Приказ Минфина СССР от 27.11.1964 № 370

«О недостатках в учете кадров и утверждении инструкции об учете работников в учреждениях Министерства финансов СССР»

ПРИКАЗ

Произведенные Министерством финансов СССР проверки работы с кадрами на местах показывают, что в ряде финансовых и страховых органов имеются серьезные недостатки в учете кадров.

Некоторые руководители финансовых и страховых органов допускают прием на работу лиц без необходимой проверки установленных учетных документов, а иногда и вовсе не требуют их, мирятся с фактами неправильного ведения личных дел, в которых нередко хранятся одинаковые по своему содержанию учетные документы, а также различные справки и материалы, не предусмотренные инструкцией об учете кадров и не связанные с характеристикой их работы. В результате запущенности личных дел, они не дают правильного представления о работниках и не отражают качественных изменений в составе кадров.

Несмотря на это, финансовые и страховые органы в ряде случаев при проверках работы с кадрами на местах не уделяют внимания состоянию учета кадров, а при обнаружении нарушений в учете не принимают мер к их устранению.

Отмеченные недостатки свидетельствуют о том, что некоторые руководители финансовых и страховых органов не придают серьезного значения правильной организации учета кадров, ослабили требовательность к работникам по кадрам за состояние этого важного участка работы.

В целях улучшения работы по учету кадров в учреждениях Министерства финансов СССР приказываю:

1. Министрам финансов и руководителям страховых органов союзных республик:

• обеспечить решительное устранение имеющихся недостатков в учете кадров, имея в виду, что правильная организация работы с кадрами во многом зависит от постановки точного и своевременного их учета;
• организовать проверку содержания личных дел работников, состоящих на персональном учете в министерствах финансов и управлениях Госстраха союзных республик, местных финансовых и страховых органах с тем, чтобы в личных делах хранились лишь те документы и материалы, которые предусмотрены инструкцией по учету кадров, характеризующие деловые и моральные качества работников;
• при проверках работы с кадрами в местных финансовых и страховых органах уделять более серьезное внимание вопросам правильного ведения учета кадров, оформления учетных материалов, формирования личных дел и их хранения.

2. Утвердить представленную Управлением кадров и подготовки кадров Министерства финансов СССР инструкцию об учете работников в учреждениях Министерства финансов СССР.

3. Руководителям финансовых и страховых органов обеспечить тщательное изучение работниками по кадрам изданной инструкции об учете работников и установить необходимый контроль за ее выполнением.

4. С изданием указанной инструкции считать утратившей силу инструкцию о персональном учете работников в учреждениях и организациях системы Министерства финансов СССР от 14 сентября 1960 г. № 320.

5. Управлению кадров и подготовки кадров Министерства финансов СССР:

• усилить контроль за состоянием учета кадров и правильным оформлением учетных документов при назначении работников в финансовые и страховые органы;
• при выездах работников управления на места обязывать их больше уделять внимания оказанию помощи финансовым и страховым органам в улучшении постановки учета кадров и инструктированию по этим вопросам работников по кадрам.

I. Общие положения

§ 1. Учет работников имеет важное значение в организации работы с кадрами, является необходимым условием для правильной их расстановки и изучения, способствует улучшению организации работы по повышению деловой и политической подготовки кадров, своевременному и правильному укомплектованию аппарата специалистами.

Основные требования, предъявляемые к учету кадров, состоят в том, чтобы учет был точным, правильно отражал качественные и количественные изменения в составе кадров.

§ 2. На персональном учете должны состоять работники (кроме технического и обслуживающего персонала), назначаемые на должности руководителем данного учреждения или по его представлению — руководителем вышестоящего учреждения.

§ 3. При приеме этих работников руководители учреждений обязаны требовать от них представления трудовой книжки и предъявления паспорта в соответствии с законодательством о паспортах, проверять деловые и моральные качества по месту их прежней работы. Если же данное лицо поступает на работу впервые, необходимо потребовать от него справку домоуправления или сельского Совета о последнем занятии, а также предъявления паспорта.

Прием на работу лиц без предъявления указанных документов не допускается.

При решении вопроса о приеме работников на должности, которые в соответствии с установленной номенклатурой подлежат замещению специалистами со средним или высшим специальным образованием, работник по кадрам обязан потребовать от принимаемых работников предъявления документов об образовании и сверить с этими документами полноту записи в п. 9 заполненного личного листка по учету кадров и заверить своей подписью.

При наличии всех необходимых документов на работника, принятого на должность, составляется личное дело в порядке, указанном в § 10 настоящей инструкции.

§ 4. При приеме и увольнении работников руководители учреждений должны строго соблюдать трудовое законодательство.

