Статья 11. Механизм определения порядка защиты коммерческой тайныПостановление № 39-15 Межпарламентской Ассамблеи государств-участников СНГ

Субъектами коммерческой тайны разрабатываются инструкции, положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны, в которых определяются:

а) состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну;

б) порядок присвоения грифа «Коммерческая тайна» сведениям, работам и изделиям и его снятия;

в) процедура допуска работников хозяйствующего субъекта, а также лиц, привлекаемых к его деятельности, к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

г) порядок использования, учета, хранения и маркировки документов и иных носителей информации, изделий, сведения о которых составляют коммерческую тайну;

д) организация контроля за порядком использования сведений, составляющих коммерческую тайну;

е) процедура принятия взаимных обязательств хозяйствующими субъектами по сохранению коммерческой тайны при заключении договоров о проведении каких-либо совместных действий;

ж) порядок применения предусмотренных законодательством мер дисциплинарного и материального воздействия на работников, разгласивших коммерческую тайну;

з) возложение ответственности за обеспечение сохранности коммерческой тайны на должностное лицо хозяйствующего субъекта.

Комментарий к статье 11

В системе организационных, административных, правовых и других мер, позволяющих качественно решать задачи информационного обеспечения научно-производственной и коммерческой деятельности, физической сохранности материальных носителей закрытых сведений, предотвращения их утечки, разглашения коммерческой тайны важное место занимает определение системы доступа исполнителей к классифицированным документам и сведениям.

Руководитель предприятия (фирмы) вне зависимости от формы собственности может устанавливать специальные правила доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну, и ее носителям, тем самым обеспечивая их сохранность.

В системе мер безопасности существенное значение имеет оптимальное распределение производственных, коммерческих и финансово-кредитных сведений, составляющих тайну предприятия, между конкретными исполнителями соответствующих работ и документов. При распределении информации, с одной стороны, необходимо обеспечить предоставление конкретному сотруднику для качественного и своевременного выполнения порученных ему работ полного объема данных, а с другой стороны, следует исключить ознакомление исполнителя с излишними, не нужными ему для работы классифицированными сведениями.

В целях обеспечения правомерного и обоснованного доступа исполнителя к сведениям, составляющим коммерческую тайну фирмы, рекомендуется разрабатывать и внедрять на предприятиях соответствующую разрешительную систему.

Под доступом понимается получение письменного разрешения руководителя предприятия (или, с его санкции, других руководящих лиц) на выдачу тому или иному сотруднику конкретных (или в полном объеме) закрытых сведений с учетом его служебных обязанностей (должностных полномочий).

Оформление доступа к коммерческой тайне может производиться в соответствии с утвержденным руководителем предприятия положением о разрешительной системе доступа, где юридически закрепляются полномочия должностных лиц предприятия по распределению информации и пользованию ею. Руководитель предприятия может разрешить пользование любой охраняемой информацией любому работнику данного предприятия или лицу, прибывшему на объект из другой организации для решения каких-либо вопросов, если в отношении этих сведений не установлены ограничения на ознакомление со стороны производственно-коммерческого партнера по совместному производству и т.п.

На небольших предприятиях с ограниченным объемом закрытых работ (документов или изделий) руководитель имеет возможность лично распределять всю закрытую информацию, поступающую извне или создаваемую внутри предприятия, между работниками независимо от занимаемых ими должностей. В этом случае осуществляется так называемое прямое распределение классифицированной информации. Однако прямое распределение становится невозможным на предприятии с большим объемом закрытых работ, рассредоточенных по различным подразделениям и участкам, в которых принимают участие специалисты различных должностных категорий. В этих условиях руководитель предприятия физически не имеет возможности лично регулировать потоки классифицированной информации и распределять ее между работниками. Возрастает вероятность ошибок в виде неправильного адресования сведений или разрешения на доступ лицам, не имеющим к ним прямого производственного отношения.

Для качественного выполнения управленческих функций в данных условиях руководитель предприятия часть своих прав распоряжаться движением классифицированных сведений передает (делегирует) руководителям нижестоящих уровней. При определении полномочий каждого нижестоящего руководителя выполняется ряд условий. Эти полномочия должны соответствовать и осуществляться в рамках его должностного положения (прав и обязанностей). Полномочия, данные ему директором, должны распространяться только на определенные категории исполнителей закрытых работ и документов.

