Правила работы архивов учреждений, организаций и предприятий

(утв. Приказом МВД СССР от 01.06.1956 № 360)

ПРАВИЛА

<1> Настоящие Правила рассчитаны на архивы, хранящие все виды документальных материалов, образующихся в делопроизводстве как общем, так и секретном.

Работа архивов, хранящих специальные виды документальных материалов, также входящих в состав Государственного архивного фонда Союза ССР (чертежи, проекты, рисунки, негативы и позитивы фотоснимков и кинофильмов, документы всех видов звукозаписи и т.д.), определяется особыми правилами. Научно-техническая обработка фондов личного происхождения определяется особой инструкцией.

§ 1. Все документальные материалы, образовавшиеся в процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий Союза ССР, имеющие научное и практическое значение, входят в состав Государственного архивного фонда Союза ССР.

Примечание. К документальным материалам относятся: акты органов государственной власти и государственного управления, положения, уставы, приказы, протоколы, отчеты, планы, чертежи, рисунки, переписка и другая общая и техническая документация учреждений, организаций и предприятий, а также рукописи научных и художественных произведений, мемуаров, дневников и другая документация и переписка отдельных лиц, плакаты, воззвания, прокламации, негативы и позитивы киносъемок, фотоснимков, материалы звукозаписей и другие категории документов.

§ 2. Документальные материалы Государственного архивного фонда Союза ССР хранятся в центральных государственных архивах СССР, центральных государственных архивах союзных и автономных республик, краевых, областных, окружных, городских и районных государственных архивах.

Законченные делопроизводством документальные материалы до сдачи их в государственные архивы хранятся в архивах учреждений, организаций и предприятий <1>.

<1> В дальнейшем тексте Правил вместо слов «архив учреждения, организации, предприятия» употребляются слова «архив учреждения», а вместо слов «учреждение, организация, предприятие» употребляется слово «учреждение».

Профиль, структура, задачи, права и штаты архива учреждения, имеющего штатных работников, определяются положением об архиве, которое утверждается руководителем учреждения. В небольшом учреждении вопросы организации и работы архива предусматриваются положением об учреждении.

Положения в части организации и работы архивов учреждений согласовываются с соответствующим архивным органом МВД.

§ 3. Архив учреждения проводит следующие работы:

а) прием, учет и хранение в установленном настоящими Правилами порядке всех законченных делопроизводством документальных материалов данного учреждения, а также учреждений, непосредственно ему подведомственных, но не имеющих своих архивов, если они находятся в том же населенном пункте, где расположено вышестоящее учреждение (учреждения, расположенные в различных с вышестоящим учреждением населенных пунктах, сдают материалы непосредственно в государственные архивы);

б) организацию учета и хранения документальных материалов, контроль за их состоянием и постановкой работы в архивах учреждений, подведомственных данному учреждению;

в) контроль за соблюдением правил и инструкций по ведению документальной части текущего делопроизводства данного учреждения и подведомственных ему учреждений, инструктирование сотрудников по вопросам составления номенклатуры дел, формирования, оформления и описания единиц хранения на обложках, составления описей, порядка сдачи документальных материалов в архив учреждения;

г) организацию экспертизы научной и практической ценности документальных материалов и отбор материалов, не подлежащих хранению;

д) составление различного рода справочников, способствующих наиболее эффективному использованию документальных материалов, хранящихся в данном архиве;

е) изучение документальных материалов архива и разработку на основании этого изучения по заданиям руководства учреждения отдельных вопросов, связанных с задачами и деятельностью данного учреждения;

ж) подготовку и выдачу документальных материалов для занятий при архиве и во временное пользование сотрудникам как данного учреждения, так и других учреждений;

з) выдачу справок, копий и выписей по документальным материалам архива как учреждениям, так и гражданам СССР;

и) подготовку документальных материалов к сдаче и сдачу их в государственный архив.

§ 4. Ответственность за сохранность, учет и использование документальных материалов, хранящихся в архивах учреждений, за соблюдение установленного порядка уничтожения документальных материалов, не подлежащих хранению, несут руководители учреждений и начальники архивов или лица, ответственные за архив <1>.

<1> В дальнейшем тексте Правил вместо слов «начальник архива или лицо, ответственное за архив» употребляются слова «начальник архива».

На руководителей центральных ведомств возлагается также обеспечение контроля за состоянием архивов подведомственных им учреждений.

Примечание. При смене руководителей учреждений в актах приема-сдачи дел указываются количество, состав и состояние документальных материалов, хранящихся в архивах этих учреждений.

§ 5. Контроль за обеспечением сохранности, за правильным проведением учета, научно-технической обработки и отбора к уничтожению документальных материалов, хранящихся в архивах учреждений, проверка правильности формирования дел в текущем делопроизводстве осуществляются архивными органами МВД путем систематических обследований архивов. В актах обследования, вручаемых руководителям учреждений, излагаются замеченные недостатки и указываются рекомендуемые сроки для их устранения.

§ 6. Документальные материалы в архивах учреждений хранятся в течение следующих сроков:

высших органов государственной власти и органов государственного управления, Верховного суда, Прокуратуры Союза ССР, союзных и автономных республик — 20 лет.

учреждений:

а) общесоюзных и республиканских — 20 лет;

б) краевых, областных и окружных — 10 лет;

в) городских, районных, сельских — 5 лет;

колхозов, совхозов и МТС — 5 лет.

Записи актов гражданского состояния хранятся 75 лет.

По истечении указанных сроков хранения документальные материалы, имеющие научное или долговременное практическое значение, передаются в государственные архивы.

Примечания: 1. Сроки хранения документальных материалов в архиве учреждения могут быть изменены только с разрешения Главного архивного управления МВД СССР или его местных органов.

2. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводством.

§ 7. Через один год после возникновения учреждения архив учреждения регистрируется в соответствующем архивном органе МВД.

Архивами министерств и центральных ведомств СССР, союзных и автономных республик, учреждений республиканского, краевого и областного значения, в которых могут храниться документальные материалы учреждений, непосредственно им подчиняющихся, составляются паспорта архивов (форма № 1).

Архивами районных и сельских учреждений, хранящих в основном документальные материалы только этих учреждений, составляются карточки архивов (форма № 1-а).

Бланки паспорта и карточки архива выдаются соответствующим архивным органом МВД в двух экземплярах при регистрации архива учреждения.

§ 8. Один экземпляр заполненного паспорта (карточки) архив учреждения высылает архивному органу МВД, второй экземпляр остается в архиве и заполняется в январе каждого года.

Ежегодно, не позже 15 января, архив учреждения представляет архивному органу МВД сведения по форме паспорта (карточки) архива за истекший год об изменениях в помещении, кадрах, составе фондов архива (см. § 104 настоящих правил).

§ 9. Лица, виновные в хищении, укрытии, порче или незаконном уничтожении документальных материалов Государственного архивного фонда Союза ССР, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

Составление номенклатуры дел

§ 10. В целях правильной организации делопроизводства учреждения и установления единой системы формирования единиц хранения из образовавшихся в процессе его деятельности документов учреждением ежегодно составляются номенклатуры дел.

Министерства и центральные ведомства СССР и союзных республик могут составлять типовые номенклатуры дел для подведомственных учреждений своей системы.

§ 11. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться утвержденным положением о данном учреждении и его структурных частях, ведомственным перечнем документальных материалов, образующихся в деятельности учреждения, с указанием сроков хранения материалов, а также учитывать задачи, поставленные перед учреждением на будущий год.

Примечание. Учреждениями, не имеющими ведомственных перечней, при составлении номенклатур дел может быть использован перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий Союза ССР, с указанием сроков хранения материалов, утвержденный Главным архивным управлением МВД СССР.

§ 12. Номенклатура дел составляется общая (сводная) для всего учреждения или отдельная для каждой его структурной части в виде ориентировочного систематического списка всех названий дел, которые должны быть заведены в течение предстоящего календарного года.

Название дела в номенклатуре должно отражать один вопрос (тему) и виды документов одинаковой ценности (одинаковых сроков хранения). Например, нельзя писать «Отчеты о работе учреждения», так как годовые, квартальные и месячные отчеты имеют разные сроки хранения.

В номенклатуре дел не должно быть таких названий, как, например, «Общая переписка», «Разная переписка», «Переписка по разным вопросам», «Переписка с разными лицами и организациями», «Исходящие письма и телеграммы», «Вопросы животноводства», «Документы по какому-либо вопросу» и т.п.

§ 13. Названия дел каждой структурной части в номенклатуре располагаются по отдельным видам работ (темам), а в пределах темы — в порядке значимости документов; например, дела по вопросам планирования в номенклатуре могут располагаться в следующем порядке: а) утвержденные годовые планы, б) утвержденные квартальные планы, в) проекты планов, г) планы-заявки, д) переписка по составлению планов и т.д. Переписка может располагаться по алфавиту корреспондентов (если они однородны) или по порядку номеров, присвоенных корреспондентам.

Номенклатуры дел структурных частей в общей сводной номенклатуре учреждения располагаются примерно в такой последовательности, как это предусматривается в штатном расписании учреждения.

§ 14. Всем структурным частям, а также названиям дел в номенклатуре присваиваются индексы цифровые, буквенные или цифровые в сочетании с буквенными. Соединение индекса структурной части с порядковым номером дела по номенклатуре (делопроизводственным номером единицы хранения) является индексом дела.

§ 15. Структурные части министерств, центральных ведомств и учреждений союзного и республиканского (РСФСР) значения, ведающие организацией делопроизводства, согласовывают номенклатуры дел с архивом соответствующего министерства, ведомства, учреждения. Учреждения республиканского, краевого и областного значения согласовывают номенклатуры дел с местными архивными органами МВД.

Районные и городские учреждения согласовывают свои номенклатуры дел с районным (городским) государственным архивом.

Изменения или дополнения номенклатуры дел в течение года согласовываются и утверждаются в указанном выше порядке. Номенклатуры дел утверждаются руководством учреждения и вводятся в действие до начала календарного года.

Один экземпляр номенклатуры дел передается в архив учреждения для контроля за правильностью формирования (заведения) единиц хранения в текущем делопроизводстве учреждения и за полнотой сдачи документальных материалов в архив.

§ 16. Составление сводных номенклатур дел, а также согласование их организуют лица, несущие ответственность за постановку делопроизводства в учреждениях (начальники канцелярий, секретариатов, административно-хозяйственных подразделений и т.д.).

Формирование единиц хранения

§ 17. Из всех исполненных документов в делопроизводстве учреждения (структурной части) формируются единицы хранения в соответствии с номенклатурой дел учреждения (структурной части) и с учетом признаков формирования единиц хранения.

Примечание. Единицей хранения называется группа документов (дело, переписка), объединенных по содержанию, форме (протоколы, заявки) или по какому-либо другому признаку (автор, корреспондент, местность, время). Единицей хранения может быть и отдельный документ (годовой план, отчет, доклад, смета и т.д.).

§ 18. Единицы хранения могут быть сформированы (заведены) по следующим признакам:

а) предметному (вопросному) — когда в одну единицу хранения объединяются однородные по содержанию документы;

б) номинальному — когда в одну единицу хранения объединяются документы одной и той же разновидности;

в) авторскому (происхождения) — когда в одну единицу хранения объединяются документы, составленные одним учреждением, структурной частью учреждения или лицом;

г) корреспондентскому — когда в одну единицу хранения объединяется переписка с определенным учреждением или лицом или с группой однородных учреждений;

д) географическому — когда в одну единицу хранения объединяются или документы, содержание которых касается определенной территории, или переписка со всеми корреспондентами, расположенными на определенной территории;

е) хронологическому — когда в одну единицу хранения объединяются документы, относящиеся к определенному периоду времени.

Признаки формирования (заведения) единиц хранения применяются в сочетании друг с другом, кроме первых двух, которые могут применяться и самостоятельно.

§ 19. Документы в единицах хранения могут располагаться в систематическом, хронологическом и алфавитном порядке.

В единице хранения, формируемой из документов, представляющих в своей совокупности делопроизводство по какому-либо конкретному вопросу — делу (в «деле»), документы располагаются в последовательности разрешения вопроса, являющегося предметом содержания документов данной единицы хранения.

В единице хранения, формируемой из документов-запросов и документов-ответов по какому-либо вопросу (в «переписке»), документы располагаются в последовательности дат ответов на запросы, причем документы-ответы помещаются непосредственно после документов-запросов.

В единице хранения, формируемой из документов одной разновидности, документы могут располагаться в хронологической последовательности, в порядке номеров или в алфавитном порядке географических названий.

В единице хранения, формируемой из документов, соединенных по одному или нескольким признакам (содержания, времени, автора, местности и т.п.), но не связанных между собой единством делопроизводственной переписки, документы располагаются по алфавиту авторов или названий, в последовательности дат подписания или получения этих документов.

§ 20. Из документов редакций и издательств формируются единицы хранения в зависимости от характера и состава материалов: рукописи, гранки, верстка с правкой объединяются по авторскому и номинальному признакам.

Возможно формирование единиц хранения по номерам журналов из рукописей, входящих в состав одного номера, в порядке расположения их в номере.

§ 21. Из материалов учебных заведений, связанных с проведением занятий одного учебного года, формируются единицы хранения не за календарный, а за учебный год. Например, учебные планы 1953/54 учебного года начинаются с сентября и кончаются маем.

§ 22. Документы в личных делах рабочих, служащих, учащихся располагаются по хронологии в пределах групп отдельных видов документов или по общей хронологии всех документов дела. Документы в судебных делах располагаются в порядке поступлений документов по данному процессу (делу).

§ 23. Истории болезней в лечебных учреждениях (поликлиниках, больницах) формируются по каждому больному, записи в них и прилагаемые документы (лабораторные анализы, электрокардиограммы, описания рентгеновских просвечиваний и т.д.) располагаются в порядке хронологии.

§ 24. Приложения независимо от их дат присоединяются к тем документам единицы хранения, к которым они относятся.

Приложения большого объема могут составлять отдельный том (часть) дела (переписки) — то есть самостоятельную единицу хранения.

§ 25. При хронологическом порядке расположения документов в единицах хранения постоянного и долговременных сроков хранения (свыше 10 лет) более ранние документы располагаются сверху в начале единицы, а более поздние в конце.

Примечание. Обратный хронологический порядок расположения документов допускается только при формировании единиц хранения кратковременных сроков хранения (от 1 года до 10 лет).

§ 26. Конверт, в котором поступил документ в учреждение, прилагается к документу в том случае, если проставленные на нем почтовым штемпелем даты получения или отправления имеют значение для установления времени получения или отправления документа, или когда адрес отправителя указан лишь на конверте, а также в тех случаях, когда дата документа значительно расходится с датами почтовых штемпелей на конверте.

