теоретических чертежей, кинематических схем) в зависимости от специфики отрасли.

5.53. Принципы проведения экспертизы технологической документации, не входящей в состав проектов, те же, что и для проектно-конструкторских документальных материалов.

5.54. На государственное хранение отбираются технологические документальные материалы, отражающие новые технологические процессы, методы организации производства и труда, экономии материалов и т.д.; чертежи универсального технологического оснащения для механической обработки деталей, сборки изделий (приспособления, инструмент, штампы, стапеля и др.), которые могут применяться на нескольких заводах; технологическая оснастка, отличающаяся новизной и совершенством конструкций; технические документы приспособлений улучшений процессов и др., если автору было выдано авторское свидетельство или удостоверение рационализатора.

Раздел 6. ОФОРМЛЕНИЕ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, ОТОБРАННОЙ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ, И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ЕЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

6.1. Отобранная на государственное хранение научно-техническая документация формируется в архивную единицу хранения, под которой понимается комплект, том, папка чертежей и других документов, а также отдельный чертежный лист, если он не подлежит объединению с другими документами.

В одну единицу хранения объединяются документальные материалы, относящиеся к одной стадии или части проекта (объекта).

Документальные материалы одной стадии или какой-то определенной части проекта, значительных по объему объектов могут составлять несколько единиц хранения. Документальные материалы небольших по объему частей проекта могут объединяться в одну единицу хранения.

В каждой единице хранения должно быть не более 50 листов чертежей, приведенных к «формату», равному формату 11.

6.2. На обложку каждой единицы хранения, сброшюрованной в том или заключенной в папку, выносятся следующие элементы:

• наименование вышестоящей организации;
• наименование организации-разработчика;
• наименование структурного подразделения;
• заголовок;
• производственный индекс (шифр) проекта или темы;
• дата;
• количество листов.

На обложке проставляется вверху справа и внизу слева номер сдаточной описи и порядковый номер ед. хр. по описи.

Обложки должны быть светлыми, надписи — только черной тушью.

6.3. Наименование организации пишется полностью в именительном падеже в верхней части обложки, в скобках указывается принятое сокращенное наименование. Если наименование организации менялось, то на обложку ед. хр. выносится наименование организации того периода времени, когда были разработаны документальные материалы.

6.4 В заголовок единицы хранения выносятся следующие элементы:

а) для проектной документации — название проекта (объекта), стадии проекта, части, наименование отдельных видов технических документов;

б) для конструкторской документации — название проекта (изделия), стадии; наименование группы, сборочной единицы (узла), отдельных видов технических документов;

в) для отчетов по теме — название темы, отчета, этап работы.

При описании единиц хранения на обложке не допускается изменение первоначального названия проекта, темы, отчета.

При описании ед. хр. индивидуальных проектов обязательно указывается местонахождение объекта (город, улица), а при описании типовых проектов — их серия. К названию проекта добавляется слово «типовой». Стадия проекта указывается с новой строки с большой буквы.

С новой строки пишется название части проекта, входящей в состав описываемой ед. хр. и номер тома, если ед. хр. состоит из нескольких томов.

При описании проектов «привязки» типовых проектов обязательно после названия проекта в скобках указывается ее принадлежность к определенному типовому проекту; при описании отчетов по теме кроме названия отчета выносится также фамилия руководителя темы и ее исполнителей.

6.5. Каждая единица хранения должна быть полистно пронумерована. Нумерация листов валовая, в случае пропуска порядкового номера, можно проставлять с номером букву «а», «б», «в» и т.д.

6.6. На каждом листе чертежа проставляется номер ед. хр. по сдаточной описи и через дробь порядковый номер чертежа по внутренней описи.

Номер ед. хр. и порядковый номер проставляется на чертежах в левом нижнем углу с оборотной стороны углового штампа; на картах, планшетах, фотокопиях — в левом верхнем углу с оборотной стороны простым черным карандашом.

6.7. На графическую проектно-конструкторскую документацию каждой ед. хр. на отдельных листах составляется внутренняя опись (См. Приложение № 11).

6.8. В конце каждой ед. хр. на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов, должность и фамилия сотрудника, проводившего нумерацию, подпись и дата.

6.9. Научно-технические документальные материалы, отобранные на государственные хранения, включаются в сдаточную опись.

Сдаточная опись составляется отдельно на проектную, конструкторско-технологическую и научно-исследовательскую документацию и имеет свою индексацию: I П; I К; I Н.