Важнейшее значение в деле обеспечения сохранности коммерческой тайны имеет надежность сотрудника, которому разрешают работать с ценной информацией. Степень надежности шифра определяется прежде всего надежностью шифровальщика.

В связи с этим система доступа должна базироваться на убеждении, что лица, получающие разрешение на доступ к закрытым сведениям, лояльны по отношению к предприятию (фирме). Такой вывод могут сделать в процессе совместной деятельности служба безопасности и отдел кадров предприятия. Эти подразделения утверждают у руководителя предприятия список сотрудников, кто в силу своих личных качеств может быть допущен (или не допущен) к работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну. Соответствующие выписки из списка передаются для учета руководителям подразделений, которым руководителем предприятия делегировано право давать разрешение на доступ к конкретным сведениям, входящим в перечень охраняемой информации.

Руководитель, как правило, оставляет за собой право распоряжаться наиболее ценными сведениями, составляющими коммерческую тайну (конфиденциальные договоры с фирмами, отчеты о результатах работ по перспективным изделиям и т.п.). Перечень таких документов, утвержденный руководителем предприятия, должен находиться в службе безопасности. В соответствии с этим перечнем вся классифицированная информация и изделия, поступившие извне или созданные на предприятии, предоставляются руководству службы безопасности. Остальная информация поступает из службы безопасности непосредственно руководителям нижестоящих уровней в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой. Они и распределяют ее между исполнителями. Количество уровней должностной иерархии и должностных лиц, которым могут быть предоставлены полномочия на распределение классифицированной информации, зависит от структуры предприятия, количества и сложности проводимых закрытых работ.

Эффективная работа разрешительной системы возможна только при соблюдении определенных правил.

Во-первых, разрешительная система в качестве обязательного для исполнения правила включает в себя дифференцированный подход к разрешению доступа, учитывающий важность классифицированных сведений, в отношении которых решается вопрос о доступе.

Во-вторых, необходимо документальное отражение выданного разрешения на право пользования теми или иными защищаемыми сведениями. Это означает, что руководитель, давший разрешение на право пользования, должен его в обязательном порядке зафиксировать в письменном виде на соответствующем документе или в действующей на предприятии учетной форме. Никакие устные указания и просьбы о доступе кого бы то ни было (за исключением руководителя предприятия) не должны иметь юридической силы и не обязательны для работников службы безопасности. Это требование относится и к руководителям всех уровней, работающих с классифицированной информацией и ее носителями. Таким образом, только письменное разрешение руководителя (в рамках полномочий) является разрешением для выдачи тому или иному лицу охраняемых сведений.

В-третьих, следует строго соблюдать принцип контроля со стороны службы безопасности. Это означает, что любое разрешение (здесь возможны исключения из правила по согласованию с директором) на ознакомление с закрытыми документами, сведениями и объектами должно быть согласовано с начальником службы безопасности. Каждое решение должно иметь дату его оформления или выдачи.

Широкое распространение имеет такой традиционный вид разрешения, как резолюция руководителя на самом классифицированном документе. Такое разрешение должно содержать перечень фамилий работников, обязанных ознакомиться с документами или их исполнить, срок исполнения, другие указания, подпись руководителя и дату.

Руководитель при необходимости может предусмотреть ограничения в доступе конкретных сотрудников к определенным сведениям.

Резолюция как вид разрешения применяется главным образом для оперативного доведения до заинтересованных лиц закрытой информации, содержащейся в документах и изделиях, поступающих на предприятие извне или создаваемых на предприятии. Руководитель предприятия может дать разрешение на доступ в распорядительных документах: приказах, указаниях, распоряжениях по предприятию. В них должны содержаться фамилии, должности лиц, конкретные классификационные документы и изделия, к которым они могут быть допущены (ознакомлены).

