Указание Банка России от 25.06.1998 № 263-У

«О внесении изменений и дополнений в Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения от 23 июня 1994 г. № 97»

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИИ

УКАЗАНИЕ от 25 июня 1998 г. № 263-У

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЦЕНТРАЛЬНОГО БАНКА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ОТ 23 ИЮНЯ 1994 Г. № 97

1. В связи с необходимостью приведения отдельных положений Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения от 23 июня 1994 г. № 97 в соответствие с вновь изданными законодательными и нормативными актами и появлением в деятельности Банка России новых видов и категорий документов внести в Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения от 23 июня 1994 г. № 97 следующие изменения согласно Дополнению № 2 к Перечню документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения от 23 июня 1994 г. № 97 (прилагается).

2. Статьи 199, 200, 202, 319, 321, 774, 775 Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения от 23 июня 1994 г. № 97 считать утратившими силу.

3. Настоящее указание вступает в силу с момента подписания.

Номер статьи	Наименование документов	Срок хранения			Примечание
		в центральном аппарате	в главных управлениях, национальных банках, организациях и РКЦ	в организациях, не передающих документы на госхранение
1	2	3	4	5	6
I. Организация системы управления 1. Распорядительная деятельность
1	Законы, основы законодательства, постановления, указы, распоряжения органов государственной власти Российской Федерации	до минования надобности	до минования надобности	до минования надобности
2	Постановления, распоряжения органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления	до минования надобности	до минования надобности	до минования надобности
3	Протоколы заседаний Правительства Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, документы к ним (докладные записки, справки, проекты) по вопросам деятельности Банка России	постоянно <*>	постоянно <*>	-	<*> не принятые на госхранение — до минования надобности
5	Проекты законов, постановлений, указов, распоряжений; инициативные предложения, внесенные в органы государственной власти Российской Федерации и в органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы по их разработке (докладные записки, заключения, справки)	постоянно	постоянно	-
6	Документы по выполнению поручений органов государственной власти Российской Федерации (справки, аналитические и докладные записки)	постоянно	постоянно	5 лет
7	Документы по выполнению поручений органов государственной власти субъектов Российской Федерации, Банка России (справки, аналитические и докладные записки)	-	постоянно	5 лет
8	Запросы и обращения депутатов органов государственной власти; документы по их рассмотрению	постоянно	постоянно	5 лет
13	Приказы, распоряжения Банка России, территориальных учреждений и организаций а) по основной деятельности б) о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании	постоянно <*> 75 лет ЭПК <*>	постоянно <*> 75 лет ЭПК <*>	10 лет <*> 75 лет <*>	<*> присланные для сведения — до минования надобности
	в) о предоставлении длительных отпусков (декретных, по уходу за ребенком)	5 лет	5 лет	5 лет
	г) о предоставлении административных, учебных, без сохранения содержания отпусков, о командировках и наложении взысканий на сотрудников	3 года	3 года	3 года
17	Распорядительные и нормативные документы министерств и ведомств Российской Федерации и их местных органов	до замены новыми	до замены новыми	до замены новыми
3. Организационные вопросы
815	Переписка с учреждениями и организациями Банка России методического характера	5 лет ЦЭК	5 лет ЦЭК	3 года
816	Положения о подразделениях (отделах, секторах, группах)	до замены новыми	до замены новыми	до замены новыми
