Инструкция Наркомфина СССР от 05.11.1937 № 567
Актуально на 04.11.2026.
Как цитировать: Инструкция Наркомфина СССР от 05.11.1937 N 567. 567. 05.11.1937. https://bukva.ai/docs/instruktsiya-567
«По делопроизводству в районных и городских финансовых отделах»
Внимание
Документ утратил силу в связи с изданием письма Минфина СССР от 03.02.1976 № 8.
ИНСТРУКЦИЯ
I. ОБЩАЯ ЧАСТЬ
1. Прием почты и ее отправка в районном и городском финансовом отделе производится секретарем отдела.
В районных (городских) финансовых отделах, не имеющих делопроизводителей по налогам и госдоходам и счетовода в бухгалтерии по бюджету, на секретаря отдела, кроме приема и отправки почты, возлагается также непосредственное ведение всего делопроизводства (раскладка и подшивка исполненных документов и переписки по отдельным делам — см. п. 31-й настоящей инструкции).
2. Заведующий и секретарь районного (городского) финансового отдела являются ответственными за постановку делопроизводства, за состояние документооборота и за хранение дел районного (городского) финансового отдела.
За состояние делопроизводства, хранение дел и документов по отдельным отраслям работы районного (городского) финансового отдела (например, по налогам, по госдоходам, по госстрахованию и т.д.) отвечают соответствующие старшие инспектора (инспектора), а в бухгалтерии по бюджету — старший бухгалтер (бухгалтер) по бюджету. Каждый работник районного (городского) финансового отдела непосредственно отвечает за состояние документооборота и за сохранность дел по своему участку работы.
Секретарь районного (городского) финансового отдела обязан осуществлять контроль за правильной постановкой делопроизводства и состоянием документооборота всего отдела, а также за соблюдением его работниками установленных правил по ведению делопроизводства и хранению дел.
Согласно ст. 11 утвержденных Советом народных комиссаров Союза ССР 29 апреля 1937 года положений «О налоговых инспекторах и налоговых ревизорах» и «О страховых инспекторах и страховых ревизорах», на старшего налогового инспектора районного (городского) финансового отдела возлагается руководство ведением налогового делопроизводства в районном (городском) финансовом отделе и контроль за правильным хранением налоговых дел и документов, а на старшего страхового инспектора страховой инспекции районного (городского) финансового отдела возлагается руководство ведением страхового делопроизводства и контроль за правильным хранением дел и документов.
В районных (городских) финансовых отделах, имеющих делопроизводителей по госдоходам, руководство ведением делопроизводства по госдоходам и контроль за правильным хранением дел и отдельных документов возлагается на старшего инспектора государственных доходов.
В бухгалтериях по бюджету в районных (городских) финансовых отделах, имеющих счетовода по бюджету, руководство ведением делопроизводства и контроль за правильным хранением дел и отдельных документов возлагается на старшего бухгалтера по бюджету.
3. Распределение поступающих в районный (городской) финансовый отдел документов и переписки, нумерация отправляемой почты и заведение дел в текущей архиве производятся на основании перечня (описи) дел.
Перечень охватывает дела и материалы всех отраслей работы районного (городского) финансового отдела.
Отдельным отраслям работы районного (городского) финансового отдела в перечне присваиваются следующее условные цифровые обозначения:
Каждому отдельному делу в перечне присваивается определенная нумерация.
В перечне указываются: наименования и условные (цифровые) обозначения всех дел и материалов по каждой отдельной отрасли работы районного (городского) финансового отдела (см. приложение 2).
4. В каждом районном (городском) финансовом отделе обязательно должно быть вывешено на видном месте объявление о днях и часах приема посетителей заведующим и инспекторами районного (городского) финансового отдела и о выдаче секретарем справок (устных) о поступлении какого-либо документа или переписки, а также о времени отправки по назначению отдельных документов и переписки.
II. ПРИЕМ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ ПОЧТЫ
5. Вся поступающая в районный (городской) финансовый отдел почта принимается секретарем отдела.
При приеме почты обязательно проверяется правильность ее доставки и наличие приложений, указанных в сопроводительном письме или документе.
В случае повреждения конверта или упаковки ценной почты, об этом составляется акт.
Вся полученная почта, за исключением личной, вскрывается секретарем. Секретная почта для районного (городского) финансового отдела получается спецчастью рай(гор)исполкома, которая и передает ее заведующему районным (городским) финансовым отделом. Секретные бумаги районного (городского) финансового отдела хранятся в спецчасти рай(гор)исполкома.
На каждом поступившем документе (переписке, жалобе, материале и пр.) ставится входящий штамп, в котором отмечается дата поступления документа.
| Московская область Реутовский райфинотдел Получено «» числа __________ м-ца ____ года Исполнитель __________ Исполнено «» числа __________ м-ца Дело N __________ |
|---|
Если с письмами поступают почтовые марки или денежные знаки, то об этом обязательно делается отметка на поступившем письме, а почтовым маркам и денежным знакам ведется учет.
6. После проверки поступившей почты и наложения на нее входящего штампа секретарь отдела берет на учет в контрольном журнале (см. приложение 3) следующие, поступившие в районный (городской) финансовый отдел, документы и переписку:
а) все законы, постановления и распоряжения правительства; решения и распоряжения край(обл)исполкома и рай(гор)исполкома; приказы и инструкции НКФ СССР, НКФ союзной и НКФ автономной республики, краевого (областного) финансового отдела и управлений Госстраха, а также все бумаги, содержащие в себе задания и распоряжения указанных органов;
в) документы, «не подлежащие оглашению»;
д) документы строгого учета: договоры, соглашения, исполнительные листы, трудовые списки, квитанции, отчеты, балансы, сметы, акты ревизий, ходатайства об отпуске средств;
ж) запросы, поступающие от финорганов и других учреждений и организаций;
з) именные служебные пакеты и переписку, адресованную непосредственно заведующему районным (городским) финансовым отделом.
7. Учет производится в контрольном журнале, в котором отмечается:
а) от кого поступил документ или переписка;
б) дата и номер документа или переписки;
г) кому и когда они переданы на исполнение;
Все поступающие в районный (городской) финансовый отдел жалобы налогоплательщиков и страхователей, кроме контрольного учета их секретарем отдела, учитываются также в специальных книгах для учета жалоб. Книги эти ведутся счетоводом-делопроизводителем налоговой инспекции и инспектором по госстрахованию. Жалобы по госдоходам учитываются инспектором по госдоходам в книге учета жалоб по госдоходам (см. приложения 4, 4-а и 4-б).
8. Контрольные записи используются для справок о поступлении того или иного документа или переписки, о дате получения их, а также о том, куда и кому передан данный документ или переписка на исполнение.
По контрольным записям ведется наблюдение за исполнением поступивших в районный (городской) финансовый отдел запросов и переписки.
9. После записи поступившей почты в контрольный журнал, она передается на просмотр заведующему районным (городским) финансовым отделом, а во время его отсутствия, — его заместителю.
Телеграммы, особо спешная почта, а также все жалобы передаются немедленно после их получения и записи в контрольный журнал, а вся остальная почта — не реже двух раз в день, в часы, установленные для этого распоряжением заведующего районным (городским) финансовым отделом.
Если поступивший документ или переписка являются ответом на какой-либо запрос или в них содержится ссылка на предыдущую переписку, — к ним, в необходимых случаях, до передачи их на просмотр заведующему районным (городским) финансовым отделом, подбирается соответствующая переписка или прилагается дело, хранящееся в текущем архиве.
Почта, переданная на просмотр заведующему районным (городским) финансовым отделом или его заместителю, должна быть в тот же день ими просмотрена и возвращена секретарю отдела с указанием исполнителей, сроков исполнения, а в необходимых случаях и порядка исполнения — на отдельных поступивших документах или переписке.
10. Секретарь отдела по получении от заведующего просмотренной им почты отмечает в контрольном журнале исполнителей и сроки исполнения, указанные заведующим районным (городским) финансовым отделом на отдельных документах и переписке, взятых на контрольный учет, и берет на контрольный учет те документы и переписку, на которых имеются распоряжения или указания заведующего районным (городским) финансовым отделом об их исполнении.
После этого вся почта в тот же день передается для исполнения соответствующим работникам отдела: почта по госдоходам — старшему инспектору по госдоходам, почта по налогам — старшему налоговому инспектору, почта по госстрахованию — старшему страховому инспектору, почта по бюджету — старшему инспектору по бюджету; почта по остальным отраслям работы районного (городского) финансового отдела передается соответствующим инспекторам или бухгалтеру по бюджету.
Все документы и переписка, взятые на контрольный учет, передаются соответствующим исполнителям под расписку в контрольном журнале, в котором отмечается дата передачи этих документов и переписки.
III. ИСПОЛНЕНИЕ ПЕРЕПИСКИ
11. Исполнитель обязан по получении почты доложить заведующему районным (городским) финансовым отделом или его заместителю документы и переписку, по которым необходимо получить их руководящие указания или которые, по установленному заведующим районным (городским) финансовым отделом порядку, а также согласно его надписи на документе, должны быть ему доложены до исполнения их.