Примечания:

а) при приеме на работу нештатных страховых агентов и нештатных страховых агентов по совместительству необходимо руководствоваться настоящей инструкцией и инструкцией Министерства финансов СССР от 16 мая 1959 г. № 135, с последующими дополнениями и изменениями;

б) прием на работу технического и обслуживающего персонала оформляется в соответствии с § 20 настоящей инструкции.

II. Порядок персонального учета работников

§ 5. На работников, состоящих на персональном учете, ведутся:

а) в центральных, республиканских, краевых, областных, окружных и городских (в городах с районным делением) учреждениях:

• личные дела,
• должностная картотека;

б) в районных и городских (в городах без районного деления) учреждениях:

• личные дела,
• должностной список.

§ 6. Личные дела ведутся в таком порядке, который давал бы возможность иметь о работниках правильное и полное представление; дела должны постоянно пополняться сведениями о деятельности работников, отражающими их положительные и отрицательные качества. Не допускается хранение в личных делах документов одинаковых по содержанию, копий приказов о командировках и отпусках, актов приема и сдачи дел при перемещении и освобождении работников, а также различных справок и материалов, которые по своему содержанию не характеризуют деятельность работников.

§ 7. В личном деле каждого работника, состоящего на персональном учете, должны находиться следующие документы и учетные материалы:

а) личный листок по учету кадров (приложение № 1) с фотокарточкой работника;

б) автобиография;

в) заявление о приеме (переводе) на работу и увольнении;

г) представление (письмо) учреждения о назначении или освобождении работника, если назначение и освобождение производится вышестоящей организацией;

д) копии приказов о приеме, перемещении, освобождении работника, а также другие документы, характеризующие его деловые и личные качества;

е) дополнение к личному листку по учету кадров (приложение № 2);

ж) опись документов, имеющихся в личном деле (приложение № 3).

Все находящиеся в личном деле документы должны быть подписаны, а копии заверены в установленном порядке.

§ 8. Личный листок по учету кадров должен быть заполнен чернилами (собственноручно работником) с полными ответами на все стоящие в нем вопросы.

Раздел «Образование» заполняется в строгом соответствии с документами об образовании.

В разделе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности...» отражается вся деятельность работника без каких-либо пропусков; не должны пропускаться периоды учебы, а также все перерывы в работе по разным причинам. Если работник за период своей работы в одном и том же учреждении занимал несколько должностей, необходимо указать, сколько времени он работал в каждой должности отдельно (даты назначения и освобождения). Прохождение службы в Советской Армии должно быть также отражено с указанием занимаемых должностей, наименования подразделений и воинских частей или номера полевой почты.

Принимаемый работник заполняет личный листок и составляет подробную автобиографию. Если данный работник подлежит утверждению в должности вышестоящей организацией, то личный листок и автобиография составляется в двух экземплярах. Требовать от него повторного заполнения личного листка и представления автобиографии в порядке так называемого обновления учетного материала не разрешается.

§ 9. О всех изменениях в анкетно-биографических данных, происшедших после заполнения личного листка (образовании, партийности, присвоении ученой степени, ученого звания, избрании в состав центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных партийных, советских и других выборных органов, выездах за границу и изменении фамилии), работник обязан сообщить учреждению по месту работы для внесения этих сведений в его личное дело.

Об изменениях в учетных данных работника, занимающего должность номенклатуры руководителя вышестоящей организации, учреждение, в котором он работает, обязано своевременно сообщить в управление (отдел) кадров этой организации.

§ 10. Документы в личном деле располагаются в следующем порядке (последовательно):

а) дополнение к личному листку по учету кадров;

б) личный листок по учету кадров с фотокарточкой;

в) автобиография;

г) другие документы по датам их составления;

д) опись документов, имеющихся в личном деле работника.

§ 11. Личные дела хранятся наравне с секретными документами и выдаются для служебного пользования под расписку. Круг работников, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем учреждения.

Личные дела не выдаются работникам, на которых они заведены.

Работникам, пользующимся личными делами, запрещается разглашать содержание личных дел, производить изъятие из них документов, приобщать новые материалы, а также вносить в учетные данные какие-либо изменения.

§ 12. При переходе работника из одного учреждения в другое его личное дело по прежнему месту работы сдается в архив.

Учреждение, куда перешел работник, заводит на него новое личное дело.

Личные дела на выбывших работников хранятся в текущем архиве управления (отдела) кадров в течение года, после чего сдаются на хранение в центральный архив учреждения в соответствии с правилами работы архивов.

Нумерация личных дел в текущем архиве производится в порядке их поступления.

Порядок хранения личных дел, находящихся в текущем архиве, выдача, порядок пользования и контроль за их возвращением такой же, как и для действующих личных дел.