817	Отчеты по выполнению планов работы структурных подразделений	5 лет	5 лет	5 лет
5. Делопроизводство и архивное дело
64	Сводные номенклатуры дел Банка России, его территориальных учреждений и организаций	постоянно <*>	постоянно <*>	5 лет	<*> на госхранение передаются согласованные с ЭПК органа Росархива
72	Журналы регистрации приказов а) по основной деятельности	постоянно	постоянно	10 лет
	б) по личному составу	75 лет	75 лет	75 лет
	в) о предоставлении отпусков, командировках и наложении взысканий	5 лет	5 лет	5 лет
	г) нормативных документов	постоянно	постоянно	-
74	Описи, реестры на отправляемую корреспонденцию	3 года	3 года	3 года
75	Журналы регистрации входящих и исходящих телеграмм и телефонограмм	3 года <*>	3 года <*>	3 года <*>	<*> на абонентских телеграфах — 1 год
81	Список фондов, дела, листы, карточки фондов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния документов, акты передачи дел на государственное хранение, акты о выделении документов к уничтожению, акты о недостачах и неисправимых повреждениях дел	постоянно <*>	постоянно <*>	до минования надобности	<*> на госхранение не передаются
82	Годовые разделы описей дел а) постоянного хранения	постоянно	постоянно	-
	б) по личному составу	75 лет	75 лет	75 лет
	в) долговременного хранения	3 года после уничтожения дел	3 года после уничтожения дел	3 года после уничтожения дел
772	Журналы регистрации, книги учета документов, содержащих сведения ограниченного распространения	3 года после возврата документов или снятия грифа	3 года после возврата документов или снятия грифа	3 года после возврата документов или снятия грифа
773	Журналы (машинные картотеки) регистрации расчетных документов	3 года	3 года	3 года
818	Описи дел структурных подразделений, сдаваемые в архив а) постоянного хранения	5 лет после утверждения годового раздела описи	5 лет после утверждения годового раздела описи	-
	б) по личному составу	5 лет после согласования годового раздела описи дел <*>	5 лет после согласования годового раздела описи дел <*>	5 лет после уничтожения дел	<*> при отсутствии годового раздела — 5 лет после уничтожения дел
	в) долговременного хранения (свыше 10 лет)	5 лет после утверждения годового раздела описи дел <*>	5 лет после утверждения годового раздела описи дел <*>	5 лет после уничтожения дел
	г) временного хранения (до 10 лет включительно)	3 года после уничтожения дел	3 года после уничтожения дел	3 года после уничтожения дел
II. Кредитно — финансовые вопросы
138	Документы (переписка, проекты, справки) по составлению сводного отчета Банка России о прибылях и убытках	постоянно	-	-
III. Денежное обращение
145	Документы (доклады, обзоры, анализы, таблицы, объяснительные записки, месячные отчеты) по кассовым оборотам и анализу состояния денежного обращения субъектов Российской Федерации	5 лет	постоянно <*>	-	<*> пятидневные отчеты — 5 лет
148	Документы (расчеты, переписка, проекты) по прогнозированию балансов денежных доходов и расходов населения	5 лет	5 лет	-
IV. Эмиссионно — кассовые операции, перевозка ценностей 1. Эмиссионно — кассовые операции
155	Переписка с Министерством финансов, предприятиями по изготовлению металлической монеты о расчетах за драгоценные металлы, драгоценные камни	постоянно	-	-
158	Переписка а) с учреждениями Банка России по вопросам эмиссионно — кассовой работы	5 лет	5 лет	-
	б) с кредитными организациями по вопросам совершения операций с ценностями	5 лет	3 года	-
159	Документы (переписка, сообщения, отчеты, акты экспертизы) о поддельных денежных билетах и металлической монете	постоянно	постоянно	-
161	Отчеты учреждений Банка России по эмиссионно — кассовой работе а) годовые	5 лет	постоянно	-
	б) квартальные	5 лет	5 лет <*>	-	<*> при отсутствии годовых — постоянно
	в) месячные	1 год	1 год	-