Согласно ст. 11 утвержденных Советом народных комиссаров СССР 29 апреля 1937 г. положений о налоговых и страховых инспекторах и от налоговых и страховых ревизорах, ведение дел по жалобам плательщиков возложено на старшего налогового инспектора, а по жалобам страхователей — на старшего страхового инспектора районного (городского) финансового отдела. В связи с этим старший (районный, городской) налоговый и страховой инспектора обязаны: не позднее следующего дня после поступления жалобы послать лицу, подавшему жалобу, извещение о времени рассмотрения жалобы заведующим районным (городским) финансовым отделом (см. приложение 5); представить заведующему районным (городским) финансовым отделом ко времени рассмотрения им жалобы все необходимые для этого материалы; обеспечить своевременное извещение лица, подавшего жалобу, о принятом заведующим районным (городским) финансовым отделом решении по жалобе; в случае обжалования решения, переслать материалы по жалобе в соответствующий финорган и обеспечить исполнение решения по жалобе.
12. Все находящиеся на исполнении документы, переписку и пр. исполнитель обязан хранить в специальной папке с надписью «К исполнению».
Хранение документов, требующих исполнения, вне этой папки категорически запрещается.
Папка эта должна находиться обязательно в шкафу, где хранятся дела текущего архива. Перед уходом в отпуск или перед отъездом в командировку, исполнитель обязан передать все требующие исполнения дела и документы своему заместителю.
13. На каждом исполненном документе и переписке, если при них нет копий или справок, из которых видно, что они исполнены, исполнитель обязан сделать пометку о том, когда и как они исполнены, и о помещении их в дело, указав при этом номер дела, в котором данный документ или переписка должны храниться, в соответствии с перечнем дел районного (городского) финансового отдела. Каждая такая пометка на документе обязательно должна иметь дату и подпись исполнителя.
14. При исполнении документов или переписки надлежит обязательно руководствоваться следующими основными правилами:
а) На каждом отправляемом документе или переписке исполнитель обязан, кроме адреса и даты отправляемого документа, проставить, в соответствии с перечнем дел (см. п. 3-й настоящей инструкции), условное цифровое обозначение той отрасли работы районного (городского) финансового отдела, к которой данный документ или переписка относится, а также номер соответствующего дела, в которое должна поступить копия с отправляемого документа или переписки со всеми относящимися к ней материалами.
б) Если отправляемое письмо требует ответа, то исполнитель обязан указать в нем срок, к которому этот ответ ожидается.
в) В ответных письмах должна быть помещена ссылка на номер и дату переписки, которая послужила основанием для ответа, при чем в письмах, посылаемых с какими-либо приложениями, должно быть указано количество приложений, а в необходимых случаях — приложен перечень отправляемых приложений.
г) Во всех случаях, когда посылается напоминание об ускорении ответа на ранее посланный запрос, кроме ссылки на номер этого запроса, необходимо указывать также и его краткое содержание.
д) При ссылках в тексте писем на другие документы (переписку) необходимо указывать их номера, даты и краткое содержание.
е) Не следует допускать в адресах отправляемых писем условных сокращенных (телеграфных) обозначений, а также сокращенных малоизвестных названий.
ж) При переписке с краевым (областным) финансовым отделом, НКФ АССР или НКФ союзной республики в республиках, не имеющих краевого (областного) деления, а также с управлениями Госстраха нельзя в одном и том же письме объединять несколько вопросов, относящихся к различным отраслям финансовой работы.
з) В ответных телеграммах надлежит указывать перед их текстом номер того документа, на который дается ответ, а в телеграммах-напоминаниях, кроме ссылки на номер переписки, обязательно указывать также краткое содержание вопроса.
и) Перед текстом писем (за исключением небольших писем) нужно указывать кратко вопрос, по которому это письмо написано.
IV. ПРАВИЛА ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ И ПЕРЕПИСКИ
15. Районные (городские) финансовые отделы по всем вопросам их текущей оперативной работы могут обращаться (вести переписку) только в областные (краевые) финансовые отделы или НКФ АССР, а в республиках, не имеющих областного (краевого) деления, — в НКФ союзной республики.
Непосредственное обращение районных (городских) финансовых отделов — в республиках, не имеющих областного (краевого или АССР) деления, — в НКФ Союза ССР, а в республиках с областным (краевым, АССР) делением — в НКФ союзной республики и в НКФ Союза ССР — допускается только в порядке внесения инициативных предложений, разрешения спорных между районным (городским) финансовым отделом и вышестоящим финорганом вопросов, а также в порядке обжалования неправильных действий вышестоящих финорганов.
16. Заведующим районным (городским) финансовым отделом, а во время его отсутствия его заместителем, обязательно подписываются следующие документы:
А. Административно-организационного характера: приказы об организации и распорядке работы, о приеме и увольнении работников, назначаемых и увольняемых непосредственным распоряжением заведующего районным (городским) финансовым отделом, об отпусках, командировках, о наложении взысканий, поощрениях и пр.; поручения на производство ревизий и обследований; указания по материалам ревизий; переписка о передаче дел судебным органам; удостоверения, выдаваемые работникам районного (городского) финансового отдела и финансовому активу.
Б. Документы денежного, материального, имущественного, расчетного и кредитного характера: чеки, требовательные ведомости, распоряжения о выдаче денежных сумм, отчеты, платежные поручения, записи о выплате пособия в личных книжках, выдаваемых многодетным матерям, и прочие денежные документы.
В. По бюджету: контрольные цифры, свод сельских бюджетов и общий свод бюджетов района; кассовые планы; указания по вопросам составления контрольных цифр бюджета и кассовых планов; заключения и справки для рай(гор)исполкома по бюджетным вопросам; указания сельсоветам и бюджетным организациям, даваемые в порядке надзора за исполнением бюджета; отчетность, документы и переписка, направляемые в вышестоящие финорганы и рай(гор)исполком.
Г. По госдоходам: поручения филиалам Госбанка и другим кредитным учреждениям о бесспорном списании с расчетных счетов хозорганов и предприятий сумм в погашение недоимок по госдоходам; распоряжения о наложении штрафов, об изменении оклада налога, о возврате и зачете платежей, о выплате и зачете сумм от переоценок, о предоставлении отсрочек по платежам, о выплате автогужрасходов по перевозке хлебопродуктов; документы по налоговой и государственной регистрации, планы поступления госдоходов и отчетные данные о их выполнении; решения по жалобам, а также все документы и переписка (запросы и ответы), направляемые в вышестоящие финорганы и рай(гор)исполком.
Д. По налогам с населения: списки налогоплательщиков (в соответствии со ст. 13 утвержденной СНК СССР 29 апреля 1937 г. инструкции НКФ СССР о работе налоговой инспекции районных финансовых отделов в сельских местностях); акты о результатах проверки годовых отчетов колхозов; расчеты подоходного денежного налога с колхозов и платежные извещения по этому налогу (в соответствии со ст. ст. 20, 21 и 23 утвержденной СНК СССР 4 августа 1936 г. инструкции НКФ СССР о порядке обложения колхозов подоходным денежным налогом); карточки учета неземледельческих и рыночных доходов, подлежащих обложению сельхозналогом у единоличных крестьянских хозяйств; решения по жалобам налогоплательщиков, распоряжения о наложении штрафов за нарушение положения о подоходном налоге с частных лиц и правил регистрации кустарных и ремесленных промыслов; отчеты о начисленных и поступивших суммах государственных и местных налогов; решения о снятии или снижении пени; акты производимых по решениям судебных органов описей и изъятий имущества у недоимщиков, а также все документы и переписка, направляемые в вышестоящие финорганы и рай(гор)исполком.
Е. По штатам: регистрационные карточки; отчетность, посылаемая в краевой (областной) финансовый отдел или, соответственно, в НКФ союзной или автономной республики; документы и переписка, направляемые в вышестоящие финорганы; распоряжения кредитным учреждениям о закрытии кредитов на содержание административно-управленческого аппарата, а также распоряжения о восстановлении закрытых кредитов и документы, представляемые в рай(гор)исполком.
Ж. По госстрахованию: порядок подписи денежных и других документов и переписки по государственному страхованию устанавливается особой инструкцией НКФ СССР.
З. По финансированию районной промышленности и коммунального хозяйства: годовой и квартальные финпланы и заключения по ним; заключения по анализу годовых и квартальных отчетов; расчеты по платежам отчислений от прибылей, предъявляемые предприятиям; документы и переписка, направляемые в вышестоящие финорганы, и документы, представляемые в рай(гор)исполком.
17. Документы и переписка (кроме решений по жалобам и приказов), подписываемые заведующим районным (городским) финансовым отделом, должны иметь также подпись того работника, которым они составлены, инспектора или, соответственно, бухгалтера. Решения же по жалобам и приказы по районному (городскому) финансовому отделу подписываются только заведующим районным (городским) финансовым отделом.
