Статья: Расчеты с подотчетниками: бухгалтерский учет
Актуально на 05.11.2026.
Как цитировать: Статья: Расчеты с подотчетниками: бухгалтерский учет. https://bukva.ai/docs/statya-raschety-s-podotchetnikami-buhgalterskiy
(Данченко С.П.)
(«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2019, № 9)
«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2019, № 9
Учет расчетов с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные расходы, а также на служебные командировки, ведется в отдельном порядке. Об основных правилах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами — в предложенном материале.
Оформление подотчетных сумм
Подотчетные лица — это лица, получившие денежные суммы под отчет для последующих расходов в интересах выдавшей их организации. Деньги, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами.
Выдача денежных средств под отчет, как и любая хозяйственная операция, требует документального оформления. Порядок организации документооборота регулируется локальными актами работодателя. В данном случае основными документами являются:
- заявление работника на выдачу подотчетных сумм, подписанное руководителем, или приказ (распоряжение) руководителя;
- авансовый отчет.
Оформление приведенных документов имеет некоторые особенности в зависимости от цели выдачи подотчетных сумм — на командировочные расходы или иные цели. При выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы, как правило, составляется смета расходов. Если аванс выдается на иные цели, то размер аванса зависит от конкретной цели и указывается в заявлении работника. Сумма аванса утверждается руководителем организации и согласовывается главным бухгалтером.
За полученный аванс работник обязан отчитаться, то есть представить авансовый отчет, в течение трех рабочих дней:
- после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу — если выданы наличные денежные средства (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У);
- со дня фактического возвращения из командировки — если подотчетные суммы выданы на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках <1>).
<1> Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Дополнительно рекомендуем ознакомиться со статьей Е.П. Зобовой «Как оформить подотчетные суммы: пошаговая инструкция», № 8, 2019.
Если денежные средства были выданы под отчет в безналичном порядке на иные нужды (не на командировочные расходы), то нормативными актами срок для представления авансового отчета не урегулирован, он устанавливается работодателем в локальном акте.
Применяться может как унифицированная форма авансового отчета <2>, так и разработанная организацией самостоятельно. К авансовому отчету должны быть приложены подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы.
<2> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 „Авансовый отчет“.»
Авансовый отчет составляется работником и передается в бухгалтерию, где он проверяется. Затем авансовый отчет утверждается руководителем или другим уполномоченным лицом с указанием суммы принятых расходов.
Счет для учета расчетов с подотчетными лицами
Для расчетов с подотчетными лицами Планом счетов <3> предусмотрен отдельный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»: на нем обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
<3> План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.
На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:
- в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — если задолженность может быть удержана из оплаты труда работника;
- в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — когда нет возможности удержать остаток по авансовому отчету из заработной платы.
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет, и по каждому подотчетному лицу.
Примечание. На счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» учитываются расчеты с подотчетными лицами: по дебету — выдача денежных сумм, по кредиту — расходы, по которым предоставлен авансовый отчет, возврат неизрасходованных сумм или удержание.
Выдача денежных средств под отчет
Сегодня существует два способа выдачи работнику подотчетных сумм: наличными из кассы организации (индивидуального предпринимателя) или безналичным способом путем перечисления на корпоративную или зарплатную банковские карты (Письмо Минфина России от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Как правило, способ выдачи подотчетных сумм закрепляется в локальном акте работодателя.
Отметим, что при выдаче денежных средств под отчет работнику у организации расхода не возникает, поскольку не происходит уменьшения экономических выгод в смысле п. 2 ПБУ 10/99 «Расходы организации». Такие средства учитываются как дебиторская задолженность работника по подотчетным суммам (п. 16 ПБУ 10/99).
Выданные подотчетные суммы оформляются в зависимости от выбранного варианта их выдачи:
- расходным кассовым ордером (РКО) <4> - при выдаче наличными;
- платежным поручением — при безналичном способе.
<4> 0310002, форма КО-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Пример 1. Сотруднику аптеки на основании его заявления, завизированного руководителем, были выданы из кассы 5 000 руб. на хозяйственные расходы.
На дату выдачи денежных средств из кассы под отчет на основании РКО делаются следующие проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|
| Отражена выдача денежных средств под отчет из кассы | 71 | 50-1 | 5 000 |
Пример 2. Сотруднику аптеки на основании приказа руководителя были перечислены на зарплатную карту 9 000 руб. на командировочные расходы.
На дату перечисления подотчетных сумм на карту сотрудника на основании выписки банка по расчетному счету делаются следующие проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|
| Отражено перечисление денежных средств на банковскую карту работника под отчет | 71 | 51 | 9 000 |
Расчеты по утвержденному авансовому отчету
После утверждения авансового отчета происходит окончательный расчет по выданным подотчетным суммам: излишне израсходованные денежные средства возмещаются подотчетному лицу, неизрасходованный остаток подотчетной суммы работник возвращает. Порядок действий и сроки в данном случае устанавливаются в локальном акте работодателя.
Излишне израсходованные денежные средства возмещаются подотчетному лицу, как правило, в том же порядке, что и производилась выдача аванса.
Работник может вернуть неизрасходованную сумму аванса как в наличной форме — в кассу работодателя, так и в безналичной — перечислить на расчетный счет организации. Одним из вариантов является удержание из зарплаты работника. Для этого оформляется приказ руководителя и получается согласие сотрудника в виде отдельного заявления или в виде соответствующей отметки с подписью на приказе.
При этом расчеты с работником по операциям, связанным с возвратом подотчетных сумм, не приводят к возникновению у организации доходов (увеличению экономических выгод применительно к п. 2 ПБУ 9/99 «Доходы организации»). Возврат неизрасходованной суммы аванса является погашением дебиторской задолженности работника.
В авансовом отчете делается отметка о внесении остатка или о выдаче перерасхода с указанием суммы и реквизитов соответствующего документа.
Пример 3. Сотрудник аптеки получил из кассы под отчет 7 000 руб. По утвержденному авансовому отчету приняты расходы на товары для хозяйственных нужд на сумму 5 580 руб. (НДС не облагается). Данные товары переданы для использования по назначению. Остаток по авансовому отчету работник возвратил в кассу аптеки.
В бухгалтерском учете хозяйственная операция будет отражена так:
Пример 4. Сотрудник аптеки получил под отчет 10 000 руб. на командировочные расходы (перечислены на банковскую карту). По возвращении из командировки он представил авансовый отчет, который был утвержден в сумме 14 000 руб.:
- электронные авиабилеты — 8 400 руб. (в том числе НДС — 1 400 руб.);
- суточные — 2 000 руб.;
- стоимость проживания в гостинице — 3 600 руб. (НДС не облагается).
Перерасход по авансовому отчету был перечислен на банковскую карту работника.
В бухгалтерском учете операции по авансовому отчету будут отражены так:
Расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 71. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет, и по каждому подотчетному лицу.
Расчеты с работником по операциям, связанным с выдачей и возвратом подотчетных сумм, не приводят к возникновению у организации доходов и расходов. Сумма неизрасходованного аванса числится в бухгалтерском учете как дебиторская задолженность работника по сумме, выданной работнику под отчет.
Основанием для списания выданного аванса и расчетов с подотчетными лицами является авансовый отчет, в котором лицо, получившее аванс, указывает величину полученной под отчет суммы, фактически произведенные расходы, остаток подотчетной суммы или ее перерасход. К авансовому отчету обязательно прилагают документы, подтверждающие произведенные расходы.