170	Распоряжения на получение и выдачу банкнот и монеты из резервных фондов и оборотной кассы	3 года	3 года	-
176	Кассовые документы с приложениями (акты, справки и др.) и мемориальные ордера	5 лет	5 лет	-
182	Книги учета а) денег и ценностей, хранящихся в кладовой	5 лет	5 лет	-
	б) принятых и выданных денег (ценностей)	-	1 год	-
	в) выдачи из кладовой банкнот, монеты и других ценностей для обработки, контрольного перерасчета, ревизии и обратной сдачи в кладовую	-	1 год	-
784	Паспорта денежных хранилищ	5 лет после замены	5 лет после замены	-
2. Перевозка ценностей
196	Переписка по вопросам перевозки ценностей	3 года	3 года	-
197	Планы и сводки по перевозке ценностей и расчеты к ним, наряды на выполнение заданий по перевозке ценностей, распоряжения на получение ценностей с предприятий Гознака	1 год	1 год	-
198	Контрольный журнал приема под охрану и сдачи из-под охраны кладовых	3 года	3 года	-
V. Внешнеэкономическая деятельность и международные расчеты
819	Записи выступлений (стенограммы, тексты, тезисы) представителей Банка России на международных конгрессах, конференциях, совещаниях	постоянно	постоянно	-
820	Документы (копии протоколов, переписка, свидетельства) о покупке и продаже иностранной валюты на валютных биржах	10 лет	10 лет	-
VI. Банковский надзор 1. Регулирование деятельности банков
315	Отчеты кредитных организаций по основным видам деятельности а) годовые	постоянно	постоянно	-
	б) квартальные	5 лет <*>	5 лет <*>	-	<*> при отсутствии годовых — постоянно
	в) месячные	3 года	3 года	-
318	Регистрационные дела кредитных организаций (в т.ч. небанковских), их филиалов и представительств (уставы, списки пайщиков, лицензии, заключения; документы по закрытию филиалов и представительств, по согласованию кандидатур на руководящие должности кредитных организаций и их филиалов, по внесению изменений и дополнений в устав кредитной организации и др.)	постоянно <*>	постоянно <*>	-	<*> на госхранение передаются после ликвидации кредитной организации
320	Книга государственной регистрации кредитных организаций	постоянно	-	-
328	Государственные реестры аудиторских фирм (аудиторов), получивших лицензии на осуществление аудиторской деятельности в области банковского аудита, квалификационных аттестатов аудиторам на право осуществления банковского аудита	постоянно	-	-
821	Регистрационные дела аудиторских фирм и самостоятельно работающих аудиторов (копии лицензий, уставов, учредительных документов)	постоянно <*>	постоянно <*>	-	<*> в архив сдаются через 3 года после истечения срока действия документа на право осуществления банковского аудита
822	Аудиторские заключения по результатам проверок деятельности кредитных организаций	5 лет	5 лет	-
823	Документы аттестованных аудиторов, представленные для получения квалификационных аттестатов (заявления, копии личных документов, аттестатов и др.)	3 года <*>	3 года <*>	-	<*> после истечения срока действия квалификационного аттестата на право осуществления банковского аудита
VII. Операции с ценными бумагами
343	Регистрационные документы (проспекты эмиссии, заявления, решения, разрешения, справки, сведения и др.) на выпуски ценных бумаг кредитных организаций, изменения и дополнения к ним	постоянно	постоянно	-
347	Отчеты кредитных организаций о работе с ценными бумагами
	а) годовые	постоянно	постоянно	-
	б) квартальные	10 лет <*>	10 лет <*>	-	<*> при отсутствии годовых — постоянно
356	Документы (договоры, акты, протоколы, условия выпуска) по организации вторичного рынка государственных ценных бумаг	постоянно	постоянно	-
824	Сообщения о существенных событиях и действиях, затрагивающих финансово — хозяйственную деятельность кредитной организации	постоянно <*>	постоянно <*>	-	<*> на госхранение передаются после ликвидации организации
VIII. Бухгалтерский учет и отчетность 1. Бухгалтерская отчетность