Все документы по открытию кредитов, отчетность по исполнению бюджета, а также все документы денежного, материального, имущественного, расчетного и кредитного характера, служащие основанием для выдачи и приема денег по исполнению районного (городского) бюджета, по сметам районного (городского) финансового отдела и отделов райисполкома, обслуживаемых непосредственно бухгалтером райфинотдела, подписываются заведующим районным (городским) финансовым отделом и бухгалтером по бюджету или лицом, им на то уполномоченным. Без этих двух подписей документы считаются недействительными (п. 6 раздела III Положения о бухгалтерах рай(гор)финотдела по бюджету — приказ по НКФ СССР от 20 ноября 1935 г. за № 1198).
В соответствии с постановлением ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 г. «Об упорядочении засвидетельствования копии с документа, касающегося личных прав и интересов гражданина» (С.З., № 37, 1937, ст. 149), районным (городским) финансовым отделом может выдаваться по просьбе заинтересованного лица засвидетельствованная копия лишь с того касающегося личных прав и интересов гражданина документа, который исходит от данного районного (городского) финансового отдела. Копия с документа может выдаваться только на бланке районного (городского) финансового отдела с приложением печати, причем на выдаваемой копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном районном (городском) финансовом отделе.
Верность копии свидетельствуется личной подписью заведующего районным (городским) финансовым отделом.
18. За одной подписью исполнителя могут отправляться следующие документы: запросы о высылке установленных сведений и материалов; напоминания об ускорении ответов и присылке материалов; подтверждения о получении высланных материалов; подсобные и справочные данные и прочие вспомогательные материалы, послужившие основанием для составления какого-либо документа или прилагаемые к нему.
19. К представляемым на подпись заведующему районным (городским) финансовым отделом документам и переписке исполнитель обязан приложить документы и переписку, послужившие основанием для их составления.
V. ОТПРАВКА ПОЧТЫ
20. Документы и переписка, отправляемые из районного (городского) финансового отдела, после их подписи и нумерации, со всеми относящимися к ним приложениями, передаются исполнителями секретарю для отправки по назначению.
Перед отправкой документов и переписки секретарь обязан проверить:
б) приложены ли к ним указанные в них приложения;
в) проставлены ли на них даты и условные цифровые обозначения — номера документов и переписки;
г) правильно ли написан адрес.
21. При отправлении почты секретарь обязан руководствоваться следующими правилами:
а) На остающиеся в делах районного (городского) финансового отдела копии отправляемых документов и переписки занести все исправления и отметки, которые имеются в подлинниках (даты, номера, вставки, исправления в тексте и пр.). Копия с каждого отправленного документа и переписки должна быть подписана (заверена) исполнителем, подписавшим подлинник.
б) При конвертовке иногородной почты все бумаги с одним и тем же адресом надлежит вкладывать, по возможности, в один конверт или одну бандероль.
в) На конвертах обязательно нужно проставлять: название отправителя — районного (городского) финансового отдела, его адрес и номера отправляемых бумаг.
22. Иногородная почта, в целях ее учета и дачи справок о ее отправке, заносится в книгу почтовых отправлений (см. приложение 6 — форма книги), в которой отмечаются: порядковый номер отправления, куда и кому оно адресовано, номера вложенных в конверт документов и вид отправления (простое, заказное, спешное, особо важное и пр.).
При записи в книгу каждое почтовое отправление получает порядковый номер, под которым оно и записывается в книгу. Номер этот проставляется в верхнем левом углу каждого отправляемого пакета.
23. Местная почта записывается в разносную книгу, в которой отмечаются номера отправляемых бумаг и их адресаты. Местная почта сдается под расписку в разносной книге (см. приложение 7 — форма разносной книги).
VI. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
24. Контроль за исполнением поступающих в районный (городской) финансовый отдел документов и переписки осуществляется непосредственно заведующим районным (городским) финансовым отделом.
25. В целях контроля используются записи в контрольном журнале, в котором ведется учет всех поступающих в районный (городской) финансовый отдел законов, постановлений и распоряжений правительства, решений и распоряжений местных органов государственной власти, приказов и инструкций вышестоящих финорганов, запросов и другой требующей исполнения переписки.
Не реже одного раза в пятидневку заведующий районным (городским) финансовым отделом обязан просматривать контрольный журнал для принятия необходимых мер, в целях предупреждения случаев задержки исполнения.
О каждом просмотре контрольного журнала заведующий районным (городским) финансовым отделом обязан делать в нем соответствующую отметку за своей подписью. Поступающие в районный (городской) финансовый отдел отдельные особо важные задания и запросы заведующий районным (городским) финансовым отделом обязан лично брать на учет (в специальном блокноте или тетради) и вести непосредственное наблюдение за их исполнением.
26. Контроль за своевременным получением ответов на письма-запросы, посылаемые другим учреждениям и организациям, ведется непосредственно соответствующим исполнителем — инспекторам или бухгалтером районного (городского) финансового отдела. Для осуществления этого контроля исполнители обязаны хранить в особой папке для бумаг «ожидающих ответа» копии всех запросов, по которым ожидается исполнение. Папка эта должна находиться в шкафу, где хранятся дела текущего архива. Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан передать палку с копиями документов и переписки, ожидающих ответа, своему заместителю. Исполнитель обязан посылать напоминания об ускорении ответов на ранее посланные запросы.
Ответственность за своевременную посылку напоминаний и за систематическое наблюдение за своевременностью получения ответов на посланные запросы возлагается непосредственно на соответствующих исполнителей районного (городского) финансового отдела.
VII. ХРАНЕНИЕ ДЕЛ (текущий архив)
27. Все дела районного (городского) финансового отдела (документы, переписка и пр.) за текущий и последний истекший годы хранятся в текущем архиве.
Дела за предыдущие годы (за исключением последнего истекшего года) сдаются на хранение в общий архив рай(гор)исполкома, в соответствии с действующими правилами о порядке хранения законченных производством дел и сдачи их в общий архив рай(гор)исполкома.
28. Дела текущего архива должны храниться только в шкафах, специально отведенных для этого хранения.
Хранение дел и отдельных документов в столах или в других местах, кроме шкафов, выделенных для их хранения, категорически запрещается.
В столах у исполнителей допускается хранение только справочного подсобного материала.
29. Дела текущего архива хранятся в специально отведенных для них шкафах.
Дела и документы по госдоходам в районных (городских) финансовых отделах, имеющих делопроизводителя по госдоходам, хранятся делопроизводителем под контролем ст. инспектора по госдоходам, а в остальных районных (городских) финансовых отделах — инспектором по госдоходам. Налоговые дела хранятся счетоводом-делопроизводителем, а там, где его нет, — участковыми инспекторами налоговой инспекции под контролем старшего налогового инспектора. Дела и документы текущего архива бухгалтерии по налогам хранятся бухгалтером по налогам в отдельном шкафу.
Дела и документы бухгалтерии по бюджету хранятся счетоводом, а в районных (городских) финансовых отделах, не имеющих счетовода, — бухгалтером по бюджету.
Дела и документы страховой инспекции хранятся участковыми инспекторами, а дела и документы страховой бухгалтерии — бухгалтером страховой инспекции под контролем старшего страхового инспектора.
Дела и документы по остальным отраслям работы районного (городского) финансового отдела (по бюджету, по штатам и пр.) хранятся непосредственно соответствующими инспекторами. У секретаря районного (городского) финансового отдела хранятся дела и материалы по общим, организационным и административно-хозяйственным вопросам, а также штампы и бланки районного (городского) финансового отдела.
30. Следующие ценности и документы строгой отчетности обязательно должны храниться в денежных ящиках или в несгораемых шкафах:
а) чековые книжки по текущим счетам в кредитных учреждениях;
б) временно находящиеся в районном (городском) финансовом отделе облигации госзаймов;
в) квитанционные книжки по приему денежных платежей; бланки регистрационных удостоверений, выдаваемых финорганами; бланки описей и изъятия имущества недоимщиков по налогам; бланки государственной регистрации; книжки приказов о бесспорном перечислении с расчетных счетов недоимщиков платежей в погашение недоимок по госдоходам;
г) подлинные акты по убыткам, находящимся в производстве; квитанционные книжки по добровольному и сверхокладному имущественному страхованию;
е) дела о выдаче государственного пособия многодетным матерям;
ж) личные дела работников районного (городского) финансового отдела;
з) документы и переписка, «не подлежащие оглашению».
Порядок хранения документов строгой отчетности кассы райфинотдела по приему налоговых и страховых платежей устанавливается особой инструкцией НКФ СССР.
Ключи от несгораемого шкафа или денежного ящика заведующий районным (городским) финансовым отделом обязан или хранить лично, или специальным приказом возложить хранение их на бухгалтера по бюджету, или на секретаря районного (городского) финансового отдела.
При передаче ключей обязательно должен составляться акт приема-сдачи ценностей и документов.
31. Раскладка и подшивка исполненных документов и переписки по отдельным делам производятся: а) в налоговой инспекции — счетоводом-делопроизводителем, б) по госдоходам — делопроизводителем по госдоходам, в) в страховой инспекции — участковыми инспекторами и бухгалтером инспекции, г) в бухгалтерии по бюджету — счетоводом, по остальным же отраслям работы районного (городского) финансового отдела, а в районных (городских) финансовых отделах, не имеющих делопроизводителей по госдоходам и налогам или счетовода в бухгалтерии по бюджету, и по этим отраслям работы — секретарем районного (городского) финансового отдела по указаниям соответствующих исполнителей — инспекторов или бухгалтеров.
