Письмо ГАПУ Минздрава СССР от 28.06.1985 № 132-28/18-568

«О ведомственном финансовом контроле в хозрасчетных аптеках и аптечных магазинах, состоящих на централизованном учете»

(вместе с «Программой документальной ревизии хозрасчетных аптек и аптечных магазинов, находящихся на централизованном учете»)

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

ГЛАВНОЕ АПТЕЧНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

ПИСЬМО

28 июня 1985 г.

№ 132-28/18-568

О ВЕДОМСТВЕННОМ ФИНАНСОВОМ КОНТРОЛЕ В ХОЗРАСЧЕТНЫХ АПТЕКАХ И АПТЕЧНЫХ МАГАЗИНАХ, СОСТОЯЩИХ НА ЦЕНТРАЛИЗОВАННОМ УЧЕТЕ

Во исполнении постановления Совета Министров СССР от 2 апреля 1981 г. № 325 «О мерах по улучшению контрольно — ревизионной работы в министерствах и ведомствах и других органах управления» с целью усиления борьбы со злоупотреблениями, хищениями и другими правонарушениями аптечными работниками Главное аптечное управление Министерства здравоохранения СССР разработало программу документальной ревизии хозрасчетных аптек и аптечных магазинов, находящихся на централизованном учете.

В соответствии с настоящей программой ежегодно подвергаются документальной ревизии все розничные хозрасчетные аптечные учреждения, находящиеся на централизованном учете.

Документальные ревизии таких учреждений производятся комплексно работниками контрольно — ревизионных отделов (секторов) аптечных управлений, межрайонных контор, ревизорами централизованных бухгалтерией, а при их отсутствии работниками бухгалтерской службы. К ревизии привлекаются специалисты других служб и структурных подразделений учреждения, назначившего ревизию и внештатные ревизоры и инспектора.

По окончании ревизии составляется акт. Акт ревизии подписывается руководителем ревизионной группы (ревизором), руководителем аптечного учреждения и работниками контрольно — учетной группы (сектора), если он работает непосредственно в данном розничной аптечном учреждении. Предложения по устранению недостатков и нарушений руководителем группы (ревизоров) обревизованному учреждению не оставляются.

Письменные возражения и замечания по акту ревизии представляются руководителем обревизованного учреждения не позднее трех дней со дня подписания акта руководителю группы (ревизору).

Руководитель органа, назначившего ревизию, обязан не позднее чем в 2-недельный срок рассмотреть результаты ревизии и принять необходимые решения по устранению нарушений и недостатков, возмещению материального ущерба, привлечению к ответственности виновных лиц, устранению причин и условий, способствующих нарушению государственной дисциплины, а также разработать необходимые предложения по их предупреждению и обеспечить контроль за выполнением решений, принятых по результатам ревизии.

Приказы издаются в тех случаях, когда результаты ревизии требуют направления материалов в следственные органы или применения дисциплинарного взыскания в отношении виновных лиц. В остальных случаях руководителю обревизованного учреждения направляется письмо, которое содержит конкретные предложения по устранению нарушений и недостатков, выявленных ревизией, и улучшению финансово — хозяйственной деятельности аптечного учреждения. Одновременно разъясняем, что в форме № 11 — ревизия «Отчет о контрольно — ревизионной работе» отчетные данные о проведении документальных ревизий в хозрасчетных розничных аптечных учреждений, состоящих на централизованном учете, показываются по строкам 060-080.

ПРОГРАММА ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ РЕВИЗИИ ХОЗРАСЧЕТНЫХ АПТЕК И АПТЕЧНЫХ МАГАЗИНОВ, НАХОДЯЩИХСЯ НА ЦЕНТРАЛИЗОВАННОМ УЧЕТЕ

При проведении документальной ревизии хозрасчетных аптек и аптечных магазинов, находящихся на централизованном учете, необходимо проконтролировать и обревизовать следующее:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Выполнение графика работ аптечного учреждения и его мелкорозничной сетью.

1.2. Наличие в аптеке плана финансово — хозяйственной деятельности, утвержденного вышестоящей организацией.

1.3. Порядок ведения первичного учета в соответствии с типовыми и специализированными формами учета.

2. КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ

2.1. Обеспечение контрольно — кассовыми аппаратами и кассирами. Соблюдение правил эксплуатации контрольно — кассовых аппаратов.

2.2. Соблюдение положения о ведении кассовых операций и оформления кассовых документов в соответствии с приказами Минздрава СССР от 20 октября 1982 г. № 1031, от 17 ноября 1983 г. № 1325.

Соответствие наличия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, книжным данным на день проверки. Проведение ежемесячных внезапных проверок наличности в кассе. Наличие в кассе неоформленных и незаконных документов на выданные деньги. Соблюдение установленного лимита остатка денег по кассе.

