Постановление Госкомтруда СССР от 09.07.1958 № 620
Актуально на 03.11.2026.
Как цитировать: Постановление Госкомтруда СССР от 09.07.1958 N 620. 620. 09.07.1958. https://bukva.ai/docs/postanovlenie-620-1958
(ред. от 20.05.1961)
«Об утверждении Инструкции о порядке ведения Трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях»
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СОВЕТА МИНИСТРОВ СССР
ПО ВОПРОСАМ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 июля 1958 г. № 620
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ
ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ, В УЧРЕЖДЕНИЯХ
И ОРГАНИЗАЦИЯХ
В соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 14 сентября 1957 г. № 1104 Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы постановляет:
Утвердить Инструкцию о порядке ведения Трудовые книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Государственного комитета Совета
Министров СССР по вопросам труда
и заработной платы
А.ГОРЕГЛЯД
1. Трудовые книжки, в соответствии с Постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 20 декабря 1938 г. № 1320, ведутся на всех рабочих и служащих, работающих в государственных и кооперативных предприятиях, учреждениях и организациях свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников.
Трудовые книжки ведутся также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
На работающих по совместительству Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.
2. Трудовая книжка является основным документом, характеризующим трудовую деятельность рабочего и служащего.
3. Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия, учреждения или организации свою Трудовую книжку.
Прием на работу без Трудовой книжки не допускается.
Лица, поступающие на работу в качестве рабочего или служащего впервые, в том числе и лица, состоявшие до этого членами колхозов или промысловых артелей, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства домоуправлением, сельским или поселковым советом, уличным комитетом (справка, выданная уличным комитетом, должна быть заверена Райисполкомом); демобилизованные из Советской Армии воины обязаны предъявить администрации военный билет.
4. За незаконное пользование Трудовыми книжками, передачу другим лицам, подделку и подчистку их виновные лица несут уголовную ответственность.
I. ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
5. Записи в Трудовой книжке производятся на том языке, на котором ведется делопроизводство в данном предприятии, учреждении или организации.
Если делопроизводство ведется на языке союзной или автономной республики, Трудовая книжка заполняется одновременно и на русском языке.
6. Трудовая книжка заполняется в присутствии работника не позже пяти дней после приема его на работу.
В дальнейшем работнику предоставляется право знакомиться с ведением записей в его Трудовой книжке.
7. В Трудовые книжки рабочих и служащих должны заноситься следующие сведения:
8. Все записи в Трудовой книжке должны быть точными и вносятся администрацией предприятия, учреждения или организации по издании приказа или распоряжения о приеме на работу, перемещении или увольнении работника. Владелец Трудовой книжки должен быть ознакомлен с содержанием произведенной записи.
Записи в Трудовой книжке производятся аккуратно, чернилами.
9. Изменения записей в Трудовой книжке о фамилии, имени и отчестве, образовании и профессии работника производятся администрацией на основании документов и со ссылкой на них (свидетельство о браке, справка ЗАГСа, документы об образовании и др.), и должны быть заверены подписью руководителя предприятия, учреждения, организации или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия, учреждения, организации или печатью отдела кадров.
Вносить исправления в записи о сроках и о характере выполняемой работы или занимаемой должности, о причинах увольнения и других сведениях о работе может лишь то предприятие, учреждение или организация, которым произведена неправильная или неточная запись.
(в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 20.05.1961 № 232)
Указанные исправления должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения, приемной или увольнительной записки, а в случае их утраты — другому документу данного предприятия, учреждения, подтверждающему работу в определенной профессии или должности, и заверяются в указанном выше порядке.
(в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 20.05.1961 № 232)
10. Ответственность за организацию правильного ведения Трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения или организации.
Непосредственно отвечает за своевременное и правильное заполнение, хранение, учет и выдачу работникам Трудовых книжек начальник отдела кадров либо специальное лицо, назначаемое приказом руководителя предприятия, учреждения или организации.
б) Занесение общих сведений о работнике
11. На первой странице Трудовой книжки записываются общие сведения о ее владельце.
Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и год рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.
Образование — среднее и высшее указывается только на основании документов (удостоверения, аттестата, диплома); начальное образование может быть указано со слов рабочего или служащего.