§ 27. При формировании единиц хранения не допускается:

а) объединение в одной единице хранения документов постоянного и временных сроков хранения. Например, нельзя объединять в одну единицу хранения подлинные планы и черновые, рабочие материалы к планам, годовые и квартальные отчеты. Исключение могут составлять единицы хранения, которые формируются из документов, представляющих собой связанное по содержанию и последовательное делопроизводство по одному конкретному вопросу (см. § 46);

б) продолжение делопроизводством единицы хранения более одного года, за исключением судебных и личных дел и единиц хранения, необходимость продолжения которых более одного, года вызывается ходом решения вопроса;

в) подшивка в единицы хранения неисполненных документов, ожидающих ответа запросов, а также документов, не заверенных секретарем или исполнителем;

г) подшивка в одну единицу хранения двух или более экземпляров одного и того же документа, за исключением тех документов, которые имеют какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров. Лишние экземпляры уничтожаются по акту.

§ 28. Документальные материалы принимаются в архив учреждения от структурных частей только после приведения их в порядок в соответствии с требованиями настоящих Правил.

Документальные материалы постоянного и долговременных сроков хранения могут быть признаны приведенными в порядок, если они правильно сформированы в дела, описаны на обложках, систематизированы и внесены в опись.

В целях экономии средств документальные материалы со сроками хранения до 10 лет могут обрабатываться с некоторым сокращением работ по оформлению единиц хранения и описанию их на обложках. В частности, такие единицы хранения могут быть оставлены не пронумерованными на скоросшивателях (или в мягких обложках) и без уточнения крайних дат.

Оформление единиц хранения

§ 29. Документы постоянного или долговременных сроков хранения, составляющие единицу хранения, должны быть заключены в твердую обложку (палку), подшиты в три — четыре прокола или переплетены. Металлические скрепления (булавки, скрепки) из единиц хранения удаляются.

Картон для обложек единиц хранения постоянного срока хранения должен быть высокого качества, обеспечивающего долговременную сохранность документальных материалов.

§ 30. Документы, не подлежащие подшивке (документы особой исторической и художественной ценности, картотеки, чертежи, рукописи и т.п.), заключаются в закрытые обложки (папки с тремя клапанами и завязками), картонные футляры или коробки.

Отдельные особо ценные документы в единице хранения, не подлежащие подшивке во избежание их повреждения, вкладываются в конверты, которые и подшиваются.

§ 31. Толщина каждой единицы хранения не должна превышать 30 — 40 миллиметров, количество листов — 200 — 250.

Дело (переписка), превышающее указанные размеры, может делиться на тома (части), но логическая связь документов и их хронологическая последовательность при этом не должны нарушаться.

Картотеки, имеющиеся в делопроизводстве учреждения, рекомендуется помещать в картонные коробки или деревянные ящики длиной не свыше 315 миллиметров, шириной и глубиной (высотой) — по формату карточек.

§ 32. В каждую единицу хранения, помимо документов, подшиваются (в конце) чистые листы для заверительной надписи и последующих контрольных отметок о проверке нумерации листов.

В особо ценных, а также секретных единицах хранения перед документами подшиваются бланки или чистые листы для внутренней описи документов этой единицы хранения.

§ 33. Перед подшивкой документы в единице хранения распределяются по всей длине обложки (папки) таким образом, чтобы толщина единицы хранения была равномерной, причем левый и верхний края тщательно выравниваются.

Если текст документа подходит к краю листа ближе чем на 1,5 — 2 сантиметра и, следовательно, может быть задет при подшивке, производится наращивание корешка путем подклеивания к листу полоски прочной бумаги, за которую документ и подшивается.

Документы большого формата, хранящиеся в сложенном виде, подшиваются за наращенный корешок из прочной бумаги шириной в 4 — 5 сантиметров и складываются так, чтобы их можно было легко развернуть.

Чертежи, карты, статистические таблицы и другие документы большого формата перед брошюровкой или подшивкой рекомендуется наклеивать на марлю, холст, кальку.

§ 34. В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы единицы хранения (за исключением чистых листов и листов с заверительными надписями) должны быть пронумерованы.

Листы дела (переписки), разделенного на тома (части), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Листы единицы хранения нумеруются в правом верхнем углу, в месте, не заполненном текстом, механическим нумератором или черным графитным карандашом.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Примечания: 1. Применение механических нумераторов для нумерации особо ценных документов не рекомендуется.

2. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

§ 35. Лист, пришитый за один край, нумеруется как один лист, лист, сложенный и пришитый за середину, нумеруется как два листа. Лист, сложенный в несколько раз и пришитый за один край, нумеруется в развернутом виде как один лист.

Как правило, лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Конверты, имеющие надписи, нумеруются; каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложения занумеровать нельзя (медали, ткани, засушенные цветы и т.п.), наличие их оговаривается в заверительной надписи.

§ 36. Вшитые в единицы хранения документы с собственной нумерацией листов, в том числе и печатные издания (имеющие свыше 32 страниц), могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, о чем делается оговорка в заверительной надписи.

Приложение к единице хранения, составляющее отдельный том (часть), нумеруется как самостоятельная единица хранения.

§ 37. В тех случаях, когда при нумерации листов было допущено большое количество недочетов, листы единицы хранения нумеруются заново, при этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой.

При небольшом количестве недочетов производится исправление нумерации листов следующим образом:

а) на незанумерованных листах ставится номер предыдущего занумерованного листа с прибавлением букв «б», «в», «г» и т.д., а к номеру предыдущего, ранее занумерованного листа, прибавляется буква «а»;

б) при повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах к этому номеру на каждом листе прибавляются буквы «а», «б», «в» и т.д.

Указанные недочеты, а также пропуск номеров листов оговариваются в заверительной надписи.

§ 38. В конце единицы хранения на отдельном чистом листе (обычного формата писчей бумаги), в книгах на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов (или карточек), а также оговариваются особенности нумераций листов и физического состояния единицы хранения.

Заверительная надпись должна быть подписана сотрудником, составившим ее, разборчиво, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Примеры: 1. «В настоящей единице хранения 125 (сто двадцать пять) листов. Текст листа 120 выцвел». Должность, подпись, дата.

2. «В настоящей единице хранения 68 (шестьдесят восемь) листов. Между листами 15 и 16 — брошюра на 40 страницах». Должность, подпись, дата.

3. «В настоящей единице хранения 200 (двести) листов. Лист 50 „а“, „б“, лист 175 „а“ — „д“. Номера 184 — 195 ошибочно пропущены при нумерации». Должность, подпись, дата.

§ 39. В целях обеспечения сохранности особо ценных или секретных документов в начале единицы хранения помещается внутренняя опись документов, в которой за отдельными порядковыми номерами перечисляются все документы единицы хранения с указанием их номеров, дат и номеров листов, а также куда адресованы или откуда поступили документы.

Листы внутренней описи нумеруются отдельной порядковой нумерацией, количество их обозначается в заверительной надписи после общего количества листов единицы хранения через знак плюс (+).

Пример. «В настоящей единице хранения 115 (сто пятнадцать) + 6 (шесть) листов». Должность, подпись, дата.

§ 40. Последующие изменения состава и состояния единицы хранения (неисправимые повреждения, недостача документов, замена подлинных документов фотокопиями или машинописными копиями, присоединение к единице хранения новых документов и т.п.) оговариваются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт. Оговорка заверяется начальником архива с указанием даты.

При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, старая надпись сохраняется.

Описание единиц хранения на обложках

§ 41. На обложке единицы хранения (форма № 2) указываются следующие данные:

а) название учреждения;

б) название структурной части;

в) делопроизводственный номер;

г) заголовок единицы хранения;

д) крайние даты (даты начала и окончания единицы хранения в делопроизводстве);

е) количество листов;

ж) срок хранения и номер статьи по перечню.

Примечание. Перечисленные данные пишутся на обложке светостойкими чернилами или тушью.

§ 42. Название учреждения и структурной части пишется полностью, в именительном падеже, сокращенное название учреждения пишется в скобках.

Пример. Главное управление материально-технического обеспечения, Министерства путей сообщения СССР (ГУМТО МПС СССР).

Если название учреждения или его структурной части менялось в течение периода, когда описываемая единица хранения находилась в текущем делопроизводстве, то на обложке приводится последнее название.

Если единица хранения заведена в одном учреждении, а закончена в другом учреждении, то на обложке проставляется название и учреждения-преемника.

Название первого учреждения, ранее вынесенное на обложку единицы хранения, не зачеркивается и не подчищается.

Примечание. Переименования учреждения или его структурной части выносятся на обложки единиц хранения лишь постоянного и долговременных сроков хранения.

§ 43. Заголовки единиц хранения должны в обобщенной форме отражать основное содержание документальных материалов. При составлении заголовка единицы хранения необходимо учитывать, по каким признакам она была сформирована (см. § 18 настоящих Правил).

В заголовок единицы хранения входят следующие элементы, располагаемые примерно в таком порядке:

а) род единицы хранения (дело, переписка, книга) или делопроизводственная разновидность документов единицы хранения (протоколы, приказы, распоряжения, отчеты и т.п.);

б) название учреждения или должность, фамилия и инициалы лица, которым документы составлены (автор);

в) название учреждения или должность, фамилия и инициалы лица, в результате переписки с которым образовались документы единицы хранения (корреспондент);

г) вопрос (предмет), к которому относится содержание документов единицы хранения;

д) название местности (территории), которой касается содержание документов единицы хранения;

е) даты, к которым относятся документы единицы хранения;

ж) указание на подлинность или копийность документов.

В зависимости от того, какие признаки положены в основу формирования единицы хранения, сочетание и полнота указанных выше элементов в заголовке могут быть различными.

Примеры: 1. Дело об открытии опытной хлопководческой фермы в районе ст. Сакочао, Закавказской железной дороги, Аджарской АССР.

2. Переписка с Министерством высшего образования СССР о подготовке учебников и учебных пособий для сельскохозяйственных институтов Украинской ССР.

3. Протоколы № 1 — 50 заседаний президиума Центрального комитета профсоюза рабочих угольной промышленности за 1951 год. Копии.

4. Квартальные отчеты Леспромхоза № 3 Дмитровского района, Московской области, о ходе заготовки дров за 1953 год.

5. Докладная записка начальника Главного управления мясной промышленности Министерства мясной и молочной промышленности СССР в министерство от 10 апреля 1950 года о выполнении производственного плана за первое полугодие 1950 года.

§ 44. Однородным по содержанию единицам хранения можно давать однотипные заголовки. В этих целях могут быть предварительно выработаны типовые заголовки с учетом функций учреждения, особенностей системы делопроизводства, а также характера отложившейся и наиболее типичной для него документации. При составлении конкретного заголовка единицы хранения необходимо формулировку типового заголовка приблизить к содержанию документов и отразить другие признаки формирования единицы хранения (корреспондентский, географический, хронологический).

Пример. Типовой заголовок: «Переписка о ходе выполнения плана государственных поставок и заготовок сельскохозяйственных продуктов и сырья».

Заголовки единиц хранения:

«Переписка с Кугушергским сельским Советом депутатов трудящихся, Яранского района, Кировской области, о ходе выполнения плана государственных поставок и заготовок сельскохозяйственных продуктов и сырья колхозами сельсовета за 1950 год».

«Переписка со Знаменским сельским Советом депутатов трудящихся, Яранского района, Кировской области, о ходе выполнения плана государственных поставок и заготовок сельскохозяйственных продуктов и сырья колхозами сельсовета за 1950 год».

§ 45. Род единицы хранения (дело, переписка) или название разновидности документов (протоколы, приказы, циркуляры, докладные записки) следует указывать в начале заголовка единицы хранения.

Составление заголовков путем перечисления названий отдельных документов с указанием содержания каждого из них, как правило, не допускается.

Номера документов (протоколов, приказов) проставляются после названия разновидности документа. Например, «Протоколы № 1 — 12 заседаний Коллегии Министерства просвещения РСФСР за январь — март 1955 года». При описании разрозненных экземпляров протоколов и приказов указание номеров не обязательно.

§ 46. Если единица хранения состоит из различных по своей разновидности документов, представляющих в своей совокупности связанное по содержанию и последовательное делопроизводство по одному конкретному вопросу (делу), то при описании такой единицы хранения применяется термин «дело».

Термин «дело» употребляется при описании личных и судебных дел. Фамилия, имя и отчество лица, на которое заведено личное дело, в целях облегчения использования приводится в описи в именительном падеже — Соколов Иван Григорьевич.

Термин «дело» применяется также при описании единиц хранения, заведенных по корреспондентскому признаку, когда в них сосредоточены документы различных разновидностей, например протоколы, сметы, статистические сведения, докладные записки и переписка, характеризующие деятельность учреждения, подведомственного данному учреждению.

Примеры: 1. Дело об обследовании деятельности Московского института охраны труда специальной комиссией ВЦСПС.

2. Дело по руководству и контролю за деятельностью Молдавского консервного треста (Кишинев).

§ 47. Если единица хранения состоит из документов, являющихся приложением к одному обобщающему документу, то при составлении заголовка такой единицы хранения может применяться термин «материалы».

Термин «материалы» употребляется (как исключение) в тех случаях, когда единица хранения содержит большое количество важных разновидностей документов, относящихся к одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В этих случаях в заголовке указываются основные разновидности документов и добавляются слова «и другие материалы» или же заголовок начинается с термина «материалы», а после указания вопроса в скобках перечисляются основные разновидности документов и добавляются слова «и другие».

Примеры: 1. Материалы к протоколу № 48 заседания исполнительного комитета Псковского областного Совета депутатов трудящихся от 3 мая 1948 года.

2. Материалы к годовому отчету о деятельности Управления строительства многоэтажных зданий Министерства путей сообщения СССР за 1949 год.

3. Докладные записки, статистические сводки, отчеты и другие материалы об организации совхозов в Алтайском крае в 1954 году.

4. Материалы о слете передовиков сельского хозяйства Ногинского района, Московской области, в 1952 году (стенограммы докладов, обращения к колхозникам, списки участников слета и др.).

§ 48. Если обозначение рода единицы хранения дает понятие о ее содержании, то заголовок такой единицы хранения дается по одному номинальному признаку.

Примеры: 1. Главная книга за 1952 год.

2. Кассовая книга за 1949 год.

3. Журнал регистрации входящих документов за 1947 год.

4. Журнал регистрации жалоб и заявлений граждан за 1944 год.

§ 49. При наличии в единице хранения отдельных документов, имеющих директивный или обобщающий характер (указы, протоколы заседаний, отчеты, доклады), эти документы приводятся в начале заголовка в порядке их значимости.

Примеры: 1. Постановление исполнительного комитета Московского областного Совета депутатов трудящихся (копия), докладные записки председателей колхозов Подольского района, Московской области, о мероприятиях по укреплению колхозов и подъему сельского хозяйства и план сенокосной и уборочной кампаний района на 1946 год.

2. Квартальные отчеты, сводки и графики о выполнении норм выработки в строительных организациях Главного управления промышленного строительства Министерства путей сообщения СССР за первое полугодие 1952 года.

§ 50. Автор документов, учреждение или лицо указывается в заголовке единицы хранения вслед за обозначением разновидности этих документов.