6.10. Сдаточные описи на проектную, конструкторско-технологическую и научно-исследовательскую документацию составляются по форме (см. Приложение № 12 и № 13).

6.11. Ед. хр. включается в сдаточную опись комплексно, т.е. относящиеся к одному и тому же проекту (объекту) или одной теме, отчету, независимо от времени разработки.

6.12. Комплексы ед. хр. проектно-конструкторской документации систематизируются в сдаточной описи по предметно-тематическому признаку. Например, проектно-планировочная документация может быть систематизирована по видам строительства (городскому, гражданскому, промышленному), а внутри каждого вида строительства по стадиям, их частям или по номерам объектов, алфавиту названий объектов и т.п.

Комплексы НИР и ОКР систематизируются по алфавиту названий или по алфавиту фамилий руководителей тем.

Диссертации, монографии, авторефераты систематизируются также как и научные работы.

6.13. В сдаточную опись под отдельным порядковым номером вносится каждая ед. хр., каждый том (часть). Если том последний, то обязательно указывается «последний».

Если к одному проекту относится несколько единиц хранения, то каждая из них должна иметь свой заголовок, но название самого проекта указывается только один раз (перед всеми единицами хранения, относящимися к определенному проекту).

6.14. К сдаточным описям на проектную, конструкторско-технологическую и научно-исследовательскую документацию составляются:

• оглавление;
• предисловие, где дается краткая характеристика, отобранных на госхранение документальных материалов, их полнота, принципы и особенности построения описи, организации-субподрядчики и др. сведения;
• указатели: проектов; конструкторских и научных разработок; именные (авторские); географические; тематические и др.
• список сокращенных слов.

6.15 Научно-техническая документация, не подлежащая передаче на государственное хранение и утратившая практическое значение для организации, включается в отборочный список, который составляется по форме (см. Приложение № 14).

6.16. В отборочный список, в отличие от сдаточной описи, под одним порядковым номером можно включить документальные материалы комплексно (т.е. относящиеся к одной части проекта, сборочной единицы) с указанием общего количества листов (томов) <*>.

---

<*> При обработке документальных материалов сотрудниками хозрасчетного отдела государственного архива указывается общее количество ед. хр.

Однотипные документальные материалы, относящиеся к разным проектам, также могут вноситься в отборочный список под одним порядковым номером (пример: Сметы к проектам за — годы).

Каждая единица хранения научно-исследовательской документации вносится в отборочный список под своим отдельным порядковым номером.

6.17. Отборочный список на проектно-конструкторскую документацию составляется по хронологическому или хронологическо-тематическому принципу, а на научно-исследовательскую документацию — по хронологии, а внутри — в порядке возрастания архивных номеров единиц хранения.

6.18. К отборочному списку составляются: оглавление, предисловие, список сокращенных слов.

6.19. Составленные и надлежащим образом оформленные сдаточные описи и отборочные списки представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения вместе с протоколом заседания ЭК организации.

6.20. На рассмотрение ЭПК поступают одновременно сдаточные описи на все виды научно-технической документации и отборочные списки, составленные за один и тот же период времени.

6.21. При первичном представлении документации на утверждении ЭПК архивного учреждения прилагается историческая справка (см. Приложение № 15), которая составляется на фирменном бланке организации и подписывается председателем и членами ЭК организации.

При последующих представлениях сдаточных описей на утверждение ЭПК архивного учреждения прилагаются только дополнительные сведения о происшедших изменениях в наименовании, структуре, функциях организации и т.д.

6.22. Рассмотрение сдаточных описей и отборочных списков на ЭПК архивного учреждения происходит после ознакомления эксперта архивного учреждения на месте с результатами работы ЭК организации и представления им положительного заключения о документальных материалах, отобранных на государственное хранение и на уничтожение, а также при условии наличия в организации утвержденной номенклатуры дел текущего делопроизводства и заполненного бланка паспорта.

6.23. Сдаточные описи представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения в 5-ти экземплярах, а отборочный список в 2-х экземплярах.

Первые четыре экземпляра сдаточной описи и первый экземпляр отборочного списка остаются в государственном архиве, а остальные утвержденные экземпляры возвращаются в организацию вместе с выпиской из протокола заседания ЭПК архивного учреждения.

6.24. Документальные материалы, отобранные на государственное хранение, до передачи их в государственный архив хранятся в СНТД отдельно от другой документации по порядку номеров по сдаточной описи.

