Методические указания по ведению договорной и претензионной работы в ОАО «РЖД»

(утв. ОАО «РЖД» 31.03.2016 № 261)

(ред. от 25.09.2020)

31 марта 2016 г. № 261

I. ВВОДНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящие Методические указания по ведению договорной и претензионной работы в ОАО «РЖД» (далее — Методические указания) разработаны с целью детализации процессов договорной и претензионной работы в ОАО «РЖД», принципов и подходов организации взаимодействия подразделений аппарата управления, структурных подразделений, служб железных дорог, филиалов, дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД» при ведении договорной и претензионной работы, с учетом особенностей внутренних документов ОАО «РЖД», практики ведения договорной и претензионной работы.

Методические указания представляют собой текстовое описание структуры процесса и детализацию взаимосвязанных подпроцессов, происходящих на каждой стадии договорной и претензионной работы.

Настоящие Методические указания действуют и подлежат применению в отношении:

всех документов, подписываемых от имени ОАО «РЖД» и фиксирующих договоренности, достигнутые компанией с другими субъектами правоотношений, регулируемых гражданским законодательством (к таким документам относятся договоры (контракты), меморандумы, протоколы о намерениях, соглашения, дополнительные соглашения, документы, подписываемые сторонами с целью исполнения, изменения или прекращения основных документов, в том числе регулируемые законодательством иностранного государства либо применимое право в которых не определено);

претензий, вытекающих из договоров, заключаемых ОАО «РЖД», а также претензий в связи с причинением внедоговорного вреда.

Исключения для применения настоящих Методических указаний составляют договоры и претензии, на которые не распространяется действие Положения о договорной и претензионной работе в ОАО «РЖД», а также договоры, для которых внутренними документами ОАО «РЖД» установлен особый порядок договорной и (или) претензионной работы.

II. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

АС ЕРД — Автоматизированная система формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга ОАО «РЖД».

Безденежные договоры (меморандумы, протоколы (соглашения) о намерениях (сотрудничестве) и т.п.) — договоры, заключаемые от имени ОАО «РЖД», не содержащие обязательств финансово-экономического характера.

Договоры — гражданско-правовые договоры (контракты), соглашения, меморандумы, протоколы (соглашения) о намерениях (сотрудничестве) и иные документы, в которых изложены достигнутые сторонами договоренности по любому аспекту деятельности ОАО «РЖД», а также дополнительные соглашения (дополнения), заключаемые сторонами с целью исполнения, изменения или прекращения действия основных документов.

Доходные договоры — договоры, заключаемые от имени ОАО «РЖД» с контрагентами, плательщиками по которым являются покупатели и заказчики товарно-материальных ценностей, работ или услуг, поставляемых, выполняемых или оказываемых ОАО «РЖД».

Комплект договорной документации — совокупность документов, необходимых для надлежащего, всестороннего и полного рассмотрения (визирования) проекта договора, включающая в себя, в том числе, организационно-распорядительные документы ОАО «РЖД», на основании которых осуществляется договорная работа по проекту договора, пояснительную записку, изменяемую часть документации процедуры размещения заказа и переписку подразделений ОАО «РЖД» по проекту договора, а также документы, подтверждающие полномочия подписывающего со стороны контрагента лица.

Конкурентная процедура закупки — процедура закупки, предусмотренная Положением о закупке, в ходе которой выбор лучшего поставщика (исполнителя, подрядчика) осуществляется на основе сравнения предложений (состязательности) нескольких независимых участников процедуры закупки.

Контрагент — юридическое или физическое лицо, с которым ОАО «РЖД» состоит в договорных отношениях или с которым у ОАО «РЖД» предполагаются договорные отношения.

Основание заключения договора (Основание) — оформленный в соответствии с требованиями законодательства и внутренних документов ОАО «РЖД» документ, позволяющий однозначно определить волеизъявление ОАО «РЖД» по заключению, изменению или прекращению соответствующего договора с определенным контрагентом.

Ответственное подразделение — подразделение, из деятельности которого вытекает претензия.

План закупок — план закупок товаров, работ, услуг для осуществления основных видов деятельности ОАО «РЖД», формируемый и утверждаемый в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, в частности, в соответствии с требованиями Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», Постановления Правительства от 17.09.2012 № 932 «Об утверждении правил формирования плана закупки товаров (работ, услуг) и требований к форме такого плана», и утверждаемыми в соответствии с ними внутренними документами ОАО «РЖД». Порядок и сроки формирования Плана закупок, его содержание, срок его размещения и корректировки определены распоряжением ОАО «РЖД» от 25.12.2014 № 3142р «О Регламенте взаимодействия подразделений ОАО „РЖД“ при организации закупочной деятельности».

Подразделение-исполнитель — подразделение, в интересах, в компетенции и в рамках бюджета которого предполагается заключение и реализация договора, либо подразделение, определенное уполномоченным лицом ОАО «РЖД» в качестве подразделения-исполнителя.

