Приказ ОАО «РЖД» от 30.03.2016 № 15

(ред. от 19.02.2018)

«О договорной и претензионной работе в ОАО „РЖД“»

В целях совершенствования и оптимизации договорной и претензионной работы в ОАО «РЖД» приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 31 марта 2016 г. прилагаемое Положение о договорной и претензионной работе в ОАО «РЖД».

2. Статс-секретарю — вице-президенту Мещерякову А.А. утвердить до 31 марта 2016 г. методические указания по ведению договорной и претензионной работы в ОАО «РЖД».

3. Руководителям филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД»:

а) провести до 29 апреля 2016 г. работу по признанию утратившими силу документов филиалов и структурных подразделений по вопросам договорной и претензионной работы;

б) проанализировать практику применения форм договоров, утвержденных внутренними документами ОАО «РЖД», которыми руководствуются в филиалах и структурных подразделениях, и представить до 29 апреля 2016 г. в Правовой департамент предложения о целесообразности их дальнейшего использования и (или) о признании утратившими силу документов ОАО «РЖД», утвердивших формы договоров, дальнейшее применение которых признано нецелесообразным.

4. Начальнику Правового департамента Бынкову В.И. обобщить до 1 сентября 2016 г. представленные в соответствии с пунктом 3 настоящего приказа предложения и организовать необходимую работу по их реализации.

5. Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» обеспечить изучение и соблюдение работниками Положения, утвержденного настоящим приказом.

6. Признать утратившими силу с 31 марта 2016 г.:

приказ ОАО «РЖД» от 30 июня 2004 г. № 85 «Об организации работы по рассмотрению и предъявлению претензий, вытекающих из хозяйственных договоров, заключенных ОАО „РЖД“;»

Методические указания по ведению договорной работы в ОАО «РЖД», утвержденные ОАО «РЖД» 31 декабря 2013 г. № 446;

приказ ОАО «РЖД» от 31 декабря 2014 г. № 113 «Об утверждении Положения о договорной работе в ОАО „РЖД“;»

пункт 3 распоряжения ОАО «РЖД» от 24 декабря 2015 г. № 3074р «О внесении изменений в отдельные нормативные документы ОАО „РЖД“.»

1. Настоящее Положение устанавливает единый порядок ведения договорной и претензионной работы в ОАО «РЖД» и распространяется на:

договоры, заключаемые ОАО «РЖД», кроме публичных, в том числе договоров перевозки пассажиров, грузов, багажа и грузобагажа, энергоснабжения, об оказании услуг по использованию инфраструктуры железнодорожного транспорта общего пользования и услуг связи, порядок ведения работы по которым регулируется законодательством Российской Федерации и принятыми в соответствии с ним внутренними документами ОАО «РЖД», и договоров в сфере трудового права;

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

претензии, вытекающие из договоров, заключаемых ОАО «РЖД» в соответствии с настоящим Положением, а также претензии в связи с причинением внедоговорного вреда.

2. В развитие настоящего Положения издаются методические указания по ведению договорной и претензионной работы в ОАО «РЖД», утверждаемые статс-секретарем — заместителем генерального директора ОАО «РЖД» (далее — методические указания), которые детально регламентируют процесс договорной и претензионной работы и взаимодействие при этом подразделений ОАО «РЖД», и могут издаваться другие внутренние документы ОАО «РЖД», устанавливающие особенности указанной работы по отдельным направлениям деятельности ОАО «РЖД», категориям претензий и по организации взаимодействия подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД».

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

3. В настоящем Положении используются следующие термины и понятия:

АС ЕРД — автоматизированная система формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга «РЖД»;

бухгалтерия — Бухгалтерская служба или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД»;

визовый экземпляр договора — подлинный экземпляр договора, который визируется руководителями подразделения-исполнителя, соответствующих подразделений и в определенных случаях заместителями генерального директора ОАО «РЖД»;

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

договорная работа — подготовка, рассмотрение, визирование, заключение и регистрация договоров, а также обеспечение контроля за их исполнением;

договоры — гражданско-правовые договоры (контракты), соглашения, меморандумы, протоколы (соглашения) о намерениях (сотрудничестве) и иные документы, в которых изложены достигнутые сторонами договоренности по любому аспекту деятельности ОАО «РЖД», а также дополнительные соглашения (дополнения), заключаемые сторонами в целях исполнения, изменения или прекращения действия основных документов;

комплект договорной документации — комплект документов, необходимых для надлежащего, всестороннего и полного рассмотрения (визирования) проекта договора, включающий в себя в том числе организационно-распорядительные документы ОАО «РЖД», на основании которых осуществляется работа по проекту договора, пояснительную записку, изменяемую часть документации процедуры размещения заказа и переписку подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» по проекту договора, а также документы, подтверждающие полномочия подписывающего со стороны контрагента лица;

