Письмо Росархива от 13.09.2010 № 2/1706-А

«О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2011 г. и их отчетности за 2010 г.»

ПИСЬМО

Федеральное архивное агентство, исходя из складывающейся ситуации в архивной отрасли и с учетом бюджетных проектировок на 2011 г. и период до 2013 г., наметило подходы к планированию работы архивных учреждений на следующий год.

По мнению Росархива, в планируемый период основное внимание следует уделить обеспечению безопасности архивных фондов, прежде всего, в части противопожарных мероприятий, реализации Стратегии информационного общества в Российской Федерации до 2011 г., а также реализации Федерального закона от 8 мая 2010 г. № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».

В этой связи считаем целесообразным предусмотреть:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета:

продолжение работы по повышению пожарной безопасности архивов, их антитеррористической защищенности;

реализацию нормативных требований по организации хранения и учету документов, в том числе проверки их наличия и состояния, розыску необнаруженных документов, рассмотрение результатов этой работы соответствующими комиссиями уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела;

выявление уникальных документов в рамках формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и региональных реестров в соответствии с решением коллегии Росархива от 02.07.2009 «О работе по формированию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации»;

осуществление комплекса работ с особо ценными документами с учетом положений подготовленных ВНИИДАД «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» (М., 2006);

продолжение разработки системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на основе внедрения новых версий ПК «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» и представление в установленном порядке в Росархив информационных массивов БД «Архивный фонд» и «Фондовый каталог»;

в сфере комплектования:

внедрение в практику работы архивных учреждений Российской Федерации положений Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;

организацию внедрения в деятельность архивных учреждений Российской Федерации «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, зарегистрированным Минюстом России 08.09.2010 № 18380;

продолжение работы по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории субъектов Российской Федерации;

организацию работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства;

оказание методической и практической помощи территориальным органам Росстата в работе по упорядочению и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образовавшихся в ходе проведения Всероссийской переписи населения 2010 г.;

в сфере использования архивных документов:

участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011 — 2015 гг.»;

оперативное предоставление архивной информации в соответствии с решениями Комиссии при Президенте Российской Федерации по противодействию попыткам фальсификации истории в ущерб интересам России;

информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами отечественной истории 2011 — 2012 гг.: 1000-летием единения мордовского народа с народами Российского государства, 300-летием со дня рождения М.В. Ломоносова, 150-летием падения крепостного права в России, 70-летием начала Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг.; 400-летием преодоления Смутного времени, 1050-летием основания г. Белозерска Вологодской области, 150-летием со дня рождения П.А. Столыпина, 200-летием со дня рождения И.А. Гончарова;

реализацию планов основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 50-летия полета в космос Ю.А. Гагарина, 65-летия Нюрнбергского процесса, 200-летия победы России в Отечественной войне 1812 г.;

организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом работы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны, планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников;

осуществление работ над сборниками документов: «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР в 1900 — 1963 гг.», т. 4. 1938 — июнь 1941 гг., т. 5. 1941 — 1945 гг. (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ, РГАНТД); «Голод в СССР. 1929 — 1934 гг.», т. 2. 1932 — 1934 гг. (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА); «Повесть пламенных лет Александра Довженко» (РГАЛИ), «Румынские военнопленные в СССР. 1941 — 1955 гг.» (РГВА, ГАРФ); «Украинские националисты. 1939 — 1945 гг.» в 2-х т. (РГАСПИ), «Встречи и переговоры на высшем уровне руководителей СССР и Югославии в 1945 — начале 1980 гг.» (РГАНИ, РГАСПИ), «Советско-монгольские культурные и научно-технические связи. 1921 — 1991 гг.», т. 3. 1975 — 1991 гг. (РГАСПИ, РГАНИ, РГАЛИ, ГАРФ, РГАЭ), «Халхин-Гол. 1939 г.» (РГВА), «Донское казачество в Отечественной войне 1812 г. и Заграничных походах русской армии 1813 — 1814 гг.» (РГВИА, РГИА, Государственный архив Ростовской области), «Подвиги офицеров и солдат русской армии в сражении при Бородине» (РГВИА), «Боевой календарь-ежедневник Отечественной войны 1812 г.» (РГВИА), а также над фотоальбомами «Они защищали Россию (к 100-летию начала Первой мировой войны)» (РГВИА, РГАВМФ); о праздновании 200-летия Отечественной войны 1812 года и Бородинского сражения (РГАКФД, ГАРФ);

в соответствии со специальными заданиями МИД России выявление документов для подготовки сборников: «Советско-израильские отношения. 1954 — 1967 гг.»; «Советско-китайские отношения. 1949 — 1955 гг.»; «Советско-румынские отношения», т. 3. 1945 — 1947 гг., «Холодная война. 1950 — 1960-е годы»;

