Статья: Как оформить подотчетные суммы: пошаговая инструкция

(Зобова Е.П.)

(«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2019, № 8)

«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2019, № 8

Выдача подотчетных сумм — рутинная операция, без которой не обойтись в хозяйственной деятельности организации или индивидуального предпринимателя. Об общих правилах работы с подотчетными лицами читайте в предложенном материале.

Шаг 1. Основание для выдачи подотчетных сумм

Для выдачи денежных средств работнику под отчет нужно основание, в котором должно быть определено, зачем выдаются указанные средства. Данным основанием может быть как заявление работника на выдачу подотчетных сумм, подписанное руководителем, так и приказ (распоряжение) руководителя.

Работодатель вправе также утвердить отдельным приказом список лиц, которым могут быть выданы денежные средства под отчет, но может этого не делать.

В зависимости от целей получения подотчетных сумм можно выделить следующие виды расходов:

• командировочные расходы;
• иные расходы на административно-хозяйственные нужды.

Аванс на командировочные расходы. Направление работника в командировку осуществляется на основании приказа (распоряжения) руководителя в письменной форме (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения о командировках <1>). В приказе указываются данные работника, направляемого в командировку, место, срок и цель командировки. Подписывать приказ имеет право только лицо, которое уполномочено принимать такие решения от имени работодателя, как правило, это руководитель организации или его заместители. Работника нужно обязательно ознакомить с приказом о направлении в командировку под подпись.

---

<1> Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения о командировках).

Сумма аванса, как правило, рассчитывается на основании сметы, которую составляет бухгалтер или сам работник. Форма сметы может быть утверждена локальным актом работодателя. При этом смета может не применяться, а ориентировочный состав предполагаемых командировочных расходов может быть приведен в письменном заявлении работника на выдачу аванса. Сумма аванса может быть также указана в приказе о направлении работника в командировку.

В любом случае сумма аванса утверждается руководителем организации и согласовывается главным бухгалтером.

Аванс на иные расходы. Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя), оформляется распорядительный документ (приказ, распоряжение) либо письменное заявление подотчетного лица (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У <2>). Приведенные документы составляются в произвольной форме, в них указываются сумма, которая выдается под отчет, и срок, на который она выдается. Приказ или заявление визируются руководителем, подотчетная сумма согласовывается главным бухгалтером.

---

<2> «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Шаг 2. Выдача денежных средств под отчет

При выдаче подотчетных сумм нужно учитывать следующие моменты:

• полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме не требуется (Указание ЦБ РФ № 3210-У данной нормы теперь не содержит);
• при выдаче наличными денежными средствами предельный размер расчетов можно не соблюдать (Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У <3>);
• срок, на который выдаются подотчетные суммы, должен быть установлен в приказе на выдачу денежных средств или в соответствующем заявлении. Можно прописать сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, в локальном акте, установив их в зависимости от целей выдачи денежных средств.

---

<3> «Об осуществлении наличных расчетов».

Подотчетные суммы могут быть выданы работнику наличными из кассы организации (индивидуального предпринимателя) или безналичным способом — путем перечисления на корпоративную или зарплатную банковскую карту (Письмо Минфина России от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Способ выдачи подотчетных сумм может быть закреплен в локальном акте работодателя.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет оформляется расходный кассовый ордер (0310002, ф. КО-2 <4>) согласно распорядительному документу юридического лица (ИП) (п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У).

---

<4> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

При безналичном способе выдачи подотчетных сумм оформляется платежное поручение, в поле 24 «Назначение платежа» которого указывается, что денежные средства выдаются под отчет, например «Перечисление подотчетных сумм на командировочные расходы».

Отметим, что оплата или возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с законодательством о валютном контроле (п. 16 Положения о командировках). При этом ограничений на указанные операции не установлено, то есть работодатель при направлении сотрудника в загранкомандировку вправе выдать работнику аванс в иностранной валюте (пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

И еще один важный момент: выплата денежных средств подотчетному лицу не относится к расчетам для целей Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее — Закон о ККТ) и не требует применения ККТ (Письмо Минфина России от 08.02.2019 № 03-01-15/7892).

Шаг 3. Оформление авансового отчета

Подотчетное лицо обязано отчитаться за полученный аванс, то есть представить авансовый отчет с подтверждающими документами.

Срок представления авансового отчета. Что касается сроков представления авансового отчета, установлены следующие сроки:

• если выданы наличные денежные средства — в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У);
• если подотчетные суммы выданы на командировочные расходы — в течение трех рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки (п. 26 Положения о командировках).

Если денежные средства были выданы под отчет в безналичном порядке на иные нужды (не на командировочные расходы), то нормативными актами срок для представления авансового отчета не урегулирован, он устанавливается работодателем в локальном акте.

Форма авансового отчета. Поскольку авансовый отчет является первичным учетным документом, его форма утверждается организацией в учетной политике. При этом может применяться как унифицированная форма авансового отчета <5>, так и форма, разработанная организацией самостоятельно.

---

<5> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 „Авансовый отчет“.»

Подтверждающие документы. К авансовому отчету должны быть приложены подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы. Обязательного перечня подтверждающих документов не установлено, но в любом случае должны быть платежные документы: чеки ККТ, БСО, проездные билеты, документы, подтверждающие оплату без применения ККТ, и др.

