Методические рекомендации по проведению проверок работы отделов (бюро) ЗАГСа исполкомов районных, городских Советов народных депутатов

(одобрены решением коллегии Минюста РСФСР от 07.05.1974, протокол № 9, п. 3)

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ПРОВЕРОК РАБОТЫ ОТДЕЛОВ (БЮРО) ЗАГСА

Главной задачей отделов ЗАГСа Советов Министров автономных республик, крайисполкомов и облисполкомов является дальнейшее повышение уровня работы органов ЗАГСа, обеспечение точного соблюдения ими законности при регистрации актов гражданского состояния, улучшение культуры обслуживания населения.

В основу всей организационной деятельности по руководству органами записи актов гражданского состояния должны быть положены контроль и проверка исполнения.

Формы и методы контроля разнообразны: выезды на места с проверками, обобщение практики, писем, заявлений и жалоб граждан, проверка правильности заполнения актовых записей, разрешения дел по изменению и восстановлению записей актов гражданского состояния, изучение и анализ статистических данных, справок о работе, подведение итогов смотров-конкурсов, заслушивание отчетов работников на оперативных совещаниях и т.п.

Организация действенной, четко налаженной системы контроля и проверки исполнения во многом зависит от творческой инициативы заведующего отделом ЗАГСа.

Настоящие рекомендации касаются лишь методики проведения проверки основных вопросов деятельности отделов (бюро) ЗАГСа исполкомов районных и городских Советов народных депутатов при выездах на места.

Основная задача проверки состоит в том, чтобы, выявив ошибки и недостатки, а также причины, их порождающие, на месте принять меры к их устранению и оказать помощь в совершенствовании форм, стиля и методов работы проверяемого органа ЗАГСа. При этом следует также изучать положительные стороны организации работы, чтобы в дальнейшем распространить и внедрить их в практику других органов ЗАГСа.

Проверка может носить общий характер — изучение всей деятельности органа ЗАГСа или целевой — изучение конкретного участка работы. Эффективность ее во многом зависит от правильной организации и подготовки.

В зависимости от цели и объема проверки к ее проведению могут привлекаться работники других бюро ЗАГСа. Она может быть организована совместно с работниками органов статистики, здравоохранения, финансовых органов и других.

Работник, выезжающий в командировку, обязан заблаговременно изучить все имеющиеся в отделе ЗАГСа материалы, характеризующие состояние дел в проверяемом органе, и на этой основе разработать оптимальный план проверки.

Заведующий отделом ЗАГСа проверяет подготовленность сотрудника к выполнению поручения, полноту и целенаправленность составленного плана, после чего утверждает его и дает проверяющему инструктаж.

По приезде на место следует проинформировать руководство соответствующего исполкома местного Совета народных депутатов о целях и задачах проверки, выяснить, имеются ли замечания по работе органа ЗАГСа и жалобы граждан.

Ознакомление целесообразно начать с выяснения, как выполнены предложения по предыдущей проверке, дать оценку эффективности проведенных мероприятий по устранению ранее выявленных недостатков, а затем перейти к изучению организации работы органа ЗАГСа и других участков его деятельности. В зависимости от конкретных обстоятельств намеченный ранее план в ходе проверки может быть дополнен, а отдельные вопросы и очередность их изучения изменены.

В каждом конкретном случае проверяющий должен творчески подходить к выполнению служебного задания и как можно меньше отвлекать сотрудников от их текущей работы.

I. Ознакомление с организацией работы отдела (бюро) записи актов гражданского состояния

1. Работа с кадрами. Необходимо изучить состав работников органа ЗАГСа (по партийности, образованию, опыту работы и т.д.), все ли они отвечают предъявляемым требованиям, насколько правильно расставлены по занимаемым должностям с учетом их способностей и подготовки, вопросы взаимозаменяемости сотрудников во время отпуска, болезни, учебы и т.д., знание ими функциональных обязанностей и норм брачно-семейного законодательства, относящихся к их практической деятельности.

Выяснить причины текучести кадров (при ее наличии), изучить формы работы по повышению идейно-политического уровня и профессионального мастерства кадров, воспитательную роль оперативных совещаний; влияние работы с кадрами на улучшение производственной деятельности, укрепление дисциплины; участие сотрудников органа ЗАГСа в общественно-массовой работе, пропаганде брачно-семейного законодательства и новых гражданских обрядов.

Проверить, какую помощь отдел (бюро) ЗАГСа оказывает должностным лицам исполнительных комитетов сельских и поселковых Советов народных депутатов, регистрирующих акты гражданского состояния, в изучении законодательства о браке и семье, организации и проведении торжественной регистрации браков и рождений.