6.25. Документальные материалы, внесенные в сдаточные описи и утвержденные на ЭПК архивного учреждения, исключаются из инвентарных книг, путем проставления в графе «Примечание» — переданы в государственный архив.

Номера уничтоженных документов другим документальным материалам не присваиваются.

6.26. Сдаточные описи, отборочные списки и выписки из протоколов заседания ЭПК архивного учреждения хранятся в СНТД в отдельных папках.

6.27. Документальные материалы, отобранные на уничтожение, сдаются организациям по заготовке вторичного сырья или на бумагоперерабатывающие фабрики.

6.28. Прием научно-технической документации на государственное хранение оформляется «Приемо-сдаточным актом» (см. Приложение № 16), который составляется в 2-х экземплярах.

6.29. Научно-техническая документация передается организацией на государственное хранение после минования в ней практической надобности, но не ранее сроков хранения, указанных в «Перечне научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР». М., 1969.

Архивные учреждения в отдельных случаях могут изменять сроки приема документации на государственное хранение по договоренности с организацией.

6.30. Подготовка, упаковка, перевозка документальных материалов, подлежащих передаче в государственный архив, производится за счет средств организации, сдающей материалы.

Раздел 7. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

7.1. СНТД представляют собой комплекс помещений, приспособленных для хранения, обработки, размножения и использования научно-технических документальных материалов.

7.2. Комплекс помещений СНТД должен соответствовать санитарным и техническим требованиям для обеспечения надлежащего режима хранения документальных материалов на бумажной, пленочной основе и др. материалах.

7.3. В комплекс помещений должны входить: рабочие комнаты для сотрудников, архивохранилища для хранения подлинников и светокопий и читальный зал для исследователей.

Рабочие комнаты должны быть изолированы от помещений архивохранилища и обеспечивать удобные условия труда для сотрудников и исследователей.

7.4. Для обеспечения максимальной сохранности научно-технической документации помещения архивохранилищ должны иметь капитальные стены, зарешеченные окна, обитые железом двери, запасный выход. Помещения архивохранилищ должны содержаться в образцовом порядке, чистоте, исключающих возможность появления пыли, плесени, грызунов.

7.5 В СНТД один раз в месяц должен проводиться санитарный день.

7.6. Помещения архивохранилищ до размещения в них документальных материалов осматриваются специальной комиссией, назначаемой руководителем организации с привлечением представителей Местного Комитета, архивных органов, противопожарной охраны и санитарно-эпидемиологической станции. О степени пригодности помещения составляется акт, один экземпляр которого передается архивному органу. Осмотр состояния помещения проводится периодически через 3 — 5 лет, а также в случаях стихийного бедствия.

7.7. В помещениях архивохранилищ должны поддерживаться оптимальные параметры температуры и влажности.

Для документации на бумажной основе:

температура — +17 — +19 °C;

относительная влажность — 50 — 55%.

Для документов на пленочной основе:

температура — +12 — +16 °C;

относительная влажность — 50 — 60%.

7.8 Температура воздуха измеряется обычными комнатными термометрами.

Относительная влажность воздуха измеряется волосяным гигрометром МВК или гигрометром метеорологическим М-39 (МТРУ 5201-38/62 и ТУ 01-3-59). Правильность показаний приборов устанавливается проверкой их по аспирационному психрометру (ГОСТ 6352-52). Проверка гигрометров производится не реже одного раза в три месяца.

7.9. Содержание вредных примесей в воздушной среде архивохранилища не должно превышать следующие показатели: сернистого газа не более 0,05 мг/куб. м; окислов азота не более — 0,01 кг/куб. м.

7.10. Показатели контрольных измерительных приборов ежедневно фиксируются в специальных регистрационных журналах.

Установка контрольных и измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы монтируются на одном и том же контрольном щитке.

7.11. Освещение в помещениях СНТД может быть естественным и искусственным. В качестве источников искусственного освещения допускаются только лампы накаливания. Нормы искусственного освещения с применением ламп накаливания допускаются:

на стеллажах — 20 люксов,

на рабочем месте — 100 люксов,

в читальном зале — 100 люксов на одно рабочее место.

7.12. Научно-техническая документация должна храниться на металлических стеллажах, металлических или деревянных шкафах, в коробках, папках, переплетах. Документальные материалы должны быть защищены от действия естественного света и солнечных лучей.