Ответственность за состояние архива текущих дел районного (городского) финансового отдела, за соблюдение всеми его работниками установленных правил хранения, дел в текущем архиве и за наблюдение за порядком хранения дел районного (городского) финансового отдела в архиве районного (городского) исполнительного комитета несет секретарь районного (городского) финансового отдела.
32. Дела в текущем архиве заводятся на основе перечня (описи) дел и документов районного (городского) финансового отдела.
Каждое отдельное дело получает номер в соответствии с этим перечнем.
Порядок открытия и нумерации дел указан в типовом перечне (описи) дел и материалов районного (городского) финансового отдела (см. приложение 1).
33. Документы внутри папок (в делах) располагаются в хронологическом порядке по исходящим или входящим датам отдельных переписок. Все документы в пределах отдельной переписки располагаются также в хронологическом порядке — в последовательной связи запросов и ответов.
Документы прошлого года, используемые в текущем году, вместе со всей последующей по ним перепиской хранятся в делах текущего года.
Запрещается подшивать в дела те документы, которые не имеют отметок об их исполнении или надписей исполнителей о помещении их в дела (см. п. 13 настоящей инструкции).
34. На обложке каждого дела четко и ясно, разборчивым почерком обозначаются: наименование районного (городского) финансового отдела и отрасли работы, к которой данное дело относится, например, бюджет, госдоходы, налоговая инспекция, а также полное название дела по перечню (описи), его номер и дата (год, месяц и число) начала и окончания дела.
35. Все шкафы, где хранятся дела, должны иметь исправные замки с двумя ключами к каждому из них. Один ключ должен находиться у работника, на которого непосредственно возложено хранение дел (см. п. 29 настоящей инструкции), а второй — в несгораемом шкафу или денежном ящике (см. п. 30 настоящей инструкции).
36. Дела объединяются по основным разделам перечня (описи) дел и по годам их заведения и окончания.
В каждом шкафу на внутренней стороне его дверей помещается полный перечень (опись) всех находящихся в нем дел.
37. У секретаря должен находиться перечень (опись) всех дел районного (городского) финансового отдела, а каждый исполнитель обязан иметь перечень (опись) дел текущего архива, относящихся к кругу его непосредственного ведения.
38. Все документы и переписка, «не подлежащие оглашению», обязательно должны храниться в несгораемом шкафу или ящике.
В каждом «не подлежащем оглашению» деле должна быть заведена опись, в которую заносятся в порядке общей нумерации все отдельные «не подлежащие оглашению» документы. Порядковый номер, получаемый документом при занесении его в опись, проставляется в правом верхнем углу первой его страницы.
Хранение, хотя бы и временное, «не подлежащих оглашению» дел и отдельных документов и переписок в шкафах или столах у исполнителей, а не в несгораемом шкафу или ящике, категорически запрещается.
39. Дела из текущего архива могут выдаваться только тем работником, который непосредственно хранит этот архив и отвечает за его состояние.
Категорически запрещается без ведома исполнителя брать дела из его текущего архива.
Каждое дело, выдаваемое из текущего архива какого-либо исполнителя другому исполнителю районного (городского) финансового отдела, обязательно берется на учет в целях наблюдения за своевременным его возвращением.
Отдельные документы из дел не выдаются. После рассмотрения жалоб налогоплательщиков и страхователей представленные ими платежные извещения, трудовые списки, удостоверения личности, справки о болезни и инвалидности, удостоверения о награждении и другие документы по их требованию должны быть им возвращены. В необходимых случаях в деле данного налогоплательщика или страхователя должны быть оставлены копии с возвращаемых документов.
Возвращаемые в текущий архив дела должны быть разложены по своим местам в день их возвращения.
40. Вынос дел из районного (городского) финансового отдела категорически запрещается.
Необходимые инспекторам районного (городского) финансового отдела для работы на месте, при выездах, например, для проверки на месте дела по обложению, по жалобам налогоплательщиков и страхователей, списки недоимщиков инспектора могут брать с собою только с разрешения в каждом отдельном случае соответствующих старших инспекторов районного (городского) финансового отдела и обязательно с оставлением расписки в получении этих дел или документов.
41. При замене одного работника другим (при перемещениях и увольнениях), а также при отъезде работника в длительную командировку по распоряжению заведующего районным (городским) финансовым отделом должна быть произведена сдача этим работником находящихся в его ведении дел и документов другому работнику — его заместителю, с обязательным составлением акта сдачи и приема дел.
VIII
42. С изданием настоящей инструкции отменяется инструкция по делопроизводству в районных (городских) финансовых отделах, утвержденная приказом по НКФ СССР от 29 июля 1936 г. за № 552, и приказ по НКФ СССР от 14 мая 1936 г. № 373.
I. На секретаря районного (городского) финансового отдела возлагается:
1. Прием всей почты, поступающей в районный (городской) финансовый отдел, проверка правильности ее доставки и наличия приложений, указанных в сопроводительном письме или документе, отметка на каждом поступившем документе, переписке даты их поступления.
2. Контрольный учет следующих документов и переписки, поступающих в районный (городской) финансовый отдел:
а) всех законов, постановлений и распоряжений правительства;
б) решений и распоряжений исполнительных комитетов советов депутатов трудящихся;
в) приказов, инструкций, распоряжений и заданий вышестоящих финорганов и управлений Госстраха;
д) документов, не подлежащих оглашению;
е) всей ценной почты и документов строгого учета (договора, соглашения, исполнительные листы, трудовые списки, отчеты, балансы, сметы, акты ревизий, ходатайства об отпуске средств);
з) всех запросов, поступающих от финорганов и других учреждений и организаций;
и) именных служебных пакетов и переписки, адресованной непосредственно заведующему районным (городским) финансовым отделом.
3. Доклад поступившей почты заведующему районным (городским) финансовым отделом, а во время его отсутствия — его заместителю.
4. Отметка в контрольном журнале исполнителей и сроков исполнения, указанных заведующим районным (городским) финансовым отделом на отдельных документах и переписке, взятых на контрольный учет, а также запись в контрольный журнал тех документов и переписки, на которых имеются распоряжения или указания заведующего районным (городским) финансовым отделом об их исполнении.
5. Передача старшим инспекторам (инспекторам) и бухгалтеру по бюджету почты, просмотренной заведующим районным (городским) финансовым отделом, и объявление работникам районного (городского) финансового отдела под расписку всех поступивших в районный (городской) финансовый отдел законов, постановлений и распоряжений правительства, решений и распоряжений рай(гор)исполкома, приказов и инструкций вышестоящих финорганов и управлений Госстраха.
6. Отправка всей почты районного (городского) финансового отдела: проверка правильности оформления всех отправляемых документов и переписки (наличия подписей, приложений, дат, правильности адресования и т.д.), занесение на остающиеся в делах районного (городского) финансового отдела копии отправляемых документов и переписки всех исправлений и отметок, которые имеются в подлинниках (дата, номер, вставки, исправления в тексте и пр.).
7. Запись в книгу почтовых отправлений всей иногородной почты и в разносную книгу всей отправляемой местной почты; конвертовка и оклеивание марками отправляемой почты.
8. Раскладка и подшивка исполненных документов и переписки по отдельным делам.
Примечание. В районных (городских) финансовых отделах, имеющих делопроизводителей по налогам и госдоходам и счетовода в бухгалтерии по бюджету, раскладка и подшивка исполненных документов и переписки по госдоходам и налогам возлагаются на делопроизводителей, а в бухгалтерии по бюджету — на счетовода; в страховой инспекции раскладка и подшивка исполненных документов и переписки производятся участковыми инспекторами и бухгалтером инспекции.
9. Непосредственное хранение и выдача дел и материалов по общим, организационным и административно-хозяйственным вопросам, а также штампов и бланков районного (городского) финансового отдела; систематизация, хранение и выдача руководящего и информационно-справочного материала (законы, постановления правительства, решения и распоряжения исполкомов, приказы и инструкции вышестоящих финорганов, газеты, журналы, бюллетени и т.д.).
10. Хранение по специальному распоряжению заведующего районным (городским) финансовым отделом ценностей и документов строгой отчетности; выдача и ведение учета расходования бланков строгой отчетности.
11. Проверка правильности ведения делопроизводства и состояния документооборота в налоговой и страховой инспекции, у делопроизводителя по госдоходам и в бухгалтерии по бюджету; контроль за соблюдением всеми работниками районного (городского) финансового отдела установленных правил ведения делопроизводства и хранения дел; наблюдение за своевременным исполнением всей поступающей переписки и за обязательной сдачей работниками районного (городского) финансового отдела при перемещениях, увольнениях, отъезде в длительную командировку, находящихся в их ведении дел и документов другим работникам — их заместителям.
12. Учет заданий и поручений, даваемых заведующим районным (городским.) финансовым отделом отдельным работникам, и наблюдение за их своевременным исполнением.
13. Выполнение поручений заведующего районным (городским) финансовым отделом по собиранию необходимых ему материалов и получению справок; подбор материалов для совещаний и заседаний.