конкурентная процедура закупки — процедура закупки, предусмотренная Положением о закупке товаров, работ, услуг для нужд ОАО «РЖД», в ходе которой выбор лучшего поставщика (исполнителя, подрядчика) осуществляется на основе сравнения предложений (состязательности) нескольких независимых участников процедуры закупки;

консультант — независимая организация (специалист), оказывающая консультационные услуги ОАО «РЖД» по техническим, финансово-экономическим, правовым и иным направлениям деятельности, обладающая необходимым опытом, знаниями и квалификацией в соответствующей области;

контрагент — юридическое или физическое лицо, с которым ОАО «РЖД» состоит в договорных отношениях или планирует вступить в договорные отношения;

международная служба — Департамент зарубежных проектов и международного сотрудничества или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД»;

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

подразделение — подразделение аппарата управления, филиала, структурного подразделения ОАО «РЖД»;

подразделение-исполнитель — подразделение аппарата управления, филиала, структурного подразделения ОАО «РЖД», осуществляющее подготовку и сопровождение проекта договора, в интересах, компетенции и в рамках бюджета которого предполагается заключение и реализация договора, либо подразделение, определенное уполномоченным лицом ОАО «РЖД» в качестве подразделения-исполнителя;

Положение о закупке — Положение о закупке товаров, работ, услуг для нужд ОАО «РЖД», утвержденное советом директоров ОАО «РЖД» 30 июня 2014 г. и принятое к руководству и исполнению распоряжением ОАО «РЖД» от 17 июля 2014 г. № 1663р;

претензионная работа — деятельность по рассмотрению и предъявлению претензий;

процедура размещения заказа — процедура определения контрагента по договору и условий договора, предусмотренная Положением о закупке или иными внутренними документами ОАО «РЖД», определяющими порядок заключения расходных и доходных договоров;

регистратор — подразделение, осуществляющее в соответствии с внутренними документами ОАО «РЖД» регистрацию договоров в АС ЕРД, или лицо, назначенное подразделением ответственным за регистрацию договоров в указанной системе;

сделки — действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (это может быть как один договор, так и комплекс взаимосвязанных договоров, направленных на реализацию одного проекта, достижение единой цели);

(абзац введен Приказом ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

сделка, для совершения которой требуется проведение специальных процедур, — сделка, для совершения которой необходимо получение одобрения, согласия органов управления и контроля общества и (или) государственных органов, извещение указанных органов о совершении сделки или проведение иных процедур, предусмотренных законодательством Российской Федерации (к таким сделкам относятся в том числе крупная сделка и сделка, в совершении которой имеется заинтересованность);

(абзац введен Приказом ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

служба безопасности — Департамент безопасности, его региональные центры или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД»;

центр организации закупочной деятельности — Центр организации закупочной деятельности или его региональное отделение (по территориальной принадлежности);

филиалы — филиалы и структурные подразделения ОАО «РЖД»;

финансовая служба — Департамент корпоративных финансов или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах;

экономическая служба — Департамент экономики или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах;

юридическая служба — Правовой департамент, юридические подразделения филиалов или юридические службы железных дорог, осуществляющие правовое сопровождение деятельности соответствующего филиала.

4. Работа по договорам, содержащим сведения, составляющие государственную и/или коммерческую тайну, осуществляется в соответствии с настоящим Положением с учетом особенностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и внутренними документами ОАО «РЖД».

5. Для исключения случаев превышения установленных в выданных доверенностях ограничений по сделкам не допускается заключение с одним и тем же лицом нескольких однотипных сделок (имеющих одинаковый предмет, предусматривающих закупку ОАО «РЖД» товаров, работ, услуг) в течение года с даты совершения первой сделки, общая сумма которых превышает установленные в соответствующей доверенности ограничения.

Также не допускается подписание договоров, не предусмотренных доверенностью, на совершение которых в доверенности установлен запрет, по доверенности с истекшим сроком действия либо оформленной с нарушением порядка, установленного внутренними документами ОАО «РЖД».

6. Подразделение-исполнитель при осуществлении договорной работы отвечает за:

определение целесообразности заключения договора;

составление проекта договора и приложений к нему, подготовку необходимых материалов и информации, касающихся положений договора, а также качество подготовленных документов и материалов;

выбор контрагента (в случае заключения договора не по результатам конкурентной процедуры закупки);

соответствие проекта договора, включаемого в документацию процедуры размещения заказа, условиям проекта документации;

определение признаков сделки, для совершения которой требуется проведение специальных процедур, при необходимости — организацию и сопровождение таких процедур (включая своевременную подготовку необходимых материалов);

(абзац введен Приказом ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

формирование цены договора (в том числе начальной и/или максимальной), подготовку материалов, необходимых для ее формирования;

предоставление необходимой информации и пояснений, дополнительных документов соответствующим подразделениям и должностным лицам;

соблюдение сроков рассмотрения и визирования договоров.