Если работник имеет незаконченное среднее или высшее образование, то в графе «образование» подчеркивается слово «среднее» или «высшее» и сверху дополняется — незаконченное. Запись о незаконченном среднем или высшем образовании также может быть произведена лишь на основании соответствующего документа (студенческого билета, справки, зачетной книжки и т.п.).
Профессия указывается на основании документов об образовании либо со слов самого рабочего или служащего.
В Трудовой книжке обязательно должна быть поставлена личная подпись ее владельца и дата первичного заполнения книжки.
в) Занесение сведений о работе
12. В графе 3-ей в виде заголовка пишется полное наименование предприятия, учреждения или организации, которые заводят Трудовую книжку. Если за время работы рабочего или служащего наименование этого предприятия, учреждения или организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 Трудовой книжки делается запись: «Предприятие такое-то, с такого-то числа переименовано в такое-то», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ, распоряжение, его дата и номер.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 указывается дата приема на работу;
в графе 3 пишется «принят или назначен в такой-то цех или отдел, на такую-то должность или работу с указанием разряда». При этом наименование должности или работы, для выполнения которой принят работник, записывается в точном соответствии с действующим на предприятии, в учреждении или организации штатным расписанием или тарифно-квалификационным справочником.
Если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то об этом производится соответствующая запись.
В графе 4 указывается дата и номер приказа, распоряжения или приемной записки.
13. В таком же порядке оформляется перемещения и переводы работника с одной работы на другую в том же предприятии, учреждении или организации.
14. Если работник до поступления в данное предприятие, учреждение или организацию уже работал в качестве рабочего или служащего, но на него по каким-либо причинам не была заведена Трудовая книжка, то при заполнении Трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего и служащего до поступления на данное предприятие, в данное учреждение или организацию.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения в каком предприятии, учреждении или организации, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец Трудовой книжки.
В графе 4 соответственно пишется «подтвержден документами стаж столько-то лет» и «записан со слов стаж столько-то лет».
Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются владельцу Трудовой книжки.
15. Не указываются в суммированном общем стаже работы, а вносятся по месту работы отдельной строкой следующие записи:
а) о времени службы в рядах Советской Армии и Военно-морского флота, в войсках и органах Комитета государственной безопасности при Совете Министров СССР и Министерств внутренних дел союзных республик, в органах милиции, во всех видах военизированной пожарной и сторожевой охраны, о времени пребывания в партизанских отрядах с указанием даты призыва или зачисления, даты увольнения со службы и номера военного билета или соответствующего документа;
б) о времени обучения в профессионально-технических училищах и в других училищах, школах и на курсах по подготовке, повышению квалификации и переквалификации кадров;
в) о времени обучения в высших учебных заведениях, средних специальных учебных заведениях (техникумах, педагогических и медицинских училищах и т.д.), партийных школах, совпартшколах, школах профдвижения, на рабфаках и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре;
г) о работе в качестве члена колхоза — в тех случаях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж рабочих и служащих;
д) о работе в качестве члена кооперативной промысловой артели при переходе на работу в качестве рабочего или служащего в государственные предприятия, учреждения и организации.
(п. 15 в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 20.05.1961 № 232)
г) Заполнение Трудовой книжки при увольнении
16. Запись об увольнении работника производится с соблюдением следующих правил:
в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 проставляется дата увольнения;
в графе 3 указывается причина увольнения.
Записи в Трудовых книжках о причинах увольнения должны производиться либо в точном соответствии с формулировками действующего законодательства, либо в виде ссылки на соответствующую статью и пункт закона.
Например, при увольнении в связи с поступлением на учебу, в связи с рождением ребенка, в связи с болезнью или переходом на пенсию по старости или по инвалидности, в связи с переездом одного супруга к другому и другими уважительными причинами, предусмотренными действующим законодательством, в графе 3 вносится запись об увольнении с указанием этих причин.
При переводах из одного предприятия, учреждения или организации в другое по распоряжению вышестоящих органов или по согласованию между руководителями предприятий, учреждений или организаций в графе 3 записывается причина перевода (вследствие простоя или производственной необходимости, по согласованию между руководителями предприятий и т.д.) или ссылка на решение соответствующих партийных, советских, профсоюзных хозяйственных и других органов о переводе.
В графе 4 указывается дата и номер приказа, распоряжения, увольнительной или переводной записки.
д) Занесение сведений о поощрениях и награждениях
17. В этот раздел Трудовой книжки записываются только единовременные индивидуальные поощрения и награждения, связанные с работой в предприятии, учреждении или организации.