2. Планирование работы. Планы отдела (бюро) ЗАГСа отражают организацию работы по обеспечению выполнения возложенных на него задач. Поэтому необходимо путем ознакомления с планами, протоколами совещаний, справками о работе бюро ЗАГСа и другими материалами проверить:

а) своевременность составления планов;

б) актуальность и конкретность предусмотренных в планах мероприятий;

в) сроки и качество выполнения заданий и их эффективность;

г) постановку контроля за выполнением намеченных мероприятий.

3. Прием посетителей, рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан. Ознакомиться с режимом работы и распорядком рабочего дня органа ЗАГСа и выяснить, увязываются ли часы его работы с графиком работы предприятий, учреждений и организаций. Достаточно ли времени отведено для приема граждан, установлены ли вечерние часы приема населения и работа в субботние дни.

Присутствуя на личном приеме посетителей, установить, полно и правильно ли даются разъяснения, насколько внимательно и чутко относятся работники к просьбам граждан и оперативно принимают необходимые меры к их разрешению, устраивает ли граждан установленный режим работы органа ЗАГСа.

Особое внимание следует уделить качеству подготавливаемых ответов на заявления и жалобы граждан (юридическая обоснованность, стиль и четкость изложения) и соблюдению установленных законом сроков их рассмотрения.

4. Другие вопросы. Ознакомиться с постановкой учета нормативных материалов, регулирующих деятельность органов ЗАГСа, руководящих указаний и рекомендаций вышестоящих органов.

Проверить, как выполняются указания и задания, какие меры приняты в связи с информационными письмами и обзорами, ведется ли аналитическая работа и какова ее эффективность.

При ознакомлении с делопроизводством обратить внимание на своевременность регистрации поступающей корреспонденции, культуру оформления документации, правильность ведения нарядов, учет присланных свидетельств и вручения их заявителям, хранение бланков свидетельств и отчетность в их расходовании.

Изучить состояние архивного фонда: учет и хранение книг регистрации актов гражданского состояния, ведение картотеки или алфавитных журналов, внесение в записи актов изменений и дополнений. При этом на выборку проверить правильность выдачи гражданам справок об отсутствии актов записей.

Установить, отвечают ли помещение и оборудование органа ЗАГСа предъявляемым требованиям создания торжественной обстановки при регистрации браков и рождений, культуры обслуживания населения, имеются ли необходимые ритуальные атрибуты, образцы заявлений и т.п.

II. Проверка соблюдения законности при регистрации актов гражданского состояния

Проверка правильности применения действующего законодательства о браке и семье при регистрации актов гражданского состояния должна проводиться путем использования материалов, находящихся в нарядах, отдельно по каждому виду акта (заявление, копии или выписки из решений исполкома и постановлений суда, заключение органов ЗАГСа, квитанции и марки об уплате госпошлины и т.п.), а также книг учета заявлений, прихода и расхода бланков свидетельств.

При этом основное внимание рекомендуется обратить на точное соблюдение органами ЗАГСа следующих требований действующего законодательства, регулирующего регистрацию конкретного вида акта гражданского состояния:

1. Регистрация рождения (ст. ст. 49 - 51, 148, 149 Кодекса о браке и семье РСФСР, раздел II Инструкции о порядке регистрации актов гражданского состояния в РСФСР <1>).

---

<1> Утверждена постановлением Совета Министров РСФСР от 17 октября 1969 г. № 592. — СП РСФСР, 1969, № 22, ст. 123.

Правильность записи фамилии, имени, отчества ребенка, места и времени его рождения, сведения об отце.

Соблюдение порядка регистрации рождения, если заявление поступило по истечении года после рождения ребенка.

Полнота и своевременность регистрации рождений, внедрение и совершенствование обряда торжественной регистрации рождений.

В процессе проверки выяснить, какие принимаются меры к дополнению записей актов о рождении детей сведениями об отце.

2. Регистрация заключения брака (ст. ст. 13 - 16, 18, 150 КоБС РСФСР, раздел III Инструкции).

Своевременность учета заявлений в специальном журнале, соблюдение месячного срока регистрации брака и обоснованность сокращения или увеличения его.

Наличие условий и отсутствие препятствий к заключению брака, личное присутствие лиц при подаче заявления и регистрации брака, разъяснение вступающим в брак их прав и обязанностей.

Организация регистрации брака в торжественной обстановке, совершенствование ритуала.

Какая проводится работа по предупреждению легкомысленных браков, по укреплению семьи и сокращению религиозной обрядности и ее эффективность.

3. Регистрация расторжения брака (ст. ст. 38, 39, 41, 151 - 155 КоБС РСФСР, раздел IV Инструкции).