Другим видом разрешений могут быть пофамильные списки лиц, имеющих право ознакомлять или производить какие-либо действия с классификационными документами и изделиями. Пофамильные списки утверждаются директором предприятия или, согласно действующей разрешительной системе, соответствующими руководителями, как правило, не ниже должностей руководителей структурных подразделений.

Пофамильные списки лиц могут использоваться при организации доступа к определенным классифицированным документам и изделиям, имеющим особо важное значение для предприятия, при оформлении доступа в режимные помещения, на различного рода закрытые мероприятия (конференции, совещания, выставки, заседания научно-технических советов и т.п.). В пофамильных списках могут быть определены конкретные руководители, которые директором допускаются ко всем закрытым документам и изделиям без оформления соответствующих письменных разрешений. В них указываются фамилия, имя, отчество исполнителя работ, отдел, занимаемая должность, категория документов и изделий, к которым он допущен. На практике применим также вариант должностных списков, в которых указываются должность исполнителя, объем документов (категории документов) и типы изделий, которыми необходимо пользоваться работникам предприятия, занимающим соответствующую списку должность. Следует отметить, что для предприятий с небольшим объемом классифицированных документов и изделий может оказаться достаточным использование таких видов разрешений, как резолюция руководителя на самом документе, пофамильные списки, должностные списки.

В организационном плане пофамильные списки, как правило, должны готовиться заинтересованными руководителями структурных подразделений. Перечень сотрудников, вошедших в список, визируется начальником службы безопасности и утверждается руководителем предприятия. Руководитель предприятия может делегировать права утверждения другим конкретным лицам из числа дирекции.

Наряду со списками могут быть использованы персональные электронные карточки — разрешения на доступ к классифицированной информации и изделиям.

Разрешительная система должна отвечать следующим требованиям:

1. распространяться на все виды классифицированных документов и изделий, имеющихся на предприятии, независимо от их места нахождения и создания;

2. определять порядок доступа всех категорий сотрудников, получивших право работать с коммерческой тайной, а также специалистов, временно прибывающих на предприятие и имеющих отношение к совместным закрытым заказам;

3. устанавливать простой и надежный порядок оформления разрешений на доступ к охраняемым документам и изделиям, позволяющий незамедлительно реагировать на изменения в области информации на предприятии;

4. четко разграничивать права руководителей различных должностных уровней в оформлении доступа соответствующих категорий исполнителей;

5. исключать возможность бесконтрольной и несанкционированной выдачи документов и изделий кому бы то ни было;

6. не допускать внесения лицами, допущенными к классифицированной информации и объектам, изменений в учетные данные, а также подмены учетных документов.

При разработке разрешительной системы особое внимание должно быть обращено на выделение главных, особо ценных для предприятия сведений, что позволит обеспечить строго ограниченный к ним доступ. Если имеют место совместные работы с другими предприятиями (организациями), иностранными фирмами или их отдельными представителями, необходимо предусмотреть порядок их доступа к коммерческой тайне предприятия. Целесообразно определить порядок взаимодействия с представителями обслуживающих государственных организаций: технадзором, санэпидемстанцией и др.

В пределах разрешительной системы руководители среднего звена управления фирмой могут:

• давать разрешение (в рамках полномочий) на доступ к классифицированным документам и сведениям исполнителям своего подразделения, исполнителям других подразделений по ходатайству их руководителей и в пределах их функциональных обязанностей;
• отменять документы, неправильно адресованные руководителями подчиненных подразделений;
• требовать от службы безопасности выдачи исполнителям документов и изделий, необходимых для выполнения производственных заданий, в пределах их функциональных обязанностей.

Для соблюдения режима руководители обязаны:

• знать требования разрешительной системы, свои права в управлении доступом сотрудников предприятия, точно их выполнять и правомерно их использовать;
• знать степень важности проводимых работ, разрабатываемых и находящихся в работе документации и изделий, задачи и функциональные обязанности своих подчиненных;
• незамедлительно сообщать в службу безопасности изменения функциональных обязанностей сотрудников, не допуская адресования им документов и изделий до переоформления функциональных обязанностей в специальных решениях;
• не допускать со стороны подчиненных действий, влекущих за собой нарушение требований разрешительной системы, принимать меры к исключению неоправданного ознакомления с теми сведениями, которые не относятся к выполняемым обязанностям работника;
• осуществлять контроль за адресованием классифицированных документов и изделий, ознакомлением с ними командированных лиц.