Если автором документов является учреждение, в деятельности которого отложились описываемые документы, то название учреждения в заголовке, как правило, опускается или дается кратко его общее наименование.

Примеры: 1. Доклад Архитектурно-художественного ремесленного училища № 64 в Москве министерству от 13 января 1949 года об учебно-производственной работе училища за 1948 год. (Учреждение, в котором отложились документы, — Министерство трудовых резервов СССР.)

2. Сводная заявка школ ФЗО Ленинградского района Москвы на учебники и учебные пособия на 1949/50 учебный год. (Учреждение, в котором отложились документы, — Отдел народного образования исполнительного комитета Ленинградского районного Совета депутатов трудящихся Москвы.)

3. Заявки школы в Отдел народного образования исполнительного комитета Ленинградского районного Совета депутатов трудящихся Москвы на учебники и учебные пособия на 1949/50 учебный год. (Учреждение, в котором отложились документы, — школа ФЗО при бисквитной фабрике «Большевик».)

§ 51. Корреспондент в заголовке единицы хранения указывается после обозначения рода единицы хранения (разновидности документов) или после обозначения автора документов в виде официального названия учреждения или фамилии, имени и отчества (инициалов), а также должности, звания и профессии отдельного лица.

Как правило, имя и отчество (или инициалы) в заголовках указываются после фамилии. Необходимость полного или сокращенного обозначения имени и отчества устанавливается исходя из практической целесообразности.

Примеры: 1. Переписка с Тамбовским областным Советом профсоюзов об улучшении культурно-просветительной работы.

2. Переписка с токарем Московского завода шлифовальных станков П.Б. Александровым и токарем Московского станкостроительного завода «Красный пролетарий» Н.М. Осиповым об обмене опытом работы по скоростному резанию металла.

3. Письма сценарного отдела Одесской киностудии писателю Ю. Крымову (Ю.С. Беклемишеву) о совместной работе над сценарием «Танкер „Дербент“.»

§ 52. Если переписка велась с однородными корреспондентами, то в заголовке единицы хранения указывается родовое название корреспондентов.

Если переписка велась с различными корреспондентами, то в заголовке единицы хранения обозначаются наиболее важные из них с добавлением слов «и с другими».

Примеры: 1. Переписка с кустарно-промысловыми артелями Щелковского района, Московской области, об улучшении качества и увеличении ассортимента выпускаемой ими продукции.

2. Переписка с приемной Президиума Верховного Совета РСФСР, председателями сельских Советов депутатов трудящихся Серпуховского района, Московской области, воинскими частями и другими учреждениями об оказании помощи семьям военнослужащих.

§ 53. Изложение вопроса (предмета) содержания документов является основной частью заголовка единицы хранения и дается после указания рода единицы хранения, автора документа или корреспондента. В заголовке должно быть политически правильно, точно и ясно раскрыто содержание документов единицы хранения в максимально сжатой, обобщенной форме.

Допускается перечисление в заголовке наиболее существенных вопросов и обобщение остальных.

Если содержание документов единицы хранения касается нескольких вопросов, являющихся частью одного общего вопроса, в заголовке должен отражаться общий вопрос в такой формулировке, которая полностью охватывала бы все вопросы более частного характера.

Пример. В единице хранения содержится переписка с исполнительными комитетами Воронежского, Курского и Орловского областных Советов депутатов трудящихся о сроках и ходе хлебопоставок, об организации пунктов для приема зерна, об отправке хлебных грузов на элеваторы. Заголовок такой единицы хранения будет следующим: «Переписка с исполнительными комитетами Воронежского, Курского и Орловского областных Советов депутатов трудящихся об организации и проведении хлебопоставок».

§ 54. Если содержание документов единицы хранения касается каких-либо учреждений или лиц, то в заголовке приводятся полные названия учреждений или фамилии, имена, отчества (инициалы) лиц с указанием их должностей, званий и других данных, причем если этих учреждений или лиц не более трех, то все они перечисляются, если больше, то они или даются под общими объединяющими названиями, или перечисляются первые три, а затем добавляется «и другие».

Примеры: 1. Акты обследований Сталинградского деревообрабатывающего завода Главного управления по восстановлению Сталинграда за 1953 год.

2. Переписка с Министерством путей сообщения СССР о награждении начальника ст. Вязьма, Западной ж.д., А.И. Антонова и машинистов этой дороги И.И. Петрова и П.С. Яковлева значком «Почетный железнодорожник».

3. Дело о внедрении в производство рационализаторских предложений бригад отличного качества заводов сельскохозяйственного машиностроения.

§ 55. Название местности (территории) указывается в заголовке единицы хранения в том случае, когда это необходимо для полноты раскрытия содержания документов.

В тех случаях, когда по названию географического пункта нельзя определить его точное местонахождение, необходимо указывать район, область (край), республику, где находится данный географический пункт.

Примеры: 1. Материалы по реорганизации сельскохозяйственного техникума в Алексине, Тульской области (постановления, приказы, акты и другие).

2. Переписка с Институтом истории материальной культуры Академии наук СССР о результатах раскопок древнеславянских поселений возле деревни Велемичи, Давид-Городокского района, Брестской области.

§ 56. Если содержание документов касается всех административно-территориальных единиц, входящих в состав вышестоящей административно-территориальной единицы, то это указывается в заголовке единицы хранения.

Если административно-территориальных единиц не более трех, то в заголовке все они перечисляются, если больше, то указываются первые три, а затем добавляется «и другие».

Примеры: 1. Переписка с исполнительными комитетами районных Советов депутатов трудящихся Чувашской АССР о ходе весеннего сева зерновых в районах республики.

2. Переписка с Министерством культуры Эстонской ССР об организации смотра художественной самодеятельности колхозников в Абьяском, Кивиылиском, Раквереском и других районах республики.

§ 57. Хронологические данные (даты событий или документов) приводятся в заголовке при необходимости полного раскрытия содержания документов единицы хранения, когда сведения относятся к определенному отрезку времени и в случае приведения отдельных наиболее важных документов.

При составлении заголовков единиц хранения, состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план, или год (период), за который составлен отчет.

Примеры: 1. Переписка с Министерством сельского хозяйства СССР об организации сельскохозяйственной выставки в г. Шацке, Рязанской области, в июле — августе 1950 года.

2. Протоколы № 1 — 25 заседаний Коллегии Главного управления гидрометеорологической службы при Совете Министров СССР за январь — март 1948 года. Копии.

3. Сводный статистический отчет о составе книжного фонда научно-справочных библиотек высших учебных заведений Казани за 1952 год.

§ 58. При описании наиболее ценных документов указывается подлинность или копийность документов единицы хранения с обозначением способа воспроизведения (подлинник, машинописная копия, фотокопия и т.п.). Если данные о подлинности относятся ко всем документам единицы хранения, то такое указание приводится вслед за заголовком в строку, после точки, с прописной буквы. Если эти данные относятся к части документов, упоминаемых в заголовке или к одному документу, то указание о подлинности приводится после полного описания документов (документа) в скобках, со строчной буквы.

Примеры: 1. Приказы начальника управления по личному составу за 1942 год. Подлинники. (Учреждение, в котором отложились документы, — Саратовское областное управление трудовых резервов.)

2. Указ Президиума Верховного Совета Союза ССР от 30 декабря 1953 года о присвоении почетного звания народного артиста СССР Константину Васильевичу Скоробогатову (машинописная копия) и материалы к характеристике его деятельности на сцене Ленинградского государственного академического театра драмы имени А.С. Пушкина.

§ 59. Если единица хранения состоит только из одного документа, то в заголовке ее необходимо указать разновидность документа, от кого он исходит (автор), кому адресован, дату и краткое его содержание.

Пример. Докладная записка директора школы в Отдел народного образования исполнительного комитета Ленинградского районного Совета депутатов трудящихся Москвы от 15 июля 1950 года об итогах экзаменов в 1949/50 учебном году. (Учреждение, в котором отложились документы, — Средняя мужская школа № 161 Ленинградского района Москвы.)

§ 60. В тех случаях, когда дело (переписка) состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок, а затем делается уточнение о содержании каждого тома (части) в отдельности.

Примеры: 1. Перспективный план развития народного хозяйства Курганской области на 1945 — 1950 годы.

Том I. «Промышленность».

2. Перспективный план развития народного хозяйства Курганской области на 1945 — 1950 годы.

Том II. «Сельское хозяйство».

§ 61. При описании каждой единицы хранения выявляются ее крайние даты, то есть даты заведения и окончания единицы хранения в делопроизводстве учреждения.

Если в основу формирования единицы хранения положен номинальный признак, то начальной датой единицы хранения будет дата составления самого раннего документа, а конечной датой — дата составления самого позднего документа.

В единицах хранения, заведенных по другим признакам (предметному в сочетании с корреспондентским, географическим, хронологическим и др.), начальной датой будет дата поступления первого входящего документа (когда единица хранения начата входящим документом) или дата отпуска первого исходящего документа (когда единица хранения начата исходящим документом), конечной датой будет последняя (самая поздняя) дата на документе, которым завершена единица хранения (дата регистрации, последней резолюции или пометы на документе).

Примечания: 1. Когда в единице хранения имеются документы-приложения с более ранней датой, чем дата документа, которым начата единица хранения, делается оговорка после крайних дат единицы хранения (с новой строки): «Имеются документы от (такого-то числа, месяца, года)».

2. Число и год обозначаются на обложке единицы хранения цифрами, название месяца пишется словами. Сначала указывается число, затем месяц и год.

§ 62. Если единицей хранения является отдельный документ, то крайними датами для отпуска исходящего документа будет дата его составления, для входящего документа — дата поступления в делопроизводство данной структурной части.

Если единицей хранения является книга, то начальной датой ее будет дата первой записи в книге, а конечной — дата последней записи. Для книг, ведущихся погодно, достаточно указания года.

Даты декретов, законов, указов, постановлений, распоряжений, приказов и т.п. указываются по времени их утверждения, но не по времени опубликования или вступления в действие; только в том случае, если документы не датированы, приводятся даты их опубликования.

Для планов, отчетов, смет указываются только те даты, на которые или за которые они составлены независимо от времени их составления. Для протоколов приводятся даты заседаний.

§ 63. При описании единицы хранения, состоящей из копий документов, за крайние даты принимаются даты изготовления копий, даты подлинников, с которых сняты копии, в этих случаях указываются в тексте заголовка.

Пример. Протоколы заседаний Московского губернского Совета рабочих и солдатских депутатов за ноябрь 1917 года — январь 1918 года. Копии. Крайние даты: декабрь 1952 года.

§ 64. Если единица хранения была начата делопроизводством в одном учреждении, а закончена в другом учреждении, то на обложке единицы хранения проставляются три даты: дата заведения единицы хранения в делопроизводстве первого учреждения, дата поступления ее во второе учреждение и дата завершения ее в делопроизводстве этого учреждения.

Пример. Начато 12 апреля 1953 года. -------------------- 18 июля 1954 года. Окончено 25 декабря 1954 года.

§ 65. Количество листов единицы хранения указывается цифрами на основании данных заверительной надписи.

Количество листов внутренней описи документов обозначается на обложке в соответствии с § 39 настоящих правил.

Систематизация документальных материалов учреждения

§ 66. Документальные материалы учреждения до составления на них описей должны быть подвергнуты тщательной систематизации, причем документальные материалы постоянного срока хранения систематизируются отдельно от документальных материалов временных сроков хранения.

Систематизацией документальных материалов называется научная группировка и последовательное расположение единиц хранения для облегчения использования их в научных и практических целях.

§ 67. Принадлежность документальных материалов к соответствующим структурным частям учреждения может быть установлена:

а) по названию структурной части, указанному на обложке единицы хранения, при условии обязательной проверки правильности определения структурной части по самим документам единицы хранения;

б) по содержанию документов единицы хранения, отражающему функции данной структурной части;

в) по внешним признакам документов, которыми являются:

на отпуске исходящего документа — угловой штамп, подписи должностных лиц, печати;

на входящем документе — адресат, резолюции, регистрационный штемпель, различные отметки о направлении документа для исполнения в структурную часть и индекс структурной части.

§ 68. Документальные материалы действующих учреждений, учитывая дальнейшие поступления материалов, рекомендуется систематизировать сначала по годам, а в пределах каждого года — по структурным частям учреждения.

При этом необходимо иметь в виду следующее:

а) При систематизации по годам единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством в данном учреждении.

Примечание. Планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти же годы — к последнему году отчетного периода.

б) Единицы хранения, начатые делопроизводством в одном учреждении и переданные для продолжения дело производством в другое учреждение, относятся к тому году, в котором они переданы в данное учреждение.

в) Единица хранения, начатая в одной структурной части учреждения, а затем переданная для продолжения делопроизводством в другую структурную часть, при систематизации относится к материалам той структурной части, в которой она была закончена делопроизводством, по дате поступления ее в данную структурную часть (см. § 64 настоящих правил).

§ 69. Если учреждение прекратило свое существование и если структурные изменения в нем происходили сравнительно редко и были несложными (одна или немногие структурные части подвергались реорганизации), то документальные материалы учреждения можно группировать сначала по структурным частям, а затем в пределах каждой структурной части — по годам. При этом документальные материалы позднее образованных структурных частей рекомендуется помещать вслед за материалами тех ликвидированных структурных частей, функции которых им были переданы.

§ 70. В пределах года или структурной части единицы хранения могут систематизироваться по группам в соответствии с признаками формирования единиц хранения (см. § 18 настоящих Правил). В группы объединяются единицы хранения:

а) относящиеся по содержанию к одному и тому же предмету (вопросу) — предметные (вопросные) группы;

б) сформированные из документов одной и той же разновидности — номинальные группы;

в) сформированные из документов, относящихся к одному определенному корреспонденту, — корреспондентские группы;

г) касающиеся одной определенной территории — географические группы.

Документальные материалы бесструктурного учреждения могут быть сгруппированы по отраслям деятельности учреждения, а в пределах каждой отраслевой группы по годам или, наоборот, по годам, а в пределах каждого года по отраслям деятельности учреждения.

§ 71. Внутри каждой группы единицы хранения располагаются в порядке значимости и с учетом взаимной связи их, по датам заведения или в алфавитном порядке.

По алфавиту располагаются личные, судебные дела, а также однородные единицы хранения, сформированные по корреспондентскому или географическому признакам.

Примечание. Материалы временных сроков хранения могут располагаться в пределах года, структурной части, группы по срокам хранения, начиная с больших сроков хранения и кончая меньшими.

§ 72. Если состав документальных материалов, отложившихся в деятельности учреждения, достаточно сложен, то перед систематизацией их на основании изучения истории учреждения и состава этих документальных материалов разрабатывается схема систематизации, определяющая порядок расположения материалов по годам и по группам.

Составление описей документальных материалов

§ 73. На все единицы хранения, оформленные, описанные на обложках и систематизированные в соответствии с указаниями настоящих правил, учреждением или его структурной частью должны быть составлены описи по установленной форме (форма № 3).