14. Доклад заведующему районным (городским) финансовым отделом о приходящих посетителях, дача им необходимых справок (устных) о поступлении или времени отправки по назначению какого-либо документа, переписки и пр.
15. Контроль за соблюдением работниками районного (городского) финансового отдела правил внутреннего распорядка: своевременной явкой на работу, соблюдением приемных часов, сохранностью и целесообразностью использования имеющегося инвентаря и канцелярских принадлежностей.
16. Ведение учета личного состава районного (городского) финансового отдела и оформление изменений в его составе (составление проектов приказов по личному составу, удостоверений и справок, выдаваемых за подписью заведующего районным (городским) финотделом или его заместителя, и т.д.).
17. Наблюдение за порядком хранения архивных дел районного (городского) финансового отдела в архиве районного (городского) исполнительного комитета.
II. Секретарь районного (городского) финансового отдела несет полную ответственность:
а) за постановку всего делопроизводства, за состояние документооборота и за хранение дел районного (городского) финансового отдела;
б) за точное и своевременное выполнение всех непосредственно на него возложенных обязанностей: за своевременную передачу всей поступающей почты заведующему районным (городским) финансовым отделом и соответствующим исполнителям, за правильность оформления и своевременную отсылку отправляемой почты, за правильное хранение дел в текущем архиве и т.д.
44. Правильное и четкое выполнение настоящей инструкции и, в частности, порядка ведения текущих дел будет полностью характеризовать качества работы секретаря районного (городского) финансового отдела и служить основанием для оценки всей его работы.
| Условные обозначения дел | Наименования дел |
| Бюджет (составление и исполнение бюджета) (Работа инспектора-ов и бухгалтерии по бюджету) | |
| Условное обозначение — 0 | |
| Руководящие материалы: | |
| 0-10/1 | Законы, постановления и распоряжения правительства Союза, союзной и автономной республики, решения и распоряжения край(обл)исполкома |
| 0-10/2 | Приказы и инструкции НКФ СССР, НКФ союзной и НКФ автономной республики, край(обл)финотдела |
| 0-11 | Решения и распоряжения рай(гор)исполкома и указания рай(гор)финотдела сельсоветам по составлению и исполнению бюджета, указания о порядке и сроках составления бюджета, о показателях, о закрепленных доходных источниках и пр. |
| 0-12 | Контрольные цифры по местным бюджетам района с материалами: проект контрольных цифр, объяснительные записки, внесенные изменения и решения об их утверждении |
| 0-13 | Общий свод бюджета района и по отдельным диференцированным бюджетам |
| 0-14 | Сметы учреждений, состоящих на рай(гор)бюджете; сметы отделов рай(гор)исполкома, школ, больниц, агроучастков, ветпунктов и т.д., заключения по ним |
| 0-15 | Сметы специальных средств учреждений, состоящих на районном (городском) и сельских бюджетах. Сводные таблицы по сметам специальных средств |
| 0-16 | Материалы по рассмотрению и утверждению сельских, городских и поселковых бюджетов: первоначально утвержденные советами бюджеты, заключения рай(гор)финотдела по этим бюджетам, решения рай(гор)исполкома об их утверждении, изменения, внесенные рай(гор)финотделом, рай(гор)исполкомом и вышестоящими органами, кассовые планы, отчеты и переписка по бюджету, расчеты сельсоветов с райбюджетом по фонду регулирования, по ссудам |
| Примечание. Для дела со сметами учреждений, состоящих на рай(гор)бюджете, заводятся отдельные папки на каждое учреждение, а для дела с материалами по сельским, городским и поселковым бюджетам заводятся отдельные папки на каждый сельсовет, город, поселок. Кроме номера по перечню, каждая папка дела со сметами учреждений, состоящих на рай(гор)бюджете, и с материалами по сельским, городским и поселковым бюджетам получает свою порядковую нумерацию. Номер дела по перечню указывается числителем, а порядковый номер учреждения или сельсовета, города, поселка (взятых в алфавитном порядке) указывается знаменателем. | |
| 0-17 | Кассовые планы по рай(гор)бюджету и сводный по сельсоветам и материалы по их составлению и исполнению — заявки отделов исполкома и других распорядителей кредитов, переписка по кассовым планам, решения рай(гор)исполкома об утверждении и изменении кассовых планов |
| 0-18 | Переписка с край(обл)исполкомом и его отделами, а в республиках, не имеющих областного деления, с СНК союзной республики по вопросам составления и исполнения бюджета |
| 0-19 | Переписка с НКФ союзной или автономной республики, областным (краевым) финансовым отделом по вопросам составления и исполнения бюджета |
| 0-20 | Переписка с учреждениями Госбанка: разрешения на открытие текущих счетов, распоряжения о закрытии текущих счетов, переписка об отнесении сумм по соответствующим источникам, о сверке данных рай(гор)финотдела с данными банка, справки об остатках на текущих счетах распорядителей кредитов и о представлении отчетности |
| 0-21 | Переписка с распорядителями кредитов по вопросам учета и отчетности |
| 0-22 | Отчетность распорядителей кредитов по районному бюджету и материалы ее проработки — заключения и пр. |
| 0-23 | Отчетность по исполнению городского, сельских и поселковых бюджетов и материалы ее проработки — заключения и пр. |
| Примечание. Для дела с отчетностью заводятся отдельные папки на каждого распорядителя кредита и на каждый город, сельсовет, поселок. Кроме номера по перечню (в числителе), каждая папка дела с отчетностью получает свою порядковую нумерацию (в знаменателе). | |
| 0-24 | Сводный отчет об исполнении районного бюджета |
| 0-25 | Материалы по вопросам выплаты заработной платы по районному, городскому, сельским и поселковым бюджетам — переписка и пр. |
| 0-26 | Материалы по выдаче квитанционных книжек (заявки, распоряжения о выдаче, акты и пр.) |
| 0-27 | Материалы по выдаче государственного пособия многодетным матерям |
| Примечание. По каждому решению о назначении государственного пособия многодетной матери должно быть заведено отдельное дело, в котором должны храниться: а) копии решений рай(гор)исполкома о назначении пособия; б) копии решений край(обл)исполкома или СНК республики об утверждении пособия; в) подписка матери, выданная ею при получении личной книжки о том, что все ее дети, принятые в расчет при назначении пособия, к моменту получения книжки находятся в живых и что она предупреждена об ответственности за дачу неправильных сведений; г) справки рай(гор)загсов, представляемые матерью при получении пособия за второй и следующие годы о том, что все ее дети, принятые в расчет при назначении пособия, находятся в живых; д) другие документы, справки и тому подобные материалы, относящиеся к выплате государственного пособия. | |
| 0-28 | Отчетность по выплате государственного пособия многодетным матерям |
| 0-29 | Материалы по регистрации текущих счетов по специальным и внебюджетным средствам |
| Примечание. Все бухгалтерские и денежные документы по исполнению бюджета хранятся согласно положению и инструкции по бухгалтерскому учету в рай(гор)финотделах, утвержденных НКФ СССР 26 сентября 1935 г. | |
| Ревизия и инструктаж городских и районных учреждений и сельсоветов (работа Бюджетной инспекции по городам и специнструкторов по сельсоветам) | |
| Условное обозначение — 2 | |
| 2-10 | Руководящие материалы: законы, постановления и распоряжения правительства Союза, союзной и автономной республики; решения и распоряжения край(обл)исполкома, рай(гор)исполкома, приказы и инструкции НКФ СССР, НКФ союзной, НКФ автономной республики, край(обл)финотдела |
| 2-11 | Материалы по ревизиям сельсоветов и учреждений, состоящих на сельском бюджете: акты ревизий, документы, перечисленные в актах, переписка по реализации материалов ревизий, решения по ревизиям |
| Примечание. Материалы по ревизиям сельсоветов группируются по отдельным сельсоветам. | |
| Для материалов по каждому сельсовету заводится отдельное дело-папка, которое получает порядковый номер по перечню — в числителе и номер сельсовета (в алфавитном порядке названий сельсоветов) — в знаменателе. | |
| 2-12 | Материалы по ревизиям бюджетных учреждений и хозрасчетных организаций: акты ревизий, решения по результатам ревизий, документы, приложенные к ним, переписка по реализации материалов ревизий |
| 2-13 | Отчетные материалы сельских ревизионных комиссий, квартальные, годовые и полугодовые отчеты, представляемые рай(гор)финотделом вышестоящим финорганам и рай(гор)исполкому |
| 2-14 | Материалы по учету председателей и членов сельских ревизионных комиссий и характеристики их работы |
| 2-15 | Материалы по работе контрольных постов и общественных инспекторов и ревизоров; учет их работы, переписка по подготовке и переподготовке и пр. |
| 2-16 | Материалы расследований по сигналам общественных организаций, печати, главных и старших бухгалтеров учреждений и предприятий |