Сотрудники службы безопасности предприятия (фирмы) должны контролировать:

• правомочность выдачи охраняемой информации и изделий сотрудникам предприятия и командированным лицам;
• правомерность адресования классифицированных документов и изделий из одного подразделения в другое;
• порядок оформления на доступ к коммерческой тайне фирмы.

В положении о разрешительной системе фирмы необходимо указать, что передача классифицированных документов и изделий от исполнителя к исполнителю возможна только в пределах структурного подразделения и с разрешения его руководителя. Передача, возврат таких документов и изделий производятся в установленном на предприятии порядке и только в интервале рабочего времени данного дня.

Вся классифицированная документация и изделия, поступившие на предприятие или разработанные на предприятии, принимаются и учитываются сотрудниками службы безопасности. После регистрации документация передается на рассмотрение руководителю предприятия под расписку. Указанные руководители могут передавать документы и изделия на исполнение только через службу безопасности после их регистрации.

Предварительное рассмотрение оперативной переписки, оценка степени важности изделий осуществляются начальником (либо специально выделенным референтом руководителя фирмы), который определяет необходимость доклада полученной информации руководителю фирмы. Документы и изделия, не требующие обязательного рассмотрения руководителем фирмы, предоставляются другим руководителям или начальникам структурных подразделений. Рассмотренные руководителем фирмы входящие и внутреннего исполнения документы и изделия адресуются соответствующим руководителям и исполнителям структурных подразделений фирмы. Начальники структурных подразделений, которым адресованы документы и изделия вышестоящими руководителями, дают письменное разрешение на самих документах (сопроводительных листах к изделиям) соответствующим подчиненным им исполнителям. Контроль за правильностью адресования документов и изделий осуществляется руководством подразделения экономической безопасности.

Переадресование классифицированных документов и изделий производится руководителями фирмы, указанными в разрешительной системе, начальниками структурных подразделений — в пределах своего подразделения. В случае несоответствия назначенного документа и изделия функциональным обязанностям исполнителя вопрос решается на соответствующем уровне с участием службы безопасности.

Командированные лица могут быть допущены к закрытым сведениям и изделиям только с разрешения руководителя фирмы или его заместителей, которым такое право передано. Разрешение на доступ дается письменно. Письменное разрешение должно четко определять объем коммерческой тайны и круг вопросов, по которым можно предоставлять информацию. В разрешении в обязательном порядке указывается должностное лицо фирмы, ответственное за работу с командированными.

В карточке о допуске командированного руководитель должен указать, какие объекты, службы, помещения имеет право посетить командированный.

Командированный может присутствовать на совещаниях, советах только по тем вопросам, которые определены руководством фирмы.

В положении о разрешительной системе целесообразно указать, что служебные совещания по закрытым вопросам проводятся только с разрешения руководителя фирмы или его заместителей. Особые требования могут распространяться на заседания ученых советов, совещания по рассмотрению результатов НИОКР, финансово-коммерческой деятельности и т.п. На подобные мероприятия рекомендуется в обязательном порядке составлять разрешительные списки и включать в них только тех сотрудников предприятия, которые имеют непосредственное отношение к планируемым мероприятиям и чье участие вызывается служебной необходимостью.

Как отмечалось выше, сотрудники других фирм могут участвовать в закрытых совещаниях только с персонального разрешения руководства фирмы. Готовит списки, как правило, ответственный за организацию совещания в контакте с заинтересованными руководителями структурных подразделений. Список является основанием для организации контроля за допуском на данное совещание. Перед началом совещания сотрудник службы безопасности может предупредить присутствующих, что подлежащая обсуждению информация носит закрытый характер и не подлежит распространению за пределы установленной фирмой сферы обращения, определяет порядок ведения записей.

Важно подчеркнуть, что установление внутри фирмы определенного порядка обращения с закрытой информацией и изделиями существенным образом повышает надежность защиты коммерческой тайны, снижает вероятность разглашения, утраты носителей этих сведений.