7. Договорная работа в ОАО «РЖД» осуществляется:

1. по договорам, предусматривающим закупку ОАО «РЖД» товаров, работ, услуг (расходным договорам), на основании:

а) итогов процедур закупки, подведенных конкурсной комиссией ОАО «РЖД», иными конкурсными комиссиями ОАО «РЖД», решений, принятых экспертными группами и уполномоченными органами, образованными в порядке, установленном внутренними документами ОАО «РЖД», в том числе решений указанных комиссий и органов, принятых в соответствии с подпунктами 2 (если договор заключается с поставщиком (исполнителем, подрядчиком), который обладает исключительными правами в отношении данных товаров, работ, услуг) и 3 пункта 85 Положения о закупке

(пп. «а» в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

б) итогов конкурентных процедур закупки в электронной форме, зафиксированных в автоматизированной информационной системе «Электронная торгово-закупочная площадка ОАО „РЖД“ или на иной торговой площадке, на которой проводится процедура закупки;»

в) протоколов рассмотрения аукционных заявок, поступивших на участие в от крытом аукционе в электронной форме, в случае если он признан несостоявшимся, и протоколов рассмотрения документов, представленных в обоснование демпинговой цены договора, в случае если аукционной документацией были установлены антидемпинговые меры;

г) подпунктов 4 - 24, 28 - 30, 32 и 33 пункта 85 Положения о закупке;

д) решений уполномоченных лиц, указанных в подпункте 1 пункта 85 Положения о закупке, в случаях, предусмотренных этим подпунктом Положения о закупке;

(пп. «д» в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

е) решений генерального директора — председателя правления ОАО «РЖД», заместителей генерального директора ОАО «РЖД», директоров ОАО «РЖД», руководителей филиалов ОАО «РЖД», принятых в соответствии с подпунктами 25 - 27, 31 и 34 пункта 85 Положения о закупке, а также в соответствии с подпунктом 2 пункта 85 Положения о закупке (в случаях, когда договор с единственным участником заключается в связи с отсутствием равноценной альтернативы или замены, а также если в соответствии с законодательством Российской Федерации поставить товары, выполнить работы, оказать услуги может только конкретный поставщик (подрядчик, исполнитель);

(пп. «е» введен Приказом ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

ж) решений комиссии ОАО «РЖД» по оказанию благотворительной и спонсорской помощи юридическим и физическим лицам (за исключением договоров на оказание спонсорской помощи, предусматривающих оказание услуг рекламно-информационного характера). Комиссии ОАО «РЖД» по оказанию благотворительной помощи работникам и неработающим пенсионерам ОАО «РЖД» и членам их семей, а также иных комиссий ОАО «РЖД», образованных в аппарате управления ОАО «РЖД» в установленном порядке (при заключении договоров на основании подпункта 2 пункта 85 Положения о закупке (в случаях, когда договор с единственным участником заключается в связи с отсутствием равноценной альтернативы или замены), а также подпункта 31 пункта 85 Положения о закупке);

(пп. «ж» введен Приказом ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

2. по договорам, предусматривающим предоставление со стороны ОАО «РЖД» товаров, работ, услуг (доходным договорам), и договорам, не содержащим обязательств финансово-экономического характера (безденежным договорам), на основании:

а) решений генерального директора — председателя правления ОАО «РЖД», заместителей генерального директора ОАО «РЖД», директоров ОАО «РЖД» и руководителей филиалов ОАО «РЖД» о заключении договоров, принимаемых в пределах их полномочий, определенных внутренними документами ОАО «РЖД» или соответствующей доверенностью;

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

б) решений генерального директора — председателя правления ОАО «РЖД», заместителей генерального директора ОАО «РЖД», директоров ОАО «РЖД» и руководителей филиалов ОАО «РЖД», принимаемых в пределах их полномочий, определенных внутренними документами ОАО «РЖД» или соответствующей доверенностью, об участии ОАО «РЖД» в процедурах размещения заказа, организуемых третьими лицами;

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

в) итогов процедур размещения заказа, подведенных конкурсной комиссией ОАО «РЖД», иными конкурсными комиссиями и уполномоченными органами, образованными в порядке, установленном внутренними документами ОАО «РЖД»;

г) итогов процедур размещения заказа в электронной форме, зафиксированных в автоматизированной информационной системе «Электронная торгово-закупочная площадка ОАО „РЖД“ или на иной торговой площадке, на которой осуществляется размещение заказов;»

3. по доходным и безденежным договорам, если они заключаются на постоянной основе в процессе обычной хозяйственной деятельности ОАО «РЖД», и дополнительным соглашениям при внесении изменений на основании требований законодательства Российской Федерации, решений и предписаний государственных органов власти, вступивших в силу решений судебных органов, мировых соглашений, условий договора, заключенного в установленном порядке, если контрагентом по договору предоставлена скидка и имеется соответствующее документальное подтверждение, а также при изменении реквизитов сторон, устранении опечаток и технических ошибок, допущенных в договоре при его заключении, — без оформления основания;