В бесструктурном учреждении составляется одна опись на материалы всего учреждения за данный год. В учреждении, имеющем много структурных частей или большой объем материалов по каждой части, описи составляются каждой структурной частью в отдельности. По этим описям материалы сдаются в архив учреждения.

§ 74. На документальные материалы как постоянного, так и временных сроков хранения, отложившиеся в течение года, составляются отдельные описи по каждой структурной части учреждения с самостоятельной для каждой описи нумерацией единиц хранения.

На личные дела рабочих и служащих учреждений, организаций и предприятий, учащихся учебных заведений составляются отдельные описи.

Справочные картотеки или указатели, составленные к приказам, личным делам и другим материалам и являющиеся научно-справочным аппаратом, включаются в отдельную опись.

На документальные материалы постоянного срока хранения описи составляются в четырех экземплярах (два из них вместе с материалами впоследствии должны сдаваться в государственный архив), на документальные материалы временных сроков хранения — в двух экземплярах.

Примечания: 1. Материалы, определение сроков хранения которых предоставлено перечнем экспертной комиссии (ЭК), вносятся в описи материалов временных сроков хранения. В случае последующего отнесения этих материалов экспертной комиссией к постоянному хранению они переносятся в соответствующие описи материалов постоянного хранения.

2. Если в результате деятельности учреждения в течение года отложилось небольшое количество документальных материалов, то в архиве учреждения на материалы постоянного срока хранения на основании описей, по которым материалы сдавались в архив, составляется одна опись по всем структурным частям учреждения.

§ 75. В описи подлежат внесению все единицы хранения данного года, в том числе и единицы хранения, начатые, но не законченные делопроизводством в этом году.

Если единицы хранения продолжались делопроизводством несколько лет, то в конце описи каждого следующего года, в течение которого эти единицы хранения продолжались делопроизводством, указывается: «Материалы по данному году см. также в описи за ____ год N ______, в описи за ____ год N ______» и т.д.

§ 76. Опись документальных материалов должна состоять из следующих элементов:

а) заглавного листа;

б) оглавления;

в) списка сокращенных слов;

г) описательных статей;

д) итоговой записи.

Примечание. Описи рекомендуется печатать на пишущей машинке или писать от руки четким почерком, без помарок, светостойкими чернилами или тушью. Лента пишущей машинки и бумага для описей должны быть высокого качества, обеспечивающего долговременную сохранность описей.

§ 77. На заглавном листе описи должны помещаться следующие данные:

а) название учреждения;

б) название описи (название структурной части, производственно-отраслевой, предметной, номинальной или другой группы, материалы которых внесены в опись);

в) год (или крайние даты) документальных материалов, внесенных в опись;

г) указание на то, постоянного или временных сроков хранения документальные материалы включены в опись.

Примечание. В архиве учреждения на заглавном листе описи проставляются номер фонда и номер описи.

§ 78. На заглавном листе описи пишется официально принятое полное название учреждения и (в круглых скобках) сокращенное название.

Если название учреждения менялось в течение периода, за который составляется опись, то на заглавном листе приводятся все названия учреждения в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной даты каждого названия учреждения.

Если по официальному названию учреждения (предприятия) нельзя судить о его ведомственной принадлежности, масштабе деятельности (союзное, республиканское, краевое, областное, городское и т.п.), характере деятельности или о роде производства, а также о местонахождении, то эти данные добавляются к названию учреждения (предприятия) в круглых скобках.

Примеры: 1. Ленинградский (областной) государственный строительный трест (Ленинградстрой).

2. Объединение мелких предприятий промышленного комбината исполнительного комитета Куйбышевского городского Совета депутатов трудящихся (штемпельно-граверные, часовые, шляпные предприятия, парикмахерские и фотографии).

§ 79. Вслед за заглавным листом описи помещается оглавление, в котором перечисляются все разделы и подразделы описи. К разделам и подразделам описи могут относиться: годы, названия структурных частей, производственно-отраслевые, предметно-вопросные, номинальные, корреспондентские, географические группы. Против названия года, части, группы указываются номера страниц описи, на которых помещены описательные статьи данных года, части, группы.

§ 80. Все сокращения, применяемые в тексте описи, вносятся в список сокращенных слов.

Сокращенные слова с обозначением их полностью располагаются в списке в порядке строгого алфавита.

Список сокращенных слов помещается в начале описи после оглавления.

Примечание. Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в текст описи в первый раз пишутся полностью и вслед за тем, в круглых скобках, сокращенно. При повторном внесении названий в опись они могут приводиться только в сокращенном написании.

§ 81. Все данные описания каждой единицы хранения составляют описательную статью, в которую входят:

а) порядковый номер;

б) делопроизводственный номер;

в) заголовок;

г) крайние даты;

д) количество листов.

Примечание. Между описательными статьями рекомендуется делать интервал в две строки.

§ 82. Единицы хранения вносятся в описи в том порядке, в котором они систематизированы. При внесении единиц хранения в опись необходимо иметь в виду следующее:

а) Каждая единица хранения вносится в опись за отдельным порядковым номером. Если дело (переписка) состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись отдельно, за самостоятельным порядковым номером.

При внесении единицы хранения в опись на обложке проставляется порядковый номер ее по описи.

б) В графе описи «Делопроизводственный номер» ставится номер по номенклатуре дел или иное обозначение, которое единица хранения имела в текущем делопроизводстве учреждения.

в) Изложенный на обложке единицы хранения заголовок точно, без изменений и сокращений вписывается в третью графу описи.

В этой же графе на новой строке пишется номер тома (части), если дело (переписка) состоит из нескольких томов (частей).

г) Крайние даты единицы хранения проставляются в соответствующей графе описи с обложки единицы хранения.

Если документы единицы хранения относятся к одному году, то при заполнении графы описи «Крайние даты» год обозначается один раз, после даты окончания единицы хранения (15 мая — 20 декабря 1949 года).

Для единицы хранения, начатой делопроизводством в одном учреждении, а законченной в другом, в описи проставляются все три даты, причем первой указывается дата поступления единицы хранения во второе учреждение, под ней, в скобках, дата заведения ее в делопроизводстве первого учреждения и последней дата окончания единицы хранения в делопроизводстве второго учреждения. Такая единица хранения включается в опись материалов того года, в котором она поступила во второе учреждение. Так же вносятся в опись единицы хранения, начатые делопроизводством в одной структурной части, а законченные в другой (см. § 64, 68, «в» настоящих правил).

Примечание. В этой же графе делается оговорка о датах документов-приложений (см. примечание к § 61 настоящих правил).

д) Количество листов единицы хранения вносится в соответствующую графу описи с обложки единицы хранения.

§ 83. Если в опись должны быть внесены подряд единицы хранения с однородным содержанием и с одинаковыми заголовками, то вносится полностью заголовок первой единицы хранения, а все остальные однородные единицы хранения обозначаются словами «то же». При этом все особенности заголовка и другие данные описательной статьи каждой единицы хранения вносятся в опись полностью.

§ 84. К описи документальных материалов может составляться предисловие с изложением краткой истории учреждения, его структуры, компетенции и особенностей состава документальных материалов, а также с разъяснением построения описи и приемов описания документальных материалов данного учреждения или структурной части.

§ 85. В конце описи за последней описательной статьей с новой строки делается итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения, внесенных в данную опись, дата составления описи (по дате ее окончания), должность и фамилия лица, составлявшего опись.

Опись должна быть подписана руководителем учреждения (если оно не имело структурного деления) или руководителем структурной части учреждения, документальные материалы которой внесены в данную опись.

Опись нумеруется постранично, заключается в обложку, подшивается или переплетается, в конце ее на отдельном чистом листе делается заверительная надпись.

Прием документальных материалов

§ 86. Архив учреждения принимает законченные делопроизводством документальные материалы от структурных частей данного учреждения, в том числе и от отделов и управлений, являющихся самостоятельными фондообразователями, но не имеющих своих архивов. Архивы министерств и центральных ведомств принимают материалы и от архивов ликвидированных учреждений, непосредственно им подчинявшихся, если данные учреждения находятся в одном городе с министерством или центральным ведомством.

Пример. Конторы, подведомственные трестам и не имеющие своих архивов, сдают материалы в архивы трестов, а не министерств.

§ 87. Законченные делопроизводством документальные материалы учреждения принимаются архивом один раз в году в сроки, установленные руководителем учреждения, по представлению начальника архива.

В каждом текущем году подлежат приему в архив все документальные материалы учреждения, начатые в предыдущие годы и законченные делопроизводством к моменту сдачи материалов в архив. Как правило, законченные делопроизводством материалы остаются в течение одного года в структурной части для текущей справочной работы. Так, материалы за 1952 год сдаются в архив в начале 1954 года, за 1953 год — в начале 1955 года и т.д.

§ 88. В тех случаях, когда в числе документальных материалов, подлежащих сдаче в архив, имеются материалы, необходимые для текущей работы структурных частей учреждения или не законченные делопроизводством, то при сдаче материалов в архив в конце описи, оставляемой в архиве учреждения, после итоговой записи делается надпись следующего содержания: «Оставлены (в такой-то части учреждения или в таком-то учреждении) справочные материалы (или не законченные делопроизводством единицы хранения) за N _____».

§ 89. Архив учреждения принимает документальные материалы по описям, сверяя каждую единицу хранения с записями в них. При приеме устанавливается соответствие принимаемых документальных материалов и описей требованиям настоящих Правил. Документальные материалы, оформление и описание которых не соответствует установленным требованиям, архив не принимает и возвращает сдатчику для внесения необходимых исправлений.

§ 90. Начальник архива расписывается в приеме документальных материалов на всех четырех экземплярах описей документальных материалов постоянного хранения и двух экземплярах описей временных сроков хранения с указанием даты приема материалов и фактического количества принятых единиц хранения.

Вторые экземпляры описей, подписанных начальником архива, возвращаются сдатчику, остальные экземпляры остаются в архиве учреждения.

В приеме единиц хранения, ранее оставленных в структурной части для окончания их делопроизводством (см. § 88 настоящих Правил), начальник архива расписывается на всех экземплярах той описи, в которую данные единицы хранения внесены по году их заведения, с указанием номеров принятых единиц хранения, даты приема и нового количества наличных единиц хранения по данной описи (цифрами и прописью).

§ 91. Архив учреждения принимает документальные материалы от других учреждений (см. § 86 настоящих Правил) по актам сдачи материалов (форма № 4), составляемым на документальные материалы каждого учреждения отдельно. Прием материалов производится по описям в порядке, указанном в § 89, 90 настоящих Правил.

Если, кроме документальных материалов и описей, передаются другие виды учетно-справочного аппарата (картотеки, указатели, карточка фонда, дело фонда), то это оговаривается в акте, в графе «Одновременно передаются».

Один экземпляр акта возвращается архиву-сдатчику, другой остается в архиве данного учреждения и хранится в деле принятого фонда (см. § 110 настоящих Правил).

Определение фондовой принадлежности документальных материалов

§ 92. В архиве учреждения документальные материалы хранятся и учитываются по фондам.

Архивным фондом называется совокупность документальных материалов, образовавшихся в результате деятельности определенного учреждения, предприятия, воинской части, общественной, кооперативной организации или их организационно и оперативно обособленных частей (структурных подразделений). Учреждения, в результате деятельности которых отложились материалы (архивные фонды), называются фондообразователями.

Вспомогательным признаком определения организационной и оперативной обособленности учреждения-фондообразователя может являться наличие правового акта, определяющего компетенцию и порядок деятельности учреждения, а также самостоятельного бюджета, штатного расписания, штампа и гербовой печати. Так, например, крупные структурные части министерств (главки, самостоятельные управления), исполнительных комитетов Советов депутатов трудящихся (отделы народного образования, социального обеспечения, финансовые и другие) являются самостоятельными фондообразователями. Каждому архивному фонду присваивается официальное название его фондообразователя.

§ 93. Принадлежность документальных материалов к соответствующим фондам определяется так же, как и принадлежность материалов к структурным частям учреждения-фондообразователя (см. § 67 настоящих Правил). При этом следует обращать внимание на название учреждения, указанное на обложке единицы хранения, и на печати, скрепляющие документы.

§ 94. При введении нового административно-территориального деления вновь созданные органы государственной власти и государственного управления, а также руководящие органы профсоюзных и других общественных организаций являются новыми фондообразователями.

Примеры: 1. Исполнительный комитет Калужского губернского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов (до 1929 года), исполнительный комитет Калужского окружного Совета... (1929 — 1930 годы), исполнительный комитет Калужского районного Совета... (1930 — 1944 годы), исполнительный комитет Калужского областного Совета депутатов трудящихся (с 1944 года) являются самостоятельными фондообразователями.

2. Отдел народного образования исполнительного комитета Волоколамского уездного Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов до 1929 года являлся одним фондообразователем. С 1929 года Отдел народного образования исполнительного комитета Волоколамского районного Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов действует уже как новый фондообразователь.

§ 95. Промышленные предприятия, финансовые, хозяйственные, культурные, медицинские учреждения и учебные заведения после изменения административно-территориального деления остаются прежними фондообразователями.

Примеры: 1. Сберегательная касса № 19, Сызрань, Средне-Волжской области (1928 год), Средне-Волжского края (1929 год), Куйбышевского края (1935 год), Куйбышевской области (1936 год) является одним фондообразователем.

2. Тамбовский спирто-водочный завод Центрального правления государственной спиртовой монополии Народного комиссариата финансов СССР, Тамбов, Тамбовской губернии (1927 — 1928 годы), Центрально-Черноземной области (1928 год), Воронежской области (1934 год), Тамбовской области (1937 год) является одним фондообразователем.

§ 96. При реорганизации учреждения с передачей всех или части его функций новым учреждениям создаются новые фондообразователи. При этом документальные материалы, законченные делопроизводством, будут составлять фонд реорганизованного учреждения, не законченные делопроизводством материалы войдут в состав фондов учреждений-преемников.

§ 97. Переименование учреждения, передача его из одного ведомства в другое и введение новой структуры, не сопровождающиеся коренным изменением первоначальных функций учреждения, не являются признаками возникновения нового фондообразователя.

Пример. Переименование в 1947 году земельных отделов исполнительных комитетов Советов депутатов трудящихся в отделы сельского хозяйства не влечет создания новых фондообразователей.

§ 98. Расширение или сужение круга ведения и территориальных границ деятельности учреждения без изменения его первоначального положения в данной ведомственной или административно-территориальной системе (центральное, краевое, областное) не служит основанием для возникновения нового фондообразователя.

Примеры: 1. Горьковский областной Совет депутатов трудящихся после выделения в 1954 году из территории области новой Арзамасской области остается прежним фондообразователем.

2. Саратовская союзная контора по добыче и транспорту газа Народного комиссариата нефтяной промышленности СССР (1942 — 1943 годы) и Саратовский государственный союзный трест по разведке, бурению, добыче, транспорту и переработке природных газов Народного комиссариата нефтяной промышленности СССР «Саратовгаз» (с 1943 года) являются одним и тем же фондообразователем.