| 2-17 | Материалы по работе внутриведомственного финансового контроля |
| 2-18 | Материалы и акты ревизий кассы при райфинотделе, выездных касс и сельских приходо-расходных касс райфинотдела |
| Госдоходы (работа инспектора-ов по госдоходам) | |
| Условное обозначение — 3 | |
| Руководящие материалы: законы, постановления и распоряжения правительства Союза, союзной и автономной республики, приказы и инструкции НКФ СССР, НКФ союзной и автономной республики, край(обл)финотдела: | |
| 3-10 | Сводные указания по государственным доходам |
| 3-11/1 | По обложению налогом с оборота и бюджетным наценкам — по продтоварам |
| 3-11/2 | По обложению налогом — с оборота и бюджетным наценкам — по промтоварам |
| 3-12 | По налогу с нетоварных операций |
| 3-13 | По обложению хлебопродуктов |
| 3-14 | По обложению хлебобулочных изделий |
| 3-15 | По автогужевым расходам |
| 3-16 | По налогу с совхозов |
| 3-17 | По налогу с кинотеатров и неналоговым доходам (госфонды, рыболовный сбор и т.п.) |
| 3-18 | По лесному доходу (попенная плата) |
| 3-19 | По отчислениям от прибылей, подоходному налогу и по вопросам анализа балансов |
| 3-20/1 | По переоценке товаров — по продтоварам |
| 3-20/2 | По переоценке товаров — по промтоварам |
| 3-21 | По налоговой регистрации |
| 3-22 | По государственной регистрации |
| 3-23 | По вопросам взыскания налогов |
| 3-24 | По учету и отчетности |
| 3-25/1 | Списки облагаемых предприятий |
| 3-25/2 | Списки необлагаемых предприятий |
| 3-25/3 | Списки предприятий, представивших справки по форме № 4 и 5 |
| 3-26 | Дела по обложению отдельных предприятий и организаций |
| Примечание. Дела по обложению заводятся на каждое отдельное предприятие или организацию. Кроме номера по перечню, каждое дело по обложению получает также тот номер, за которым данное предприятие зарегистрировано в описке облагаемых предприятий. Номер по перечню указывается в числителе, а номер по налоговой регистрации — в знаменателе. | |
| В каждое дело по обложению подшиваются все материалы по обложению данного предприятия или организации всеми видами налогов: налогом с оборота, бюджетными наценками, налогом с нетоварных операций и пр. Материалы по отчислениям от прибылей и подоходному налогу подшиваются в отдельное дело. В делах налогоплательщиков должны храниться следующие документы: а) регистрационное заявление предприятия; б) представляемые плательщиком налоговые расчеты и отчеты (пятидневные, декадные, месячные, квартальные и годовые); в) все акты проверки и обследования предприятий инспекторами и ревизорами, а также все внесенные ими изменения в налоговые расчеты и отчеты предприятия; г) копии приказов финорганов об изменении причитающихся сумм налога, сложении налогов, возвратах или зачетах переплат налогов; д) приказы о наложении штрафов и других мер взыскания; е) вся прочая переписка с данным предприятием. На всех материалах, подшиваемых в это дело, обязательно делается отметка о времени поступления материала. В наименованиях дел налогоплательщиков указывается название предприятия, его местонахождение и какой организации оно принадлежит. | |
| 3-27 | Материалы по переоценке товаров в связи с изменением цен (акты, расчеты и пр.) |
| Примечание. Материалы по переоценке товаров в случае необходимости могут быть сгруппированы в отдельные тома по товарам. Каждый отдельный том получает в этом случае, кроме номера дела по перечню, свой порядковый номер (в знаменателе). | |
| 3-28 | Дело с материалами по возмещению автогужевых расходов |
| 3-29 | Дело с материалами по возмещению торговых скидок |
| 3-30 | Материалы по налоговой регистрации (контрольные списки и переписка) |
| 3-31 | Документы по государственной регистрации |
| Примечание. На каждое зарегистрированное предприятие (организацию) заводится отдельное дело. В числителе номера этого дела указывается номер по перечню, а в знаменателе — номер реестра государственной регистрации. | |
| 3-32 | Материалы по госфондам |
| Примечание. В случае необходимости, заводятся отдельные дела на отдельные организации. Кроме номера по перечню, в этом случае каждое дело с материалами по госфондам получает порядковый номер организации — в знаменателе. | |
| 3-33 | Прейскуранты конвенционных цен, цен НКВнуторга и наценок |
| 3-34 | Материалы по выполнению поручений других финорганов по взысканию налогов и дебиторской задолженности |
| 3-35 | Переписка с вышестоящими финорганами |
| 3-36 | Переписка с разными учреждениями и организациями |
| 3-37 | Материалы и переписка по обследованию хода выполнения плана производства товаров и товарооборота |
| 3-38 | Рабочий план и переписка по вопросам организации работы по государственным доходам |
| 3-39 | Материалы по планированию, контрольные задания по госдоходам и анализ их выполнения |
| 3-40 | Материалы по массовой работе |
| Примечание. Учет работы общественных инспекторов и контрольных постов ведется на особых карточках или в ведомостях. | |
| 3-41 | Отчетность о поступлении государственных доходов и об остатках недоимок |
| 3-42 | Статистическая отчетность |
| 3-43 | Доклады и отчеты о работе по госдоходам вышестоящим финорганам и местным руководящим организациям |
| 3-44 | Материалы о результатах ревизий работы рай(гор)финотдела по госдоходам |
| Дела бухгалтерии по госдоходам | |
| 3-50 | Банковские документы |
| 3-51 | Копии отчетности, представляемой в вышестоящие финорганы |
| 3-52 | Документы по зачету и возврату налогов |
| 3-53 | Акты о сверке лицевых счетов предприятий |
| 3-54 | Перечень поступлений и возвратов |
| 3-55 | Списки предприятий-недоимщиков |
| Примечание. Порядок ведения и хранения книг и лицевых счетов бухгалтерии по госдоходам устанавливается особой инструкцией НКФ СССР. | |
| Налоги и сборы с населения (работа налоговой инспекции) | |
| Условное обозначение — 4 | |
| Руководящие материалы: законы, постановления и распоряжения правительства Союза ССР, союзной и автономной республики, решения и распоряжения край(обл)исполкома и рай(гор)исполкома, приказы и инструкции НКФ Союза, НКФ союзной и автономной республики, край(обл)финансового отдела. | |
| 4-10 | Руководящие материалы о работе налоговой инспекции: постановление СНК СССР от 29 апреля 1937 г. об утверждении положения о налоговых инспекторах и налоговых ревизорах, инструкция НКФ СССР о работе налоговой инспекции районных финансовых отделов в сельских местностях, утвержденная СНК СССР 29 апреля 1937 г., документы о распределении района на налоговые участки и другие руководящие материалы о работе налоговой инспекции |
| Руководящие материалы по сельским платежам: | |
| 4-11/1 | по подоходному денежному налогу с колхозов, |
| 4-11/2 | по сельскохозяйственному налогу с колхозников и единоличных хозяйств и по сельскому культсбору с колхозников и единоличных хозяйств |
| Руководящие материалы по городским налогам: | |
| 4-12/1 | по подоходному налогу и городскому культсбору и по регистрации кустарных и ремесленных промыслов |
| 4-12/2 | по единой государственной пошлине, налогу с наследств и по местным налогам |
| 4-13 | Руководящие материалы и разъяснения по взиманию налогов Переписка с финорганами, рай(гор)исполкомом и другими учреждениями и организациями: |
| 4-14/1 | по подоходному денежному налогу с колхозов, |
| 4-14/2 | по сельскохозяйственному налогу, |
| 4-14/3 | по сельскому культсбору, |
| 4-14/4 | по подоходному налогу и городскому культсбору, |
| 4-14/5 | по регистрации промыслов, |
| 4-14/6 | по единой госпошлине и налогу с наследств, |
| 4-14/7 | по местным налогам |
| 4-15 | Материалы по борьбе с незаконными налогами и сборами (переписка и пр.) |
| 4-16 | Материалы по обложению колхозов подоходным денежным налогом |
| Примечание. Кроме общего дела, куда подшиваются материалы, общие для всех колхозов, на каждый колхоз заводится отдельное дело, куда подшиваются все материалы по обложению данного колхоза. Кроме номера по перечню (в числителе), каждое такое дело получает порядковый номер — в знаменателе. | |
| 4-17 | Списки налогоплательщиков |
| Примечание. На каждый сельсовет заводится отдельное дело, в котором хранятся все списки налогоплательщиков и материалы, послужившие основанием для их составления. Номер дела по перечню указывается в числителе, а порядковый номер сельсовета (в алфавитном порядке названий сельсоветов) указывается в знаменателе. | |
| 4-18 | Дела по обложению сельхозналогом и сельским культсбором хозяйств с рыночными и неземледельческими доходами, а также хозяйств, обложенных сельхозналогом в порядке ст. ст. 67 и 95 положения об этом налоге |
| Примечание. Кроме общего дела, куда подшиваются материалы, общие для групп плательщиков, на каждое хозяйство заводится отдельное дело, в котором хранятся все документы по обложению данного хозяйства. Кроме номера по перечню (в числителе), каждое такое дело получает в знаменателе порядковый номер налогоплательщика по лицевому счету. Дела группируются по сельсоветам. | |