2.3. Полнота и своевременность оприходования и сдачи выручки отделами мелкорозничной сетью.

Своевременность и полнота оприходования и сдачи выручки в Госбанк, сберегательную кассу, в вышестоящую организацию — для мелкорозничных аптечных учреждений.

Правильность оформления операций по возврату залогов за кислородные подушки и предметы, сданные на прокат.

С целью выяснения реальности отражения розничного товарооборота и выплаты премий проверить не завышена ли розничная выручка путем внесения в последних числах квартала наличных денег и их изъятие в первых числах следующего квартала из выручки.

Наличие денежных средств в пути.

Соблюдение порядка и сроков хранения кассовых чеков.

3. ТОВАРНЫЕ ОПЕРАЦИИ

3.1. Наличие и своевременность заключения договоров о материальной ответственности с работниками аптеки, магазина и с подотчетными лицами, возглавляющими мелкорозничные учреждения. Соблюдение положений по заключенным договорам.

3.2. Состояние и приспособленность помещений аптеки для хранения товаров. Наличие охраны. Противопожарные мероприятия. Состояние их проверок и клеймения.

3.3. Своевременность, правильность и полнота оприходования товаров в аптеке, мелкорозничных учреждениях по группам. Проверить выборочно по отдельным наименованиям фактическое получение медицинских товаров, указанных в счетах, накладных поставщиков в дни предшествующие началу ревизии (проверки).

3.4. Правильность и полнота ведения учета спирта, наркотических, ядовитых лекарственных средств (сплошным порядком за межинвентаризационный период), а также медикаментов, подлежащих предметно — количественному учету (выборочно).

Правильность и полнота оприходования разницы стоимости этилового спирта при реализации его в чистом виде, по лабораторному и фасовочному журналам. Правильность начисления норм траты на спирт.

Правильность ведения лабораторного и фасовочного журналов, полнота отражения в товарных отчетах сумм дооценки. Проверить внутриаптечную фасовку на предмет соответствия содержимого с количеством, указанным на этикетке фасовки, путем перевешивания, перемеривания. Соответствует ли внутриаптечная фасовка прейскуранту 025.

Соблюдение порядка внутриаптечной переброски. Полнота оприходования на счет «Товары» стоимости дистиллированной воды.

3.5. Порядок приема и учета использованной аптекарской посуды. Выявление случаев получения аптекой стеклянной аптекарской посуды без оприходования по бухгалтерскому учету.

3.6. Выполнение плана заготовки лекарственного растительного сырья, порядок оформления, полнота оприходования и сдачи лекарственного растительного сырья, начисления и выплаты премий за его заготовку.

3.7. Правильность оформления отпуска лекарственных средств по льготным и бесплатным рецептам. Своевременность отражения таких операций в учете и отчетности. Следует обратить особое внимание на наличие исправлений в количествах выписанных медикаментов и выяснить причины их возникновения. Обоснованность выписанных рецептов. Нет ли случаев сокрытия недостач или излишков при инвентаризации путем несвоевременного предъявления счетов лечебно — профилактическим учреждениям.

3.8. Наличие и выполнение графика отпуска товаров лечебно — профилактическим учреждениям. Соблюдение порядка регистрации и оформления документов по отпуску лекарственных средств оптовым покупателям. Наличие доверенностей на отпущенные медицинские товары. Проведение встречных проверок на предмет соответствия отпущенных лекарственных средств (особенно спирта этилового и остродефицитной группы лекарственных средств) по накладным — требованиям, находящимся у покупателей (по количествам, дозировкам, размерам, емкостям и т.д.).

3.9. Проверить имеются ли случаи оприходования на товар вспомогательных материалов, тары и т.д. и обоснованность списания медикаментов на вспомогательные материалы, тару, инвентарь и т.д. Правильность, своевременность и обоснованность составления актов на переоценку товаров, по списанию медтоваров на хозяйственные и технологические нужды, на оказание первой медицинской помощи.

3.10 Правильность учета экстемпоральной рецептуры и готовых форм.

3.11. Учет товаров с ограниченным сроком годности. Принимаемые заблаговременно меры по реализации лекарственных средств с коротким сроком годности. Обоснованность списания негодных медтоваров. Выполнение порядка уничтожения брака медтоваров и лекарственных средств с истекшим сроком годности. Проверить наличие негодных медикаментов в аптеке и мелкорозничной сети.

3.12. Обеспечение сохранности и правильности учета тары. Своевременность возврата тары и обоснованность ее списания.

3.13. Правильность оформления отпуска медтоваров мелкорозничной сети. Проверить имеются ли случаи отпуска лекарственных средств по распискам без накладных или по фиктивным распискам. Проверить проверки движения медтоваров по мелкорозничной сети. Проверить имеют ли место случаи создания искусственных мелкорозничных аптечных учреждений с целью получения незаконной заработной платы за реализацию лекарственных средств из аптек.