При ознакомлении с материалами расторжения брака проверить следующее.

Ведение учета заявлений о взаимном согласии супругов, не имеющих несовершеннолетних детей, на расторжение брака, правильности исчисления трехмесячного срока и соблюдение его.

Проводится ли в целях предупреждения случаев двойной регистрации в данном органе ЗАГСа предварительная проверка наличия записи акта о расторжении брака на основании решения суда по заявлению другого супруга. Для этого (выборочно) следует использовать алфавитный журнал, картотеку, а также сведения, имеющиеся в органах статистики.

Правильность расторжения брака при взаимном согласии супругов, не имеющих несовершеннолетних детей, в отсутствие одного из них.

Извещается ли супруг, находящийся в заключении, или опекун недееспособного супруга о поданном заявлении о расторжении брака и истребуются ли сведения о наличии спора о детях, разделе имущества, являющегося общей совместной собственностью супругов, или спора о выплате алиментов недееспособному супругу, нуждающемуся в помощи.

Соблюдение порядка присвоения супругу добрачной фамилии.

Своевременность внесения в записи актов о браке отметки о расторжении брака и направления извещения об этом в соответствующие органы ЗАГСа.

Соблюдение порядка восстановления брака в случае явки супруга, признанного безвестно отсутствующим.

4. Регистрация усыновления и удочерения (ст. ст. 98, 105 - 107, 110, 111 - 113, 117, 156 КоБС РСФСР, раздел V Инструкции). Указание в записи акта о рождении ребенка усыновителя в качестве родителя, изменение фамилии, имени, отчества, места и времени рождения ребенка в точном соответствии с решением исполкома.

Обеспечение тайны усыновления — истребование при наличии запросов согласия усыновителей, а в случае их смерти — органов опеки и попечительства, на сообщение каких-либо сведений об усыновлении и выдачу копий или выписок из актовых записей, из которых можно усмотреть, что ребенок усыновлен.

5. Регистрация установления отцовства (ст. ст. 49, 157 КоБС РСФСР, раздел VI Инструкции). Наличие в деле совместного заявления родителей об установлении отцовства или решения суда, а в случае смерти матери или невозможности установления ее местожительства — заявление лица, признавшего себя отцом ребенка, свидетельства о смерти матери или документа, подтверждающего невозможность установления ее местожительства.

При установлении отцовства в отношении совершеннолетних — имеется ли письменное согласие совершеннолетнего на установление в отношении него отцовства и изменение его фамилии; своевременность исправления записи акта о рождении и правильность выдачи нового свидетельства (по месту нахождения записи акта о рождении).

6. Регистрация смерти (ст. 159 КоБС РСФСР, раздел VIII Инструкции). Обратить внимание на обеспечение полной и своевременной регистрации умерших; соблюдение порядка регистрации смерти лиц, умерших более года тому назад и признанных в установленном порядке умершими; правильность указания времени смерти при наличии решения суда о признании лица умершим и установлении факта его смерти.

7. Восстановление и изменение записей актов гражданского состояния. Порядок совершения этих действий установлен Правилами изменения и восстановления записей актов гражданского состояния, утвержденными постановлением Совета Министров РСФСР от 27 августа 1969 г. № 512 <1>.

---

<1> СП РСФСР, 1969, № 21, ст. 113.

При ознакомлении с делами по изменению и восстановлению утраченных записей актов обратить внимание на качество проверки и полноту представленных заявителем и собранных органом ЗАГСа материалов.

В делах по восстановлению любого вида утраченного акта гражданского состояния должна быть справка соответствующего архива, ЗАГСа об отсутствии разыскиваемой записи и документы, подтверждающие, что она ранее составлялась.

Кроме этого, в деле должны находиться документы, бесспорно подтверждающие сведения, необходимые для заполнения всех граф восстанавливаемой записи. Так, при восстановлении записи акта о рождении — документы, подтверждающие место, время рождения заявителя и сведения о его родителях.

В ходе проверки ознакомиться с практикой установления года рождения заявителя, если в его документах отсутствуют сведения о возрасте или содержатся противоречивые данные о возрасте, и выяснить, соответствует ли она требованиям пункта 13 Правил изменения и восстановления записей актов гражданского состояния.

Проверить своевременность направления материалов в орган ЗАГСа по месту, где находилась утраченная запись, правильность составления восстановленной записи (в какой книге, нумерация).

При изучении дел по изменению или исправлению записей актов гражданского состояния обратить внимание на наличие основания приема заявления (при отсутствии спора между заинтересованными лицами), копии актовой записи, нуждающейся в изменении или исправлении, а также документов, подтверждающих необходимость внесения в записи изменений (исправлений).