7.13. Установка стеллажей производится перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы. Одноярусное расположение стеллажей регламентирует высоту помещения архивохранилища до 2,6 метра. Ширина главных проходов между рядами стеллажей — 120 см, межстеллажных проходов — 75 см. Длина стеллажей не более 8 м. Ширина двухстороннего стеллажа — 75 см. Расстояние между полками по высоте — 40 см. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно быть не менее 15 см, от верхней полки до потолка для воздухообмена — 15 см.

7.14. Особенно ценные документальные материалы хранятся в стационарных железобетонных отсеках — сейфах, оборудованных металлическими стеллажами.

7.15. Научно-техническая документация на бумажной основе (за исключением калек, планшетов — хранящихся в развернутом виде) располагается на стеллажах при вертикальном способе хранения в папках или в виде сброшюрованных томов (альбомов). При горизонтальном способе хранения — в картонных коробках.

7.16. Кальки хранятся в металлических шкафах с дверцами и выдвижными ящиками. Проходы между шкафами следует оставлять не менее 1,75 метра.

7.17. Документальные материалы на пленочной основе хранятся в фильмостатах или специально оборудованных стенных шкафах, металлических герметически закрывающихся шкафах — сейфах с обеспечением внутри микроклиматического режима, соответствующего нормам хранения пленочных материалов.

7.18. Ферромагнитные пленки следует хранить на стеллажах и в шкафах из немагнитных материалов на достаточном отдалении от токонесущей арматуры.

7.19. Для контроля за состоянием документов на пленочной основе должно быть следующее оборудование: монтажный стол, микроскоп для контроля за состоянием микрофотокопий и ферромагнитной пленки, аппараты для чтения и прослушивания документов.

7.20. Электрическая проводка в помещении архива прокладывается в газовых трубах, осветительная аппаратура — полугерметическая или герметическая. Штепсельные розетки для пылесосов и переносных ламп должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах или коробках. Шнуры их заключаются в резиновые шланги. Распределительные щиты, рубильники, предохранители и вентиляционные установки устанавливаются вне помещений архивохранилищ.

7.21. Все помещения СНТД должны быть полностью оборудованы противопожарными средствами защиты. По пожарной опасности помещения архивохранилищ относятся к категории «B» и второй степени огнестойкости. Основным противопожарным оборудованием являются углекислотные огнетушители, установленные из расчета не менее одного на каждые 50 кв. м площади.

Помещения архивохранилищ обеспечиваются противопожарным водоснабжением, питание внутреннего противопожарного водопровода осуществляется двумя вводами. Пожарные краны устанавливаются только на лестничных клетках. При каждом кране необходимо иметь пожарный рукав протяженностью до крайней точки хранилищ.

7.22 В помещениях архивохранилищ запрещается:

• курение;
• пользование открытым огнем (включение электроплит, фонарей, топка печей);
• обрезка светокопий, производство фотокопий, брошюровка и переплетные работы.

7.23. Вход в помещение архивохранилищ разрешается только сотрудникам, работающим в данном хранилище и лицам, осуществляющим контроль за работой СНТД, а также лицам, имеющим специальное разрешение руководителя организации на вход в хранилище.

7.24. Дверь в архивохранилище закрывается на внутренний замок, а в нерабочее время опечатывается или пломбируется. Печать или пломбировочные тиски хранятся у начальника (заведующего) СНТД. Выносить ключи от внутренних дверей и шкафов из архивохранилищ запрещается. Ключ от внешних дверей архивохранилищ в нерабочее время хранится у дежурного по организации.

7.25. Начальник (заведующий) СНТД разрабатывает план эвакуации документальных материалов на случай аварийного положения. С планом эвакуации должны быть ознакомлены все сотрудники.

7.26. В аварийной обстановке (пожар, повреждение трубопроводов и др.) принимаются меры по охране документальных материалов. О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, технического надзора и т.д.).

7.27. При перемещении и транспортировке научно-технических документальных материалов должны быть приняты меры, исключающие механические повреждения документов. Транспортировка должна проводиться с использованием закрытых транспортных средств, что предохранит документальные материалы от высокой влажности и действия света. Документальные материалы должны быть упакованы. Транспортирование документальных материалов навалом запрещается, транспортные средства и тара для перевозки документальных материалов должны быть чистыми.