| В каждое дело налогоплательщика подшиваются следующие материалы: расчеты налогового инспектора о размерах доходов, акты обследований, подсобные материалы, получаемые от учреждений и организаций, справки о неземледельческих доходах, жалобы и решения по жалобам, копия предупреждения о том, что при неуплате налога дело будет передано в народный суд, обращение в суд, решение суда, подлинные акты описей изъятия и реализации имущества и все другие документы и материалы по обложению данного хозяйства. Если жалоба подается хозяйством без рыночных и неземледельческих доходов или если к таким хозяйствам применяются судебные меры взыскания, то на каждое такое хозяйство также заводится отдельное дело. Все документы в этих делах должны быть не только подшиты, но и пронумерованы | |
| 4-19 | Материалы по льготам — списки хозяйств, освобождаемых от сельхозналога и культсбора по маломощности, решения райисполкома об утверждении этих списков |
| 4-20 | Список предприятий, учреждений и организаций, обязанных исчислять с рабочих и служащих подоходный налог и культсбор, и распоряжения рай(гор)финотдела, протоколы инструктивных совещаний со счетными работниками предприятий и учреждений |
| 4-21 | Акты проверки на месте правильности удержания предприятиями и учреждениями налогов с рабочих и служащих, решения по результатам проверки и пр. |
| 4-22 | Материалы и переписка по организации и проведению сплошного налогового учета по городским налогам |
| 4-23 | Акты произведенных рай(гор)финотделом ревизий по единой госпошлине и переписка по этим ревизиям |
| 4-24 | Дела плательщиков подоходного налога и культсбора |
| Примечание. На каждого налогоплательщика заводится отдельное дело — общее по подоходному налогу и культ сбору. Кроме номера по перечню (в числителе), каждое дело налогоплательщика получает номер налогоплательщика по лицевому счету (в знаменателе). В каждом деле налогоплательщика группируются следующие материалы: заявление о выдаче регистрационного удостоверения, справки о квалификации, протоколы о нарушении правил регистрации, акты обследований, декларация плательщика, подсобные материалы, получаемые от предприятий, расчеты облагаемого дохода и налогов, жалобы и решения по ним, копия предупреждения о том, что при неуплате налога дело будет передано в народный суд, обращение в суд, решение суда, подлинные акты описей, изъятия и реализации имущества и все другие документы и материалы по обложению данного налогоплательщика. | |
| 4-25 | Дела плательщиков налога со строений и земельной ренты |
| Примечание. На каждого плательщика (предприятие, учреждение) заводится отдельное дело — общее по налогу со строений и земельной ренте. На плательщиков — отдельных граждан заводится одно общее дело. Номер дела по перечню показывается в числителе, а номер налогоплательщика по лицевому счету указывается в знаменателе. В каждом деле группируются следующие материалы: учетная карта, расчеты предприятий, сведения об оценке строений и площади земельных участков, акты проверки, расчеты налога, жалобы и все другие материалы. | |
| 4-26 | Дела плательщиков налога с наследств |
| Примечание. Заводятся на каждого налогоплательщика. Кроме номера по перечню (в числителе), каждое такое дело получает в знаменателе номер налогоплательщика по лицевому счету. | |
| 4-27 | Описки недоимщиков |
| Примечание. По каждому налогу и сбору заводится отдельная папка дела. | |
| 4-28 | Материалы ревизий и обследований налоговой инспекции, произведенных вышестоящими финорганами и другими органами Материалы по проведению отдельных налогов: доклады, справки о ходе исчисления и поступления налогов; материалы по соревнованию, отличничеству и другие материалы по массовой работе: |
| 4-29/1 | а) по сельским платежам |
| 4-29/2 | б) по городским налогам |
| Бюджетные расчеты по налогам: | |
| 4-30/1 | по сельским платежам |
| 4-30/2 | по городским и местным налогам |
| Отчетность об исчислении налогов: | |
| 4-31/1 | а) по подоходному денежному налогу с колхозов |
| 4-31/2 | б) по сельскохозяйственному налогу |
| 4-31/3 | в) по культсбору с колхозников и единоличных хозяйств |
| 4-31/4 | г) по подоходному налогу и городскому культсбору |
| 4-31/5 | д) по местным налогам |
| Примечание. По каждому платежу заводится одно общее дело по району. | |
| Дела налоговой бухгалтерии | |
| 4-40 | Платежные документы (документы, получаемые от отделения Госбанка, касс районного финансового отдела и сберегательных касс) и переписка |
| Примечание. На каждую кассу заводится отдельная папка дела, которая, кроме номера по перечню (в числителе), получает также порядковый номер (в знаменателе). | |
| 4-41 | Документы о зачетах и возвратах переплат |
| 4-42 | Документы о передаче недоимки на взыскание в другие районы и города и переписка по невыясненным платежным документам |
| Отчетность о поступлении налогов и недоимок: | |
| 4-43/1 | а) декадная отчетность |
| 4-43/2 | б) месячная отчетность |
| 4-43/3 | в) квартальная отчетность |
| Примечание. Порядок ведения книг в налоговой бухгалтерии установлен инструкцией НКФ СССР от 28 мая 1937 г. № 182. | |
| 4-44 | Материалы (переписка и пр.) по организации касс по приему налоговых и страховых платежей |
| Финансирование | |
| Условное обозначение — 5 | |
| I. Районной промышленности | |
| 5-10 | Руководящие материалы: законы, постановления и распоряжения правительства Союза, союзной и автономной республики, решения и распоряжения край(обл)исполкома, рай(гор)исполкома, приказы и инструкции НКФ СССР, НКФ союзной и НКФ автономной республики и край(обл)финотдела |
| 5-11 | Годовые и квартальные финпланы и переписка по финпланам |
| 5-12 | Годовые и квартальные отчеты, заключения по ним и расчеты по изъятиям и финансированию |
| 5-13 | Материалы обследований и ревизий |
| II. Коммунального хозяйства | |
| 5-20 | Руководящие материалы: законы, постановления и распоряжения правительства Союза, союзной и автономной республики, решения и распоряжения край(обл)исполкома, рай(гор)исполкома, приказы и инструкции НКФ СССР, НКФ союзной и НКФ автономной республики и край(обл)финотдела |
| 5-21 | Годовые и квартальные финпланы и переписка по финпланам |
| 5-22 | Месячные кассовые планы коммунальных предприятий и переписка по ним |
| 5-22 | Годовые и квартальные отчеты, заключения по ним и расчеты по изъятиям и финансированию |
| 5-24 | Материалы обследований и ревизий |
| Государственное страхование (работа инспекции по госстрахованию) | |
| Условное обозначение — 6 | |
| Руководящие материалы: законы, постановления и распоряжения правительства Союза, союзной и автономной республики, решения и распоряжения край(обл)исполкома, и рай(гор)исполкома, приказы и инструкции НКФ СССР, НКФ союзной и НКФ автономной республики, Главного управления Госстраха СССР, республиканского, краевого (областного) управления Госстраха | |
| 6-10 | По обязательному окладному страхованию |
| 6-11 | По обязательному страхованию имущества учреждений, предприятий и организаций обобществленного хозяйства |
| 6-12 | По добровольному (сверхокладному) страхованию |
| 6-13 | По добровольному страхованию домашнего имущества |
| 6-14 | По коллективному и индивидуальному страхованию жизни и по страхованию пассажиров |
| 6-15 | По страхованию ловецких судов и орудий лова |
| 6-16 | По организационным вопросам |
| 6-17 | Материалы и переписка то жалобам |
| 6-18 | Доклады районным организациям, решения этих организаций и переписка |
| 6-19 | Протоколы районной страховой комиссии |
| 6-25 | Списки страхователей по обязательному окладному страхованию: а) Списки (форма № 1) колхозов, первичных организаций кустарно-промысловой кооперации (в сельских местностях) и кооперации инвалидов. Страховые карточки колхозов б) Списки по хозяйствам колхозников (форма № 2) в) Списки по хозяйствам рабочих, служащих и кооперированных кустарей (форма № 3) г) Списки по единоличным хозяйствам (форма № 4) |
| Примечание. На каждый сельсовет заводится отдельное дело, куда подшиваются описки страхователей и материалы, послужившие основанием для их составления. | |
| 6-26 | Списки по городским хозяйствам (форма № 6) |
| 6-27 | Списки племенных животных, записанных в племенные книги райзо и страхующихся в полную действительную стоимость (крупный рогатый скот и лошади) |
| 6-28 | Акты проверки состояния застрахованного имущества и материалы для предоставления производственных льгот колхозам |
| 6-29 | Акты контрольной проверки полноты учета объектов обязательного окладного страхования |
| 6-30 | Списки хозяйств, имеющих право на получение льгот по обязательному окладному страхованию |
| 6-31 | Документы о вручении платежных извещений по обязательному окладному страхованию |
| 6-32 | Материалы по оценке строений: расценочные ведомости, справки, переписка и страховые листки (по селениям) |
| 6-33 | Судебные материалы по взысканию страховых платежей |