К числу таких индивидуальных поощрений и награждений относятся: награждение почетными грамотами, нагрудными знаками и присвоение почетных званий, объявление благодарности, денежные премии.
Премии, предусмотренные системой заработной платы, в Трудовую книжку не записываются.
Здесь же производятся записи о реализованных изобретениях и технических усовершенствованиях, предложенных данным работником, а также размер вознаграждения, полученного работником за эти изобретения и технические усовершенствования.
Дисциплинарные взыскания в Трудовую книжку не записываются.
18. Порядок внесения сведения о поощрениях и награждениях следующий:
в графе 3 пишется в виде заголовка наименование предприятия, учреждения или организации;
ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
в графе 2 ставится дата поощрения или награждения;
в графе 3 записывается кем премирован или награжден работник и за что;
в графе 4 указывается дата и номер приказа о поощрении или награждении работника.
II. ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
19. В тех случаях, когда в Трудовых книжках рабочих и служащих заполнены все страницы разделов «Сведения о работе» или «Сведения о поощрениях и награждениях», Трудовые книжки дополняются «Вкладышем в Трудовую книжку».
20. Вкладыш в Трудовую книжку вшивается, заполняется и ведется администрацией предприятия, учреждения или организации по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и Трудовая книжка.
III. ВЫДАЧА РАБОТНИКУ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ
21. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, поощрениях и награждениях, внесенные за время работы на данном предприятии, в учреждении или организации, заверяются подписью руководителя или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия, учреждения, организации или печатью отдела кадров.
В случае, если Трудовая книжка заполняется на языке союзной или автономной республики и одновременно на русском языке, то заверяются оба текста.
22. В день увольнения администрация обязана выдать рабочему или служащему его Трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
В случае смерти рабочего или служащего Трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.
IV. ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
23. Потерявший Трудовую книжку должен немедленно заявить об этом администрации предприятия, учреждения или организации по месту последней работы.
Не позже 15 дней после заявления администрация обязана выдать новую Трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.
В случае утери Трудовой книжки рабочим или служащим в результате небрежного ее хранения владелец Трудовой книжки уплачивает администрации предприятия, учреждения или организации 2 руб. 50 коп.
(в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 20.05.1961 № 232)
24. Дубликат Трудовой книжки заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе» и «Сведения о поощрениях и награждениях» при заполнении дубликата вносятся записи только о работе и поощрениях и награждениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов и распоряжений, а запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, в данное учреждение или организацию производится в соответствии с п. 14 настоящей Инструкции.
25. В случае утраты Трудовой книжки предприятием, учреждением или организацией по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу ее ведается дубликат Трудовой книжки без взимания ее стоимости и без взимания 2 руб. 50 коп.
(в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 20.05.1961 № 232)
При этом администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующей поступлению в данное предприятие, учреждение или организацию.
26. Если Трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, замазана и т.п.), то администрация по последнему месту работы выдает рабочему или служащему дубликат Трудовой книжки.
(в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 20.05.1961 № 232)
При этом на первой странице Трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат Трудовой книжки.
(п. 26 в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 12.12.1958 № 1031)
V. РАСЧЕТЫ ЗА БЛАНКИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ
27. При заполнении бланков Трудовых книжек лицам, впервые поступившим на работу, а также при выдаче дубликата Трудовой книжки администрация предприятия, учреждения или организации взимает с владельцев Трудовые книжек плату в размере 5 коп., а при заполнении вкладыша в Трудовую книжку — в размере 3 коп.
(в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 20.05.1961 № 232)
В случае неправильного заполнения Трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае порчи бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием, учреждением или организацией.
VI. СНАБЖЕНИЕ БЛАНКАМИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ
28. Трудовые книжки и вкладыши к ним в соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 15 декабря 1960 г. за № 1263 изготовляются и рассылаются Советами Министров союзных республик всем находящимся на территории союзной республики предприятиям, учреждениям и организациям, независимо от их ведомственной подчиненности.
Порядок рассылки трудовых книжек и вкладышей к ним устанавливается Советами Министров союзных республик.
(п. 28 в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 20.05.1961 № 232)
29. Администрация предприятий, учреждений и организаций обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
(п. 29 в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 20.05.1961 № 232)
30 — 32. Исключены. - Постановление Госкомтруда СССР от 20.05.1961 № 232.