Кассовые чеки. В июле 2019 года завершился переходный период на ККТ нового поколения, в связи с чем при расчетах должны выдаваться кассовые чеки и БСО, соответствующие требованиям Закона о ККТ.

При этом ККТ должна применяться при расчетах между организациями и индивидуальными предпринимателями наличными денежными средствами либо с предъявлением электронного средства платежа (карты) (Письмо Минфина России от 11.09.2018 № 03-01-15/65063).

Идентификация покупателя (клиента) как организации происходит на основании предъявляемой доверенности на совершение расчетов от имени организации. Также важным фактором взаимодействия двух организаций является договор. В случае соблюдения указанных условий расчет осуществляется между организациями, и при данном расчете применяется одна единица ККТ и формируется один кассовый чек. При этом ККТ применяется лицом, которое реализует товары (работы, услуги), с выдачей (направлением) кассового чека (Письмо Минфина России от 05.09.2018 № 03-01-15/63182).

Кроме того, с 01.07.2019 реквизитный состав кассового чека, сформированного при осуществлении расчетов между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, наряду с обязательными реквизитами должен содержать, в частности, следующие реквизиты:

• наименование покупателя (клиента) (наименование организации, фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
• ИНН покупателя (клиента).

Таким образом, подотчетное лицо является представителем организации только при наличии доверенности, при отсутствии доверенности ККТ применяется продавцом в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем — физическим лицом.

Что касается вида кассового чека (БСО), чек может быть на бумажном носителе или в электронном формате. Если чек был получен в электронной форме, в том числе путем считывания QR-кода, то он должен быть распечатан подотчетным лицом (п. 2, 3.1, 4 ст. 1.2 Закона о ККТ).

Если в соответствии с Законом продавец вправе не выдавать кассовый чек, подотчетному лицу целесообразно взять у продавца документ, подтверждающий это право, либо письмо от его имени со ссылкой на норму Закона.

Электронные билеты. Сегодня командированными лицами все чаще используются электронные билеты (как авиа-, так и железнодорожные). Факт проезда в данном случае подтверждается посадочным талоном или посадочным купоном (п. 84 Общих правил воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требований к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей <6>, п. 78 Правил перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом <7>).

---

<6> Утверждены Приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82.

<7> Утверждены Приказом Минтранса России от 19.12.2013 № 473.

Если, например, авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), оправдательными документами являются маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетником услуги воздушной перевозки иным способом (Письма Минфина России от 28.02.2019 № 03-03-05/12957, ФНС России от 11.04.2019 № СД-3-3/3409@).

В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне можно представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.

В ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть представлен, обосновать потребление услуги воздушной перевозки можно любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

Шаг 4. Утверждение авансового отчета

После составления авансового отчета он передается в бухгалтерию, где проверяется главным бухгалтером или бухгалтером. При получении авансового отчета к проверке бухгалтер должен в присутствии подотчетного лица сделать на авансовом отчете отметку о его принятии (поставить подпись и дату) и указать количество подтверждающих документов.

Особое внимание уделяется прилагаемым подтверждающим документами. После проверки авансовый отчет утверждается руководителем или другим уполномоченным лицом. Руководитель на авансовом отчете в поле «Утверждаю» ставит свою подпись, дату и указывает сумму принятых расходов.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У).

Шаг 5. Окончательный расчет по подотчетным суммам

После того как авансовый отчет утвержден, становится понятно, должен работник вернуть неизрасходованный остаток подотчетных сумм или получить излишне израсходованные денежные средства. Отметим, что работодатель вправе не возмещать денежные средства, которые израсходованы на несогласованные траты.

Срок окончательного расчета по авансовому отчету устанавливается руководителем или локальным актом организации.

Излишне израсходованные денежные средства возмещаются подотчетному лицу, как правило, в том же порядке, что и производилась выдача аванса: если наличными, то оформляется расходный кассовый ордер, при перечислении на банковскую карту оформляется платежное поручение в банк.

Неизрасходованный остаток подотчетной суммы работник обязан вернуть. Сделать это можно как в наличной форме (вернуть в кассу организации), так и в безналичной (перечислить на расчетный счет организации). Если остаток вносится в кассу организации наличными, то оформляется приходный кассовый ордер и делается запись в кассовой книге в общем порядке. При этом подотчетному лицу выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подтверждающая получение от него денежных средств (п. 5.1 п. 5 Указания ЦБ РФ № 3210-У). Если остаток подотчетной суммы возвращается с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации, то в назначении платежа нужно указать «Возврат подотчетной суммы».

Как и выдача подотчетных сумм, возврат работником в организацию неизрасходованных денежных средств, ранее выданных под отчет, не образует природу расчета по смыслу Закона о ККТ и, следовательно, не требует применения ККТ (Письма Минфина России от 24.10.2018 № 03-01-15/76387, от 08.02.2019 № 03-01-15/7892).

В авансовом отчете делается отметка о внесении остатка или о выдаче перерасхода с указанием суммы и реквизитов соответствующего документа.

Е.П. Зобова

---