Положение о договорной и претензионной работе - Положение о договорной и претензионной работе в ОАО «РЖД», являющееся утвержденным в установленном порядке внутренним документом ОАО «РЖД», устанавливающим основные принципы и правила осуществления договорной и претензионной работы в ОАО «РЖД».

Положение о закупке - Положение о закупке товаров, работ, услуг для нужд ОАО «РЖД», утвержденное советом директоров ОАО «РЖД» 30.06.2014 и объявленное распоряжением ОАО «РЖД» от 17.07.2014 № 1663р.

Претензия — письменное требование совершить определенное действие (выполнить работу, оказать услугу, устранить недостатки выполненных работ, возместить убытки, выплатить неустойку, соразмерно уменьшить цену договора и т.д.) или воздержаться от совершения определенного действия, оформленное в соответствии с требованиями закона или соглашения о претензионном порядке (при наличии).

Претензионная работа — деятельность по рассмотрению и предъявлению претензий.

Причастное подразделение — подразделение ОАО «РЖД», участвующее в процессе договорной и претензионной работы по вопросам, относящимся к его компетенции в соответствии с положением о данном подразделении, утвержденным ОАО «РЖД».

Проект договора — текст договора со всеми приложениями, подготовленный для включения в документацию процедуры размещения заказа или для подписания сторонами.

Процедура размещения заказа — процедура определения контрагента по договору и условий договора, предусмотренная Положением о закупке или иными внутренними документами ОАО «РЖД», определяющими порядок заключения расходных и доходных договоров <1>.

---

<1> Процедуры размещения заказа могут быть конкурентными и неконкурентными.

Процесс договорной работы — процесс последовательных, взаимосвязанных действий, направленных на подготовку к заключению договора, заключение договора, сопровождение договора, закрытие договора.

Расходные договоры — договоры, заключаемые от имени ОАО «РЖД» с контрагентами, плательщиком по которым является ОАО «РЖД».

Регламент взаимодействия — Регламент взаимодействия подразделений ОАО «РЖД» при организации закупочной деятельности, утвержденный распоряжением ОАО «РЖД» от 25 декабря 2014 г. № 3142р.

Сделка — действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (это может быть как один договор, так и комплекс взаимосвязанных договоров, направленных на реализацию одного проекта, достижения единой цели).

Соглашение о претензионном порядке — условия договора о порядке и сроках предъявления и рассмотрения претензий по договору.

Стадии договорной работы — этапы договорной работы (подготовка к заключению договора, заключение договора, сопровождение договора, закрытие договора).

Структурные подразделения ОАО «РЖД» — подразделения, не имеющие статуса «Филиал». К таким структурным подразделениям в контексте настоящих Методических указаний не относятся структурные подразделения филиалов ОАО «РЖД».

Типовая форма договора — форма договора, подлежащая применению подразделением-исполнителем при составлении проекта договора в ОАО «РЖД». Каталог Типовых форм договоров приложен к настоящим Методическим указаниям.

Участники процесса договорной работы — лица, подразделения, участвующие в процессе договорной работы (подразделение-исполнитель, причастные подразделения, лицо, подписывающее договор и т.д.).

Определения, применяемые в отношении подразделений ОАО «РЖД» в рамках настоящих Методических указаний:

бухгалтерия — Бухгалтерская служба или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД»;

имущественная служба — Департамент управления имуществом, его региональные подразделения или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД»;

инвестиционная служба — Департамент инвестиционной деятельности или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД»;

международная служба — Департамент международного сотрудничества или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД»;

служба безопасности — Департамент безопасности, его региональные центры или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД»;

служба интеллектуальной собственности — Управление по вопросам интеллектуальной собственности или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД»;

служба информатизации — Департамент информатизации или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД»;

служба развития систем управления — Департамент развития системы управления или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД»;

служба технической политики — Департамент технической политики или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД»;

таможенная служба — Центр по таможенной деятельности или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД»;

филиалы — филиалы и структурные подразделения ОАО «РЖД»;

финансовая служба — Департамент корпоративных финансов или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД»;

центр организации закупочной деятельности — Центр организации закупочной деятельности или его региональное подразделение (по территориальной принадлежности);

экономическая служба — Департамент экономики или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД»;

юридическая служба — Правовой департамент, юридические подразделения филиалов или юридические службы железных дорог, осуществляющие правовое сопровождение деятельности соответствующего филиала или структурного подразделения ОАО «РЖД».

III. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ

Договорная работа в ОАО «РЖД» включает в себя 4 основных стадии, являющиеся подпроцессами первого уровня:

1. подготовка к заключению договора;

2. заключение договора;

3. сопровождение договора;

4. исполнение договора.

1. Подготовка к заключению договора