VII. ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
30. Администрация предприятия, учреждения или организации обязана организовать хранение Трудовых книжек в условиях, исключающих возможность порчи, хищения или уничтожения их в случае пожара или от других причин.
31. Трудовые книжки, не полученные рабочими и служащими при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия, учреждения или организации отдельно от Трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе. После этого невостребованные Трудовые книжки сдаются на 40-годичное хранение в архив этого предприятия, учреждения или организации, а по истечении указанного срока — в соответствующий государственный архив по месту нахождения предприятия, учреждения или организации.
(п. 34 в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 12.12.1958 № 1031)
VIII. УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
32. На предприятиях, в учреждениях и организациях ведется следующая документация по учету бланков Трудовых книжек и заполненных Трудовых книжек:
а) приходо-расходная книга по учету бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним;
б) книга учета движения Трудовых книжек и вкладышей к ним.
В приходо-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним. Книга ведется бухгалтерией предприятия, учреждения или организации.
Книга учета движения Трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, учреждения или организации, оформляющим прием и увольнение рабочих и служащих.
В этой книге регистрируются все Трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих, поступивших на работу, а также Трудовые книжки и вкладыши к ним, выданные рабочим и служащим вновь.
При увольнении из предприятия, учреждения или организации рабочего или служащего Трудовая книжка выдается ему на руки; о получении книжки работник обязательно расписывается в книге учета.
Приходо-расходная книга и книга учета движения Трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия, учреждения, организации и сургучной печатью.
(Формы приходо-расходной книги по учету бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним и книги учета движения Трудовых книжек и вкладышей к ним прилагаются.)
33. Бланки Трудовых книжек хранятся в бухгалтерии предприятия, учреждения или организации наравне с документами строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение Трудовых книжек.
34. По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от ответственного за ведение Трудовых книжек лица отчет о наличии бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные Трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы предприятия, учреждения или организации. На испорченные при заполнении бланки Трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (примерная форма акта прилагается).
35. Суммы, взысканные с рабочих и служащих за утерю трудовых книжек, вносятся ежемесячно бухгалтерией предприятия, учреждения или организации в Госбанк для зачисления в доход союзного бюджета согласно инструкции Министерства финансов СССР от 5 марта 1947 г. № 132.
(п. 35 в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 20.05.1961 № 232)
IX. КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ УСТАНОВЛЕННОГО ПОРЯДКА
ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ, В УЧРЕЖДЕНИЯХ
И В ОРГАНИЗАЦИЯХ
(раздел IX в ред. Постановления Госкомтруда СССР
от 20.05.1961 № 232)
36. Контроль за соблюдением единой формы трудовой книжки и вкладыша к ней, а также разработку и утверждение инструктивных указаний по ведению, учету и хранению Трудовых книжек, осуществляет Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы.
37. Контроль за обеспечением бланками трудовых книжек и вкладышами к ним, за соблюдением установленного порядка ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и систематический инструктаж осуществляют Советы Министров союзных республик, министерства и ведомства СССР, а также Советы народного хозяйства экономических административных районов.
38. Общественный контроль за правильностью ведения на предприятиях, в учреждениях и организациях трудовых книжек осуществляют профсоюзные органы.
| Дата | От кого получено или кому отпущено | Основание (наименование документа, № и дата) | Приход | Расход | |||||||
| месяц | число | количество | сумма | количество | сумма | ||||||
| книжек | вкладышей | руб. | коп. | книжек | вкладышей | руб. | коп. | ||||
УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия (учреждения, организации) (М.П.) «__» __________ 195_ г.
«__» ________ 195_ г. Город ____________
Нами _________________________________________________________
(указать должность, фамилию, имя и отчество)
составлен настоящий акт в том, что за период с «» ______________ 195_ г. по «» _____________ 195_ г. ____________________________
(полное наименование предприятия, учреждения или организации)
испорчено ________________________________________________________
(указать подробно причину порчи)
«» штук (________________________________) (указать прописью)
бланков Трудовых книжек (или вкладышей к ним) на _________________ (название языка)
__________________________ языке, которые «__» ___________ 195_ г. уничтожены путем сожжения.
Акт составлен на списание испорченных бланков Трудовых книжек (или вкладышей к ним) с подотчета ________________________________
(полное наименование предприятия, учреждения или организации)
Подписи: