Письмо Росархива от 12.09.2013 № 4/1780-А

«О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2014 г. и их отчетности за 2013 г.»

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПИСЬМО от 12 сентября 2013 г. № 4/1780-А

О ПЛАНИРОВАНИИ РАБОТЫ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА 2014 Г. И ИХ ОТЧЕТНОСТИ ЗА 2013 Г.

Федеральное архивное агентство, основываясь на параметрах прогноза социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2016 г. и руководствуясь Концепцией долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 г., Основными направлениями деятельности Правительства Российской Федерации на период до 2018 г., государственной программой Российской Федерации «Развитие культуры и туризма» на 2013 — 2020 годы, считает, что основными задачами архивных учреждений в 2014 г. должны стать проведение мероприятий по повышению эффективности их деятельности в части оказания государственных (муниципальных) услуг в соответствии с утвержденными «дорожными картами», достижение установленных показателей эффективности и уровня оплаты труда архивистов.

С учетом этого считаем целесообразным при планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2014 г. предусмотреть:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

• продолжение работ по повышению пожарной безопасности архивов, их технической укрепленности, обеспечению охранного режима;
• соблюдение нормативных требований по организации хранения и учета документов; рассмотрение на заседаниях коллегиальных органов вопросов качества паспортизации государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.01.2013 с учетом положений информационно-методического письма Росархива (письмо будет направлено до конца 2013 г.);
• проведение плановой цикличной проверки наличия и состояния документов. Обо всех случаях необнаружения дел (документов) незамедлительно информировать Росархив и уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
• продолжение работ по формированию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и региональных реестров;

в сфере комплектования:

• проведение анализа итогов паспортизации организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.01.2013, обратив особое внимание на качество заполнения паспортов архивов, а также представляемых в Росархив сводных учетных сведений и пояснительных записок к ним;
• включение в планы комплектования архивов в первую очередь тех организаций, которые хранят документы сверх установленного срока, в том числе советского периода;
• продолжение работы по организации внедрения в практику работы архивных учреждений Российской Федерации методических рекомендаций «Определение организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов»;
• оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов;
• продолжение работы по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории субъектов Российской Федерации;
• организацию работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства, а также при приватизации организаций;

в сфере использования архивных документов:

• участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению празднования юбилейных дат: 100-летия начала Первой мировой войны, 200-летия со дня рождения М.Ю. Лермонтова, 200-летия со дня рождения Т.Г. Шевченко, 200-летия заграничных походов русской армии 1813 — 1814 гг., 70-летия Победы в Великой Отечественной войне 1941 — 1945 гг. (2015 г.);
• участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011 — 2015 гг.» и соответствующую программу Росархива;
• участие в реализации соглашения между Росархивом и Россотрудничеством;
• участие в реализации мероприятий, предусмотренных планами (программами) совместных действий с Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь на 2014 — 2016 гг., Государственной архивной службой Украины на 2014 — 2016 гг., а также Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов, Российско-Китайской рабочей группы по сотрудничеству в области архивов на 2011 — 2015 гг.;
• организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР на 2011 — 2015 годы, планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;
• пополнение базы данных рассекреченных документов и Справочно-информационной базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу (только федеральные архивы);
• подготовку сборников документов: «Первая русская революция 1905 — 1907 гг. в документах (по фондам РГАСПИ)», «Оборонно-промышленный комплекс СССР накануне Великой Отечественной войны (1939 — 1941 гг.)» (РГАЭ, РГАСПИ, ГАРФ), «Восстановление народного хозяйства Украины в годы Великой Отечественной войны и послевоенный период» (РГАЭ), о советско-китайских культурных связях в 1949 — 1960 гг. (РГАЛИ, ГАРФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД), «Конец эпохи (события 1989 — 1991 гг. в странах Восточной Европы и СССР)» (РГАНИ), других документальных сборников по планам публикационной деятельности федеральных архивов;
• выявление документов для подготовки сборников и документальных выставок в соответствии с обращениями федеральных органов исполнительной власти (только федеральные архивы);
• подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов (по специальному плану), подготовку выставки «По пути преодоления последствий войны: от конфронтации к примирению. Документы из архивов России и Германии» (2015 г., ГАРФ, РГВА, РГАСПИ, РГАКФД, РГАНИ, РГАЭ, РГАЛИ)»;
• реализацию интернет-проектов: «Офицеры Первой мировой — генералы Великой Отечественной»; «Архивы — школе», «Российская государственность», о коренных народах России;
• резерв времени на содействие в реализации интернет-проектов и сборников документов и выставок, подготовка которых будет осуществляться в рамках ФЦП «Культура России (2012 — 2018 годы)» и/или с привлечением других источников финансирования (только федеральные архивы);
• продолжение работы по организации Справочно-информационного центра федеральных архивов (РГАНТД, федеральные архивы, расположенные в г. Москве);