§ 99. Выделение из учреждения одного или нескольких новых учреждений с передачей ряда его функций не является причиной ликвидации старого фондообразователя.

§ 100. Материалы учреждений, временно прекративших свою деятельность, а затем восстановленных, составляют один фонд.

Пример. До марта 1953 года существовало Министерство геологии СССР, а с 1 октября 1953 года создано Министерство геологии и охраны недр СССР, которое является продолжателем прежнего фондообразователя.

§ 101. Архив учреждения обязан вести точный учет хранящихся документальных материалов по фондам и единицам хранения.

Учет документальных материалов в архиве учреждения ведется:

а) по описям документальных материалов;

б) по карточкам фондов (форма № 5) <1>

<1> В тех архивах министерств и центральных ведомств СССР, где сложилась практика ведения учета документальных материалов по книге текущего учета, карточки фондов могут не вводиться.

в) по паспорту (карточке) архива (формы № 1 и 1-а).

При первом поступлении каждого фонда в архив учреждения название его записывается в IV раздел паспорта архива (список фондов архива). Порядковый номер по данному списку является номером фонда в архиве учреждения. Если архив хранит материалы только одного фонда, то номер фонду не присваивается.

Все принятые в архив учреждения документальные материалы записываются в карточку фонда немедленно после окончания приема.

§ 102. Карточка фонда заводится на каждый фонд отдельно (форма № 5).

Название фонда в карточке указывается в виде полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия учреждения-фондообразователя.

В случае последующих переименований фондообразователя в этой графе должно быть записано новое название фонда с указанием даты его переименования.

В карточку фонда вносятся все описи документальных материалов постоянного и временных сроков хранения в последовательности поступления за каждый год и проставляется дата поступления материалов в архив.

По каждой описи в карточке отмечаются номер описи, ее название, крайние даты поступивших материалов и количество фактически принятых единиц хранения по данной описи.

В случае последующих поступлений документальных материалов по той или иной описи в карточке фонда делается дополнительная запись о них с указанием даты приема и количества принятых единиц хранения.

Примечание. В архивах, принимающих материалы от структурных частей одного крупного учреждения, могут составляться аналогичные карточки на каждую структурную часть.

§ 103. Выбывшие из архива учреждения документальные материалы должны быть списаны в графе «Выбытие» карточки фонда (форма № 5) с указанием: номера описи, по которой материалы выбыли, крайних дат и количества выбывших единиц хранения, названия, номера и даты документа, на основании которого материалы выбыли.

После каждой записи о поступлении или выбытии материалов выводится общее наличие — остаток единиц хранения по данному фонду.

§ 104. На основании описей документальных материалов и карточек фондов ежегодно в начале января заполняется паспорт (карточка) архива учреждения (см. § 7 настоящих Правил, формы № 1, 1-а).

В паспорте архива указывается: общее количество фондов и документальных материалов и раздельно количество материалов общего и секретного хранения с обозначением их крайних дат, количества материалов, приведенных в порядок, в том числе постоянного хранения, подлежащих сдаче в государственный архив. В разделе IV паспорта записываются названия фондов, материалы которых поступают в архив на хранение, и даты возникновения учреждений-фондообразователей.

При последующем переименовании фондообразователя приводятся новое название фонда и дата переименования, при ликвидации учреждения отмечается дата ликвидации. В примечании делается отметка о выбывших целиком из архива фондах. В карточке архива, так же как в паспорте архива, приводятся данные о составе и состояний, документальных материалов учреждения.

В представляемые ежегодно архивным органам МВД сведения (см. § 8 настоящих Правил) из паспорта (карточки) архива включаются данные о составе архива, объеме и состоянии документальных материалов, поступлении и выбытии фондов с указанием названий и номеров вновь принятых или переданных фондов, а также названий ликвидированных учреждений, чьи материалы хранятся в данном архиве, и даты их ликвидации (форма № 11).

§ 105. Описям документальных материалов в архиве учреждения в пределах фонда присваиваются номера в порядке последовательности поступления материалов каждого года (образец № 1).

К номерам описей на материалы временных сроков хранения прибавляется буква «в» (временный) («1в», «2в», «3в» и т.д.).

§ 106. После внесения описи в карточку фонда на заглавном листе описи и на обложках единиц хранения в дополнение к порядковому их номеру по описи (см. примечание к § 77 настоящих Правил) проставляются номер фонда и номер описи. Номер фонда, номер описи и номер единицы хранения составляют шифр единицы хранения.

На ярлыках связок или коробок картотек, приравненных к единицам хранения, также проставляются номер фонда и номер описи.

§ 107. При выбытии отдельных единиц хранения в графе «Отметки» соответствующей описи против каждой выбывшей единицы хранения указывается «выбыло». В конце описи за подписью начальника архива или лица, на то уполномоченного, делается запись: «Выбыли N __________ (и указываются название, номер и дата документа, на основании которого материалы выбыли). Остается налицо (цифрами и прописью) единиц хранения». Должность, подпись, дата.

Примечания: 1. Изменения и отметки в описях о выбытии единиц хранения вследствие неисправимого повреждения, утраты или выделения, как не подлежащих дальнейшему хранению, делаются на всех экземплярах описей.

2. Экземпляры описей, подлежащие передаче вместе с материалами в государственный архив, являются неприкосновенными, и использование их в текущей работе архива учреждения запрещается.

§ 108. При выбытии материалов из архива учреждения по той или иной описи полностью после передачи материалов в государственный архив или архив другого учреждения или после отбора материалов, не подлежащих хранению, в карточке фонда и в конце описи делается соответствующая запись о выбытии, ее номер другой описи не присваивается, а сама опись хранится в конце фонда, после всех документальных материалов.

§ 109. О каждом фондообразователе архив учреждения составляет историческую справку и своевременно обновляет ее, учитывая все изменения в наименовании фондообразователя, его структуре и функциях со ссылкой на соответствующие правовые акты. В исторической справке о фондообразователе отражаются следующие данные:

а) полное название учреждения-фондообразователя (с указанием подведомственности), основание и дата его организации;

б) даты переименований, реорганизаций, а также дата и основание ликвидации учреждения-фондообразователя;

в) масштаб деятельности, основные функции и все их изменения;

г) организационная структура и ее изменения;

д) объем, степень сохранности и состояние документальных материалов фонда;

е) подвергались ли документальные материалы фонда экспертизе, время и результаты экспертизы.

§ 110. На каждый фонд заводится дело фонда, которому присваивается номер данного фонда.

В дело фонда включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда: историческая справка о фондообразователе, акты о неисправимом повреждении или недостаче документальных материалов, справки и отзывы об использовании документальных материалов фонда, отборочные списки и выписки из протоколов ЭПК; архивного органа, акты о проверке наличия и состояния документальных материалов и т.п.

Документы о поступлении и выбытии материалов включаются в дело фонда после отметки на них (особым штемпелем или четким почерком от руки) о том, что имеющиеся в этих документах сведения внесены в карточку; фонда.

§ 111. Учетные документы: паспорт (карточка) архива, карточки фондов, описи документальных материалов и дела фондов — должны быть сосредоточены в одном месте.

Описи в архиве учреждения хранятся в шкафах или сейфах в папках отдельно по каждому фонду; в пределах фонда описи располагаются отдельно на материалы постоянного хранения и на материалы временного хранения, затем по годам, а внутри года — в порядке номеров.

Карточки и дела фондов располагаются по номерам фондов.

§ 112. Под экспертизой научной и практической ценности документальных материалов понимается определение (оценка) научной ценности и практического значения каждого документа или всей единицы хранения в целом и установление необходимого для данного документа (единицы хранения) срока хранения.

Экспертиза научной и практической ценности документальных материалов преследует две цели:

а) отбор документальных материалов, имеющих научное или долговременное практическое значение и в связи с этим подлежащих дальнейшему хранению.

б) отбор документальных материалов, не имеющих научного значения и утративших практическую ценность и в связи с этим не подлежащих дальнейшему хранению.

§ 113. Решение вопросов о научной и практической ценности документальных материалов Государственного архивного фонда СССР, а также установление совместно с заинтересованными учреждениями сроков хранения документальных материалов осуществляется Главным архивным управлением МВД СССР и его местными органами.

§ 114. Уничтожение каких бы то ни было документальных материалов Государственного архивного фонда СССР без разрешения Главного архивного управления МВД СССР или его местных органов запрещается.

В отдельных случаях Главное архивное управление МВД СССР может разрешать министерствам и ведомствам, имеющим перечни документальных материалов, самостоятельно решать вопрос об уничтожении документальных материалов, которым по перечням определен срок хранения не более 10 лет.

Экспертная комиссия учреждения и порядок ее работы по экспертизе научной и практической ценности документальных материалов

§ 115. Экспертиза научной и практической ценности документальных материалов производится постоянно действующей экспертной комиссией, назначаемой приказом руководителя учреждения, в составе представителей структурных частей и начальника архива учреждения, под председательством одного из руководящих сотрудников учреждения.

Окончательное решение вопроса об оставлении на хранение или о выделении к уничтожению материалов, отобранных экспертными комиссиями учреждений, осуществляют Центральная экспертно-поверочная Комиссия Главного архивного управления МВД СССР и экспертно-поверочные комиссии (ЭПК) архивных органов МВД.

§ 116. Экспертная комиссия в своей работе руководствуется настоящими Правилами, указаниями Главного архивного управления МВД СССР и перечнем документальных материалов соответствующего министерства (центрального ведомства) с указанием сроков их хранения.

Перечни документальных материалов с указанием сроков их хранения разрабатываются министерствами и ведомствами, утверждаются их руководителями и Главным архивным управлением МВД СССР или архивным управлением-отделом МВД союзной республики и применяются при экспертизе научной и практической ценности для определения сроков хранения документальных материалов.

Правильность применения перечней контролируют руководители учреждений и соответствующие архивные органы МВД.

Примечания: 1. Если ведомственный перечень отсутствует, то при экспертизе научной и практической ценности документальных материалов необходимо руководствоваться Перечнями типовых документальных материалов с указанием сроков их хранения, изданными Главным архивным управлением МВД СССР.

2. В необходимых случаях, для суждения о значении содержания документальных материалов, экспертная комиссия может приглашать для консультации квалифицированных специалистов.

§ 117. Для более полного представления о составе документальных материалов фонда экспертная комиссия при первом отборе материалов данного фонда к уничтожению составляет справку с указанием даты образования, структуры и функций учреждения-фондообразователя, количества, дат и краткой характеристики остающихся на хранении документальных материалов, используя при этом сведения из исторической справки к фонду.

При повторном отборе материалов к уничтожению в справке указываются изменения функций учреждения, которые произошли за время между данной экспертизой и предыдущей, а также количество, даты и характеристика документальных материалов, остающихся на хранении, за тот период, за который материалы отбираются к уничтожению. Если изменений не произошло, новая справка не составляется, а в конце отборочного списка делается приведенная выше оговорка.

В отдельных случаях, когда по своему составу выделенные к уничтожению документальные материалы трафаретны, справка также может не составляться.

§ 118. Экспертная комиссия учреждения обязана ежегодно проводить экспертизу научной и практической ценности, а также следить за тем, чтобы законченные делопроизводством материалы, срок хранения которых согласно перечню истек (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет), отбирались своевременно к уничтожению.

При экспертизе научной и практической ценности документальные материалы подвергаются глубокому анализу. Путем полистного просмотра каждой единицы хранения экспертная комиссия проверяет соответствие заголовка содержанию ее документов, а главное — соответствие содержания документов статье перечня и определяет, достаточен ли срок хранения, установленный перечнем для данной группы документов. Если содержание документов не соответствует статье перечня, комиссия устанавливает срок хранения в зависимости от значения документов.

Документы, для которых в перечне наряду со сроками хранения имеется отметка «ЭК», экспертная комиссия учреждения просматривает особенно внимательно. Если срок хранения их по перечню истек, а просмотром установлено, что по содержанию они не утратили своего значения, то экспертная комиссия должна оставить их для дальнейшего хранения. Экспертная комиссия поступает так же и в тех случаях, когда документы единицы хранения не предусмотрены перечнями.

Определение ценности материалов и установление сроков их хранения только по описи или заголовку на обложке единицы хранения запрещаются.

§ 119. При отборе материалов, не подлежащих хранению, учитывается полнота сохранившихся материалов данного фонда. Экспертная комиссия должна знать функции и компетенцию как всего учреждения в целом, так и отдельных его структурных частей и установить, какие материалы для одних частей являются основными, для других отраженными, то есть присланными для сведения, чтобы последние можно было отобрать к уничтожению.

При отсутствии оригиналов важных и ценных документов, подлежащих постоянному хранению, должны оставляться их копии.

Дублетные документальные материалы при наличии их подлинников (оригиналов) оставляются на хранение, когда отдельные категории документов (приказы, протоколы и т.п.) вследствие частого пользования быстро изнашиваются (в таких случаях оставляется одна или несколько копий, с тем чтобы подлинник являлся неприкосновенным); поглощенные материалы при наличии сводных документов могут оставляться на хранение, когда сводные документы не отражают полностью всех сведений, имеющихся в документах, на основании которых они составлены.

Примечания: 1. Отраженными называются документальные материалы, которые повторяются в нескольких структурных частях и являются для одних структурных подразделений основными, а для других присланными для сведения (например, распоряжения по личному составу для отдела кадров являются основными, для других отделов присланными для сведения).

2. Поглощенными называются документальные материалы, содержание которых полностью покрывается составленными на их основании сводными документами за тот же или за более длительный отрезок времени (например: месячные отчеты, как правило, поглощаются квартальными, квартальные — годовыми).

3. Дублетными называются документы, находящиеся в одной и той же структурной части в нескольких экземплярах.

§ 120. Особенно внимательно экспертная комиссия должна подходить к просмотру переписки по основным вопросам деятельности учреждения, оставляя на хранение документы, имеющие научное или практическое значение.

При экспертизе научной и практической ценности документальных материалов необходимо оставлять на хранение документы с автографами выдающихся государственных и общественных деятелей, а также известных работников науки, техники, литературы, искусства, независимо от формы и содержания документов.

§ 121. В тех случаях, когда в единице хранения содержатся документы различной ценности, срок хранения для нее устанавливается по документам, имеющим наибольшую ценность и, следовательно, больший срок хранения.

Если отдельные единицы хранения содержат наряду с ценными документами преобладающее количество документов, не имеющих научного и практического значения, допускается их расшивка и выделение документов, утративших практическое значение. Оставшиеся документы формируются в единицы хранения и описываются в соответствии с требованиями главы III настоящих Правил.

Оформление результатов экспертизы и порядок уничтожения документальных материалов, не подлежащих хранению

§ 122. На документальные материалы, отобранные для уничтожения в процессе экспертизы, составляются отборочные списки (форма № 6) в двух экземплярах за подписью председателя и членов экспертной комиссии.

