Инструкция Минфина СССР от 14.09.1960 № 320

«О персональном учете работников в учреждениях и организациях системы Министерства финансов СССР»

ИНСТРУКЦИЯ

I. Общие положения

§ 1. Персональный учет работников имеет важное значение в организации работы по изучению кадров, является необходимым условием контроля за укомплектованием аппарата, правильной расстановкой работников и повышением их квалификации.

§ 2. В каждом учреждении финансовой системы на персональном учете должны состоять работники, назначаемые на должности руководителем данного учреждения (организации) или по его представлению — руководителем вышестоящего учреждения (организации).

§ 3. При приеме на работу и увольнении работников руководители учреждений (организаций) должны строго соблюдать трудовое законодательство.

§ 4. В соответствии с постановлением ЦК КПСС и Совета Министров СССР от 25 февраля 1960 г. № 231 «О мерах по устранению канцелярско-бюрократических извращений при оформлении трудящихся на работу и разрешении бытовых нужд граждан» и правилами внутреннего трудового распорядка руководитель учреждения (организации) обязан потребовать от лица, поступающего на работу представления Трудовой книжки, а если данное лицо поступает на работу впервые — справки домоуправления или сельского Совета о последнем занятии, а также предъявления паспорта в соответствии с законодательством о паспортах.

Прием на работу без предъявления этих документов не допускается.

При приеме на работу, требующую специальных знаний, принимаемый работник должен предъявить соответствующий документ об окончании высшего или среднего специального учебного заведения. Работник по кадрам, оформляющий прием, обязан сличить с предъявленным документом об образовании правильность и полноту записи в пункте 9 личного листка по учету кадров и заверить своей подписью.

Не следует требовать от работника представления характеристики с прежней работы, справки с местожительства и копии документа об образовании.

Примечание. Порядок оформления приема на работу, связанную с обслуживанием материальных и денежных ценностей на предприятиях Гознака и в сберегательных кассах, регулируется соответствующими указаниями главных управлений Гознака, гострудсберкасс и госкредита.

II. Учет номенклатурных работников

§ 5. На номенклатурных работников, состоящих на персональном учете, ведутся:

а) в центральных, республиканских, краевых (областных), окружных и городских (в городах с районным делением) учреждениях:

• личные дела;
• должностная картотека;

б) в районных и городских (в городах без районного деления) учреждениях:

• личные дела;
• должностной список.

§ 6. Личное дело заводится на каждого номенклатурного работника, состоящего на персональном учете.

В личном деле должны находиться следующие документы и учетные материалы:

а) личный листок по учету кадров (приложение № 1) с дополнением к нему и фотокарточка работника;

б) автобиография;

в) заявление о приеме (переводе) на работу и увольнении;

г) представление (письмо) учреждения о назначении или освобождении работника, если назначение и освобождение производится вышестоящей организацией;

д) характеристики (или их копии), составленные на работника в период его работы в данном учреждении;

е) копии приказов о назначении, перемещении, освобождении работника, а также другие приказы, в которых дается оценка его работы;

ж) дополнение к личному листку по учету кадров (приложение № 2);

з) опись документов, имеющихся в личном деле (приложение № 3).

Все находящиеся в личном деле документы должны быть подписаны, а копии заверены в установленном порядке.

§ 7. Порядок заполнения личного листка по учету кадров.

Личный листок по учету кадров должен быть заполнен чернилами (собственноручно работником) с полными ответами на все стоящие в нем вопросы.

Раздел «Образование» заполняется в строгом соответствии с документами об образовании.

В разделе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности ...» отражается вся деятельность работника без каких-либо пропусков; не должны пропускаться периоды учебы, а также все перерывы в работе по разным причинам. Если работник за период своей работы в одном и том же учреждении занимал несколько должностей, необходимо указать, сколько времени он работал в каждой должности отдельно (даты назначения и освобождения). Прохождение службы в Советской Армии должно быть также отражено с указанием занимаемых должностей.