(пп. 3 в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

4. при внесении изменений в договоры, заключенные по итогам конкурентных процедур закупок на основании:

решений генерального директора — председателя правления ОАО «РЖД», заместителей генерального директора ОАО «РЖД», директоров ОАО «РЖД», руководителей филиалов, структурных подразделений и региональных подразделений филиалов, структурных подразделений ОАО «РЖД» в случаях, если изменения не относятся к условиям, определенным по итогам конкурентной процедуры закупки, не изменяют объем поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг, их единичные расценки, общую стоимость договора, срок поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также в случаях, когда контрагент предлагает поставить товары, оказать услуги, выполнить работы, качество, технические и функциональные характеристики (потребительские свойства) которых являются улучшенными по сравнению с качеством и соответствующими техническим и функциональным характеристикам, указанным в договоре;

решений конкурсной комиссии при изменении условий, определенных по итогам конкурентной процедуры закупки, а также в случаях, когда изменяется объем поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг, стоимость договора, срок поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг;

без оформления основания — в случаях, указанных в подпункте 3 пункта 7.

(пп. 4 введен Приказом ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

8. Подготовка проекта договора предусматривает составление его подразделением-исполнителем, которое при необходимости может привлекать к подготовке проекта соответствующие подразделения по вопросам, относящимся к их компетенции.

9. Подготовка проекта договора включает в себя:

1. подготовку материалов для оформления основания заключения договора, включая обоснование необходимости его заключения;

2. составление в письменной форме проекта договора и приложений к нему;

3. оформление пояснительной записки к проекту договора.

10. Пояснительная записка к проекту договора подписывается руководителем подразделения-исполнителя или иным уполномоченным лицом.

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

11. При необходимости подразделение-исполнитель вправе запрашивать у соответствующих подразделений информацию, позволяющую определить наличие признаков сделки, для совершения которой требуется проведение специальных процедур.

(п. 11 в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

12. Для подготовки проекта договора, связанного с реализацией сложной задачи, по решению генерального директора — председателя правления ОАО «РЖД», заместителей генерального директора ОАО «РЖД», директоров ОАО «РЖД» и руководителей филиалов могут образовываться рабочие группы.

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

При необходимости к подготовке проекта договора могут быть привлечены консультанты.

Договоры с консультантами заключаются в порядке, установленном настоящим Положением и иными внутренними документами ОАО «РЖД».

13. Проект договора должен включать в себя условия, являющиеся существенными для такого вида договоров.

Основные требования, предъявляемые к содержанию договора, предусмотрены в методических указаниях.

Формы договоров устанавливаются внутренними документами ОАО «РЖД».

14. Проект договора, включаемый в документацию процедуры размещения заказа, должен соответствовать условиям проекта такой документации.

15. Проект договора составляется в количестве экземпляров, соответствующем, как правило, количеству сторон договора.

Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, то он составляется в количестве экземпляров, необходимом для совершения указанных действий. Экземпляры договора, представляемые в органы, осуществляющие нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию, не должны содержать каких-либо пометок или виз.

16. Если при заключении договора с иностранным лицом текст договора составляется не только на русском языке, подразделение-исполнитель до согласования проекта договора обращается в Департамент зарубежных проектов и международного сотрудничества для обеспечения перевода текста договора на русский или иностранный язык с соблюдением его аутентичности.

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

17. В случае если договор, заключаемый с иностранным лицом, регулируется и/или споры по договору рассматриваются в соответствии с законодательством иностранного государства, подразделение-исполнитель организует привлечение к работе над проектом договора консультанта, обладающего необходимым опытом и квалификацией в области законодательства, которым регулируется договор.

18. На этапе разработки проекта договора, за исключением проекта договора, включаемого в документацию процедуры размещения заказа, подразделение-исполнитель обязано обеспечить предоставление контрагентом оригиналов или надлежащим образом заверенных копий учредительных, правоустанавливающих и других документов.

19. Проект договора до его визирования и подписания уполномоченным лицом (проект договора, включаемый в документацию процедуры размещения заказа, до утверждения этой документации) направляется на рассмотрение:

в экономическую службу — в случае заключения договора, выполняемого за счет источников финансирования, относящихся к ее компетенции;

финансовую службу — по вопросам порядка расчетов, финансовой ответственности, источников финансирования, а также иным вопросам, отнесенным к компетенции службы внутренними документами ОАО «РЖД» (за исключением договоров, по которым порядок расчетов, финансовая ответственность и источники финансирования определены внутренними документами ОАО «РЖД»);

бухгалтерию;

службу безопасности;

абзац исключен. - Приказ ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17;

юридическую службу.

В случае если проект договора затрагивает компетенцию иных подразделений, он направляется на рассмотрение в эти подразделения.