в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

• резерв рабочего времени на рецензирование (в связи с планируемым пересмотром) типовых норм времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами;
• участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (Архивный комитет Санкт-Петербурга, сентябрь) <1>;
• участие в организации и проведении заседаний совместной Российско-Китайской рабочей группы по сотрудничеству в области архивов (г. Санкт-Петербург, РГИА, РГАЭ, РГАСПИ, РГАВМФ, РГИА ДВ, ВНИИДАД, Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края, Архивный комитет Санкт-Петербурга), Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Монголия, РГАСПИ, РГВА, Управление по делам архивов Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области), встречи российских и армянских архивистов (Россия, федеральные архивы, ВНИИДАД), а также участие во встрече директоров федеральных архивов России и центральных государственных архивов Украины и Белоруссии (г. Нижний Новгород, федеральные архивы, ВНИИДАД, Комитет по делам архивов Нижегородской области) <1>;
• участие в работе IX Форума научной и творческой интеллигенции стран — участников СНГ (федеральные архивы) <1>;
• участие в XV Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (Казахстан, г. Астана, ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики)*;
• участие в XXI международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, четвертый квартал) <2>;

---

<1> Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

<2> Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

• продолжение работы по созданию и развитию архивных сайтов, регулярное предоставление информации для размещения на портале «Архивы России» в соответствии с Приказом Росархива от 25.05.2001 № 36 и письмом Росархива от 17.05.2001 № 6/513-К.

Просим иметь в виду, что прием заявок на участие в реализации мероприятий ФЦП «Культура России (2012 — 2018 годы)» в 2014 г. будет осуществляться до 1 ноября т.г. в порядке, установленном Приказом Росархива от 30.03.2012 № 23, в электронном виде с помощью размещенного на сайте Росархива сервиса (archives.ru/programs/fcp/query.shtml).

В годовых отчетах об основной деятельности архивных учреждений просим по возможности более подробно отразить:

• работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;
• изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;
• работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их преодоления;
• степень внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в деятельность федеральных, государственных и муниципальных архивов (количество персональных компьютеров и серверов, в том числе объединенных в локальную сеть, имеющих доступ в Интернет, используемое программное обеспечение, в том числе номер версии ПК «Архивный фонд»), а также наличие IT-специалистов.

Вместе с годовыми отчетами за 2013 г. следует представить:

• статистические отчеты по формам № 1 (раздельно по государственным и муниципальным (районным/городским) архивам) и № 4 (направляются в электронном виде посредством электронного сервиса на сайте Росархива);
• по два экземпляра вышедших из печати за отчетный период сборников документов и справочно-информационных изданий, а также их библиографические описания и аннотации.

Для сведения просим представить данные о заявках на получение грантов российских и международных фондов и информацию о полученных грантах по установленной форме (название архива, название проекта, тип проекта (исследовательский, издательский, научные мероприятия, создание информационных ресурсов, материально-техническое обеспечение), грантодатель, исполнители, соисполнители, годы осуществления проекта, запрашиваемая (полученная) сумма, наименование и характер создаваемого продукта (справочно-информационное издание, база данных, электронный ресурс в сети Интернет и т.п.), владелец продукта, виды и условия использования продукта (только федеральные архивы).

В связи с размещением Центрального фондового каталога в сети Интернет считаем обязательным выполнение Приказа Росархива от 23.10.2000 № 64 и предоставление в срок до 1 февраля 2014 г. копий массивов данных в формате БД «Фондовый каталог». Копии передаются в Росархив путем загрузки на ftp-сервер.

Просим также направить в Росархив предложения к «Плану командировок Федерального архивного агентства и подведомственных федеральных архивных учреждений на 2014 год» — до 1 декабря т.г. (только федеральные архивные учреждения); информацию о расходах регионального бюджета на содержание государственных архивов, утвержденных на 2014 г., с разбивкой по статьям экономической классификации — до 1 марта 2014 г.

При планировании деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов рекомендуем рассмотрение на заседаниях советов вопросов организации научно-исследовательской и методической работы архивных учреждений округа, проекта «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», итогов проведения Всероссийского конкурса на лучший муниципальный архив.

Напоминаем, что планово-отчетные документы представляются в сроки, определенные Приказом Росархива от 12.10.2006 № 59; планы работы НМС архивных учреждений федеральных округов — к 1 декабря т.г., отчеты о работе НМС в 2013 г. — к 15 января 2014 г.; заявочные карты на разработку научных тем в 2014 г. — в сроки, установленные Приказом Росархива от 22.08.2011 № 64; «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала» (форма № ЗП-культура) — по форме и в сроки, установленные Приказом Росстата от 30.10.2012 № 574.

Обращаем внимание, что план работы федерального архива представляется с приложением к нему расчетной части.

---