АКТ-ОПИСЬ научно-технических документальных материалов, передаваемых на хранение в СНТД

Составлен «» __________ 19 года начальником отдела (сектора) ______________________________________________ в том, что _______________________________ отдел передал на хранение в СНТД нижеследующие материалы по объекту (изделию) ______________________________

---

                          (наименование)

№ п/п	Наименование материалов	Шифр (индекс)	Кол-во листов	Формат	Примечание

Всего:

Сдал: Начальник отдела (сектора) _____________________________ (подпись) Принял: Нач-к СНТД _____________________________ (подпись)

Архивный номер	Наименование работы, темы	Фамилия абонента	Дата выдачи

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ N ______ от «» __________ 19 г.

1. ________________________________________________________________________ (наименование организации-разработчика, передающей материал)

2. ________________________________________________________________________ (адрес и телефон организации-разработчика)

3. Передает научно-технические документальные материалы на ________________

---

 (временное пользование, указать срок или постоянное пользование)

---

                      (указать в связи с чем)

4. ________________________________________________________________________ (наименование организации-приемщика)

5. ________________________________________________________________________ (адрес и телефон организации-приемщика)

6.

№ п/п	Производств. индекс (номер)	Архивный номер	Наименование	Автор (отдел)	Дата	Примечание

ПЕРЕДАЛИ: _________________________________________________________________ (подпись предст. организации-разработчика, должность)

Начальник (заведующий) СНТД _______________________________________________ (подпись)

ПРИНЯЛ: ___________________________________________________________________ (подпись представителя организации-приемщика, должность)

Наименование вышестоящей организации		Наименование организации-разработчика Местонахождение	Арх. N
Шифр	Наименование проблемы		Тема N
	Название темы		№ госрегистр.
Дата	Этап		Калька
			Машинопись
Отдел	Аннотация		Светокопия
			Фото
Руководит. темы			К-во л. л.	Кол-во экз.
Примечания

Наименование вышестоящей организации	Наименование организации-проектировщика Местонахождение				Стадия проекта
Шифр	Наименование отрасли				Арх. N
	Комплекс
Объект	Наименование проекта				Инвент. N
	Наименование материала Техническая характеристика
Марка
Отдел					К-во л. л.	К-во экз.
Руководитель					Примечание
Тема	Калька	Чертежи	Расчеты	Сметы
Дата	Светокопия	Текст	Фото	Альбом

Наименование вышестоящей организации			Наименование организации-разработчика Местонахождение			Шифр
Тома N	Арх. N		Стадия	Дата поступления		Отдел
Наименование изделия						Руководитель
Наименование сборочной единицы						Примечание
Наименование чертежа			Техническая характеристика
Калька	Чертежи		Фото	Альбом	Кол-во листов		Кол-во экз.
Светокопия		Текст	Диазокалька	Машинопись

       ____________________________________________________
                     наименование организации

ПРИКАЗ N ____________________________ «» ___________ 19 г.

О создании постоянно действующей Экспертной Комиссии

    Для    определения    научно-исторической   и   практической   ценности
научно-технической  документации,  документации  общего  делопроизводства и
отбора  ее  на  государственное хранение или уничтожение приказываю создать

постоянно действующую Экспертную Комиссию в составе:

1. Гл. инженер (гл. конструктор,
   зам. директора по научной части,
   ученый секретарь) - председатель ЭК          _______________________
                                                          Ф.И.О.

2. Должность сотрудника СНТД -
   (секретарь) - чл. ЭК                         _______________________
                                                          Ф.И.О.

3. Должность сотрудника технического
   отдела - чл. ЭК                              _______________________
                                                          Ф.И.О.

4. Должность сотрудника, отдела (кабинета)
   типового проектирования - чл. ЭК             _______________________
                                                          Ф.И.О.

5. Должность сотрудника отдела организации
   строительства - чл. ЭК                       _______________________
                                                          Ф.И.О.

6. Должность сотрудника
   архитектурно-строительного отдела - чл. ЭК   _______________________
                                                          Ф.И.О.

7. Начальник (заведующий) СНТК - чл. ЭК         _______________________
                                                          Ф.И.О.

8. Должность сотрудника, ответственного
   за делопроизводство - чл. ЭК                 _______________________
                                                          Ф.И.О.

9. Должность сотрудника
   Планового отдела - чл. ЭК                    _______________________
                                                          Ф.И.О.

10. Должность сотрудника канцелярии - чл. ЭК.   _______________________
                                                          Ф.И.О.

11. Гл. бухгалтер - чл. ЭК                      _______________________
                                                          Ф.И.О.

                 Директор _______________________

Примечание: Состав ЭК может быть заменен за счет сотрудников других отделов в зависимости от профиля и специфики организации.