Проект договора, заключаемого с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком), проект документа, являющегося основанием для заключения договора (в случаях, когда предоставление основания для заключения договора необходимо), предоставляются в Центр организации закупочной деятельности вместе с проектом строки реестра закупок с помощью функционала АИС «Закупки». Центр организации закупочной деятельности рассматривает представленные проекты документов, согласовывает закупку у единственного поставщика и/или предоставляет замечания с помощью функционала АИС «Закупки». Подразделение-исполнитель обязано устранить представленные замечания Центра организации закупочной деятельности.

(абзац введен Приказом ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

20. Подразделение-исполнитель направляет проект договора с приложениями и пояснительной запиской одновременно во все подразделения, участвующие в рассмотрении проекта договора, а в юридическую службу и службу безопасности также копии документов, указанных в пункте 18 настоящего Положения.

21. При направлении на рассмотрение проекта договора, включаемого в документацию процедуры размещения заказа, комплект договорной документации также должен включать техническое задание (технические условия) и календарный план в том виде, в котором они будут включаться в документацию процедуры размещения заказа, с указанием видов товаров (работ, услуг и т.д.) и сроков их поставки (выполнения, оказания и т.д.).

22. При направлении на рассмотрение проекта дополнительного соглашения комплект договорной документации также должен включать копии основного договора с приложениями и предыдущих дополнительных соглашений к нему.

23. При необходимости подразделение, получившее проект договора на рассмотрение, вправе запросить у подразделения-исполнителя документы, которые могут потребоваться для надлежащего рассмотрения проекта договора.

24. Замечания и предложения к проекту договора и приложениям к нему излагаются в письменной форме, подписываются руководителем подразделения или иным уполномоченным лицом и направляются в подразделение-исполнитель.

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

Подразделение-исполнитель при возникновении у него (или у других подразделений) разногласий по замечаниям и предложениям разрешает их в рабочем порядке.

25. Представление подразделениями замечаний по проекту договора, прямо не относящихся к их компетенции, не допускается.

26. Срок рассмотрения проекта договора каждым подразделением не должен превышать 3 рабочих дней с даты его поступления в подразделение. При необходимости увеличения этого срока соответствующее подразделение направляет в подразделение-исполнитель уведомление с указанием реального срока, в течение которого проект договора будет рассмотрен, и обоснованием необходимости такого срока.

27. Проекты договоров, за исключением договоров, заключаемых по результатам конкурентной процедуры размещения заказа, подготовленные с использованием типовой формы, заполнение которой предполагает исключительно внесение реквизитов сторон (указание представителей сторон, документов, подтверждающих их полномочия, банковских и иных реквизитов) и информации, относящейся только к компетенции подразделения-исполнителя, могут быть по решению руководителя подразделения-исполнителя направлены на визирование без прохождения процедуры рассмотрения, определенной настоящим разделом.

28. Проекты соглашений о намерениях (сотрудничестве), меморандумов и других подобных документов, не устанавливающих для сторон гражданско-правовых обязательств, подлежат рассмотрению подразделением, к компетенции которого относится вопрос, излагаемый в соответствующем документе, службой безопасности и юридической службой.

При наличии в проектах указанных документов информации финансово-экономического характера они также рассматриваются экономической и (или) финансовой службами.

29. Рассмотренный подразделениями проект договора, заключаемого без прохождения конкурентных процедур размещения заказа, должен быть до направления на визирование согласован в рабочем порядке с контрагентом.

30. Не допускается включение в документацию процедуры размещения заказа проекта договора, по которому имеются неустраненные замечания каких-либо подразделений.

31. Проект договора, заключаемого по результатам конкурентной процедуры размещения заказа, рассмотренный в порядке, предусмотренном разделом 4 настоящего Положения, вместе с комплектом договорной документации направляется подразделением-исполнителем на визирование в службу безопасности, центр организации закупочной деятельности и юридическую службу.

Направленный на визирование проект договора, заключаемого по результатам конкурентной процедуры размещения заказа, должен полностью соответствовать проекту договора, рассмотренному в установленном настоящим Положением порядке и включенному в документацию процедуры размещения заказа. Внесение изменений в договор, за исключением устранения ошибок, опечаток и внесения иных редакционных правок, не допускается.

32. Проект доходного договора, безденежного договора и договора, заключаемого не по результатам конкурентной процедуры размещения заказа (в том числе проект договора, заключаемого с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком), направляется подразделением-исполнителем на визирование в подразделения, принимавшие участие в его рассмотрении.

В бухгалтерию, службу безопасности и центр организации закупочной деятельности проект договора направляется последовательно после получения виз соответствующих подразделений и до направления в юридическую службу.

Вместе с проектом договора, направляемым на визирование, подразделение-исполнитель направляет информацию о его рассмотрении соответствующими подразделениями с указанием реквизитов документов, полученных в соответствии с пунктом 24 настоящего Положения (при их наличии). При наличии неустраненных замечаний по проекту договора указывается информация о наличии таких замечаний, о подразделении, представившем замечания, и о причинах их неустранения.