363	Сводные годовые бухгалтерские отчеты, бухгалтерские балансы Банка России, аудиторские заключения и пояснительные записки к ним	постоянно	-	-
364	Годовые бухгалтерские отчеты, бухгалтерские балансы территориальных учреждений Банка России, пояснительные записки к ним	10 лет	постоянно	-
365	Годовые бухгалтерские отчеты, бухгалтерские балансы расчетно — кассовых центров, пояснительные записки к ним	-	постоянно <*>	-	<*> по месту составления. В главных управлениях (национальных банках) Банка России — 10 лет
368	Квартальные отчеты учреждений и организаций Банка России	5 лет	5 лет <*>	5 лет	<*> при отсутствии годовых — постоянно
369	Месячные оборотные ведомости с установленными приложениями к ним	5 лет	5 лет	5 лет
370	Переписка по вопросам учетно — операционной работы	5 лет	5 лет	5 лет
2. Бухгалтерский учет
375	Лицевые счета, книги и журналы аналитического учета по балансовым и внебалансовым счетам (кроме указанных в статьях 371, 372, 373, 374)	5 лет	5 лет	-
376	Книги передачи лицевых счетов, обязательств и других материалов при смене операционных работников	5 лет	5 лет	-
378	Журналы учета бланков авизо по МФО	5 лет	5 лет	-
379	Мемориальные и кассовые документы по вкладам а) невоеннослужащих граждан	10 лет <*>	10 лет <*>	-	<*> после закрытия вклада, счета
	б) военнослужащих граждан	постоянно <**>	постоян- <**>	постоянно <**>	<**> в госархив не сдаются
381	Вкладные книжки граждан	10 лет <*>	10 лет <*>	-	<*> после закрытия вклада, счета
383	Мемориальные, кассовые документы, авизо по ответным межфилиальным оборотам, ведомости начисленных процентов по счетам, ведомости оборотов выданных кредитов и привлеченных средств учреждениями Банка России	5 лет <*>	5 лет <*>	-	<*> при условии завершения ревизии, выхода на сводный баланс по МФО. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — до вынесения окончательного решения
384	Переписка по вкладам военнослужащих	10 лет	10 лет	10 лет
388	Копии авизо и отчетные ведомости по начальным межфилиальным оборотам	5 лет <*>	5 лет <*>	5 лет <*>	<*> при условии завершения ревизии, выхода на сводный баланс по МФО. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — до вынесения окончательного решения
389	Ежедневные балансы и бухгалтерские журналы (вместе с кассовыми)	5 лет	5 лет	-
392	Документы по кодовой защите платежных документов:
	- ежемесячная ключевая информация	5 лет	3 месяца <*>	-	<*> по окончании срока действия. В РКЦ — 15 дней после окончания срока действия
	- таблицы кодов обмена	5 лет <**>	3 месяца <**>	-	<*> по окончании срока действия
394	Лицевые счета, табуляграммы по ответным межфилиальным оборотам	5 лет <*>	5 лет <*>	-	<*> после выхода на сводный баланс по МФО
395	Проверочные ведомости по балансовым и внебалансовым счетам на 1 число месяца	5 лет	5 лет	-
396	Ежедневные проверочные ведомости, составленные на ЭВМ	5 лет	5 лет	-
397	Доверенности клиентов на получение выписок из лицевых счетов	5 лет	5 лет	-
398	Отчетные карточки и ведомости по начальным МФО, выписки из месячных оборотных ведомостей по счетам межфилиальных оборотов, журналы, табуляграммы и другие материалы по обработке отчетности по МФО центрами информатизации и ВЦ	5 лет <*>	5 лет <*>	-	<*> после выхода на сводный баланс по МФО
403	Пенсионные листы и поручения на единовременную выплату пенсий и пособий, по которым закончены выплаты	5 лет	5 лет	5 лет
404	Переписка с учреждениями Банка России по вопросам операций Банка России	5 лет	5 лет	-
405	Переписка с министерствами и ведомствами, организациями, предприятиями, гражданами по вопросам операций Банка России	5 лет	5 лет	-
406	Подтверждения сальдо по счетам клиентов и справки о сверке с распорядителями кредитов отчетных данных о полученных средствах	5 лет	5 лет	-
407	Инвентарные карточки складского учета материальных ценностей	5 лет	5 лет	5 лет