Если на должность принят работник, ранее состоявший на персональном учете в данном учреждении, и его личное дело находится в архиве учреждения, учетные материалы из этого архивного дела должны быть приобщены к новому личному делу работника.

§ 13. В работе с личными делами в центральных и республиканских (союзных республик) учреждениях применяются вспомогательные документы — алфавитная и контрольная карточки.

Алфавитная карточка (приложение № 4) ведется на каждого работника, состоящего на персональном учете. Применяется она для того, чтобы при надобности быстрее отыскать нужное личное дело. При небольшом количестве работников (до 50 чел.), состоящих на персональном учете, ведение алфавитных карточек необязательно.

При освобождении работника от занимаемой должности алфавитная карточка изымается из картотеки и, с указанием в ней номера архивного дела, перекладывается в алфавитную архивную картотеку выбывших работников.

Контрольная карточка (приложение № 5) ведется на каждое личное дело для обеспечения контроля за своевременным его возвращением.

§ 14. На работника, представляемого впервые на должность, входящую в номенклатуру руководителя вышестоящего учреждения, в это учреждение высылаются:

• представление (письмо) руководителя учреждения с просьбой о назначении работника, в котором дается характеристика на представляемого работника;
• личный листок по учету кадров, автобиография работника (в подлинниках) и фотокарточка.

§ 15. При назначении работника, занимающего должность, входящую в номенклатуру руководителя вышестоящего учреждения, на другую должность той же номенклатуры, в вышестоящее учреждение высылаются представление (письмо) с указанием причин перемещения и данные, характеризующие работника.

§ 16. На работника, назначаемого на должность, входящую в учетную номенклатуру руководителя вышестоящего учреждения, высылаются в это учреждение личный листок по учету кадров (в копии), автобиография и приказ о назначении, заверенные начальником управления (отдела) кадров.

При освобождении работника от должности учетной номенклатуры в вышестоящее учреждение высылается только копия приказа о его освобождении и объяснение причин его освобождения.

§ 17. Для учета работников, занимающих номенклатурные должности, и контроля за укомплектованием аппарата, ведется должностная картотека, состоящая из карточек (приложение № 6), заполняемых на каждую номенклатурную должность в соответствии с действующим штатным расписанием, независимо от того, замещена ли эта должность.

Записи в карточке о назначении и освобождении работника от должности производятся на основании приказов руководителя учреждения, в номенклатуру которого входит эта должность.

Биографические данные записываются в карточке по данным личного дела работника.

Должностные карточки служат одновременно для разработки основных статистических данных о составе и сменяемости работников. Располагаются карточки в картотеке по управлениям, отделам данного учреждения и подчиненным им учреждениям, а внутри их — по старшинству занимаемых работниками должностей.

§ 18. При заполнении в должностной карточке графы об образовании работника необходимо руководствоваться следующим:

• к специалистам с высшим и средним специальным образованием относятся лица, имеющие диплом или соответствующие документы об окончании высшего или среднего специального учебного заведения (дневного, вечернего, заочного);
• лица, закончившие более половины всего курса обучения в высших учебных заведениях, а также окончившие высшие учебные заведения, но не защитившие дипломной работы или не сдавшие государственного экзамена, относятся к имеющим незаконченное высшее образование;
• к имеющим среднее общее образование относятся лица, предъявившие аттестаты, удостоверения или свидетельства об окончании средних общеобразовательных школ;
• к имеющим незаконченное среднее образование относятся лица, окончившие не менее 7 классов средней школы, и лица, окончившие средние учебные заведения, но не сдавшие государственных экзаменов или экзаменов за полный курс средней школы.

§ 19. В районных и городских (в городах без районного деления) учреждениях, где на персональном учете состоит небольшое количество работников, вместо должностной картотеки ведется список по форме должностной карточки.

В списке последовательно отмечаются все изменения, происходящие в составе работников, то есть записываются назначения, перемещения, увольнения работников, а также изменения их учетно-биографических данных.

III. Учет обслуживающего и технического персонала

§ 20. Учет обслуживающего и технического персонала ведется по личной карточке - форма № 59 (приложение № 7).

При приеме на работу от работников этой категории представления автобиографии и заполнения личного листка по учету кадров не требуется и личные дела на них не ведутся. От них необходимо потребовать представления трудовой книжки и предъявления паспорта. Если работник поступает на работу впервые, необходимо потребовать от него справку домоуправления или сельского Совета о последнем занятии, а также предъявления паспорта.

Личная карточка заполняется и подписывается самим работником при оформлении его на работу или в отдельных случаях работником по кадрам на основании указанных документов.