33. Если договор подписывает генеральный директор — председатель правления ОАО «РЖД», проект договора направляется на визирование первому заместителю генерального директора ОАО «РЖД» или заместителю генерального директора ОАО «РЖД», курирующему вопросы, связанные с предметом договора.

(п. 33 в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

34. В случае если договор, проект которого представлен для визирования, содержит признаки сделки, для совершения которой требуется проведение специальных процедур, проект договора визируется подразделением-исполнителем с оговоркой о том, что подписание договора возможно после проведения соответствующих специальных процедур в установленном порядке.

За уведомление подразделений и лица, подписывающего договор, о необходимости проведения специальных процедур отвечает подразделение-исполнитель.

(п. 34 в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

35. Визирование проекта договора осуществляется в срок, не превышающий 2 рабочих дней с даты поступления проекта договора в соответствующее подразделение.

36. Отказ от визирования не допускается.

При наличии замечаний по проекту договора, представленному на визирование, руководитель подразделения или иное уполномоченное лицо визирует проект договора с отметкой «с замечаниями» и прилагает к договору замечания с детальным обоснованием необходимости их учета и своими предложениями.

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

Если, по мнению подразделения-исполнителя, замечания не могут быть учтены, то по окончании процедуры визирования подразделение-исполнитель представляет лицу, подписывающему договор, докладную записку с указанием замечаний к проекту договора и изложением своей позиции в отношении этих замечаний.

Решение о подписании договора с учетом или без учета замечаний принимает лицо, подписывающее договор.

37. Если на стадии рассмотрения в проект договора, текст которого составляется не только на русском языке, вносились изменения, подразделение-исполнитель повторно обеспечивает перевод текста на иностранный язык в соответствии с пунктом 16 настоящего Положения.

38. Проект договора, завизированный подразделением-исполнителем постранично, включая приложения, представляется на визирование в юридическую службу после получения всех необходимых виз.

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

Юридическая служба визирует все листы визового экземпляра проекта договора, за исключением приложений к нему. Но если предмет приложения затрагивает компетенцию юридической службы, юридическая служба визирует все листы этого приложения.

Проекты договоров, не завизированные постранично подразделением-исполнителем, а также проекты договоров с подчистками, исправлениями, незаполненными местами юридической службой не принимаются.

В случае внесения в проект договора изменений после получения визы юридической службы (в том числе в случае повторного перевода текста согласно пункту 37 настоящего Положения) он повторно визируется юридической службой.

Не допускается внесение в договор каких-либо изменений, в том числе редакционных, после визирования договора юридической службой.

39. В случае поступления в подразделение на визирование проекта договора, не прошедшего процедуру рассмотрения, проект договора рассматривается этим подразделением в порядке и сроки, предусмотренные разделом 4 настоящего Положения. При отсутствии замечаний подразделение вправе завизировать указанный проект договора.

40. Исключен. - Приказ ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17.

41. В процессе подготовки проекта договора, определения контрагента, цены, рассмотрения и подписания договора с целью снятия разногласий и уточнения позиций могут проводиться переговоры с контрагентами, за исключением случаев проведения конкурентных процедур размещения заказа (кроме двухэтапного конкурса и запроса предложений).

Переговоры организует подразделение-исполнитель, а в отношении договоров с иностранными лицами — международная служба.

42. При необходимости подразделение-исполнитель привлекает к участию в переговорах профильные подразделения по вопросам, относящимся к их компетенции. За организацию переговоров и формирование договорной позиции отвечает подразделение-исполнитель.

43. Подразделение-исполнитель после получения необходимых виз направляет проект договора контрагенту для подписания и проставления печати.

Договор может быть подписан в электронной форме с использованием программно-аппаратных средств, позволяющих обеспечить юридически значимый электронный документооборот, в соответствии с законодательством Российской Федерации, в порядке, определенном внутренними документами ОАО «РЖД».

(п. 43 в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

44. После подписания договора контрагентом подразделение-исполнитель представляет договор на подпись лицу, уполномоченному подписать договор от имени ОАО «РЖД».

Подписание договора от имени ОАО «РЖД» до подписания его контрагентом допускается по решению лица, подписывающего договор.

45. Подписание договора, по которому имеются не урегулированные с контрагентом вопросы, в том числе договора с протоколом разногласий, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

46. Договор представляется на подпись только с оригинальной визой юридической службы.

47. Исключен. - Приказ ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17.

48. От имени ОАО «РЖД» договоры подписываются генеральным директором — председателем правления ОАО «РЖД» или лицом, исполняющим его обязанности, либо по доверенности в рамках предоставленных полномочий первыми заместителями генерального директора ОАО «РЖД», заместителями генерального директора ОАО «РЖД», директорами ОАО «РЖД», руководителями подразделений аппарата управления, руководителями филиалов ОАО «РЖД» и другими уполномоченными лицами.

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

Доверенность на подписание договоров от имени ОАО «РЖД» должна быть оформлена в порядке, определенном внутренними документами ОАО «РЖД».