Назначаемый работник заполняет не более двух экземпляров личного листка и автобиографии, независимо от того, в каком количестве учреждений он будет состоять на персональном учете. Требовать от него повторного заполнения личного листка и автобиографии в порядке так называемого обновления учетного материала не разрешается.

§ 8. О всех изменениях в своих анкетно-биографических данных, происшедших после заполнения личного листка (образовании, партийности, присвоении ученой степени, ученого звания, наложении и снятии взысканий, избрании в состав советских, партийных органов, выездах за границу и изменении фамилии), работник обязан сообщать учреждению по месту работы для внесения этих сведений в его личное дело.

Об изменениях в учетных данных работника, занимающего должность номенклатуры руководителя вышестоящей организации финансовой системы, учреждение, в котором он работает, обязано сообщить в управление (отдел) кадров этой организации.

§ 9. Документы в личном деле располагаются в следующем порядке (последовательно):

а) дополнение к личному листку по учету кадров;

б) личный листок по учету кадров;

в) автобиография;

г) другие документы по датам их составления;

д) опись документов, имеющихся в личном деле работника.

§ 10. Личные дела хранятся наравне с секретными документами и выдаются для служебного пользования под расписку. Круг работников, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем учреждения.

Личные дела не выдаются работникам, на которых они заведены.

Работникам, пользующимся личными делами, запрещается разглашать содержание личных дел, производить изъятие из них документов, приобщать новые материалы, а также вносить в учетные данные какие-либо изменения.

§ 11. При переходе работника из одного учреждения в другое его личное дело по прежнему месту работы сдается в архив. Учреждение, куда перешел работник, заводит на него новое личное дело.

Личные дела на выбывших работников хранятся в текущем архиве управления (отдела) кадров в течение года, после чего сдаются на хранение в центральный архив учреждения в соответствии с правилами работы архивов.

Нумерация личных дел в текущем архиве производится в порядке их поступления.

Порядок хранения личных дел, находящихся в текущем архиве, выдача и контроль за их возвращением такой же, как и для действующих личных дел.

Если на номенклатурную должность назначен работник, ранее состоявший на персональном учете, и его личное дело находится в архиве учреждения, учетные материалы из этого архивного дела должны быть приобщены к новому личному делу работника.

§ 12. В работе с личными делами в центральных и республиканских (союзных республик) учреждениях применяются вспомогательные документы — алфавитная и контрольная карточки.

Алфавитная карточка (приложение № 4) ведется на каждого работника, состоящего на персональном учете. Применяется она для нахождения личного дела. При небольшом количестве работников, состоящих на персональном учете, ведение алфавитных карточек необязательно.

Контрольная карточка (приложение № 5) ведется на каждое личное дело для обеспечения контроля за нахождением выданного личного дела и за своевременным его возвращением.

При освобождении работника от занимаемой должности алфавитная карточка изымается из картотеки и, с указанием в ней номера архивного дела, перекладывается в алфавитную архивную картотеку выбывших работников.

§ 13. На работника, представляемого впервые к назначению на должность, входящую в номенклатуру руководителя вышестоящего учреждения, в это учреждение высылаются:

• представление (письмо) руководителя учреждения с просьбой о назначении работника, в котором дается и характеристика представляемого работника;
• личный листок по учету кадров (с фотокарточкой) и автобиография работника (в подлинниках).

§ 14. При назначении работника, занимающего должность, входящую в номенклатуру руководителя вышестоящего учреждения, на другую должность той же номенклатуры, в вышестоящее учреждение высылается только представление (письмо) с указанием причин перемещения.

§ 15. На работника, назначаемого на должность, входящую в учетную номенклатуру руководителя вышестоящего учреждения, в это учреждение высылаются в копии личный листок по учету кадров, автобиография и приказ о назначении, заверенные начальником Управления (отдела) кадров.