обеспечение подготовки и проведения историко-документальных выставок: в Выставочном зале федеральных государственных архивов (по специальному плану); о советско-американском сотрудничестве в годы Второй мировой войны (июнь, Вашингтон) (РГАЭ, ГАРФ, РГАКФД); «Российско-монгольские отношения. XX век», посвященной 100-летию образования Автономной Монголии, созданию дипломатической службы Монголии и 90-летию Народной революции 1921 года (сентябрь, Улан-Батор) (РГАСПИ, РГАНИ, ГАРФ, РГАЭ, РГАКФД); а также участие в проведении выставки «Святая Русь» (май — август, г. Москва; сентябрь — декабрь, г. Санкт-Петербург) (РГАДА);

подготовку и размещение в сети Интернет виртуальной историко-документальной выставки к 50-летию полета в космос Ю.А. Гагарина (РГАНТД);

участие в Международной научно-практической конференции, посвященной советско-американскому сотрудничеству в годы Второй мировой войны (июнь, г. Вашингтон) (ГАРФ, РГАЭ);

в связи с продолжающимся ростом количества обращений граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций увеличение бюджета рабочего времени на их исполнение;

в сфере организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

продолжение внедрения в практику работы административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг в области архивного дела;

участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Казань) <*>;

участие в работе Российско-китайской рабочей группы по сотрудничеству в области архивов (ВНИИДАД, РГАЭ, РГАСПИ, РГИА ДВ, Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края), Российско-монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (РГАСПИ, РГВА, Управление по делам архивов Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области), Российско-венгерской комиссии по сотрудничеству в области архивов (РГАЭ, РГВИА), а также участие во встрече руководства архивных служб и государственных архивов Белоруссии, России и Украины (только федеральные архивы), встрече архивистов России и Армении (только федеральные архивы) <**>;

подготовку к возможному участию в XVII Международном конгрессе архивов (август 2012 г., Австралия, Брисбен);

участие в XVIII международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва) <*>;

создание единой информационно-поисковой системы к документам Архивного фонда Российской Федерации, включающей описание документов на уровне архивного дела (оцифровка описей);

создание и развитие архивных сайтов, регулярное предоставление информации для размещения на портале «Архивы России» в соответствии с Приказом Росархива от 25.05.2001 № 36 и письмом Росархива от 17.05.2001 № 6/513-К.

---

<*> Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

<**> Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

При планировании деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов просим предусмотреть:

обсуждение проблем внедрения модернизированной версии ПК «Архивный фонд» (пятая версия), ПК «Фондовый каталог».

Напоминаем, что планово-отчетные документы представляются в сроки, определенные Приказом Росархива от 12.10.2006 № 59; планы работы НМС архивных учреждений федеральных округов — к 1 декабря т. г., отчеты о работе НМС в 2010 г. — к 15 января 2011 г.; заявочные карты на разработку научных тем в 2012 г. — в сроки, установленные Приказом Росархива от 15.07.2005 № 38.

О сроках подачи, рассмотрения и защиты заявок на участие в реализации мероприятий государственной (федеральной целевой) программы развития культуры в 2012 г. будет сообщено дополнительно.

В годовых отчетах об основной деятельности архивных учреждений просим по возможности более подробно отразить:

мероприятия по реализации Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений»;

работу по взаимодействию уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;

изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подведомственность, подчиненность, штатную численность;

сведения об условиях оплаты труда в государственных архивах субъектов Российской Федерации;

работу по оцифровке описей и архивных документов, указав помимо объемов (нарастающим итогом и за год) состав документов, используемое оборудование, применяемые технологии, в том числе практику оцифровки микроформ;

данные о заявках на получение грантов российских и международных фондов и сведения о полученных грантах (название архива, название проекта, тип проекта (исследовательский, издательский, научные мероприятия, материально-техническое обеспечение), грантодатель, исполнители, соисполнители, годы осуществления проекта, запрашиваемая (полученная) сумма, наименование и характер создаваемого продукта (справочно-информационное издание, база данных, электронный ресурс в сети Интернет и т.п.), владелец продукта, виды и условия использования продукта (только федеральные архивы).

Вместе с годовыми отчетами за 2010 г. до 15 февраля 2011 г. необходимо представить:

статистические отчеты по формам № 1 (раздельно по государственным и муниципальным (районным/городским) архивам), № 4, № 1-к (на бумажном носителе и в электронном формате);

акты инвентаризации дел, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни (только федеральные архивы);

библиографические описания вышедших из печати за отчетный период сборников документов и справочно-информационных изданий;

до 1 февраля 2011 г. копии массивов данных, накопленных в формате БД «Архивный фонд» в государственных и муниципальных архивах; в формате версии БД «Фондовый каталог» предварительно заархивированные, передаются на электронных носителях в 2-х экземплярах или по электронной почте (по адресу kupriyanova_ov@gov.ru в виде приложений к сообщениям) в соответствии с Приказом Росархива от 23.10.2000 № 64.