49. Регистрация подписанного договора осуществляется в ОАО «РЖД» регистратором в порядке, определенном внутренними документами ОАО «РЖД».

50. Датой заключения договора является дата его регистрации, указанная в системе АС ЕРД и поставленная на бумажном носителе.

Не допускается внесение каких-либо изменений в номер и дату договора на бумажном носителе после регистрации договора в АС ЕРД.

Для принятия к учету (оплате) документов (актов, счетов, накладных, чеков и др.) номер и дата договора в них должны совпадать с номером и датой договора на бумажном носителе и в АС ЕРД.

51. Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, подразделение-исполнитель обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет контрагент по договору.

52. После регистрации договора и проставления печати на нем подразделение-исполнитель передает один экземпляр договора контрагенту.

53. Визовые экземпляры договоров, заключенных в аппарате управления ОАО «РЖД» и филиале, вместе с прилагаемыми к ним документами хранятся в течение сроков, установленных внутренними документами ОАО «РЖД», регламентирующими порядок хранения документов, и в порядке, установленном внутренними документами соответственно ОАО «РЖД» и филиала.

54. Подразделение-исполнитель ведет оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, а также контроль за их исполнением, предусматривающий проведение следующих мероприятий:

1. проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и представлением соответствующих документов в бухгалтерию;

2. проверка сроков действия договора, при необходимости их изменение;

3. составление проектов писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;

4. осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление и подписание актов, выставление и получение счетов, счетов-фактур и т.д.;

5. своевременная организация претензионной работы;

6. своевременное внесение сведений по заключенным договорам в учетные системы;

7. представление сведений по заключенным договорам на основании нормативных документов, определяющих формирование отчетности в ОАО «РЖД».

55. Обращение при необходимости в судебные органы подразделение-исполнитель инициирует в порядке, установленном внутренними документами ОАО «РЖД».

56. За своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору, полноту и качество работы по предъявлению санкций к контрагенту отвечает руководитель подразделения-исполнителя.

57. Служба безопасности и Центр организации закупочной деятельности вправе осуществлять в порядке, установленном внутренними документами ОАО «РЖД», выборочный контроль за соблюдением сроков заключения договоров, а также за полнотой и своевременностью исполнения и оплаты договоров.

58. Претензионная работа осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и условиями заключенных договоров, основывается на принципе добросовестности и стремлении урегулировать возникающие споры в досудебном порядке.

59. Претензионную работу в ОАО «РЖД» осуществляет подразделение (филиал), из деятельности которого вытекает предмет претензии (далее — ответственное подразделение).

В отношении претензий по договору ответственным подразделением является подразделение-исполнитель по договору.

По претензиям, связанным с причинением ОАО «РЖД» вреда третьим лицом не в рамках договорных отношений, ответственным является подразделение — балансодержатель поврежденного имущества.

По претензиям, связанным с причинением со стороны ОАО «РЖД» вреда третьему лицу не в рамках договорных отношений, ответственным является подразделение, непосредственными действиями (бездействием) которого причинен вред.

За рассмотрение или предъявление претензии в иных случаях ответственным является подразделение, к компетенции которого относится предмет претензии.

60. Учет рассмотренных и направленных претензий ведет ответственное подразделение.

61. Ответственное подразделение несет ответственность за своевременное направление претензий от имени ОАО «РЖД», за надлежащий контроль за удовлетворением предъявленных претензий, в том числе за своевременную организацию ответственным подразделением процесса рассмотрения требований в судебном порядке, а также за своевременное направление в Центр организации закупочной деятельности информации и материалов, необходимых для направления сведений в реестр недобросовестных поставщиков.

10.1 Рассмотрение претензий, предъявляемых к ОАО «РЖД»

62. Поступившие в ОАО «РЖД» претензии рассматривает ответственное подразделение.

В случае поступления претензии в подразделение, не являющееся ответственным за ее рассмотрение, претензия перенаправляется ответственному подразделению в течение одного рабочего дня со дня ее поступления.

Если из содержания претензии невозможно установить ответственное подразделение, то получившее претензию подразделение направляет ее автору информацию о невозможности рассмотрения претензии без предоставления дополнительных сведений о существе претензионных требований.

63. Ответственное подразделение направляет ответ на претензию в срок, предусмотренный договором или законом, а при его отсутствии — в срок, не превышающий 30 календарных дней.

64. Ответственное подразделение не позднее 2 рабочих дней с даты получения претензии регистрирует ее и организует подготовку ответа на претензию.

При необходимости ответственное подразделение запрашивает информацию, материалы и позицию соответствующих подразделений.

65. Ответ на претензию подписывается руководителем ответственного подразделения и направляется заявителю претензии в установленном порядке и способом, позволяющим подтвердить факт его получения адресатом.