ПРОТОКОЛ N ___________ заседания Экспертной Комиссии ____________ __________________________________________ (название организации)

г. ____________________ N _________________________________________ 196_ г. Председатель тов. _________________________________________________________ Присутствовали члены ЭК т. т. _____________________________________________

---

Приглашены на заседание ЭК т. т. __________________________________________

---

                (фамилии и должности приглашенных)

ПОВЕСТКА ДНЯ

1.  <a id="p100849"></a>Рассмотрение  сдаточной  описи  на  тех.  документацию,  подлежащую

передаче на госхранение. Доклад председателя ЭК т. __________________________________

2.  <a id="p100850"></a>Рассмотрение  отборочного  списка  на тех. документацию с истекшими

сроками хранения, отобранную к уничтожению. Доклад начальника (заведующего) СНТД т. ____________________ СЛУШАЛИ: ______________________________________________________________ (фамилия докладчика и краткое содержание доклада)

---

ВЫСТУПЛЕНИЯ: __________________________________________________________
                         (фамилии и содержание выступлений)

Особые мнения членов ЭК: __________________________________________________ (фамилии и краткое содержание) ПОСТАНОВИЛИ: ______________________________________________________________ (полностью запись принятого постановления) Председатель ЭК _____________________________________ (подпись, фамилия) Секретарь — чл. ЭК: _________________________________ (подпись, фамилия) Члены ЭК: ___________________________________________ (подписи, фамилии)

"Согласовано"                                        "УТВЕРЖДЕНО"
_____________________                      Экспертно-проверочная комиссия
(подпись руководителя                      ________________________________
    организации)                           (наименование архивного учрежд.)

                                       Протокол N _____________________

«» _________ 19 г. «» ___________________ 19 г.

ПЕРЕЧЕНЬ проблем (тем), документация по которым подлежит передаче на государственное хранение ____________________________ (название организации) за ___________ годы

№ п/п	Шифр темы	Название темы	Типы и кол-во отчетов	Арх. N	Организации, принимавшие участие в разработке темы	Год завершения темы	Обоснование отбора на гос. хр. каждой темы	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В Перечень включено _______________ (_______________________) проблем (тем) цифрами (прописью) с N _________________________________ по N ________________________________

           Председатель ЭК ___________________ (фамилия)
                               (подпись)
           Члены ЭК __________________________ (фамилия)
                            (подписи)

"Согласовано"                                        "УТВЕРЖДЕНО"
_____________________                      Экспертно-проверочная комиссия
(подпись руководителя                      ________________________________
     организации)                          (наименование архивного учрежд.)

                                       Протокол N _____________________

«» _________ 19 г. «» ___________________ 19 г.

ПЕРЕЧЕНЬ проектов, документальные материалы которых подлежат государственному хранению ____________________________ за _____________ годы (название организации)

№ п/п	Произв. индекс (номер)	Название проекта	Стадия	Год окончания проектирования	Организации, принимавшие участие в разработке проекта	Кол-во учетных единиц (томов)	Организациядержатель подлинника	Обоснование отбора каждого проекта на гос. хранение	На какой основе передаются док. мат.	Примечание

В Перечень включено ___________ (_____________) проектов с N ___ по N _____ цифрами (прописью)

           Председатель ЭК ___________________ (фамилия)
                               (подпись)
           Члены ЭК __________________________ (фамилия)
                               (подписи)

Приложение № 11

                  МАТЕРИАЛОВ ЕД. ХР. N __________

---

        (полное название ед. хр. и ее N по сдаточной описи)

№ п/п	Производ. индекс (шифр)	Название чертежа	№ листов	Примечание
1	2	3	4	5

Всего __________________________ (прописью) листов
               цифрами

**"СОГЛАСОВАНО"                                          "УТВЕРЖДЕНО"**
_____________________                        Экспертно-проверочная комиссия
(подпись руководителя                        ______________________________
     организации)                            (наименование арх. учреждения)

                                         Протокол N ___________________

«» _________ 19 г. «» _________________ 19 г.