При хранении в архиве материалов нескольких учреждений отборочные списки составляются на материалы каждого учреждения-фондообразователя отдельно.

§ 123. Как правило, отбор материалов к уничтожению производится из фондов, приведенных в порядок и имеющих описи. Заголовки отобранных к уничтожению единиц хранения включаются в отборочные списки в порядке их номеров по описи.

Однородные (с одинаковыми заголовками) материалы подбираются по группам и вносятся в отборочный список под групповыми заголовками, но с указанием номера каждой единицы хранения по описи и общего количества единиц хранения по данной группе.

При экспертизе ценности материалов, проводимой в процессе приведения фонда в порядок, отобранные к уничтожению единицы хранения также могут подбираться по группам и включаться в отборочные списки под групповыми заголовками.

§ 124. Единицы хранения, включенные в отборочный список до утверждения его ЭПК архивного органа МВД, хранятся обособленно от других материалов в том порядке, в каком они включены в отборочный список, чтобы при первом требовании руководителя учреждения или представителя архивного органа МВД можно было быстро найти любую единицу хранения и, в случае оставления ее на хранении, присоединить к материалам фонда.

§ 125. В графе «Пояснения» отборочного списка раскрывается характер и содержание тех единиц хранения, состав и содержание которых недостаточно определены их заголовком, и указываются мотивы, послужившие экспертной комиссии основанием для отбора данных единиц хранения к уничтожению («дублетные материалы», «обобщены в сводных материалах» и т.п.).

В отборочном списке приводится название перечня, которым руководствовалось учреждение при отборе документальных материалов к уничтожению, и номер статьи по перечню.

§ 126. Составленные экспертной комиссией отборочные списки после визирования их руководителем учреждения или его заместителем представляются на утверждение экспертно-поверочной комиссии (ЭПК) архивного органа МВД.

После утверждения один экземпляр отборочного списка со штампом, разрешающим уничтожение материалов, или с выпиской из протокола заседания ЭПК архивного органа МВД и ордером на уничтожение материалов возвращается учреждению.

Все документы об отборе материалов к уничтожению помещаются в дело фонда (см. § 110 настоящих Правил).

§ 127. После получения утвержденных отборочных списков архив делает отметки в описях об уничтожении отобранных единиц хранения в соответствии с § 107 настоящих Правил или об установленных новых сроках хранения материалов, признанных подлежащими постоянному или дальнейшему временному хранению. В конце описи дается ссылка на номер и дату отборочного списка и дату его утверждения ЭПК архивного органа МВД.

Единицы хранения, оставленные на постоянное хранение, включаются в опись материалов, подлежащих сдаче в государственный архив, а на обложках их проставляется новый срок хранения. В таких случаях единицы хранения могут вписываться в опись или в том порядке, который был принят в делопроизводстве учреждения при составлении описи, за литерными номерами, или в конце описи за следующими порядковыми номерами.

Записи о произведенном выделении документальных материалов, не подлежащих хранению, делаются также в карточке фонда (см. § 103 настоящих Правил).

§ 128. Утвержденные к уничтожению документальные материалы сдаются учреждениями в упакованном виде по ордерам заготовительным конторам Главвторсырье, а последними направляются на бумажные фабрики для переработки.

В необходимых случаях упакованные материалы опечатываются печатью учреждения. Использование таких материалов для хозяйственных нужд запрещается.

§ 129. Уничтожение секретных документальных материалов производится путем переработки или сожжения (при наличии разрешения на это архивного органа МВД) в присутствии комиссии, назначаемой руководителем учреждения или его заместителем.

О произведенном сожжении или переработке материалов составляется акт, который помещается в дело фонда.

Выдача документальных материалов для использования

§ 130. Документальные материалы, хранящиеся в архиве учреждения, могут быть использованы в народнохозяйственных, научных целях, а также для удовлетворения запросов учреждений и заявлений граждан, проведения культурно-просветительной работы.

Для осуществления указанных целей архив учреждения предоставляет документальные материалы учреждениям, организациям, исследователям, сотрудникам своего учреждения для выполнения служебных заданий, написания диссертаций, докладов, тематического выявления, опубликования в печати, экспонирования на выставках, подготовки сообщений по радио, а также наводит и выдает справки, копии документов и выписи из документов.

Экспонирование документальных материалов на выставках производится, как правило, в виде машинописных и фотографических копий с разрешения руководства учреждения.

§ 131. Документальные материалы архива учреждения могут выдаваться:

а) для работы над ними при архиве учреждения;

б) во временное пользование вне архива:

1. структурным частям данного учреждения,

2. учреждениям данного ведомства,

3. учреждениям других ведомств.

Примечание. Выдавать документальные материалы для работы на дом категорически запрещается.

§ 132. Изъятие отдельных документов из единиц хранения и передача их в постоянное пользование другим учреждениям, как правило, запрещается. В исключительных случаях, по требованию партийных или советских органов, органов суда или расследования в связи с находящимися в их производстве делами, архив, по распоряжению руководителя учреждения, производит такое изъятие. О произведенном изъятии составляется акт, а в единицу хранения на место изъятого документа помещается его машинописная или фотографическая копия с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинного документа. В заверительной надписи единицы хранения, из которой изъят документ, также делается оговорка. Акт помещается в дело фонда.

В отдельных случаях по усмотрению руководителя учреждения разрешается не снимать копий с документов денежно-материальной отчетности (счета, наряды и т.п.), затребованных органами суда или расследования, а выдавать их по акту с точным перечислением всех документов (вид, дата, номер документа и сумма). Изъятие отдельных документов может быть допущено также в случаях, указанных в § 152 настоящих Правил.

§ 133. За сохранность и правильное использование документальных материалов, а также архивных справок, копий, выписей, выданных из архива учреждения, отвечают получившие их руководители структурных частей данного учреждения или руководители учреждений-получателей.

Сотрудники учреждений и исследователи при использовании материалов обязаны строго соблюдать государственную тайну и обеспечивать сохранность полученных документальных материалов.

§ 134. Документальные материалы для использования, как правило, выдаются на следующие сроки:

а) для работы в помещении учреждения, где находится архив, — до двух месяцев;

б) во временное пользование за пределы учреждения — до трех месяцев.

В случае необходимости сроки пользования материалами могут быть продлены.

§ 135. Выдача документальных материалов сотрудникам данного учреждения для работы над ними при архиве учреждения, а также в структурных частях учреждения производится по требованиям, подписанным руководителем структурной части.

Выдача документальных материалов сотрудникам другого учреждения и исследователям для работы над ними при архиве учреждения производится на основании отношения по письменному разрешению руководителя учреждения или структурной части, в которую входит архив. В отношении указывается, для какой цели (темы) и какие документальные материалы требуются.

Для облегчения подбора документальных материалов исследователям рекомендуется представлять краткие планы работ по теме исследования.

Примечание. В отдельных случаях исследователи, не работающие в каком-либо учреждении, но разрабатывающие научную тему, могут быть допущены к работе над документальными материалами по намеченной теме с разрешения руководителя учреждения по их личным заявлениям.

§ 136. Сотрудники и исследователи, работающие над документальными материалами архива, могут пользоваться описями, картотеками и другими научно-справочными материалами, а также печатными изданиями, которые выдаются им по требованиям с разрешения начальника архива.

§ 137. Перед выдачей материалов из архивохранилища проверяется правильность оформления единиц хранения и описания их на обложках, а также их физическое состояние (повреждение плесенью, степень ветхости, затухание текста и т.п.).

Документальные материалы постоянного и долговременных сроков хранения выдаются для использования только в обработанном виде, то есть описанными на обложках, подшитыми, пронумерованными и с заверительными надписями.

Материалы кратковременных сроков хранения могут выдаваться для использования в структурной части данного учреждения в таком виде, в каком они приняты в архив. При выдаче этих материалов другому учреждению они подвергаются полной обработке.

§ 138. На место каждой выданной единицы хранения кладется лист-заместитель, на котором указывается шифр выданной единицы хранения, кому, когда и кем она выдана.

Для учета всех выданных документальных материалов и контроля за их своевременным возвращением в архиве учреждения ведется книга учета выдачи документальных материалов (форма № 7).

§ 139. Каждому сотруднику или исследователю для работы при архиве учреждения выдается одновременно не более двадцати единиц хранения, в необходимых случаях количество выдаваемых единиц хранения может быть увеличено.

При работе над документальными материалами запрещается подчеркивать текст документов и делать на них какие-либо отметки, загибать листы и накладывать писчий материал на документы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы на документах при снятии графических копий.

§ 140. Сотрудники других учреждений и исследователи, работающие над документальными материалами, могут снимать копии и делать выписки из документов в пределах темы, указанной в отношении.

В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного выписки из документов после просмотра их руководителями учреждения или структурной части, в которую входит архив, с документов изготовляются машинописные копии, фотокопии, микрофотокопии. Копии документов могут быть заверены архивом по просьбе учреждения. Негативы фото и микрофотокопий этих материалов поступают безвозмездно в архив.

§ 141. Машинописные копии, фото и микрофотокопии, а также выписки из документов после просмотра их руководителем учреждения или структурной части, в которую входит архив, выдаются сотрудникам других учреждений и исследователям под расписку.

Копии документов, заверенные архивом, по просьбе учреждения высылаются в его адрес или выдаются исследователю на руки по доверенности учреждения.

§ 142. Структурные части данного учреждения, а также другие учреждения и исследователи могут присылать в архив учреждения своих копировщиков и художников для снятия графических копий с чертежных и иллюстративных материалов. Точность графических копий архив не подтверждает, заверяя только шифр скопированного документа.

§ 143. Выдача документальных материалов во временное пользование допускается по разрешению руководителя учреждения или той структурной части, в которую входит архив, в тех случаях, когда изучение или использование этих материалов не может быть организовано при архиве учреждения.

Архив оформляет выдачу материалов специальным актом (форма № 8), который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта вместе с доверенностью на получение материалов сотрудником заинтересованного учреждения остается в архиве учреждения, второй экземпляр передается учреждению-получателю.

Архив имеет право контролировать на месте состояние выданных материалов и порядок их хранения.

§ 144. При возвращении документальных материалов в архив учреждения в книге учета выдачи документальных материалов проставляются дата их получения и подпись сотрудника архива, получившего материалы (форма № 7).

§ 145. Состояние возвращаемых в архив после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы. При обнаружении недостачи единиц хранения или отдельных листов, а также повреждения документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю учреждения, использовавшего документы, для привлечения виновных к ответственности, второй экземпляр акта остается в архиве учреждения.

Оформление и утверждение актов и порядок списания неисправимо поврежденных или утраченных единиц хранения проводится в соответствии с § 107, 158 настоящих Правил.

О выбытии отдельных документов делается отметка в заверительной надписи единицы хранения.

Выдача архивных справок, копий, выписей и личных документов

§ 146. Архив учреждения выдает архивные справки, копии документов и выписи из документов по письменным запросам всем советским учреждениям и партийным органам по всем вопросам с разрешения руководителя учреждения или структурной части, в которую входит архив.

Примечание. Учреждениям, должностным и частным лицам иностранных государств справки выдаются в особо установленном порядке.

§ 147. Архивной справкой называется составленное архивом и официально заверенное учреждением письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса.

Архивной копией называется дословное воспроизведение всего текста документа, официально заверенное учреждением, в архиве которого хранится указанный документ.

Архивной выписью называется дословное воспроизведение части текста документа, относящейся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное учреждением, в архиве которого хранится указанный документ.

§ 148. Гражданам СССР архивные справки выдаются по письменным заявлениям о трудовом стаже, об образовании, о службе в Советской Армии, о гражданском состоянии (рождении, браке, усыновлении и т.д.), о медицинском освидетельствовании, о прописке, о трудовых и имущественных правах с разрешения руководителя учреждения или структурной части, в которую входит архив.

Архивные справки о партийной, общественной деятельности и об участии в партизанском движении, как правило, высылаются соответствующим партийным органам или государственным учреждениям, но в необходимых случаях могут выдаваться на руки гражданам по их заявлениям. Справки о партийном стаже и поведении коммунистов высылаются только партийным органам.

Если по существу запроса обнаружатся сведения, при включении которых в справку ее нельзя будет выдать на руки заявителю, она высылается заинтересованному учреждению.

В заявлениях граждан должно быть точно указано, для какой цели или для представления в какое учреждение требуется архивная справка.

§ 149. Архивные справки составляются, как правило, на основании подлинных документов, заверенных копий, или имеющихся в архиве официальных справочников правительственных и ведомственных изданий. Использование незаверенных анкет и автобиографий, а также сведений в трудовых книжках, не подтвержденных документами, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия», «неподписанный проект» и т.д.).

§ 150. Архивные справки должны составляться по установленной форме (образец № 2) и заключать в себе точное и сжатое изложение всех данных по существу запроса.

Никакие сведения, выходящие за пределы предмета запроса, в архивную справку не включаются.

В верхней части бланка архивной справки указывается учреждение или лицо, которому справка выдается. Затем после названия документа («архивная справка») излагается текст справки в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых освещаются эти события.

Окончательно отредактированный текст архивной справки печатается на бланке учреждения, подписывается руководителем учреждения или той структурной части, в которую входит архив, и начальником архива; подписи их скрепляются гербовой печатью учреждения.

§ 151. Архивные копии и выписи оформляются так же, как и архивные справки (образцы № 3 и 4). Название документа, с которого снимается копия или делается выпись, его номер и дата воспроизводятся полностью. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также возможные пропуски отдельных слов в тексте документа обозначаются многоточием. Объединение в одной выписи извлечений из разных документов не допускается.

§ 152. Допускается выемка из дел и выдача владельцам подлинных личных документов о рождении, браке, разводе (метрические выписи, свидетельства органов ЗАГСа) и об образовании (дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения), а также не востребованных в свое время трудовых книжек.

Выдача подлинных личных документов владельцам производится по их заявлениям с разрешения руководителя учреждения или структурной части, в которую входит архив.

Вместо изъятого подлинного документа (за исключением трудовых книжек) вкладывается заверенная архивом фотографическая или машинописная копия этого документа. Вместо изъятой трудовой книжки оставляется справка с указанием даты ее выдачи заявителю.

§ 153. Архивные справки и личные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку на отпуске справки, обороте копии личного документа или заявления (в случае выдачи трудовой книжки) по предъявлении паспорта или паспорта и доверенности (в случае получения доверенным). Иногородним заявителям справки, копии и выписи из документов высылаются по почте простыми письмами, подлинные личные документы — заказными.

§ 154. Регистрация запросов (заявлений) и выдаваемых архивных справок, копий, выписей, личных документов производится в канцелярии учреждения.

Все делопроизводство по выдаче архивных справок (запросы, заявления, отпуска справок, вторые экземпляры копий, выписей, фотокопий документов, доверенности на получение архивных справок и подлинных личных документов) сосредоточивается в зависимости от системы делопроизводства, принятой в данном учреждении: в канцелярии учреждения или в архиве в специальных делах, внутри которых документы располагаются по датам отправления ответов.

