Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР

(утв. Верховным Судом РСФСР 28.01.1966)

28 января 1966 года

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОТАРИАЛЬНЫХ КОНТОРАХ РСФСР

I. Общие положения

1. Правильная постановка делопроизводства в государственной нотариальной конторе является одним из важных условий надлежащей организации ее работы. Хорошо поставленное делопроизводство способствует соблюдению законности при совершении нотариальных действий, четкому и культурному обслуживанию обращающихся в государственную нотариальную контору граждан и организаций, а также обеспечивает надлежащее хранение документов.

2. За правильную постановку делопроизводства несет ответственность старший государственный нотариус (государственный нотариус).

Там, где в государственной нотариальной конторе имеется несколько работников, между ними должны быть распределены обязанности по ведению делопроизводства.

3. Справки и документы, связанные с совершенными нотариальными действиями, выдаются лишь лицам и учреждениям, указанным в ст. 27 Положения о государственном нотариате РСФСР.

II. Прием и отправка корреспонденции

4. Вся корреспонденция (письма, заявления и т.п.), поступающая в государственную нотариальную контору, регистрируется в «журнале входящей корреспонденции».

Не подлежат регистрации в «журнале входящей корреспонденции» документы, представляемые в государственную нотариальную контору для нотариального удостоверения или засвидетельствования (договоры, доверенности, завещания, заявления для передачи другим гражданам или организациям и т.д.). Эти документы учитываются в порядке, установленном для регистрации нотариальных действий.

5. На первой странице поступившего документа указывается дата его поступления в государственную нотариальную контору.

6. Поступившая корреспонденция рассматривается старшим государственным нотариусом (государственным нотариусом), как правило, в день ее поступления.

7. Отправка исходящей корреспонденции регистрируется в «журнале исходящей корреспонденции».

Номер на исходящем документе указывается в соответствии с номером того наряда, в котором эта переписка должна храниться, с добавлением через тире двух последних цифр, обозначающих год, в котором ведется переписка.

8. Корреспонденция направляется адресатам по почте или через рассыльного.

Корреспонденция, направляемая с рассыльным, записывается в разносную книгу для местной корреспонденции и сдается получателю под расписку в этой книге.

III. Делопроизводство, связанное с совершением нотариальных действий

9. Учет нотариальных действий (порядок ведения нотариальных реестров и т.д.), а также выдача государственной нотариальной конторой свидетельств и иных документов ведется по правилам, установленным «Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий в государственных нотариальных конторах РСФСР» (утверждена Верховным Судом РСФСР 28 января 1966 г.).

Делопроизводство, связанное с принятием в депозит денежных сумм и ценных бумаг, ведется по правилам, установленным «Инструкцией о порядке учета нотариальными конторами депозитных сумм» (утверждена Министерством юстиции СССР 24 декабря 1951 года).

Для хранения экземпляров удостоверенных сделок с приобщенными к ним документами, а также документов, связанных с совершением иных нотариальных действий, в государственных нотариальных конторах ведутся наряды.

В государственных нотариальных конторах могут также вестись:

Алфавитная книга учета запрещений отчуждения жилых домов и арестов, наложенных на жилые дома;

Алфавитная книга учета наследственных дел.

Вместо алфавитных книг могут вестись алфавитные карточки.

IV. Делопроизводство по другим вопросам работы государственных нотариальных контор

10. Для учета другой работы, непосредственно не связанной с совершением нотариальных действий (работа по повышению политического уровня и деловой квалификации работников, обобщение нотариальной практики, работа по пропаганде советского законодательства и другая работа по предупреждению правонарушений, помощь местным Советам в организации нотариальной работы и т.д.), в государственной нотариальной конторе ведутся специальные наряды и вспомогательные книги.

11. Жалобы и заявления по вопросам задержки совершения нотариальных действий, а также письма с просьбой о даче консультаций и разъяснений и ответы по этим жалобам, заявлениям и письмам хранятся в специальном наряде.

V. Ведение архива

12. Документы, на основании которых совершены нотариальные действия, до сдачи их в государственные архивы хранятся в государственной нотариальной конторе.

Учет и хранение этих документов производится согласно «Правилам работы архивов учреждений, организаций и предприятий» (утверждены Приказом МВД СССР от 1 июня 1956 г. № 360) и Перечню документальных материалов судебных органов Союза ССР, союзных республик, нотариата и адвокатуры с указанием сроков хранения материалов (утверждены Верховным Судом Союза ССР и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 26 февраля 1963 г.).

13. В соответствии с указанными «Правилами» нотариальные документы (наряды со сделками, наследственными делами и т.п.), подлежащие сдаче в архив, формируются в отдельные дела. Все документы, приобщенные к этому делу, подшиваются и пронумеровываются. Составляется опись находящихся в деле бумаг. Общее количество листов в деле заверяется государственным нотариусом. На все дела составляется общая опись, которая подписывается государственным нотариусом или ответственным лицом за архив.

На обложках дел проставляется архивный номер, за которым дело будет сдано по описи в архив, и номер самой описи.

Приложение

в государственных нотариальных конторах РСФСР

Форма № 1

Алфавитная книга учета запрещений отчуждения жилых домов и арестов, наложенных на жилые дома ____________________ государственной нотариальной конторой за _____ год

Форма № 2

Алфавитная книга учета завещаний ________________ государственной нотариальной конторы за ____ год

Форма № 3

Алфавитная книга учета наследственных дел __________ государственной нотариальной конторы за _____ год

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА КНИГ И НАРЯДОВ

КНИГИ

Реестр для регистрации нотариальных действий;

Реестр регистрации запрещений отчуждения жилых домов;

Алфавитная книга учета запрещений отчуждения жилых домов и арестов, наложенных на жилые дома;

Книга учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества;

Книга учета ценностей при принятии мер к охране наследственного имущества;

Алфавитная книга учета завещаний;

Алфавитная книга учета наследственных дел;

Журнал регистрации входящей корреспонденции;

Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

НАРЯДЫ

I

Руководящие указания по работе государственных нотариальных контор;

Планы работы государственной нотариальной конторы;

Статистические отчеты и другие материалы о работе нотариальной конторы;

Материалы обобщения нотариальной практики;

Протоколы служебных совещаний работников нотариальной конторы;

Материалы о состоянии работы по предупреждению правонарушений;

Письма и заявления граждан.

II

Договоры о предоставлении в бессрочное пользование земельных участков для строительства жилого дома;

Извещения учреждений банка, хозрасчетных предприятий, организаций о выдаче гражданам ссуд на строительство, капитальный ремонт и покупку жилого дома и наложенные по ним запрещения отчуждения домов;