3.14. Обеспеченность прейскурантами розничных цен. Правильность контрольных цен на витринах. Выборочно проверить правильность цен, таксировку и подсчет общих сумм в рецептах, накладных, счетах по отпуску товаров покупателям, в накладных по внутренней переброске (включая мелкорозничную сеть), а также в инвентаризационных описях. Проверить правильность таксировки рецептов во время отпуска лекарств населению.

4. УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ И ПРОЧИЕ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

4.1. Соблюдение установленного порядка организации и ведения учета основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, спецодежды, стройматериалов, тары, топлива и инвентаря до 2-х рублей. Провести выборочную проверку фактического наличия ценностей. Наличие неустановленного, непригодного к применению оборудования и инвентаря. Причины их образования и меры, принимаемые к реализации. Полнота оприходования и обоснованность списания. Проверить не имеет ли место замена нового оборудования и инвентаря старым.

4.2. Соблюдение норм выдачи и сроков использования спецодежды. обоснованность выдачи молока.

4.3 Учет драгоценных материалов, электроэнергии, коммунальных услуг.

4.4. При наличии в аптеке, аптечном магазине автотранспорта, проверить целесообразность и рентабельность его использования, правильность и обоснованность списания горюче — смазочных материалов.

4.5. Меры, принимаемые к экономии материальных ресурсов, электроэнергии, топлива, горючего и сокращению потерь.

5. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ И ВЫПОЛНЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЙ ПО КОНТРОЛЮ ЗА СОХРАННОСТЬЮ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ЦЕННОСТЕЙ

5.1. Проверка соблюдения порядка проведения и оформления инвентаризаций. Качество и своевременность их проведения. Полнота отражения результатов в учете.

5.2. Начисление и правильность списания норм естественной убыли лекарственных средств, в соответствии с проверенными данными товарных отчетов и накладных по отпуску лекарственных средств лечебно — профилактических учреждениям.

При этом целесообразно провести проверку учета движения тех лекарственных средств за межинвентаризационный период, которые могут быть использованы для изготовления лекарств по экстемпоральной рецептуре (индивидуального изготовления лекарств), для производства внутриаптечной заготовки (расфасовки), а также аптекарской посуды и стоимость лекарственных средств, отпущенных в массе (ангро) в упаковке аптеки. На разницу между суммой расхода за межинвентаризационный период и стоимость лекарственных средств, отпущенных в массе (ангро) (предварительно выверенных с отчетными данными), начисляется норма естественной убыли. Полученная сумма сверяется с данными результатов инвентаризации, отраженных в товарных отчетах.

5.3. Провести количественные выборки движения медицинских товаров за межинвентаризационный период по остродефицитной группе лекарственных средств.

5.4. Состояние задолженности по недостачам, растратам, хищениям и потерям от порчи ценностей. Наличие исполнительных листов, регулярность погашения задолженности. Передача дел по недостачам, растратам, хищениям и порче ценностей в судебно — следственные органы. Сверка расчетов по ним с судебно — следственными органами.

Меры, принимаемые к взысканию сумм с виновных лиц.

6. УЧЕТ ТРУДА, ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ И ПРОЧИХ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

6.1. Соответствие фактической численности работников штатному расписанию.

Правильность тарификации персонала аптек.

Ведение графика и табеля выхода на работу.

Правильность начисления и выплаты заработной платы, премий, средств социального страхования.

Проверить наличие трудовых книжек, соответствие записей в них штатному расписанию (в тех случаях, если трудовые книжки работников аптек, магазинов хранятся в аптечном учреждении, а не в центральной районной (городской) аптеке, аптечном управлении), соблюдение правил хранения трудовых книжек.

6.2. Соблюдение действующего законодательства о совместительстве, заместительстве. Учет и оформление документов на совмещение профессий (должностей) за расширение зоны обслуживания и увеличения объема работ.

6.3. Правильность расходования заработной платы работникам нештатного (несписочного) состава.

6.4. При выполнении текущего или капитального ремонта хозяйственным способом или подрядчиками проверяется фактический объем выполненных ремонтных работ по соответствию его актам и трудовым соглашениям, оплаченным производителям работ.

6.5 Учет командировок.

6.6. Учет бланков строгой отчетности и обоснованность их выдачи (доверенности, квитанции, путевые листы и т.д.).

6.7. Соблюдение архива бухгалтерских, аптечных документов и соблюдение правил и сроков хранения.

6.8. Порядок рассмотрения письменных и устных обращений трудящихся. Принимаемые меры к устранению причин их порождающих.

6.9 Выполнение предложений предыдущей ревизии, других проверок.

---