Примечание. В министерствах и центральных ведомствах СССР регистрация запросов и архивных справок может производиться в архивах этих учреждений в установленном в каждом архиве порядке.

§ 155. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве учреждения производится проверка их наличия и состояния:

а) периодически, в сроки, устанавливаемые руководителем учреждения;

б) каждый раз, когда это вызывается какими-либо нарушениями нормальных условий хранения документальных материалов и при этом есть основания предполагать порчу или утрату материалов;

в) при смене начальника архива или лица, ответственного за архив;

г) при передаче материалов в архив другого учреждения (реорганизация или ликвидация учреждения).

§ 156. Проверке могут быть подвергнуты документальные материалы: всех фондов, хранящихся в архиве учреждения; какой-либо группы фондов; отдельного фонда или части его.

Проверка наличия и состояния документальных материалов производится назначаемой для этой цели руководителем учреждения комиссией по каждому фонду отдельно и оформляется актом (форма № 9).

Акты проверки нумеруются по порядку номеров проверок в пределах фонда.

§ 157. В акте проверки наличия и состояния документальных материалов указывается:

а) количество единиц хранения, числящихся по описям;

б) общее количество единиц хранения, оказавшихся налицо, в том числе количество и шифры единиц хранения, не относящихся к данному фонду, требующих дезинфекции и реставрации, с неисправимыми повреждениями и т.д.;

в) количество и шифры единиц хранения, числящихся по описям, но не обнаруженных в архиве при проверке; номера единиц хранения, выданных во временное пользование и своевременно не возвращенных, учитываются особо;

г) количество единиц хранения, обнаруженных не внесенными в опись.

Затем подводится итог наличия единиц хранения, относящихся к данному фонду.

Кроме того, в акте отмечается состояние материалов и наличие недостатков в условиях хранения (сырость, плесень и пр.), требующих принятия неотложных мер.

§ 158. Обнаруженные при проверке наличия и состояния документальных материалов неисправимые повреждения и недостача единиц хранения оформляются актами, составляемыми на каждый фонд отдельно.

Акт о неисправимом повреждении составляется в том случае, если повреждением приведена в негодность вся единица хранения и повреждение текста ее документов не может быть исправлено. В нем указываются сущность и причина повреждения. Акт визируется руководителем учреждения и утверждается ЭПК архивного органа МВД.

Если неисправимым повреждением приведена в негодность только часть единицы хранения, то из оставшихся не поврежденными ценных документов формируется единица хранения, а на другую, поврежденную часть единицы, составляется акт и она уничтожается после утверждения акта.

Акт о недостаче материалов составляется только после тщательных поисков не обнаруженных при проверке материалов. Прежде чем составить акт о недостаче начальник архива должен выяснить, не была ли недостающая единица хранения оставлена в делопроизводстве фондообразователя, выдана во временное пользование из архива без соответствующего оформления, подложена не на свое место, присоединена к другому фонду или другой структурной части и т.д. В нем даются пояснения об обстоятельствах и причинах недостачи.

В актах приводятся названия и номера фондов, номера описей, даты, номера и заголовки поврежденных или недостающих единиц хранения и количество листов.

§ 159. Акт проверки докладывается руководителю учреждения и на основании его распоряжения производится дальнейшее расследование и привлечение к ответственности виновных в недостаче или повреждении документальных материалов. После утверждения актов о недостаче и неисправимом повреждении необнаруженные и поврежденные материалы списываются в общем порядке по описям и карточкам фондов (см. § 107, 127 настоящих Правил).

§ 160. Неотложные работы по обеспечению сохранности материалов (затребование материалов, срок пользования которыми истек, изолирование материалов, пораженных плесневым грибком и т.п.) проводятся немедленно.

Проведение остальных работ по устранению недостатков, обнаруженных проверкой, проводится в плановом порядке.

Сдача-прием документальных материалов при смене начальника архива учреждения или лица, ответственного за архив

§ 161. При смене начальника архива или лица, ответственного за архив, производится прием от предшественника хранящихся в архиве документальных материалов и учетно-справочных документов с составлением акта о сдаче-приеме.

При сдаче-приеме проверяется наличие и состояние:

а) паспорта (карточки) архива;

б) карточек и дел фондов;

в) описей документальных материалов;

г) документальных материалов.

Примечание. Наличие и состояние описей проверяется путем сличения общего количества единиц хранения, включенных в опись, с данными карточек фондов.

§ 162. В акте сдачи-приема должно быть указано общее количество сдаваемых единиц хранения, а также подробно охарактеризовано состояние документальных материалов и оговорены обнаруженные проверкой недостатки в хранении, учете, научно-технической обработке, использовании, а также в проведении экспертизы научной и практической ценности документальных материалов архива учреждения.

Сдача документальных материалов при ликвидации или реорганизации учреждения

§ 163. При ликвидации или реорганизации учреждения вопрос о порядке сдачи и месте дальнейшего хранения его документальных материалов согласовывается с Главным архивным управлением МВД СССР или его местными органами.

Порядок сдачи архива учреждения и использования хранящихся в нем материалов излагается в приказе о ликвидации или реорганизации учреждения.

Оформление документов сдачи и сама сдача документальных материалов архива ликвидируемого или реорганизуемого учреждения лежит на обязанности ликвидационной комиссии.

При реорганизации учреждения с передачей его функций другому учреждению последнее принимает в свой архив документальные материалы реорганизуемого учреждения, паспорт (карточку) архива, описи, карточки и дела фондов и другие учетно-справочные документы, а также делопроизводство архива.

§ 164. Если функции реорганизуемого учреждения передаются нескольким учреждениям, документальные материалы, хранящиеся в архиве, сдаются в архив вышестоящего учреждения или по согласованию с соответствующим архивным органом МВД в государственный архив по месту нахождения реорганизуемого учреждения (см. § 86 настоящих Правил).

Не законченные делопроизводством материалы реорганизуемого учреждения сдаются для окончания делопроизводством и использования тем учреждениям, к которым перешли функции реорганизуемого учреждения.

§ 165. При ликвидации учреждения (без передачи его функций другим учреждениям) документальные материалы сдаются в архив вышестоящего учреждения или в соответствующий государственный архив в зависимости от значения учреждения (союзное, республиканское, краевое, областное, окружное, городское, районное, сельское) и его местонахождения по согласованию с местным архивным органом МВД.

§ 166. Перед сдачей документальных материалов ликвидируемого или реорганизуемого учреждения производится проверка наличия и состояния обработанных документальных материалов, хранящихся в архиве этого учреждения.

Сдача документальных материалов архива ликвидируемого или реорганизуемого учреждения производится ликвидационной комиссией по описям и оформляется актом сдачи материалов (форма № 4), к которому прилагается акт проверки наличия и состояния документальных материалов (форма № 9).

Порядок сдачи документальных материалов в архив другого учреждения определен § 89, 90 настоящих Правил.

Примечание. Если состояние научно-технической обработки документальных материалов ликвидируемого или реорганизуемого учреждения не соответствует требованиям настоящих Правил, то ликвидационная комиссия организует приведение их в порядок и только после этого сдает материалы по принадлежности.

Сдача документальных материалов в государственный архив

§ 167. По истечении сроков хранения документальных материалов в архиве учреждения они должны быть сданы в соответствующий государственный архив (см. § 2, 6 настоящих Правил).

Научно-исследовательские институты, тресты, конторы, предприятия союзного значения, находящиеся в столицах союзных и автономных республик, сдают свои материалы в центральные государственные архивы союзных и автономных республик. Научно-исследовательские институты, учебные заведения, тресты, конторы, предприятия союзного значения, находящиеся в других городах, сдают свои материалы в краевые, областные государственные архивы по месту своего нахождения.

Примечание. Секретные материалы районных, городских, сельских учреждений ежегодно сдаются в спецчасти вышестоящих (республиканских, краевых, областных) учреждений, а последними — в соответствующие государственные архивы. В отдельных случаях, по согласованию с вышестоящим учреждением и архивным органом МВД, секретные материалы могут сдаваться непосредственно в соответствующий государственный архив.

§ 168. Документальные материалы сдаются в государственный архив один раз в году, в сроки, устанавливаемые архивным органом МВД.

При первичной сдаче материалов в государственный архив должна быть представлена историческая справка об учреждении, документальные материалы которого сдаются (см. § 109 настоящих Правил). При последующих сдачах документальных материалов этого же фонда архив учреждения представляет в государственный архив дополнительные сведения о происшедших изменениях в названии фондообразователя и его структуре.

§ 169. Сдача документальных материалов ранее установленного срока или оставление их в архиве учреждения на дополнительный срок допускается лишь с разрешения архивного органа МВД.

В случае оставления документальных материалов по решению архивного органа МВД на дальнейшее хранение в архиве учреждения один экземпляр описей этих материалов должен быть представлен тому государственному архиву, которому будут сдаваться материалы.

§ 170. Документальные материалы, сдаваемые в государственный архив, и описи на них должны удовлетворять всем требованиям, предусмотренным главой III настоящих Правил.

Архивный орган МВД и государственный архив, в который поступают материалы, имеют право заранее проверить на месте правильность подготовки материалов к сдаче и в случае надобности указать архиву учреждения на замеченные недостатки и потребовать их устранения.

Если в процессе приема документальных материалов государственный архив обнаружит нарушение установленных требований в обработке материалов, архив учреждения обязан взять материалы обратно, обработать в соответствии с настоящими Правилами и доставить их в государственный архив в установленный им срок.

§ 171. Архив учреждения сдает в государственный архив документальные материалы по описям и оформляет сдачу специальным актом (форма № 4), который составляется в двух экземплярах.

Сдатчик (архив учреждения) и приемщик (государственный архив) расписываются в сдаче-приеме документальных и справочных материалов на всех экземплярах описей и акта сдачи материалов. Описи в двух экземплярах и один экземпляр акта остаются в государственном архиве; третий экземпляр описи со вторым экземпляром акта возвращаются архиву учреждения и хранятся там в установленном порядке.

Примечание. При сдаче материалов долговременных сроков хранения в районный государственный архив в архиве учреждения на них составляются отдельные описи в двух экземплярах.

§ 172. При пересылке документальных материалов по почте они должны упаковываться в ящики или мягкую тару, обеспечивающую их сохранность. На каждом ящике (куле) указываются: адрес, название отправителя и номер ящика, куля (в случае пересылки двух и более мест).

Документальные материалы должны быть доставлены в государственный архив средствами учреждения.

При перевозке на автомашинах и гужевым транспортом материалы сопровождает сотрудник архива учреждения, отвечающий за их сохранность.

Пересылка и перевозка особо важных и ценных документов должна производиться фельдсвязью согласно особой инструкции.

Оборудование архива учреждения

§ 173. Для обеспечения сохранности документальных материалов и создания необходимых условий работы над ними руководителем учреждения предоставляется для архива специальное помещение.

В помещении архива учреждения устанавливается специальный режим хранения документальных материалов.

Режимом хранения предусматриваются определенные технические и санитарно-гигиенические условия, обеспечивающие наилучшую сохранность документальных материалов.

Помещение архива должно быть изолированным от других помещений, сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантированным от затопления. Хранилища документальных материалов отделяются от рабочих комнат. Окна архивохранилищ, находящихся на первом и втором этажах, заделываются металлическими решетками. Установка печей и дымоходов в помещениях архивохранилищ не допускается.

Размещение документальных материалов во вновь отстроенном здании разрешается только после официального приема его государственной комиссией, а в переоборудованном помещении — после приема его междуведомственной комиссией. Размещать документальные материалы в чердачных помещениях, а также в не приспособленных для хранения документальных материалов подвальных помещениях не разрешается.

§ 174. В качестве искусственного освещения архивохранилища допускается только электрическое. Необходимо заключить электрическую проводку в газовые трубы и применять герметическую арматуру. Распределительные щитки, предохранительные коробки и рубильники должны находиться вне архивохранилища.

В отдельных случаях с разрешения органов пожарного надзора допускается временное применение более простых типов электропроводки.

§ 175. Помещения, отведенные под архивохранилища, должны отвечать «Противопожарным нормам строительного проектирования промышленных предприятий и населенных мест (Н 102-54 г.)», утвержденным Государственным комитетом Совета Министров СССР по делам строительства 4 ноября 1954 года. По пожарной опасности помещения архивохранилищ относятся к категории В и второй степени огнестойкости.

Архив должен иметь необходимые противопожарные средства: пожарные краны со шлангами и достаточное количество огнетушителей, из расчета один огнетушитель на 40 — 50 квадратных метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

При отсутствии в помещении архива водопровода вблизи от хранилища (на площадках лестничных клеток, около здания хранилища) необходимо помещать ящики с пакетами сухого песка, бочки с водой и пожарные ведра.

Между сотрудниками архива заранее распределяются обязанности на случай пожара.

§ 176. Архивохранилище оборудуется шкафами или стеллажами.

Для типового шестиярусного стеллажа рекомендуются следующие основные размеры.

Общая (высота стеллажа — 2 метра 80 сантиметров, ширина двустороннего стеллажа — 80 сантиметров, расстояние между полками — 40 сантиметров.

Стеллажи необходимо устанавливать на расстоянии 10 — 15 сантиметров от стен (если торцы стеллажей примыкают к стенам, устраиваются ограничители, не допускающие укладку материалов вплотную к стене). Расстояние от пола до нижней полки определяется в 10 — 20 сантиметров.

Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1 метр — 1 метр 20 сантиметров, остальных проходов 80 — 90 сантиметров.

Для уменьшения влияния света на документальные материалы стеллажи следует устанавливать перпендикулярно стенам с оконными проемами.

Режим хранения документальных материалов

§ 177. В архивохранилище рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 °C до + 18 °C, относительную влажность воздуха — от 50 до 65 процентов.

Для контроля за температурой и влажностью воздуха в архивохранилище устанавливаются термометры и гигрометры или психрометры, согласно показаниям которых принимаются меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

При повышении влажности выше нормы проводится проветривание архивохранилищ в сухую погоду, то есть в то время, когда относительная влажность наружного воздуха ниже относительной влажности воздуха внутри архивохранилищ; мытье полов временно должно быть прекращено.

При снижении влажности воздуха значительно ниже установленных норм применяется увлажнение помещения путем смачивания пола, установки открытых сосудов с водой и т.д.

§ 178. Для уменьшения попадания пыли в архивохранилище необходимо:

а) обеспечить максимальную герметичность архивохранилищ и регулярный обмен воздуха при помощи вентиляционных установок;

б) оборудовать приточную вентиляцию противопыльными фильтрами;

в) при проветривании архивохранилищ окна и форточки затягивать марлей, смоченной в 50-процентном растворе глицерина и тщательно отжатой.

Для удаления пыли в архивохранилище необходимо систематически производить обеспыливание документальных материалов пылесосом или путем снятия пыли влажной ветошью, смоченной 1-процентным раствором формалина и хорошо отжатой.