Как при восстановлении, так и при изменении или исправлении записей актов гражданского состояния особое значение должно придаваться полноте и обоснованности составления заключения об удовлетворении просьбы заявителя или об отказе в ее удовлетворении. В заключении должны быть подробно указаны результаты проверки, какими документами подтверждается возможность восстановления утраченной записи или внесения изменений в актовую запись, а в случае отказа в удовлетворении просьбы заявителя — мотивировка причины отказа.

Проверить, все ли заключения утверждаются исполкомом районного, городского Совета народных депутатов, выдается ли заявителям (по их требованиям) копия заключения в случае отказа в удовлетворении их просьбы и разъясняется ли судебный порядок обжалования отказа органов ЗАГСа в изменении или исправлении записей, а также установления факта регистрации акта гражданского состояния.

8. Проверка правильности взимания государственной пошлины. Проверка правильности взимания государственной пошлины, своевременности наклеивания и погашения марок может проводиться одновременно с проверкой соблюдения законности при регистрации актов гражданского состояния. Наибольший результат достигается при проверке этого участка работы совместно с работниками финансовых органов.

Проверке подлежит:

а) соблюдение требований постановления СНК СССР от 29 апреля 1942 г. № 598 «О ставках государственной пошлины» <1> с последующими изменениями и дополнениями и Инструкции Министерства финансов СССР от 4 апреля 1972 г. № 71 «О государственной пошлине» <2>;

---

<1> Постановление СНК СССР от 29 апреля 1942 г. утратило силу. См. постановление Совета Министров СССР от 29 июня 1979 г. № 648 «О ставках государственной пошлины». — СП СССР, 1979, № 20, ст. 122.

<2> В настоящее время действует Инструкция Министерства финансов СССР от 31 декабря 1976 г. № 95.

б) наличие аванса марок госпошлины;

в) соответствие суммы, подлежащей взысканию, квитанции учреждения банка или марке госпошлины.

При этом обратить внимание на дату уплаты госпошлины, которая не должна быть позднее регистрации акта. Проверить, во всех ли случаях госпошлина на сумму свыше 10 рублей вносится в учреждения банка, правильность указания в актовой записи суммы, подлежащей взысканию по решению суда, номера квитанции о ее уплате;

г) обоснованность освобождения заявителя от уплаты госпошлины;

д) своевременность наклеивания пошлинных марок и правильность их погашения;

е) сохранность марок госпошлины на заявлениях и делах, находящихся в архиве.

Для проверки правильности взимания государственной пошлины за регистрацию актов гражданского состояния, выдачу повторных свидетельств, в том числе присланных из других органов ЗАГСа, могут проводиться (выборочно) беседы с гражданами или направляться соответствующие запросы.

При обнаружении случаев неправильного взимания государственной пошлины должны быть приняты меры к возвращению лицам излишне внесенных ими сумм или к дополнительному ее взысканию, если получена пошлина меньше установленного законом размера.

При вскрытии злоупотреблений со стороны работников органа ЗАГСа об этом докладывается руководству исполкома, а в необходимых случаях материалы передаются для расследования в соответствующие органы.

III. Подведение итогов проверки работы органов ЗАГСа

В ходе проверки проверяющий обязан принять возможные меры к устранению вскрытых недостатков, оказать помощь в улучшении организации работы органа ЗАГСа и дать разъяснения на все возникшие у работников вопросы по применению законодательства.

По окончании проверки все выявленные недостатки должны быть обсуждены с работниками проверяемого органа и составлена справка.

Справка должна быть написана четко и по возможности кратко, содержать глубокий анализ положения дел в органе ЗАГСа, положительные стороны и недостатки в работе, объективные выводы и конкретные предложения по улучшению его деятельности, а также срок сообщения о выполнении данных рекомендаций. Цифровые данные, характеризующие работу органа ЗАГСа, могут быть даны в приложении к справке.

Один экземпляр справки оставляется в отделе (бюро) ЗАГСа. На месте проверяющий должен оказать заведующему отделом (бюро) ЗАГСа помощь в разработке мероприятий по улучшению деятельности этого органа и устранению к определенным срокам недостатков, которые не могли быть устранены во время проверки.

Об итогах проверки работник отдела ЗАГСа обязан проинформировать руководство соответствующего исполнительного комитета Совета народных депутатов.

По возвращении результаты проверки докладываются заведующему отделом ЗАГСа, а в необходимых случаях — руководству Совета Министров АССР, крайисполкома, облисполкома и, как правило, обсуждаются на оперативном совещании в отделе ЗАГСа.

Контроль за исполнением данных рекомендаций возлагается на проверяющего и заведующего отделом ЗАГСа облкрайисполкома, Совета Министров АССР.

---