Просим также направить в Росархив:

в связи с подготовкой Государственной программы «Информационное общество (2011 — 2020 годы)» сведения, отражающие степень внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в деятельность уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных и муниципальных архивов, согласно прилагаемой Анкете по состоянию на 01.01.2011 — вместе с годовыми отчетами;

информацию о расходах регионального бюджета на содержание государственных архивов, утвержденных на 2011 г., с разбивкой по статьям экономической классификации — до 1 марта 2011 г.

Приложение 1 к письму Росархива

«Уровень внедрения ИКТ в деятельность федеральных архивов»

1. Количество компьютеров
2. Количество компьютеров, объединенных в локальную сеть
3. Количество компьютеров, имеющих выход в Интернет
4. Тип подключения к сети Интернет: (выберите один из пунктов)
4.1. Постоянное подключение (локальная сеть, оптическое волокно и т.п.)
4.2. Высокоскоростное коммутируемое подключение (ADSL-модем)
4.3. Коммутируемое подключение с использованием телефонной линии (модем)
4.4. Беспроводное подключение (Wi-Fi, радиомодем, 3G-модем, спутниковый канал и т.п.)
4.5. Подключение отсутствует
5. Наличие контактного адреса электронной почты (указать):	__________@___________
6. Количество оцифрованных единиц хранения

от 13 сентября 2010 г. № 2/1706-А

и муниципальных архивов»

1. Количество компьютеров
Для муниципальных архивов вместо п. 1 заполняется п. 1а
- Количество муниципальных архивов/из них имеют компьютеры
- Количество сотрудников в муниципальных архивах/количество компьютеров
2. Количество компьютеров, объединенных в локальную сеть
3. Количество компьютеров, имеющих выход в Интернет
4. Тип подключения к сети Интернет: (выберите один из пунктов)
4.1. Постоянное подключение (локальная сеть, оптическое волокно и т.п.)
4.2. Высокоскоростное коммутируемое подключение (ADSL-модем)
4.3. Коммутируемое подключение с использованием телефонной линии (модем)
4.4. Беспроводное подключение (Wi-Fi, радиомодем, 3G-модем, спутниковый канал и т.п.)
4.5. Подключение отсутствует
5. Наличие контактного адреса электронной почты (указать):	__________@___________
6. Используется ли программный комплекс «Архивный фонд»?
6.1. Версия 4
6.2. Версия 3
6.3. Версия 2
6.4. Не используется
Вопрос 7 — только для уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела:
7. Используется ли программный комплекс «Фондовый каталог»?
7.1. Версия 2
7.2. Версия 1
7.3. Не используется

8. Количество оцифрованных единиц хранения

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ АНКЕТЫ «УРОВЕНЬ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ АРХИВАХ»

Анкета заполняется государственными федеральными архивами.

П. 1. Указывается общее количество компьютеров в государственном архиве. Учитываются компьютеры класса Pentium-IV и более поздние модификации. Более старые компьютеры типа 286, 386, 486, Pentium, Pentium II и аналогичные не учитываются.

П. 2. Указывается общее число компьютеров, из числа указанных в п. 1, подключенных к локальной вычислительной сети (соединенных между собой).

П. 3. Указывается общее количество компьютеров, из числа указанных в п. 1, имеющих подключение к сети Интернет.

П. 4. Указывается тип используемого подключения к сети Интернет. Необходимо проставить отметку напротив одного из пунктов 4.1 - 4.4.

Если используется несколько типов подключения, напротив каждого из пунктов проставляется количество компьютеров, использующих данный тип подключения (доступа к сети Интернет).

Если подключенных к сети Интернет компьютеров нет — проставляется отметка напротив пункта 4.5.

П. 5. Указывается основной адрес электронной почты архивного учреждения (если имеется).

П. 6. Указывается общее количество единиц хранения, полностью переведенных в цифровую форму (отсканированных, оцифрованных).

Анкета предоставляется как в бумажной, так и в электронной форме.

При наличии технической возможности, копия заполненной Анкеты в электронной форме высылается по адресу электронной почты: petrova_vv@gov.ru.

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ АНКЕТЫ «УРОВЕНЬ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ УПОЛНОМОЧЕННЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ СУБЪЕКТОВ РФ В ОБЛАСТИ АРХИВНОГО ДЕЛА, А ТАКЖЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ»

Анкета заполняется отдельно на уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела, на каждый государственный архив и отдельная анкета заполняется суммарно по муниципальным архивам субъекта Российской Федерации.

---