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ N ____________ научно-технических документальных материалов

---

          (полное и сокращенное наименование организации)

за __________________ годы, подлежащих передаче на государственное хранение

№ п/п	Произв. индекс (шифр)	Арх. N	Заголовок ед. хр.	Стадия	Организацияразработчик	Дата	Кол-во листов		Примечание
							граф.	текст
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

В опись включено _____________________________ /__________________________/ (цифрами) (прописью) ед. хр. с N ________________________________ по N _________________________

    Председатель ЭК ____________________________________  _________________
                       (должность, фамилия, инициалы)         (подпись)
    Члены ЭК ___________________________________________  _________________
                    (должности, фамилии, инициалы)            (подписи)

                     "__" _____________ 19__ г.

Научно-технические документальные материалы сданы в _______________________

---

                    (название архивного органа)

Сдал представитель ________________________________________________________ (наименование организации, должность,

________________________________________________________  _________________
                    фамилия, инициалы)                        (подпись)

Принял представитель ______________________________________________________ (название архивного органа,

________________________________________________________  _________________
             должность, фамилия, инициалы)                    (подпись)

                    "__" _____________ 19__ г.

**"СОГЛАСОВАНО"                                         "УТВЕРЖДЕНО"**
_____________________                        Экспертно-проверочная комиссия
(подпись руководителя                        ______________________________
    организации)                             (наименование арх. учреждения)

                                         Протокол N ___________________
                                         "__" _________________ 19__ г.

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ N ____________ на научно-исследовательские документальные материалы

---

         (полное и сокращенное наименование организации)

за __________________ годы, подлежащие передаче на государственное хранение

№ п/п	Произв. индекс	Арх. N	Заголовок ед. хр.	Автор (руководит. темы)	Дата	Кол-во листов			Примечание
						текст	графич.	фото
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

В опись включено _____________________________  /_________________________/
                            (цифрами)                   (прописью)

ед. хр. с N ________________________________ по N _________________________

Председатель ЭК ___________________________________________ /_________/
                      (должность, фамилия, инициалы)         (подпись)
Члены ЭК __________________________________________________ /_________/
                  (должности, фамилии, инициалы)             (подписи)

**"СОГЛАСОВАНО"                                         "УТВЕРЖДЕНО"**
_____________________                        Экспертно-проверочная комиссия
(подпись руководителя                        ______________________________
    организации)                               (название архивного органа)

                                         Протокол N ___________________

«» _________ 19 г. «» _________________ 19 г.

ОТБОРОЧНЫЙ СПИСОК N ____________ научно-технических документальных материалов __________________________________________________________________________, (полное и сокращенное наименование организации)

не подлежащих хранению за _________________ годы.

Экспертная комиссия _______________________________________________________ (наименование организации)

______________________ в составе председателя _____________________________ (должность)

---

                        (фамилия, инициалы)

и членов комиссии ________________________________________________________, (должность, фамилия и инициалы каждого члена)

образованная на основании ________________________________________________, (указать дату и номер приказа) руководствуясь перечнем __________________________________________________, (название перечня)

отобрала как не подлежащие дальнейшему хранению ___________________________ _________________________________________________, нижеследующие материалы: (указать мотивы)

№ п/п	Производств. индекс	Арх. N	Наименование материала	Организацияразработчик	Годы	Кол-во ед. хр. или лист. (томов)	№ статей по перечню	Пояснения	Отметка архивн. органа

---

В отборочный список включено ______________________ /_________________/
                                    (цифрами)            (прописью)

ед. хр. с N __________________ по N ________________

Председатель ЭК ________________________________________ /____________/
                              (подпись)                    (фамилия)
Члены ЭК _______________________________________________ /____________/
                              (подписи)                    (фамилии)

1. Полное и установленное сокращенное наименование организации, ее структура, подчиненность, адрес и телефон.

2. Дата образования организации (если были предшественники, то дата образования этих организаций) со ссылкой на законодательный акт (постановления Совета Министров СССР, приказы министра и т.д.).

3. Все изменения наименований организаций и ее подведомственности с указанием законодательных актов.

4. Основные этапы, характер и масштаб деятельности в связи с изменениями в наименовании и подчиненности организации.

5. Состав и содержание научно-технической документации, образующейся в результате деятельности организации (в соответствии с ее профилем).

6. Значение научно-технической документации, отложившейся в деятельности организации для истории отрасли, науки и техники (межотраслевое, отраслевое, локальное).

7. Состояние и степень сохранности научно-технической документации (если были случаи утраты документальных материалов, то проводился ли их розыск и имеется ли акт о несохранности документальных материалов).

Обязательно указать случаи передачи своих подлинных документальных материалов в другие организации.