При освобождении работника от должности учетной номенклатуры в вышестоящее учреждение высылается только копия приказа о его освобождении.

§ 16. Для персонального учета номенклатурных работников и контроля за укомплектованием аппарата ведется должностная картотека, состоящая из карточек (приложение № 6), заполняемых на каждую номенклатурную должность в соответствии с действующим штатным расписанием, независимо от того, замещена ли эта должность.

Записи о назначении и освобождении работника от должности в карточке производятся на основании приказов руководителя учреждения, в номенклатуру которого входит эта должность.

Биографические данные записываются в карточке по личному делу работника.

Должностные карточки служат одновременно для разработки основных статистических данных о составе и сменяемости работников, а также для других целей работы с кадрами. Располагаются карточки в картотеке по управлениям, отделам учреждений и по подчиненным им организациям, а внутри их — по старшинству должностей.

§ 17. При заполнении в должностной карточке графы об образовании работника необходимо руководствоваться следующим:

• к специалистам с высшим и средним специальным образованием относятся лица, имеющие диплом, удостоверение, свидетельство об окончании высшего или среднего специального учебного заведения (дневного, вечернего, заочного).

Лица, закончившие более половины всего курса обучения в высших учебных заведениях, а также окончившие высшие учебные заведения, но не защитившие дипломной работы или не сдавшие государственного экзамена, относятся к имеющим незаконченное высшее образование;

• к имеющим среднее общее образование относятся лица, предъявившие аттестаты, удостоверения или свидетельства об окончании средних общеобразовательных школ;
• к имеющим незаконченное среднее образование относятся лица, окончившие не менее 7 классов средней школы, и лица, окончившие средние учебные заведения, но не сдавшие государственных экзаменов или экзаменов на аттестат зрелости.

§ 18. В районных и городских (в городах без районного деления) учреждениях, где на персональном учете состоит небольшое количество работников, вместо должностной картотеки ведется список по форме должностной карточки.

В списке последовательно отмечаются все изменения, происходящие в составе работников, то есть записываются назначения, перемещения, увольнения работников, а также изменения в их учетно-биографических данных.

III. Учет обслуживающего и технического персонала

§ 19. Учет обслуживающего и технического персонала ведется по личной карточке - форма № 59 (приложение № 7). Личные листки по учету кадров и автобиографии работниками этой категории не заполняются и личные дела на них не ведутся.

Личная карточка заполняется и подписывается самим работником при оформлении его на работу или в отдельных случаях работником по кадрам на основании предъявленных поступающим на работу документов.

Все изменения, происшедшие у работника после его назначения (перемещения по работе, изменения в партийности, образовании и другие), необходимо своевременно отражать в личной карточке.

При увольнении работника в его личной карточке записываются дата и причина увольнения, после чего карточка сдается в архив, где хранится наравне с личными делами.

IV. Отчетность по кадрам

§ 20. Учреждения финансовой системы обязаны ежегодно, по состоянию на первое января, составлять годовой статистический отчет о составе кадров по форме № 16-к и письменный доклад о работе с кадрами за истекший год, которые представляются в вышестоящие учреждения в порядке подчиненности в сроки, установленные Министерством финансов СССР. В письменном докладе должны быть подробно освещены вопросы подбора, расстановки, воспитания и повышения квалификации кадров, а также вопросы подготовки работников в заочных в высших и средних специальных учебных заведениях.

V. Учет специалистов с высшим и средним специальным образованием и научных работников

§ 21. В соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 20 июля 1954 г. № 1470 персональный учет специалистов с высшим и средним специальным образованием ведется по месту их основной работы.

Учету подлежат все лица, окончившие высшие и средние специальные и приравненные к ним учебные заведения, работающие в учреждениях, организациях и предприятиях финансовой системы, независимо от выполняемой ими работы.