Полы в архивохранилищах должны тщательно мыться или протираться не реже одного раза в неделю.

§ 179. В случае появления грызунов, плесени, насекомых — вредителей бумаги, вызывающих порчу документальных материалов, устанавливаются причины их появления и немедленно принимаются необходимые меры к устранению этих причин и ликвидации последствий повреждения материалов.

При обнаружении в архивохранилищах грызунов следует обращаться за помощью в ближайшую дератизационную станцию. Все отверстия в архивохранилищах, через которые грызуны попадают в помещение, необходимо заделать цементом, листовым железом, решетками и т.п.

§ 180. При появлении плесневых грибков пораженные документы немедленно изолируются от остальных материалов и подвергаются дезинфекции в специальных камерах. Участки стеллажа, на котором лежали пораженные материалы, а также прилегающие к стеллажам части стены протираются 3-процентным раствором формалина, а затем просушиваются.

§ 181. Документальные материалы, поврежденные насекомыми — вредителями бумаги или имеющие живых насекомых, подвергаются дезинсекции в специальной камере.

Незначительное количество поврежденных документов дезинсектируется в архиве флицидом или раствором 5-процентного технического ДДТ в чистом скипидаре с помощью аппарата «Дезинфаль» или вручную путем обработки поврежденных документов ватным тампоном, смоченным в дезинсектирующей жидкости, с последующей полистной очисткой документов мягкой щеткой.

Дезинсектирующая жидкость расходуется из расчета 15 — 20 кубических сантиметров на 1 квадратный метр.

§ 182. Руководитель учреждения принимает необходимые меры к организации внешней охраны архива (сторожевого поста, поста милиции, постоянного наблюдения внутренней охраны, если таковая существует в учреждении, и т.п.).

В архивохранилище запрещается:

а) курение;

б) применение нагревательных электроприборов;

в) хранение посторонних предметов (портфелей, сумок, продуктов питания и т.п.).

§ 183. Дверь в архивохранилище в нерабочее время закрывается на замок, опечатывается или пломбируется. Печать или пломбир хранится у начальника канцелярии или у сотрудника, ответственного за архив; архив открывается и закрывается в их присутствии. Выносить из архива ключи от внутренних дверей, шкафов и столов запрещается. Ключи от внешней двери архива хранятся у дежурного по учреждению.

§ 184. Вход в архивохранилище разрешается только сотрудникам архива учреждения и лицам, имеющим право контроля за работой архива учреждения или получившим специальное разрешение на вход в хранилище.

§ 185. После пожара, наводнения и других стихийных бедствий, а также при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц немедленно составляется акт с участием представителей соответствующих органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т.п.) и принимаются меры к охране материалов. Руководитель учреждения назначает комиссию для выяснения недостачи неисправимых повреждений, которым подвергались материалы, хранящиеся в архиве. О результатах своей работы комиссия составляет акт.

Порядок размещения документальных материалов

§ 186. Поступающие в архив учреждения документальные материалы укладываются на стеллажи или в шкафы так, чтобы материалы каждого учреждения-фондообразователя хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

Материалы постоянного хранения размещаются отдельно от материалов временных сроков хранения.

§ 187. Как правило, документальные материалы хранятся в картонных коробках или связках с картонными прокладками под обвязочным материалом.

К связкам прикрепляются, а к коробкам приклеиваются ярлыки, в которых указываются название учреждения-фондообразователя, название структурной части, номер фонда, номер описи, год (годы) и крайние номера единиц хранения, включенных в данную связку (коробку).

Связки или коробки нумеруются порядковыми номерами в пределах каждого фонда или описи.

Для материалов постоянного и временных сроков хранения ярлыки рекомендуется изготовлять из цветного картона различного цвета.

§ 188. При хранении материалов в связках применяются два способа их укладки:

а) вертикальный — когда связки устанавливаются на полки стеллажей или шкафов в вертикальном положении (по типу библиотечного хранения);

б) горизонтальный — когда связки укладываются в горизонтальном положении.

Порядок укладки связок в архиве учреждения устанавливается в зависимости от условий хранения и размера помещения.

§ 189. Все помещения архивохранилища обозначаются порядковыми номерами или условными шифрами. Стеллажи, шкафы и полки также пронумеровываются. Стеллажи нумеруются слева направо от входа, полки — сверху вниз.

§ 190. В целях быстрого нахождения документальных материалов в архиве учреждения составляется пофондовый топографический указатель, служащий для указания того, в каком месте находятся материалы данного фонда (форма № 10).

Пофондовый топографический указатель может составляться на карточках или на листах книги. Карточки (листы) топографического указателя располагаются в порядке номеров фондов и описей.

Всякое перемещение материалов в хранилище должно быть своевременно отражено в топографическом указателе путем исправления соответствующих карточек (листов) или замены их новыми.

                                Утверждена ЦСУ СССР 8 августа 1955 года<br>
                                              за N 17-20.

                                                 По заполнении секретно

Архива ____________________________________________________________________

             (полное и точное наименование учреждения)

                            (ведомство)

                          (адрес архива)

Дата образования учреждения:

I. Помещение

II. Кадры

III. Наличие и состояние документальных материалов архива

IV. Список фондов архива

Подписи:

Начальник учреждения

Начальник архива (или лицо, ответственное за архив)

Примечания к IV разделу паспорта:

1. Для каждого названия фонда на случай его переименования оставляются две - три свободные строки.

2. В графе "Примечание" указывается, куда выбыли материалы при реорганизации или ликвидации учреждения.

                                Утверждена ЦСУ СССР 8 августа 1955 года
                                              за N 17-20.

                                                 По заполнении секретно

КАРТОЧКА

Архива ____________________________________________________________________

             (полное и точное название учреждения)

                            (ведомство)

Дата образования учреждения: Адрес учреждения:

I. Помещение

Краткая характеристика помещения архива (сухое, сырое, светлое, темное;

вид отопления:  центральное,  газовое,  печное;  освещение:  электрическое,
газовое,  керосиновое;  вентиляция;  площадь  архивохранилища  в квадратных

метрах; протяженность стеллажей и т.д.).

II. Кадры

Сведения  о  лице,  ответственном  за  архив  (фамилия,  имя, отчество,

образование, стаж работы).

III. Наличие и состояние документальных материалов архива

Подписи:

Начальник учреждения

или лицо, ответственное за архив

Обложка единицы хранения

                       (название учреждения)

                   (название структурной части)

Фонд N _______ Опись N _______ Ед. хр. N _______ (по описи)

N _______

             (по номенклатуре - делопроизводственный)

                   (заголовок единицы хранения)

Начато «__» _______ 195_ года

Окончено «__» _______ 195_ года

                         На _______ листах

          Хранить _______ лет (по перечню ст. N _______)

Формат в4 (222 x 314).

Формат а4 (203 x 288).

Примечание. Опись документальных материалов постоянного хранения составляется без графы "Срок хранения и N статьи перечня".

Форма N 4 к § 91, 166, 171

Основание сдачи: распоряжение вышестоящего органа __________________________________________ _______________ N _____ Дата __________ Название фонда ____________________________________________________________

     (название учреждения, материалы которого подлежат сдаче)

Всего описей __________________________________________________________

                                (цифрами и прописью)

Всего единиц хранения (цифрами и прописью) ________________________________ Состояние документальных материалов и описей ______________________________

Одновременно сдаются ______________________________________________________

 Печать архива-сдатчика                                архива

 ----------------------          Сдал: Представитель ----------

       учреждения                                    учреждения

                                                              (подпись)

 -----------------------         Принял: Представитель ----------

       учреждения                                      учреждения

                                                              (подпись)<br>
      Дата _______________

Формат а5 (203 x 144).

Форма № 6 к § 110, 122, 127

           "Утверждено"                             "Согласен"
    Экспертно-поверочная комиссия       ___________________________________
___________________________________      (подпись руководителя учреждения
    (название архивного органа)                или его заместителя)

Протокол N ___ "__" _______ 19__ г.          "__" __________ 19__ года

ОТБОРОЧНЫЙ СПИСОК N __________ документальных материалов _______________________________________ (название учреждения-фондообразователя)

                      не подлежащих хранению

Составлен "__" _______________ 195_ года

Экспертная комиссия _______________________________________________________ (название учреждения) в составе председателя ____________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) и членов __________________________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы каждого члена)

образованная на основании _________________________________________________ (указать № и дату приказа)

Всего _____________________________________________________ единиц хранения (цифрами и прописью)

     (количество и состав материалов, остающихся на хранении)

Отбор материалов производили (должности, подписи)

        Председатель экспертной комиссии ______________________________

                                              (должность, подпись)

        Члены комиссии ________________________________________________
                                     (должности, подписи)

                  (особые мнения членов комиссии)

Примечание.  Данные  о  количестве  и составе материалов, остающихся на

хранении, приводятся в том случае, если к отборочному списку не прилагается

Формат а3 (288 x 407).

    о выдаче документальных материалов во временное пользование

Дата ____________________ Архив учреждения (отправителя) и его адрес ________________________________ Учреждение-получатель и его адрес _________________________________________ Для каких целей выдаются документальные материалы _________________________

Основание _________________________________________________________________ Срок возвращения __________________________________________________________ Выдаются следующие документальные материалы ___________________________

                         (название фонда)

Всего выдается во временное пользование ___________________________________

                  (цифрами и в скобках прописью)

единиц хранения.

    Документальные  материалы  выданы в упорядоченном состоянии: подшитыми,
описанными   на  обложках,  с  пронумерованными  листами  и  заверительными

надписями. Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае пропажи или повреждения выданных документальных материалов.

          Выдал                                   (должность, подпись)

          Принял                                  (должность, подпись)

             (Подписи скрепляются гербовыми печатями)

Форма № 9 к § 156, 157, 159, 166

        "Утверждаю"

 (руководитель учреждения)

Проверка наличия и состояния документальных материалов ________________

                 (название фонда или части фонда)

проводилась с «» _______________ по «» _______________ 19__ года Проверкой установлено:

I. Всего числится по описям ___________________________________ ед. хр. (общее количество) Из них:

а) Оказалось налицо ___________________________________________ ед. хр. (общее количество) в том числе:

1) <a id="p100952"></a>не относящихся к данному фонду _____________________________ ед. хр.
                                          (количество)

                             (шифры ед. хр.)

2) <a id="p100953"></a>требующих дезинфекции и реставрации ________________________ ед. хр.
                                             (количество)

                             (шифры ед. хр.)

3) <a id="p100954"></a>с неисправимыми повреждениями ______________________________ ед. хр.
                                          (количество)

                             (шифры ед. хр.)

б) Выдано во временное пользование вне архива _________________ ед. хр. (общее количество)

в том числе с истекшими сроками возвращения ___________________ ед. хр.
                                               (количество)

                          (шифры ед. хр.)

в) Не обнаружено ______________________________________________ ед. хр. (количество)

                          (шифры ед. хр.)

II. Обнаружено не внесенных в описи ___________________________ ед. хр. (общее количество)

III. Всего единиц хранения, относящихся к данному фонду _______________ ___________________________________________________________________ ед. хр. (общее количество)

IV. Характеристика состояния материалов и отрицательные явления в условиях их хранения ______________________________________________________

Проверку производили:

1. ____________________________________________________________________

2. ____________________________________________________________________
                           (должности, подписи)

     "Согласен"

Начальник канцелярии <1>

     (подпись)

(дата)

Формат а4 (203 x 288).

<1> Или другой структурной части, в которую входит архив.

Форма № 10 к § 190

к § 8, 104

Утверждена ЦСУ СССР 8 августа 1955 года за № 17-20

                                 Высылается почтой не позднее 15 января
                             каждого года в Главное архивное управление
                             МВД  СССР  или  в соответствующие архивные

                             управления-отделы МВД-УМВД.

Дата Подпись: Начальник архива (или лицо, ответственное за архив)

Примечания:

<1> Графы 7, 8, 9 заполняются в случае изменений, происшедших в течение отчетного периода (года).

<2> Сведения о количестве фондов указываются только теми архивами, которые заполняют паспорт архива.

<3> В графе 7 указываются: названия и номера вновь принятых фондов, даты организации, переименования и ликвидации учреждений-фондообразователей, документальные материалы которых хранятся в архиве.

Образец № 1

  Штамп                             Гр. Александровой Вере Ивановне
учреждения                 ________________________________________________

                                       (почтовый адрес)

АРХИВНАЯ СПРАВКА

    Из  списков  штатных  работников  детского  сада N 25 Советского района
Московского  городского отдела народного образования за 1950 год видно, что

Александрова Вера Ивановна работала в должности руководительницы. Приказом № 15 Московского городского отдела народного образования от 5 января 1951 года уволена с работы по личному желанию с 10 января 1951 года. Сведений о времени поступления В.И. Александровой на работу в детский сад № 25 Советского района не обнаружено. Основание: ф. N ____________, оп. N ____________, ед. хр. N ___________ лл ___________, оп. N ____________, ед. хр. N ___________ л _______________ Выдана для представления в ____________________________________________

                       (название учреждения)

           Подписи: Начальник канцелярии

                      Сотрудник архива

Гербовая печать

Российская Социалистическая Федеративная Советская Республика

Народный комиссариат по просвещению Гр. Петрову Николаю Институт народного хозяйства Николаевичу им. Плеханова, г. Москва __________________________________________ (почтовый адрес)

                                           АРХИВНАЯ КОПИЯ

СВИДЕТЕЛЬСТВО

    Выдано  настоящее  свидетельство   гр.   Петрову  Николаю  Николаевичу,
родившемуся  21  сентября  1891  года,  в  том, что, поступив в 1925 году в
Институт  народного  хозяйства  им. Плеханова, он окончил в нем курс в 1930
году  по  бюджетно-контрольному  циклу финансового отделения экономического

факультета. Гр. Петрову Н.Н. присвоена квалификация — экономист-финансист.

Москва, 20 февраля Директор (подпись) 1940 года № 1100 Печать института Декан факультета (подпись)

Основание: ф. N _____________, оп. N _____________
           д. N _____________, л _____________

Выдана для представления в ____________________________________________

                       (название учреждения)

         Начальник канцелярии (подпись)

         Сотрудник архива (подпись)

Гербовая печать учреждения

  Штамп

учебного заведения

                               Гр. Сидорову Ивану Ивановичу
                    ___________________________________________________
                                     (почтовый адрес)

                          АРХИВНАЯ ВЫПИСЬ

СПИСОК преподавателей этнологического факультета 1-го Московского государственного университета

                      Музейное отделение

_______________ Сидоров Иван Иванович — искусствоведение, методика экспонирования произведений живописи.

__________ Ректор (подпись)

                  Декан факультета (подпись)

15 сентября 1939 года

Основание: ф. N _________, оп. N _________, ед. хр. N ________, л _________

     Выдано для представления в _______________________________________

                       (название учреждения)

    Начальник канцелярии (подпись)

    Начальник архива или лицо,
       ответственное за архив (подпись)

Гербовая печать учебного заведения