8. Состояние учета научно-технической документации. Системы учета, принятые в организации (объектно-марочная, предметная, обезличенная), наличие научно-справочного аппарата (инвентарные книги, каталоги, картотеки, справочники, составленные на научно-техническую документацию организации.

Наличие классификатора.

9. Крайние даты документальных материалов.

10. Объем документальных материалов в ед. хр. (томах, папках, отдельных документов, комплектов, чертежей).

Председатель ЭК ___________________ /фамилия/
                     (подпись)
Члены ЭК __________________________ /фамилии/
                 (подписи)

ПРИЕМО-СДАТОЧНЫЙ АКТ N _________

Организация-сдатчик _______________________________________________________ (наименование организации) Организация-приемщик ______________________________________________________ (название архивного учреждения) Основание передачи ________________________________________________________ «» _________ 19 г.

№ п/п	№ описи	Крайние даты документ. материалов	Количество ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5

---

Всего описей ______________________________________________________________ (цифрами и прописью) Всего единиц хранения _____________________________________________________ (цифрами и прописью) Сдал: Представитель организации ___________________________________________ (наименование организации,

---

                        должность, фамилия)

/___________/ (подпись)

Принял: Зав. хранилищем ______________________________________ // (фамилия) (подпись) Хранители фондов _____________________________________________ // (фамилии) (подписи) «» _______________ 19 г.

1. Положение о государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденное Постановлением Совета Министров СССР от 13 августа 1958 г. № 914.

2. Постановление СМ СССР № 829 от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР».

3. Постановление СМ СССР № 431 от 21 мая 1964 г. «О централизации хранения научно-технической документации и организации широкого использовании ее».

4. Положение о порядке и сроках передачи всесоюзными и центральными отраслевыми органами научно-технической информации, научно-исследовательскими, проектными и конструкторскими организациями документации, имеющей историческое значение, Центральному государственному архиву научно-технической документации СССР. М., 1966.

5. ГОСТ 11638-65. Условные графические обозначения строительных материалов.

6. ГОСТ 11691-66. Условные графические обозначения элементов зданий.

7. ГОСТ 11692-66. Условные графические обозначения элементов конструкций.

8. ЕСКД. Основные положения (ГОСТ 2.101-68, ГОСТ 2.109-68). М., 1969.

9. ЕСКД. Учет и обращение документации (ГОСТ 2.501-68 — 2.503-68). М., 1969.

10. Методические указания по экспертизе научной и практической ценности технических документальных материалов. Примерный перечень технических документальных материалов с указанием сроков и мест их применения. М., 1956 г.

11. Перечень документальных материалов, образующихся в процессе деятельности Министерств строительства предприятий металлургической и химической промышленности СССР и подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов. М., 1957 г.

12. Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Государственного комитета по делам строительства СССР (Госстроя СССР) и подведомственных ему учреждений и организаций, с указанием сроков хранения материалов. М., 1964 г.

13. «Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Министерства авиационной промышленности и подведомственных ему предприятий и организаций с указанием сроков хранения материалов». 1967 г.

14. Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов. М., 1969 г.

15. «Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Министерства цветной металлургии». 1971 г.

16. «Перечень документальных материалов со сроками хранения Министерства машиностроения для легкой и пищевой промышленности и бытовых приборов и подведомственных ему предприятий и организаций». 1972 г.

17. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР. М., 1969 г. (Главархив СССР).

18. Инструкция экспертным комиссиям научно-исследовательских и проектно-конструкторских организаций, вузов и предприятий по отбору научно-технической документации на государственное хранение. Л., 1968 г.

19. Инструкция о порядке работы экспертных комиссий и проведении экспертизы ценности научно-технической документации, передаваемой на государственное хранение научно-исследовательскими, проектными и конструкторскими организациями профиля ЦГАНТД СССР. М., ЦГАНТД СССР, 1969. СИФ ОНТИ ВНИИДАД, № 5353.

20. Инструкции о порядке отбора, оформления научно-технических документальных материалов в учреждениях, организациях и предприятиях профиля ЦГАНТД СССР и приема их на государственное хранение. М., ЦГАНТД СССР, 1969 г. СИФ ОНТИ ВНИИДАД, № 5291.

21. Временная инструкция по разработке проектов и смет для промышленного строительства. СН-202-69. Госстрой СССР, 1969.

22. Инструкция по типовому проектированию для промышленного строительства. СН-227-70. Госстрой СССР, 1970.

23. Рекомендации по ведению делопроизводства в научно-исследовательских и проектных институтах. М., 1969 г.

---