В исключительных случаях (существенный размер претензии, претензии по договорам, финансируемым за счет федерального бюджета, претензии по договорам, реализация которых имеет принципиальное значение, и т.д.) согласованный проект ответа на претензию может быть направлен на подписание руководителю, курирующему ответственное подразделение.

66. Если ответ на претензию предусматривает ее удовлетворение (полностью или частично), ответственное подразделение в установленном порядке осуществляет исполнение удовлетворенных требований (организует соответствующий платеж, совершает фактические действия и т.д.).

67. При необходимости с заявителем претензии проводятся переговоры. Организация проведения переговоров осуществляется ответственным подразделением.

10.2 Предъявление претензий от имени ОАО «РЖД»

68. Претензии от имени ОАО «РЖД» предъявляет ответственное подразделение.

69. Ответственное подразделение не позднее 3 рабочих дней с даты, когда ему стало (или должно было стать) известно о наличии основания для предъявления претензии, подготавливает проект претензии и согласовывает его с соответствующими подразделениями.

При необходимости ответственное подразделение запрашивает информацию, материалы и позицию соответствующих подразделений.

Указанный в абзаце первом настоящего пункта срок может быть продлен по решению руководителя ответственного подразделения на время сбора необходимых для предъявления претензии документов и материалов (сбор доказательств вины контрагента, проведение экспертиз, запрос официальных документов органов власти, получение свидетельских показаний и т.д.).

Продление срока должно быть в пределах времени, необходимого ОАО «РЖД» для осуществления права на защиту своих интересов в претензионном и судебном порядке.

70. После согласования с соответствующими подразделениями претензия подписывается руководителем ответственного подразделения при наличии у него соответствующих полномочий, предусмотренных в доверенности.

При отсутствии у руководителя ответственного подразделения указанных полномочий, а также в иных исключительных случаях (существенный размер претензии, претензии по договорам, финансируемым за счет федерального бюджета, претензии по договорам, реализация которых имеет принципиальное значение, и т.д.) проект претензии направляется на подписание руководителю, курирующему ответственное подразделение.

При отсутствии полномочий на подписание претензии у руководителя, курирующего ответственное подразделение, проект претензии направляется на подписание в соответствующую юридическую службу.

71. Ответственное подразделение направляет претензию способом, позволяющим подтвердить факт ее получения адресатом.

72. При необходимости с лицом, к которому предъявлена претензия, проводятся переговоры. Организация проведения переговоров осуществляется ответственным подразделением.

73. Ответственное подразделение осуществляет контроль за удовлетворением предъявленных претензий. Неудовлетворение претензии в установленный срок является основанием для организации ответственным подразделением процесса рассмотрения требований в судебном порядке.

11. Прием исполненных обязательств по договору

74. Исполнение договора или отдельных его обязательств фиксируется подписанием сторонами документа (акта, накладной и т.п.) о поставленных товарах, выполненных работах, оказанных услугах и т.д. (далее — акт сдачи-приемки).

Формы документов, фиксирующих исполнение обязательств по договору, определяются внутренними документами ОАО «РЖД» или условиями договора.

75. В случае, когда исполнение договора или отдельного обязательства по договору фиксируется актом сдачи-приемки, подразделение-исполнитель проверяет соответствие выполненных обязательств условиям договора и составляет соответствующий акт сдачи-приемки либо рассматривает акт сдачи-приемки, представленный контрагентом.

Согласование акта сдачи-приемки с контрагентом осуществляется подразделением-исполнителем в порядке, установленном договором. При необходимости подразделение-исполнитель может привлекать к согласованию акта сдачи-приемки заинтересованные подразделения.

Согласованный сторонами и подписанный контрагентом акт сдачи-приемки подразделение-исполнитель передает на подпись руководителю подразделения ОАО «РЖД» или лицу, уполномоченному подписать соответствующий акт сдачи-приемки на основании доверенности.

76. После подписания акта сдачи-приемки подразделение-исполнитель оставляет у себя его копию, а подлинные экземпляры акта сдачи-приемки передает в бухгалтерию и контрагенту.

77. Непосредственное исполнение договора, заключенного в аппарате управления ОАО «РЖД», а также подписание документов о его исполнении может быть передано филиалу, в интересах которого заключен договор.

Передача договора на исполнение филиалу, в случае если это не предусмотрено договором, оформляется поручением генерального директора — председателя правления ОАО «РЖД» или заместителя генерального директора ОАО «РЖД».

(в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 19.02.2018 № 17)

12. Внесение изменений в договоры

78. Внесение изменений в договор может быть инициировано любым заинтересованным подразделением в пределах его компетенции.

79. Изменения в договор могут быть внесены по обоснованному предложению заинтересованного подразделения в порядке, предусмотренном внутренними документами ОАО «РЖД», а также документацией процедуры размещения заказа, по результатам которой заключался договор.

80. Текст и формат изменений должны соответствовать основному договору, установленному в договоре порядку внесения изменений, а также соотноситься с предыдущими изменениями договора (дополнительными соглашениями).

---