Учет специалистов ведется раздельно: на специалистов с высшим образованием составляются учетные карточки по форме № 206; на специалистов со средним специальным образованием — учетные карточки по форме № 210.

Учетные карточки заполняются на основании диплома, удостоверения или свидетельства об окончании института, техникума или другого высшего или среднего специального учебного заведения.

В том случае, если специалист окончил два или более высших или средних специальных учебных заведений, в учетной карточке указывается последнее учебное заведение и специальность, полученная в этом учебном заведении.

Работники со средним специальным образованием, окончившие в последующем высшие учебные заведения, учитываются как специалисты с высшим образованием.

Перемещения специалиста по работе и все изменения его анкетно-биографических данных должны своевременно отмечаться в учетной карточке.

§ 22. Учреждения и предприятия финансовой системы составляют статистические отчеты о численности и составе специалистов, имеющих высшее и среднее специальное образование, по формам ЦСУ СССР. Отчетность представляется в вышестоящие учреждения в порядке ведомственной подчиненности в сроки, устанавливаемые Министерством финансов СССР.

§ 23. Персональный учет научных работников проводится Министерством финансов СССР, его главными управлениями, министерствами финансов союзных республик, Стройбанком СССР, Ингосстрахом СССР и Госфиниздатом в соответствии с инструкцией ЦСУ СССР «О порядке учета научных работников в министерствах и ведомствах» от 7 июля 1960 г.

С изданием настоящей инструкции считать утратившими силу инструкцию «О персональном учете работников в учреждениях финансово-кредитной системы» от 20 февраля 1956 г. № 64 и приказ по Министерству финансов СССР от 23 февраля 1957 г. № 69.

имя ______________________________ отчество _______________________________

2. Пол __________ 3. Год, число и м-ц рождения ____________________________

4. Место рождения _________________________________________________________ (село, деревня, город, район, область)

5. Национальность _________________ 6. Соц. происхождение _________________ партбилет

7. Партийность __________ партстаж ________________________ ---------- N __ (месяц и год вступления) к/карточка

8. Состоите ли членом ВЛКСМ, с какого времени и № билета __________________

9. Образование ____________________________________________________________

10. Какими иностранными языками и языками народов СССР владеете ___________

                (читаете и переводите со словарем,

         читаете и можете объясняться, владеете свободно)

11. Ученая степень, ученое звание _________________________________________

12. Какие имеете научные труды и изобретения ______________________________

13. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, участие в партизанских отрядах и работу по совместительству)

При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия
    необходимо именовать так, как они назывались в свое время,
          военную службу записывать с указанием должности

16. Какие имеете правительственные награды ________________________________

                     (когда и чем награждены)

17. Имеете ли партвзыскания ____________________________ Когда, кем, за что (да, нет) и какое наложено взыскание ____________________________________________

18. Отношение к воинской обязанности и воинское звание ____________________

Состав ________________________________________________________________
       (командный, политический, административный, технический и т.д.)
Род войск _____________________________________________________________

19. Семейное положение в момент заполнения личного листка _________________

          (перечислить членов семьи с указанием возраста)

20. Домашний адрес: _______________________________________________________

"__" _________________ 19__ г.
     (дата заполнения)

                               Личная подпись _________________________

(Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих изменениях (образовании, партийности, присвоении ученой степени, ученого звания, наложении и снятии партийного взыскания и т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его личное дело).

Министерства финансов СССР от 14 сентября 1960 г. № 320

Фамилия ____________ Имя _____________ Отчество ____________

I. Данные о работе после заполнения личного листка

II. Данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка

Приложение № 3 к инструкции

           документов, имеющихся в личном деле N ______

тов. ______________________________________________________________________ (фамилия) (имя) (отчество)

от 14 сентября 1960 г. № 320

Оборотная сторона

Приложение № 7

Дата заполнения ________________ 196_ г. Подпись заполнившего

Дата и причина увольнения _________________________________________________