Все изменения, происшедшие у работника после его назначения (перемещения по работе, изменения в партийности, образовании и другие), необходимо своевременно отражать в личной карточке.

При увольнении работника в его личной карточке записываются дата и причина увольнения, после чего карточка сдается в архив, где хранится наравне с личными делами.

IV. Отчетность по кадрам

§ 21. Учреждения финансовой системы обязаны ежегодно, по состоянию на первое января, составлять годовой статистический отчет о составе кадров по форме № 1-к и доклад о работе с кадрами за истекший год, которые представляются в вышестоящие учреждения в порядке подчиненности в сроки, установленные Министерством финансов СССР. В докладе должны быть подробно освещены вопросы подбора, расстановки, воспитания и повышения квалификации кадров, а также вопросы подготовки работников в очных и заочных высших и средних специальных учебных заведениях.

V. Учет специалистов с высшим и средним специальным образованием и научных работников

§ 22. В связи с установленной отчетностью, представляемой в ЦСУ СССР о численности, составе и территориальном размещении специалистов с высшим и средним специальным образованием, а также научных работников, финансовые и страховые органы осуществляют персональный учет всех лиц, окончивших высшие и средние специальные и приравненные к ним учебные заведения, работающих в учреждениях и на предприятиях финансовой системы, независимо от выполняемой ими работы.

Учет специалистов ведется раздельно: на специалистов с высшим образованием составляются учетные карточки по форме № 206; на специалистов со средним специальным образованием — учетные карточки по форме № 210.

Учетные карточки заполняются на основании диплома, удостоверения или свидетельства об окончании института, техникума или другого высшего или среднего специального учебного заведения.

В том случае, если специалист окончил два или более высших или средних специальных учебных заведений, в учетной карточке указывается последнее учебное заведение и специальность, полученная в этом учебном заведении.

Работники со средним специальным образованием, окончившие в последующем высшие учебные заведения, учитываются как специалисты с высшим образованием.

Перемещения специалиста по работе и все изменения его анкетно-биографических данных должны своевременно отмечаться в учетной карточке.

§ 23. Учреждения и предприятия финансовой системы составляют статистические отчеты о численности, составе и территориальном размещении специалистов, имеющих высшее и среднее специальное образование, по формам и в порядке, установленном ЦСУ СССР.

§ 24. Персональный учет научных работников проводится Министерством финансов СССР, Главным управлением Гознака, министерствами финансов союзных республик и Ингосстрахом СССР в соответствии с инструктивными указаниями ЦСУ СССР.

1. Фамилия ________________________________________________________________ имя _______________________________ отчество ___________________________

2. Пол __________ 3. Год, число и м-ц рождения ____________________________

4. Место рождения _________________________________________________________ (село, деревня, город, район, область)

5. Национальность ________________ 6. Соц. происхождение __________________ партбилет

7. Партийность _____ партстаж ________________________ ---------- N _______ (месяц и год вступления) к/карточка

8. Состоите ли членом ВЛКСМ, с какого времени и № билета __________________

9. Образование ____________________________________________________________

10. Какими иностранными языками и языками народов СССР владеете ___________

                (читаете и переводите со словарем,

         читаете и можете объясняться, владеете свободно)

11. Ученая степень, ученое звание _________________________________________

12. Какие имеете научные труды и изобретения ______________________________

13. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, участие в

16. Какие имеете правительственные награды ________________________________

                     (когда и чем награждены)

17. Имеете ли партвзыскания ___________ Когда, кем, за что и какое наложено (да, нет) взыскание _________________________________________________________________

18. Отношение к воинской обязанности и воинское звание ____________________

Состав ________________________________________________________________
       (командный, политический, административный, технический и т.д.)
Род войск _____________________________________________________________

19. Семейное положение в момент заполнения личного листка _________________

          (перечислить членов семьи с указанием возраста)

20. Домашний адрес: _______________________________________________________

"__" _________________19__ г.
     (дата заполнения)
                                      Личная подпись __________________

изменениях (образовании, партийности, присвоении ученой степени, ученого звания, наложении и снятии партийного взыскания и т.п.) сообщать по месту

       работы для внесения этих изменении в его личное дело)

I. Данные о работе после заполнения личного листка

II. Данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка

(В данном разделе производятся отметки об изменении в следующих учетных признаках: награждение орденами СССР, взыскание, партийность, образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, участие в составе центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных выборных органов)

ОПИСЬ документов, имеющихся в личном деле N ____

тов. ______________________________________________________________________ (фамилия) (имя) (отчество)

Приложение № 6

Дата заполнения ________________ 196_ г. Подпись заполнившего Дата и причина увольнения _________________________________________________