408	Акты приемки, проверки инвентаря, списания в расход имущества, пришедшего в негодность, и переписка по этим вопросам	5 лет	5 лет	5 лет
409	Доверенности на получение денежных сумм и товарно — материальных ценностей (в т.ч. аннулированные)	5 лет	5 лет	5 лет
410	Гарантийные письма	5 лет	5 лет	5 лет
412	Копии требовательных ведомостей на получение бланков строгой отчетности и переписка по ним	5 лет	5 лет	5 лет
414	Учетные регистры (главная книга, журналы — ордера, разработочные таблицы)	5 лет	5 лет	5 лет
417	Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроля за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, о выплате отпускных и выходных пособий	5 лет	5 лет	5 лет
421	Паспорта зданий, сооружений, оборудования	5 лет <*>	5 лет <*>	5 лет <*>	<*> после ликвидации основных средств. Для памятников архитектуры — постоянно
3. Статистическая отчетность
424	Статистические отчеты и таблицы Банка России а) по месту составления — годовые	постоянно	постоянно	-
	- квартальные	10 лет <*>	10 лет <*>	-	<*> при отсутствии годовых — постоянно
	- месячные	10 лет <**>	10 лет <**>	-	<*> при отсутствии годовых и квартальных — постоянно
	- оперативные (декадные, пятидневные, ежедневные)	3 года	3 года	-
	б) в других организациях	5 лет <***>	5 лет <***>	5 лет <***>	<***> оперативные — 3 года
425	Разработочные ведомости по статотчетности Банка России а) годовые	постоянно	постоянно	-
	б) квартальные, месячные	10 лет	10 лет	5 лет
	в) оперативные	3 года	3 года	3 года
IX. Исполнение федерального бюджета
429	Сводные отчеты о кассовом исполнении федерального бюджета а) годовые б) месячные в) оперативные (в т.ч. ежедневные)	постоянно <*> 3 года 3 года	постоянно 3 года 1 год	- — -	<*> присланные от подведомственных учреждений — 5 лет
X. Работа с персоналом 1. Учет кадров
450	Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)	до востребования <*>	до востребования <*>	до востребования <*>	<*> подлежат передаче в трехлетний срок после увольнения владельцу или его наследнику. В архив не сдаются. Невостребованные — не менее 50 лет
2. Подготовка кадров
470	Сметы и штатные расписания банковских школ, учреждений, организаций Банка России, занимающихся подготовкой кадров и повышением квалификации персонала	постоянно	постоянно	10 лет
XII. Капитальное строительство и материально — техническое обеспечение 1. Капитальное строительство
514	Документы (акты, решения, докладные записки, справки) о приеме в эксплуатацию законченных строительством зданий	до списания с баланса	до списания с баланса	до списания с баланса
516	Оценочные акты стоимости объектов, законченных строительством	до списания с баланса	до списания с баланса	до списания с баланса
XVI. Защита банковской информации
641	Докладные записки, справки, акты проверок организации и состояния технической защиты информации в центральном аппарате и учреждениях Банка России	10 лет	5 лет	5 лет
647	Книги учета посетителей по разовым пропускам, выданных удостоверений и пропусков	3 года	3 года	3 года
805	Переписка с кредитными организациями по вопросам защиты информации	10 лет	5 лет	5 лет
825	Акты аттестации режимных помещений, средств электронно — вычислительной техники	3 года <*>	3 года <*>	3 года <*>	<*> после переаттестации или окончания эксплуатации
826	Удостоверения, постоянные, временные пропуска	1 год <*>	1 год <*>	1 год <*>	<*> после истечения срока действия
XVII. Административно — хозяйственное обслуживание 1. Административно — хозяйственные вопросы
665	Журналы учета выдачи а) гербовых печатей б) негербовых печатей в) штампов	3 года <*> 1 год <*> 3 года	3 года <*> 1 год <*> 3 года	3 года <*> 1 год <*> 3 года	<*> после списания, возвращения или замены всех учтенных в журнале печатей
XVIII. Гражданская оборона
827	Переписка по мобилизационным вопросам	3 года	3 года	3 года

---