| 6-34 | Материалы и документы по добровольному сверхокладному страхованию |
| 6-35 | Материалы и документы по добровольному страхованию домашнего имущества |
| 6-36 | Переписка по добровольному и обязательному страхованию жизни (отдельно по каждому коллективу) |
| 6-37 | Карточки и списки по коллективному страхованию жизни |
| 6-38 | Документы по индивидуальному страхованию жизни |
| 6-39 | Материалы и документы по страхованию имущества учреждений, организаций и предприятий (обобществленный сектор) |
| 6-40 | Оперативная и статистическая отчетность по всем видам страхования |
| 6-41 | Материалы по выполнению планов госстрахования — сводки и пр. |
| 6-42 | Материалы ревизий, произведенных вышестоящими страховыми органами, ревизий работы агентов и переписка |
| 6-43 | Материалы и переписка по общим вопросам работы страховой инспекции |
| 6-44 | Материалы и переписка об агентах по добровольному страхованию |
| 6-45 | Материалы и переписка по массовой работе: по вопросам соцсоревнования, учета и премирования страхового актива |
| Дела страховой бухгалтерии | |
| 6-50 | Денежные и счетные документы по операциям страховой инспекции: сопроводительные ведомости и отрывные листы из книг — реестров касс районного финансового отдела, с приложенными к ним корешками квитанций, реестры сберегательных касс, дневники страховых инспекторов и агентов, талоны почтовых переводов, оплаченные акты об убытках, а также акты, по которым отказано в оплате, и прочие счетные документы |
| Примечание. Денежные и счетные документы должны храниться в папках сброшированными за каждый месяц порядком, указанным в инструкции НКФ СССР от 7 июля 1937 г. № 285 «О бухгалтерском учете и отчетности в районных и городских страховых инспекциях». | |
| 6-51 | Выписки Госбанка по доходному счету Госстраха |
| 6-52 | Выписки Госбанка по счету Госстраха по операционным расходам |
| 6-53 | Выписки Госбанка по счету Госстраха да сметным расходам |
| 6-54 | Лимитные разрешения управления Госстраха и. переписка по открытию дополнительных лимитов |
| 6-55 | Сметы и переписка по сметным и прочим расходам инспекций |
| 6-56 | Ежеквартальные своды лицевых счетов по обязательному окладному страхованию |
| 6-57 | Ежемесячные своды по остальным видам страхования |
| 6-58 | Материалы и переписка о квитанциях по добровольным страхованиям |
| 6-59 | Бухгалтерские, отчеты, приложения к ним и переписка по отчетности |
| 6-60 | Прочая переписка бухгалтерии |
| Штаты (работа инспектора-ов по штатам) | |
| Условное обозначение — 7 | |
| 7-10 | Руководящие материалы: законы, постановления и распоряжения правительства Союза, союзной и автономной республики, решения и распоряжения край(обл)исполкома и рай(гор)исполкома, приказы и инструкции НКФ СССР, НКФ союзной и автономной республики, край(обл)финотдела |
| 7-11 | Материалы регистрации организаций, обязанных регистрировать свои штаты: регистрационные карточки, копии штатных расписаний, переписка рай(гор)финотдела о регистрации с филиалом Госбанка, прокуратурой, вышестоящими финорганами и другими организациями, акты ревизий и обследований, переписка |
| Примечание. Материалы по регистрации штатов хранятся согласно особым указаниям Штатного управления НКФ СССР. | |
| 7-12 | Переписка с финорганами и другими учреждениями и организациями по штатным вопросам |
| 7-13 | Отчетность и сводки по регистрации штатов |
| Кадры аппарата районного (городского) финансового отдела | |
| Условное обозначение — 8 | |
| 8-10 | Личные дела работников рай(гор)финотдела |
| Примечание. Личное дело заводится на каждого отдельного работника рай(гор)финотдела. В личном деле каждого работника обязательно хранение следующих документов: а) подлинного трудового списка, б) личного листка по учету кадров, в) автобиографии работника, г) характеристики работника, д) всех материалов, характеризующих его работу: копий приказов об изменении служебного положения, премировании, взысканиях, выписки из протоколов квалификационных комиссий, копий приказов по результатам ревизий и обследований непосредственно выполняемой им работы, е) фотографической карточки Личные дела должны храниться только в несгораемых шкафах или ящиках. Непосредственная ответственность за хранение этих дел возлагается лично на заведующего рай(гор)финотделом. | |
| 8-11 | Штатное расписание рай(гор)финотдела и списки его личного состава |
| 8-12 | Переписка по личному составу работников рай(гор)финотдела |
| 8-13 | Материалы по командировкам и отпускам работников рай(гор)финотдела: справки, удостоверения, переписка и пр. |
| 8-14 | Материалы по переподготовке и повышению квалификации работников рай(гор)финотдела (переписка и пр.) |
| 8-15 | Отчетность по кадрам работников рай(гор)финотдела: сведения, сводки и пр. |
| Общеорганизационные, административные и хозяйственные вопросы (Общая переписка по рай(гор)финотделу) | |
| Условное обозначение — 9 | |
| 9-10 | Руководящие материалы: законы, постановления и распоряжения правительства Союза, союзной и автономной республики, решения и распоряжения край(обл)исполкома |
| 9-11 | Протоколы и решения рай(гор)исполкома |
| 9-12 | Приказы и инструкции НКФ СССР, НКФ союзной и НКФ автономной республики, край(обл)финотдела |
| 9-13 | Приказы рай(гор)финотдела и материалы к ним |
| 9-14 | Планы работ рай(гор)финотдела и выездных касс по приему налоговых и страховых платежей и материалы проверки их выполнения |
| 9-15 | Акты ревизий и материалы обследований работы рай(гор)финотдела |
| 9-16 | Сводный перечень (опись) дел текущего архива рай(гор)финотдела |
| 9-17 | Акты приема дел от сельсоветов |
| 9-18 | Акты приема и сдачи дел работниками рай(гор)финотдела |
| 9-19 | Описи дел рай(гор)финотдела, сданных на хранение в общий архив рай(гор)исполкома |
| 9-20 | Список и учетная ведомость операционных бланков, имеющихся в рай(гор)финотделе |
| 9-21 | Руководящие материалы и переписка по массовым займам и сберегательному делу |
| 9-22 | Материалы по вопросам премирования финансового актива: показатели работы, списки, характеристики, копии приказов, переписка и пр. |
| 9-23 | Протоколы технических и производственных совещаний |
| 9-24 | Переписка по административно-хозяйственным вопросам Кроме указанного под номерами 9-10, 9-11, 9-12 и 9-21 руководящего материала, в рай(гор)финотделе хранятся: а) газеты «Известия» и «Экономическая жизнь» за текущий год; б) журнал «Финансовое и хозяйственное законодательство»; в) журнал «В помощь финработнику»; г) республиканская, краевая или областная газеты за текущий год |
Приложение № 3
к Инструкции
по делопроизводству
в рай(гор)финотделах
КОНТРОЛЬНЫЙ ЖУРНАЛ
_______________ районного (городского) финансового отдела
____________________ области
на __________ год
КНИГА УЧЕТА ЖАЛОБ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКОВ
_______________ районного (городского) финансового отдела
____________________ области
на __________ год
Примечания: 1. Про записи красноармейской жалобы в гр. 2 делается отметка: «красноармейская жалоба».
2. Книга должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена сургучной печатью и подписью заведующего рай(гор)финотделом.
КНИГА УЧЕТА ЖАЛОБ ПО ГОСУДАРСТВЕННОМУ СТРАХОВАНИЮ
_______________ районного (городского) финансового отдела
____________________ области
на __________ год
Примечание. Книга должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена сургучной печатью и подписью заведующего рай(гор)финотделом.
КНИГА УЧЕТА ЖАЛОБ ПО ГОСДОХОДАМ
__________________________________________ рай(гор)финотдела
____________________________________________________ области
на ____ г.
Примечание. Книга должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена сургучной печатью и подписью заведующего рай(гор)финотделом.
Штамп
районного (городского) финансового отдела
налогоплательщика
(Подробный адрес -----------------)
страхователя
Налоговая
--------- Инспекция _________________________________ рай(гор)финотдела
Страховая
сообщает, что поданная Вами ________________________________ 193_ г. жалоба налогу по ____________ ----------- будет рассмотрена заведующим рай(гор)финотделом страхованию _________________ 193_ г. в ___________ часов в помещении рай(гор)финотдела по адресу _________________________________________________________________
К рассмотрению жалобы Вы вызываетесь.
В случае Вашей неявки к указанному сроку, жалоба будет рассмотрена в
Вашем отсутствии. Принятое решение будет Вам сообщено в письменной форме.
"__" _______________ 193_ г.
налоговый
Старший --------- инспектор ___________________
страховой (подпись)
к Инструкции
по делопроизводству
в рай(гор)финотделах
КНИГА ДЛЯ ЗАПИСИ ИНОГОРОДНОЙ ПОЧТЫ, ОТПРАВЛЯЕМОЙ
____________________ РАЙОННЫМ (ГОРОДСКИМ) ФИНАНСОВЫМ ОТДЕЛОМ
НА ____ ГОД
КНИГА ДЛЯ ЗАПИСИ МЕСТНОЙ ПОЧТЫ, ОТПРАВЛЯЕМОЙ
____________________ РАЙОННЫМ (ГОРОДСКИМ) ФИНАНСОВЫМ ОТДЕЛОМ
НА ____ ГОД